sistematización de expediente físico a electrónico con
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Sistematización de expediente físico a electrónico con
aplicación del Método Kaizen y 5’s
Joaquín Mendoza Segura
Licenciatura en Administración
Asesor interno: M.C. Marco Antonio González Ramírez
Asesor (a) externa: Mtra. Yazili Patricia Zempoalteca Peregrina
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INSITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICO – ADMINISTRATIVAS LICENCIATURA EN ADMINISTRACION INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL EN LA INSTITUCIÓN: SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SAT) PROYECTO: APLICACIÓN DEL METODO DE KAIZEN Y LAS 5’s EN EL SERVICIO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA. DURANTE EL PERIODO: 16/08/2016 - 09/12/2016
ALUMNO.- JOAQUÍN MENDOZA SEGURA
ASESOR.- M.C. MARCO ANTONIO GONZALEZ RAMIREZ
VILLA DE ALVAREZ, COLIMA., A:
9/DICIEMBRE/2016
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AGRADECIMIENTOS
A mi padre:
Francisco Mendoza Carrión
A mi madre:
María Luisa Segura Valencia
A mis Hermanos:
María Antonia Mendoza Segura
Custodio Mendoza Segura
Margarita Mendoza Segura
Gerardo Mendoza Segura
Francisco Javier Mendoza Segura
Alfonso Mendoza Segura
Ana Griselda Mendoza Segura
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A MIS ASESORES
M.C. Marco Antonio González Ramírez
Mtra. Yazili Patricia Zempoalteca Peregrina
Muchas Gracias a mi familia por darme la oportunidad de vivir y compartir tantos
momentos con ustedes, por estar conmigo en cada paso que doy, por apoyarme,
motivarme y creer en mí, todo esto se los debo a ustedes.
Por parte de mis asesores y maestros les doy gracias por la confianza, apoyo y
dedicación de su tiempo.
Al Maestro Marco Antonio González Ramírez por creer en mí, y por brindarme su
confianza, el conocimiento que tiene brindarme apoyo incondicional, es buen
maestro y amigo a la vez.
Y por último muchas gracias a la Mtra. Yazili Patricia Zempoalteca Peregrina por
creer en mí, y haberme brindado la oportunidad de desarrollar la residencia
profesional en Servicio de Administración Tributaria (SAT). Así también doy gracias
por todo el apoyo y paciencia que se me brindo y por darme la oportunidad de crecer
profesionalmente y aprender cosas nuevas.
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ContenidoContenidoContenidoContenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 7
CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
ANTECEDENTES
JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 8
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 8
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 9
PROBLEMAS A RESOLVER .................................................................................................... 9
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ........................................................ 9
MISIÓN Y VALORES .................................................................................................................... 10
HISTORIA ........................................................................................................................................ 11
CAPÍTULO II. FUNDAMENTO TEÓRICO ................................................................................. 12
CAPÍTULO III. IMPLEMENTACIÓN DEL METODO KEIZEN Y LAS 5S ............................. 14
FASES ............................................................................................................................................. 17
BENEFICIOS .................................................................................................................................. 18
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 23
ANÁLISIS PRELIMINAR .............................................................................................................. 23
EVIDENCIA FOTOGRAFICA AL INICIAR LA METODOLOGÍA ........................................... 23
RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE KAIZEN Y 5´S ............................................. 24
CAPÍTULO IV. ANALISIS, CONLCUSIONES Y RECOMENDACIONES
IMÁGENES DESPUES DE LA IMPLEMENTACION DEL METODO KAIZEN Y LAS 5S 28
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CONCLUSION ................................................................................................................................ 28
RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 29
COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS ..................................................... 29
Competencias interpersonales: ........................................................................................... 30
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y VIRTUALES ............................................................... 31
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INTRODUCCIÓN
Actualmente todo tipo de organización opera con un margen de problemas, algunos
más complejos que otros, y aunque no sean graves pueden llegar a limitar su
desarrollo.
Es por ello, que la aplicación de la residencia profesional – compromiso
reglamentario en el seno del Tecnológico Nacional de México - en el Servicio de
Administración Tributaria (SAT), me dio la oportunidad de apoyar a las áreas
administrativas aplicando las metodologías Kaizen y 5s, donde básicamente se
buscó solucionar algunas disfunciones de carácter operativo. Destacan rezagos en
la integración de los expedientes del personal del SAT que se encontraban en físico
(papel) y requerían actualizarse y digitalizarse, de tal manera que la consulta se
realizara en forma electrónica, y así facilitar el acceso a la información básica de
forma veraz y oportuna. De manera que se tuviera espacio suficiente para realizar
las actividades de manera cómoda: como había tanto material no se podía llevar un
orden, por lo tanto se perdía demasiado tiempo buscando el documento que se
necesitaba; el no tener orden en los elementos hacía que no se pudiera llevar a
cabo la limpieza eficaz en las áreas de trabajo, y en consecuencia de esto los
trabajadores una actitud negativa, y se sentía un mal ambiente laboral en el trabajo.
Así que se espera que con la implementación de esta metodología se llegue a
solucionar éste problema, y además de solucionarse, que se llegue a crear una
cultura y filosofía enfocada a la calidad, y que todos los trabajadores participen y la
adopten de manera positiva.
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CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
ANTECEDENTES
Surgió de la necesidad de que ya se tiene que realizar los trámites en forma digital
para que se esté al alcance de la tecnología.
En el Servicio de Administración Tributaria (SAT), llega personal requiriendo
información de sus expedientes, que necesitan un documento para realizar un
trámite, sea cual sea se le tiene que dar lo que el trabajador requiere, esto con la
finalidad de que se esté llevando a cabo la función del trabajador.
Esto con la misma finalidad de que también se tenga en digital los documentos
necesarios.
JUSTIFICACIÓN
Por medio del método de investigación
Kaizen y 5´s, es un método que permitió en el área de Recursos Humanos del
Servicio de Administración Tributaria, con sede en Colima reordenar y a acomodar
los expedientes que se tenían en físico a una manera más factible, mediante la
digitalización de los documentos, por tal manera cumple con los requisitos que se
mencionan en la aplicación del tema a realizar y el método de igual manera para su
tema de investigación.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Actualizar la vigencia del expediente personal de los empleados del Servicio de
Administración Tributaria con sede en Colima para su homologación al Sistema de
Control de Expedientes Electrónicos por medio de la Sistematización de expediente
físico a electrónico con aplicación del Método Kaizen y 5’s.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
� Sustentar mejoras en los expedientes de los trabajadores del Servicio de
Administración Tributaria con sede en Colima, a través de la aplicación de los
métodos Kaizen y 5’s.
� Coadyuvar en la mejora de la plataforma de control de los expedientes del
personal del Servicio de Administración Tributaria con sede en Colima, a través
de la aplicación de los métodos Kaizen y 5’s.
� Sistematizar y mantener el orden y la limpieza en las áreas de trabajo del
Servicio de Administración Tributaria con sede en Colima, a través de la
aplicación de los métodos Kaizen y 5’s.
PROBLEMAS A RESOLVER
Existe documentación básica que integran los expedientes del personal del SAT
que se encuentran en papel y requieren actualizarse y digitalizarse, de manera que
se pueda acceder a ellos en forma electrónica, para facilitar el acceso a la
información básica de forma veraz y oportuna.
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
El Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es un órgano desconcentrado de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la
legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales
contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los
contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de
facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la
información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria.
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MISIÓN Y VALORES
Recaudar los recursos tributarios y aduaneros que la Ley prevé, dotando al
contribuyente de las herramientas necesarias que faciliten el cumplimiento
voluntario.
Honestidad
La actualización del personal del SAT está orientada a la atención y vigilancia
permanente a la aplicación de la legislación fiscal y aduanera; a denunciar los actos
ilícitos que identifique, de tal forma que su signo distintivo será la integridad,
honradez y congruencia entre lo que dice y hace.
Respeto
La actitud de servicio y consideración hacia compañeros, contribuyentes y
proveedores, así como el reconocimiento de los derechos, libertades y cualidades
inherentes a la condición humana, será la mística del personal del SAT.
Compromiso
El personal del SAT utilizará en forma responsable los recursos públicos que se
asignen para su operación, promoverá el trabajo en equipo, y buscara siempre el
desarrollo profesional de colaboradores y/o compañeros, asegurando así el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Responsabilidad
El personal deberá realizar las funciones encomendadas cumpliendo con las metas
y objetivos del SAT, a fin de alcanzar con eficiencia y eficacia los resultados
esperados, mejorando su desempeño y la atención al cliente, asumiendo las
consecuencias de sus actos y decisiones.
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HISTORIA
Desde el 1 de julio de 1997 surgió el Servicio de Administración Tributaria (SAT)
como un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,
con carácter de autoridad fiscal con atribuciones y facultades vinculadas con la
determinación y recaudación de las contribuciones federales que hasta entonces
había ejercido la Subsecretaría de Ingresos. Desde entonces, el SAT tiene
por objeto recaudar los impuestos federales y otros conceptos destinados a
cubrir los gastos previstos en el presupuesto de egresos de la Federación, para lo
cual goza de autonomía técnica para dictar sus resoluciones.
Su responsabilidad es aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las
personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto
público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones
tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de
generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la
política tributaria.
Recientemente, ha impulsado la modernización de sus sistemas, infraestructura,
arquitectura institucional y capital humano, con resultados que simplifican el
cumplimiento de las obligaciones fiscales y, como consecuencia, incrementan la
recaudación.
El patrimonio del SAT se conforma con los recursos financieros y materiales, que
en su momento le transfirió la Subsecretaría de Ingresos y con los que anualmente
recibe a través de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en su carácter de
coordinadora sectorial. Adicionalmente, el SAT recibe recursos en proporción a
sus esfuerzos de productividad y eficiencia.
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CAPÍTULO II. FUNDAMENTO TEÓRICO
Método Kaizen y las 5´s
La metodología del Método Kaizen consiste en la expresión Kaizen viene de las
palabras japonesas “kai” y “zen” que en conjunto significan la acción del cambio y
el mejoramiento continuo, gradual y ordenado. Adoptar el kaizen es asumir la cultura
de mejoramiento continuo que se centra en la eliminación de los desperdicios y en
los despilfarros de los sistemas productivos. Se trata de un reto continuo para
mejorar los estándares, y la frase: un largo camino comienza con un pequeño paso,
grafica el sentido del kaizen: todo proceso de cambio debe comenzar con una
decisión y debe ser progresivo en el tiempo, sin marcha atrás.
Este método versa de Japón, de hecho su nombre viene designado por la primera
letra de sus 5 etapas.
Surgió tras la segunda Guerra Mundial por la Unión Japonesa de Científicos e
Ingenieros, con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la
producción eficiente. (Rosas, 2016)
Los elementos dominantes de Kaizen son:
• Calidad
• Esfuerzo
• Compromiso de todos los empleados
• Buena voluntad de cambiar
• Comunicación
También las 5´s se basan en:
• Selección
• Orden
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• Limpieza
• Limpieza estandarizada
• Disciplina(Rosas, 2016)
Los resultados que se obtienen con la implementación de este método favorecen,
entre otros factores, las condiciones en materia de seguridad y salud laboral, tales
como:
Mejorar las condiciones de trabajo en materia de orden y limpieza.
Favorecer un trabajo más ordenado, más eficaz evitando pérdida de tiempos en
buscar herramientas y útiles o evitando el desorden, lo que repercute en mejor
ambiente de trabajo.
Mejorar el mantenimiento de las diferentes máquinas y herramientas utilizadas,
evitando fallos en su funcionamiento o evitando accidentes por un mal uso de las
mismas.
Mejorar la seguridad de los trabajadores, ya que se conseguirá reducir la
probabilidad de accidentes tales como golpes contra objetos, tropiezos, pisadas de
objetos, resbalones o caídas, etc...
Favorecer el trabajo en equipo, ya que todos vamos a tener los mismos hábitos y
todos haremos las cosas siempre de la misma manera, sintiéndonos por tanto parte
un todo.
Mejorar las condiciones en materia de emergencias, ya que el orden y la limpieza
nos favorecerán por ejemplo unas mejores condiciones de evacuación o un mejor
acceso a los medios de extinción de la empresa. (Malo, GrupoPreving, 2013)
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CAPÍTULO III. IMPLEMENTACIÓN DEL METODO KAIZEN Y LAS 5´S
1° ETAPA.- SEIRI (CLASIFICACION)
Consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo los equipo,
partes, productos, materiales y documentos innecesarios, conservando solo nos
necesarios.
El objetivo de esta etapa es mantener en el área de trabajo únicamente lo necesario
para trabajar.
Razones por las que se hace esta etapa:
→ Crear un área de trabajo más segura.
→ Liberar espacio en los almacenamientos.
→ Hacer que el proceso sea más fácil de visualizar.
2° ETAPA.- SEITON (ORDEN)
El propósito es mantener los elementos de trabajo necesarios en forma ordenada,
identificad y en sitios de fácil acceso para su uso.
Permite localizar los documentos de trabajo de forma rápida, además de que se
mejora la imagen del área ante el trabajador.
Beneficio
→ Encontrar fácilmente un expediente.
→ Ahorro en tiempo y movimiento.
→ Se dará una mejor experiencia de trabajo.
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3° ETAPA.- SEISO (LIMPIAR)
Significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas el mobiliario, equipo, máquinas y
herramientas y otras áreas de trabajo, y que todo el personal se haga responsable
de las cosas que usa y se asegure de que se encuentre en buenas condiciones: por
esto último, Seiso implica también verificar los elementos de trabajo durante la
limpieza, para identificar problemas o fallas reales o potenciales.
El polvo, suciedad, sustancias externas, basura y otros elementos pueden propiciar
fallas en las máquinas, equipos o instalaciones, así como, accidentes y desgaste
prematuro.
La limpieza general de las instalaciones es responsabilidad de la institución, pero
cada quien debe mantener limpio su área de trabajo. La suma del esfuerzo es de
todos, más el cumplimientos de los deberes del departamento de aseo.
Beneficios
→ Mantener el área de trabajo limpia.
→ Menos accidentes.
→ Mejor aspecto.
4° ETAPA.- SEIKTSU (ESTANDARIZACION Y BIENESTAR DEL PERSONAL)
Consiste en mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo
adecuada, elementos de protección personal, así como mantener un entorno de
trabajo saludable y limpio.
El bienestar personal es un estado ideal en el que un individuo puede desempeñar
óptimamente todas sus funciones, es mantener la “limpieza” mental y física.
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Beneficios
→ Se mejora el bienestar del personal.
→ Se evitan pérdidas de tiempo.
5° ETAPA.- SHITSUKE (DISCIPLINA)
Consiste la etapa más difícil de alcanzar, ya implica establecer nuevos hábitos de
orden y limpieza y modificar aquellos que pueden echar atrás lo que se logrado con
las 4´s, tendremos que luchar contra nuestra natural resistencia al cambio.
La 5´s consiste en establecer y mantener un nuevo orden de vida en el trabajo,
cumpliendo cotidianamente con las normas o estándares de trabajo. Es común ver
organizaciones que después de semanas o meses de haber intentado la
implementación de las 5´s, regresan al ambiente original, donde las áreas están
sucias y desordenadas.
Beneficios
→ La impuntualidad.
→ Desorden.
→ Los cambios constantes en los programas.
La metodología del método Kaizen, el Dr. William Edwards Deming y a Joseph
Juran no habla en un seminario cual es el método a seguir para que una institución
con base a los pasos del método tanto como el de las 5s, ya que van ligadas ambas
metodologías, para que se obtenga un fin adecuado.
En la calidad del Método Kaizen, es que se tiene que verificar con atención los
documentos que se tienen el almacén y verificar en el sistema si el documento es
verídico y no es apócrifo.
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La comunicación que se tiene que tener en el área al momento de que si no se
encuentra un documento es adecuado para el personal, ya que si a la mejor un
documento no se tiene de la manera en físico puede que esté en electrónico, de tal
manera que se tiene que verificar y tener una buena comunicación entre el personal
que labora en la institución.
El método de las 5´s, es donde ya que se tiene el documento seleccionado y
verificado este se tiene que poner en el archivo ya sea escaneado y en físico para
cualquier aclaración lo tengan de la forma adecuada.
El momento de tener un orden en el almacén a la vez por consecuencia se obtiene
la limpieza la cual ésta se tiene que planear, actuar, verificar y hacer, en el momento
adecuado para que la investigación que se está llevando a cabo tenga un mejor
lineamiento. (Imai, 1998)
FASES
Sus fases son muy sencillas y no requieren que se imparta información compleja al
personal, ni expertos con conocimientos sofisticados, lo fundamental es
implementar la metodología de manera rigorosa y disciplina.
Se basa en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de acuerdo
con las 5 etapas, muy sencillas, pero que a su vez requieren de esfuerzos y
perseverancia para mantenerlas.
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BENEFICIOS
� Más agradable el ambiente de trabajo.
� Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
� Mayor conocimiento del puesto de trabajo.
� Mantiene el orden y la limpieza en las áreas de trabajo.
� Crear una cultura y filosofía de calidad en todo el personal.
� Mejora las condiciones de trabajo.
Con estos métodos Kaizen y 5´s se realizó la siguiente investigación, ya que se
tenía que mejorar el ambiente laboral en el Servicio de Administración Tributaria
(SAT), de tal manera que hubiera una mejora en el almacén, ya que se tenía un
verdadero desastre en el área de Recursos Humanos, y con estos métodos pudimos
mejorar el trabajo, ya que también se sentía el ambiente un poco de estrés, y con el
Ilustración 1. Método 5´s
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método de la 5´s pudimos mejorar los expedientes que se tenían que actualizar sus
documentos y ya estando actualizados seguimos con la sistematización, que
también es otro paso a seguir con la mejora de la metodología.
Y el Método Kaizen de igual manera ya que van de la mano con el método de las
5´s, se pudo mejorar con efectividad lo que se tenía planeado, ya que con éste
Método Kaizen se tiene que mejorar el trabajo, para que al momento que se requiera
alguna información esta se encuentre en el sistema ya vigente y actualizado.
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TÍTULO DEL
PROYECTO DE
MEJORA
APLICACIÓN DEL MÉTODO DE KAIZEN Y LAS 5’S EN EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
ETAPAS ACTIVIDADES A
DESARROLLAR
POR ETAPA
PROGRAMACIÓN/CALENDARIZACIÓN
Recursos a utilizar
por etapa
Mecanismos de control y
seguimiento por etapa
SEMANAS
1-15
SEPT
16-30
SEPT
1-14
OCT
15-31
OCT
1-15
NOV
16-30
NOV
Etapa 1:
Detección de
documentación
faltante en el
expediente de
cada trabajador.
Cotejo de
información física
-Computadora
-Base de datos
-Papel
-Lápiz
-Pluma
-Material impreso.
� Revisión de expedientes físicos.
� Revisión en Sistema Everest.
� Llenado de Hoja de Excel.
Cotejo de
información
electrónica
Captura en base de
datos de la
documentación
faltante, previo
cotejo.
Etapa 2:
Sistematización de
las unidades Altis,
-Computadora,
-Base de datos,
� Escaneo de los documentos faltantes en las unidades Altis, Cerys, Recaudación, Auditoría,
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Sistematización de
la documentación
Cerys y
Recaudación
- Papel
-Lápiz
-Pluma
-Material impreso.
Jurídica y Servicios al Contribuyente.
Sistematización de
las unidades
Auditoría, Jurídica
y Servicios al
Contribuyente.
Etapa 3:
Análisis del
impacto Costo-
Beneficio.
Análisis del
Impacto en el
ahorro de tiempo.
-Computadora,
-Base de datos,
-Material impreso.
- Papel
-Lápiz
-Pluma
� Análisis de tiempo de cada actividad (búsqueda de documentos).
� Análisis de ahorro de espacio en el área de archivo.
Análisis del ahorro
de espacio.
Etapa 4: Aplicación de
diagnóstico de
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Evaluación y
retroalimentación
procesos de
trabajo
-Computadora
-Base de datos
-Material impreso
- Papel
-Lápiz
-Pluma
� Reunión para la entrega de resultados de los procesos de trabajo, así como los ajustes que se consideren convenientes.
� Entrega de minuta con los acuerdos alcanzados.
Análisis de
resultados
Acciones de
ajuste.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ANÁLISIS PRELIMINAR Una vez revisada y analizada la información teórica sobre la metodología a
implementar, se decidió realizar un análisis sobre el estudio actual de las áreas de
la institución, para así desarrollar un programa de las principales actividades que se
desarrollan.
EVIDENCIA FOTOGRAFICA AL INICIAR LA METODOLOGÍA Después de analizar los resultados con la asesora de la institución, se llegó a la
conclusión de iniciar la implementación de la metodología del Método Kaizen y las
5s, en donde dicha implementación se llevaría a cabo por etapas, y para cada etapa
se daría una capacitación al personal de lo que implica la importancia, el método
que se llevaría a acabo y sus beneficios.
Antes de iniciar con la implementación de la metodología se toma evidencia
fotográfica al área de la institución:
1 de Septiembre se tomó la evidencia de cómo estaba el almacén.
Imagen 2. Almacén al 1° de Septiembre de 2016.
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IMPLEMENTACION DEL METODO
Del 1 al 15 de Septiembre se llevó a cabo detección de documentación faltante en
el expediente de cada trabajador.
Tabla 1. Registro de Expedientes en Físico
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Donde se estuvo se estuvo cotejando información física, cotejando información
electrónica y captura en base de datos de la documentación faltante, previo cotejo.
Esto con la finalidad de verificar que expediente tenía algún documento erróneo.
Tabla 2 Verificación de los documentos
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Del 16 al 30 de Septiembre se realizó la sistematización de documentos de las
unidades Altis, Cerys, Recaudación, Auditoría, Jurídica y Servicios al Contribuyente.
Donde se escaneaba el documento del expediente físico a electrónico y se guarda
en el programa que cuenta la institución “EVEREST”. Esto es para verificar si el
documento ya se tiene en el sistema y si no se encuentra anexarlo al expediente
electrónico.
Tabla 3 Ver si está activo el archivo
Tabla 4 Cómo ingresar al archivo
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También en ésta etapa se lleva a cabo del 1 al 30 de Octubre el análisis del Impacto
en el ahorro de tiempo.
Con este concepto se va a analizar el concepto del tiempo, ya que hay veces que
llega un trabajador pidiendo un documento “X” y este no se tiene a la mano,
entonces se molesta porque lo hacen esperar.
Se verificará el espacio que se tiene en los archiveros, ya que son espacios muy
reducidos y no se tiene suficiente espacio para tener archivos en físico, y es más
formal tener un expediente electrónico.
Del 1 al 30 de Noviembre será la evaluación y retroalimentación para la aplicación
de diagnóstico de procesos de trabajo, análisis de resultados y acciones de ajuste.
Estos son llevados a cabo con la finalidad de ya tener un diagnostico eficaz del
proceso de la sistematización, verificar al mismo tiempo los resultados y al finalizar
ver los ajustes que se tienen que hacer en la sistematización del documento del
expediente.
Esto con la finalidad de hacer una reunión para la entrega de resultados de los
procesos de trabajo, así como los ajustes que se consideren convenientes y entrega
de minuta con los acuerdos alcanzados.
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CAPÍTULO IV. ANÁLISIS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
IMÁGENES DESPUES DE LA IMPLEMENTACION DEL METODO KAIZEN Y LAS 5´S
El 30 de Noviembre se tomó la evidencia de cómo quedó el almacén.
CONCLUSION El principal objetivo personal de llevar a cabo este proyecto era que se llevara a
cabo la sistematización de manera eficaz, lograr que el personal se integrara a esta
metodología, que la adoptaran y aplicaran tanto en su trabajo como en su vida
personal, y considero que se cumplió este objetivo.
Al llevar a cabo una sistematización de una metodología a personas ya preparadas
y con experiencia realizando su trabajo puede ser fácil, en ocasiones habrá
rechazos y no aceptarán que la lleves a cabo en su área porque simplemente no
estás más preparado o no cuentas con un grado mayor de estudios que ellos, así
que se deberá hacer un plan de acción para que este personal te apoye en la
sistematización, y con más razón ya que los mayormente beneficiados serán ellos.
Tabla 5 Almacén al 30 de Noviembre 2016
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La sistematización de los expedientes se tiene que estar dando de manera
consecutiva para que esta no decline en la metodología que se aplicó para que se
llevara a cabo la residencia.
RECOMENDACIONES Tomando en cuenta que el proyecto es una implementación de una metodología de
sistematización de expedientes en el are administrativa, lo más recomendable es
llevar a cabo revisiones y/o auditorias periódicas para que se verifiquen que la
metodología se cumpla.
Considero que es fundamental para que el personal que está implicado en la
implementación, de alguna manera reciba algún premio o reconocimiento, ya que
es la manera en que estará motivado para que siga implementando la metodología.
Cada auditoria se deberá de publicar los resultados, de tal manera que el personal
autorizado conozca los resultados que se obtuvieron en la auditoria, también que
se tomen evidencias fotográficas para si hay alguna posible aclaración.
COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS
Principales materias que aplique para la realización de mi residencia
Profesional:
☆ Administración de la calidad.
☆ Procesos de Dirección.
☆ Comportamiento Organizacional.
☆ Desarrollo Organizacional.
☆ Diagnóstico y evaluación empresarial.
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Principales Competencias desarrolladas y aplicadas durante la Residencia
profesional:
Competencias Específicas:
� Adquirir los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias requeridas en
la administración de la calidad que permita mejorar la productividad en los
procesos de la organización, a través de la utilización de técnicas de control
estadístico.
� Aplicar los conceptos teórico-prácticos del desarrollo organizacional para el
mejoramiento del sistema de administración, a través del análisis de su
cultura y ambiente organizacional, tendiente a un cambio planeado que
permita aplicar las intervenciones para optimizar la toma decisiones de la
dirección.
� Identificar los elementos teóricos de la auditoría, Analizar y diferenciar las
características de los métodos de auditoría, Aplicar el proceso de la auditoría,
Interpretar la información obtenida como resultado de la auditoría, Contribuir
con los resultados de la auditoría al impacto social y económico en la
empresa, y Evaluar y proponer la reorganización administrativa de acuerdo
a los resultados de la evaluación.
� Integrar los elementos que conforman a la organización y que están
relacionados con el comportamiento humano en un ambiente globalizado,
que propicie el desarrollo de organizaciones sanas.
Competencias interpersonales:
� Habilidad para trabajar en un ambiente laboral.
� Capacidad de comunicarse con profesionales de otras áreas.
� Capacidad de tener iniciativa para resolver problemas.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y VIRTUALES
Referencias
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de-project-management/metodo-kaizen-aplicacion-y-beneficios. Obtenido de
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management/metodo-kaizen-aplicacion-y-beneficios
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Metodología de Implantación Autónoma de las 5S. Guía del Facilitador”. Bekaert Consulting, S.L. Edita: Fundación Vasca para el Fomento de la Calidad.1998
Manual de Normas y Procedimientos sobre Manual de Normas y Procedimientos sobre el Programa 5’S para la Mejora Continua “KAIZEN” en FONATUR-BMO. 2006.
http://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/temas-actuales-de-project-management/metodo-kaizen-aplicacion-y-beneficios