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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo I: Marco Institucional y Legal Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 3

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Argentina

I. MARCO INSTITUCIONAL Y LEGAL

1. Las acciones que desarrolle el organismo ejecutor estarán regidas por el Acuerdo Marco aprobado por ley 23396 y por el respectivo Documento de Proyecto, con exclusión de toda legislación que le hubiere sido aplicable de no mediar dicho Acuerdo, comportando con ello su sustracción de la esfera de la normativa interna, pero al solo efecto de su desempeño como organismo de ejecución del proyecto.

2. En cumplimiento de la política del PNUD de asegurar la transparencia en la ejecución de los proyectos que reciben su asistencia, y sin perjuicio del principio establecido en el numeral precedente, el Director Nacional del proyecto estará obligado a poner a disposición de los entes de control del Estado argentino la información que le fuere solicitada por ellos.

3. La aplicación del Acuerdo Marco y de la normativa específica contenida en el Documento de Proyecto a las actividades previstas en él no se extiende a las responsabilidades personales del Director Nacional, funcionarios públicos y demás personas afectadas o contratadas localmente para realizar tareas en los proyectos, las que quedarán sujetas a la ley argentina y no contarán con la cobertura de la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas.

4. Los conceptos básicos que diferencian a los proyectos ejecutados íntegramente por el gobierno ("ejecución nacional plena") y los que reciben algún apoyo parcial del PNUD ("ejecución nacional parcial") se encuentran en los cuadros siguientes:

M A R C O I N S T I T U C I O N A L

CONCEPTO EJECUCION NACIONAL PLENA

EJECUCION NACIONAL PARCIAL

DEFINICION

Convenio mediante el cual el PNUD confía a una institución designada por el Gobierno la responsabilidad total de movilizar los insumos del proyecto PNUD y aplicarlos eficazmente, en combinación con los recursos propios y otros recursos disponibles, para el logro de los objetivos del proyecto.

Convenio mediante el cual el PNUD apoya al Gobierno en la ejecución del proyecto a través de la provisión de ciertos servicios administrativos; el PNUD no asume funciones ejecutivas ni operativas en la gestión de los recursos para el logro de los objetivos del proyecto.

RESPONSABILIDAD

DEL PNUD

Es responsable de que el proyecto sea debidamente identificado, formulado y evaluado, y de que la asistencia prestada se materialice y utilice para que el proyecto cumpla con sus objetivos inmediatos y contribuya eficazmente a los objetivos de desarrollo.



ORGANISMO GUBERNAMENTAL

DE EJECUCION

Es el principal responsable de la planificación y gestión general de las actividades de los proyectos o programas, la presentación de informes, contabilidad, monitoreo y evaluación de dichos programas y proyectos, la supervisión de los agentes de implementación y la administración y auditoría del uso de recursos del proyecto. El Organismo Gubernamental de Ejecución debe responder ante la autoridad gubernamental que ejerce la coordinación y ante el PNUD respecto de los resultados del proyecto, el logro de los objetivos del programa o proyecto y el uso de los recursos.

RESPONSABILIDAD DEL ORGANISMO

GUBERNAMENTAL DE

EJECUCION

a) El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable ante el Administrador del PNUD por la custodia y uso apropiado de los insumos del proyecto, y dará a éste, de conformidad con las instrucciones de este documento, la información necesaria sobre su uso.

b) El Organismo Gubernamental de Ejecución es totalmente responsable ante el PNUD por la gestión del proyecto, la conversión de insumos a productos y por los resultados técnicos del proyecto.

c) El Organismo Gubernamental de Ejecución designa a un funcionario público como Director Nacional del proyecto que le represente en su gestión para la ejecución de las actividades.

d) El Director Nacional del proyecto asume la responsabilidad de presentar los informes financieros al PNUD y responde por la custodia y uso apropiado de los fondos del proyecto.

e) El Director Nacional del proyecto podrá designar un Coordinador para supervisar las actividades y administrar todos los insumos financiados por el PNUD, incluido el equipo facilitado para el proyecto.

GESTION DEL

PROYECTO

El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá aplicar las normas y procedimientos previstas en el presente manual, excepto en el caso de que el Gobierno y el PNUD hubieran acordado otra cosa en el respectivo Documento de Proyecto.

POSIBILIDAD DE ASISTENCIA EN LA EJECUCION

NACIONAL

Si la capacidad del gobierno no le permite desempeñar por sí solo las funciones antes mencionadas, pueden convenirse los siguientes arreglos alternativos y/o complementarios:

A. APOYO DEL

PNUD

a) El Organismo Gubernamental de Ejecución recibe apoyo del PNUD para realizar la provisión de insumos. Los arreglos que se convengan deben ser parte del documento de proyecto, en el contexto de apoyo a la ejecución nacional.

b) Cuando el PNUD preste apoyo al Organismo Gubernamental de Ejecución para la provisión de insumos, o de cualquier otra forma, El PNUD aplicará sus propias normas y procedimientos.



B. AGENCIA DE COOPERACION

El Organismo Gubernamental de Ejecución ejecuta un proyecto con la participación técnica de Agencias Especializadas del Sistema de las Naciones Unidas.

C. AGENCIA DE

IMPLEMENTACION

El Organismo Gubernamental de Ejecución ejecuta un proyecto con la participación de una Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas para la provisión de determinados insumos. La participación de una agencia de implementación en un proyecto estará normada por las políticas y procedimientos de la agencia.

5. Respecto a las atribuciones del Organismo Gubernamental de Ejecución, en el

respectivo Documento del Proyecto se establecen sus competencias para la realización de los actos jurídicos necesarios para dicha ejecución, actos que deben realizarse en nombre del proyecto; en cambio, dicho organismo carece de facultades para constituirse en parte actora o demanda en juicio en nombre del proyecto o para someterse a ningún tipo de procedimiento o requisitoria judicial o administrativa dirigida al proyecto.

M A R C O L E G A L

CONCEPTO EJECUCION NACIONAL PLENA

EJECUCION NACIONAL PARCIAL

ACUERDO ENTRE EL GOBIERNO DE

ARGENTINA Y EL PNUD

Acuerdo suscripto entre el Gobierno de la República de Argentina y el PNUD firmado por ambas partes el 26 de octubre de 1985 y aprobado por Ley No. 23396 del 10 de octubre de 1986 en su carácter de tratado internacional en el marco del artículo 75 inciso 22 de la Constitución Nacional.

RESOLUCION DE LA ASAMBLEA GENERAL

Resoluciones de la Asamblea General 47/199 y 44/211.

6. El capítulo II menciona las pautas operativas que se observan para los Proyectos.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno

Capitulo II: Marco Operativo

Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 7


II. MARCO OPERATIVO

A EL DOCUMENTO DE PROYECTO (para Proyectos vigentes antes de Septiembre 2002)

El documento reúne todos los elementos que definen y posibilitan la ejecución de las actividades del Proyecto. En suma contiene:

a. justificación;

b. objetivos;

c. descripción de actividades;

d. resultados esperados;

e. especificación de recursos financieros y distribución presupuestaria;

f. marco institucional;

g. modalidades de ejecución.

h. acciones de seguimiento y evaluación

La formulación del documento sigue un formato estándar en el cual, además de lo anterior, se describe lo siguiente:

i. los arreglos operativos, administrativos y técnicos dentro de la estructura y organización de la institución de Gobierno responsable de la ejecución del Proyecto;

j. los arreglos operativos, administrativos y/o técnicos con organismos de cooperación del Sistema de las Naciones Unidas;

k. los procedimientos específicos de ejecución para Proyectos financiados con costos compartidos 1 originados en convenios de préstamo con organismos multilaterales de financiamiento y/o otros.

l. Los procedimientos para Proyectos financiados por organismos multilaterales de crédito serán aquellos especificados en el respectivo contrato de préstamo, los que tendrán primacía sobre los especificados en este Manual y para las contrataciones y adquisiciones En el caso de costos compartidos provenientes de organismos multilaterales se requiere, además, la "no objeción" u otra forma de autorización prevista por parte de estos organismos.

1 Costos compartidos son los correspondientes a la participación de una segunda o

tercera institución, además del PNUD, en el financiamiento total del proyecto. Todos los fondos que ingresen, de segundas y terceras fuentes a la cuenta del PNUD para ejecutar proyectos son contabilizados como fondos multilaterales.





Los procedimientos para Proyectos financiados del Banco Mundial, son los contenidos en el documento "Procedimientos especiales de ejecución para costo compartido que se origine en operaciones con el Banco Mundial"; este documento (anexo 2.A-1) que se incorpora como anexo al documento de Proyecto, describe las relaciones entre el PNUD, el Gobierno y el Banco Mundial; la utilización de los fondos; las responsabilidades respectivas y los tiempos necesarios para la contratación de consultores y la adquisición de equipo.

Los procedimientos para Proyectos financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (anexo 2.A-2) son los contenidos en los documentos “Políticas básicas y procedimientos de adquisiciones del BID” (en adelante denominado “Políticas...”) y los anexos B “Procedimientos de licitaciones” y C “Procedimientos para la selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales” del respectivo Contrato de Préstamo (en adelante denominados “Anexo B” y “Anexo C”, respectivamente).

m. la asignación de los recursos financieros en el presupuesto estándar formulado por líneas presupuestarias (referidas más adelante como rubros y subrubros) y presentado anualmente, de acuerdo al período de duración del Proyecto.

B EL DOCUMENTO DE PROYECTO (para Proyectos vigentes despues de Septiembre 2002)

Los elementos esenciales mínimos del documento del proyecto son:

a. Carátula: ver formato anexo. 2B1

b. Hoja de datos básica: ver formato anexo.2B2

c. Página de cubierta: ver formato anexo. 2B3

d. Documento de Proyecto: ver formato anexo. 2B4

Parte I Contexto A) Justificación del Proyecto

1. Situación Actual del Problema a abordar 2. Situación Prevista al final del Proyecto 3. Beneficiarios Previstos 4. Marco Institucional 5. Vínculos con el Marco de Cooperación del País

B) Estrategias

1. Estrategia del país 2. Estrategia del Proyecto 3. Participación del PNUD





Parte II. Marco de los resultados Marco de Resultados y Recursos del Proyecto Presupuesto Insumo – Producto Parte III. Acuerdos Institucionales

1. Arreglos de Ejecución 2. Arreglos de Coordinación 3. Preparación del Plan de trabajo 4. Presentación de Informes y Evaluación 5. Riesgos 6. Obligaciones anteriores y requisitos previos 7. Sistematización y replicabilidad de las experiencias

Parte IV. Contexto Legal. Parte V. Presupuesto: ver formato en Anexo 2B6.

Anexos

1. Plan de Trabajo anual (obligatorio) Anexo 2B7 2. Descripción de los insumos que proporcionarán (en especie) tanto el

organismo de ejecución como otras instituciones participantes. (si fuere necesario)

3. Términos de Referencia de los consultores y de las empresas u organizaciones de consultoría que utilizará el proyecto. (si fuere necesario al principio del proyecto)

4. Calendario para la presentación de informes y las reuniones de evaluación.(obligatorio).

5. Descripción del proceso de cómo el proyecto fue identificado y formulado, mencionando si es el caso, las lecciones aprendidas de otros proyectos que estén relacionados. (si fuere necesario y de acuerdo a la complejidad del proyecto).





C C. PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS COMUNES A TODOS LOS PROYECTOS:

Es mandatorio que el documento de Proyecto sea aprobado y debidamente firmado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, el PNUD y el organismo ejecutor.

A su vez los planes de trabajo anuales deben estar aprobados y ratificados por el Director Nacional del Proyecto y el Representante Residente del PNUD.

El manejo financiero se sujeta a las políticas y procedimientos del PNUD y su ejecución se origina en la aprobación y firma del documento de Proyecto y en la verificación del depósito de fondos en la cuenta del PNUD en caso de tratarse de costos compartidos. (El capítulo V se refiere al manejo contable de los pagos).

Por mutuo acuerdo el Gobierno y el PNUD pueden introducir modificaciones en el documento del Proyecto y en el presupuesto. Estas modificaciones o ajustes se denominan "revisiones al documento de Proyecto" (ver portada de la revisión). En la siguiente tabla se describe el tipo de revisión que puede surgir durante la ejecución del Proyecto a fin de, por el lado del documento, reeditar el texto de las secciones que merecen revisión y/o actualización y/o reflejar la asignación real de los recursos financieros:

Revisión del documento (incluyendo presupuesto) Revisión solamente del presupuesto

i. modificaciones en los objetivos inmediatos;

ii. modificaciones en las actividades y resultados;

iii. modificaciones en el marco institucional;

iv. extensiones, reprogramaciones, cancelaciones.

v. otras modificaciones que merezcan consideración especial.

i. transferencias entre rubros y subrubros, y/o entre años;

ii. aumentos y disminuciones en el costo total;

iii. revisión mandatorias;

iv. revisiones final;

Todos los signatarios del documento inicial de apoyo al programa o documento inicial de proyecto deben firmar la revisión cuando ésta entraña un cambio en los objetivos o en los productos. En los demás casos, es posible que sólo el Representante Residente firme la revisión, a condición de que los demás signatarios no formulen objeciones, según lo establecido en el Anexo 2B4 Documento del Proyecto, Parte IV Contexto Legal. Este procedimiento puede aplicarse, por ejemplo, según la normativa PNUD, a las revisiones anuales obligatorias, o cuando el propósito de la revisión es sólo de reescalonar las actividades.

El presupuesto se divide en componentes, rubros y subrubros (líneas presupuestarias). Cada rubro tiene asignado una categoría y se abren tantas líneas presupuestarias por materia como sea necesario, especialmente en el componente de personal del Proyecto en los subrubros de consultores internacionales y consultores nacionales y de ser





posible, se abre una línea por materia y persona.

La tabla siguiente detalla el concepto del gasto que está permitido imputar a cada rubro. Las normativas y procedimientos aplicables a cada rubro se describen en los siguientes capítulos:

COMPONENTE RUBRO SUBRUBRO CONCEPTO DEL GASTO

10 Personal

11.00 Profesionales internacionales

11.01 - 11.48 Expertos

11.51 - 11.98 Consultores

13.00 13.01 - 13.98 Personal administrativo de apoyo

15.00 Viajes

15.01 - 15.97 Viajes locales

15.98 Participación en congresos o seminarios locales

16.00 Misiones

16.01-16.95 Viajes al exterior

16.96 Evaluaciones externas y misiones técnicas

16.97 Auditorías

16.98 Participación en congresos o seminarios en el exterior

17.00 17.01 - 17.98 Profesionales nacionales

20 21.00 a 27.00

21.01 - 21.98 y subsiguientes

Subcontratos con empresas consultoras (incluye alquiler de locales)

30 Capacitación y becas

31.00 31.01 - 31.98 Becas individuales

32.00 32.01 - 32.98 Capacitación en grupo/viajes de estudio/organización de eventos

33.00 33.01 - 33.98 Capacitación en servicio

40 Equipos

45.00 Compras locales/internacionales

45.01 – 45.10 Equipo y suministros fungibles

45.11 - 45.29 Equipo no fungible

45.30 Operaciones y mantenimiento de equipo





50 Misceláneos

52.00 52.01 - 52.98 Costo de informes

53.00 53.01 - 53.98 Varios

80 Diferencia de cambio

85.00 85.01 Diferencia de cambio (anticipos)

Los procedimientos operativos y las normas aplicables a los rubros y subrubros se tratarán en los próximos capítulos de acuerdo con el siguiente orden:

a. capítulo III Recursos Humanos (rubros 11, 13, 17, 20 y 30);

b. capítulo IV Recursos Físicos (rubro 40 y 50).

c. Capítulo V Recursos Financieros (rubro 85).

Financiamiento de los Proyectos


100 Contribuciones de Participación en la Financiación de los Gastos

101 101.01 a 101.98 Contribuciones del Gobierno del País donde se realiza el programa

102 102.01 a 102.98 Instituciones Financieras Incluye prestamos del Banco Mundial y prestamos ó subsidios e Instituciones Financieras Regionales

103 103.01 a 103.98 Terceras Partes. Incluye donantes bilaterales y donantes privados (Incluye ONGs)

105 105.01 a 105.98 Cubre todos los ingresos generados en actividades del proyecto generados en actividades recurrentes independientemente del monto ó en caso de actividades de única vez para montos mayores a 2.500 US$

Ver Consideraciones generales respecto del presupuesto en Anexo 2B6

Procedimiento de cierre de los proyectos: Para el cierre del Proyecto deberá ejecutarse el procedimiento descripto en el Anexo 2B5), tanto para aquellos de ejecución plena como parcial.





D- Anexos referidos al CAPITULO II - MARCO OPERATIVO

TITULO DEL DOCUMENTO ANEXO

Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones con el Banco Mundial

2.A -1

Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones con el BID

2.A - 2

Modelo de Documento de Proyecto (vigente a partir de Septiembre de 2002)

Modelo de Carátula 2.B.1

Modelo de Hoja de Datos Básica 2.B.2

Modelo de Cubierta 2.B.3

Modelo de Documento 2.B.4

Procedimientos de Cierre de los Proyectos de Ejecución Plena y Parcial 2.B.5

Consideraciones generales respecto del Presupuesto de Proyectos 2.B.6

Modelo de Plan de Trabajo 2.B.7





II. MARCO OPERATIVO

A EL DOCUMENTO DE PROYECTO (para Proyectos vigentes antes de Septiembre 2002)

El documento reúne todos los elementos que definen y posibilitan la ejecución de las actividades del Proyecto. En suma contiene:

a. justificación;

b. objetivos;

c. descripción de actividades;

d. resultados esperados;

e. especificación de recursos financieros y distribución presupuestaria;

f. marco institucional;

g. modalidades de ejecución.

h. acciones de seguimiento y evaluación

La formulación del documento sigue un formato estándar en el cual, además de lo anterior, se describe lo siguiente:

i. los arreglos operativos, administrativos y técnicos dentro de la estructura y organización de la institución de Gobierno responsable de la ejecución del Proyecto;

j. los arreglos operativos, administrativos y/o técnicos con organismos de cooperación del Sistema de las Naciones Unidas;

k. los procedimientos específicos de ejecución para Proyectos financiados con costos compartidos 1 originados en convenios de préstamo con organismos multilaterales de financiamiento y/o otros.

l. Los procedimientos para Proyectos financiados por organismos multilaterales de crédito serán aquellos especificados en el respectivo contrato de préstamo, los que tendrán primacía sobre los especificados en este Manual y para las contrataciones y adquisiciones En el caso de costos compartidos provenientes de organismos multilaterales se requiere, además, la "no objeción" u otra forma de autorización prevista por parte de estos organismos.

1 Costos compartidos son los correspondientes a la participación de una segunda o

tercera institución, además del PNUD, en el financiamiento total del proyecto. Todos los fondos que ingresen, de segundas y terceras fuentes a la cuenta del PNUD para ejecutar proyectos son contabilizados como fondos multilaterales.





Los procedimientos para Proyectos financiados del Banco Mundial, son los contenidos en el documento "Procedimientos especiales de ejecución para costo compartido que se origine en operaciones con el Banco Mundial"; este documento (anexo 2.A-1) que se incorpora como anexo al documento de Proyecto, describe las relaciones entre el PNUD, el Gobierno y el Banco Mundial; la utilización de los fondos; las responsabilidades respectivas y los tiempos necesarios para la contratación de consultores y la adquisición de equipo.

Los procedimientos para Proyectos financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (anexo 2.A-2) son los contenidos en los documentos “Políticas básicas y procedimientos de adquisiciones del BID” (en adelante denominado “Políticas...”) y los anexos B “Procedimientos de licitaciones” y C “Procedimientos para la selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales” del respectivo Contrato de Préstamo (en adelante denominados “Anexo B” y “Anexo C”, respectivamente).

m. la asignación de los recursos financieros en el presupuesto estándar formulado por líneas presupuestarias (referidas más adelante como rubros y subrubros) y presentado anualmente, de acuerdo al período de duración del Proyecto.





II. MARCO OPERATIVO

B EL DOCUMENTO DE PROYECTO (para Proyectos vigentes despues de Septiembre 2002)

Los elementos esenciales mínimos del documento del proyecto son:

a. Carátula: ver formato anexo. 2B1

b. Hoja de datos básica: ver formato anexo.2B2

c. Página de cubierta: ver formato anexo. 2B3

d. Documento de Proyecto: ver formato anexo. 2B4

Parte I Contexto A) Justificación del Proyecto

1. Situación Actual del Problema a abordar 2. Situación Prevista al final del Proyecto 3. Beneficiarios Previstos 4. Marco Institucional 5. Vínculos con el Marco de Cooperación del País

B) Estrategias

1. Estrategia del país 2. Estrategia del Proyecto 3. Participación del PNUD

Parte II. Marco de los resultados Marco de Resultados y Recursos del Proyecto Presupuesto Insumo – Producto Parte III. Acuerdos Institucionales

1. Arreglos de Ejecución 2. Arreglos de Coordinación 3. Preparación del Plan de trabajo 4. Presentación de Informes y Evaluación 5. Riesgos 6. Obligaciones anteriores y requisitos previos 7. Sistematización y replicabilidad de las experiencias





Parte IV. Contexto Legal. Parte V. Presupuesto: ver formato en Anexo 2B6.

Anexos

1. Plan de Trabajo anual (obligatorio) Anexo 2B7 2. Descripción de los insumos que proporcionarán (en especie) tanto el

organismo de ejecución como otras instituciones participantes. (si fuere necesario)

3. Términos de Referencia de los consultores y de las empresas u organizaciones de consultoría que utilizará el proyecto. (si fuere necesario al principio del proyecto)

4. Calendario para la presentación de informes y las reuniones de evaluación.(obligatorio).

5. Descripción del proceso de cómo el proyecto fue identificado y formulado, mencionando si es el caso, las lecciones aprendidas de otros proyectos que estén relacionados. (si fuere necesario y de acuerdo a la complejidad del proyecto).





II. MARCO OPERATIVO

C. PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS COMUNES A TODOS LOS PROYECTOS:

Es mandatorio que el documento de Proyecto sea aprobado y debidamente firmado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, el PNUD y el organismo ejecutor.

A su vez los planes de trabajo anuales deben estar aprobados y ratificados por el Director Nacional del Proyecto y el Representante Residente del PNUD.

El manejo financiero se sujeta a las políticas y procedimientos del PNUD y su ejecución se origina en la aprobación y firma del documento de Proyecto y en la verificación del depósito de fondos en la cuenta del PNUD en caso de tratarse de costos compartidos. (El capítulo V se refiere al manejo contable de los pagos).

Por mutuo acuerdo el Gobierno y el PNUD pueden introducir modificaciones en el documento del Proyecto y en el presupuesto. Estas modificaciones o ajustes se denominan "revisiones al documento de Proyecto" (ver portada de la revisión). En la siguiente tabla se describe el tipo de revisión que puede surgir durante la ejecución del Proyecto a fin de, por el lado del documento, reeditar el texto de las secciones que merecen revisión y/o actualización y/o reflejar la asignación real de los recursos financieros:

Revisión del documento (incluyendo presupuesto) Revisión solamente del presupuesto

i. modificaciones en los objetivos inmediatos;

ii. modificaciones en las actividades y resultados;

iii. modificaciones en el marco institucional;

iv. extensiones, reprogramaciones, cancelaciones.

v. otras modificaciones que merezcan consideración especial.

i. transferencias entre rubros y subrubros, y/o entre años;

ii. aumentos y disminuciones en el costo total;

iii. revisión mandatorias;

iv. revisiones final;

Todos los signatarios del documento inicial de apoyo al programa o documento inicial de proyecto deben firmar la revisión cuando ésta entraña un cambio en los objetivos o en los productos. En los demás casos, es posible que sólo el Representante Residente firme la revisión, a condición de que los demás signatarios no formulen objeciones, según lo establecido en el Anexo 2B4 Documento del Proyecto, Parte IV Contexto Legal. Este procedimiento puede aplicarse, por ejemplo, según la normativa PNUD, a las revisiones anuales obligatorias, o cuando el propósito de la revisión es sólo de reescalonar las actividades.

El presupuesto se divide en componentes, rubros y subrubros (líneas presupuestarias).





Cada rubro tiene asignado una categoría y se abren tantas líneas presupuestarias por materia como sea necesario, especialmente en el componente de personal del Proyecto en los subrubros de consultores internacionales y consultores nacionales y de ser posible, se abre una línea por materia y persona.

La tabla siguiente detalla el concepto del gasto que está permitido imputar a cada rubro. Las normativas y procedimientos aplicables a cada rubro se describen en los siguientes capítulos:


10 Personal

11.00 Profesionales internacionales

11.01 - 11.48 Expertos

11.51 - 11.98 Consultores

13.00 13.01 - 13.98 Personal administrativo de apoyo

15.00 Viajes

15.01 - 15.97 Viajes locales

15.98 Participación en congresos o seminarios locales

16.00 Misiones

16.01-16.95 Viajes al exterior

16.96 Evaluaciones externas y misiones técnicas

16.97 Auditorías

16.98 Participación en congresos o seminarios en el exterior

17.00 17.01 - 17.98 Profesionales nacionales

20 21.00 a 27.00

21.01 - 21.98 y subsiguientes

Subcontratos con empresas consultoras (incluye alquiler de locales)

30 Capacitación y becas

31.00 31.01 - 31.98 Becas individuales

32.00 32.01 - 32.98 Capacitación en grupo/viajes de estudio/organización de eventos

33.00 33.01 - 33.98 Capacitación en servicio

40 Equipos

45.00 Compras locales/internacionales

45.01 – 45.10 Equipo y suministros fungibles

45.11 - 45.29 Equipo no fungible





45.30 Operaciones y mantenimiento de equipo

50 Misceláneos

52.00 52.01 - 52.98 Costo de informes

53.00 53.01 - 53.98 Varios

80 Diferencia de cambio

85.00 85.01 Diferencia de cambio (anticipos)

Los procedimientos operativos y las normas aplicables a los rubros y subrubros se tratarán en los próximos capítulos de acuerdo con el siguiente orden:

a. capítulo III Recursos Humanos (rubros 11, 13, 17, 20 y 30);

b. capítulo IV Recursos Físicos (rubro 40 y 50).

c. Capítulo V Recursos Financieros (rubro 85).

Financiamiento de los Proyectos


100 Contribuciones de Participación en la Financiación de los Gastos

101 101.01 a 101.98 Contribuciones del Gobierno del País donde se realiza el programa

102 102.01 a 102.98 Instituciones Financieras Incluye prestamos del Banco Mundial y prestamos ó subsidios e Instituciones Financieras Regionales

103 103.01 a 103.98 Terceras Partes. Incluye donantes bilaterales y donantes privados (Incluye ONGs)

105 105.01 a 105.98 Cubre todos los ingresos generados en actividades del proyecto generados en actividades recurrentes independientemente del monto ó en caso de actividades de única vez para montos mayores a 2.500 US$

Ver Consideraciones generales respecto del presupuesto en Anexo 2B6

Procedimiento de cierre de los proyectos: Para el cierre del Proyecto deberá ejecutarse el procedimiento descripto en el Anexo 2B5), tanto para aquellos de ejecución plena como parcial.





II. MARCO OPERATIVO

D- Anexos referidos al CAPITULO II - MARCO OPERATIVO


Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones con el Banco Mundial

2.A -1

Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones con el BID

2.A - 2

Modelo de Documento de Proyecto (vigente a partir de Septiembre de 2002)

Modelo de Carátula 2.B.1

Modelo de Hoja de Datos Básica 2.B.2

Modelo de Cubierta 2.B.3

Modelo de Documento 2.B.4

Procedimientos de Cierre de los Proyectos de Ejecución Plena y Parcial 2.B.5

Consideraciones generales respecto del Presupuesto de Proyectos 2.B.6

Modelo de Plan de Trabajo 2.B.7

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo II: Marco Operativo – Anexo 2.A Proyectos Financiados por el Banco Mundial Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 11


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ANEXO 2.A -1

Versión aprobada por el PNUD y el Banco Mundial el 22 de febrero de 1994

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS DE COSTO COMPARTIDO PROVENIENTES DE OPERACIONES DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL

EL DOCUMENTO DE PROYECTO DEL PNUD No.

TITULO: DESARROLLO MUNICIPAL

ENTRE EL GOBIERNO DE LA REPUBLICA ARGENTINA ("EL GOBIERNO") Y EL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO ("PNUD") A. RELACIONES ENTRE EL PNUD, EL GOBIERNO Y EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL 1. EL GOBIERNO Y EL PNUD HAN CONVENIDO EN COOPERAR EN LA EJECUCION DE ESTE PROYECTO EN LO SUCESIVO DENOMINADO EL PROYECTO PNUD, FINANCIADO (PARCIALMENTE) CON RECURSOS PUESTOS A DISPOSICION DEL GOBIERNO POR EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL EN VIRTUD DEL CONVENIO ESPECIFICADO EN LA SECCION TITULADA "CONTEXTO JURIDICO" DEL DOCUMENTO DE PROYECTO. EL GOBIERNO HA CONVENIDO EN QUE ESTOS FONDOS SE PROPORCIONEN AL PNUD BAJO LA MODALIDAD DE COSTOS COMPARTIDOS. LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO SON LAS SIGUIENTES: US$ (A) EL GOBIERNO........... (i) RECURSOS PROPIOS 6,000,000 (ii) CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL 6,000,000 (contribución para la participación en los costos) (iii) EN ESPECIES 19,689,762 (B) PNUD......... (i) RECURSOS PROPIOS (ii) COSTOS COMPARTIDOS DE TERCEROS (iii) EN ESPECIE 2. EL GOBIERNO ASUMIRA LA TOTAL RESPONSABILIDAD POR LA EJECUCION DEL PROYECTO PNUD. CONFORME A LAS NORMAS DEL PNUD, EL GOBIERNO ES RESPONSABLE DE SELECCIONAR LOS PROCEDIMIENTOS DE



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IMPLEMENTACION DEL PROYECTO PNUD QUE COINCIDIRAN CON AQUELLOS ESTABLECIDOS EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL. 3. EL GOBIERNO DEBERA OBTENER LA "NO OBJECION" DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL ANTES DE INTRODUCIR CAMBIOS SUSTANCIALES EN EL PROYECTO PNUD, TALES COMO MODIFICACION DE SUS OBJETIVOS, ACTIVIDADES, PRESUPUESTO, ETC. LAS REPROGRAMACIONES ANUALES DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO PNUD NO REQUIEREN LA APROBACION DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, EL CUAL DEBERA SER INFORMADO DE TALES CAMBIOS POR EL GOBIERNO. 4. EL GOBIERNO Y EL PNUD HAN CONVENIDO EN DESIGNAR COMO ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION DEL PROYECTO PNUD, EL MISMO ORGANISMO DESIGNADO PARA TAL EFECTO EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL, CUANDO PROCEDE. EL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION SERA RESPONSABLE DE LA ADQUISICION DE LOS INSUMOS DEL PROYECTO PNUD INCLUIDA LA PREPARACION DE LOS TERMINOS REFERENCIA, LA TRAMITACION DE LOS LLAMADOS A LICITACION Y LA EVALUACION Y SELECCION DE CONSULTORES. EL PNUD BRINDARA ASISTENCIA AL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION DEL PROYECTO Y PODRA, PRESTARLE SERVICIOS DE APOYO DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PNUD. B. LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS 5. EL GOBIERNO UTILIZARA LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS ESTABLECIDA EN EL PARRAFO A. 1 DE ESTE ANEXO, PARA SUFRAGAR EL COSTO DE LOS INSUMOS QUE SE ESPECIFICAN EN EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO, ASI COMO EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE APOYO AL PROYECTO EN QUE INCURRA LA OFICINA LOCAL DEL PNUD. LAS ACTIVIDADES Y EL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PNUD ESTABLECIDO EN ESTE DOCUMENTO DE PROYECTO ESTARAN SUJETOS A QUE EL PNUD RECIBA LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS ASI COMO EL APORTE EN EFECTIVO DEL GOBIERNO, SI LO HUBIERA, POR LAS CANTIDADES ESPECIFICADAS EN EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO. TODAS LAS CUENTAS FINANCIERAS SE DEBERAN EXPRESAR EN DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS. LA CATEGORIA DEL ANEXO 1 DEL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL CONTRA LA QUE SE HA DE GIRAR PARA SUFRAGAR EL COSTO DE CADA ACTIVIDAD QUE APARECE EN EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO PNUD, SE REFLEJARA EN EL CRONOGRAMA DE PAGOS O EN EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

6. EL PRESTATARIO PUEDE ELEGIR CUALQUIERA DE LAS SIGUIENTES FORMAS DE PAGO: (A) PAGO DIRECTO POR EL PRESTATARIO CON FONDOS DE LA CUENTA ESPECIAL (SI LA HUBIERA); (B) PAGO DIRECTO POR EL BANCO MUNDIAL POR SOLICITUD DEL PRESTATARIO; (SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS GENERAL (FORMULARIO Nº 1903 DEL BANCO MUNDIAL) 7. SI EL GOBIERNO ELIGE PAGAR AL PNUD MEDIANTE UNA SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS GENERAL, EL GOBIERNO SE COMPROMETE A PRESENTAR AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL EN CUANTO SE HAYA FIRMADO EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO PNUD, UNA SOLICITUD DE RETIROS DE FONDOS CON COPIA AL PNUD, DE COSTOS COMPARTIDOS EN VIRTUD DEL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL . TAN PRONTO EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL NOTIFIQUE AL PNUD QUE SE HA RECIBIDO LA SOLICITUD EN DEBIDA FORMA, EL PNUD SOLICITARIA AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL QUE EFECTUE EL PAGO DIRECTO QUE PERMITA CUBRIR LOS COSTOS DEL PROYECTO POR UN PERIODO DE SEIS MESES. EL PNUD ENVIARA COPIA DE SOLICITUD AL GOBIERNO. EN ADELANTE EL PNUD PRESENTARA SOLICITUDES DE PAGO AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, CON COPIA AL GOBIERNO, SOBRE LA BASE DE ESTADOS TRIMESTRALES EN LOS QUE SE REFLEJEN LOS DESEMBOLSOS EFECTUADOS EN LOS TRES MESES ANTERIORES Y SE INDIQUE UNA ESTIMACION DE LOS DESEMBOLSOS QUE SE REALIZARAN EN LOS SEIS MESES SIGUIENTES. ESTAS SOLICITUDES SERAN RESPALDADAS POR UN PLAN DE TRABAJO PREPARADO POR EL GOBIERNO EN QUE SE DEN PRUEBAS DE LA NECESIDAD DE HACER TALES DESEMBOLSOS, MENOS CUALQUIER PAGO RECIBIDO DURANTE EL TRIMESTRE O POR RECIBIRSE. LOS PAGOS DEL BANCO AL PNUD NO MENOSCABARAN EL DERECHO DEL GOBIERNO A



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IMPUGNAR CUALQUIER CANTIDAD RECLAMADA POR EL PNUD ASI COMO IMPARTIR INSTRUCCIONES AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL PARA QUE REALICE LOS AJUSTES NECESARIOS A LOS PAGOS FUTUROS. 8. SE ADJUNTARAN AL PRESUPUESTO DEL PROYECTO DE PNUD, LOS CRONOGRAMAS DE PAGO DESAGREGADOS POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO DE COSTOS COMPARTIDOS. EL CRONOGRAMA DE PAGOS INCLUIRA UNA ESTIMACION REALISTA DE LA CANTIDAD SUFICIENTE PARA CUBRIR ANTICIPADAMENTE LOS GASTOS CORRESPONDIENTES POR UN PERIODO NO SUPERIOR A SEIS MESES. ESTA ESTIMACION SE BASA EN UN PLAN DE TRABAJO PREPARADO POR EL GOBIERNO, Y ACEPTADO POR EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL. LOS PAGOS PARCIALES POSTERIORES QUE EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL AUTORICE CON CARGO A LA CUENTA DEL PRESTAMO/CREDITO ESTARAN CONDICIONADOS A LA ENTREGA POR PARTE DEL GOBIERNO DE LA DOCUMENTACION QUE JUSTIFIQUE LOS GASTOS EFECTUADOS SOBRE EL ANTICIPO ANTERIOR. ESTA INFORMACION SE PRESENTARA BAJO EL FORMATO ESTABLECIDO EN LA "CARTA DE DESEMBOLSO" DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL DIRIGIDA AL PRESTATARIO. 9. EL PNUD CUBRIRA SUS GASTOS DE ADMINISTRACION COBRANDO EL MONTO (INDICADO EN LA LINEA 158 DEL PRESUPUESTO) CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS PREVISTOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO, CANTIDAD QUE SE CARGARA A LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PNUD, ESTA CANTIDAD SERA UTILIZADA POR EL PNUD PARA EL REEMBOLSO DE LOS SERVICIOS DE APOYO DEL PNUD EN ESTE PROYECTO. DICHOS SERVICIOS PUEDEN INCLUIR ASISTENCIA EN CONTABILIDAD, NOMINAS DE PERSONAL, INFORMES FINANCIEROS, TIEMPO DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS, SECRETARIA Y OTROS. CUALQUIER INCREMENTO/DISMINUCION DEL MONTO DE COSTOS ADMINISTRATIVOS QUE RESULTE DE AUMENTOS O DISMINUCIONES DEL MONTO DEL PROYECTO PNUD SERA ACORDADO CONJUNTAMENTE ENTRE EL GOBIERNO Y EL PNUD. 10. SI POR ALGUNA RAZON LAS CANTIDADES DEPOSITADAS POR EL GOBIERNO SON INSUFICIENTES PARA SUFRAGAR EL COSTO DE LOS INSUMOS CONVENIDOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO, EL PNUD INFORMARA AL GOBIERNO A FIN DE ASEGURAR QUE ESTE SUMINISTRE FINANCIAMIENTO ADICIONAL. SI NO SE DISPONE DE FINANCIAMIENTO ADICIONAL EL PNUD PODRA REDUCIR, SUSPENDER O TERMINAR LA ASISTENCIA OTORGADA, BAJO ESTE DOCUMENTO DE PROYECTO. TRAS MANTENER LAS PERTINENTES DISCUSIONES CON EL GOBIERNO Y EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL. 11. LOS INTERESES GENERADOS POR LOS FONDOS NO DESEMBOLSADOS RECIBIDOS EN VIRTUD DE LOS PARRAFOS 5 Y 6 DE ESTE ANEXO NO SE AGREGARAN A LA CUENTA DEL PROYECTO, SINO QUE REVERTIRAN EN EL PROGRAMA NACIONAL DEL PNUD PARA EL PAIS. 12. BAJO LA MODALIDAD DE EJECUCION NACIONAL, ES RESPONSABILIDAD DEL GOBIERNO REALIZAR UNA AUDITORIA INDEPENDIENTE DE TODOS LOS FONDOS QUE SE CONTEMPLAN EN EL SIGUIENTE DOCUMENTO. EL PNUD DEBERA PONER A DISPOSICION DEL GOBIERNO TODA LA INFORMACION FINANCIERA Y DE OTRO TIPO QUE PUEDA SER NECESARIA PARA EFECTUAR DICHA AUDITORIA. EL PNUD SE RESERVA EL DERECHO DE REALIZAR OTRAS VERIFICACIONES DE CUENTAS DE CONFORMIDAD CON SUS NORMAS Y PRACTICAS EN ESTA MATERIA. 13. EL PNUD EFECTUARA LOS PAGOS Y LLEVARA EL REGISTRO DE LOS GASTOS AL TIPO DE CAMBIO OFICIAL DE LAS NACIONES UNIDAS VIGENTE EN LA FECHA QUE SE REALICE LA TRANSACCION. C. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS 14. EL GOBIERNO HA CONVENIDO LLEVAR A CABO TODAS LAS ACTIVIDADES DE ADQUISICIONES NECESARIAS PARA LA EJECUCION DE LA PARTE CORRESPONDIENTE DE LOS COSTOS COMPARTIDOS DEL PROYECTO PNUD, DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL Y CON LAS DIRECTRICES DE DICHA INSTITUCION PARA LA UTILIZACION DE CONSULTORES Y LAS ADQUISICIONES, SEGUN CORRESPONDA. DOCUMENTOS



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ESTANDARES DEL PNUD PODRAN UTILIZARSE EN TODOS AQUELLOS CASOS EN QUE NO SE REQUIERAN DOCUMENTOS ESTANDARES DEL BANCO MUNDIAL, CON SUJECION AL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL. LOS CUADROS ADJUNTOS ESTABLECEN LAS ACCIONES A SEGUIR EN MATERIA DE CONTRATACION Y ADQUISICION. 15. EL PNUD NO PRESTARA SERVICIOS DE APOYO PARA CONTRATAR CONSULTORES, NI EMITIRA ORDENES DE COMPRA DE EQUIPOS, NI EFECTUARA LOS PAGOS CORRESPONDIENTES SIN EL CONSENTIMIENTO EXPRESO DEL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION. ESTE ULTIMO NO SOLICITARA EL APOYO DEL PNUD SIN HABER OBTENIDO LA "NO OBJECION" DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, CUANDO ASI SE DISPONGA EN EL CONVENIO CON EL BANCO MUNDIAL. 16. TODOS LOS CONSULTORES REPORTARAN A, Y SERAN SUPERVISADOS POR FUNCIONARIOS DESIGNADOS POR EL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION. SI EL DESEMPEÑO DE UN CONSULTOR ES INSATISFACTORIO, EL GOBIERNO Y EL PNUD REALIZARAN LAS CONSULTAS PERTINENTES. EL GOBIERNO ES RESPONSABLE DE EFECTUAR CONSULTAS CON EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL SOBRE LA MATERIA Y EN RELACION CON LAS MEDIDAS QUE SE PREVEA TOMAR AL RESPECTO, SI LAS HUBIERA.

D. EQUIPO 17. LOS EQUIPOS, SUMINISTROS Y OTRO BIENES QUE SE FINANCIEN CON FONDOS DE LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS SE MANTENDRAN DEBIDAMENTE ASEGURADOS EN TODO MOMENTO Y SERAN DEL PNUD HASTA SU ENTREGA E INSTALACION EN LA SEDE DEL PROYECTO. INMEDIATAMENTE DESPUES, SE PROCEDERA A HACER LA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD AL GOBIERNO, ASEGURANDOSE QUE: (A) TODO LOS EQUIPOS SE UTILIZARAN EXCLUSIVAMENTE PARA APOYAR LA EJECUCION DEL PROYECTO EN VIRTUD DE LO DISPUESTO EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL QUEDANDO DESPUES EN PODER DEL ORGANISMO BENEFICIARIO RESPECTIVO, Y (B) EL GOBIERNO ASUMA LA PLENA RESPONSABILIDAD DEL MANTENIMIENTO DE DICHOS EQUIPOS Y LA CONTRATACION DE LOS SEGUROS NECESARIOS. E. EXAMEN DEL PROYECTO 18. LOS PROYECTOS DEL PNUD DE LARGO PLAZO SERAN SOMETIDOS A UN EXAMEN POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO. EL GOBIERNO INVITARA AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL A PARTICIPAR EN DICHO PROCESO. F. TERMINACION 19. EL PNUD DEBERA DEVOLVER A LA CUENTA DEL PRESTAMO, ANTES DE LA FECHA DE CIERRE ESPECIFICADA EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL TODOS LOS FONDOS NO UTILIZADOS CORRESPONDIENTES A PAGOS EFECTUADOS CON CARGO A LA CUENTA DEL PRESTAMO/CREDITO/ACUERDO DE COOPERACION TECNICA. EL GOBIERNO INFORMARA AL PNUD SOBRE CUALQUIER PRORROGA DE LA FECHA DE CIERRE CONVENIDA CON EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL. G. RESCISION 20. EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO QUEDARA SIN EFECTO TREINTA DIAS DESPUES DE QUE UNA DE LAS PARTES HAYA NOTIFICADO POR ESCRITO A LA OTRA PARTE LA DECISION DE RESCINDIR EL CONVENIO. EL GOBIERNO REALIZARA CONSULTAS CON EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, ANTES DE NOTIFICAR UNA RESCISION O INMEDIATAMENTE DESPUES DE RECIBIR UNA NOTIFICACION DEL PNUD, SEGUN SEA EL CASO.



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ESTOS CUADROS PODRAN MODIFICARSE DEPENDIENDO DEL RESULTADO DE LAS DELIBERACIONES EN CURSO EN EL BANCO MUNDIAL Y LA OFICINA DE SERVICIOS PARA PROYECTOS RELATIVAS AL ACUERDO DE SERVICIOS DE ADMINISTRACION.

CUADRO 1 INTRODUCCION

LOS PROYECTOS PNUD DE COSTOS COMPARTIDOS CON UN MONTO INFERIOR A US$ 1 MILLON PUEDEN SER APROBADOS POR EL REPRESENTANTE RESIDENTE DEL PNUD EN UN PLAZO BREVE. SIN EMBARGO, LOS DOCUMENTOS DE PROYECTO ENTRE US$ 1 MILLÓN Y US$ 3 MILLONES DEBEN SER APROBADOS POR EL COMITE DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE LA DIRECCION REGIONAL DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE (DRALC) EN LA SEDE DEL PNUD (DOS SEMANAS). PARA LOS PROYECTOS DE COSTOS COMPARTIDOS DE MAS DE US$ 3 MILLONES SE REQUIEREN LA APROBACIÓN DEL COMITE DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE LA DRALC Y DEL COMITE DE EVALUACIÓN DEL PNUD, PROCESO EN EL CUAL PARTICIPAN EL ADMINISTRADOR Y FUNCIONARIOS DE ALTO RANGO DEL PNUD (DOS SEMANAS). EN LOS CUADROS SIGUIENTES SE INDICAN LAS RESPECTIVAS RESPONSABILIDADES Y LOS PLAZOS PROMEDIO PARA LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORES Y LA ADQUISICION DE EQUIPO. Consultores Internacionales

Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD, con respecto a la contratación de consultores individuales (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD SEGUN CORRESPONDA):

Gobierno PNUD Actividad Plazo medio para proceder (días hábiles)

X Preparación de los términos de referencia 1 X Revisión/Modificación de los términos de referencia 1 X Obtención de la "no objeción”, del Grupo del Banco

Mundial de los términos de referencia 5

X Elaboración de la lista corta propuestas (si es necesario)

1

X Aprobación de la lista corta 2 X Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la lista corta 5

Selección de consultores 2 Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la selección 5

X Negociación del contrato 1 X Firma del contrato 1 X Administración del contrato, incluida la

autorización/arreglos de viajes tarea continua

X Supervisión técnica de los consultores tarea continua X Evaluación de la marcha de actividades tarea continua X Examen/aprobación del informe final 2



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X Pago 1 X Firma del Contrato 1

CUADRO 2

Consultores Nacionales Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a

la contratación de consultores (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):




X Elaboración de la lista corta propuestas (si es necesario)

1

X Aprobación de la lista corta 1 X Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la selección 5

X Negociación del contrato 1 X Firma del contrato 1 X Administración del contrato, incluida la

autorización/arreglos de viajes tarea continua

X Supervisión técnica de los consultores tarea continua X Evaluación de la marcha de actividades tarea continua X Examen/aprobación del informe final 2 X Pago 1 X Firma del Contrato 1



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CUADRO 3 Firmas consultoras

Se indican a continuación las responsabilidades del organismos nacional de ejecución del PNUD con respecto a la contratación de consultoras (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):




X Anuncio (si es necesario) 3 X Precalificación (si es necesario) 2 X Aprobación de lista corta 7 X Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la lista corta 1

X Preparación de la carta de invitación 5 X Evaluación de las propuestas 1 X Negociación del contrato 1 X Obtención de la “no objeción” del Grupo del Banco

Mundial de la adjudicación recomendada 5

X Adjudicación del contrato 3 X Administración del contrato tarea continua X Supervisión técnica y evaluación tarea continua X Pago a los consultores 1



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CUADRO 4 Adquisición de equipos y suministros

Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a la adquisición de equipo y suministros (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD SEGUN CORRESPONDA):


X Preparación de la lista de equipo 3 X Preparación de especificaciones detalladas 2 X Determinación final de las especificaciones 1 X Obtención de la “no objeción” del Grupo del Banco

Mundial de las especificaciones 5

X Anuncio (si es necesario) 3 X Precalificación (si es necesario) 3 Preparación de la lista corta propuesta 3 Aprobación de la lista corta 2

X Acuerdo con la lista corta aprobada 2 X Obtención de la “no objeción” del Grupo del Banco

Mundial a la lista corta 5

X Llamado a licitación 3 X Evaluación de las ofertas 2 X Recomendación sobre la adjudicación 5 X Acuerdo con respecto a la recomendación 2 X Obtención de la “no objeción” del Banco Mundial a

la adjudicación 5

X Adjudicación del contrato 3 X Colocación de la orden de compra 3 X Inspección y embarque 3 X Despacho de aduanas 4 X Entrega al usuario final 5 X Pago al proveedor 1 X Recepción y aceptación de los equipos 3



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CUADRO 5 Contratación de obras

Se indica a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a la contratación de obras. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):


Preparación de los documentos de licitación Revisión/Modificación de los documentos de

licitación

Obtención de la "no objeción”, del Grupo del Banco Mundial de los documentos de licitación

Anuncio (si es necesario) Precalificación (si es necesario) Preparación de lista corta propuesta Aprobación de la lista corta Acuerdo con respecto a la lista corta Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la lista corta

Llamado a licitación Evaluación de las ofertas Recomendación sobre la adjudicación Acuerdo con respecto a la recomendación Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de la adjudicación

Adjudicación del contrato Preparación, negociación y firma del contrato Pago a los contratistas Administración del Contrato Supervisión técnica del contrato Certificación de la terminación de las obras



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CUADRO 6 Capacitación

Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD con respecto a la realización de actividades de capacitación. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):


X Preparación del plan de capacitación 15 X Obtención de la "no objeción”, del Grupo del Banco

Mundial del plan 5

X Determinación de las necesidades específicas de capacitación

10

X Selección de los candidatos 5 X Obtención de la "no objeción" del Grupo del Banco

Mundial de los candidatos 5

Confirmación de los conocimientos de idioma de los candidatos (si es necesario)

5

X Terminación de los programas apropiados 4 X Lugar 2 X Arreglos de viaje 5 X Arreglos financieros para los participantes y las

instituciones 2

X Seguimiento de las actividades 3 X Apoyo logístico y seguros 5



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CUADRO 7 Administración Financiera

Se indica a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD con respecto a la administración financiera del Proyecto. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):


X Preparación del plan de trabajo anual en que se basa el presupuesto del proyecto

10

X Obtención de la "no objeción”, del Grupo del Banco Mundial del plan de trabajo

8

X Emisión de solicitud de retorno de fondos del préstamo

2

X Mantenimiento de una cuenta en libros por separado para los fondos del proyecto

tarea continua

X Conversión de los estados financieros al formato del Banco

20

X Solicitudes de retiro de fondos del préstamo semianuales con previsión de gastos semestrales

5

X Examen anual de la marcha de las actividades con respecto al plan de trabajo y acuerdo sobre las modificaciones del presupuesto que sean necesarias

10

X Solicitud de la “no objeción” del Grupo del Banco Mundial para las enmiendas del documento del proyecto que incluya modificaciones importantes al presupuesto

4

X Estados financieros auditados 15 X Estado financiero definitivo 25 X Cierre de cuentas y devolución de saldos no

utilizados a la cuenta del préstamo 20

ANEXO 2A-2 Proyecto de modelo de portada y elementos adicionales que se utilizarán en todos los proyectos del PNUD financiados con recursos proporcionados por el Banco Interamericano de Desarrollo de acuerdo con el acuerdo firmado entre el PNUD y el BID (Letter of Agreement 20 June 2003)

PORTADA

gobierno de ________________

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Título del programa o proyecto (Tal como aparece en el contrato de préstamo o el

acuerdo de cooperación técnica con el BID)

Financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

Número de préstamo/operación de cooperación técnica del BID

Número del proyecto del PNUD

Descripción breve

(Esta sección debe coindidir con la descripción esencial que figure en el contrato de préstamo o acuerdo de

cooperación técnica del BID)

2

Parte III – Acuerdos de administración

Artículo I

1. El propósito de la presente parte consiste en enunciar las condiciones adicionales que regirán la

prestación de los servicios de apoyo descritos en este documento de proyecto por el PNUD a

___________ (en lo sucesivo el “organismo ejecutor”).

2. El PNUD prestará asistencia al organismo ejecutor en la ejecución del proyecto en cuestión y

prestará los servicios de apoyo enunciados más delante de conformidad con sus normas y

reglamentos, salvas las excepciones previstas en el presente documento, con la debida diligencia,

eficiencia y de conformidad con las más altas normas técnicas y profesionales.

3. ¿El gobierno mantendrá la responsabilidad general de la ejecución del proyecto. El gobierno es

responsable de seleccionar los procedimientos de ejecución que serán aplicables, que coinciden con

las cláusulas de ejecución consignadas al respecto en el Acuerdo con el BID.

4. El gobierno realizará todas las actividades previstas en el presente documento de conformidad con

lo dispuesto en el Acuerdo con el BID. En caso de conflicto entre lo dispuesto en el presente

documento de proyecto y el Acuerdo con el BID, prevalecerá este último. Sin embargo, en el caso

del párrafo 8 del Artículo II infra, prevalecerá lo dispuesto en el presente documento de proyecto.

5. La duración de los servicios de apoyo que prestará el PNUD se indica en el Apéndice 2 del presente

documento de proyecto.

3

6. Toda vez que se mencionen las actividades que se han de realizar de conformidad con el presente

documento en documentos oficiales, publicaciones y presentaciones públicas, el PNUD verificará

que sus funcionarios, y los consultores contratados en virtud de él, mencionen el título del proyecto,

el número del Acuerdo con el BID y al BID como fuente de financiación del proyecto.

7. La contribución proporcional para la financiación de los gastos fijada en el presente documento de

proyecto será utilizada por el gobierno para sufragar el costo de los insumos del proyecto (y el costo

de los servicios de apoyo relativos a esos insumos que haya pagado la oficina del PNUD en el país,

de ser aplicable). El nivel de las actividades y obligaciones del PNUD enunciadas en el presente

documento de proyecto dependerá de que éste reciba la contribución proporcional para la

financiación de los gastos y la contribución en efectivo del gobierno, si la hubiere, en los montos

especificados en el presupuesto del presente documento de proyecto.

8. Para sufragar sus gastos administrativos, el PNUD cobrará una cantidad que no excederá del 5% de

los gastos directos del proyecto y que el propio PNUD administrará en la forma indicada en el

Apéndice 3 del presente documento de proyecto.

9. De conformidad con sus normas y reglamentos, el PNUD utilizará esta suma para el reembolso de

los servicios de apoyo necesarios en virtud del presente documento de proyecto. Esos servicios

podrán consistir en contabilidad, nómina de pagos, presentación de informes financieros, tiempo de

utilización de computadoras y asistencia de secretaría y de otra índole en la medida en que no estén

incluidos también como componentes de los gastos directos del proyecto. Cualquier modificación

respecto al método de cálculo o asignación de esos gastos administrativos o cualquier aumento o

disminución de su importe como resultado de aumentos o disminuciones del costo del proyecto

deberán ser objeto de acuerdo entre el gobierno y el PNUD. El gobierno será responsable de

obtener del BID una declaración de no tener objeciones respecto de esos cambios.

4

10. Los gastos administrativos descritos más arriba estarán segregados de los gastos directos del

proyecto en el Apéndice 3 y se informarán en forma separada. Se informarán además en forma

separada de los gastos directos del proyecto cada vez que se soliciten fondos al BID. No será

necesario hacer un desglose detallado de los gastos administrativos.

11. Los gastos administrativos serán revisados por el BID para comprobar que no se aparten del

presupuesto establecido en el Apéndice 3 y serán objeto de auditoría externa para comprobar que

sean razonables.

12. En caso de que, por alguna razón, los montos depositados por el gobierno sean insuficientes para

sufragar el costo de los insumos convenidos en el presente documento de proyecto, el PNUD lo

comunicará al gobierno a fin de obtener fondos adicionales. De no haber fondos adicionales

disponibles, el PNUD podrá reducir, suspender o cancelar la asistencia que se haya de prestar en

virtud del presente documento de proyecto, tras las consultas del caso con el gobierno y el BID.

Artículo II

1. El PNUD mantendrá las siguientes cuentas bancarias separadas que devenguen intereses (en lo

sucesivo denominadas las “cuentas bancarias designadas”) exclusivamente para la administración

de los fondos del BID:

a) En los Estados Unidos – Una cuenta principal en dólares de los EE.UU. en un banco

comercial, a la cual el BID hará todas las transferencias en dólares de los Estados Unidos al

PNUD correspondientes a los proyectos que financie y de la cual el PNUD transferirá esos

5

fondos a la cuenta bancaria del proyecto del PNUD/BID en el país respectivo. Esta cuenta

será denominada “Cuenta especial de tesorería del PNUD (BID)” No. ____________.

b) En cada uno de los países de que se trate – Una cuenta en dólares de los EE.UU. para recibir

las transferencias de la cuenta principal del PNUD antes mencionada y contra la cual se

efectuarán los desembolsos en dólares de los EE.UU. correspondientes al proyecto, que se

denominará “Cuenta en dólares de los EE.UU. del Representante del PNUD en (nombre del

país) (BID)” No. ____________, en el (nombre del banco), y una cuenta en moneda nacional

para recibir los fondos de la contrapartida local y contra la cual se efectuarán los

desembolsos en moneda nacional correspondientes al proyecto, que se denominará “Cuenta

de contrapartida local en (denominación de la moneda) del Representante del PNUD en

(nombre del país) (BID) en el (nombre del banco)” No. ____________. En los países en los

que no se utilicen o no se puedan utilizar cuentas bancarias locales en dólares de los Estados

Unidos, se mantendrán dos cuentas bancarias separadas en moneda nacional, una para los

recursos del BID y otra para los fondos de contrapartida local.

Los intereses devengados por los saldos de las cuentas corrientes serán acreditados a esas mismas

cuentas y utilizados únicamente para el proyecto.

2. El PNUD asentará todos los débitos y créditos en cuentas subsidiarias separadas del libro mayor de

sus sistemas financieros para este proyecto (en lo sucesivo denominadas las “cuentas del

proyecto”), de conformidad con lo requerido en las cláusulas contractuales del préstamo

(Condiciones generales, Artículo 7.01) o de la operación de cooperación técnica del BID

(Condiciones generales, Artículo 13), según proceda. Además, los fondos del BID y los recursos de

la contrapartida local serán contabilizados en forma separada.

6

3. Como condición de elegibilidad para el primer desembolso de la contribución o de los fondos del

BID, el gobierno transmitirá a éste la información relativa a la(s) cuenta(s) bancaria(s) que deberá

usar el BID para hacer todos los desembolsos correspondientes al proyecto de conformidad con sus

propios requisitos. Únicamente podrá modificarse la información de la cuenta bancaria relativa a las

corrientes de desembolsos cuando el BID reciba una solicitud escrita del gobierno a tales efectos y

la apruebe.

4. El gobierno podrá optar por uno de dos métodos para pagar la contribución proporcional para la

financiación de los gastos:

a. Hacer el pago al PNUD con cargo a sus propios recursos o a los fondos del BID; o bien

b. Pedir que el BID efectúe el pago directamente al PNUD.

5. En el caso de la opción b, el gobierno autoriza por este medio al PNUD para que presente

directamente al BID las solicitudes de desembolso de fondos que haya de pagar o administrar de

conformidad con lo dispuesto en el presente documento de proyecto. Después de la entrada en vigor

del presente documento de proyecto, el gobierno presentará prontamente al BID una solicitud por

escrito y autorización para desembolsar los montos correspondientes a la(s) cuenta(s) bancaria(s)

designada(s) una vez que éste reciba del PNUD las solicitudes debidamente justificadas, según lo

descrito más abajo en el párrafo 4. El gobierno dará al PNUD copia de la autorización mencionada.

El monto total que se ha de desembolsar y depositar en la(s) cuenta(s) bancaria(s) designada(s) no

excederá del equivalente de _______dólares de los EE.UU. El organismo ejecutor o el PNUD

deberá solicitar los desembolsos de conformidad con los procedimientos operacionales y la

respectiva política del BID.

7

6. El PNUD presentará al BID las solicitudes de desembolso con copia al gobierno. Esos desembolsos

no limitarán el derecho del gobierno a impugnar una suma que cobre el PNUD ni a impartir

instrucciones al BID en el sentido de que ajuste un pago futuro según el monto impugnado, a

condición de que el gobierno lo notifique sin demora al PNUD. El gobierno conserva también el

derecho de poner término a este acuerdo de pago mediante notificación por escrito hecha

simultáneamente al PNUD y al BID con 30 días de antelación.

7. El PNUD no estará obligado a comenzar ni continuar la prestación de los servicios de apoyo hasta

que los respectivos desembolsos a que se hace referencia en el párrafo 4 supra se hayan recibido en

la(s) cuenta(s) bancaria(s) designada(s) antes mencionadas. El PNUD no efectuará gastos por

montos superiores a los fondos recibidos ni asumirá responsabilidad alguna por gastos cuyo monto

exceda de los fondos depositados en esa(s) cuenta(s).

8. Las cuentas del proyecto y los estados financieros estarán expresados en dólares de los Estados

Unidos y el PNUD hará los pagos y asentará los gastos al tipo de cambio operacional de las

Naciones Unidas vigente en la fecha de la transacción. Todos los informes y estados financieros

estarán expresados utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas.

9. El PNUD está informado de que se requiere aprobación escrita del BID para introducir ajustes o

modificaciones en los montos de las categorías de gastos estipuladas en el Apéndice 3 que excedan

de las correspondientes asignaciones presupuestarias previstas en el presente documento de

proyecto; para modificar o aumentar los gastos por concepto de personal y servicios de consultoría

del PNUD o para introducir cualquier modificación en los Apéndices 2, 3 ó 5 del presente

documento de proyecto incluso, entre otras, enmiendas que se refieran al ámbito y las actividades

que se han de realizar, su duración y las especificaciones de los bienes, servicios u obras. Los

gastos por concepto de ajustes o modificaciones no autorizados por el BID no podrán imputarse a

8

los fondos proporcionados por el BID y, por lo tanto, éste no tramitará solicitud alguna de

desembolso relativa a esos gastos o aumentos. Para una simple reformulación del presupuesto anual

del proyecto no se necesitará la autorización del BID, pero el gobierno le comunicará a éste los

cambios de esa índole que efectúe.

10. Durante toda la ejecución del proyecto, la oficina del PNUD en el país comprobará que la

proporción de la financiación con recursos de contrapartida local y con recursos del BID sea la

indicada en la matriz de financiación estipulada en el Acuerdo con el BID.

Artículo III

1. El PNUD proporcionará el personal necesario para prestar los servicios de apoyo ya sea de su

propia plantilla o contratando a consultores expertos en la forma indicada en el Apéndice 2 y en

consulta con el gobierno, el cual será responsable de obtener una declaración del BID de no tener

objeciones al respecto. En todo caso, el empleo de consultores externos no eximirá al PNUD en

modo alguno de sus obligaciones y responsabilidades con arreglo al presente documento de

proyecto, incluida la plena y satisfactoria realización de las tareas y actividades a que se hace

referencia en el párrafo 1 del Artículo I. El PNUD tampoco asignará esas tareas y actividades a

terceros ni subcontratará parte alguna de ellas con terceros. El PNUD recabará la aprobación del

gobierno, el cual, a su vez, obtendrá la aprobación del BID respecto de lo siguiente:

a. El nombre, la nacionalidad y la descripción de las funciones de cada uno de los expertos

calificados que se hayan identificado, antes de su selección y contratación;

b. La lista de empresas de consultoría preseleccionadas que se invitarán a presentar propuestas;

y

9

c. Los términos de referencia de los consultores.

2. El PNUD tomará las providencias necesarias para hacer todos los pagos adeudados a esos

funcionarios o consultores en relación con su trabajo.

3. El PNUD incluirá cláusulas adicionales especiales en sus contratos, convenidas con el BID, para

preservar su condición jurídica especial.

4. Los funcionarios o consultores, en el desempeño de sus funciones de conformidad con sus

respectivos términos de referencia, serán asignados para trabajar con el organismo ejecutor,

cooperarán estrechamente con el personal de contrapartida y prestarán asistencia en la ejecución del

proyecto de conformidad con las directivas generales que emita el gobierno en consulta con el

PNUD. El PNUD proporcionará a esos funcionarios o consultores la orientación, supervisión,

apoyo administrativo, apoyo técnico y servicios de asesoramiento adecuados que considere

necesarios para la ejecución satisfactoria del proyecto. Asimismo, de conformidad con sus normas

internas, el PNUD contratará para sus funcionarios y consultores un seguro contra riesgos de salud,

muerte, hospitalización y responsabilidad ante terceros derivados de la labor que realicen con

arreglo al presente documento de proyecto.

5. El PNUD verificará que la adquisición de [bienes], [obras], [y/o servicios de consultoría] para el

proyecto se efectúe de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo con el BID. Las normas y

reglamentos del PNUD en materia de adquisiciones serán aplicables a título suplementario cuando

no sean incompatibles con lo dispuesto en el Acuerdo con el BID. El equipo, una vez entregado en

el (los) sitio(s) del proyecto, pasará a ser propiedad del gobierno. En la medida en que los derechos

de aduana, gravámenes e impuestos relacionados con la descarga, el despacho por aduana y el

10

transporte interior del equipo y los suministros en el país no sean objeto de exención

gubernamental, el gobierno será responsable de los gastos por ese concepto y los sufragará con

cargo a recursos distintos de los indicados en el Apéndice 31.

6. El PNUD asegurará el equipo y los suministros durante el transporte y hasta la entrega en el puerto

de entrada o hará que el proveedor los asegure. El PNUD tomará las providencias necesarias para

los demás seguros relativos al proyecto que convenga con el gobierno. El PNUD no será

responsable de los daños o perjuicios que sufra el equipo o los suministros proporcionados en virtud

del presente documento de proyecto más allá de su obligación de asegurarlos en la forma indicada

en el presente párrafo.

7. El BID y el gobierno tendrán el derecho irrestricto a utilizar, sin el pago de cargos o comisiones, los

estudios, documentos o productos preparados en virtud del presente documento por los funcionarios

o consultores del PNUD, incluido el derecho a reproducirlos en forma independiente, distribuir

ejemplares o difundirlos de cualquier otra forma. Lo que antecede quedará estipulado en los

contratos entre el PNUD y los consultores que sean empleados para el proyecto.

8. El BID y el gobierno no tendrán limitación o restricción alguna para utilizar los datos o resultados

de la investigación realizada en virtud del presente documento para preparar una nueva obra

original o derivada o un nuevo producto u obra derivado respecto del cual pueda pedirse una

patente o un derecho de propiedad industrial a condición de que, en esos casos, la obra o el

producto original o derivado deberá exhibir una nota de descargo de la responsabilidad del PNUD y

para dar a conocer que la obra o el producto original o derivado no ha sido refrendado por el

PNUD.

1 Este párrafo debe incluirse únicamente cuando se prevean servicios tales como los de “administrador del proyecto”.

11

9. Salvo que el gobierno y el PNUD convengan en algo distinto por escrito, el gobierno será

responsable de la contratación, empleo y gastos de seguridad social del personal de contrapartida

local [y de los servicios administrativos de apoyo, tales como servicios locales de secretaría y de

personal auxiliar, espacio de oficina, equipo y suministros de producción nacional, transporte

dentro del país y las comunicaciones necesarias para la ejecución del proyecto y la prestación de los

servicios. El gobierno sufragará esos gastos directamente con recursos distintos de los indicados en

el Apéndice 3].

10. El gobierno se ha comprometido a llevar a cabo todas las actividades de adquisiciones necesarias

para la ejecución de la parte del proyecto financiada por el BID, de conformidad con lo dispuesto

en el Acuerdo con el BID y con los principios de un efectivo proceso de licitación internacional.

Cuando el BID haya emitido su declaración de “no objeción”, de conformidad con las normas del

PNUD aplicables a la ejecución por el gobierno, la oficina del PNUD en el país no estará obligada a

enviar la misma propuesta al Comité de Contratos del país ni al Comité de Contratos de la sede del

PNUD. El gobierno deberá indicar su deseo de que el PNUD examine las actividades de

adquisición cuyo monto esté por debajo de los límites monetarios estipulados en el contrato, para lo

cual se necesita el examen previo por el BID. El gobierno seguirá estando obligado a sufragar el

costo con sus propios recursos si ulteriormente se declara que no procede que el producto adquirido

sea financiado por el BID. El PNUD incluirá cláusulas adicionales especiales, convenidas con el

BID en sus contratos, para preservar su condición jurídica especial.

Artículo IV

1. El organismo ejecutor será responsable de contratar los servicios de una empresa privada de

contadores públicos independientes que sea aceptable para el BID y que actúen como auditores

12

externos para este proyecto. La selección y contratación de los auditores se ajustará a los requisitos

del BID. Las auditorías externas del proyecto se realizarán de conformidad con las disposiciones

correspondientes del Acuerdo con el BID y según términos de referencia comunes que comprendan

las necesidades de ambas organizaciones (el BID y el PNUD) combinadas en un informe de

auditoría. Este informe constará, entre otras cosas, de un análisis del estado de los gastos del

proyecto por el PNUD (conocido como informe combinado de ejecución) o, como alternativa, la

conciliación de los estados financieros del proyecto y el estado del PNUD relativo a los gastos del

proyecto. El estado del PNUD relativo a los gastos del proyecto (o conciliación) deberá formar

parte del informe de auditoría. El organismo ejecutor será responsable del pago de la auditoría a la

empresa utilizando el producto de los fondos proporcionados por el BID. Los informes de auditoría

serán presentados a la administración del proyecto, al PNUD y al BID en el plazo indicado en el

contrato de préstamo o el acuerdo de cooperación técnica con el BID y, a más tardar, al 30 de abril

del año siguiente.

2. Con respecto a los servicios de apoyo que se presten en virtud del presente documento de proyecto,

las siguientes disposiciones contables y financieras generales serán aplicables.

a. El PNUD establecerá un sistema interno de control y contabilidad que producirá informes

que le permitan al gobierno registrar y supervisar con exactitud las transacciones financieras

del proyecto de conformidad con los requisitos del BID.

b. El PNUD pondrá a disposición del organismo ejecutor, de los auditores externos del

proyecto y del personal de supervisión del BID, todos los registros financieros y contables

relacionados con el proyecto, incluida la documentación que los corrobore, así como

cualquier otra información relativa al proyecto que sea necesaria en el contexto de la

auditoría externa y de las visitas de inspección del BID. El original de los documentos

13

relativos al proyecto quedará en la oficina del PNUD en el país a disposición del organismo

ejecutor, los auditores externos y el personal de supervisión del BID. El PNUD tendrá

derecho a llevar a cabo auditorías adicionales de conformidad con sus normas y prácticas en

la materia.

c. El PNUD conservará toda la documentación justificativa de las transacciones financieras

(esto es, registros contables y financieros, contratos, facturas, cuentas, recibos y otros

documentos) y otros registros financieros que documenten los pagos hechos con cargo a las

cuentas bancarias designadas, hasta que transcurran por lo menos tres años a partir de la

fecha del último desembolso.

d. Los gastos por concepto de servicios personales previstos en el Apéndice 3 comprenderán

los sueldos, las prestaciones y otros derechos aplicables a los funcionarios del PNUD. El

PNUD presupuestará esos gastos sobre la base del costo estimado, sujeto a justificación

adecuada y a que el BID acepte las diferencias entre el presupuesto y el costo real. Al PNUD

se le reembolsará por la prestación de esos servicios de apoyo según su costo real. Previa

consulta entre el gobierno y el PNUD, y con sujeción a la aprobación previa del BID, se

podrán introducir los ajustes que sean necesarios en la duración, la índole y el costo de esos

servicios de apoyo, si se determina que ello redundaría en beneficio del proyecto.

e. Los gastos por concepto de contratación de los consultores previstos en el Apéndice 3 serán

especificados en los contratos entre el PNUD y los respectivos consultores y no excederán

de los fijados en esos contratos. Previa consulta entre el gobierno y el PNUD, y con sujeción

a la aprobación del BID, podrán introducirse los ajustes en la duración de sus servicios a que

se hace referencia en el Apéndice 2 si se determina que ello redunda en interés del proyecto.

14

f. El PNUD incluirá, en los contratos con las empresas de consultoría y los consultores

particulares financiados con recursos del BID, una cláusula en virtud de la cual se retendrá

no menos del 10% del importe total hasta que el gobierno y el BID aprueben el informe del

consultor.

g. Los gastos por concepto de adquisición de equipo se limitarán a las partidas indicadas en el

Apéndice 3.

h. Si, por circunstancias imprevistas, los fondos indicados en el Apéndice 3 del presente

documento de proyecto resultasen insuficientes para sufragar el costo total de la prestación

de los servicios de apoyo, el PNUD lo comunicará al gobierno. En tal caso, las partes

celebrarán consultas con miras a convenir en las modificaciones que procedan en los

servicios de apoyo de manera de que los fondos proporcionados por el gobierno sean

suficientes para sufragar todos los gastos derivados de la prestación de esos servicios.

i. Teniendo presente que el PNUD habrá abierto la(s) cuenta(s) bancaria(s) designada(s) de

conformidad con lo dispuesto en el párrafo 1 del Artículo II supra, ni el gobierno ni el BID

imputarán responsabilidad alguna al PNUD por los perjuicios financieros que puedan

producirse como resultado de:

• Riesgos relacionados con la solvencia de las instituciones bancarias seleccionadas;

• Riesgos relacionados con el riesgo soberano del país de que se trate, entre otros los

relativos a nacionalización de bancos, congelación de cuentas, guerra civil, etc. o

• La devaluación de la moneda.

15

Artículo V

1. El PNUD presentará los informes relativos a los servicios de apoyo que, dentro de los límites de lo

razonable, pidan el gobierno y el organismo ejecutor del proyecto en ejercicio de sus obligaciones

con arreglo a lo dispuesto en el Apéndice 5. Además, el personal del PNUD prestará asistencia al

organismo ejecutor, de ser necesario, en la preparación de los informes relacionados con sus

obligaciones con el BID.

2. Una vez que el PNUD termine de prestar los servicios de apoyo, se presentará al gobierno un

informe final de los gastos.

3. El PNUD mantendrá los fondos del proyecto que no haya utilizado en la(s) cuenta(s) bancaria(s)

designada(s), con inclusión de los intereses devengados que no desembolse u obligue una vez

terminado el presente proyecto. El PNUD dispondrá del (de los) saldo(s) no utilizado(s) con arreglo

a las instrucciones que reciba del gobierno y con la aprobación previa del BID. El gobierno

comunicará al PNUD las prórrogas en la fecha del último desembolso para el préstamo o la

operación de cooperación técnica que convenga con el BID. En consecuencia, el PNUD comunicará

al gobierno el saldo no utilizado del préstamo o la operación de cooperación técnica disponible a

esa fecha.

Artículo VI

1. En todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones del presente

documento de proyecto, el gobierno hará aplicables las disposiciones del Modelo de Acuerdo

Básico de Asistencia al PNUD, sus bienes, fondos y haberes, sus funcionarios y las personas que

éste designe para prestar servicios con arreglo al presente documento.

16

2. El gobierno será responsable de tramitar y liquidar las reclamaciones presentadas por terceros

contra el PNUD, sus funcionarios u otras personas que presten servicios en su nombre y que no

estén cubiertas por el seguro contratado por el PNUD con arreglo al párrafo 3 del Artículo III de las

disposiciones de administración del presente documento de proyecto, salvo que el PNUD y el

gobierno decidan de común acuerdo que esas reclamaciones u obligaciones se deban a culpa grave

o dolo de esas personas.

Artículo VII

1. Las diferencias, controversias o reclamaciones que se susciten en virtud del presente documento de

proyecto, relacionadas con él o con el incumplimiento de alguna de sus disposiciones serán

resueltas por negociación directa, o dirimidas, mediante arbitraje de conformidad con el Modelo de

Acuerdo Básico de Asistencia con el gobierno.

2. Ninguna de las cláusulas del presente documento de proyecto ni que se relacione con alguna de sus

disposiciones será interpretado como excepción a lo establecido en la Convención sobre

Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas.

Artículo VIII

Las enmiendas al presente documento de proyecto o sus apéndices serán introducidas mediante

acuerdo mutuo de las partes mediante intercambio de cartas. El gobierno será responsable de pedir

al BID que emita por escrito su declaración de no objeción respecto de cualquier enmienda de esa

índole antes de hacerla efectiva.

17

Artículo IX

1. El presente documento de proyecto dejará de tener validez cuando hayan transcurrido 30 días a

partir de la fecha en que cualquiera de las partes haya notificado por escrito a la otra de su decisión

de ponerle término. El gobierno consultará con el BID antes de notificar la terminación del

documento de proyecto o inmediatamente después de que reciba del PNUD una notificación de esa

índole, según proceda.

2. Las obligaciones contraídas por las partes en virtud del presente documento de proyecto seguirán

vigentes, una vez terminado el proyecto, en la medida necesaria para poner término ordenadamente

a las actividades, proceder al retiro de funcionarios, fondos y haberes, liquidar las cuentas entre las

partes contratantes y liquidar las obligaciones contractuales por concepto de personal,

subcontratistas, consultores o proveedores.

Artículo X

1. El presente documento entrará en vigor en la fecha en que sea firmado por ambas partes

contratantes. En caso de no ser firmado por ambas partes en la misma fecha, la última que lo haga

comunicará prontamente a la otra la fecha en que lo haya firmado y será ésta la fecha en que entrará

en vigor.

2. Las notificaciones o solicitudes que haya que hacer o se pueda hacer en virtud del presente

documento de proyecto y los acuerdos entre las partes previstos en él deberán constar por escrito.

Se considerarán debidamente hechas las notificaciones o solicitudes cuando tengan lugar en

persona o por correo, telegrama, cablegrama, télex o facsímil a la parte a la que haya que hacer o

pueda hacerse la notificación o solicitud en la dirección especificada por esa parte en el presente

18

documento o en la que ésta haya indicado mediante notificación a la parte que haga la notificación

o la solicitud.

Parte IV – Contexto jurídico

A continuación se cita el siguiente modelo de texto:

“El presente proyecto es financiado con recursos puestos a disposición del gobierno por el Banco

Interamericano de Desarrollo en virtud de [el préstamo No. ____] [la operación de cooperación

técnica No ____], entre el gobierno de _____ y el Banco Interamericano de Desarrollo, en lo

sucesivo “el Acuerdo con el BID” y será ejecutado de conformidad con lo dispuesto en el presente

documento. El Acuerdo con el BID y sus anexos constituyen parte integrante del documento de

proyecto y están enunciados en su Apéndice 1.

El gobierno, previa consulta con el BID, ha aceptado utilizar [parte de] el producto del acuerdo con

el BID [y parte de los recursos de contrapartida local] para financiar los servicios de apoyo que ha

de prestar el PNUD según se especifica en el presente documento de proyecto.

El PNUD se ha comprometido a prestar los servicios de apoyo indicados en el Anexo A del

Acuerdo con el BID (incluido como Apéndice 1) (en lo sucesivo los “servicios de apoyo”) y a abrir

cuentas bancarias separadas y llevar registros contables separados del proyecto para estos efectos.

El gobierno ha comunicado al PNUD que está dispuesto a financiar los gastos del proyecto que no

queden comprendidos en la financiación aportada por el BID.”

19

Documentos adjuntos:

Apéndice 1: [Contrato de préstamo No. ___] [Acuerdo de cooperación técnica No. ____] entre el

gobierno y el BID

Anexo A del Apéndice 1: Descripción del proyecto del BID.

Anexo B del Apéndice 1: Normas del BID para la adquisición de bienes y obras.

Anexo C del Apéndice 1: Normas del BID para la adquisición de servicios de

consultoría.

Apéndice 2: Plan de trabajo y cronograma de la ejecución del PNUD.

Apéndice 3: Presupuesto del PNUD para el proyecto.

ANEXO 2B1

Caratula

GOBIERNO DE ARGENTINA

Número del Proyecto: Título: . . . .

Título Abreviado: . . . . .

Fecha de inicio:

Financiamiento del PNUD y de Costos Compartidos según Presupuesto(s)

adjunto(s) Fecha de finalización: APORTES US$ Organismo de Ejecución: . PNUD: Organismos de Implementación: 01-UNDP TRAC u -Otros recursos Localización del Proyecto: ... Costos Compartidos: - Gobierno - IFIS - Terceras partes Sector y Subsector ACC: . . . . . . TOTAL DE APORTES

Costos de Administración

Sector y Subsector DCAS: . . . . . . TOTAL APORTE DONANTES

Area de Concentración Principal: . . . . . . . .

Resultado Estrategico del MRE Oficial de Programa:

Beneficiarios Principales: . Fecha aprobación del Comité Local (CLEP):

Breve Descripción:

Aprobado por: Firma Fecha Nombre

Cambio operacional de las Naciones Unidas: en la fecha de aprobación del PNUD 1US$ =

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

Este formato (antigua portada) será diligenciado por el personal del PNUD que acompañe la formulación del proyecto y sera la que genere el sistema FIM del PNUD)

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2B2 Hoja de Datos Básicos Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 1


Programa de las Naciones Unidas Oficina de ARGENTINA Para el Desarrollo

HOJA DE DATOS BÁSICOS Proyecto Fecha de inicio: Fecha de finalización: Ejecución: Modalidad: Organismo Nacional de Ejecución:

Coordinador: Domicilio: Teléfonos: Fax: E-mail oficial p/notificaciones:

Presupuesto Total: Fuentes de Financiamiento:

El documento de revisión del proyecto consta de x páginas .

……………………………………… ………………………………… Director Nacional del Proyecto Fecha

Anexo 2 B3

GOBIERNO DE ARGENTINA


GOBIERNO DE … (Socios adicionales del Proyecto)

Título del Proyecto ARG/…/… + Nombre

Día, Mes y Año

El objetivo del proyecto es …

Los productos que se esperan obtener son: i) ii) iii) iv)

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2B4 Edición: Noviembre de 2003

PARTE I: CONTEXTO A) JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. 1) SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA A ABORDAR. (Se sugiere maximo una pagina) Describir en forma breve y muy concisa la problemática que se está tratando de resolver, el cual es el motivo principal o razón para formular el proyecto. Esta problemática se debe enunciar clarificando en qué forma afecta a la comunidad, el país, región o áreas y la necesidad de encontrar soluciones de acuerdo al tipo de problema de que se trate y su magnitud. Si es posible se deben incluir los aspectos medioambientales y de género del problema. Es necesario incluir indicadores mensurables del problema que puedan ser utilizados para mostrar el avance hacia la solución del mismo. 2) SITUACIÓN PREVISTA AL FINAL DEL PROYECTO. (Se sugiere maximo una pagina) Describir la situación que se ha planificado que se tendrá al final del proyecto, es decir la situación que resultará después de haber alcanzado los objetivos inmediatos y productos del proyecto y como se logrará su sostenibilidad. En este apartado NO se debe hacer un listado de los productos que se alcanzarán con el proyecto, sino el cambio integral previsto a futuro de la situación actual como un todo. En otras palabras, como estará la situación analizada cuando se haya resuelto el problema con las soluciones que plantea el proyecto. 3) BENEFICIARIOS PREVISTOS. ( Se sugieren 2 Párrafos) En esta parte se debe hacer un detalle de los beneficiarios directos o receptores directos, procurando cuantificarlos, y aclarando la forma como se beneficiarán, desagregados por género y otros factores, como grupos indígenas, cuando sea pertinente. Los beneficiarios directos serán quienes finalmente recibirán el beneficio del proyecto y de sus productos. Los receptores directos generalmente son instituciones o grupos de personas que sirven de intermediarios para que el beneficio llegue a los beneficiarios directos. Hay ocasiones en que los beneficiarios directos son los propios receptores. 4) MARCO INSTITUCIONAL. ( Se sugiere un párrafo por institucion) Hacer una breve descripción de la(s) institución(es) que intervendrán en el proyecto, y el papel que desempeñarán en el mismo.

5) VINCULOS CON EL MARCO DE COOPERACIÓN CON EL PAIS Y CON EL MARCO DE RESULTADOS ESTRATÉGICOS (Se sugiere maximo una pagina) Describir en forma breve la relación entre el proyecto y las áreas de concentración considerada en el Esquema del Programa del País. Describir en forma breve la relación entre los productos que se espera alcanzar con la ejecución del proyecto y los resultados a nivel corporativo del PNUD, contemplados en el Marco de Resultados Estratégicos de la oficina del PNUD en ..... Habrá proyectos que no tengan relación con los Resultados Estratégicos actuales del MRE, y por lo cual el PNUD deberá modificar su MRE. También habrá proyectos que no aportan productos a Resultados Estratégicos, por .lo cual esta situación debe quedar explicita en el documento. NOTA: Este apartado será elaborado por los funcionarios del PNUD que estén apoyando la formulación del documento de proyecto. B) ESTRATEGIAS. (Se sugiere máximo una página) 1) ESTRATEGIA DEL PAIS. Describir la estrategia nacional que esté vinculada con el problema descrito en la parte anterior. La estrategia se refiere a aspectos técnicos o políticos del país o del Gobierno, que tienen relación con el proyecto que se está proponiendo, como planes nacionales, programas y políticas de desarrollo, para llevar a cabo un Plan de Gobierno, al cual se contribuye mediante las acciones del proyecto. En esta parte se debe describir en forma breve cómo el proyecto se enmarca en la estrategia definida, y cómo se interrelaciona con esos aspectos estratégicos del país y con otras acciones o iniciativas nacionales y/o regionales, para apoyar la búsqueda de soluciones a problemáticas nacionales, regionales, locales o institucionales. 2) ESTRATEGIA DEL PROYECTO. En esta parte se deben definir las estrategias específicas que se adoptarán para la ejecución del proyecto, las cuales se supone facilitarán la implementación de las acciones y el logro de los objetivos inmediatos y productos. Las estrategias pueden ser varias y hacer referencia a metodologías, o técnicas adoptadas para facilitar las acciones. Para cada estrategia se debe hacer una breve descripción, aclarando en qué consiste y sus ventajas para facilitar el logro de los objetivos inmediatos del proyecto 3) PARTICIPACIÓN DEL PNUD.

Explicar en esta parte, cómo el PNUD apoyará las políticas de desarrollo, el fortalecimiento de las capacidades nacionales y la participación de los socios, para asegurar que las soluciones al problema sean duraderas. NOTA: Este capítulo debe ser elaborado de manera conjunta entre los funcionarios del PNUD y las personas que estén formulando el documento de proyecto por parte de la institución interesada en el mismo. PARTE II: MARCO DE RESULTADOS (Utilizar el formato adjunto) NOTA: Esta parte será formulada de la siguiente manera: Las personas que estén formulando el documento de proyecto por parte de la institución interesada en el mismo, deberán elaborar la parte que se refiere a los objetivos inmediatos del proyecto, los productos a obtener, actividades e insumos. Los funcionarios del PNUD que estén apoyando la formulación del documento se ocuparán de elaborar la primera parte del formato, relacionada con los Resultados Corporativos, Areas Estratégicas de Apoyo etc. También esta parte podría ser elaborada de manera conjunta. El formato adjunto es solo un modelo. Como la mayoría de los proyectos tienen varios objetivos inmediatos (aunque no deberían ser más de tres), y cada objetivo tiene asociado más de un producto, la información solicitada requiere más de una página. Por otra parte, la información sobre resultados corporativos de la oficina del PNUD puede requerir una página, por lo tanto la descripción de Objetivos Inmediatos y productos del proyecto irán en las páginas siguientes.

PARTE II -1 - MARCO DE RESULTADOS (Usar este formato)

MARCO DE RESULTADOS Y RECURSOS DEL PROYECTO (mínimo 1 página) NUEMERO DEL PROYECTO: /….. TITULO: . . . .

Resultado Esperado No. Transcribir el resultado corporativo (Outcome) tal como está estipulado en el MRE (SRF) , si esto es aplicable, es decir si el proyecto tiene relación directa con ello. Indicador del Resultado Esperado: Transcribir el indicador para el Resultado, (Outcome Indicator) tal como está estipulado en el MRE, si es aplicable. Línea de Base: Incluir la Línea de Base (Baseline) definida en el MRE, si es aplicable. Metas : Incluir las Metas (Target) definidas en el MRE, si es aplicable. Área Estratégica de Apoyo : Transcribir el Area Estratégica de Apoyo (SAS) tal como está estipulada en el MRE, si es aplicable. Temas de los Fondos de Fideicomiso: Transcribir el nombre del Fondo en Fideicomiso Tematico (TTF –Thematic Trust Funds-) si se aplica. Estrategia de los Socios: Transcribir lo estipulado como Estrategia de los socios (Partnership Strategy) definida en el MRE.

Objetivo Inmediato 1: Describir el Objetivo Inmediato. Indicadores de éxito: Describir los indicadores de éxito del Objetivo Inmediato.

Productos Esperados: Enumere y describa cada producto que se planifique obtener en el proyecto y los indicadores de éxito de cada producto, por separado.

Meta anual de los productos (año) Utilice esta columna para los proyectos en donde los productos toman más de un año para lograrlos.

Actividades Enumere y describa las actividades necesarias para alcanzar cada producto o cada meta anual del producto.

Insumos: Escriba el costo de los insumos necesarios para alcanzar cada producto, de acuerdo al presupuesto insumo-producto

1.1. Producto 1. Descripción. Indicador de éxito: Descripción.

1.1.1, 1.1.2, 1.1.3. . . etc. SLP 1. Monto. SLP 2. Etc.

1.2 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3. . . etc 1.3 Etc.

Objetivo Inmediato N: lo mismo que el objetivo 1. Indicadores de éxito: lo mismo que el objetivo 1.

Productos Esperados Meta de los productos para (año) Actividades Insumos

n.1. . . n.2 n.3 Etc.

Parte II -2 PRESUPUESTO DE INSUMO – PRODUCTO (ver ejemplo adjunto)

Producto 1.1: Riesgos Probables: Meta anual del Producto:

Presupuesto Actividades: (Descripción de las Actividades necesarias para lograr el

producto 1.1)

Descripción de los insumos (Nombre de las sublíneas

presupuestarias involucradas) SLP MONTO US$

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 Costo Total del Producto 1.1:

Producto 1.2: Riesgos Probables: Meta anual del Producto:

Presupuesto

Actividades: (Descripción de las Actividades necesarias para lograr el producto 1.2)

Descripción de los insumos (Nombre de las sub-líneas

presupuestarias afectadas por el costo)

SLP MONTO US$

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 Costo Total del Producto 1.2:

. . .

EJEMPLO DE UN PRESUPUESTO DE INSUMO-PRODUCTO

Producto 1.1: Describir el producto y sus indicadores Riesgos Probables: Describir los riesgos Meta anual del Producto: Describir la meta anual

Presupuesto Actividades

Descripción de los insumos (Nombre de las sublíneas

presupuestarias afectadas) SLP MONTO US$

1.1.1

Establecer las áreas prioritarias y indicadores, a través de la organización de sesiones de “lluvias de ideas”, involucrando el equipo del proyecto, los donantes y los beneficiarios, con el fin de reflejar su interés y visiones.

Consultores Internacionales Costo de viajes de capacitación Arrendamiento

11.01 32.01 21.01

5.000 15.000

5.000

1.1.2 Establecer un mecanismo de recolección de información Consultores Internacionales Consultores Nacionales Consultores Nacionales

11.01 17.01 17.02

5.000 5.000 5.000

Costo Total del Producto 1.1:

40.000

PARTE III: ACUERDOS INSTITUCIONALES 1) ARREGLOS DE EJECUCION. Describir la forma en que se ejecutará el proyecto (por ejemplo ejecución nacional). Hacer explícito qué institución será la ejecutora del proyecto y las instituciones implementadoras del mismo, si fueren necesarias. Describir las responsabilidades que tendrá cada institución participante. Incluir si es posible, la estructura organizativa del proyecto. Describir las responsabilidades que tendrá la oficina del PNUD durante la ejecución del proyecto y el porcentaje sobre el monto de la contribución de costos compartidos del proyecto (si es el caso), que cobrará el PNUD por concepto de gastos de Administración. NOTA 1: Los funcionarios del PNUD que apoyen la formulación del Documento de proyecto, proporcionarán un Anexo modelo, en donde se describa el apoyo que la oficina del PNUD dará al proyecto, de acuerdo a los requerimientos del organismo ejecutor. NOTA 2: En el caso de proyectos a ejecutar bajo la modalidad de Anticipo de Fondos (NEX Plena), se deberá incluir el siguiente párrafo estándar: El director del proyecto preparará y presentará al PNUD un informe trimestral sobre la utilización de los anticipos recibidos con cargo al proyecto, y el estado de cuenta bancario. Dichos informes deberán ser presentados a más tardar en las siguientes fechas: Abril 15, Julio 15, Octubre 15 y Enero 15, y cada informe deberá corresponder al trimestre anterior o al último anticipo recibido cuando se solicite más de un anticipo por trimestre. El PNUD no entregará otro anticipo mientras no reciba el mencionado informe y el estado de cuenta bancario. NOTA 3: Para todos los proyectos se deberá incluir el siguiente párrafo estándar: El presente proyecto terminará: 1) Por vencimiento del término previsto para su duración, 2) Por mutuo acuerdo de las partes; 3) Por cumplimiento de su objetivos inmediatos antes o después de lo previsto; 4) Por fuerza mayor o caso fortuito. 2) ARREGLOS DE COORDINACION. Describir los mecanismos de coordinación que existen o que será necesario crear para un eficiente desarrollo de las acciones del proyecto ejemplo comités de coordinación, comité de seguimiento, comité técnico etc. Para cada ente o mecanismo de coordinación se debe hacer una breve descripción de la función que ejercerá, tareas asignadas, y la forma como se armonizarán las acciones del proyecto, entre sí y con otras iniciativas que se encuentren en ejecución o que surjan posteriormente, relacionadas con la solución al problema propuesto.

Así mismo, se deberá describir el mecanismo que se utilizará para crear sinergias con otros proyectos e iniciativas, por ejemplo el intercambio de experiencias, la replicabilidad de tareas exitosas y desarrollo de eventos de divulgación. 3) PREPARACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO. (Para todos los proyectos incluir el siguiente párrafo estándar. ) El director del proyecto preparará un plan de trabajo anual en donde se reflejen las actividades y los productos que se alcanzarán con la ejecución de las mismas, indicando los períodos de ejecución de estas actividades y los responsables de llevarlas a cabo. El primer plan de trabajo se encuentra anexo a este documento de proyecto y se actualizará inmediatamente después que se inicien las actividades del proyecto. Cada plan anual será remitido a la oficina del PNUD para su información y observaciones. NOTA: Puede utilizarse el modelo de Plan de trabajo que se encuentra en el Anexo 2B7 u otro que convenga al proyecto, siempre y cuando contenga toda la información que se estipula en el modelo. 4) PRESENTACIÓN DE INFORMES Y EVALUACIÓN. (Para todos los proyectos incluir los siguientes párrafos estándar, si se aplican.) El proyecto será objeto de un examen conjunto por parte de (Nombre de la(s) institución(es) contraparte y/o participantes del proyecto), y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD. El director o coordinador del proyecto preparará anualmente y someterá a una reunión de examen conjunto, el informe de progreso del proyecto. La organización, el alcance y las fechas de las reuniones se decidirán después de celebrar consultas entre las partes que hayan firmado el documento de proyecto. Parte integral del informe de progreso será el inventario de equipos y activos fijos del proyecto, el cual deberá ser actualizado con cada informe o cuando lo requiera la oficina del PNUD. El proyecto será visitado, cuando menos una vez al año, por funcionarios del PNUD para verificar que los productos estén siendo alcanzados de acuerdo a los planificado y para ayudar a resolver los problemas que surjan durante la ejecución. NOTA1: De ser necesario se deberá incluir un párrafo especificando los arreglos entre las partes, para la transferencia de equipos u otros activos. NOTA2: Además debe incluirse, si así fue acordado entre las partes, el siguiente párrafo estándar sobre una evaluación externa, completándolo según proceda: El proyecto será objeto de una evaluación externa _______ meses después del inicio de su ejecución (y _____ meses antes de su terminación y _________ meses después de que haya

terminado). La organización, el alcance y las fechas de la evaluación externa se decidirán después de celebrar consultas entre las partes que hayan firmado el documento de proyecto. NOTA 2: Si se prevé una evaluación externa del proyecto, en el presupuesto del proyecto se debe incluir los recursos necesarios para cubrir los costos de una misión de evaluación. Esta previsión presupuestaria se refleja en la línea 16 del presupuesto. (Para todos los proyectos de ejecución nacional y/o por organismos no gubernamentales (ONG’s) incluir el siguiente párrafo estándar.) El proyecto estará sujeto a auditoría de acuerdo con el programa anual que establezca el PNUD. El gobierno deberá proporcionar los servicios de una institución pública que se encargue de realizar la auditoría entre los meses de Enero y Abril, de tal forma que los informes esten terminados antes del 30 de abril. Asi tambien se asegurara que dicha auditoría sea realizada de conformidad con las normas que regulan la ejecución de proyectos apoyados por el PNUD. En caso de que el gobierno no pueda proporcionar los servicios de auditoría, se deberá prever en el presupuesto del proyecto los recursos necesarios para que una institución o empresa se encargue de realizarla. 5) RIESGOS. Describir los probables riesgos a que está sujeto el proyecto. Los riesgos se refieren a aquellas circunstancias que están fuera del control del ejecutor del proyecto y de las demás instituciones participantes y que pueden afectar de manera negativa la ejecución del proyecto. Es necesario identificar estos probables riesgos de tal forma que durante la ejecución del proyecto se puedan prever acciones para hacerles frente cuando se presenten. 6) OBLIGACIONES ANTERIORES Y REQUISITOS PREVIOS. Describir las obligaciones anteriores y los requisitos previos que deben cumplirse para poder ejecutar el proyecto. Las obligaciones anteriores se refieren a las medidas que constituyen una condición previa a la firma del documento de proyecto. Los requisitos previos se refieren a las medidas que, si bien son necesarias para que el proyecto se ejecute en forma eficiente y eficaz, no constituyen una condición para firmar el documento de proyecto. NOTA: Para los proyectos que serán financiados en parte o en su totalidad por recursos de Costos Compartidos, incluir además los siguientes párrafos estándar: Requisitos previos:

El inicio del proyecto se dará cuando se disponga de los aportes estipulados para su financiamiento y que se establece como obligación financiera por parte de (NOMBRE DE LA(S) INSTITUCIO(ES) FINANCIADORA(S) DEL PROYECTO), de acuerdo al calendario de pagos anexo al presupuesto de este documento de proyecto. Los recursos financieros de este proyecto serán administrados de acuerdo con el reglamento financiero del PNUD y durante la ejecución del proyecto, las actividades del mismo se ajustarán al nivel de aportes efectivamente depositados, de acuerdo con lo programado en el calendario de pagos. El PNUD firmará el documento del proyecto y proporcionará su cooperación al mismo con sujeción al cumplimiento de este requisito. Si no se cumpliere este requisito el PNUD puede, a su discreción, suspender su cooperación hasta el momento en que los aportes programados se hayan recibido y garanticen el financiamiento del proyecto. Los recursos que el PNUD perciba en moneda nacional como costos compartidos o contribuciones a fondos en fideicomiso, serán convertidos a dólares de los Estados Unidos , aplicando lo establecido en el Capitulo V del Manual de Gestion de Proyectos Ejecutados por el Gobierno que se anexa y forma parte del Documento de Proyecto. 7) SISTEMATIZACION Y REPLICABILIDAD DE LAS EXPERIENCIAS. Describir la forma como se prevé sistematizar las experiencias, definir el compromiso de compartir las experiencias del proyecto con otras iniciativas en el país y/o la región y relacionar las tareas complementarias que se desarrollarán para su replicabilidad.

PARTE IV: CONTEXTO LEGAL.

(Para todos los proyectos incluir los siguientes párrafos estándar)

Este documento de proyecto será el instrumento contemplado en el Artículo 1, párrafo 1, del Acuerdo suscrito entre el Gobierno de la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) firmado por las partes el 26 de Febrero de 1985 y aprobado por Ley Nro. 23.396 del 10 de Octubre de 1986.

Como se ha señalado en el Apartado “Estrategias del Proyecto y Arreglos de Ejecución”, en virtud del art. III párr. 1 del referido Acuerdo, el Gobierno Argentino ha propuesto al PNUD acordar a ---------------------------------------------------- como Organismo de Ejecución del presente proyecto, asumiendo la responsabilidad primordial en la ejecución del mismo.

Las acciones que desarrolle el organismo ejecutor en cumplimiento del Proyecto, quedarán sujetas a las disposiciones del referido Acuerdo y del presente documento de proyecto, según lo dispuesto por el párrafo 3 del citado art. III. De lo antedicho se desprende que el organismo ejecutor actúa, en este caso, como mandatario del Gobierno Argentino en el marco de un Acuerdo Internacional ratificado por ley, y de este Documento de Proyecto, con exclusión de toda legislación que le hubiere sido aplicable de no mediar dicho Acuerdo ya que, en razón de lo establecido en el art. 75, inc. 22 de la Constitución Nacional, tiene jerarquía superior a las leyes. El Acuerdo prevé que el mismo “se aplicará a toda asistencia del PNUD y a los Documentos de Proyecto y otros instrumentos que las partes concierten para definir con más detalles los por menores de tal asistencia y las responsabilidades respectivas de las partes y del organismo de ejecución en relación con tales Proyectos”. De ello se desprende que las partes tiene amplias facultades en cuanto a la fijación de la normativa general y funciones del organismo ejecutor, las que deberán especificarse en el documento de Proyecto y sus anexos, pudiendo entonces designar como organismo ejecutor a una estructura del Gobierno Argentino, fijarle funciones y dotarla de la facultad de dictar la normativa específica en materia de contrataciones, pagos, etc. (prevaleciendo en todos los casos las normas y procedimientos establecidos en el contrato de Préstamo ……………….) (Lo que está entre paréntesis es sólo para proyectos financiados por BID o BM). Generalizando lo antedicho, el Acuerdo establece (Artículo X, párrafo 1) que “el Gobierno adoptará todas las medidas necesarias para que el PNUD, sus organismos de ejecución, sus expertos, y demás personas que presten servicios por cuenta de ellos, estén exentos de los reglamentos u otras disposiciones legales que pueden entorpecer las operaciones que se realicen en virtud del presente Acuerdo...”, otorgando así amplia libertad a las partes para fijar la normativa de ejecución que consideren más apta.

Las revisiones del documento de proyecto que se indican a continuación, pueden ser efectuadas únicamente con la firma del Representante Residente del PNUD, siempre que los otros signatarios no presenten objeciones a estas revisiones: a) Revisiones de cualquiera de los anexos del documento de proyecto o adiciones a ellos.

b) Revisiones que no impliquen cambios significativos en los objetivos inmediatos, los productos o las actividades del proyecto, pero que se deriven de una redistribución de los insumos ya acordados o a aumentos de los gastos debido a la inflación, y

c) Revisiones anuales obligatorias, mediante las cuales se reescalone la entrega de los insumos acordados del proyecto, se aumenten los gastos de los expertos o de otro tipo debido a la inflación, o se tenga en cuenta el margen de flexibilidad del organismo de ejecución en materia de gastos.

Por otra parte, en caso de haber ajustes en los objetivos inmediatos, en los productos o en las actividades propuestas en el documento de proyecto o por extensión del ciclo del proyecto o modificaciones en el presupuesto del proyecto, se deberán hacer revisiones sustantivas y presupuestarias, las cuales debe firmar tanto el PNUD, el Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto, y el organismo ejecutor.

PARTE V: PRESUPUESTO.

Modelo en el Anexo 2B6

ANEXOS

1) Plan de Trabajo anual (obligatorio) 2) Descripción de los insumos que proporcionarán (en especie) tanto el organismo de

ejecución como otras instituciones participantes. (si fuere necesario)

3) Términos de Referencia de los consultores y de las empresas u organizaciones de consultoría que utilizará el proyecto. (si fuere necesario al principio del proyecto)

4) Calendario para la presentación de informes y las reuniones de evaluación.(obligatorio).

5) Descripción del proceso de cómo el proyecto fue identificado y formulado,

mencionando si es el caso, las lecciones aprendidas de otros proyectos que estén relacionados. (si fuere necesario y de acuerdo a la complejidad del proyecto).

6) Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno así como sus modificacio-

nes y actualizaciones

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2 B5 Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 2


PROCEDIMIENTOS DE CIERRE

Para el cierre del Proyecto quedan bajo responsabilidad del Director Nacional y , en caso de delegación del Coordinador, las siguientes acciones:

Proyectos de Ejecución Nacional Plena:

a) El Proyecto presentará el informe final 60 días antes de su finalización.

b) Se efectuará la rendición de caja chica, depositando el saldo remanente en la cuenta bancaria del Proyecto, la liberación de pagos pendientes y la transferencia de equipamiento. Se presentará constancia de la transferencia de los bienes adquiridos con los fondos del Proyecto.

c) Se procederá al cierre de las cuentas bancarias que el proyecto tenga habilitadas a su nombre, reintegrando al PNUD el saldo remanente en concepto de anticipos de fondos.

d) Se presentará el informe financiero correspondiente a la rendición del último trimestre de ejecución del Proyecto.

e) Se presentará un detalle de las situaciones litigiosas o reclamos pendientes.

f) El Proyecto solicitará la auditoría final, la cual deberá adjuntarse a la documentación de cierre. Asimismo deberá comunicar qué funcionario será responsable de recibir a los auditores.

g) El Proyecto presentará la Revisión Final.

h) Se presentará la designación del responsable del Gobierno para la custodia de los archivos del proyecto.

i) Se presentará un Acta de entrega de los archivos y registros del Proyecto y el detalle de los mismos.

j) Se presentará un Acta de entrega del Coordinador al Director Nacional en la que quede constancia del cumplimiento de las acciones de cierre.

Proyectos de Ejecución Nacional Parcial:

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2 B5 Edición: Noviembre de 2003 Pág. 2 de 2


a) El Proyecto presentará el informe final 60 días antes de su finalización para su presentación con antelación a la reunión de Revisión Tripartita Final.

b) Se efectuará la rendición de caja chica, la liberación de pagos pendientes y la transferencia de equipamiento. Se presentará constancia de la transferencia de los bienes adquiridos con los fondos del Proyecto.

c) Se presentará un detalle de las situaciones litigiosas o reclamos pendientes.

d) El Proyecto solicitará la auditoría final, la cual deberá adjuntarse a la documentación de cierre. Asimismo deberá comunicar qué funcionario será responsable de recibir a los auditores.

e) El Proyecto presentará la Revisión Final.

f) Se presentará la designación del responsable del Gobierno para la custodia de los archivos del proyecto.

g) Se presentará un Acta de entrega de los archivos y registros del Proyecto y el detalle de los mismos.

h) Se presentará un Acta de entrega del Coordinador al Director Nacional en la que quede constancia del cumplimiento de las acciones de cierre.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2B6 Presupuesto Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 2

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Argentina 1

CONSIDERACIONES GENERALES RESPECTO DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO (Ver Cap2 Punto C)

1. Los presupuestos de proyecto deben prepararse a nivel de subrubro. El primer subrubro es el 01, en consecuencia, nunca debe utilizarse “00” como subrubro al preparar presupuestos y registrar gastos.

2. Moneda: Los montos deben registrarse en cifras enteras y en US$ (dólares).

3. Meses de trabajo: la columna del presupuesto correspondiente a meses de trabajo se utiliza para registrar la duración de los servicios del personal de contratación nacional e internacional.

4. Componentes del presupuesto: 10 Personal – 20 Contratos – 30 Capacitación – 40 Equipo 50 Gastos varios - 80 Diferencia de Cambio - 99 Total del documento de proyecto.

5. Financiación: es preciso especificar el total del presupuesto correspondiente a las diferentes fuentes de fondos. - 100 Contribuciones de participación en la financiación de los gastos, la cual se utiliza de la siguiente manera: (i)101 aportes de gobierno (central, provincial, municipal, etc)– (ii)102 instituciones financieras (prestamos de banco mundial birf– banco interamericano de desarrollo bid y bancos regionales – (iii) 103 terceras partes (donantes bilaterales y entidades privadas.(iv) costos compartidos del programa (v) ingresos generados por actividades propias del proyecto. 109 incluye total de la 99 + costo de administración. (incluir cuadro modelo)

6. Calendario: en el mismo se debe reflejar los ingresos programados que contribuirán al financiamiento del proyecto.

7. Duración: El periodo máximo que abarca un documento de proyecto es de siete años

8. Revisiones presupuestarias: Los ajustes financieros se denominan revisiones presupuestarias

9. Revisión: (rev) es una única letra que indica la secuencia (de A a Z) de revisión del presupuesto del documento de proyecto. El primer presupuesto de un documento de proyecto es “A”. Cuando el presupuesto se revisa por primera vez, se convierte en “B”. La siguiente revisión se designa “C” y así sucesivamente.

10. Revisiones de presupuesto: (i) A los fines de una correcta gestión financiera, los presupuestos deben mantenerse actualizados teniendo en cuenta las estimaciones de gastos para el año en curso, por lo que se deben preparar revisiones, sea o no necesario introducir cambios en los objetivos, los resultados esperados, los productos, las actividades, los indicadores y los insumos, o en el total del presupuesto.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 2B6 Presupuesto Edición: Noviembre de 2003 Pág. 2 de 2


11. (ii) En el mes de febrero de cada año es preciso preparar y aprobar una revisión anual del presupuesto, a fin de reflejar los importes definitivos de los gastos para el año precedente y readecuar los insumos para el año en curso. Esto se denomina la revisión mandataria. Se efectúa sobre la base del informe combinado de gastos (cdr-icg) y solo el Representante Residente firma la revisión.

12. Terminación operacional: Un proyecto esta operacionalmente terminado cuando se han aportado los últimos insumos y han finalizado las actividades conexas,

13. Terminación financiera: Un proyecto esta financieramente terminado cuando i) esta operacionalmente terminado (ii) se ha finalizado con todas las transacciones financieras (iii ) se ha firmado la revisión final del presupuesto.. Los proyectos deben estar financieramente terminados en un plazo no superior a 12 meses a contar de la terminación operacional. Durante ese lapso la institución designada debe saldar todas las obligaciones financieras, y preparar la revisión final del presupuesto.

14. Revisiones de avance: Ante una “situación especial de desarrollo” puede ser necesaria una revisión sustantiva, en estos casos el Representante Residente está autorizado para modificar las disposiciones de gestión y proceder a la firma de la revisión correspondiente.


Anexo 2B7

Edición: Noviembre de 2003

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Plan de Trabajo – (Cronograma de Actividades para el año 200X:) Objetivo Inmediato 1:

Producto 1.1: . . . . Actividades Responsable Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

1.1.1 1.1.2

1.1.3 1.1.4 Etc.

Producto 1.2: . . . . 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Etc.

Producto 1.3: . . . 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Etc.


Capitulo III: Recursos Humanos Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 36


III. RECURSOS HUMANOS

1. Las políticas y normas que se presentan son de aplicación en los Proyectos ejecutados por el Gobierno, excepto:

a. cuando el Gobierno y el PNUD hubieran acordado otra cosa en el respectivo Documento de Proyecto. En este caso la remuneración y otros derechos de los profesionales nacionales de Proyectos PNUD no deben exceder las aplicables en el Sistema de las Naciones Unidas para funciones comparables;

b. cuando participe un organismo del Sistema de las Naciones Unidas como Agencia de Implementación;

A. PROFESIONALES INTERNACIONALES

Componente personal del Proyecto: componente 10 del presupuesto Expertos: subrubro 11.01 a 11.48 del presupuesto (contratos de más de 6 meses) Consultores: subrubros 11.50 al 11.97 del presupuesto (contratos de hasta 6 meses). Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.

QUIENES PUEDEN CONTRATAR?

2. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto, con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO).

PARA QUE SE PUEDE CONTRATAR PROFESIONALES INTERNACIONALES?

3. Los profesionales internacionales se pueden contratar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento del Proyecto.

A QUIENES SE PUEDE CONTRATAR?

4. Se puede contratar únicamente a profesionales extranjeros con residencia en el exterior.

5. Los profesionales argentinos residentes en el exterior sólo pueden ser contratados en Proyectos del programa nacional de acuerdo con los arreglos contractuales y honorarios aplicables al personal profesional nacional. Estos honorarios pueden incluir una compensación por los compromisos permanentes que tengan en el país de residencia.




COMO SE PUEDE CONTRATAR LOS PROFESIONALES INTERNACIONALES?

6. Los profesionales internacionales se pueden contratar a través de un contrato de: a. Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Servicios Profesionales)- (Anexo 3.A) b. Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Obra) - (Anexo 3.A)

CARACTERISTICAS DE LAS CONTRATACIONES

LOCACION DE SERVICIOS LOCACION DE OBRA

Se busca contratar el tiempo del consultor y los resultados.

Se busca contratar la entrega de resultados específicos.

Forma de pago: si el contrato excede el mes, el pago es mensual, con controles de avance a determinar. El pago final está sujeto a comprobación y certificación del alcance de los resultados.

La forma de pago es por resultados parciales. El pago final está sujeto a la entrega de los resultados finales.

DURACION

EJECUCION NACIONAL PARCIAL/EJECUCION NACIONAL PLENA

No se podrán extender contratos por un período mayor a 11 meses consecutivos. Si fuera necesario continuar con los servicios del consultor, se deberá realizar una interrupción de 4 meses, luego de la cual sólo se podrá extender la contratación por otros 11 meses. En caso de que se requiera una contratación por un tiempo mayor o que no pueda ser interrumpida, la misma deberá realizarse únicamente a través de una Agencia de Implementación (UNOPS) u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas.

CONDICION JURIDICA DE LOS CONTRATADOS

Los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, ya que el Acuerdo Básico suscripto entre el PNUD y el Gobierno Argentino, en su Artículo IX, inciso 4 a) establece que "el Gobierno concederá a todas las personas, con excepción de los nacionales del Gobierno contratados localmente, que presten servicios por cuenta del PNUD... los mismos privilegios e inmunidades que a los funcionarios de las Naciones Unidas" y según la aclaración del inciso 5 por la que se indica que la expresión "personas que presten servicios..." comprende a los expertos operacionales, voluntarios, consultores, así como a las personas jurídicas y físicas y a sus empleados", los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas. Por lo tanto, y tal como establecido en el Artículo V, Sección 18 de dicha Convención, los consultores y expertos internacionales: Estarán inmunes contra todo proceso judicial respecto a palabras escritas o habladas y a todos los actos ejecutados en su carácter oficial.




DURACION

Estarán exentos dentro de la República Argentina de impuestos sobre los sueldos y emolumentos pagados por la Organización. Estarán inmunes a todo servicio de carácter nacional. Estarán inmunes, tanto ellos como sus esposos/as e hijos menores de edad, de toda restricción de inmigración y de registro de extranjeros. Se les acordará por lo que respecta al movimiento internacional de fondos, franquicias iguales a las que disfrutan funcionarios de categorías equivalentes pertenecientes a las misiones diplomáticas acreditadas ante el Gobierno. Se les dará a ellos y a sus esposos/as e hijos menores de edad las mismas facilidades de repatriación en época de crisis internacional de que gozan los agentes diplomáticos.

Acreditación: Todas las misiones de profesionales internacionales serán informadas por el PNUD al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto para comunicación oficial y acreditación, según se trate de contratos de menos/más de tres meses. Por tal motivo, en el caso de la ejecución nacional plena, el Proyecto deberá notificar al PNUD los detalles de la contratación.

COMO SE SELECCIONA A LOS PROFESIONALES INTERNACIONALES?

7. La selección de los profesionales internacionales se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas en el documento de Proyecto.

8. El Proyecto es responsable de efectuar la búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes que cumplan con los requisitos para cada función y de preseleccionar un candidato para ser contratado. Podrá solicitar el apoyo de la oficina del PNUD y a través del mismo, el de las agencias especializadas del Sistema de las Naciones Unidas a fin de identificar al especialista requerido. Los antecedentes de este proceso de búsqueda y evaluación serán conservados en el Proyecto y pueden ser solicitados en cumplimiento de planes de auditoría, si se considera necesario. El procedimiento de selección descripto no será aplicable cuando se trate de la renovación de un contrato dentro del mismo proyecto o de una continuación de este último.

9. No son elegibles para ser contratados como profesionales internacionales del Proyecto aquellos que:

a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.A) o de servicio (Anexo 3.A) vigente con el PNUD cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

b. sean funcionarios de organismos internacionales o nacionales.




COMO SE DETERMINAN LOS HONORARIOS?

10. En la determinación de los honorarios se tendrán en cuenta los siguientes factores:

a. Complejidad del Proyecto

b. Calificaciones y experiencia del profesional

c. Duración de la misión

11. Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o global, entendiéndose en este último caso que el monto incluye compensación por pasaje y viáticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria, se deberá certificar la cantidad exacta de días trabajados al término de la misión. En ningún caso el monto diario por honorarios, o sea sin incluir pasaje y viáticos, podrá exceder los US$ 500, excepto cuando haya una aprobación expresa del organismo de financiación.

PASAJE Y VIATICOS

12. El pasaje y los viáticos correspondientes a la misión del consultor podrán ser proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total del contrato, tal como se menciona en el párrafo 9.

13. Los viáticos aplicables son los establecidos por Naciones Unidas de acuerdo con las tarifas que se detallan en el párrafo 11 y subsiguientes.

14. Cabe destacar que los viáticos son aplicables para misiones de corta duración. No podrán abonarse viáticos después del sexto mes de contrato ya que se infiere que el consultor habrá realizado arreglos para establecerse durante períodos de mayor duración. En estos casos, los honorarios convenidos deberán tomar en cuenta este factor.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA CONTRATAR PERSONAL PROFESIONAL

INTERNACIONAL?

15. La documentación básica requerida para este tipo de contratación es la siguiente:

EJECUCION NACIONAL PLENA EJECUCION NACIONAL PARCIAL ANEXO

a. Constancia de intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación

a. Solicitud de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación





Internacional de acuerdo con las normas y procedimientos que regulen la relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución.

Internacional.

b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto.

3.I

c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. 3.J

e. Certificado médico de buena salud. Los consultores de más de 65 años deberán realizar un examen médico completo con anterioridad al comienzo de la misión. Este examen deberá ser remitido a la oficina del PNUD.

16. El Proyecto enviará al profesional seleccionado una Carta de Ofrecimiento de Consultoría (Anexo 3.B) en la que se detallan las condiciones de la contratación.

17. En el momento de suscribir el contrato, el consultor debe firmar una Declaración Jurada para Profesionales Internacionales (Anexo 3.C) ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descriptas en el párrafo 11.

18. En los proyectos de ejecución nacional plena los contratos son firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto; en los proyectos de ejecución nacional parcial, los contratos son firmados por el Representante Residente o por el funcionario del PNUD por él designado.

19. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato (Anexo 3K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descriptas en el párrafo 9. Dicha declaración debe ser actualizada al menos una vez al año.

20. En los proyectos de ejecución nacional plena los contratos son firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto; en los proyectos de ejecución nacional parcial , los contratos son firmados por el Representante Residente o por el funcionario del PNUD por él designado.




CUANDO SE DEBE PAGAR LOS HONORARIOS?

LOCACION DE SERVICIOS Y LOCACION DE OBRA

EJECUCION NACIONAL PLENA EJECUCION NACIONAL PARCIAL

a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.

b. El Proyecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

b. El Proyecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD para que suspenda el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

c. Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar los pagos es de tres meses.

c. Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto.

d. Para las locaciones de obra todos los pagos están sujetos a control de avance.

d. Para las locaciones de obra todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Director Nacional del Proyecto debe certificar por nota al PNUD todos los pagos a efectuar.

e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato. El 30% restante que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto

f. Las notificaciones y/o certificaciones de pagos deben ser recibidas en el PNUD antes del día 20 de cada mes para asegurar una oportuna acción, ya sea para incluir o suspender pagos.

21. Para el caso de contrataciones realizadas por un monto global que incluye pasaje y viáticos, se podrá realizar un anticipo por un monto equivalente al de estos conceptos al comienzo de la misión.




B. PROFESIONALES NACIONALES

Componente personal del Proyecto: componente 10 del presupuesto Personal profesional para el Proyecto contratado en el país: subrubros 17-01 al 17-98 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.


22. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO).

PARA QUE SE PUEDE CONTRATAR PROFESIONALES NACIONALES?

23. Los profesionales nacionales se pueden contratar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto.


24. Se puede contratar a profesionales argentinos o extranjeros con residencia en el país. COMO SE PUEDE CONTRATAR LOS PROFESIONALES NACIONALES?

25. Los profesionales nacionales se pueden contratar a través de un contrato de:

a. locación de servicios profesionales (Anexo 3.D), o

b. locación de obra (Anexo 3.E)

c.


LOCACION DE SERVICIOS PROFESIONALES LOCACION DE OBRA

a. Concurre a las oficinas del Proyecto a. No es imprescindible que concurra a las oficinas del Proyecto

b. En general integra un equipo de trabajo b. En general no integra un equipo de trabajo





c. La forma de pago es mensual, con control de avance trimestral. El pago final sujeto a comprobación de alcance de los resultados

c. La forma de pago es por resultados parciales. El pago final está sujeto a la entrega de los resultados finales.

d. Se busca contratar el tiempo del consultor y los resultados

d. Se busca contratar la entrega de resultados específicos

26. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos, renovables de acuerdo a las necesidades del Proyecto. En el caso que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período total máximo de 6 meses.

27.


a. El desempeño profesional es independiente y autónomo, corriendo por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República de Argentina.

Como consecuencia de ello, releva al contratante de toda obligación referida a aspectos previsionales, asistenciales y/o de coberturas médicas.

En el caso de locaciones de obra o de servicios con responsables inscriptos en el IVA, el honorario pactado de acuerdo a lo establecido en el párrafo 26 se considerará que no incluye el impacto de dicho impuesto. En este caso, la facturación y emisión del correspondiente certificado se realizará de acuerdo a lo establecido en la Resolución 3349/91 de la DGI.

Tanto para el caso de la "Ejecución Nacional Plena" como de la "Ejecución Nacional Parcial" el Proyecto solicitará al PNUD la emisión del certificado, adjuntando a tal efecto una copia de la correspondiente factura.

b. No se lo considera funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados.

Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el PNUD ni con el Gobierno Argentino.

c. Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.





28. Para determinar los honorarios se procede de la siguiente manera:

LOCACION DE OBRA Y DE SERVICIOS

a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F), los resultados inmediatos a lograr y criterios de éxito contenidos en los términos de referencia (Anexo 3.G) así como el cronograma de actividades a desarrollar se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)

b. Cálculo del tiempo total, en días de trabajo para lograr los resultados inmediatos.

c. Ubicación del consultor a contratar de acuerdo con la descripción de funciones (Anexo 3.F) correspondiente en la escala de honorarios mensuales a consultores – Anexo 3.H. La posición en el rango será determinada evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes del consultor a dichos requisitos.

d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario-día (honorario mensual total dividido 21.75).

e. En aquellos casos en que, para asegurar el cumplimiento de los fines del proyecto, sea necesario contratar a profesionales que, por sus especiales características, deban ser remunerados con honorarios especiales, el PNUD en consulta con la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO) podrá, excepcionalmente, autorizar la aplicación de honorarios superiores en un 10% para algunas o todas las funciones y rangos de la escala Anexo 3.H . La nueva escala así determinada deberá formar parte del Documento de Proyecto.

COMO SE SELECCIONA A LOS PROFESIONALES NACIONALES?

29. La selección de los profesionales nacionales (PPNP) se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas en el documento de Proyecto.

30. El Proyecto es responsable de efectuar la búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes que cumplan con los requisitos para cada función y de preseleccionar un candidato para ser contratado. Los antecedentes de este proceso de búsqueda y evaluación serán conservados en el Proyecto y pueden ser solicitados en cumplimiento de planes de auditoría, si se considera necesario. El procedimiento de selección descripto no será aplicable cuando se trate de la renovación de un contrato dentro del mismo proyecto o de una continuación de este último.

No son elegibles para ser contratados como profesionales del Proyecto aquellos que:

a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.E) o de servicios (Anexo 3.D) vigente con alguno otro Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);




b. sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con dedicación simple.

c. estén colaborando en el equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún proyecto que coincida con el período de la contratación;

d. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;

e. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;

f. estén contratados como funcionarios de organismos internacionales;

g. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren procesados y/o inhabilitados.

h. sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana del Director Nacional del Proyecto o de una persona con un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto; en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.





NACIONAL?

31. La documentación básica requerida para una contratación es la siguiente:


a. Constancia de la intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional de acuerdo a las normas y procedimientos que regulen la relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución.

a. Solicitud de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto 3.I

c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada, debiendo los Proyectos exigir copia de los títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorías.

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. No se requiere la presentación ante PNUD de ningún documento mencionado en el mismo, debiendo los Proyectos exigir copia de loa títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorias.

3.J

32. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el Director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los términos de referencia.

33. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato

(Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones




descritas en el párrafo 30.

34. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del profesional hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos.

35. Los contratos se emiten en dos ejemplares originales: a. un ejemplar para el profesional b. un ejemplar para los archivos del Proyecto


37. Los contratos de locación de servicios (Anexo 3.D) y los de locación de obra (Anexo 3.E) pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda (Anexo 3.L) al contrato original. Las razones por las cuales se generan enmiendas son: a. extensión en la duración del contrato; b. cambios en los términos de referencia; c. cambios en los niveles de remuneración por cambio en los términos de referencia; d. cambio de dedicación; e. interrupción por un período determinado.

COMO SE RESCINDE UN CONTRATO?

38. Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director Nacional del Proyecto, por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se debe respetar el plazo de 15 días de notificación previa establecido en el contrato, de acuerdo al siguiente procedimiento:

a. RESCISION POR DECISION DEL DIRECTOR NACIONAL


i. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, según corresponda, informará personalmente al profesional sobre la rescisión del contrato y los motivos de la misma, entregando bajo recibo la Notificación de Rescisión (Anexo 3.M).

ii. En esa reunión se acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación previa, de los trabajos que se encuentren en proceso.

iii. La copia de la Notificación de Rescisión de Contrato (Anexo 3.M) que contiene el acuse de recibo del profesional será remitida en forma inmediata a la oficina de administración. La administración preparará el Convenio de

iii. La copia de la Notificación de Rescisión de contrato que contiene el acuse de recibo del profesional será remitida en forma inmediata al PNUD.

El PNUD preparará el Convenio de Rescisión






Rescisión (Anexo 3.N). (Anexo 3.N).

iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará a la administración la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O).

iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O).

v. Contando con la certificación, la administración efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

v. Contando con la certificación, el PNUD efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

b. RESCISION POR DECISION DEL CONTRATADO


i. El profesional notificará al Director Nacional o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, su decisión de rescindir el contrato;

ii. El Director Nacional o el Coordinador acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación, de los trabajos que se encuentren en proceso.

iii. La Coordinación enviará el original de la Notificación de Rescisión de Contrato (Anexo 3.P) a la administración para preparar el convenio de rescisión (Anexo 3.N).

iii. La Coordinación enviará el original de la Notificación de Rescisión (Anexo 3.P) al PNUD para preparar el convenio de rescisión (Anexo 3.N).

iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por el profesional, la Coordinación enviará a la administración la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O);

iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por el profesional, la Coordinación enviará al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O);

v. La administración efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

v. El PNUD efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

c. RESCISION POR MUTUO ACUERDO





i. En estos casos se deberá actuar como si se tratase de una rescisión por decisión del contratado.

CUANDO SE DEBEN PAGAR LOS HONORARIOS?

39. Los canales de comunicación difieren cuando se opta por la ejecución nacional plena o la ejecución nacional parcial.



a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecido en el contrato.




c. Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto.


d. Para las locaciones de obra todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, debe certificar por nota al PNUD todos los pagos a efectuar.

e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato; el 30% restante que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto. Los porcentajes mencionados no son de aplicación cuando se pacta un cronograma de pagos mensual, con todos los pagos iguales.







g. En los proyectos con financiamiento BID, tanto en los contratos de locación de servicios como en aquellos de locación de obra, el pago final, sujeto a aprobación del informe final, no podrá ser inferior al 10 % del monto total del contrato

40. Recibo por el pago de honorarios. El Proyecto tiene la responsabilidad de solicitar a

todos los profesionales nacionales, con contratos de locación de servicios o de obra, que hagan entrega de los recibos del tipo "B" o "C" según corresponda, de acuerdo con la Resolución General 3419/91 por los pagos realizados mediante cheque y/o acreditación en cuenta bancaria.

41. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de los recibos a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido.

42. El Proyecto debe proceder a la interrupción de los pagos en caso de que el contratado no cumpla con la entrega de los recibos. El Proyecto puede continuar con los pagos tan pronto como se regularice la situación.

43. Sistema de archivos. A efectos de unificar los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada uno de los profesionales nacionales contratados - una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, informes de avance, informes finales y toda otra documentación relacionada con la contratación. Se exige que haya copia del título profesional y de las inscripciones impositivas y previsionales en los archivos individuales, con la firma del consultor responsabilizándose por su autenticidad.

44. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales de los profesionales nacionales a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido.




C. EMPRESAS CONSULTORAS

Subcontratos: componente 20, rubros 21-28 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente (21.01 al 21.98 y subsiguientes). Incluye el alquiler de locales (Anexo 3.SS)

QUIENES PUEDEN SUBCONTRATAR? 45. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación

del Director Nacional. PARA QUE SE PUEDEN REALIZAR SUBCONTRATACIONES? 46. Las subcontrataciones se pueden realizar únicamente para el cumplimiento de las

actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto. Pueden incluir el alquiler de locales.

A QUIEN SE PUEDE SUBCONTRATAR? 47. A instituciones públicas o privadas o empresas consultoras nacionales o extranjeras. COMO SE PUEDEN REALIZAR LAS SUBCONTRATACIONES? 48. A través de:

a. subcontrato de servicios profesionales (Anexo 3.Q), b. carta acuerdo (Anexo 3.R). c. acuerdo de préstamo reembolsable (Anexo 3.S),

CARACTERISTICAS DE LAS SUBCONTRATACIONES

SUBCONTRATO Definición: Es un acuerdo suscripto con una institución o empresa privada para realizar actividades específicas de acuerdo a los términos de referencia (Anexo 3.Q) que forman parte del mismo.





CARTA ACUERDO Definición: Es un convenio suscripto con entidades gubernamentales, Agencias del Sistema de las Naciones Unidas (salvo que actúen como Agencia de Ejecución) y organismos no gubernamentales (ONGs).

ACUERDO DE PRESTAMO

REEMBOLSABLE

Definición: Es un convenio suscripto con un gobierno, institución o empresa privada mediante el que se reintegra el costo de los servicios de uno o varios profesionales preseleccionados que pertenecen al cuadro técnico de la entidad.

COMO SE SELECCIONAN LAS EMPRESAS CONSULTORAS? 49. Mediante la comparación de ofertas competitivas de acuerdo a los procedimientos

que, dependiendo del valor total involucrado en el subcontrato, se describen en el capítulo IV "Recursos Físicos" para la compra de equipos.

50. La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA REALIZAR UNA SUBCONTRATACION? 51. La invitación a presentar propuestas y su cotización debe de realizarse en base a

términos de referencia específicos. Las propuestas deben incluir un listado y curricula vitae de los profesionales que se afectarán a las tareas, con detalle de su dedicación en base a meses/persona, así como un análisis de otros gastos si los hubiera.

Cabe destacar que serán de aplicación a los profesionales afectados a subcontratos las condiciones de no elegibilidad indicadas en el punto 30 del capítulo III Recursos Humanos, B Profesionales Nacionales.

En la invitación se debe indicar que, a los fines de la facturación, se aplique la Resolución General No.3349/91 de la DGI que establece un régimen especial para el ingreso del IVA.

52. Las propuestas deberán asimismo incluir:

a. Cronograma de pagos, de acuerdo con el avance de las tareas. Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15% del monto total.

Todos los pagos deben ser certificados por el Director Nacional del Proyecto.




b. Documentación que certifique la representatividad legal de la persona que firmará el contrato en nombre de la empresa.

c. Constancia de inscripción en la DGI (CUIT o Clave de Identificación Especial).

QUE INFORMACION SE DEBE PRESENTAR AL PNUD? 53. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema

FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo de la empresa. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica y de los términos de referencia y la lista del personal involucrado.

54. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada una de las empresas consultoras o instituciones - una carpeta con todos los antecedentes de la subcontratación, copias de las facturas correspondientes, informes de avance, informes finales y toda otra documentación relacionada con la subcontratación.




D. PERSONAL ADMINISTRATIVO

Personal administrativo (técnicos de apoyo): rubro 13 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente (13.01 al 13.98).

55. El Organismo Gubernamental de Ejecución debe proporcionar el personal administrativo necesario para llevar a cabo las actividades previstas en el documento de Proyecto. Sólo en casos excepcionales, el documento de Proyecto puede contemplar la asignación correspondiente en el rubro arriba citado.


56. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional, con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO)

PARA QUE SE PUEDEN CONTRATAR PERSONAL ADMINISTRATIVO?

57. Unicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto.


58. A ciudadanos argentinos o extranjeros con residencia en el país.

COMO SE PUEDE CONTRATAR EL PERSONAL ADMINISTRATIVO?

59. A través de un contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T).


LOCACION DE SERVICIOS TECNICOS DE APOYO

a. Concurre a las oficinas del Proyecto

b. En general integra un equipo de trabajo

c. La forma de pago es mensual, sujeto al cumplimiento del cronograma de avance con control por parte del Director Nacional del Proyecto.

d. Se busca contratar el tiempo de la persona y los resultados.




60. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos. En el caso

que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período máximo de 6 meses.

61.


a. El desempeño es independiente y autónomo, corriendo por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República de Argentina.





d. No está exento del pago de impuestos en virtud del contrato y es su responsabilidad el pago de los mismos, así como inscribirse en el Código Unico de Identificación Tributaria -CUIT.




a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) así como al cronograma de actividades a desarrollar, se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)


c. Ubicación de la función a contratar en la escala de honorarios mensuales a técnicos de apoyo a proyectos – Anexo 3.U. La posición en el rango será determinada evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes de la persona a dichos requisitos.





d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario día (honorario mensual total dividido 21.75).

COMO SE SELECCIONA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO?

63. La selección del personal administrativo se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.


65. No son elegibles para ser contratados como personal administrativo del Proyecto aquellos que:

a. Tengan un contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T ) vigente con alguno otro Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

b. Sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con dedicación simple.

c. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;

d. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;

e. estén contratados como funcionarios de organismos internacionales;

f. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren procesados y/o inhabilitados.

g. Sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana de una persona con un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto;

en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.




QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA CONTRATAR PERSONAL

ADMINISTRATIVO? 66. La documentación básica requerida para una contratación es la siguiente:




b. solicitud de contratación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.

3.I

c. términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. Los Proyectos deben exigir copia de los títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorias.

d. curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. No se requiere la presentación de ningún documento mencionado en el mismo, debiendo los Proyectos exigir copia de los títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorías.

3.J

67. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los




términos de referencia. (Ver Anexo 3Z) Los proyectos de Ejecución Plena deben ingresar y aprobar los contratos a través del sistema FOMS Ver Anexo 3ZA)

68. El personal administrativo debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato (Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descritas en el párrafo 30.

69. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del personal administrativo que sea necesario contratar hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos.

70. Los contratos se emiten en dos ejemplares originales: a. un ejemplar para la persona contratada b. un ejemplar para los archivos del Proyecto


72. Los contratos de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T) pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda (Anexo 3.L) al contrato original. Las razones por las cuales se generan enmiendas son: a. extensión en la duración del contrato; b. cambios en los términos de referencia; c. cambios en los niveles de remuneración por cambio en los términos de

referencia; d. cambio de dedicación;


73. Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se debe respetar el plazo de 15 días de notificación previa establecido en el contrato.

74. Las normas y procedimientos son los mismos que se aplican a los profesionales nacionales descritos a partir del párrafo 38


75. Los canales de comunicación difieren cuando se opta por la ejecución nacional plena




o la ejecución nacional parcial.



a. El pago de honorarios responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.

b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD para que suspenda el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

c. El período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar los pagos es de tres meses.

c. El período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.

d. Las notificaciones y/o certificaciones de pagos deben ser recibidas en el PNUD antes del día 20 de cada mes para asegurar una oportuna acción, ya sea para incluir o suspender pagos.


todo el personal administrativo (aún cuando haya sido contratado con apoyo del PNUD), que haga entrega de los recibos del tipo "B" o "C" según corresponda, de acuerdo con la Resolución General 3419/91 por los pagos realizados mediante cheque y/o acreditación en cuenta bancaria.





78. El Proyecto puede proceder a la interrupción de los pagos en caso de que el contratado no cumpla con la entrega de los recibos. El Proyecto puede continuar con los pagos tan pronto como se regularice la situación.

79. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los proyectos habiliten - para cada uno de los técnicos administrativos contratados - una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, y toda otra documentación relacionada con la contratación.

80. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales del personal administrativo a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido.




E. CAPACITACION

Capacitación y becas: componente 30 del presupuesto Becas individuales: rubro 31 del presupuesto (subrubros 31.01 al 31.98). Capacitación de grupos/viajes de estudios/organización de eventos: rubro 32 del presupuesto (subrubros 32.01 al 32.98). Capacitación en el servicio: rubro 33 del presupuesto (subrubros 33.01 al33.98). Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.

QUIENES PUEDEN AUTORIZAR LA CAPACITACION?

81. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO).

A QUIENES SE PUEDE PROPORCIONAR CAPACITACION?

82. Al personal profesional de planta del Organismo Gubernamental de Ejecución. No se puede proporcionar capacitación, asistencia a congresos, seminarios, etc., a los profesionales y/o administrativos contratados con recursos del Proyecto, excepto en los casos de proyectos financiados por organismos multilaterales de crédito, cuando se cuente con la correspondiente autorización o no objeción de dicha fuente.

QUE CAPACITACION PUEDEN RECIBIR?

83. Sólo se puede autorizar la capacitación prevista y presupuestada en el documento de Proyecto.

COMO SE PUEDE REALIZAR LA CAPACITACION? 84.

MODALIDADES DE CAPACITACION

A. Becas Individuales Programas estructurados de estudios en el exterior (cursos, seminarios o talleres) de más de 6 meses ininterrumpidos de duración.

B. Viajes de Estudio Visita a instituciones en el exterior por un período máximo de 2 meses a fin de adquirir conocimientos vinculados a las funciones desempeñadas





dentro del Organismo Gubernamental de Ejecución.

C. Capacitacion en Grupo Cursos, seminarios, talleres, simposia y visitas a Proyectos similares en el exterior o en el país por períodos muy breves, máximo 2 semanas.

D. Capacitacion en Servicio Programas especiales de capacitación en el lugar de trabajo.

85. En los casos de capacitación en grupo o en servicio dentro del país, se puede suscribir un

acuerdo sobre obra realizada (Anexo 3.V) a fin de cubrir la participación de docente(s) o conferenciante(s) en esta actividad.

QUE NORMAS SE APLICAN? 86.


a. Todos los gastos inherentes a la capacitación (viajes, viáticos/estipendios, costos de matrículas, libros, etc.) se imputan al subrubro de capacitación correspondiente.

b. Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el estipendio mensual máximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas

c. El Proyecto debe asegurarse que el personal a ser capacitado conserve el pago continuo de sus salarios mientras dure la capacitación.

d. En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el éxito de la capacitación, resulte necesario reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos derivados de su participación tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podrá abonar -por un plazo predeterminado expresamente al momento de iniciarse la capacitación- una asignación cuyo monto se determinará teniendo en cuenta dichos costos.

QUE DOCUMENTACION SE DEBE PRESENTAR?

87. La documentación básica requerida para procesar actividades de capacitación es la siguiente:


a. Constancia de la intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional de acuerdo a las normas y procedimientos que






regulen la relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución.

b. Solicitud de capacitación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso que tales funciones le hubieren sido delegadas.

c. Objetivos de la capacitación e impacto esperado en el desempeño de las funciones dentro del Organismo Gubernamental de Ejecución.

d. Curriculum vitae de capacitadores y del personal a capacitar.

e. Convenios con países e instituciones anfitrionas según corresponda.




VIAJES

Viajes en comisión de servicio: rubro 15 del presupuesto. Viajes locales: subrubros 15.01-15.97. Participación en congresos, seminarios locales, etc.: subrubro 15.98.

QUIENES PUEDEN AUTORIZAR LOS VIAJES?

88. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO).

QUIENES PUEDEN VIAJAR?

89. El personal profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto y personal de la contraparte nacional asignado para trabajar en el Proyecto mediante una decisión expresa y escrita del Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, según corresponda.

PARA QUE SE PUEDE VIAJAR?

90. Únicamente para el cumplimiento de las actividades del Proyecto. Los viajes se estiman según costos reales e incluye: a. los viajes al exterior y b. a ciudades dentro del país

COMO SE TRAMITAN LOS PASAJES AEREOS Y DE CABOTAJE?

91. La compra de pasajes para el personal de los Proyectos deberá sujetarse a los siguientes principios:

CONCEPTO DESCRIPCIÓN

Norma La compra de los pasajes se hace por la ruta más directa y la tarifa más conveniente y económica.

Los pasajes de viajes con más de 9 horas de vuelo pueden ser emitidos en clase ejecutiva.

Propósito del Viaje Cumplimiento de las actividades del Proyecto.




Tarifas y Gastos de Emisión

Se deberá optar por la tarifa más reducida, solicitando cotización de cada pasaje a OCOVU (Oficina de Coordinación de Vuelos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto) y a la agencia utilizada por la Oficina del PNUD.

Agencia utilizada por el PNUD:

Tour Service San Martín 965, piso 2 (1004) Capital Federal Tel: 4311-2215/2384/2453 4313-4468/4479 Fax: 4313-4463 E-mail: [email protected]

OCOVU: Esmeralda 1212, piso 2 (1007) Capital Federal Tel: 4819-7688 Fax: 4819-7689 E-mail: [email protected]

92. Los proyectos deberán procesar solicitud de pasajes aéreos y viáticos a través del sistema FOMS .(ver Anexo 3ZB para ejecución parcial y Anexo 3ZC para ejecución plena).

93. Las facturas de pasajes aéreos correspondientes a proyectos de ejecución parcial deben ser enviadas por las agencias a cada proyecto para conformarla y tramitar el pago en el PNUD

94. Los proyectos podrán optar por otra agencia de viajes si la tarifa ofrecida fuera más conveniente que la utilizada por las agencias indicadas en el punto 91. Se deberá dejar copia de la documentación de respaldo en los archivos del proyecto.

CUANTO SE PUEDE PAGAR DE VIATICOS?

95. Los Proyectos podrán establecer sus propias tarifas para los viáticos aplicables en el territorio argentino, de acuerdo con las especiales características, requerimientos y localización de cada programa. En ningún caso dichas tarifas podrán exceder las del PNUD, las cuales son las siguientes, a partir del 16 de mayo de 2002:

CIUDAD PRIMEROS 60 DIAS

A PARTIR DEL DIA 61 AL 120

Buenos Aires (en US$) (*) US$ 158 US$ 118




Bariloche, Trelew, Usuhaia, Córdoba, Mar del Plata y Salta

$ 203 $ 152

Resto del país $ 175 $ 131

(*) El valor en moneda local para la ciudad de Buenos Aires variará según la tasa de cambio, dado que el viático para esta ciudad está basado en dólares, tomándose un valor de US$ 158 para el valor consignado, el que podrá recalcularse a la fecha del viaje en caso de haber variado el tipo de cambio

96. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional plena, la determinación de dichas tarifas deberá estar adecuadamente formalizada a fin de facilitar las auditorías. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional parcial, salvo expresa solicitud del Proyecto, se aplicarán los viáticos del PNUD.

97. Se deberá consultar a la oficina del PNUD en los siguientes casos:

a) Para determinar las tarifas vigentes correspondientes a viáticos en el exterior.

b) Para aquellas situaciones excepcionales en que fuera necesario alojarse en un hotel de costo muy elevado, en cuyo caso se podrá considerar la aplicación de viáticos suplementarios. Para ello, se deberá conservar la factura original del hotel.

c) Para los casos en que se provea de alojamiento y/o comida sin cargo, en cuyo caso se deberá realizar una reducción en el monto del viático.

QUE OTROS GASTOS SE RECONOCEN ADEMAS DE LOS VIATICOS?

98. Se reconocen los gastos terminales reales incurridos para el traslado desde el aeropuerto, estación, etc. hasta el destino local. Estos gastos no deben exceder al equivalente de 14 pesos para cada uno de los traslados dentro del país. En el caso de viajes internacionales los gastos terminales no podrán exceder el equivalente de 27 dólares estadounidenses para cada aeropuerto.

99. Viajes en automóvil privado relacionados con las actividades del Proyecto. La tarifa vigente por kilómetro recorrido es de US$ 0.10 o su equivalente en moneda nacional

100. A los consultores contratados para trabajar (sede del Proyecto o lugar de trabajo) en un lugar distinto de su residencia habitual, se les pueden aplicar las siguientes normas:

a) No corresponde compensación alguna si la distancia entre el lugar de residencia y la sede del Proyecto no excede los 100 km,

b) Si la distancia excede 100 km, las posibles compensaciones son:

i. Un pasaje semanal (ida y vuelta) por vía aérea o terrestre entre el lugar de residencia permanente y el lugar de trabajo;

ii. Un viático de US$ 55 (pagaderos en pesos a la tasa de cambio operacional del




PNUD) por cada día que resida en el lugar de trabajo.

101. Los gastos abonados para posibilitar la participación en congresos, seminarios, etc.

COMO SE LIQUIDA EL VIATICO DIARIO?

102.

a. Se paga un viático completo por el día en el cual empieza el viaje de acuerdo con la escala vigente para el lugar de arribo.

b. Por cada período sucesivo de 24 horas (de medianoche a medianoche) se paga un viático completo, excepto para el día en que el viaje finaliza (no se reconoce viático).

c. Se aplica la escala del lugar en donde se pernocte.

d. Se paga el 40% del valor del viático completo cuando el viaje excede más de 10 horas pero no se extiende más allá de la medianoche. Si el viaje es menos de 10 horas no corresponde pago de viáticos.

COMO Y CUANDO SE LIQUIDAN LAS RENDICIONES DE VIAJE? 103.


a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del país se liquidan de acuerdo a la escala correspondiente y son pagadas en pesos, mediante cheque o transferencia bancaria.

a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del país se liquidan de acuerdo a la escala de correspondiente y son pagadas en pesos o dólares estadounidenses, mediante cheque o transferencia bancaria.

b. Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la misión es por más de dos días.

c. La liquidación de los viáticos debe realizarse dentro de las 48 horas de concluida la misión mediante la presentación del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en original , al cual se adjunta el pasaje utilizado.

c. El Proyecto debe enviar al PNUD la liquidación de los viáticos dentro de las 48 horas de concluida la misión mediante la presentación del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en original, a lo que se adjunta el pasaje utilizado.

d. El interesado puede solicitar copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al momento de recibir el pago.

d. El interesado puede al solicitar al PNUD copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al momento de recibir el pago.

104. Gastos de misiones relacionadas con la preparación y la ejecución del Proyecto.




Gastos de misión: rubro 16 del presupuesto. Viajes al exterior: subrubros 16.01 a 16.95. Evaluaciones externas y misiones técnicas: subrubro 16.96. Auditorías: subrubro 16.97. Participación en congresos, seminarios, etc. en el exterior: subrubro 16.98.

QUIENES ACUERDAN UNA MISION?

105. La Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO), la Dirección Nacional del Proyecto y el PNUD, a iniciativa de cualquiera de ellas.

CUALES SON LOS VIAJES RELACIONADOS CON LOS GASTOS DE MISIONES?

106. Aquellos vinculados a la revisión y evaluación de las actividades del Proyecto.

107. Los gastos previstos en este rubro deben ser incluidos en el rubro 16 del presupuesto.

108. Los trámites relativos a la contratación de consultores para misiones serán realizados directamente por el PNUD.

109. Los gastos se refieren a remuneraciones, gastos de viaje y gastos conexos correspondientes a la contratación de consultores para tareas especiales en las revisiones y evaluaciones de las actividades del Proyecto.

110. En circunstancias excepcionales y con la debida justificación por escrito, los oficiales de Gobierno pueden efectuar viajes para asistir a una reunión intergubernamental de las Naciones Unidas relacionada con actividades del Proyecto debitando el rubro 16.


111. Unicamente para el cumplimiento de las actividades de la misión. Los viajes se estiman según costos reales e incluye: a. los viajes al exterior y hacia la Argentina y b. a ciudades dentro del país

CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAR PASAJES?

112. Los mismos que se aplican para el rubro 15


113. Se aplica la misma tarifa mencionada para el rubro 15.





114. Se aplican las mismas normas mencionadas para el rubro 15.


115. Se reconocen gastos terminales y viajes en automóvil privado en el territorio nacional siguiendo las mismas normas para el rubro 15.

COMO Y CUANDO SE LIQUIDAN LAS RENDICIONES DE VIAJE?





G- ANEXOS REFERIDOS AL CAPITULO III - RECURSOS HUMANOS


Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Servicios Profesionales/Locación de Obra) para profesionales Internacionales

3.A

Carta de Ofrecimiento de Consultoría para profesionales Internacionales 3.B

Declaración Jurada para Profesionales Internacionales 3.C

Contrato de Locación de Servicios para Profesionales Nacionales y Administrativos 3.D

Contrato de Locación de Obra 3.E

Descripción de Funciones 3.F

Términos de Referencia (formulario e instrucciones) 3.G

Escala de Honorarios Mensuales de Profesionales Nacionales 3.H

Solicitud de Contratación (formulario e instrucciones) 3.I

Modelo de Curriculum Vitae (formato sugerido) 3.J

Declaración Jurada sobre incompatibilidades y situación impositivo-previsional 3.K

Modelo de Enmienda al texto del contrato 3.L

Modelo de Notificación de Rescisión de Contrato por Decisión del Proyecto 3.M

Convenio de Rescisión 3.N

Modelo de Certificación de Avance por Rescisión de Contrato 3.O

Modelo de Notificación de Rescisión de Contrato por Decisión del Contratado 3.P

Modelo de Subcontrato de Servicios Profesionales 3.Q

Modelo de Carta Acuerdo 3.R

Modelo de Acuerdo de Préstamo Reembolsable 3.S

Cláusulas para contratos de alquiler de locales 3.SS

Contrato de Locación de Servicios Técnicos de Apoyo a Proyectos 3.T

Escala de Honorarios Mensuales para Técnicos de Apoyo a Proyectos 3.U

Modelo de Acuerdo sobre Obra Realizada 3.V

Formulario de Solicitud de Pasajes 3.W

Formulario de Reembolso de Gastos de Viaje 3.Y

Procedimiento para solicitar contratos de consultores. Sistema FOMS (Ej ecución parcial) 3.Z

Procedimiento para solicitar contratos de consultores. Sistema FOMS (Ej ecución plena) 3.ZA





Procedimiento para la adquisición de Pasajes Aéreos. Sistema FOMS (Ej ecución parcial) 3.ZB

Procedimiento para la adquisición de Pasajes Aéreos. Sistema FOMS (Ej ecución plena) 3.ZC








A. PROFESIONALES INTERNACIONALES

Componente personal del Proyecto: componente 10 del presupuesto Expertos: subrubro 11.01 a 11.48 del presupuesto (contratos de más de 6 meses) Consultores: subrubros 11.50 al 11.97 del presupuesto (contratos de hasta 6 meses). Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.


2. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto, con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO)

PARA QUE SE PUEDE CONTRATAR PROFESIONALES INTERNACIONALES?

3. Los profesionales internacionales se pueden contratar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento del Proyecto.


4. Se puede contratar únicamente a profesionales extranjeros con residencia en el exterior.

5. Los profesionales argentinos residentes en el exterior sólo pueden ser contratados en Proyectos del programa nacional de acuerdo con los arreglos contractuales y honorarios aplicables al personal profesional nacional. Estos honorarios pueden incluir una compensación por los compromisos permanentes que tengan en el país de residencia.




COMO SE PUEDE CONTRATAR LOS PROFESIONALES INTERNACIONALES?

6. Los profesionales internacionales se pueden contratar a través de un contrato de:

a. Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Servicios Profesionales)- (Anexo 3.A) b. Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Obra) - (Anexo 3.A)


LOCACION DE SERVICIOS LOCACION DE OBRA

Se busca contratar el tiempo del consultor y los resultados.

Se busca contratar la entrega de resultados específicos.

Forma de pago: si el contrato excede el mes, el pago es mensual, con controles de avance a determinar. El pago final está sujeto a comprobación y certificación del alcance de los resultados.

La forma de pago es por resultados parciales. El pago final está sujeto a la entrega de los resultados finales.

DURACION

EJECUCION NACIONAL PARCIAL/EJECUCION NACIONAL PLENA

No se podrán extender contratos por un período mayor a 11 meses consecutivos. Si fuera necesario continuar con los servicios del consultor, se deberá realizar una interrupción de 4 meses, luego de la cual sólo se podrá extender la contratación por otros 11 meses. En caso de que se requiera una contratación por un tiempo mayor o que no pueda ser interrumpida, la misma deberá realizarse únicamente a través de una Agencia de Implementación (UNOPS) u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas.


Los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, ya que el Acuerdo Básico suscripto entre el PNUD y el Gobierno Argentino, en su Artículo IX, inciso 4 a) establece que "el Gobierno concederá a todas las personas, con excepción de los nacionales del Gobierno contratados localmente, que presten servicios por cuenta del PNUD... los mismos privilegios e inmunidades que a los funcionarios de las Naciones Unidas" y según la aclaración del inciso 5 por la que se indica que la expresión "personas que presten servicios..." comprende a los expertos operacionales, voluntarios, consultores, así como a las personas jurídicas y físicas y a sus empleados", los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas. Por lo tanto, y tal como establecido en el Artículo V, Sección 18 de dicha Convención, los consultores y expertos internacionales: Estarán inmunes contra todo proceso judicial respecto a palabras escritas o habladas y a todos los actos ejecutados en su carácter oficial. Estarán exentos dentro de la República Argentina de impuestos sobre los sueldos y emolumentos pagados por la Organización.




DURACION

Estarán inmunes a todo servicio de carácter nacional. Estarán inmunes, tanto ellos como sus esposos/as e hijos menores de edad, de toda restricción de inmigración y de registro de extranjeros. Se les acordará por lo que respecta al movimiento internacional de fondos, franquicias iguales a las que disfrutan funcionarios de categorías equivalentes pertenecientes a las misiones diplomáticas acreditadas ante el Gobierno. Se les dará a ellos y a sus esposos/as e hijos menores de edad las mismas facilidades de repatriación en época de crisis internacional de que gozan los agentes diplomáticos.

Acreditación: Todas las misiones de profesionales internacionales serán informadas por el PNUD al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto para comunicación oficial y acreditación, según se trate de contratos de menos/más de tres meses. Por tal motivo, en el caso de la ejecución nacional plena, el Proyecto deberá notificar al PNUD los detalles de la contratación.

COMO SE SELECCIONA A LOS PROFESIONALES INTERNACIONALES?

7. La selección de los profesionales internacionales se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas en el documento de Proyecto.

8. El Proyecto es responsable de efectuar la búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes que cumplan con los requisitos para cada función y de preseleccionar un candidato para ser contratado. Podrá solicitar el apoyo de la oficina del PNUD y a través del mismo, el de las agencias especializadas del Sistema de las Naciones Unidas a fin de identificar al especialista requerido. Los antecedentes de este proceso de búsqueda y evaluación serán conservados en el Proyecto y pueden ser solicitados en cumplimiento de planes de auditoría, si se considera necesario. El procedimiento de selección descripto no será aplicable cuando se trate de la renovación de un contrato dentro del mismo proyecto o de una continuación de este último.

9. No son elegibles para ser contratados como profesionales internacionales del Proyecto aquellos que:

a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.A) o de servicio (Anexo 3.A) vigente con el PNUD cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

b. sean funcionarios de organismos internacionales o nacionales.





10. En la determinación de los honorarios se tendrán en cuenta los siguientes factores:

a. Complejidad del Proyecto

b. Calificaciones y experiencia del profesional

c. Duración de la misión

11. Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o global, entendiéndose en este último caso que el monto incluye compensación por pasaje y viáticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria, se deberá certificar la cantidad exacta de días trabajados al término de la misión. En ningún caso el monto diario por honorarios, o sea sin incluir pasaje y viáticos, podrá exceder los US$ 500, excepto cuando haya una aprobación expresa del organismo de financiación.

PASAJE Y VIATICOS

12. El pasaje y los viáticos correspondientes a la misión del consultor podrán ser proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total del contrato, tal como se menciona en el párrafo 9.

13. Los viáticos aplicables son los establecidos por Naciones Unidas de acuerdo con las tarifas que se detallan en el párrafo 11 y subsiguientes.

14. Cabe destacar que los viáticos son aplicables para misiones de corta duración. No podrán abonarse viáticos después del sexto mes de contrato ya que se infiere que el consultor habrá realizado arreglos para establecerse durante períodos de mayor duración. En estos casos, los honorarios convenidos deberán tomar en cuenta este factor.


INTERNACIONAL?

15. La documentación básica requerida para este tipo de contratación es la siguiente:


a. Constancia de intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional de acuerdo con las normas y






procedimientos que regulen la relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución.

b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto.

3.I

c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. 3.J

e. Certificado médico de buena salud. Los consultores de más de 65 años deberán realizar un examen médico completo con anterioridad al comienzo de la misión. Este examen deberá ser remitido a la oficina del PNUD.

16. El Proyecto enviará al profesional seleccionado una Carta de Ofrecimiento de Consultoría (Anexo 3.B) en la que se detallan las condiciones de la contratación.

17. En el momento de suscribir el contrato, el consultor debe firmar una Declaración Jurada para Profesionales Internacionales (Anexo 3.C) ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descriptas en el párrafo 11.


19. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato (Anexo 3K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descriptas en el párrafo 9. Dicha declaración debe ser actualizada al menos una vez al año.

20. En los proyectos de ejecución nacional plena los contratos son firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto; en los proyectos de ejecución nacional parcial , los contratos son firmados por el Representante Residente o por el funcionario del PNUD por él designado.




CUANDO SE DEBE PAGAR LOS HONORARIOS?



a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.




c. Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto.


d. Para las locaciones de obra todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Director Nacional del Proyecto debe certificar por nota al PNUD todos los pagos a efectuar.

e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato. El 30% restante que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto


21. Para el caso de contrataciones realizadas por un monto global que incluye pasaje y viáticos, se podrá realizar un anticipo por un monto equivalente al de estos conceptos al comienzo de la misión.








B - PROFESIONALES NACIONALES

Componente personal del Proyecto: componente 10 del presupuesto Personal profesional para el Proyecto contratado en el país: subrubros 17-01 al 17-98 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.


22. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

PARA QUE SE PUEDE CONTRATAR PROFESIONALES NACIONALES?

23. Los profesionales nacionales se pueden contratar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto.


24. Se puede contratar a profesionales argentinos o extranjeros con residencia en el país. COMO SE PUEDE CONTRATAR LOS PROFESIONALES NACIONALES?




25. Los profesionales nacionales se pueden contratar a través de un contrato de:

a. locación de servicios profesionales (Anexo 3.D), o

b. locación de obra (Anexo 3.E)

c.


LOCACION DE SERVICIOS PROFESIONALES LOCACION DE OBRA

a. Concurre a las oficinas del Proyecto a. No es imprescindible que concurra a las oficinas del Proyecto

b. En general integra un equipo de trabajo b. En general no integra un equipo de trabajo

c. La forma de pago es mensual, con control de avance trimestral. El pago final sujeto a comprobación de alcance de los resultados

c. La forma de pago es por resultados parciales. El pago final está sujeto a la entrega de los resultados finales.

d. Se busca contratar el tiempo del consultor y los resultados

d. Se busca contratar la entrega de resultados específicos

26. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos, renovables de acuerdo a las necesidades del Proyecto. En el caso que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período total máximo de 6 meses.

27.


a. El desempeño profesional es independiente y autónomo, corriendo por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República de Argentina.


En el caso de locaciones de obra o de servicios con responsables inscriptos en el IVA, el honorario pactado de acuerdo a lo establecido en el párrafo 26 se considerará que no incluye el impacto de dicho impuesto. En este caso, la facturación y emisión del correspondiente certificado se realizará de acuerdo a lo establecido en la Resolución 3349/91 de la DGI.

Tanto para el caso de la "Ejecución Nacional Plena" como de la "Ejecución Nacional Parcial" el Proyecto solicitará al PNUD la emisión del certificado, adjuntando a tal efecto una copia de la correspondiente factura.










LOCACION DE OBRA Y DE SERVICIOS

a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F), los resultados inmediatos a lograr y criterios de éxito contenidos en los términos de referencia (Anexo 3.G) así como el cronograma de actividades a desarrollar se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)


c. Ubicación del consultor a contratar de acuerdo con la descripción de funciones (Anexo 3.F) correspondiente en la escala de honorarios mensuales a consultores – Anexo 3.H. La posición en el rango será determinada evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes del consultor a dichos requisitos.

d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario-día (honorario mensual total dividido 21.75).

e. En aquellos casos en que, para asegurar el cumplimiento de los fines del proyecto, sea necesario contratar a profesionales que, por sus especiales características, deban ser remunerados con honorarios especiales, el PNUD en consulta con la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional podrá, excepcionalmente, autorizar la aplicación de honorarios superiores en un 10% para algunas o todas las funciones y rangos de la escala Anexo 3.H . La nueva escala así determinada deberá formar parte del Documento de Proyecto.

COMO SE SELECCIONA A LOS PROFESIONALES NACIONALES?




29. La selección de los profesionales nacionales (PPNP) se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas en el documento de Proyecto.


No son elegibles para ser contratados como profesionales del Proyecto aquellos que:

a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.E) o de servicios (Anexo 3.D) vigente con alguno otro Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

b. sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con dedicación simple.

c. estén colaborando en el equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún proyecto que coincida con el período de la contratación;

d. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;

e. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;

f. estén contratados como funcionarios de organismos internacionales;

g. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren procesados y/o inhabilitados.

h. sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana del Director Nacional del Proyecto o de una persona con un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto; en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.





NACIONAL?





b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto 3.I

c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada, debiendo los Proyectos exigir copia de los títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorías.

d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. No se requiere la presentación ante PNUD de ningún documento mencionado en el mismo, debiendo los Proyectos exigir copia de loa títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorias.

3.J

32. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el Director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los términos de referencia.

33. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato

(Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones




descritas en el párrafo 30.

34. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del profesional hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos.

35. Los contratos se emiten en dos ejemplares originales: a. un ejemplar para el profesional b. un ejemplar para los archivos del Proyecto


37. Los contratos de locación de servicios (Anexo 3.D) y los de locación de obra (Anexo 3.E) pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda (Anexo 3.L) al contrato original. Las razones por las cuales se generan enmiendas son: a. extensión en la duración del contrato; b. cambios en los términos de referencia; c. cambios en los niveles de remuneración por cambio en los términos de referencia; d. cambio de dedicación; e. interrupción por un período determinado.


38. Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director Nacional del Proyecto, por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se debe respetar el plazo de 15 días de notificación previa establecido en el contrato, de acuerdo al siguiente procedimiento:



i. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, según corresponda, informará personalmente al profesional sobre la rescisión del contrato y los motivos de la misma, entregando bajo recibo la Notificación de Rescisión (Anexo 3.M).

ii. En esa reunión se acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación previa, de los trabajos que se encuentren en proceso.

iii. La copia de la Notificación de Rescisión de Contrato (Anexo 3.M) que contiene el acuse de recibo del profesional será remitida en forma inmediata a la oficina de administración. La administración preparará el Convenio de

iii. La copia de la Notificación de Rescisión de contrato que contiene el acuse de recibo del profesional será remitida en forma inmediata al PNUD.

El PNUD preparará el Convenio de Rescisión






Rescisión (Anexo 3.N). (Anexo 3.N).

iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará a la administración la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O).

iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O).

v. Contando con la certificación, la administración efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

v. Contando con la certificación, el PNUD efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

b. RESCISION POR DECISION DEL CONTRATADO


i. El profesional notificará al Director Nacional o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, su decisión de rescindir el contrato;

ii. El Director Nacional o el Coordinador acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación, de los trabajos que se encuentren en proceso.

iii. La Coordinación enviará el original de la Notificación de Rescisión de Contrato (Anexo 3.P) a la administración para preparar el convenio de rescisión (Anexo 3.N).

iii. La Coordinación enviará el original de la Notificación de Rescisión (Anexo 3.P) al PNUD para preparar el convenio de rescisión (Anexo 3.N).

iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por el profesional, la Coordinación enviará a la administración la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O);

iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por el profesional, la Coordinación enviará al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O);

v. La administración efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

v. El PNUD efectuará el pago final al profesional, previa firma del Convenio de Rescisión (Anexo 3.N).

c. RESCISION POR MUTUO ACUERDO





i. En estos casos se deberá actuar como si se tratase de una rescisión por decisión del contratado.





a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecido en el contrato.




c. Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto.


d. Para las locaciones de obra todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, debe certificar por nota al PNUD todos los pagos a efectuar.

e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato; el 30% restante que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto. Los porcentajes mencionados no son de aplicación cuando se pacta un cronograma de pagos mensual, con todos los pagos iguales.







g. En los proyectos con financiamiento BID, tanto en los contratos de locación de servicios como en aquellos de locación de obra, el pago final, sujeto a aprobación del informe final, no podrá ser inferior al 10 % del monto total del contrato


todos los profesionales nacionales, con contratos de locación de servicios o de obra, que hagan entrega de los recibos del tipo "B" o "C" según corresponda, de acuerdo con la Resolución General 3419/91 por los pagos realizados mediante cheque y/o acreditación en cuenta bancaria.


42. El Proyecto debe proceder a la interrupción de los pagos en caso de que el contratado no cumpla con la entrega de los recibos. El Proyecto puede continuar con los pagos tan pronto como se regularice la situación.

43. Sistema de archivos. A efectos de unificar los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada uno de los profesionales nacionales contratados - una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, informes de avance, informes finales y toda otra documentación relacionada con la contratación. Se exige que haya copia del título profesional y de las inscripciones impositivas y previsionales en los archivos individuales, con la firma del consultor responsabilizándose por su autenticidad.

44. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales de los profesionales nacionales a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido.








C. EMPRESAS CONSULTORAS

Subcontratos: componente 20, rubros 21-28 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente (21.01 al 21.98 y subsiguientes). Incluye el alquiler de locales (Anexo 3.SS)

QUIENES PUEDEN SUBCONTRATAR? 45. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación

del Director Nacional. PARA QUE SE PUEDEN REALIZAR SUBCONTRATACIONES? 46. Las subcontrataciones se pueden realizar únicamente para el cumplimiento de las

actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto. Pueden incluir el alquiler de locales.

A QUIEN SE PUEDE SUBCONTRATAR?




47. A instituciones públicas o privadas o empresas consultoras nacionales o extranjeras. COMO SE PUEDEN REALIZAR LAS SUBCONTRATACIONES? 48. A través de:

a. subcontrato de servicios profesionales (Anexo 3.Q), b. carta acuerdo (Anexo 3.R). c. acuerdo de préstamo reembolsable (Anexo 3.S),


SUBCONTRATO Definición: Es un acuerdo suscripto con una institución o empresa privada para realizar actividades específicas de acuerdo a los términos de referencia (Anexo 3.Q) que forman parte del mismo.

CARTA ACUERDO Definición: Es un convenio suscripto con entidades gubernamentales, Agencias del Sistema de las Naciones Unidas (salvo que actúen como Agencia de Ejecución) y organismos no gubernamentales (ONGs).

ACUERDO DE PRESTAMO

REEMBOLSABLE

Definición: Es un convenio suscripto con un Gobierno, institución o empresa privada mediante el que se reintegra el costo de los servicios de uno o varios profesionales preseleccionados que pertenecen al cuadro técnico de la entidad.

COMO SE SELECCIONAN LAS EMPRESAS CONSULTORAS? 49. Mediante la comparación de ofertas competitivas de acuerdo a los procedimientos

que, dependiendo del valor total involucrado en el subcontrato, se describen en el capítulo IV "Recursos Físicos" para la compra de equipos.

50. La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA REALIZAR UNA SUBCONTRATACION? 51. La invitación a presentar propuestas y su cotización debe de realizarse en base a

términos de referencia específicos. Las propuestas deben incluir un listado y curricula vitae de los profesionales que se afectarán a las tareas, con detalle de su dedicación en base a meses/persona, así como un análisis de otros gastos si los hubiera.




Cabe destacar que serán de aplicación a los profesionales afectados a subcontratos las condiciones de no elegibilidad indicadas en el punto 30 del capítulo III Recursos Humanos, B Profesionales Nacionales.

En la invitación se debe indicar que, a los fines de la facturación, se aplique la Resolución General No.3349/91 de la DGI que establece un régimen especial para el ingreso del IVA.

52. Las propuestas deberán asimismo incluir:

a. Cronograma de pagos, de acuerdo con el avance de las tareas. Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15% del monto total.

Todos los pagos deben ser certificados por el Director Nacional del Proyecto.

b. Documentación que certifique la representatividad legal de la persona que firmará el contrato en nombre de la empresa.

c. Constancia de inscripción en la DGI (CUIT o Clave de Identificación Especial).

QUE INFORMACION SE DEBE PRESENTAR AL PNUD? 53. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema

FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo de la empresa. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica y de los términos de referencia y la lista del personal involucrado.

54. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada una de las empresas consultoras o instituciones - una carpeta con todos los antecedentes de la subcontratación, copias de las facturas correspondientes, informes de avance, informes finales y toda otra documentación relacionada con la subcontratación.








D- PERSONAL ADMINISTRATIVO

Personal administrativo (técnicos de apoyo): rubro 13 del presupuesto. Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente (13.01 al 13.98).

55. El Organismo Gubernamental de Ejecución debe proporcionar el personal administrativo necesario para llevar a cabo las actividades previstas en el documento de Proyecto. Sólo en casos excepcionales, el documento de Proyecto puede contemplar la asignación correspondiente en el rubro arriba citado.


56. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional, con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

PARA QUE SE PUEDEN CONTRATAR PERSONAL ADMINISTRATIVO?

57. Unicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto.


58. A ciudadanos argentinos o extranjeros con residencia en el país.




COMO SE PUEDE CONTRATAR EL PERSONAL ADMINISTRATIVO?

59. A través de un contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T).



a. Concurre a las oficinas del Proyecto

b. En general integra un equipo de trabajo

c. La forma de pago es mensual, sujeto al cumplimiento del cronograma de avance con control por parte del Director Nacional del Proyecto.

d. Se busca contratar el tiempo de la persona y los resultados.

60. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos. En el caso

que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período máximo de 6 meses.

61.


a. El desempeño es independiente y autónomo, corriendo por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República de Argentina.





d. No está exento del pago de impuestos en virtud del contrato y es su responsabilidad el pago de los mismos, así como inscribirse en el Código Unico de Identificación Tributaria -CUIT.







a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) así como al cronograma de actividades a desarrollar, se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)


c. Ubicación de la función a contratar en la escala de honorarios mensuales a técnicos de apoyo a proyectos – Anexo 3.U. La posición en el rango será determinada evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes de la persona a dichos requisitos.

d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario día (honorario mensual total dividido 21.75).

COMO SE SELECCIONA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO?

63. La selección del personal administrativo se realiza en base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.


65. No son elegibles para ser contratados como personal administrativo del Proyecto aquellos que:

a. Tengan un contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T ) vigente con alguno otro Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

b. Sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con dedicación simple.




c. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;

d. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;

e. estén contratados como funcionarios de organismos internacionales;

f. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren procesados y/o inhabilitados.

g. Sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana de una persona con un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto;

en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA CONTRATAR PERSONAL

ADMINISTRATIVO?





b. solicitud de contratación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.

3.I

c. términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman parte del contrato;

3.G

d. curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. Los Proyectos deben exigir copia de los títulos habilitantes e inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado

d. curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. No se requiere la presentación de ningún documento mencionado en el mismo, debiendo los Proyectos exigir copia de los títulos habilitantes e

3.J





responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorias.

inscripciones impositivas y previsionales, debidamente legalizadas o con la firma del contratado responsabilizándose por la autenticidad de tales documentos y verificar los antecedentes determinantes para la contratación, conservando dicha documentación en los archivos del Proyecto. Los antecedentes pueden ser solicitados en cumplimiento de las auditorías.

67. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los términos de referencia. (Ver Anexo 3Z) Los proyectos de Ejecución Plena deben ingresar y aprobar los contratos a través del sistema FOMS Ver Anexo 3ZA)

68. El personal administrativo debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato (Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones descritas en el párrafo 30.

69. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del personal administrativo que sea necesario contratar hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos.

70. Los contratos se emiten en dos ejemplares originales: a. un ejemplar para la persona contratada b. un ejemplar para los archivos del Proyecto


72. Los contratos de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos (Anexo 3.T) pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda (Anexo 3.L) al contrato original. Las razones por las cuales se generan enmiendas son:

a. extensión en la duración del contrato; b. cambios en los términos de referencia; c. cambios en los niveles de remuneración por cambio en los términos de




referencia; d. cambio de dedicación;


73. Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se debe respetar el plazo de 15 días de notificación previa establecido en el contrato.

74. Las normas y procedimientos son los mismos que se aplican a los profesionales nacionales descritos a partir del párrafo 38





a. El pago de honorarios responderá a la obtención de los resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.

b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto debe efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD para que suspenda el pago de honorarios hasta que se regularice la prestación.

c. El período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar los pagos es de tres meses.

c. El período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos, a excepción del pago final, a menos que el Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.






d. Las notificaciones y/o certificaciones de pagos deben ser recibidas en el PNUD antes del día 20 de cada mes para asegurar una oportuna acción, ya sea para incluir o suspender pagos.


todo el personal administrativo (aún cuando haya sido contratado con apoyo del PNUD), que haga entrega de los recibos del tipo "B" o "C" según corresponda, de acuerdo con la Resolución General 3419/91 por los pagos realizados mediante cheque y/o acreditación en cuenta bancaria.


78. El Proyecto puede proceder a la interrupción de los pagos en caso de que el contratado no cumpla con la entrega de los recibos. El Proyecto puede continuar con los pagos tan pronto como se regularice la situación.

79. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los proyectos habiliten - para cada uno de los técnicos administrativos contratados - una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, y toda otra documentación relacionada con la contratación.

80. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales del personal administrativo a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido.








E. CAPACITACION

Capacitación y becas: componente 30 del presupuesto Becas individuales: rubro 31 del presupuesto (subrubros 31.01 al 31.98). Capacitación de grupos/viajes de estudios/organización de eventos: rubro 32 del presupuesto (subrubros 32.01 al 32.98). Capacitación en el servicio: rubro 33 del presupuesto (subrubros 33.01 al33.98). Se debe indicar en todos los casos el subrubro correspondiente.

QUIENES PUEDEN AUTORIZAR LA CAPACITACION?

81. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

A QUIENES SE PUEDE PROPORCIONAR CAPACITACION?

82. Al personal profesional de planta del Organismo Gubernamental de Ejecución. No se puede proporcionar capacitación, asistencia a congresos, seminarios, etc., a los profesionales y/o administrativos contratados con recursos del Proyecto, excepto en los casos de proyectos financiados por organismos multilaterales de crédito, cuando se cuente con la correspondiente autorización o no objeción de dicha fuente.




QUE CAPACITACION PUEDEN RECIBIR?

83. Sólo se puede autorizar la capacitación prevista y presupuestada en el documento de Proyecto.

COMO SE PUEDE REALIZAR LA CAPACITACION? 84.


A. Becas Individuales Programas estructurados de estudios en el exterior (cursos, seminarios o talleres) de más de 6 meses ininterrumpidos de duración.

B. Viajes de Estudio Visita a instituciones en el exterior por un período máximo de 2 meses a fin de adquirir conocimientos vinculados a las funciones desempeñadas dentro del Organismo Gubernamental de Ejecución.

C. Capacitacion en Grupo Cursos, seminarios, talleres, simposia y visitas a Proyectos similares en el exterior o en el país por períodos muy breves, máximo 2 semanas.

D. Capacitacion en Servicio Programas especiales de capacitación en el lugar de trabajo.

85. En los casos de capacitación en grupo o en servicio dentro del país, se puede suscribir un

acuerdo sobre obra realizada (Anexo 3.V) a fin de cubrir la participación de docente(s) o conferenciante(s) en esta actividad.

QUE NORMAS SE APLICAN? 86.


a. Todos los gastos inherentes a la capacitación (viajes, viáticos/estipendios, costos de matrículas, libros, etc.) se imputan al subrubro de capacitación correspondiente.

b. Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el estipendio mensual máximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas

c. El Proyecto debe asegurarse que el personal a ser capacitado conserve el pago continuo de sus salarios mientras dure la capacitación.





d. En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el éxito de la capacitación, resulte necesario reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos derivados de su participación tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podrá abonar -por un plazo predeterminado expresamente al momento de iniciarse la capacitación- una asignación cuyo monto se determinará teniendo en cuenta dichos costos.

QUE DOCUMENTACION SE DEBE PRESENTAR?

87. La documentación básica requerida para procesar actividades de capacitación es la siguiente:




b. Solicitud de capacitación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso que tales funciones le hubieren sido delegadas.

c. Objetivos de la capacitación e impacto esperado en el desempeño de las funciones dentro del Organismo Gubernamental de Ejecución.

d. Curriculum vitae de capacitadores y del personal a capacitar.

e. Convenios con países e instituciones anfitrionas según corresponda.








F. VIAJES

Viajes en comisión de servicio: rubro 15 del presupuesto. Viajes locales: subrubros 15.01-15.97. Participación en congresos, seminarios locales, etc.: subrubro 15.98.

QUIENES PUEDEN AUTORIZAR LOS VIAJES?

88. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación del Director Nacional del Proyecto con copia a la Oficina del PNUD y a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

QUIENES PUEDEN VIAJAR?

89. El personal profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto y personal de la contraparte nacional asignado para trabajar en el Proyecto mediante una decisión expresa y escrita del Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, según corresponda.


90. Únicamente para el cumplimiento de las actividades del Proyecto. Los viajes se estiman según costos reales e incluye: a. los viajes al exterior y




b. a ciudades dentro del país

COMO SE TRAMITAN LOS PASAJES AEREOS Y DE CABOTAJE?

91. La compra de pasajes para el personal de los Proyectos deberá sujetarse a los siguientes principios:


Norma La compra de los pasajes se hace por la ruta más directa y la tarifa más conveniente y económica.

Los pasajes de viajes con más de 9 horas de vuelo pueden ser emitidos en clase ejecutiva.

Propósito del Viaje Cumplimiento de las actividades del Proyecto.

Tarifas y Gastos de Emisión

Se deberá optar por la tarifa más reducida, solicitando cotización de cada pasaje a OCOVU (Oficina de Coordinación de Vuelos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto) y a la agencia utilizada por la Oficina del PNUD.

Agencia utilizada por el PNUD:

Tour Service San Martín 965, piso 2 (1004) Capital Federal Tel: 4311-2215/2384/2453 4313-4468/4479 Fax: 4313-4463 E-mail: [email protected]

OCOVU: Esmeralda 1212, piso 2 (1007) Capital Federal Tel: 4819-7688 Fax: 4819-7689 E-mail: [email protected]

92. Los proyectos deberán procesar solicitud de pasajes aéreos y viáticos a través del sistema FOMS .(ver Anexo 3ZB para ejecución parcial y Anexo 3ZC para ejecución plena).

93. Las facturas de pasajes aéreos correspondientes a proyectos de ejecución parcial deben ser enviadas por las agencias a cada proyecto para conformarla y tramitar el pago en el PNUD




94. Los proyectos podrán optar por otra agencia de viajes si la tarifa ofrecida fuera más conveniente que la utilizada por las agencias indicadas en el punto 91. Se deberá dejar copia de la documentación de respaldo en los archivos del proyecto.


95. Los Proyectos podrán establecer sus propias tarifas para los viáticos aplicables en el territorio argentino, de acuerdo con las especiales características, requerimientos y localización de cada programa. En ningún caso dichas tarifas podrán exceder las del PNUD, las cuales son las siguientes, a partir del 16 de mayo de 2002:

CIUDAD PRIMEROS 60 DIAS

A PARTIR DEL DIA 61 AL 120

Buenos Aires (en US$) (*) US$ 158 US$ 118

Bariloche, Trelew, Usuhaia, Córdoba, Mar del Plata y Salta

$ 203 $ 152

Resto del país $ 175 $ 131

(*) El valor en moneda local para la ciudad de Buenos Aires variará según la tasa de cambio, dado que el viático para esta ciudad está basado en dólares, tomándose un valor de US$ 158 para el valor consignado, el que podrá recalcularse a la fecha del viaje en caso de haber variado el tipo de cambio

96. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional plena, la determinación de dichas tarifas deberá estar adecuadamente formalizada a fin de facilitar las auditorías. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional parcial, salvo expresa solicitud del Proyecto, se aplicarán los viáticos del PNUD.

97. Se deberá consultar a la oficina del PNUD en los siguientes casos:

a) Para determinar las tarifas vigentes correspondientes a viáticos en el exterior.

b) Para aquellas situaciones excepcionales en que fuera necesario alojarse en un hotel de costo muy elevado, en cuyo caso se podrá considerar la aplicación de viáticos suplementarios. Para ello, se deberá conservar la factura original del hotel.

c) Para los casos en que se provea de alojamiento y/o comida sin cargo, en cuyo caso se deberá realizar una reducción en el monto del viático.


98. Se reconocen los gastos terminales reales incurridos para el traslado desde el aeropuerto, estación, etc. hasta el destino local. Estos gastos no deben exceder al




equivalente de 14 pesos para cada uno de los traslados. En el caso de viajes internacionales los gastos terminales no podrán exceder el equivalente de 27 dólares estadounidenses para cada aeropuerto.

99. Viajes en automóvil privado relacionados con las actividades del Proyecto. La tarifa vigente por kilómetro recorrido es de US$ 0.10 o su equivalente en moneda nacional

100. A los consultores contratados para trabajar (sede del Proyecto o lugar de trabajo) en un lugar distinto de su residencia habitual, se les pueden aplicar las siguientes normas:

a) No corresponde compensación alguna si la distancia entre el lugar de residencia y la sede del Proyecto no excede los 100 km,

b) Si la distancia excede 100 km, las posibles compensaciones son:

i. Un pasaje semanal (ida y vuelta) por vía aérea o terrestre entre el lugar de residencia permanente y el lugar de trabajo;

ii. Un viático de US$ 55 (pagaderos en pesos a la tasa de cambio operacional del PNUD) por cada día que resida en el lugar de trabajo.

101. Los gastos abonados para posibilitar la participación en congresos, seminarios, etc.


102.

a. Se paga un viático completo por el día en el cual empieza el viaje de acuerdo con la escala vigente para el lugar de arribo.

b. Por cada período sucesivo de 24 horas (de medianoche a medianoche) se paga un viático completo, excepto para el día en que el viaje finaliza (no se reconoce viático).

c. Se aplica la escala del lugar en donde se pernocte.

d. Se paga el 40% del valor del viático completo cuando el viaje excede más de 10 horas pero no se extiende más allá de la medianoche. Si el viaje es menos de 10 horas no corresponde pago de viáticos.

COMO Y CUANDO SE LIQUIDAN LAS RENDICIONES DE VIAJE? 103.


a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del país se liquidan de

a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del país se liquidan de





acuerdo a la escala correspondiente y son pagadas en pesos, mediante cheque o transferencia bancaria.

acuerdo a la escala de correspondiente y son pagadas en pesos o dólares estadounidenses, mediante cheque o transferencia bancaria.

b. Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la misión es por más de dos días.

c. La liquidación de los viáticos debe realizarse dentro de las 48 horas de concluida la misión mediante la presentación del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en original , al cual se adjunta el pasaje utilizado.

c. El Proyecto debe enviar al PNUD la liquidación de los viáticos dentro de las 48 horas de concluida la misión mediante la presentación del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en original, a lo que se adjunta el pasaje utilizado.

d. El interesado puede solicitar copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al momento de recibir el pago.

d. El interesado puede al solicitar al PNUD copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al momento de recibir el pago.

104. Gastos de misiones relacionadas con la preparación y la ejecución del Proyecto.

Gastos de misión: rubro 16 del presupuesto. Viajes al exterior: subrubros 16.01 a 16.95. Evaluaciones externas y misiones técnicas: subrubro 16.96. Auditorías: subrubro 16.97. Participación en congresos, seminarios, etc. en el exterior: subrubro 16.98.

QUIENES ACUERDAN UNA MISION?

105. La Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional, la Dirección Nacional del Proyecto y el PNUD, a iniciativa de cualquiera de ellas.

CUALES SON LOS VIAJES RELACIONADOS CON LOS GASTOS DE MISIONES?

106. Aquellos vinculados a la revisión y evaluación de las actividades del Proyecto.

107. Los gastos previstos en este rubro deben ser incluidos en el rubro 16 del presupuesto.

108. Los trámites relativos a la contratación de consultores para misiones serán realizados directamente por el PNUD.

109. Los gastos se refieren a remuneraciones, gastos de viaje y gastos conexos correspondientes a la contratación de consultores para tareas especiales en las




revisiones y evaluaciones de las actividades del Proyecto.

110. En circunstancias excepcionales y con la debida justificación por escrito, los oficiales de Gobierno pueden efectuar viajes para asistir a una reunión intergubernamental de las Naciones Unidas relacionada con actividades del Proyecto debitando el rubro 16.


111. Unicamente para el cumplimiento de las actividades de la misión. Los viajes se estiman según costos reales e incluye: a. los viajes al exterior y hacia la Argentina y b. a ciudades dentro del país

CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAR PASAJES?

112. Los mismos que se aplican para el rubro 15


113. Se aplica la misma tarifa mencionada para el rubro 15.




115. Se reconocen gastos terminales y viajes en automóvil privado en el territorio nacional siguiendo las mismas normas para el rubro 15.

COMO Y CUANDO SE LIQUIDAN LAS RENDICIONES DE VIAJE?






G- ANEXOS REFERIDOS AL CAPITULO III - RECURSOS HUMANOS


Acuerdo de Servicios Especiales (Locación de Servicios Profesionales/Locación de Obra) para profesionales Internacionales

3.A

Carta de Ofrecimiento de Consultoría para profesionales Internacionales 3.B

Declaración Jurada para Profesionales Internacionales 3.C

Contrato de Locación de Servicios para Profesionales Nacionales y Administrativos 3.D

Contrato de Locación de Obra 3.E

Descripción de Funciones 3.F

Términos de Referencia (formulario e instrucciones) 3.G

Escala de Honorarios Mensuales de Profesionales Nacionales 3.H

Solicitud de Contratación (formulario e instrucciones) 3.I

Modelo de Curriculum Vitae (formato sugerido) 3.J

Declaración Jurada sobre incompatibilidades y situación impositivo-previsional 3.K

Modelo de Enmienda al texto del contrato 3.L

Modelo de Notificación de Rescisión de Contrato por Decisión del Proyecto 3.M

Convenio de Rescisión 3.N

Modelo de Certificación de Avance por Rescisión de Contrato 3.O

Modelo de Notificación de Rescisión de Contrato por Decisión del Contratado 3.P

Modelo de Subcontrato de Servicios Profesionales 3.Q

Modelo de Carta Acuerdo 3.R

Modelo de Acuerdo de Préstamo Reembolsable 3.S

Cláusulas para contratos de alquiler de locales 3.SS

Contrato de Locación de Servicios Técnicos de Apoyo a Proyectos 3.T

Escala de Honorarios Mensuales para Técnicos de Apoyo a Proyectos 3.U

Modelo de Acuerdo sobre Obra Realizada 3.V

Formulario de Solicitud de Pasajes 3.W

Formulario de Reembolso de Gastos de Viaje 3.Y





Procedimiento para solicitar contratos de consultores. Sistema FOMS (Ej ecución parcial) 3.Z

Procedimiento para solicitar contratos de consultores. Sistema FOMS (Ej ecución plena) 3.ZA

Procedimiento para la adquisición de Pasajes Aéreos. Sistema FOMS (Ej ecución parcial) 3.ZB

Procedimiento para la adquisición de Pasajes Aéreos. Sistema FOMS (Ej ecución plena) 3.ZC

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ANEXO 3.A

ACUERDO DE SERVICIOS ESPECIALES PARA PROFESIONALES INTERNACIONALES

(Locación de Servicios Profesionales/Locación de Obra)

MEMORANDO DE ACUERDO CONCERTADO EL DIA ___ DE ________________ DE _____ entre el Proyecto ARG/ / (en adelante el Proyecto) del PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) representado en este acto por su ___________, Sr./Sra. ____________________, constituyendo domicilio en _______________________, por una parte y ___________________ por la otra parte, con domicilio en _________________________ con documento de identidad _________________ (en lo sucesivo denominado “la contraparte”). CONSIDERANDO QUE EL PROYECTO -actuando de acuerdo a lo establecido en el Documento del Proyecto ARG/ / , firmado entre el Gobierno Argentino y el PNUD en el marco del Acuerdo Básico aprobado por Ley 23396- desea contratar los servicios de la contraparte en las condiciones que se estipulan mas adelante, y CONSIDERANDO QUE la contraparte está dispuesta a aceptar el presente contrato de servicios en las condiciones estipuladas Las partes en el presenten acuerdo convienen en lo siguiente: 1. NATURALEZA DE LOS SERVICIOS a. La contraparte prestará los servicios/tendrá a su cargo la realización de la(s)

obra(s) que se describe en los términos de referencia que se adjuntan en el Anexo 1 de acuerdo con el cronograma estipulado en el mismo.

b. Lugar(es) de destino: __________________________________________ c. Itinerario: ____________________________________________________

En caso de viajes fuera de su país de residencia, la contraparte recibirá pasajes y viáticos en base a las tarifas establecidas por Naciones Unidas. Los mismos podrán incluirse en la remuneración indicada en la cláusula 3. En caso en que el Proyecto no proporcione pasaje aéreo, la contraparte tendrá derecho a percibir el reembolso de la tarifa aérea correspondiente para el itinerario indicado contra presentación de los talones de los pasajes utilizados, por un monto que no exceda la tarifa aplicable según las normas de las Naciones Unidas. Cualquier otro gasto relacionado con viajes realizados podrá ser reembolsado de acuerdo con los procedimientos aplicables del PNUD y según las tarifas autorizadas.

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2. DURACION DEL ACUERDO El presente acuerdo entrará en vigor el día ___ de ________ de ____ y expirará cuando concluyan satisfactoriamente los servicios/la(s) obra(s) antes señaladas, pero en ningún caso más allá del ___ de ___________ de _____, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 8 del presente acuerdo. 3. REMUNERACION Como remuneración total por los servicios prestados por la contraparte/por la realización de la obra encomendada según las cláusulas del presente acuerdo, y sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 8, el Proyecto pagará a la contraparte, previa certificación satisfactoria por parte de ____________________ del cumplimiento de los servicios estipulados/de la entrega de la obra requerida, el monto de US$ ______, (incluye/no incluye pasajes/viáticos), según el siguiente cronograma: _________________________________. Los pagos que no se efectúen en dólares estadounidenses, se realizarán a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en el momento del pago. Los costos bancarios relativos al pago estarán a cargo de la contraparte. El Proyecto no proporcionará una declaración de ingresos. La contraparte será responsable de todos los impuestos que correspondan en razón de la contraprestación percibida en virtud del presente acuerdo. La remuneración pagada como consecuencia de este acuerdo estará exenta del Impuesto a las Ganancias y de toda otra obligación impositiva o previsional emanada de la legislación Argentina, en virtud de lo establecido en la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas. 4. INDEMNIZACION POR LESIONES SUFRIDAS CON MOTIVO DE LA

PRESTACION DE LOS SERVICIOS

a. En caso de lesión, enfermedad o muerte imputable la ejecución de los servicios prestados con arreglo a las cláusulas del presente acuerdo, la contraparte tendrá derecho a percibir una indemnización equivalente a la que se le pagaría según el Apéndice D del Reglamento de Personal de las Naciones Unidas a un funcionario del PNUD de categoría análoga, pero no superior a la categoría de Director. La indemnización será fijada por el PNUD sobre la base del Reglamento de Personal.

b. Lo indicado en 4.a no será de aplicación si no se requiere que el funcionario viaje en misión durante el período de su contratación.

c. La contraparte será responsable en todos los casos por la contratación de un

seguro médico que considere adecuado, a su propio costo, que cubra el período del presente acuerdo.

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5. CONDICION JURIDICA DE LA CONTRAPARTE La condición jurídica de la contraparte será la de un contratista independiente y se considerará como Experto en Misión para los fines de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas. No será considerada por ningún motivo como funcionario de las Naciones Unidas o del PNUD. 6. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA CONTRAPARTE

a. Los derechos y obligaciones de la contraparte se limitan a los establecidos en las cláusulas y condiciones del presente acuerdo. Por consiguiente, la contraparte no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún beneficio, pago, subsidio, indemnización u otra prestación que no esté previsto en el presente acuerdo.

b. La contraparte será totalmente responsable por demandas de terceros

relacionadas con actos u omisiones imputables a la negligencia de la propia contraparte en la ejecución del presente acuerdo. En ningún caso se podrá imputar al PNUD ni al Gobierno Argentino responsabilidad alguna en relación a dichas demandas.

c. El Proyecto y el PNUD serán titulares exclusivo de los derechos de propiedad

intelectual y de todo otro derecho de cualquier naturaleza respecto de cualquier informe, trabajo, estudio u obra producida según las disposiciones del presente acuerdo.

7. INFORMACION NO PUBLICADA a. La contraparte no podrá comunicar a persona alguna, gobierno u otra entidad

ajena al Proyecto la información no publicada de la que haya tenido conocimiento en razón de la ejecución de sus obligaciones según el presente acuerdo, salvo que así lo requiriera su cometido o que el Proyecto lo hubiera autorizado expresamente por escrito para hacerlo.

b. La contraparte no podrá divulgar ni publicar su vinculación con el PNUD ni con

el Proyecto bajo el presente acuerdo ni podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial del PNUD para propósitos comerciales o profesionales o de otra naturaleza, sin la aprobación escrita previa del PNUD. Esta disposición seguirá en vigencia aun después de la finalización o rescisión del presente acuerdo.

8. RESCISION a. Cada una de las partes podrá poner término a este acuerdo en cualquier momento

notificando a la otra parte por escrito con ____ días de anticipación. En caso de producirse dicha rescisión, la contraparte percibirá una remuneración equivalente a la parte del trabajo efectivamente realizado a entera satisfacción del Proyecto.

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b. El Proyecto podrá retener un monto razonable del pago adeudado a la contraparte en caso de que el Proyecto y/o el Gobierno Argentino debieran incurrir en gastos adicionales si la contraparte rescindiera este acuerdo sin respetar los procedimientos descriptos en la subsección a. , o si la contraparte no cumpliera con los términos de este acuerdo a satisfacción del Proyecto y/o el Gobierno Argentino.

9. ARBITRAJE

Las controversias que puedan surgir a partir del presente acuerdo o relacionadas con él serán sometidas a arbitraje ante un árbitro único convenido por ambas partes, una vez que hayan fracasado todos los intentos por resolverlas mediante negociación. Si dentro de los 30 días siguientes a la solicitud de arbitraje las partes no pudieran convenir en un árbitro único, cada una designará un árbitro y los dos árbitros así nombrados designarán de común acuerdo a un tercero. De no haber acuerdo, cada parte podrá solicitar al Presidente del Tribunal Administrativo de las Naciones Unidas el nombramiento de un tercer árbitro. El árbitro (o los árbitros) se pronunciarán sobre el pago de las costas que podrán dividirse entre ambas partes. El laudo arbitral dirimirá en forma definitiva la controversia. 10. CONDICIONES ESPECIALES a. La cláusula 4 sólo será de aplicación si el Proyecto recibe el certificado médico

requerido con anterioridad a la partida de la contraparte en misión. b. ___________________________________________________ EN FE DE LO CUAL, las partes firman el presente acuerdo. _______________________________ ___________________________ Director o Coordinador Proyecto Contraparte Fecha: _____________________ Cuenta No.: _____________________(Honorarios) _____________________(Viajes)

ANEXO 3.B

CARTA DE OFRECIMIENTO DE CONSULTORIA

FECHA: A: DE: REFERENCIA: OFRECIMIENTO DE CONSULTORIA PARA PROYECTO ARG/ / Por la presente me es grato ofrecerle una consultoría dentro del marco del Proyecto ARG/ / del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Sus servicios estarán cubiertos por un contrato de servicios profesionales (modelo adjunto), bajo los siguientes términos y condiciones principales: • Naturaleza de los Servicios: Participación en una misión de consultoría para el Proyecto

ARG/ / , de acuerdo con los términos de referencia adjuntos que formarán parte integral del contrato.

• Período: del ____________ al _____________, con una duración máxima de ___días de trabajo, incluyendo período de viaje y de elaboración del informe.

• Lugar de destino: ________________________________________________________ • Honorarios: US$ _________ por día trabajado. Los honorarios se abonarán a la

terminación de la misión y contra certificación de servicios satisfactorios. • Certificado Médico: Se exigirá la presentación de un certificado de buena salud de su

médico de cabecera indicando además que se encuentra en condiciones de viajar. • Pasaje y Viáticos: (Según sea el caso, se incluirá el párrafo a o el b). • Se le proporcionará un pasaje con el siguiente itinerario ________________ así como

viáticos de acuerdo con la tasa vigente de Naciones Unidas durante el período de su misión.

• Su contrato incluye además del monto correspondiente a honorarios, una cifra de US$ _______ que corresponde a pasaje y viáticos por el período de su misión. Este monto se abonará a su llegada a Buenos Aires.

• Terminación: La misión podrá posponerse o cancelarse, sin derecho a compensación alguna.. Sin embargo, durante el curso de la misión cualquiera de las partes podrá dar por terminado este acuerdo notificando a la otra parte por escrito con _____ días de anticipación.

Mucho agradeceré su aceptación por fax de las condiciones arriba detalladas, a efectos de finalizar los trámites relativos a su contratación. Firmado: _____________________________________ Director Nacional o Coordinador del Proyecto

ANEXO 3.C

DECLARACION JURADA PARA PROFESIONALES INTERNACIONALES El que suscribe _______________________________ Pasaporte Nº ______________ expedido por ______________, con domicilio en __________________________________, mayor de edad, de estado civil __________, de profesión ______________________ y con relación al Acuerdo de Servicios Especiales firmado con fecha ____ de __________ de ___ entre el suscripto y el PNUD, con carácter de DECLARACION JURADA manifiesta no encontrarse comprendido en ninguna de las siguientes situaciones:

i) Tener un contrato de locación de obra o de servicios vigente con el PNUD cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);

ii) Ser funcionario de Organismos Internacionales;

iii) Tener contrato vigente con Organismos Nacionales o Internacionales;

iv) Haber sido condenado por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o encontrarse procesado y/o inhabilitado.

Asimismo, manifiesta, con carácter de Declaración Jurada, que no le son aplicables los regímenes de previsión social e impositiva de la República Argentina, y que posee seguro de salud vigente en _____________________________________________________________. El consultor se compromete a poner en conocimiento del Proyecto y del PNUD sobre cualquier modificación que se produzca durante la ejecución de su contrato y que tenga efecto sobre el contenido de la presente Declaración Jurada. __________________________ _________________________________ Fecha Firma y Aclaración

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ANEXO 3.D PROYECTO No.: ARG/ / TITULO: CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No. En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de ________ del año ____ se celebra el presente contrato de locación de servicios profesionales entre el Proyecto ARG/ / (en adelante el Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado por su ____________________ Sr. _____________ constituyendo domicilio en _____________ por una parte y por la otra lo hace ________________ domiciliado en _______________, con documento de identidad No. ___________, quien declara ser mayor de edad, de estado civil _________ y de profesión ________________ El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No. 23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / . 1. OBJETO Y FUNCIONES El contratado prestará al Proyecto sus servicios de experto consultor de acuerdo con los términos de referencia, cronograma de actividades y diagramas de control de avance que se detallan en los anexos que también suscriben las partes y forman parte integrante del presente. Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo y/o desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido. 2. DURACION DEL CONTRATO El plazo de ejecución del presente contrato es, a partir del / / , finalizando en consecuencia el / / . Queda establecido que este contrato no importa una expectativa o derecho a prórroga a beneficio del contratado, pudiendo ser prorrogado o renovado únicamente de común acuerdo entre las partes mediante la suscripción de otro contrato. La continuación en la prestación de los servicios una vez operado el vencimiento del contrato no importará en modo alguno la tácita reconducción del mismo, aún cuando las tareas fijadas en los términos de referencia excedan el plazo del presente contrato. 3. RETRIBUCION El honorario total por todo concepto se ha convenido en $________. Forma de pago: En ____ libramientos consecutivos, el primero el quinto día hábil del mes siguiente a la iniciación del contrato y el resto de acuerdo al cronograma de pagos. Se deja establecido que si la prestación a cargo de una de las partes se tornara excesivamente onerosa, por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte perjudicada podrá demandar la resolución del contrato. La otra parte podrá impedir la resolución ofreciendo mejorar equitativamente los efectos del contrato.

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4. VIATICOS En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes aprobados por el Proyecto serán pagados al Contratado sobre la base de los valores establecidos por el PNUD. 5. APORTES JUBILATORIOS Y PRESTACIONES MEDICAS El contratado manifiesta encontrarse empadronado en la Caja Previsional de ________ No. __________ en la cual efectúa y continuará efectuando sus aportes previsionales. A tal fin declara que su desempeño profesional es independiente y autónomo, comprendido en las disposiciones de la Ley No. 24.241, cuyo puntual y estricto cumplimiento correrá por su cuenta exclusiva, como así también toda otra obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República Argentina. Como consecuencia de ello, releva al contratante de toda obligación referida a aspectos previsionales, asistenciales y/o de coberturas médicas. 6. CONDICION JURIDICA El contratado no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados. Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno Argentino. 7. DERECHOS Y OBLIGACIONES Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los aquí previstos. Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el presente. 8. RESCISION Cada una de las partes podrá, en todo momento, rescindir el presente notificando por escrito a la otra parte con 15 días de anticipación. A este efecto el pago final se realizará conforme a la Certificación de Avance. 9. DERECHO DE PROPIEDAD Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al PNUD. 10. INFORMACION NO PUBLICADA. CONFIDENCIALIDAD El contratado no podrá comunicar a persona alguna, Gobierno u otra entidad ajena al Proyecto, la información no publicada o de carácter confidencial de que haya tenido conocimiento con motivo de la ejecución de sus obligaciones emanadas del presente contrato, salvo que el Proyecto lo hubiera autorizado expresamente para hacerlo. Esta obligación de reserva o confidencialidad seguirá vigente aún después del vencimiento del plazo, de la rescisión o resolución del presente contrato, haciéndose responsable el contratado de los daños y perjuicios que pudiera irrogar la difusión de datos o informes no publicados.

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11. DECLARACION El contratado pondrá en conocimiento del Proyecto toda ocupación, empleo o actividad profesional que haya ejercido o que ejerza, aún encontrándose en goce de licencia de cualquier tipo, con el/los Estado/s Nacional, Provinciales, Municipales, Organismos Descentralizados y/u Organismos Internacionales. Esta declaración se hará con los alcances de Declaración Jurada. De resultar falsa esta declaración o si tales actividades resultan incompatibles, se podrá rescindir el presente contrato, sin derecho a indemnización o compensación alguna a favor del contratado, reservándose el Proyecto el derecho de accionar legalmente, si de tal violación pudiera surgir un daño o perjuicio. 12. SUSPENSION O INTERRUPCION DEL PROYECTO Encontrándose esta contratación supeditada al desenvolvimiento o desarrollo del Proyecto para el cual se la efectúa, el contratado se aviene a que en caso de suspenderse o interrumpirse en forma total o parcial la continuación del Proyecto, por falta de financiamiento del mismo, o cualquier otra causa, este contrato puede ser suspendido sin derecho a indemnización, o derechamente rescindido, en cuyo caso es de aplicación lo establecido en la Cláusula 8 de este contrato. 13. OBLIGACION FISCAL El contratado no estará exento de ningún impuesto en virtud de este convenio y será de su exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas en virtud del presente contrato liberando expresamente al PNUD de todas las obligaciones fiscales emergentes de la Resolución General 2784 de la DGI y/o cualquier otra obligación fiscal a crearse. 14. RESPONSABILIDADES EMERGENTES Toda reclamación que pudiera ser presentada por el contratado y/o terceros resultante de la ejecución del presente contrato deberá dirigirse al Gobierno Argentino. El contratado exonera expresamente al PNUD de cualquier responsabilidad directa o indirecta que pudiera derivarse de la ejecución del presente contrato. Fecha: _______________________ _______________________ Firma Proyecto Firma Contratado

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ANEXO 3.E PROYECTO No.: ARG/ / TITULO: CONTRATO DE LOCACION DE OBRA No. En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de _________ del año ____ se celebra el presente contrato de locación de obra entre el Proyecto ARG/ / (en adelante el Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado por su ________________________ Sr. _______________________ constituyendo domicilio en_________________________________ por una parte y por la otra lo hace ________________ domiciliado en ________________________, con documento de identidad No. __________, quien declara ser mayor de edad, de estado civil _______ y de profesión _______________ El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No. 23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / . 1. OBJETO Y FUNCIONES El locador tendrá a su cargo la realización de la(s) obra(s) en la forma especificada en los términos de referencia que se detallan en la anexo, que también suscriben las partes y que forma parte integrante del presente, debiendo realizar la obra de manera tal que reúna las condiciones y cualidades prometidas o las que sea dable exigir según su naturaleza y destino, libre de vicios o defectos que afecten su valor o utilidad. Su actividad, de acuerdo a los términos de referencia, deberá respetar puntualmente el cronograma de avance detallado en el anexo adjunto. Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo y/o desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido. 2. DURACION DEL CONTRATO El plazo de ejecución del presente contrato es, a partir del / / , finalizando en consecuencia el / / . Queda establecido que este contrato no importa una expectativa o derecho a prórroga a beneficio del locador, pudiendo ser prorrogado o renovado o ampliado únicamente de común acuerdo entre las partes mediante la suscripción de un nuevo contrato. 3. PRECIO DE LA OBRA Y FORMA DE PAGO El precio total por todo concepto es de $ __________. Forma de pago: ________________ De acuerdo a lo especificado en el anexo que también suscriben las partes y que forma parte integrante del presente. Se deja establecido que si la prestación a cargo de una de las partes se tornara excesivamente onerosa, por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte perjudicada podrá demandar la resolución del contrato. La otra parte podrá impedir la resolución ofreciendo mejorar equitativamente los efectos del contrato.

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4. VIATICOS En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes aprobados por el Proyecto y no expresamente incluídos en el presupuesto del locador, serán pagados por el Proyecto sobre la base de los valores establecidos por el PNUD. 5. APORTES PREVISIONALES - SEGUROS Y PRESTACIONES MEDICAS El locador declara que se encuentra empadronado por ante los organismos de Previsión Social en legal forma, siendo de su exclusiva responsabilidad la realización de los pertinentes aportes y contribuciones, por sí y por el personal a su cargo. Asimismo declara poseer seguro vigente, liberando en tal sentido al Proyecto de toda responsabilidad por accidentes de trabajo de toda índole, como asimismo en lo que se refiere a asistencia médica y obra social. 6. CONDICION JURIDICA El locador no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados. Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno Argentino. 7. DERECHOS Y OBLIGACIONES Los derechos y obligaciones del locador serán exclusivamente los aquí previstos. Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el presente. 8. RESCISION En caso de incumplimiento del locador del cronograma de avance, y habiendo sido debidamente notificado a fin de lograr su cumplimiento, se producirá la resolución del contrato. Asimismo, ante la evidencia de imposibilidad del locador en concluir la obra, se producirá la resolución del contrato. A estos efectos, el pago final al que pueda tener derecho el locador, se resolverá sobre la base del informe sobre el grado de avance de la obra, producido por el Proyecto, debiéndose valorar si medió culpa o dolo del locador. 9. DERECHO DE PROPIEDAD Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al PNUD. 10. INFORMACION NO PUBLICADA. CONFIDENCIALIDAD El locador no podrá comunicar a persona alguna, Gobierno u otra entidad ajena al Proyecto, la información no publicada o de carácter confidencial de que haya tenido conocimiento con motivo de la ejecución de sus obligaciones emanadas del presente contrato, salvo que así lo requiera su cometido y que el Proyecto lo hubiera autorizado expresamente para hacerlo.

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Esta reserva o confidencialidad subsistirá aún después del vencimiento del plazo, de la rescisión o resolución del presente contrato, haciéndose responsable el locador de los daños y perjuicios que pudiera irrogar la difusión de datos o informes no publicados. 11. DECLARACION El locador pondrá en conocimiento del Proyecto toda ocupación, empleo o actividad profesional que haya ejercido o que ejerza, aún encontrándose en goce de licencia de cualquier tipo, con el/los Estado/s Nacional, Provinciales, Municipales, Organismos Descentralizados y/u Organismos Internacionales. Esta declaración se hará con los alcances de Declaración Jurada. De resultar falsa esta declaración o si tales actividades resultan incompatibles, se podrá rescindir el presente contrato, sin derecho a indemnización o compensación alguna a favor del locador, reservándose el Proyecto el derecho de accionar legalmente, si de tal violación pudiera surgir un daño o perjuicio. 12. SUSPENSION O INTERRUPCION DEL PROYECTO Encontrándose esta contratación supeditada al desenvolvimiento o desarrollo del Proyecto para el cual se la efectúa, el locador se aviene a que en caso de suspenderse o interrumpirse en forma total o parcial la continuación del Proyecto, por falta de financiamiento del mismo, o cualquier otra causa, este contrato puede ser suspendido o rescindido, en cuyo caso se convendrá entre las partes las compensaciones del caso, atento al grado de avance del contrato y obligaciones contraídas por el locador. 13. OBLIGACION FISCAL El locador no estará exento de ningún impuesto en virtud de este contrato y será de su exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas en virtud del mismo, liberando expresamente al Proyecto y al PNUD de todas las obligaciones fiscales emergentes de la legislación vigente y/o cualquier otra obligación fiscal a crearse. 14. CESION DEL CONTRATO A todos los efectos se entiende y así se acuerda que el presente contrato se considera "intuitu personae", por lo que queda expresamente prohibida la cesión total o parcial del contrato, reservándose el PNUD todos los derechos de accionar legalmente ante la violación de la presente obligación. 15. RESPONSABILIDADES EMERGENTES Toda reclamación que pudiera ser presentada por el locador y/o terceros resultante de la ejecución del presente contrato deberá dirigirse al Gobierno Argentino. El locador exonera expresamente al PNUD de cualquier responsabilidad directa o indirecta que pudiera derivarse de la ejecución del presente contrato. Fecha: _______________________ _______________________ Firma Proyecto Firma Locador


Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero 2009 Pág. 1 de 10

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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones

Coordinador General ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS

1. Coordinar, programar y ejecutar actividades de consultoría en un campo profesional altamente especializado en proyectos de muy alta complejidad, con el fin de lograr los resultados asignados.

2. Supervisar las actividades de un número elevado de expertos en distintas áreas

profesionales. 3. Programar y supervisar los estudios técnicos y/o científicos atinentes a su materia y

elaborar informes, propuestas y recomendaciones con su correspondiente debate. 4. Dirigir y diseñar la puesta en marcha de relevamientos y diagnósticos de situación. 5. Coordinar el diseño detallado de los sistemas, métodos, normas y procedimientos. 6. Elaborar directivas para el diseño de los manuales y/o documentación relevante de

los proyectos asignados. 7. Coordinar los programas de capacitación de los integrantes del equipo y el material

correspondiente, en función de los proyectos asignados. 8. Efectuar la definición del abordaje metodológico, diseño global y conceptual de los

sistemas y/o proyectos. 9. Realizar las pruebas correspondientes a los proyectos o tareas asignados. 10. Elaborar los cronogramas de trabajo y determinar la asignación de tareas a los

expertos y consultores. 11. Dictar cursos y seminarios en las materias de su competencia.



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II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: Profesional Universitario. 2. Experiencia en manejo de subordinados - equipos grandes o muy grandes. 3. Experiencia en la coordinación de proyectos o subproyectos de alta complejidad. 4. Areas de experiencia técnica - detalle. 5. Acreditar experiencia en la materia. 6. Trabajos de investigación y/o publicaciones. 7. Poseer amplia autoridad reconocida en su campo de especialización para integrar

equipos de trabajo conformados por expertos y consultores de distintas áreas profesionales, coordinar los trabajos asignados y contar con amplia

experiencia en el relacionamiento con muy altos funcionarios del sector público y/o privado, si correspondiera por la naturaleza del proyecto.

B. Deseables: 1. Experiencia docente en la materia de su competencia. 2. Manejo de idiomas. 3. Trabajos de investigación y/o publicaciones. 4. Manejo de procesadores de texto y planillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Consultor A ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS 1. Programar y ejecutar actividades de consultoría en un campo profesional

especializado en proyectos de alta complejidad con el fin de lograr los resultados asignados.

2. Supervisar las actividades de un equipo de consultores de distintas categorías. 3. Diseñar metodologías y procedimientos para la realización de relevamientos y

diagnósticos de situación. 4. Definir pautas y criterios para la elaboración de estudios técnicos y/o científicos

atinentes a su materia y elaborar informes,propuestas y recomendaciones, con su correspondiente discusión.

5. Efectuar el diseño detallado de los sistemas, métodos, normas y procedimientos. 6. Elaborar los manuales y/o documentación relevante de los proyectos asignadas 7. Elaborar los programas de capacitación de los integrantes del equipo y el material

correspondiente, en función de los proyectos asignados. 8. Realizar las pruebas correspondientes a los proyectos o tareas asignados. 9. Elaborar los programas de implementación de los trabajos asignados. 10. Transferir conocimiento y técnicas al grupo de trabajo bajo su supervisión. II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios:



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1. Educación formal: Profesional Universitario. 2. Experiencia en la programación, ejecución y supervisión de actividades de alta

complejidad (en coherencia con lo establecido en el punto I.1) 3. Experiencia en manejo de subordinados - equipos chicos medianos. 4. Experiencia en manejo de proyectos - chicos y medianos 5. Areas de experiencia técnica - detalle. 6. Acreditar experiencia en la materia 7. Poseer amplia autoridad reconocida en su campo especialización para integrar

equipos de trabajo, coordinar los trabajos asignados y manejo de las relaciones con altos funcionarios en el sector público y privado, si correspondiera por los objetivos del proyecto.

B. Deseables: 1. Experiencia en manejo de subordinados - equipos grandes o muy grandes. 2. Experiencia en manejo de proyectos - grandes/muy grandes. 3. Experiencia docente en la materia de su competencia. 4. Manejo de idiomas. 5. Trabajos de investigación y/o publicaciones. 6. Manejo de procesadores de texto y plantillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Consultor Experto ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS

1. Planificar y ejecutar actividades de consultoría en un campo profesional especializado en proyectos de complejidad intermedia con el fin de lograr los resultados asignados.

2. Efectuar relevamientos y diagnósticos de situación.

3. Realizar los estudios técnicos y/o científicos atinentes a su materia y elaborar informes, propuestas y recomendaciones, con su correspondiente discusión.

4. Efectuar el diseño detallado de sistemas, métodos, normas y procedimientos.

5. Elaborar los manuales y la documentación relevante de los proyectos asignados.

6. Elaborar los programes de capacitación y el material correspondiente, en función de los proyectos asignados.

7. Realizar las pruebas correspondientes a los proyectos o tareas asignados.

8. Elaborar los programas de implementación de los trabajos asignados.

9. Realizar las actividades de transferencia de conocimientos y técnicas en el marco de los Programas definidos por la coordinación.

II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: Profesional Universitario. 2. Experiencia en manejo de subordinados - equipos chicos o medianos. 3. Experiencia en manejo de proyectos - chicos / medianos 4. Areas de experiencia técnica - detalle. 5. Acreditar experiencia en la materia. 6. Poseer amplia autoridad reconocida en su campo de especialización para integrar

equipos de trabajo y coordinar los trabajos asignados.



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B. Deseables: 1. Experiencia en manejo de subordinados - equipos grandes/ muy grandes. 2. Experiencia en manejo de proyectos - chicos y medianos. 3. Experiencia docente en la materia de su competencia. 4. Manejo de idiomas. 5. Trabajos de investigación y/o publicaciones. 6. Manejo de procesadores de texto y planillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Consultor ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS 1. Ejecutar actividades de baja complejidad, con el fin de contribuir al logro de los

resultados planeados. 2. Participar en el relevamiento y diagnósticos de situación. 3. Participar en la realización de estudios técnicos y científicos de complejidad

intermedia y en la elaboración de informes, propuestas y recomendaciones. 4. Participar en el diseño detallado de los sistemas, métodos, normas y

procedimientos de complejidad intermedia. 5. Elaborar manuales y/ documentación. 6. Participar en la elaboración de los programas de capacitación y en la preparación

del material de apoyo. II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: Profesional Universitario o título terciario. 2. Areas de experiencia técnica - detalle. 3. Acreditar experiencia en la materia. 4. Adecuado nivel de relaciones interpersonales y capacidad de integrar grupos de

trabajo. B. Deseables:



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1. Experiencia en manejo de subordinados - equipos chicos o medianos. 2. Manejo de idiomas. 3. Experiencia docente en la materia de su competencia. 4. Trabajos de investigación ylo publicaciones. 5. Poseer autoridad reconocida en su campo de especialización para integrar equipos

de trabajo y coordinar los trabajos asignados. 6. Manejo de procesadores de texto planillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Asistente Rango III ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS 1. Ejecutar actividades administrativas y de consultoría simples, con el fin de

contribuir al logro de los resultados planeados.

2. Participar en el relevamiento y diagnóstico de situación.

3. Realizar los estudios técnicos y científicos de complejidad intermedia y en la elaboración de informes, propuestas y recomendaciones.

4. Efectuar tareas de asistencia técnica administrativa especializada.

5. Brindar asistencia en las tareas de diseño detallado de los sistemas, métodos,

normas y procedimientos de baja complejidad.

6. Participar en la elaboración de los manuales simples. 7. Participar en la elaboración de los programas de capacitación y en la preparación

del material de apoyo. II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: Título terciario o secundario con experiencia. 2. Experiencia acreditada en alguno de los siguientes campos: secretariado

ejecutivo, asistencia administrativa global o asistencia administrativa especializada de máxima complejidad.



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3. Adecuado nivel de relaciones interpersonales y capacidad de integrar grupos de trabajo.

B. Deseables: 1. Experiencia en manejo de subordinados.

2. Manejo de idiomas.

3. Experiencia en el manejo de programas informáticos específicos para la función.

4. Manejo de procesadores de texto planillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Asistente Rango II ************************************************************************ I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS 1. Ejecutar actividades administrativas y de consultoría simples, con el fin de contribuir al logro de los resultados planeados.

2. Participar en el relevamiento y diagnóstico de situación.

3. Realizar los estudios técnicos y científicos de complejidad intermedia y en la elaboración de informes, propuestas y recomendaciones.

4. Brindar asistencia en las tareas de diseño detallado de los sistemas, métodos, normas y procedimientos de baja complejidad.

5. Participar en la elaboración de los manuales simples.

6. Participar en la elaboración de los programas de capacitación y en la preparación del material de apoyo. II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: Título terciario o secundario con experiencia.

2. Experiencia en la materia.

B. Deseables: 1. Manejo de idiomas.

2. Áreas de experiencia técnica - detalle.

3. Manejo de procesadores de texto y planillas de cálculo.



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Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 3F Descripción de Funciones Edición: Febrero de 2009 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Descripción de Funciones Asistente Rango I ********************************************************************** I - PRINCIPALES FUNCIONES Y TAREAS 1. Brindar asistencia técnica.

2. Coordinar reuniones.

3. Recibir, tramitar, clasificar y archivar documentación corriente y confidencial.

4. Elaborar notas e informes.

5. Organizar el despacho.

II - REQUISITOS ESPECIFICOS PARA LA FUNCION A. Obligatorios: 1. Educación formal: preferentemente título secundario 2. Formación técnica básica.

B. Deseables: 1. Manejo de procesadores de texto y planillas de cálculo.



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1

ANEXO 3.G


TERMINOS DE REFERENCIA PROYECTO: FUNCION: RESULTADOS INMEDIATOS A OBTENER POR EL EXPERTO CONSULTOR:

RESULTADOS CRITERIOS DE EXITO 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4.

DIAGRAMA DE CONTROL DE AVANCE: MOMENTO (*) ETAPA QUE DEBE SER ALCANZADA

(*) Expresado en meses desde la iniciación del contrato.

2

COMPLEJIDAD TECNICO-CIENTIFICA DEL PROYECTO Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR Explicar el tipo de complejidad técnica y/o científica: PERFIL CARACTERISTICO DEL CONSULTOR BUSCADO 1. Area profesional, por orden de preferencia: A B 2. Años de experiencia mínima: 3. Areas de experiencia técnica: 4. Estudios especiales: 5. Experiencia docente y de capacitación: 6. Experiencia en manejo de subordinados:

a. Equipo muy grande (más de 50 profesionales) b. Equipo grande (más de 25 profesionales) c. Equipo mediano (más de 5 profesionales) d. Equipo chico (menos de cinco profesionales)

7. Experiencia en manejo de proyectos: a. Muy grandes b. Grandes c. Medianos d. Chicos

8. Manejo de idiomas: A: Requisito B: Deseable

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ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR EL EXPERTO

ACTIVIDAD TIEMPO (*) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. (*) Expresado en días de ocho (8) horas. NOTA: Este formulario no debe ser firmado por el profesional a contratar. _______________________ _______________________________________ Fecha Firma y Aclaración del Coordinador del Proyecto

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INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA Introducción Los Términos de Referencia describen detalladamente las funciones, siendo su propósito: a) Establecer con precisión el objeto del contrato. Debe permitir una clara visión de aquello

que se espera conseguir y los criterios que se utilizarán para determinar si se lograron o no los resultados buscados;

b) Vincular los honorarios del experto con el valor del trabajo a ejecutar. El modelo de Términos de Referencia tiene el propósito específico de brindar, de manera ordenada y estandarizada, la información necesaria. Resultados inmediatos a obtener por el consultor Esta sección está dividida en dos columnas, la primera de ellas referida a los RESULTADOS y la segunda a los CRITERIOS DE EXITO a través de los cuales se medirá el logro de estos resultados. Por ejemplo, si lo que se desea obtener es un diseño de vivienda con determinadas características (costo, metraje, ambientes, etc.) el RESULTADO sería: Diseño de vivienda familiar con las siguientes características: (y una descripción de las características de la vivienda). Un elemento esencial en la determinación de los RESULTADOS, es la forma en que se verificará su logro. En el ejemplo de la vivienda familiar, los CRITERIOS DE EXITO que se podrían utilizar son los siguientes: a) Presentación de por lo menos tres propuestas para discusión con la coordinación antes del

día ___. Una de las propuestas deberá ser aceptada por la coordinación en el término de 10 días hábiles. Las propuestas deberán constar del siguiente material mínimo: (descripción);

b) Presentación de análisis de costos para discusión y aprobación de la coordinación antes

del día _____ c) Presentación de plantas y perspectivas, memoria descriptiva, planos de detalle,

electricidad, etc., antes del _____ para discusión y aprobación final del coordinador. Diagrama de Control de Avance Esta sección tiene por objeto definir la oportunidad en que se controlará formalmente el avance alcanzado. La frecuencia general para el control de avance es cada tres meses, aunque ésta estará condicionada a su factibilidad. En la columna denominada ETAPA QUE DEBE SER ALCANZADA deben indicarse qué resultado(s) (en forma total o parcial) deben estar cumplidos para ese momento.

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El control del avance implica la revisión minuciosa de los resultados parciales logrados. Perfil Característico del Consultor Buscado Esta sección está destinada a facilitar la evaluación del/ de los candidatos. En la columna A - Requisitos, se deberá marcar solamente aquellas condiciones que son críticas para el logro de los resultados. Las condiciones no críticas deben ubicarse en la columna B - Deseable. Obviamente, el consultor seleccionado deberá reunir todos los requisitos de la columna A, no siendo necesario el cumplimiento total de la columna B. Actividades a Desarrollar por el Consultor Esta sección tiene por objeto evaluar la razonabilidad del período de contratación del experto. Las actividades deberán indicarse en orden decreciente de importancia.

1

ANEXO 3.H PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO ESCALA DE HONORARIOS MENSUALES A CONSULTORES 15 de enero de 2009

FUNCION

GRADO

I II III IV

Coordinador Temático 6316 7604 8000 *

Coordinador Supervisor 4550 5054 5685 5849

Consultor Experto 3416 3790 4036 4257

Consultor 2246 2656 2807 3029

1

ANEXO 3.I

SOLICITUD DE CONTRATACION

A: Sr Representante Residente del PNUD Número: DE: Proyecto ARG/ /

1. DATOS DEL PROFESIONAL QUE SE SOLICITA CONTRATAR

Apellido y Nombres:

Domicilio: Teléfono:

Cód.Postal, Localidad, País: E-mail:

Nacionalidad: Estado Civil:

Tipo y Nº. de Documento: Fecha de Nacimiento:

Profesión: Especialización:

CUIT Nº: Pasaporte No.: (sólo para consultores internacionales)

2. DATOS DEL CONTRATO

Locación de Servicios: ___

Locación de Obra: ___

Período de Contratación: del / / al / /

Total: meses

Función: Rango: Dedicación: 100% ___ 50% ___

Honorario Mensual: Honorario Total:

Calendario de Pago: Transferencia Bancaria a: Banco: Sucursal: Domicilio: Tipo y Nº de Cuenta: Nombre de la persona bajo cuya coordinación trabajará el profesional a contratar:

3. IMPUTACION PRESUPUESTARIA

CUENTA: _______________________________________ Solicitud de contratación relacionada con las siguientes actividades del documento del proyecto: Certifico que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas vigentes y se encuentre expresamente contemplada en el documento del Proyecto ARG/ / que los Términos de Referencia son veraces y no han sido contratados con anterioridad para un mismo fin.

_____________ _____________________________________________________ Fecha Firma y aclaración del Director Nacional del Proyecto o Coordinador del Proyecto NOTA: Esta solicitud no debe ser firmada por el profesional a contratar.

2

INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA SOLICITUD DE CONTRATACION 1. Documentación que acompaña la solicitud de contratación a) Términos de Referencia b) Curriculum Vitae del profesional o técnico 2. Número Las Solicitudes de Contratación se numerarán correlativamente por proyecto, comenzando

anualmente por el 001. 3. Inscripción en la Dirección General Impositiva Se indicará el número de Clave Unica de Identificación Tributaria (CUIT). En oportunidad de la firma del contrato, el PPNP firmará una declaración jurada sobre la

veracidad de esta información (Anexo K). 4. Profesión y especialización Indicar el área profesional y la especialización pertinentes al contrato que se solicita. El proyecto

verificará la existencia y autenticidad de los títulos profesionales. 5. Locación de Servicios o Locación de Obra Colocar una X en el casillero correspondiente. 6. Función El proyecto solicitará la contratación del profesional en una determinada función de acuerdo con

las descripciones standard contenidas en el Anexo F. Esta categorización es efectuada exclusivamente con fines administrativos internos y no representa

un nivel jerárquico dentro del proyecto. 7. Rango El proyecto indicará la posición en el rango (I/V) en que se desea ubicar el honorario del experto a

contratar. Como norma general, cuando los antecedentes del experto en relación al perfil buscado apenas

cubren los requisitos, la posición en el rango debería ser I ó II; cuando los antecedentes cubren adecuadamente los requisitos, la posición debería ubicarse en III. Por encima del rango III sólo se deberá contratar a aquellos expertos cuyos antecedentes exceden ampliamente los requisitos o por razones de rareza de los conocimientos buscados.

8. Dedicación

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En todos los casos se deberá indicar el porcentaje de dedicación contratado. Sólo se podrán contratar PPNP en tiempo completo (100%) o tiempo parcial (50%).

9. Honorario Total El honorario total se calcula multiplicando entre sí lo siguiente: el honorario mensual para el rango

seleccionado, el porcentaje de la dedicación y la cantidad de meses del contrato. 10. Calendario de Pago Se indicará la frecuencia y monto de cada uno de los libramientos que conforman el honorario

total. Asimismo se indicará cuáles son los libramientos que se encuentran condicionados a certificación de avance.

11. Transferencia Bancaria Los pagos de honorarios son efectuados preferentemente mediante transferencia bancaria contra

una cuenta corriente o caja de ahorro a nombre del contratado.

1

ANEXO 3.J

PROYECTO: ARG/ / TITULO: CURRICULUM VITAE (formato sugerido)

Por favor complete el C.V. en forma exacta y clara con máquina de escribir o en letra de imprenta. Si necesita espacio adicional incorpore una o más hojas del mismo tamaño. Asegúrese de firmar y fechar el formulario.

DATOS PERSONALES

Apellido y Nombres completos:

Domicilio Permanente:

Teléfono: E-Mail:

Lugar y Fecha de Nacimiento: Edad:

Nacionalidad Actual: Estado Civil: Sexo:

No. Inscripción Caja de Autónomos: CUIT No.:

EDUCACION

Informe, en orden cronológico, los grados universitarios obtenidos. Incluya cursos y estudios post-grado, en especial los pertenecientes al área temática del Proyecto para el cual se postula.

Universidad o Equivalente Período Título o Grado Obtenido

TRABAJOS DE INVESTIGACION Y PUBLICACIONES

Indique los trabajos de investigación y publicación de obras directamente relacionadas con el Proyecto para el cual se postula.

2

ANTECEDENTES LABORALES A partir de la actividad actual, informe en orden cronológico inverso los trabajos realizados, detallando en forma amplia aquellos relacionados con el Proyecto para el cual se postula. Se deberá indicar sin excepción:

1. Nombre y dirección del empleador o contratante. 2. Nombre y título del supervisor, indicando si existe impedimento para solicitarle referencias

del trabajo realizado. 3. Período en el que se realizó el trabajo. 4. Cantidad y categoría de personal supervisado. 5. Descripción de responsabilidades y trabajos realizados.

Certifico, con carácter de declaración jurada que la información contenida en este curriculum vitae es correcta y puedo aportar los antecedentes que respaldan su veracidad. _____________________________ _________________________________ Fecha Firma y aclaración del Profesional cuya contratación se solicita

ANEXO 3.K

DECLARACION JURADA El que suscribe _____________ LE/LC/DNI/CI Nº ______________, con domicilio en _______________, de _________, de nacionalidad _________, mayor de edad, de estado civil __________, de profesión __________ y en mérito a lo establecido en el Artículo 11 del Contrato de Locación de Servicios/Obra firmado con fecha ____ de ______ de ___ entre el suscripto y el Proyecto ARG/ / , Título ___________, con carácter de DECLARACION JURADA manifiesta no encontrarse comprendido en ninguna de las siguientes situaciones:

i) Tener un contrato de locación de obra o de servicios vigente con algún Proyecto cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato;

ii) Estar colaborando en el equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún proyecto en el período del presente contrato.

iii) Ser agente del Estado Argentino, ya sea efectivo, contratado, en actividad o con licencia; iv) Encontrarse dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario; v) Haberse desempeñado en los últimos 6 meses, como agente efectivo o contratado del

Estado; vi) Ser funcionario de Organismos Internacionales; vii) Haber sido condenado por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o

encontrarse procesado y/o inhabilitado; viii) Ser padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana del Director Nacional del Proyecto o de

una persona con un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto; ix) Para el caso de ser contratado como Coordinador de Proyecto, declara conocer el Manual de

Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica y/o cualquier otra norma de ejecución incluida en el documento del Proyecto.

x) No estar percibiendo un beneficio previsional o haber de retiro proveniente de cualquier régimen de previsión nacional, provincial o municipal o haber presentado la documentación que acredita fehacientemente haber solicitado la suspensión de su haber previsional o de retiro en los términos establecidos en el Decreto 894 del 11 de julio de 2001.

NOTA:

A) El régimen de incompatibilidades no incluye el ejercicio de la docencia/actividades académicas - con dedicación simple, en instituciones nacionales, provinciales o municipales, en tanto no afecte el desempeño de las funciones en el proyecto.

B) Para el caso en que se considere necesario realizar alguna aclaración reservada, la misma deberá adjuntarse a la presente en un sobre cerrado dirigido al oficial a cargo del proyecto.

Asimismo, manifiesta, con carácter de Declaración Jurada, lo siguiente respecto de su situación previsional e impositiva: Número de Inscripción en SIJP:

Inscripción en la DGI (CUIT) _____________________________

___________________________ _____________________________ Fecha Firma y Aclaración

ANEXO 3.L PROYECTO No.: ARG/ / TITULO:

ENMIENDA AL CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS PROFESIONALES/LOCACION DE OBRA NRO.

Concertado entre el Proyecto ARG/ / , del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y ________________. Vigencia de la enmienda: a partir del __________. La enmienda se aplica al(a los) párrafo(s) siguiente(s): TODAS LAS DEMAS DISPOSICIONES CONTINUARAN RIGIENDOSE POR LO ESTIPULADO EN EL CONTRATO ORIGINAL. ______________________________ ______________________________ Firma Proyecto Firma Contratado

ANEXO 3.M

NOTIFICACION DE RESCISION DE CONTRATO POR DECISION DEL PROYECTO

Buenos Aires, ___ de ________ de 200__ Señor (nombre y apellido del consultor) (Domicilio que figura en el contrato) Estimado Señor: Notificamos a Usted la rescisión del Contrato de Locación de Servicios Profesionales/Locación de Servicios Técnicos de Apoyo a Proyecto/Locación de Obra Número ______ de fecha ___ de ____________ de 200__, a partir del día ___ de ____________ de 200_. En virtud de la Cláusula B.- RESCISION del referido contrato, el pago final se realizará conforme a la Certificación de Avance presentada por el Coordinador. Sin otro particular, saludamos a Usted muy atentamente. _________________________________________ (Firma del Director Nacional/Coordinador) NOTA: Copia de la presente Notificación deberá ser devuelta por el contratado con la

leyenda notificado(a), fecha, firma y aclaración, todo ello en forma manuscrita. La fecha en que el consultor(a) se notifica deberá ser, por lo menos, 15 días antes de

la fecha fijada para la rescisión.

ANEXO 3.N

CONVENIO DE RESCISION En Buenos Aires, a los ____ días del mes de _______ de 199__ reunidos el/la señor/a _________________ por propio derecho y el Coordinador del Proyecto ARG/ / , Título: _______________ se conviene rescindir el Contrato de Locación de Servicios Profesionales/Técnicos/Locación de Obra, número ________ celebrado entre las partes con fecha ____ de _______ de 200__. A tales efectos las partes acuerdan: 1.- El/la señor/a _______________________________________ declara haber percibido los honorarios por el tiempo trabajado de total conformidad a lo oportunamente convenido. Asimismo, declara que nada más tiene que reclamar por ningún concepto emergente de la relación habida entre las partes. 2.- El Proyecto manifiesta que ha recibido los servicios en un todo de acuerdo con los términos de referencia del contrato, no teniendo en tal sentido nada que reclamar del profesional. 3.- Por lo expuesto y de común acuerdo, queda rescindido el contrato arriba mencionado, a partir del ____ de ____________ de 200__, con los alcances expresados libremente por las partes y con la expresa declaración que nada se tienen que reclamar recíprocamente. _______________________________ _ ______________________________ Firma del Proyecto Firma Contratado

ANEXO 3.O

CERTIFICACION DE AVANCE POR RESCISION DE CONTRATO Buenos Aires, __ de ___________ de 200__.

Ref.: Proyecto ARG/ / De mi mayor consideración: Por la presente certifico que el consultor Sr(a). _____________ ha cumplido en forma satisfactoria las Etapas Números ___ al ___ del Contrato de Locación de Servicios Profesionales/Locación de Obra Número _____ de fecha ____ de ________________ de 200_ que fuera rescindido con fecha ____ de _____________ de 200__ , por lo que solicito se efectúe el correspondiente libramiento final. La documentación respaldatoria de la presente certificación se encuentra archivada en las oficinas del Proyecto a disposición del Señor Representante Residente. Sin otro particular, me complazco en saludarlo muy atentamente. _________________________________________________ (Firma y aclaración del Coordinador del Proyecto)

ANEXO 3.P

NOTIFICACION DE RESCISION DE CONTRATO POR DECISION DEL CONTRATADO

Buenos Aires, ___ de __________ de 200__ Señor Coordinador Proyecto ARG/ / Título: De mi mayor consideración: Notifico a Ustedes la rescisión del Contrato de Locación de Servicios Profesionales/Locación de Obra/Locación de Servicios Técnicos de Apoyo número ____ de fecha ___ de ____________ de 200__, a partir del día ___ de _______________ de 200__. De acuerdo con la Cláusula B.-RESCISION del referido contrato, el pago final se realizará conforme a la Certificación de Avance presentada por el Coordinador, a lo que presto mi conformidad. Sin otro particular, me complazco en saludarlo muy atentamente. ________________________________ (Firma y Aclaración)

1

ANEXO 3.Q

SUBCONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES

MONTO DEL CONTRATO: ________


Proyecto Nro.: ARG/ / Título: " "

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SUBCONTRATO ENTRE PROYECTO No.: CONTRATISTA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Los abajo firmantes, representantes autorizados de las Partes, aceptan por la presente los siguientes términos y condiciones y todos los documentos adjuntos que se indican en la sección 1.01. FIRMA FIRMA: NOMBRE: NOMBRE: TITULO: Director Nacional del Proyecto TITULO: o quien él designe FECHA: FECHA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fecha de comienzo: Fecha de terminación:

2

Las partes contratantes y el alcance del contrato. El presente contrato es un acuerdo entre el Proyecto No. ARG/ / del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado en este acto por su ___________ , Sr. ________ constituyendo domicilio en _____________ y la empresa _____________ , representada por ___________ , con documento No. _________ en su carácter de _________, con domicilio en ____________ , para la realización de __________ en el marco del proyecto arriba mencionado. Este proyecto establece el marco técnico general de ejecución de los estudios y asistencia técnica necesaria. Por este acuerdo se formaliza la contratación de __________ para la realización de estudios e informes cuya descripción se incluye en el Anexo I. Considerando que el Contratista posee las calificaciones necesarias, y que quiere y puede prestar tales servicios y realizar los trabajos que se describen infra, las partes resuelven acordar el conjunto de condiciones que se especifican a continuación: Sección 1.00 GENERALIDADES 1.01 Alcance y duración del Contrato

El Contratista y el Proyecto se regirán obligados por las disposiciones de las páginas 1/5, así como por las "Condiciones Generales", por el Anexo número I sobre "Términos de Referencia, Cronograma de Actividades y Presupuesto"y el Anexo II sobre "Atribuciones".

El Contratista deberá comenzar a prestar sus servicios, dando inicio a ejecución del presente contrato, el __ de _______ de ___ , y los finalizará el __ de ______ de ___.

El Proyecto será responsable de los reclamos que pueda presentar el Contratista y que surjan como consecuencia de las operaciones contempladas en este Convenio. El Contratista libera al PNUD de toda responsabilidad, directa o indirecta, que pueda derivarse de la ejecución del presente contrato.

1.02 Descripción del Proyecto

El proyecto ARG/ / tiene como objetivo central:

Sección 2.00 SERVICIOS DEL CONTRATISTA 2.01 El presente contrato establece la responsabilidad por resultado respecto del proyecto

que se describe ut supra y, a tal efecto, todas las actividades conexas enumeradas en esta sección del contrato. La medición o evaluación de estos resultados se hará mediante informes que presentará, de acuerdo al calendario establecido.

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2.02 a) El Contratista para la realización de las actividades y el alcance de los resultados previstos, asignará los siguientes insumos y proporcionará el personal, con las calificaciones adecuadas y la experiencia pertinente, tal como se describe a continuación:

Función meses/persona Coordinador Investigador especialista Investigador Investigador Investigador

Total: Gastos varios:

b) El Coordinador del proyecto revisarán periódicamente el avance producido a fin

de verificar que los servicios de el Contratista se realizan de acuerdo con los términos de referencia y cronogramas. A tal efecto, podrá requerir informes verbales, reuniones y/o visitar a el Contratista en el lugar en que se desarrolla su actividad.

2.03 Calendario

El Contratista seguirá el calendario de trabajos que se presenta en el Anexo I. Las actividades cubiertas por el mismo corresponden a:

2.04 Presentación de Informes

a) El contratista presentará los informes que se indican a continuación, en la fecha que también se indica. Tales informes deberán describir con todo detalle los servicios prestados en virtud del presente contrato.

a1) Informes de avance: a2) Informe final, el cual contendrá:

b) La evaluación y aprobación del informe se realizará de acuerdo al siguiente

procedimiento:

b1) El Contratista entregará ___ (__) copias del informe final al Coordinador del Proyecto ARG/ /

b2) Una vez recibida dicha documentación , el Coordinador del proyecto

ARG/ / procederá a evaluar el informe mencionado y podrá requerir del Contratista aclaraciones o adiciones de antecedentes que crea convenientes a los fines de la evaluación, incluso la reformulación de los mismos.

b3) Una vez aprobado el informe, el Proyecto procederá a realizar los pagos de

acuerdo al calendario que se establece a continuación.

4

Sección 3.00 PAGO POR LOS SERVICIOS DEL CONTRATISTA

3.01 De conformidad con la sección 3.02, el Proyecto pagará al contratista la suma fija de: 3.02 La suma a la que se refiere la Sección 3.01 se abonará de conformidad con el siguiente

calendario: 3.03 Todos los pagos que haga el Proyecto al Contratista, en virtud del presente Contrato,

se efectuarán en pesos equivalentes a los dólares estadounidenses estipulados en la sección 3.02. (de corresponder)

3.04 El contratista presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la

Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. Esta presentación se hará al Coordinador del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado.

3.05 El Contratista no realizará ningún otro trabajo o prestará otros servicios que pudieran

contribuir a que se exceda la suma fijada en la sección 3.01, sin una enmienda por escrito del presente Contrato.

Sección 4.00 DISPOSICIONES DIVERSAS

4.01 Cualquier notificación, solicitud o aprobación requerida o permitida en virtud del

presente Contrato, se hará por escrito y en idioma español. Se considerará que tal notificación, solicitud o aprobación ha sido debidamente hecha cuando sea entregada en mano, por correo, por télex o por telegrama a la Parte especificada infra o en cualquier otra dirección que la parte haya indicado por escrito a la otra Parte que hace la notificación o presenta la solicitud.

4.02 Toda controversia que se suscite por la presente contratación o que guarde relación

con esta y que no sea resuelta por negociaciones conforme a lo previsto en el Inciso 2o. del Art. XII de la ley 23.396, será sometida a arbitraje de acuerdo a lo establecido en el Inciso 1o. del Art. XII de la ley 23.396, a petición de cualquiera de las partes. Las partes se comprometen por el presente a aceptar como fallo definitivo de la controversia a la decisión arbitral, de acuerdo con las disposiciones contenidas en las "Condiciones Generales".

En la ciudad de Buenos Aires, Capital Federal de la República Argentina, a los ___ días del mes de ________ de ____ se firman dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto como prueba de conformidad de lo acordado entre las partes. Por el Proyecto: Por el Contratista:

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CONDICIONES GENERALES Indice: Artículos Condiciones Generales 1 Independencia del Contratista 2 Responsabilidades generales del Contratista 3 Indemnización por accidentes del trabajo y otros seguros 4 Origen de las instrucciones 5 Prohibición de actividades conflictivas 6 Prohibición de que los funcionarios publicos obtengan beneficios 7 Cesiones 8 Registros, contabilidad, información e intervención de cuentas 9 Equipo o bienes del Gobierno 10 Naturaleza confidencial de la información 11 Uso del nombre, emblema o sello oficial de las Naciones Unidas y el PNUD 12 Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad 13 Modificaciones 14 Obligación del Contratista de informar al Proyecto de cambios en las condiciones 15 Derecho de suspensión del Proyecto 16 Rescisión por el Proyecto 17 Rescisión por el Contratista 18 Derechos y recursos del PNUD 19 Quiebra 20 Indemnización 21 Privilegios e inmunidades 22 Resolución de Conflictos

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CONDICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS

Artículo 1 Independencia del Contratista Ninguna disposición del presente Contrato establece o crea una relación laboral de dependencia o una relación de principal y agente entre el Proyecto y/o el PNUD y el Contratista, quedando entendido que el Contratista es un contratista independiente en su relación con el Proyecto y/o el PNUD. Las personas físicas que prestaren servicios en virtud del presente Contrato serán agentes o empleados del Contratista y no del Proyecto y/o el PNUD, y el Contratista pondrá esta circunstancia en conocimiento de esas personas. El Contratista será responsable por todos los reclamos de esas personas que tuvieren su origen en la circunstancia de su empleo por el Contratista, en cumplimiento del presente Contrato, o que estuvieren vinculados con esa circunstancia. Artículo 2 Responsabilidades Generales del Contratista a) El Contratista prestará los servicios estipulados en el presente Contrato con la debida

diligencia y eficiencia y de conformidad con sanas prácticas profesionales, administrativas y financieras.

b) El Contratista velará en todo momento por proteger los intereses del Proyecto y por no

actuar en forma contraria a dichos intereses, adoptando todas cuantas medidas fueren razonables para reducir al mínimo todos los gastos.

c) El Contratista será responsable por los servicios profesionales y técnicos prestados por

su personal en virtud del presente Contrato, y con ese fin escogerá a personas físicas que se desempeñan eficazmente en la ejecución del presente Contrato, que respeten las costumbres locales y que ajusten su conducta a normas éticas y morales elevadas.

d) El Contratista y su personal deberán respetar y obedecer las leyes, reglamentos y

ordenanzas pertinentes del país en el cual se hubiesen de prestar los servicios. Artículo 3 Indemnización por accidentes de trabajo y otros seguros. a) El contratista obtendrá y mantendrá:

1. Todos los seguros de indemnización y responsabilidad por accidente de trabajo que correspondieren en relación con todo el personal que prestare servicios en virtud del presente Contrato; 2. Los demás seguros en que convinieren con el Proyecto.

b) A solicitud del Proyecto, el Contratista proporcionará a satisfacción del Proyecto,

prueba de los seguros mencionados supra y tendrá informado al Proyecto de los cambios que se propusieren en relación con dichos seguros.

c) El Contratista desvincula al Proyecto de toda responsabilidad por reclamos del personal del Contratista o de terceros originados en daños que pudieran ocasionarse a terceros en el cumplimiento del presente Contrato.

7

d) El Proyecto no asume responsabilidad alguna por los seguros de vida, enfermedad, accidentes y viajes y otros seguros que pudieren ser necesarios o convenientes a los fines del presente Contrato o para el personal que prestara servicios en virtud de él.

Artículo 4 Origen de las Instrucciones El Contratista no tratará de obtener ni aceptará instrucciones de autoridades ajenas al Proyecto en relación con la prestación de los servicios estipulados en el presente Contrato. El contratista se abstendrá de todo acto que pudiera afectar adversamente al Proyecto y/o al PNUD. Artículo 5 Prohibición de Actividades Conflictivas La firma consultora, sus socios y los profesionales intervinientes no deberán tener relación de dependencia con las entidades oficiales que sean destinatarias del objeto del servicio. Asimismo, no deberán estar vinculados directa o indirectamente con la empresa que financien, ejecuten o provean los bienes y servicios vinculados al objeto del presente Contrato. Artículo 6 Prohibición de que los funcionarios públicos obtengan beneficios El Contratista declara que ningún funcionario de las Naciones Unidas, el PNUD o el Gobierno ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente Contrato o de su adjudicación. Artículo 7 Cesiones El Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni de sus derechos, títulos u obligaciones en virtud de él. Artículo 8 Registro, contabilidad, información e intervención de cuentas a) El Contratista llevará registros y cuentas fieles y sistemáticos de los servicios que se

prestaren en virtud del presente Contrato. b) El Contratista proporcionará, compilará o pondrá a disposición del Proyecto en

cualquier momento los registros o informaciones, orales o escritos, en que pudiere razonablemente solicitarle respecto de los servicios o de la prestación de esos servicios.

c) El Contratista permitirá que el Proyecto o sus agentes autorizados inspeccionen e

intervengan dichos registros o informaciones, previo aviso razonable. Artículo 9 Equipo o bienes del Gobierno a) El Contratista será responsable ante el Proyecto por la pérdida o daño que el equipo o

los bienes, de propiedad del Gobierno, del Proyecto o del PNUD, que utilice por

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servicios en virtud del presente Contrato, pudieren sufrir a causa de su culpa o negligencia.

b) El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto del asunto mencionado

en el inciso anterior. Artículo 10 Naturaleza Confidencial de la documentación Los mapas, dibujos, fotografías, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás datos compilados o recibidos por el Contratista o su personal en virtud del presente Contrato serán de propiedad del Proyecto y serán considerados de carácter confidencial por el Contratista y su personal, y se entregarán solamente a los funcionarios debidamente autorizados del Proyecto al concluir los trabajos previstos en virtud del contrato o conforme a lo que se estipulare en virtud de él. En ningún caso podrá el contenido de esos documentos o datos ser divulgado por el Contratista o su personal a personas no autorizadas sin la aprobación escrita del Proyecto. Con sujeción a lo dispuesto en el presente artículo, el Contratista y su personal podrán conservar una copia de los documentos que elaboraren. Artículo 11 Uso del nombre, emblema, o sello oficial de las Naciones Unidas y el

PNUD El Contratista no publicitará o hará pública la circunstancia de que está prestando o ha prestado servicios para el PNUD o para las Naciones Unidas, ni utilizará el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o las Naciones Unidas o abreviatura alguna del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas con fines publicitarios o con cualquier otro fin. Artículo 12 Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad a) Los derechos intelectuales en todos los países y todos los derechos de propiedad sobre

manuscritos, registros, informes y otros materiales de propiedad pública o privada, elaborados con motivo de las ejecución del presente Contrato, pasarán a ser de exclusiva propiedad del PNUD y del Proyecto, quienes tendrán derecho de publicarlos, en todo o en parte, de adaptarlos o utilizarlos como les pareciere conveniente y de autorizar que se los traduzca y que se reproduzcan citas extensas de éstos. Si el Contratista en sus informes decidiera incorporar manuscritos u otros materiales (publicados o inéditos), deberá previamente obtener permiso para su publicación, uso y adaptación en cualquier idioma (en forma gratuita para el Proyecto) de los titulares de los derechos intelectuales vigentes sobre dicho material y presentara al Proyecto la prueba de esa autorización.

El Contratista podrá publicar todo o parte del material elaborado con motivo de la

ejecución del presente contrato sólo con la autorización previa y por escrito del PNUD y de la Subsecretaría de Cooperación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.

b) El Contratista se obliga a informar y ceder inmediatamente al Proyecto todos los

descubrimientos, procesos o invenciones, elaborados o concebidos, en todo o en parte, por él solamente o en colaboración con terceros respecto de los trabajos y en relación con éstos; dichos descubrimientos, procesos o invenciones pasarán a ser propiedad del

9

Proyecto y del PNUD con prescidencia de que a su respecto se presentaren o no solicitudes de patente. Cuando el PNUD o el Proyecto lo solicitare a su costa, el Contratista conviene en solicitar patentes en cualquier país respecto de dichos descubrimientos, procesos o invenciones y en ceder inmediatamente dichas solicitudes y las patentes pertinentes al PNUD y al Proyecto, sus sucesores y cesionarios, por su orden; además se compromete a dar al Proyecto y al PNUD y/o a sus abogados toda la asistencia que fuera razonable para preparar esas solicitudes y reclamos y, cuando se le solicitare, a preparar y otorgar cuantos documentos y, a cumplir cuantos actos fueren necesarios para amparar los derechos del Proyecto y del PNUD, y atribuir a éstos o a sus sucesores o cesionarios dicho descubrimientos, procesos, invenciones, solicitudes o patentes.

c) En todos los casos el PNUD y el Proyecto actuarán de común acuerdo y en forma

conjunta o indistinta según corresponda. El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto de cualquiera de los asuntos mencionados en el presente artículo.

Artículo 13 Modificaciones Los términos y condiciones estipulados en el presente Contrato sólo podrán modificarse mediante escrito firmado por las partes. Artículo 14 Obligaciones del Contratista de informar al Proyecto de cambios en las

condiciones. El Contratista notificará cabalmente y sin tardanza al Proyecto por escrito, sobre cualquier circunstancia que interfiriere o pudiere interferir en la feliz ejecución de los servicios estipulados en el presente Contrato. Dicha notificación no lo relevará de sus obligaciones de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato. Al recibir dicha notificación, el Proyecto adoptará las medidas que en su discreción considere apropiadas o necesarias conforme a las circunstancias. Artículo 15 Derecho de suspensión del Proyecto a) Mediante notificación por escrito al Contratista, el Proyecto podrá suspender por un

plazo especificado, en todo o en parte, los pagos que se adeudaren al Contratista y/o la obligación de éste de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato cuando, a juicio del Proyecto:

1. Hubiere circunstancias que interfirieren o pudieren interferir en la feliz ejecución

de los servicios estipulados en el presente Contrato, del proyecto o del logro de sus finalidades; o

2. Si el Contratista, en todo o en parte, no hubiere dado cumplimiento a los términos

y condiciones del presente Contrato. b) Luego de una suspensión en virtud del párrafo a) 1. supra, el Contratista tendrá

derecho a que el Proyecto le reembolse los costos en que hubiere debidamente incurrido en conformidad al presente Contrato con anterioridad al comienzo del plazo de dicha suspensión. Durante el plazo de dicha suspensión y respecto de los servicios

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que se hubieren suspendido, el contratista sólo tendrá derecho a reembolsos del Proyecto si presentare comprobantes apropiados de los costos esenciales en que hubiere incurrido para el mantenimiento del equipo y el pago de dietas al personal que hubiere quedado inactivo por causa de dicha suspensión, siempre que dentro de los siete (7) días de notificado de dicha suspensión hubiere presentado al Proyecto un estado de los gastos estimados, correspondientes al plazo de dicha suspensión.

c) El Proyecto podrá prorrogar el plazo del presente Contrato por un período igual al de

cualquier suspensión. Artículo 16 Rescisión por Proyecto a) No obstante cualquier suspensión en virtud del artículo 15 supra, el Proyecto podrá

rescindir el presente Contrato, por cualquier razón y en cualquier momento, siempre que notificare al Contratista por escrito con no menos de catorce (14) días (en el caso de contratos que inicialmente tuvieren un plazo de sesenta (60) días o más) o de siete (7) días (en el caso de contratos que fueren inicialmente por un plazo de menos de sesenta (60) días) de antelación.

b) Al producirse la rescisión del presente Contrato, el Contratista:

1. Adoptará providencias inmediatamente para terminar los servicios con prontitud y en forma ordenada para reducir las pérdidas y disminuir al mínimo los gastos futuros.

2. Salvo cuando dicha rescisión hubiere sido ocasionada por su incumplimiento

del presente Contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le reembolsen en su totalidad los costos en que hubiere debidamente incurrido de conformidad con el presente Contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a los servicios, con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

Artículo 17 Terminación por el Contratista a) El Contratista notificará sin tardanza por escrito al Proyecto de cualquier situación o

hecho que escapare a su control razonable y que, a su juicio, le imposibilitare dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud del presente Contrato y que no pudiere superar mediante el uso de la debida diligencia. Cuando el Proyecto reconociere por escrito la existencia de esa situación o hecho, o cuando no respondiere a dicha notificación dentro de los catorce (14) días de recibirla, el Contratista quedará a partir de entonces relevado de toda responsabilidad por el incumplimiento de dichas obligaciones y podrá en consecuencia rescindir el presente Contrato dando notificación por escrito.

b) Al rescindir el presente Contrato conforme a lo dispuesto en este artículo, se aplicarán

las disposiciones del párrafo b) del artículo 16 (Rescisión por el Proyecto).

11

Artículo 18 Derechos y recursos del PNUD a) Ninguna estipulación del presente Contrato ni relacionada a él se entenderá que

perjudica o constituye dispensa de otros derechos o recursos del PNUD. b) El PNUD no será responsable por las consecuencias o reclamos derivados de actos u

omisiones del Proyecto y/o Gobierno. Artículo 19 Quiebra Si el Contratista fuere declarado en quiebra o pasase a ser insolvente o si el control del Contratista se modificare por causa de insolvencia, el Proyecto, sin perjuicio de otros derechos o recursos, podrá rescindir el presente Contrato mediante notificación por escrito al Contratista de dicha terminación. Artículo 20 Indemnización El Contratista indemnizará y defenderá a su costa al Proyecto y/o al PNUD y a su personal contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o especie, incluidas las costas y gastos que se derivaren de actos u omisiones del Contratista o de su personal o de otras personas que ante él fueren responsables en el cumplimiento de cualquiera de los términos y condiciones del presente Contrato. Artículo 21 Privilegios e inmunidades Nada que estuviere estipulado en el presente Contrato o que con él se relacionare, se considerará como dispensa de los privilegios e inmunidades del PNUD o de las Naciones Unidas. Artículo 22 Resolución de Conflictos Para el caso en que surgieran disputas entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro de someterán al siguiente procedimiento: a) Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo,

cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe al árbitro; esta designación será inapelable.

b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su

costo será asumido por ellas, según el orden causado, a decisión inapelable del árbitro. c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente

Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes como así también los elementos de prueba aportados.

d) El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá

solicitarse al Tribunal de Jurisdicción Competente.

12

e) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta 6

meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del Contrato.

f) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el

"Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional)" aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General del 15 de diciembre de 1976.

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ANEXO I TERMINOS DE REFERENCIA, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO

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ANEXO II

ATRIBUCIONES Contexto de los Servicios 1. El Contratista en el desempeño de sus funciones actuará bajo la supervisión del

Coordinador del Proyecto ARG/ / . 2. El Coordinador del proyecto ARG/ / deberá evaluar y aprobar los insumos y

presupuestos presentados así como toda modificación a los insumos que proponga el Contratista. Igualmente deberá evaluar y aprobar el Informe Final que presente el Contratista, lo cual permitirá realizar el pago correspondiente.

3. A los efectos de la ejecución de este subcontrato, ________ autoriza a ____________

a presentar el informe en su plazo y con los requisitos técnicos apropiados. Al mismo tiempo será responsable de la coordinación de la labor que corresponde al Contratista y el canal de las consultas ante el Coordinador del Proyecto.

1

ANEXO 3.R

CARTA ACUERDO 1. INTRODUCCION Y PROPOSITO 1.1 La presente carta acuerdo es un convenio entre el Proyecto No. ARG/ / del

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y ____________ , en adelante denominado "Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental", representado por _______________.

1.2 De conformidad con el documento de proyecto y con las cláusulas y condiciones

que siguen, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental proveerá los servicios y facilidades descriptos en el Anexo 1 “Términos de Referencia, Cronograma de Actividades y Presupuesto” y según el presupuesto de gastos -------previsto para la actividad y conforme a las “Condiciones Generales” que se adjuntan como Anexo 3.

2. CONDICIONES 2.1 Los fondos asignados serán utilizados exclusivamente para cubrir compromisos

contraidos por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental bajo la coordinación de __________ , en la realización de las actividades de acuerdo con lo señalado en el Anexo 1 y dentro del presupuesto indicado en el Anexo 2, por el período ______ a ______.

2.2 El personal asignado por el Organismo de Cooperación/Organismo No

Gubernamental a la realización de las actividades se detalla en el Anexo 3. 2.3 El Proyecto no se responsabilizará de ningún accidente, enfermedad, pérdida o daño

que pueda afectar al personal asignado durante la ejecución de su trabajo. 3. PAGO 3.1 El Proyecto pagará al Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental la

suma fija de _________ , de acuerdo con el siguiente calendario: 3.2 La suma antes mencionada será abonada en moneda nacional, al cambio

operacional de Naciones Unidas, vigente a la fecha del pago. 4. PRESENTACION DE INFORMES 4.1 El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental presentará los

informes que se indican a continuación, en la fecha que también se indica. Tales

2

informes deberán describir con todo detalle los servicios prestados en virtud de la presente Carta Acuerdo:

4.2 La evaluación y aprobación del informe final se realizará de acuerdo con el

siguiente procedimiento: 4.2.1 El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental entregará ( )

copias del informe final al Coordinador del Proyecto ARG/ / . 4.2.2 Una vez recibida dicha documentación, el Coordinador del Proyecto

ARG/ / procederá a evaluar el informe mencionado y podrá requerir del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental aclaraciones o adiciones de antecedentes que crea convenientes a los fines de la evaluación, incluso la reformulación de los mismos.

4.2.3 Una vez aprobado el informe, el Proyecto procederá a realizar el pago

correspondiente. 5. DISPOSICIONES DIVERSAS 5.1 Las presentes disposiciones sólo podrán modificarse de común acuerdo y mediante

una Carta Acuerdo complementaria. 5.2 Con respecto a las cuestiones a las que no se haya hecho referencia expresa, se

aplicarán mutatis mutandis las disposiciones correspondientes del documento de proyecto y sus revisiones.

5.3 Toda notificación o correspondencia referente a la ejecución de este acuerdo deberá

ser dirigida al Proyecto arriba citado. En conformidad con lo estipulado en la presente Carta Acuerdo, se firman dos ejemplares de la misma, de un mismo tenor y a un solo efecto. Por el Proyecto: Por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental:

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CONDICIONES GENERALES DE LAS CARTAS ACUERDO Indice: Artículos Condiciones Generales 1 Independencia del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental

2 Responsabilidades generales del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental

3 Indemnización por accidentes del trabajo y otros seguros

4 Origen de las instrucciones

5 Prohibición de actividades conflictivas

6 Prohibición de que los funcionarios públicos obtengan beneficios

7 Cesiones

8 Registros, contabilidad, información e intervención de cuentas

9 Equipo o bienes

10 Naturaleza confidencial de la información

11 Uso del nombre, emblema o sello oficial de las Naciones Unidas y el PNUD

12 Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad

13 Modificaciones

14 Obligación del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental de informar al Proyecto de cambios en las condiciones

15 Derecho de suspensión del Proyecto

16 Rescisión por el Proyecto

17 Rescisión por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental

18 Derechos y recursos del PNUD

19 Insolvencia

20 Indemnización

21 Privilegios e inmunidades

22 Resolución de Conflictos

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CONDICIONES GENERALES DE LAS CARTAS ACUERDO

Artículo 1 Independencia del Organismo de Cooperación/Organismo No

Gubernamental Ninguna disposición del presente Contrato establece o crea una relación laboral de dependencia o una relación de principal y agente entre el Proyecto y/o el PNUD y el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental, quedando entendido que el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental es un Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental independiente en su relación con el Proyecto y/o el PNUD. Las personas físicas que prestaren servicios en virtud del presente Contrato serán agentes o empleados del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y no del Proyecto y/o el PNUD, y el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental pondrá esta circunstancia en conocimiento de esas personas. El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental será responsable por todos los reclamos de esas personas que tuvieren su origen en la circunstancia de su empleo por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental, en cumplimiento del presente Contrato, o que estuvieren vinculados con esa circunstancia. Artículo 2 Responsabilidades Generales del Organismo de Cooperación/Organismo

No Gubernamental a) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental prestará los servicios

estipulados en el presente Contrato con la debida diligencia y eficiencia y de conformidad con sanas prácticas profesionales, administrativas y financieras.

b) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental velará en todo momento

por proteger los intereses del Proyecto y por no actuar en forma contraria a dichos intereses, adoptando todas cuantas medidas fueren razonables para reducir al mínimo todos los gastos.

c) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental será responsable por los

servicios profesionales y técnicos prestados por su personal en virtud del presente Contrato, y con ese fin escogerá a personas físicas que se desempeñan eficazmente en la ejecución del presente Contrato, que respeten las costumbres locales y que ajusten su conducta a normas éticas y morales elevadas.

d) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y su personal deberán

respetar y obedecer las leyes, reglamentos y ordenanzas pertinentes del país en el cual se hubiesen de prestar los servicios.

Artículo 3 Indemnización por accidentes de trabajo y otros seguros. a) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental obtendrá y mantendrá:

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1. Todos los seguros de indemnización y responsabilidad por accidente de trabajo que correspondieren en relación con todo el personal que prestare servicios en virtud del presente Contrato; 2. Los demás seguros en que convinieren con el Proyecto.

b) A solicitud del Proyecto, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental

proporcionará a satisfacción del Proyecto, prueba de los seguros mencionados supra y tendrá informado al Proyecto de los cambios que se propusieren en relación con dichos seguros.

c) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental desvincula al Proyecto de toda responsabilidad por reclamos del personal del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental o de terceros originados en daños que pudieran ocasionarse a terceros en el cumplimiento del presente Contrato.

d) El Proyecto no asume responsabilidad alguna por los seguros de vida, enfermedad,

accidentes y viajes y otros seguros que pudieren ser necesarios o convenientes a los fines del presente Contrato o para el personal que prestara servicios en virtud de él.

Artículo 4 Origen de las Instrucciones El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental no tratará de obtener ni aceptará instrucciones de autoridades ajenas al Proyecto en relación con la prestación de los servicios estipulados en el presente Contrato. El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental se abstendrá de todo acto que pudiera afectar adversamente al Proyecto y/o al PNUD. Artículo 5 Prohibición de Actividades Conflictivas La firma consultora, sus socios y los profesionales intervinientes no deberán tener relación de dependencia con las entidades oficiales que sean destinatarias del objeto del servicio. Asimismo, no deberán estar vinculados directa o indirectamente con la empresa que financien, ejecuten o provean los bienes y servicios vinculados al objeto del presente Contrato. Artículo 6 Prohibición de que los funcionarios públicos obtengan beneficios El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental declara que ningún funcionario de las Naciones Unidas, el PNUD o el Gobierno ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente Contrato o de su adjudicación. Artículo 7 Cesiones El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni de sus derechos, títulos u obligaciones en virtud de él.

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Artículo 8 Registro, contabilidad, información e intervención de cuentas a) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental llevará registros y

cuentas fieles y sistemáticos de los servicios que se prestaren en virtud del presente Contrato.

b) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental proporcionará,

compilará o pondrá a disposición del Proyecto en cualquier momento los registros o informaciones, orales o escritos, en que pudiere razonablemente solicitarle respecto de los servicios o de la prestación de esos servicios.

c) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental permitirá que el

Proyecto o sus agentes autorizados inspeccionen e intervengan dichos registros o informaciones, previo aviso razonable.

Artículo 9 Equipo o bienes a) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental será responsable ante el

Proyecto por la pérdida o daño que el equipo o los bienes, de propiedad del Gobierno, del Proyecto o del PNUD, que utilice por servicios en virtud del presente Contrato, pudieren sufrir a causa de su culpa o negligencia.

b) El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto del asunto mencionado

en el inciso anterior. Artículo 10 Naturaleza Confidencial de la documentación Los mapas, dibujos, fotografías, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás datos compilados o recibidos por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental o su personal en virtud del presente Contrato serán de propiedad del Proyecto y serán considerados de carácter confidencial por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y su personal, y se entregarán solamente a los funcionarios debidamente autorizados del Proyecto al concluir los trabajos previstos en virtud del contrato o conforme a lo que se estipulare en virtud de él. En ningún caso podrá el contenido de esos documentos o datos ser divulgado por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental o su personal a personas no autorizadas sin la aprobación escrita del Proyecto. Con sujeción a lo dispuesto en el presente artículo, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y su personal podrán conservar una copia de los documentos que elaboraren. Artículo 11 Uso del nombre, emblema, o sello oficial de las Naciones Unidas y el

PNUD El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental no publicitará o hará pública la circunstancia de que está prestando o ha prestado servicios para el PNUD o para las Naciones Unidas, ni utilizará el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o las Naciones Unidas o abreviatura alguna del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas con fines publicitarios o con cualquier otro fin.

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Artículo 12 Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad a) Los derechos intelectuales en todos los países y todos los derechos de propiedad sobre

manuscritos, registros, informes y otros materiales de propiedad pública o privada, elaborados con motivo de las ejecución del presente Contrato, pasarán a ser de exclusiva propiedad del PNUD y del Proyecto, quienes tendrán derecho de publicarlos, en todo o en parte, de adaptarlos o utilizarlos como les pareciere conveniente y de autorizar que se los traduzca y que se reproduzcan citas extensas de éstos. Si el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental en sus informes decidiera incorporar manuscritos u otros materiales (publicados o inéditos), deberá previamente obtener permiso para su publicación, uso y adaptación en cualquier idioma (en forma gratuita para el Proyecto) de los titulares de los derechos intelectuales vigentes sobre dicho material y presentara al Proyecto la prueba de esa autorización.

El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental podrá publicar todo o

parte del material elaborado con motivo de la ejecución del presente contrato sólo con la autorización previa y por escrito del PNUD y de la Dirección de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.

b) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental se obliga a informar y

ceder inmediatamente al Proyecto todos los descubrimientos, procesos o invenciones, elaborados o concebidos, en todo o en parte, por él solamente o en colaboración con terceros respecto de los trabajos y en relación con éstos; dichos descubrimientos, procesos o invenciones pasarán a ser propiedad del Proyecto y del PNUD con prescindencia de que a su respecto se presentaren o no solicitudes de patente. Cuando el PNUD o el Proyecto lo solicitare a su costa, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental conviene en solicitar patentes en cualquier país respecto de dichos descubrimientos, procesos o invenciones y en ceder inmediatamente dichas solicitudes y las patentes pertinentes al PNUD y al Proyecto, sus sucesores y cesionarios, por su orden; además se compromete a dar al Proyecto y al PNUD y/o a sus abogados toda la asistencia que fuera razonable para preparar esas solicitudes y reclamos y, cuando se le solicitare, a preparar y otorgar cuantos documentos y, a cumplir cuantos actos fueren necesarios para amparar los derechos del Proyecto y del PNUD, y atribuir a éstos o a sus sucesores o cesionarios dicho descubrimientos, procesos, invenciones, solicitudes o patentes.

c) En todos los casos el PNUD y el Proyecto actuarán de común acuerdo y en forma

conjunta o indistinta según corresponda. El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto de cualquiera de los asuntos mencionados en el presente artículo.

Artículo 13 Modificaciones Los términos y condiciones estipulados en el presente Contrato sólo podrán modificarse mediante escrito firmado por las partes.

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Artículo 14 Obligaciones del Organismo de Cooperación/Organismo No

Gubernamental de informar al Proyecto de cambios en las condiciones. El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental notificará cabalmente y sin tardanza al Proyecto por escrito, sobre cualquier circunstancia que interfiriere o pudiere interferir en la feliz ejecución de los servicios estipulados en el presente Contrato. Dicha notificación no lo relevará de sus obligaciones de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato. Al recibir dicha notificación, el Proyecto adoptará las medidas que en su discreción considere apropiadas o necesarias conforme a las circunstancias. Artículo 15 Derecho de suspensión del Proyecto a) Mediante notificación por escrito al Organismo de Cooperación/Organismo No

Gubernamental, el Proyecto podrá suspender por un plazo especificado, en todo o en parte, los pagos que se adeudaren al Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y/o la obligación de éste de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato cuando, a juicio del Proyecto:

1. Hubiere circunstancias que interfirieren o pudieren interferir en la feliz ejecución

de los servicios estipulados en el presente Contrato, del proyecto o del logro de sus finalidades; o

2. Si el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental, en todo o en

parte, no hubiere dado cumplimiento a los términos y condiciones del presente Contrato.

b) Luego de una suspensión en virtud del párrafo a) 1. supra, el Organismo de

Cooperación/Organismo No Gubernamental tendrá derecho a que el Proyecto le reembolse los costos en que hubiere debidamente incurrido en conformidad al presente Contrato con anterioridad al comienzo del plazo de dicha suspensión. Durante el plazo de dicha suspensión y respecto de los servicios que se hubieren suspendido, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental sólo tendrá derecho a reembolsos del Proyecto si presentare comprobantes apropiados de los costos esenciales en que hubiere incurrido para el mantenimiento del equipo y el pago de dietas al personal que hubiere quedado inactivo por causa de dicha suspensión, siempre que dentro de los siete (7) días de notificado de dicha suspensión hubiere presentado al Proyecto un estado de los gastos estimados, correspondientes al plazo de dicha suspensión.

c) El Proyecto podrá prorrogar el plazo del presente Contrato por un período igual al de

cualquier suspensión. Artículo 16 Rescisión por Proyecto a) No obstante cualquier suspensión en virtud del artículo 15 supra, el Proyecto podrá

rescindir el presente Contrato, por cualquier razón y en cualquier momento, siempre que notificare al Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental por escrito con no menos de catorce (14) días (en el caso de contratos que inicialmente

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tuvieren un plazo de sesenta (60) días o más) o de siete (7) días (en el caso de contratos que fueren inicialmente por un plazo de menos de sesenta (60) días) de antelación.

b) Al producirse la rescisión del presente Contrato, el Organismo de

Cooperación/Organismo No Gubernamental:


2. Salvo cuando dicha rescisión hubiere sido ocasionada por su incumplimiento

del presente Contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le reembolsen en su totalidad los costos en que hubiere debidamente incurrido de conformidad con el presente Contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a los servicios, con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

Artículo 17 Terminación por el Organismo de Cooperación/Organismo No

Gubernamental a) El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental notificará sin tardanza

por escrito al Proyecto de cualquier situación o hecho que escapare a su control razonable y que, a su juicio, le imposibilitare dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud del presente Contrato y que no pudiere superar mediante el uso de la debida diligencia. Cuando el Proyecto reconociere por escrito la existencia de esa situación o hecho, o cuando no respondiere a dicha notificación dentro de los catorce (14) días de recibirla, el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental quedará a partir de entonces relevado de toda responsabilidad por el incumplimiento de dichas obligaciones y podrá en consecuencia rescindir el presente Contrato dando notificación por escrito.

b) Al rescindir el presente Contrato conforme a lo dispuesto en este artículo, se aplicarán

las disposiciones del párrafo b) del artículo 16 (Rescisión por el Proyecto). Artículo 18 Derechos y recursos del PNUD a) Ninguna estipulación del presente Contrato ni relacionada a él se entenderá que

perjudica o constituye dispensa de otros derechos o recursos del PNUD. b) El PNUD no será responsable por las consecuencias o reclamos derivados de actos u

omisiones del Proyecto y/o Gobierno. Artículo 19 Insolvencia Si el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental fuere declarado en quiebra o pasase a ser insolvente o si el control del Organismo de Cooperación/Organismo No

10

Gubernamental se modificare por causa de insolvencia, el Proyecto, sin perjuicio de otros derechos o recursos, podrá rescindir el presente Contrato mediante notificación por escrito al Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental de dicha terminación. Artículo 20 Indemnización El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental indemnizará y defenderá a su costa al Proyecto y/o al PNUD y a su personal contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o especie, incluidas las costas y gastos que se derivaren de actos u omisiones del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental o de su personal o de otras personas que ante él fueren responsables en el cumplimiento de cualquiera de los términos y condiciones del presente Contrato. Artículo 21 Privilegios e inmunidades Nada que estuviere estipulado en el presente Contrato o que con él se relacionare, se considerará como dispensa de los privilegios e inmunidades del PNUD o de las Naciones Unidas. Artículo 22 Resolución de Conflictos Para el caso en que surgieran disputas entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro de someterán al siguiente procedimiento: a) Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo,

cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe al árbitro; esta designación será inapelable.

b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su

costo será asumido por ellas, según el orden causado, a decisión inapelable del árbitro. c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente

Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes como así también los elementos de prueba aportados.

d) El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá

solicitarse al Tribunal de Jurisdicción Competente. e) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta 6

meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del Contrato.

f) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el

"Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional)" aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General del 15 de diciembre de 1976.

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ANEXO I TERMINOS DE REFERENCIA, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO

12

ANEXO II

ATRIBUCIONES Contexto de los Servicios 1. El Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental en el desempeño de sus

funciones actuará bajo la supervisión del Coordinador del Proyecto ARG/ / . 2. El Coordinador del proyecto ARG/ / deberá evaluar y aprobar los insumos y

presupuestos presentados así como toda modificación a los insumos que proponga el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental. Igualmente deberá evaluar y aprobar el Informe Final que presente el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental, lo cual permitirá realizar el pago correspondiente.

3. A los efectos de la ejecución de esta carta acuerdo, ________ autoriza a

____________ a presentar el informe en su plazo y con los requisitos técnicos apropiados. Al mismo tiempo será responsable de la coordinación de la labor que corresponde al Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y el canal de las consultas ante el Coordinador del Proyecto.

1

ANEXO 3.S

ACUERDO DE PRESTAMO REEMBOLSABLE 1. Por intermedio del presente se confirma el acuerdo de (Nombre de la Institución) para

proporcionar los servicios de (Nombre del Consultor), según los requerimientos del Proyecto ARG/ / , del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

2. ____________ acepta proporcionar los servicios de ____________ , en calidad de

___________ , por el período _____________ , de acuerdo con los términos de referencia que se adjuntan al presente como Anexo I.

3. El Proyecto ARG/ / reembolsará a _______________ el monto de ______________

por los servicios antedichos, en virtud del presente acuerdo. Dicho monto se abonará como sigue:

4. Este acuerdo entrará en vigencia el ________ y expirará el ________ . El mismo

podrá extenderse de acuerdo con los requerimientos del Proyecto, previo acuerdo escrito de ambas partes.

5. (Nombre de la Institución) asumirá todas las obligaciones legales y financieras que

puedan corresponder con respecto al consultor que proporcionará los servicios requeridos. En ningún momento se podrá interpretar que el Proyecto ha contraído un compromiso contractual directamente con el consultor. El consultor no será considerado como funcionario del Gobierno Argentino ni del PNUD. Igualmente, el consultor no tendrá derecho a ningún beneficio, pago, subsidio, compensación o pensión por parte del Proyecto, a excepción de lo que se estipula expresamente en este acuerdo. (Nombre de la Institución) será responsable por asegurar al consultor en caso de accidente, enfermedad, lesiones o muerte, acaecidos o no durante el período en que dicho consultor se encuentre prestando servicios al Proyecto. Se estipula expresamente que las obligaciones del Proyecto se limitan a las contenidas expresamente en este acuerdo. El consultor no estará exento de ninguna carga impositiva en virtud del mismo, ni tendrá derecho a percibir reembolso de impuestos que pudieran gravar los honorarios que reciba.

6. Las condiciones de servicio vigentes para el consultor serán establecidas por (Nombre

de la Institución), de acuerdo con sus reglamentos. 7. El Proyecto se reserva el derecho de evaluar la competencia técnica del consultor y

tendrá el derecho de informar a (Nombre de la Institución) en caso de que no se cumpla con los requerimientos del Proyecto. ____________ se responsabiliza ante el Proyecto por el adecuado cumplimiento de las obligaciones asignadas al consultor en relación con el documento de proyecto. Si fuera necesario, el consultor asignado será reemplazado, previa notificación escrita del Proyecto a (Nombre de la Institución).

8. Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro

derecho intelectual de cualquier naturaleza sobre cualquier informe, trabajo, estudio u

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obra producida como consecuencia de este acuerdo, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al PNUD.

9. El consultor no podrá comunicar a persona alguna, Gobierno u otra entidad ajena al

Proyecto la información no publicada o de carácter confidencial de que haya tenido conocimiento con motivo de la ejecución sus obligaciones en el marco de este acuerdo, salvo que el Proyecto hubiera autorizado expresamente para hacerlo. Esta obligación de reserva o confidencialidad seguirá vigente aun después del vencimiento del plazo, de la rescisión o resolución del presente acuerdo.

10. Este acuerdo puede ser cancelado con anterioridad a la fecha establecida en el párrafo

4, en caso de suspenderse o interrumpirse en forma total o parcial la continuación del Proyecto, por falta de financiamiento del mismo o cualquier otra causa, sin derecho a indemnización alguna.

11. Cualesquiera de las partes puede rescindir el presente acuerdo en cualquier momento,

por medio de una notificación escrita, con 15 días de anticipación. 12. Todo reclamo que pudiera presentarse con respecto a la interpretación o ejecución del

presente acuerdo que no pueda ser resuelto por vía de la negociación, deberá ser presentado al Gobierno Argentino. Se exonera expresamente al PNUD de cualquier responsabilidad directa o indirecta que pudiera derivarse de la ejecución del presente Acuerdo.

13. (Nombre de la Institución) proporcionará una copia de este acuerdo y sus anexos,

debidamente firmada por las partes intervinientes al consultor asignado, como parte de las obligaciones contractuales que emanan del presente acuerdo, como prueba del mismo y a los fines de contar con las instrucciones respectivas.

______________________________ _______________________________ En nombre del Proyecto En nombre de la Institución

ANEXO 3SS

CLAUSULAS PARA CONTRATOS DE ALQUILER DE PROYECTOS PNUD

1. Cláusula sobre el IVA: habla del supuesto caso de gravarse con IVA la locación comercial:

"A los fines de los pagos que el locatario deba hacer al locador, para el caso de que el presente contrato sea alcanzado por el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el locador deberá presentar en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva, abonándose el canon neto de impuestos en dinero en efectivo y, por el IVA, el PNUD emitirá el correspondiente certificado".

2. Cláusula sobre ley aplicable: ley aplicable y jurisdicción competente debe establecerse, en resguardo del status del PNUD, pero ello en nada afecta las características comerciales del contrato:

"Dado que una de las partes que aquí se obligan es el Proyecto ARG .../... , a este contrato le será aplicable el Acuerdo Marco suscripto por la República Argentina y el PNUD con fecha 26 de octubre de 1985 y aprobado por ley 23396; las partes dejan establecido que a los fines del presente acuerdo serán también de aplicación la ley 23091 y el Código Civil de la República Argentina, en todo cuanto no se opongan a las disposiciones del referido Acuerdo Marco o de este contrato".

3. Cláusula sobre jurisdicción arbitral: "Para el caso de que surgieran controversias entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro se someterán al siguiente procedimiento:

a) Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo, cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe el árbitro; esta designación será inapelable.

b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su costo será asumido por quien resultare vencida o en la proporción que dispusiere el árbitro, por decisión inapelable de éste.

c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes, como así también los elementos de prueba aportados.

d) El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá solicitarse al Tribunal de la Jurisdicción Competente.

e) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del Contrato.

f) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI” (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional) aprobado por Resolución N° 31/98 de la Asamblea General del 15 de Diciembre de 1976.

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ANEXO 3.T PROYECTO No.: ARG/ / TITULO: CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS TECNICOS DE APOYO A PROYECTOS No. En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de _________ del año ____ se celebra el presente contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos entre el Proyecto ARG/ / (en adelante el Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado por su _____________Sr. ______________constituyendo domicilio en _____________ por una parte y por la otra lo hace ______________domiciliado en ______________, con documento de identidad No. ___________, quien declara ser mayor de edad, de estado civil _________ y de profesión _____________ El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No. 23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / . 1. OBJETO Y FUNCIONES El contratado prestará al Proyecto sus servicios de __________ de acuerdo con los términos de referencia que se detallan en el anexo que también suscriben las partes y forman parte integrante del presente. Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo y/o desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido. 2. DURACION DEL CONTRATO El plazo de ejecución del presente contrato es, a partir del / / , finalizando en consecuencia el / / . Queda establecido que este contrato no importa una expectativa o derecho a prórroga a beneficio del contratado, pudiendo ser prorrogado o renovado únicamente de común acuerdo entre las partes mediante la suscripción de otro contrato. La continuación en la prestación de los servicios una vez operado el vencimiento del contrato no importará en modo alguno la tácita reconducción del mismo, aún cuando las tareas fijadas en los términos de referencia excedan el plazo del presente contrato. 3. RETRIBUCION El honorario total por todo concepto se ha convenido en $ ________. Forma de pago: En ___ libramientos consecutivos, el primero el quinto día hábil del mes siguiente a la iniciación del contrato y el resto de acuerdo al cronograma de pagos. Se deja establecido que si la prestación a cargo de una de las partes se tornara excesivamente onerosa, por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte perjudicada podrá demandar la resolución del contrato. La otra parte podrá impedir la resolución ofreciendo mejorar equitativamente los efectos del contrato. 4. VIATICOS

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En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes oficiales aprobados por el Proyecto serán pagados al Contratado sobre la base de los valores establecidos por el PNUD. 5. APORTES JUBILATORIOS Y PRESTACIONES MEDICAS El contratado manifiesta encontrarse empadronado en la Caja Previsional de ________, No. ________ en la cual efectúa y continuará efectuando sus aportes previsionales. A tal fin declara que su desempeño profesional es independiente y autónomo, comprendido en las disposiciones de la Ley No. 24.241, cuyo puntual y estricto cumplimiento correrá por su cuenta exclusiva, como así también toda otra obligación derivada de la legislación impositiva, previsional, de seguridad y asistencia aplicables en la República Argentina. Como consecuencia de ello, releva al contratante de toda obligación referida a aspectos previsionales, asistenciales y/o de coberturas médicas. 6. CONDICION JURIDICA El contratado no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados. Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno Argentino. 7. DERECHOS Y OBLIGACIONES Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los aquí previstos. Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el presente. 8. RESCISION Cada una de las partes podrá, en todo momento, rescindir el presente notificando por escrito a la otra parte con 15 días de anticipación. A este efecto el pago final se realizará conforme a la Certificación de Avance. 9. DERECHO DE PROPIEDAD Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al PNUD. 10. INFORMACION NO PUBLICADA. CONFIDENCIALIDAD El contratado no podrá comunicar a persona alguna, Gobierno u otra entidad ajena al Proyecto, la información no publicada o de carácter confidencial de que haya tenido conocimiento con motivo de la ejecución de sus obligaciones emanadas del presente contrato, salvo que el Proyecto lo hubiera autorizado expresamente para hacerlo. Esta obligación de reserva o confidencialidad seguirá vigente aún después del vencimiento del plazo, de la rescisión o resolución del presente contrato, haciéndose responsable el contratado de los daños y perjuicios que pudiera irrogar la difusión de datos o informes no publicados.

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11. DECLARACION El contratado pondrá en conocimiento del Proyecto toda ocupación, empleo o actividad profesional que haya ejercido o que ejerza, aún encontrándose en goce de licencia de cualquier tipo, con el/los Estado/s Nacional, Provinciales, Municipales, Organismos Descentralizados y/u Organismos Internacionales. Esta declaración se hará con los alcances de Declaración Jurada. De resultar falsa esta declaración o si tales actividades resultan incompatibles, se podrá rescindir el presente contrato, sin derecho a indemnización o compensación alguna a favor del contratado, reservándose el Proyecto el derecho de accionar legalmente, si de tal violación pudiera surgir un daño o perjuicio. 12. SUSPENSION O INTERRUPCION DEL PROYECTO Encontrándose esta contratación supeditada al desenvolvimiento o desarrollo del Proyecto para el cual se la efectúa, el contratado se aviene a que en caso de suspenderse o interrumpirse en forma total o parcial la continuación del Proyecto, por falta de financiamiento del mismo, o cualquier otra causa, este contrato puede ser suspendido sin derecho a indemnización, o derechamente rescindido, en cuyo caso es de aplicación lo establecido en la Cláusula 8 de este contrato. 13. OBLIGACION FISCAL El contratado no estará exento de ningún impuesto en virtud de este convenio y será de su exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas en virtud del presente contrato liberando expresamente al PNUD y al Proyecto de todas las obligaciones fiscales emergentes de la Resolución General 2784 de la DGI y/o cualquier otra obligación fiscal a crearse. 14. RESPONSABILIDADES EMERGENTES Toda reclamación que pudiera ser presentada por el contratado y/o terceros resultante de la ejecución del presente contrato deberá dirigirse al Gobierno Argentino. El contratado exonera expresamente al PNUD de cualquier responsabilidad directa o indirecta que pudiera derivarse de la ejecución del presente contrato. Fecha: __________________________________ ________________________________ Firma Proyecto Firma Contratado

ANEXO 3.U


ESCALA DE HONORARIOS MENSUALES A TECNICOS DE APOYO A PROYECTOS

(en pesos)

15 de Enero de 2009

FUNCION GRADO

I II III

Asistente Rango I 1240 1500 1800

Asistente Rango II 1840 2023 2200

Asistente Rango III 2240 2400 2600

ANEXO 3.V

ACUERDO SOBRE OBRA REALIZADA Entre el PROYECTO ARG/ / , "Título del Proyecto" del PROGAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) por su parte y el Sr. __________, en su carácter de ________________, se conviene la celebración del presente acuerdo sobre obra realizada y pago de honorarios. OBRA: El consultor ha desempeñado tareas de ____________ en el marco del trabajo ejecutado por el Proyecto. Habiendo el consultor dado cumplimiento a la obra encomendada, a satisfacción del Proyecto en el período ________________, se da formal aprobación a la misma con la indicación de que responde a los requerimientos formulados. Las partes conforme a lo acordado oportunamente, convienen en un único pago por todo concepto en la suma de pesos ______ ($ ____ ). Con la efectivización del pago acordado, el consultor presta su formal consentimiento a los fines de la resolución de la relación, aclarando que nada se le adeuda por el trabajo oportunamente convenido, liberando al Proyecto, al PNUD y/o al Gobierno Argentino de toda responsabilidad. En prueba de conformidad, las partes firman tres ejemplares de un mismo tenor y efecto en la ciudad de Buenos Aires a los _____ días del mes de _________de dos mil _______. _____________________________ _____________________________ Firma Proyecto Firma y Aclaración Doc. No.

ANEXO 3.W

SOLICITUD DE PASAJES

PROYECTO: FECHA:

SOLICITUD NRO.: PASAJES AEREOS:

ANTICIPO DE VIATICOS: DATOS DEL PASAJERO APELLIDO Y NOMBRE: TELEFONOS: DATOS DEL PASAJE FECHAS: IDA: / / REGRESO / / OBSERVACIONES: EN LOS PASAJES INTERNACIONALES SE DEBERA INDICAR: CLASE: ECONOMICO BUSINESS SI EL TRAMO DE REGRESO ES SIN FECHA, INDICAR TIEMPO DE PERMANENCIA IMPUTACION PRESUPUESTARIA CUENTA: VIAJE RELACIONADO CON LA SIGUIENTE ACTIVIDAD DEL DOCUMENTO DEL PROYECTO: RECIBI EL CORRESPONDIENTE PASAJE. ____________________________ ___________________ FIRMA DEL PASAJERO FECHA PARA USO DEL PNUD SOLICITUD DE PASAJE NRO.: / / FECHA INTERVINO LIQUIDACION DE ANTICIPO DE VIATICOS: VIATICO APLICABLE: DIAS x U$S/DIA = U$S 80% ANTICIPO = U$S FECHA INTERVINO

ANEXO 3.Y

REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE DATOS A COMPLETAR POR EL BENEFICIARIO

NOMBRE: PROYECTO

CUENTA BANCARIA:

SECCION I

FECHA PASAJES,GASTOS DE AEROPUERTO,TELEFONO,ETC. DIVISA MONTO USO PROYECTOMONTO APROBADO

SECCION II

FECHA ADELANTOS RECIBIDOS - CONCEPTO DIVISA MONTO USO PROYECTOMONTO APROBADO

SECCION III

Ciudad y País de Partida = PLlegada = LL

MODO DEVIAJE

FECHA

HORA

TRASLADOVEHICULOOFICIAL

USO PROYECTO

DIA

MES

AÑO

SI NOFECHAS XVIATICOS

MONTO

P:LL:

OFICIAL: PERSONAL:P:LL:



OFICIAL: PERSONAL:ADJUNTAR PASAJES - INDICAR TRAMOS NO UTILIZADOS:

CUENTA:

ESTE VIAJE FUE INCLUIDO EN EL "PLAN DE VIAJES" Y SE RELACIONA CON LA SIGUIENTE ACTIVIDAD DELDOCUMENTO DEL PROYECTO:

Firma del Beneficiario: _______________ Coordinador del Proyecto: ______________________

Fecha: __________________ Fecha: ____________________________________________________________________________________________________________PARA USO DE CONTADURIA DEL PROYECTO:

Total Sección I:Total Sección III:Menos Sección II:Balance:

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ANEXO 3Z

PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES YPERSONAL TÉCNICO DE APOYO – SISTEMA FOMS

PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL

A. ORIGINAR UN CONTRATO NUEVO

1. El proyecto ingresará al sistema y seleccionará @project, Contratos,Añadir Contrato.

2. Se llega así a la pantalla que permite seleccionar el consultor acontratar.a) Si es un consultor que ya ha tenido contratos con el PNUD, se lo

puede buscar por apellido o por No. de CUIT en SeleccionandoConsultor.

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b) Si es un consultor nuevo, se debe ingresar en Para registrar nuevocódigo el No. de CUIT, Apellido y Nombre.

c) Si es un consultor extranjero –sin número de CUIT- se debesolicitar a la oficina del PNUD su ingreso a la base,proporcionando para ello el número de pasaporte. Luego el proyectopodrá ingresar los demás datos y el contrato correspondiente.

Seleccionar Añadir registro.

3. Una vez seleccionado el consultor, aparecerá la pantalla de Solicitudde Contratación donde se deben completar los datos según correspondaal tipo de contrato elegido. Para un contrato de locación de servicioso de locación de obra se deberá ingresar obligatoriamente: fecha deinicio y fin del contrato, dedicación, nivel de escala salarial, líneay sublínea presupuestaria, actividad del proyecto relacionada con elcontrato y opcionalmente la referencia a alguna nota interna delproyecto que origina la contratación.El proyecto deberá mantener actualizados estos datos.Una vez completados los datos, seleccionar Registre Contratación.

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Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escalasalarial, el sistema originará automáticamente loscompromisos.

4. Aparecerá la siguiente pantalla (Pantalla Inicial) con los datosingresados:

5. Todos los pagos de contratos solicitados por proyectos se efectuaránpor transferencia bancaria. Sólo la oficina podrá autorizar pagos en

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cheque. Los datos de la cuenta bancaria serán ingresados por elproyecto. Si el consultor aún no ha abierto una cuenta, podráinformarla al PNUD en el momento de firmar el contrato. Ingresar losdatos bancarios y personales en el sector de la pantalla Informacióndel Consultor/Empresa y luego seleccionar Actualiza Datos:

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6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco,Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o CuentaCorriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vezactualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones:

NOTA: Puede ocurrir que en la pantalla inicial aparezca el mensaje“Advertencia: Cuenta Bancaria incorrecta” . Esto se debe a quefaltan datos de la cuenta bancaria. Volver a la anteriorpantalla y completar.

7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean

correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (laprimera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que elmismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos(pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar elcurrículum vitae correspondiente.

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8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionandoexaminar y al final adjuntar)

9. Una vez anexado volverá a la pantalla anterior y aparecerá un botón

rojo indicando que el CV fue adjuntado:

10. Los términos de referencia, la solicitud de contratación y el textodel contrato (contrato, declaración jurada, calendario de pagos) seingresan en la siguiente sección de la pantalla inicial. En el sectorDocumentos de la pantalla inicial, bajo Titulo para Nuevo Documentoingresar el nombre del documento (ej: Términos de Referencia, Informe,etc.) Luego tildar en el cuadrado correspondiente y seleccionarAñadir.

Para ello es necesario que dispongan de los Términos de Referencia enarchivo magnético (procesador de texto, planilla de excel, formatos.pdf, etc.) mientras que el texto del contrato y la solicitud decontratación serán generados automáticamente por el sistema. LaSolicitud de Contratación deberá ser impresa y firmada por el DirectorNacional del Proyecto o el Coordinador. Dicha solicitud deberá serarchivada por el proyecto junto con toda la documentacióncorrespondiente a la contratación del consultor a fin de que la mismaesté disponible para la auditoría.

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11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla dondedeberá presionar Reemplace anexo:

12. Aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá adjuntar el documento.Una vez seleccionado, presionar Adjuntar

13. Para adjuntar el contrato de servicio línea 17 ó 13 o el contrato delocación de obra, seleccionar la opción Registra Documento UsandoFormatos del Sistema de la pantalla inicial y seleccionar el formatodel contrato correspondiente.

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14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde

se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a lapantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja.

15. Una vez anexados estos documentos y si existe disponibilidad en lalínea presupuestaria, se habilitará el botón “Solicita RevisiónPNUD”. Al seleccionar esta opción, la solicitud de contratación esrecibida por los Asistentes de Programa del PNUD, quienes podrán darcurso al contrato. Simultáneamente el oficial de Cooperación delMRECIC será informado de la existencia de esta solicitud.

16. Una vez habilitado el contrato por el Asistente de Programa del PNUD,éste será procesado por el Sector Contratos del PNUD quien loimprimirá, citará a los consultores para la firma que seráposteriormente registrada en el sistema. Hasta tanto no se efectúeesta registración no será posible realizar ningún pago sobre dichocontrato.Se reitera a los proyectos tener en cuenta que, de acuerdo con lasnormas vigentes, no es posible realizar contrataciones retroactivas.

17. Si el Proyecto, los Asistentes de Programa o la Administración delPNUD tuvieran algún comentario o aclaración, lo podrán hacer enviandoun mensaje de manera que el mismo quede adosado al pedido decontratación. Desde la pantalla inicial en el sector Mensajes tipearel texto y seleccionar Envía mensaje.

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Aquellas situaciones especiales que requieran una autorización previade la Cancillería, deberán tramitarse enviando el mensajecorrespondiente al Oficial de Cooperación en MRECIC también desde lapantalla del contrato, de modo que la misma quede junto con el pedidode contratación.

18. Las habilitaciones para liberar los pagos condicionados seránefectuadas directamente por los proyectos a través del sistema para loque será necesario que previamente adjunten el informecorrespondiente, ingresando, en el sector Documentos de la pantallainicial, tipear en Título para Nuevo Documento la palabra informe,tildar el casillero Informe y luego seleccionar Añadir. (Seguir losmismos pasos que en el punto 9.) Luego aparecerá agregado el informeen el sector Documentos.

B. LIBERACIÓN DE COMPROMISOS

19. Una vez ingresado el informe, en el sector Calendario de Pagos, tildarel casillero Liberar para descondicionar el pago correspondiente. Estepaso es importante hacerlo inmediatamente después de adjuntar elinforme (paso 10).

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20. A fin de posibilitar el pago de honorarios en el plazo estipulado(quinto día hábil del mes siguiente), estas habilitaciones deberán serrealizadas por los proyectos con anterioridad al día 20 del mes que selibere. Los proyectos deberán conservar la documentación que respaldelas liberaciones de pago.

21. Por favor tomar en cuenta que los contratos de locación de obra debenser liberados por el proyecto mes a mes, siguiendo los pasosdetallados anteriormente. No así para los contratos de servicio paralos que solamente se debe liberar el último compromiso condicionado ala entrega del informe final.

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C. ENMIENDAS

22. Se pueden registrar distintos tipos de enmiendas: por extensión, porcambio de honorarios, por cambio de Términos de Referencia, etc. ElProyecto deberá comunicarse con el sector de Contratos del PNUD parasolicitar la eliminación de todos los compromisos pendientes. Luego sedeberá modificar la fecha del nuevo contrato/enmienda desde lapantalla inicial, seleccionando el ícono Update y Actualiza.

23. Luego el Proyecto deberá realizar la enmienda de la siguiente manera:en el sector Calendario de Pagos de la pantalla inicial, identificarla enmienda con un número o letra e ingresar las fechas de iniciofinalización de la enmienda. Presionar la opción Registre compromisos.

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24. Una vez registrados los compromisos, aparecerá nuevamente el botón de

Solicita revisión PNUD, el cual deberá ser seleccionado para solicitarla enmienda. Se debe agregar la enmienda correspondiente y los nuevosTérminos de Referencia en el sector de documentos. (ver paso 10.)

D. RESCISION DE CONTRATOS

25. Para rescindir un contrato el Proyecto deberá comunicarse con elSector de Contratos del PNUD para solicitar la eliminación de loscompromisos a rescindir. Luego en la pantalla inicial, seleccionar elícono Update.

26. En la pantalla Actualiza Contrato, modificar la fecha de finalizacióndel contrato y presionar Actualiza.

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27. Aparecerá la pantalla inicial con la opción Solicita Rescisión deContrato, la cual deberá ser seleccionada para enviar el pedido alPNUD y al Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones delCapitulo 3 de este Manual.

28. En caso de dudas, rogamos enviar mensaje a la siguiente dirección:[email protected]

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ANEXO 3 ZA

PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES YPERSONAL TÉCNICO DE APOYO – SISTEMA FOMSPARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PLENA

A. ORIGINAR UN CONTRATO NUEVO

1. El proyecto ingresará al sistema y seleccionará @project, Contratos,Añadir Contrato.

2. Se llega así a la pantalla que permite seleccionar el consultor acontratar.a) Si es un consultor que ya ha tenido contratos con el PNUD, se lo

puede buscar por apellido o por No. de CUIT en SeleccionandoConsultor.

b) Si es un consultor nuevo, se debe ingresar en Para registrar nuevocódigo el No. de CUIT, Apellido y Nombre.

2

c) Si es un consultor extranjero –sin número de CUIT- se debesolicitar a la oficina del PNUD su ingreso a la base,proporcionando para ello el número de pasaporte. Luego el proyectopodrá ingresar los demás datos y el contrato correspondiente.

Seleccionar Añadir registro.

3. Una vez seleccionado el consultor, aparecerá la pantalla de Solicitudde Contratación donde se deben completar los datos según correspondaal tipo de contrato elegido. Para un contrato de locación de servicioso de locación de obra se deberá ingresar obligatoriamente: fecha deinicio y fin del contrato, dedicación, nivel de escala salarial, líneay sublínea presupuestaria, actividad del proyecto relacionada con elcontrato y opcionalmente la referencia a alguna nota interna delproyecto que origina la contratación.El proyecto deberá mantener actualizados estos datos.Una vez completados los datos, seleccionar Registre Contratación.

si existe

si es nuevo

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Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escalasalarial, el sistema originará automáticamente loscompromisos.

4. Aparecerá la siguiente pantalla (Pantalla Inicial) con los datosingresados:

5. Ingresar los datos bancarios y personales en el sector de la pantallaInformación del Consultor/Empresa y luego seleccionar Actualiza Datos:

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6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco,Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o CuentaCorriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vezactualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones:

NOTA: Puede ocurrir que en la pantalla inicial aparezca el mensaje“Advertencia: Cuenta Bancaria incorrecta” . Esto se debe a quefaltan datos de la cuenta bancaria. Volver a la anteriorpantalla y completar.

7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean

correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (laprimera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que elmismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos(pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar elcurrículum vitae correspondiente.

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8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionandoexaminar y al final adjuntar)

9. Una vez anexado volverá a la pantalla anterior y aparecerá un botón

rojo indicando que el CV fue adjuntado:

10. Los términos de referencia, la solicitud de contratación y el textodel contrato (contrato, declaración jurada, calendario de pagos) seingresan en la siguiente sección de la pantalla inicial. En el sectorDocumentos de la pantalla inicial, bajo Título para Nuevo Documentoingresar el nombre del documento (ej: Términos de Referencia, Informe,etc.) Luego tildar en el cuadrado correspondiente y seleccionarAñadir.

Para ello es necesario que dispongan de los Términos de Referencia enarchivo magnético (procesador de texto, planilla de excel, formatos.pdf, etc.) mientras que el texto del contrato y la solicitud decontratación serán generados automáticamente por el sistema. LaSolicitud de Contratación deberá ser impresa y firmada por el DirectorNacional del Proyecto o el Coordinador. Dicha solicitud deberá serarchivada por el proyecto junto con toda la documentacióncorrespondiente a la contratación del consultor a fin de que la mismaesté disponible para la auditoría.

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11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla dondedeberá presionar Reemplace anexo:

12. Aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá adjuntar el documento.Una vez seleccionado, presionar Adjuntar

13. Para adjuntar el contrato de servicio línea 17 ó 13 o el contrato delocación de obra, seleccionar la opción Registra Documento UsandoFormatos del Sistema de la pantalla inicial y seleccionar el formatodel contrato NEX PLENA correspondiente.

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14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde

se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a lapantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja.

15. Una vez anexados estos documentos, se habilitará el botón “Aprueba” elque permitirá al Coordinador del Proyecto dar curso al contrato.Simultáneamente el oficial de Cooperación del MRECIC será informado dela existencia de esta solicitud.

Cabe destacar que una vez que los Proyectos hayan incorporado todossus contratos vigentes en el sistema FOMS, ya no será necesario enviaral PNUD los listados mensuales de personal contratado, como se veníahaciendo hasta ahora. Se mantiene sin embargo el requerimiento deenvío trimestral al PNUD de subcontratos y listado correspondiente alos mismos, hasta tanto esta figura se incorpore al FOMS.

16. Una vez aprobado, se habilitará el botón “Registra Firma de Contrato”,el cual deberá ser seleccionado. El contrato deberá ser impreso parasu firma:

Se reitera a los Proyectos tener en cuenta que, de acuerdo con lasnormas vigentes, no es posible realizar contrataciones retroactivas.

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17. Si la Cancillería tuviera algún comentario o aclaración, lo podráhacer enviando un mensaje de manera que el mismo quede adosado alpedido de contratación. Desde la pantalla inicial en el sectorMensajes tipear el texto y seleccionar Envía mensaje.

18. Las contrataciones de los Coordinadores Generales de los Proyectos

deberán ser autorizados previamente por la Cancillería. Por talmotivo, se solicita a los Proyectos que soliciten desde el módulo demensajes del FOMS la autorización pertinente al Oficial de Cooperaciónque corresponda a ese Proyecto. El Oficial de Cooperación deberácontestar desde ese mismo lugar a fin de que la autorización quedeadosada al cuerpo del contrato y pueda ser visualizada en losposteriores pasos hasta su aprobación definitiva.

19. Asimismo, para aquellas situaciones especiales que requieran unaautorización previa de la Cancillería, ésta se deberá solicitar enforma similar a lo indicado en el párrafo anterior.

20. Para habilitar los pagos condicionados, los proyectos deberán adjuntara través del sistema el informe correspondiente, ingresando, en elsector Documentos de la pantalla inicial, tipear en Título para NuevoDocumento la palabra informe, tildar el casillero Informe y luegoseleccionar Añadir. (Seguir los mismos pasos que en el punto 9.) Luegoaparecerá agregado el informe en el sector Documentos. A los fines deauditoría, los Proyectos deberán conservar la documentación querespalde las liberaciones de pago.

11

B. ENMIENDAS

21. Se pueden registrar distintos tipos de enmiendas: por extensión, porcambio de honorarios, por cambio de Términos de Referencia, etc. Sedeberán eliminar todos los compromisos pendientes sólo en el caso decambio de honorarios o cambio de línea presupuestaria. Se deberámodificar la fecha del nuevo contrato/enmienda desde la pantallainicial, seleccionando el ícono Update y Actualiza.

12

22. Luego el Proyecto deberá realizar la enmienda de la siguiente manera:en el sector Calendario de Pagos de la pantalla inicial, identificarla enmienda con un número o letra e ingresar las fechas de iniciofinalización de la enmienda. Presionar la opción Registre compromisos.

23. Una vez registrados los compromisos, aparecerá nuevamente el botón deAprueba, el cual deberá ser seleccionado para solicitar la enmienda.Se debe agregar la enmienda correspondiente y los nuevos Términos deReferencia en el sector de documentos. (ver paso 10.)

C. RESCISION DE CONTRATOS

24. Para rescindir un contrato el Proyecto deberá eliminar los compromisosa rescindir. En el sector de Calendario de Pagos tildar las fechascorrespondientes al período a rescindir y presionar Del.

13

25. Luego en la pantalla inicial, seleccionar el ícono Update.

26. En la pantalla Actualiza Contrato, modificar la fecha de finalizacióndel contrato y presionar Actualiza.

27. Aparecerá la pantalla inicial con la opción Solicita Rescisión deContrato, la cual deberá ser seleccionada para enviar el pedido al

14

Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones del Capitulo 3de este Manual.

28. En caso de dudas, rogamos enviar mensaje a la siguiente dirección:[email protected]

ANEXO 3ZB

1

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE PASAJES AÉREOS -SISTEMAFOMS- PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL

1. Los proyectos deberán ingresar al sistema FOMS y a la opción@project, Solicitudes de Viaje.

2. Seleccionar Nueva Solicitud:

ANEXO 3ZB

2

3. Se abrirá la pantalla de Solicitud de Viaje, en la cual se

deberán completar los datos solicitados: líneapresupuestaria, quien solicita el viaje, resultados esperadosdel viaje, fechas e itinerarios del viaje, fecha límite decotización para las agencias y comentarios a las agencias (silos hubiere).NOTA: Es decisiva la fecha límite de cotización. Hasta que nose cumpla no aparecerán los botones para aprobar Formato deIngreso: DD/MM/AA y la hora HH:MM.

(a) Para agregar los datos del pasajero, ingresar a laopción Añadir pasajero, y aparecerá la siguientepantalla:

(a) (b

(c)

ANEXO 3ZB

3

(b) Se podrá indicar también si se desea quesimultáneamente con la emisión de pasajes se liquideel anticipo de viáticos correspondiente y la forma depago del mismo (cheque o transferencia bancaria). Paraesto se deberá seleccionar la opción Viático en lapantalla. Para el cálculo de los viáticos es necesarioindicar la/s ciudad/es del itinerario y el tiempo enque el pasajero permanecerá en cada una.

(c) Haciendo clic en Solicita Cotización el sistemaenviará automáticamente dos mensajes: uno a la agenciaTour Service y otra a OCOVU (MREC) para que las mismaspuedan enviar las cotizaciones correspondientes. A losfines informativos, favor notar que los datoscorrespondientes a las mismas son:

TOUR SERVICE:San Martín 965, 2o. PisoTel.: 4311-2215/2384/2453Fax: 4313-4463

OCOVU:Esmeralda 1212, 2º. PisoTel.: 4819-7688/7690/7692Fax: 4819-7689

4. Las cotizaciones se reciben por la misma vía FOMS. (Se recibeun mensaje y además la cotización es automáticamente agregadaa la solicitud de pasajes).

5. Una vez transcurridas la fecha y hora límites establecidos,se deberá Seleccionar la Agencia de Viajes que presente mejorcotización. Si pasada la fecha y hora límites hubieracotizado una sola agencia, ésta podrá ser seleccionada.

6. Una vez seleccionada la Agencia de Viajes, es necesarioenviar la solicitud al PNUD para su aprobación. Utilizar laopción Solicita Procesamiento PNUD.

ANEXO 3ZB

4

7. La aprobación de la solicitud por parte del Oficial dePrograma del PNUD implica la autorización a la agenciaseleccionada para emitir los pasajes y la orden a laContaduría del PNUD para emitir el anticipo de viáticos.

8. Toda solicitud de pasajes es informada por el sistemasimultáneamente a la Subsecretaría de Cooperación yCoordinación Internacional en el momento en que es solicitadasu aprobación al PNUD.

9. Modificaciones de fecha en los viajes que no impliquencambios en el costo del pasaje pueden ser solicitadas a laagencia de viaje elegida utilizando el módulo de mensajesadosado a la solicitud de pasajes sin que sea necesariosolicitar una nueva autorización al PNUD. Este mismo módulode mensajes también puede utilizarse para notificar a laSección Contaduría de esta oficina sobre cualquiermodificación que pueda alterar sustancialmente el anticipo deviáticos que pueda haberse solicitado.

ANEXO 3ZC

1

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE PASAJES AÉREOS -SISTEMAFOMS- PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PLENA

1. Los proyectos deberán ingresar al sistema FOMS y a la opción@project, Solicitudes de Viaje.

2. Seleccionar Nueva Solicitud:

ANEXO 3ZC

2

3. Se abrirá la pantalla de Solicitud de Viaje, en la cual se

deberán completar los datos solicitados: líneapresupuestaria, quien solicita el viaje, resultados esperadosdel viaje, fechas e itinerarios del viaje, fecha límite decotización para las agencias y comentarios a las agencias (silos hubiere).NOTA: Es decisiva la fecha límite de cotización. Hasta que nose cumpla no aparecerán los botones para aprobar Formato deIngreso: DD/MM/AA y la hora HH:MM.

(a) Para agregar los datos del pasajero, ingresar a laopción Añadir pasajero, y aparecerá la siguientepantalla:

(a) (b)

(c)

ANEXO 3ZC

3

(b) La indicación de si es necesario liquidar anticipo deviáticos es opcional para los proyectos de ejecuciónplena.

(c) Haciendo clic en Solicita Cotización el sistemaenviará automáticamente dos mensajes: uno a la agenciaTour Service y otra a OCOVU (MREC) para que las mismaspuedan enviar las cotizaciones correspondientes. A losfines informativos, favor notar que los datoscorrespondientes a las mismas son:

TOUR SERVICE:San Martín 965, 2o. PisoTel.: 4311-2215/2384/2453Fax: 4313-4463

OCOVU:Esmeralda 1212, 2º. PisoTel.: 4819-7688/7690/7692Fax: 4819-7689

4. Las cotizaciones se reciben por la misma vía FOMS. (Se recibeun mensaje y además la cotización es automáticamente agregadaa la solicitud de pasajes).

INSERTAR PANTALLA ???

5. Una vez transcurridas la fecha y hora límites establecidos,se deberá Seleccionar la Agencia de Viajes que presente mejorcotización. Si pasada la fecha y hora límites hubieracotizado una sola agencia, ésta podrá ser seleccionada.

INSERTAR PANTALLA

6. Una vez que se ha seleccionado la Agencia de Viajes esnecesario aprobar la solicitud. Utilizar la opción Aprueba.

INSERTAR PANTALLA

ANEXO 3ZC

4

7. Esta aprobación de la solicitud por parte del Coordinador delproyecto implica la autorización a la agencia para emitir lospasajes.

8. Toda aprobación de una solicitud de pasajes es informada porel sistema a la Subsecretaría de Cooperación y CoordinaciónInternacional en el momento en que es efectuada.

9. Modificaciones de fecha en los viajes que no impliquencambios en el costo del pasaje pueden ser solicitadas a laagencia de viaje elegida utilizando el módulo de mensajesadosado a la solicitud de pasajes.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo IV – Recursos Físicos Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 19


IV. RECURSOS FISICOS A. ADQUISICION DE EQUIPO Y SUMINISTROS (Componente 40 del Presupuesto)

Compras: Rubro 45 del presupuesto.

Equipo y suministros fungibles: subrubros 45.01 al 45.10 del presupuesto

Comprende artículos consumibles para los cuales no se mantienen registros formales de inventario.

Equipo no fungible: subrubros 45.11 al 45.29 del presupuesto

Comprende bienes no consumibles. El proyecto deberá mantener registros formales de inventario para aquellos bienes cuyo valor sea superior a los 100 dólares por unidad. Los bienes a comprar deben aparecer en una lista por separado bajo el capítulo E "Insumos" del documento de Proyecto (para Proyectos vigentes a Septiembre 2002) y Parte II del documento de Proyecto para Proyectos aprobados a partir de septiembre 2002) . (Ver Anexo 2.B)

Operaciones y mantenimiento de equipo: subrubro 45.30

Comprende costos de funcionamiento, mantenimiento, reparación y seguros técnicos.

1. No obstante lo arriba indicado, cuando razones de control interno así lo aconsejen,

se deberán organizar sistemas adecuados de control de existencias para aquellos artículos que no están sujetos a registro formal de inventario.

2. Las políticas y normas que se presentan son de aplicación en los Proyectos ejecutados por el Gobierno, excepto: a. cuando el Gobierno opte, en el documento de Proyecto por aplicar sus

propias normas y procedimientos. b. cuando participe un Organismo del Sistema de las Naciones Unidas como

Agencia de Implementación; QUIEN AUTORIZA LA COMPRA DE EQUIPO?



3. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto, para una compra en particular o para un conjunto de compras.

4. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable por el uso del equipo y de los suministros y por tanto le corresponde asegurar su mantenimiento apropiado.

PARA QUE SE PUEDE COMPRAR EQUIPO?

5. Los equipos se pueden comprar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto. En el Anexo 4G se adjunta un modelo de planificación de adquisiciones. En el Anexo 4N se detallan los aspectos ambientales a tener en cuenta en las adquisiciones.

QUE SE PUEDE COMPRAR?

6. Comprende la adquisición de equipo fungibles y no fungibles, importados o de producción nacional.

7. El procedimiento para la compra de bienes importados debe realizarse con apoyo del PNUD en: a. los trámites de ingreso o despacho a plaza de los bienes mediante la respectiva

franquicia diplomática, según lo establecido en la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas aprobada mediante Decreto Ley N° 15971 del 31/08/56 del Gobierno Argentino.

b. Los documentos de embarque deben ser consignados de la siguiente manera:

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Proyecto ARG/XX/XXX ESMERALDA 130, PISO 13 C 1035 ABD - BUENOS AIRES, ARGENTINA TEL. 4320-8743 FAX: 4320-8746 E-MAIL: [email protected]

b. Los documentos de embarque son:

i. original de guía aérea o conocimiento de embarque; ii. original de factura comercial; iii. lista de empaque; iv. póliza de seguro de embarque o certificado si correspondiere; v. certificado de origen del equipo, de control de calidad, etc.



c. El Proyecto debe remitir al PNUD copia de la guía aérea o conocimiento de embarque y la correspondiente factura comercial por lo menos 5 días antes del despacho del equipo. Para ello debe notificar al proveedor de este procedimiento.

d. En los casos de compras efectuadas mediante la modalidad CIF, en donde la mercadería es retirada de la Aduana y nacionalizada por el PNUD mediante franquicia diplomática y en consecuencia exenta de IVA, no corresponde la emisión del comprobante de impuesto al valor agregado. Sugerimos hacer mención a esta situación en la facturación que emitan, de acuerdo a las condiciones de la orden de compra correspondiente indicando el número de franquicia diplomática asignado.

MONEDA DE PAGO

8. La moneda para cotización, emisión de la Orden de Compra o Contrato y pago de bienes de producción nacional, será el peso. Se podrán incluir excepcionalmente cláusulas de actualización periódica de precios, según la siguiente metodología:

a. Objeto: el objeto de la redeterminación de precios es calcular la relación entre los precios básicos contractuales y los de plaza al momento de la oferta, a efectos de mantener constantes las proporciones resultantes.

b. Especificación: para que pueda efectuarse la actualización periódica de precios, ésta, su periodicidad y los índices a utilizar deberán preverse en los documento de contratación (pliegos de licitación, pedido de cotización, etc.) y hacerse constar en los contratos u órdenes de compra respectivos.

c. Índices: sólo podrán utilizarse los índices elaborados por el Instituto Nacional de Estadística y Censos, para el período considerado, que mejor se adecuen a la naturaleza de la prestación.

d. Factores: la actualización de precios deberá estar ligada a los factores del costo, según su incidencia en el precio total de la prestación; los factores involucrados y su incidencia en el costo deberá especificarse previamente en la oferta y en el contrato subsiguiente y se mantendrán inalterables hasta su finalización.

9. ��cuanto a las compras locales de bienes importados, las mismas podrán realizarse aplicando el siguiente procedimiento:

a) Como norma general, para las compras de bienes importados deberá invitarse a cotizar a proveedores del exterior. De existir causas justificadas que tornen inviable tal inclusión, ellas deberán encuadrarse en las causales de excepción previstas en el numeral 14 de este capitulo (en ese caso para prescindir de convocar a licitación o a la presentación de ofertas, en el presente caso para



invitar a proveedores del exterior) y fundamentarse por escrito. En el informe de evaluación deberán hacerse constar elementos de juicio (listas de precios impresas o publicadas por Internet, avisos en la prensa extranjera, etc.) que sirvan como referencia externa para ponderar la razonabilidad de los precios cotizados localmente.

b) Las ofertas locales podrán solicitarse y presentarse en pesos o en dólares, pero en los documentos de licitación o pedidos de cotización deberá establecerse que, a los fines de la comparación de precios, los valores se convertirán a dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas correspondiente al día de apertura de las ofertas financieras y que los pagos se efectuarán en pesos calculados según la misma tasa vigente a la fecha de la puesta a disposición del pago.

c) La orden de compra deberá indicar el precio ofertado y adjudicado (de corresponder con su conversión a dólares, según el procedimiento descripto precedentemente) y la previsión de que dicho precio en dólares se mantendrá a lo largo de todo el contrato.

d) A los efectos de cada pago en particular, el proveedor o contratista facturará en dólares la parte de precio correspondiente según el contrato (pago total, adelanto, entrega parcial, reembolso de gastos, pago final, etc.) y si se trata de un proveedor o un contratista local el pago se efectuará en pesos al tipo de cambio operacional de Naciones Unidas vigente a la fecha del procesamiento y puesta a disposición del pago. De corresponder, se emitirá el correspondiente certificado de IVA.

10. ��

LINEAMIENTOS GENERALES


a. i. economía, eficacia y observar los intereses del Proyecto; ii. una distribución geográfica equitativa que sea compatible con la máxima eficacia; iii. las compras deben estar adecuadamente planificadas; iv. no se permite el desdoblamiento de la compra a fin de no superar los límites establecidos; v. deben comprometerse los fondos en el presupuesto en el año en que se emita la orden de

compra correspondiente.

b. Las modalidades de compra son: licitación pública internacional o local, concurso de precios a





nivel internacional y local, y adquisición de compras a través de Agencias de Implementación del Sistema de las Naciones Unidas.

c. El Comité Local de Contratos estará conformado por personal del Proyecto y/o del Gobierno designado expresamente por escrito por el Director Nacional.

c. El Comité Local de Contratos estará conformado por personal del PNUD designado por el Representante Residente.

d. Los proveedores o contratistas deben utilizar facturas tipo "B" o "C" según se trate de responsables inscriptos o no de acuerdo a lo indicado en la Resolución General 3419 de la DGI. El proveedor no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar la orden de compra o la facturación resultante de la misma.

e. La Resolución General 3349 de la DGI establece un régimen especial para el reintegro del impuesto al valor agregado (IVA) correspondiente a las compras realizadas por el PNUD y/o sus Proyectos. Este mecanismo es aplicado únicamente a las facturaciones superiores a $ 1.000.

f. Por expresa solicitud del Proyecto, el PNUD emite el respectivo comprobante del IVA – utilizar Formulario de Solicitud de emisión de Certificados de IV Anexo 5.J - que se entregará al Proyecto para que éste se lo remita al proveedor.

f. El PNUD emite el comprobante de IVA para ser entregado directamente al proveedor.

CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN PARA LAS COMPRAS?

11. Las compras que realice el Proyecto deben cumplir con ciertas normas dependiendo del valor total de cada compra. Todos los montos fijados en este Manual como topes para cada tipo de contratación están expresados en dólares estadounidenses; cuando se trate de compras o contrataciones locales a realizarse en pesos, al momento de la convocatoria se deberá realizar la correspondiente conversión de pesos a dólares a fin de establecer cuál es el procedimiento aplicable.

12. Las siguientes tablas describen los límites de compra con sus respectivas normas, las cuales deben ser observadas por el Director Nacional del Proyecto:

COMPRAS DE EQUIPO Y SUMINISTROS HASTA 2.499 DOLARES






Requiere, como mínimo, de 3 cotizaciones de diferentes proveedores y la autorización del Director Nacional o Coordinador en caso de delegación, para el pago de la factura respectiva.

El Proyecto solicita como mínimo tres cotizaciones de diferentes proveedores y las presenta al PNUD, juntamente con la factura y solicitud de pago del proveedor solicitado. Ver Formulario de Solicitud de Pagos (Capitulo V Anexo I)

COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS DESDE 2.500 HASTA 29.999 DOLARES


a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 3 a 6 posibles proveedores, aprobada por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación. Preferentemente se pueden incluir proveedores internacionales, especialmente en el caso de productos importados.

c. Se recomienda que en el proceso de preselección se aplique el sistema de rotación de los proveedores

d. Solicitud de cotizaciones por parte del proyecto a los posibles proveedores. Anexo 4H

e. Recepción de ofertas hasta una fecha límite acordada por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de precios, plazo de entrega, garantías, de acuerdo a criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

g. Adjudicación de la oferta más conveniente. El Director Nacional del Proyecto puede solicitar la recomendación del Comité de Contratos del Proyecto.

g. Adjudicación de la oferta más conveniente. El PNUD puede solicitar la recomendación del Comité de Contratos de la oficina local.

h. Emisión de la orden de compra (Anexo 4.B) mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser firmadas por el Director Nacional o la persona que delegue y numeradas cronológicamente. (Para compras que superen los 2.500 US$)

h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser numeradas cronológicamente. (Para compras que superen los 2.500 US$)

i. Aceptación y conformidad de la orden de compra por parte del proveedor.





j. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación, certifica la recepción satisfactoria.

k. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

k. El Proyecto recibe la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago. El Proyecto remite al PNUD la factura y el informe de recepción del equipo para que el PNUD procese el pago. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

l. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la factura

solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA.

El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA al Proyecto para que éste lo entregue al proveedor.

l. Pago de la factura al proveedor y entrega del formulario de reintegro de IVA.

m. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.

COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS DESDE 30,000 HASTA 99,999 DOLARES


a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional o la persona que delegue.

b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 6 a 12 posibles proveedores, aprobada por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se deben incluir proveedores competitivos internacionales y nacionales procurando equidad entre los licitadores. Se recomienda que en el proceso de preselección se aplique el sistema de rotación de los proveedores

c. Solicitud de cotizaciones a los posibles proveedores, mediante cartas de invitación. Anexo 4H

d. Recepción de las ofertas en sobre sellado hasta una fecha límite establecida por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se recomienda que las ofertas sean guardadas en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.





e. El Proyecto procede a la apertura de las ofertas públicamente en el lugar y a la hora que se indique en la convocatoria e inmediatamente se confecciona el acta de apertura. Anexo 4I

f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación.

g. Preparación de la documentación que debe presentarse al Comité Local de Contratos del Proyecto para su consideración.

g. Preparación de la documentación que debe presentarse al Comité Local de Contratos del PNUD para su consideración.

h. Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos del Proyecto. Si el Director Nacional no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión e iniciar nuevamente el proceso de compra.

h. Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos del PNUD. Si el Representante Residente no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión e iniciar nuevamente el proceso de compra.

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos del Proyecto y la aprobación del Director Nacional.

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos del PNUD y la aprobación del Representante Residente.

j. Emisión de la orden de compra mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser firmadas por el Director Nacional y numeradas cronológicamente.

j. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser numeradas cronológicamente.

k. Aceptación y conformidad de la orden de compra por parte del proveedor.

l. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación, certifica la entrega satisfactoria en el informe de recepción del equipo de acuerdo a la orden de compra.

m. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

m. El Proyecto remite la factura y el informe de recepción del equipo al PNUD para que procese el pago.

n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la

factura solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA.

n. Pago de la factura al proveedor y entrega del formulario de reintegro de IVA.





o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.

p. En los casos de compras de bienes y suministros desde 30,000 hasta 99,999 dólares se requiere, como mínimo, la obtención de 3 cotizaciones de diferentes proveedores, con independencia del número de proveedores que hayan sido invitados; en caso que, llegada la fecha límite, se hubieran recibido menos de tres ofertas, se podrá realizar una nueva convocatoria, desechando las ofertas ya recibidas, o conservar éstas, fijar un nuevo plazo y solicitar nuevas cotizaciones hasta completarse un total de tres. Todas las ofertas deberán abrirse en un mismo acto públicamente en el lugar y a la hora que se indique en la convocatoria e inmediatamente se confeccionará el acta de apertura.



COMPRAS DE EQUIPO Y SUMINISTROS A PARTIR DE 100,000 DOLARES


a. Las compras de equipo cuyos montos superen 100,000 dólares estadounidenses deben ser encaradas a través de una licitación pública internacional, siendo además de aplicación los procedimientos indicados precedentemente para compras desde US$ 30.000 hasta US$ 99.999.

b. Deberán utilizarse los documentos estandarizados acordes con cada tipo de licitación: con registro o precalificación Anexo 4.J con dos sobres Anexo 4K o de sobre único Anexo 4.L y la aprobación a tales documentos deberá ser dada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto, en caso que tal facultad le hubiere sido delegada. Como Anexo 4M se adjunta modelo de contrato

c. Deberá publicarse al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y en la página en Internet del PNUD (www.undp.org.ar), este último desde la fecha de publicación del primer aviso en la prensa local y hasta el cierre del plazo para la presentación de ofertas, plazo que no deberá ser menor a 30 días, y en el periódico Development Business de las Naciones Unidas. La publicación en este último deberá ser solicitada a través de la oficina del PNUD.

d. Recepción de las ofertas en sobre sellado en una fecha límite establecida en el aviso de licitación, las ofertas deberán guardarse en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.


f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos o informes de evaluación, de acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación.


h. Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos. El Director Nacional o el Coordinador, en caso de delegación, no podrá apartarse de la recomendación del CLC y, en caso de que decida dejar sin efecto el procedimiento e iniciar un nuevo proceso de compra, deberá justificar por escrito tal determinación.

h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos del PNUD. Si el Representante Residente no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión..

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos y la aprobación del Director Nacional o del Coordinador, en caso de delegación.

i. La recomendación del Comité Local de Contratos, con la aprobación del Representante Residente, será enviada al Comité de Adquisiciones de la Sede del PNUD en Nueva York cuando la compra supere los 300.000 u$s.

j. Notificación de la adjudicación a todos los oferentes, concediéndoles plazo suficiente para la interposición de recursos u otras formas de protesta, los que deberán ser respondidos fundadamente. Los recursos y protestas así como sus contestaciones deben ser puestas en conocimiento del PNUD.

j. Una vez recibida la aprobación de la Sede, se procederá a notificar la adjudicación a todos los oferentes, concediéndoles plazo suficiente para la interposición de recursos u otras formas de protesta, los que deberán ser respondidos fundadamente.





k. Firma del contrato, referenciando en él los documentos de la licitación y la oferta adjudicada; los contratos deben ser firmados por el Director Nacional o por el Coordinador, en caso de delegación y debidamente registrados.

k. Firma del contrato, referenciando en él los documentos de la licitación y la oferta adjudicada; los contratos deben ser firmados por el Representante Residente.

l. Entrega del equipo o suministros; el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación, certifica la entrega satisfactoria en el informe de recepción del equipo de acuerdo al contrato.


m. Recepción en el Proyecto de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en el contrato, en el cual deberá especificarse si existirán entregas y pagos parciales o si se pagará el total al completarse la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la factura solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA. El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA al Proyecto para que éste lo entregue al proveedor.

n. El Proyecto envía la factura debidamente conformada al PNUD para procesar el pago y emitir el certificado de IVA.

o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto. 13. Se puede prescindir, excepcionalmente, de convocar a la licitación o a la

presentación de ofertas sólo en las situaciones que se describen en el cuadro siguiente. En la ejecución NEX Plena la aprobación deberá ser dada y fundamentada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto y los antecedentes del procedimiento deberán conservarse para ser auditados; a tal fin, cuando el monto del contrato sea inferior a US$ 100.000, deberá pedirse previamente la recomendación del Comité Local de Contratos y, de apartarse el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto de tal recomendación, deberá fundamentar por escrito las razones; cuando el monto del contrato sea igual o superior a US$ 100.000, el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto no podrán apartarse de tal recomendación del Comité Local de Contratos.

14. En la NEX Parcial las autorizaciones indicadas en el párrafo 9 corresponderán al Representante Residente (en lugar del Director Nacional o Coordinador) y al Comité Local de Contratos del PNUD (en lugar del Comité de Contratos del Proyecto). Si el monto contratado fuera igual o superior a US$ 300.000 deberá intervenir el Comité de Adquisiciones de la Sede del PNUD en Nueva York.



15. Los casos en que se puede prescindir de convocar a la licitación o a la presentación de ofertas son los siguientes:

a. cuando los precios o tarifas estén fijados de conformidad con la legislación nacional o por organismos reguladores;

b. cuando la normalización de los suministros, del equipo o de los repuestos haga inviable la competencia;

c. cuando las necesidades del servicio no permitan la demora consiguiente a la convocatoria a la licitación o a la presentación de oferta, o una segunda publicación de convocatoria cuando la primera no haya dado resultados satisfactorios;

d. cuando el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única, o a la contratación de suministros perecederos;

e. cuando el responsable de la compra considere que las convocatorias a la licitación o la presentación de ofertas no darán resultados satisfactorios, o no servirán a los intereses del Proyecto.

16. Procedimientos para la compra de vehículos. Se requiere una solicitud del

gobierno para la compra de vehículos con una justificación del vehículo elegido. La compra de vehículos con franquicias, importado o de producción nacional, requiere una autorización previa de la Dirección Nacional de Ceremonial del MRE según Decretos 25/70 y 1283/90.

PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE VEHICULOS


a. Todas las compras de vehículos, importados y nacionales, se realizan únicamente a través de la oficina del PNUD o una Agencia de Implementación (PNUD/OSP u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas).

b. El Proyecto remite al PNUD la solicitud de compra adjuntando una descripción de las especificaciones técnicas y justificando la elección del vehículo.

c. El PNUD solicita a la Dirección Nacional de Ceremonial, MRE, la autorización para la compra del automotor importado o de producción nacional con franquicia diplomática.

d. El PNUD notifica al Proyecto para que se inicie el proceso de compra del automotor: si es importado, se siguen las normas mencionadas en el párrafo 7. si es compra de producción nacional, se debe obtener el certificado que emite el MRE para presentar ante el proveedor para la compra con franquicia.



CUALES SON LAS DISPOSICIONES PARA EL USO OFICIAL DE LOS VEHICULOS?

17. El Director Nacional del Proyecto debe tomar las precauciones necesarias para que: a. los automóviles sean conducidos por personal autorizado por el Director

Nacional o por el Coordinador, en caso de delegación, para el cumplimiento de las actividades del Proyecto;

b. los automotores se estacionen en cocheras o playas de estacionamiento debidamente protegidas contra robo fuera del horario laboral; no deben ser estacionados en lugares prohibidos;

c. se observe el estricto cumplimiento de las normas de tránsito a fin de evitar multas o infracciones;

d. se mantenga un registro diario (Anexo 4.E) de los viajes realizados por los automóviles, el cual será verificado oportunamente por los auditores.

e. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable de contratar a partir de la fecha de compra o despacho a plaza del automóvil, la póliza de seguro de responsabilidad civil hacia terceros, robo, incendio o destrucción total de los mismos.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA LAS COMPRAS?

18. La documentación básica requerida para la realización de las compras es la siguiente:


a. Solicitud de compra, firmada por el Director Nacional o el Coordinador si hubiera delegación escrita a tal efecto, autorizando línea del presupuesto a debitar y constancia de la intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

4.Ñ

b. Especificaciones técnicas de los bienes o servicios a comprar incluido una estimación de costo total referenciando el número y nombre del Proyecto, aprobadas por quien corresponda.

c. Aviso de licitación o lista de proveedores seleccionados.

d. Pliegos de licitación o solicitud de cotizaciones (carta de invitación o fax),




dependiendo de los montos involucrados.

e. Informe de la evaluación de las ofertas, el que podrá sintetizarse en cuadros comparativos cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios estandarizados en los que el factor fundamental de evaluación sea el precio.

f. Informe de la recomendación del Comité Local de Contratos del Proyecto, cuando proceda.

f. Informe de la recomendación del Comité Local de Contratos del PNUD, cuando proceda.

4.A

g. Orden de compra o contrato firmada por el Director Nacional del Proyecto.

La orden de compra se emite en original y dos copias: - Original para el proveedor, - Copia firmada por el proveedor para el archivo del Proyecto, - Copia para adjuntar a la factura y comprobante de pago.

g. Orden de compra o contrato. 4.B

h. Informe sobre recepción de equipo. 4.C

i. Libro mayor de bienes y equipo bajo la responsabilidad del Proyecto (ver capítulo V, Anexo A)

j. Acta de tranferencia de propiedad de los bienes no fungibles elaborada por el Proyecto.

j. Acta de transferencia de propiedad de los bienes no fungibles elaborada por el PNUD.

4.D

k. En el caso de la contratación de bienes y servicios en general, cuando se utilicen contratos y otros documentos distintos a la orden de compra descripta en el punto “g” de este cuadro, (p. e. documentos standardizados del BIRF, BID, etc.) se deberán anexar al mismo: “Cláusulas Complementarias para Contratos de Proyectos del PNUD”, o las “Cláusulas para Contratos de Alquiler de Proyectos del PNUD”, que se acompañan como Anexo 4.F y Anexo 4.G, respectivamente.

PAGO DE LAS FACTURAS

19. El pago de las facturas se realizará mediante el uso de transferencias bancarias del Sistema Paylink del Citibank, el cual facilitará el procesamiento electrónico de las solicitudes de transferencias, a cuyo fin los proyectos de ejecución nacional parcial deberán informar a través del formulario de Alta del Proveedor Anexo 4O, el CBU (Código Bancario Único) y los restantes datos del proveedor. Este sistema también



se encuentra disponible para los proyectos de ejecución nacional plena que así lo soliciten a la oficina del PNUD.

Para solicitar el pago de una factura al PNUD se debe enviarla conformada y con el formulario de Solicitud de Pago Anexo 5.I

QUE ES EL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

20. Conjunto de personas pertenecientes al Proyecto - designadas anualmente - responsables de analizar y dar una recomendación por escrito de los casos relativos a la provisión de servicios profesionales (subcontratos con empresas consultoras) y adquisición de equipo y suministros.

QUIENES INTEGRAN EL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

21. El Director Nacional del Proyecto designa un Presidente, dos miembros y un secretario quienes constituyen el quórum. El nombramiento de dos miembros suplentes es aconsejable para que asistan a las reuniones del Comité.

CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

22. Dar una recomendación de las siguientes propuestas:

a. Cualquier excepción a los procedimientos establecidos en este Manual, especialmente si se trata de la utilización de un procedimiento distinto al pedido de cotización o la licitación pública.

b. Contratos propuestos que signifiquen compromisos por un importe de 30,000 dólares o más con un contratista determinado, por una única prestación o por una serie de prestaciones relativas al mismo propósito.

c. Toda modificación o serie de modificaciones de los contratos que, en su conjunto, representen un importe de más de 30,000 dólares o un incremento del 20% sobre la cuantía del contrato anteriormente recomendada por el Comité según la cifra que sea inferior.

d. Contratos previstos de cualquier monto, que conduzcan a una serie de contratos conexos o complementarios cuya monto total supere los 30,000 dólares.

e. Otros asuntos relacionados con compras del Proyecto que requieran la intervención del Comité.



QUE CRITERIOS DE EVALUACION PUEDEN SER UTILIZADOS?

23. Se recomienda un sistema de evaluación de propuestas, basados en asignación de

puntaje u otros mecanismos que podrían ser aprobados previamente por el Director del Proyecto, o el Coordinador en caso de delegación. Algunos criterios que pueden tomarse en consideración son:

a. Cumplimiento con las especificaciones.

b. Precio del producto y plazo de la oferta.

c. Calidad del producto.

d. Plazo de entrega.

e. Condiciones del servicio, instalación, repuestos y mantenimiento.

f. Disposición del proveedor de dar asistencia técnica y capacitación relacionada con el funcionamiento del equipo.

g. Antecedentes comerciales del proveedor con relación a la calidad de sus productos y estabilidad financiera.

EN QUE DOCUMENTO SE REGISTRAN LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL PROYECTO?

24. Registros de bienes e inventarios. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación, es responsable por el registro de la adquisición y enajenación de los bienes y equipo del Proyecto en el Libro Mayor de Bienes No-Fungibles. (Anexo 5.A, párrafo 4.0)

25. Este Libro debe incluir los datos actualizados sobre todos los componentes de bienes y equipos y estar a disposición de los auditores cuando lo soliciten y mantenerse al día hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).

26. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación,, una vez realizado el inventario físico anual de los bienes no fungibles, pondrá a disposición de los auditores externos el Libro Mayor de Bienes. Los Auditores realizarán las verificaciones que consideren necesarias dejando expresa constancia de dicha revisión en cada una de las fojas del Libro, a cuyo efecto podrán retirarlo de las oficinas del Proyecto para luego reintegrarlo con la pertinente constancia de intervención.



COMO SE INSTRUMENTA LA TRANSFERENCIA?

27. Los Proyectos de ejecución nacional parcial deben realizar anualmente la transferencia de propiedad de los bienes no fungibles adquiridos en el marco del Proyecto. Para ello el PNUD, a solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución hará efectiva la transferencia mediante el acta correspondiente elaborada en base al Libro Mayor de Bienes intervenido por los auditores externos, según se indica en el numeral 22. Los Proyectos de ejecución nacional plena realizarán la transferencia en forma inmediata a la compra y recepción de los bienes hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B). Lo expuesto precedentemente será de aplicación salvo que exista algún impedimento operativo debidamente justificado, por escrito por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación.

28. En el caso de los vehículos de los Proyectos, se debe considerar que los automotores importados o de producción nacional comprados con franquicia se pueden transferir únicamente a los 4 años de su despacho a plaza y para los nacionales a los 2 años de la fecha de factura de compra.

29. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada una de las compras - una carpeta con los antecedentes de las adquisiciones, especificaciones técnicas, cotizaciones, proceso de selección, informe de evaluación, minuta con la recomendación del Comité de Contratos (de corresponder), orden de compra, informes de recepción, facturas y toda otra documentación relacionada con la compra.

30. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales de las compras a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido y hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).

FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO 31. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable por el uso debido del

equipo y los suministros adquiridos para las actividades previstas del Proyecto. Por lo tanto, le corresponde asegurar el funcionamiento y mantenimiento apropiado de los mismos.



32. Los costos de funcionamiento, mantenimiento, reparación y seguro de vehículos de transporte local deben ser presupuestados en este rubro sobre la base del costo estimado.

B. MISCELANEOS Y CAJA CHICA

Misceláneos: componente 50 del presupuesto

Costo de informes Rubro 52.00 del presupuesto (subrubros 52.01 a 52.98)

Gastos varios Rubro 53.00 del presupuesto (subrubros 53.01 a 53.98)

En todos los casos deberá indicarse el subrubro correspondiente.

33. Caja chica. En este rubro también se presupuestan los gastos por concepto de caja

chica; las normas que se aplican para su administración son las siguientes:

CONCEPTO DESCRIPCION

MONTO El monto de la caja chica se basará en los gastos estimados para un mes y no podrá exceder el equivalente a 500 dólares.

CONSTITUCION Para su constitución, se extenderá un cheque por el importe exacto de la caja chica a favor del encargado, quien firmará un recibo de los fondos entregados y los guardará en un lugar seguro habilitado a tal fin. Dicho cheque se imputará a la línea asignada.

PAGOS

Se impartirán al encargado de la caja chica instrucciones por escrito sobre las medidas que deberá adoptar para la protección material de los fondos, así como sobre los tipos de gastos que se pueden sufragar con esos fondos. Ningún pago de caja chica puede exceder del equivalente de 100 dólares. Los pagos por concepto de anticipos no se pueden efectuar con fondos de caja chica. Antes de efectuar un pago que no se ajuste claramente a las instrucciones originales, el encargado de la caja chica deberá remitirlo al oficial certificador. Si el pago es aprobado, el oficial certificador deberá poner sus iniciales en el comprobante de caja chica.

REGISTROS El encargado de la caja chica llevará un registro de caja especialmente dedicado al asiento de todas las transacciones de caja chica. Los pagos se registrarán en el momento en que se efectúen.




COMPROBANTES En dicho registro deben figurar todos los fondos recibidos y desembolsados. Todas las operaciones de caja chica deben estar respaldadas por comprobantes que deberán ser archivados correlativamente.

REPOSICION

Cuando resulte necesario restituir los fondos de la caja chica al monto aprobado, se deberá consignar la cuantía de los fondos repuestos en la columna respectiva del libro de caja, indicando la línea y sublínea a la cual se imputó previamente. La reposición se realizará mediante la emisión de un cheque por el importe correspondiente a nombre del encargado de la caja chica.

ARQUEO En cualquier momento en que se realice un arqueo, la suma del efectivo y los comprobantes registrados debe totalizar el monto autorizado para caja chica.

CIERRE DEL PROYECTO Junto al cierre del Proyecto se realizará la rendición final de la caja chica (ver anexo 2.B). Dicha rendición deberá incluir la indicación de la línea y sublínea asignada originalmente.



C.- Anexos referidos al Capitulo 4 – Recursos físicos

Título del Documento ANEXO

Modelo de la minuta del Comité de Contratos 4.A

Modelo de la orden de compra (Español e Inglés) 4.B

Modelo del informe de recepción del equipo 4.C

Modelo del acta de transferencia de propiedad de los bienes no fungibles 4.D

Modelo del registro de los viajes realizados por los vehículos del proyecto 4.E

Cláusulas para contratos de Proyectos del PNUD 4.F Modelo de plan general de adquisiciones Modelo de planificación individual de adquisiciones (caso 1: Concurso de precios, caso 2: pedido de propuestas, caso 3: Licitación pública internacional.)

4.G

Modelo de Pedido de Cotización 4.H

Modelo de Acta de Apertura de Ofertas 4.I

Modelo de Aviso y pliego de licitación con registro o precalificación 4.J

Modelo de Aviso y pliego de licitación sin registro o precalificación y mecanismo de dos sobres

4.K

Modelo de Aviso y pliego de licitación sin registro o precalificación y mecanismo de sobre único

4.L

Modelo de contrato de locación de servicios o adquisición de bienes. Condiciones generales de los contratos PNUD

4.M

Aspectos ambientales de las adquisiciones 4.N

Solicitud de emisión de Orden de Compra 4.Ñ

Solicitud de Alta de Proveedor 4.O



IV. RECURSOS FISICOS

A. ADQUISICION DE EQUIPO Y SUMINISTROS (Componente 40 del Presupuesto)

Compras: Rubro 45 del presupuesto.

Equipo y suministros fungibles: subrubros 45.01 al 45.10 del presupuesto

Comprende artículos consumibles para los cuales no se mantienen registros formales de inventario.

Equipo no fungible: subrubros 45.11 al 45.29 del presupuesto

Comprende bienes no consumibles. El proyecto deberá mantener registros formales de inventario para aquellos bienes cuyo valor sea superior a los 100 dólares por unidad. Los bienes a comprar deben aparecer en una lista por separado bajo el capítulo E "Insumos" del documento de Proyecto (para Proyectos vigentes a Septiembre 2002) y Parte II del documento de Proyecto para Proyectos aprobados a partir de septiembre 2002) . (Ver Anexo 2.B)

Operaciones y mantenimiento de equipo: subrubro 45.30

Comprende costos de funcionamiento, mantenimiento, reparación y seguros técnicos.

1. No obstante lo arriba indicado, cuando razones de control interno así lo aconsejen,

se deberán organizar sistemas adecuados de control de existencias para aquellos artículos que no están sujetos a registro formal de inventario.

2. Las políticas y normas que se presentan son de aplicación en los Proyectos ejecutados por el Gobierno, excepto: a. cuando el Gobierno opte, en el documento de Proyecto por aplicar sus

propias normas y procedimientos. b. cuando participe un Organismo del Sistema de las Naciones Unidas como

Agencia de Implementación; QUIEN AUTORIZA LA COMPRA DE EQUIPO?

3. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación escrita del Director Nacional del Proyecto, para una compra en particular o para un conjunto de compras.



4. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable por el uso del equipo y de los suministros y por tanto le corresponde asegurar su mantenimiento apropiado.

PARA QUE SE PUEDE COMPRAR EQUIPO?

5. Los equipos se pueden comprar únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de Proyecto. En el Anexo 4G se adjunta un modelo de planificación de adquisiciones. En el Anexo 4N se detallan los aspectos ambientales a tener en cuenta en las adquisiciones.

QUE SE PUEDE COMPRAR?

6. Comprende la adquisición de equipo fungibles y no fungibles, importados o de producción nacional.

7. El procedimiento para la compra de bienes importados debe realizarse con apoyo del PNUD en: a. los trámites de ingreso o despacho a plaza de los bienes mediante la respectiva

franquicia diplomática, según lo establecido en la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas aprobada mediante Decreto Ley N° 15971 del 31/08/56 del Gobierno Argentino.

b. Los documentos de embarque deben ser consignados de la siguiente manera:

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Proyecto ARG/XX/XXX ESMERALDA 130, PISO 13 C 1035 ABD - BUENOS AIRES, ARGENTINA TEL. 4320-8743 FAX: 4320-8746 E-MAIL: [email protected]

b. Los documentos de embarque son:

i. original de guía aérea o conocimiento de embarque; ii. original de factura comercial; iii. lista de empaque; iv. póliza de seguro de embarque o certificado si correspondiere; v. certificado de origen del equipo, de control de calidad, etc.

c. El Proyecto debe remitir al PNUD copia de la guía aérea o conocimiento de embarque y la correspondiente factura comercial por lo menos 5 días antes del despacho del equipo. Para ello debe notificar al proveedor de este procedimiento.



d. En los casos de compras efectuadas mediante la modalidad CIF, en donde la mercadería es retirada de la Aduana y nacionalizada por el PNUD mediante franquicia diplomática y en consecuencia exenta de IVA, no corresponde la emisión del comprobante de impuesto al valor agregado. Sugerimos hacer mención a esta situación en la facturación que emitan, de acuerdo a las condiciones de la orden de compra correspondiente indicando el número de franquicia diplomática asignado.

MONEDA DE PAGO

8. La moneda para cotización, emisión de la Orden de Compra o Contrato y pago de bienes de producción nacional, será el peso. Se podrán incluir excepcionalmente cláusulas de actualización periódica de precios, según la siguiente metodología:

a. Objeto: el objeto de la redeterminación de precios es calcular la relación entre los precios básicos contractuales y los de plaza al momento de la oferta, a efectos de mantener constantes las proporciones resultantes.

b. Especificación: para que pueda efectuarse la actualización periódica de precios, ésta, su periodicidad y los índices a utilizar deberán preverse en los documento de contratación (pliegos de licitación, pedido de cotización, etc.) y hacerse constar en los contratos u órdenes de compra respectivos.

c. Índices: sólo podrán utilizarse los índices elaborados por el Instituto Nacional de Estadística y Censos, para el período considerado, que mejor se adecuen a la naturaleza de la prestación.

d. Factores: la actualización de precios deberá estar ligada a los factores del costo, según su incidencia en el precio total de la prestación; los factores involucrados y su incidencia en el costo deberá especificarse previamente en la oferta y en el contrato subsiguiente y se mantendrán inalterables hasta su finalización.

9. ��cuanto a las compras locales de bienes importados, las mismas podrán realizarse aplicando el siguiente procedimiento:

a) Como norma general, para las compras de bienes importados deberá invitarse a cotizar a proveedores del exterior. De existir causas justificadas que tornen inviable tal inclusión, ellas deberán encuadrarse en las causales de excepción previstas en el numeral 14 de este capitulo (en ese caso para prescindir de convocar a licitación o a la presentación de ofertas, en el presente caso para invitar a proveedores del exterior) y fundamentarse por escrito. En el informe de evaluación deberán hacerse constar elementos de juicio (listas de precios impresas o publicadas por Internet, avisos en la prensa extranjera, etc.) que sirvan como referencia externa para ponderar la razonabilidad de los precios cotizados localmente.



b) Las ofertas locales podrán solicitarse y presentarse en pesos o en dólares, pero en los documentos de licitación o pedidos de cotización deberá establecerse que, a los fines de la comparación de precios, los valores se convertirán a dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas correspondiente al día de apertura de las ofertas financieras y que los pagos se efectuarán en pesos calculados según la misma tasa vigente a la fecha de la puesta a disposición del pago.

c) La orden de compra deberá indicar el precio ofertado y adjudicado (de corresponder con su conversión a dólares, según el procedimiento descripto precedentemente) y la previsión de que dicho precio en dólares se mantendrá a lo largo de todo el contrato.

d) A los efectos de cada pago en particular, el proveedor o contratista facturará en dólares la parte de precio correspondiente según el contrato (pago total, adelanto, entrega parcial, reembolso de gastos, pago final, etc.) y si se trata de un proveedor o un contratista local el pago se efectuará en pesos al tipo de cambio operacional de Naciones Unidas vigente a la fecha del procesamiento y puesta a disposición del pago. De corresponder, se emitirá el correspondiente certificado de IVA.

10. ��



a. i. economía, eficacia y observar los intereses del Proyecto; ii. una distribución geográfica equitativa que sea compatible con la máxima eficacia; iii. las compras deben estar adecuadamente planificadas; iv. no se permite el desdoblamiento de la compra a fin de no superar los límites establecidos; v. deben comprometerse los fondos en el presupuesto en el año en que se emita la orden de

compra correspondiente.

b. Las modalidades de compra son: licitación pública internacional o local, concurso de precios a nivel internacional y local, y adquisición de compras a través de Agencias de Implementación del Sistema de las Naciones Unidas.

c. El Comité Local de Contratos estará conformado por personal del Proyecto y/o del Gobierno designado expresamente por escrito por el Director Nacional.

c. El Comité Local de Contratos estará conformado por personal del PNUD designado por el Representante Residente.





d. Los proveedores o contratistas deben utilizar facturas tipo "B" o "C" según se trate de responsables inscriptos o no de acuerdo a lo indicado en la Resolución General 3419 de la DGI. El proveedor no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar la orden de compra o la facturación resultante de la misma.

e. La Resolución General 3349 de la DGI establece un régimen especial para el reintegro del impuesto al valor agregado (IVA) correspondiente a las compras realizadas por el PNUD y/o sus Proyectos. Este mecanismo es aplicado únicamente a las facturaciones superiores a $ 1.000.

f. Por expresa solicitud del Proyecto, el PNUD emite el respectivo comprobante del IVA – utilizar Formulario de Solicitud de emisión de Certificados de IV Anexo 5.J - que se entregará al Proyecto para que éste se lo remita al proveedor.

f. El PNUD emite el comprobante de IVA para ser entregado directamente al proveedor.

CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN PARA LAS COMPRAS?

11. Las compras que realice el Proyecto deben cumplir con ciertas normas dependiendo del valor total de cada compra. Todos los montos fijados en este Manual como topes para cada tipo de contratación están expresados en dólares estadounidenses; cuando se trate de compras o contrataciones locales a realizarse en pesos, al momento de la convocatoria se deberá realizar la correspondiente conversión de pesos a dólares a fin de establecer cuál es el procedimiento aplicable.

12. Las siguientes tablas describen los límites de compra con sus respectivas normas, las cuales deben ser observadas por el Director Nacional del Proyecto:



Requiere, como mínimo, de 3 cotizaciones de diferentes proveedores y la autorización del Director Nacional o Coordinador en caso de delegación, para el pago de la factura respectiva.

El Proyecto solicita como mínimo tres cotizaciones de diferentes proveedores y las presenta al PNUD, juntamente con la factura y solicitud de pago del proveedor solicitado. Ver Formulario de Solicitud de Pagos (Capitulo V Anexo I)





a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 3 a 6 posibles proveedores, aprobada por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación. Preferentemente se pueden incluir proveedores internacionales, especialmente en el caso de productos importados.

c. Se recomienda que en el proceso de preselección se aplique el sistema de rotación de los proveedores

d. Solicitud de cotizaciones por parte del proyecto a los posibles proveedores. Anexo 4H

e. Recepción de ofertas hasta una fecha límite acordada por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de precios, plazo de entrega, garantías, de acuerdo a criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación.

g. Adjudicación de la oferta más conveniente. El Director Nacional del Proyecto puede solicitar la recomendación del Comité de Contratos del Proyecto.

g. Adjudicación de la oferta más conveniente. El PNUD puede solicitar la recomendación del Comité de Contratos de la oficina local.

h. Emisión de la orden de compra (Anexo 4.B) mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser firmadas por el Director Nacional o la persona que delegue y numeradas cronológicamente. (Para compras que superen los 2.500 US$)

h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser numeradas cronológicamente. (Para compras que superen los 2.500 US$)

i. Aceptación y conformidad de la orden de compra por parte del proveedor.

j. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación, certifica la recepción satisfactoria.

k. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

k. El Proyecto recibe la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago. El Proyecto remite al PNUD la factura y el informe de recepción del equipo para que el PNUD procese el pago. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

l. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la factura

l. Pago de la factura al proveedor y entrega del





solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA.

El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA al Proyecto para que éste lo entregue al proveedor.

formulario de reintegro de IVA.

m. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.



a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional o la persona que delegue.

b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 6 a 12 posibles proveedores, aprobada por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se deben incluir proveedores competitivos internacionales y nacionales procurando equidad entre los licitadores. Se recomienda que en el proceso de preselección se aplique el sistema de rotación de los proveedores

c. Solicitud de cotizaciones a los posibles proveedores, mediante cartas de invitación. Anexo 4H

d. Recepción de las ofertas en sobre sellado hasta una fecha límite establecida por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se recomienda que las ofertas sean guardadas en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.


f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación.


g. Preparación de la documentación que debe presentarse al Comité Local de Contratos del PNUD para su consideración.

h. Recomendación de la adjudicación por el h. Recomendación de la adjudicación por el





Comité Local de Contratos del Proyecto. Si el Director Nacional no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión e iniciar nuevamente el proceso de compra.

Comité Local de Contratos del PNUD. Si el Representante Residente no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión e iniciar nuevamente el proceso de compra.

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos del Proyecto y la aprobación del Director Nacional.

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos del PNUD y la aprobación del Representante Residente.

j. Emisión de la orden de compra mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser firmadas por el Director Nacional y numeradas cronológicamente.

j. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes deben ser numeradas cronológicamente.

k. Aceptación y conformidad de la orden de compra por parte del proveedor.

l. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación, certifica la entrega satisfactoria en el informe de recepción del equipo de acuerdo a la orden de compra.

m. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra. Se debe convenir en pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

m. El Proyecto remite la factura y el informe de recepción del equipo al PNUD para que procese el pago.

n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la

factura solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA.

n. Pago de la factura al proveedor y entrega del formulario de reintegro de IVA.

o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.

p. En los casos de compras de bienes y suministros desde 30,000 hasta 99,999 dólares se requiere, como mínimo, la obtención de 3 cotizaciones de diferentes proveedores, con independencia del número de proveedores que hayan sido invitados; en caso que, llegada la fecha límite, se hubieran recibido menos de tres ofertas, se podrá realizar una nueva convocatoria, desechando las ofertas ya recibidas, o conservar éstas, fijar un nuevo plazo y solicitar nuevas cotizaciones hasta completarse un total de tres. Todas las ofertas deberán abrirse en un mismo acto públicamente en el lugar y a la hora que se indique en la convocatoria e inmediatamente se confeccionará el acta de apertura.





a. Las compras de equipo cuyos montos superen 100,000 dólares estadounidenses deben ser encaradas a través de una licitación pública internacional, siendo además de aplicación los procedimientos indicados precedentemente para compras desde US$ 30.000 hasta US$ 99.999.

b. Deberán utilizarse los documentos estandarizados acordes con cada tipo de licitación: con registro o precalificación Anexo 4.J con dos sobres Anexo 4K o de sobre único Anexo 4.L y la aprobación a tales documentos deberá ser dada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto, en caso que tal facultad le hubiere sido delegada. Como Anexo 4M se adjunta modelo de contrato

c. Deberá publicarse al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y en la página en Internet del PNUD (www.undp.org.ar), este último desde la fecha de publicación del primer aviso en la prensa local y hasta el cierre del plazo para la presentación de ofertas, plazo que no deberá ser menor a 30 días, y en el periódico Development Business de las Naciones Unidas. La publicación en este último deberá ser solicitada a través de la oficina del PNUD.

d. Recepción de las ofertas en sobre sellado en una fecha límite establecida en el aviso de licitación, las ofertas deberán guardarse en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.


f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos o informes de evaluación, de acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación.


h. Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos. El Director Nacional o el Coordinador, en caso de delegación, no podrá apartarse de la recomendación del CLC y, en caso de que decida dejar sin efecto el procedimiento e iniciar un nuevo proceso de compra, deberá justificar por escrito tal determinación.

h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de Compra utilizando el Formulario correspondiente Anexo 4.Ñ- Recomendación de la adjudicación por el Comité Local de Contratos del PNUD. Si el Representante Residente no aprueba la recomendación debe justificar por escrito su decisión..

i. Adjudicación de la oferta más conveniente, de acuerdo a la recomendación del Comité Local de Contratos y la aprobación del Director Nacional o del Coordinador, en caso de delegación.

i. La recomendación del Comité Local de Contratos, con la aprobación del Representante Residente, será enviada al Comité de Adquisiciones de la Sede del PNUD en Nueva York cuando la compra supere los 300.000 u$s.

j. Notificación de la adjudicación a todos los oferentes, concediéndoles plazo suficiente para la interposición de recursos u otras formas de protesta, los que deberán ser respondidos fundadamente. Los recursos y protestas así como sus contestaciones deben ser puestas en conocimiento del PNUD.

j. Una vez recibida la aprobación de la Sede, se procederá a notificar la adjudicación a todos los oferentes, concediéndoles plazo suficiente para la interposición de recursos u otras formas de protesta, los que deberán ser respondidos fundadamente.





k. Firma del contrato, referenciando en él los documentos de la licitación y la oferta adjudicada; los contratos deben ser firmados por el Director Nacional o por el Coordinador, en caso de delegación y debidamente registrados.

k. Firma del contrato, referenciando en él los documentos de la licitación y la oferta adjudicada; los contratos deben ser firmados por el Representante Residente.



m. Recepción en el Proyecto de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado en el contrato, en el cual deberá especificarse si existirán entregas y pagos parciales o si se pagará el total al completarse la entrega satisfactoria del equipo o suministros.

n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto remite al PNUD copia de la factura solicitando la emisión del formulario de reintegro del IVA. El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA al Proyecto para que éste lo entregue al proveedor.

n. El Proyecto envía la factura debidamente conformada al PNUD para procesar el pago y emitir el certificado de IVA.

o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto. 13. Se puede prescindir, excepcionalmente, de convocar a la licitación o a la

presentación de ofertas sólo en las situaciones que se describen en el cuadro siguiente. En la ejecución NEX Plena la aprobación deberá ser dada y fundamentada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto y los antecedentes del procedimiento deberán conservarse para ser auditados; a tal fin, cuando el monto del contrato sea inferior a US$ 100.000, deberá pedirse previamente la recomendación del Comité Local de Contratos y, de apartarse el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto de tal recomendación, deberá fundamentar por escrito las razones; cuando el monto del contrato sea igual o superior a US$ 100.000, el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto no podrán apartarse de tal recomendación del Comité Local de Contratos.

14. En la NEX Parcial las autorizaciones indicadas en el párrafo 9 corresponderán al Representante Residente (en lugar del Director Nacional o Coordinador) y al Comité Local de Contratos del PNUD (en lugar del Comité de Contratos del Proyecto). Si el monto contratado fuera igual o superior a US$ 300.000 deberá intervenir el Comité de Adquisiciones de la Sede del PNUD en Nueva York.



15. Los casos en que se puede prescindir de convocar a la licitación o a la presentación de ofertas son los siguientes:

a. cuando los precios o tarifas estén fijados de conformidad con la legislación nacional o por organismos reguladores;

b. cuando la normalización de los suministros, del equipo o de los repuestos haga inviable la competencia;

c. cuando las necesidades del servicio no permitan la demora consiguiente a la convocatoria a la licitación o a la presentación de oferta, o una segunda publicación de convocatoria cuando la primera no haya dado resultados satisfactorios;

d. cuando el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única, o a la contratación de suministros perecederos;

e. cuando el responsable de la compra considere que las convocatorias a la licitación o la presentación de ofertas no darán resultados satisfactorios, o no servirán a los intereses del Proyecto.

16. Procedimientos para la compra de vehículos. Se requiere una solicitud del

gobierno para la compra de vehículos con una justificación del vehículo elegido. La compra de vehículos con franquicias, importado o de producción nacional, requiere una autorización previa de la Dirección Nacional de Ceremonial del MRE según Decretos 25/70 y 1283/90.

PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE VEHICULOS


a. Todas las compras de vehículos, importados y nacionales, se realizan únicamente a través de la oficina del PNUD o una Agencia de Implementación (PNUD/OSP u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas).

b. El Proyecto remite al PNUD la solicitud de compra adjuntando una descripción de las especificaciones técnicas y justificando la elección del vehículo.

c. El PNUD solicita a la Dirección Nacional de Ceremonial, MRE, la autorización para la compra del automotor importado o de producción nacional con franquicia diplomática.

d. El PNUD notifica al Proyecto para que se inicie el proceso de compra del automotor: si es importado, se siguen las normas mencionadas en el párrafo 7. si es compra de producción nacional, se debe obtener el certificado que emite el MRE para presentar ante el proveedor para la compra con franquicia.



CUALES SON LAS DISPOSICIONES PARA EL USO OFICIAL DE LOS VEHICULOS?

17. El Director Nacional del Proyecto debe tomar las precauciones necesarias para que: a. los automóviles sean conducidos por personal autorizado por el Director

Nacional o por el Coordinador, en caso de delegación, para el cumplimiento de las actividades del Proyecto;

b. los automotores se estacionen en cocheras o playas de estacionamiento debidamente protegidas contra robo fuera del horario laboral; no deben ser estacionados en lugares prohibidos;

c. se observe el estricto cumplimiento de las normas de tránsito a fin de evitar multas o infracciones;

d. se mantenga un registro diario (Anexo 4.E) de los viajes realizados por los automóviles, el cual será verificado oportunamente por los auditores.

e. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable de contratar a partir de la fecha de compra o despacho a plaza del automóvil, la póliza de seguro de responsabilidad civil hacia terceros, robo, incendio o destrucción total de los mismos.

QUE DOCUMENTACION SE NECESITA PARA LAS COMPRAS?

18. La documentación básica requerida para la realización de las compras es la siguiente:


a. Solicitud de compra, firmada por el Director Nacional o el Coordinador si hubiera delegación escrita a tal efecto, autorizando línea del presupuesto a debitar y constancia de la intervención de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional.

4.Ñ

b. Especificaciones técnicas de los bienes o servicios a comprar incluido una estimación de costo total referenciando el número y nombre del Proyecto, aprobadas por quien corresponda.

c. Aviso de licitación o lista de proveedores seleccionados.

d. Pliegos de licitación o solicitud de cotizaciones (carta de invitación o fax),




dependiendo de los montos involucrados.

e. Informe de la evaluación de las ofertas, el que podrá sintetizarse en cuadros comparativos cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios estandarizados en los que el factor fundamental de evaluación sea el precio.

f. Informe de la recomendación del Comité Local de Contratos del Proyecto, cuando proceda.

f. Informe de la recomendación del Comité Local de Contratos del PNUD, cuando proceda.

4.A

g. Orden de compra o contrato firmada por el Director Nacional del Proyecto.

La orden de compra se emite en original y dos copias: - Original para el proveedor, - Copia firmada por el proveedor para el archivo del Proyecto, - Copia para adjuntar a la factura y comprobante de pago.

g. Orden de compra o contrato. 4.B

h. Informe sobre recepción de equipo. 4.C

i. Libro mayor de bienes y equipo bajo la responsabilidad del Proyecto (ver capítulo V, Anexo A)

j. Acta de tranferencia de propiedad de los bienes no fungibles elaborada por el Proyecto.

j. Acta de transferencia de propiedad de los bienes no fungibles elaborada por el PNUD.

4.D

k. En el caso de la contratación de bienes y servicios en general, cuando se utilicen contratos y otros documentos distintos a la orden de compra descripta en el punto “g” de este cuadro, (p. e. documentos standardizados del BIRF, BID, etc.) se deberán anexar al mismo: “Cláusulas Complementarias para Contratos de Proyectos del PNUD”, o las “Cláusulas para Contratos de Alquiler de Proyectos del PNUD”, que se acompañan como Anexo 4.F y Anexo 4.G, respectivamente.

PAGO DE LAS FACTURAS

19. El pago de las facturas se realizará mediante el uso de transferencias bancarias del Sistema Paylink del Citibank, el cual facilitará el procesamiento electrónico de las solicitudes de transferencias, a cuyo fin los proyectos de ejecución nacional parcial deberán informar a través del formulario de Alta del Proveedor Anexo 4O, el CBU (Código Bancario Único) y los restantes datos del proveedor. Este sistema también



se encuentra disponible para los proyectos de ejecución nacional plena que así lo soliciten a la oficina del PNUD.

Para solicitar el pago de una factura al PNUD se debe enviarla conformada y con el formulario de Solicitud de Pago Anexo 5.I

QUE ES EL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

20. Conjunto de personas pertenecientes al Proyecto - designadas anualmente - responsables de analizar y dar una recomendación por escrito de los casos relativos a la provisión de servicios profesionales (subcontratos con empresas consultoras) y adquisición de equipo y suministros.

QUIENES INTEGRAN EL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

21. El Director Nacional del Proyecto designa un Presidente, dos miembros y un secretario quienes constituyen el quórum. El nombramiento de dos miembros suplentes es aconsejable para que asistan a las reuniones del Comité.

CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITE LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO?

22. Dar una recomendación de las siguientes propuestas:

a. Cualquier excepción a los procedimientos establecidos en este Manual, especialmente si se trata de la utilización de un procedimiento distinto al pedido de cotización o la licitación pública.

b. Contratos propuestos que signifiquen compromisos por un importe de 30,000 dólares o más con un contratista determinado, por una única prestación o por una serie de prestaciones relativas al mismo propósito.

c. Toda modificación o serie de modificaciones de los contratos que, en su conjunto, representen un importe de más de 30,000 dólares o un incremento del 20% sobre la cuantía del contrato anteriormente recomendada por el Comité según la cifra que sea inferior.

d. Contratos previstos de cualquier monto, que conduzcan a una serie de contratos conexos o complementarios cuya monto total supere los 30,000 dólares.

e. Otros asuntos relacionados con compras del Proyecto que requieran la intervención del Comité.



QUE CRITERIOS DE EVALUACION PUEDEN SER UTILIZADOS?

23. Se recomienda un sistema de evaluación de propuestas, basados en asignación de

puntaje u otros mecanismos que podrían ser aprobados previamente por el Director del Proyecto, o el Coordinador en caso de delegación. Algunos criterios que pueden tomarse en consideración son:

a. Cumplimiento con las especificaciones.

b. Precio del producto y plazo de la oferta.

c. Calidad del producto.

d. Plazo de entrega.

e. Condiciones del servicio, instalación, repuestos y mantenimiento.

f. Disposición del proveedor de dar asistencia técnica y capacitación relacionada con el funcionamiento del equipo.

g. Antecedentes comerciales del proveedor con relación a la calidad de sus productos y estabilidad financiera.

EN QUE DOCUMENTO SE REGISTRAN LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL PROYECTO?

24. Registros de bienes e inventarios. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación, es responsable por el registro de la adquisición y enajenación de los bienes y equipo del Proyecto en el Libro Mayor de Bienes No-Fungibles. (Anexo 5.A, párrafo 4.0)

25. Este Libro debe incluir los datos actualizados sobre todos los componentes de bienes y equipos y estar a disposición de los auditores cuando lo soliciten y mantenerse al día hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).

26. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación,, una vez realizado el inventario físico anual de los bienes no fungibles, pondrá a disposición de los auditores externos el Libro Mayor de Bienes. Los Auditores realizarán las verificaciones que consideren necesarias dejando expresa constancia de dicha revisión en cada una de las fojas del Libro, a cuyo efecto podrán retirarlo de las oficinas del Proyecto para luego reintegrarlo con la pertinente constancia de intervención.



COMO SE INSTRUMENTA LA TRANSFERENCIA?

27. Los Proyectos de ejecución nacional parcial deben realizar anualmente la transferencia de propiedad de los bienes no fungibles adquiridos en el marco del Proyecto. Para ello el PNUD, a solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución hará efectiva la transferencia mediante el acta correspondiente elaborada en base al Libro Mayor de Bienes intervenido por los auditores externos, según se indica en el numeral 22. Los Proyectos de ejecución nacional plena realizarán la transferencia en forma inmediata a la compra y recepción de los bienes hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B). Lo expuesto precedentemente será de aplicación salvo que exista algún impedimento operativo debidamente justificado, por escrito por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación.

28. En el caso de los vehículos de los Proyectos, se debe considerar que los automotores importados o de producción nacional comprados con franquicia se pueden transferir únicamente a los 4 años de su despacho a plaza y para los nacionales a los 2 años de la fecha de factura de compra.

29. Sistema de archivos. A efectos de lograr la unificación de los sistemas de archivos se considera necesario que los Proyectos habiliten - para cada una de las compras - una carpeta con los antecedentes de las adquisiciones, especificaciones técnicas, cotizaciones, proceso de selección, informe de evaluación, minuta con la recomendación del Comité de Contratos (de corresponder), orden de compra, informes de recepción, facturas y toda otra documentación relacionada con la compra.

30. El Proyecto es responsable de la custodia y archivo ordenado de las carpetas individuales de las compras a fin de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido y hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).

FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO 31. El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable por el uso debido del

equipo y los suministros adquiridos para las actividades previstas del Proyecto. Por lo tanto, le corresponde asegurar el funcionamiento y mantenimiento apropiado de los mismos.



32. Los costos de funcionamiento, mantenimiento, reparación y seguro de vehículos de transporte local deben ser presupuestados en este rubro sobre la base del costo estimado.


Capitulo IV – Recursos Físicos Edición: Noviembre de 2003 Pág. 17 de 19


IV. RECURSOS FISICOS B. MISCELANEOS Y CAJA CHICA

Misceláneos: componente 50 del presupuesto

Costo de informes Rubro 52.00 del presupuesto (subrubros 52.01 a 52.98)

Gastos varios Rubro 53.00 del presupuesto (subrubros 53.01 a 53.98)

En todos los casos deberá indicarse el subrubro correspondiente.

33. Caja chica. En este rubro también se presupuestan los gastos por concepto de caja chica;

las normas que se aplican para su administración son las siguientes:


MONTO El monto de la caja chica se basará en los gastos estimados para un mes y no podrá exceder el equivalente a 500 dólares.

CONSTITUCION Para su constitución, se extenderá un cheque por el importe exacto de la caja chica a favor del encargado, quien firmará un recibo de los fondos entregados y los guardará en un lugar seguro habilitado a tal fin. Dicho cheque se imputará a la línea asignada.

PAGOS

Se impartirán al encargado de la caja chica instrucciones por escrito sobre las medidas que deberá adoptar para la protección material de los fondos, así como sobre los tipos de gastos que se pueden sufragar con esos fondos. Ningún pago de caja chica puede exceder del equivalente de 100 dólares. Los pagos por concepto de anticipos no se pueden efectuar con fondos de caja chica. Antes de efectuar un pago que no se ajuste claramente a las instrucciones originales, el encargado de la caja chica deberá remitirlo al oficial certificador. Si el pago es aprobado, el oficial certificador deberá poner sus iniciales en el comprobante de caja chica.

REGISTROS El encargado de la caja chica llevará un registro de caja especialmente dedicado al asiento de todas las transacciones de caja chica. Los pagos se registrarán en el momento en que se efectúen.





COMPROBANTES En dicho registro deben figurar todos los fondos recibidos y desembolsados. Todas las operaciones de caja chica deben estar respaldadas por comprobantes que deberán ser archivados correlativamente.

REPOSICION

Cuando resulte necesario restituir los fondos de la caja chica al monto aprobado, se deberá consignar la cuantía de los fondos repuestos en la columna respectiva del libro de caja, indicando la línea y sublínea a la cual se imputó previamente. La reposición se realizará mediante la emisión de un cheque por el importe correspondiente a nombre del encargado de la caja chica.

ARQUEO En cualquier momento en que se realice un arqueo, la suma del efectivo y los comprobantes registrados debe totalizar el monto autorizado para caja chica.

CIERRE DEL PROYECTO Junto al cierre del Proyecto se realizará la rendición final de la caja chica (ver anexo 2.B). Dicha rendición deberá incluir la indicación de la línea y sublínea asignada originalmente.




IV. RECURSOS FISICOS C.- Anexos referidos al Capitulo 4 – Recursos físicos

Título del Documento ANEXO

Modelo de la minuta del Comité de Contratos 4.A

Modelo de la orden de compra (Español e Inglés) 4.B

Modelo del informe de recepción del equipo 4.C

Modelo del acta de transferencia de propiedad de los bienes no fungibles 4.D

Modelo del registro de los viajes realizados por los vehículos del proyecto 4.E

Cláusulas para contratos de Proyectos del PNUD 4.F

Modelo de plan general de adquisiciones Modelo de planificación individual de adquisiciones (caso 1: Concurso de precios, caso 2: pedido de propuestas, caso 3: Licitación pública internacional.)

4.G

Modelo de Pedido de Cotización 4.H

Modelo de Acta de Apertura de Ofertas 4.I

Modelo de Aviso y pliego de licitación con registro o precalificación 4.J

Modelo de Aviso y pliego de licitación sin registro o precalificación y mecanismo de dos sobres 4.K

Modelo de Aviso y pliego de licitación sin registro o precalificación y mecanismo de sobre único 4.L

Modelo de contrato de locación de servicios o adquisición de bienes. Condiciones generales de los contratos PNUD

4.M

Aspectos ambientales de las adquisiciones 4.N

Solicitud de emisión de Orden de Compra 4.Ñ

Solicitud de Alta de Proveedor 4.O

ANEXO 4.A

ACTA DE LA REUNION DEL COMITE LOCAL DE CONTRATOS NRO. XX/AÑO

PROYECTO ARG/../...

Fecha de la reunión: Participantes: Expositor: Asunto: Monto: ANTECEDENTES: EVALUACION: RECOMENDACION: FIRMAS: Presidente: Miembros Titulares:

IMPORTANT NOTICE TO THE VENDOR: 1. This Field Purchase Order is subject to the General Conditions on reverse. 2. UNDP is exempt from ali importlexport restrictions, payment of taxes,duties and inspection certificate. 3. The attached Confirmation Copy must be countersigned and returned forthwith to the issuing Office. The information requiered in blank spaces must be completed. 4. Vendor must arrange and prepay freight to port of entry and ali-risk insurance, including War and SCRR, warehouse to warehouse. Insured value: Cost of Goods+frelght+ 10% UNDP AUTHORIZING OFFICER:: Line: ________________________________________ Date: _______________________

THE ABOVE PURCHASE ORDER IS ACCEPTED HEREWITH

I hereby certify that the goods supplied under the Purchase Order come from/have been manufactured or assembled in: ____________________

(Vendor´s Stamp and Signature) Date: ___________________

ANEXO 4B (Eng)

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME Buenos Aires, Argentina

Purchase Order N° /

IMPORTANT: ALL CORRESPONDENCE, INVOICES, EACH CASE AND PARCEL MUST SHOW F.P.O NUMBER

ISSUING OFFICE: UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME ESMERALDA 130, PISOS 12 Y 13 (1035) BUENOS AIRES ARGENTINA ATTENTION: ANA EDMUNDS TEL: 5411-4320-8743 FAX: 5411-4320-8746 E-MAIL: [email protected]

DELIVER TO: ISSUING OFFICE (FOR PROJECT ARG/----/----)

VENDOR´S NAME AND ADDRESS:

SPECIAL SHIPPING INSTRUCTIONS: PLEASE ADVANCE BY FAX OR E-MAIL COPY OF SHIPPING DOCUMENTS AND INVOICE

TERMS OF PAYMENT: SEE GENERAL CONDITIONS (ON REVERSE)

DELIVERY DATE:

CURRENCY: USD ITEM

DESCRIPTION OF GOODS AND/OR SERVICES

UNIT

QUANTITY UNIT PRICE TOTAL

001 Description of goods, warranty and referente to suppliers quotation (Number and date)

EACH 1.00 9,999.00 9,999.00

AGREGAR RENGLONES SI CORRESPONDE ESTIMATED AIRFREIGHT 99.00ESTIMATED INSURANCE 90.00CIF / LOCAL 9,999.00TAXES 0.00OTHERS 0.00

SHIPPING MARKS:

TOTAL ( ): 10.188.00

UNDP GENERAL CONDITIONS FOR PURCHASE ORDERS A. ACCEPTANCE OF THE PURCHASE ORDER: This Purchase Order may only be accepted by the Supplier's signing and returning an acknowledgement copy of it or by timely

delivery of the goods in accordance with the terms of this Purchase Order, as herein specified. Acceptance of this Purchase Order shall effect a contract between the Parties under which the rights and obligations of the Parties shall be governed solely by the terms and conditions of this Purchase Order, including these General Conditions. No additional or inconsistent provisions proposed by the Supplier shall bind UNDP unless agreed to in writing by a duly authorized official of UNDP.

B. CONFIRMATION COPY/COUNTRY OF ORIGIN: The Vendor must indicate the country of origin or manufacture/assembly of the goods which he will be supplying under the contract.. Upon dispatch of the goods, documents must be sent directly to UNDP. The freight must be prepaid by the Vendor and shown separately on the invoice. Supporting documents, e.g. original invoice covering freight, charges, freighted shipping documents, etc. must be supplied with the invoice.All risk insurance, including war and SRCC, from warehouse to warehouse must be secured and prepaid by Vendor and its cost shown separately on the invoice. The insurance must cover the ex-factory value of the goods + freight + 10 percent.

B. PAYMENT: 1. UNDP shall, on fulfilment of the Delivery Terms, unless otherwise provided in this Purchase Order, make payment within 30 days of receipt of the Supplier's invoice for the

goods and copies of the shipping documents specified in this Purchase Order. 2. Payment against the invoice referred to above will reflect any discount shown under the payment terms of this Purchase Order, provided payment is made within the period

required by such payment terms. 3. Unless authorized by UNDP, the Supplier shall submit one invoice in respect of this Purchase Order, and such invoice must indicate the Purchase Order's identification

number. 4. The prices shown in this Purchase Order may not be increased except by express written agreement of UNDP.

C. TAX EXEMPTION: 1. Section 7 of the Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations provides, inter alia, that the United Nations, including its subsidiary organs, is exempt from

all direct taxes, except charges for utilities services, and is exempt from customs duties and charges of a similar nature in respect of articles imported or exported for its official use. In the event any governmental authority refuses to recognize UNDP's exemption from such taxes, duties or charges, the Supplier shall immediately consult with UNDP to determine a mutually acceptable procedure.

2. Accordingly, the Supplier authorizes UNDP to deduct from the Supplier's invoice any amount representing such taxes, duties or charges, unless the Supplier has consulted with UNDP before the payment thereof and UNDP has, in each instance, specifically authorized the Supplier to pay such taxes, duties or charges under protest. In that event, the Supplier shall provide UNDP with written evidence that payment of such taxes, duties or charges has been made and appropriately authorized.

D. RISK OF LOSS: Risk of loss, damage to or destruction of the goods shall be governed in accordance with DDU INCOTERM 1990, unless otherwise agreed upon by the Parties on the front side of this Purchase Order.

E. EXPORT LICENCES: Notwithstanding any INCOTERM 1990 used in this Purchase Order, the Supplier shall obtain any export licences required for the goods. F. FITNESS OF GOODS/PACKAGING: The Supplier warrants that the goods, including packaging, conform to the specifications for the goods ordered under this Purchase Order and

are fit for the purposes for which such goods are ordinarily used and for purposes expressly made known to the Supplier by UNDP, and are free from defects in workmanship and materials. The Supplier also warrants that the goods are contained or packaged adequately to protect the goods.

G. INSPECTION: 1. UNDP shall have a reasonable time after delivery of the goods to inspect them and to reject and refuse acceptance of goods not conforming to this Purchase Order; payment

for goods pursuant to this Purchase Order shall not be deemed an acceptance of the goods. 2. Inspection prior to shipment does not relieve the Supplier from any of its contractual obligations.

H. INTELLECTUAL PROPERTY INFRINGEMENT:The Supplier warrants that the use or supply by UNDP of the goods sold under this Purchase Order does not infringe any patent, design, trade-name or trade-mark. In addition, the Supplier shall, pursuant to this warranty, indemnify, defend and hold UNDP and the United Nations harmless from any actions or claims brought against UNDP or the United Nations pertaining to the alleged infringement of a patent, design, trade-name or trade-mark arising in connection with the goods sold under this Purchase Order.

I. RIGHTS OF UNDP: In case of failure by the Supplier to fulfil its obligations under the terms and conditions of this Purchase Order, including but not limited to failure to obtain necessary export licences, or to make delivery of all or part of the goods by the agreed delivery date or dates, UNDP may, after giving the Supplier reasonable notice to perform and without prejudice to any other rights or remedies, exercise one or more of the following rights: A. Procure all or part of the goods from other sources, in which event UNDP may hold the Supplier responsible for any excess cost occasioned thereby. B. Refuse to accept delivery of all or part of the goods. C. Cancel this Purchase Order without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.

J. LATE DELIVERY: Without limiting any other rights or obligations of the parties hereunder, if the Supplier will be unable to deliver the goods by the delivery date(s) stipulated in this Purchase Order, the Supplier shall (i) immediately consult with UNDP to determine the most expeditious means for delivering the goods and (ii) use an expedited means of delivery, at the Supplier's cost (unless the delay is due to Force Majeure), if reasonably so requested by UNDP.

K. ASSIGNMENT AND INSOLVENCY: 1. The Supplier shall not, except after obtaining the written consent of UNDP, assign, transfer, pledge or make other disposition of this Purchase Order, or any part thereof, or any

of the Supplier's rights or obligations under this Purchase Order. 2. Should the Supplier become insolvent or should control of the Supplier change by virtue of insolvency, UNDP may, without prejudice to any other rights or remedies,

immediately terminate this Purchase Order by giving the Supplier written notice of termination. L. USE OF UNDP OR UNITED NATIONS NAME OR EMBLEM: The Supplier shall not use the name, emblem or official seal of UNDP or the United Nations for any purpose. M. PROHIBITION ON ADVERTISING: The Supplier shall not advertise or otherwise make public that it is furnishing goods or services to UNDP without specific permission of UNDP in

each instance. N. CHILD LABOUR: The Supplier represents and warrants that neither it, nor any of its affiliates, is engaged in any practice inconsistent with the rights set forth in the Convention on the

Rights of the Child, including Article 32 thereof, which, inter alia, requires that a child shall be protected from performing any work that is likely to be hazardous or to interfere with the child's education, or to be harmful to the child's health or physical, mental, spiritual, moral or social development. Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Purchase Order immediately upon notice to the Supplier, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.

O. MINES: The Supplier represents and warrants that neither it nor any of its affiliates is actively and directly engaged in patent activities, development, assembly, production, trade or manufacture of mines or in such activities in respect of components primarily utilized in the manufacture of Mines. The term "Mines" means those devices defined in Article 2, Paragraphs 1, 4 and 5 of Protocol II annexed to the Convention on Prohibitions and Restrictions on the Use of Certain Conventional Weapons Which May Be Deemed to Be Excessively Injurious or to Have Indiscriminate Effects of 1980. Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Purchase Order immediately upon notice to the Supplier, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.

P. SETTLEMENT OF DISPUTES Amicable Settlement: The Parties shall use their best efforts to settle amicably any dispute, controversy or claim arising out of, this Purchase Order or the breach, termination or invalidity thereof. Where the parties wish to seek such an amicable settlement through conciliation, the conciliation shall take place in accordance with the UNCITRAL Conciliation Rules then obtaining, or according to such other procedure as may be agreed between the Parties. Arbitration: Unless, any dispute, controversy or claim between the Parties arising out of this Purchase Order or the breach, termination or invalidity thereof, unless settled amicably under the preceding paragraph of this Section within sixty (60) days after receipt by one Party of the other Party's request for such amicable settlement, shall be referred by either Party to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then obtaining, including provisions on applicable law. The arbitral tribunal shall have no authority to award punitive damages. In addition, unless otherwise expressly provided in this Purchase Order, the arbitral tribunal shall have no authority to award interest. The Parties shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of any such controversy, claim or dispute.

Q. PRIVILEGES AND IMMUNITIES: Nothing in or related to these General Conditions or this Purchase Order shall be deemed a waiver of any of the privileges and immunities of the United Nations, including its subsidiary organs.

NOTA IMPORTANTE AL PROVEEDOR 1. Esta Orden de Compra está sujeta a las condiciones generales al reverso de esta página 2. El proveedor no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar la presente orden de compra ó la facturación resultante de la misma. 3. La copia de confirmación adjunta debe ser consignada y retornada a nuestras oficinas. La información requerida en espacios de blanco debe ser completada PNUD OFICIAL AUTORIZADO: Línea: ________________________________________ Fecha: _______________________

LA ORDEN DE COMPRA ES ACEPTADA POR Por la presente certifico que todos los bienes suministrados bajo esta Orden de Compra han sido manufacturados ó ensamblados en: ____________________ (Firma y Sello del Proveedor) Fecha: ____________________

RECEPCIÓN CONFORME DE LOS BIENES (Firma y Sello del Proyecto) Fecha: ______________________ Nombre y Cargo:

ANEXO 4.B (Esp)

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Buenos Aires, Argentina

Orden de Compra N° /

IMPORTANTE: TODA CORRESPONDENCIA, FACTURA, ETC. DEBE MOSTRAR EL NUMERO DE LA ORDEN DE COMPRA

OFICINA: PROYECTO PNUD ARG/----/----- DIRECCIÓN TELEFONO Y CONTACTO

ENTREGAR A: DOMICILIO DE ENTREGA

NOMBRE DEL PROVEEDOR Y DIRECCIÓN: DATOS DEL PROVEEDOR

INSTRUCCIONES ESPECIALES DE ENVIO:

TERMINOS DEL PAGO: EN CASO DE COMPRAS LOCALES EN DOLARES AGREGAR CLAUSULA DÓLAR ONU

FECHA DE ENTREGA:

MONEDA ITEM

DESCRIPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD

CANTIDAD PRECIO UNIT. TOTAL

001 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, DATOS DE GARANTIA Y REFERENCIA AL PRESUPUESTO DE LA EMPRESA (NRO. Y FECHA)

C/U 1.00 9,999.00 9,999.00

AGREGAR RENGLONES SI CORRESPONDE FLETE 0.00SEGURO 0.00CIF / LOCAL 9,999.00IMPUESTOS 0.00OTROS 0.00

A LOS FINES DEL IVA ESTA OFICINA SE ENCUADRA COMO SUJETO NO RESPONSABLE CON TRATAMIENTO ESPECIAL SEGÚN RESOLUCIÓN 3349/91

TOTAL ( ): 9,999.00

CONDICIONES GENERALES DEL PNUD APLICABLES A LAS ORDENES DE COMPRA A. ACEPTACION DE LA ORDEN DE COMPRA: La presente orden de compra se considerará aceptada únicamente cuando el Proveedor hubiere firmado y devuelto la Copia de

Acceptación de ésta, o hubiere efectuado la entrega puntual de la mercancía de conformidad con los términos de la presente orden de compra, según las especificaciones en ella consignadas. La aceptación de la presente orden de compra constituirá un contrato entre las partes, cuyos derechos y obligaciones se regirán exclusivamente por las condiciones establecidas en la presente orden de compra, incluidas las presentes Condiciones Generales. Ninguna cláusula adicional o incompatible que hubiere propuesto el Proveedor obligará al PNUD si no hubiere sido aceptada por escrito por el funcionario debidamente autorizado del PNUD.

B. PAGO: 1. Una vez cumplidas las condiciones de entrega, y salvo disposición en contrario en la presente orden de compra, el PNUD efectuará el pago en un plazo de 30 días a contar de la

fecha de recepción de la factura del Proveedor. 2. El pago de la factura mencionada supra reflejará cualquier descuento indicado en las condiciones de pago de la presente orden de compra, siempre que tal pago se hiciere en el

plazo estipulado en dichas condiciones. 3. Salvo cuando el PNUD hubiere autorizado otra cosa, el Proveedor deberá presentar una sola factura por la presente orden de compra y en dicha factura se consignará el número

de identificación de la presente orden de compra. 4. El Proveedor no podrá aumentar los precios consignados en la presente orden de compra, a menos que el PNUD lo hubiere autorizado expresamente por escrito. 5. La factura debe ser entregada junto con los bienes para ser conformada por el proyecto/usuario final. 6. La factura deberá incluir el IVA según la resolución nro. 3349 adjunta con la siguiente nota: “Esta factura incluye $ xxx,xx en concepto del IVA según resolución 3349/91” 7. Los pagos serán realizados en moneda local según prácticas y procedimientos del PNUD

C. EXENCION TRIBUTARIA: Según lo establecido en la convención sobre privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas, a la cual adhirió la República Argentina mediante Decreto Ley 15971, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, así como sus bienes, ingresos y otros haberes estarán exentos de toda contribución directa. El PNUD en su carácter de Organismo Internacional, no realiza actividades alcanzadas por el Impuesto al Valor Agregado ni tampoco por el Impuesto a los Ingresos Brutos. Al PNUD le fue asignado el Código de Identificación Especial Nro. 30-68307705-0” por la AFIP, según lo establecido en el art. 2do. de la Resolución Gral. 3995.

D. CONFORMIDAD DE LA MERCANCIA Y SU EMBALAJE: El Proveedor garantiza que la mercancía, incluido su embalaje, es conforme con las especificaciones de la mercancía solicitada en virtud de la presente orden de compra y que es apta para el uso al que normalmente se destina y para los fines expresamente comunicados por el PNUD al Proveedor; asimismo, el Proveedor garantiza que la mercancía no adolece de defectos ni en los materiales ni en su fabricación. El Proveedor garantiza también que la mercancía está embalada de la forma más adecuada para su protección.

E. INSPECCION: El PNUD tendrá un plazo razonable después de la entrega de la mercancía para inspeccionarla y rechazar y rehusar su aceptación si no es conforme a lo indicado en la presente orden de compra; el pago de la mercancía en virtud de la presente orden de compra no se entenderá que constituye aceptación de la mercancía.

F. VIOLACION DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL: El Proveedor garantiza que el uso o suministro por el PNUD de la mercancía vendida conforme a la presente orden de compra no viola ninguna patente, derecho de autor, nombre comercial o marca registrada o cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual. Además, el Proveedor, en virtud de la presente garantía, indemnizará y defenderá a su costa al PNUD y a la Organización de las Naciones Unidas por cualquier acción o reclamación que se entablare contra el PNUD o la Organización de las Naciones Unidas en relación con la presunta violación de cualquiera de los derechos mencionados supra en relación con la mercancía vendida en virtud de la presente orden de compra.

G. DERECHOS DEL PNUD: Si el Proveedor no cumpliere sus obligaciones conforme a los términos y condiciones de la presente orden de compra, incluido, sin carácter limitativo, el incumplimiento de la obligación de obtener las licencias de exportación necesarias o de la obligación de efectuar la entrega, total o parcial, de la mercancía en la fecha o fechas convenidas, el PNUD, previo emplazamiento al Proveedor, con razonable antelación, de que cumpla su obligación y sin perjuicio de otros derechos o recursos, podrá ejercer uno o más de los derechos que se mencionan infra:

A. Adquirir la mercancía, en todo o en parte, de otros proveedores, en cuyo caso el PNUD podrá exigir que el Proveedor le compense por cualquier aumento de los costos en que hubiere incurrido.

B. Rehusar la mercancía, en todo o en parte. C. Rescindir la presente orden de compra sin responsabilidad alguna por cargos de rescisión o ninguna otra responsabilidad. H. ENTREGA TARDIA: Sin perjuicio de los derechos u obligaciones de las partes, si el Proveedor no pudiere efectuar la entrega de la mercancía en la fecha o fechas estipuladas en la

presente orden de compra, (i) consultará inmediatamente al PNUD para determinar la manera más expeditiva de efectuar la entrega de la mercancía y (ii) utilizar un medio rápido de entrega, a su costa (salvo cuando la demora se debiere a fuerza mayor), si asi lo solicita razonablemente el PNUD.

I. CESION E INSOLVENCIA: 1. Salvo cuando el PNUD le hubiere previamente autorizado por escrito, el Proveedor no podrá ceder, transferir o disponer de la presente orden de compra o de cualquiera de sus

partes o de cualquiera de los derechos u obligaciones que le correspondieren en virtud de la presente orden de compra. 2. Si el Proveedor cayera en insolvencia o perdiera el control de su empresa por causa de insolvencia, el PNUD podrá, sin perjuicio de cualquier otro derecho o recurso que pudiera

corresponderle, rescindir inmediatamente la presente orden de compra mediante aviso por escrito al Proveedor. J. USO DEL NOMBRE Y EMBLEMA DEL PNUD Y DE LA ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS: El Proveedor no utilizará en ninguna forma el nombre, el emblema o el sello

oficial del PNUD o de la Organización de las Naciones Unidas. K. PROHIBICION DE PUBLICIDAD: El Proveedor no anunciará ni hará público el hecho de que es un proveedor del PNUD sin la autorización específica del PNUD en cada caso. L. DERECHOS DEL NIÑO: El Proveedor declara y garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales realiza ninguna práctica que sea incompatible con los derechos estipulados en la Convención

sobre los Derechos del Niño, incluido su artículo 32 que, entre otras disposiciones, reconoce el derecho del niño a estar protegido contra el desempeño de cualquier trabajo que pueda ser peligroso o entorpecer su educación, o que sea nocivo para su salud o para su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social. Todo incumplimiento de esta declaración y garantía dará derecho al PNUD a rescindir la presente orden de compra inmediatamente mediante notificación al Proveedor, sin costo alguno para el PNUD.

M. MINAS: 1. El Contratista declara y garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales está directa y activamente involucrado en patentes, desarrollo, ensamblaje, producción, comercio o

manufacturación de minas o de componentes utilizados principalmente en la fabricación de minas. El término "minas" se refiere a aquellos artefactos definidos en el artículo 2, párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II de la Convención sobre prohibiciones o restricciones del empleo de ciertas armas convencionales que pueden considerarse excesivamente nocivas o de efectos indiscriminados, de 1980.

2. Todo incumplimiento de esta declaración y garantía dará derecho al PNUD a rescindir el presente Contrato inmediatamente mediante notificación al Contratista, sin costo alguno para el PNUD.

N. SOLUCION DE CONTROVERSIAS Arreglo amigable Las partes harán todo lo posible por solucionar de manera amigable toda disputa, controversia o reclamación derivada de la presente orden de compra o su incumplimiento, rescisión o invalidez. Cuando las partes desearen llegar a un arreglo amigable mediante la conciliación, ésta se regirá por el Reglamento de Conciliación de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional que estuviera vigente en esa oportunidad o de conformidad con cualquier otro procedimiento en el que las partes que pudieren convenir. Arbitraje A menos que la disputa, controversia o reclamación entre las partes mencionada supra se pueda resolver amigablemente conforme a lo dispuesto en el párrafo precedente del presente artículo dentro de los sesenta (60) días de que una de las partes hubiere recibido de la otra una petición de arreglo amigable, dicha disputa, controversia o reclamación será sometida a arbitraje por cualquiera de las partes de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional que estuviera vigente en esa oportunidad, incluidas las disposiciones sobre ley aplicable. El tribunal arbitral no podrá conceder indemnizaciones punitivas. Además, a menos expresamente convenido en la presente orden de compra, el tribunal arbitral no podrá conceder intereses. El laudo arbitral que se pronuncie como resultado de ese arbitraje será la resolución definitiva y vinculante de la controversia, reclamación o disputa entre las partes.

O. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES: Ninguna disposición de las presentes Condiciones Generales o de la presente orden de compra podrá interpretarse que constituye una renuncia de cualquiera de los privilegios e inmunidades de la Organización de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios

ANEXO 4.C PROYECTO:

INFORME SOBRE RECEPCION DE EQUIPO

ORDEN DE COMPRA NRO. Por la presente se deja constancia de haber recibido los bienes y equipo adquiridos mediante la orden de compra de la referencia, en el estado y condiciones que se detallan a continuación: Item Descripción Nro de Serie Observaciones FECHA DE RECEPCION DEL EQUIPO: _________________________ FIRMA: _________________________ ACLARACION DE FIRMA: _________________________ FUNCION: _________________________ INSTRUCCIONES: En el caso de maquinaria se debe identificar la misma con el número de serie que figura en cada pieza del equipo. Se solicita cumplimentar este Informe de Recepción dentro de los 5 días de recibido los bienes y equipo, el que deberá ser archivado en el legajo correspondiente a la respectiva orden de compra.

ANEXO 4D

TRASPASO DE LA PROPIEDAD DE BIENES Y EQUIPO NO FUNGIBLES DEL PROYECTO PNUD ARG/XX/XXX (Nombre) AL GOBIERNO

ARGENTINO ___________________________________________________________________________

ACTA NRO. El Proyecto PNUD ARG/XX/XXX (Nombre) transfiere al Gobierno de la República Argentina (Area de Patrimonio del Ministerio....../Secretaría ........) la propiedad de los bienes y equipos detallados en la lista anexa. Dichos bienes y equipos, cuyo valor asciende a la suma de US$ xxxxxxx fueron adquiridos con los fondos del proyecto PNUD ARG/XX/XXX (nombre) que ejecuta la Secretaría......., Ministerio........... de acuerdo con las disposiciones vigentes. El traspaso de la propiedad se efectúa en el entendimiento de que dichos bienes y equipos son recibidos en el estado en que se encuentran a la fecha de este documento y serán usados solamente para los fines para los cuales fueron originalmente adquiridos. ______________________________________________ ____________ Area Patrimonio del Ministerio correspondiente Fecha ______________________________________________ ____________ Director Nacional del Proyecto PNUD ARG/XX/XXX Fecha (para Proyectos Ejecución Nacional Plena) o ______________________________________________ ____________ Representante Residente del PNUD Fecha (para Proyectos Ejecución Nacional Parcial)

ANEXO 4.E

REGISTROS DIARIOS DE CHOFER

NOMBRE DEL CHOFER: FECHA:

LISTA DE CONTROL PARA EL CHOFER MATERIAL COMPRADO

CANTIDAD COSTO

INFORME TOTAL KILOMETRAJE

Presión de aceite Ruidos del motor Temperatura del agua Control de chispa Generador Control del cebador Luces y bocina Control de combustible Velocímetro Embrague Ventanas y puertas Caja y transmisión Arranque Freno de pie Batería Freno de estacionamiento Cubiertas, aros y ruedas Toma de fuerza Limpia parabrisas Pérdidas: aceite, combustible, Agua Espejos retrovisores Temperatura de congelamiento Dirección del radiador

Nafta: Aceite: Grasa:

Kilometraje Entrada: _____________________________________ Kilometraje salida: _____________________________________ Kilometraje del día: _____________________________________ Número de viajes en el día: _____________________________________

_____________________________________ Combustible comprado: _____________________________________

_____________________________________ _____________________________________

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

CUENTA KILOMETROS

VEHICULO COMIENZO TERMINO

KILOMETRAJE

REALIZADO

DETALLES DEL VIAJE HORARIO

SALIDA ENTRADA

1

ANEXO 4.F

CLAUSULAS PARA CONTRATOS DE PROYECTOS DEL PNUD FINANCIAMIENTO EXTERNO

Las cláusulas aquí establecidas deberán insertarse en los documentos estandarizados provistos por las Instituciones Financieras Internacionales (IFIs, tales como el BID y el Banco Mundial) o anexarse a ellos como addendum, aclarando en este último caso que tendrán preeminencia tanto sobre las contenidas en las "Condiciones generales" y "Condiciones particulares" de los contratos, como sobre aquellas contenidas en cualquier otro documento suscripto por ambas partes o por una de ellas en forma unilateral o con carácter de adhesión unilateral a formularios, contratos o condiciones establecidas por la otra parte.

I. La ley aplicable a todos los efectos derivados en este contrato será el Contrato de Préstamo ... celebrado entre la República Argentina y el Banco ... y el Acuerdo Marco suscripto por la República Argentina y el PNUD con fecha 26 de octubre de 1985 y aprobado por ley 23396 del 10 de octubre de 1986, en ese orden de prelación, con exclusión de toda otra normativa que le hubiere sido aplicable de no mediar los referidos Contrato de Préstamo ... y Acuerdo Marco; las partes dejan establecido que a los fines del contrato objeto del presente acuerdo será también de aplicación la ley ... de la República Argentina, en todo cuanto no se oponga a las disposiciones del Contrato de Préstamo ..., del Acuerdo Marco o de este acuerdo entre las partes del contrato.

II. A los fines de los pagos que deba hacer el Proyecto a ...., ésta presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva; esta presentación se hará al Coordinador del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado.

III. Para el caso de que surgieran controversias entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro se someterán al siguiente procedimiento:

1. Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo, cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe el árbitro; esta designación será inapelable.

2. El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su costo será asumido por quien resultare vencida o en la proporción que dispusiere el árbitro, por decisión inapelable de éste.

3. El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes, como así también los elementos de prueba aportados.

4. El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá solicitarse al Tribunal de la Jurisdicción Competente.

5. Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del Contrato.

2

6. En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI” (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional) aprobado por Resolución N° 31/98 de la Asamblea General del 15 de Diciembre de 1976.

ANEXO 4G

PLAN DE ADQUISICIONES

La planificación de las adquisiciones es esencial para lograr la realización efectiva y oportuna de licitaciones o propuestas , la adjudicación de contratos y la entrega de los bienes requeridos. Los siguientes aspectos deben tenerse en cuenta en esta etapa:

a) Método para realizar las adquisiciones. b) Existencia de una lista de potenciales fuentes de adquisiciones. c) Disponibilidad segura de fondos y autorización para utilizarlos. d) Preparación y entrega de descripciones adecuadas de las adquisiciones. e) Plazo de entrega f) Criterios de evaluación. g) Justificación adecuada en el caso de realizar adquisiciones no competitivas.

A fin de planificar las adquisiciones se deberá elaborar un plan de adquisiciones de acuerdo con los siguientes modelos:

MODELO DE PLAN GENERAL DE ADQUISICIONES

Periodo

Nº Actividad Inicio Fin Costo

1. Actividades preliminares

1.1. Actividades iniciales 1.2. Red de comunicación con los juzgados Preparación de TDR para equipamiento, instalación y

capacitación y lista corta

No objeción del BM a los TDR y lista corta Invitación y preparación de propuestas Evaluación de propuestas y no objeción Negociación del contrato y NO Ejecución del contrato 1.3. Actividades de difusión Viajes locales, talleres, preparación y confec. de materiales 2 Actividades de diagnóstico y diseño

Elaboración de TDR y criterios selección consultores NO BM Selección de consultores y NO del BM Ejecución de los trabajos 3* Depuración de expedientes 3.1 Preparación de los TDR para consultores individuales

NO BM, selección y contratación

Ejecución de la Prueba de depuración

Periodo Nº Actividad Inicio Fin Costo

3.2 Contratación de firma para depuración Revisión de TDR, costo y Carta Invitación No objeción del Banco Publicación y plazo para expresiones de interés Elaboración LC y no objeción Envío de invitación y preparación de propuestas Evaluación y preparación del informe No objeción del BM y firma del contrato Ejecución del contrato 4* Sistemas de Información 4.1. Auditoría y control del sistema de información 4.2. Adquisición del sistema de información Preparación de borradores de documentos de licitación y

presupuesto y envío al Banco en consulta

Ajuste a los documentos No objeción del Banco Publicación y plazo para venta de pliego y preparación de

ofertas

Recepción y evaluación de propuestas No objeción y firma del contrato Ejecución del contrato 5* Implantación de los nuevos modelos de gestión Preparación de los TOR, costo y Carta Invitación No objeción del Banco Publicación y plazo para expresiones de interés Elaboración LC y no objeción Envío de invitación y preparación de propuestas

Periodo Nº Actividad Inicio Fin Costo

Evaluación y preparación del informe No objeción del BM y firma del contrato Ejecución del contrato 6* Actividades de evaluación 6.1. Evaluación general y por componentes 6.2. Evaluación externa 6.3. Formulación de recomendaciones y factibilidad de

implantación nacional

* El diseño final de los TOR de estas contrataciones está sujeto al resultado de (2) Actividades de diseño y diagnóstico; en igual sentido podrán modificarse los montos estimados; los montos aquí consignados han sido tomados de los documentos originales del proyecto, con la única modificación que se redujo lo asignado a (6) Actividades de evaluación en u$s 350.000, a fin de incrementar en ese monto (4) Sistemas de información

MODELO DE PLANIFICACION INDIVIDUAL DE ADQUISICIONES Caso1: CONCURSO DE PRECIOS

Tarea Fecha

Inicio Fecha

Finalización Preparación de Especificaciones Técnicas Elaboración de Lista Corta Elaboración Pliego Requisitorio Solicitud de No Objeción al BIRF Pliego y Lista Corta No Objeción del BIRF Envío de Pliego a los Proveedores de Lista Corta Preparación de Propuestas por los Proveedores Recepción de Consultas a los Proveedores de Lista Corta

Respuestas a Consultas a los Proveedores de Lista Corta Recepción de Ofertas Apertura de Ofertas Envío Acta de Apertura al BIRF Evaluación de Ofertas (Precalificación, Técnica y Económica)

Recomendación de Adjudicación Solicitud de No Objeción a la Adjudicación No Objeción a la Adjudicación Solicitud de Verificación a Cancillería Verificación de Cancillería Comunicación a los Proveedores Adjudicatarios y No Adjudicatarios

Firma del Contrato / Orden de Compra Entrega de Bienes Aceptación provisoria y definitiva Liberación de Pagos

MODELO DE PLANIFICACION INDIVIDUAL DE ADQUISICIONES Caso2:PEDIDOS DE PROPUESTAS

Tarea Fecha

Inicio Fecha

Finalización Elaboración de Documentos “Para llamado de Expresiones de Interés”

Solicitud de No Objeción al texto del aviso para Expresiones de Interés

No Objeción Publicación en el D.B. de Expresiones de Interés Publicación en Medios Locales Recepción de Expresiones de Interés Calificación para Lista Larga Elaboración de Lista Corta Elaboración del Pedido de Propuestas Solicitud de No Objeción al Pedido de Propuestas No Objeción Solicitud de No Objeción a la Lista Corta No Objeción a la Lista Corta Invitación a los integrantes de la Lista Corta Recepción de Consultas de los Integrantes de Lista Corta

Respuestas a Consultas de los Integrantes de Lista Corta Recepción de Ofertas Apertura del Ofertas – Sobre Nº 1 Envío Acta de Apertura al BIRF Evaluación de Ofertas (Precalificación, Técnica y Capacidad Financiera)

Solicitud de No Objeción a la Evaluación No Objeción a la Evaluación Invitación Apertura de Sobre Nº 2 Devolución de Sobre Nº 2 Envío del Acta de Apertura al BIRF Evaluación Económica Evaluación Final Solicitud de No Objeción a la Evolución Económica y Final

No Objeción Proceso de Negociación Solicitud No Objeción a la Adjudicación y Contrato No Objeción a la Adjudicación y Contrato Solicitud de Verificación a Cancillería Verificación de Cancillería Comunicación a los Adjudicatarios y No Adjudicatarios Firma del Contrato Ejecución del Contrato

MODELO DE PLANIFICACION INDIVIDUAL DE ADQUISICIONES Caso3: LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL ADQUISICIÓN DE

BIENES

Tarea Fecha Inicio

Fecha Finalización

Preparación de Especificaciones Técnicas Elaboración Pliego de Bases y Condiciones Solicitud de No Objeción al BIRF Pliego No Objeción del BIRF Solicitud de No Objeción a la Publicación en el DB y Medios Locales

No Objeción Venta de Pliegos Preparación de Ofertas por los Proveedores Recepción de Consultas de los Adquirentes del Pliego Respuestas a Consultas de los Adquirentes del Pliego Recepción de Ofertas Apertura de Ofertas Envío Acta de Apertura al BIRF Evaluación de Ofertas (Precalificación, Técnica y Económica)

Recomendación de Adjudicación Solicitud de No Objeción a la Adjudicación No Objeción a la Adjudicación Solicitud de Verificación a Cancillería Verificación de Cancillería Comunicación a los Oferentes Adjudicatarios y No Adjudicatarios

Firma del Contrato Entrega de Bienes Aceptación provisoria y definitiva Liberación de Pagos

ANEXO 4.H

CONVENIO DE PRESTAMO ... Nº ... PROYECTO ARG/...

NOTA Nº: BUENOS AIRES,

Señores

Ref: Pedido de Cotización Nº ... De mi mayor consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes a los efectos de solicitarles una cotización para la provisión de ... (bienes/servicios) según el procedimiento contenido en el Anexo I y las características descriptas en las Especificaciones Técnicas del Anexo II.

Las propuestas deberán presentarse en un sobre cerrado, dentro de los ...... días hábiles contados

desde el día siguiente a la fecha de la presente Carta de Invitación en el horario de ....... a ........, en nuestras oficinas sitas en ..................., Tel/Fax: .......................

Cualquier información adicional o aclaración de los documentos que aquí le remitimos, podrán

Ustedes solicitarla por escrito dirigiendo una nota a la dirección mencionada.

Sin otro particular, saludamos a Ustedes atentamente y les solicitamos tengan la amabilidad de confirmarnos la recepción de la presente invitación y su intención de presentar una propuesta.

_____________________________________ Director Nacional (Coordinador) del Proyecto

Anexo I

Procedimiento Pedido de Cotización Nº ...

1. Objeto El objeto del llamado es la provisión de ... (bienes/servicios) según el presente procedimiento

y las características descriptas en las Especificaciones Técnicas del Anexo II. 2. Ley aplicable La ley aplicable a todos los efectos derivados en este llamado y la contratación subsiguiente

será el Acuerdo suscripto por la República Argentina y el PNUD con fecha 26 de octubre de 1985 y aprobado por ley 23396 del 10 de octubre de 1986, y el Documento del Proyecto PNUD ARG ..., en ese orden de prelación, con exclusión de toda otra normativa que le hubiere sido aplicable de no mediar el referido Acuerdo Marco.

3. Obligaciones impositivas y previsionales La firma que resulte adjudicataria del contrato será responsable del cumplimiento de todas

las obligaciones impositivas, previsionales y de la seguridad social que, en aplicación de la ley Argentina, surjan de su participación en el contrato; a los fines de los pagos que deba hacer el Proyecto la firma presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva, esta presentación se hará al Coordinador del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado.

4. Carácter de las presentaciones Se deja establecido que la presentación de propuestas para este llamado implica la aceptación

lisa y llana de las normas y procedimientos establecidos en la Carta de Invitación; en este Procedimiento y en las Especificaciones Técnicas; que los costos de la preparación de las propuestas están a cargo, exclusivamente, de cada proponente y no serán reembolsados, y que el Proyecto PNUD ARG ... no está obligado a aceptar ninguna de las propuestas presentadas y está facultado a desistir de seguir adelante con el proceso de contratación, con independencia del punto en que él se encuentre.

5. Pedidos de aclaraciones El Proyecto PNUD ARG ... estará disponible hasta (... dìas antes de) la fecha de cierre de

recepción de ofertas para responder las consultas y aclaraciones que se le formulen por escrito sobre los documentos de esta contratación; todas las consultas y pedidos de aclaración y sus respuestas serán giradas a todos los invitados a cotizar, pero sin especificar cuál de ellos realizó el requerimiento.

6. Validez de las propuestas Los proponentes deberán especificar, en su carta de presentación, que asumen el compromiso

irrevocable de mantener la validez de su oferta por un período de ... días corridos a partir de la fecha de cierre de presentación.

7. Formalidades de la presentación Con la propuesta deberán acompañarse la constancia de inscripción impositiva (CUIT, etc.) y

todas las hojas que compongan la oferta deberán estar numeradas e inicialadas por el representante legal de la firma y la última, como así también en la que figure la oferta económica, deberán contar con su firma completa.

8. Presentación y contenido de las propuestas Las propuestas deberán presentarse en un sobre cerrado antes de la fecha tope establecida en

la Carta de Invitación a las ... horas, en nuestras oficinas sitas en ...; el sobre deberá contener en su frente la leyenda: "Proyecto PNUD ARG ...; Pedido de Cotización Nº ...; No abrir antes del día (día/mes/año) a las ... horas".

9. Adjudicación y celebración del contrato La compra (contratación) será adjudicada al oferente que haya realizado la oferta más

económica (conveniente), siempre que ella cumpla con las especificaciones técnicas y lo notificará a la firma adjudicada en forma fehaciente. Una vez notificada la Adjudicación y emitida la correspondiente Orden de Compra o Contrato, la firma dispondrá de un plazo de ... días para la provisión de los bienes (prestación de los servicios) según las Especificaciones Técnicas. El adjudicatario podrá subcontratar con otras firmas la ejecución parcial del contrato, únicamente, si tal subcontratación fue especificada en la oferta respectiva; a excepción de ese supuesto, el adjudicatario no podrá ceder ni transferir total o parcialmente el contrato y, en todos los casos, será totalmente responsable frente al Proyecto en lo relativo al cumplimiento de las obligaciones emergentes del mismo.

10. Recursos y protestas El Proyecto PNUD ARG ... asegura la protección jurídica de las firmas invitadas; las

resoluciones que se tomen con motivo de esta convocatoria y que revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que, a criterio de alguna de dichas firmas, lesionen un derecho subjetivo o un interés legítimo podrán ser impugnadas por los interesados mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los ... días hábiles de notificado el acto, ante la Dirección Nacional del Proyecto PNUD ARG ... en la dirección supra indicada

ANEXO 4.I

ACTA DE APERTURA DE OFERTAS De la Licitación Pública (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ....

"(Título o nombre de la compra o contrato)"

En la Ciudad de ..., República Argentina, a los .... días del mes de ... de ..., se constituyen las autoridades del "Proyecto ..."; Convenio de Préstamo ..., Proyecto PNUD ARG/..., encabezadas por su Director Nacional (Coordinador) ..., en ...., para el ACTO DE APERTURA DE OFERTAS (SOBRES Nº 1/SOBRES Nº 2) correspondiente a la Licitación Pública (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ... PRESENTES AL ACTO .... SE DEJA CONSTANCIA que en el día de la fecha, siendo las .... horas, se cerró el período de recepción de ofertas (propuestas), según lo establecido en los documentos de licitación (convocatoria), habiéndose recibido las siguientes ofertas que son numeradas en el orden en que fueron recibidas: Oferta N° 1: ... Oferta N° 2: ... Oferta N° 3: ... ACTO SEGUIDO, siendo las ... horas, se procede a leer en alta voz los nombres de los oferentes y a su Apertura en el orden de su presentación; en la planilla que se adjunta y forma parte integrante de la presente, se deja constancia de la presentación de los elementos que prevé el Pliego de Licitación (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ... para este acto y la cantidad de hojas que componen cada una, sin que ello represente expedirse sobre el cumplimiento de los extremos exigidos por dicho Documento, lo que el ente convocante formulará una vez analizada la documentación. (Los Sobres Número 2, Propuesta económica, de las ofertas mencionadas son intervenidos con las firmas por las autoridades presentes y por los representantes de los oferentes y son entregados a ..... para su depósito hasta su apertura). PRESENTES AL ACTO el Sr. .... quien manifiesta actuar como representante del oferente ...; Sr. ... quien manifiesta actuar como representante del oferente ... SIENDO LAS ... hs., se da por finalizado el acto previa lectura a las personas mencionadas, quienes firman la presente.

PLANILLA ANEXA

De la Licitación Pública (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº .... "(Título o nombre de la compra o contrato)"

Número de Orden Nombre de Oferente (Sobre Nº 2) Documento de Garantía

Folios

1

2

1

ANEXO 4.J

A. LICITACION CON REGISTRO O PRECALIFICACION

MODELO DE AVISO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O ADQUISICIÓN DE BIENES

REPUBLICA ARGENTINA BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)

Préstamos N……/SF-AR y N……/OC-AR Programa …………………………………………..

……………………………………

CONTRATACION (ADQUISICION) DE ……………………………………..............................…………………………………….....................................................................................................

Licitación Pública Nacional (Internacional) Nº …/… Apertura de Ofertas : ………………………

En el marco de los préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Nº ……/SF-AR y Nº……/OC-AR, el Proyecto PNUD ARG …/… del Gobierno de la República Argentina y del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), convoca a la Licitación Pública Nacional (Internacional) Nº…/… para la “Contratación (Adquisición) de………………………….........................

Este Llamado contempla la contratación (adquisición) de …………......… para ……….........……… Los referidos servicios deberán prestarse (bienes deberán entregarse) a partir del .. de … del año …, en todo el territorio de la República Argentina, y hasta el … del … año …………………………………

Los oferentes deberán ser personas jurídicas, ciudadanas o provenientes de los países miembros del BID, y encontrarse inscriptos previamente en el Registro de ………………………(haber resultado precalificadas); este registro se encuentra abierto permanentemente, pero a los efectos de este Llamado, podrán participar aquellas instituciones (firmas)……………………… que hayan presentado su formulario de inscripción (precalificación) hasta el ………………………………

Los interesados podrán recabar mayor información telefónicamente, según los plazos establecidos, a los teléfonos: …………………………de lunes a viernes de … a … horas, y en ………………………....…

El Pliego de Bases y Condiciones estará a disposición de los interesados a partir del día ..…………… Su valor es de ……………… pesos ($………) moneda de circulación legal en la República Argentina.

Presentación de ofertas: Las ofertas se recibirán hasta las ……… horas del día ………………, en …………………………

2

Apertura de ofertas: Se realizará en un acto público el día ………………… a las ………..

horas, en el lugar que se precise en el pliego, ante escribano público y con la presencia de los oferentes que deseen hacerlo.

Sede del Proyecto: ………………………………………………………………………………..

La adjudicación se resolverá mediante Disposición del Coordinador (Director Ejecutivo/Director Nacional) del Proyecto PNUD ARG …/… (Para la NEX Plena) o mediante disposición del representante Residente del PNUD (Para la NEX Parcial)

3

A. LICITACION CON REGISTRO O PRECALIFICACION

MODELO DE PLIEGO DE BASES Y CONDICIONES

CAPITULO I: ACERCA DEL LLAMADO 1.1 Bases Generales

El Proyecto PNUD ARG…, Programa de…...., en el marco de los Préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) N° …AR y N° …OC-AR convoca a Licitación Pública/Nacional/Internacional N° …, para la Contratación (Adquisición de …) 1.2 Organismo Licitante

El Organismo Licitante es el Proyecto PNUD ARG …, con sede en … 1.3 Objeto El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos establecidos en este Pliego. 1.4 Pliego de Bases y Condiciones Forman parte integrante del presente Pliego de Bases y Condiciones:

a) El Anexo I: “Modelo de contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes), incluye las condiciones particulares y los Anexos ….

b) El Anexo …: Especificaciones técnicas (sólo para adquisición de bienes) Descripción de los servicios.

c) El Anexo …: Procedimiento de adjudicación (si corresponde).

Los interesados podrán adquirir este Pliego en …horario de …..de lunes a viernes . El precio del ejemplar es de Pesos … . 1.5 Normativa Aplicable

Este Llamado es financiado por los Contratos de Préstamo Nº …SF-AR y Nº …OC-AR celebrados entre la República Argentina y el BID, por lo cual estará sujeto a lo establecido en ellos con preeminencia sobre toda normativa que le fuera aplicable. Supletoriamente, esta licitación se sujetará a:

a) El acuerdo suscripto por la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo del 26 de Febrero de 1985, aprobado por Ley Nº 23.396 del 10 de Octubre de

4

1986, en su carácter de Tratado Internacional que requirió aprobación del Congreso de la Nación.

b) El Documento de Proyecto del Proyecto PNUD ARG …

c) Este Pliego de Bases y Condiciones, sus Anexos enumerados en el Numeral 1.4., las Circulares, Disposiciones y/o Aclaraciones que pueda eventualmente dictar el Ente Convocante, las que se informarán a todos los oferentes.

1.6 Recursos El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la Dirección Ejecutiva /Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés legítimo, al igual que aquéllas que impongan sanciones, podrán ser impugnadas por los interesados mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos. Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible. 1.7 Resolución de conflictos Toda controversia entre el contratante y el contratista, una vez formalizado el contrato que derive de la presente licitación, y que no sea resuelta por negociaciones conforme a lo previsto en el Inciso 2º del Art. XII de la Ley 23396 (Acuerdo Marco entre el Gobierno Argentino y el PNUD) u otra forma convenida de arreglo, será sometida a arbitraje de acuerdo con el Inciso 1º del Art. XII de la Ley 23396, a petición de cualquiera de las partes. Se deja expresamente establecido que las partes deberán aceptar como fallo definitivo de la controversia la decisión arbitral. De surgir una controversia la parte agraviada podrá solicitar la iniciación del proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro, se someterán al siguiente procedimiento:

i) Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo, cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe el árbitro. Esta designación será inapelable.

ii) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su costo será asumido por quien resultare vencida o en la proporción que dispusiere el árbitro, por decisión inapelable de éste.

iii) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del contrato que se celebre como consecuencia de la presente convocatoria, en las Condiciones Generales para todos los contratos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y en el instrumento de Atribuciones, y contemplar las posiciones de cada una de las partes como así también los elementos de prueba aportados.

iv) El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá solicitarse al Tribunal de Jurisdicción Competente.

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v) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución del respectivo contrato o en un plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del contrato.

vi) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General del 15 de diciembre de 1976.

1.8 Niveles éticos

Tanto durante el proceso licitatorio como durante la etapa de ejecución de los correspondientes contratos, el Licitante y los oferentes, así como cualquier otro participante directo o indirecto en el proceso de adquisición regido por este Pliego, mantendrán los más altos niveles éticos y no participarán en ningún tipo de corrupción con relación a dicho proceso.

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CAPITULO II: NORMAS INTERPRETATIVAS

2.1 Definiciones Se entenderá por:

Adjudicación: Acto emanado de la Dirección Ejecutiva/Coordinación por el cual se precisan las ofertas a contratar, seleccionadas conforme al procedimiento descripto en el Anexo IV de este Pliego.

Adjudicatario: Oferente cuya oferta ha resultado seleccionada.

Adquirente: Persona jurídica que ha comprado el presente Pliego de Bases y Condiciones.

BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del PROGRAMA.

Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.

Contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes): Instrumento por el cual se perfecciona la relación entre el adjudicatario y el Ente Convocante.

Ente Convocante / Organismo Licitante / Licitante: Proyecto PNUD ARG …,Programa…, o simplemente «Proyecto».

Oferta: La declaración de voluntad unilateral e irrevocable efectuada por el oferente a los efectos de su contratación.

Oferente: Adquirente que ha presentado oferta, encontrándose habilitado a esos efectos.

Pliego: El presente Pliego de Bases y Condiciones con los Anexos enumerados en el Numeral 1.4. y las circulares, disposiciones y/o aclaraciones que se pudiesen emitir.

Precalificación: Procedimiento mediante el cual se seleccionó a las personas habilitadas para presentar ofertas en la presente Licitación (si corresponde).

Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los oferentes , de conformidad con las previsiones del Pliego.

Registro: Registro de personas habilitadas para presentar ofertas en la presente Licitación (si corresponde).

Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este llamado. 2.2 Plazos Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente, adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido.

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2.3 Efectos de las presentaciones La presentación de ofertas implicará el conocimiento y aceptación de todas las condiciones y reglas establecidas en el presente Pliego de Bases y Condiciones, como así también el pleno conocimiento y aceptación del contenido y propósitos del Programa.. ..

En particular, la presentación de ofertas implicará:

a) El conocimiento y aceptación de la documentación, de las obligaciones y de las reglas que rigen esta convocatoria.

b) La aceptación del derecho del Organismo Licitante a: I) solicitar información adicional a los participantes o verificar la suministrada; II) modificar la documentación de la licitación o efectuar aclaraciones a la misma o al Pliego; III) prorrogar los plazos de la licitación; y IV) dejar sin efecto el presente proceso licitatorio.

c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en el Numeral 1.5.; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva /Coordinación de carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con motivo de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del procedimiento arbitral previsto en el Numeral 1.7., dando a sus fallos el carácter de definitivos para los conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones derivadas de ella, con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.

2.4 Comunicaciones al Organismo Licitante Todos los trámites y presentaciones referidos al presente Llamado deberán dirigirse a la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto PNUD ARG... Estos y todas las notificaciones serán válidas cuando se efectúen por medio fehaciente en el domicilio de … Se considerarán medios fehacientes las comunicaciones efectuadas por carta documento, telegrama, y/o nota presentada ante el Organismo Licitante y sellada por éste indicando día y hora de su recepción.

Las consultas dirigidas al Licitante por parte de los interesados sobre la interpretación de los documentos de la licitación, no podrán ser utilizadas para modificar o ampliar las bases y especificaciones de la licitación. Las consultas y sus respuestas no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas. 2.5 Notificaciones y publicaciones Todos los actos de esta licitación que revistan interés para los adquirentes u oferentes serán notificados o dados a publicidad por el Organismo Licitante de la siguiente manera:

a) La convocatoria a licitación se dará a conocer mediante la publicación de avisos en por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en dos oportunidades, y en el Development Business de las Naciones Unidas, en una oportunidad. El Licitante comunicará el dictado de la Disposición de Adjudicación pudiendo optar, a su criterio, por hacerlo mediante avisos en los mismos medios en que se publicó la convocatoria o en el domicilio constituido por cada uno de los oferentes; esta

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notificación se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a efectuarse la adjudicación. El Proyecto podrá dar mayor difusión al Llamado o a la adjudicación, a través de los medios que considere convenientes

b) Las modificaciones a este Pliego, las disposiciones y circulares del Organismo Licitante, y las aclaraciones o respuestas por escrito a las consultas, estarán a disposición de todos los adquirentes en…, siendo éstos los responsables de concurrir a tomar conocimiento de las emitidas, pudiendo solicitar copia. Si la modificación o ampliación del Pliego fuese sustancial, deberán mediar por lo menos treinta (30) días calendario entre la puesta a disposición de los interesados y la fecha de apertura de las ofertas. Cinco (5) días antes del cierre de la presentación de ofertas se considerará que todos los adquirentes están notificados de todas las modificaciones, disposiciones, circulares y respuestas dictadas hasta ese momento.

c) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones que se aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se notificarán al domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso, mediante carta con aviso de recepción u otro medio fehaciente.

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CAPITULO III: CRONOGRAMA DEL LLAMADO A LICITACION

3.1 Cronograma El cronograma del Llamado es el siguiente:

• ...: publicidad del Llamado a Licitación mediante aviso en el Development Business de las Naciones Unidas.

• Del…hasta el: publicidad del Llamado a Licitación mediante la publicación de avisos en por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en tres oportunidades, mediando entre cada una de ellas tres días corridos.

• ...: fecha tope de presentación de solicitudes de inscripción en el Registro (o de solicitudes de precalificación)… a los efectos de su participación en este Llamado, en …

• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas en…, en el horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las …horas del día … .

• ...a las …horas: acto de apertura de los sobres conteniendo las ofertas, en …

• Realizada la correspondiente evaluación, se dará a publicidad el dictado de la Disposición de Adjudicación, mediante … .

• Cumplidas las formalidades, los adjudicatarios deberán presentarse a suscribir el correspondiente contrato dentro de un plazo no mayor a diez (10) días corridos desde la fecha de notificación del acto de adjudicación. En el caso de adjudicatarios nacionales, dicho plazo comenzará a contarse a partir del día siguiente a la última publicación de avisos, y en el caso de adjudicatarios extranjeros a partir del día siguiente a la notificación en el domicilio que éstos hubieran constituido.

Desarrollo de los servicios (entrega de los bienes): el inicio está previsto a partir del …, y deberán ser concluidos indefectiblemente, antes del … .

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CAPITULO IV: OFERTAS 4.1 Oferentes Dado que el presente llamado a licitación se realiza en el marco de los Préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) …/SF-AR y …/OC-AR para el Programa …se convoca a participar en la presente licitación a todas aquellas personas jurídicas de carácter privado o público provenientes de los países miembros del BID (Los bienes a proveer, a su vez, deberán también provenir de un país miembro del BID).

Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los oferentes Los oferentes deberán encontrarse inscriptos en el Registro … (o haber sido precalificados) y con habilitación específica para presentarse en el presente llamado, correspondiente al Proyecto PNUD ARG…, en razón de que se ha adoptado la inscripción en dicho Registro como mecanismo de precalificación a los efectos de esta convocatoria (si corresponde). Cuando un oferente esté integrado por dos o más personas jurídicas, que se presenten en forma conjunta y que no constituyan sociedades del tipo de las contempladas por la legislación argentina vigente, al menos una de ellas deberá estar inscripta en el Registro (o deberá haber sido precalificada) y responderá, en cuanto a las obligaciones que de dicha inscripción se derivan, por el accionar de todas ellas, siendo así pasible de las sanciones que correspondieran en caso de incumplimiento, aunque éste le fuera imputable a otra de las personas presentadas conjuntamente.

Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.

Podrán también adoptar la forma de Unión Transitoria de Empresas (UTE), adjuntando a la oferta el proyecto del instrumento a suscribir en caso de resultar adjudicatarias, rigiéndose en tal caso por las disposiciones respectivas de la Ley de Sociedades Comerciales. En todos los casos, ese agrupamiento deberá estar integrado por personas jurídicas.

No podrán ser oferentes las firmas que, aún reuniendo las condiciones estipuladas en el Pliego de Bases y Condiciones:

i) No hayan adquirido este Pliego, según el registro que a tal efecto llevará el Licitante; en el supuesto de presentación conjunta previsto precedentemente, bastará que una de las personas que se presenten en forma conjunta haya adquirido el Pliego.

ii) Sean parte en juicios o mantengan litigios sometidos a arbitraje contra el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) o el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

iii) Se encuentren afectados en forma directa o indirecta por intereses contrapuestos a los del Programa o por incompatibilidades de carácter ético.

iv) Se encuentren alcanzados por las prohibiciones establecidas en los artículos 5 y 6 de las Condiciones Generales para todos los Contratos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

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El oferente deberá consignar en su oferta con carácter de declaración jurada :

a) No encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad establecidas en los incisos (ii) a (iv) del presente numeral.

b) No encontrarse comprendido en alguna de las causales que inhabilitan para inscribirse en el Registro (o para obtener la precalificación) o que traen aparejado el retiro de la inscripción (precalificación), conforme la Reglamentación en vigencia.

4.2 Criterios para determinar la nacionalidad de los oferentes .

Nacionalidad Para determinar la nacionalidad de una firma proveedora de bienes o de una firma contratista de obras y su elegibilidad para llevar a cabo el objeto del contrato financiado por el BID se establecen los siguientes criterios: Que la firma esté constituida y operando de conformidad con las disposiciones legales del país miembro donde ésta tenga su domicilio principal; Que la firma tenga la sede principal de sus negocios en territorio de un país miembro; Que más del 50% del capital de la firma sea de propiedad de una o más personas naturales o jurídicas de uno o más países miembros o de ciudadanos o residentes "bona fide" de esos países elegibles; Que la firma constituya parte integral de la economía del país miembro en que esté domiciliada; Que no exista arreglo alguno en virtud del cual una parte sustancial de las utilidades netas o de otros beneficios tangibles de la firma sean acreditados o pagados a personas naturales que no sean ciudadanos o residentes "bona fide " de los países miembros, o a personas jurídicas que no sean elegibles de acuerdo con los requerimientos de nacionalidad de este párrafo; En el caso de una firma contratista de obras en un contrato para la ejecución de obras, ésta será elegible si por lo menos el 80% del personal que deba prestar servicios en el país donde la obra se lleve a cabo son ciudadanos de un país miembro, independientemente de cuántas personas estén empleadas directamente por el contratista o por subcontratistas. Si se trata de una firma de un país distinto al de la construcción, no se tendrán en cuenta en el cómputo para la determinación de la elegibilidad, los ciudadanos o residentes permanentes del país donde se lleve a cabo la construcción. Las normas anteriores se aplican también a cada uno de los miembros de un "joint venture" o consorcio (asociación de dos o mas firmas) y a firmas que éste pueda proponer para

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subcontratar parte del suministro o de la obra. Transporte de Bienes

El Banco sólo financia- el transporte de bienes si los servicios provienen de compañías elegibles. Esta elegibilidad a su vez está sujeta al cumplimiento de cualquiera de los siguientes requisitos: � La bandera de la nave o embarcación pertenece a un país

miembro del Banco; � El propietario de la nave es originario de un país miembro del

Banco; � La nave está registrada en un país miembro del Banco; � La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de

carga ("bill of lading") es originaria de un país miembro del Banco.

Servicios de Seguro

Los servicios de seguro relacionados con contratos financiados con recursos del Banco son elegibles para recibir financiamiento solamente cuando se presten por aseguradores que provengan de países miembros.

Asociación de Firmas Locales y Extranjeras

El Banco alienta la participación de proveedores y contratistas del país del prestatario en los procesos de adquisiciones, para fomentar el desarrollo de la industria local. Los proveedores, industriales y contratistas locales, pueden licitar independientemente o en consorcios con firmas extranjeras, pero el Banco no acepta que la formación de consorcios o cualquier otra clase de asociación entre las firmas locales y extranjeras sea obligatoria o que se establezcan porcentajes de participación también obligatorios. Por lo anterior, los documentos de licitación no deben incorporar la asociación de firmas extranjeras con empresas locales, como un criterio de evaluación.

Elegibilidad de Empresas Filiales

Condiciones para que estas empresas puedan presentar ofertas: � Un oferente, incluyendo sus filiales o empresas que formen

parte de un mismo grupo económico o financiero,, puede presentar una sola oferta por licitación. Si un oferente somete o participa en más de una oferta en una misma licitación, no se evaluarán las ofertas de los oferentes involucrados. Esta disposición no limita la participación de subcontratistas en más de una oferta.

Para estos efectos se entiende que forman parte de un mismo grupo económico o financiero, las empresas que tengan directores, accionistas (con participación de más del 5%) y representantes legales comunes y aquéllas que dependan o subsidien económicamente o financieramente a otra empresa. � Ninguna filial de una agencia de compras, incluyendo

empresas que formen parte de un mismo grupo económico o

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financiero según la definición anterior, será elegible para participar en licitaciones donde participen dichas agencias.

� Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen parte de un mismo grupo económico o financiero según la definición anterior, además de ofrecer servicios de consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo económico o financiero haya participado como consultor. Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como, por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no objeción previa del Banco.

Listados de Países para Determinar Elegibilidad

A continuación se presentan las agrupaciones de países miembros incluyendo sus dependencias elegibles:

1 . Países Miembros Prestatarios:

COD PAIS COD PAIS COD PAIS AR Argentina DR R.Dominicana NI Nicaragua BA Barbados EC Ecuador PN Panamá BH Bahamas ES El Salvador PR Paraguay BL Belice GU Guatemala PE Perú BO Bolivia GY Guyana SU Suriname BR Brasil HA Haití TT Trinidad y Tobago CH Chile HO Honduras UR Uruguay CO Colombia JA Jamaica VE Venezuela CR Costa Rica ME México

2 . Países Miembros No Prestatarios:

COD PAIS COD PAIS COD PAIS AU Austria GE Alemania PO Portugal BE Bélgica IS Israel SD Suecia CD Canadá IT Italia SE Eslovenia CT Croacia SP España DE Dinamarca JP Japón SW Suiza UK Reino Unido FN Finlandia NE Países Bajos US Estados Unidos FR Francia NO Noruega

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3. Territorios y Dependencias Elegibles Antillas Holandesas-DA (Aruba, Curazao, Bonaire, St. Marteen, Saba y St. Eustatius), participan como Departamentos de Países Bajos. Guadalupe, Guyana Francesa, Martinica y Reunión, participan como Departamentos de Francia. Puerto Rico, participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados Unidos (US). Bosnia-Herzegovina, surgida de Yugoslavia (socialista) y en trámite de su afiliación al Banco. Otras dos Repúblicas surgidas, Croacia y Eslovenia, ya son miembros. Debe consultarse al Banco con relación a la elegibilidad de las otras Repúblicas sucesoras de la ex-República Socialista de Yugoslavia para llevar a cabo adquisiciones con motivo de préstamos del Banco.

4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.

4.3 Criterios para establecer el origen de los bienes a proveer (sólo para adquisición de

bienes): Sólo podrán adquirirse bienes cuyo país de orígen sea un país miembro del Banco. El término “país de orígen” significa:

a) aquél en el cual el material o equipo ha sido extraído, cultivado, producido manufacturado o procesado; o

b) aquél en el cual, como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro artículo, comercialmente reconocido, que difiera sustancialmente en sus características básicas de cualesquiera de sus componentes importados. La nacionalidad o país de orígen de la firma que produzca, ensamble, distribuya o venda los bienes o los equipos no será relevante para determinar el orígen de éstos.

4.4 Presentación y contenido de la oferta La oferta deberá presentarse en un sobre o caja, cerrada y lacrada o, en su defecto, con faja de seguridad, y firmada por el representante legal de la Oferente sobre la faja de seguridad o en sus bordes.

El sobre o caja deberá tener escrita la siguiente leyenda:

Licitación Pública Internacional/Nacional/… Apertura de Ofertas:…

Programa …Proyecto PNUD ARG …

La oferta deberá contener la siguiente información:

• Constancia de inscripción en el Registro (o de precalificación) • Capacidad financiera (si corresponde)

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• Capacidad legal (si corresponde) • Capacidad técnica (si corresponde) • Oferta con la enumeración de cada uno de los ítem • Cotización de precios Documento de garantía de mantenimiento de la oferta, según lo establecido en el numeral 4.5

4.5 Formalidades de la presentación La oferta y toda la documentación que el oferente presente, así como toda consulta o presentación que éste realice, deberán estar mecanografiados y redactados en idioma español, salvándose toda testadura, enmienda o palabra interlineada.

En el caso de documentación redactada en idioma extranjero, se deberá agregar la traducción al idioma español certificada por traductor público nacional matriculado.

La información y documentación presentada revestirá el carácter de declaración jurada, y el oferente deberá permitir al Proyecto su verificación en cualquier momento.

No deberán incluirse en la oferta folletos, catálogos o textos que no resulten relevantes a los efectos de su evaluación.

La oferta deberá estar foliada correlativamente y firmada por su representante legal y/o apoderado que se encuentre acreditado como tal en el Registro…al momento del cierre de recepción de ofertas (si corresponde).

El oferente deberá presentar la oferta en original y …copias. En caso de discrepancias entre el original y alguna de las copias presentadas se tomará por válida la información presentada en la oferta señalada como original. Cuando no se encuentre identificado el original, el Proyecto atribuirá a una de las presentadas ese carácter y dará a las otras el tratamiento de duplicado.

4.6 Cotización Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a dólares, o viceversa, será la establecida por la Naciones Unidas a la fecha del cierre de la recepción de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato. Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como válido el precio cotizado por cada ítem. Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro tipo de ajustes. Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación.

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4.7 Garantía de mantenimiento de oferta La OFERENTE debe garantizar el mantenimiento de su oferta con una suma fija de Pesos …($…). A esos efectos, debe presentar un pagaré (póliza/fianza) a la vista y sin protesto. A los oferentes que resulten adjudicatarios se les devolverá su garantía de mantenimiento de oferta luego de que presenten la garantía de cumplimiento de contrato. En caso de que un adjudicatario no firme el respectivo contrato podrá ejecutarse la garantía de mantenimiento de oferta. A quienes no resultaron adjudicatarios, se les devolverá a su requerimiento la garantía de mantenimiento de oferta dentro de los quince (15) días siguientes a la adjudicación. 4.8 Validez Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de ofertas.

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CAPITULO V: RECEPCION Y APERTURA DE OFERTAS

5.1 Libre acceso al Organismo Licitante El Organismo Licitante estará disponible una vez que los adquirentes hayan retirado los documentos de la licitación y hasta …(…) días antes del cierre de la presentación de ofertas, para contestar sus preguntas o aclaraciones sobre los documentos de la presente licitación. Esas consultas serán contestadas por el Licitante por escrito y puestas a disposición de todos los adquirentes en…, siendo éstos los responsables de concurrir a dichas sedes a efectos de solicitar copia. …(…) días antes del cierre de la presentación de ofertas, se considerará a todos los adquirentes notificados de la respuestas emitidas, según lo establecido en el Numeral 2.5. 5.2 Recepción La recepción de ofertas se realizará exclusivamente en…, hasta las …horas del día de vencimiento del plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III. En ningún caso se aceptarán, y serán devueltas sin abrir, ofertas fuera del plazo y horarios establecidos.

La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido expresamente solicitada por el Ente Convocante. 5.3 Ofertas enviadas por correspondencia Se aceptarán las ofertas enviadas por correspondencia certificada con aviso de retorno, que sean recibidas …hasta las …horas del día de vencimiento del plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III del presente Pliego, con independencia de la fecha en que hubieren sido remitidas. En ningún caso se aceptarán las ofertas que arribaren fuera del plazo y horario establecidos, y serán devueltas sin abrir. 5.4 Oferta única En caso de presentarse una sola oferta, el Licitante no podrá adjudicar esta licitación, salvo que el Banco Interamericano de Desarrollo haya dado su previo consentimiento. 5.5 Acto de apertura Las ofertas se abrirán en un acto público, el que se realizará en…, el día…, o el día hábil subsiguiente si éste fuera declarado inhábil, a las …horas. Se leerán en voz alta el nombre de los oferentes, el precio de cada oferta y si acompaña garantía. En esta oportunidad se labrará un acta en la que constarán los datos arriba consignados, el número de oferta asignado a cada oferente, su nombre o razón social y su número de inscripción en el Registro (si corresponde). El acta será firmada por los representantes del Proyecto PNUD ARG …y por autoridades del Ministerio de…, y por los oferentes asistentes al acto que deseen hacerlo.

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5.6 Aclaración de ofertas El Ente Convocante podrá solicitar a los oferentes aclaraciones respecto de sus ofertas, una vez abierto el sobre respectivo y hasta la adjudicación. Las aclaraciones que se pidan y las respuestas que se den, ambas por escrito, no podrán alterar este Pliego, la esencia de la oferta o el precio de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes, razón por la cual no serán tenidas en consideración las respuestas que incurran en transgresión a estos postulados.

Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las mismas, el que no será mayor a …(…) días. 5.7 Rechazo de ofertas El Ente Convocante rechazará todas aquellas ofertas que no se ajusten sustancialmente al Pliego o que contengan errores u omisiones no subsanables. Se entiende por errores no subsanables, aquellos de gravedad tales como: oferta sin firma; oferta firmada por quien no sea el representante legal acreditado como tal; falta del precio de la oferta; falta de inclusión del documento de garantía de mantenimiento de la oferta o que el mismo no se encuentre firmado por el Representante Legal; oferta con raspaduras o enmiendas sin salvar en las partes esenciales de la misma. Podrá sin embargo admitir aquellas ofertas que presenten defectos de forma, omisiones o errores evidentes, siempre que éstos no sean errores no subsanables, y no se descalificará automáticamente a un oferente por no haber presentado la información completa, ya sea por omisión involuntaria o porque el requisito no estaba establecido con claridad en los documentos de licitación. Siempre que se trate de errores u omisiones evidentes de naturaleza subsanable -generalmente, omisiones relacionadas con constatación de datos, que no estén previstas como causal de desestimación-, el Licitante permitirá que, en un plazo breve, el interesado proporcione la información faltante o corrija el error. No se permite que la corrección de errores u omisiones sea utilizada por el oferente para alterar la sustancia de su oferta.

El Ente Convocante podrá además, previo consentimiento del BID, rechazar fundadamente todas o algunas de las ofertas presentadas cuando sea evidente que no ha existido competencia o ha habido colusión. No se rechazarán las ofertas y en consecuencia no se llamará a una nueva licitación únicamente por razón de precio, cuando éste sea sólo ligeramente superior a los cálculos estimados de costos. Sin embargo el Organismo Licitante podrá, previa consulta con el BID, rechazar todas las ofertas si las de precio evaluado más bajo fuesen considerablemente superiores al precio estimado por el Licitante.

Podrá también rechazar ofertas que sean de precio tan bajo según lo estimado por el Proyecto que, razonablemente, pueda anticiparse que el oferente no podrá brindar el servicio/(proveer los bienes) dentro de los plazos y condiciones estipulados.

El rechazo de las ofertas, cualquiera fuere su causa, no generará ningún derecho a indemnización a favor de los oferentes que se presentaron a la convocatoria. 5.8 Convocatoria desierta Si el número de ofertas admitidas no fuera suficiente o se presentasen otras razones justificadas, a criterio del Ente Convocante, éste podrá declarar desierto el Llamado requiriendo previamente el concepto favorable del BID.

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Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas disposiciones de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el BID acordarán el procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado. 5.9 Desistimiento del proceso licitatorio Sin perjuicio de lo previsto en los Numerales 5.4., 5.7. y 5.8., el Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno y/o el BID, en cualquier etapa anterior al acto de adjudicación, podrá dejar sin efecto el presente proceso licitatorio. El ejercicio de dicha facultad no originará derecho indemnizatorio alguno a favor de los adquirentes u oferentes según sea el caso, debiendo comunicarse a éstas dicha decisión en la forma prevista en el Numeral 2.5. 5.10 Documentación Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de oferta.

La garantía correspondiente al cumplimiento de contrato será devuelta a la contratista una vez finalizadas las obligaciones contraídas con el Proyecto.

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CAPITULO VI: ACERCA DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR (BIENES A PROVEER) Este Capítulo deberá incluir las estipulaciones de los servicios o bienes objeto de la licitación, particularmente en aspectos como: (i) mantenimiento de bienes durante el período de garantía; (ii) normas de calidad; (iii) presentación de muestras; (iv) radicación temporal de equipos extranjeros; etc.

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CAPITULO VII: ACERCA DEL PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS

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CAPÍTULO VIII: ADJUDICACION Y CELEBRACION DEL CONTRATO

8.1 Adjudicación Una vez seleccionada la oferta conforme al criterio de calidad/precio descripto en el Capítulo VII, el Ente Convocante procederá a adjudicar aquella considerada como la más convenientes, mediante Disposición de la Coordinación/Dirección Ejecutiva del Proyecto.

El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el Numeral 2.5. 8.2 Celebración del contrato Dictado el Acto de Adjudicación, la relación jurídica se perfeccionará mediante la firma de un contrato, cuyo modelo se adjunta como Anexo I, entre el Proyecto PNUD ARG …y la …adjudicataria.

El adjudicatario deberá presentarse dentro del plazo de …(…) días a partir de la última publicación de la adjudicación correspondiente, a efectos de firmar el Contrato. En caso de adjudicatarios extranjeros, dicho plazo se computará a partir de la notificación del acto de adjudicación en el domicilio constituido.

En dicho contrato se especificarán las condiciones en que se brindará el servicio, la forma de pago, los derechos y obligaciones de las partes contratantes y demás estipulaciones que sea necesario establecer.

El adjudicatario podrá subcontratar con otras entidades la ejecución parcial del contrato, únicamente, si tal subcontratación fue especificada en la oferta respectiva. A excepción de ese supuesto el adjudicatario no podrá ceder ni transferir total o parcialmente el contrato y, en todos los casos, será totalmente responsable frente al Proyecto en lo relativo al cumplimiento de las obligaciones emergentes del mismo. 8.3 Garantía de fiel cumplimiento En el acto en que se firme el contrato, la …adjudicataria deberá reemplazar la garantía de mantenimiento de oferta, cuyo instrumento le será devuelto, por una garantía de cumplimiento de las obligaciones contractuales, la que cubrirá como mínimo el …por ciento (…%) del monto total.

Esta garantía deberá adoptar alguna de las siguientes formas:

a) Póliza de Seguro de Caución que garantice la totalidad de las obligaciones del tomador -incluso penalidades aplicadas a la Contratista, emitida por Compañía de Seguros autorizada a operar en el rubro en el ámbito nacional por la Superintendencia de Seguros de la Nación, extendida a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG…”. La cobertura deberá mantener su vigencia no obstante cualesquiera actos, declaraciones, acciones u omisiones de la adjudicataria-incluida la falta de pago del premio en las fechas convenidas- hasta la extinción de sus obligaciones.

b) Fianza bancaria, pagadera incondicionalmente al primer requerimiento del PNUD, Representación en Argentina, a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG…”, otorgada por

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un banco autorizado por el Banco Central de la República Argentina, el cual asumirá el carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división y de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del contrato.

c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta … En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total extinción de las obligaciones emergentes del contrato. 8.4 Plazos de inicio y finalización de los servicios/(entrega de los bienes). … deberá iniciar la prestación de los servicios (efectuar la entrega de los bienes) dentro de los …(…) días de firmado el contrato, de manera de asegurar su finalización antes del día…

No podrá otorgarse prórroga alguna para iniciar o finalizar los servicios (la entrega de los bienes).

Si por cualquier razón no fuere posible prestar los servicios (entregar los bienes), tal circunstancia podrá originar a criterio del Proyecto la revocación de la adjudicación efectuada o la rescisión del contrato suscripto, según corresponda. 8.5 Sanciones

El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria multas por incumplimiento de sus deberes contractuales y, según lo establecido en el Reglamento … del Registro …, se podrán aplicar también sanciones de apercibimiento, suspensión de …(…) meses a …(…) años o inhabilitación, de acuerdo con la gravedad de las faltas en que incurriere, ya sea con motivo de la presentación de ofertas en este proceso licitatorio o por incumplimientos contractuales (si corresponde). Se aplicará la sanción de apercibimiento cuando se incurriere en faltas o incumplimientos relevantes que no resulten encuadrados en los supuestos que dan lugar a suspensión o inhabilitación, a criterio del Proyecto. La sanción de apercibimiento será tenida en cuenta en la evaluación de desempeño. Será sancionada con suspensión de …(…) meses a …(…)años la adjudicataria que fuere pasible de dos apercibimientos dentro de un período de ..(…) meses a contar desde la notificación fehaciente del primer apercibimiento, o cuando incurra en graves incumplimientos contractuales o precontractuales. La suspensión implicará, desde su notificación fehaciente y dentro del período de la sanción, la imposibilidad de presentar nuevas ofertas, la desestimación de las ofertas presentadas en otros concursos o licitaciones si las hubiere, la revocación de las adjudicaciones de ofertas si las hubiere, y la imposibilidad de contratar con el Proyecto. La continuación de los servicios (conclusión de la entrega de los bienes) en ejecución hasta su finalización deberá ser expresamente autorizada por Disposición. Se sancionará con inhabilitación a la adjudicataria que actúe dolosamente o incurra en grave negligencia o imprudencia -a criterio del Proyecto- que ponga en peligro o afecte los fines del Proyecto o a las personas vinculadas a él, o incurra en graves transgresiones a las leyes o

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reglamentos aplicables, o cuando incurra en faltas sancionables con suspensión habiendo sido pasible de ese tipo de sanción con anterioridad. La sanción de inhabilitación acarreará los mismos efectos que la de suspensión, con duración ilimitada.

Sin perjuicio de las otras sanciones a que hubiere lugar, podrán aplicarse multa de hasta un …por ciento (…%) del monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o contractuales. Los montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad de la falta cometida y podrán ser aplicadas conjunta o separadamente con las sanciones enumeradas precedentemente. El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las multas establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.

Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa, someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7. de este Pliego o iniciar las acciones legales pertinentes. 8.6 Rescisión del contrato En los casos en que se detectaren incumplimientos de la Contratista a las previsiones contractuales y del Pliego que, a juicio del Licitante, impidieren la prosecución de la relación contractual, el Proyecto podrá disponer la rescisión del contrato -para todos los servicios (bienes) adjudicados o para parte de ellos- con fundamento en el incumplimiento de la contratista. Tal decisión podrá suponer, a criterio exclusivo del Proyecto, la pérdida de la garantía de fiel cumplimiento de contrato.

Asimismo, el Proyecto por decisión propia podrá rescindir el presente Contrato, por cualquier razón, incluidas las causas de fuerza mayor y en cualquier momento, siempre que notificare a la Contratista por escrito con no menos de …(…) días de anticipación.

Al producirse la rescisión del contrato, la Contratista:

1. Adoptará providencias inmediatamente para terminar las acciones (entregas) con prontitud y en forma ordenada para reducir las pérdidas y disminuir al mínimo los gastos futuros.

2. Salvo cuando dicha rescisión hubiese sido ocasionada por incumplimiento del contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le reembolsen en su totalidad los costos en que hubiese debidamente incurrido de conformidad con el contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a las prestaciones; con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

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CAPÍTULO IX: OBLIGACIONES GENERALES DEL PROYECTO

Una vez firmado el contrato de provisión de servicios (bienes) con las adjudicatarias, el Proyecto se obliga según lo especificado en este Pliego, sus Anexos, Circulares y Disposiciones que se dictaren y, en particular, a:

a) Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.

b) Responder a las consultas de la contratista.

c) Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).

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CAPITULO X: OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA/S

Una vez firmado el contrato, la adjudicataria queda obligada a cumplimentar todo lo propuesto en su oferta y en las aclaraciones que presentara, y a efectuar las acciones necesarias para llevar a un adecuado desarrollo de los servicios (provisión de los bienes), según lo especificado en este Pliego, sus Anexos, Circulares, y Disposiciones que se dictaren incluido en la oferta. , y, en particular, a:

a) Iniciar los servicios (entregar los bienes) dentro de los … (..) días de firmado el contrato, de manera de asegurar su finalización antes del día …

b) Ejecutar los servicios en un todo de acuerdo con lo establecido en la oferta adjudicada. El Proyecto podrá introducir modificaciones al diseño al momento de la contratación o por haberse advertido deficiencias durante su desarrollo, siempre que con ello no se alteren los rasgos esenciales de la oferta ni la ecuación económico financiera que la sustenta

c) Realizar todas las acciones que garanticen la vigencia del seguro de … durante la prestación de los servicios (entrega de los bienes) realizando, en tiempo y forma, las comunicaciones necesarias a tal efecto, , y las denuncias de los siniestros que pudieran ocurrir en término, conforme a la obligación asumida al firmarse el Contrato .

d) Comunicar al Proyecto, a fin de que intervenga en la consideración del caso, cuando se presenten dificultades manifiestas que hagan prever que alguno/s de los servicios (bienes) no podrá/n prestarse (entregarse).

e) Permitir el acceso de los supervisores del Proyecto o de los representantes del BID a sus instalaciones, el control del equipamiento vinculado con el desarrollo de los servicios y la supervisión técnica y administrativa de dichos servicios. A estos efectos deberán suministrar a los supervisores toda la información que éstos requieran y brindarles la máxima colaboración para el cumplimiento de su función.

f) Tomar a su cargo todas las obligaciones legales y reglamentarias exigibles por normas nacionales, provinciales y municipales (por ejemplo: impositivas, previsionales, régimen sobre riesgos del trabajo, etc.) que correspondieren en relación con todo el personal que prestare servicios en virtud del contrato.

g) El contratista no estará exento de ningún impuesto en virtud del contrato y será de su exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas como consecuencia de él, liberando expresamente al PNUD y al Gobierno Argentino de todas las obligaciones fiscales establecidas o a crearse.

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CAPITULO XI: ADELANTOS, PAGO E INCENTIVOS 11.1 Forma de pago Como única retribución por la prestación comprometida contractualmente la …recibirá, pago/s en el momento de… por el precio correspondiente a…. Podrán solicitarse hasta …(…) adelantos que serán descontados del pago final, en las condiciones y oportunidades que a continuación se describen.

En este Capítulo, en todos los casos en que se hace referencia a precio, deberá considerarse el monto que resultare una vez aplicadas las bonificaciones que correspondiere efectuar en razón del total adjudicado.

Todos los pagos y/o anticipos serán a la orden de la contratada. Las facturas deberán ser emitidas en documentación propia, cumplir con los requisitos legales vigentes, y presentarse entre los días … y … del mes en que correspondiere su presentación o día hábil inmediato posterior si el último de los mencionados fuera inhábil.

La contratista presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. Esta presentación se hará al Coordinador/Director Ejecutivo del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado. 11.1.1 Primer adelanto Como primer adelanto, la …podrá solicitar hasta un …por ciento (…%) del precio correspondiente a…. A tales efectos deberá cumplir con las siguientes condiciones:

La …percibirá el adelanto solicitado dentro de los …(…) días hábiles de la fecha de la presentación de la factura correspondiente. 11.1.2 Pago final Este pago se liquidará una vez que haya finalizado el servicio (la entrega de los bienes), previa aprobación final por parte del Proyecto, debiéndose encontrar en regla toda la documentación requerida, como así también los informes de recepción.

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ANEXO 4.K

B.1. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y CON MECANISMO DE DOS SOBRES

MODELO DE AVISO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O ADQUISICIÓN DE

BIENES


PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) Préstamos Nro. ……/SF-AR y N……/OC-AR

Programa ………………………………………….. ……………………………………

CONTRATACION (ADQUISICION) DE ……………………………………..............................……………………………………......................................................................................................


En el marco de los préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Nº ……/SF-AR y Nº……/OC-AR, el Proyecto PNUD ARG …/… del Gobierno de la República Argentina y del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), convoca a la Licitación Pública Nacional (Internacional) Nº…/… para la “Contratación (Adquisición) de………………………………………....

Este Llamado contempla la contratación (adquisición) de ………………………………...... para………………………………

Los referidos servicios deberán prestarse (bienes deberán entregarse) a partir del .. de … del año …, en todo el territorio de la República Argentina, y hasta el … del … año ………

Los oferentes deberán ser personas jurídicas, ciudadanas o provenientes de los países miembros del BID.

Los interesados podrán recabar mayor información telefónicamente, según los plazos establecidos, a los teléfonos: …………de lunes a viernes de … a … horas, y en …..............

El Pliego de Bases y Condiciones estará a disposición de los interesados a partir del día …......... Su valor es de ………………… pesos ($………) moneda de circulación legal en la República Argentina.

Presentación de ofertas: Las ofertas se recibirán hasta las ……… horas del día ………………, en …………………………

Apertura de ofertas y del Sobre Nº 1: Se realizará en un acto público el día ………………… a las ………..horas, en el lugar que se precise en el pliego, ante escribano público y con la presencia de los oferentes que deseen hacerlo.

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Apertura del Sobre Nº 2: Se realizará en lugar y fecha a determinar, una vez finalizada la evaluación del Sobre Nº 1, y se comunicará mediante …

Sede del Proyecto: ……………………………………………………………….......……..

La adjudicación se resolverá mediante Disposición del Coordinador (Director Ejecutivo/Director Nacional) del Proyecto PNUD ARG …/… (Para la NEX Plena) o mediante disposición del Representante Residente del PNUD para NEX Parcial)

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B. 1. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y CON MECANISMO DE DOS SOBRES


CAPITULO I: ACERCA DEL LLAMADO 1.1 Bases Generales El Proyecto PNUD ARG… de…, en el marco de los Préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) N° …AR y N° …OC-AR convoca a Licitación Pública/Nacional/Internacional N° …, para la Contratación (Adquisición de …) 1.2 Organismo Licitante El Organismo Licitante es el Proyecto PNUD ARG…, con sede en (para la NEX Plena ) o El PNUD para la NEX parcial. 1.3 Objeto El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos establecidos en este Pliego. 1.4 Pliego de Bases y Condiciones Forman parte integrante del presente Pliego de Bases y Condiciones:

a) El Anexo I: “Modelo de contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes), incluye las condiciones particulares y los Anexos....



Los interesados podrán adquirir este Pliego en …horario de …..de lunes a viernes . El precio del ejemplar es de Pesos … . 1.5 Normativa Aplicable Este llamado es financiado por los Contratos de Préstamo Nº …SF-AR y Nº …OC-AR celebrados entre la República Argentina y el BID, por lo cual estará sujeto a lo establecido en ellos con preeminencia sobre toda normativa que le fuera aplicable.

Supletoriamente, esta licitación se sujetará a:

a. El acuerdo suscripto por la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo del 26 de Febrero de 1985, aprobado por Ley Nº 23.396 del 10 de Octubre de 1986, en su carácter de Tratado Internacional que requirió aprobación del Congreso de la Nación.

b. El Documento de Proyecto del Proyecto PNUD ARG …

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c. Este Pliego de Bases y Condiciones, sus Anexos enumerados en el Numeral 1.4, las Circulares, Disposiciones y/o Aclaraciones que pueda eventualmente dictar el Ente Convocante, las que se informarán a todos los oferentes.

1.6. Recursos El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la Dirección Ejecutiva/Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés legítimo, al igual que aquellas que impongan sanciones podrán ser impugnadas por los interesados mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos. Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible. 1.7 Resolución de conflictos Toda controversia entre el contratante y el contratista, una vez formalizado el contrato que derive de la presente licitación, y que no sea resuelta por negociaciones conforme a lo previsto en el Inciso 2º del Art. XII de la Ley 23396 (Acuerdo Marco entre el Gobierno Argentino y el PNUD) u otra forma convenida de arreglo, será sometida a arbitraje de acuerdo con el Inciso 1º del Art. XII de la Ley 23396, a petición de cualquiera de las partes. Se deja expresamente establecido que las partes deberán aceptar como fallo definitivo de la controversia la decisión arbitral. De surgir una controversia la parte agraviada podrá solicitar la iniciación del proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro, se someterán al siguiente procedimiento:






vi) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el

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Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General del 15 de diciembre de 1976.

1.8 Niveles éticos Tanto durante el proceso licitatorio como durante la etapa de ejecución de los correspondientes contratos, el Licitante y los oferentes, así como cualquier otro participante directo o indirecto en el proceso de adquisición regido por este Pliego, mantendrán los más altos niveles éticos y no participarán en ningún tipo de corrupción con relación a dicho proceso.

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BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del PROGRAMA. Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.






Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los oferentes, de conformidad con las previsiones del Pliego.

Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este llamado.

Sobre Nº 1: primera parte de la oferta conteniendo información sobre la capacidad financiera, legal y técnica de los oferentes, la que será de evaluación previa y eliminatoria respecto al contenido del Sobre Nº 2, según se describe en el Capítulo IV: “Ofertas”, de este Pliego. Sobre Nº 2: contendrá la oferta propiamente dicha, con la respectiva cotización de precios. 2.2. Plazos Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente, adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido.

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2.3 Efectos de las presentaciones La presentación de ofertas implicará el conocimiento y aceptación de todas las condiciones y reglas establecidas en el presente Pliego de Bases y Condiciones, como así también el pleno conocimiento y aceptación del contenido y propósitos del Programa.. ..




c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en el Numeral 1.5; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva/Coordinación de carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con motivo de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del procedimiento arbitral previsto en el Numeral 1.7, dando a sus fallos el carácter de definitivos para los conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones derivadas de ella, con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.

2.4 Comunicaciones al Organismo Licitante Todos los trámites y presentaciones referidos al presente Llamado deberán dirigirse a la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto PNUD ARG... Estos y todas las notificaciones serán válidas cuando se efectúen por medio fehaciente en el domicilio de… Se considerarán medios fehacientes las comunicaciones efectuadas por carta documento, telegrama, y/o nota presentada ante el Organismo Licitante y sellada por éste indicando día y hora de su recepción.


a) La convocatoria a licitación se dará a conocer mediante la publicación de avisos en por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en dos oportunidades, y en el Development Business de las Naciones Unidas, en una oportunidad. El Licitante comunicará el dictado de la Disposición de Adjudicación pudiendo optar, a su criterio, por hacerlo mediante avisos en los mismos medios en que se publicó la convocatoria o en el domicilio constituido por cada uno de los oferentes; esta

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notificación se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a efectuarse la adjudicación. El Proyecto podrá dar mayor difusión al Llamado o a la adjudicación, a través de los medios que considere convenientes


c) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones que se aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se notificarán al domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso, mediante carta con aviso de recepción u otro medio fehaciente.

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• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas en…, en el horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las … horas del día … .

• ...a las …horas: acto de apertura de las ofertas, y de los Sobres Nº 1, en …

• Realizada la precalificación de los oferentes, se los convocará al acto de apertura de los Sobres Nº 2 mediante…




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Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los oferentes Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.







El oferente deberá consignar en su oferta con carácter de declaración jurada : a) No encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad establecidas en los incisos

(ii) a (iv) del presente numeral.

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Nacionalidad Para determinar la nacionalidad de una firma proveedora de bienes o de una firma contratista de obras y su elegibilidad para llevar a cabo el objeto del contrato financiado por el BID se establecen los siguientes criterios: Que la firma esté constituida y operando de conformidad con las disposiciones legales del país miembro donde ésta tenga su domicilio principal; Que la firma tenga la sede principal de sus negocios en territorio de un país miembro; Que más del 50% del capital de la firma sea de propiedad de una o más personas naturales o jurídicas de uno o más países miembros o de ciudadanos o residentes "bona fide" de esos países elegibles; Que la firma constituya parte integral de la economía del país miembro en que esté domiciliada; Que no exista arreglo alguno en virtud del cual una parte sustancial de las utilidades netas o de otros beneficios tangibles de la firma sean acreditados o pagados a personas naturales que no sean ciudadanos o residentes "bona fide " de los países miembros, o a personas jurídicas que no sean elegibles de acuerdo con los requerimientos de nacionalidad de este párrafo; En el caso de una firma contratista de obras en un contrato para la ejecución de obras, ésta será elegible si por lo menos el 80% del personal que deba prestar servicios en el país donde la obra se lleve a cabo son ciudadanos de un país miembro, independientemente de cuántas personas estén empleadas directamente por el contratista o por subcontratistas. Si se trata de una firma de un país distinto al de la construcción, no se tendrán en cuenta en el cómputo para la determinación de la elegibilidad, los ciudadanos o residentes permanentes del país donde se lleve a cabo la construcción. Las normas anteriores se aplican también a cada uno de los miembros de un "joint venture" o consorcio (asociación de dos o mas firmas) y a firmas que éste pueda proponer para subcontratar parte del suministro o de la obra.

Transporte de Bienes



Banco;

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� La nave está registrada en un país miembro del Banco; � La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de


Servicios de Seguro








empresas que formen parte de un mismo grupo económico o financiero según la definición anterior, será elegible para participar en licitaciones donde participen dichas agencias.

� Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen parte de un mismo grupo económico o financiero según la definición anterior, además de ofrecer servicios de consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo económico o financiero haya participado como consultor. Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como,

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por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no objeción previa del Banco.







3. Territorios y Dependencias Elegibles Antillas Holandesas-DA (Aruba, Curazao, Bonaire, St. Marteen, Saba y St. Eustatius), participan como Departamentos de Países Bajos. Guadalupe, Guyana Francesa, Martinica y Reunión, participan como Departamentos de Francia. Puerto Rico, participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados Unidos (US). Bosnia-Herzegovina, surgida de Yugoslavia (socialista) y en trámite de su afiliación al Banco. Otras dos Repúblicas surgidas, Croacia y Eslovenia, ya son miembros. Debe consultarse al Banco con relación a la elegibilidad de las otras Repúblicas sucesoras de la ex-República Socialista de Yugoslavia para llevar a cabo adquisiciones con motivo de préstamos del Banco.

4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya

sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización

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Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.





4.4 Presentación y contenido de la oferta La oferta, conteniendo los Sobres Nº 1 y Nº 2, deberá presentarse en un sobre o caja, cerrada y lacrada o, en su defecto, con faja de seguridad, y firmada por el representante legal de la Oferente sobre la faja de seguridad o en sus bordes.



Programa …Proyecto PNUD ARG… 4.4.1 Contenido del Sobre Nº 1 Contendrá la siguiente información: • Capacidad financiera: • Capacidad legal: • Capacidad técnica 4.4.2 Contenido del sobre Nº 2 Contendrá la siguiente información: • Oferta con la enumeración de cada uno de los ítem • Cotización de precios • Documento de garantía de mantenimiento de la oferta, según lo establecido en el numeral 4.7.

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4.5 Formalidades de la presentación La oferta y toda la documentación que el oferente presente, así como toda consulta o presentación que éste realice, deberán estar mecanografiados y redactados en idioma español, salvándose toda testadura, enmienda o palabra interlineada.




La oferta deberá estar foliada correlativamente y firmada por su representante legal y/o apoderado debidamente acreditado.

El oferente deberá presentar la oferta en original y …copias. En caso de discrepancias entre el original y alguna de las copias presentadas se tomará por válida la información presentada en la oferta señalada como original. Cuando no se encuentre identificado el original, el Proyecto atribuirá a una de las presentadas ese carácter y dará a las otras el tratamiento de duplicado. 4.6 Cotización Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a dólares, o viceversa, será la establecida por las Naciones Unidas a la fecha de cierre de la recepción de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato. Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como válido el precio cotizado por cada ítem. Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro tipo de ajustes. Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación. 4.7 Garantía de mantenimiento de oferta La OFERENTE debe garantizar el mantenimiento de su oferta con una suma fija de Pesos …($…). A esos efectos, debe presentar un pagaré (póliza/fianza) a la vista y sin protesto. A los oferentes que resulten adjudicatarios se les devolverá su garantía de mantenimiento de oferta luego de que presenten la garantía de cumplimiento de contrato. En caso de que un adjudicatario no firme el respectivo contrato podrá ejecutarse la garantía de mantenimiento de oferta. A quienes no resultaron adjudicatarios, se les devolverá a su requerimiento la garantía de mantenimiento de oferta dentro de los quince (15) días siguientes a la adjudicación.

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4.8 Validez Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de ofertas.

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La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido expresamente solicitada por el Ente Convocante. 5.3 Ofertas enviadas por correspondencia Se aceptarán las ofertas enviadas por correspondencia certificada con aviso de retorno, que sean recibidas …hasta las …horas del día de vencimiento del plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III del presente Pliego, con independencia de la fecha en que hubieren sido remitidas. En ningún caso se aceptarán las ofertas que arribaren fuera del plazo y horario establecidos, y serán devueltas sin abrir. 5.4 Oferta única En caso de presentarse una sola oferta, el Licitante no podrá adjudicar esta licitación, salvo que el Banco Interamericano de Desarrollo haya dado su previo consentimiento. 5.5 Actos de apertura Las ofertas se abrirán en un acto público, el que se realizará en…, el día…, o el día hábil subsiguiente si éste fuera declarado inhábil, a las …horas, en este acto se leerá en voz alta el nombre de los oferentes y se hará también la apertura de los Sobres Nº 1, verificándose si los oferentes han incluido la garantía y los demás documentos requeridos en el numeral 4.2.1; de no contener la documentación requerida, se dejará constancia del hecho. Finalmente, se labrará un acta con la firma de las autoridades del Proyecto PNUD ARG …., del Ministerio de … y por los oferentes que deseen hacerlo. En el acto de apertura de los Sobres Nº 2 se leerán en voz alta el nombre de los oferentes, el precio de cada oferta y si acompaña la documentación solicitada y se labrará un acta con la firma de las autoridades del Proyecto PNUD ARG …., del Ministerio de … y por los oferentes que deseen hacerlo, haciendo constar los datos señalados.

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Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las mismas, el que no será mayor a …(…) días. 5.7 Rechazo de ofertas El Ente Convocante rechazará todas aquellas ofertas que no se ajusten sustancialmente al Pliego o que contengan errores u omisiones no subsanables. Se entiende por errores no subsanables, aquellos de gravedad tales como: oferta sin firma; oferta firmada por quien no sea el representante legal acreditado como tal; falta del precio de la oferta; falta de inclusión del documento de garantía de mantenimiento de la oferta o que el mismo no se encuentre firmado por el Representante Legal; oferta con raspaduras o enmiendas sin salvar en las partes esenciales de la misma.

Podrá sin embargo admitir aquellas ofertas que presenten defectos de forma, omisiones o errores evidentes, siempre que éstos no sean errores no subsanables, y no se descalificará automáticamente a un oferente por no haber presentado la información completa, ya sea por omisión involuntaria o porque el requisito no estaba establecido con claridad en los documentos de licitación. Siempre que se trate de errores u omisiones evidentes de naturaleza subsanable -generalmente, omisiones relacionadas con constatación de datos, que no estén previstas como causal de desestimación-, el Licitante permitirá que, en un plazo breve, el interesado proporcione la información faltante o corrija el error. No se permite que la corrección de errores u omisiones sea utilizada por el oferente para alterar la sustancia de su oferta.



El rechazo de las ofertas, cualquiera fuere su causa, no generará ningún derecho a indemnización a favor de los oferentes que se presentaron a la convocatoria. 5.8 Convocatoria desierta Si el número de ofertas admitidas no fuera suficiente o se presentasen otras razones justificadas, a criterio del Ente Convocante, éste podrá declarar desierto el llamado requiriendo previamente el concepto favorable del BID.

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Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas disposiciones de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el BID acordarán el procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado. 5.9 Desistimiento del proceso licitatorio Sin perjuicio de lo previsto en los Numerales 5.4, 5.7 y 5.8, el Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno y/o el BID, en cualquier etapa anterior al acto de adjudicación, podrá dejar sin efecto el presente proceso licitatorio. El ejercicio de dicha facultad no originará derecho indemnizatorio alguno a favor de los adquirentes u oferentes según sea el caso, debiendo comunicarse a éstas dicha decisión en la forma prevista en el Numeral 2.5. 5.10 Documentación Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de oferta.


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El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el Numeral 2.5. 8.2 Celebración del contrato Dictado el Acto de Adjudicación, la relación jurídica se perfeccionará mediante la firma de un contrato, cuyo modelo se adjunta como Anexo I, entre el Proyecto PNUD ARG…y la …adjudicataria.





a) Póliza de Seguro de Caución que garantice la totalidad de las obligaciones del tomador -incluso penalidades aplicadas a la contratista, emitida por Compañía de Seguros autorizada a operar en el rubro en el ámbito nacional por la Superintendencia de Seguros de la Nación, extendida a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG...”. La cobertura deberá mantener su vigencia no obstante cualesquiera actos, declaraciones, acciones u omisiones de la adjudicataria- incluida la falta de pago del premio en las fechas convenidas- hasta la extinción de sus obligaciones.

b) Fianza bancaria, pagadera incondicionalmente al primer requerimiento del PNUD, Representación en Argentina, a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG…”, otorgada por un banco autorizado por el Banco Central de la República Argentina, el cual asumirá el

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carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división y de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del contrato.

c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta …

En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total extinción de las obligaciones emergentes del contrato. 8.4. Plazos de inicio y finalización de los servicios/(entrega de los bienes). … deberá iniciar la prestación de los servicios (efectuar la entrega de los bienes) dentro de los …(…) días de firmado el contrato, de manera de asegurar su finalización antes del día…


Si por cualquier razón no fuere posible prestar los servicios (entregar los bienes), tal circunstancia podrá originar a criterio del Proyecto la revocación de la adjudicación efectuada o la rescisión del contrato suscripto, según corresponda. 8.5 Sanciones El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria una multa de hasta un …por ciento (…%) del monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o contractuales; los montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad de la falta cometida El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las multas establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.

Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa, someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7 de este Pliego o iniciar las acciones legales pertinentes.

8.6 Rescisión del contrato En los casos en que se detectaren incumplimientos de la Contratista a las previsiones contractuales y del Pliego que, a juicio del Licitante, impidieren la prosecución de la relación contractual, el Proyecto podrá disponer la rescisión del contrato -para todos los servicios (bienes) adjudicados o para parte de ellos- con fundamento en el incumplimiento de la contratista. Tal decisión podrá suponer, a criterio exclusivo del Proyecto, la pérdida de la garantía de fiel cumplimiento de contrato.




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2. Salvo cuando dicha rescisión hubiese sido ocasionada por incumplimiento del contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le reembolsen en su totalidad los costos en que hubiese debidamente incurrido de conformidad con el contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a las prestaciones; con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

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a. Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.

b. Responder a las consultas de la contratista.

c. Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).

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La contratista presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. Esta presentación se hará al Coordinador/Director Ejecutivo del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado. 11.1.1 Primer adelanto Como primer adelanto, la …podrá solicitar hasta un …por ciento (…%) del precio correspondiente a…. A tales efectos deberá cumplir con las siguientes condiciones:

La …percibirá el adelanto solicitado dentro de los …(…) días hábiles de la fecha de la presentación de la factura correspondiente. 11.1.2 Pago final Este pago se liquidará una vez que haya finalizado el servicio (la entrega de los bienes), previa aprobación final por parte del Proyecto, debiéndose encontrar en regla toda la documentación requerida, como así también los informes de recepción.

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ANEXO 4.L

B.2. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y CON MECANISMO DE SOBRE UNICO

MODELO DE AVISO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O

ADQUISICIÓN DE BIENES


PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) Préstamos N……/SF-AR y N……/OC-AR

Programa ………………………………………….. ……………………………………

CONTRATACION (ADQUISICION) DE ……………………………………....................................……………………………………............................................................................................................


En el marco de los préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Nº ……/SF-AR y Nº……/OC-AR, el Proyecto PNUD ARG …/… del Gobierno de la República Argentina y del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), convoca a la Licitación Pública Nacional (Internacional) Nº…/… para la “Contratación (Adquisición) de…………………………..…………………………..............................

Este Llamado contempla la contratación (adquisición) de …………………………………..

para……………………………………………………… Los referidos servicios deberán prestarse (bienes deberán entregarse) a partir del .. de … del año …, en todo el territorio de la República Argentina, y hasta el … del … año …………………………………

Los oferentes deberán ser personas jurídicas, ciudadanas o provenientes de los países miembros del BID.

Los interesados podrán recabar mayor información telefónicamente, según los plazos establecidos, a los teléfonos: ………………………de lunes a viernes de … a … horas, y en …………………………………………………

El Pliego de Bases y Condiciones estará a disposición de los interesados a partir del día ………………………………Su valor es de ………………… pesos ($………) moneda de circulación legal en la República Argentina.

Presentación de ofertas: Las ofertas se recibirán hasta las ... horas del día …..................., en …………………………

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Apertura de ofertas: Se realizará en un acto público el día ……………… a las ………..

horas, en el lugar que se precise en el pliego, ante escribano público y con la presencia de los oferentes que deseen hacerlo.

Sede del Proyecto: ……………………………………………………………………….....

La adjudicación se resolverá mediante Disposición del Coordinador (Director Ejecutivo/Director Nacional) del Proyecto PNUD ARG …/… (Para la NEX Plena) o mediante disposición del Representante Residente del PNUD (para NEX parcial)

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B. 2. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y CON MECANISMO DE SOBRE UNICO


CAPITULO I: ACERCA DEL LLAMADO 1.1 Bases Generales El Proyecto PNUD ARG…, Programa de…, en el marco de los Préstamos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) N° …AR y N° …OC-AR convoca a Licitación Pública/Nacional/Internacional N° …, para la Contratación (Adquisición de …) 1.2 Organismo Licitante El Organismo Licitante es el Proyecto PNUD ARG ..., con sede en … (Para la NEX Plena) ó el PNUD (para la NEX Parcial) 1.3 Objeto El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos establecidos en este Pliego. 1.4 Pliego de Bases y Condiciones Forman parte integrante del presente Pliego de Bases y Condiciones:

a) El Anexo I: “Modelo de contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes), incluye las condiciones particulares y los Anexos …



Los interesados podrán adquirir este Pliego en …horario de …..de lunes a viernes . El precio del ejemplar es de Pesos … . 1.5 Normativa Aplicable Este Llamado es financiado por los Contratos de Préstamo Nº …SF-AR y Nº …OC-AR celebrados entre la República Argentina y el BID, por lo cual estará sujeto a lo establecido en ellos con preeminencia sobre toda normativa que le fuera aplicable.

Supletoriamente, esta licitación se sujetará a:

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a) El acuerdo suscripto por la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo del 26 de Febrero de 1985, aprobado por Ley Nº 23.396 del 10 de Octubre de 1986, en su carácter de Tratado Internacional que requirió aprobación del Congreso de la Nación.

b) El Documento de Proyecto del Proyecto PNUD ARG …

c) Este Pliego de Bases y Condiciones, sus Anexos enumerados en el Numeral 1.4, las Circulares, Disposiciones y/o Aclaraciones que pueda eventualmente dictar el Ente Convocante, las que se informarán a todos los oferentes.

1.6 Recursos El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la Dirección Ejecutiva /Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés legítimo, al igual que aquéllas que impongan sanciones, podrán ser impugnadas por los interesados mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos. Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible. 1.7 Resolución de conflictos Toda controversia entre el contratante y el contratista, una vez formalizado el contrato que derive de la presente licitación, y que no sea resuelta por negociaciones conforme a lo previsto en el Inciso 2º del Art. XII de la Ley 23396 (Acuerdo Marco entre el Gobierno Argentino y el PNUD) u otra forma convenida de arreglo, será sometida a arbitraje de acuerdo con el Inciso 1º del Art. XII de la Ley 23396, a petición de cualquiera de las partes. Se deja expresamente establecido que las partes deberán aceptar como fallo definitivo de la controversia la decisión arbitral. De surgir una controversia la parte agraviada podrá solicitar la iniciación del proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro, se someterán al siguiente procedimiento:





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vi) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General del 15 de diciembre de 1976.

1.8 Niveles éticos Tanto durante el proceso licitatorio como durante la etapa de ejecución de los correspondientes contratos, el Licitante y los oferentes, así como cualquier otro participante directo o indirecto en el proceso de adquisición regido por este Pliego, mantendrán los más altos niveles éticos y no participarán en ningún tipo de corrupción con relación a dicho proceso.

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BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del PROGRAMA. Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.






Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los oferentes, de conformidad con las previsiones del Pliego.

Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este llamado.

2.2 Plazos Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente, adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido. 2.3 Efectos de las presentaciones La presentación de ofertas implicará el conocimiento y aceptación de todas las condiciones y reglas establecidas en el presente Pliego de Bases y Condiciones, como así también el pleno conocimiento y aceptación del contenido y propósitos del Programa.. ..

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c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en el Numeral 1.5; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva/Coordinación de carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con motivo de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del procedimiento arbitral previsto en el Numeral 1.7, dando a sus fallos el carácter de definitivos para los conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones derivadas de ella, con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.

2. 4 Comunicaciones al Organismo Licitante Todos los trámites y presentaciones referidos al presente Llamado deberán dirigirse a la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto PNUD ARG... Estos y todas las notificaciones serán válidas cuando se efectúen por medio fehaciente en el domicilio de… Se considerarán medios fehacientes las comunicaciones efectuadas por carta documento, telegrama, y/o nota presentada ante el Organismo Licitante y sellada por éste indicando día y hora de su recepción.


a) La convocatoria a licitación se dará a conocer mediante la publicación de avisos en

por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en dos oportunidades, y en el Development Business de las Naciones Unidas, en una oportunidad. El Licitante comunicará el dictado de la Disposición de Adjudicación pudiendo optar, a su criterio, por hacerlo mediante avisos en los mismos medios en que se publicó la convocatoria o en el domicilio constituido por cada uno de los oferentes; esta notificación se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a efectuarse la adjudicación. El Proyecto podrá dar mayor difusión al Llamado o a la adjudicación, a través de los medios que considere convenientes

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a) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones que se aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se notificarán al domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso, mediante carta con aviso de recepción u otro medio fehaciente.

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• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas en…, en el horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las …horas del día .

• a las …horas: acto de apertura de las ofertas en …




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Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los oferentes Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.







El oferente deberá consignar en su oferta con carácter de declaración jurada :

a) No encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad establecidas en los incisos (ii) a (iv) del presente numeral.

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Nacionalidad Para determinar la nacionalidad de una firma proveedora de bienes o de una firma contratista de obras y su elegibilidad para llevar a cabo el objeto del contrato financiado por el BID se establecen los siguientes criterios: Que la firma esté constituida y operando de conformidad con las disposiciones legales del país miembro donde ésta tenga su domicilio principal; Que la firma tenga la sede principal de sus negocios en territorio de un país miembro; Que más del 50% del capital de la firma sea de propiedad de una o más personas naturales o jurídicas de uno o más países miembros o de ciudadanos o residentes "bona fide" de esos países elegibles; Que la firma constituya parte integral de la economía del país miembro en que esté domiciliada; Que no exista arreglo alguno en virtud del cual una parte sustancial de las utilidades netas o de otros beneficios tangibles de la firma sean acreditados o pagados a personas naturales que no sean ciudadanos o residentes "bona fide " de los países miembros, o a personas jurídicas que no sean elegibles de acuerdo con los requerimientos de nacionalidad de este párrafo; En el caso de una firma contratista de obras en un contrato para la ejecución de obras, ésta será elegible si por lo menos el 80% del personal que deba prestar servicios en el país donde la obra se lleve a cabo son ciudadanos de un país miembro, independientemente de cuántas personas estén empleadas directamente por el contratista o por subcontratistas. Si se trata de una firma de un país distinto al de la construcción, no se tendrán en cuenta en el cómputo para la determinación de la elegibilidad, los ciudadanos o residentes permanentes del país donde se lleve a cabo la construcción. Las normas anteriores se aplican también a cada uno de los miembros de un "joint venture" o consorcio (asociación de dos o mas firmas) y a firmas que éste pueda proponer para subcontratar parte del suministro o de la obra.

Transporte de Bienes



Banco;

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� La nave está registrada en un país miembro del Banco; � La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de


Servicios de Seguro








empresas que formen parte de un mismo grupo económico o financiero según la definición anterior, será elegible para participar en licitaciones donde participen dichas agencias.

� Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen parte de un mismo grupo económico o financiero según la definición anterior, además de ofrecer servicios de consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo económico o financiero haya participado como consultor. Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como,

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por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no objeción previa del Banco.







3. Territorios y Dependencias Elegibles Antillas Holandesas-DA (Aruba, Curazao, Bonaire, St. Marteen, Saba y St. Eustatius), participan como Departamentos de Países Bajos. Guadalupe, Guyana Francesa, Martinica y Reunión, participan como Departamentos de Francia. Puerto Rico, participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados Unidos (US). Bosnia-Herzegovina, surgida de Yugoslavia (socialista) y en trámite de su afiliación al banco. Otras dos Repúblicas surgidas, Croacia y Eslovenia, ya son miembros. Debe consultarse al Banco con relación a la elegibilidad de las otras Repúblicas sucesoras de la ex-República Socialista de Yugoslavia para llevar a cabo adquisiciones con motivo de préstamos del Banco.

4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización

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Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.





4.4 Presentación y contenido de la oferta La oferta, deberá presentarse en un sobre o caja, cerrada y lacrada o, en su defecto, con faja de seguridad, y firmada por el representante legal de la Oferente sobre la faja de seguridad o en sus bordes.



Programa …Proyecto PNUD ARG … La oferta deberá contener la siguiente información: • Capacidad financiera: • Capacidad legal: • Capacidad técnica • Oferta con la enumeración de cada uno de los ítem • Cotización de precios • Documento de garantía de mantenimiento de la oferta, según lo establecido en el numeral 4.7. 4.5 Formalidades de la presentación La oferta y toda la documentación que el oferente presente, así como toda consulta o presentación que éste realice, deberán estar mecanografiados y redactados en idioma español, salvándose toda testadura, enmienda o palabra interlineada.



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La oferta deberá estar foliada correlativamente y firmada por su representante legal y/o apoderado debidamente acreditado.

El oferente deberá presentar la oferta en original y …copias. En caso de discrepancias entre el original y alguna de las copias presentadas se tomará por válida la información presentada en la oferta señalada como original. Cuando no se encuentre identificado el original, el Proyecto atribuirá a una de las presentadas ese carácter y dará a las otras el tratamiento de duplicado. 4.6 Cotización Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a dólares, o viceversa, será la establecida por la Naciones Unidas a la fecha del cierre de la recepción de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato. Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como válido el precio cotizado por cada ítem. Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro tipo de ajustes. Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación. 4.7 Garantía de mantenimiento de oferta La OFERENTE debe garantizar el mantenimiento de su oferta con una suma fija de Pesos …($…). A esos efectos, debe presentar un pagaré (póliza/fianza) a la vista y sin protesto. A los oferentes que resulten adjudicatarios se les devolverá su garantía de mantenimiento de oferta luego de que presenten la garantía de cumplimiento de contrato. En caso de que un adjudicatario no firme el respectivo contrato podrá ejecutarse la garantía de mantenimiento de oferta. A quienes no resultaron adjudicatarios, se les devolverá a su requerimiento la garantía de mantenimiento de oferta dentro de los quince (15) días siguientes a la adjudicación. 4.8 Validez Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de ofertas.

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La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido expresamente solicitada por el Ente Convocante. 5.3 Ofertas enviadas por correspondencia Se aceptarán las ofertas enviadas por correspondencia certificada con aviso de retorno, que sean recibidas …hasta las …horas del día de vencimiento del plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III del presente Pliego, con independencia de la fecha en que hubieren sido remitidas. En ningún caso se aceptarán las ofertas que arribaren fuera del plazo y horario establecidos, y serán devueltas sin abrir. 5.4 Oferta única En caso de presentarse una sola oferta, el Licitante no podrá adjudicar esta licitación, salvo que el Banco Interamericano de Desarrollo haya dado su previo consentimiento. 5.5 Acto de apertura Las ofertas se abrirán en un acto público, el que se realizará en…, el día…, o el día hábil subsiguiente si éste fuera declarado inhábil, a las …horas. Iniciado el acto se leerán en voz alta el nombre de los oferentes, el precio de cada oferta y si acompaña garantía y los demás documentos requeridos en el numeral 4.4., seguidamente, se labrará un acta con la firma de las autoridades del Proyecto PNUD ARG …., del Ministerio de … y por los oferentes que deseen hacerlo, haciendo constar los datos señalados.

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Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las mismas, el que no será mayor a …(…) días. 5.7 Rechazo de ofertas El Ente Convocante rechazará todas aquellas ofertas que no se ajusten sustancialmente al Pliego o que contengan errores u omisiones no subsanables. Se entiende por errores no subsanables, aquellos de gravedad tales como: oferta sin firma; oferta firmada por quien no sea el representante legal acreditado como tal; falta del precio de la oferta; falta de inclusión del documento de garantía de mantenimiento de la oferta o que el mismo no se encuentre firmado por el Representante Legal; oferta con raspaduras o enmiendas sin salvar en las partes esenciales de la misma.

Podrá sin embargo admitir aquellas ofertas que presenten defectos de forma, omisiones o errores evidentes, siempre que éstos no sean errores no subsanables, y no se descalificará automáticamente a un oferente por no haber presentado la información completa, ya sea por omisión involuntaria o porque el requisito no estaba establecido con claridad en los documentos de licitación. Siempre que se trate de errores u omisiones evidentes de naturaleza subsanable -generalmente, omisiones relacionadas con constatación de datos, que no estén previstas como causal de desestimación-, el Licitante permitirá que, en un plazo breve, el interesado proporcione la información faltante o corrija el error. No se permite que la corrección de errores u omisiones sea utilizada por el oferente para alterar la sustancia de su oferta.



El rechazo de las ofertas, cualquiera fuere su causa, no generará ningún derecho a indemnización a favor de los oferentes que se presentaron a la convocatoria. 5.8 Convocatoria desierta Si el número de ofertas admitidas no fuera suficiente o se presentasen otras razones justificadas, a criterio del Ente Convocante, éste podrá declarar desierto el Llamado requiriendo previamente el concepto favorable del BID.

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Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas disposiciones de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el BID acordarán el procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado. 5.9 Desistimiento del proceso licitatorio Sin perjuicio de lo previsto en los Numerales 5.4., 5.7. y 5.8., el Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno y/o el BID, en cualquier etapa anterior al acto de adjudicación, podrá dejar sin efecto el presente proceso licitatorio. El ejercicio de dicha facultad no originará derecho indemnizatorio alguno a favor de los adquirentes u oferentes según sea el caso, debiendo comunicarse a éstas dicha decisión en la forma prevista en el Numeral 2.5. 5.10 Documentación Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de oferta.


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El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el Numeral 2.5. 8.2 Celebración del contrato Dictado el Acto de Adjudicación, la relación jurídica se perfeccionará mediante la firma de un contrato, cuyo modelo se adjunta como Anexo I, entre el Proyecto PNUD ARG …y la …adjudicataria.





a) Póliza de Seguro de Caución que garantice la totalidad de las obligaciones del tomador -incluso penalidades aplicadas a la Contratista Institución de Capacitación-, emitida por Compañía de Seguros autorizada a operar en el rubro en el ámbito nacional por la Superintendencia de Seguros de la Nación, extendida a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG…”. La cobertura deberá mantener su vigencia no obstante cualesquiera actos, declaraciones, acciones u omisiones de la adjudicataria -incluida la falta de pago del premio en las fechas convenidas- hasta la extinción de sus obligaciones.

b) Fianza bancaria, pagadera incondicionalmente al primer requerimiento del PNUD, Representación en Argentina, a favor de “Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Representación en Argentina, Proyecto PNUD ARG…”, otorgada por un banco autorizado por el Banco Central de la República Argentina, el cual asumirá el

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carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división y de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del contrato...

c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta …

En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total extinción de las obligaciones emergentes del contrato. 8.4 Plazos de inicio y finalización de los servicios/(entrega de los bienes). … deberá iniciar la prestación de los servicios (efectuar la entrega de los bienes) dentro de los …(…) días de firmado el contrato, de manera de asegurar su finalización antes del día…


Si por cualquier razón no fuere posible prestar los servicios (entregar los bienes), tal circunstancia podrá originar a criterio del Proyecto la revocación de la adjudicación efectuada o la rescisión del contrato suscripto, según corresponda. 8.5 Sanciones El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria una multa de hasta un …por ciento (…%) del monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o contractuales; los montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad de la falta cometida. El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las multas establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.

Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa, someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7. de este Pliego o iniciar las acciones legales pertinentes.

8.6 Rescisión del contrato En los casos en que se detectaren incumplimientos de la Contratista a las previsiones contractuales y del Pliego que, a juicio del Licitante, impidieren la prosecución de la relación contractual, el Proyecto podrá disponer la rescisión del contrato -para todos los servicios (bienes) adjudicados o para parte de ellos- con fundamento en el incumplimiento de la contratista. Tal decisión podrá suponer, a criterio exclusivo del Proyecto, la pérdida de la garantía de fiel cumplimiento de contrato.




2. Salvo cuando dicha rescisión hubiese sido ocasionada por incumplimiento del contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le

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reembolsen en su totalidad los costos en que hubiese debidamente incurrido de conformidad con el contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a las prestaciones; con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

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a) Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.

b) Responder a las consultas de la contratista.

c) Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).

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La contratista presentará en cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección General Impositiva. Esta presentación se hará al Coordinador/Director Ejecutivo del Proyecto, quien la elevará al PNUD para la emisión del correspondiente certificado.

11.1.1 Primer adelanto Como primer adelanto, la …podrá solicitar hasta un …por ciento (…%) del precio correspondiente a…. A tales efectos deberá cumplir con las siguientes condiciones:

La …percibirá el adelanto solicitado dentro de los …(…) días hábiles de la fecha de la presentación de la factura correspondiente.

11.1.2 Pago final Este pago se liquidará una vez que haya finalizado el servicio (la entrega de los bienes), previa aprobación final por parte del Proyecto, debiéndose encontrar en regla toda la documentación requerida, como así también los informes de recepción.

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ANEXO 4.M

MODELO DE CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS O ADQUISICIÓN DE

BIENES Monto del contrato:


Proyecto Nº: ARG/ / Título: " "

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONTRATO ENTRE: PROYECTO Nº: CONTRATISTA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Los abajo firmantes, representantes autorizados de las Partes, aceptan por la presente los siguientes términos y condiciones y todos los documentos adjuntos que se indican en las Condiciones Particulares. FIRMA FIRMA: NOMBRE: NOMBRE: TITULO: Director Nacional del Proyecto TITULO: o quien él designe FECHA: FECHA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fecha de comienzo: Fecha de terminación:

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CONDICIONES PARTICULARES

Cláusula Primera - Marco de Referencia Este Contrato se celebra en el marco del Proyecto PNUD ARG / , por lo cual estará sujeto a lo establecido en Acuerdo suscripto entre el Gobierno de la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, aprobado por Ley N° 23.396 y al Documento del Proyecto PNUD ARG ... con exclusión de toda otra normativa.

El Proyecto se ejecuta en el marco del Programa …(en adelante el «Programa»), el cual es una iniciativa del Ministerio… El objetivo central del Proyecto consiste en …Dicho objetivo se cumplirá por medio de la contratación (adquisición de …) de acuerdo a los requisitos establecidos en el Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública Internacional Nº…, para la Contratación (Adquisición de…. ) (en adelante el «Pliego»).

Cláusula Segunda - Llamado a Licitación Pública El llamado a Licitación Pública se realizó de conformidad con el Pliego correspondiente, el que junto a la oferta formulada por… y las aclaraciones de oferta, forman parte integrante de este Contrato para todos los efectos legales. Cualquier referencia al presente Contrato incluirá el Pliego, las Aclaraciones, Circulares y Disposiciones, la propuesta de…con sus aclaraciones y los procedimientos operativos establecidos por el Proyecto.

Cláusula Tercera - Adjudicación …resultó adjudicataria, mediante la Disposición N° de fecha de de 199_, emitida por el Proyecto de…. La ejecución de los Servicios (entrega de los bienes ) que comprende este Contrato deberá iniciarse /concluírse dentro de los …días corridos de la firma del presente Contrato. En adelante cualquier referencia a días se entenderá como días corridos, salvo aclaración o previsión en contrario del Pliego o este Contrato.

Cláusula Cuarta - Ejecución y Pago de los Servicios (Entrega de los Bienes) En la ejecución de los Servicios (Entrega de los bienes ) ….. deberá ceñirse al Pliego, cumpliendo con todas las condiciones establecidas en él; asimismo, deberá dar cumplimiento a los procedimientos administrativos y operativos establecidos o que establezca el Proyecto y a las especificaciones técnicas contenidas en la propuesta respectiva. A partir de la fecha del presente Contrato, …se obliga a … El precio total establecido para los servicios (bienes) comprometidos es de $….. y la forma de pago ….

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Cláusula Quinta - Información de Avance (sólo para la Contratación de Servicios) …se compromete a mantener informado al Proyecto del avance de …y deberá sujetarse a las instrucciones que el Proyecto le imparta para el mejor logro de los objetivos propuestos.

Cláusula Sexta - Contratación de seguros Sin perjuicio de las obligaciones que la Ley impone a la empresa en materia de Riesgos del Trabajo…, contratará un seguro que cubra su responsabilidad civil y la del Gobierno Argentino emergente de los accidentes …como consecuencia de las actividades del Proyecto.

Cláusula Séptima - Sanciones El Proyecto podrá aplicar, de acuerdo a la gravedad de la falta o del incumplimiento cometido por…, las sanciones que se detallan en el Capítulo …del Pliego de Bases y Condiciones (y en el Reglamento del Registro…), que podrán revestir el carácter de …(apercibimiento, suspensión, inhabilitación y/o multa, etc.) . …declara conocer las sanciones contenidas en el Pliego (Reglamento) y acepta de conformidad su contenido.

Cláusula Octava - Garantía de Fiel Cumplimiento Para afianzar el oportuno cumplimiento de las obligaciones contraídas en este Contrato …presenta en este acto una Garantía de Fiel Cumplimiento, que tiene por objeto afianzar las obligaciones asumidas por… .

Estas garantías se regirán por las siguientes disposiciones:

1. La Garantía de Fiel Cumplimiento se deberá constituir en un monto equivalente al …por ciento (…%) del monto total .

2. La Garantía de Fiel Cumplimiento se deberá constituir como condición previa a la suscripción del presente Contrato mediante cualquiera de las formas establecidas en el Numeral …del Pliego.

3. Deberá permanecer vigente hasta la extinción total de las obligaciones de …en virtud del presente Contrato.

4. Deberá constituirse con referencia expresa al presente Contrato.

5. En cualquier momento, ante el incumplimiento de…, el Proyecto podrá afectar el monto de la Garantía de modo tal de procurar cumplir con las obligaciones omitidas por ésta y atender la reparación de los daños y perjuicios. En caso de que el Proyecto afectase la Garantía en todo o en parte, …deberá reconstituir el importe de la misma.

Cláusula Novena - Cesión y Subcontratación

…podrá subcontratar con otras entidades la ejecución parcial de este contrato, únicamente, si tal subcontratación fue especificada en la oferta respectiva. A excepción de ese supuesto, no podrá cederlo ni transferirlo total o parcialmente y, en todos los casos, será totalmente responsable frente al Proyecto en lo relativo al cumplimiento de las obligaciones establecidas por el presente contrato.

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Cláusula Décima - Comunicaciones Todos los trámites y presentaciones referidos al presente contrato, deberán dirigirse a nombre de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto PNUD ARG…, de acuerdo a las previsiones establecidas en el Capítulo…, Numeral …del Pliego.

Cláusula Decimoprimera - Resolución de Conflictos Para el caso de que surgieran controversias entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro se someterán al siguiente procedimiento:

1. Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo, cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la República Argentina que designe el árbitro; esta designación será inapelable.

2. El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su costo será asumido por quien resultare vencida o en la proporción que dispusiere el árbitro, por decisión inapelable de éste.

3. El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente Contrato, en las Condiciones Generales para todos los contratos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y en el instrumento de Atribuciones, y contemplar las posiciones de cada una de las partes, como así también los elementos de prueba aportados.

4. El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá solicitarse al Tribunal de la Jurisdicción Competente.

5. Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos emergentes del Contrato.

6. En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI” (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional) aprobado por Resolución N° 31/98 de la Asamblea General del 15 de Diciembre de 1976.

Cláusula Decimosegunda - Condiciones Generales

Debido a que el Programa se ejecuta en el marco de la Ley 23.396 (Acuerdo entre la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo -PNUD-), …deberá sujetarse a lo establecido en la Condiciones Generales para las contrataciones del PNUD que figuran como Anexo B y en las Atribuciones que figuran en el Anexo C del presente contrato. Si existiera discrepancia entre las Condiciones Generales y/o las Atribuciones y las Cláusulas Primera a Decimotercera del presente, deberá prevalecer lo establecido en estas cláusulas. En las Condiciones Generales y las Atribuciones, donde diga Contratista deberá leerse… .

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Cláusula Decimotercera - Rescisión por la Contratista a) La contratista notificará sin tardanza por escrito al Proyecto de cualquier situación o hecho

que escapare a su control razonable, incluidas causas de fuerza mayor y que, a su juicio, le imposibilitare dar cumplimiento en forma parcial o total a las obligaciones contraídas en virtud del presente Contrato y que no pudiere superar mediante el uso de la debida diligencia. Se debe entender por Fuerza Mayor todo hecho, acción o situación que no ha podido preverse, o que previsto, no ha podido evitarse; con los alcances y efectos previstos en los artículos 513 y 514, sus concordantes y correlativos del Código Civil Argentino. Cuando el Proyecto reconociere por escrito la existencia de esa situación o hecho, o cuando no respondiere a dicha notificación dentro de los 14 (catorce) días de recibirla, la Contratista quedará, a partir de entonces, relevada de toda responsabilidad por el incumplimiento de dichas obligaciones y podrá en consecuencia rescindir el presente Contrato dando notificación por escrito.

b) Al rescindir el presente Contrato conforme a lo dispuesto en esta Cláusula, se aplicará lo dispuesto en el Párrafo b) del Artículo 16 del Anexo B (Condiciones Generales - Rescisión del Proyecto).

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ANEXO B

CONDICIONES GENERALES PARA TODOS LOS CONTRATOS DEL

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO P.N.U.D.

Artículo 1 - Independencia de la Contratista Ninguna disposición del presente Contrato establece o crea una relación laboral de dependencia o una relación de principal y agente entre el Proyecto PNUD ARG 93/024, en adelante el Proyecto, el PNUD o el Gobierno Argentino y la Contratista, quedando entendido que la Contratista es una contratista independiente en relación con el Proyecto, el PNUD o el Gobierno Argentino. Las personas que prestaren servicios en virtud del presente Contrato serán agentes o empleados de la Contratista y no del Proyecto, y la Contratista pondrá esta circunstancia en conocimiento de esas personas. La Contratista será responsable por todos los reclamos de esas personas que tuvieren su origen en la circunstancia de su empleo por la Contratista, en cumplimiento del presente contrato, o que estuvieren vinculados con esa circunstancia.

Artículo 2 - Responsabilidades Generales de la Contratista a) La Contratista prestará los servicios estipulados en el presente Contrato con la debida

diligencia y eficiencia y de conformidad con sanas prácticas profesionales, administrativas y financieras.

b) La Contratista velará en todo momento por proteger los intereses del Proyecto y por no actuar en forma contraria a dichos intereses, adoptando cuantas medidas fueren razonables para reducir al mínimo todos los gastos.

c) La Contratista será responsable por los servicios profesionales y técnicos prestados por su personal en virtud del presente Contrato, y con ese fin escogerá a personas físicas que se desempeñan eficazmente en la ejecución del presente Contrato, que respeten las costumbres locales y que ajusten su conducta a normas éticas y morales elevadas.

d) La Contratista y su personal deberán respetar y obedecer las leyes, reglamentos y ordenanzas pertinentes del país en el cual se hubiesen de prestar los servicios.

Artículo 3 - Indemnización por accidentes de trabajo y otros seguros a) La Contratista deberá obtener y mantener:

1. Todos los seguros de indemnización y responsabilidad por accidente de trabajo que correspondieren en relación con todo el personal que prestare servicios en virtud del presente Contrato.

2. Los demás seguros en que convinieran con el Proyecto.

b) A solicitud del Proyecto, la Contratista proporcionará a satisfacción del mismo, prueba de los seguros mencionados supra y lo tendrá informado de los cambios que se propusieren en relación con dichos seguros.

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c) La Contratista desvincula al Proyecto, al PNUD y al Gobierno Argentino de toda responsabilidad por reclamos del personal de la Contratista o de terceros originados en daños que pudieran ocasionárseles en el cumplimiento del presente Contrato.

d) El Proyecto no asume responsabilidad alguna por los seguros de vida, enfermedad, accidentes y viajes y otros seguros que pudieren ser necesarios o convenientes a los fines del presente Contrato o para el personal que prestara servicios en virtud de él.

Artículo 4 - Origen de las instrucciones

La Contratista no tratará de obtener ni aceptará instrucciones de autoridades ajenas al Gobierno y/o al Proyecto en relación con la prestación de los servicios estipulados en el presente Contrato. La Contratista se abstendrá de todo acto que pudiera afectar adversamente al Gobierno y/o al Proyecto.

Artículo 5 - Prohibición de Actividades Conflictivas

La firma consultora, sus socios y los profesionales intervinientes no deberán tener relación de dependencia con las entidades oficiales que sean destinatarias del objeto del servicio.

Artículo 6 - Prohibición que los funcionarios públicos obtengan beneficios

La Contratista declara que ningún funcionario de las Naciones Unidas, el Proyecto o el Gobierno ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente contrato o de su adjudicación.

Artículo 7 - Cesiones La Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni de sus derechos, títulos u obligaciones en virtud de él.

Artículo 8 - Registro, contabilidad, información e intervención de cuentas

a) La Contratista llevará registros y cuentas fieles y sistemáticas de los servicios que se prestaren en virtud del presente Contrato.

b) La Contratista proporcionará, compilará o pondrá a disposición de la Dirección Ejecutiva del Proyecto, en cualquier momento los registros o informaciones, orales o escritos, que pudiere razonablemente solicitarle respecto de los servicios o de la prestación de esos servicios.

c) La Contratista permitirá que la Dirección Ejecutiva del Proyecto o sus agentes autorizados inspeccionen e intervengan dichos registros o informaciones, previo aviso razonable.

Artículo 9 - Equipo o bienes del Gobierno

a) La Contratista será responsable ante el Proyecto por la pérdida o daño que el equipo o los bienes, de propiedad del Gobierno, que utilice por servicios en virtud del presente Contrato, pudieren sufrir a causa de su culpa o negligencia.

b) El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto del asunto mencionado en el inciso anterior.

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Artículo 10 - Naturaleza Confidencial de la documentación

Los mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos, programas de computación, manuales asociados y demás datos compilados, elaborados o recibidos por la Contratista o su personal en virtud del presente Contrato serán de propiedad del Organismo oficial de contraparte y serán considerados de carácter confidencial por la Contratista y su personal, y se entregarán solamente a los funcionarios debidamente autorizados del Gobierno o del Proyecto al concluir los trabajos previstos en virtud del contrato conforme a lo que se estipulare en virtud de él. En ningún caso podrá el contenido de esos documentos o datos ser divulgado por la Contratista o su personal a personas no autorizadas sin la aprobación escrita del Proyecto. Con sujeción a lo dispuesto en el presente artículo, la Contratista y su personal podrán conservar una copia de los documentos que elaboraren.

Artículo 11 - Uso del nombre, emblema o sello oficial de las Naciones Unidas y del Proyecto

Salvo cuando se le hubiese autorizado por escrito, la contratista no publicará o hará pública la circunstancia de que está prestando o ha prestado servicios para el PNUD o para las Naciones Unidas, ni utilizará el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o las Naciones Unidas o abreviatura alguna de dichos nombres con fines publicitarios o con cualquier otro fin.

La Contratista estará sujeta a las normas que con referencia a difusión y promoción del Proyecto estipulen el presente contrato y el Pliego de Bases y Condiciones o definan con posterioridad las autoridades del Proyecto.

Artículo 12 - Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad

a) Los derechos intelectuales en todos los países y todos los derechos de propiedad sobre manuscritos, registros, informes, programas de computación, manuales asociados y otros materiales, salvo cuando se trate de materiales preexistentes, de propiedad pública o privada, elaborados con motivo de la ejecución del siguiente Contrato, pasarán a ser de exclusiva propiedad del Proyecto y el organismo oficial de contraparte, los cuales tendrán, luego de la autorización jerárquica gubernamental y del Proyecto que corresponda, derecho de publicarlos, en todo o en parte, de adaptarlos o utilizarlos como les pareciere conveniente y de autorizar que se los traduzca y que se reproduzcan citas extensas de éstos, con mención de los autores del proyecto. Si en sus informes incorporare manuscritos u otros materiales previamente publicados o inéditos, la Contratista obtendrá permiso para la publicación, uso y adaptación en cualquier idioma, en forma gratuita para el Proyecto y el Gobierno, de los titulares de los derechos intelectuales vigentes sobre dichos materiales y presentará al Proyecto y al Gobierno la prueba de esa autorización. La Contratista podrá publicar todo o parte del material sólo con la autorización previa y por escrito del PNUD y con conocimiento de la Dirección General de Cooperación del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, aclarando que la publicación se origina en su participación en el Proyecto.

b) La Contratista se obliga a informar y ceder inmediatamente al organismo oficial de contraparte y al Proyecto todos los descubrimientos, procesos o invenciones, elaborados o concebidos, en todo o en parte, por él solamente o en colaboración con terceros respecto de los trabajos y en relación con éstos; dichos descubrimientos, procesos o invenciones pasarán

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a ser propiedad del Gobierno y del Proyecto con prescindencia de que a su respecto se prestaren o no solicitudes de patente. Cuando el Proyecto o el Gobierno lo solicitare y a su costa, la Contratista conviene en solicitar patentes en cualquier país respecto de dichos descubrimientos, procesos o invenciones y en ceder inmediatamente dichas solicitudes y las patentes pertinentes al Proyecto y al Gobierno, sus sucesores y cesionarios, por su orden; además se compromete a dar al Gobierno y al Proyecto y/o a sus abogados toda la asistencia que fuera razonable para preparar esas solicitudes y reclamos y, cuando se le solicitare, a preparar y otorgar cuantos documentos y, a cumplir cuantos actos fueren necesarios para amparar los derechos del Gobierno y del Proyecto, a atribuir a éstos o a sus sucesores o cesionario dichos descubrimientos, procesos, invenciones, solicitudes o patentes.

c) En todos los casos el Proyecto y el organismo oficial de contraparte actuarán de común acuerdo y en forma conjunta o indistinta según corresponda. El Gobierno podrá solicitar que el PNUD le represente respecto de cualquiera de los asuntos mencionados en el presente artículo.

Artículo 13 - Modificaciones Los términos y condiciones estipulados en el presente Contrato sólo podrán modificarse mediante escrito firmado por las partes en el presente Contrato o por sus representantes debidamente autorizados.

Artículo 14 - Obligaciones de la Contratista de informar al Proyecto de cambios en las condiciones La Contratista notificará cabalmente y sin tardanza al Proyecto por escrito, de cualquier circunstancia que interfiera o pudiere interferir en la feliz ejecución de los servicios estipulados en el presente Contrato. Dicha notificación no la relevará de sus obligaciones de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato. Al recibir dicha notificación, el Proyecto adoptará las medidas que en su discreción considere apropiadas o necesarias conforme a las circunstancias.

Artículo 15 - Derecho de suspensión del Proyecto

a) Mediante notificación por escrito a la Contratista, el Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno, podrá suspender por un plazo especificado, en todo o en parte, los pagos que se adeudaren a la contratista y/o la obligación de ésta de continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato cuando, a juicio del Proyecto y/o del PNUD;

1. Hubiese circunstancias que interfirieran o pudieren interferir en la feliz ejecución de los servicios estipulados en el presente Contrato, del Proyecto o del logro de sus finalidades; o

2. Si la Contratista, en todo o en parte, no hubiese dado cumplimiento a los términos y condiciones del presente Contrato.

b) Luego de una suspensión en virtud del párrafo a) 1. supra, la Contratista tendrá derecho a que el Proyecto le reembolse los costos en que hubiese debidamente incurrido en conformidad al presente contrato con anterioridad al comienzo del plazo de dicha suspensión. Durante el plazo de dicha suspensión y respecto de los servicios que se

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hubieran suspendido, la Contratista sólo tendrá derecho a reembolsos del Proyecto si presentare comprobantes apropiados de los costos esenciales en los que hubiese incurrido para el mantenimiento del equipo y el pago de dietas al personal que hubiese quedado inactivo por causa de dicha suspensión, siempre que dentro de los siete (7) días de notificado de dicha suspensión hubiese presentado al Proyecto un estado de los gastos estimados, correspondientes al plazo de dicha suspensión.

c) El Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno, podrá prorrogar el plazo del presente Contrato por un período igual al de cualquier suspensión teniendo en cuenta las condiciones especiales que pudieren dar lugar a que el plazo para la conclusión de los trabajos fuera distinto al plazo de la suspensión.

Artículo 16 - Rescisión del Proyecto

a) No obstante cualquier suspensión en virtud del artículo 15 supra, el Proyecto por decisión propia o a pedido del Gobierno, podrá rescindir el presente Contrato, por cualquier razón, incluidas las causas de fuerza mayor y en cualquier momento, siempre que notificare a la contratista por escrito con no menos de catorce (14) días de anticipación.

b) Al producirse la rescisión del presente Contrato, la Contratista:


2. Salvo cuando dicha rescisión hubiese sido ocasionada por incumplimiento del presente Contrato tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le reembolsen en su totalidad los costos en que hubiese debidamente incurrido de conformidad con el presente Contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a los servicios, con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.

Artículo 17 - Terminación por la Contratista

a) La Contratista notificará sin tardanza por escrito al Proyecto de cualquier situación o hecho que escapare a su control razonable, incluidas causas de fuerza mayor y que, a su juicio, le imposibilitare dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud del presente Contrato y que no pudiere superar mediante el uso de la debida diligencia. Cuando el Proyecto reconociere por escrito la existencia de esa situación o hecho, o cuando no respondiere a dicha notificación dentro de los catorce (14) días de recibirla, la Contratista quedará a partir de entonces relevada de toda responsabilidad por el incumplimiento de dichas obligaciones y podrá en consecuencia rescindir el presente Contrato dando notificación por escrito.

b) Al rescindir el presente Contrato conforme a lo dispuesto en este artículo, se aplicarán las disposiciones del párrafo b) del artículo 16 (Rescisión del Proyecto).

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Artículo 18 - Derechos y recursos del Proyecto

a) Ninguna estipulación del presente Contrato ni relacionada a él se entenderá que perjudica o constituye dispensa de otros derechos o recursos del Proyecto.

b) El PNUD y el Gobierno Argentino no serán responsables por las consecuencias o reclamos derivados de actos u omisiones del Proyecto.

Artículo 19 - Quiebra

Si la Contratista fuera declarada en quiebra o pasase a ser insolvente o si el control de la Contratista se modificare por causa de insolvencia, el Proyecto sin perjuicio de otros derechos o recursos, podrá rescindir el presente Contrato mediante notificación por escrito a la contratista de dicha terminación.

Artículo 20 - Indemnización

La Contratista indemnizará y defenderá a su costa al Gobierno y/o al Proyecto y a su personal contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o especie, incluidas las costas y gastos que se derivaren de actos y omisiones de la Contratista o de su personal o de otras personas que ante él fueren responsables en el cumplimiento de cualquiera de los términos y condiciones del presente Contrato.

Artículo 21 - Privilegios e Inmunidades

Nada que estuviere estipulado en el presente Contrato o que a él se relacionare, se considerará como dispensa de los privilegios e inmunidades del Proyecto o de las Naciones Unidas.

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ANEXO C

ATRIBUCIONES

Contexto de los Servicios

1. La Empresa en el desempeño de sus funciones actuará bajo la supervisión de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto PNUD ARG ….

2. La Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto PNUD ARG … deberá evaluar y aprobar los informes y presupuestos presentados así como toda modificación a los informes que proponga la Contratista. Igualmente deberá evaluar y aprobar los Informes Mensuales y el Informe Final que presenta la Contratista, los cuales permitirán realizar los pagos correspondientes.

3. A los efectos de la ejecución de este contrato, la Contratista ......................................................................................................................................................, autoriza al/la Señor/a ....................................................................., D.N.I./L.E./C.I. N°........................................, a presentar los informes en su plazo y con los requisitos técnicos apropiados. Al mismo tiempo será responsable de la coordinación de la labor que corresponde a la Empresa y el canal de las consultas ante la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto PNUD ARG …

Proyecto PNUD ARG … Firma Representantes Legales de la Contratista

ANEXO 4.N

ASPECTOS AMBIENTALES DE LAS ADQUISICIONES La siguiente es la política verde de adquisiciones del PNUD:

A. El PNUD intentará adquirir bienes y servicios cuya producción, uso y disposición final tengan el menor impacto posible sobre el ambiente, siempre que fuese posible y resultase económico.

B. El PNUD apoya las estrategias de las “4 R”, es decir, Re-pensar los requisitos para reducir el impacto ambiental; Reducir el material de consumo, Reciclar los materiales de desperdicio; y Reducir el consumo de energía.

Antes de concluir con los requisitos de bienes y/o servicios, deben revisarse los temas ambientales, entre ellos:

A. Consumo de Energía B. Toxicidad C. Agotamiento de la capa de Ozono D. Radiación E. Uso de material reciclado.

En resumen, esto requiere la identificación de los bienes y servicios (verdes) que favorezcan el medio ambiente, y que tengan el menor efecto nocivo sobre la salud de los seres humanos y sobre el entorno en comparación con otros bienes que sirven al mismo fin. Para determinas cuan favorable son los bien0es y/o servicios para el medio ambiente habrá que preguntarse lo siguiente:

A. ¿Se puede utilizar una sola vez (descartable) o varias? B. ¿Cual es el contenido del reciclado? C. ¿Consume más energía que otros productos de su tipo? D. ¿Tiene algún modo de uso para ahorrar energía? E. ¿Es durable? F. ¿Puede repararse? G. ¿Pude reciclarse localmente? H. ¿Tiene la calificación “Energy Star”?

ANEXO 4.Ñ

Solicitud Nº 00X N° PNUD 000

N° Proyecto Solicitante Agencia

SOLICITUD DE EMISION DE ORDEN DE COMPRA

DIA

MES

AÑO

Nombre y apellido Cargo

Autorizante

Firma

Datos del Proveedor Razón social Domicilio Teléfono Fax E-mail Datos de los bienes a comprar Item Descripción (*) Cantidad Precio

(unitario) Imputación contable

1 2 3 4 5 6 Otros Gastos:

Nombre y Apellido Teléfono

Persona de contacto en el Proyecto/Agencia

Dirección de E-mail

OC cargada en el Sistema Fecha:

(*) No es necesario incluir toda la descripción del bien a adquirir si esta es ‘exactamente’ igual a la incluida en la cotización del proveedor.

Para solicitar al PNUD la emisión de una Orden Compra se deberá completar el Formulario de ‘Solicitud de Emisión de Orden de Compra’ y enviarlo al PNUD- Sector Compras (vía correo, e-mail o fax).

El solicitante deberá cargar en el Formulario los siguientes datos:

Dato Descripción Solicitud N°00X Ingresar un número correlativo (permitirá al emisor identificar su

solicitud ante futuras consultas al PNUD). N° PNUD Dato a ser ingresado por el PNUD. (el Asistente de Compras

ingresará un número correlativo a todas las solicitudes que reciba). Solicitante Ingresar el número de Proyecto/Agencia. Dia-Mes-Año Ingresar fecha de emisión de la solicitud. Autorizante Ingresar nombre y apellido, cargo y firma del autorizante de la

compra. (Proyectos: Coordinador o Director Nacional/ Agencias: autorización de la Agencia).

Datos del Proveedor

Indicar la Razón Social / Domicilio/ Teléfono/ Fax e E-mail del proveedor seleccionado para la compra.

Datos de los bienes a comprar Descripción Describir las características del bien a adquirir. Cantidad Indicar cantidades del bien a adquirir. Precio (unitario) Indicar precio unitario cotizado por el proveedor para el bien a

adquirir. Imputación Contable

Para el caso de Proyectos: indicar la línea presupuestaria Para compra de Agencia: indicar cuenta a imputar.

Otros Gastos Detallar si la compra demandará otros gastos asociados (por ejemplo gastos de fletes, seguros, etc.)

Persona de contacto en el Proyecto/ Agencia/Sector PNUD

Indicar nombre y apellido, teléfono y dirección de e-mail de la persona que preparó la Solicitud (referencia que permitirá al Asistente de Compras contactarse con el solicitante ante posibles consultas)

OC cargada en el Sistema

Dato a completar por el PNUD (Casillero de control para indicar que la OC ya se ingresó en el sistema PNUD).

Fecha Dato a completar por el PNUD (indicar fecha de ingreso de la OC en el sistema).

ANEXO 4O

Solicitud Nº

ALTA DE PROVEEDOR

DIA

MES

AÑO

Datos Básicos Razón Social Nombre legal Nombre comercial (o de fantasía)

Calle Número Localidad Código Postal

Domicilio (Comercial)

Provincia Teléfono 1 Fax E-mail Teléfono 2 Datos fiscales C.U.I.T. Nº Condición frente al IVA No responsable No inscripto Regímenes Exento Inscripto Especiales Observaciones: Datos Bancarios

Banco Sucursal Dirección: Calle Número Cod.Postal

Datos del

Banco Localidad Provincia Pais Tipo de Cuenta………………………………..Número de cuenta…………………………………………. CBU……………………………………………………………………………………………………………… Denominación de la cuenta …………………………………………………………………….....................

Transferencia bancaria Preferencia de Modalidad de cobro Emisión de cheque

Para emisión de cheques Cheques a la orden de: (a nombre de quien se debe emitir el cheque)

Observaciones:

Observaciones PNUD

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo V: Recursos Financieros Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 11


V. RECURSOS FINANCIEROS

A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. En adición a los fondos propios del PNUD (TRAC) para la Argentina, el financiamiento de los proyectos incluye otras posibles fuentes de financiamiento tales como:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO INSTITUCION

Gobierno Recursos propios del gobierno nacional, provincial o municipal e instituciones descentralizadas.

Organismos multilaterales de Financiamiento

Grupo Banco Mundial (BIRF), Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

Organismos bilaterales Otros países.

Organismos regionales MERCOSUR, ALADI, etc.

Otros Organismos no gubernamentales, fundaciones, institutos, empresa privada.



B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución nacional son las siguientes:


Varias fuentes de Financiamiento

Los proyectos financiados por varias fuentes, requieren de un presupuesto y un juego de informes financieros para cada fuente de financiamiento.

Ordenadores del gasto

Certifica: Director Nacional o persona a quien delegue expresamente por escrito. Aprueba: Director Nacional o persona a quien delegue expresamente por escrito.

SOLO PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PLENA:

La firma de cheques/transferencias bancarias y todos los documentos contables se realiza por el personal antes mencionado. El Organismo Gubernamental de Ejecución designará ordenadores del gasto alternos con el propósito de suplir la ausencia de alguno de los titulares. Tanto las firmas titulares como las alternas deberán ser comunicadas al PNUD mediante nota enviada a través del módulo de mensajes del FOMS (scanneada). (Anexo 5.E)




Firmas

El PNUD debe obtener y mantener al día una lista de los responsables del proyecto autorizados a solicitar anticipos de fondos, solicitud de pagos directos, ordenadores del gasto, certificación y aprobación de los informes financieros, IFC/CDR y firmantes de la cuenta bancaria, así como un registro de sus firmas. (Anexo 5.E)

Cuenta Bancaria


El Organismo Gubernamental de Ejecución debe abrir una cuenta bancaria exclusivamente para el manejo de los fondos del proyecto PNUD, hacia la cual se canalizarán solamente los depósitos y transferencias efectuados por el PNUD en concepto de anticipos de fondos y a través de la cual se realizarán los pagos. Aquellos Proyectos que opten por efectuar la apertura de la cuenta en el Citibank deberán gestionar la misma por intermedio del PNUD. Una vez abierta la cuenta, deberán informar al PNUD los datos de la misma, incluyendo el Código Bancario Unico (CBU), a través del módulo de mensajes del FOMS. No es permitido mezclar adelantos de fondos en otras cuentas bancarias Además dicha cuenta no podrá tener acceso a ninguna opción de crédito, tal como descubiertos, etc. Al finalizar el proyecto es responsabilidad del Director Nacional el cierre de la cuenta bancaria y reintegro del saldo remanente al PNUD. (Ver Anexo 2.B5)

Emisión de cheques y/o

transferencias bancarias


1. Todas las erogaciones deben efectuarse en cheque y/o transferencia bancaria y no en efectivo, excepto los pagos de caja chica.

2. Los cheques deben emitirse NO A LA ORDEN.

3. Los cheques/transferencias bancarias deben llevar dos firmas (ordenadores del gasto). (Anexo 5.E)

4. Al momento de efectuar pagos con cheques/transferencias bancarias deben presentarse todos los comprobantes y documentos justificativos.




Depósitos de Costos

compartidos

Para posibilitar la identificación de los depósitos, el proyecto deberá presentar anticipadamente al PNUD la carta que se adjunta como Anexo 5.D, pudiéndose enviar la misma por sistema FOMS.

Los depósitos pueden ser realizados: 1. En dólares: Mediante depósito en la cuenta Nro 3752220627 “UNDP

REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (USD) ACCOUNT” del Bank of America, 1401 Elm St Dallas TX 75202 USA (ACH Routing Number 111000012 [to be used only by US-based banks using ACH payment type] , Wire Routing Number: 026009593, SWIFT Address: BOFAUS3N)

2. En pesos: a. Mediante cheque a la orden de "UNDP Representative in Argentina (Peso)

Deposit Account" que se entregará en la Sección Finanzas del PNUD, o b. Mediante transferencia a la cuenta corriente No. 0/801292/038 “UNDP

Representative in Argentina (Peso) Deposit Account” del Citibank–Casa Central: Bartolomé Mitre 320 (CBU 0168888-1 00008012920385), o

c. Para el caso de pagos realizados a través de la denominada "CUENTA UNICA DEL GOBIERNO", al PNUD se le asignó el Número de Beneficiario 8923 y las acreditaciones deberán ser realizadas a la cuenta corriente nro. 20-999-611717-9 “Undp Representative Deposit Account” de la Banca Nazionale del Lavoro–Casa Central No. 999: Florida 40 (CBU 26509996 02099961171795).

Ingresos


Los ingresos por venta de pliegos de licitación, publicaciones y similares deben ser depositados en forma quincenal en el PNUD como costo compartido. El control de estos ingresos se realizará mediante la entrega de recibos prenumerados.

Impuestos

La Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, a la cual adhirió la República Argentina mediante Decreto-Ley 15.971 establece que el PNUD y sus Proyectos están exentos de toda contribución directa.

Por tal razón, la DGI asignó al PNUD el "Código de Identificación Especial" No. 30-68307705-0 (Anexo 5.B). Dentro de este marco, tampoco corresponde que el PNUD ni sus Proyectos actúen como agentes de retención del impuesto a las ganancias.

En lo referente al Impuesto al Valor Agregado, la Resolución 3349/91 establece un régimen especial para su ingreso (ver punto 8 del capítulo IV – Recursos Físicos, A - Adquisición de Equipo y Suministros). Los demás impuestos incluidos en el precio deben ser pagados.

En cuanto a los impuestos a los Ingresos Brutos, el PNUD y sus Proyectos no realizan actividades alcanzadas por el referido gravamen.

En lo referente al Impuesto a los Débitos Bancarios, el PNUD y los Proyectos están debidamente exentos.




Tipos de cambio

El tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas para la Argentina es aplicable a todas las transacciones financieras que realice el proyecto (ingresos-egresos), inclusive los anticipos solicitados al PNUD. Las variaciones de la Tasa Operacional serán informadas por el PNUD mediante circular enviada por el sistema FOMS.

Diferencias de cambio

Como resultado de las fluctuaciones de la moneda local en relación al dólar estadounidense, se calcularán las pérdidas/ganancias sobre los siguientes rubros: a. Costos compartidos: En el momento que se produzca una modificación en la tasa

Operacional de Naciones Unidas como resultado de una devaluación o reevaluación monetaria, los saldos remanentes en moneda local no utilizados por la Tesorería del PNUD y que no puedan ser transferidos al exterior por razones del mercado local están sujetos a ser revaluados. Las pérdidas/ganancias resultantes de dicho revalúo se distribuirán entre los Proyectos que hayan depositado sus contribuciones en el período de corte de tasas de cambio de Naciones Unidas, considerando los saldos remanentes entre los fondos depositados y los anticipos de fondos ó pagos directos efectuados durante el período.

b. Saldos remanentes de Anticipos de Fondos para Proyectos de Ejecución Plena: Los saldos remanentes no utilizados en la cuenta corriente del Proyecto al momento de modificarse la tasa Operacional de Naciones Unidas vigente se revalúan. De dicho revalúo se originan las pérdidas/ganancias por diferencias de cambio, cuyos montos deben registrarse en los libros contables, en la sublínea presupuestaria 85.01 “Diferencias de Cambio”. A su vez, las mismas serán reflejadas en el Informe Financiero, debiéndose realizar la Revisión presupuestaria correspondiente.

Archivos El Organismo Gubernamental de Ejecución debe mantener en archivos separados toda la documentación que respalde los pagos que efectúe el Proyecto.

Contabilidad

El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable de mantener un sistema contable actualizado que contenga libros, registros y el control suficiente que asegure la confiabilidad y exactitud en la rendición de cuentas y en la información financiera de los proyectos.

Los registros contables deben reflejar la recepción y desembolso de los fondos adelantados por el PNUD debidamente identificados, como así también asegurar que no excedan los fondos asignados y aprobados en las respectivas categorías presupuestarias. Asimismo deberán incluir la información proporcionada por el PNUD respecto de los gastos efectuados por las Agencias de Cooperación si hubiere y los pagos directos efectuados por el PNUD.

Libros El sistema contable debe mantenerse al día y todos los libros cerrados a fin de mes. Ante una modificación de la Tasa Operacional de Naciones Unidas, se debe proceder al cierre de los libros contables y registrar los ajustes correspondientes.



Control Presupuestario

Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el documento de Proyecto e instituir mecanismos de control presupuestario a fin de asegurar que todas las solicitudes de pagos, anticipos de fondos y pagos directos sean tramitadas sólo si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

Planificación financiera trimestral

Costos Compartidos: El Proyecto deberá informar al PNUD, vía FOMS, la planificación trimestral de los posibles depósitos que efectuará el Organismo Gubernamental de Ejecución según lo establecido en el calendario de pagos del Documento de Proyecto.

Estimación de desembolsos: El Proyecto deberá informar anticipadamente al PNUD, vía FOMS, las estimaciones de desembolsos para el trimestre subsiguiente. Los Proyectos de ejecución parcial deberán presentar un detalle mensual de los posibles desembolsos a solicitar. A su vez, los Proyectos de ejecución plena presentarán un detalle mensual indicando los anticipos de fondos y pagos directos planificados. (Ver Anexo 5.H)

Cierre del Proyecto

A los fines del cierre del Proyecto por finalización de sus actividades, se deberán cumplir con los procedimientos de cierre descriptos en el Anexo 2.B5



C. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

3. Los procedimientos contables aplicables por los Organismos Gubernamentales de Ejecución se encuentran en el (Anexo 5.A). Las principales disposiciones y normas aplicables requieren de formatos estándar obligatorios y en otros casos formatos sugeridos para facilitar la preparación de los informes.

Los formularios estándar requeridos (obligatorio) por el PNUD son:

Concepto Descripción Fecha de presentación

Informe Financiero

(IF)


Este informe refleja toda la información necesaria para solicitar los anticipos de fondos al PNUD, efectuar la rendición de desembolsos hechos por el Organismo Gubernamental de Ejecución para cada subrubro presupuestario y la reconciliación de anticipos pendientes a una fecha determinada. Los informes financieros deberán completarse y enviarse al PNUD a través del sistema FOMS. Anexo 5.A, sección 2.0, pág.4 El informe financiero debe ser certificado únicamente por el Director Nacional

El Informe Financiero don todos sus adjuntos será procesado por el PNUD una vez recibido -en papel- de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional..


Se debe presentar -en papel- a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional con la debida antelación como para ser recibido en el PNUD dentro de los 15 días posteriores al cierre del trimestre calendario. Debe ir acompañado de:

• Conciliación bancaria a fecha cierre. (Anexo 5.G)

• Extracto bancario a fecha cierre

• Total desembolsos según fuente de financiamiento: Se deberá especificar los desembolsos por totales según fuente de financiamiento (totales por período/trimestre y acumulado a la fecha de la última rendición). (Anexo 5.G).

• Plan de Trabajo previsto para el trimestre, según las actividades contempladas en el documento de proyecto. (Anexo 5.C)

• Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (solo Proyectos de ejecución nacional plena, con financiamiento de Gobierno) (Anexo 5.F)

En cuanto a la solicitud de anticipos de fondos, los montos solicitados a través del informe financiero trimestral serán transferidos al Proyectos en forma mensual. El Proyecto deberá confirmar vía FOMS fecha y monto mensual a transferir.




Libro mayor de bienes y

equipos

Registra la información pertinente a cada equipo adquirido por el Proyecto así como la enajenación del mismo. (Anexo 5.A, sección 4.0)

Será presentado por el Proyecto a los auditores externos para su revisión, no siendo necesaria la remisión de copias al PNUD.

Solicitud de Pagos

SOLO PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL

Anexo 5.I

El formulario debe ser enviado a la sección Finanzas del PNUD junto con la documentación que se describe en cada caso para el pago de:

• Facturas de Proveedores

• Adelantos y rendición de Viáticos

• Apertura y rendición de Caja chica

• Solicitud de adelanto y rendiciones de seminarios y talleres

Pagos directos

efectuados por el PNUD


El PNUD, previa solicitud, del Organismo Gubernamental de Ejecución, puede hacer pagos directos a los proveedores de bienes o servicios de conformidad con el plan de trabajo y presupuesto. Para ello deberá enviarse la solicitud según lo indicado en el Anexo 5.A, sección 3.0, pág.19 mediante el sistema FOMS. Aquellas solicitudes de pago individuales cuyos montos sean superiores al equivalente de US$ 10.000.00 deberán ser solicitadas obligatoriamente al PNUD. Las solicitudes deberán registrarse en una cuenta contable separada. Los montos relacionados con las solicitudes de pagos directos no deberán ser incluidos en la Solicitud de Anticipo de Fondos del Cuadro A del Informe Financiero. (Anexo 5.A, pág.13). La solicitud debe ser aprobada y certificada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador por delegación del Director Nacional.


Se debe presentar al PNUD por lo menos 5 días antes de la fecha prevista de pago.

Se debe presentar al PNUD, via FOMS, la estimación mensual de desembolsos por este concepto. (Anexo 5.H.)

Este informe expresa en dólares estadounidenses el monto de los

El PNUD enviará semestralmente (y de existir requerimientos de auditoría, en




Informe Financiero

Combinado (IFC/CDR)

desembolsos hechos para el proyecto por el Organismo Gubernamental de Ejecución, por la oficina local y otras oficinas del PNUD, y si se aplica, por la Agencia de Cooperación.

forma trimestral) el IFC/CDR al Organismo Gubernamental de Ejecución, quien lo verifica y lo certifica. La devolución se efectuará en el plazo de 15 días de acuerdo a lo siguiente:

• Para proyectos de ejecución nacional plena: El IFC/CDR deberá ser controlado y conciliado con los Estados Financieros del Proyecto y la información final proporcionada por el PNUD a través del sistema FOMS. El IFC/CDR y su conciliación serán conformados por el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto por expresa delegación escrita del Director Nacional, entregando una copia de los CDR semestrales a los auditores para su inclusión en la documentación a auditar. El original será enviado al PNUD.

• Para proyectos de ejecución nacional parcial: El IFC/CDR deberá ser controlado y conciliado con el informe de la situación financiera del proyecto proporcionada por el PNUD a través del sistema FOMS. El IFC/CDR y su conciliación serán conformados expresamente por el Director Nacional o Coordinador del Proyecto por expresa delegación y el original será enviado al PNUD quien entregará copia del CDR semestral a los auditores para su inclusión en la documentación a auditar.

4. La presentación oportuna del informe financiero trimestral debidamente completado

y firmado es un prerrequisito para la continua transferencia de recursos al proyecto.

5. Asimismo, la presentación de los informes financieros combinados (CDR/IFC) debidamente conciliados y firmados de acuerdo a los plazos establecidos es un prerrequisito para continuar anticipando fondos al Proyecto y realizar pagos directos (NEX plena) y efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del Proyecto (NEX parcial).

6. Registros Contables sugeridos por el PNUD : (Anexo 5A)

Concepto Descripción




Libro diario de ingresos y egresos de caja

Registro cronológico permanente (partidas únicas) de todos los fondos que se depositan en la cuenta bancaria o los que se giran contra la misma.

Libro mayor de desembolsos del Organismo Gubernamental de

Ejecución

Registro permanente acumulativo de los desembolsos por subrubro presupuestario; mantiene saldo continuo en cada rubro del presupuesto; facilita la preparación del informe financiero.

Libro mayor de anticipos efectuados por el PNUD

Registro permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD; facilita la preparación del informe financiero.

Libro mayor para el control de pagos directos del PNUD y de gastos

efectuados por Agencias de Cooperación

Registro permanente de los pagos directos hechos por el PNUD a solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución y de gastos efectuados por Agencias de Cooperación; permite al Organismo Gubernamental de Ejecución verificar el presupuesto disponible antes de solicitar un pago.

7. Para el caso de Proyectos ejecutados con el apoyo del PNUD en que, por razones de

simplicidad operativa se efectúen anticipos de fondos para una actividad específica, el Coordinador del Proyecto será responsable de la custodia de los fondos hasta su rendición al PNUD con todos los comprobantes correspondientes. Dicha rendición deberá realizarse dentro de los cinco días de finalizada la actividad.



D. Anexos referidos al CAPITULO V - Recursos Financieros


Procedimientos Contables para la Ejecución Nacional –

• Informe Financiero

• Solicitud de Pago Directo

• Libro Mayor de Bienes y Equipo

• Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja

• Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución

• Libro Mayor de Anticipos efectuados por el PNUD

• Libro Mayor para el Control de Pagos Directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por Agencias de Cooperación

5.A

Sección 2.0

Sección 3.0

Sección 4.0

Sección 5.0

Sección 6.0

Sección 7.0

Sección 8.0

Clave de Identificación Especial – DGI 5.B

Formulario "Plan de Actividades y Resultados Trimestrales" 5.C

Carta de notificación de depósitos de costos compartidos 5.D

Registro de Firmas 5.E

Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados 5.F

Conciliación Bancaria / Total Desembolsos 5.G

Planificación Financiera Mensual 5.H

Solicitud de Pagos 5.I

Solicitud de emisión de Certificado de IVA 5.J




A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. En adición a los fondos propios del PNUD (TRAC) para la Argentina, el financiamiento de los proyectos incluye otras posibles fuentes de financiamiento tales como:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO INSTITUCION

Gobierno Recursos propios del gobierno nacional, provincial o municipal e instituciones descentralizadas.

Organismos multilaterales de Financiamiento

Grupo Banco Mundial (BIRF), Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

Organismos bilaterales Otros países.

Organismos regionales MERCOSUR, ALADI, etc.

Otros Organismos no gubernamentales, fundaciones, institutos, empresa privada.




B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución nacional son las siguientes:


Varias fuentes de Financiamiento

Los proyectos financiados por varias fuentes, requieren de un presupuesto y un juego de informes financieros para cada fuente de financiamiento.

Ordenadores del gasto

Certifica: Director Nacional o persona a quien delegue expresamente por escrito. Aprueba: Director Nacional o persona a quien delegue expresamente por escrito.


La firma de cheques/transferencias bancarias y todos los documentos contables se realiza por el personal antes mencionado. El Organismo Gubernamental de Ejecución designará ordenadores del gasto alternos con el propósito de suplir la ausencia de alguno de los titulares. Tanto las firmas titulares como las alternas deberán ser comunicadas al PNUD mediante nota enviada a través del módulo de mensajes del FOMS (scanneada). (Anexo 5.E)




Firmas

El PNUD debe obtener y mantener al día una lista de los responsables del proyecto autorizados a solicitar anticipos de fondos, solicitud de pagos directos, ordenadores del gasto, certificación y aprobación de los informes financieros, IFC/CDR y firmantes de la cuenta bancaria, así como un registro de sus firmas. (Anexo 5.E)

Cuenta Bancaria


El Organismo Gubernamental de Ejecución debe abrir una cuenta bancaria exclusivamente para el manejo de los fondos del proyecto PNUD, hacia la cual se canalizarán solamente los depósitos y transferencias efectuados por el PNUD en concepto de anticipos de fondos y a través de la cual se realizarán los pagos. Aquellos Proyectos que opten por efectuar la apertura de la cuenta en el Citibank deberán gestionar la misma por intermedio del PNUD. Una vez abierta la cuenta, deberán informar al PNUD los datos de la misma, incluyendo el Código Bancario Unico (CBU), a través del módulo de mensajes del FOMS. No es permitido mezclar adelantos de fondos en otras cuentas bancarias Además dicha cuenta no podrá tener acceso a ninguna opción de crédito, tal como descubiertos, etc. Al finalizar el proyecto es responsabilidad del Director Nacional el cierre de la cuenta bancaria y reintegro del saldo remanente al PNUD. (Ver Anexo 2.B5)

Emisión de cheques y/o

transferencias bancarias


1. Todas las erogaciones deben efectuarse en cheque y/o transferencia bancaria y no en efectivo, excepto los pagos de caja chica.

2. Los cheques deben emitirse NO A LA ORDEN.

3. Los cheques/transferencias bancarias deben llevar dos firmas (ordenadores del gasto). (Anexo 5.E)

4. Al momento de efectuar pagos con cheques/transferencias bancarias deben presentarse todos los comprobantes y documentos justificativos.




Depósitos de Costos

compartidos

Para posibilitar la identificación de los depósitos, el proyecto deberá presentar anticipadamente al PNUD la carta que se adjunta como Anexo 5.D, pudiéndose enviar la misma por sistema FOMS.

Los depósitos pueden ser realizados: 1. En dólares: Mediante depósito en la cuenta Nro 3752220627 “UNDP

REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (USD) ACCOUNT” del Bank of America, 1401 Elm St Dallas TX 75202 USA (ACH Routing Number 111000012 [to be used only by US-based banks using ACH payment type] , Wire Routing Number: 026009593, SWIFT Address: BOFAUS3N)

2. En pesos: a. Mediante cheque a la orden de "UNDP Representative in Argentina (Peso)

Deposit Account" que se entregará en la Sección Finanzas del PNUD, o b. Mediante transferencia a la cuenta corriente No. 0/801292/038 “UNDP

Representative in Argentina (Peso) Deposit Account” del Citibank–Casa Central: Bartolomé Mitre 320 (CBU 0168888-1 00008012920385), o

c. Para el caso de pagos realizados a través de la denominada "CUENTA UNICA DEL GOBIERNO", al PNUD se le asignó el Número de Beneficiario 8923 y las acreditaciones deberán ser realizadas a la cuenta corriente nro. 20-999-611717-9 “Undp Representative Deposit Account” de la Banca Nazionale del Lavoro–Casa Central No. 999: Florida 40 (CBU 26509996 02099961171795).

Ingresos


Los ingresos por venta de pliegos de licitación, publicaciones y similares deben ser depositados en forma quincenal en el PNUD como costo compartido. El control de estos ingresos se realizará mediante la entrega de recibos prenumerados.

Impuestos

La Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, a la cual adhirió la República Argentina mediante Decreto-Ley 15.971 establece que el PNUD y sus Proyectos están exentos de toda contribución directa.

Por tal razón, la DGI asignó al PNUD el "Código de Identificación Especial" No. 30-68307705-0 (Anexo 5.B). Dentro de este marco, tampoco corresponde que el PNUD ni sus Proyectos actúen como agentes de retención del impuesto a las ganancias.

En lo referente al Impuesto al Valor Agregado, la Resolución 3349/91 establece un régimen especial para su ingreso (ver punto 8 del capítulo IV – Recursos Físicos, A - Adquisición de Equipo y Suministros). Los demás impuestos incluidos en el precio deben ser pagados.

En cuanto a los impuestos a los Ingresos Brutos, el PNUD y sus Proyectos no realizan actividades alcanzadas por el referido gravamen.

En lo referente al Impuesto a los Débitos Bancarios, el PNUD y los Proyectos están debidamente exentos.




Tipos de cambio

El tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas para la Argentina es aplicable a todas las transacciones financieras que realice el proyecto (ingresos-egresos), inclusive los anticipos solicitados al PNUD. Las variaciones de la Tasa Operacional serán informadas por el PNUD mediante circular enviada por el sistema FOMS.

Diferencias de cambio

Como resultado de las fluctuaciones de la moneda local en relación al dólar estadounidense, se calcularán las pérdidas/ganancias sobre los siguientes rubros: a. Costos compartidos: En el momento que se produzca una modificación en la tasa

Operacional de Naciones Unidas como resultado de una devaluación o reevaluación monetaria, los saldos remanentes en moneda local no utilizados por la Tesorería del PNUD y que no puedan ser transferidos al exterior por razones del mercado local están sujetos a ser revaluados. Las pérdidas/ganancias resultantes de dicho revalúo se distribuirán entre los Proyectos que hayan depositado sus contribuciones en el período de corte de tasas de cambio de Naciones Unidas, considerando los saldos remanentes entre los fondos depositados y los anticipos de fondos ó pagos directos efectuados durante el período.

b. Saldos remanentes de Anticipos de Fondos para Proyectos de Ejecución Plena: Los saldos remanentes no utilizados en la cuenta corriente del Proyecto al momento de modificarse la tasa Operacional de Naciones Unidas vigente se revalúan. De dicho revalúo se originan las pérdidas/ganancias por diferencias de cambio, cuyos montos deben registrarse en los libros contables, en la sublínea presupuestaria 85.01 “Diferencias de Cambio”. A su vez, las mismas serán reflejadas en el Informe Financiero, debiéndose realizar la Revisión presupuestaria correspondiente.

Archivos El Organismo Gubernamental de Ejecución debe mantener en archivos separados toda la documentación que respalde los pagos que efectúe el Proyecto.

Contabilidad

El Organismo Gubernamental de Ejecución es responsable de mantener un sistema contable actualizado que contenga libros, registros y el control suficiente que asegure la confiabilidad y exactitud en la rendición de cuentas y en la información financiera de los proyectos.

Los registros contables deben reflejar la recepción y desembolso de los fondos adelantados por el PNUD debidamente identificados, como así también asegurar que no excedan los fondos asignados y aprobados en las respectivas categorías presupuestarias. Asimismo deberán incluir la información proporcionada por el PNUD respecto de los gastos efectuados por las Agencias de Cooperación si hubiere y los pagos directos efectuados por el PNUD.

Libros El sistema contable debe mantenerse al día y todos los libros cerrados a fin de mes. Ante una modificación de la Tasa Operacional de Naciones Unidas, se debe proceder al cierre de los libros contables y registrar los ajustes correspondientes.



Control Presupuestario

Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el documento de Proyecto e instituir mecanismos de control presupuestario a fin de asegurar que todas las solicitudes de pagos, anticipos de fondos y pagos directos sean tramitadas sólo si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

Planificación financiera trimestral

Costos Compartidos: El Proyecto deberá informar al PNUD, vía FOMS, la planificación trimestral de los posibles depósitos que efectuará el Organismo Gubernamental de Ejecución según lo establecido en el calendario de pagos del Documento de Proyecto.

Estimación de desembolsos: El Proyecto deberá informar anticipadamente al PNUD, vía FOMS, las estimaciones de desembolsos para el trimestre subsiguiente. Los Proyectos de ejecución parcial deberán presentar un detalle mensual de los posibles desembolsos a solicitar. A su vez, los Proyectos de ejecución plena presentarán un detalle mensual indicando los anticipos de fondos y pagos directos planificados. (Ver Anexo 5.H)

Cierre del Proyecto

A los fines del cierre del Proyecto por finalización de sus actividades, se deberán cumplir con los procedimientos de cierre descriptos en el Anexo 2.B5




C. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

3. Los procedimientos contables aplicables por los Organismos Gubernamentales de Ejecución se encuentran en el (Anexo 5.A). Las principales disposiciones y normas aplicables requieren de formatos estándar obligatorios y en otros casos formatos sugeridos para facilitar la preparación de los informes.

Los formularios estándar requeridos (obligatorio) por el PNUD son:


Informe Financiero

(IF)


Este informe refleja toda la información necesaria para solicitar los anticipos de fondos al PNUD, efectuar la rendición de desembolsos hechos por el Organismo Gubernamental de Ejecución para cada subrubro presupuestario y la reconciliación de anticipos pendientes a una fecha determinada. Los informes financieros deberán completarse y enviarse al PNUD a través del sistema FOMS. Anexo 5.A, sección 2.0, pág.4 El informe financiero debe ser certificado únicamente por el Director Nacional

El Informe Financiero don todos sus adjuntos será procesado por el PNUD una vez recibido -en papel- de la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional..


Se debe presentar -en papel- a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional con la debida antelación como para ser recibido en el PNUD dentro de los 15 días posteriores al cierre del trimestre calendario. Debe ir acompañado de:

• Conciliación bancaria a fecha cierre. (Anexo 5.G)

• Extracto bancario a fecha cierre

• Total desembolsos según fuente de financiamiento: Se deberá especificar los desembolsos por totales según fuente de financiamiento (totales por período/trimestre y acumulado a la fecha de la última rendición). (Anexo 5.G).

• Plan de Trabajo previsto para el trimestre, según las actividades contempladas en el documento de proyecto. (Anexo 5.C)

• Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (solo Proyectos de ejecución nacional plena, con financiamiento de Gobierno) (Anexo 5.F)

En cuanto a la solicitud de anticipos de fondos, los montos solicitados a través del informe financiero trimestral serán transferidos al Proyectos en forma




mensual. El Proyecto deberá confirmar vía FOMS fecha y monto mensual a transferir.


Libro mayor de bienes y

equipos

Registra la información pertinente a cada equipo adquirido por el Proyecto así como la enajenación del mismo. (Anexo 5.A, sección 4.0)

Será presentado por el Proyecto a los auditores externos para su revisión, no siendo necesaria la remisión de copias al PNUD.

Solicitud de Pagos

SOLO PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL

Anexo 5.I

El formulario debe ser enviado a la sección Finanzas del PNUD junto con la documentación que se describe en cada caso para el pago de:

• Facturas de Proveedores

• Adelantos y rendición de Viáticos

• Apertura y rendición de Caja chica

• Solicitud de adelanto y rendiciones de seminarios y talleres

Pagos directos

efectuados por el PNUD


El PNUD, previa solicitud, del Organismo Gubernamental de Ejecución, puede hacer pagos directos a los proveedores de bienes o servicios de conformidad con el plan de trabajo y presupuesto. Para ello deberá enviarse la solicitud según lo indicado en el Anexo 5.A, sección 3.0, pág.19 mediante el sistema FOMS. Aquellas solicitudes de pago individuales cuyos montos sean superiores al equivalente de US$ 10.000.00 deberán ser solicitadas obligatoriamente al PNUD. Las solicitudes deberán registrarse en una cuenta contable separada. Los montos relacionados con las solicitudes de pagos directos no deberán ser incluidos en la Solicitud de Anticipo de Fondos del Cuadro A del Informe Financiero. (Anexo


Se debe presentar al PNUD por lo menos 5 días antes de la fecha prevista de pago.

Se debe presentar al PNUD, via FOMS, la estimación mensual de desembolsos por este concepto. (Anexo 5.H.)




5.A, pág.13). La solicitud debe ser aprobada y certificada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador por delegación del Director Nacional.

Informe Financiero

Combinado (IFC/CDR)

Este informe expresa en dólares estadounidenses el monto de los desembolsos hechos para el proyecto por el Organismo Gubernamental de Ejecución, por la oficina local y otras oficinas del PNUD, y si se aplica, por la Agencia de Cooperación.

El PNUD enviará semestralmente (y de existir requerimientos de auditoría, en forma trimestral) el IFC/CDR al Organismo Gubernamental de Ejecución, quien lo verifica y lo certifica. La devolución se efectuará en el plazo de 15 días de acuerdo a lo siguiente:

• Para proyectos de ejecución nacional plena: El IFC/CDR deberá ser controlado y conciliado con los Estados Financieros del Proyecto y la información final proporcionada por el PNUD a través del sistema FOMS. El IFC/CDR y su conciliación serán conformados por el Director Nacional o el Coordinador del Proyecto por expresa delegación escrita del Director Nacional, entregando una copia de los CDR semestrales a los auditores para su inclusión en la documentación a auditar. El original será enviado al PNUD.

• Para proyectos de ejecución nacional parcial: El IFC/CDR deberá ser controlado y conciliado con el informe de la situación financiera del proyecto proporcionada por el PNUD a través del sistema FOMS. El IFC/CDR y su conciliación serán conformados expresamente por el Director Nacional o Coordinador del Proyecto por expresa delegación y el original será enviado al PNUD quien entregará copia del CDR semestral a los auditores para su inclusión en la documentación a auditar.

4. La presentación oportuna del informe financiero trimestral debidamente completado y

firmado es un prerrequisito para la continua transferencia de recursos al proyecto.

5. Asimismo, la presentación de los informes financieros combinados (CDR/IFC) debidamente conciliados y firmados de acuerdo a los plazos establecidos es un prerrequisito para continuar anticipando fondos al Proyecto y realizar pagos directos (NEX



plena) y efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del Proyecto (NEX parcial).

6. Registros Contables sugeridos por el PNUD : (Anexo 5A)


Libro diario de ingresos y egresos de caja

Registro cronológico permanente (partidas únicas) de todos los fondos que se depositan en la cuenta bancaria o los que se giran contra la misma.

Libro mayor de desembolsos del Organismo Gubernamental de

Ejecución

Registro permanente acumulativo de los desembolsos por subrubro presupuestario; mantiene saldo continuo en cada rubro del presupuesto; facilita la preparación del informe financiero.

Libro mayor de anticipos efectuados por el PNUD

Registro permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD; facilita la preparación del informe financiero.

Libro mayor para el control de pagos directos del PNUD y de gastos

efectuados por Agencias de Cooperación

Registro permanente de los pagos directos hechos por el PNUD a solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución y de gastos efectuados por Agencias de Cooperación; permite al Organismo Gubernamental de Ejecución verificar el presupuesto disponible antes de solicitar un pago.

7. Para el caso de Proyectos ejecutados con el apoyo del PNUD en que, por razones de

simplicidad operativa se efectúen anticipos de fondos para una actividad específica, el Coordinador del Proyecto será responsable de la custodia de los fondos hasta su rendición al PNUD con todos los comprobantes correspondientes. Dicha rendición deberá realizarse dentro de los cinco días de finalizada la actividad.




D. Anexos referidos al CAPITULO V - Recursos Financieros


Procedimientos Contables para la Ejecución Nacional –

• Informe Financiero

• Solicitud de Pago Directo

• Libro Mayor de Bienes y Equipo

• Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja

• Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución

• Libro Mayor de Anticipos efectuados por el PNUD

• Libro Mayor para el Control de Pagos Directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por Agencias de Cooperación

5.A

Sección 2.0

Sección 3.0

Sección 4.0

Sección 5.0

Sección 6.0

Sección 7.0

Sección 8.0

Clave de Identificación Especial – DGI 5.B

Formulario "Plan de Actividades y Resultados Trimestrales" 5.C

Carta de notificación de depósitos de costos compartidos 5.D

Registro de Firmas 5.E

Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados 5.F

Conciliación Bancaria / Total Desembolsos 5.G

Planificación Financiera Mensual 5.H

Solicitud de Pagos 5.I

Solicitud de emisión de Certificado de IVA 5.J


Anexo 5A Procedimientos Contables para la Ejecución Nacional


PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EJECUCION NACIONAL

INDICE

SECCION PAGINA

1.0 Introducción 3

2.0 Informe requerido por el PNUD 3

2.1 Informe Financiero Inicial, Anticipo de Fondos 5

A. Propósito 5

B. Preparación e ilustración 5

2.2 Informe Financiero, Rendición de Gastos y Reconciliación de Saldos Pendientes

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A. Propósito 10

B. Preparación e ilustración 10

2.3 Informe Financiero Final 14

2.4 Conciliación Bancaria 16

2.5 Solicitud de Fondos y Plan Financiero Trimestral 16

2.6 Plan de Trabajo Anual Estimación de Gastos 16

3.0 Requisitos para Pagos Directos 16

4.0 Libro Mayor requerido por el PNUD 18

4.1 Libro Mayor de Bienes y Equipo 18

A. Propósito 18

B. Formato sugerido y explicación 18

5.0 Libros Diario y Mayor sugeridos para la contabilidad 21

5.1 Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja 21

A. Propósito 21


5.2 Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución

23

A. Propósito 23


2

INDICE

5.3 Libro Mayor de Anticipos del PNUD 25

A. Propósito 25


5.4 Libro Mayor para el Control de Pago Directos del PNUD y gastos efectuados por Agencias de Cooperación

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A. Propósito 27


INDICE DE MODELOS

MODELO NUMERO

PAGINA

I Informe Financiero 8-9

II Solicitud de Pago Directo 17

III Libro Mayor de Bienes y Equipo 20

IV Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja 22

V Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución 24

VI Libro Mayor de Anticipos efectuados por el PNUD 26

VII Libro Mayor para el Control de Pagos Directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por Agencias de Cooperación

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1.0 INTRODUCCION

El propósito de estos procedimientos es ayudar a los Organismos Gubernamentales de Ejecución a cumplir con los requisitos del PNUD para la ejecución nacional de proyectos. En su calidad de Organismos Gubernamentales de Ejecución, los mismos tienen que rendir cuentas de todos los fondos solicitados al PNUD y asignados a los proyectos que ellos ejecutan. Además, tienen que presentar ciertos informes financieros de los fondos que han recibido del PNUD y desembolsado. Estos procedimientos fueron preparados para: (1) ofrecer un mecanismo de referencia y un documento de capacitación destinado a asegurar un entendimiento cabal de los requisitos del PNUD para la ejecución nacional de proyectos y, (2) ayudarlos en la preparación de los informes financieros requeridos. En los procedimientos se detallan los informes y los formatos requeridos. En las secciones subsiguientes se presentan los libros de contabilidad diario y mayor que pueden usar los Organismos Gubernamentales de Ejecución para facilitar la preparación de los informes requeridos. En los procedimientos se incluyen además explicaciones detalladas e ilustraciones prácticas de cómo generar los distintos reportes a través del sistema FOMS.

2.0 INFORME FINANCIERO REQUERIDO POR EL PNUD – (OBLIGATORIO) – MODALIDAD NEX PLENA

El PNUD requiere que los gobiernos utilicen un solo formulario estándar (Informe Financiero – Cuadros: A en $ (Pesos) y B en u$s (dólares estadounidenses) y el próposito del mismo es la transmisión de datos entre el Organismo Gubernamental de Ejecución y el PNUD, como así también facilitar la gestión del presupuesto de los Proyectos de Ejecución Nacional Plena, solicitar anticipo de fondos al PNUD, procesar la rendición de los desembolsos efectuados por el Organismo Gubernamental de Ejecución, efectuar la reconciliación de anticipos pendientes y revisión/aprobación de los informes financieros combinados (IFC/CDR).

Adjunto al Informe Financiero deberá presentarse la conciliación bancaria a fecha de cierre del período/trimestre (Anexo 5.G), copia del extracto bancario al cierre del período/trimestre, plan de actividades y resultados trimestrales del Proyecto (Anexo 5C) y Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (este último sólo para Proyectos de Ejecución Nacional Plena con financiamiento de Gobierno (Anexo 5G)

Sus principales características son:

a) El Informe Financiero consiste de dos componentes: Cuadro A en $ (pesos), moneda en la cual se solicita el anticipo y se informan los desembolsos y cuadro B en u$s (dólares estadounidenses)

Los anticipos de fondos son solicitados a través de una suma global considerando el plan de actividades y resultados del período/trimestre. Se consideran solo las obligaciones que serán abonadas por parte del Organismo Gubernamental de Ejecución. El monto requerido para el siguiente período/trimestre está especificado en la solicitud de anticipo de fondos del Informe Financiero, en dos componentes:

i. Compromisos pendientes: Los compromisos pendientes son aquellas obligaciones contraídas por servicios prestados, compras de insumos ya recibidos o en proceso de recepción, y que, con arreglo a los contratos correspondientes los mismos aun no han sido liberados y se procederá al pago en el periodo/trimestre siguiente.

ii. Gastos planificados: Los gastos planificados son nuevos servicios y/o insumos que serán adquiridos y abonados durante el siguiente período/trimestre de acuerdo al plan de actividades y resultados. No deberá incluirse gastos que se han consignado en (a) Compromisos pendientes.

b) Los proyectos de ejecución nacional plena generan diferencias de cambio por sus saldos inutilizados en pesos en su cuenta corriente que son reflejadas en oportunidad de cada rendición de fondos. Con el objetivo de minimizar las diferencias de cambio, los proyectos de ejecución plena deberán adecuar su accionar a las siguientes directivas:

i. Al solicitar los anticipos mensuales/trimestrales de fondos deberán considerar las necesidades derivadas, únicamente, de aquellos pagos cuyo monto individualmente, no supere el equivalente a diez mil dólares (U$S 10,000.00). Los proyectos efectuaran el pago de la nómina de consultores

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nacionales y personal administrativo para lo cual deberán incluir sus estimaciones en la solicitud de anticipo de fondos mensual/trimestral,

ii. En tal sentido, deberá realizarse una adecuada planificación financiera que minimice las disponibilidades al cierre de cada mes.

iii. La solicitud mensual/trimestral de fondos será efectivizada por el PNUD en base a lo planificado e indicado por el proyecto, quien deberá informar al PNUD via FOMS cuales serán las fechas y los importes mensuales requeridos. (Ver Anexo 5I)

iv. Los pagos individuales superiores al equivalente a diez mil dólares (u$S 10,000.00) serán realizados por el PNUD, a solicitud de los proyectos quienes enviarán la correspondiente “Solicitud de pago directo” (ver anexo 3.0)

c) Los anticipos de fondos serán procesados por la oficina local del PNUD sobre la base del Informe Financiero debidamente completado y firmado por el Director Nacional, con el detalle de los gastos realizados contra el anticipo recibido en el período/trimestre anterior y si existen recursos financieros y presupuestarios disponibles. La rendición de cuentas es acumulativa por mes/período/trimestre. Esto simplifica el mantenimiento de registros por parte del Organismo Gubernamental de Ejecución. Dicho Informe refleja el gasto total del período/trimestre que se esta rindiendo. Cada informe financiero representa principalmente los gastos relacionados con un solo adelanto, y sus saldos deben ser actualizados a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente a fecha de cierre.

d) En caso de NO recibirse, dentro del plazo establecido, el informe financiero trimestral y a los efectos de proceder al cierre financiero trimestral y posterior emisión de los Informes Financieros Combinados (IFC/CDR) se considerará que no se efectuaron desembolsos registrándose como desembolsos del período/trimestre valor = $ 0 (cero pesos). Los desembolsos efectuados por el Organismo Gubernamental de Ejecución correspondiente al período/trimestre no presentado dentro de los plazos establecidos, serán registrados por el PNUD considerando la fecha de recepción del Informe Financiero. A los efectos contables y su registro se aplicará la tasa vigente a fecha de recepción del informe financiero Para el cálculo de las diferencias de cambio (pérdida/ganancia) originadas por variaciones en la tasa de cambio, se procederá de la siguiente forma: i) Los adelantos recibidos en concepto de anticipos de fondos solicitados en $ (pesos) se convierten a u$s (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento de su procesamiento por parte del PNUD, ii) los desembolsos realizados en $ (pesos) durante el período/trimestre por el Organismo Gubernamental de Ejecución se registran en u$s (dólares estadounidenses) considerando la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento de registrarse contablemente el desembolso. iii) Al finalizar el período/trimestre, se convierten los saldos remanentes en la cuenta corriente del Proyecto por anticipos de fondos, a u$s (dólares estadounidenses) utilizando la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento de cierre del período/trimestre, y se establece el cálculo de pérdidas y ganancias registrándose el monto resultante por tal concepto y que forma parte del Informe Financiero reflejándose en el cuadro B –Ganancia/(Pérdida) por Tasa de Cambio. Las diferencias de cambio (acumuladas al cierre del trimestre anterior) se registran en el cuadro B u$s (dólares estadounidenses) bajo la sublínea 85.01 y proceder a la revisión presupuestaria correspondiente -reflejando la disminución del presupuesto o incremento de aportes.

e) La oficina local del PNUD –a través del sistema FOMS- informará al Organismo Gubernamental de Ejecución las variaciones que se produzcan en el tipo de cambio operacional de Naciones Unidas –tasa que se utiliza para las distintas transacciones que realiza el proyecto la cual se establece quincenalmente.

f) En el Cuadro B u$s (dólares estadounidenses) del informe financiero y a fin de reflejar el uso real de los fondos anticipados por el PNUD, se refleja el saldo de anticipos revaluado al cierre del período/trimestre y las diferencias de cambio resultantes por variaciones en la Tasa de Cambio de Naciones Unidas.

g) El Informe Financiero, al proveer un formato en el cual los gastos de los proyectos se reflejan también en u$s (dólares estadounidenses), facilita al Organismo Gubernamental de Ejecución el manejo de los presupuestos, desembolsos efectuados por los proyectos durante un período/trimestre y acumulado del año; pagos directos realizados por el PNUD, como así también la revisión y aprobación de los Informes Financieros Combinados (IFC/CDR) cuyos montos son reflejados en U$S (dólares estadounidenses).

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h) El informe financiero debe ser certificado únicamente por el Director Nacional.

i) El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá presentar obligatoriamente el informe financiero al PNUD –como mínimo por trimestre calendario y cada vez que se requiere un nuevo anticipo.

j) El mismo deberá ser enviado a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional (en papel), con la debida antelación como para ser recibido y procesado en el PNUD dentro de los 15 días posteriores a la finalización del trimestre, a fin de asegurarse que los desembolsos puedan ser registrados por el PNUD, -previo al cierre financiero trimestral- y se proceda al envío del anticipo de fondos requerido por el Proyecto- Paralelamente el informe financiero será remitido al PNUD a través del Sistema Foms. Las rendiciones de gastos pueden realizarse por períodos menores al trimestre. Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo de las rendiciones de gastos y anticipos de fondos presentados mediante el sistema FOMS se realizará una vez que los informes financieros sean aprobados por la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional y recibidos en el PNUD.

2.1 INFORME FINANCIERO INICIAL (SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS)

A. Propósito

El procedimiento normal para financiar un proyecto de ejecución nacional plena es a través de la emisión de anticipos de fondos mensuales/trimestrales, suministrados al Organismo Gubernamental de Ejecución por parte de la oficina local del PNUD. Los anticipos de fondos se efectúan sobre la base del presupuesto aprobado vigente, de un análisis cuidadoso del plan de trabajo para el período/trimestre, predicción de gastos para el período/trimestre y disponibilidad financiera prevista para el nuevo período. B. Preparación e Ilustración (Sistema FOMS) Cuando un Organismo Gubernamental de Ejecución requiere de un anticipo de fondos para un nuevo Proyecto, se deberá completar la solicitud en el FOMS teniendo en cuenta los siguientes pasos: a) Ingresar a la opción @Project, Informes Financieros NEX.

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b) Se abrirá la siguiente pantalla de Anticipos de Fondos donde se deberá completar la siguiente información:

Gastos planeados para el siguiente período: Registrar todos los gastos programados para el siguiente periodo/trimestre de acuerdo al plan de trabajo del proyecto.

Datos bancarios: completar en su totalidad con los datos solicitados, incluyendo CBU.

Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE.

c) Una vez que los informes financieros (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) estén debidamente

completados y firmados por el Director Nacional del Proyecto, los mismos junto con el plan de actividades y resultados del período/trimestre (ver Anexo 5.C) deberán ser enviados a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Paralelamente, los informes financieros deberán ser enviados al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita Procesamiento PNUD”.

Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo de la solicitud del anticipo de fondos se realizará una vez que los informes financieros sean aprobados por la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional y recibida en el PNUD.

En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente por el Director Nacional del proyecto

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2.2.1 INFORME FINANCIERO (RENDICIÓN DE GASTOS, RECONCILIACIÓN DE ANTICIPOS PENDIENTES Y

SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS) A. Propósito El Organismo Gubernamental de Ejecución obligatoriamente deberá informar trimestralmente al PNUD los desembolsos registrados contra el anticipo de fondos transferido oportunamente y proceder a la reconciliación de los saldos pendientes, cálculo de diferencias de cambio y solicitar un nuevo anticipo de fondos. Se deberá completar al finalizar el trimestre calendario el cuadro A del Informe Financiero en $ (pesos), moneda en la cual se emitió el anticipo de fondos, registrando los gastos del período/trimestre en curso contra cualquier anticipo entregado previamente. De esta manera se calcularán los saldos de anticipos pendientes y se solicitará el adelanto para el siguiente período/trimestre, basándose en el presupuesto aprobado del proyecto vigente para el año en curso y de un análisis cuidadoso de los planes de trabajo, predicción de gastos y compromisos asumidos y disponibilidad financiera. También se debe preparar el Cuadro B del Informe Financiero en U$S (dólares estadounidenses), el cual traslada los importes del Cuadro A en $ (pesos) a U$S (dólares estadounidenses) y calcula las ganancias o pérdidas del período/trimestre y saldo revaluado a fecha de cierre.

B. Preparación e Ilustración (Sistema FOMS)

Al cierre del período/trimestre se deberá proceder a la rendición de los gastos y solicitud de anticipo de fondos. Desde el menú de FOMS:

a) Ingresar a la opción @Project, Informe Financiero NEX.

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b) En la pantalla de Anticipos de Fondos, completar la siguiente información:

Desde: Hasta: Completar el período/trimestre por el cual se están rindiendo los gastos. El periodo puede ser el trimestre, o un periodo diferente si la rendición se realiza sobre una base mas frecuente. Si el período al que se hace mención coincide con el informe financiero obligatorio (trimestral), se deberán consignar las fechas teniendo en cuenta el inicio y finalización del trimestre (01/01/xx – 31/03/xx) (01/04/xx – 30/06/xx) (01/07/xx – 30/09/xx) (01/10/xx – 31/12/xx) en caso de ser un período menor que el trimestre, consignar los datos según corresponda.

Compromisos: Registrar todos los gastos que el Organismo Gubernamental de Ejecución tiene obligación legal de pagar, pero que para el final del período/trimestre no hayan sido pagados. Esto incluirá cualquier monto de contrato por servicios prestados, bienes ordenados y/o recibidos, facturas aún no abonadas que serán pagadas durante el siguiente periodo/trimestre.

Gastos planeados para el siguiente período: Registrar todos los gastos programados para el siguiente periodo/trimestre de acuerdo al plan de trabajo mas reciente del proyecto. No incluir gastos ya mencionados en el campo “compromisos”

Datos bancarios: los mismos deberán estar completados en su totalidad, incluyendo CBU.

Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE e ingresar en Registro de Pagos.

c) Se abrirá la pantalla Registro de Pagos, en la cual se deberán registrar los gastos. Para ello es necesario tener en cuenta las siguientes alternativas:

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NOTA: Para ayuda en línea seleccionar el ícono ? donde encontrará asistencia sobre Registro de Datos, i) Registro de subtotales de pagos por sublínea presupuestaria, ii) Importación de Pagos desde una Hoja de Cálculo en Excel, y iii) Lectura desde los Compromisos de Planillas de Pagos.

i) Icono Añade Detalle de Gastos: Ingresar los datos correspondientes a cada transacción contable en forma individual en la siguiente pantalla. Al finalizar presionar Graba cambios:

ii) Icono Leer Desde archivo Excel: Transferir los datos desde una planilla Excel a la nueva planilla del FOMS. Se comprende que esta opción representa la más conveniente, siempre que se disponga de la información en dicho formato. En tal sentido, si se ingresa por el módulo financiero y desde la pantalla de “Registro de Pagos” se accede a una ayuda en línea “(?)” que indica con precisión el formato de la planilla de Excel que debe utilizarse.

i) ii)

iii)

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iii) Icono Lee desde Planillas: Permite tomar la información directamente desde el sistema FOMS siempre que se hayan utilizado previamente las opciones de pagos en FOMS.

d) Finalizar presionando el icono de Exit.

e) Una vez que los Informes Financieros (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) estén debidamente completados y firmados por el Director Nacional del proyecto, los mismos junto con el plan de actividades y resultados del período/trimestre (ver Anexo 5.C), conciliación bancaria (ver Anexo 5.G) y extracto bancario del cierre del período/trimestre deberán ser enviados a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Asimismo, para los Proyectos de Ejecución Nacional Plena, con financiamiento de Gobierno, deberán adjuntar planillas de Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (ver Anexo 5.F). Paralelamente, los informes financieros deberán ser enviados al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita Procesamiento PNUD”.

Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo de las rendiciones de gastos y solicitud de anticipo de fondos se realizará una vez que los informes financieros sean aprobados por la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional y recibidos en el PNUD. En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente por el Director Nacional del proyecto

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2.3 INFORME FINANCIERO (FINAL)

A. Propósito

El propósito del Informe Financiero Final es informar los gastos correspondientes al último período/trimestre y proceder a la reconciliación de anticipos pendientes. Previamente se procederá a la devolución de los fondos remanentes recibidos en concepto de anticipo de fondos y cierre de la cuenta bancaria. Es responsabilidad del Director Nacional proceder al cierre de la cuenta corriente (ver procedimientos de cierre Anexo 2B5)

B. Preparación e ilustración (sistema FOMS)

Para preparar el Informe Financiero Final se deberán utilizar las facilidades ofrecidas por el sistema FOMS desarrollado por el PNUD. A continuación se detallan los pasos a seguir a partir del menú de FOMS:

a) Ingresar a la opción @Project, Informe Financiero NEX

b) Se abrirá la siguiente pantalla, donde se deberá completar la siguiente información:

Desde: Hasta: Completar el período por el cual se están rindiendo los gastos. El periodo puede ser el trimestre, o un periodo diferente si se procedió al cierre de la cuenta en otra fecha. Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE e ingresar en Registro de Pagos.

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c) Para registrar los gastos, seguir los pasos indicados en el punto 2.2, B, c) y d) (pag. 14 ) de este Anexo. e) Una vez que el Informe Financiero Final (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) esté debidamente

completado y firmado por el Director Nacional del proyecto, el mismo junto con la conciliación bancaria (ver Anexo 5.G), extracto bancario y notificación de cierre de cuenta deberán ser enviados a la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Asimismo, para los Proyectos de Ejecución Nacional Plena, con financiamiento de Gobierno, deberán adjuntar planillas de Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (ver Anexo 5.F). Paralelamente, el Informe Financiero Final deberá ser enviado al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita Procesamiento PNUD”. Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo del Informe Financiero Final se realizará una vez que el Informe Financiero sea aprobado por la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional y recibido en el PNUD. En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente por el Director Nacional del proyecto

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2.4 CONCILIACION BANCARIA

En la misma se deberá conciliar saldo bancario según extracto al cierre del período/trimestre y saldo de cierre según Informe Financiero (cuadro A en $ (pesos).

(ver Anexo 5.G)

2.5 SOLICITUD DE FONDOS Y PLAN FINANCIERO TRIMESTRAL

(ver ANEXO 5.I) 2.6 PLAN DE TRABAJO ANUAL Y ESTIMACION DE GASTOS

El mismo deberá ser presentado junto con el informe financiero del último trimestre calendario. El Plan de Trabajo Anual deberá reflejar las actividades previstas para el año siguiente y la indicación de los insumos necesarios para su cumplimiento. Para los Proyectos de ejecución nacional plena, este requerimiento no excluye la presentación del Plan de Trabajo Trimestral – con indicación de los recursos por línea presupuestaria- necesario para procesar el anticipo de fondos. Las estimaciones de gastos anual deberán ser presentadas con anterioridad al 15 de enero (ver Anexo 2B7). Del mismo modo los Organismos Gubernamentales de Ejecución deberán presentar al PNUD con anterioridad al 15 de enero y 15 de julio las estimaciones de gastos para el año para lo cual se acompaña cuadro

3.0 REQUISITOS PARA PAGOS DIRECTOS – Modalidad NEX Plena 3.1 SOLICITUD DE PAGO DIRECTO

A. Propósito

El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá solicitar que el PNUD, de conformidad con el Plan de Trabajo y Presupuesto, proceda a la emisión de pagos individuales superiores al equivalente a diez mil dólares (U$S 10,000) y/o cuando las circunstancias lo requieran a proveedores de bienes o servicios, enviando la correspondiente “Solicitud de Pago Directo” para proyectos ejecutados por el mismo. En este caso el Organismo Gubernamental de Ejecución deberá remitir a la oficina local del PNUD a través del sistema FOMS un formulario modelo de “Solicitud de Pago Directo” (Modelo II), debidamente completado y firmado. Los pagos menores a 10.000 u$s solo podrán ser solicitados por esta vía si existe alguna justificación para ello, (ej. Por alguna razón no puedan ser emitidos en pesos). La solicitud deberá ser certificada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador por delegación del Director Nacional. La documentación original será conservada por el Organismo Gubernamental de Ejecución. El PNUD deberá poner a disposición del Organismo Gubernamental de Ejecución la confirmación de pago. Estos pagos directos serán registrados como desembolsos por el Organismo Gubernamental de Ejecución en una cuenta contable separada y reflejados en el informe financiero (cuadro B en U$S). La solicitud deberá ser presentada al PNUD, mediante el sistema FOMS, por lo menos 5 días antes de la fecha prevista de pago. A los efectos de minimizar costos y realizar una adecuada planificación financiera que minimice la tenencia de saldos inutilizados en “pesos” en la cuenta corriente del PNUD, los Proyectos deberán informar al PNUD vía FOMS las estimaciones mensuales para el siguiente mes en concepto de Solicitud de Pago Directo.

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SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Nº

Título del Proyecto: Número del Proyecto:

Fecha: Sr. Representante Residente Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) …….. De mi consideración: De conformidad con los requisitos del PNUD, solicitamos por medio de la presente, la emisión del siguiente pago: Monto: Nombre del Proveedor: Este monto se solicita para la compra/pago de: (descripción del producto o servicio):

Forma de pago: Cheque Sub-rubro presupuestario al que se deberá cargar:

Datos del proveedor: Sólo para transferencias bancarias:

Nombre: Nombre del Banco:

Dirección: Sucursal:

Factura Nº Nº de la cuenta:

Título de la cuenta: Certificación: El suscripto, funcionario autorizado del Gobierno, certifica por este medio:

• Que este pago no ha sido realizado anteriormente.

• Que se hará de conformidad con el documento de proyecto.

• Que este monto se cubre con los fondos disponibles que figuran en el presupuesto del documento de proyecto.

• Que se destinará a bienes y servicios que han sido entregados a la satisfacción del Organismo Gubernamental de Ejecución.

• Que los originales de facturas y otros documentos se encuentran archivados o serán archivados por el Organismo Gubernamental de Ejecución y estarán disponibles para su auditoria, si así lo solicitara.

Saluda atentamente,

____________________________________

Información Financiera del Proyecto al (): Monto solicitado Balance del Sub-rubro presupuestario Fondos disponibles al

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4.0 LIBRO MAYOR REQUERIDO POR EL PNUD (OBLIGATORIO)

El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá mantener un Libro Mayor de Bienes y Equipo (Modelo III-Pag 20) para llevar la cuenta de todas las adquisiciones y enajenaciones de equipos utilizados en un proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de Ejecución.

4.1 LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPO

A. Propósito Este Libro Mayor de Bienes y Equipo tiene por objeto llevar un inventario con los registros de adquisiciones y enajenaciones de bienes y equipos realizadas por un proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de Ejecución. Este inventario contendrá información acerca de todos los bienes y equipos adquiridos a través del Organismo Gubernamental de Ejecución con fondos adelantados por el PNUD o bien adquiridos por solicitud y en nombre del Organismo Gubernamental de Ejecución por el PNUD o por medio de otras Agencias de Cooperación. Manteniendo un registro de los “movimientos” de los bienes y equipos, se crea un inventario permanente que le permite al administrador del proyecto identificar fácilmente la zona del proyecto a la que han sido asignados los bienes y equipos. Este registro deberá ser presentado por el Proyecto a los auditores externos para su revisión.

B. Formato requerido y explicación

En estos procedimientos se requiere un formato estándar del Libro Mayor de Bienes y Equipo para ayudar a los Organismos Gubernamentales de Ejecución a establecer libros de cuentas y registros del proyecto. En el Modelo III Pag 20) se presenta la muestra de este formato estándar. A continuación se dan explicaciones de la información que se deberá asentar en cada una de las columnas.

• En la parte superior de la página hay un espacio destinado al subrubro presupuestario, descripción del componente. La razón de ello es que en un proyecto tal vez se desee llevar un registro de las adquisiciones de bienes y equipos por subrubros, especialmente si las cantidades son considerables. En esos casos, un proyecto que adquiera grandes cantidades de equipo de oficina, vehículos y computadoras, asentaría cada uno de estos bienes en una sección separada del libro de cuentas. Las compras de un tipo de equipo no se combinarían con las de otro tipo en la misma página.

• En la sección “Adquisiciones”, en la columna “Fecha” se indica la fecha en que se registra el pago, ingresando la información en la columna Gob si la adquisición fue abonada por el Organismo Gubernamental de Ejecución con fondos que le haya anticipado el PNUD o en la columna PNUD/Ag.Coop. si fue pagado directamente por el PNUD.

• En la columna “Descripción” se describe brevemente el equipo adquirido.

• En la columna “No. de serie” se anota el número marcado por el fabricante en el equipo, si es que lo tiene, caso contrario se indicará n/a (no aplica).

• En la columna “Fuente”, se registran el nombre y dirección del proveedor.

• En la columna “Costo” se anota el monto en U$S (dólares estadounidenses) pagado por la compra del equipo, convertido previamente de pesos a dólares por la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento de registrarse el pago.

• En la columna “No. de inventario” se anota si lo tiene, el número asignado por el Organismo Gubernamental de Ejecución al equipo se recomienda dar un número de inventario correlativo a los bienes y equipos. Lo ideal es que este número esté fijado de manera permanente al bien/equipo.

• En la columna “Ubicación” se indica el lugar al que ha sido asignado el equipo (por ejemplo, la oficina del Director).

• En la sección “Enajenaciones”, la columna “Fecha” indica la fecha en que se vendió o se retiró del servicio el equipo.

• En la columna “Acto de Transferencia” se incluirá No. de Acta mediante la cual se transfirió el bien/equipo o retiro del servicio si corresponde venta.

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• En la columna “Explicación” se deberá dar una breve explicación de lo que se ha hecho con el equipo al momento de producirse la transferencia/retiro o venta del bien/equipo.

• En la columna “Cantidad” deberá anotarse la suma recibida en U$S (dólares estadounidenses) por el equipo, convertido previamente de pesos a dólares por la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente.

• La columna “Destino” indica la entidad a la cual se vendió o transfirió el equipo.

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Modelo III

LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPO Subrubro presupuestario: Descripción del componente:

ADQUISICIONES ENAJENACIONES FECHA DESCRIPCION NO. DE

SERIE FUENTE COSTO NO. DE

INVENTARIO UBICACION FECHA ACTO

DE TRANS.

EXPLICA-CION

CANT DESTINO

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5.0 REGISTROS CONTABLES (SUGERIDOS)

El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá mantener un sistema de contabilidad que contenga libros, registros y controles necesarios, que garanticen la exactitud y fiabilidad en la rendición de cuentas y en la información financiera de los proyectos. Dicho sistema debe reflejar en forma fehaciente los anticipos de fondos recibidos del PNUD, desembolsos correspondientes a esos fondos, como así también asegurar que no se excedan los fondos aprobados para las categorías presupuestarias. El sistema contable debe estar al día con la información de anticipos y desembolsos, con los gastos realizados por las Agencias de Cooperación, y con los pagos directos realizados por el PNUD. A fin de ayudar al Organismo Gubernamental de Ejecución a cumplir con estas disposiciones y para facilitar la preparación de los informes requeridos por el PNUD, en los procedimientos se han sugerido varios tipos de libros diario y mayor. En las subsecciones siguientes se describe e ilustra cada uno de ellos.

5.1 LIBRO DIARIO DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA – ($) PESOS

A. Propósito

El Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja es un libro fundamental de partidas únicas. Tiene como fin proporcionar un registro cronológico permanente de todos los fondos que se depositan en una determinada cuenta bancaria, o los que se giran contra la misma. Se requiere que el Organismo Gubernamental de Ejecución mantenga una cuenta bancaria separada para el recibo y desembolso de fondos del PNUD, estos procedimientos suponen que cada proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de Ejecución tendrá su propia cuenta bancaria para este propósito.

B. Formato sugerido y explicación

En el Modelo IV Pag 23 se presenta un formato sugerido para este libro de cuentas. En los párrafos siguientes se explica cada una de las columnas.

• En la columna “Fecha” se deberá anotar la fecha del depósito, recibo, cheque girado (o recibido) o transferencia bancaria girada (o recibida).

• En la columna “Descripción” generalmente se deberá anotar el nombre del cobrador en el caso de un desembolso, y del pagador en el caso de depósitos.

• En la columna “Cheque No./Transferencia No.” se anota el número del cheque girado (o recibido) y transferencia girada (o recibida).

• Las columnas “Recibos” se anota la cantidad de dinero recibido y depositado en la cuenta bancaria durante un mes dado, y es acumulativo.

• Las columnas “Desembolsos” indican la cantidad de dinero pagado, o “desembolsado”, de la cuenta bancaria del proyecto durante un mes dado y es acumulativo.

• La columna “Saldo” indica la cantidad de fondos que quedan en la cuenta después de cada transacción de recibo o desembolso.

• Las columnas “Asignación” sirven para identificar el subrubro presupuestario u otra cuenta en la que deberá asentarse la transacción bancaria. Por ejemplo, si se realiza una transferencia bancaria para pagar a una empresa consultora contratada por el proyecto, la cantidad de la transferencia bancaria se asentará o “asignará” en la columna “Debe” y en la columna “Subrubro Presupuestario” mostrando el número 21.01 para indicar subcontratos.

22

Modelo IV

LIBRO DIARIO DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA $ (PESOS)

RECIBOS (DEBE) DESEMBOLSOS (HABER) ASIGNACION

FECHA DESCRIPCION CHEQUE NO./ TRANSF.NO.

MES ACUMULATIVO MES ACUMULATIVO SALDO DEBE HABER SUBRUBRO PRESUP.

23

5.2 LIBRO MAYOR DE DESEMBOLSOS DEL ORGANISMO GUBERNAMENTAL DE EJECUCIÓN

A. Propósito

El propósito del Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución es (1) proporcionar un registro permanente acumulativo de los desembolsos hechos por el Organismo Gubernamental de Ejecución para los proyectos, por componentes/subrubros presupuestarios, (2) permitir al Organismo Gubernamental de Ejecución mantener un saldo continuo del presupuesto disponible en cada componente/subrubro presupuestario y, (3) facilitar la preparación del informe financiero.


En el (Modelo V Pag 25) se presenta el formato sugerido de este libro de cuentas. En los párrafos siguientes se explica como se hacen los registros.

• En la parte superior de cada página del libro mayor se deberá anotar el número y descripción del componente/ subrubro presupuestario.

• En las columnas “Fecha” y “Descripción” se anotan la fecha y una breve descripción de la transacción.

• La columna “Presupuesto Anual” indica la cantidad que ha sido acordada entre PNUD y el Organismo Gubernamental de Ejecución como presupuesto para el año. Este monto deberá figurar en la moneda en que se desembolsará y deberá provenir directamente de la revisión del presupuesto o estar basada en ella y deberá ser actualizada ante variaciones en la tasa de cambio y modificación en el presupuesto asignado.

• La columna “No. de Fact. o Ref.” registra al número de la factura del proveedor u otro número de referencia del documento de contabilidad apropiado que corresponda al desembolso asentado.

• La columna “Cheque No./Transferencia Bancaria” indica el número de cheque y/o transferencia bancaria girado al cobrador.

• Las columnas “Desembolsos” señalan la cantidad de desembolsos efectuados por el proyecto para un determinado componente/subrubro presupuestario por período/mes, trimestre y durante el año a la fecha. Los desembolsos hechos por el proyecto y que posteriormente son rechazados como resultado de una auditoría se anotarán entre paréntesis en la columna “Período/Mes”. Esta cantidad luego se restará de las sumas mostradas en las columnas “Trimestre” y “Año a la Fecha”. Los desembolsos que posteriormente sean reembolsados al proyecto también se anotarán como cifras “negativas”.

• La columna “Presupuesto Disponible” equivale a la suma mostrada en la columna “Presupuesto Anual” menos la cantidad indicada en la columna “Desembolsos/Año a la fecha”. Las columnas “Desembolsos/Trimestre”, “Año a la fecha” y “Presupuesto Disponible” deberán ser actualizadas después de cada transacción de desembolso, de tal manera que se pueda mantener un saldo continuo de los fondos disponibles en el presupuesto.

24

MODELO V LIBRO MAYOR DE DESEMBOLSOS DEL ORGANISMO GUBERNAMENTAL DE EJECUCION

Subrubro presupuestario: Descripción del componente:

DESEMBOLSOS FECHA DESCRIPCION PRESUPUESTO ANUAL (A)

NO. FACT. O REF.

CHEQUE NO. / TRANSFERENCIA

BANCARIA PERIODO/MES TRIMESTRE AÑO A LA FECHA (B)

PRESUPUESTO DISPONIBLE

(A-B-C=)

25

5.3 LIBRO MAYOR DE ANTICIPOS DEL PNUD

A. Propósito

El propósito del Libro Mayor de Anticipos del PNUD consiste en (1) proporcionar un registro permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD, es decir, desembolsados o no al final de un ejercicio contable determinado, (2) facilitar la preparación del Informe Financiero y (3) cálculo de diferencia de cambio resultante por saldos remanentes en la cuenta corriente del Proyecto ante variaciones de la tasa de cambio. Aunque el presupuesto del proyecto es controlado y contabilizado sobre una base anual, los anticipos de fondos recibidos del PNUD se deben administrar en forma continua y acumulativa. Manteniendo este libro de cuentas, el Organismo Gubernamental de Ejecución puede asentar todos los aumentos, reducciones y ajustes en los fondos recibidos del PNUD durante toda la duración de un proyecto.

B. Formato sugerido y preparación

En el (Modelo VI pag 26) se muestra el formato sugerido para este libro mayor. En los párrafos siguientes se explica cómo hacer los asientos en él.

• Al igual que con otros libros diario y mayor, las columnas “Fecha” y “Descripción” indican la fecha y una breve descripción de la transacción.

• Las columnas “Anticipos Recibidos” señalan la cantidad de fondos recibidos del PNUD en concepto de anticipos depositados mensualmente en la cuenta bancaria del proyecto, a lo largo del año y en forma acumulativa (desde el primer día).

• En la columna “Desembolsos” se asienta la cantidad de desembolsos presupuestarios hechos por el proyecto cada período/trimestre, a lo largo del año y en forma acumulativa (desde el primer día). En la columna “Período/Trimestre” se anota la cantidad total de todas las cifras de cierre del período/trimestre (período, si los asientos son más frecuentes porque el período es inferior al trimestre o por variación en la tasa de cambio lo que origina efectuar los cierres de libro y realizar los ajustes por diferencia de cambio) reflejadas en el Libro mayor de desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución por componente/subrubro presupuestario.

• Las columnas “Rechazos” registran, por período/trimestre, a lo largo del año y en forma acumulativa (desde el primer día), los desembolsos hechos por el proyecto que por una razón u otra no se pueden pagar, como gastos presupuestarios, de los fondos del PNUD.

• La columna “Anticipo Pendiente” equivale a la cantidad mostrada en la columna “Anticipos Recibidos/Acumulados” menos la cantidad mostrada en la columna “Desembolsos/Acumulativos”.

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MODELO VI LIBRO MAYOR DE ANTICIPOS EFECTUADOS POR EL PNUD

ANTICIPOS RECIBIDOS DESEMBOLSOS RECHAZOS FECHA DESCRIPCION

PERIODO/ TRIMESTRE

AÑO A LA

FECHA

ACUMULATIVO (A)

PERIODO/ TRIMESTRE

AÑO A LA

FECHA

ACUMULATIVO (B)

PERIODO/ TRIMESTRE

AÑO A LA

FECHA

ACUMULATIVOANTICIPO

PENDIENTE (A-B-C=)

27

5.4 LIBRO MAYOR PARA EL CONTROL DE PAGOS DIRECTOS EFECTUADOS POR EL PNUD Y GASTOS EFECTUADOS POR AGENCIAS DE COOPERACIÓN

A. Propósito

Los requisitos en cuanto a presentación de informes por los Organismos Gubernamentales de Ejecución se limitan a aquellos fondos que efectivamente reciben y desembolsan, el sistema de contabilidad y mantenimiento de registros deberá incluir los gastos del Organismo Gubernamental de Ejecución, los pagos directos efectuados por el PNUD y los gastos efectuados por las Agencias de Cooperación si hubiera. Como mínimo se deberá establecer un mecanismo de control de presupuesto para asegurar que no se efectúen pagos directos solicitados si no hay fondos disponibles en el presupuesto del proyecto. Los pagos emitidos por la oficina local del PNUD y/o por otras oficinas del PNUD previa solicitud y en nombre del Organismo Gubernamental de Ejecución son registrados como desembolsos por subrubro presupuestario.

Los gastos (compromisos pendientes y desembolsos) presentados por las Agencias de Cooperación para proyectos de ejecución nacional plena, son registrados como desembolsos por subrubro presupuestario.

El propósito del Libro mayor para el control de pagos directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por Agencias de Cooperación es (1) ofrecer un registro permanente de los pagos directos hechos por el PNUD en nombre del Organismo Gubernamental de Ejecución, (2) ofrecer un registro permanente de los gastos (compromisos pendientes y desembolsos) presentados por las Agencias de Cooperación y (3) permitir al Organismo Gubernamental de Ejecución verificar el presupuesto disponible antes de solicitar un pago directo. Aunque el PNUD puede hacer pagos por el Organismo Gubernamental de Ejecución en una variedad de monedas, la moneda de control para fines presupuestarios es el U$S (dólar estadounidense). Por consiguiente, las entradas en este libro de cuentas se harán en U$S (dólares estadounidenses) basados en la información de pagos suministrada por el PNUD.


En el Modelo VII pag 29 se muestra el formato requerido para este libro mayor. En los párrafos siguientes se explica la manera de hacer las entradas en él.

• En la parte superior de cada página del libro mayor se deberá anotar el subrubro presupuestario y descripción del componente en los espacios designados para tal efecto. Esto es similar al Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución en la medida en que los pagos directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por las Agencias de Cooperación también se deben controlar por componente/subrubro presupuestario.

• La columna “Presupuesto de Pagos Directos PNUD/Gastos de Agencias de Cooperación” indica la cantidad de fondos que está presupuestada para pagos directos efectuados por el PNUD y gastos de Agencias de Cooperación para un componente/subrubro presupuestario determinado. Esta cifra deberá provenir directamente de la revisión del presupuesto.

• La columna “No. de Fact. o Ref.” señala el número de factura u otro número de referencia del documento contable apropiado del proveedor o Agencia de Cooperación que corresponda al pago directo asentado o informe de gasto presentado por la Agencia de Cooperación.

• Las columnas “Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación” registran la cantidad de pagos hechos por el PNUD y gastos presentados por la Agencia de Cooperación sobre una base mensual de un período determinado, trimestral y durante el año hasta la fecha.

• La columna “Presupuesto Disponible” equivale a la cantidad mostrada en la columna “Presupuesto de Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación” menos la cantidad señalada en la columna “Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación/Año a la Fecha”. Las columnas “Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación/Trimestre”, ”Año a la Fecha” y “Presupuesto Disponible” deberán ser actualizadas después de cada transacción de pago directo y/o gasto de Agencia de Cooperación de tal manera que se pueda mantener un saldo continuo de los fondos disponibles en el presupuesto.

28

MODELO VII LIBRO MAYOR DE CONTROL DE PAGOS DIRECTOS EFECTUADOS POR EL PNUD Y

GASTOS EFECTUADOS POR AGENCIAS DE COOPERACION Subrubro presupuestario:

Descripción del componente:

PAGOS DIRECTOS PNUD/GASTOS DE

AGENCIAS DE COOPERACION FECHA DESCRIPCION PRESUPUESTO DE

PAGOS DIRECTOS PNUD/GASTOS DE

AGENCIAS DE COOPERACION (A)

NO. DE FACT. O

REF. MES (B) TRIMESTRE (C) AÑO A LA FECHA

(B+C) = D

PRESUPUESTO DISPONIBLE (A-D) = E

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 5C Plan de Actividades y Resultados Trimestrales Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 5


PROYECTO ARG/ / PERIODO......

A. ACCIONES SUSTANTIVAS

OBJETIVO INMEDIATO 1:

Resultados/actividades* Mes Mes Mes Comentarios Insumos Línea /sublínea 1 2 3 Monto m/h Presup. Resultado 1.1:

Act. 1.1.1:

Act. 1.1.2:

Resultado 1,2:

Act. 1.2.1:

Act. 1.2.2:

* En caso de que las actividades aquí reflejadas se desagreguen en subactividades, las mismas pueden ser incluidas como subactividades en el presente formato o incorporadas como anexo.




Resultados/actividades Mes Mes Mes Comentarios Insumos Línea /sublínea 1 2 3 Monto m/h Presup. Resultado 2.1:

Act. 2..1.1:

Act. 2..1.2:

Resultado 2.2:

Act. 2..2.1:

Act. 2.2.2:




Resultados/actividades Mes Mes Mes Comentarios Insumos Línea /sublínea 1 2 3 Monto m/h Presup. Resultado 3.1:

Act. 3.1.1:

Act. 3.1.2:

Resultado 3..2:

Act. 3..2.1:

Act. 3.2.2:




Resultados/actividades Mes Mes Mes Comentarios Insumos Línea /sublínea 1 2 3 Monto m/h Presup. Resultado 4. 1:

Act. 4.1.1:

Act. 4.1.2:

Resultado 4.2:

Act. 4.2.1:

Act. 4.2.2:



PERIODO.... B. ACCIONES DE ASISTENCIA Y MONITOREO

Acción Fecha prevista Comentarios Misiones técnicas

Misiones de supervisión de bancos

Visitas de monitoreo

Reunión tripartita

Auditoría

C. COMENTARIOS GENERALES

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 5D Carta de notificación de depósitos de costos compartidos Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 1


Señor Representante Residente PNUD Presente De mi consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a usted a fin de informarle sobre el/los siguiente/s aporte/s de Costos Compartidos que se realizarán según el calendario de pagos del proyecto:

PROYECTO NRO.: / / (completar según corresponda)

1) Depósito en dólares en la cuenta Nro 3752220627 “UNDP REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (USD) ACCOUNT” del Bank of America, 1401 Elm St Dallas TX 75202 USA (ACH Routing Number 111000012 [to be used only by US-based banks using ACH payment type] , Wire Routing Number: 026009593, SWIFT Address: BOFAUS3N)

Fecha de depósito

Monto Fuente de Financiamiento (Gobierno y Terceras Partes 3007x; BIRF 3001x; BID 3002x)

Indicar según corresponda: (de acuerdo con el presupuesto del Documento de Proyecto)

2) Cheque en Pesos adjunto, a la orden de:

“UNDP REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (PESO) DEPOSIT ACCOUNT”

Fecha del cheque



3) Transferencia bancaria en Pesos a la cuenta corriente del CITIBANK, N° 0/801292/038: “UNDP REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (PESO)

DEPOSIT ACCOUNT”– Casa Central: Bartolomé Mitre 320, Capital Federal (CBU 0168888-1 00008012920385)

Fecha de depósito



4) Depósito en Pesos mediante Sistema de Cuenta Única del Gobierno (PNUD Beneficiario No. 8923) en la Banca Nazionale del Lavoro-

Casa Central: Florida 40, Cap.Fed., cuenta corriente N° 20-999-611717-9 “UNDP REPRESENTATIVE DEPOSIT ACCOUNT”, , (CBU 26509996 02099961171795).

Fecha de depósito

SIDIF NO. Monto Fuente de Financiamiento (Gobierno y Terceras Partes 3007x; BIRF 3001x; BID 3002x))


Sin otro particular, saludo a usted muy atentamente,

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 5E Registro de Firmas Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 1


REGISTRO DE FIRMAS

TITULO NOMBRE FIRMAS FIRMA ABREVIADA

Director Nacional del Proyecto

Coordinador General del Proyecto

Coordinador

Administrativo/ Financiero del Proyecto

Otros

(por favor aclarar título)

NOTA: Las muestras de firmas son necesarias para los siguientes documentos:

� Ordenadores de Gasto (Titulares) – Certifica/Aprueba � Ordenadores de Gasto (Alternos) – Certifica/Aprueba � Cuenta Bancaria (Titulares – Conjuntas) � Informe Financiero (Director Nacional) � Solicitud de Pago Directo (Director Nacional o delegación) � CDRs (Director Nacional o delegación)

Adjuntar copia de la resolución/nota correspondiente en la que se designan a los funcionarios y enviar al Sector Finanzas de la Oficina del PNUD.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Anexo 5F: Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 2


"MONITOREO TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES y RESULTADOS "

(SOLO PARA PROYECTOS NEX PLENA CON FINANCIAMIENTO DE GOBIERNO)

I) Las Planillas son:

A) Anexo I -Monitoreo del Cronograma e Insumos Programados.-

B) Anexo II -Variaciones en la Ejecución del Plan de Actividades.-

C) Anexo III -Definición de Logros y Productos Obtenidos.-

II) Consideraciones Generales:

Los formularios adjuntos, Anexos I, II y III complementan al Anexo 5.C de los Informes Financieros trimestrales de los Proyectos.

III) Objetivo: El fin perseguido es el de confrontar la programación de Actividades realizada por el proyecto previo al inicio del

trimestre, y los montos a insumir, con las actividades realmente llevadas a cabo durante el trimestre vencido y

sus insumos reales.

IV) Instrucciones:

A) Para el ANEXO I: 1) En la columna "Cronograma -Programado" debe señalarse con una cruz cada uno de los meses en los que se programó ejecutar cada Actividad el trimestre inmediato anterior, según consta en el Anexo 5.C.

En la columna "Cronograma -Real" las cruces deben señalar la ejecución efectiva mes a mes de

cada Actividad.

2) En la columna "Insumos -Programados" deben transcribirse los montos por línea y sublínea, que

se habían estimado gastar para cada grupo de Actividades (por Resultado), según consta en el Anexo

5.C.

En la columna "Insumos -Reales" los montos deben referirse a los efectivamente erogados en cada grupo de Actividades (por Resultado ).

Por último, en la columna "Línea/Sublínea Presupuestaria" hacer mención solamente al número de línea/sublínea correspondiente a cada Insumo.



B) Para el ANEXO II:

1) En la columna "Motivos de las Variaciones en el Cronograma", se explicarán brevemente las causas que provocaron la diferencia entre el tiempo programado y el real trabajado.

2) En la columna "Motivos de las Variaciones en los Insumos -Concepto" se deben explicar brevemente las causas que provocaron las diferencias entre el gasto programado y el gasto real, aún cuando no se hubiera producido variación en el Cronograma. En "Monto" cuantificar la variación antedicha, y en "Línea Presupuestaria" el número de línea/sublínea

correspondiente a cada Insumo.

C) Para el ANEXO III:

1) En "Estado de Ejecución Acumulado", como su nombre lo indica se hará referencia al estado de cada una de las Actividades, desde el inicio del Proyecto, hasta el último día del trimestre informado.

2) En la columna "Terminadas" marcar con una "X" cuando la Actividad se haya finalizado. En "Duración Programada (en meses)" consignar el número total de meses en que se programó hacer la Actividad. En "Real Trabajado", los meses en los que se viene trabajando fehacientemente en la Actividad. En caso que la Actividad se encuentre Suspendida o Eliminada, marcar con la letra "S" ó "E" según corresponda.

3) En "Logros y Productos obtenidos a la fecha" es de suma importancia, consignar para los Resultados, los bienes y/o servicios tangibles obtenidos, instalados o transferidos total o parcialmente, indicando en este último caso su grado de avance estimado.

En el caso de las Actividades, se describirán los bienes y/o servicios que cada una de ellas haya generado, total o parcialmente desde su inicio hasta la fecha que se reporta. En el caso que la actividad no hubiere sido destinada a generar por sí misma un bien o servicio concreto, por ejemplo el caso de algunas actividades periódicas o permanentes, deberá señalarse con que Actividad/es, del mismo resultado concurre, o a que logro del resultado contribuye.

Es importante aclarar que esta columna debe ser siempre completada; con los productos alcanzados, cuando la Actividad esté terminada, con los productos parciales alcanzados o su grado de avance estimado, cuando la Actividad este en curso.

Cuando la Actividad este suspendida o eliminada, deberá indicarse la razón de este estado, y los recaudos tomados de manera de no comprometer la obtención del Resultado.

Nota: Una vez alcanzado un Resultado, se sugiere para futuros Informes Trimestrales, transcribir el número y concepto del mismo, haciendo mención tan solo al trimestre en que se informó su finalización. No obstante lo dicho, en el último Informe Trimestral del año (período oct./dic.), se confeccionará una versión completa y detallada del estado de cada Resultado y Actividad del Proyecto, incluyendo los "Terminados", indicando el mes de finalización de cada uno.



ANEXO 5.F (I) PROYECTO ARG/...../...... TRIMESTRE: .................... MONITOREO DEL CRONOGRAMA E INSUMOS PROGRAMADOS

ACCIONES SUSTANTIVAS OBJETIVO INMEDIATO 1:

CRONOGRAMA INSUMOS PROGRAMADO REAL PROGRAMADOS REALES

RESULTADOS/ACTIVIDADES *

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 1 Mes 2 Mes 3 MONTO MONTO Línea/Sublínea Presupuestaria

Resultado 1.1: Act. 1.1.1: Act. 1.1.2:



TOTAL * En caso de que las actividades aquí reflejadas se desagreguen en subactividades, las mismas pueden ser incluidas como subactividades en el presente formato o incorporadas como anexo.



ANEXO 5.F (II) PROYECTO ARG/...../...... TRIMESTRE: ....................

VARIACIONES EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACTIVIDADES

MOTIVOS DE LAS VARIACIONES EN LOS INSUMOS

RESULTADOS Y ACTIVIDADES EN EL CRONOGRAMA

CONCEPTO MONTO LINEA PRESUP. Resultado 1.1 Activ. 1.1.1 Activ. 1.1.2 Resultado 1.2 Activ. 1.2.1 Activ. 1.2.2 Resultado 1.3 Activ. 1.3.1 Activ. 1.3.2 Resultado 1..... Activ. 1..... Activ. 1..... TOTAL



ANEXO 5.F (III) PROYECTO ARG/...../...... TRIMESTRE: .................... DEFINICIÓN DE LOGROS Y PRODUCTOS OBTENIDOS

ESTADO DE EJECUCIÓN ACUMULADO

(desde el inicio del Proyecto a la fecha) EN CURSO

RESULTADOS / ACTIVIDADES

(n° y descripción)

TERMINADAS DURACIÓN

PROGRAMADA (en meses)

REAL TRABAJADO (en meses)

SUSPENDIDAS (S) ó ELIMINADAS (E)

LOGROS Y PRODUCTOS OBTENIDOS A LA FECHA

(incluye documentos e informes)

Resultado 1.1 Activ. 1.1.1 Activ. 1.1.2 Resultado 1.2 Activ. 1.2.1 Activ. 1.2.2 Resultado 1.3 Activ. 1.3.1 Activ. 1.3.2 Resultado 1..... Activ. 1..... Activ. 1...... Comentarios: ......................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................

Conciliación Bancaria e Información Financiera por fuente de fondos

Anexo 5G

1

Proyecto PNUD ARG/ / Título del Proyecto: Período: Fecha de Cierre: Banco: Cuenta N°:

($) Pesos Saldo Bancario según Extracto (a)

Menos Cheques pendientes de Débito

Fecha N° de Cheque N° Orden Pago Importe

(b)

Depósitos pendientes de registración contable

Fecha Concepto Importe

(c)

Más: Débitos bancarios pendientes de registración contable


(d)

Depósitos pendientes de acreditación por el Banco


(e)

Saldo Bancario según Contabilidad (f)=a-(b+c)+(d+e)

Más: Constitución Fondo Fijo (g)

Menos: (h)

Depósitos en Garantía (i) = f + g - h

Saldo de cierre según Informe Financiero Cuadro A Preparado por: Revisado por:

Conciliación Bancaria e Información Financiera por fuente de fondos

Anexo 5G

2

(ii) TOTAL DESEMBOLSOS SEGÚN FUENTE DE FINANCIAMIENTO (para ser completado solo por los proyectos con mas de una fuente de fondos)

Período/Trimestre Acumulado del Año

101xx $ 101xx U$S 102xx $ 102xx U$S

Preparado por: Revisado por:

SOLICITUD DE ANTICIPOS DE FONDOS Y PLANIFICACION FINANCIERA MENSUAL

Anexo 5H

(Enviar como adjunto por correo electrónico) Nro. y Nombre del Proyecto: ARG/XX/XXX Trimestre Año Enero/Marzo Abril/ Junio Julio/ Septiembre Octubre/ Diciembre Solicitud inicial Actualización 2do mes Actualización 3er Mes Situación Financiera al Cierre del Trimestre (Igual a la enviada en el Cuadro A del Informe Financiero) (a) Fondos disponibles en ($) Pesos según información financiera

al cierre del trimestre anterior

$

(b) Compromisos Pendientes

$

(c) Gastos Planificados

$

(d) = (b+c) Total requerido para el trimestre

$

(e) = (d-a)

Total solicitud de anticipos para el trimestre $

Solicitamos, en concepto de “anticipos parciales”, los montos indicados en el siguiente cuadro.

1er. Mes 2do. Mes 3er. Mes Fecha Monto $

Fecha Monto $ Fecha Monto $

Información sobre Pagos Directos a solicitar para el trimestre

1er. Mes 2do. Mes 3er. Mes Monto Moneda

Monto Moneda

Monto Moneda

Autorizado por Fecha:

SOLICITUD DE ANTICIPOS DE FONDOS Y PLANIFICACION FINANCIERA MENSUAL

Anexo 5H

Instructivo Solicitud de Anticipos de Fondos y Planificación Financiera

Mensual

El presente formulario es de aplicación para los proyectos de ejecución Plena y tiene como objeto comunicar al PNUD las necesidades financieras en el trimestre en curso a fin de que la Oficina pueda efectuar los depósitos correspondientes. El mismo debe ser enviado por correo electrónico cada trimestre, como adjunto, una vez que se han aprobado el Reporte Financiero y la Solicitud de Anticipos del trimestral. En los casos en que se desee en meses posteriores al inicial modificar lo planificado, los proyectos deberán enviar este mismo formulario indicando que es una actualización, antes de la fecha solicitada para el depósito. Ingresar: Número y nombre del Proyecto Trimestre y año correspondiente Solicitud inicial o actualización Resumen de última Situación Financiera (Cuadro A) Montos solicitados para cada mes del trimestre. La suma debe en todos los casos coincidir con el total solicitado para el trimestre. Información sobre los Pagos Directo a solicitar a la Oficina del PNUD en cada mes Indicar la persona que lo autoriza y la fecha Enviar como adjunto por correo electrónico vía (FOMS) al asistente de Finanzas del Proyecto y con copia a AIM y MAW

Formulario de Solicitud de Pagos

ANEXO I

SOLICITUD NRO.

Número

Nombre

Gobernabilidad

Social

Medio Ambiente

Fecha de Recepción en PNUD

DomicilioCantidad de facturas presentadas

Solicitud de Apertura/Rendición /Cierre de caja chica

Línea / sublínea presupuestariasBeneficiario del pago (orden del cheque o BTR de corresponder)Monto a Pagar (neto de IVA)MonedaFecha de Vencimiento

Nombre del bancoSucursalDirecciónTitular de la cta bancariaTipo de Cuenta Número de cuentaCBU

Cheque

Solicitado por ………………………………..

Autorizado por…………………………………

Observaciones:

Nombre y apellidodel responsable

Nombre de la actividad

Período de utilización

Transferencias bancarias en pesos

Proyecto

Ref: Daniela Del Rio

Ref: Esteban Saenz Rico

Ref: Andrea Botbol

Cluster / Área

Pago de factura a proveedores

Descripción del Pago

Rendición de Adelantos para Seminarios / Talleres

Rendición de Viático de consultores

Solicitud de Adelantos para Seminarios / Talleres

A completar por PNUD

Autorizacion

Modalidad de pago

Concepto

Nro. De Factura/sRazón SocialNro.CUIT

Fecha de regreso

Destino

Nombre de la actividad

Nro.de la solicitud del Adelanto

Monto pagado en concepto de adelantos

Adelanto de Viaticos a consultores Fecha salida

Fecha del adelanto

Guía para la utilización del formulario “Solicitud de Pagos”

El formulario “Solicitud de Pagos” será completado por los proyectos de ejecución parcial. Dicho formulario será enviado al Sector Finanzas del PNUD, para los siguientes tipos de erogaciones:

Concepto Forma de envío Documentación a presentar Pagos de Facturas de Proveedores

Correo (papel) Solicitud de Pago y Factura original

Correo (papel) Solicitud de pago Adelantos de Viáticos a consultores FOMS Correo electrónico Rendición de Viáticos de consultores Correo (papel) Solicitud de pago y Formulario Rendición de gastos

de viaje Solicitud de Apertura de Caja Chica Correo (papel) Solicitud de Pago Solicitud de Rendición de Caja Chica Correo (papel) Solicitud de Pago mas comprobantes de gastos Solicitud de Cierre de Caja Chica Correo (papel) Solicitud de Pago mas comprobantes y saldo en

efectivo Solicitud de Adelantos (Seminarios / Talleres) Correo (papel) Solicitud de Pago

Rendición de Adelantos (Seminarios / Talleres) Correo (papel) Solicitud de Pago mas comprobantes y saldo en efectivo

Los datos que se deberán ingresar en el formulario son los siguientes:

Columna Descripción Solicitud Nro. El proyecto ingresará un número cronológico a cada Solicitud de Pagos enviada al PNUD.

Proyecto Indicar número y Nombre del proyecto que identifica el PNUD. Cluster / Área Marcar con una cruz el área temática a la que pertenece. Fecha de Recepción en PNUD Dato a ingresar por PNUD ( día, mes y año en que se recibe el formulario).

Concepto Marcar con una cruz la opción que corresponda, según el concepto de la Solicitud de Pago. Pagos de Facturas Completar los datos correspondientes al número de la o las facturas presentadas, nombre y apellido o

razón social del proveedor, número de CUIT, Domicilio y cantidad de facturas adjuntas. En cada solicitud se podrá adjuntar una factura o bien agrupar varias facturas siempre que estas fueran de un mismo proveedor.

Adelanto de Viáticos a consultores

Se podrá solicitar por FOMS o bien enviar Solicitud por correo indicando Destino del viaje, fecha de salida y de regreso.

Rendición de Viáticos de consultores

Completar los datos correspondientes al nombre y apellido del solicitante y número del Adelanto de Viáticos al cual corresponde. También se deberá adjuntar el formulario de Rendición de Viajes.

Solicitud/Apertura / Rendición/ Cierre de Caja Chica

Completar los datos correspondientes al nombre y apellido del responsable de la caja chica que se está rindiendo. En el caso del cierre de la caja chica, deberá enviarse rendición y fondos remanentes.

Solicitud de Adelantos (Sem./ Talleres)

Especificar el concepto y el período de utilización.

Rendición de Adelantos (Sem./ Talleres)

Completar los datos correspondientes al nombre y apellido del solicitante y número del Adelanto al cual corresponde.

Línea / Sublínea Presupuestarias

Ingresar la asignación presupuestaria correspondiente a la imputación del presente pago.

Beneficiario del Pago Nombre y apellido o Razón Social del beneficiario del pago. Monto a Pagar Importe que se solicita se abone neto de IVA.

Moneda Indicar la moneda de pago correspondiente.

Fecha de vencimiento Indicar fecha de vencimiento de la factura.

Modalidad de Pago Indicar la modalidad de pago y completar los datos correspondientes al medio de pago que se debe utilizar. Estos datos no son de carga obligatoria, si no se ha modificado la información respecto a los pagos anteriores.

Solicitado por…. Firma y sello o aclaración de quien solicita el pago dentro del proyecto. Autorizado por…. Firma y sello o aclaración de quien autoriza el pago dentro del proyecto.

A completar por PNUD Este campo será de utilización exclusiva del PNUD

ANEXO 5J Solicitante N° Proyecto

Solicitud de Certificado de IVA para Proyectos de Ejecución “Plena”

DIA

MES AÑO

Cantidad de facturas adjuntas:

Datos de la/s Factura/s Número de

Factura Razón Social Del

Proveedor/Consultor Monto pagado (neto) IVA Valor total facturado

Información Adicional

Nombre y Apellido Teléfono

Preparó la Solicitud

Dirección de E-mail Observaciones PNUD

NOTA: la presente solicitud se podrá remitir al PNUD: en papel (acompañada de una fotocopia legible de cada una de las facturas), por correo electrónico (mediante el envío de un archivo electrónico de la solicitud junto con la factura escaneada y archivada en pdf) o por fax (enviando por este medio la solicitud y factura).

El formulario de “Solicitud de Certificado de IVA” será empleado para solicitar al PNUD la emisión de un certificado de reintegro del Impuesto al Valor Agregado (Resolución DGI 3349/91), para un proveedor y/o consultor que emita facturas tipo “B”. Esta solicitud se podrá enviar para una factura en particular o bien para un grupo de facturas. El solicitante debe dirigirse al Sector Finanzas del PNUD adjuntando a la “Solicitud de Certificado de IVA” una fotocopia legible de cada una de las facturas. La solicitud y copia de la/s factura/s podrán ser enviadas al PNUD por los siguientes medios: • Correo: se deberá presentar la solicitud y copia de la factura legible. • Correo Electrónico: se deberá enviar el archivo electrónico de la Solicitud y la imagen

escaneada de la/s factura/s (en formato pdf.) Enviar a: [email protected] • Fax: se deberá enviar por fax la solicitud y la/s factura/s. (011) 4320 8729 Es importante que el solicitante no omita datos, a fin de agilizar la emisión del certificado. Los datos que se deberán ingresar en el Formulario son los siguientes:

Dato Descripción Solicitante Identificar número y nombre del Proyecto. Dia/mes/año Dato a completar por el PNUD (Día, mes y año en que ingresa al

PNUD) Cantidad de facturas adjuntas

Indicar la cantidad de facturas que se adjuntan a la solicitud.

Datos de la/s Factura/s Número de factura Completar con los 12 dígitos correspondientes al número de

factura. Razón Social del Proveedor

Indicar el nombre legal del Proveedor.

Monto pagado (neto) El monto neto, corresponde al importe de la factura que fue pagado al proveedor.

IVA Indicar el monto de IVA.

Valor total facturado Indicar el valor total de la factura (monto neto más el IVA).

Información Adicional

Este campo es opcional para comentarios que requiera la solicitud.

Preparó la solicitud Indicar nombre y apellido, teléfono y/o dirección de e-mail de la persona que generó la solicitud.

Observaciones PNUD Para completar por el PNUD.

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo 6 - Auditoria Edición: Noviembre de 2003 Pág. 1 de 2


VI. AUDITORIA

INFORMES DE AUDITORIA

1. El objetivo de auditar un proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de

Ejecución es obtener una seguridad razonable de que los recursos están siendo administrados de acuerdo a

a. Las normas, reglamentaciones, prácticas y procedimientos financieros establecidos para el programa o proyecto

b. El documento de apoyo al programa o documento de proyecto y los planes de trabajo, incluyendo las actividades, arreglos de administración e implementación, así como las disposiciones referentes al monitoreo, evaluación y presentación de informes

c. Los requisitos para la ejecución en los sectores de gestión, administración y finanzas

2. La auditoria de un proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de Ejecución

debe satisfacer los requisitos del Anexo 6.A.

3. Cada proyecto debe contar con un informe de auditoría separado. El informe consolidado de ejecución del proyecto, que constituye la base del examen financiero, debe ser firmado y sellado por el auditor y debe adjuntarse al informe de auditoria.

4. La auditoria de los programas o proyectos de ejecución nacional deben abarcar los siguientes aspectos, cuya enumeración no es taxativa:

a) Evaluación del índice de ejecución;

b) Contabilidad financiera, monitoreo y presentación de informes;

c) Sistemas de administración para el registro, la documentación y la presentación de informes sobre la utilización de recursos;

d) Uso y administración del equipo; y

e) Estructura administrativa, incluyendo la idoneidad del control interno y de los mecanismos de registro

OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN

TIPO DE INFORME RESPONSABLE FECHAS PREVISTAS

Informe de auditoría

Auditores externos al PNUD.

Se deben contar con informes anuales antes

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno Capitulo 6 - Auditoria Edición: Noviembre de 2003 Pág. 2 de 2


Auditoría independiente

Informe con recomendaciones

Auditores legalmente reconocidos por el Organismo Gubernamental de Ejecución.

del 30 de abril de cada año y a la finalización del Proyecto. Anexo 2B5

.

5. El Organismo Gubernamental de Ejecución debe observar las disposiciones sobre auditoría que figuren en los documentos de proyecto y la misma será financiada por el proyecto con cargo a la línea 16

Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo Oficina de Auditoría e Investigaciones

MODELO DE MANDATO PARA LAS AUDITORÍAS DE LOS PROYECTOS EJECUTADOS POR

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y DE EJECUCIÓN NACIONAL

Revisado en diciembre de 2009

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ÍNDICE

Introducción ...................................................................................................................................... 3

A. Antecedentes .................................................................................................................. 5

B. Administración del proyecto ............................................................................................ 4

C. Consultas con las partes interesadas ............................................................................. 4

D. Descripción de los informes financieros (informes de gastos trimestrales del PNUD) que serán objeto de auditoría ......................................................................................... 4

E. Servicios de auditoría que se solicitan ........................................................................... 5

F. Informe de auditoría y carta a la administración ............................................................. 7

a. Informe de auditoría ........................................................................................................ 7

b. Carta a la administración ................................................................................................ 7

Anexo 1: Servicios de auditoría que se solicitan ........................................................................... 10

Anexo 2: Conocimientos y experiencia que deberá tener el auditor ............................................. 12

Anexo 3: Modelo de informe de una auditoría ............................................................................... 13

Anexo 4: Definición de las opiniones del auditor ........................................................................... 15

Anexo 5: Categorización de los resultados de la auditoría por gravedad del riesgo ..................... 16

Anexo 6: Clasificación de las posibles causas de los resultados de las auditorías ...................... 17

Anexo 7: Plantilla para que los auditores de los proyectos de ONG/EN examinen y firmen los planes de acción actualizados con arreglo a las observaciones y recomendaciones de auditorías de años anteriores ..................................................................................... 18

Anexo 8: Plantilla para los datos y las observaciones de la auditoría ........................................... 19

Anexo 9: Orientación para la formulación de observaciones del auditor....................................... 22

Anexo 10: SAS 220 – Orientación sobre la importancia relativa de la auditoría ........................... 25

3

IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

En todo este documento el término organismo de ejecución se utiliza para referirse a la institución designada para administrar el proyecto. Cuando el proyecto es de ejecución nacional (EN), se referirá al organismo público. Cuando el proyecto lo ejecuta una ONG, se referirá a esa ONG. El término organismo público de coordinación denota al organismo público que es la contraparte oficial del PNUD. El presente modelo de mandato tiene como finalidad impartir orientación a las oficinas de países del PNUD y al organismo público de ejecución (o la ONG) sobre cómo convenir el mandato para los proyectos administrados por los gobiernos (o las ONG). Estas auditorías son responsabilidad de la oficina del PNUD en el país. El presente mandato modelo ha sido revisado para destacar cómo se deben prestar los servicios de auditoría requeridos (Parte E y Anexo 1), así como los aspectos que se tratarán en el informe de auditoría y en la carta a la administración (Parte F y Anexo 3), de la manera siguiente:

� Los auditores deben certificar, emitir un dictamen y cuantificar el impacto financiero neto de cada uno de los elementos siguientes:

(i) Informe de gastos consolidado del PNUD (CDR) correspondiente al período

comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2009 (ii) Estado de la situación de caja notificado por el proyecto al 31 de diciembre de 2009 (iii) Estado de bienes y equipo al 31 de diciembre de 2009

� Los auditores deben indicar los riesgos relacionados con sus conclusiones y establecer una

categorización del riesgo: alto, medio o bajo. � Los auditores debe proporcionar una clasificación de las posibles causas de las conclusiones de

la auditoría. � Los auditores deben proporcionar el valor monetario del impacto financiero neto de la

determinación en caso de que el dictamen relativo al CDR sea con salvedades, adverso o abstención de emitir un dictamen.

Las oficinas de países deben cerciorarse de que los servicios de auditoría examinen debidamente todo lo especificado en el presente mandato y de que los informes de gastos trimestrales (CDR) sean debidamente certificados por los organismos de ejecución y los auditores y firmados por el administrador de la oficina del PNUD en el país e incluidos en los informes de auditoría; lo mismo se aplica al estado de la situación de caja y al estado de bienes y equipo. Si el proyecto no puse de bienes ni equipo y no tiene caja chica ni cuenta bancaria, los auditores indicarán con toda claridad y certificarán esta circunstancia en la página de dictamen. En el anexo 1 del presente mandato se señalan los servicios de auditoría requeridos o el ámbito normal de la auditoría. En el anexo 2 se explica el grado de competencia y conocimientos que debe poseer el auditor, lo que podrá ayudar en el proceso de selección de los auditores. Cuando, como parte del llamado a licitación, se adjunte al mandato una lista corta de empresas que ya se hayan considerado admisibles, no hará falta incluir la lista de requisitos. El anexo 3 en una muestra de un informe de auditoría que tendrá que ser presentado por el auditor. Se adjuntará a este informe una carta a la administración. En el anexo 4 se ofrece la definición de dictámenes del auditor. En el anexo 5 se definen las tres categorías de riesgo que presentan las conclusiones de la auditoría. El anexo 6 proporciona la clasificación de las posibles causas de las conclusiones de la auditoría En el anexo 7 figura una plantilla modelo del plan de acción actualizado y certificado del año anterior (E2008) que deberá cargarse en CARDS – formulario revisado El anexo 8 es una plantilla relativa a los datos y observaciones para las auditorías del E2009 que los auditores tendrán que presentar, cuya información deberá copiar la oficina de país en CARDS – nuevo anexo

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En el anexo 9 se imparte orientación acerca de la formulación de observaciones y recomendaciones de auditoría – nuevo anexo En el anexo 10 se imparte orientación acerca de la importancia relativa de la auditoría (SAS 220) – nuevo anexo Lo que sigue es la estructura propuesta como orientación sobre el contenido del mandato que la oficina del PNUD en el país tendrá que comunicar a los auditores de ONG/EN. A. Antecedentes En la parte del mandato relativa a los antecedentes se deberá ofrecer una amplia descripción del (de los) proyecto(s) en el contexto de su aportación al logro de los objetivos del organismo público. El auditor deberá conocer a fondo "la finalidad para la que se utilizan los fondos" en el contexto de los objetivos del proyecto, así como en lo relativo al presupuesto específico del proyecto. Se incluirá también una descripción general de las funciones del PNUD, el organismo público y el organismo de ejecución respecto de la administración y supervisión del proyecto. En esta sección se indicará que el mandato corresponde a la auditoría de estados financieros con fines especiales, a los que se denomina informes de gastos trimestrales (CDR por sus siglas en inglés). Por último, se incluirá la lista de proyectos que serán auditados. B. Administración del proyecto En esta sección se hará una descripción del organismo público y el organismo de ejecución, que incluirá la dirección física, números de teléfono, números de fax, sitios web y direcciones de correo electrónico en general. Además se incluirá los siguientes detalles:

� Organigrama � Lista de funcionarios de alto nivel e información para ponerse en contacto con ellos � Lista de personas de contacto encargadas de contabilidad, gestión financiera y auditoría interna,

con sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico � Descripción del proyecto, que incluya su presupuesto desglosado por principales categorías de

gastos y las fuentes de financiación de todo el proyecto. C. Consultas con las partes interesadas En esta sección se explicarán los requisitos para la celebración de consultas. Por ejemplo, antes de comenzar la labor de auditoría, el auditor tendrá que celebrar consultas con la oficina del PNUD en el país, el organismo público y el organismo de ejecución de cada proyecto. Además, cuando termine de redactar el proyecto de informe de auditoría y la carta a la administración, el auditor tendrá que reunirse con la oficina del PNUD en el país y el organismo público de coordinación para informarles acerca de sus principales conclusiones y recomendaciones para lograr mejoras en el futuro y pedirles su opinión. D. Descripción de los informes financieros (informes de gastos trimestrales del PNUD) que serán

objeto de auditoría En esta sección se incluirá una descripción de la estructura del informe de gastos trimestrales y de los documentos justificantes (véase a continuación). La oficina de país deberá incluir también el estado de la situación de caja y el estado de bienes y equipo, junto con un inventario de fin de año y una descripción del inventario. Descripción del informe de gastos y de los documentos justificantes El informe que se va a auditar es el CDR. El PNUD prepara este informe, utilizando un programa informático de contabilidad interna denominado ATLAS. El informe de gastos es el estado financiero oficial que los auditores deben certificar. Tras su certificación, los estados financieros del proyecto deben conciliarse con los gastos que aparecen en el CDR y se adjuntarán al informe de auditoría. Como se

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explica más adelante en detalle, el CDR combina los gastos sufragados con cargo a tres fuentes de financiación durante un año natural. Las tres fuentes de financiación son:

1. Organismo de ejecución (ya sea público o una ONG) Los procedimientos del PNUD establecen que, cuando se entreguen fondos por anticipado a un organismo de ejecución, éste debe presentar a la oficina del PNUD en el país, trimestralmente, un informe financiero en el que se señale: 1) el estado del anticipo; 2) una lista de los desembolsos efectuados desde la presentación del informe financiero anterior; y 3) una solicitud de nuevo anticipo. La oficina del PNUD en el país asienta los desembolsos en el ATLAS durante el año a medida que va recibiendo los informes financieros. En la columna de gastos denominada Gobierno del CDR se deja constancia de los desembolsos efectuados por el organismo de ejecución.

2. PNUD (oficina de país, sede y otras oficinas de países) La oficina del PNUD en el país asienta en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD con cargo a sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se imputan en la columna de gastos PNUD del CDR y se pueden clasificar como pagos directos o Servicios de apoyo del PNUD. Pese a su gran importancia para la auditoría, esta distinción no está clara en el CDR y solo la oficina del PNUD en el país puede precisarla en un plan de apoyo. A continuación se ofrece una breve descripción de cada categoría. a) Pagos directos – En este caso el organismo de ejecución es responsable del gasto pero

solicita al PNUD que efectúe los pagos al proveedor o consultor en su nombre. El organismo de ejecución es responsable del desembolso y conserva todos los documentos justificantes. El PNUD se limita a efectuar los pagos sobre la base de solicitudes debidamente autorizadas y entrega al organismo de ejecución una copia del correspondiente comprobante de desembolso, como prueba de que el pago fue efectuado.

b) Servicios de apoyo del PNUD – El gobierno y el PNUD han convenido en que el PNUD

preste servicios de apoyo al proyecto, para lo cual han suscrito la Carta Convenio. La descripción de estos servicios de apoyo debe figurar en la Carta Convenio. El PNUD es plenamente responsable y debe rendir cuentas por esos gastos y, en consecuencia, mantener actualizada todos los documentos justificantes del desembolso. Este gasto no entra en el ámbito de la auditoría y por lo tanto, no será examinado por los auditores. Esta limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para emitir un dictamen de auditoría con salvedades sobre el CDR.

3. Organismos de las Naciones Unidas

El organismo de las Naciones Unidas informa al PNUD y al gobierno de sus gastos. La oficina del PNUD en el país registra los gastos en el ATLAS. Esos gastos del organismo de las Naciones Unidas se imputan a la columna gastos del Organismo de las Naciones Unidas, en el CDR.

Al final del año, tras recibir el cuarto informe financiero trimestral del organismo de ejecución y el informe de gastos de final del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el CDR y lo presenta al organismo de ejecución para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor el CDR firmado junto con los siguientes documentos justificantes.

1. Los informes financieros trimestrales presentados por el organismo de ejecución. 2. Una lista de los pagos directos tramitados por el PNUD a petición del organismo de ejecución. 3. Una lista de los desembolsos efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo

prestados al organismo de ejecución. 4. El estado de gastos incurridos por el organismo de las Naciones Unidas durante el año. 5. Los informes financieros pertinentes que indiquen los gastos de los beneficiarios secundarios del

GFATM correspondiente a ese año que habrá que conciliar con los gastos notificados en el CDR. E. Servicios de auditoría que se solicitan El ámbito de los servicios de auditoría requeridos debe ser suficientemente claro para definir de forma apropiada lo que se espera que el auditor haga, pero no de manera que restrinja los procedimientos o

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técnicas de auditoría que el auditor desee emplear para emitir su dictamen, en el que precisará por lo menos lo siguiente:

� Definición de la entidad o la parte de la entidad a auditar. Normalmente será la oficina del proyecto que puede estar ubicada en un departamento gubernamental o en otro lugar.

� Indicación de que la auditoría se llevará a cabo de conformidad con las normas de auditoría ISA1

o las de la INTOSAI2.

� Indicación de que el período de la auditoría abarca del 1º de enero al 31 de diciembre de (año).

� Indicación de que el ámbito de la auditoría se limita a los gastos del organismo de ejecución, definidos como que incluyen: 1) todos los desembolsos indicado en los informes financieros trimestrales presentados por el organismo de ejecución; y 2) los pagos directos efectuados por el PNUD a petición del organismo de ejecución.

� Indicación de que el auditor verificará la exactitud matemática del CDR y se cerciorará de que los gastos que constan en los documentos justificantes (informes financieros trimestrales, lista de pagos directos entre todos por el PNUD a petición del gobierno) estén conciliados con los gastos desglosados por fuente de desembolso que se indican en el CDR.

� Indicación de que el auditor dejará constancia en el informe de auditoría del monto de los gastos

que se excluyen del ámbito de la auditoría que fueron efectuados por el PNUD como parte de servicios de apoyo directo, y el importe del total de gastos que se excluyen por haber sido efectuados por un organismo de las Naciones Unidas. (Remítase a la sección D-2 b) supra. Esta limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para emitir un dictamen de auditoría con salvedades sobre el CDR.)

� Indicación de que el auditor dejará constancia en su informe de si esta auditoría no concuerda en algún aspecto con lo que antecede e indicar a las normas o procedimientos alternativos que se aplicaron.

� Indicación de que el auditor emitirá su dictamen sobre la situación financiera general del proyecto

correspondiente al periodo comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de (año) y certificará lo siguiente:

1. El informe de gastos (CDR) correspondiente al período comprendido entre el 1º de enero y el

31 de diciembre de (año); 2. El estado de la situación de caja notificado por los proyectos al 31 de diciembre de (año); y

3. El estado de bienes y equipo con que contaba el proyecto al 31 de diciembre de (año).

. � De ser necesario, el auditor indicará el valor monetario, el impacto financiero neto de cualquier

salvedad hecha en la auditoría (dictamen negativo: con salvedades, adverso, abstención de emitir un dictamen) sobre el informe de gastos (CDR) llegado el caso.

� El auditor/la firma de auditores presentará un borrador del informe de auditoría fechado (día/mes/

año) y un informe de la auditoría definitivo firmado junto con los informes firmados del PNUD a más tardar el (día/mes) 2010.

Nota: El dictamen del auditor debe ser uno de los siguientes: a) con salvedades (negativo), b) sin salvedades (favorable), c) adverso (negativo), o d) abstención de emitir un dictamen (negativo). Si el dictamen del auditor no es favorable, en el informe de auditoría se deberá explicar tanto la naturaleza como el monto de los posibles efectos en los estados financieros. En el informe se hará referencia asimismo a la sección de la carta a la administración relacionada con el número correspondiente en las observaciones del auditor y la medida adoptada o que se prevé adoptar para hallar solución a los problemas que han dado lugar a la salvedad. En el anexo 4 figura la definición de cada uno de los dictámenes.

1. International Standards of Auditing (ISA) (Normas Internacionales de Auditoría) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores Públicos. 2 Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores.

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F. Informe de auditoría y carta a la administración En el mandato se debe indicar con claridad el contenido previsto del informe de auditoría y la carta a la administración, así como los temas/aspectos que abordarán los auditores. a. Informe de auditoría En el informe de auditoría se deberá consignar con toda claridad el dictamen del auditor (el modelo de informe de auditoría figura en el anexo 3). En el informe debería señalarse por lo menos lo siguiente:

� Que se trata de un informe confidencial con una finalidad especial.

� Las normas de auditoría aplicadas (normas de la INTOSAI, las ISA o las normas nacionales que se ajusten a una de las anteriores en todo aspecto de importancia relativa).

� El período que abarca el dictamen del auditor

� El importe de los gastos auditados

� El monto del impacto financiero neto de la salvedad en el CDR, si procede.

� Razones por las cuales se emitió un dictamen con salvedades, adverso o abstención de emitir un

dictamen (estas razones también deberán figurar en la carta a la administración como observaciones de la auditoría)

� La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del

PNUD (como parte de sus servicios de apoyo) o de un organismo de las Naciones Unidas. Señalamiento importante: Esa limitación del ámbito no debe ser motivo para que se emita un dictamen con salvedades ya que esas transacciones quedarían en general excluidas del ámbito de la auditoría.

� Si el informe de gastos (CDR) del PNUD - correspondiente al periodo comprendido entre el 1º de

enero y el 31 de diciembre de (año) ha sido presentado en la forma debida y correcta y si los desembolsos se efectuaron con arreglo a los fines para los cuales se asignaron esos fondos al proyecto;

� Si el estado de bienes y equipo ha sido presentado en la forma debida y correcta al 31 de

diciembre de (año) (el equipo de que se dispone es acumulativo desde que comenzó el proyecto y, por tanto, no se trata sólo de los artículos adquiridos durante un año determinado).

� Si el estado de la situación de caja comunicado por el proyecto ha sido presentado en la forma debida y correcta al 31 de diciembre de (año).

b. Carta a la administración La carta a la administración debe incluir el informe de auditoría y abarcar los siguientes temas/asuntos:

� Un examen general de los progresos logrados con el proyecto y si se han cumplido puntualmente las principales metas y la fecha de terminación prevista, datos que deberían haberse consignado en el documento del proyecto o en el plan de trabajo anual. La intención no es determinar si se han cumplido acuerdos específicos en relación con criterios de actuación profesional o productos específicos. No obstante, el cumplimiento general de acuerdos amplios, como la ejecución del proyecto procurando economías y eficiencia podrían figurar entre las observaciones, aunque sin llegar a tener la fuerza jurídica de un dictamen del auditor.

� Una evaluación del sistema de control interno del proyecto que haga hincapié por igual en: i) la

eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna para la gestión adecuada del proyecto; y ii) la eficacia general del sistema de control interno en la protección de los bienes y recursos del proyecto.

� Una descripción de cualquier deficiencia concreta en el control interno observada en la gestión

financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría aplicados para subsanar o compensar

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las deficiencias. Se deberán incluir recomendaciones para resolver/las deficiencias observadas en el control interno.

La carta a la administración debería incluir asimismo lo siguiente:

� Observaciones/recomendaciones eficaces del auditor (directrices en el anexo 9)

� La categorización de las observaciones del auditor por gravedad del riesgo: Alto, Medio o Bajo.

Las definiciones de esta categoría figuran en el anexo 5.

� La clasificación de las posibles causas de las observaciones del auditor. Las definiciones de estas causas figura en el anexo 6.

� Las observaciones/respuestas de la administración a las observaciones y recomendaciones del

auditor (administrador del proyecto y/o PNUD, si procede).

� Indicación de las observaciones que afectan al dictamen del auditor (cuando el dictamen es con salvedades, adverso o abstención de emitir un dictamen)

A continuación se ofrece una orientación más pormenorizada en relación con las susodichas categorías generales. Examen de los progresos logrados con el proyecto Como parte del examen general de los progresos logrados con el proyecto, las etapas concretas podrían ser las siguientes:

� Examen de los planes de trabajo anuales y trimestrales, los estados financieros trimestrales y anuales, y las solicitudes de pagos directos y evaluación de la puntualidad y del cumplimiento de lo establecido en el documento del proyecto o el plan de trabajo anual y en las Políticas y procedimientos de las operaciones del programa del PNUD (PPOP) sobre gestión de los resultados.

� Examen del informe anual del proyecto preparado por el organismo de ejecución y evaluación del

cumplimiento de las directrices del PNUD y si el organismo de ejecución asumió debidamente su responsabilidad de supervisión descrita en el documento del proyecto o en el plan de trabajo anual.

� Determinación de la aplicación por parte del organismo de ejecución de las decisiones y o

recomendaciones formuladas en relación con las actividades precedentes.

� Examen del ritmo de progreso logrado por el proyecto y observaciones sobre las causas de demora.

� Observaciones sobre la prestación de servicios de ejecución por parte de un organismo u organismos de las Naciones Unidas según lo establecido en el documento del proyecto o el plan de trabajo anual.

Evaluación del control interno El auditor deberá efectuar una evaluación general de los controles internos conforme a las normas establecidas para el control interno. La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) puede proporcionar un ejemplar de las normas establecidas para el control interno. Las normas de la INTOSAI se han preparado para ser utilizadas por funcionarios públicos como marco para establecer estructuras eficaces de control interno. Si necesita más información, consulte en el sitio web de la INTOSAI las Guidelines for Internal Control Standards www.intosai.org. En el mecanismo de contento del PNUD (capítulo 6) se ofrece una explicación de estas normas. Además de las evaluaciones generales que se acaban de señalar, también se podría hacer lo siguiente:

� Examinar los gastos incurridos por el organismo de ejecución y determinar si están en consonancia con el documento del proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos; y si cumplen las PPOP del PNUD sobre gestión de los resultados.

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� Examinar el proceso de adquisición y contratación y determinar si ha sido transparente y

competitivo. � Examinar el uso, el control y la eliminación de equipo no fungible y determinar si se ha cumplido

con las PPOP del PNUD sobre gestión de los resultados; y también si el equipo adquirido por el indicado para las necesidades señaladas y si s se utilizó para los fines previstos.

� Examinar el proceso de contratación de personal del proyecto y consultores y determinar si fue

transparente y competitivo. � Examinar los libros de contabilidad del organismo de ejecución y determinar si son idóneos para

mantener constancia a exacta y completa de los ingresos y desembolsos en efectivo; y para apoyar la preparación del informe financiero trimestral.

� Examinar los asientos de las solicitudes de pagos directos y cerciorarse de que fueron firmadas

por los funcionarios de gobierno autorizados.

Recomendaciones sobre mejoras Estas recomendaciones deben dirigirse a entidades específicas de manera que no haya confusión en cuanto a quién es el responsable de ponerla en práctica. La respuesta de la entidad debe incluirse en la carta a la administración, en el párrafo siguiente a cada recomendación. Asimismo, el auditor tal vez deseen formular una observación sobre “buenas prácticas” (de haberlas) probadas por el organismo de ejecución que deberán ser comunicadas a otros funcionarios del proyecto. Disponibilidad de locales y derecho de acceso Se deberá describir la índole y la ubicación de todos los registros pertenecientes al proyecto. En esta lista se deben especificar los archivos que se conservan en la sede del organismo de ejecución y los que están situados en otras oficinas. En el mandato se debe señalar que el auditor tendrá en todo momento acceso pleno e irrestricto a todos los registros y documentos (incluidos los libros de contabilidad, acuerdos ilegales, minutas de reuniones de comités, registros bancarios, facturas y contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. Se deberá poner en conocimiento del auditor su derecho de acceso a bancos, consultores, contratistas y a otras personas o firmas que participen en la administración del proyecto. Cuando el auditor no tenga acceso irrestricto a todos los registros, personas o lugares mientras realiza la auditoría, en el mandato se deberá dejar constancia de esta restricción con toda claridad.

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AANNEEXXOO 11:: SSEERRVVIICCIIOOSS DDEE AAUUDDII TTOORRÍÍ AA QQUUEE SSEE SSOOLLIICC II TTAANN

El alcance de los servicios de auditoría abarcará la gestión general de la ejecución, el control y la supervisión del proyecto. La labor de auditoría deberá prever el examen de los planes de trabajo, los informes sobre los progresos logrados, los recursos, presupuestos, gastos y resultados del proyecto, la contratación de personal, el cierre operativo y financiero de los proyectos (si procede) y la enajenación o traspaso de los bienes. Con este fin, la auditoría abarcará los siguientes aspectos en la medida en que se lleven a cabo a nivel del proyecto: Recursos humanos La labor de auditoría abarcará la competitividad, la transparencia y la eficacia en la captación y contratación del personal, e incluirá la evaluación de los resultados del trabajo, el control de la asistencia, el cálculo de los sueldos y prestaciones, la preparación y el pago de la nómina y el manejo de los expedientes del personal. Finanzas La labor de auditoría abarcará la idoneidad de los sistemas contable, financiero y de presentación de informes, con inclusión del control del presupuesto, la gestión del efectivo, la autoridad de certificación y aprobación, la recepción y el desembolso de fondos, el registro de todas las transacciones financieras en los informes de gastos, el mantenimiento y control de los registros. Adquisiciones La labor de auditoría abarcará la competitividad, la transparencia y la eficacia de las actividades de adquisición del proyecto a fin de cerciorarse de que el equipo y los servicios adquiridos atienden a la necesidad manifestada ya sea por el gobierno (o la ONG) o por el PNUD, e incluirá lo siguiente:

� Si procede, la delegación de autoridad, monto autorizado de las adquisiciones, convocatorias a licitación y a presentar propuesta, evaluación de las ofertas y propuestas y aprobación/firma de los contratos y órdenes de compra

� Procedimientos de recepción e inspección para determinar si el equipo cumple las

especificaciones acordadas y, si procede, el uso de expertos independientes para inspeccionar el desempeño de un equipo sumamente técnico y costoso

� Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de adquirir un equipo que no

cumpla las especificaciones o que posteriormente se detecte que está defectuoso

� Gestión y control de los márgenes de fluctuación. La labor de auditoría en materia de adquisiciones abarcará asimismo el uso de empresas de consultoría y la idoneidad de los procedimientos para obtener personal experimentado y plenamente calificado y evaluar su labor antes de que se efectúe el pago final. Gestión del activo La labor de auditoría abarcará el equipo (por regla general vehículos y equipo de oficina) adquirido para uso del proyecto. Se examinarán también los procedimientos de recepción, almacenamiento y enajenación. Gestión del efectivo en caja La labor de auditoría abarcará todos los fondos en efectivo que posee el proyecto y el examen de los procedimientos para la salvaguarda del efectivo. Administración general La labor de auditoría abarcará los viajes, la gestión de los vehículos, los servicios de envío, la gestión de los locales de oficina y su arrendamiento, las comunicaciones de la oficina y el mantenimiento de los archivos.

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Sistema de información La labor de auditoría abarcará los sistemas de información y comunicación y el control y la seguridad del equipo y de los datos. Nota: La descripción que figura supra se extiende a las transacciones llevadas a cabo a nivel de proyecto que incluyan pagos directos efectuados por la oficina del PNUD en el país a petición del proyecto. Limitación del ámbito Las transacciones/acciones que lleve a cabo la oficina del PNUD a petición y en nombre del proyecto (por ejemplo, servicios de apoyo del PNUD) no serán incluidas en el ámbito de la auditoría. Nota importante: Esa limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para que los auditores emitan un dictamen con salvedades (negativo). Más información en el apartado b) del párrafo 2 de la sección D.

12

AANNEEXXOO 22:: CCOONNOOCCIIMM IIEENNTTOOSS YY EEXXPPEERRIIEENNCCIIAA DDEELL AAUUDDII TTOORR

Si se incluye como parte de un Llamado a licitación, esta sección tendrá que modificarse para que se tenga en consideración si las empresas invitadas están precalificadas. En el mandato se deberá precisar que el auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos respecto los intereses financieros o de la administración de la entidad que será auditada. Durante el período que abarque la auditoría y mientras se esté realizando, el auditor no deberá ser empleado, prestar servicios como director ni tener ningún tipo de relaciones financieras o empresariales directas con ningún funcionario de alto nivel de la administración de la entidad. Tal vez sea conveniente recordarle al auditor todo requisito vigente establecido por ley respecto de la independencia y exigirle que revele todo tipo de relación que pueda de alguna manera comprometer su independencia. El auditor debe tener experiencia en la aplicación de las ISA o de las normas de auditoría de la INTOSAI, según cuáles de ellas se apliquen a la auditoría. El auditor debe emplear personal suficiente con la competencia profesional apropiada y la experiencia idónea con las ISA o las normas de la INTOSAI, incluso experiencia en la auditoría de la contabilidad de entidades comparables en magnitud y complejidad a la entidad auditada. El auditor principal de la firma de auditores que tendrá la responsabilidad de firmar el dictamen deberá enviar al cliente su currículo, junto con el de los administradores, los supervisores y el personal clave propuesto para integrar el equipo encargado de la auditoría. Sería conveniente señalar los títulos o los conocimientos profesionales mínimos o requeridos de los auditores superiores o principales a cargo de la auditoría. En los currículos deberá incluirse información sobre las auditorías en las que ha participado cada cual, inclusive si está realizando algún trabajo, y una evaluación de su habilidad y capacidad para realizar la auditoría.

13

AANNEEXXOO 33:: MMOODDEELLOO DDEE IINNFFOORRMMEE DDEE UUNNAA AAUUDDII TTOORRÍÍAA

Informe del auditor al:

Director nacional del proyecto y al Representante Residente

a) Certificación del informe de gastos del PNUD (CDR)

Hemos auditado el Informe de gastos del PNUD (“el CDR”) adjunto del proyecto del PNUD número _________ [adjudicación en Atlas y número de proyecto] correspondiente al período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2009. Este CDR es responsabilidad de la oficina del PNUD en el país. Nuestra responsabilidad es emitir un dictamen sobre el CDR basado en nuestra auditoría.

Hemos realizado la auditoría de conformidad con la Normas Internacionales de Auditoría (ISA). Esas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría de manera que podamos cerciorarnos sin lugar a dudas de que el CDR no contiene errores de fondo. La auditoría consta de un examen, a modo de prueba, de la información que justifica las sumas y descripciones que figuran en el CDR. La auditoría incluye también la determinación de los principios contables utilizados y de las estimaciones de importancia hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general del CDR. A nuestro juicio, la auditoría realizada constituye un fundamento razonable para emitir nuestro dictamen.

A nuestro juicio, el informe de gastos presenta correctamente (dictamen sin salvedades (positivo), en todos los aspectos de fondo gastos por la suma de __________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto, y auditados por nosotros, en relación con el período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos contables del PNUD.

O (dictamen con salvedades (negativo))

A nuestro juicio, el informe de gastos, salvo por las razones apuntadas supra en los párrafos 1), 2), 3), etc., presenta correctamente en todos los aspectos de fondo gastos por la suma de __________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto, que han sido auditados por nosotros, en relación con el período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos contables del PNUD. El impacto financiero neto total del presente dictamen con salvedades es de _________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.].

O (abstención de emitir un dictamen (dictamen negativo))

No hemos podido obtener pruebas de auditoría apropiadas y suficientes y, por lo tanto, no podemos emitir un dictamen acerca del informe de gastos por la suma de __________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto, y auditados por nosotros, en relación con el período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2009. El impacto financiero neto total de la presente abstención de emitir un dictamen es de _______ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.]. Nota: El importe total señalado debe ser la cifra de gastos que figura en el informe de gastos.

O (dictamen adverso (negativo))

Hemos observado diferencias de importancia entre _________ y el informe de gastos. Por tal motivo, no emitimos un dictamen sobre el informe de gastos por la suma de __________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto y auditados por nosotros, en relación con el período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2009. El impacto financiero neto total del presente dictamen adverso es _______ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.].

14

b) Certificación del Estado de bienes y equipo

Hemos auditado el Estado de bienes y equipo (“el estado”) adjunto del proyecto del PNUD número _________ [Adjudicación en Atlas y número del proyecto] al 31 de diciembre de 2009. Este estado es responsabilidad de la administración del proyecto. Nuestra responsabilidad es emitir un dictamen sobre el Estado basado en nuestra auditoría.

Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría de manera de cerciorarnos sin lugar a dudas de que el estado no contiene errores de fondo. La auditoría consta de un examen, a modo de prueba, de la información que justifica las sumas y descripciones que figuran en el estado. La auditoría incluye también la determinación de los principios contables utilizados y de las estimaciones de importancia hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general del estado. A nuestro juicio, la auditoría realizada constituye un fundamento razonable para emitir nuestro dictamen.

A nuestro juicio, el estado de bienes y equipo presenta correctamente (sin salvedades/favorable), en todos los aspectos de fondo, el saldo de existencias del proyecto por un monto de _____________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] al 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos contables del PNUD.

c) Certificación del Estado de la situación de caja

Hemos auditado el Estado de la situación de caja (“el estado”) adjunto del proyecto del PNUD número _________ [Adjudicación en Atlas y número del proyecto] al 31 de diciembre de 2009. Este estado es responsabilidad de la administración del proyecto. Nuestra responsabilidad es emitir una opinión sobre el estado basado en nuestra auditoría.

Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría de manera de cerciorarnos sin lugar a dudas de que el estado no contiene errores de fondo. La auditoría consta de un examen, a modo de prueba, de la información que justifica las sumas y descripciones que figuran en el estado. La auditoría incluye también la determinación de los principios contables utilizados y de las estimaciones de importancia hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general del estado. A nuestro juicio, la auditoría realizada constituye un fundamento razonable para emitir nuestro dictamen.

A nuestro juicio, el estado de la situación de caja presenta correctamente (dictamen sin salvedades (positivo)), en todos los aspectos de fondo, el saldo en caja del proyecto por la suma de ___________ [anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] al 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos contables del PNUD.

El presente informe se prepara exclusivamente para información y para que sea utilizado por el PNUD y el Gobierno del país XYZ (o la ONG).

Fecha de emisión:__________________________

NOMBRE DEL AUDITOR (en letra de molde): __________________

FIRMA DEL AUDITOR: ________________________

CUÑO Y SELLO DE LA FIRMA DE AUDITORES: _________________________

DIRECCIÓN DE LA FIRMA DE AUDITORES: _________________________

__________________________

NÚMERO DE TELÉFONO DE LA FIRMA DE AUDITORES: __________________________

Nota: El dictamen emitido debe ser uno de los siguientes: a) con salvedades, b), sin salvedades, c) adverso, o d) abstención de emitir un dictamen. Si el dictamen fuese distinto de “sin salvedades”, en el informe de auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos en los estados financieros (IMPACTO FINANCIERO NETO). En el anexo 4 figura la definición de los dictámenes.

15

AANNEEXXOO 44:: DDEEFFIINN IICC IIÓÓNN DDEE LLAASS OOPPIINN IIOONNEESS DDEELL AAUUDDII TTOORR

Dictamen sin salvedades (limpio o positivo)

El dictamen sin salvedades se deberá emitir cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados financieros dan una idea fidedigna y justa o se han presentado correctamente, en todos los aspectos materiales, de conformidad con el marco de presentación de informes financieros aplicable.

Dictamen con salvedades (dictamen negativo)

Se deberá emitir un dictamen con salvedades cuando el auditor llegue a la conclusión de que no puede emitir un dictamen favorable, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o la limitación del alcance no tienen tanta importancia relativa ni son tan omnipresentes como para que se emita una opinión adversa o deba abstenerse de emitir un dictamen. El dictamen con salvedades deberá expresarse como ‘salvo por’ los efectos del asunto al que se refiere la salvedad.

Abstención de emitir un dictamen (dictamen negativo)

Procede una abstención de emitir un dictamen cuando el posible efecto de una limitación del alcance tiene una importancia relativa tal y es tan omnipresente que el auditor no ha podido obtener evidencia de auditoría apropiada y suficiente y, en consecuencia, no está en condiciones de emitir un dictamen sobre los estados financieros.

Adverso (dictamen negativo)

El auditor emitirá un dictamen adverso cuando los estados financieros contengan declaraciones fraudulentas de importancia, información errónea y no reflejen con exactitud los gastos incurridos y comunicados en los estados financieros (CDR, estado de la situación de caja, estado de los bienes y el equipo).

Se emitirá un dictamen adverso cuando el efecto de un desacuerdo tenga una importancia relativa tal y sea tan omnipresente en los estados financieros, que el auditor llega a la conclusión de que no basta con hacer salvedades para revelar la naturaleza equívoca e incompleta de los estados financieros.

16

AANNEEXXOO 55:: CCAATTEEGGOORRII ZZAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA AAUUDDII TTOORRÍÍAA PPOORR GGRRAAVVEEDDAADD DDEELL RR IIEESSGGOO

Alto Acción que se considera inexcusable para asegurar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (es decir, si no se adoptan medidas podrían producirse consecuencias y problemas serios).

Medio Acción que se considera necesaria para evitar la exposición a riesgos de importancia (es decir, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes).

Bajo Acción que se considera conveniente y que debe redundar en un mayor control o una relación óptima de costo-calidad.

17

AANNEEXXOO 66:: CCLLAASS II FF IICCAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS PPOOSSIIBBLLEESS CCAAUUSSAASS DDEE LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA AAUUDDII TTOORRÍÍAA

1. Falta o insuficiencia de políticas/procedimientos/directrices

2. Falta o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel de proyecto

3. Orientación/control insuficiente a nivel de oficina del PNUD en el país

4. Falta o insuficiencia de recursos (especifíquese si son recursos financieros, humanos o técnicos)

5. Planificación inadecuada

6. Capacitación insuficiente

7. Error humano

8. Elusión intencional de los controles internos

9. Estructura de gestión inapropiada

18

AANNEEXXOO 77:: PPLLAANNTTII LLLLAA PPAARRAA QQUUEE LLOOSS AAUUDDII TTOORREESS DDEE LLOOSS PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE OONNGG// EENN EEXXAAMMII NNEENN YY FFII RRMMEENN LLOOSS PPLLAANNEESS DDEE AACCCCII ÓÓNN

AACCTTUUAALLII ZZAADDOOSS CCOONN AARRRREEGGLLOO AA LLAASS OOBBSSEERRVVAACCII OONNEESS YY RREECCOOMMEENNDDAACCII OONNEESS DDEE LLAASS AAUUDDII TTOORRÍÍ AASS DDEE AAÑÑOOSS AANNTTEERRII OORREESS -- RR

EEVVII SSAADDOO

Adjudicación No.:

Proyecto No.:

Tipo de dictamen

Obs

No

Observación

Recomendación

Ámbito

de la

auditoría

Causa de

la

auditoría

Grave-

dad del

riesgo

Observaciones de

la admón. de

proyecto/oficina

de país

Medida

prevista

Fecha

de apli-

cación

Ofici-

na

que la

aplica

Persona

responsa

ble de la

acción

Actuali-

zación

Fecha

de apli-

cación

efectiva

Descripción

de la situación

Adjudicación No.:

Proyecto No.:

Tipo de dictamen:

Obs

No

Observación

Recomendación

Ámbito

de la

auditoría

Causa de

la

auditoría

Grave-

dad del

riesgo

Observaciones de

la admón. de

proyecto/oficina

de país

Medida

prevista

Fecha

de apli-

cación

Ofici-

na

que la

aplica

Persona

responsa

ble de la

acción

Actuali-

zación

Fecha

de apli-

cación

efectiva

Descripción

de la situación

Adjudicación No.:

Proyecto No.:

Tipo de dictamen:

Obs

No

Observación

Recomendación

Ámbito

de la

auditoría

Causa de

la

auditoría

Grave-

dad del

riesgo

Observaciones de

la admon. de

proyecto/oficina

de país

Medida

prevista

Fecha

de apli-

cación

Ofici-

na

que la

aplica

Persona

responsa-

ble de la

acción

Actuali-

zación

Fecha

de apli-

cación

efectiva

Descripción

de la situación

Organismo de ejecución (OE)

Oficina del PNUD en el país

Auditores/firma de auditores del gobierno

Firma del funcionario del OE: _______________

Firma del funcionario del PNUD:_______________

Firma del Auditor principal: ______________

Nombre y cargo (letra de molde): _____________

Nombre y cargo (letra de molde): ______________

Nombre y cargo (letra de molde): ____________________

Fecha: _____________

Fecha: ____________

Fecha: ____________

Cuño y sello de la firma: _______________

Nota: La explicación en “Actualización” podría ser: Aplicada, En marcha, no aplicada, N.A. o Retirada. “N.A.” significa no se aplica y se utiliza cuando se ha producido un cambio general en el entorno de trabajo del

proyecto que haga improcedente la observación del año anterior, por ejemplo, la clausura del proyecto. Otro ejemplo de uso de N.A. es un proyecto que tenga su propia cuenta bancaria y en la recomendación del año

anterior se pida la conciliación mensual de la cuenta. Sin embargo, al año siguiente el auditor observa que la cuenta bancaria ha sido cerrada. “Retirada” se utilizaría si se produce un cambio general en el entorno de

trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación o recomendación del año anterior. ”Retirada” se usa muy poco.

19

AANNEEXXOO 88:: PPLLAANNTTII LLLLAA DDEE LLOOSS DDAATTOOSS YY OOBBSSEERRVVAACCII OONNEESS DDEE LLAA AAUUDDII TTOORRÍÍ AA -- NN

UUEEVVOO

Los auditores de EN/ONG deberán rellenar la información que se pide en los cuatro cuadros y poner su firma. La oficina de país puede obtener la versión

electrónica en un documento Word y copiar y pegar la información en CARDS de los informes de auditoría sobre cada adjudicación/proyecto.

Cuadro 1 – Plantilla para que los auditores de EN/ONG informen sobre la auditoría del CDR del PNUD

Informe de gastos consolidados del PNUD (CDR)

al 31 de diciembre de 2009

1 Adjudicación

No.

Proyecto No.

Suma auditada y

certificada

(dólares de los

EE.UU.)

Dictamen del

auditor (sin

salvedades, con

salvedades,

adverso, abstención

de emitir un

dictamen)

Importe total

de la reserva

expresada en

el dictamen

del auditor (si

es con

salvedades,

adverso o

abstención)

Importe total

del Impacto

financiero

neto de la

reserva

expresada en

el dictamen

del auditor (si

es con

salvedades,

adverso o

abstención)

Motivo(s) de la reserva

expresada en el dictamen del

auditor y desglose del monto del

impacto financiero neto (dólares

EE.UU.)

Observación(es) que

repercutieron en la reserva


auditor (relaciones el/los

número(s) de la(s)

observación(es) y la página

del informe de auditoría/carta

a la administración)

Cuadro 2 – Plantilla para que los auditores de EN/ONG informen sobre la auditoría del estado de la situación de caja

Estado de la situación de caja

Adjudicación

No.

Proyecto No.

Valor de la

situación de caja

al 31 de diciembre

de 2009 (dólares

EE.UU.)

Opinión del auditor -

Estado de la situación de caja

Importe total de la

reserva - Estado de la

situación de caja

(dólares EE.UU.)

Importe total del impacto

financiero neto de la reserva


auditor - Estado de la situación

de caja (dólares EE.UU.)

20

Cuadro 3 – Plantilla para que los auditores de En/ONG informen sobre la auditoría del estado de los bienes y el equipo

Estado de los bienes y el equipo

Adjudicación

No.

Proyecto No.

Valor de los

bienes y del

equipo

al 31 de diciembre

de 2009

(acumulado desde

la fecha de inicio

del proyecto)

(dólares EE.UU.)

Dictamen del auditor -

Estado de los bienes y el

equipo

Importe de la salvedad

en el estado los bienes

y el equipo (dólares

EE.UU.)

Importe total del impacto

financiero neto de la salvedad

hecha en el dictamen del auditor

sobre el Estado de los bienes y

el equipo (US$)

Cuadro 4 - Plantilla para que los auditores de ONG/EN informen sobre las observaciones y recomendaciones de la auditoría

Adjudicación

No.

Proyecto

No.

Observ.

No

Observación del

auditor

Recomendación

Ámbito de la

auditoría

Causa

de la

auditoría

Gravedad

del riesgo Observaciones de la

admón. de

proyecto/oficina de

país

Nombre y cargo del auditor:_______________________________

Firma del auditor: _______________________________________

Fecha: _____________________________

Nombre y cuño de la firma de auditores: ___________________________

22

AANNEEXXOO 99:: OORRIIEENNTTAACCIIÓÓNN PPAARRAA LLAA FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE OOBBSSEERRVVAACCIIOONNEESS DDEELL AAUUDDII TTOORR -- NNUUEEVVOO

Partes de la nota que sigue se extrajeron de un artículo del auditor interno Brian M. Schwartz, escrito en abril de 1999. La finalidad de la presente nota es impartir orientación sobre la formulación de observaciones y recomendaciones del auditor que sean eficaces.

Una observación eficaz del auditor debe constar de cinco elementos comunes:

1) Condición; 2) Criterios; 3) Causa; 4) Efecto, posible impacto o riesgo; y 5) Recomendación.

Los elementos uno a cuatro deben ser parte de lo que constituye una observación del auditor. A continuación figuran algunos consejos sobre cada uno de sus aspectos.

CONDICIÓN

Se entiende por "condición" una conclusión, problema u oportunidad señalado durante el examen de auditoría. Se ocupa directamente de un objetivo de control o de alguna otra norma de procedimiento. Ejemplos de declaraciones sobre condición son:

� "La persona designada no autorizó el presente documento". � "La cuenta no ha sido conciliada durante tres meses". � "El proceso se puede racionalizar para ahorrar seis horas diarias".

Al fundamentar la condición, es importante incluir el grado de detalle necesario en la descripción del problema. Alguien que no haya participado en la auditoría, pero que tenga un conocimiento básico del asunto o la función, podría comprender toda declaración sobre esa condición.

CRITERIOS

Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro de referencia para la evaluación. Dicho de otro modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden hacer referencia a una política, procedimiento o reglamento oficial específicos. En otro momento, los criterios pueden ser simplemente una cuestión de sentido común o de prudencia en la práctica administrativa. Por ejemplo, una declaración de los criterios podría expresarse de la manera siguiente "Con arreglo a la política #1234, todos los préstamos de más de 100 000 dólares deberán ser aprobados por la junta directiva;" o "Las responsabilidades de tramitación de la nómina deben estar separadas para controlar la autorización de cambios en los archivos centrales".

CAUSA

Como su nombre lo indica, la declaración sobre causa explica el por qué ocurrió el problema señalado. La causa es probablemente el atributo más crítico de las conclusiones. Si no se determina el por qué ocurrió la condición, no se puede hallar solución adecuada a la situación.

Al fundamentar la causa, el auditor debe señalar el motivo por el cual ocurrió el problema. Una explicación superficial en la que no se exponga la causa fundamental impedirá formular una recomendación por escrito.

23

Además, citar palabras de la persona apropiada podría servir como declaración de la causa, es decir, por qué ocurrió la condición. Algunos jefes de auditoría consideran que sólo procede una declaración de causa emitida por la administración, mientras que otros prefieren una declaración de la persona que propiamente se encargó de la tarea correspondiente. Por regla general, es preferible obtener ambos puntos de vista, ya que de esta manera es más probable la determinación de la causa fundamental del problema.

Posibles causas - Revisado

Además de explicar la “causa” y ofrecer detalles al respecto en el texto de la observación del auditor, el PNUD exige que el auditor resuma también la declaración de causa en el informe de auditoría utilizando una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas que se indican a continuación:

1. Falta o insuficiencia de políticas /procedimientos /directrices 2. falta o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel de proyecto 3. Orientación/control insuficiente a nivel de oficina del PNUD en el país 4. Falta o insuficiencia de recursos (especifique si son recursos financieros, humanos o técnicos) 5. Planificación inapropiada 6. Capacitación insuficiente 7. Error humano 8. Elusión intencional de los controles internos 9. Estructura de gestión inadecuada

EFECTO, IMPACTO O RIESGO POTENCIAL

La declaración sobre el efecto describe el riesgo particular que podría existir (el impacto o riesgo potencial) o que ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o del problema. Básicamente responde a la pregunta, "¿y qué?" En la declaración del efecto se suele analizar la posibilidad de pérdida, incumplimiento o insatisfacción del cliente originado por el problema.

Probablemente la administración centre la atención en la información proporcionada en este aspecto de la observación del auditor, ya que le permite ver de qué manera la condición repercutirá negativamente en sus actividades. De resultas de ello, la declaración sobre el efecto suele servir como catalizador de un cambio positivo.

Procede hacer una advertencia: no se debe exagerar ni magnificar el riesgo que se anticipa en la declaración de efecto. Si bien los auditores tienen la responsabilidad de señalar los riesgos relacionados con la falta de control, la declaración de efecto debe ser razonable, plausible y redactarse de manera que no parezca que el mundo se va a acabar. Para qué los auditados tomen en serio las observaciones del auditor y respeten lo que éste tiene que decir, el auditor debe hablar sobre el riesgo en términos realistas y no exagerados.

Niveles de riesgo

Además de explicar el “Efecto, posible impacto o riesgo” y ofrecer detalles al respecto en el texto de la observación del auditor, el PNUD exige que el auditor señale también el nivel de riesgo en el informe de auditoría utilizando uno de los tres niveles de riesgo pre establecidos que se indican a continuación:

Alto Acción que se considera inexcusable para asegurar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (es decir, si no se adoptan medidas podrían producirse consecuencias y problemas serios).

24

RECOMENDACIÓN

Este aspecto sugiere la manera en que se puede hallar solución a esta situación. Una recomendación efectiva guarda relación directa con la causa y procura eliminarla. No basta con un hacer una declaración general en el sentido de que la administración debería resolver el problema; en la declaración se debería explicar también la manera de lograrlo.

Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo para controlarlo. Antes de formular una recomendación, el auditor deberá considerar las siguientes interrogantes:

¿Resuelve acaso la recomendación este problema y elimina o reduce el riesgo?

� ¿Se puede aplicar la recomendación en el entorno actual? � ¿Es la recomendación eficaz en función de los costos? � ¿Servirá sólo como remedio temporal o será una solución permanente?

Los ejemplos de recomendaciones efectivas son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de todos los bienes y el equipo que se reconciliarán con los registros apropiados.

OTROS CONSEJOS

Siempre que sea posible, las conclusiones análogas deberán combinarse de un solo enunciado a fin de dar fuerza a la necesidad de aplicar la recomendación.

Hacer de abogado del diablo puede ser sumamente útil. Después de redactar la observación y recomendación, los auditores deberían ponerse en el lugar del auditado e impugnar/cuestionar la validez de la cuestión. Si la cuestión no se sostiene, probablemente no debería incluirse en el informe de auditoría.

Medio Acción que se considera necesaria para evitar la exposición a riesgos de importancia (es decir, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes).

Bajo Acción que se considera conveniente y que debe redundar en un mayor control o una relación óptima de costo-calidad .

25

AANNEEXXOO 1100:: SSAASS 222200 –– OORRIIEENNTTAACCIIÓÓNN SSOOBBRREE LLAA IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA RREELLAATTIIVVAA DDEE LLAA AAUUDDIITTOORRÍÍAA -- NNUUEEVVOO

Más destacados de la Declaración sobre las normas de auditoría (SAS) 220 – Importancia relativa de la auditoría, cuya finalidad es proporcionar orientación a los auditores en la determinación de la importancia relativa de las observaciones a los fines de la preparación del informe y en la medida en que puedan afectar al dictamen del auditor. Los auditores deberán remitirse a la SAS 220 para más información. La finalidad de la SAS es establecer normas e impartir orientación sobre el concepto de la importancia relativa y sus relaciones con el riesgo de la auditoría. Los auditores deberían considerar la importancia relativa en sus relaciones con el riesgo de la auditoría al realizar una auditoría (SAS 220.1) Un asunto tiene importancia si hay razones para considerar que el conocimiento de la materia influiría en las decisiones económicas de los usuarios adoptadas sobre la base de los estados financieros. La importancia relativa se puede considerar en el contexto de los estados financieros en su conjunto, de cualquier declaración particular dentro de los estados financieros o de determinados detalles incluidos en los estados financieros. La importancia relativa depende de la naturaleza y de las proporciones del detalle o error juzgado en las circunstancias específicas. Dado que la importancia relativa presenta aspectos tanto cualitativos como cuantitativos, no puede establecer ninguna definición matemática general. Los auditores deben planificar y realizar la auditoría de manera que les proporcione pruebas suficientes con las cuales dar seguridades razonables de que los estados financieros no contienen omisiones de importancia y representan una imagen fiel. (SAS 220.2) La determinación de lo que es material es cuestión de opinión profesional. Los auditores deberían considerar la posibilidad de que se informe acerca de sumas relativamente pequeñas que, al acumularse, podrían surtir un efecto de importancia en los estados financieros. Por ejemplo, un error en un procedimiento a fin de mes podría ser indicio de una posible omisión importante si ese error se repite cada mes. Al evaluar si los estados financieros han sido presentados correctamente, los auditores deben determinar si el monto global de las omisiones no rectificadas que se han detectado durante la auditoría es importante (SAS 220.4).

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍAS DE PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN NACIONAL E

IMPLEMENTADOS POR ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Revisado en noviembre del 2012


2

Índice

A. Información general

B. Administración del proyecto

C. Consultas con las partes interesadas

D. Descripción de los informes objeto de la auditoría

E. Servicios de auditoría requeridos

F. El Informe de Auditoría y la Carta a la Administración

G. Competencia del auditor

Anexos

I: Modelo de Informe de auditoría

II: Definición de las opiniones del auditor

III: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710

IV: Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año anterior

V: Modelo para presentar los datos y observaciones de la auditoría

VI: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría

VII: Orientación sobre la materialidad de la auditoría (SAS 220)

3

A. Información general Una breve descripción de los proyectos objeto de la auditoría, puede consultarse en la página web del PNUD Argentina http://www.undp.org.ar.

Para los proyectos de implementación nacional (NIM) e implementados por organizaciones no gubernamentales (ONG) son de aplicación los procedimientos que surgen del “Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno”, disponible en la página web http://www.undp.org.ar/operaciones/manual.html.

En este documento se entenderá por "Asociado en la Implementación” la entidad designada para administrar un proyecto, pudiendo ser tanto un organismo público como una ONG. B. Administración del proyecto La información a ser auditada se encuentra archivada en las oficinas de los proyectos, las que se encuentran ubicadas mayoritariamente en la Ciudad de Buenos Aires, y para el caso de algunos proyectos, en las capitales provinciales o municipios de determinadas provincias; en el listado preliminar de proyectos adjunto se indican dichos casos. Los datos de contacto correspondientes a las autoridades de los proyectos (Director/a Nacional y Coordinador/a General) se encuentran disponibles en el Sistema de Auditorias http://auditorias.undp.org.ar/. C. Consultas con las partes interesadas El auditor deberá presentar los informes de auditoría y las cartas a la administración de los proyectos en borrador a la oficina del PNUD para informarle brevemente acerca de las principales conclusiones de la auditoría y de las recomendaciones para mejorar en el futuro, además de recabar opiniones de sus interlocutores. La planificación y seguimiento de las tareas de auditoría y la comunicación entre los auditores, los proyectos y el PNUD se realizará a través del Sistema de Auditorías http://auditorias.undp.org.ar/. En dicho Sistema los auditores realizarán y asentarán el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías del año anterior y cargarán los informes de la presente auditoría. D. Descripción de los informes objeto de la auditoría Los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto de cada uno de los siguientes documentos:

• Informe combinado de gastos (CDR) durante el período comprendido entre el 1 de enero y

el 31 de diciembre de 2012 • Informe Cuenta de anticipos 2012 • Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto En caso de haber emitido una opinión con reserva, adversa o abstención de opinión sobre el CDR, los auditores deben reflejar el valor monetario del impacto financiero neto del dictamen.

4

Los auditores deben indicar los riesgos implícitos en sus observaciones y clasificarlas como riesgo alto, medio o bajo. Asimismo, deben clasificar las posibles causas de cada una de las observaciones de la auditoría (Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría).

1. Informe combinado de gastos –CDR- La preparación de este Informe está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable corporativo denominado ATLAS. El CDR constituye un estado financiero oficial que debe ser certificado por los auditores. Los estados financieros del proyecto, si se certifican, deben conciliarse con los gastos que se consignan en el CDR y deberán adjuntarse al informe de auditoría. El CDR se prepara en dos secciones; la primera sección contiene la información de los gastos totales correspondientes a un año fiscal, desagregados por fuentes de financiamiento y actividades realizados por: • Asociado en la Implementación (ya sea gobierno o una ONG) Los procedimientos del PNUD exigen que cuando se realizan anticipos de fondos al Asociado en la Implementación, éste debe presentar a la oficina del PNUD un Informe Financiero trimestral que incluya: 1) el saldo acumulado desde la presentación del informe financiero anterior; 2) los desembolsos efectuados en el período; y 3) la solicitud de un nuevo anticipo. La oficina del PNUD en el país registra los desembolsos en ATLAS durante el transcurso del año a medida que recibe los informes financieros. Estos desembolsos del Asociado en la Implementación se asientan en la columna de gastos Government del CDR.

• PNUD (oficina de país, sede y otras oficinas de países) La oficina de país del PNUD registra en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD de sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se registran en las columnas de gastos PNUD del CDR. Los desembolsos pueden clasificarse como pagos directos o como servicios de apoyo del PNUD. Esta distinción, aunque es importante a los efectos de la auditoría, no es evidente en el CDR y solo puede proporcionarla la oficina de país del PNUD como cuadro auxiliar. A continuación se ofrece una breve descripción de cada categoría. a) Pagos directos: El Asociado en la Implementación tiene responsabilidad por los gastos pero le pide al PNUD que efectúe el pago al proveedor/consultor en su nombre. El Asociado en la Implementación responde por el desembolso y mantiene toda la documentación respaldatoria. El PNUD solamente efectúa los pagos después que la solicitud ha sido debidamente autorizada y se lo informa al Asociado en la Implementación a través del Sistema MAERA (http://maera.rblac.undp.org/Login.asp) una vez que se ha efectuado el pago.

b) Servicios de apoyo del PNUD: El gobierno y el PNUD acuerdan que el PNUD preste servicios de apoyo al proyecto y firman una Carta Acuerdo (con una descripción de dichos servicios). El PNUD es plenamente responsable y rendirá cuentas por estos gastos y, en consecuencia, mantiene toda la documentación respaldatoria relacionada con el desembolso. Este gasto queda fuera de la auditoría y, por consiguiente, no será examinado por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del CDR. Cuando no exista una Carta Acuerdo firmada en relación con los servicios de apoyo del PNUD o un Plan de Acción del Programa País –CPAP- con las respectivas cláusulas de la Carta Acuerdo relativas a los servicios de apoyo del PNUD, la auditoría deberá abarcar también los gastos del PNUD relacionados con el apoyo de la oficina de país. La oficina de país debe incluir esta información en el contrato de los auditores.

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• Organismos de las Naciones Unidas El organismo de las Naciones Unidas informa sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina del PNUD en el país registra los gastos en ATLAS. Estos gastos de los organismos de las Naciones Unidas se registran en la columna de gastos UN Agencies en el CDR. Estos gastos quedan fuera de la auditoría y, por consiguiente, no serán examinados por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del CDR. La segunda sección del CDR muestra la siguiente información: Anticipos pendientes: Si figura una cantidad dentro de esta categoría, los auditores deben conciliarla con el efectivo en caja a nivel de proyecto. En principio, esta cantidad debe representar el balance de cualquier anticipo transferido al asociado en la implementación menos el total de los gastos reportados en los informes financieros trimestrales que el asociado en la implementación entrega al PNUD. Activos fijos No-depreciables: Puede haber casos en los que los activos fijos que pertenecen o son utilizados por el proyecto, estén bajo el control del PNUD (un ejemplo sería aquellas situaciones en las que el PNUD proporciona servicios de apoyo al proyecto y no existe Carta de Acuerdo firmada). Si figura una cantidad dentro de esta categoría en el CDR, los auditores deben investigar y determinar si los activos están o no relacionados con el proyecto, y si están relacionados, deben seguir los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para validar los activos, así como los que se siguen para certificar el Estado de Activo y Equipo. Por favor, remítase al manual de las Políticas y Procedimientos de Programas y Operaciones (POPP por sus siglas en inglés), y consulte la sección de “Servicios Administrativos/Gestión de Activos/Propiedad, Planta y Equipo/Adquisición y Mantenimiento de Muebles y Equipo” para obtener información relacionada con la custodia/control/propiedad de los activos. Inventario: De forma similar al caso de los Activos Fijos No- depreciables, puede haber situaciones en las que determinadas partidas del inventario que fueron adquiridas para el proyecto estén temporalmente bajo el control/custodia del PNUD. Si figura una cantidad dentro de esta categoría, los auditores deben determinar la naturaleza del inventario y si está o no destinado para el proyecto. Si se determina que el inventario está relacionado con el proyecto, entonces se deben aplicar los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para la certificación del Estado de Activos y Equipo. Prepagos: Los auditores deberán validar cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría, es decir, determinar lo que representa y si de alguna forma está relacionada con el proyecto. Compromisos: Cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría sería proporcionada solamente con fines informativos y, por lo tanto, no se pedirá a los auditores que efectúen procedimientos de auditoría en relación a la verificación o validación de los mismos. Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el CDR y lo presenta al Asociado en la Implementación para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor el CDR firmado. 2. Informe Cuenta de anticipos La preparación de esta información está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable corporativo denominado ATLAS. El Informe Cuenta de anticipos refleja el detalle del saldo

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disponible en poder del Proyecto (saldo de cierre según informe financiero) al 31 diciembre 2012. Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el Informe Cuenta de anticipos y lo presenta al Asociado en la Implementación para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor dicho informe firmado. 3. Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto En base a los registros del Libro Mayor de Bienes y Equipos, los Proyectos elaborarán, firmarán y presentarán a los auditores el Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto, que reflejará los bienes del inventario que aún no han sido transferidos al gobierno. Dicho estado certificado por los auditores y firmado por el PNUD, formará parte del Informe de Auditoría. E. Servicios de auditoría requeridos 1. Una definición de las entidades objeto de las auditorías.

2. La auditoría se debe llevar a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de

Auditoría (ISA) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores u Organización de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

3. El período de auditoría es del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2012.

4. El alcance de la auditoría se limita a los gastos de los Asociados en la Implementación: 1) todos los desembolsos incluidos en los informes financieros trimestrales presentados por el Asociado en la Implementación; y 2) los pagos directos tramitados por el PNUD a solicitud del Asociado en la Implementación.

5. Verificar la exactitud matemática de los CDR cerciorándose de la conciliación de los gastos descritos en los documentos justificativos (los informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos tramitados por el PNUD a solicitud del Asociado en la Implementación) con los gastos descritos, por fuente de desembolso, en los CDR.

6. Consignar en el informe de auditoría el monto de los gastos excluidos del alcance de la auditoría, porque fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo directo y el monto de los gastos totales excluidos porque fueron efectuados por un organismo de las Naciones Unidas (Remítase a la sección D supra). Esta limitación del ámbito no es razón válida para que los auditores emitan una opinión con reservas sobre el CDR. Se debe indicar en el Informe, si la auditoría se ajustó o no a algunas de las condiciones mencionadas e indicar las normas o procedimientos alternativos aplicados.

7. Expresar una opinión en cuanto a la situación financiera general del proyecto durante el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 y certificar: • El informe combinado de gastos (CDR) correspondiente al período transcurrido entre el

1 de enero y el 31 de diciembre de 2012; • Informe Cuenta de anticipos 2012; y • El estado del activo y equipos en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012.

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Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) sin reservas; b) con reservas; c) adversa o d) abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas" el auditor tiene otra opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos (impacto financiero neto) en los estados (CDR, saldo de cierre según informe financiero y estado del activo y equipos). El informe deberá contener también una referencia a la sección de la carta a la administración donde figura el número de la observación de auditoría conexa y la medida adoptada o prevista para abordar y rectificar de manera concluyente la salvedad correspondiente. Ver Anexo II Definición de las opiniones del auditor.

8. Informar, si procede, en valor monetario, el impacto financiero neto de cualquier opinión

con comentarios (las opiniones con comentarios pueden ser con reserva, adversas o con abstención de emitir una opinión) acerca del CDR, saldo de cierre y/o estado del activo y equipos, si procede.

9. La auditoría deberá abarcar la gestión general del proyecto. Si bien no es posible

suministrar información vinculada a volumen (tipo y cantidad de pagos) de operaciones para cada proyecto ni cantidad de bienes y servicios contratados, se aclara que en general los pagos de los proyectos están relacionados con la contratación de consultores individuales, pasajes, viáticos y compra de equipos y suministros. Nota: Se deberá incluir un examen de los planes de trabajo, el informe anual, los recursos, los presupuestos y gastos, la ejecución presupuestaria y financiera, la contratación de bienes y servicios, la contratación de consultores, la enajenación o transferencia del activo, y el cierre operativo y financiero (si procede). La auditoría abarcará los siguientes aspectos: • Recursos humanos

Se deberá considerar la competitividad, transparencia y eficacia de la contratación de personal. Se deberá incluir una evaluación de los resultados, el control de la asistencia, el cálculo de remuneraciones, la preparación y el pago de la nómina y la administración de los registros del personal.

• Finanzas

Se deberá considerar la idoneidad de las operaciones contables y financieras y de los sistemas de presentación de informes, lo que incluirá el control del presupuesto, la administración del efectivo, la facultad de certificación y aprobación, la recepción y el desembolso de fondos, el registro de todas las transacciones financieras, los informes de gastos, mantenimiento y control de archivos.

• Adquisiciones

Se deberá considerar la competitividad, transparencia y eficacia de las actividades de adquisición del proyecto a fin de garantizar que el equipo y los servicios adquiridos cumplan con la normativa. Se deberá incluir: - Si procede, las delegaciones de autoridad, los límites de adquisición, la

convocatoria de licitación y propuestas, la evaluación de las licitaciones y propuestas y la aprobación/firma de contratos y órdenes de compra.

- Procedimientos de recepción e inspección para determinar la concordancia del equipo con las especificaciones acordadas y, si procede, el uso de expertos independientes para inspeccionar la entrega de equipo sumamente técnico y costoso.

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- Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que se adquieran equipos que no cumplan las especificaciones técnicas o que posteriormente resulten defectuosos.

- Gestión y control de las órdenes con variación de precios. Se deberá incluir el uso de consultorías y la idoneidad de los procedimientos para contratar personal experimentado y plenamente calificado y evaluar su trabajo antes de que se efectúe el pago final.

• Gestión del activo

Se deberá incluir el equipo (por regla general, vehículos e informática) adquirido para uso del proyecto. Se examinarán los procedimientos de recepción, almacenamiento y enajenación.

• Gestión del efectivo en caja

Se deberán incluir los fondos en efectivo en poder del proyecto y los procedimientos utilizados para salvaguardar el efectivo en caja.

• Administración general

Se deberán incluir las actividades de viajes, gestión del parque móvil, servicios de carga, gestión de locales de oficina y alquiler, sistemas de comunicaciones y de tecnología de la información de las oficinas y mantenimiento de archivos. Considerar las transacciones de cada proyecto incluyendo los pagos directos efectuados por la oficina del PNUD en el país a solicitud de la administración del proyecto.

10. Presentar un borrador de los informes de auditoría antes del 15/04/2013 y los informes

finales de auditoría firmados a más tardar el 30/04/2013.

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F. El Informe de Auditoría y la Carta a la Administración Informe de auditoría En el Informe de auditoría deberá quedar claramente expuesta la opinión del auditor según lo establecido en el Anexo I Modelo de informe de auditoría y V Modelo para presentar los datos y observaciones de la auditoría), y se deberá especificar, al menos, lo siguiente: � Que se trata de un informe confidencial y con fines especiales. � Las normas de auditoría aplicadas (Normas internacionales de Auditoría ISA, o normas

nacionales que se ajusten a una de las normas ISA en todos los aspectos importantes). � El período que abarca la opinión del auditor. � El monto de gastos objeto de la auditoría. � El monto del impacto financiero neto de la opinión con comentarios del auditor, si procede. � Las razones que motivaron que se emitiera una opinión con reservas, adversa o con

abstención de emitir una opinión (estas razones deben incluirse también en la carta a la administración como observaciones de la auditoría).

� La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del PNUD (como parte de los servicios de apoyo directo de la oficina de país) o de un organismo de las Naciones Unidas. Es importante destacar que esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para una opinión con reservas, ya que esas transacciones, en general, quedarán excluidas del ámbito de la auditoría.

� Si el CDR correspondiente al período transcurrido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 ha sido presentado en forma adecuada y razonable y si los desembolsos se han efectuado de conformidad con los fines para los cuales fueron asignados los fondos del proyecto.

a) Una auditoría financiera para expresar una opinión sobre el CDR, el Informe Cuenta de

anticipos y el estado del activo y equipos en poder de los proyectos, que incluya: � Expresión de una opinión sobre si el CDR refleja fielmente los gastos incurridos por el

proyecto en el período especificado de conformidad con las políticas contables del PNUD y si los gastos incurridos: i) estuvieron en consonancia con los presupuestos aprobados de los proyectos; ii) fueron utilizados para los fines aprobados del proyecto; iii) cumplieron el reglamento y las normas, las políticas y procedimientos pertinentes del gobierno o el PNUD y iv) estuvieron respaldados debidamente por los correspondientes comprobantes y otros documentos justificativos aprobados. El CDR es el estado de gastos obligatorio y oficial que hay que certificar. No se aceptarán otras formas de declaración de gastos que pueda preparar una oficina de proyecto.

� Si el resultado de auditorías de años anteriores que diera lugar a opiniones con comentarios sobre el CDR redundó en medidas concluyentes para abordar debidamente la salvedad expresada en la auditoría del año precedente y el impacto financiero neto conexo. Si no se adoptaron medidas concluyentes, los auditores deberán tener en cuenta el posible efecto de no haberse buscado solución o rectificación a una opinión con comentarios expresada el año anterior.

Nota: En consecuencia, la opinión con comentarios emitida un año antes que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este aspecto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas de años anteriores. Ver Anexo III Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 y IV Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año anterior.

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� Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del estado del activo y equipos en

poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. Se debe incluir todo el activo y el equipo disponible al 31 de diciembre de 2012 y no solo los adquiridos en el período. Cuando un proyecto no posea activos ni equipo, no será necesario expresar una opinión de esa índole, sin embargo, habrá que dejar constancia de ello en el informe de auditoría.

� Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del efectivo en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. La auditoría tiene que expresar una opinión sobre el Informe Cuenta de Anticipos cuando se haya establecido una cuenta bancaria específica para el proyecto o cuando el proyecto posea efectivo en caja. Cuando el proyecto no posea efectivo alguno, se dejará constancia de ello en el informe de auditoría.

b) Una auditoría para evaluar y expresar una opinión sobre los controles internos y los

sistemas del proyecto. El producto será un informe de auditoría análogo a una carta a la administración detallada que abarque las deficiencias de los controles internos detectadas y las recomendaciones del auditor para solucionarlas. Deberá abarcar los siguientes aspectos/problemas: � Una reseña general de los avances del proyecto y la puntualidad respecto de los hitos más

importantes señalados y fechas previstas en el Documento del Proyecto. La finalidad no es determinar si se ha cumplido o no con convenciones específicas en relación con determinados criterios de actuación o productos específicos. No obstante, se podrían formular observaciones acerca del cumplimiento general de las convenciones generales, como la ejecución del proyecto con economía y eficiencia, pero no respecto de la fuerza legal de una opinión del auditor.

� Una evaluación del sistema de controles internos del proyecto que haga hincapié tanto en: i) la eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna que permita gestionar adecuadamente el proyecto, como en ii) la eficacia general del sistema de controles internos en la protección de los activos y los recursos del proyecto.

� Una descripción de cualquier deficiencia específica en los controles internos observada en la gestión financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría aplicados para buscar solución a esas deficiencias o compensarlas. Se deberán formular recomendaciones para resolver/eliminar las deficiencias observadas en los controles internos.

Carta a la administración La carta a la administración deberá incluir también lo siguiente:

� Observaciones y recomendaciones del auditor (ver Anexo VI Orientación sobre la

formulación de observaciones de la auditoría) � Clasificación de las observaciones por riesgo: alto, medio o bajo (ver Anexo VI

Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría). � Clasificación de las posibles causas de las observaciones (ver Anexo VI Orientación sobre

la formulación de observaciones de la auditoría). � Comentarios/respuesta del proyecto a las observaciones y recomendaciones del auditor. � Indicación de las observaciones que afectan a la opinión del auditor (cuando es con

salvedad, adversa o con abstención de emitir una opinión). � Indicación si las observaciones son recurrentes, es decir si se reiteran del año anterior.

A continuación se detallan las categorías generales analizadas supra.

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Examen de los avances del proyecto Como parte del examen general de los avances del proyecto, se deberá: � Examinar los planes de trabajo anuales y los informes financieros y solicitudes de pagos

directos, y evaluar su puntualidad y cumplimiento respecto de lo establecido en el Documento de Proyecto.

� Examinar el informe anual del proyecto preparado por el Asociado en la Implementación y evaluar el cumplimiento de las directrices del PNUD y si el Asociado en la Implementación cumplió lo establecido en el Documento del Proyecto.

� Examinar el avance del proyecto y cumplimiento de plazos esperado de acuerdo a las actividades planeadas en el Documento de Proyecto y formular observaciones sobre las causas de la demoras.

Evaluación del control interno El auditor tiene que llevar a cabo una evaluación de los controles internos conforme a las normas de control interno establecidas. Las normas de INTOSAI presentan un ejemplo de normas reconocidas de control interno1; son utilizadas por los administradores de organismos públicos como marco para establecer estructuras eficaces de control interno. Adicionalmente, se deberá: � Examinar los gastos incurridos por el Asociado en la Implementación y determinar si

concuerdan con el Documento de Proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos. � Examinar los procesos de adquisición/las actividades de contratación y determinar si fue

transparente y competitivo. � Examinar el uso, el control y la enajenación de equipo no fungible. Determinar si el equipo

adquirido cubre las necesidades señaladas y si su uso se ajusta a los fines previstos. � Examinar los procesos de contratación de personal de proyectos y consultores y determinar

si fue transparente y competitivo. � Examinar los asientos contables del Asociado en la Implementación y evaluar su idoneidad

para mantener asientos exactos y completos de los comprobantes y los desembolsos de efectivo; y apoyar la preparación del informe financiero trimestral.

� Examinar el registro de solicitudes de pagos directos y asegurarse de que estén firmados por los funcionarios públicos autorizados.

Recomendaciones Deben estar dirigidas al Asociado en la Implementación. Las respuestas y comentarios de la entidad deben incluirse en la Carta a la Administración, inmediatamente después de las recomendaciones. Cabe destacar que en su respuesta/comentarios, la entidad deberá especificar la/s acción/es que se llevarán a cabo para implementar las recomendaciones de los auditores y la fecha de cumplimiento prevista. Asimismo, el auditor puede formular “buenas prácticas” (de haberlas) y que deberán ser de conocimiento del resto de proyectos. Servicios disponibles y derecho de acceso El auditor tendrá acceso pleno y total en todo momento a todos los registros y documentos (incluidos los libros de contabilidad, acuerdos legales, minutas de reuniones, registros bancarios, facturas, contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. El auditor tiene derecho de acceso a los bancos, consultores, contratistas y otras personas relacionadas con la administración del proyecto.

1 Para más información se pueden consultar las Guidelines for Internal Control Standards del INTOSAI en la página web: www.intosai.org.

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G. Competencia del auditor El auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos de la gestión o los intereses financieros de la entidad objeto de auditoría. Durante el período que abarque la auditoría y no durante la realización de la auditoría, el auditor no deberá haber estado empleado por la entidad ni haber prestado servicios como director ni mantenido relaciones financieras o comerciales directas con ningún alto funcionario de la administración de la entidad. El auditor deberá tener experiencia en la aplicación de las normas de auditoría ISA o INTOSAI. El auditor debe emplear personal suficiente con la competencia profesional idónea y la experiencia pertinente con las normas ISA o INTOSAI, incluso experiencia en auditoría de la contabilidad de entidades parecidas en tamaño y complejidad a la entidad objeto de la auditoría.

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Anexo I: Modelo de Informe de auditoría Informe del auditor: Al Director Nacional del Proyecto y

al Representante Residente del PNUD Formato para las certificaciones financieras I. Modelo de Certificación para el Estado de los Gastos (CDR) INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES AL PNUD [incluya el nombre del proyecto] (Remítase a la ISA 700) Hemos efectuado la auditoría del Estado de gastos (“el estado”) adjunto del proyecto [incluya número(s) del proyecto y el título oficial del proyecto] correspondiente al período [incluya el período de que se trate].

La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes materiales, ya sea por fraude o por error.

Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para tener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes materiales. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuentas.

Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores.

Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades)

En nuestra opinión, el estado de gastos adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos materiales, los gastos por una cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables acordadas [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado], y: i) concuerda con los presupuestos aprobados del proyecto; ii) se ajusta a los propósitos aprobados del proyecto; iii) cumple el reglamento y las normas, las políticas y los procedimientos pertinentes del PNUD y iv) viene avalado por los comprobantes debidamente aprobados y otros documentos justificantes.

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Opiniones Modificadas (Remítase a la ISA 705)

Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado de gastos adjunto, salvo por las razones indicadas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los gastos por una cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado].

Opción 3: (Opinión Adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa] el estado de gastos no da una imagen verdadera y fiel de el gasto de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [incluya el período de que se trate]. Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas para fundamentar una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado de gastos por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditados por nosotros, durante el período [incluya el período de que se trate].

Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya número] del estado de gastos, la cual describe la incertidumbre relacionada con el [incluya el asunto de que se trate]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto. ________________________ Nombre y Firma del auditor ________________________ Fecha del informe del auditor _________________ Dirección del auditor

II. Modelo de Certificación del Estado del Activo (Remítase a la ISA 700)

Hemos efectuado la auditoría del Estado del activo (“el estado”) adjunto del proyecto número [incluya número(s) y el título oficial del proyecto] al [incluya la fecha].

La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes materiales, ya sea por fraude o por error.

Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de

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Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes materiales. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado.

Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades) En nuestra opinión, el estado del activo adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos materiales, el saldo de inventario del proyecto [incluya el título oficial del proyecto] por valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al [incluya la fecha] de conformidad con las políticas de contabilidad del PNUD (IPSAS) [si es necesario, añada: mencionadas en la nota incluida en el justificante].


Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado del activo adjunto, salvo por las razones señaladas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, el saldo del inventario por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] al [incluya la fecha], según las políticas contables acordadas [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el justificante]. Opción 3: (Opinión adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa] el estado del activo no da una imagen verdadera y fiel de el gasto de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditado por nosotros al [incluya la fecha].

Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas que formen la base para emitir una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado del activo por un valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditados por nosotros, al [incluya la fecha].

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Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya número] del estado del activo, la cual describe la incertidumbre relacionada con el [incluya el asunto de que se trate]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto.

_________________ Nombre y Firma del Auditor _________________ Fecha del Informe del Auditor _________________ Dirección del Auditor III. Modelo de certificación del Informe Cuenta de anticipos (solo se requiere si existe una cuenta bancaria aparte para cada uno de los proyectos y/o efectivo en caja) (Remítase a la ISA 700)

Hemos auditado el estado Cuenta de anticipos (“el estado”) adjunto del proyecto número [incluya los número(s) de la adjudicación y el proyecto], [incluya el título oficial del proyecto] al XXX [incluya la fecha].

La administración del proyecto <nombre/título> tiene la responsabilidad de preparar el estado de cuenta del proyecto y del control interno que la administración determine que sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error.

Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes significativas.

Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias de auditoría sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes significativas en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado.

Consideramos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores.

Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades)

En nuestra opinión, el Estado de la situación de caja adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos importantes, el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria del proyecto [incluya el título oficial del proyecto] por valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al

17

[incluya la fecha] y de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado].


Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado de la situación de caja adjunto, salvo por las razones señaladas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos significativos el saldo del efectivo en caja y la cuenta bancaria por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al [incluya la fecha] de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [si es necesario, añada: mencionadas en la nota incluida en el estado].

Opción 3: (Opinión Adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa], el estado de la situación de caja no da una imagen verdadera y fiel de el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria por el valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] y auditado por nosotros al [incluya la fecha]

Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas que formen la base para emitir una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado de la situación de caja por un valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] y auditado por nosotros al [incluya la fecha].

Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya el número] del estado de la situación de caja, la cual explica la incertidumbre relacionada con [explique la incertidumbre]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto.

_______________ Nombre y Firma del Auditor ________________ Fecha del informe del auditor ________________ Dirección del Auditor

Fecha de emisión: __________________________

NOMBRE DEL AUDITOR (En mayúsculas, por favor): ___________________ FIRMA DEL AUDITOR: __________________________ CUÑO Y SELLO DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: _____________________ DIRECCIÓN DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: _________________________ Nº TEL EMPRESA DE AUDITORÍA ___________________________

18

Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: (a) con salvedades, (b) sin salvedades, (c) adversa, o (d) con abstención de opinión. Si en lugar de una opinión "sin salvedades" el auditor tiene otra opinión, el informe de auditoría debe describir tanto la naturaleza como la cantidad de los posibles efectos en el estado financiero (Número o

cantidad de reservas o salvedades/Impacto Financiero Neto). Anexo II: Definición de las opiniones del auditor Opinión sin reservas (sin comentarios o positiva) Se deberá expresar una opinión sin reservas cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados financieros reflejan fielmente (o presentan adecuadamente) todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco aplicable de presentación de informes financieros. Opinión con reservas – opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una opinión con reservas cuando el auditor llega a la conclusión de que no se puede expresar una opinión sin reservas, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o cualquier limitación en el alcance no es tan importante ni tan omnipresente que obligue a expresar una opinión adversa o una abstención de emitir una opinión. Se expresará una opinión con reservas con la ‘salvedad’ de los efectos de la cuestión a la que se refiere la reserva. Abstención de emitir una opinión – opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una abstención de emitir una opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea tan importante y omnipresente que el auditor no ha podido obtener suficientes pruebas apropiadas en la auditoría y, en consecuencia, no puede expresar una opinión sobre los estados financieros. Opinión adversa – opinión con comentarios (negativa) El auditor expresará una opinión adversa cuando los estados financieros muestren importantes tergiversaciones, inexactitudes y no reflejen fielmente los gastos incurridos y comunicados en los estados presentados (informe combinado de gastos, saldo de cierre según informe financiero, estado del activo y el equipo). Se expresa una opinión adversa cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante y omnipresente en los estados financieros que el auditor llega a la conclusión de que no basta expresar una reserva sobre el informe para revelar que los estados financieros son fraudulentos o no están completos. Anexo III: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710

Notificación de una opinión con comentarios no corregida, formulada el año anterior En aplicación de la Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710, que entraron en vigor en diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año anterior2. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido corregida o resuelta debidamente.

2 Se entiende por opinión "con comentarios" ya sea una opinión con reservas, una abstención de emitir una opinión o una opinión adversa.

19

En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD.

20

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Asociado en la Implementación

Oficina de país del PNUD

Auditores estatales/Empresa de auditoría

Firma del funcionario: ___________________

Firma del funcionario del PNUD: _________________

Firma: ______________________

Nombre y cargo: ________________

Nombre y cargo:__________________

Nombre y cargo: _____________________

Fecha: _____________

Fecha: ____________

Fecha: ____________

Sello: _______________

* Ejecutado, en marcha, sin ejecutar, no se aplica (N/A) o retirado. “N/A” se utilizará cuando se produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que

haga perder validez a una observación formulada por el auditor el año precedente. Por ej. Cuando se cierra un proyecto, o un proyecto que tenía cuenta bancaria con una

recomendación de conciliar mensualmente el estado de cuenta, si al año siguiente, el auditor observa que la cuenta bancaria está cerrada. “Retirado” se utilizará cuando se

produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación y la recomendación del auditor formuladas el año precedente.

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Los auditores deberán completar la información que se indica en los cuatro cuadros siguientes y firmarla.

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observación y la página del informe

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administración)

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Nombre y cargo del Auditor: ____________________________

Firma del Auditor: ____________________________________

Fecha: _____________________________

Sello: _____________________________

22

Anexo VI: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría Algunas partes de la nota que figura a continuación fueron extraídas de un artículo publicado en Internal Auditor, de abril de 1999, por Brian M. Schwartz. La finalidad de esta nota es impartir orientación sobre la formulación de observaciones y recomendaciones del auditor que sean eficaces. Las observaciones del auditor que resultan efectivas constan de cinco elementos comunes: 1) Condición 2) Criterios 3) Causa 4) Efecto, posible impacto o riesgo 5) Recomendación Los elementos 1 a 4 deben formar parte de lo que constituye la observación de un auditor. A continuación figuran sugerencias útiles sobre cada uno de esos aspectos. CONDICIÓN Se entiende por "condición" una conclusión, un problema o una oportunidad observado durante el examen del auditor. La condición se refiere directamente a un objetivo del control o a otras normas de ejecución. Ejemplos de declaraciones de condición son: - "El funcionario apropiado no autorizó ese documento" - "Durante tres meses no se ha conciliado esta cuenta" - "El procedimiento se puede racionalizar para ahorrar seis horas diarias" Al fundamentar la condición, es importante incluir el grado de detalle necesario en la descripción del problema. Alguien que no haya participado en la auditoría, pero que tenga un conocimiento básico del tema o la función, deberá poder entender cualquier declaración de condiciones. CRITERIOS Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro para la evaluación. Dicho de otro modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden referirse a una política o procedimiento específicos o a un reglamento estatal. En otros momentos, los criterios pueden ser simplemente una cuestión de sentido común o de práctica comercial prudente. Por ejemplo, una declaración de criterios podría ser la siguiente "Conforme a la norma #1234, todos los préstamos por más de 100.000 dólares deben ser aprobados por la junta directiva;" o "Las responsabilidades de preparación de la nómina deberían estar separadas para controlar la autorización de cambios en el archivo central". CAUSA Como lo indica el nombre, la declaración de causa explica en primer lugar por qué ocurrió el problema. La causa es probablemente el atributo más importante. Si no se determina el por qué se produjo la condición, no se puede buscar una solución adecuada a la situación. Al fundamentar la causa, el auditor deberá señalar la razón fundamental del problema. Una explicación superficial no va al fondo del problema y no permitirá formular una recomendación eficaz. Además, citar lo que ha expresado la persona adecuada podría servir de declaración de causa, es decir del por qué ocurrió la condición. Algunos administradores de auditorías consideran que solo es procedente una declaración de causa de la administración, mientras que otros prefieren obtener puntos de vista de ambos lados, porque de esa manera es más probable hallar la causa fundamental del problema.

23

Posibles causas

Además de explicar y ofrecer detalles acerca de la “causa” en el texto de una observación del auditor, el PNUD exige que el auditor haga también un resumen de la declaración de la causa en el informe de auditoría utilizando una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas: 1. Ausencia o insuficiencia de políticas/procedimientos/directrices 2. Ausencia o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel del proyecto 3. Falta de orientación/vigilancia a nivel de la oficina del PNUD en el país 4. Falta o insuficiencia de recursos (especificar si se trata de recursos financieros, humanos o técnicos)

5. Falta de planificación 6. Falta de capacitación 7. Error humano 8. Inobservancia intencional de los controles internos 9. Estructura administrativa insuficiente EFECTO, POSIBLE IMPACTO O RIESGO La declaración sobre el efecto describe el riesgo específico que podría existir (el posible impacto o riesgo) o que ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o el problema. Básicamente responde a la pregunta, "¿y qué?" Las declaraciones de efecto a veces examinan la posible pérdida, incumplimiento o insatisfacción del usuario debido al problema. Probablemente la administración se interese en la información proporcionada acerca de este aspecto de la observación del auditor, ya que le permite ver de qué manera la condición redundará negativamente en sus actividades. Como resultado de ello, la declaración de efecto a menudo sirve como catalizador de un cambio positivo. Es preciso incluir una nota de cautela: el riesgo indicado en la declaración de efecto no deberá expresarse a la ligera ni exagerarse. Si bien los auditores son responsables de señalar los riesgos derivados de fallas en los controles, la declaración de efecto debe mantenerse dentro de lo razonable, plausible y no deberá redactarse como si el mundo se fuera a acabar. Para que los auditados tomen en serio las observaciones del auditor y respeten lo que dice, el auditor debe hablar del riesgo de manera realista y sin exagerar.

Niveles de riesgo Además de explicar y ofrecer detalles del “Efecto, posible impacto o riesgo” en el texto de una observación del auditor, el PNUD exige que el auditor señala también el grado de riesgo en el informe de auditoría utilizando uno de los tres grados de riesgo preestablecidos que se indican a continuación:

RECOMENDACIÓN Este aspecto sugiere la manera en que se podría remediar una situación. Una recomendación eficaz guarda relación directa con la causa y versa sobre ella. No basta con declarar en términos

Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (por ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias y problemas de importancia)

Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos importantes (por ejemplo, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes)

Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en más valor por el dinero invertido

24

generales que la administración debería resolver el problema; en la explicación de la recomendación debería explicarse también cómo lograr que se arregle. Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo de controlarlo. Antes de formular una recomendación, el auditor deberá formularse las siguientes preguntas: � ¿Resuelve la recomendación el problema y elimina o reduce el riesgo? � ¿Puede la recomendación aplicarse en el entorno actual? � ¿Es la recomendación eficaz en función de los costos? � ¿Será la recomendación una cura temporal o una solución permanente? Ejemplos de recomendaciones eficaces son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de todo el activo y el equipo conciliados con los registros apropiados. Anexo VII: Orientación sobre la materialidad de la auditoría (SAS 220) A continuación se destacan algunos elementos de la explicación de las normas de auditoría (SAS) 220 – Importancia relativa de la auditoría. Los auditores deberán tomar en consideración la importancia relativa y su relación con el riesgo de la auditoría al realizar la auditoría (SAS 220.1). Una cuestión tiene importancia si el conocimiento de la materia influiría razonablemente en las decisiones económicas de los usuarios, adoptadas sobre la base de los estados financieros. La importancia relativa puede ser considerada en el contexto de los estados financieros en conjunto, o de cualquiera de los estados financieros o de las distintas partidas de los estados financieros. La importancia relativa depende de la índole y la magnitud de la cuestión o del error juzgado en las circunstancias específicas. Dado que la importancia relativa tiene un aspecto cualitativo y otro cuantitativo, no puede ser objeto de definición matemática general de ningún tipo. Los auditores deberían planificar y realizar la auditoría de manera que puedan obtener pruebas suficientes que ofrezcan seguridades razonables de que los estados financieros no contienen inexactitudes importantes y constituyen una visión fiel y admisible (SAS 220.2). La determinación de si algo tiene importancia o no queda a juicio del profesional. Los auditores considerarían la posibilidad de tropezar con inexactitudes de cantidades relativamente pequeñas que, al acumularse, podrían tener un efecto importante en los estados financieros. Por ejemplo, un error en un procedimiento a final de mes podría ser indicio de una posible omisión importante si ese mismo error se repite todos los meses. Al considerar si la presentación de los estados financieros es admisible, los auditores deberán determinar si es importante o no el total acumulado de inexactitudes no corregidas que se han detectado durante la auditoría (SAS 220.4).

MODELO DE MANDATO PARA LAS AUDITORÍAS DE

DE LOS PROYECTOS EJECUTADOS POR ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Y DE EJECUCIÓN NACIONAL

Revisado en diciembre de 2011


Oficina de Auditoría e Investigaciones

2

ÍNDICE

Introducción ................................................................................................................................................................................................... 3

A. Información general ................................................................................................................................................................. 5

B. Administración del proyecto ................................................................................................................................................ 5

C. Consultas con las partes interesadas ............................................................................................................................... 5

D. Descripción de los informes financieros (informe combinado de ejecución del PNUD) que serán objeto de la auditoría ........................................................................................................................................................................ 5

E. Servicios de auditoría requeridos - Actualizado ........................................................................................................ 6

F. El Informe de auditoría y la Carta a la administración ............................................................................................ 8

Anexo 1: Servicios de auditoría requeridos ..................................................................................................................................... 12

Anexo 2: Competencia del auditor ...................................................................................................................................................... 14

Anexo 3: Modelo de Informe de auditoría - revisada ................................................................................................................... 15

Anexo 4: Definición de las opiniones del auditor .......................................................................................................................... 19

Anexo 5: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 ...................................................................................................... 20

Anexo 6: Clasificación de los resultados de la auditoría por gravedad del riesgo ............................................................ 21

Anexo 7: Clasificación de posibles causas de las conclusiones de las auditorías .............................................................. 22

Anexo 8: Plantilla para que los auditores de proyectos ONG/EN examinen y firmen los planes de acción actualizados relativos a las observaciones y recomendaciones de las auditorías del año anterior ....................................................................................................................................................................... 23

Anexo 9: Plantilla para datos y observaciones de la auditoría ................................................................................................. 24

Anexo 10: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría -REVISADO ........................................ 26

Anexo 11: SAS 220 - ORIENTACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA RELATIVA DE LA AUDITORÍA........................................ 29

3

INTRODUCCIÓN

En todo este documento se entenderá por "organismo de ejecución" la entidad designada para administrar el proyecto. Cuando el proyecto sea de ejecución nacional (EN), se referirá al organismo público. Cuando el proyecto sea ejecutado por una ONG, se referirá a esa ONG. Por "organismo público de coordinación" se entenderá la entidad estatal que es la contraparte oficial del PNUD. El presente modelo de mandato tiene como finalidad impartir orientación a las oficinas de países del PNUD y al organismo público de ejecución (o a la ONG) sobre cómo convenir el mandato para los proyectos administrados por los gobiernos (o las ONG). Estas auditorías son responsabilidad de la oficina del PNUD en el país. El presente mandato modelo ha sido revisado para destacar cómo se deben prestar los servicios de auditoría solicitados (parte E y anexo 1), así como los aspectos que se tratarán en el informe de auditoría y en la carta a la administración (parte F y anexo 3), de la manera siguiente:

� Los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto de cada uno de los documentos siguientes:

i) Estado de los gastos del PNUD (el informe combinado de ejecución) durante el período

comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011 ii) Estado de la situación de caja comunicada por el proyecto al 31 de diciembre de 2011 iii) Estado del activo y el equipo al 31 de diciembre de 2011

Los auditores deben indicar los riesgos implícitos en sus conclusiones y clasificarlos de la siguiente manera: alto, medio o bajo.

Los auditores deben clasificar las posibles causas de las conclusiones de la auditoría.

Los auditores deben reflejar el valor monetario del impacto financiero neto del dictamen, en caso de haber emitido una opinión con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión acerca del informe combinado de ejecución.

Seguimiento para resolver las observaciones del auditor (nuevo) 1. La Junta de Auditores de las Naciones Unidas ha formulado observaciones sobre los resultados de las auditorías ONG/EN y los casos en que han señalado que no se han adoptado medidas concluyentes para hacer frente en la forma debida a la opinión vertida por el auditor en la auditoría del año precedente y al impacto financiero neto correspondiente. También ha formulado observaciones acerca de la reiteración de los mismos problemas importantes en las auditorías en esos mismos proyectos que no han quedado resueltos debidamente. Esto es inadmisible y las oficinas de países deben cerciorarse de que se adopten medidas adecuadas y directas para prevenir que en el futuro vuelvan a repetirse esas mismas deficiencias. Si fuese menester impartir nuevas orientaciones, las oficinas de países deberán ponerse en contacto con la OAI, la dependencia de ONG/EN o con el respectivo centro regional de auditoría de la OAI. Un nuevo requisito esencial de las auditorías – Nuevo 2. En aplicación de la norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710 que entraron en vigor en diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año anterior1. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido corregida o resuelta debidamente. 3. En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD. (Remítase al anexo 5)


4

Las oficinas de países deben cerciorarse de que los servicios de auditoría se han incluido debidamente como se especifica en el presente mandato y de que los informes combinados de ejecución estén debidamente certificados por los organismos de ejecución y los auditores, firmados por la administración de la oficina del PNUD en el país y adjuntos a los informes de auditoría; lo mismo se aplica al Estado de la situación de caja (efectivo y saldos de la cuenta bancaria del proyecto) y el Estado del activo y el equipo. Si el proyecto no posee activos ni equipo, no hay efectivo en caja ni cuenta bancaria, los auditores deberán indicarlo con claridad en la página de opinión y certificarlo. Anexo 1 indica los servicios de auditoría requeridos o el ámbito normal de la auditoría. Anexo 2 explica las calificaciones del auditor y puede ayudar en el proceso de selección de auditores.

Cuando se comunica el mandato a una lista selectiva de empresas como parte de una solicitud de propuestas (RFP) porque esas empresas ya han sido preaprobadas, no será necesario incluir la lista de competencias.

Anexo 3 es un modelo del informe de auditoría que tiene que presentar el auditor. El informe del

auditor deberá ir acompañado de una carta a la administración. (ISA 705, 710) - REVISADO Anexo 4 ofrece una definición de las opiniones de los auditores Anexo 5 imparte orientación sobre cómo informar acerca de la opinión con comentarios del año

anterior no corregida (ISA 450 y 710) – NUEVO Anexo 6 define las tres categorías de riesgos de las conclusiones del auditor Anexo 7 contiene el clasificador de posibles causas de las conclusiones de la auditoría Anexo 8 contiene una plantilla modelo de plan de acción actualizado certificado correspondiente al

año anterior (2010) que habrá que cargar en CARDS – REVISADO Anexo 9 contiene una plantilla para los datos y las observaciones del auditor correspondientes a las

auditorías de 2010, que los auditores tienen que presentar y esa información la oficina de país deberá copiarla e introducirla en CARDS – NUEVO

Anexo 10 imparte orientación sobre la formulación de observaciones y recomendaciones del auditor–

nuevo anexo Anexo 11 orienta sobre la importancia relativa de la auditoría (SAS 220)

5

A continuación se explica la estructura propuesta con orientación sobre el contenido del mandato que la oficina de país del PNUD tendrá que comunicar a los auditores de proyectos ONG/EN. A. Información general La sección de información general del mandato deberá incluir una amplia descripción del (de los) proyecto (s) en el contexto de su contribución al logro de los objetivos de la entidad estatal. El auditor deberá comprender la "finalidad para la que se prevé utilizar los fondos" en el contexto de los objetivos del proyecto, así como en función del presupuesto específico del proyecto. Se deberá incluir una descripción general de las funciones del PNUD, el organismo estatal y el organismo de ejecución respecto de la gestión y supervisión del proyecto. En esta sección se indicará que el mandato tiene como finalidad realizar la auditoría de estados financieros con fines especiales, a los que se denomina informes combinados de ejecución. Por último, la sección deberá incluir la lista de proyectos que serán objeto de la auditoría. B. Administración del proyecto Esta sección deberá contener una descripción del organismo público y el organismo de ejecución, que incluya el domicilio, los números de teléfono, fax, páginas web y direcciones de correo electrónico en general. Otra información posible sería:

� Un organigrama � Una lista de los funcionarios superiores, junto con la información de contacto de estos � Una lista de personas encargadas de la contabilidad, la gestión financiera y la auditoría interna, junto

con sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico � Una descripción del proyecto, que incluya el presupuesto por principales categorías de gastos y todas

las fuentes de financiación del proyecto. C. Consultas con las partes interesadas Esta sección debe explicar los requisitos para la celebración de consultas. Por ejemplo, antes de comenzar la labor de auditoría, el auditor tendrá que consultar con la oficina del PNUD en el país, la contraparte en el gobierno y el organismo de ejecución de cada proyecto. Además, al completar el proyecto de informe de auditoría y la carta a la administración, el auditor tendrá que reunirse con la oficina del PNUD en el país y con la organismo público de coordinación para informarles brevemente acerca de las principales conclusiones de su auditoría y de sus recomendaciones para mejorar en el futuro, además de recabar las opiniones de sus interlocutores. D. Descripción de los informes financieros (informe combinado de ejecución del PNUD) que serán

objeto de la auditoría La presente sección debe incluir una descripción del informe combinado de ejecución y los documentos justificativos (véase infra). La oficina de país deberá incluir también el estado de la situación de caja y el estado del activo y el equipo, además de un inventario al cierre del año y la descripción del inventario. Descripción del informe combinado de ejecución y los documentos justificativos El informe que va a ser objeto de la auditoría se denomina informe combinado de ejecución. La preparación de este informe está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable informatizado del organismo denominado ATLAS. El informe combinado de ejecución constituye un estado financiero oficial que debe ser certificado por los auditores. Los estados financieros del proyecto, si se certifican, deben conciliarse con los gastos que se consignan en el informe combinado de ejecución y deberán adjuntarse al informe de auditoría. Como se explica con más detalle a continuación, el informe combinado de ejecución combina los gastos de las tres fuentes de desembolso correspondientes a un año civil. Esas tres fuentes de desembolso son:

1. Entidad encargada de la ejecución (ya sea gobierno o una ONG) Los procedimientos del PNUD exigen que cuando se anticipan estos fondos al organismo de ejecución, ese organismo debe presentar cada trimestre a la oficina del PNUD en el país un informe

6

financiero que incluya: 1) la situación del anticipo; 2) una lista de los desembolsos efectuados desde la presentación del informe financiero anterior; y 3) la solicitud de un nuevo anticipo. La oficina del PNUD en el país asienta los desembolsos en ATLAS durante el transcurso del año a medida que recibe los informes financieros. Estos desembolsos del organismo de ejecución se asientan en la columna de gastos Government del informe combinado de ejecución.

2. PNUD (oficina de país, sede y otras oficinas de países) La oficina de país del PNUD asienta en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD de sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se asientan en las columnas de gastos PNUD del informe combinado de ejecución. Los desembolsos pueden clasificarse como pagos directos o como servicios de apoyo del PNUD. Esta distinción, aunque es importante a los efectos de la auditoría, no es evidente en el informe combinado de ejecución y solo puede proporcionarla la oficina de país del PNUD como cuadro auxiliar. A continuación se ofrece una breve descripción de cada categoría. a) Pagos directos – En este caso, el organismo de ejecución tiene responsabilidad por los gastos

pero le pide al PNUD que efectúe el pago al vendedor/consultor en su nombre. El organismo de ejecución responde por el desembolso y mantiene toda la documentación justificativa. El PNUD simplemente efectúa los pagos después que la solicitud ha sido debidamente autorizada y le entrega al organismo de ejecución una copia del comprobante de desembolso correspondiente como prueba de que se ha efectuado el pago.

b) Servicios de apoyo del PNUD – En este caso, el gobierno y el PNUD han convenido en que el

PNUD preste servicios de apoyo al proyecto y han firmado una Carta de acuerdo. Estos servicios de apoyo deberán describirse en la Carta de acuerdo. El PNUD es plenamente responsable y rendirá cuentas por estos gastos y, en consecuencia, mantiene toda la documentación justificativa relacionada con el desembolso. Este gasto queda fuera de la auditoría y, por consiguiente, no será examinado por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del informe combinado de ejecución. Cuando no exista una Carta de acuerdo firmada en relación con los servicios de apoyo del PNUD o un CPAP con las respectivas cláusulas de la Carta de acuerdo relativas a los servicios de apoyo del PNUD, la auditoría deberá abarcar también los gastos del PNUD relacionados con el apoyo de la oficina de país. La oficina de país debe incluir esta información en el mandato/contrato de los auditores.

3. Organismos de las Naciones Unidas

El organismo de las Naciones Unidas informa sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina del PNUD en el país asienta los gastos en ATLAS. Estos gastos del organismo de las Naciones Unidas se registran en la columna de gastos UN Agencies en el informe combinado de ejecución.

Al finalizar el año, tras recibir el informe financiero del cuarto trimestre del organismo de ejecución y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el informe combinado de ejecución y lo presenta a su asociado en la ejecución para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor el informe combinado de ejecución firmado junto con la siguiente documentación justificativa:

1. Los informes financieros trimestrales presentados por el organismo de ejecución. 2. Una lista de los pagos directos tramitados por el PNUD a petición del organismo de ejecución. 3. Una lista de los desembolsos efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo prestados

al organismo de ejecución. 4. El estado de gastos del organismo de las Naciones Unidas correspondiente al año. 5. Los informes financieros pertinentes de las organizaciones subreceptoras del FMSTM

correspondientes al año que tienen que conciliarse con los gastos del informe combinado de ejecución.

6. La carta de acuerdo relativa a los gastos en servicios de apoyo del PNUD firmada entre el PNUD y el gobierno (o CPAP con las cláusulas pertinentes relativas a los servicios de apoyo del PNUD).

7. Los informes financieros pertinentes que muestran los gastos de apoyo de la oficina del PNUD en el país, si no existe Carta de acuerdo.

E. Servicios de auditoría requeridos - Actualizado El alcance de los servicios de auditoría necesarios debe ser suficientemente claro para definir debidamente lo que se espera del auditor pero no restringe en modo alguno los procedimientos o las técnicas de auditoría que el auditor tal vez utilice para formarse una opinión. Se debería precisar al menos lo siguiente:

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� Una definición de la entidad o la parte de la entidad que es objeto de la auditoría. Normalmente sería

la oficina de proyecto ya sea que esté situada en un departamento estatal o en otro lugar.

� Que la auditoría se lleve a cabo de conformidad con las normas de auditoría ISA2 o INTOSAI3.

� Que el período de auditoría es del 1 de enero al 31 de diciembre del año 20xx.

� Que el alcance de la auditoría se limite a los gastos del organismo de ejecución, que se define de manera que incluya: 1) todos los desembolsos incluidos en los informes financieros trimestrales presentados por el organismo de ejecución; y 2) los pagos directos tramitados por el PNUD a petición del organismo de ejecución.

� Que el auditor verifique la exactitud matemática del informe combinado de ejecución cerciorándose de la conciliación de los gastos descritos en los documentos justificativos (los informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos tramitados por el PNUD a petición del gobierno) con los gastos descritos, por fuente de desembolso, en el informe combinado de ejecución.

� Que el auditor consigne en el informe de auditoría el monto de los gastos excluidos del alcance de la

auditoría, porque fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo directo y el monto de los gastos totales excluidos porque fueron efectuados por un organismo de las Naciones Unidas. (Remítase a la sección D-2 b) supra. Esta limitación del ámbito no es razón válida para que los auditores emitan una opinión con reservas sobre el informe combinado de ejecución.)

� Que el auditor manifieste en el informe de auditoría si la auditoría se ajustó o no a algunas de las condiciones establecidas supra e indique las normas o procedimientos alternativos aplicados.

� Que el auditor exprese una opinión en cuanto a la situación financiera general del proyecto durante

el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 20xx y certifique:

1. El estado de los gastos (el informe combinado de ejecución) correspondientes al período transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 20xx;

2. El estado de la situación de caja (efectivo y saldos bancarios del proyecto) comunicado por los

proyectos al 31 de diciembre de 20xx; y

3. El estado del activo y el equipo en poder del proyecto al 31 de diciembre de 20xx.

� Que el auditor, si procede, comunique en valor monetario, el impacto financiero neto de cualquier opinión con comentarios (las opiniones con comentarios pueden ser con reservas, adversas o con abstención de emitir una opinión) acerca del estado de los gastos (informe combinado de ejecución, si procede.

� Que el auditor/la firma auditora está en la obligación de presentar un proyecto de informe de

auditoría antes del día/mes/año y un informe final de auditoría firmado con los estados firmados por el PNUD a más tardar el día/mes/año [10 de abril de 20xx].

Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) sin reservas; b) con reservas; c) adversa o d) con abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas" el auditor tiene otra opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos en los estados financieros (impacto financiero neto). El informe debería contener también una referencia a la sección de la carta a la administración donde figura el número de la observación de la auditoría conexa y la medida adoptada o prevista para abordar y rectificar de manera concluyente la reserva correspondiente. En el anexo 4 figura una definición de opinión del auditor.

2. International Normas de auditoría (ISA) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores 3 Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores

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F. El Informe de auditoría y la Carta a la administración En el mandato se indicará con toda claridad el contenido previsto del informe de auditoría y de la carta a la administración y los temas/aspectos de que deberán ocuparse los auditores. Informe de auditoría – MUY IMPORTANTE En el informe de auditoría deberá quedar claramente expuesta la opinión del auditor (remítase al anexo 3 donde figura un modelo de informe de auditoría), que deberá incluir, por lo menos, lo siguiente:

� Que se trata de un informe confidencial y con fines especiales.

� Las normas de auditoría aplicadas (ISA, o normas nacionales que se ajusten a una de las normas ISA en todos los aspectos importantes).

� El período que abarca la opinión del auditor.

� El monto de gastos objeto de la auditoría.

� El monto del impacto financiero neto de la opinión con comentarios del auditor sobre el informe

combinado de ejecución, de haber comentarios.

� Las razones que motivaron que se emitiera una opinión con comentarios, con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión (estas razones deben incluirse también en la carta a la administración como observaciones de la auditoría.

� La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del PNUD

(como parte de los servicios de apoyo directo de la oficina de país a la EN) o de un organismo de las Naciones Unidas. Es importante destacar que: esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para una opinión con reservas, ya que esas transacciones, en general, quedarán excluidas del ámbito de la auditoría.

� Si el informe combinado de ejecución del PNUD correspondiente al período transcurrido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre de 20xx [año] ha sido presentado en forma adecuada y razonable y si los desembolsos se han efectuado de conformidad con los fines para los cuales fueron asignados los fondos del proyectos;

a) Una auditoría financiera para expresar una opinión sobre los estados financieros4 del proyecto que incluya:

� Expresión de una opinión sobre si el estado de gastos refleja fielmente los gastos incurridos por el proyecto en el período especificado de conformidad con las políticas contables del PNUD y si los gastos incurridos: i) estuvieron en consonancia con los presupuestos aprobados de los proyectos; ii) fueron utilizados para los fines aprobados del proyecto; iii) cumplieron el reglamento y las normas, las políticas y procedimientos pertinentes del gobierno o el PNUD y iv) estuvieron respaldados debidamente por los correspondientes comprobantes y otros documentos justificativos aprobados. El informe combinado de ejecución es el estado de gastos obligatorio y oficial que hay que certificar. No se aceptarán otras formas de declaración de gastos que pueda preparar una oficina de proyecto.

� Si el resultado de auditorías de años anteriores que diera lugar a opiniones con comentarios sobre el

informe combinado de ejecución del PNUD redundó en medidas concluyentes para abordar debidamente la reserva expresada en la auditoría del año precedente y el Impacto financiero neto conexo. Si no se adoptaron medidas concluyentes, los auditores deberán tener en cuenta el posible efecto de no haberse buscado solución o rectificación a una opinión con comentarios expresada el año anterior.

Nota: En consecuencia, la opinión con comentarios emitida un año antes que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este aspecto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas de años anteriores

4 Los estados financieros de un proyecto del PNUD constan de: el estado de gastos con sus correspondientes anexos, así como, si procede, el estado del activo y el equipo y el estado de la situación de caja.

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� La expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del estado del activo y el equipo del

proyecto en una fecha determinada. En este estado se debe incluir todo el activo y el equipo disponible al 31 de diciembre de 2011 y no solo los adquiridos en un período determinado. Cuando un proyecto ONG/EN no posea activos ni equipo, no será necesario expresar una opinión de esa índole, sin embargo, habrá que dejar constancia de ello en el informe de auditoría.

� Expresar una opinión sobre el valor y la existencia del efectivo en poder del proyecto en una fecha determinada, es decir el 31 de diciembre de 2011. Cuando se abra una cuenta bancaria dedicada al proyecto que se utilice exclusivamente para las transacciones en efectivo de un proyecto ONG/EN, por ejemplo, si el proyecto se ejecuta en un lugar apartado. La empresa de auditoría tiene que expresar una opinión sobre el Estado de la situación de caja cuando se haya establecido una cuenta bancaria específica para el proyecto ONG/EN o cuando el proyecto posea efectivo en caja. Cuando el proyecto no posea efectivo alguno, se dejará constancia de ello en el informe de auditoría.

La auditoría financiera se llevará a cabo de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA).

b) Una auditoría para evaluar y expresar una opinión sobre los controles internos y los sistemas del proyecto.

El producto será un informe de auditoría análogo a una carta a la administración detallada que abarque las deficiencias de los controles internos detectadas y las recomendaciones del auditor para solucionarlas.

La carta a la administración deberá adjuntarse al informe de auditoría y abarcar los siguientes aspectos/problemas:

� Una reseña general de los avances del proyecto y la puntualidad respecto de los hitos más

importantes señalados y la fecha prevista de terminación, todo lo cual se informará en el documento del proyecto o el Plan de trabajo anual. La finalidad no es determinar si se ha cumplido o no con convenciones específicas en relación con determinados criterios de actuación o productos específicos. No obstante, se podrían formular observaciones acerca del cumplimiento general de las convenciones generales, como la ejecución del proyecto con economía y eficiencia, pero no respecto de la fuerza legal de una opinión del auditor.

� Una evaluación del sistema de controles internos del proyecto que haga hincapié tanto en: i) la

eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna que permita gestionar adecuadamente el proyecto como en ii) la eficacia general del sistema de controles internos en la protección de los activos y los recursos del proyecto.

� Una descripción de cualquier deficiencia específica en los controles internos observada en la gestión

financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría aplicados para buscar solución a esas deficiencias o compensarlas. Se deberán formular recomendaciones para resolver/eliminar las deficiencias observadas en los controles internos.

La auditoría de los controles internos y los sistemas se llevará a cabo de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA).

La carta a la administración deberá incluir también lo siguiente:

� Observaciones/recomendaciones eficaces del auditor (orientaciones en el anexo 10)

� La clasificación de las observaciones de la auditoría por riesgo según su gravedad: Alto, Medio o Bajo.

Las definiciones de esas categorías figuran en el anexo 6.

� La clasificación de las posibles causas de las observaciones del auditor. Las definiciones de esas causas figuran en el anexo 7.

� Comentarios/respuesta de la administración a las observaciones y recomendaciones del auditor

(administración del proyecto o PNUD, si procede).

� Indicación de las observaciones que afectan a la opinión del auditor (cuando es con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión)

A continuación se imparte orientación más detallada en relación con las categorías generales analizadas supra.

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Examen de los avances del proyecto Como parte del examen general de los avances del proyecto, las medidas concretas podrían ser las siguientes:

� Examinar los planes de trabajo anuales y trimestrales y de los informes financieros anuales y solicitudes de pagos directos, y evaluar su puntualidad y cumplimiento del documento de proyecto o del plan de trabajo anual y del Manual de Políticas y Procedimientos relativo al funcionamiento de programas del PNUD sobre la gestión basada en los resultados.

� Examinar el informe anual del proyecto preparado por el organismo de ejecución y evaluar el

cumplimiento de las directrices del PNUD y si el organismo de ejecución cumplió sus responsabilidades de vigilancia descritas en el documento del proyecto o el plan de trabajo anual.

� Examinar si el organismo de ejecución se ha hecho eco de las decisiones o recomendaciones de las

actividades señaladas supra.

� Examinar el ritmo de avance del proyecto y formular observaciones sobre las causas de la demoras.

� Indicar si se prestaron servicios de ejecución de un organismo de las Naciones Unidas de conformidad con el proyecto del documento o con el plan de trabajo anual.

Evaluación del control interno El auditor tiene que llevar a cabo una evaluación de los controles internos conforme a las normas de control interno establecidas. La Organización de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) presenta un ejemplo de normas reconocidas de control interno. Las normas de la INTOSAI son utilizadas por los administradores de organismos públicos como marco para establecer estructuras eficaces de control interno. Para más información se pueden consultar las Guidelines for Internal Control Standards del INTOSAI en la página web: www.intosai.org. En el instrumento de contacto del PNUD (capítulo 6) se puede consultar un resumen de las normas. Además de la evaluación general antes mencionada, se podrían adoptar otras medidas específicas como:

� Examinar los gastos incurridos por el organismo de ejecución y determinar si concuerdan con el documento de proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos; y cumplen el POPP del PNUD sobre la gestión basada en los resultados.

� Examinar el proceso de adquisición/las actividades de contratación y determinar si fue transparente y competitivo.

� Examinar el uso, el control y la enajenación de equipo no fungible y determinar si cumplen el POPP del PNUD sobre gestión basada en los resultados; y también si el equipo adquirido cubre las necesidades señaladas y si su uso se ajusta a los fines previstos.

� Examinar el proceso de contratación de personal de proyectos y consultores y determinar si fue transparente y competitivo.

� Examinar los asientos contables del organismo de ejecución y evaluar su idoneidad para mantener asientos exactos y completos de los comprobantes y los desembolsos de efectivo; y apoyar la preparación del informe financiero trimestral.

� Examinar el registro de solicitudes de pagos directos y asegurarse de que estén firmados por los funcionarios públicos autorizados.

Recomendaciones para mejorar Las recomendaciones deben dirigirse a la entidad específica de manera que no haya confusión respecto de quién está a cargo de la ejecución. La respuesta de la entidad deberá incluirse en la carta a la administración, inmediatamente después de la recomendación. Asimismo, el auditor tal vez desee formular una observación sobre “buenas prácticas” (de haberlas) que fueron elaboradas por el organismo de ejecución y que deberán ser de conocimiento del resto del personal de proyectos.

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Servicios disponibles y derecho de acceso Se explicará la índole y la ubicación de todos los asientos que corresponden al proyecto. Esta lista deberá especificar los asientos que se mantienen en la sede del organismo de ejecución y los que se encuentran en otras oficinas. El mandato deberá indicar que el auditor tendrá acceso pleno y total en todo momento a todos los registros y documentos (incluidos los libros de contabilidad, los acuerdos legales, las minutas de las reuniones del comité, los registros bancarios, las facturas y los contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. Se deberá informar al auditor que tiene derecho de acceso a los bancos, los consultores, contratistas y otras personas relacionadas con la administración del proyecto. Si un auditor no tiene acceso irrestricto a algún archivo, persona o lugar durante la auditoría, esta restricción deberá indicarse con claridad, incluidas las razones, en el mandato.

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Anexo 1: Servicios de auditoría requeridos El ámbito de los servicios de auditoría se ajustará a las Normas internacionales de auditoría (ISA) y abarcará la gestión general de la ejecución, vigilancia y supervisión del proyecto. La labor de auditoría deberá incluir el examen de los planes de trabajo, el informe sobre los progresos realizados, los recursos del proyecto, los presupuestos y gastos del proyecto, su ejecución, la contratación y el cierre financiero y de las operaciones del proyecto (si procede), así como la enajenación o transferencia del activo. A estos efectos, la auditoría abarcará los siguientes aspectos según su comportamiento a nivel del proyecto: Recursos humanos La labor de auditoría abarcará la competitividad, la transparencia y la eficacia de la contratación de personal e incluirá una evaluación de los resultados, el control de la asistencia, el cálculo de sueldos y otros ingresos, la preparación y el pago de la nómina y la administración de los registros del personal. Finanzas La labor de auditoría abarcará la idoneidad de las operaciones contables y financieras y de los sistemas de presentación de informes, lo que incluirá el control del presupuesto, la administración del efectivo, la facultad de certificación y aprobación, la recepción de fondos y el desembolso de fondos, el registro de todas las transacciones financieras los informes de gastos, mantenimiento y control de archivos. Adquisiciones La labor de auditoría abarcará la competitividad, la transparencia y la eficacia de las actividades de adquisición del proyecto a fin de garantizar que el equipo y los servicios adquiridos cumplan los requisitos ya sea del gobierno (o la ONG) o del PNUD e incluye lo siguiente:

� Si procede, las delegaciones de autoridad, los límites de adquisición, la convocatoria de licitación y propuestas, la evaluación de esas licitaciones y propuestas y la aprobación/firma de contratos y órdenes de compra

� Procedimientos de recepción e inspección para determinar la concordancia del equipo con las

especificaciones acordadas y, si procede, el uso de expertos independientes para inspeccionar la entrega de equipo sumamente técnico y costoso

� Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que se adquieran equipos

que no cumplan las especificaciones técnicas o que posteriormente resulten defectuosos

� Gestión y control de las órdenes con variación de precios. La labor de auditoría en materia de adquisiciones abarcará también el uso de consultorías y la idoneidad de los procedimientos para contratar personal experimentado y plenamente calificado y evaluar su trabajo antes de que se efectúe el pago final. Gestión del activo La labor de auditoría abarcará el equipo (por regla general, vehículos y ofimática) adquiridos para uso del proyecto. Se examinarán también los procedimientos de recepción, almacenamiento y enajenación. Gestión del efectivo en caja La labor de auditoría abarcará todos los fondos en efectivo en poder del proyecto y los procedimientos de examen para salvaguardar el efectivo en caja. Administración general La labor de auditoría abarcará las actividades de viajes, gestión del parque móvil, servicios de carga, gestión de locales de oficina y alquiler, sistemas de comunicaciones y de tecnología de la información de las oficinas y mantenimiento de archivos. Nota: El alcance abarcará las transacciones realizadas a nivel del proyecto que incluyan pagos directos efectuados por la oficina del PNUD en el país a petición de la administración del proyecto.

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Limitación del ámbito Las transacciones/actividades que realice la oficina del PNUD a petición y en representación del proyecto (es decir los servicios de apoyo directo del PNUD a la EN), siempre que medie una Carta de acuerdo (LOA), no deberán incluirse en la auditoría. Nota importante: Esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para que los auditores emitan una opinión con comentarios. Para más información remítase a la sección D., 2 b).

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Anexo 2: Competencia del auditor Si se incluye como parte de una solicitud de propuesta, esta sección tendrá que modificarse para tener en cuenta si las empresas invitadas a proponer han sido ya precalificadas. En el mandato se señalará que el auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos de la gestión o los intereses financieros de la entidad objeto de auditoría. Durante el período que abarque la auditoría y no durante la realización de la auditoría, el auditor no deberá haber estado empleado por la entidad ni haber prestado servicios como director ni mantenido relaciones financieras o comerciales directas con ningún alto funcionario de la administración de la entidad. Tal vez sea procedente recordar al auditor todos los requisitos reglamentarios establecidos respecto de la independencia y pedirle que declare toda relación que podría comprometer su independencia. El auditor deberá tener experiencia en la aplicación de las normas de auditoría de la ISA o la INTOSAI, cualquiera que sea la que se aplica a la auditoría. El auditor debe emplear personal suficiente con la competencia profesional idónea y la experiencia pertinente con las normas ISA o INTOSAI, incluso experiencia en auditoría de la contabilidad de entidades parecidas en tamaño y complejidad a la entidad objeto de la auditoría. El ejecutivo de la empresa de auditores encargado de firmar la opinión deberá entregar al cliente los datos biográficos, junto con la información relativa a los administradores, supervisores y funcionarios clave propuestos para integrar el equipo de auditores. Sería conveniente indicar la competencia profesional requerida o mínima necesaria de los auditores superiores o responsables principales de la auditoría. En las biografías se indicarán detalles de auditorías previas realizadas por ese personal, incluidos los trabajos en marcha, y datos sobre la capacidad y habilidad para realizar la auditoría.

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ANEXO 3: MODELO DE INFORME DE AUDITORÍA - REVISADA

Informe del auditor:

Al Director nacional del proyecto y al Representante Residente

Formato para las certificaciones financieras I. Modelo de certificación para el estado de gastos INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES AL PNUD [inclúyase el nombre del proyecto] (Remítase a la ISA 700) Hemos efectuado la auditoría del Estado de gastos adjunto (“el estado”) del proyecto [inclúyanse número(s) de la adjudicación y del proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] correspondiente al período transcurrido entre [inclúyase el período de que se trate]. La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cifras y declaraciones consignadas en un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuenta. Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opinión sin reservas: Opción 1: (sin comentarios) Opinamos que el estado de gastos adjunto presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, los gastos por un monto de [inclúyase la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables acordadas [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado], que: i) coincidía con los presupuestos aprobados del proyecto; ii) se ajustaban a los propósitos aprobados del proyecto; iii) cumplía el reglamento y las normas, las políticas y los procedimientos pertinentes del PNUD y iv) estaba apoyado por los comprobantes y otros documentos justificativos debidamente aprobados. Opiniones con comentarios (Remítase a la ISA 705) Opción 2: (Opinión con reservas) Opinamos que el estado de gastos adjunto, salvo por las razones indicadas supra en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión con reservas, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] presenta razonablemente en todos los aspectos importantes gastos por un monto de [inclúyase la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables del PNUD [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado].

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Opción 3: (Opinión adversa) Opinamos que, considerando la importancia de la cuestión analizada en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión adversa, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] el estado de gastos no refleja fiel y correctamente el gasto de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] durante el período transcurrido [inclúyase el período de que se trate] Opción 4: (Abstención de emitir una opinión) Debido a la importancia de la cuestión descrita en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la abstención de emitir una opinión, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] no hemos podido obtener pruebas apropiadas suficientes que fundamente una opinión del auditor. En consecuencia, no podemos expresar una opinión acerca del estado de gastos por el monto de [inclúyase la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] y auditados por nosotros en relación con el período comprendido entre [inclúyase el período de que se trate]. Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Señalamos a la atención la Nota [inclúyase el número] del estado de gastos que explica la incertidumbre respecto de [indique la cuestión]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión. Firma del auditor Fecha del informe del auditor Dirección del auditor II. Modelo de Certificación del estado del activo (Remítase a la ISA 700) Hemos efectuado la auditoría del Estado del activo adjunto (“el estado”) del proyecto [inclúyanse los número(s) de la adjudicación y del proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] al [inclúyase la fecha]. La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia.

Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cantidades y declaraciones de un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuenta.

Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores.. Opción 1: (Sin comentarios) Opinamos que el estado del activo adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos sustantivos, el saldo del inventario del proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] por la suma de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] al [inclúyase la fecha], conforme a las políticas contables del PNUD [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opiniones con comentarios (Remítase a la ISA 705) Opción 2: (Opinión con reservas) Opinamos que el estado del activo adjunto, salvo por las razones señaladas supra en el párrafo 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión con reservas, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] refleja fielmente, en todos los aspectos sustantivos, el saldo

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del inventario por la suma de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] al [inclúyase la fecha], según las políticas contables acordadas [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opción 3: (Opinión adversa) Opinamos que, considerando la importancia de la cuestión examinada en el párrafo 1), 2), 3) etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión adversa, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión], el estado del activo no refleja fiel y correctamente el gasto de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] y auditado por nosotros al [inclúyase la fecha]. Opción 4: (Abstención de emitir una opinión) Considerando la importancia de la cuestión descrita en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la abstención de emitir una opinión, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión], no pudimos obtener suficientes pruebas apropiadas para fundamentar una opinión de auditoría. En consecuencia, no podemos expresar una opinión sobre el estado del activo de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] y auditado por nosotros al [inclúyase la fecha]. Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a ISA 706) Señalamos a la atención la nota [inclúyase el número] del estado del activo, que describe la incertidumbre relacionada con [inclúyase la cuestión]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión. Firma del auditor Fecha del informe del auditor Dirección del auditor III. Modelo de certificación del Estado de la situación de caja (se examinará el Estado de la situación de

caja solo si existe una cuenta bancaria aparte por cada uno de los proyectos o efectivo en caja) (Remítase a la ISA 700)

Hemos auditado el estado de la situación de caja (“el estado”) adjunto del proyecto número [inclúyanse los número(s) de la adjudicación y el proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] al XXX. La administración del proyecto <nombre/título> tiene la responsabilidad de preparar el estado de cuenta del proyecto y del control interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia.

Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cantidades y declaraciones de un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuenta.

Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opción 1: (sin reservas) Opinamos que el Estado de la situación de caja adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos sustantivos, el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria del proyecto del PNUD [inclúyase el título oficial del proyecto] por la suma de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] al [inclúyase la fecha] con arreglo a las políticas contables del PNUD [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opiniones con comentarios (Remítase a la ISA 705)

18

Opción 2: (Opinión con reservas) Opinamos que el estado de la situación de caja adjunto, salvo por las razones señaladas supra en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión con reservas, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] refleja fielmente en todos los aspectos sustantivos el saldo del efectivo en caja y la cuenta bancaria por la suma de [inclúyase monto en dólares de los EE.UU.] al [inclúyase la fecha] con arreglo a las políticas contables del PNUD [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opción 3: (Opinión adversa) Opinamos que, debido a la importancia de la cuestión descrita en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión adversa, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión], el estado de la situación de caja no refleja fiel y correctamente el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria por la suma de [inclúyase monto en dólares de los EE.UU.] auditado por nosotros al [inclúyase la fecha]. Opción 4: (Abstención de emitir una opinión) Debido a la importancia de la cuestión descrita en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la abstención de emitir una opinión, en el que queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión], no pudimos obtener suficientes pruebas apropiadas para fundamentar una opinión de auditoría. En consecuencia, no podemos expresar una opinión sobre el estado de la situación de caja por la suma de [inclúyase el monto en dólares de los EE.UU.] auditado por nosotros al [inclúyase la fecha]. Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Señalamos a la atención la Nota X del estado de la situación de caja que explica la incertidumbre relacionada con [explique la incertidumbre]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión. Firma del auditor Fecha del informe del auditor Dirección del auditor

La finalidad del presente informe es exclusivamente para información y uso del PNUD y del Gobierno de

_____________________ (o de la ONG).

Fecha de publicación: __________________________

NOMBRE DEL AUDITOR (en letra de molde): __________________

FIRMA DEL AUDITOR: ________________________

CUÑO Y SELLO DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: _________________________

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: _________________________

__________________________

No. de teléfono de la empresa de auditoría: __________________________

Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) con reservas; b) sin reservas; c) adversa o d) con abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas", el auditor tiene otra opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos en el estado financiero del PNUD (informe combinado de ejecución) (Monto de la reserva/Impacto financiero neto). En el anexo 4 figura una definición de las opiniones del auditor.

19

ANEXO 4: DEFIN ICIÓN DE LAS OPINIONES DEL AUDITOR

Opinión sin reservas (sin comentarios o positiva) Se deberá expresar una opinión sin reservas cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados financieros reflejan fielmente (o presentan adecuadamente) todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco aplicable de presentación de informes financieros. Opinión con reservas – opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una opinión con reservas cuando el auditor llega a la conclusión de que no se puede expresar una opinión sin reservas, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o cualquier limitación en el alcance no es tan importante ni tan omnipresente que obligue a expresar una opinión adversa o una abstención de emitir una opinión. Se expresará una opinión con reservas con la ‘salvedad’ de los efectos de la cuestión a la que se refiere la reserva. Abstención de emitir una opinión – opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una abstención de emitir una opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea tan importante y omnipresente que el auditor no ha podido obtener suficientes pruebas apropiadas en la auditoría y, en consecuencia, no puede expresar una opinión sobre los estados financieros. Opinión adversa – opinión con comentarios (negativa) El auditor expresará una opinión adversa cuando los estados financieros muestren importantes tergiversaciones, inexactitudes y no reflejen fielmente los gastos incurridos y comunicados en los estados presentados (informe combinado de ejecución del PNUD, estado de la situación de caja, estado del activo y el equipo). Se expresa una opinión adversa cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante y omnipresente en los estados financieros que el auditor llega a la conclusión de que no basta expresar una reserva sobre el informe para revelar que los estados financieros son fraudulentos o no están completos.

20

ANEXO 5: NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA ( ISA) 450 Y 710

Orientación sobre la notificación de una opinión con comentarios no corregida, formulada el año

anterior En aplicación de la Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710, que entraron en vigor en diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año anterior5. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido corregida o resuelta debidamente. En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD.


21

ANEXO 6: CLASIF ICAC IÓN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA POR GRAVEDAD DEL RIESGO

Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (por ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias y problemas de importancia ).

Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos importantes (por ejemplo, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes ).

Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en más valor por el dinero invertido.

22

ANEXO 7: CLASIF ICAC IÓN DE POSIBLES CAUSAS DE LAS CONCLUSIONES DE LAS AUDITORÍAS

1. Ausencia o insuficiencia de políticas/procedimientos/directrices 2. Ausencia o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel del proyecto 3. Falta de orientación/vigilancia a nivel de la oficina del PNUD en el país

4. Falta o insuficiencia de recursos (especificar si se trata de recursos financieros, humanos o técnicos)

5. Falta de planificación 6. Falta de capacitación 7. Error humano 8. Inobservancia intencional de los controles internos 9. Estructura administrativa insuficiente

23

ANEXO 8: PLANTIL

LA P

ARA Q

UE L

OS A

UDIT

ORES D

E P

ROYECTOS O

NG/E

N E

XAM

INEN Y

FIR

MEN L

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LAS O

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NES Y

RECOM

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NES D

E L

AS A

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EL A

ÑO A

NTERIO

R

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ión No.:

Pro

yecto No.:

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No

Obse

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ión

Rec

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dac

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Cau

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Grave

dad

del

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Obse

rvac

iones

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yecto/

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Oficina

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acción

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o

Fech

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tiva

Des

cripción de

la situac

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Adjudicac

ión No.:

Pro

yecto No.:

Tipo de opinión:

Obs

No

Obse

rvac

ión

Rec

omen

dac

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Ámbito

de la

auditoría

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la

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Grave

dad

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o

Obse

rvac

iones

de la

admón. d

el pro

yecto/

oficina de país

Med

ida(s)

prevista(s)

Fech

a de ejec

. prevista

Oficina

a ca

rgo

Res

ponsa

-ble de la

acción

Estad

o

actu

alizad

o

Fech

a de ejec

. efec

tiva

Des

cripción de

la situac

ión

Adjudicac

ión No.:

Pro

yecto No.:

Tipo de opinión:

Obs

No

Obse

rvac

ión

Rec

omen

dac

ión

Ámbito

de la

auditoría

Cau

sa de

la

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rave

dad

del riesg

o

Obse

rvac

iones

de la

admón. d

el pro

yecto/

oficina de país

Med

ida(s)

prevista(s)

Fech

a de ejec

. prevista

Oficina

a ca

rgo

Res

ponsa

-ble de la

acción

Estad

o

actu

alizad

o

Fech

a de ejec

. efec

tiva

Des

cripción de

la situac

ión

Org

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e e

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ción (IP

) O

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del P

NU

D

Auditore

s est

ata

les/

Em

pre

sa d

e a

uditoría

Firm

a del funcionario del

organismo de ejecución: ___________________

Firm

a del funcionario del PNUD: _________________

Firm

a del funcionario de

la empresa de auditoría: ______________________

Nombre y cargo (letra de molde): ________________

Nombre y cargo (letra de molde):__________________

Nombre y cargo (letra de molde): _____________________

Fecha: _____________

Fecha: ____________

Fecha: ____________

Cuño y sello de la empresa de auditoría: _______________

Nota: Los valores del “Estado actualizado” podrían ser: Ejecutado, En marcha, Sin ejecutar, N/A o Retirado. “N/A” equivale a no se aplica y se utilizará cuando se produzca un cam

bio general en el entorno de

trabajo de un proyecto que haga perder validez a una observación form

ulada por el auditor el año precedente. Por ejem

plo, cuando se cierra un proyecto. Otro ejemplo para utilizar “N/A” es un proyecto

que tenía su propia cuenta bancaria, al que en la recomendación del auditor del año precedente se le pedía que conciliase mensualmente el estado de cuenta. Sin embargo, al año siguiente, el auditor

observa que la cuenta bancaria está cerrada. “Retirado” se utilizaría cuando se produzca un cam

bio general en el entorno de trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación y la recomendación del

auditor form

uladas el año precedente. ”Retirado” prácticam

ente no se usa.

24

ANEXO 9: P

LANTILLA PARA DATOS Y O

BSERVACIO

NES DE LA AUDITORÍA

Los auditores deberán completar la inform

ación que se indica en los cuatro cuadros siguientes y firmarla. La oficina de país puede obtener la versión electrónica del

documento en Word y copiar y pegar la inform

ación relativa al inform

e de auditoría de cada adjudicación/proyecto en CARDS.

Cuadro

1 – Plantilla para

que lo

s auditore

s de ONG/EN in

form

en sobre

la auditoría del info

rme combinado de ejecu

ción del P

NUD

Inform

e co

mbinad

o de ejec

ución del PNUD

al 31 de diciembre de 2010

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Adjudicac

ión

No.

Pro

yecto No.

Importe au

ditad

o y

certificad

o (d

ólares

EE.U

U.)

Opinión de la

auditoría

(sin reservas, con

reservas, adversa, con

abstención de em

itir

una opinión)

Monto

total

objeto

de la

opinión

(si es con

reservas,

adversa o con

abstención de

emitir una

opinión)

Cau

sa (s

) del comen

tario en la

opinión de auditoría y desglose del

monto

del im

pac

to finan

ciero

neto (dólares EE.UU.)

Obse

rvac

ión que repercu

tió

en la

clasifica

ción de la

opinión del auditor (inclúyase el

número de la observación y la

página del inform

e de

auditoría/de la carta a la

administración)

Cuadro


que lo

s auditore

s info

rmen sobre

la auditoría del e

stad

o de la

situación de caja

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ión de ca

ja

Adjudicac

ión

No.

Pro

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o

de la situac

ión de

caja

al 31 de diciembre

de 2010 (dólares

EE.UU.)


Estad

o de la situac

ión de ca

ja

Monto

total o

bjeto

de la

opinión – Estado de la

situación de caja (dólares

EE.UU.)

25

Cuadro


que lo

s auditore

s ONG/EN in

form

en sobre

la auditoría del e

stad

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quipo

Estad

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quipo

Adjudicac

ión

No.

Pro

yecto No.

Valor del activo y el

equipo

al 31 de diciembre

de 2010 (acumulado

desde la fecha de

inicio del proyecto)

(dólares EE.UU.)


Estad

o del activo y el e

quipo

Monto

total o

bjeto

de la

opinión sobre el Estado

del activo y el equipo

(dólares EE.UU.)

Cuadro


que lo

s auditore

s ONG/EN in

form

en sobre

las obse

rvaciones y re

comen

daciones

de la auditoría

Adjudicación

No.

Pro

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to

No.

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No

Obse

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ión de lo

s auditore

s Reco

mendación

Ámbito de la

au

ditoría

Causa

de

la

auditoría

Gra

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del riesg

o

Obse

rvac

iones de

la administración del

pro

yec

to/

la oficina de país

Nombre y cargo del Auditor: ____________________________

Firm

a del Auditor: ____________________________________

Fecha: _____________________________

Nombre y cuño de la empresa de auditoría: ___________________________

26

ANEXO 10: ORIENTACIÓN SOBRE LA FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA -REVISADO

Algunas partes de la nota que figura a continuación fueron extraídas de un artículo publicado en Internal Auditor, de abril de 1999, por Brian M. Schwartz. La finalidad de esta nota es impartir orientación sobre la formulación de observaciones y recomendaciones del auditor que sean eficaces.

Las observaciones del auditor que resultan efectivas constan de cinco elementos comunes:

1) Condición; 2) Criterios; 3) Causa; 4) Efecto, posible impacto o riesgo; y 5) Recomendación.

Los elementos 1 a 4 deben formar parte de lo que constituye la observación de un auditor. A continuación figuran sugerencias útiles sobre cada uno de esos aspectos.

CONDICIÓN

Se entiende por "condición" una conclusión, un problema o una oportunidad observado durante el examen del auditor. La condición se refiere directamente a un objetivo del control o a otras normas de ejecución. Ejemplos de declaraciones de condición son:

� "El funcionario apropiado no autorizó ese documento." � "Durante tres meses no se ha conciliado esta cuenta." � "El procedimiento se puede racionalizar para ahorrar seis horas diarias."

Al fundamentar la condición, es importante incluir el grado de detalle necesario en la descripción del problema. Alguien que no haya participado en la auditoría, pero que tenga un conocimiento básico del tema o la función, deberá poder entender cualquier declaración de condiciones.

CRITERIOS

Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro para la evaluación. Dicho de otro modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden referirse a una política o procedimiento específicos o a un reglamento estatal. En otros momentos, los criterios pueden ser simplemente una cuestión de sentido común o de práctica comercial prudente. Por ejemplo, una declaración de criterios podría ser la siguiente "Conforme a la norma #1234, todos los préstamos por más de 100.000 dólares deben ser aprobados por la junta directiva;" o "Las responsabilidades de preparación de la nómina deberían estar separadas para controlar la autorización de cambios en el archivo central".

CAUSA

Como lo indica el nombre, la declaración de causa explica en primer lugar por qué ocurrió el problema. La causa es probablemente el atributo más importante del formulario donde figuran las conclusiones. Si no se determina el por qué se produjo la condición, no se puede buscar una solución adecuada a la situación.

Al fundamentar la causa, el auditor deberá señalar la razón fundamental del problema. Una explicación superficial no va al fondo del problema y no permitirá formular una recomendación eficaz.

Además, citar lo que ha expresado la persona adecuada podría servir de declaración de causa, es decir del por qué ocurrió la condición. Algunos administradores de auditorías consideran que solo es procedente una

27

declaración de causa de la administración, mientras que otros prefieren obtener puntos de vista de ambos lados, porque de esa manera es más probable hallar la causa fundamental del problema.

Posibles causas

Además de explicar y ofrecer detalles acerca de la “Causa” en el texto de una observación del auditor, el PNUD exige que el auditor haga también un resumen de la declaración de la causa en el informe de auditoría utilizando una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas que se indican a continuación:

1. Ausencia o insuficiencia de políticas/procedimientos/directrices 2. Ausencia o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel del proyecto 3. Falta de orientación/vigilancia a nivel de la oficina del PNUD en el país 4. Falta o insuficiencia de recursos (especificar si se trata de recursos financieros, humanos o

técnicos) 5. Falta de planificación 6. Falta de capacitación 7. Error humano 8. Inobservancia intencional de los controles internos 9. Estructura administrativa insuficiente

EFECTO, POSIBLE IMPACTO O RIESGO

La declaración sobre el efecto describe el riesgo específico que podría existir (el posible impacto o riesgo) o que ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o el problema. Básicamente responde a la pregunta, "¿y qué?" Las declaraciones de efecto a veces examinan la posible pérdida, incumplimiento o insatisfacción del usuario debido al problema.

Probablemente la administración se interese en la información proporcionada acerca de este aspecto de la observación del auditor, ya que le permite ver de qué manera la condición redundará negativamente en sus actividades. Como resultado de ello, la declaración de efecto a menudo sirve como catalizador de un cambio positivo.

Es preciso incluir una nota de cautela: el riesgo indicado en la declaración de efecto no deberá expresarse a la ligera ni exagerarse. Si bien los auditores son responsables de señalar los riesgos derivados de fallas en los controles, la declaración de efecto debe mantenerse dentro de lo razonable, plausible y no deberá redactarse como si el mundo se fuera a acabar. Para que los auditados tomen en serio las observaciones del auditor y respeten lo que dice, el auditor debe hablar del riesgo de manera realista y sin exagerar.

Niveles de riesgo

Además de explicar y ofrecer detalles del “Efecto, posible impacto o riesgo” en el texto de una observación del auditor, el PNUD exige que el auditor señala también el grado de riesgo en el informe de auditoría utilizando uno de los tres grados de riesgo preestablecidos que se indican a continuación:

RECOMENDACIÓN

Este aspecto sugiere la manera en que se podría remediar una situación. Una recomendación eficaz guarda relación directa con la causa y versa sobre ella. No basta con declarar en términos generales que la

Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (por ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias y problemas de importancia)

Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos importantes (por ejemplo, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes)

Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en más valor por el dinero invertido

28

administración debería resolver el problema; en la explicación de la recomendación debería explicarse también cómo lograr que se arregle.

Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo de controlarlo. Antes de formular una recomendación, el auditor debería formularse las siguientes preguntas:

� ¿Resuelve la recomendación el problema y elimina o reduce el riesgo? � ¿Puede la recomendación aplicarse en el entorno actual? � ¿Es la recomendación eficaz en función de los costos? � ¿Será la recomendación una cura temporal o una solución permanente?

Ejemplos de recomendaciones eficaces son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de todo el activo y el equipo conciliados con los registros apropiados.

OTRAS SUGERENCIAS

De ser posible, se deberán combinar conclusiones análogas en un solo formulario, para reforzar la necesidad de que se aplique la recomendación.

Hacer de abogado del diablo puede resultar sumamente útil. Después de completar la observación y recomendación de la auditoría, los auditores deben situarse en el lugar del auditado e impugnar/cuestionar la validez de la cuestión. Si no logra quedar convencido, probablemente lo mejor será no incluir la cuestión en el informe de auditoría.

29

ANEXO 11: SAS 220 - ORIENTACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA RELATIVA DE LA

AUDITORÍA

A continuación se destacan algunos elementos de la Explicación de las normas de auditoría (SAS) 220 – Importancia relativa de la auditoría. La finalidad es impartir orientación a los auditores al determinar la importancia relativa de las observaciones con fines de presentación de informes y en lo que pudieran afectar a la opinión del auditor. Los auditores deberán remitirse a la SAS 220 para más información. La finalidad de la SAS es establecer normas e impartir orientación sobre el concepto de la importancia relativa y su relación con el riesgo de la auditoría. Los auditores deberán tomar en consideración la importancia relativa y su relación con el riesgo de la auditoría al realizar la auditoría (SAS 220.1) Una cuestión tiene importancia si el conocimiento de la materia influiría razonablemente en las decisiones económicas de los usuarios, adoptadas sobre la base de los estados financieros. La importancia relativa puede ser considerada en el contexto de los estados financieros en conjunto, o de cualquiera de los estados financieros o de las distintas partidas de los estados financieros. La importancia relativa depende de la índole y la magnitud de la cuestión o del error juzgado en las circunstancias específicas. Dado que la importancia relativa tiene un aspecto cualitativo y otro cuantitativo, no puede ser objeto de definición matemática general de ningún tipo. Los auditores deberían planificar y realizar la auditoría de manera que puedan obtener pruebas suficientes que ofrezcan seguridades razonables de que los estados financieros no contienen inexactitudes importantes y constituyen una visión fiel y admisible. (SAS 220.2) La determinación de si algo tiene importancia o no queda a juicio del profesional. Los auditores considerarían la posibilidad de tropezar con inexactitudes de cantidades relativamente pequeñas que, al acumularse, podrían tener un efecto importante en los estados financieros. Por ejemplo, un error en un procedimiento a final de mes podría ser indicio de una posible omisión importante si ese mismo error se repite todos los meses. Al considerar si la presentación de los estados financieros es admisible, los auditores deberán determinar si es importante o no el total acumulado de inexactitudes no corregidas que se han detectado durante la auditoría (SAS 220.4).

i. marco institucional y legal...manual de gestión de proyectos ejecutados por el gobierno capitulo...

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