guía metodológica para elaboración de manuales...

Guía Metodológica para

Elaboración de Manuales

Integrados de Procesos y

Procedimientos de la

SEDUC de Honduras

Propuesta para revisión

Mayo, 2016

Guía Metodológica para Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos de la SEDUC de Honduras: Propuesta para revisión

GOPA Consulting, José Díaz Zapata (consultor) 2

Guía Metodológica para Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos de la SEDUC de Honduras

Propuesta para revisión

Consultor Responsable de la elaboración

José Díaz Zapata, experto regional en Gestión Pública ([email protected])

Coordinador Técnico

Federico Mejer, Jefe de Equipo GOPA-APRODE

Supervisión General

Christian Luy; Director de APRODE/GIZ

Fecha de elaboración

Mayo, 2016

Auspiciado por

El Programa de Apoyo a los Procesos de Descentralización en el Sector Educativo de

Honduras. (APRODE), es apoyado por la Cooperación Alemana al Desarrollo (GIZ)

por encargo del Ministerio Federal de Desarrollo y Cooperación Económica (BMZ).

Las opiniones expresadas en este documento

son de exclusiva responsabilidad del autor.

mailto:[email protected]



Índice

Parte I: Ámbito y alcance de la Guía 0. Presentación de la Guía 04

0.1. Objetivos de la Guía 05

0.2. Uso/utilidad de la Guía 05

Parte II: Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos 0.1. Introducción 06 0.2. Uso/utilidad de los Manuales Integrados de Procesos y

Procedimientos 06 0.3. Margo Regulatorio 06 0.4. Fases para la elaboración y aprobación 08 0.5. Directrices operativas para elaboración de manuales 09 1. Presentación e Introducción del manual 12

1.1. Carátula 12

1.2. Índice 12

1.3. Introducción 12

1.4. Antecedentes de la unidad administrativa 12

1.5. Objetivos 12

1.6. Justificación del Manual 12

1.7. Estructura Organizativa de la unidad administrativa 12

2. Funciones Sustantivas 13

3. Procesos Sustantivos 15

3.1. Definición de los procesos sustantivos 17

3.2. Mapa de procesos sustantivos 22

4. Descripción de los Procesos Sustantivos 23

4.1. Levantamiento de procesos 23

4.2. Descripción narrativa 29

4.3. Diagrama de flujo del proceso 30

5. Matriz de Riesgos de Procesos Sustantivos 35

6. Descripción de Puestos 36

7. Organizar el Manual Integrado de Procesos y Procedimientos 37

8. Conclusiones y recomendaciones 38

Anexos Anexo 1: Matriz de Revisión de Materiales 39

Anexo 2: Medidas de Inclusión de Ejes Integradores, en la descripción de los procesos sustantivos. 44

Anexo 3: Matriz de Micro Evaluación de Riesgos. 50 Anexo 4: Funciones Sustantivas y Procesos Sustantivos. 51 Anexo 6: Análisis preliminar para un Manual de Transferencias 54

Bibliografía 55



Parte I: Ámbito y alcance de la Guía

0. Presentación de la Guía La presente propuesta para revisión describe el marco conceptual y metodológico para

el desarrollo de los manuales. Su contenido se ha estructurado sobre la base del

contenido establecido en el correspondiente Plan de Trabajo, que fuera conocido y

validado por autoridades de la SEDUC, del Programa APRODE, y representantes de

contrapartes vinculadas al proceso de elaboración de manuales, en el período

comprendido entre el 2 al 6 de mayo, 20161.

El modelo conceptual y metodológico se denomina “Guía Metodológica para Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos”. La condición de Manuales Integrados, responde al hecho de “integrar” varios elementos: funciones sustantivas, procesos sustantivos, descripción de procesos sustantivos, matriz de riesgos de procesos sustantivos; y descripción de puestos. El núcleo de dicha integración son los procesos y procedimientos. Cada uno de los elementos mencionados, se basan en el marco normativo correspondiente; más concretamente en el Reglamento de la SEDUC y normas adicionales o complementarias, lineamientos de ONADICI para la elaboración de manuales de procesos y procedimientos, el Marco Rector del Control Interno, lineamientos de la Dirección General del Servicio Civil y el Manual de Descripción de Puestos Tipo de la Secretaría de Educación; así como de políticas y normas respecto a control interno, descentralización, participación ciudadana, transparencia y acceso a la información pública, archivo documental. Estos últimos, que recibirán el tratamiento de “ejes integradores”; que deberán incluirse en cada caso, y conforme sea pertinente; tanto en la definición de procesos sustantivos, como en la descripción de dichos procesos.

1 Cfr. Ayuda Memoria-Misión en Tegucigalpa: 01-07 de mayo de 2016, elaborada por José Díaz y Federico Mejer.



0.1. Objetivos de la Guía Los objetivos de la presente Guía Metodológica para la Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos de la Secretaría de Educación de Honduras, son principalmente los siguientes: Brindar orientaciones metodológicas uniformes, a los responsables de la elaboración

de los manuales, a fin de que éstos sean elaborados de conformidad con las disposiciones establecidas por los entes rectores correspondientes; principalmente el Tribunal Superior de Cuentas-TSC, Oficina Nacional de Desarrollo Integral de Control Interno-ONADICI; y Dirección General de Servicio Civil.

Sistematizar las disposiciones, en cuanto a la elaboración de manuales de procesos

y procedimientos; matrices de gestión de riesgo de los procesos, y descriptor de puestos; establecidas por los entes rectores correspondientes (TSC, ONADICI, DGSC), a fin de lograr una aplicación uniforme (estandarizada) de dichos lineamientos por parte de las unidades administrativas de la Secretaría de Educación de Honduras.

Desarrollar capacidades, en los responsables de la elaboración de los manuales,

para la estructuración de los manuales bajo criterios uniformes en cuanto a su estructura, contenido y presentación.

0.2. Uso/utilidad de la Guía A partir de la validación y aprobación de la presente propuesta, por parte de las autoridades de la SEDUC, del COCOIN, y referentes de las Direcciones Departamentales de Educación; se realizarán talleres de inducción con los equipos técnicos responsables de la elaboración de los manuales seleccionados. Los talleres estarán orientados al desarrollo de capacidades, a fin de que los integrantes de los equipos técnicos adquieran conocimientos, dispongan de herramientas/instrumentos, y realicen aplicaciones prácticas; respecto de la elaboración de los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos. Finalmente, cabe precisar que como resultado del trabajo de los equipos técnicos se esperaría disponer de “versiones borrador” de los manuales seleccionados; y que sobre dichas “versiones borrador” se plantearán recomendaciones de ajuste y correcciones. Por tanto, se recomienda clarificar que serán los mismos equipos técnicos quienes avancen progresivamente en la elaboración de manuales, hasta el punto de su aprobación.



Parte II: Elaboración de Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos

0.1. Introducción Los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos son documentos que describen de forma ordenada y sistémica (concatenadas) las funciones sustantivas, procesos sustantivos, descripción de procesos sustantivos, matriz de riesgos de procesos sustantivos; y descripción de puestos. El núcleo de dicha integración son los procesos y procedimientos. Los mencionados manuales, se constituyen en instrumentos fundamentales para la dirección, coordinación, evaluación y control interno de la gestión institucional de la Secretaría de Educación de Honduras. Por tanto, la elaboración, revisión y constante actualización de los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos están orientados al mejoramiento de la gestión pública.

0.2. Uso/utilidad de los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos El uso o utilidad de los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos radica principalmente en los siguientes aspectos2: Permiten realizar un mejor control interno respecto de las actividades ejecutadas.

Facilitan la supervisión del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos

necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias en la ejecución de un

proceso determinado.

Constituyen una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un proceso determinado.

Sirven de base para realizar estudios que permitan lograr mayor agilidad,

simplificación, automatización de los procesos.

0.3. Marco Regulatorio La elaboración de los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos está regulada de forma específica y taxativa por el Tribunal Superior de Cuentas-TSC, la Oficina Nacional de Desarrollo Integral de Control Interno-ONADICI, a través del Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos; las Guías para la Implementación del Control Interno Institucional en el marco del SINACORP; cuyo resumen es el siguiente:

2 Tomado de: CONSAR-Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro-México, Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Dirección General de Administración, México, 2005.



Incorporación del Control Interno. “Las técnicas, mecanismos y elementos de control interno deben estar inmersos, integrados o incorporados en los procedimientos de los sistemas administrativos de tal forma que sean parte natural de los mismos”. El control interno deberá velar por el cumplimiento de esta disposición, por cuanto el primer propósito del control interno institucional es “el acatamiento o cumplimiento de las disposiciones legales que regulan los actos administrativos y la gestión de los recursos públicos, así como de los reglamentos, normas, manuales, guías e instructivos que las desarrollan”. (ONADICI: 2011, numeral 1.8.). “Los procedimientos y los controles aplicables en la organización deben quedar establecidos en los manuales de procedimientos que emita la administración, como parte inherente de estos procedimientos en concordancia con el Principio Rector de Control Interno relativo a la integración de los controles internos…por ser el control interno un proceso dinámico, tanto el proceso como los controles deben ser revisados constantemente aun cuando estén formalmente establecidos, a fin de introducir oportunamente las mejoras o actualizaciones que procedan.”. (TSC:2009, p.69) Responsabilidad de Directivos y Autoridades. La elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos es responsabilidad de los directores y/o jefes; y la aprobación es responsabilidad del Secretario de Estado, conforme la disposición que manifiesta lo siguiente: “la elaboración de los reglamentos internos y manuales específicos de los sistemas administrativos, teniendo tanto las normas técnicas de los dichos sistemas emitidas por los respectivos órganos rectores, como los principios, preceptos y normas generales o rectoras de control interno emitidas por el TSC y las normas específicas de la ONADICI, son un deber de los correspondientes directores y/o jefes de departamento, división, sección o unidad de cada ente público y su emisión una responsabilidad del titular de la respectiva institución u organismo público.” (ONADICI: 2011, numeral 1.8.3). “La máxima autoridad, en conjunto con los responsables jerárquicos de todas las áreas y unidades de la entidad deberá elaborar, emitir, implantar y mantener actualizados manuales de procedimientos e/o instructivos que rijan los procesos, operaciones y transacciones de la entidad con las actividades de control diseñadas e incluidas en los mismos” (ONADICI: 2011, numeral 1.8.4) Criterios principales. La elaboración y formalización de los Manuales de Procesos y Procedimientos tomarán en cuenta principalmente los criterios de: legalidad, considerando las normas técnicas que los rigen, incluidos las emitidas por el Tribunal Superior de Cuentas-TSC; secuencia lógica del proceso; adaptados a la realidad institucional, en cuanto a tamaño, naturaleza, estructura organizacional y responsabilidades; integración del control interno; separación de funciones en funcionarios diferentes; y énfasis en la aplicación de controles preventivos. (ONADICI: 2011, numeral 1.8.3). Preguntas orientadoras sobre el control. La redacción de los Manuales de Procesos y Procedimiento se debe incluir las siguientes preguntas referidas al control: ¿por qué?, ¿qué trabajo se hace?, ¿cómo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cuándo se hace?, ¿dónde se ejecuta?, ¿para qué se hace? (ONADICI: 2011, numeral 1.8.3).

Manuales mínimos. “La entidad deberá emitir e implantar, como mínimo, los siguientes Manuales de Procedimientos y/o Instructivos de los principales procesos y sistemas de la entidad, adaptando a la entidad, en los casos que corresponda, las regulaciones fijadas en los marcos de las normas técnicas de dichos sistemas emitidas por los órganos rectores o reguladores respectivos, tales como la Secretaría de Finanzas (SEFIN); el Tribunal Superior de Cuentas (TSC); la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE), Servicio Civil o equivalente, etc.: a) Procesos y sistemas referidos a las actividades sustantivas que hacen al cumplimiento de los objetivos estratégicos, metas, proyectos y programas que realiza la entidad. b)



Sistemas de Administración Financiera y los subsistemas articulados: i) planeación y programación, ii) inversión pública. iii) presupuesto, iv) tesorería, v) crédito público, vi) contabilidad, vii) contratación administrativa, y viii) administración de recursos humanos”. (ONADICI: 2011, numeral 1.8.3). . Comunicación y difusión de los manuales. “Las máximas autoridades ejecutivas, en conjunto con los responsables jerárquicos de todas las áreas o unidades principales de la entidad, deben comunicar formalmente por escrito y en forma fehaciente, y dejar disponibles para el personal (en papel y, de ser factible, en la intranet de la entidad) todos los Manuales de Procedimientos y/o Instructivos de la entidad, debiendo también comprobar que los mismos son conocidos, comprendidos y aceptados por los funcionarios de la entidad que se encuentran involucrados en la gestión de los procesos en cuestión.” (ONADICI: 2011, numeral 1.8.4). “Esos manuales de puestos, funciones, competencias u otros, deben estar a disposición de todo el personal para que puedan utilizarlos como referencia. Igualmente, deberían utilizarse como medio de capacitación —o como referencia para ésta— a fin de que los servidores de nuevo ingreso tengan un primer acercamiento con sus cargos y con las funciones respectivas”. (TSC: 2009, p. 71)

0.4. Fases para la elaboración y aprobación La elaboración y aprobación de manuales, implicará la siguiente secuencia y responsabilidades: 0.4.1. Priorización de los procesos3. Las autoridades de la SEDUC priorizaron la

elaboración de manuales de los siguientes procesos: Transferencias, Talento

Humano Docente, y Administrativo; Compras/adquisiciones, Auditoria, Archivo,

Denuncias.

0.4.2. Equipo técnico. Los Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos deben

ser elaborados por los funcionarios de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad habitual o cotidiana de ejecutar las actividades relacionadas con un determinado proceso. Por tanto, se requiere conformar un pequeño equipo técnico (3-5 personas) que asuma la tarea de elaborar una versión preliminar del manual.

0.4.3. Elaboración del manual. El Equipo técnico, responsable de la versión preliminar del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos, elaborará la propuesta de manual de conformidad con las orientaciones metodológicas que constan en la presente guía; y además será responsable de integrar los ajustes que surjan de los posteriores procesos de socialización y revisión de otras unidades administrativas vinculadas; así como de las observaciones provenientes de las autoridades institucionales y de los entes rectores (TSC y ONADICI).

0.4.4. Revisión del manual. El Equipo técnico, responsable de la versión preliminar del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos, deberá someterlo a un proceso de socialización y revisión de otras unidades administrativas vinculadas; del Comité de Control Interno de la Secretaría de Educación-COCOIN, y organizaciones de la Sociedad Civil; a fin de validar la coherencia del contenido;

3 Cfr. Ayuda Memoria-Misión en Tegucigalpa: 01-07 de mayo de 2016, elaborada por José Díaz y Federico Mejer.



frente a la normativa vigente, estructura organizacional, coordinación institucional e interinstitucional; a fin de evitar contradicciones o deficiencias.

0.4.5. Aprobación del manual. El Comité de Control Interno de la Secretaría de Educación-COCOIN deberá “someter los Manuales de Procedimientos para su aprobación ante la máxima autoridad”; de conformidad con las funciones establecidas para dicho comité. La aprobación del manual será responsabilidad del Secretario de Educación.

0.4.6. Remitir el manual a ONADICI. El Comité de Control Interno de la Secretaría de Educación-COCOIN deberá “enviar a ONADICI todos los manuales de procedimientos, en físico y electrónico, conforme se vayan aprobando los mismos”; de conformidad con las funciones establecidas para dicho comité.

0.4.7. Difusión del manual. El manual aprobado por el Secretario de Educación deberá ser difundido, entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación; así como puesto a disposición para su libre acceso y consulta a través de la página web de la Secretaría de Educación.

0.4.8. Implementación del manual. La implementación de los manuales es responsabilidad de “la máxima autoridad, en conjunto con los responsables jerárquicos de todas las áreas y unidades de la entidad” (ONADICI: 2011, numeral 1.8.4). La Unidad de Auditoría Interna será la responsable operativa de evaluar la aplicación de los manuales, en el marco de las evaluaciones de control interno.

0.4.9. Actualización del manual. La actualización de los manuales es responsabilidad de “la máxima autoridad, en conjunto con los responsables jerárquicos de todas las áreas y unidades de la entidad” (ONADICI: 2011, numeral 1.8.4)

0.5. Directrices operativas para elaboración de manuales Autoridades de la SEDUC, del Programa APRODE; y representantes de contrapartes vinculadas al proceso de elaboración de manuales; manifestaron, con anterioridad a la elaboración de la presente guía, las siguientes directrices operativas para la elaboración de manuales: 0.5.1. Programa APRODE. Valora positivamente el esquema de trabajo; y expresa

que es relevante promover el apropiamiento, liderazgo y coordinación interna de la SEDUC en el proceso de elaboración de manuales.

0.5.2. Autoridades de la SEDUC. Valoran positivamente el esquema de trabajo, y

establecen los siguientes lineamientos: i) las funciones sustantivas, de las unidades administrativas, deben fundamentarse en varios marcos normativos, y no solamente en el Reglamento de la Secretaria de Educación; ii) es prioritario trabajar los manuales sobre, Transferencias, Talento Humano Docente, y Administrativo en referencia al proceso de elaboración de Manuales de Puestos; iii) el Manual de Puestos Administrativos debe enmarcarse a las disposiciones de la Dirección General de Servicio Civil; iv) se crea la Comisión de Conducción para la elaboración de Manuales conformada por Karen Escoto, Orlando Betancourt, y Melba Rivera. Es prioritario el tema de Transferencias (Programa 99), enfocado en tres aspectos: legalidad, monitoreo, y “condicionamiento” de transferencias en función de resultados. Los Manuales de Puestos Docente y Administrativo, deberían restringirse en la “descripción de funciones”, y no en



cambios sustantivos que impliquen “reclasificación” de personal. En conclusión, la priorización de manuales es la siguiente: Talento Humano Docente y Administrativo, Transferencias, Compras/adquisiciones, Auditoria, Archivo y Denuncias.

0.5.3. Oficina Nacional de Desarrollo Integral de Control Interno-ONADICI. Valora

positivamente el esquema de trabajo. Identifica los siguientes elementos obligatorios “no negociables” que deben incluir los manuales: matriz de riesgos, respeto a la Ley, descripción de actividades en el procedimiento, e inclusión de medidas de control orientadas a mitigar los riesgos. En este marco, la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos, es un instrumento referencial y de orientación, que puede ser adaptado por la SEDUC; bajo la consideración de que los manuales sean adaptados a la realidad, que sean viables y factibles de aplicación.

0.5.4. Tribunal Superior de Cuentas-TSC. Resalta la importancia de contar con

manuales, ya que su elaboración guarda correspondencia con las Recomendaciones emitidas por el TSC. Prioriza la importancia de los Manuales de Puestos (Docente y Administrativo). Respalda la posición de ONADICI, en cuanto a la inclusión obligatoria de los cuatro elementos “no negociables”; mencionados anteriormente.

0.5.5. Instituto de Acceso a la Información Pública-IAIP. Coincide en la pertinencia

de la elaboración de los Manuales de Puestos (Docente y Administrativo); y recomienda una rigurosa definición de los “perfiles de puestos”; así como una clara metodología del proceso de contratación. Recomienda utilizar ejemplos de otros países, por ejemplo Chile.

0.5.6. Archivo Nacional. Consideran necesario la inclusión de medidas concretas

respecto al manejo archivístico en la descripción de procesos. Ofrecen apoyar la elaboración de un manual de procesos respecto al Archivo Institucional de la SEDUC, así como proveer los requisitos para un manejo de archivos, en la descripción de los procesos. La responsabilidad del Archivo, en la SEDUC es una tarea de Secretaría General y Subdirección General de Talento Humano Administrativo.

0.5.7. Dirección Presidencial de Modernización y Transparencia del Estado.

Recomiendan que la metodología para la elaboración de manuales, pueda servir de base para su aplicación extensiva al sector público hondureño. El modelo o prototipo, puede ser una “buena práctica” que podría ser replicada. Insiste en la necesidad de que los manuales sean elaborados por los propios funcionarios, responsables de la ejecución de los procesos.

0.5.8. Dirección General de Servicio Civil. Manifiestan su total respaldo y

disponibilidad de apoyo en la actualización de especificaciones de clasificación de puestos, e inclusión de nuevos puestos o reclasificación de puestos; y apoyar a la SEDUC en la elaboración del Anexo Desglosado de Puestos Administrativos 2017, en base a la estructura organizacional aprobada en la Ley Fundamental de Educación y su Reglamento. El apoyo de la DGSC iniciará con una “auditoría de personal”, que se ejecutará de forma paralela a la consultoría, y proveerá de los elementos conceptuales y metodológicos a la guía para la elaboración de los manuales, a cargo de GOPA/GIZ

0.5.9. Asociación para una Sociedad más justa-ASJ. Insisten en la necesidad de

incluir espacios de participación de la sociedad civil, en procesos administrativos



de la SEDUC. En este contexto, se identifican algunas opciones de participación: remitir “borradores” de los manuales para recoger recomendaciones, remitir versiones aprobadas de los manuales para su difusión a la sociedad civil, aprobar un decreto de la SEDUC, que “permita la asistencia” de representantes de la sociedad civil, en las reuniones de comités/comisiones respecto de compras/adquisiciones. Recomiendan que los manuales logren implementarse, y no sean contradictorios con la Ley. Finalmente, elaborar versiones didácticas de los manuales.

0.5.10. Dirección General de Talento Humano. Informa acerca de la creación de una

comisión para el tratamiento de un proyecto de gestión del Archivo Institucional de la SEDUC. En este sentido solicita que cualquier proceso de elaboración de manuales tome en cuenta el proyecto, en elaboración, que regula el funcionamiento del archivo. Con relación al Manual de Puestos Docentes se recomendó que el mismo se desarrollara contando con la activa participación de los responsables departamentales. Con relación al Manual de Puestos Administrativos se recomendó tomar en cuenta el avance del Proyecto de Reforma de la Administración Pública en RRHH.

Conclusiones Los representantes de las entidades: 0.5.11. Consideran necesaria la elaboración de manuales, y esperan que los avances

de la SEDUC puedan servir de referencia para orientar la elaboración de manuales en otras entidades del sector público. Tienen la expectativa de que la SEDUC se constituya en un “modelo o prototipo” de aplicación extensiva.

0.5.12. Todos valoran la decisión de la SEDUC de priorizar los manuales de Talento

Humano, específicamente en cuanto a los Manuales de Puestos, tanto de Docentes, como de Administrativos. Esta es una prioridad respaldada principalmente TSC, ONADICI, IAIP.

0.5.13. Los participantes están dispuestos a apoyar el proceso de elaboración de

manuales, esperan ser convocados para conocer los avances, y aportar con insumos y recomendaciones de mejoramiento.

0.5.14. A partir de los requerimientos de diferentes áreas, se enfatizará y privilegiará el

desarrollo de “El Manual de Manuales” por ejemplo: Estrategia para la elaboración del “Manual” para el desarrollo de los “Manuales de Puestos Docentes y Administrativos”



1. Presentación e Introducción del manual

Los aspectos relacionados con la presentación e introducción del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos, hacen referencia a elementos como: carátula, introducción, antecedentes de la unidad administrativa, objetivos, justificación del manual, y estructura organizativa de la unidad administrativa. 1.0. Carátula. De conformidad con los lineamientos de la ONIDICI, la carátula del

manual deberá contener los siguientes elementos: “Logotipo de la organización, nombre oficial de la organización, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización, clave de la forma (SDP-ONA-xxx)”. La carátula no deberá incluir elementos adicionales, como gráficos o fondos de colores.

1.1. Índice. En este acápite se presenta el listado temático del contenido y la página que corresponde en el documento. El orden del listado temático debe seguir la secuencia adoptada en el presente esquema.

1.2. Introducción. De conformidad con los lineamientos de la ONIDICI, se debe introducir con una breve “Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.” La introducción debe ofrecer al lector una descripción general del contenido del manual, resaltando su importancia y aporte al mejoramiento de la gestión institucional; así como una breve descripción de la estructura del manual, y los temas principales que se abordan. De ser necesario, cabe anticipar algunas limitaciones o restricciones que debe prever el lector.

1.3. Antecedentes (de la Unidad Administrativa). Denominación formal de la unidad administrativa. Referencia a la norma de creación: Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014, y otros instrumentos normativos relacionados con la unidad administrativa. Descripción general de su mandato legal.

1.4. Objetivos. De conformidad con los lineamientos de la ONIDICI, se debe incluir una “Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general.”. Se recomienda que la descripción de los objetivos se lo plantee de forma concreta, sencilla y autocomprensible.

1.5. Justificación del Manual. Referencia al contenido del uso o utilidad de los

Manuales Integrados de Procesos y Procedimientos; por ejemplo: mejor control

interno, facilidad para la supervisión del trabajo, delimitación de

responsabilidades, implementar procesos automatizados.



1.6. Estructura Organizativa (de la Unidad Administrativa). Organigrama de la unidad, y

responsabilidades de los “grupos de trabajo”. (Nota: Al interior de las

“subdirecciones”, no existen subdivisiones formales jerárquicas (divisiones o

departamentos); solo se conforman “grupos de trabajo” de acuerdo a las

necesidades.).



2. Funciones Sustantivas

Para definir el alcance del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos se tomará como punto de partida las funciones sustantivas4 señaladas en el Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014), adicionalmente se deberán incorporar funciones sustantivas a la unidad seleccionada, según lo establezcan otros instrumentos normativos.

Matriz de Funciones Sustantivas

Funciones

Transcribir las funciones establecidas en el

Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, según corresponda a la unidad administrativa.

Cada una de las funciones deberá registrarse, y ocupar solamente una fila de la matriz.

Complementar el listado de funciones

sustantivas, según lo establezcan otros instrumentos normativos.

Ejemplo 1: Auditoría Interna Para definir el alcance del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna de la Secretaría de Educación, se tomará como punto de partida las funciones sustantivas señaladas en el Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014), artículo 16; que establece las funciones de la Unidad de Auditoría Interna. (Adicionalmente se deberán incorporar funciones sustantivas a la Unidad de Auditoría Interna, según lo establezcan otros instrumentos normativos).

Unidad de Auditoría Interna Matriz de Funciones Sustantivas

Funciones

a) Integrarse a los procesos de gestión de la Secretaría de Estado en el Despecho de Educación para que en forma eficiente desarrolle sus funciones inherentes,

4 Corresponden a las “funciones sustantivas” establecidas para cada unidad administrativa. Un Manual de Funciones con descripciones detalladas, para cada una de las áreas de trabajo que conforman una unidad administrativa, será desarrollado con posterioridad a la ejecución de la presente consultoría.



b) Organizar y poner en funcionamiento las unidades de auditoría a nivel descentralizado,

c) Realizar trimestralmente auditorías financieras, administrativas, especiales y de gestión en todas las dependencias de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas y la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas,

d) Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones realizadas por el Tribunal Superior de Cuentas, las unidades de auditoría descentralizadas y otros entes controladores del Estado.

Fuente: Reglamento SEDUC, art. 16.

Ejemplo 2: Adquisiciones Para definir el alcance del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría de Educación, se toma como punto de partida las funciones sustantivas señaladas en el Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014), artículo 33; que establece las funciones de la Dirección General de Adquisiciones. (Adicionalmente se deberán incorporar funciones sustantivas a la Dirección General de Adquisiciones, según lo establezcan otros instrumentos normativos).

Dirección General de Adquisiciones Matriz de Funciones Sustantivas

Funciones

a) Llevar el registro de todos los títulos de propiedad de centros educativos, bienes muebles e inmuebles de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

b) Velar por la correcta aplicación de los procesos de adquisición de bienes y servicios en cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos para este fin.

c) Elaborar normas para unificar criterios respecto al manejo del inventario de muebles e inmuebles de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

d) Definir el proceso de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y velar por la aplicación de las herramientas.

e) Controlar y evaluar el proceso de recepción, almacenaje y distribución de bienes.



f) Elaborar normas, guías y manuales para el mantenimiento y reparaciones de los bienes muebles adquiridos.

g) Elaborar el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PAC) de acuerdo a lo solicitado por las distintas dependencias del nivel central y descentralizado de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, en aplicación a las Disposiciones Generales de Presupuesto General de la República y la Oficina Nacional de Compras y Contrataciones del Estado (ONCAE)

h) Realizar los trámites legales para recibir bienes donados y adjudicarlos en conformidad de las directrices emanadas del nivel de Dirección de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

i) Autorizar los pagos de bienes y servicios adquiridos.

Fuente: Reglamento SEDUC, art. 33.



3. Procesos Sustantivos

Con el propósito de lograr la identificación coherente de los procesos sustantivos de la unidad administrativa, con respecto a sus funciones sustantivas, se presenta la siguiente Matriz de Validación de Procesos y Funciones. Para ello, frente a cada una de las funciones sustantivas establecidas, se debe “deducir” el proceso sustantivo a incluir en el manual. El nombre del proceso debe dar idea clara de su contenido. Si a una función sustantiva no le corresponde un tal proceso sustantivo, registrar esta observación en la casilla correspondiente. Si a una función le corresponde más de un proceso, dividir la fila según sea necesario, y registrar en cada fila el proceso sustantivo correspondiente.

Matriz de Validación de Procesos y Funciones

Funciones Procesos a incluir en el manual

Transcribir las funciones establecidas en el

Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, según corresponda a la unidad administrativa.

Cada una de las funciones deberá registrarse, y ocupar solamente una fila de la matriz.

Complementar el listado de funciones

sustantivas, según lo establezcan otros instrumentos normativos.

Frente a cada una de las funciones

establecidas, “deducir” el proceso a incluir en el manual.

El nombre del proceso debe dar idea clara de su contenido

Si a una función no le corresponde un tal proceso, registrar esta observación en la casilla correspondiente.

Si a una función le corresponde más de un

proceso, dividir la fila según sea necesario, y registrar en cada fila el proceso correspondiente.

Ejemplo 1: Auditoría Interna

Unidad de Auditoría Interna Matriz de Validación de Procesos y Funciones



1. Plan General y Plan Operativo Anual

2. Elaboración de Informes Trimestrales

3. Evaluación del Control Interno Institucional


4. Implementación de Unidades de Auditoría a nivel descentralizado.

c) Realizar trimestralmente auditorías financieras, administrativas, especiales y

5. Auditoría Financiera.



de gestión en todas las dependencias de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas y la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas,

6. Auditoría Administrativa.

7. Auditoría Especial.

8. Auditoría de Gestión.


9. Seguimiento a Recomendaciones

Fuente: Reglamento SEDUC, art. 16. Elaborado por: José Díaz

Ejemplo 2: Adquisiciones

Dirección General de Adquisiciones Matriz de Validación de Procesos y Funciones



1. Registro de Títulos de Propiedad de Centros Educativos

2. Registro de Bienes Muebles

3. Registro de Bienes Inmuebles


4. Adquisición de bienes y servicios


5. Manejo del Inventario de Bienes Muebles

6. Manejo del Inventario de Bienes Inmuebles


7. Mantenimiento de Bienes Muebles

8. Mantenimiento de Bienes Inmuebles


9. Recepción, almacenaje y distribución de Bienes Muebles


10. Mantenimiento y Reparaciones de Bienes Muebles


11. Plan Anual de Compras y Contrataciones (PAC)




12. Gestión de Bienes en Donación


13. Autorizar el pago de Bienes y Servicios


3.1. Definición de los procesos sustantivos A continuación, se deberá establecer una breve definición, de cada uno de los procesos sustantivos identificados; a fin de clarificar su comprensión, ámbito y alcance. Esta primera caracterización, permite diferenciar cada proceso sustantivo por sus características particulares; o a su vez “fusionarlos” si el caso así lo amerita. Cuidando que no se deben fusionar procesos sustantivos si éstos son diferentes. Para ello, con el propósito de lograr una descripción ágil de los procesos de la unidad administrativa, se presenta la siguiente Matriz de Definición de Procesos Sustantivos: frente a cada uno de los procesos sustantivos identificados, redactar una breve definición, que permita clarificar su comprensión, ámbito y alcance. La definición del proceso sustantivo debe redactarse en forma clara y sencilla.

Matriz de Definición de Procesos Sustantivos

Procesos a incluir en el manual

Breve descripción del proceso

Transcribir el listado de

procesos identificados anteriormente, según corresponda a la unidad administrativa.

Cada uno de los procesos deberá registrarse, y ocupar solamente una fila de la matriz.

Frente a cada uno de los procesos identificados,

redactar una breve descripción, que permita clarificar su comprensión, ámbito y alcance.

La descripción del proceso debe redactarse en forma clara y sencilla.

Es común encontrar descripciones de los procesos en cuerpos normativos relacionados con la temática.

Es común encontrar definiciones de los procesos sustantivos en cuerpos normativos relacionados con la temática. (ver Anexo 1: Matriz de Revisión de Materiales) Ejemplo: Auditoría Interna



Unidad de Auditoría Interna Matriz de Definición de Procesos Sustantivos




La Jefatura de la Unidad de Auditoría Interna realizará una planificación general y un plan anual de actividades a desarrollar por el equipo de auditores, el que será presentado a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Institución, Tribunal Superior de Cuentas y a ONADICI.


Tal como lo establece el Artículo No. 48 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y las Normas Generales Sobre Auditorías Internas, la Jefatura de la Unidad debe elaborar informes trimestrales sobre la ejecución de las actividades previstas en el POA


La Unidad de Auditoría Interna debe evaluar el sistema de control interno implementado por la Administración; verificando que este permita salvaguardar los recursos, asegurar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia y calidad en las operaciones y lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados; así como el cumplimiento de leyes y normas vigentes.


Organizar y poner en funcionamiento las unidades de auditoría a nivel descentralizado.


Es aquella que emite un dictamen u opinión en relación con los estados financieros de la Institución (SEDUC: 2013). Es el examen que se realiza a los estados e informes financieros preparados por las unidades administrativas, lo cual incluye entre otros a: Los registros contables, los documentos de respaldos y otra evidencia relacionada con las operaciones financieras, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos y gastos cualquiera sea su fuente o su destino, los costos directos o indirectos, la ejecución presupuestaria, las cuentas de orden, los fideicomisos, etcétera, con el propósito de dictaminar los Estados Financieros formular comentarios, conclusiones y recomendaciones, respecto a la razonabilidad de las cifras y la confiabilidad del control interno (TSC:2010).


La Auditoría Administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos (Revelo: 2012).


Son aquellas enfocadas de manera directa a una investigación específica, la importancia de esta auditoría radica en los hechos que originan la investigación (SEDUC: 2013).


Es aquella que se enfoca en la gestión de la Institución con el propósito de evaluar la eficacia de los resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados en el cumplimiento de objetivos (SEDUC:2013). La Auditoría de Gestión u Operacional: Consiste en la evaluación independiente, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una entidad o parte de ella, para



determinar el grado de eficiencia, economía y equidad con que son manejados los recursos; con el propósito de formular recomendaciones que faciliten la toma de decisiones por parte de los responsables del manejo de los recursos públicos (TSC:2010)


El objetivo de toda auditoría es lograr que las recomendaciones emitidas (por el TSC, unidades de auditoría descentralizadas y otros entes controladores del Estado) sean implementadas por las autoridades competentes ya que ello dará como resultado mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economía en la gestión administrativa de la Institución y al fortalecimiento del control interno (SEDUC:2013). El Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoría (SISERA) aplicable a las Direcciones de Auditoría correspondientes del Tribunal y las Unidades de Auditoría Interna en las instituciones bajo el ámbito de competencia del TSC, con el propósito de asegurar que las recomendaciones formuladas en los Informes de Auditoría más las Recomendaciones de carácter preventivo, una vez notificados a las instituciones, sean implementadas oportunamente para lograr los beneficios esperados producto de las auditorías, entre otros aspectos mejorar la eficiencia, eficacia y economía de la administración del Gobierno de Honduras (SISERA: 2012).

Siguiendo con el ejemplo planteado, se puede establecer que de conformidad con la descripción de cada proceso, éstos deberían ser documentados de forma individual y separada. Conclusión El alcance del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna, está definido por, al menos, los 9 procesos identificados, que surgen del análisis de las funciones de la Unidad de Auditoría Interna, establecidas en el marco jurídico.

Ejemplo 2: Adquisiciones.

Dirección General de Adquisiciones Matriz de Definición de Procesos Sustantivos




Registro documental (o inventario) de los documentos

legales que acreditan la propiedad (títulos de propiedad) de los Centros Educativos en favor de la Secretaría de Educación.

2. Registro de Bienes Muebles Registro codificado y valorado de los bienes muebles (vehículos, mobiliario, equipos), adquiridos o donados; de propiedad de la Secretaría de Educación.


Registro codificado y valorado de los bienes inmuebles (edificaciones, terrenos), adquiridos o donados; de propiedad de la Secretaría de Educación.


La adquisición se entiende la mayoría de las ocasiones como la acción de comprar un bien, un servicio o un derecho.


Registro codificado y valorado de los bienes muebles (vehículos, mobiliario, equipos), adquiridos o donados; de propiedad de la Secretaría de Educación.






Proceso mediante el cual un determinado bien mueble (vehículos, mobiliario, equipos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten. Conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado de correcto funcionamiento.


Proceso mediante el cual un determinado bien inmueble (edificaciones, terrenos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten.


Recepción, almacenaje y distribución de Bienes Muebles


Proceso mediante el cual un determinado bien mueble (vehículos, mobiliario, equipos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten. Conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado de correcto funcionamiento.


Documento en el que se consignan los resultados del proceso de formulación en la planificación, no mayor a 12 meses, dando como resultado un programa detallado de todo lo que se requiere adquirir durante un ejercicio

presupuestal en la Entidad (ONCAE)5



Autorizar la entrega o transferencia de dinero a un proveedor, por la entrega de un bien o servicio recibido.

Siguiendo con el ejemplo planteado, se puede establecer que de conformidad con la descripción de cada proceso, algunos de ellos podrían ser fusionados; cono se muestra a continuación.




Registro documental (o inventario) de los documentos

legales que acreditan la propiedad (títulos de propiedad) de los Centros Educativos en favor de la Secretaría de Educación.

Registro de Bienes Inmuebles


Manejo del Inventario de Bienes Inmuebles


2. Registro de Bienes Muebles Registro codificado y valorado de los bienes muebles (vehículos, mobiliario, equipos), adquiridos o donados; de propiedad de la Secretaría de Educación.

Manejo del Inventario de Bienes Muebles

Registro codificado y valorado de los bienes muebles (vehículos, mobiliario, equipos), adquiridos o donados; de propiedad de la Secretaría de Educación.

5 Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE), Metodología para preparar los Planes Anuales de Compras y Contrataciones, Carlos Eduardo Pon, Honduras. s/f




La adquisición se entiende la mayoría de las ocasiones como la acción de comprar un bien, un servicio o un derecho.

Autorizar el pago de Bienes y Servicios

Autorizar la entrega o transferencia de dinero a un proveedor, por la entrega de un bien o servicio recibido.


Procedimiento mediante el cual un determinado bien mueble (vehículos, mobiliario, equipos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten. Conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado de correcto funcionamiento.

Mantenimiento y Reparaciones de Bienes Muebles

Procedimiento mediante el cual un determinado bien mueble (vehículos, mobiliario, equipos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten. Conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado de correcto funcionamiento.


Procedimiento mediante el cual un determinado bien inmueble (edificaciones, terrenos) recibe tratamientos a efectos de que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias exteriores no lo afecten.


Recepción, almacenaje y distribución de Bienes Muebles


Documento en el que se consignan los resultados del proceso de formulación en la planificación, no mayor a 12 meses, dando como resultado un programa detallado de todo lo que se requiere adquirir durante un ejercicio

presupuestal en la Entidad (ONCAE)6


Conclusión El alcance del Manual de Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Adquisiciones, está definido por, al menos, los 8 procedimientos señalados, que surgen del análisis de sus funciones, establecidas en el marco jurídico.

6 Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE), Metodología para preparar los Planes Anuales de Compras y Contrataciones, Carlos Eduardo Pon, Honduras. s/f



3.2. Mapa de procesos sustantivos

Sobre la base de la identificación y definición de los procesos sustantivos, procederá a elaborar el Mapa de Procesos Sustantivos.

El Mapa de Procesos Sustantivos muestra, a manera de una “panorámica general”, los procesos sustantivos identificados, y sus relaciones. En este sentido, el mapa ayuda a visualizar los procesos en su conjunto.

El mapa ayudará a los equipos técnicos, responsables de la elaboración de manuales, a definir; por ejemplo: i) el portafolio de procesos sustantivos que debe ofertar la unidad administrativa, ii) los procesos sustantivos prioritarios, iii) la secuencia que debería adoptarse, respecto de la descripción de los procesos sustantivos.

De otra parte, no existe un “modelo estandarizado” para la elaboración del mapa de procesos sustantivos. Sin embargo, se espera que basados en la creatividad, conocimiento y experiencia de los equipos técnicos; se logren elaborar los correspondientes mapas. A manera de ejemplo, se muestra a continuación el Mapa de Procesos Sustantivos de la Unidad de Auditoría Interna de la SEDUC.

Unidad de Auditoría Interna

Mapa de Procesos Sustantivos



4. Descripción de Procesos Sustantivos

De conformidad con los lineamientos de la ONADICI establecidos en la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos (2014), la descripción de los procesos contempla una descripción narrativa; y adicionalmente, es necesario elaborar una descripción gráfica del proceso, mediante el Diagrama de Flujo del Proceso, que “es la representación esquemática del procedimiento, donde se ilustra gráficamente con símbolos convencionales la estructura, la dinámica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo.” Sin embargo, cabe resaltar la necesidad de establecer una fase previa, preliminar y preparatoria que corresponde al levantamiento de procesos. 4.0. Levantamiento de procesos

La fase previa, preliminar y preparatoria para la “Descripción de Procesos Sustantivos”,

se denomina levantamiento de procesos.

El levantamiento de procesos está orientado a establecer una descripción clara, precisa

y sistémica de las actividades que se realizan en una unidad administrativa para lograr

un “producto administrativo”, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas

jurídico-administrativas establecidas para tal efecto. A continuación, se presentan los

pasos necesarios para desarrollar el levantamiento de procesos.

Paso 1: definición del proceso El primer paso corresponde a la definición del proceso, de forma clara y precisa. Ello implica “darle un nombre” (denominar) el proceso, y junto a esto, redactar un texto corto (definición) que le otorgue identidad específica al proceso; y que contenga las palabras clave, para que de forma “autoexplicativa” evite ambigüedades e imprecisiones. Ejemplo: Denominar un proceso como “Auditoría Interna”, es demasiado general; ya que esta denominación se constituye en realidad en un “macroproceso”; bajo el cual cabrían algunos procesos más específicos, como: auditoría financiera, auditoría administrativa; auditoría especial, o auditoría de gestión; entre otros. Por tanto, es conveniente adoptar alguno de los procesos específicos mencionados, como punto de partida para el levantamiento del proceso. Continuando con el ejemplo, se puede seleccionar el proceso de “Auditoría Financiera”; y definir ésta como “Es el examen que se realiza a los estados e informes financieros preparados por las unidades administrativas, lo cual incluye, pero no se limita a: los registros contables, los documentos de respaldos y otra evidencia relacionada con las operaciones financieras, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos y gastos cualquiera sea su fuente o su destino, los costos directos o indirectos, la ejecución presupuestaria, las cuentas de orden, los fideicomisos, etcétera, con el propósito de dictaminar los Estados Financieros, formular comentarios, conclusiones y recomendaciones, respecto a la razonabilidad de las cifras y la confiabilidad del control interno” (Reglamento General de la Ley Orgánica del Tribunal Superior De Cuentas, 2003)



Paso 2: definición de los límites del proceso El segundo paso consiste en definir con claridad y precisión los límites del proceso seleccionado. Para ello, es necesario establecer el punto de inicio del proceso, y el punto final del proceso. El inicio del proceso generalmente está configurado por una solicitud o demanda externa; un proceso anterior o previo; o un mandato definido en un instrumento de planificación preestablecido. De otra parte, el final del proceso comúnmente está configurado por la entrega o provisión de un producto o servicio administrativo de carácter tangible, como puede ser un documento o informe. Ejemplo: Para el proceso seleccionado de “Auditoría Financiera”; se puede establecer como punto de inicio el “Plan Anual de Auditoría Interna”, o “la Orden de Trabajo para la Auditoría Financiera”. El punto final será “Entrega del Informe de Auditoría Financiera”. Paso 3: recolección y análisis de información El tercer paso se refiere a la recolección y análisis de información relacionada con el proceso seleccionado, y que ya fue acotado en términos de fijar los puntos de inicio y final. La recolección y análisis de la información consiste en recabar documentos de diversas fuentes; entre ellas: documentos normativos que regulan el proceso, formatos o formularios utilizados; u otros manuales similares que sirvan de referencia; para su posterior análisis. Ejemplo: Para el proceso seleccionado de “Auditoría Financiera”; se puede recurrir, entre otras, a las siguientes fuentes de información: Manual de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna. (SEDUC, 2013). Auditoría Interna: Matriz de Riesgos, septiembre. (SEDUC, 2013). Guías para la Elaboración del Plan General y del Programa Operativo Anual de la

Unidad de Auditoria Interna. (ONADICI, octubre,2011) Guías de Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoria Interna.

(ONADICI, octubre, 2011) Marco Rector de la Auditoría Interna del Sector Público. (TSC, 2009) Normas Generales sobre Auditorías Internas. (TSC, 2003) Paso 4: identificación de las actividades y responsables El cuarto paso es la identificación de actividades y responsables, que surge como resultado del análisis de información, y de la experiencia práctica de los “dueños del proceso”. En base a ello, se procede a elaborar la Matriz de Actividades y Responsables.

Matriz de Actividades y Responsables

Denominación del Proceso: Auditoría Financiera No. Actividades Responsables

Inicio

1 Entrega Orden de Trabajo para la Auditoría Financiera

2

3

n..

n.. Entrega del Informe de Auditoría Financiera

Fin Final del Proceso

Número (No.) Secuencia numérica que define la vinculación o encadenamiento entre

las actividades.



Actividades: Insertar de manera secuencial las actividades que deben realizarse

entre el punto de inicio (0) “Orden de Trabajo para la Auditoría Financiera”; y el punto final (Fin) “Entrega del Informe de Auditoría Financiera”. Cada actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente de indicativo, en tercera persona del singular, ejemplo; elabora, envía etc.

Responsables: Identificar las “Unidades administrativas y/o puestos que intervienen

en los procedimientos en cualquiera de sus fases, en ningún caso se deben apuntar nombres de personas, ya que lo que importa es la función del ejecutante, ya que no es un documento evaluativo de desempeño personal.” (ONADICI)

Paso 5: análisis del proceso El quinto paso consiste en realizar un análisis del proceso, en base a la Matriz de Actividades y Responsables, elaborada anteriormente. El análisis del proceso se debe realizar en base a los siguientes criterios y preguntas orientadoras:

Criterios Preguntas orientadoras Legalidad ¿Las actividades responden a las normas establecidas?

Coherencia ¿La secuencia de actividades muestra coherencia?

Suficiencia ¿Las actividades son las necesarias?

Claridad ¿Las actividades son comprensibles, se entienden claramente?

Como resultado del análisis del proceso, pueden surgir ajustes, o correcciones para mejorar el procedimiento planteado; entre ellas: Suprimir o eliminar actividades innecesarias; y conservar solamente aquellas que se

consideren indispensables. Fusionar o combinar actividades; en algunos casos a efectos de simplificar el

procedimiento se puede integrar una actividad en otra, a fin de hacer “menos engorroso” el procedimiento, y otorgarle mayor agilidad.

Reordenar la secuencia, con el propósito de mejorar el nivel de coherencia en el

encadenamiento de las actividades.

Rediseño total. En casos extremos, no basta con hacer ajustes o correcciones al procedimiento, y es necesario plantearse un rediseño total del procedimiento. Ello implica “repensar” el procedimiento, planteando otras actividades y su correspondiente secuencia.

Nota: La aplicación de ajustes o correcciones implicaría

rehacer la Matriz de Actividades y Responsables (volver al

Paso 4). Este es un ejercicio de “varias vueltas”; hasta

acordar una “versión consensuada”, entre los miembros del

equipo técnico, responsable de la elaboración de los

manuales.

Paso 6: inclusión de ejes integradores El sexto paso se refiere a la inclusión de ejes integradores. Se han identificado cinco ejes integradores: control interno, descentralización, participación ciudadana, transparencia y acceso a la información pública, y archivo documental.



Inclusión de Ejes Integradores

Control Interno: El control interno, de conformidad con el Artículo 2 de la Ley

Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, es un proceso permanente y continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de las entidades públicas, con el propósito de asistir a los servidores públicos en la prevención de infracciones a las Leyes y a la ética, con motivo de su gestión y administración de los bienes nacionales.

Descentralización: De conformidad con el Artículo 85 del Reglamento General de la

Ley Fundamental de Educación, se comprende como descentralización la transferencia de competencias, atribuciones, funciones y responsabilidades y recursos, desde el nivel del gobierno central hacia los niveles descentralizados. El proceso de Descentralización se sustenta en tres ámbitos: administrativo, político y fiscal.

Participación Ciudadana: En el marco del compromiso compartido entre el Gobierno

de Honduras y TI/ASJ, se debe construir un sistema de transparencia, que basado en mecanismos de participación, incentive a la ciudadanía para involucrarse en el proceso de su creación y promueva la apertura de espacios necesarios por parte del Estado, a los compatriotas que quieran sumar sus esfuerzos.

Transparencia y acceso a la información pública. De conformidad con el Artículo 3

de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; transparencia es el conjunto de disposiciones y medidas que garantizan la publicidad de la información relativa de los actos de las Instituciones obligadas y el acceso de los ciudadanos a dicha información; complementariamente se define el derecho de acceso a la información pública como el derecho que tiene todo ciudadano para acceder a la información generada, administrada o en poder de las instituciones obligadas previstas en la presente Ley, en los términos y condiciones de la misma.

Archivo documental. Está orientado a implementar procedimientos adecuados en

materia archivística que permitan la conservación y organización de los fondos



documentales producidos durante la gestión pública, evitando la pérdida y destrucción documental, y salvaguardando el ciclo vital del documento, y la memoria histórica nacional y posibilitando con ello la evaluación de la gestión por parte de la ciudadanía7.

La condición de ejes integradores implica que dichos temas estén incluidos en los procesos sustantivos, de forma concreta y evidente en la ejecución de las actividades que conforman el correspondiente procedimiento. Ello implica que los “ejes integradores”, en cuanto corresponda, y sea pertinente de incluirlos, se puedan evidenciar en las actividades del procedimiento. Dicha inclusión deberá ser verificada, a través de la siguiente Matriz de Verificación de Inclusión de los Ejes Integradores, conforme se muestra a continuación.

Matriz de Verificación de Inclusión de Ejes Integradores

Denominación del Proceso:

Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación

¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno?

Si… la respuesta es Sí…describa las medidas concretas (actividades)

Si…la respuesta es No…justifique la no inclusión de las medidas concretas (actividades)

¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización?

7 Basado en uno de los considerandos del Anteproyecto de Ley General de Archivos (IAIP)



¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana?

¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública?

¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental?

Como resultado de la verificación de inclusión de ejes integradores pueden surgir ajustes, o correcciones para mejorar el procedimiento planteado, mediante la inclusión de medidas concretas (actividades) orientadas a la inclusión de los mencionados ejes.

Nota: La aplicación de ajustes o correcciones implicaría

rehacer la Matriz de Actividades y Responsables (volver al

Paso 4). Este es un ejercicio de “varias vueltas”; hasta

acordar una “versión consensuada”, entre los miembros del

equipo técnico, responsable de la elaboración de los

manuales.

Paso 6: formatos requeridos El sexto paso consiste en identificar, para cada una de las actividades (según corresponda), los formatos requeridos, conforme se muestra en la Matriz de Actividades y Formatos. Los formatos “Son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la Institución. Se deberá relacionar y mencionar todo aquel documento o forma (órdenes de trabajo, requisiciones, solicitudes, remisiones, facturas, recibos, contra-recibos, reportes y todos los formatos de control que sean factores importantes) que intervengan en el procedimiento.” (ONADICI).

Matriz de Actividades y Formatos

Denominación del Proceso: Auditoría Financiera No. Actividades Formatos

Inicio

1 Entrega Orden de Trabajo para la Auditoría Financiera

2

3

n..

n.. Entrega del Informe de Auditoría Financiera

Fin Final del Proceso



4.1. Descripción narrativa La descripción narrativa contiene los siguientes elementos:

Descripción del proceso y procedimiento: Corresponde al título o nombre del procedimiento, este formato deberá ser llenado para cada uno de los procedimientos, deberá escribirse el nombre y código del procedimiento, que será el mismo que aparece en el índice.

Objetivo del Proceso: Es la condición o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicación del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propósito debe redactarse en forma breve y concisa; se especificará los resultados o condiciones que desean lograr, e iniciará con un verbo en infinitivo.

Justificación/ Razón de Ser: ¿Qué se hace? (acción expresada en el verbo); ¿En qué función o campo de especialidad se hace? (campo de especialidad principal); ¿Para qué se hace? (resultado); ¿Para quién se hace? (usuario final)

Alcance: En este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento, es decir, a quiénes afecta o qué límites e influencia tiene.

Personal que Interviene: Personal de la Institución que participa en el proceso.

Procedimiento: Narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que podrán agruparse en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento. Para ello se recomienda: Describir los pasos del proceso, utilizando bloques de texto, y numeración

secuencial. La redacción del texto debe responder a las preguntas: ¿qué trabajo se hace?, ¿para qué se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cómo se hace?, ¿con qué se hace?, ¿cuándo se hace?, en cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un proceso, puede hacerlo leyendo la narración cronológica y secuencial.

Las actividades deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.

Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más

de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

Documentos de Referencia: Son aquellos documentos que son requeridos para poder llevar a cabo el procedimiento, y que sirven para tener un mejor entendimiento del mismo o completar su ejecución.

Glosario de términos: Consiste en la definición de la terminología técnica utilizada en el texto del documento. El glosario, presentado por orden alfabético, proporciona elementos para una adecuada comprensión del mismo, facilitando su consulta, deberá presentarse en cada procedimiento.

En el caso de contener textos íntegros ya existentes, se deberá señalar la bibliografía.



4.2. Diagrama de flujo del proceso De conformidad con los lineamientos de la ONADICI establecidos en la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos (2014), el Diagrama de flujo del proceso “Es la representación esquemática del procedimiento, donde se ilustra gráficamente con símbolos convencionales la estructura, la dinámica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo”. 4.2.1. Símbolos del diagrama “El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos, cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretación unívoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseño y selección de determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso, así como definir reglas claras con respecto a la aplicación de estos”. (MIDEPLAN:2009) De conformidad con lo establecido por ONADICI, para la diagramación del flujo de operación se utilizará la simbología del American National Standard Institute (ANSI) 8

Símbolo Significado Uso

Inicio

Fin

Es un rectángulo redondeado con las palabras inicio o fin dentro del símbolo. Indica cuando comienza o termina un proceso.

Actividad

Es un rectángulo dentro del cual se describe brevemente la actividad o proceso que indica.

no

si

Decisión

Es un rombo con una pregunta dentro. A partir de éste, el proceso se ramifica de acuerdo a las respuestas posibles (generalmente son sí o no). Cada camino se señala de acuerdo con la respuesta.

Flujo

Líneas de flujo o fluido de dirección, son flechas que conectan pasos del proceso. Los puntos de la flecha indica la dirección del flujo del proceso.

Conector

Se utiliza un círculo para indicar el fin o el principio de una página que conecta con otra. El número de la página que precede o procede se coloca dentro del círculo.

Documento Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

8 El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI por sus siglas en inglés- es una

organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos. El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP- con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. (MIDEPLAN:2009)



4.2.2. Diagramación del flujo La diagramación del proceso implica “convertir” el listado de actividades en el Diagrama de flujo. El Diagrama de flujo deberá representar principalmente la secuencia de actividades y los formatos; así como las unidades o cargos responsables de dichas actividades; en base a las siguientes orientaciones metodológicas9: En referencia a la diagramación: a) La diagramación de los procesos deberá iniciar en la parte superior izquierda de la

hoja.

b) Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

c) Las líneas de salida se iniciarán en la parte inferior del símbolo, nunca en el lado superior.

d) Ocasionalmente, por motivos prácticos o de espacio en las hojas, se podrán utilizar los extremos derecho e izquierdo de los símbolos para señalar la entrada o salida del flujo del proceso.

e) Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.

f) Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

g) Solo los símbolos de decisión deben tener más de una línea de flujo de salida. h) La numeración que indique la unión de los “conectores” deberá ser igual, es decir

que el número del cual se desprende la actividad, será igual al número de conector de la actividad donde se une.

i) Las letras que indiquen la unión de los “conectores de página” deberán ser iguales.

j) Es importante que los símbolos mantengan uniformidad en su tamaño. En referencia a la redacción: k) Cada diagrama deberá contar con un encabezado que indique el nombre del

proceso que se describe.

l) Las actividades deberán ubicarse en la columna correspondiente al responsable.

m) Las actividades a desarrollar deberán expresarse en forma breve, precisa y con el símbolo correspondiente.

n) La redacción de cada actividad deberá comenzar con un verbo, en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular.

9 Tomado de: CONSAR-Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro-México, Guía Técnica para

la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Dirección General de Administración, México, 2005; y MIDEPLAN-Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica-Costa Rica, Guía para la Elaboración de Diagramas de Flujo, Costa Rica, 2009.



o) Cada actividad se numerará en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia

indicada en el listado de actividades. p) Dentro del símbolo de “documento” se deberá indicar el nombre del formato

requerido. 4.2.3. Utilidad del Diagrama de flujo El Diagrama de flujo es de gran utilidad para una organización, debido a que su uso contribuye con el desarrollo de una mejor gestión institucional, en aspectos como: Muestran de manera global la composición de un proceso por lo que favorecen su

comprensión al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procesos, así como las responsabilidades y los puntos de decisión.

Facilitan a los funcionarios el análisis de los procesos, mostrando gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos.

Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de apoyo cuando el titular responsable del proceso se ausenta, de manera que otra persona pueda reemplazarlo.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.



Ejemplo: Auditoría10

10 Elaborado en base al Manual de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna. (SEDUC, 2013).



5. Matriz de Riesgos de Procesos Sustantivos

Posteriormente a la elaboración del flujograma de operaciones, del correspondiente

proceso sustantivo; se procederá a elaborar la Matriz de Micro Evaluación de Riesgos

(ver Anexo 3) cuyos ítems se presentan a continuación:

Contenido de la Matriz de Micro Evaluación de Riesgos

Ítem Descripción

No. Numeración secuencial de las actividades

Actividad: Denominación de la actividad, conforme consta en la descripción del proceso.

Descripción del riesgo:

Descripción del riesgo detectado, señalando la causa.

Probabilidad Clasificación Aceptable Moderado Probable

Valor (p) 1 2 3 4 5

Impacto Clasificación

Valor (i)

Severidad del riesgo

Severidad:

Valor (s=p x i)

Actividades de control

Medidas concretas de control orientadas a minimizar los riesgos, y lograr que el riesgo residual se encuentre dentro de los niveles de riesgo aceptados.

Riesgo residual

Riesgo que permanece aún después de implementarse las medidas de control.

Ranking

Nota: Es necesario precisar y complementar la descripción de los ítems de la matriz

La elaboración de la Matriz de Micro Evaluación de Riesgos, se realizará en base a los siguientes criterios:

a) Para cada proceso sustantivo se elaborará una matriz independiente.

b) La matriz será elaborada posteriormente, y en base a la descripción narrativa y al flujograma del proceso sustantivo.

c) “Al diseñar e implantar las actividades de control, debe validarse que las mismas cumplan con los siguientes atributos: a) Apropiada: Orientada a mitigar la causa, es decir, el riesgo identificado y evaluado. b) Conveniente y Viable: Adecuada relación costo-beneficio, ya que los resultados que deriven de su aplicación deben ser superiores a la inversión que implica su diseño, implantación, aplicación y mantenimiento, en términos de eficacia, eficiencia y economía en la asignación y uso de los recursos disponibles. c) Agrega Valor: Su aplicación debe incrementar la utilidad o aptitud de la transacción o proceso para satisfacer los requerimientos que posee. d) Oportuna: Aplicada en el momento adecuado para minimizar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de los eventos de riesgo. e) Sencilla: Su aplicación no ofrece dificultad, de lo contrario se corre el riesgo de que no sea aplicada. f) Comprensible: Está redactada de una forma clara y que no deja lugar a ambigüedades tanto en cuanto a su objetivo como a su forma de aplicación. g) Adaptada a la entidad: Acorde a los procesos organizacionales, los riesgos



identificados, los recursos disponibles, las respuestas a los riesgos definidas y las características de la entidad y sus funcionarios, y que ayude de mejor manera al logro de los objetivos de la entidad. h) Aplicada por quien corresponde: Capacidad, compatibilidad funcional, calificación e idoneidad del funcionario que la debe poner en práctica y realizarla, anteponiendo siempre la existencia de una adecuada asignación de responsabilidades y segregación de funciones. (TSC: Guía 3 Actividades de Control)

d) “Siempre existirá algún nivel aceptable de riesgo residual, no sólo por las limitaciones de los recursos a aplicar, sino también por la incertidumbre del futuro y demás limitaciones inherentes a todas las operativas, por lo que la aplicación de las actividades de control sólo puede ofrecer una seguridad razonable en cuanto a la mitigación del riesgo”. (TSC: Guía 3 Actividades de Control)



6. Descripción de Puestos

El Manual Integrado de Procesos y Procedimientos, incluirá una descripción de los puestos (cargos) existentes en la correspondiente unidad administrativa. Para ello, se utilizará el Manual de Puestos Tipo de la Secretaría de Educación, elaborado por la Dirección General de Servicio Civil. El levantamiento de perfiles de puestos se realizará en función de los siguientes criterios:

a) Incluirá todos los puestos (cargos) del personal que labora en la correspondiente unidad administrativa. Para ello se elaborará un listado del personal con la denominación oficial del puesto/cargo correspondiente.

b) La descripción de los puestos se tomarán del Manual de Puestos Tipo de la Secretaría de Educación, elaborado por la Dirección General de Servicio Civil.

c) Los perfiles de puestos serán incluidos en el manual.

Cabe mencionar y considerar algunas precisiones relevantes, inherentes al proceso de incorporación de las descripciones de puestos/cargos:

1) El proceso no implica realizar una “reclasificación de personal”, es decir no implica cambios relevantes en la asignación de personas en puestos/cargos diferentes a los que ostentan actualmente; o cambios sustanciales a las denominaciones de puestos/cargos; y menos aún, cambios en la escala salarial.

2) El proceso no implica elaborar un “Manual de Puestos”, y menos aún un “Manual de Puestos y Salarios”, por cuanto dicha responsabilidad es privativa de la Dirección General de Servicio Civil; conforme lo establece la Ley de Servicio Civil, en su artículo 12: “Corresponde a la Dirección General del Servicio Civil, previa investigación en el terreno y consulta con la autoridad nominadora correspondiente, elaborar y mantener al día un Manual de Clasificación de Cargos, el que deberá contener la nomenclatura de cada clase y grado, los deberes y responsabilidades y los requisitos más importantes para el desempeño de cada cargo.”.

3) Por tanto, conforme al mandato establecido en la Ley Fundamental de Educación y varios de sus Reglamentos, la elaboración del Manual de Clasificación de Puestos y Salarios Docentes y Administrativos de la SEDUC; debería construirse a partir de un proyecto diseñado e implementado conjuntamente entre la SEDUC-Dirección General de Talento Humano; y la Dirección General de Servicio Civil.

4) Por instrucción expresa de la Directora General de Servicio Civil, no se deberán aplicar formularios oficiales para el levantamiento de información; al margen de los procesos oficiales conducidos por la propia Dirección General de Servicio Civil; conforme lo manifestado en reunión con la Viceministra de Asuntos Administrativos y Financieros de la SEDUC, la Comisión de Enlace para la Elaboración de Manuales, y el Equipo Técnico de Consultores GOPA-APRODE/GIZ.



7. Organizar el Manual Integrado de Procesos y Procedimientos

Sobre la base de los aspectos desarrollados anteriormente, finalmente corresponde

organizar los resultados obtenidos, y complementar algunos elementos pendientes; a

fin de integrar el documento denominado Manual Integrado de Procesos y

Procedimientos. El Manual de Procesos y Procedimientos deberá organizarse e

integrarse de acuerdo al índice que se muestra a continuación; y considerando las

siguientes reglas en cuanto al diseño gráfico: el documento debe elaborarse en formato

Word, tipo de letra Arial 11, interlineado simple, tamaño de papel A4. Los flujogramas

de operaciones se podrán realizar con el software que esté disponible, siempre y cuando

se respete la simbología establecida.

Índice del Manual Integrado de Procesos y Procedimientos 0. Carátula

1. Introducción

2. Antecedentes (de la Unidad Administrativa)

3. Justificación del Manual

4. Estructura Organizativa (de la Unidad Administrativa)

5. Funciones Sustantivas

6. Procesos Sustantivos

7. Proceso 1

7.1. Descripción del Proceso

7.2. Objetivo del Proceso

7.3. Justificación del Proceso

7.4. Alcance del Proceso

7.5. Personal que interviene en el Proceso

7.6. Políticas o Normas de Operación

7.7. Procedimiento

7.8. Diagrama de Flujo del proceso

7.9. Matriz de Riesgos del Proceso

7.10. Documentos de Referencia

7.11. Anexos

8. Descripción de Puestos (de la Unidad Administrativa)

9. Glosario de términos

10. Bibliografía



8. Conclusiones y recomendaciones

Se espera que el proceso de validación y aprobación, de la presente propuesta, se realice de forma ágil; por cuanto se constituye en una “condición previa”, a la realización de los talleres de inducción. Quizás una opción, podría ser obtener una “validación y aprobación”, preliminar; que permita realizar los talleres de inducción; entre tanto, se realicen las observaciones o recomendaciones al modelo.

El ámbito de los manuales corresponderá al nivel de “subdirecciones”; (a excepción de la Unidad de Auditoría Interna). En cada caso, se puede estimar que cada subdirección seleccionada es responsable de varios procesos sustantivos. (Ver Anexo 5: Funciones Sustantivas y Procesos Sustantivos). Frente a ello, se estima que un abordaje extensivo de todos los procesos sustantivos que correspondan a una subdirección seleccionada, requiere de un proceso de largo plazo; ya que abordar todos los procesos implicará mucho tiempo. Por tanto, se recomienda que durante el proceso de inducción (2-3 semanas aproximadamente) se aborden 1 o 2 procesos de manera completa, como caso demostrativo de aprendizaje. Y posterior, y progresivamente; en base a la experiencia adquirida, los equipos técnicos responsables de la elaboración de los manuales, procedan a incorporar los procesos sustantivos adicionales.



Anexo 1: Matriz de Revisión de Materiales

Tema y denominación del documento

Contribución

Manuales de Procesos

Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014).

Establece las funciones de cada unidad administrativa; y en base a ello es posible identificar los procesos sustantivos.

(Presentación) Manuales de Procesos y Procedimientos. (ONADICI, septiembre 2012)

Define estructura y características de los Manuales de Procesos y Procedimientos.

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos (ONADICI, 2014)

Presenta elementos, criterios y métodos sugeridos e incluye la información básica que el personal responsable necesita para la elaboración de manuales de procedimientos.

Guías para la Implementación del Control Interno Institucional en el Marco del SINACORP (ONADICI, 2011).

Normativa específica sobre la elaboración de los manuales de procedimientos; y elaboración de la matriz de riesgos.

Control Interno

Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos, Honduras (TSC, 2009).

Varias disposiciones referentes a control interno.

Plan de Prevención de Corrupción 2016-2017 (SEDUC)

Priorización del manual de procesos de Bienes Nacionales. Inclusión de medidas de transparencia en Adquisiciones. Promoción de la participación, por ejemplo en la contratación de personal administrativo, y gestión del sistema educativo, por ejemplo denuncias. Fortalecer la coordinación interinstitucional para proteger el derecho a la educación. Monitoreo del control, transparencia y prevención de la corrupción. Coordinación de Comités internos organizados por ONADICI. Fortalecimiento de la Auditoria Interna. Visibilización de avances del Plan de Mejora, Plan de Prevención de Corrupción, y del Plan de Fortalecimiento de Control Interno.

Plan de Mejora y Monitoreo Anual, en el marco del convenio suscrito entre el Gobierno de Honduras y Transparencia Internacional (SEDUC, 2015).

Recomendaciones: Exigir el Diplomado en Compras y Contrataciones a las personas que integran las Comisiones de Evaluación. Elaboración e implementación de guías, manuales, instructivos o protocolos que de manera completa desarrollen todo el proceso de almacenamiento y distribución de los bienes del almacén. Programar dentro del Plan anual de auditoría interna, auditorías de verificación de legalidad o regularidad sobre los procesos de compras y contrataciones, así como establecer mecanismos de control interno. Suscripción de nuevos Convenios de Auditoría Social con sociedad civil, para el acompañamiento y evaluación de procesos de contratación. Promover y mantener pleno conocimiento de las disposiciones de la Ley de Archivo y Documentos Públicos del Instituto de Acceso a la Información Pública. (Anteproyecto de Ley)



Plan de Fortalecimiento del Control Interno 2016-2017. (SEDUC)

Priorización de elaboración de manuales de procesos clave, con prioridad en Talento Humano y Adquisiciones. Elaboración del manual de protección de activos de la información. Manual institucional sobre manejo de archivos documentales.

Descentralización

Ley Fundamental de Educación de Honduras (2013)

Dispone que la administración de los recursos humanos y financieros a cargo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación se llevará a cabo en forma descentralizada a nivel departamental. (art.31); que la gestión del Sistema Nacional de Educación es descentralizada (art.47); y que La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación en coordinación con la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas, deben implementar de carácter obligatorio los mecanismos administrativos que correspondan al proceso de, descentralización presupuestaria. (art.82)

Participación Ciudadana

Informe de Línea de Base de la Secretaría de Educación. (ASJ, 2015)

Recomendaciones: Elaborar e implementar guías, manuales, instructivos o protocolos para mejorar los procesos de inventario, almacenamiento y distribución de los bienes. Implementar mecanismos que aseguren la participación de la sociedad civil en los procesos de adquisición, para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas en la Secretaría. Crear un sistema de denuncias e investigaciones, regido por una unidad competente y desconcentrada de la Secretaría de Educación, Direcciones Departamentales y Colegios Magisteriales. • Diseñar e implementar mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, para los diferentes procedimientos evaluados, abriendo espacios para la participación ciudadana. Exigir el Diplomado en Compras y Contrataciones a las personas que integran las Comisiones de Evaluación, puesto que para una correcta evaluación de los procesos. Programar dentro del Plan anual de auditoría interna, auditorías de verificación de legalidad o regularidad sobre los procesos de compras y contrataciones, así como establecer mecanismos de control interno. Suscripción de nuevos Convenios de Auditoría Social con sociedad civil, para el acompañamiento y evaluación de procesos de contratación. Fortalecer la línea de denuncias de la Secretaría de Educación; página web, línea 104, línea de WhatsApp, y línea 130, mediante un plan de medios.

Transparencia y Acceso a la Información Pública


Guía 4 Información y Comunicación establece los criterios principales a ser considerados en relación a la información y la comunicación necesaria para la correcta toma de decisiones y el adecuado funcionamiento del control interno.



Incorpora la calidad y suficiencia de la información, los sistemas de información, los canales de comunicación abiertos para la información y la documentación en los archivos institucionales.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2006), y Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2008)

Establece la información que se difundir de oficio y actualizar periódicamente a través de medios electrónicos o instrumentos computarizados; a falta de éstos, por los medios escritos disponibles.

Ley Orgánica del TSC (TSC, 2008) Destaca las atribuciones del TSC en materia de transparencia: El TSC, “en el cumplimiento de su función le corresponde el establecimiento de un sistema de transparencia en la gestión de los servidores públicos”.

Archivo Documental


En referencia al tema de Archivo Institucional, presenta las políticas y procedimientos de archivo, apropiados para la preservación de los documentos e información que se deban conservar.

Anteproyecto Ley General de Archivos Las iniciativas de transparencia y acceso a la información pública dependen, en gran medida, de la calidad, la fiabilidad y la accesibilidad de los archivos públicos que custodian esta información. En este sentido, los documentos son la base y el fundamento de un gobierno abierto y el soporte de los principios de transparencia. Los documentos correctamente gestionados son también un valor añadido para las Administraciones Públicas y para proteger los derechos e intereses de la ciudadanía11.

Auditoría Interna

Manual de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna. (SEDUC, 2013).

Descripción de principales procesos y procedimientos de Auditoría Interna.

Auditoría Interna: Matriz de Riesgos, septiembre. (SEDUC, 2013).

Valoración de riesgos de Auditoría Interna.

Guías para la Elaboración del Plan General y del Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna. (ONADICI, octubre,2011)

Determinación del contenido del Plan General (PG-UAI) y del Programa Operativo Anual (POA-UAI).

Guías de Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoria Interna. (ONADICI, octubre, 2011)

Determinación de los aspectos básicos que configuran la estructura organizacional de la Unidad de Auditoría Interna. También se establecen las características principales de las actividades que deben ser desarrolladas.

Marco Rector de la Auditoría Interna del Sector Público. (TSC, 2009)

Varias orientaciones sobre planificación, evaluación de riesgos, y seguimiento a recomendaciones.

Normas Generales sobre Auditorías Internas. (TSC, 2003)

Presenta normas generales dictadas por el TSC necesarias para el funcionamiento efectivo de las dependencias de las auditorías internas de las instituciones del sector público.

11 Fuente: EUROSOCIAL, “Impulsan aprobación de Ley de Archivos en Honduras” (20/05/2015).



Control de Bienes

Manual de Normas y Procedimientos para el Levantamiento del Inventario de Bienes Inmuebles Fiscales (SEFIN, octubre, 2005).

Lineamientos para el registro y control de los inmuebles del Estado.

Manual de Normas y Procedimientos para el Descargo de Bienes Muebles del Estado (SEFIN, marzo, 2006).

Directrices y procedimientos necesarios para que las Dependencias del Sector Público puedan con buen criterio y sobre todo con oportunidad, desprenderse en legal y debida forma de todos aquellos activos del Estado que para los propósitos del funcionamiento institucional ya no son necesarios y su permanencia física representa un deterioro que provoca pérdidas en el patrimonio del Estado.

Normas Técnicas del Subsistema Administración de Bienes Nacionales (2007).

Marco conceptual y técnico orientado a garantizar el adecuado funcionamiento del Subsistema Administración de Bienes Nacionales

Manual de Procedimiento y Control Interno de Bienes, Descripción de Funciones (SEDUC, 2013)

Descripción de principales procesos y procedimientos de Control de Bienes.

Manual de Procedimientos Control Interno de Bienes y Descripción de Funciones, Unidad de Bienes Nacionales, (SEDUC, julio, 2013).

Descripción de principales procesos y procedimientos de Control de Bienes.

Proceso Control de Bienes: Matriz de Riesgos. (SEDUC, septiembre, 2013).

Valoración de riesgos de Control de Bienes.

Compras/Adquisiciones

Manual de Procedimientos de Adquisición por Licitación y Consultoría. (ONCAE, septiembre, 2010)

Regulación de las Compras Públicas, específicamente de los procesos de licitación y consultorías; y los procedimientos a seguir.

Manual de Compras Menores. (ONCAE, julio, 2010)

Regulación de las Compras Menores y los procedimientos a seguir.

Manual de Compras y Contrataciones Directas mediante Fondos Nacionales, (ONCAE, 2010).

Regulación de las Compras y Contrataciones Directas mediante Fondos Nacionales y los procedimientos a seguir.

Manual de Contratación Pública. (ONCAE, 2015)

Guía en la ejecución de procesos de contratación pública.

Definición de Funciones Sub Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. (SEDUC, s/f.)

Descripción funciones de puestos relacionados con compras.

Manual de Proceso de Compra. (SEDUC, s/f).

Descripción de principales procesos y procedimientos de Compras.

Proceso de Compras: Matriz de Riesgos, septiembre. (SEDUC, 2013).

Valoración de riesgos de Compras.

Metodología para preparar los Planes Anuales de Compras y Contrataciones. (ONCAE, 2013).

Guía sencilla y didáctica que define las acciones necesarias para elaborar dicho plan. La metodología propuesta es adaptable y modificable en función de las características de las diferentes Entidades.

Ley de Contratación del Estado (2001). Los contratos de obra pública, suministro de bienes o servicios y de consultoría que celebren los órganos de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada, se regirán por la presente Ley y sus normas reglamentarias

Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (2002).

La Ley y el Reglamento son aplicables a los contratos de obra pública, suministro de bienes y servicios y de consultoría.



Gobierno Digital

Metodología de Simplificación Administrativa y Agilización de Trámites 2015 (División de Gobierno Digital)

Pautas para la eliminación y simplificación de procedimientos administrativos, utilizando un modelo estandarizado de simplificación.

Metodología de Documentación y Sistematización de Trámites 2015 (División de Gobierno Digital).

Lineamientos metodológicos para analizar, documentar y sistematizar los trámites de la forma más sencilla, reduciendo al mínimo los requisitos y exigencias a los ciudadanos.

Manual para el Desarrollo de Sitios Web de Gobierno (División de Gobierno Digital, 2015)

Contiene la información requerida para la generación de espacios digitales para diferentes plataformas que utilicen Internet, cumpliendo con los requerimientos del Gobierno de Honduras.



Anexo 2: Medidas de Inclusión de Ejes Integradores, en la descripción de

los procesos sustantivos.

Para la inclusión de los “ejes integradores”, en cuanto corresponda, y sea pertinente

de incluirlos, se deben considerar las siguientes medidas:

Control Interno12

Las técnicas, mecanismos y elementos de control interno deben estar inmersos,

integrados o incorporados en los procedimientos de los sistemas administrativos de tal

forma que sean parte natural de los mismos” Este principio también es aplicable para

los sistemas operativos y de gestión.

Los procedimientos y los controles aplicables en la organización deben quedar establecidos en los manuales de procedimientos que emita la administración, como parte inherente de estos procedimientos en concordancia con el Principio Rector de Control Interno relativo a la integración de los controles internos…por ser el control interno un proceso dinámico, tanto el proceso como los controles deben ser revisados constantemente aun cuando estén formalmente establecidos, a fin de introducir oportunamente las mejoras o actualizaciones que procedan. Para ello se deben considerar los siguientes lineamientos: 1) Deberán separarse y distribuirse entre los diferentes puestos de trabajo, las

funciones que si se concentraran en una misma persona, podrían comprometer el equilibrio y la eficacia del control interno y de los objetivos y misión institucionales.

2) Igualmente, las diversas fases que integran un proceso, transacción u operación deben distribuirse adecuadamente, con base en su grado de incompatibilidad, entre los diversos servidores públicos o funcionarios y unidades de la institución, de tal manera que el control por la totalidad de su desarrollo no se concentre en una única instancia.

3) Al asignar las labores a cada puesto, es preciso asegurar que en ninguno de ellos se concentren funciones de carácter incompatible, entendidas éstas como aquellas tareas cuya combinación en las competencias de una sola persona, eventualmente podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores u omisiones.

4) De conformidad con lo dicho, entre otras, las funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones, así como las de custodia de recursos, deben separarse adecuadamente para reducir el riesgo de que se presenten situaciones irregulares que menoscaben la seguridad de los bienes de la institución y el cumplimiento de los objetivos.

5) Por las mismas razones, debe procurarse que ninguna unidad tenga a su cargo la totalidad de una transacción; operación o proceso, a efecto de evitar que posea un control completo de los recursos y las decisiones involucrados en su conclusión o requeridos para ella.

12 Fuente: ONADICI, Guías para la Implementación del Control Interno Institucional en el Marco del SINACORP (2011), y TSC, Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos (2009)



6) Como parte de las acciones tendentes a satisfacer esta norma, los manuales o compendios de procedimientos aplicados por la institución deben prever la secuencia lógica de actividades que conforman un proceso organizativo, y su asignación a funcionarios diferentes, de unidades distintas hasta donde sea posible, con base en la incompatibilidad existente entre ellas, según se indica en el párrafo anterior.

7) Conviene señalar que la implantación efectiva de medidas orientadas a asegurar la división del procesamiento de transacciones procura un control cruzado, entre unidades y personas, de las actividades respectivas, con lo que se asegura, como efecto colateral, la corrección del resultado final.

8) Por lo demás, es claro que las limitaciones de recursos pueden ser un obstáculo para que algunas instituciones implanten plenamente lo dispuesto por esta norma de control interno. En tales casos, deberán efectuarse las separaciones referidas hasta donde sea posible sin elevar el costo del control más allá de límites razonables, y suplir las eventuales deficiencias mediante la aplicación de medidas alternas, como puede ser una supervisión más estrecha, el requerimiento de informes más frecuentes, la ejecución de arqueos en lapsos menores, etcétera.

9) Es preciso aplicar una evaluación sobre la marcha, mediante la puesta en práctica de actividades administrativas y de supervisión durante las actividades, así como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios encargados de tareas específicas.

10) Por principio de control interno, el titular principal o jerarca de cada entidad pública debe poner en práctica mecanismos apropiados para promover que los propios servidores públicos de una sección, división, departamento o área de la entidad, efectúen auto evaluaciones de control interno, voluntarias y en tiempo real, del proceso de control interno y de las diferentes medidas de control que se encuentran en operación.

11) Por su parte, la respectiva unidad de auditoría interna debe colaborar en la mejora de los controles internos, aportando sus comentarios, sugerencias y asesoría, a la luz de los resultados de las evaluaciones o auditorías que practique, sin perder de vista que la responsabilidad primordial por el proceso de control interno corresponde al jerarca y a sus titulares subordinados.

12) Además la Auditoría Interna, de conformidad con el Artículo 51 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas (LOTSC), debe comprobar la aplicación de los controles preventivos en el respectivo sujeto pasivo de dicha Ley y el TSC, en ejercicio de la Atribución 9) prevista en el Artículo 45 de misma Ley debe supervisar y evaluar la eficacia del control interno.

Descentralización Educativa13

1) Las 18 direcciones departamentales de Educación tengan independencia legal y

financiera para administrar el funcionamiento de los jardines de niños, escuelas y

colegios.

13 Fuente: Periódico La Prensa “Descentralización educativa en Honduras empieza en el 2015” (30 Jul 2014)…”Esas fueron las conclusiones que salieron ayer del Primer Foro Nacional sobre Descentralización de la Educación organizado por la Comisión Presidencial para la Calidad de Educación que encabeza la congresista Lena Gutiérrez.”



2) El presupuesto de la Secretaría de Educación sea fraccionado en 18 partidas que

sean ejecutadas por los directores departamentales, quienes tendrán bajo su

responsabilidad el pago y contratación de maestros.

3) Las Direcciones Departamentales sean responsables del suministro de materiales y

pupitres, la reparación y apertura de centros y todas las demás actividades

administrativas que actualmente emanan desde la secretaría de Educación, la cual

quedará como un organismo rector de políticas educativas.

Participación Ciudadana14

1) Diseñar e implementar mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, para

los diferentes procedimientos evaluados, abriendo espacios para la participación

ciudadana.

2) Elaboración de mecanismos de participación ciudadana, a través de los cuales los

beneficiarios de los proyectos de gran impacto económico y social, participen en la

toma de decisiones y participen como veedores, en la ejecución del contrato y en la

resolución de conflictos.

3) Implementar mecanismos que aseguren la participación de la sociedad civil en los

procesos de adquisición, para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas

en la Secretaría.

4) Cambios inmediatos que la Secretaría de Educación debe poner en funcionamiento

en el marco de la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento, con el fin de

promover la participación ciudadana, y fortalecer la transparencia y la rendición de

cuentas en los procesos de compras y contrataciones.

5) Realización de auditorías sociales en materia de compras y contratación; en base a

una norma específica que contenga el marco general dentro del cual se deben

desarrollar y regular este tipo de auditorías.

6) Incorporar dentro de la norma, la creación de mecanismos de participación

ciudadana, que permitan a la población en general, ser consultada en la toma de

decisiones en función de la necesidad que se pretende satisfacer, sobre todo en las

comunidades beneficiadas con los proyectos de infraestructura y adquisición de

bienes.

7) La Secretaría de Educación, a través de la Unidad de Transparencia, debe

desarrollar mecanismos de participación ciudadana, que permitan a los ciudadanos

de los Centros Educativos beneficiados a través de las Asociaciones de Padres de

Familia u otros, ser partícipes en la toma de decisiones; sobre todo en aquellos

proyectos de gran magnitud ya sea por los montos de inversión o por el impacto

social de los mismos.

8) La práctica de auditorías sociales es muy positiva, debido a la integración de grupos

de sociedad civil, beneficiarios, comunidades y organismos de cooperación

14 En base a la fuente: ASJ, Informe de Línea de Base de la Secretaría de Educación, 2015

http://www.laprensa.hn/inicio/447037-96/honduras-presidente-hernandez-apuesta-por-mejorar-la-educacion



internacional; acción con la cual se promueve la participación ciudadana y además

se fortalece la transparencia y la rendición de cuentas.

9) Suscripción de nuevos Convenios de Auditoría Social con sociedad civil, para el

acompañamiento y evaluación de procesos de contratación a través de la adopción

de las mejores prácticas de auditoría social que existen a nivel nacional e

internacional en materia de contrataciones públicas, con el objeto de promover la

transparencia y la rendición de cuentas.

10) Incorporar profesionales de sociedad civil, capacitados en materia de compras y

contrataciones, con experiencia, capacidad y conocimiento en la materia, a fin que

la función de veeduría social sea constructiva en el cumplimiento de las normas

aplicables; fortaleciendo la participación ciudadana y garantizando la transparencia

en las diferentes etapas del proceso de compra y contratación.

11) Para fortalecer la transparencia y rendición de cuentas se recomienda que en los

procesos de concurso (Nombramiento de Personal Docente y Directores

Departamentales) siempre se cuente con la veeduría/participación ciudadana.

12) Participación del Consejo Escolar de Desarrollo y del Consejo Municipal de

Desarrollo Educativo (COMDE) de los centros educativos del país, en el desarrollo

de las actividades para la planificación, ejecución y distribución de equipo

tecnológico, para el mejoramiento de la calidad educativa, por cuanto ambas

instancias poseen facultades de veeduría, control y rendición de cuentas, en el

marco de la Ley de Fortalecimiento a la Educación Pública y la Participación

Comunitaria.

Transparencia y Acceso a la Información Pública

Información que debe ser difundida de oficio15. Toda Institución Obligada está en el

deber de difundir de oficio y actualizar periódicamente a través de medios electrónicos

o instrumentos computarizados; a falta de éstos, por los medios escritos disponibles, la

información siguiente:

1) Su estructura orgánica, sus funciones, las atribuciones por unidad administrativa, los

servicios que presta, las tasas y derechos y los procedimientos, requisitos y formatos

para acceder a los mismos;

2) Las leyes, reglamentos, circulares y demás disposiciones de observancia general

que rigen su funcionamiento;

3) Las políticas generales, los planes, programas y proyectos, informes, actividades,

los estados financieros y las liquidaciones presupuestarias trimestrales por

programas;

4) Toda la información catastral que posean y su vinculación con el Registro de la

Propiedad Inmueble;

5) Los registros públicos de cualquier naturaleza;

6) El Diario Oficial La Gaceta actualizado;

15 Artículo 13, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.



7) La remuneración mensual de los servidores públicos por puesto, incluyendo otros

pagos asociados al desempeño del puesto;

8) Los presupuestos, un informe trimestral y otro anual de la ejecución presupuestaria,

que incluya el detalle de las transferencias, los gastos, la inversión física y financiera,

la deuda y la morosidad;

9) Las contrataciones, concesiones, ventas, subastas de obras, convocatorias a

concurso, licitación de obras públicas y suministros, los contratos de consultoría, las

actas de apertura de ofertas y adjudicación, ampliaciones, prórrogas y declaratorias

de compras directas, así como sus resultados;

10) Los mecanismos que permitan la participación ciudadana en la toma de decisiones;

11) El nombre de los servidores públicos encargados de gestionar y resolver las

solicitudes de información pública, la dirección, teléfono y dirección electrónica de

su centro de trabajo.

12) Los Decretos Ejecutivos, Acuerdos y Resoluciones firmes que emita el Poder

Ejecutivo, incluyendo las instituciones descentralizadas;

…(Reglamento) 16

Las Instituciones Obligadas deberán poner a disposición del público la información a

que se refiere el artículo 13 de la Ley, en la forma siguiente:

1) El o la titular de cada Institución Obligada será el o la responsable principal de poner

a disposición del público dicha información;

2) La información, con indicación de la fecha de su actualización, deberá estar

colocada en un sitio de Internet o, en su defecto, en otro medio escrito disponible de

fácil acceso público y general, visible desde el portal principal del sitio de Internet u

otro lugar apropiado de la Institución Obligada, y deberá contener también las

direcciones electrónicas, los domicilios para recibir correspondencia y los números

telefónicos del Oficial de Información Pública, de los servidores públicos habilitados

y del responsable del sitio mencionado, así como su vínculo al sitio de Internet del

Sistema Nacional de Información Pública.

3) La información deberá presentarse de manera clara, completa y ordenada, de forma

tal que se asegure su calidad, veracidad, oportunidad y confiabilidad.

Archivo documental

1) Establecer el archivo físico y digital, del proceso, conforme a los lineamientos de la

Secretaría General de la SEDUC. “La MAE y los superiores jerárquicos de las

unidades deben reglamentar la organización, como también, la utilización y

conservación de la información contenida en los archivos de la institución,

considerando los siguientes componentes: Archivo General… Archivo de soporte de

la información financiera; y Archivo por cada Unidad administrativa en los diferentes

niveles de la organización”. (TSC: Guía 4 “Información y Comunicación”, 2009)

2) Mantener actualizado el archivo físico y digital, que contenga los documentos

relacionados con el proceso: documentos ingresados, documentos remitidos; y

16 Artículo 16, Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.



documentos producidos, como resultado de la ejecución de los procesos de la

unidad administrativa.

3) Salvaguardar la integridad del archivo físico y digital, evitando sustracciones,

pérdidas, deterioro, reemplazo o suplantación. “Este tema es particularmente

importante en relación con archivos muy sensibles en virtud de su facilidad de

sustracción o eventual abuso o uso inadecuado”. (TSC: Guía 3 “Actividades de

Control”, 2009)

4) Escanear documentos físicos relevantes para su uso en pantalla, y difusión a través

de las páginas web correspondientes. “Se deberían digitalizar los documentos

importantes incluidos en los archivos organizados por áreas de operación para

facilitar el acceso a los datos por pantalla y el uso eficiente de los espacios físicos”

(TSC: Guía 4 “Información y Comunicación”, 2009)

Anexo 3: Matriz de Micro Evaluación de Riesgos

Proceso:

Objetivo del Proceso:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO

SE

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DE

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S=P x I

Fuente: SEDUC, Matrices de Riesgo elaboradas en 2013, respecto de procesos de: Auditoría Interna, Control de Bienes, Compras: en www.se.gob.hn.

http://www.se.gob.hn/

Anexo 4: Funciones Sustantivas y Procesos Sustantivos

Unidad de Auditoría Interna Matriz de Validación de Procesos y Funciones








c) Realizar trimestralmente auditorías financieras, administrativas, especiales y de gestión en todas las dependencias de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas y la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas,








Dirección General de Adquisiciones





2. Registro de Bienes Muebles

















11. Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PAC)






Subdirección General de Talento Humano Administrativo



a) Aplicar las políticas de gestión del talento humano administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, en cumplimiento de la Ley Fundamental de Educación su Reglamento General, Ley de Servicio Civil, y su Reglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios Administrativos.

1. Gestión del Talento Humano Administrativo

2. Implementación del Manual de Clasificación de Puestos y Salarios Administrativos

b) Apoyar a la Dirección General en la elaboración del Diagnóstico de la situación del talento humano administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y en el diseño de las herramientas para su gestión.

3. Elaboración del Diagnóstico de la Situación del Talento Humano Administrativo

c) Asistir a la Dirección General en la capacitación y orientación a las Subdirecciones Departamentales del Talento Humano para la correcta aplicación de las herramientas, políticas y normativas que regulan la gestión del talento humano administrativo.

4. Capacitación a Subdirecciones Departamentales de Talento Humano

d) Administrar los expedientes electrónicos del personal administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y velar porque en las Subdirecciones

5. Administración de Expedientes Electrónicos del Personal Administrativo (nivel central)



Departamentales del Talento Humano se administren los expedientes en formato físico y electrónico, asegurar su custodia y reservar su accesibilidad para los fines legales pertinentes.

6. Administración de Expedientes Físicos y Electrónicos del Personal Administrativo (nivel Departamental)

e) Aplicar en forma correcta la Ley de Servicio Civil y su Reglamento General, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios Administrativos y orientar a las Subdirecciones Departamentales del Talento Humano para su correcta aplicación.

7. (=1): Gestión del Talento Humano Administrativo

8. (=2): Implementación del Manual de Clasificación de Puestos y Salarios Administrativos

9. (=4): Capacitación a Subdirecciones Departamentales de Talento Humano

f) Apoyar a la Dirección General para la aplicación de las normas de evaluación al personal administrativo que labora en el nivel central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y orientar a las Subdirecciones Departamentales del Talento Humano para realizar tal evaluación en su respectiva jurisdicción.

10. Implementación de Evaluación al Personal Administrativo (nivel central)

11. (=4): Capacitación a Subdirecciones Departamentales de Talento Humano


Secretaría General



a) Sistematizar y concordar las normas legales referidas al sector, elevar propuestas de normas legales y convenios institucionales.

1. Sistematización y concordancia de normas legales referidas al sector.

2. Elaboración de propuestas legales

3. Elaboración de propuestas de convenios institucionales

b) Velar por el fiel cumplimiento de las Leyes y sus Reglamentos en todos aquellos procedimientos legales que realice para la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

4. Control Legal de Procedimientos

c) Dar fe de toda la documentación legal que se tramita en el nivel central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

5. Certificación Legal de Trámites

d) Mantener actualizada la normativa aplicable para la apertura de centros educativos gubernamentales y no gubernamentales.

6. Actualización Normativa para apertura de Centros Educativos

e) Velar porque en todas las dependencias de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación se aplique la Ley de Procedimientos Administrativos.

7. (=4): Control Legal de Procedimientos

f) Elaborar convenios entre la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y Agencias de Cooperación Externa tanto Bilaterales como Multilaterales.

8. (=3): Elaboración de propuestas de convenios institucionales




Anexo 5: Análisis preliminar para un Manual de Transferencias

Unidad Administrativa Subdirección General de Tesorería de la SEDUC

Proceso Transferencias financieras realizadas por la SEDUC

Definición del proceso

Proceso de desembolso correspondiente al Programa 99 “Transferencias”, que incluye valores destinados a las transferencias de las Universidades UNAH y UPNFM, así como las transferencias a Asociaciones Sin Fines de Lucro y Gobiernos extranjeros. (L 4,592,351,082, en el Presupuesto 2016, que representa el 19%.)

Desafíos pendientes

1. TSC indica que para todas las transferencias debe existir un decreto o un convenio; pero hay varias transferencias que no necesariamente lo han tenido; aunque el Congreso Nacional las aprueba (en paquete) mediante las Disposiciones Generales de Presupuesto de cada año.

2. Debilidades de seguimiento, monitoreo y evaluación de esos recursos.

3. Falta de procedimientos claros para aprobar nuevos desembolsos en función de los previos y los resultados de estos.

Reflexiones frente a los desafíos pendientes

Ref. 1: Se refiere al “justificativo legal” de las transferencias. ¿podría ser un tema de Secretaría General, mediante el proceso de Control Legal de Procedimientos? Ref. 2: Seguimiento, Monitoreo y Evaluación de Transferencias Financieras realizadas por la SEDUC ¿podría ser un tema de Auditoría Interna, mediante el proceso de Auditoría Financiera? Ref. 3: ¿se refiere a “desembolsos adicionales” a los presupuestados?; o una forma de “condicionamiento” de ejecución de desembolsos en función de resultados. Si se refiere a esto último, cabría en el tema de Auditoría Financiera.



Bibliografía

CONSAR-Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro-México, Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Dirección General de Administración, México, 2005.

MIDEPLAN-Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica-Costa Rica, Guía para la Elaboración de Diagramas de Flujo, Costa Rica, 2009.

ONADICI-Oficina Nacional de Desarrollo Integral de Control Interno, Guías para la Implementación del Control Interno Institucional en el Marco del SINACORP, 2011.

Secretaría de Educación de Honduras, Plan de Fortalecimiento del Control Interno 2016-2017.

Secretaría de Educación de Honduras, Plan de Mejora y Monitoreo Anual, en el marco del convenio suscrito entre el Gobierno de Honduras y Transparencia Internacional, 2015.

Secretaría de Educación de Honduras, Plan de Prevención de Corrupción 2016-2017.

Secretaría de Relaciones Exteriores de México, Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Oficialía Mayor-Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto-Dirección de Organización, México, junio 2004.

Secretaría de Salud de México, Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud, Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto-Dirección de Diseño y Desarrollo Organizacional, México, junio 2004.

TSC-Tribunal Superior de Cuentas, Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos, Honduras, 2009.

guía metodológica para elaboración de manuales...

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