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GRUPO MARITIMEX POLITICA GESTIÓN DE DATOS MAESTROS

FIN-COI-001

Política de Gestión de Datos Maestros

Fecha de emisión: 01/02/2017 No. De Revisión: 01

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Nombre:


Código: FIN-COI-001

Fecha: 01/02/2017

N° revisión: 01

Concepto

Nombre

Puesto

Elaborado: Antonio Godínez Coordinador de C.I.

Revisado: Marco Antonio Oliva Argelia López Joan Cárdenas

Master Data Gerencia de Control Interno Dirección de Finanzas

Autorizado: Ricardo Eversbusch G. Alejandro Eversbusch G. Ricardo Eversbusch A. Cristian Eversbusch A.

Dirección General Dirección de Otras Líneas Dirección de Líneas Dirección de Buques


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1.- Objetivo:

Establecer los lineamientos para el proceso de alta, baja y modificación en los Datos

Maestros.

2.- Alcance

Esta política es de observación general para todas las áreas de grupo Maritimex que

requieran realizar un alta, baja o modificación de los datos maestros de los sistemas

Liner, Land Liner y AX Dynamics

3.- Excepciones

N/A

4.- Definiciones

4.1.- Dato Maestro: Son datos únicos que se utilizan de manera compartida por varios

usuarios para diferentes fines; y son la fuente central de información de la empresa.

4.2.- ERP: (Enterprise Resource Planning) sistemas informáticos destinados a la

administración de recursos en una organización.

4.3.- AX Dynamics: ERP utilizado por Grupo Maritimex para para la planeación, gestión

y registro de las operaciones de la empresa.

4.4.- Liner y Land Liner: Sistemas utilizados para la administración de la operación del

grupo.

4.5.- Modificaciones: Puede ser el alta, actualización o baja de información de los

catálogos que conforman la base de datos maestros.

4.6.- Mantenimiento ABC: Procedimiento mediante el cual se realizarán las

modificaciones de Datos Maestros.

4.7.- Usuarios: Personal de Grupo Maritimex que requiera hacer alguna modificación

a los catálogos de la base de datos maestros.

4.8.- Formato de alta de clientes: Formato autorizado por la administración mediante

el cual los usuarios podrán solicitar modificaciones a los catálogos de clientes. Anexo

COI-001


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4.9.- Formato de alta de proveedores: Formato autorizado por la administración

mediante el cual los usuarios podrán solicitar modificaciones a los catálogos de

proveedores. Anexo COI-002

4.10.- Plantilla de Artículos: Formato mediante el cual los Usuarios podrán solicitar

modificaciones al catálogo de artículos.

4.11.- Base de datos maestros: Base de datos en la cual se concentra la información

de todos los catálogos del Sistema AX Dynamics o Liner y Land Liner.

4.11.- Master Data: Persona encargada de la administración y modificación de las bases

de datos de todos los sistemas del Grupo.

4.12.- Catálogos Primarios: Catálogos de datos maestros cargados en AX Dynamics

con los cuales se define la estructura para la gestión de la operación de la empresa. Fig. 4.12.1

4.13.- Catálogos Secundarios: Catálogos de datos maestros cargados en los sistemas

utilizados para la operación de la empresa. Fig. 4.12.2

Catálogo Sistema Catálogo Sistema

Clientes AX Países CRM

Proveedores AX Puertos CRM

Artículos (SKU) AX Buques CRM

Cuentas contables AX Tipo de Buque CRM

Cuentas bancarias AX Tipos de contenedores CRM

Grupos de artículos (costo y gasto) AX Actuaciones LINER

Grupos de proveedores AX Bases de contratación LINER

Grupo de clientes AX Terminos de contratación LINER

Grupos de activos fijos AX Tipos de empaque LINER

Códigos de impuestos AX Tipos de sello LINER

Grupos de impuestos AX Paises LINER

Condiciones de pago AX Lugares de recolección y entrega LINER

Métodos de pago - Proveedores AX Servicios LINER

Métodos de pago - Clientes AX Lugares de pesaje LINER

Bancos AX Tipos de paquetes LINER

Dimensiones de almacenamiento AX Tipos de bienes LINER

Unidades de medida AX Tipos de contenedores LINER

Categorías de artículos AX Puertos LINER

Diarios contables AX Usuarios N/D

Catálogos Primarios Catálogos Secundarios

Fig. 4.12.2Fig. 4.12.1


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5.- Responsabilidades

5.1.- Gerente de área:

Revisar los correos de solicitud de modificaciones de datos maestros

generados por los usuarios.

En el caso de solicitudes para modificaciones a los catálogos primarios, deberá

notificar al usuario vía correo electrónico si la solicitud es aceptada o rechazada.

En el caso de solicitudes para modificaciones a los catálogos secundarios solo

notificará al usuario cuando la solicitud se rechazada.

Informar al Master data las modificaciones autorizadas.

5.2.- Usuarios:

Solicitar autorización del Gerente de área cada vez que se requiera realizar una

modificación a cualquiera de los catálogos del sistema.

Mantener actualizada la información de los catálogos en el sistema dando

cumplimiento al procedimiento de mantenimiento ABC.

Obtener la documentación e información requerida de acuerdo con lo establecido

en esta política.

Verificar que la información cargada en los catálogos es correcta y notificar al

Master data de cualquier error que se tenga en los catálogos.

5.3.- Master data:

Verificar que la información proporcionada por los usuarios sea correcta de

acuerdo con lo establecido en esta política.

Notificar a los usuarios cuando la información proporcionada sea incorrecta o

incompleta.

Dar aviso a los usuarios de cualquier modificación al procedimiento de

mantenimiento ABC o de cualquier eventualidad que pudiera comprometer el

tiempo de cumplimiento.

Realizar las modificaciones a la base de datos maestros siempre que se cuente

con la autorización y la información de acuerdo con esta política.

Notificar vía correo electrónico al usuario cuando se haya concluido el

procedimiento ABC.

Mantener un archivo electrónico con la información de las modificaciones

realizadas a los catálogos de la base de datos maestros.


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6.- Desarrollo (Mantenimiento ABC):

6.1.- Solicitud y autorización de modificaciones a los catálogos primarios.

6.1.1.- Los usuarios que debido a la operación de la empresa necesiten realizar

modificaciones a alguno de los catálogos primarios, deberán solicitar autorización al

Gerente de área de acuerdo con lo siguiente:

La solicitud de modificaciones a los catálogos de clientes, proveedores y

artículos (SKU) deberá realizarse mediante los formatos establecidos por la

Administración. Anexos COI-001 y COI-002

La solicitud de modificaciones al resto de los catálogos primarios se realizará

mediante correo electrónico.

La modificación de los datos maestros de los catálogos primarios deberá ser solicitada

y autorizada de acuerdo con la siguiente matriz:

Matriz de solicitud y autorizaciones de catálogos primarios

Catálogo Método para solicitud Usuario Autoriza

Cuentas Bancarias

Bancos

Cuentas Contables

Grupo de Artículos

(Costo y Gasto)

Grupo de Proveedores

Grupo de Clientes

Grupo de Activos Fijos

Diarios Contables

Código de Impuestos

Grupo de Impuestos

Unidades de Medida

ClientesFormato de alta de clientes

Anexo COI-001

Metodos de Pago Clientes Correo electrónico

ProveedoresFormato de alta de Proveedores

Anexo COI-002

Artículos (SKU) (1)Plantilla de Artículos

Anexo COI-003

Condiciones de Pago

Metodos de Pago

Proveedores

Dimensiones de

Almacenamiento

Catégoria de Artículos

* Coordinador de TesoreríaGerente de

TesoreríaCorreo electrónico

Gerente de

Contabilidad* Coordinador de ContabilidadCorreo electrónico

Correo electrónico

* Personal operativo de buques eventuales

* Personal operativo de líneas

* Personal operativo de Mexterra

Gerente de área

correspondiente

* Personal operativo de buques eventuales

* Personal operativo de líneas

* Personal operativo de Mexterra

* Personal de Compras (2)

Gerente de área

correspondiente

Correo electrónico * Coordinador de ImpuestosGerente de

Impuestos


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1) En los catálogos de artículos se incluyen tanto los artículos para compra como

para facturación.

2) El personal de compras solo podrá solicitar modificaciones a proveedores y

artículos de carácter administrativo, y el personal operativo solo podrá solicitar

modificaciones a proveedores y artículos relacionados con la operación.

En todos los casos los usuarios deberán especificar en el correo electrónico de solicitud

de modificación el catálogo a modificar, el tipo de modificación y la justificación de la

modificación.

6.1.2.- El Gerente de área deberá revisar los formatos y/o correos de solicitud de

modificaciones y comunicará al usuario y al Master data si las modificaciones son

autorizadas o son rechazadas. Por las solicitudes que sean rechazadas el Gerente de

área deberá comunicar las causas para que se realice la corrección o la cancelación de

la modificación.

6.2.- Solicitud y autorización de modificaciones a los catálogos secundarios.

6.2.1.- Los usuarios que debido a la operación de la empresa requieran realizar

modificaciones a los catálogos Secundarios, deberán enviar un correo electrónico al

Master data solicitando la modificación. En el correo electrónico se deberá especificar el

catálogo a modificar, el tipo de modificación y la justificación del movimiento.

Para las modificaciones de los catálogos secundarios no será necesario contar con

autorización de los Gerentes de área, bastará con que en el correo de solicitud de

modificación se marque copia al Gerente de área para notificarle de las modificaciones

a realizar.

6.3.- Modificación de datos maestros.

6.3.1.- La administración de las bases de datos maestros es responsabilidad del Master

data quien es la única persona con perfil autorizado para realizar modificaciones a los

catálogos.

63.2.- Las solicitudes para modificación de datos maestros solo serán atendidas en un

horario de 8 hrs a 16 hrs.

6.3.3.- Una vez que las solicitudes han sido autorizadas y que se ha verificado que la

documentación cumple con lo especificado en esta política, el Master data deberá

realizar las modificaciones a los catálogos en un periodo no mayor a 2 horas contando a

partir del momento en que haya recibido el correo electrónico de solicitud con la

información adjunta.


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En caso de que la información y/o la documentación no cumpla con lo establecido en

esta política, el Master data notificará vía correo electrónico al usuario para que se

realicen las correcciones o se obtenga la documentación faltante.

6.3.4.- El Master data deberá confirmar a los usuarios vía correo electrónico las

modificaciones realizadas a los catálogos. Es responsabilidad de los usuarios verificar

que los cambios son correctos y en caso contrario comunicarlo al Master data para que

se realicen las correcciones necesarias.

6.4.- Requisitos para modificaciones de datos maestros.:

6.4.1.- En lo correos de solicitud de modificaciones los usuarios deberán cumplir con la

información y las especificaciones siguientes de acuerdo con cada catálogo:

6.4.1.1. Modificación de los Catálogos de Clientes y Proveedores:

En los Formatos de Modificaciones de Clientes y de Proveedores (Anexos COI-

001 y COI-002) el usuario deberá indicar el tipo de movimiento que se solicita.

No se aceptarán los formatos de modificaciones en los que no se tengan cubiertos

los campos de información obligatoria.

Los formatos de modificación se deberán llenar con letras mayúsculas y no se

podrán utilizar caracteres especiales (comas, puntos, acentos, comillas,

paréntesis, etc)

La razón social tanto de clientes como de proveedores deberá capturarse de la

misma manera que se encuentra en la cedula de identificación fiscal (RFC)

considerando lo expuesto en el punto anterior.

En el correo de solicitud de modificaciones se deberá adjuntar el Formato de

Modificaciones de clientes o proveedores y el archivo ZIP con la documentación

establecida en los apartados V del formato de modificaciones de clientes o VI del

formato de modificaciones de proveedores.

En caso de actualización de los datos de los apartados I, II y III de los formatos de

modificación, se deberá anexar el documento con el que se respalde y justifique

la modificación.

El nombre del archivo ZIP y el asunto del correo electrónico de solicitud se deberá

estructurar de la siguiente manera:

Dato Estructura Ejemplo

Nombre de archivo ZIP Tipo de Modificación - Nombre del cliente ALTA CLIENTE - ARCELORMITTAL MEXICO SA DE CV

Asunto de correo

electrónico

Tipo de Modificación - Línea de Negocio -

Nombre del cliente

ALTA CLIENTE - BUQUES EVENTUALES - ARCELORMITTAL

MEXICO SA DE CV


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En el apartado II. Domicilio tanto para clientes como para proveedores, no se

deberá capturar el nombre del campo, ejemplo:

Incorrecto Correcto

Calle: CALLE 30 #144 Calle: 30 #144

Colonia: COLONIA CAMPESTRE ARAGON Colonia: CAMPESTRE ARAGON

Delegación: DELEGACIÓN ALVARO OBREGON Delegación: ALAVARO OBREGON

Todos los formatos de solicitud de modificaciones deberán contar con mínimo 2

contactos del cliente o proveedor.

Queda estrictamente prohibido realizar modificaciones a los formatos de

modificaciones de clientes y proveedores.

6.4.1.2. Modificación al Catálogos de Artículos:

6.4.1.3. Modificación al Catálogo de Cuentas Contables:

El Gerente de contabilidad será el responsable de definir la estructura contable (línea de

negocio y centros de costos) para las cuentas de nueva creación, y solicitará al Master

data que se realice su asignación en el sistema.

Concepto Especificaciones

Categoría

Sub-categorías

Número de cuenta

Nombre de la cuenta

Se obtiene de la estructura del catálogo de cuentas ( ej. Efectivo e inversiones temporales)

Se obtiene de la estructura del catálogo de cuentas (ej. Caja, Bancos, etc)

Se determina con base en el rubro al que pertenece la cuenta (Ej. 1001-0101-0000-0000 FONDO FIJO MX)

Mayúscula (Ej. FONDO FIJO MX)

Concepto Transacción Especificaciones

Descripción en español Ingreso / Compra Escrito con letra mayúscula sin puntos, comas y acentos. (ej. COMUNICACIÓN INTERNA)

Descripción en inglés Ingreso Escrito con letra mayúscula sin puntos, comas y acentos. (ej. INTERNAL COMMUNICATION)

Nombre de búsqueda Ingreso / Compra Nombre corto escrito en mayúscula sin puntos, comas y acentos. (ej. COMUNICACIÓN)

Gpo. De artículos CompraCargado previamente en catálogo de grupo de artículos, de lo contrario solicitar el alta del grupo

de artículos.

Categoría de Artículos CompraCargado previamente en catálogo de grupo de artículos, de lo contrario solicitar el alta de la

categoría de productos.

Impuestos CompraOpciones cargadas en sistema (se seleccionas SI cuando la compra grava IVA, en caso contrario

se selecciona NO)

Unidad de medida Compra Escrito en mayúscula máximo 3 caracteres. (ej. SRV, PZA, etc)


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6.4.1.4. Modificación al Catálogo de Cuentas Bancarias:

6.4.1.5. Modificación al Catálogo de Grupo de Artículos:

6.4.1.6. Modificación al Catálogo de Grupo de Proveedores:

6.4.1.7. Modificación al Catálogo de Grupo de Clientes:

Concepto

Empresa

No. Cuenta Bancaria

Nombre de la cuenta (ID)

Grupo de Bancos

Cuenta contable

Moneda

Máximo 10 caracteres en mayúscula sin espacios

Cargado previamente en catálogo de bancos, de lo contrario se deberá solicitar el alta del Grupo de Bancos

Cargado previamente en catálogo de cuentas contables, de lo contrario primero solicitar el alta de la cuenta

Mayúscula máximo 3 letras (ej. MXN, USD, EUR, GBP, etc)

Especificaciones

Escrito con letra mayúscula sin puntos y sin comas. (ej. REPRESENTACIONES MARITIMAS SA DE CV)

Máximo 10 números

Concepto

ID Grupo de proveedores

Descripción grupo de proveedores

Cuenta contable de afectación Se obtiene del catálogo de cuentas, de lo contrario primero solicitar el alta de la cuenta contable

Especificaciones

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (Ej. P-000000)

Escrito con letra mayúscula sin puntos, comas y acentos (Ej. ACTIVE LEASING SA DE CV)

Concepto

ID Grupo de clientes

Descripción grupos de clientes

Cuenta contable de afectación

Especificaciones

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (Ej. C-000000)

Mayúsculas (ej. ABINSA SA DE CV)

Se obtiene del catálogo de cuentas, de lo contrario primero solicitar el alta de la cuenta contable

Concepto Especificaciones

ID Grupo de articulo

Descripción

Cuenta contable recepción almacén

/Gasto/Cuenta puente activo

Cuenta contable salida almacén

/Gasto/Cuenta puente activo

Cuenta puente provisión compras

Mayúsculas sin espacios (ej. A-0000000)


Mayúsculas (ej. SERVCAP)




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6.4.1.8. Modificación al Catálogo de Grupo de Activos Fijos:

6.4.1.9. Modificación al Catálogo de Código de Impuestos:

6.4.1.10. Modificación al Catálogo de Grupo de Impuestos:

6.4.1.11. Modificación al Catálogo de Condiciones de Pago:

Concepto

Código de impuestos

Nombre

Período de liquidación

Cuenta Contable

Porcentaje

Negativo

Mayúsculas (ej. IVA POR ACREDITAR TASA 0%)

Mayúsculas (ej. MENSUAL)


Tasa de impuesto según normatividad (Numérico opcional)

X (aplicable para retenciones en los que el sistema considera la tasa como negativa)

Especificaciones

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (Ej. IVA0ACREDP)

Concepto

Grupo de impuestos

Códigos de impuestos

que lo componen

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (Ej. COM0NAL)

Cargado previamente en el catálogo de Código de Impuestos, de lo contrario se deberá solicitar el alta en el

Catálogo de Código de Impuestos.

Especificaciones

Concepto

ID condición de pago

Descripción condición de pago

No. Días

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios

Especificaciones

Mayúsculas

Dato alfanumérico (las letras deberán ser mayúsculas)

Concepto

Grupo de Activo

Nombre del Grupo

Modelo de Valuación

Porcentaje de Depreciación anual

Periodos de depreciacion totales

Cuenta contable de carga temporal

Contrapartida (Crédito)

Cuenta contable de cargo

Contrapartida (Crédito)

Cuenta contable Depreciación

Cuenta contable Depreciación

Cuenta contable Venta (Débito)

Cuenta contable Venta (Crédito)

Alfanumérico (ej. 30% / DE ACUERDO A CONTRATO)

Mayúsculas (ej. LINEA RECTA)

Mayúsculas (ej. EQUIPO DE COMPUTO)

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (Ej. EQCOMPUT)

Especificaciones









Numero de meses de depreciación (ej. 48)


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6.4.1.12. Modificación de los Catálogos de Métodos de Pago – Clientes y

Proveedores:

6.4.1.13. Modificación al Catálogo de Bancos:

6.4.1.14. Modificación al Catálogos de Almacenamiento:

6.4.1.15. Modificación al Catálogo de Categorías de Artículos:

6.4.1.16. Modificación al Catálogo de Diarios Contables:

6.4.1.17. Modificación de los Catálogos de Unidades de Medida, Países y Puertos:

La actualización de los catálogos de Unidades de Medida, Países y Puertos se realizará

con base en los listados publicados por el SAT (Sistema de Administración Tributaria)

los cuales serán proporcionados por el Gerente del departamento de fiscal.

Concepto Pago Especificaciones

ID Método de pago Proveedor / Cliente Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (ej. EFECT)

Descripción método de pago Proveedor / Cliente Mayúsculas (ej. EFECTIVO)

Método de pago SAT Proveedor Dato alfanumérico (ej. 01 EFECTIVO)

Concepto

ID de almacenamiento

Descripción Mayúsculas (ej. ALMACEN BARCO RIO BALSAS)

Especificaciones

Mayúscula con un máximo 10 caracteres y sin espacios (ej. MEX, BALSAS, GDYNIA)

Concepto

ID Grupo de bancos

Nombre del banco

Especificaciones


Mayúsculas (ej. BANAMEX)

Concepto

ID de categoría de

artículos

Descripción

ID Grupo de articulo

Descripción Cargado previamente en el catálogo de Grupo de Artículos, de lo contrario se deberá solicitar el alta

en el Catálogo de Grupo de Artículos.

Especificaciones


Mayúsculas

Cargado previamente en el catálogo de Grupo de Artículos, de lo contrario se deberá solicitar el alta

en el Catálogo de Grupo de Artículos.

Concepto

ID Diario contable

Descripción método de

pago

Nomenclatura


Mayúsculas

Mayúscula sin espacios

Especificaciones


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6.4.1.18. Modificación de los Catálogos de Buques y Tipos de Buques:

6.4.1.19. Modificación al Catálogos de Tipos de Contenedores:

6.4.1.20. Modificación de los Catálogos de Actuaciones, Servicios y Tipos de

Bines.

Para las modificaciones a los catálogos de actuaciones, servicios y tipos de bienes, el

usuario deberá proporcionar la descripción en español y en inglés del concepto a ingresar

en el sistema.

Ctálogo Información Especificaciones

Buques Datos del Buque Mayúsculas

Tipo de Buques Tipo Mayúsculas con un maximo de 10 caracteres y sin espacios

Concepto

Clave de Tipo de Contenedor

Tamaño del Contenedor

Nombre

Tara

Capacidad de Peso

Cubicaje

Valor Texto del Tamaño

Numérico solo 2 decimales


Mayúsculas con un máximo 100 caracteres

Especificaciones


Opciones cargadas con anticipación en el sistema

Mayúscula con un máximo de 100 caracteres



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ANEXO COI-001

FECHA

Razón Social: R.F.C. O No. de ID:

Nombre Comercial: Tipo de cliente:

Régimen Fiscal:

Calle:

No. Exterior: No. Interior:

Forma de pago:

Periodo de Crédito: Grupo de Impuestos

Contacto1:

Nombre: Área o Depto:

No. Celular Correo Electrónico:

No. Tel. Oficina:

Contacto2:



No. Tel. Oficina:

Contacto3:



No. Tel. Oficina:

Comentarios:

Información ObligatoriaInformación Opcional

Información Opcional

V. Documentos

Cliente Persona Moral Cliente Persona Fisica

IV. Contactos

III. Condiciones Comerciales

Moneda de Operación:

Tipo de movimiento:

GRUPO MARITIMEX

COI-001 30/01/2017

I. Datos de Identificación

II. Domicilio

Alta de Clientes

Acta Constitutiva

Poder Notarial

Identificación Oficial del Representante Legal

Contrato de Servicios

Cedula de Identificación Fiscal

Comprobante de Domicilio (antigüedad no mayor a 3 meses)

Acta de Nacimiento

Identificación Oficial del Cliente

Contrato de Servicios

Cedula de Identificación Fiscal


Estado de Cuenta

Estado de Cuenta


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ANEXO COI-002

FECHA

Razón Social:

Nombre Comercial:

Régimen Fiscal:

Tipo de Proveedor: Tipo de operación:

Calle:

No. Exterior: No. Interior:

Banco:

Periodo de Crédito: No. De Cuenta:

Método de pago:

Otro:

Contacto Ventas:



No. Tel. Oficina:

Contacto Cuentas por Cobrar:



No. Tel. Oficina:

Cuenta con alguna certificación o distintivo en materia de Responsabilidad Social y Medio Ambiente:*

Si la respuesta es positiva mencione cuales:

Si la respuesta es positiva mencione que acciones realiza:

Comentarios:

Información Obligatoria Información Maritimex

Información Opcional *

GRUPO MARITIMEX

II. Domicilio

COI-002 30/01/2017

I. Datos de Identificación

V. Adicionales

IV. Contactos

III. Condiciones Comerciales

Moneda de Operación:

Tipo de movimiento:

Para Maritimex es muy importante que sus proveedores demuestren compromiso

con el cuidado y desarrollo de la comunidad y medio ambiente.

VI. Documentos

Cliente Persona Moral Cliente Persona Fisica

Fomenta el cuidado y preservación del medio ambiente:*

Acta Constitutiva

Poder Notarial

Identificación Oficial del Representante Legal

Contrato de Compra o Servicios

Cedula de Identificación Fiscal (RFC)


Acta de Nacimiento

Identificación Oficial del Cliente

Contrato de Compras o Servicios

Cedula de Identificación Fiscal (RFC)


Estado de Cuenta (antigüedad no mayor a 3 meses)

Estado de Cuenta (antigüedad no mayor a 3 meses)

grupo maritimex politica gestiÓn de datos ......grupo de activos fijos diarios contables código de...

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