EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

CONCEPTO

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente

¿PARA QUÉ SE NECESITA UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?

El mecanismo tradicionalmente más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, es el Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.

TRADICIONALMENTE

El mecanismo más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, es el Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.

ACTUALMENTE

Hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel.

CARACTERISTICAS

Rapidez

Descentralización

Del papel al digital

Heterogeneidad documental

BENEFICIOS

Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se estima que los profesionales gastan 50%de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización. Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente cuantificables. Y evitables! Reducción de costos y riesgos de perder documentos.