el expediente electrónico de la comisión federal de
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Que es el Archivo Técnico de la COFETEL
Noviembre 2012
Expediente Electrónico
de la
Que es el Archivo Técnico de la COFETEL
• Es un Archivo de Trámite centralizado
• Se actualiza por las 4 Unidades Sustantivas
• Se divide en Archivo de Telecomunicaciones y de Radio y Televisión.
• Resguarda los expedientes de los Concesionaros y Permisionarios.
• Contiene documentos como:
• Títulos de concesión
• Sesión de derechos o modificaciones de la concesión
• Poderes de los representantes legales
• Información técnica de la red y equipos del concesionario
• Comprobantes de pago
• Informes de la operación
• Requerimientos de información
• Sanciones
• Etc.
Diagnóstico de la situación 2010
• Falta de información centralizada respecto a el Concesionarios, Permisionarios (Operadores).
• Se cuenta con sistemas de información que funcionan de forma aislada: SIIAT, Pegasus, SIMAT, ADIT, etc.
• No se cuenta con infraestructura de TI robusta.
• Falta de integridad de la información.
• Proyectos de TI fallidos
• No se cuenta con procesos automatizadas para la funciones sustantivas.
• Se está desarrollando un proyecto de digitalización de expedientes técnicos.
• Se cuenta con personal especializado pero escéptico hacia los nuevos proyectos.
Competencia
en la
industria
Calidad y
Precio
al usuario
Convergencia Cobertura Disponibilidad
continua del
servicio
Diversidad de
servicios
Mayor gama
de oferentes
Mejores
tecnologías
Mejores
tarifas
Mejores
estándares de
calidad
Acceso
universal
(ubicuidad)
Integración
eficiente de
servicios
Ciudadano
La planeación estratégica de COFETEL
INTEVO es el Modelo de Integral
de Operación de COFETEL que
optimiza el desempeño de los
procesos sustantivos de la
Comisión, tanto para los usuarios
externos como externos.
Su nombre es producto de la
conjunción de los dos conceptos
rectores que le dan origen:
INTEVO = INTEgración EVOlutiva
INTEVO es un programa resultante de la
planeación estratégica
Gestión del espectro
Gestión de operadores
Gestión de trámites y procesos
Expediente electrónico
Recaudación
Control de obligaciones
Información externa
Prospectiva y
Regulación
Servicios a la
Industria
Supervisión y
Verificación
Radio y
Televisión
Esquema de INTEVO
1. Mejorar el desempeño de los
procesos operativos de la
COFETEL
2. Simplificar al usuario externo la
presentación y el seguimiento
de sus trámites
3. Mantener un padrón de
operadores con información
actualizada y confiable.
4. Maximizar la disponibilidad,
integridad y confiabilidad de
la información operativa
relevante de la Comisión con
apoyo del expediente
electrónico
Objetivos de INTEVO
Herramientas tecnológicas para INTEVO
Sistema: CRM – TRM de SAP
Flujos de trabajo
Cuentas por cobrar
Base de datos: Oracle
Repositorio de expedientes y documentos:
Documentum
Inscritos en el Cuadro General de
Clasificación Archivística
Herramienta de firma electrónica: IQSEC
Documentos en formato papel
Autenticidad desde el punto de vista
jurídico es cuando existe certeza
sobre la persona a quién se le
atribuye haber elaborado el
documento.
La autenticidad desde el punto de
vista de la diplomacia está
determinada por las características
y requisitos indispensables para
las diferentes clases o tipos de
documentos.
Digitalización en Cofetel
Preparación
Ordenación
Digitalización
Identificación del tipo
documental
Captura por documento
Reintegración
Revisión de calidad
Puesta en producción El documento digitalizado
carece de valor probatorio
Documentos firmados electrónicamente
La Firma electrónica avanzada (FIEL) es el
conjunto de un certificado digital (*.cer), una
lave pública (*.key) y una contraseña.
El proceso de firma digital de un documento
debe comprobar la vigencia y no
revocación de la FIEL, posteriormente
generar una cadena de autenticidad (Hash)
que integra el contenido del documento y
la información del firmante.
La cadena de autenticidad se puede integrar
en el documento o bien guardase en
conjunto con el documento.
Expediente y documento electrónico
El expediente electrónico ahora se encuentra en formato
papel y formato electrónico (Expediente Híbrido).
Los expedientes y sus documentos electrónicos deben
estar inscritos en el Cuadro General de Clasificación
Archivística provenientes de:
Procesos y trámites automatizados.
Proyecto de digitalización.
El expedientes electrónicos se integra por documentos
electrónicos que deben ser firmados
electrónicamente para que tengan validez legal.
Los expedientes electrónicos deben tener los mismos
plazos de conservación que los de papel.
Los expedientes electrónicos deben contener los
correos electrónicos asociados a las funciones del
personal de la Institución.
Los documentos firmados electrónicamente se deben
apegar en lo previsto en la Ley de Firma electrónica
Avanzada.
¿Qué son los Trámites Electrónicos de COFETEL?
Aquellos trámites que se presentan de manera
presencial en la oficialía de partes de la
Comisión Federal de Telecomunicaciones
(COFETEL) y que a partir de ahora se
podrán presentar de manera electrónica a
través del portal:
http://e-cofetel.cft.gob.mx.
Los interesados que deseen utilizar esta
alternativa tendrán que contar con un
usuario y contraseña, y el certificado de
firma electrónica avanzada para firmar los
trámites electrónicos.
Beneficios
Flexibilidad de mecanismos y disponibilidad permanente en internet
para realizar trámites y cumplir con las obligaciones
Reducción de costos: evitando desplazamientos a las instalaciones
de la Cofetel
Simplificación: para gestionar los trámites de manera más ágil
Seguridad: contando con mecanismos de validación de firma
electrónica
Transparencia: al tener información estandarizada para los regulados
Agilizar la presentación trámites a través del portal
http://e-cofetel.cft.gob.mx, evitar traslados a las instalaciones de la
COFETEL y poder darle seguimiento en el tablero electrónico.
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Ejemplo de trámite “Aviso de suspensión”
Tablero electrónico
Sistema de Gestión Documental (SGD)
Control Archivístico
Control de Gestión
Oficina Postal Electrónica
Serv
icio
Web
Administrador de contenidos
Infomex
Gestor de Casos
Índice de Expedientes Reservados
Aplicaciones sustantivas y administrativas que generan documentos de archivo
• CP • CD • SI • RR • Otros
CP: Correspondencia en papel
CD: Correspondencia digital
SI: Solicitudes de Información
RR: Recursos de Revisión
SGD
Control Archivístico
Control de
Gestión
Serv
icio
Web
Administrador de contenidos
SGD
Aplicaciones sustantivas y administrativas que generan documentos de archivo
Correo
electrónico
Institución A Institución B Sistemas Web
Flu
jo d
e t
rabajo
• CP
• CD
• SI
• RR
• Otros
Flu
jo d
e t
rabajo
Consulta de Documentos Electrónicos
Conclusiones
Es necesario que los archivistas se
involucren en los proyectos de TI que
manejan expediente electrónico.
La aplicación paulatina de la Ley de Firma
Electrónica Avanzada conlleva la creación y
administración de documentos electrónicos.
Los recursos normalmente se destinan a los
proyectos sustantivos donde está
involucrado el expediente electrónico.
La forma prevista para entrega - recepción de
documentos electrónicos es mediante la
Interoperabilidad de los Sistemas de
Control de Gestión
A partir de 2013 no se emitirán facturas en
formato papel, ¿Dónde se guardarán las
facturas electrónicas?.