curso administración de almacenes parte 1

7/23/2019 Curso Administración de Almacenes parte 1

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FUNDAMENTOS DE

ADMINISTRACIÓNDE ALMACENES,

BODEGA Y MANEJO

DE MATERIALES

TRAN-13-005



¿QUÉ SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIÓN?

Cuando en una actividad cualquiera participa un

personal numeroso, la administración aplica:

El principio de la distribución del trabajo. La unidad de responsabilidad. El conocimiento de la capacidad individual. La importancia de las tareas que se realiza. Los medios y recursos que se necesita y dispone para

ello.

2



FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

1. PLANIFICAR2. ORGANIZAR3. DIRIGIR

4. CONTROLAR

3



PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN:

Crear y mantener un ambiente adecuado en elque los individuos, trabajando en grupo,

puedan llevar a cabo funciones y objetivos

preestablecidos.

4



PLANIFICAR:Decidir qué misiones y objetivos quieren lograrse;

qué estrategias, políticas, programas y

procedimientos deben implementarse y quién será

el responsable.

ORGANIZAR:

Distribuir el trabajo a efectuar entre el grupo detrabajo, estableciendo la autoridad y

responsabilidad relativa de cada persona.

5



DIRECCIÓN:Proceso de influir sobre las personas para que

realicen en forma entusiasta el logro de las metas.

CONTROL:Medición y corrección del desempeño

6



EL ALMACÉN ES UN CENTRO ACUMULADOR

Productos

MateriasPrimas

Repuestos

Productos

Semiterminados

Productos

En Transito

7



Históricamente, los Almacenes son tan antiguos como la

propia actividad económica.

Acumulación de bienes paralas épocas de escasez.

Equilibrio de las diferencias entrela producción y el consumo.

EL ALMACÉN ES UN CENTRO ACUMULADOR

8



Definición del almacén:

Definiciones de la Asociación

Europea de Logística (ELA)

Almacenaje

Actividad de guardar y manipularmercancías y acondicionar su embalaje

AlmacénEdificio especialmente diseñado para la

Recepción, Almacenamiento,

Manipulación, Acondicionamiento yEmbarque de productos para venta

Almacenaje:

Actividad de custodiarmateriales o productos y

de prepararlos para su

envío en la forma y el

momento requerido.

Almacén:

Instalación destinada a

custodia de materiales

o productos y al envío asu destino en la forma y

en el momento

requerido

9



OTROS OBJETIVOS DEL ALMACÉN

1. Disponibilidad de los materiales

2. Preparación en la forma en que los recibiráel cliente.

3. Centro de servicios

10



PROCESOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

Entradas

(Recepción)

SalidasDepósito

(Almacenamiento)

Picking /Preparación

Expedición /Despacho

Registro de la información

11



Desde la llegada del medio de transporte con

las mercancías, hasta su ubicación en el lugar

definitivo dentro del almacén.

TAREAS DE RECEPCIÓN:• Descargas

• Comprobación del estado de la mercancía

• Sellado de recepción (Conforme)

• Contraste con la documentación de entrega

• Manipulación de recepción

• Ubicación física• Ubicación administrativa

RECEPCIÓN

12



Comprende la custodia y cuidado de la mercancía encondiciones físicas adecuadas, y con la disponibilidadinmediata.

Requiere de un sistema mínimo de control, tansencillo o complejo como requiere cada caso, peroque asegure:

• La disponibilidad de la mercancía, mediante unsistema de control de ubicaciones.

• La trazabilidad de cantidades totales enalmacén, respecto a la documentación desoporte de entradas salidas.

ALMACENAMIENTO (DEPÓSITO)

13



Desde la recepción de la orden de entrega a la puestaa disposición de los productos al servicio de transporte enla forma solicitada.

Tareas de preparación:• Recepción y grabación de los pedidos.• Elaboración de propuestas de extracción

(hoja de picking)• Selección de los productos (picking)• Embalado• Etiquetado de bultos• Preparación de la documentación de transporte

PREPARACIÓN

14



Desde la disponibilidad de los pedidos preparadoshasta la salida del medio de transporte para su entrega.

Tareas de expedición:

• Preparación de cargas y rutas.• Embarque físico.• Punteado de las cargas.•

Firma y custodia de la documentación de entrega.

DESPACHO (EXPEDICIÓN)

15



Mantener al día la información del movimientofísico v/s sistema computación.

Tareas :Registrar las actividades que involucren elmovimiento de existencia, recepción, movimientointerno y despacho.

REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

16



OTROS PROCESOS DE ALMACÉN:

Inventarios (Recuentos)Gestión de TransporteManipulaciones especiales – Valor agregado

17



• Consiste en la comprobación de que coinciden lascantidades existentes físicamente en el almacén (stocksfísico), con las que figuran en el sistema administrativo decontrol (stock administrativo).

• Las diferencias o descuadres están causadas por múltiplesrazones, por ejemplo, un error en la preparación consistenteen enviar mercancía de referencias equivocada.

• Las diferencias deben ser detectadas y corregidas, ya queentre las múltiples consecuencias que tienen está laposibilidad de perjudicar el servicio a los clientes.

INVENTARIOS (RECUENTOS)

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Las actividades principales que componen este servicio son:• Seguimientos y solución de incidencias de entrega.• Mediciones de calidad del servicio de transporte.• Evaluación de proveedores de transporte.• Conformación de facturas de transporte.

La importancia de este servicio radica en:• El gran impacto que el transporte y la entrega final tienen en

la imagen de calidad de la empresa.• La necesidad de mantener los costos del servicio de

transporte dentro de valores competitivos.

GESTIÓN DE TRANSPORTE

19



Variada gama de operaciones:• Acondicionamiento y customización de productos• Reembalados• Reparaciones• Etiquetados especiales•

Tareas de prefabricación• Tratamiento de devoluciones• Destrucción de mercancías y recuperación de piezas• Limpiezas

El objetivo es aprovechar las sinergias que aportan su realización dentro del

almacén, obteniendo:• Mejor servicio al cliente• Ahorros de costos• Mejor control sobre los procesos

MANIPULACIONES ESPECIALES VALOR AGREGADO

20



1º - Por su función

Devoluciones

INTRODUCCIÓN – TIPOS DE ALMACENES

21



2º - por su grado de automatización


22



3º - por las características del edificio


23



Las principales funciones de la bodega o centro de distribución son las

siguientes:

• RECEPCIÓN

•

ALMACENAMIENTO

• ACONDICIONAMIENTO Y PREPARACIÓN DE PEDIDOS

• DESPACHO

• COLOCACIÓN SOBRE EL MEDIO DE TRANSPORTE

• REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

FUNCIONES DE BODEGA



Proveedores

Suministro

Regimen stocks

Almacén de

Materias

primas

Proveedores

Suministro

Regimen JIT

Centro de

producción

Unidades

Pedidos

Almacén

Distribución

Reparto

Cliente

final

Rechazos y

devoluciones

2

Destrucción y

recuperación

1

3

Centros de

reparación

FUNCIONES Y PROCESOS DE LA BODEGA



2. Zona derecepcióny control

3. Zona dedevoluciones

4. Zona de stock yreservas

5. Zona depicking y

preparación

6. Zona desalida

y verificación

M

u el l e d e d e s c ar g a M

u e l l e d e c a r g a

El diseño de las zonas del almacén se deberá realizarteniendo en cuenta los movimientos Físicos Específicos

(procesos centrales), que se van a desarrollar en el mismo,normalmente se deberá tener en cuenta una previsión delCrecimiento de movimientos físicos a medio plazo.



CLASIFICACIONES DE INVENTARIO

ClientesFábricaProveedor

Materias primas y

componentes

Productos

semielaborados

Productos

terminados

MRO

Work in

process (WIP)

Work in

process (WIP)

Aprovisionamiento

de materiales

y servicios

(PO)

Producción

de productos

y servicios

(PR)

Gestión de la

Logística/

Distribución

(LD)

Planificación del Suministro y la Demanda (MP)



RecepciónDescarga

Control yManipulación Almacenaje

Retiro

Picking

Embalaje yEtiquetado

Consolidación

PreparaciónDespachos

Valor agregadoDespacho Carga29



Código:UNIDAD DE APRENDIZAJE:

Técnicas para la administración de inventarios y control de existencias



Unidad Didáctica 1

Nombre de la Unidad Didáctica



Patrones de demanda Estable vs Dinámica

Estable

Dinámica

Demanda

Tiempo

Difícil de predecir, tendencias erráticas.

Fácil de predecir, mantiene su forma básica durante el tiempo.

33



Características de la demanda

D e m a n d a

Tiempo

D e m a n d a

Tiempo

D e m a n d a

Año 1 Año 2

D

e m a n d a

Períodos

D

e m a n d a

91 - 92 - 93 - 94 - 95 - 96

1. Nivel 2. Tendencia 3. Estacionalidad

4. Ciclos 5. Aleatoriedad

34



Distribución de los consumos o venta

20

30

10

30

50

20

40

0

10

20

30

40

50

60

70

S1 S2 … Sn … S51 S52

Cantidad

Semanas

m

s

s

A lo largo del tiempo secomprueba que los consumos oventas realizados se distribuyensegún una Distribución Normal de

media m y de desviación típica s

35



Ejemplo1. Calcular la media (o promedio) de la series de números

siguientes:

a. 2, 3, 6, 8, 11.

Media

Qué significa dicho valor?

37



Desviación EstándarLa desviación Estándar es una medida de la dispersión (o

desorden) de los datos, nos permite medir si los datos están mas

cerca o mas lejos del valor de la media

1n

2 )

_ x(x

σ

38



Ejemplo

1.Calcular la desviación estándar de la series de números

siguientes:

a.2, 3, 6, 8, 11.

Desviación Estándar


67,31n

2

)

_

x(x

σ

39



Ejemplo

1.Calcular la desviación estándar de la series de números

siguientes:

a.2, 3, 6, 8, 11.

Desviación Estándar


67,31n

2

)

_

x(x

σ

Dato x µ x-µ (x-µ)²

2 2 6 -4 16

3 3 6 -3 9

6 6 6 0 -

8 8 6 2 4

11 11 6 5 25

6 ∑ 54

3,67

40



• Representa cuántas veces en el año habría que renovar el stockdisponible para atender las necesidades de la institución .Como referencia, se estima que una institución eficientedebería rotar su inventario más de 4 veces en el año.

Rotación = Consumo / Venta anualStock promedio disponible

• Para 1 ítem: se calcula en función de unidades físicas (ej. cajas).También se puede calcular, en forma aproximada, utilizandomontos valorizados.

• Para varios ítems: se calcula en función de unidades físicas,valorizadas por el valor actual de cada ítem

Rotación del inventario

41



La rotación de inventarios es uno de los indicadores de medida más significativos

para la gestión de inventarios. Este es el ratio entre el costo de ventas y el valor de

inventario medio en el período (normalmente un año). La rotación significa

velocidad, como de rápido se mueve el inventario. Las implicaciones son obvias,

cuanto más altas son las rotaciones menor es la inversión necesaria en inventario ymenos espacio requerido para almacenes ya que los productos no esperan mucho

tiempo en las estanterías.

Ventas añoRotación =

de inventarios Inventario medio

Valores $Unidades

42



Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual

[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado

Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000

Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000

Total 1.900.000 7.100.000

Ejemplo

• Rotación

• Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4

• Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3

• Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74

43



• Representa el número de días en que se agotaría el nivel destock disponible a la tasa de consumo promedio de lainstitución. Como referencia, se estima que una institucióneficiente debería tener menos 90 días de inventarios.

Duración = Stocks Nivel de inventario * 365 (días)

Consumo / Venta Anual

•

Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej.cajas). También se puede calcular, en forma aproximada,utilizando montos valorizados.

Duración de los inventarios

44



Representa el número de días en que se agotaría el nivel de stock

disponible a la tasa de consumo promedio de la institución.

Nivel de Inventario * 365 (días)Duración =

de inventario Venta Anual

Unidades

45



Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual

[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado

Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000

Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000

Total 1.900.000 7.100.000

Ejemplo

• Duración

• Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días]

• Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días]

46



ABC Análisis

Ítem (códigos; SKUs)

Valor (ventas; consumo)

B (30%)

A (20%)

C (50 %)

B (15%)

C (5 %)

A (80 %)

% de items: 20 30 50% de valor: 80 15 5

A B C

47



Código Consumo

(ud)

Coste unitario Consumo

(valor)1 1.100 1 1.100

2 600 40 24.000

3 100 4 400

4 1.300 3 3.900

5 100 60 6.000

6 10 25 250

7 100 2 200

8 1.500 2 3.000

9 200 2 400

10 500 2 1.000

40.250

Código Consumo

(valor)

Consumo

acumulado

% Elementos

acumulados

% consumo

acumulado

Condición Clasificación

0% 0%

2 24.000 24.000 10% 60% Si < 80% A

5 6.000 30.000 20% 75% Si < 80% A

4 3.900 33.900 30% 84% Si < 95% B

8 3.000 36.900 40% 92% Si < 95% B1 1.100 38.000 50% 94% Si < 95% B

10 1.000 39.000 60% 97% C

3 400 39.400 70% 98% C

9 400 39.800 80% 99% C

6 250 40.050 90% 99% C

7 200 40.250 100% 100% C

ABC

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

% elementos acumulado

%

consumoacumulado

48



EOQ Formula

EOQ

Lote económico

Coste

anual

Q (Ud)

iC S A EOQ

2

inventariodeCostedeanual Tasai

unitarioCosteC

olanzamient deunitarioCosteS

anual Consumo A

_ _ _ _ _

_

_ _ _

_

Costes de inventario

Coste total

Costes de lanzamiento

iC Q

Ci

2

S Q

ACp

S Q

Ai

C QCt

2

49



Tiempo

S T O C K

Leadtime Suminisro

1 Variabil idad Demanda

Stock Actual

2 Nivel de

Serv ic io

ahora

0

3 Lead time

Principios del Stock de Seguridad

P

LT k SS s

50

Sistemas de Reposición de Inventario



Sistemas de Reposición de InventarioTabla Distribución Normal

z 0 0.01 0.02 0.03 0.04 0.05 0.06 0.07 0.08 0.09

0 0.5000 0.5040 0.5080 0.5120 0.5160 0.5199 0.5239 0.5279 0.5319 0.5359

0.1 0.5398 0.5438 0.5478 0.5517 0.5557 0.5596 0.5636 0.5675 0.5714 0.5753

0.2 0.5793 0.5832 0.5871 0.5910 0.5948 0.5987 0.6026 0.6064 0.6103 0.6141

0.3 0.6179 0.6217 0.6255 0.6293 0.6331 0.6368 0.6406 0.6443 0.6480 0.6517

0.4 0.6554 0.6591 0.6628 0.6664 0.6700 0.6736 0.6772 0.6808 0.6844 0.6879

0.5 0.6915 0.6950 0.6985 0.7019 0.7054 0.7088 0.7123 0.7157 0.7190 0.7224

0.6 0.7257 0.7291 0.7324 0.7357 0.7389 0.7422 0.7454 0.7486 0.7517 0.7549

0.7 0.7580 0.7611 0.7642 0.7673 0.7703 0.7734 0.7764 0.7794 0.7823 0.7852

0.8 0.7881 0.7910 0.7939 0.7967 0.7995 0.8023 0.8051 0.8078 0.8106 0.8133

0.9 0.8159 0.8186 0.8212 0.8238 0.8264 0.8289 0.8315 0.8340 0.8365 0.83891 0.8413 0.8438 0.8461 0.8485 0.8508 0.8531 0.8554 0.8577 0.8599 0.8621

1.1 0.8643 0.8665 0.8686 0.8708 0.8729 0.8749 0.8770 0.8790 0.8810 0.8830

1.2 0.8849 0.8869 0.8888 0.8907 0.8925 0.8944 0.8962 0.8980 0.8997 0.9015

1.3 0.9032 0.9049 0.9066 0.9082 0.9099 0.9115 0.9131 0.9147 0.9162 0.9177

1.4 0.9192 0.9207 0.9222 0.9236 0.9251 0.9265 0.9279 0.9292 0.9306 0.9319

1.5 0.9332 0.9345 0.9357 0.9370 0.9382 0.9394 0.9406 0.9418 0.9429 0.9441

1.6 0.9452 0.9463 0.9474 0.9484 0.9495 0.9505 0.9515 0.9525 0.9535 0.9545

1.7 0.9554 0.9564 0.9573 0.9582 0.9591 0.9599 0.9608 0.9616 0.9625 0.9633

1.8 0.9641 0.9649 0.9656 0.9664 0.9671 0.9678 0.9686 0.9693 0.9699 0.9706

1.9 0.9713 0.9719 0.9726 0.9732 0.9738 0.9744 0.9750 0.9756 0.9761 0.9767

2 0.9772 0.9778 0.9783 0.9788 0.9793 0.9798 0.9803 0.9808 0.9812 0.9817

2.1 0.9821 0.9826 0.9830 0.9834 0.9838 0.9842 0.9846 0.9850 0.9854 0.9857

2.2 0.9861 0.9864 0.9868 0.9871 0.9875 0.9878 0.9881 0.9884 0.9887 0.9890

2.3 0.9893 0.9896 0.9898 0.9901 0.9904 0.9906 0.9909 0.9911 0.9913 0.9916



Bibliografía

• Ballou H. Ronald (2004) Pearson, logística : Administración de la Cadena deSuministro

• Walpole Myers (2000) McGraw-Hill, Probabilidad y estadística

•

Chavez Jorge y Torres Rabello Rodolfo (2005) Ril editores, Supply ChainManagement (Gestión de la Cadena de Suministro)

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