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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

3.1. ORDEN DE COMPRA

3.2. PROVEEDOR

3.3. COTIZACIÓN

3.4. REQUERIMIENTO DE COMPRA

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

5. RESPONSABILIDADES

5.1. GERENTE PROYECTO

5.2. ANALISTA DE COMPRAS

5.3. DIRECTOR DE OPERACIONES

5.4. GERENTE DE FINANZAS

6. CONDICIONES GENERALES

7. METODOLOGÍA

8. ANEXOS

8.1. FORMATO DE CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORES

8.2. FORMATO COMPRAS ACUMULADAS

8.3. FORMATO OC

GL-PR-CL Versión 00 07/08/2015 Gestión de Logística Página 1 de 10


9. CONTROL DE CAMBIOS

10. REVISIÓN Y APROBACIÓN

PROCEDIMIENTOS Y/O INSTRUCCIONES DE TRABAJO APLICABLES:

Control de los Registros:



1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer la metodología y pautas necesarias para gestionar las compras nacionales en Quanta Services Perú.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las compras de equipos, herramientas, materiales y/o servicios, de índole administrativos, operativos u otros similares, realizadas por Quanta Services Perú.

3. DEFINICIONES

3.1. ORDEN DE COMPRA

Documento que genera el comprador para la adquisición de determinados equipos, herramientas, materiales y servicios, el cual indica características, cantidades, importe, y condiciones de pago; para ser enviado al proveedor.

3.2. PROVEEDOR

Persona natural o Jurídica que suministra productos y/o servicios necesarios para un fin determinado.

3.3. COTIZACIÓN

Valoración de un bien o servicio ofrecido por un tercero.

3.4. REQUERIMIENTO DE COMPRA

Solicitud ingresada en la Intranet, ante la necesidad de determinado material para un proyecto.

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

Procedimiento de Homologaciones GL-PR-HM

5. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Coordinador de Logística velar por el cumplimiento de las indicaciones expuestas en este procedimiento, así como es responsabilidad de los usuarios (Analistas, Jefes de Obra) y los Gerentes de Proyecto cumplir con el mismo, a excepción de emergencias, como consecuencias de imprevistos en obras.

Será tomada como emergencia aquel requerimiento del cliente donde el mismo así lo especifique y este será documentado como evidencia.



5.1. USUARIO

Identifica la necesidad de compra de un material y genera un requerimiento de compras en la Intranet

Selecciona el código del proyecto, luego la etapa del proyecto la cual será cargado los materiales solicitados.

Ingresa la descripción y cantidad del material a comprar.

Adjunta al requerimiento Valorización, Cotizaciones, OC de Cliente.

Puede adjuntar cotizaciones de considerarlo necesario.

Una vez realizado los pasos anteriores en la misma Intranet se procede a generar el pedido para luego esperar por la aprobación.

5.2. GERENTE PROYECTO

Recibe una notificación vía email con el N° de Requerimiento de Compra generado.

Ingresa al sistema Intranet y visualiza el Requerimiento de Compra.

Valida el Requerimiento de Compra, en base a la revisión del Código del proyecto y adjuntos (OC del Cliente y Valorización)

Revisa la orden de compra y el sustento entregado

Valida la conformidad de la compra.



5.3. ANALISTA DE COMPRAS

Recibe una notificación vía email con el N° de Requerimiento de Compra aprobado

Ingresa al sistema Intranet y revisa el Requerimiento de Compra.

Solicita cotizaciones a Proveedores Homologados y Nuevos. La solicitud se realiza vía email o telefónica. En caso de compras recurrentes, se utiliza el precio histórico, la cotización se encontrará en la carpeta de la red de logística.

Recibe cotizaciones (mínimo 2 proveedores), vía email. Para compras de activos, materiales, herramientas y equipos con importe mayor a PEN 1,000 el analista de logística realizará un análisis de cotizaciones, considerando los siguientes parámetros: precio y tiempo de entrega (Formato GL-PR-CL-01)

Genera la Orden de Compra en el Arkasoft.

El sistema Arcasoft envía automáticamente la orden de compra.

5.4. GERENTE DE OPERACIONES

Revisa la notificación de Orden de Compra

Verifica la documentación adjunta (OC, Cliente, Valorización, Cuadro de análisis de Órdenes de Compra)

Valida que se realice la compra.

5.5. GERENTE DE FINANZAS


5.6. GERENTE GENERAL


6. CONDICIONES GENERALES

Los proveedores podrán ser referidos por el cliente, empleados de la empresa u otros proveedores. Siempre se le dará prioridad a la elección de proveedores realizada por el cliente para determinados materiales o servicios.

El analista de logística tendrá como plazo de atención de 3 a 7 días hábiles para generar la orden de compra una vez recibido el requerimiento de materiales vía intranet aprobado por el gerente de proyecto.



En este procedimiento se entenderá a “Compras” por la función que realiza la compra de materiales para los proyectos, pudiendo ser llevada a cabo por el área Administrativa o una función de proyectos designada para ello.

Todo proveedor deberá estar homologado por Quanta Services Perú S.A.C. a excepción en los casos se utilice a un proveedor especifico a un proyecto. Aquella excepción será validada por el gerente general o el gerente de operaciones; ésta validación se adjuntará en la OC vía intranet y quedará evidencia de ello.

Los proveedores homologados deberán estar resumidos en la Lista de Proveedores (se encuentra en la carpeta de Logística), que contendrá la información de sus funciones, contacto, documentación recibida y aprobaciones de homologación.

Compras de materiales y servicios realizados con caja chica no están necesariamente sujetas a realizarse con un proveedor homologado.

La evaluación de los subcontratistas se realiza por parte del Departamento de Operaciones. (No es el check list, es cuando ya se viene trabajando con el contratista)

Para las órdenes de compra de tipo Obra Civil (CW), Implementación TI y fabricaciones según plano; es obligatorio que el usuario solicitante ingrese lo siguiente:

1.- Planos de Proyectos2.- Metrados considerados para cada etapa de proyecto3.- Especificaciones técnicas 4.- BOQ o presupuesto base5.- Detalle y costo de las partidas6.- OC del cliente7.- Ubicación del sitio (zona rural, zona urbana) fecha de inicio de Obra

7. METODOLOGÍA

7.1. El usuario identifica la necesidad de compra de materiales, equipos, herramientas, servicios administrativos u otros.

7.2. El usuario ingresará el Requerimiento en la Intranet.

Éste contendrá de forma detallada las especificaciones, características y cantidad del material solicitado.

En caso de que la compra se realice para algún Proyecto de Operaciones deberá adjuntar la OC del Cliente (Telecomunicaciones o Energía), y la Valorización del Proyecto.

Para el caso de EPP y Herramientas deberá indicar los datos de la persona a la que se le asignara la compra.



7.3. La notificación para aprobación de requerimiento será recibida vía email, al jefe inmediato del usuario solicitante. Para el caso de los proyectos el Gerente de Proyectos será la persona a ser notificada vía email sobre el Requerimiento.

7.4. El jefe del usuario solicitante o el gerente de proyecto, ingresara a la Intranet para realizar la validación y aprobación.

7.5. El Analista de Compras recibe la notificación de aprobación de requerimiento vía email, revisara y verificará si se cuenta con los Proveedores Homologados que suministren el material solicitado con las características, precios y condiciones

En caso no se cuente con un proveedor para satisfacer la solicitud, un nuevo proveedor será buscado, tomando como fuente de búsqueda: internet, recomendaciones de terceros, catálogos, etc.

Una vez se encuentre el Nuevo Proveedor en el mercado que pueda satisfacer la solicitud, éste será homologado según los criterios de evaluación que se encuentran dentro del procedimiento de homologaciones (GL-PR-HM).

7.6. El Analista de Compras genera la OC a partir de las cotizaciones recibidas o del preciario establecido.

7.7. Se realiza la evaluación de cotizaciones en caso de que sean compras de materiales no recurrentes, o de materiales, herramientas y equipos cuyo valor supere los PEN 1,000 según el formato GL-PR-CL-01.

7.8. El Analista de Compras adjuntará a la OC los documentos de sustento (cotizaciones); para compras de tipo de obra civil, estructuras metálicas, TI y fabricaciones deberá adjuntarse el correo de aprobación del presupuesto por parte del solicitante. Trasladará la OC por medio del sistema intranet para las validaciones respectivas del Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones, Gerente de Finanzas y Gerente General.

7.9. Luego del proceso de validación, el Analista de Compras enviara la OC con todas las aprobaciones al Proveedor con copia al usuario solicitante y almacén para la atención del material.

7.10. El Analista de compras, realizará el seguimiento al ingreso de materiales al almacén, éste control será vía email o por teléfono.

Una vez que ingrese el material al almacén y realice el registro de los materiales, el proceso de compras habrá terminado.

7.11. Luego de ser atendida la orden de compra se realizara una evaluación para asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.



7.12. El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción.

Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.

Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.

Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.

Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

7.13. Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa. La ponderación es la siguiente:

Calidad suministros 50%

Fiabilidad suministros 20%

Flexibilidad proveedor 20%

Flexibilidad información 5%

Competitividad 5%

Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especificaciones en el período evaluado.



Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.




Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

7.14. Por último se emite un cuadro de registro con la evaluación del proveedor con el formato Ficha de Evaluación de Proveedor.



8. ANEXOS

8.1. EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

GL-PR-CL-01

8.2. FORMATO OC (formato digital)

GL-PR-CL-02

8.3. FORMATO DE FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDOR

GL-PR-CL-03

9. CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

00 07/08/2015Elaboración

del documentoRicardo Rueda

Christiam Arias

Placido Valdés

10. REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORO:CLAUDIA CISNEROS

REVISÓ:RICARDO RUEDA

APROBÓ:PLACIDO VALDES

CARGO:COORDINADOR DE

LOGÍSTICA

CARGO:COORDINADOR DE

HSEQ

CARGO:GERENTE GENERAL


gl-pr-cl ver 00 procedimiento de compras

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