ENSAYO COMPARATIVO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

GOBIERNO ELECTRÓNICO EN EL PERÚ: PODER JUDICIAL IMPLEMENTA EXPEDIENTE DIGITAL

Sin duda, la aplicación de la tecnología al quehacer judicial abre un mundo de oportunidades. En este contexto, deseo destacar que este emprendimiento generará una transformación radical en la estructura organizacional del Poder Judicial y esperamos tenerlo implementado gradualmente y con prudencia”.

El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático seguro e interactivo.

Actualmente en el Perú el rubro de los expedientes está contenido en la Sección tercera, título II del Código Procesal Civil, artículo 136 que a la letra dice: Artículo  136.- Los Auxiliares jurisdiccionales son responsables de la formación, conservación y seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de la numeración correlativa y sin interpolación de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales sean suscritas por el Juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su contenido y las demás responsabilidades que la ley les señala. La interpolación en la numeración correlativa sólo es procedente por resolución autoritativa del Juez y bajo su responsabilidad”.

Finalmente, la tercera y más grande etapa tendrá como objetivo la implementación total de esta solución informática en todas las cortes superiores a nivel nacional. Este último paso requerirá de una inversión de 30 millones de soles y se cumplirá en un plazo aproximado de tres años. Al respecto, el titular del Poder Judicial, Enrique Mendoza, señaló: “Con este proceso, anualmente ahorraremos un promedio de 10 millones de soles, sólo por la reducción de la compra y uso de papel. Pero además, garantizaremos un mayor orden y rapidez en los procesos, facilitando el desarrollo de los mismos” acotó.

Implementación del Expediente Digital El expediente digital consiste en la conversión

de documentos y procedimientos físicos a digitales, mediante el uso de un sistema virtual seguro e interactivo. Todas las partes tendrán acceso permanente utilizando una firma digital certificada de acuerdo a los estándares vigentes y a través de una casilla electrónica. El sistema del Expediente Digital utilizará dos sistemas que existen en el Poder Judicial: el Sistema de Información Judicial (SIJ) y el Sistema de Notificaciones Electrónicas. Este proyecto permitirá que algunos procesos físicos se realicen de manera inmediata, como la recepción de la demanda en despacho del juez que antes demoraba tres días; así como el traslado de la demanda, traslado de la contradicción y notificación de convocatoria de la audiencia, los cuales antes demoraban 30 días. De 151 días que es un promedio de tiempo para los procesos comerciales, se pasará a 28 días.

Expediente Digital: ¿adiós a los folios?

Si bien la digitalización de los expedientes judiciales aún no se ve materializada en todas las jurisdicciones del país, el primer paso se ha dado con un plan piloto en la Corte de Lima Norte. El cálculo total de la inversión a nivel nacional ascendería a S/. 11 millones.

Según Samuel Villamont Sifuentes, gerente del proyecto de Expediente Digital, la implementación se verá completada en un plazo aproximado de cinco años. “Para algunas especialidades, como la laboral y la penal, la implementación será muy sencilla", afirma el ingeniero. Sin embargo, reconoce que "para otras (como la civil), en cambio, se van a necesitar cambios normativos que partan del Legislativo”. Para tal caso, la implementación tardaría más de lo previsto, considerando además que será necesario un incremento presupuestal para la compra de equipos informáticos que soporten la moderna plataforma y capacitaciones continuas para los trabajadores judiciales.

¿QUÉ ES EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente

están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico.

Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.

¿Cuáles son las principales características de un expediente electrónico?.

Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.

Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.

Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de Internet.

Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: >> Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

Algunas ventajas más asociadas al uso de los expedientes electrónicos. Además de lo dicho, es claro que el expediente

electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos.

Asimismo, la información que el software del expediente electrónico brinda respecto al proceso documental puede ser utilizada por los propios organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser simplificadas. Contar con información actualizada y completa propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la administración en procura de mayor eficiencia y rentabilidad.

Con la implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los costos de papelería e impresión, los tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de los traslados de papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

Lo más importante es que los litigantes ahorrarán tiempo y dinero: ya no tendrán que acudir a los juzgados para conocer el estado de sus expedientes, sino que lo podrán hacer desde cualquier lugar con acceso a Internet a través de una casilla electrónica.

El Expediente Digital Judicial cuenta con componentes como el Software del Expediente Digital, la Firma Digital, la Notificación Electrónica, la Línea de Digitalización, el Sistema de Gestión de Audio y Video y la Interoperabilidad (Integración con servicios comunes).

ANÁLISIS COMPARADO DEL PODER JUDICIAL ELECTRÓNICO EN AMÉRICA LATINA

El Gobierno Electrónico y América Latina.

El gobierno electrónico ha sido definido como el uso de las Tics (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno. Esto es: para facilitar el más accesible servicio gubernamental, a través del mayor acceso público a la información y para hacer el gobierno más prestador de cuentas ante los ciudadanos. Involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B).   

Es importante distinguir el gobierno electrónico de la democracia electrónica. La democracia electrónica ha sido definida4 como todos los medios de comunicación que permiten empoderar al ciudadano en su esfuerzo para volver a los gobiernos más prestadoras de cuentas de sus acciones. Dependiendo de que aspectos de democracia  estén siendo promovidos, la democracia electrónica puede emplear diferentes técnicas. A saber: (1) Incrementar la transparencia del proceso político. (2) Elevar el involucramiento directo y participativo de los ciudadanos. (3) Mejorar la calidad en la formación de opinión abriendo nuevos espacios de información y deliberación. 

El Poder Judicial Electrónico en América Latina.

En la primera parte definimos el gobierno electrónico como el uso de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno, por lo cual la e-justicia podría conceptualizarse como el uso de las TICs para promover la más eficiente y efectiva administración de justicia. De otra manera, la administración de justicia y su incorporación de las TICs de la información es una dimensión del gobierno electrónico. Por lo tanto, al igual que el gobierno electrónico que involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B), la e-justicia podría ser estudiada como una política pública en por lo menos esas tres dimensiones.

El Expediente Judicial Electrónico en Argentina.

La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.

La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.

La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos adelantos los procesos judiciales. Esta incorporación ha sido paulatina y sin una norma que regulara la cuestión. Este proceso de incorporación de avances tecnológicos ha culminado con la reciente  sanción de ley 26.685 de expediente electrónico.

 El Expediente Judicial Electrónico en Brasil.

En el Brasil, desde el 2010, se implementa el sistema electrónico de expedientes, donde todo se envía por este medio. Tanto la demanda, como la contestación, notificaciones, las pruebas, las resoluciones.

-Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.

¿Qué ventajas tiene?:

Con la implementación del sistema, se redujo el 70% el tiempo de duración de los procesos. ¿Por qué? Ese es el problema, la duración del proceso. El 70% de tiempo se gasta con actos burocráticos, con sellos, foliar, notificar, búsqueda de expedientes para que lleve al abogado, el tiempo en el que este ve el expediente, entre otras cosas.

GRACIAS