diseÑo de un sistema de control de inventario para la
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
PARA LA EMPRESA VULCAUCHO C.A
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
BENEFICIOS DEL SISTEMA
OBJETIVOS DEL DISEÑO
FORMATOS DE ENTRADA Y SALIDA DE LA MERCANCÍA
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
MERCANCIA
PRESUPUESTO DEL SISTEMA
NORMAS DEL PROCESO DE INVENTARIO
POLÍTICAS DEL PROCESO DE INVENTARIO
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIO
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIONES
INTRODUCCIÓN
Este diseño consta de una serie de procedimientos,
creados para un optimo manejo del inventario de la empresa Vulcaucho
c.a que a su vez permita facilitar las labores de los empleados y ofrecer un
mejor servicio al cliente.
Es por ello que a través del sistema de control de inventario, la
empresa Vulcaucho c.a, podrá tener una mayor supervisión de la mercancía
que se tiene en el almacén, y de esta manera garantizar que sus
operaciones se realizen de acuerdo a lo planificado y convenido, para los
procesos de recepción, despacho, y almacenamiento.
El diseño de un sistema de control de inventario, posee una
serie de normas, políticas y procedimientos, que se deben cumplir al
momento de la realización de pedidos, despachos y almacenamiento de los
neumáticos. Con la finalidad de reducir o eliminar los costos y desperdicios
que solo causan gastos innecesarios para la empresa.
El mismo se realizo, basado en las necesidades y
requerimientos que posee actualmente la empresa Vulcaucho c.a .
BENEFICIOS DEL SISTEMA
Regula los procesos de entrada, salida y almacenamiento de los
inventarios.
Orienta de manera precisa al personal encargado de los procesos
de control de inventario.
Permite un registro sistemático ( código, descripción del producto,
proveedor, clientes, cantidades, entre otros.)
Encamina al personal hacia el logro de las metas individuales,
como generales para la empresa.
Permite una mayor y mejor supervisión de los inventarios
Indica de manera efectiva las características de la mercancía y las
existencias reales que se encuentran en el almacén.
Mejor servicio al cliente
Mayor eficiencia y capacidad de respuesta.
OBJETIVOS DEL DISEÑO
Elaborar formatos de entrada y salida de mercancía que
faciliten el control de la misma.
Establecer los procedimientos para la recepción y despacho de
pedidos.
Determinar el presupuesto que ocasionara un sistema de
control de inventario
Establecer las normas, políticas y procedimientos de control de
inventario.
FORMATO PARA LA RECEPCIÓN O ENTRADA DE LA MERCANCÍA
VULCAUCHO C.A FECHA / /
PROVEEDOR: Nº DE CONTROL:_____________
DIRECCIÓN: ORDEN DE COMPRA:__________
CODIGO
DESCRIPCION
CANTIDAD
PEDIDA
CANTIDAD RECIBIDA
CONDICIONES
DE LA MERCANCIA
RECIBIDO POR:_____________ VERIFICADO POR:_____________
OBSERVACIONES:________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
FORMATO PARA EL DESPACHO O SALIDA DE LA MERCANCÍA
VULCAUCHO C.A FECHA: / /
CLIENTE : Nº DE
CONTROL:-__________
DIRECCIÓN: FACTURA: _______________ CODIGO
DESCRIPCION
CANTIDAD
COSTO UNITARO
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR:_____________ RECIBIDO POR:_________________ OBSERVACIONES:_____________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
FORMATO PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
VULCAUCHO C.A FECHA: / /
FUENTE DE INGRESO: Nº DE CONTROL:______________
CODIGO
DESCRIPCION
SERIAL
CANTIDAD RECIBIDA
CANTIDAD EN EXISTENCIA
ELABORADO POR:_____________ VERIFICADO POR_______________ OBSERVACIONES:_____________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN DE MERCANCIA
Los controles de recepción de la mercancía permitirán corregir las
desviaciones o variaciones en el proceso, detectando las fallas y realizando
los correctivos adecuado para el buen funcionamiento de los mismos.
Par realizar los respectivos controles de recepción se debe realizar una
serie de procedimientos a seguir como lo son:
La mercancía recibida debe ser inspeccionada de manera visual y
tangible, para verificar las condiciones que esta posee.
Revisar los seriales para verificar que la mercancía este vigente.
Realizar un conteo físico de la mercancía recibida.
Verificar y comparar las cantidades recibidas, con las solicitadas, que
aparecen en la factura de compra enviada por el proveedor.
Llenar el formato de recepción de la mercancía.
Enviar original y copia de la factura de compra y formato de recepción
al departamento de contabilidad y administración.
Trasladar la mercancía al almacén.
Registrar la entrada de la mercancía en el sistema y en la tarjeta
Kardex.
PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPACHO DE PEDIDOS
Los procedimientos de despacho de la mercancía consiste principalmente
en organizar el pedido y colocarlo en manos del cliente, luego de ser
vendida la mercancía .
A continuación los procedimientos a seguir para el despacho de la
mercancía :
Llenar los formatos de despacho de la mercancía
Firmar y sellar las ordenes de salida de la mercancía.
Emitir las facturas correspondientes y enviar copia al jefe de
almacén para que este autorice la salida de mercancía.
Entregar la mercancía al cliente con su factura correspondiente .
Registrar la salida de la mercancía en el sistema y en las tarjetas
Kardex.
Enviar copia de la factura y orden de salida al departamento de
contabilidad y administración para realizar los respectivos registros.
PRESUPUESTO DEL SISTEMA
En el presente cuadro se indican los costos estimados del proceso de
ejecución del sistema de control de inventario para la empresa Vulcaucho
c.a, el cual ayudara en la identificación del grado de utilización de recursos
financieros que deberá realizar la empresa para garantizar la eficiencia del
mismo.
Los costos reflejan el valor en los recursos financieros que tendrá que
utilizar la empresa Vulcaucho c.a para la implantación del sistema, los
requerimientos técnicos y los gastos del personal.
CONCEPTO COSTO ESTIMADO EN BS
PAPELERIA
200.000.00
ASESORIA TÉCNICA PARA EL ADIESTRAMIENTO DEL
PERSONAL
350.000.00
MOBILIARIO 500.000.00 EQUIPOS DE COMPUTACION
1.800.000.00
SISTEMA DE SOFTWARE PARA LA CODIFICACIÓN DE
LA MERCANCÍA.
400.000.00
TOTAL COSTO ESTIMADO DEL SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIO.
3.250.000.00
En función a los recursos necesarios para la aplicación del
sistema de control de inventario se realizó un estudio previo acerca de las
cotizaciones emitidas por diferentes agentes especialistas en cada área,
para lograr un optimo funcionamiento del sistema, en donde se requieren
instrumentos de papelería para la elaboración de los formatos que
faciliten el control de la misma.
De igual forma es necesario adquirir los mobiliarios y equipos de
computación que se adapten a la uniformidad de la empresa, de igual
forma es indispensable el sistema software que conlleva al registro
sistemático de los procedimientos de control de inventario, así como la
asesoria técnica para el adiestramiento del personal que labora en la
empresa Vulcaucho c.a, para la utilización del sistema.
Para implantar el sistema de control de inventario en la empresa
Vulcaucho c.a es indispensable cumplir con todos los requerimientos
técnicos y de equipos necesarios para lograr el objetivo de la empresa.
NORMAS DEL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO
Las normas son pautas especificas que emite la gerencia para el buen
funcionamiento de las operaciones o procedimientos que se estén
realizando.
NORMAS PARA LA RECEPCIÓN O ENTRADA DE LA MERCANCÍA
Revisar si la mercancía cumple con las especificaciones requeridas
por la orden de compra.
Llenar el formato de recepción de la mercancía, colocando todos los
datos de la misma.
Verificar los montos y las cantidades de la factura con la orden de
compra enviada al proveedor.
Verificar las firmas autorizadas al momento de recibir la mercancía.
Trasladar la mercancía al almacén.
Enviar original y copia de la factura de compra , anexando el formato
de recepción al departamento de contabilidad y administración para su
respectivo registro.
NORMAS PARA EL DESPACHO O SALIDA DE LA MERCANCÍA
Las ordenes de salida de la mercancía deben estar autorizados,
firmados y sellados por el jefe de almacén.
La mercancía debe salir con la factura emitida por la empresa.
La mercancía que sale del almacén debe ir previamente señalada en
los formatos de despacho de la mercancía.
La mercancía despachada debe ser verificada para ver si esta en
buenas condiciones para la venta.
Registrar la salida en el sistema y en las tarjetas Kardex.
Enviar la copia de la orden de salida y de la factura al departamento
de contabilidad y administración para realizar los respectivos registros .
NORMAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
Llenar el formato de almacenamiento de la mercancía.
La mercancía debe ser colocada ordenada de acuerdo a sus tipos y
características.
Etiquetar los estantes con la descripción de la mercancía, para
facilitar la toma del inventario físico.
Una vez almacenada y etiquetado se deben llenar las tarjetas kardex
para mantener un control de las existencias.
Llenar el formato de almacenaje de mercancía para registrar todas
las características del neumático.
Respetar las normas de seguridad industrial.
Realizar tomas de inventario físico mensualmente, manteniendo el
local cerrado.
POLÍTICAS DEL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO
Las políticas son acciones tomadas para el desarrollo, planificación,
formulación y evaluación de los procesos para la toma de decisiones.
POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN O ENTRADA DE LA MERCANCÍA
Llenar los requisitos contenidos en el formato de recepción de la
mercancía.
Llevar a cabo los procedimientos de recepción de la mercancía de
manera estándar, como lo establece el sistema.
Los procedimientos de recepción se deben realizar de manera
secuencial.
Todo el personal involucrado en el proceso debe cumplir con las
reglas y exigencias que se establezcan del mismo.
El personal involucrado en le proceso debe tener experiencia en el
manejo de inventario.
POLÍTICAS PARA EL DESPACHO O SALIDA DE LA
MERCANCÍA
Llenar todos los requisitos contenidos en el formato de despacho de
mercancía .
Llevar a cabo los procedimientos de despacho de la mercancía de
manera estándar, como lo establece el sistema.
Los procedimientos de despacho se deben realizar de manera
secuencial.
Todo el personal involucrado en el proceso debe cumplir con las
reglas y exigencias que se establezcan del mismo.
El personal involucrado en le proceso debe tener experiencia en el
manejo de inventario.
La mercancía que se despacha debe estar completa.
La mercancía debe entregarse en buenas condiciones.
Todo personal que labora en el área debe esta debidamente
uniformado e identificado con su respectivo carnet.
POLÍTICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
Solo tendrá entrada en el almacén el personal autorizado.
El personal que labora en el área debe tener experiencia en el
manejo de inventario.
Establecer la persona indicada de autorizar y realizar las
respectivas firmas para el despacho y recepción de la mercancía.
Llenar todos los requisitos contenidos en el formato de
almacenamiento.
Todo personal que intervenga en este proceso debe cumplir
con las reglas y exigencias que se establezcan .
Todo personal que labora en el área debe estar debidamente
uniformado e identificado con su respectivo carnet.
Llevar los procedimientos de control de inventario de manera
estándar como lo establece el sistema.