TEMA: GESTIÓN DE ALMACENES

MscM. Yuri Reina Marín

CURSO : LOGÍSTICA EN AGRONEGOCIOS

¿Qué Función Cumplen los Almacenes en una Cadena de Suministro?

¿ QUE ES UN ALMACEN ?

Espacio físico planificado para el almacenamiento, manipulación y el control eficiente de los productos, materiales, partes y piezas, insumos o

materias primas

Las Preguntas a Resolver en la Gestión de Almacenes

• ¿Qué?• ¿Por qué?• ¿Dónde?• ¿Cuánto?• ¿Cuándo?• ¿Para quién?

Tener v/s No Tener Almacenamiento

• Mejoramiento del servicio al cliente

• Reducción indirecta de costos de producción, compra y transporte

• Mecanismos de respuesta a factores inesperados

• Absorción excesiva de capital

• Enmascaramiento de problemas de calidad

• Suboptimización de cadenas de abastecimiento

Razones para TENER Almacenamiento

Razones para NO TENER Almacenamiento

AYER v/s HOY

AYER

Lugar destinado a “guardar”

Existía un encargado del lugar

Considerado un centro generador de gasto

Nunca se encuentra lo que se “busca”

No hay Profesionalización

Pocas personas “conocen” la ubicación de los productos

Los Operadores de Grúas deciden el lugar de almacenamiento

en la bodega

HOY

Lugar destinado a “Almacenar”

Existe un Jefe

Considerado un centro generador de valor

Todo está organizado a travésde procedimientos y criterios

Existen Especialistas para cada actividad. Alto grado de

Profesionalización

Todos pueden ubicar los productos

A los operadores de Grúas, se les asigna el lugar de almacenamiento

OBJETIVO FUNDAMENTAL

“Proporcionar un nivel de servicio deseado a un costo aceptable”

La Bodega o Almacén es una entidad de la organización cuyafunción es prestar un servicio, pues, debe:

• Recepcionar los productos que “alguién” utilizará con posterioridad• Almacenar en forma adecuada, para que los productos no sufran daño y puedan

ser utilizados en el futuro• Entregar o despachar, al mínimo tiempo posible, los productos almacenados para

ser utilizados por los usuarios

¿ PORQUE SON NECESARIOS LOS ALMACENES ?

• Para prevenir variabilidades entre oferta y demanda• Para la creación de un stocks de seguridad• Por razones de Emergencias (Stocks por razones de inversión)

Funciones del Almacén

HACER QUE LAS COSAS SE MUEVAN Y MOVERLAS EFICIENTEMENTE

• Maximizar el espacio del almacén

• Minimización de la Operación del flujo de materiales

• Manejo de Información relacionada con la operación

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Asegurar que los recursos adecuados, en términos de personal, equipos e instalaciones, estén disponibles para conseguir el nivel de servicio planificado.

• Satisfacer los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes definidos por las necesidades de compra y expedición.

• Planificar, programar, controlar y mantener continuamente la utilización de los recursos de almacenamiento.

Tipo de restricciones en Almacenes

Almacenamiento:• Características Producto

• m2

• Densidad

• Política de Inventario

Operación:• Información

• Prácticas

• Productividad Personal

• Manejo materiales

• Número de Recursos

Flete:

• Ventanas de Recibo

• Productividad Personal

• Tipo de Transporte

• Número de Recursos

Entrega:• Ventanas de Carga

• Productividad Personal

• Tipo de Transporte

• Estacionamiento

• Número de Recursos

Restricción Dura

Modelo para la Planificación de un Almacén

Análisis de las necesidades de Stocks

Cálculo del espacio necesario

Selección de los métodos de trabajo y de los equipos de almacenaje y

manipulaciónElaboración de la Distribución en Planta

(modificada de acuerdo a restricciones del edificio)

Determinación de las necesidades de personal y equipos

Costo de la Alternativa

Flujos en el Almacen

Flujo Lineal

Planificación de Flujos de Materiales

Recepción

Almacenaje

Recepción

Picking Expedición

Almacenaje

Picking Expedición

Características:

• Los muelles están en sentido opuesto• Para vehículos diferentes• Interesa mantener la unidad de carga sin romper tanto

tiempo como sea posible• Colocar el producto de alta rotación cerca de la zona de

picking

Planificación de Flujos de Materiales

Flujo en U

Planificación de Flujos de Materiales

Recepción Almacenaje

PickingExpedición

Características:

• Los mismos muelles pueden ser utilizados para carga y descarga

• El edificio se puede extender por tres laterales• La zona de acceso y parking de los vehículos puede ser

compartida• El personal y el equipo pueden ser compartidos • Control más fácil de seguridad

Planificación de Flujos de Materiales

Flujo Mixtos

Planificación de Flujos de Materiales

Recepción Almacenamiento

Picking

Despacho

Procesos Típicos en Almacen1 Operación

Recibir

2 Control del Inventario

EnvíoPickingAlmacenar

Reabastecimientos

Conteo de Inventario (Cíclico – Físico

Puntos de Control

Recepción

Recepción:

•Una vez que el producto llega éste se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada.

•El producto es inspeccionado y las excepciones son registradas como daños, producto incorrecto, incompleto, etc.

Una vez que se recibe el producto es cuando pasa a formar parte del inventario del almacén en el sistema.

Terminal

RF

* Los gastos de esta operación generalmente representan un 10% del total

Prácticas en la recepción de mercadería

• Contar con un área de descarga aunque sea provisional

• Contar con una ventana de recibo, esto permite programar las actividades del personal

• Tener andenes exclusivos para recibo cuando se tiene la operación de Carga y Recibo en un mismo turno

• Separar areas del personal para hacer los recorridos más cortos y el flujo del producto más constante al área de almacén

• Cuando se está descargando el producto se debe de identificar para saber a qué zona del almacén corresponde para hacer un acomodo lógico en la zona de descarga

• t Recorridos• Conteo y verificación del producto• Localización del Producto• t Descarga

Descarga Descarga

Zona de Descarga

Almacenaje

Almacenaje

• Antes de poder almacenar es necesario saber a que localización (Fija o Dinámica) va a ir, esto provoca otra tarea que es la de administración de localizaciones

• Cuando el producto es almacenado se registra la localización en donde se almacenó. Esta información será utilizada para que se tenga reabastecimiento y un picking eficiente

Dinámico

* El almacenaje contribuye con un 15% al gasto total de las operaciones del almcen

RecepciónFijo

Asistido RF

Dirigido RF

Prácticas en almacenaje

•Recorridos más cortos para los productos de alto movimiento del Recibo a la Carga.

• Equipo de almacenaje óptimo por tipo de producto.

• Tener el producto orientado correctamente para minimizar movimientos de montacargas.

•Tener los productos accesibles:

•Pasillos en tamaño y cantidad adecuada.

•Altura de estiba.

•Tener todos los productos obsoletos bien clasificados y almacenados en un lugar separado del stock para surtir.

•Tener un espacio para devoluciones, producto no conforme, materiales peligrosos etc.

DevolucionesObsoleto

No conforme

Des

carg

a

Des

carg

a

Car

ga

Car

ga

Reabastecimientos

Almacén Localizaciones de Picking

Reabastecimiento.• Es la operación en donde se rellenan las localizaciones de picking

desde una localización de almacenaje.

• Para tener un reabastecimiento dinámico se debe de fijar niveles mínimos y máximos a cada localización, asociados a un SKU. Cuando una localización llega al mínimo se da la instrucción a los operadores de reabastecer.

Mejores prácticas en reabastecimientos

• Tener los productos a reabastecer en el lay out cerca de la línea de picking tratando de que coincidan con su acomodo dentro de la zona de picking para minimizar el recorrido.

• Tener un sistema basado en cantidades mínimas a mantener en la zona de picking, que permita reabastecer oportunamente esta zona; este método puede llevarse manual o por sistema.

El tener que recorrer 40 m con un montacargas del almacén a la zona de picking equivale a 4 horas al mover 450 tarimas

Almacenaje principalmente de SKU’s para picking

Zona de picking

Procesar los Pedidos

Procesar pedidos.• Una vez que la bodega recibe el pedido del cliente, el almacén debe

verificar que se tenga el inventario disponible para satisfacer ese pedido.

• Posteriormente se generan los listados para picking, que son la guía para el picking de productos.

• Para finalizar se genera la documentación necesaria para el envío y se programa el picking y el envió de mercancía.

• Estas actividades las hace la parte administrativa de la bodega y generalmente se hace vía sistema.

PedidosVerificación de inventario Listado de picking

Picking

Almacenaje

Picking.• Es cuando se selecciona producto para una orden y éste se toma de su

localización correspondiente.• Existen diferentes tipos de picking: Pallets, Cajas, Piezas y Cajas Master.• Cuando se hace picking de cantidades menores a una caja (piezas) se llama

pick-piece o break-bulk, con este tipo de picking la mercancía se debe de reempacar después de haber hecho el picking, a esta operación de reempaque se le llama Pick/Pack.

Pallet

Caja Master

Cajas

Piezas

Pick/Pack

Picking

Picking

Actividad % TiempoDesplazarse 55%

Buscar 15%

Retirar 10%

Papeleo 20%

PickingEl proceso de Picking típicamente representa aproximadamente un 55% de los costos de la operación total de un Almacén.

Procesar pedidos.• Cuando el proceso de picking es manual, a cada trabajador se le da una hoja de picking en donde

enlista los SKU’s a ser pickeados, en qué cantidades y en dónde se localizan.• El orden en el que están enlistados los productos debe de ser de acuerdo al recorrido lógico.• Algo que permite ahorrar recorridos es aumentar la densidad de picking, eso se puede hacer de las

siguientes maneras:• Agrupar los SKU’s de mayor movimiento.• Pickear varias órdenes en batch, para que se aumente la cantidad de productos retirados por

localización de picking.

Densidad de Picking

Densidad de Picking = Cantidad de Cajas pickeadas por metro recorrido.• Nos dice a grandes rasgos que tan eficientemente se esta haciendo el picking, ya que el

personal se debe dedicar a sacar material en vez de estar desplazándose.

Ejemplo 1 Ejemplo 2

Densidad 1= 50 cajas / 20

metros= 2.5 cajas / metro

Densidad 2= 50 cajas / 5 metros= 10 cajas / metro

5

20

15

10

5

10

15

20

20 mts.5 mts.

Considerando un desplazamiento a 1.3 m/s

Recorrer 20 mts. toma 15.4 seg.

Recorrer 5 mts. toma 3.75 seg.-75% de tiempo de recorrido

Mejores Prácticas para Picking• Reducir el tiempo empleado en recorridos del personal para obtener productos de

picking incrementando la densidad de picking.• Asignar zonas de picking que no interfiera con el almacenaje, minimizando cruces de

flujo.• Diseñar flujo lógico de llegada y salida de la zona de picking• Acomodo de la zona de picking siga la regla de ABC, específicamente para los productos

que se arman (ABC de picking puede ser diferente al ABC de ventas).• Separar personal de picking del personal que traslada mercancía a la zona de precarga.

Los beneficios de contar con Zona de Picking con recorridos y acomodos lógicos pueden llegar a ser de un aumento del 50% al 100% de la productividad del personal.

Inspección y envío.

Envío

Picking

Almacén

Envío.• Es en donde las ordenes se revisan para verificar su contenido y son cargadas en

el transporte.• Una vez que se hizo el picking, los productos se pasan al área de precarga en

donde los productos son verificados vs. la orden de carga.

Los gastos de esta operación contribuyen con un 15% del total.

Precarga Verificación Carga

Prácticas de envío.

• Contar con un área de precarga, facilita el conteo y consolidación de carga.• El área de precarga debe estar cerca de la salida de tarimas completas y de la

zona de picking.• Evitar en lo posible la carga de unidades en bulk.• Asignar andenes exclusivos para carga si se tienen las operaciones de carga y

descarga en un mismo turno.• Andenes de carga deben de estar frente a la zona de precarga.• Tener los productos bien identificados antes de cargarlos.• Estacionar el camión en el anden una vez que se tenga un 80% de la

consolidación de carga.

•Tiempos de recorrido•Control y verificación del producto.•Tiempo de carga (-80%)•Productividad del personal (+50)

Zona de carga

Pick

ing

Almacén Almacén

CargaCarga

Control de inventarios.• El control de inventario se hace mediante conteos, para verificar que la cantidad

reportada en el sistema corresponda a la que se tiene físicamente en el almacén. Los conteos ayudan a protegerse contra el robo y a mantener la cantidad de SKU’s en el sistema confiable y actualizada.

•Un buen benchmark es tener una confiabilidad del 99.5 %

Conteos Cíclicos.• Se cuentan localizaciones individualmente, la frecuencia de conteo de una

localización está generalmente basado en la rotación y/o valor de los SKU’s que contiene.

• Las diferencias entre el sistema y el conteo físico pueden ajustarse automáticamente (al terminar el conteo y confirmarlo) o manualmente (requiere de la autorización del supervisor y se hace directamente en la terminal).

Conteos Totales.• Se cuentan todas las localizaciones del almacén, el sistema automáticamente

ajusta las diferencias entre las cantidades en el sistema y lo que se contó físicamente.

Mejores Prácticas para Control de Inventario

• Contar y verificar localizaciones cíclicamente todos los días, se hace un conteo y sí hay diferencias con el sistema otra persona hace un reconteo.

• Auditoria diaria del supervisor de algunos de los productos contados cíclicamente (aprox. 20%)

• Reflejar diferencias en el sistema en cuanto se encuentren• Hacer todos los movimientos, ajustes, retenciones, etc. En

el sistema antes de hacerlos físicamente.• Conteos selectivos de entrada a tarimas completas y cajas

(cuando se recibe en bulk) antes de almacenarlas.• Conteos selectivos a camiones antes de salir del Almacén.

Problemática en la Planeación de Almacenaje

• La mayoría de los diseños se basan en experiencias anteriores

• Fallas en el diseño de capacidades de almacenamiento• Favorecen a las áreas involucradas en el diseño• No se consideran los flujos de materiales• No se consideran los volúmenes de picking por SKU• No se sigue una metodología en el diseño del

almacenaje

Metodología Básica para diseño de layout

Catálogo de SKUS

Dimensiones del producto

Política de Servicio

Cubicación

Clasificación de demanda

por movimiento

Definición de áreas

Posiciones requeridas

Optimización de espacio requerido

Equipo de Almacenaje y

manejo

Diseño de módulos

Alternativas de layout

Evaluación de alternativas

Diseño detallado de

layout

Plan de implementación evaluación

económica

INFORMACION DEFINICION OPTIMIZACION DISEÑO IMPLEMENTACION

Cálculo de niveles de inventario

1

2

3

Definición de Áreas• Se definen todas las áreas que se van a tener dentro y fuera del área de almacenaje

• Las áreas se establecen dependiendo del tipo de operaciones que se realicen, en el tipo de vehículos que se utilicen, la cantidad de personal que laboren en el Almacén.

Áreas de almacén Áreas externas al almacén Servicios y oficinas

Almacén

Almacenamiento de parihuelas

Recepción

Almacenamiento

Picking

Pre embarque

Embarque

Devoluciones

Andenes de descarga

Andenes de carga

Estacionamiento empleados

Estacionamiento camiones

Servicios baños y vestidores

Comedor

Oficinas

Alternativas de Lay out – Macro Flujo

Ventajas• Mínimo recorrido para productos A• Crecimiento hacia uno de los lados y

ancho de la nave• Mismo punto de control para recibo y

cargaDesventajas• Posible interferencia entre operaciones

de recibo y carga al concentrar las operaciones en una esquina de la nave.

Recomendación• Pocos SKUs (-20%) generan el 80% de la

demanda• Cross Docking.

Ventajas• Mínimo recorrido para productos A• Crecimiento hacia los lados y ancho de

la nave• Mismo punto de control para recibo y

carga.Desventajas• Posible interferencia entre operaciones

de recibo, carga y almacenajeRecomendación• Cantidad mediana de SKUs (-40%)

forman el 80% de la demanda• Proceso de entrada y salida no requiere

de mucho control.

Ventajas• Flujo directo desde recibo hasta carga• Crecimiento hacia los lados de la nave• Operaciones de recibo y cargaDesventajas• Dos puntos de control para entradas y

salidas• Distancia recorrida de productos A es

casi todo el ancho de la naveRecomendación• Productos requieren de algún proceso

entre la entrada y salida• Muchos SKU´s (+40%) forman el 80% de

la demanda

En “L” Directo En “U”

Algunas Conclusiones• En un Almacén típico el mayor gasto está

en la mano de obra, gran parte de este se utiliza para el picking, y mucho de este se dedica a hacer recorridos.

• Para el diseño del un layout es importante seguir una metodología y evaluar cual es la mejor alternativa para nuestra operación

Equipos para Almacenamiento y Manejo de Materiales

Racks Push BackCaen por gravedad con carros

de rodamiento

Racks SelectivosSolución estándar para almacenar en Palet

Equipos para Almacenamiento y Manejo de Materiales

Racks Drive in (compacta)Productos de baja rotación

Racks DinámicosSistema para necesidades de control mediante FIFO

Carton FlowPara manejo de cajas sueltas, con manejo de FIFO, cae por gravedad

Tabla Comparativa de equipos para almacenajeEquipo de

almacenajeAccesibilidad Factor de

utilizaciónSecuencia

de operaciónCombinaciones

de usoVariedad y

rotación recomendable

Selectivo Alta 0.85-0.90 FIRO Alta variedad y baja rotación

Double Deep

Mediana 0.75-0.85 LIFO Montacarga Reach

Alta variedad y mediana y baja rotación

Dinámico Mediana 0.50-0.70 FIFO Pallet deslizable Baja variedad y alta rotación

Dinámico Deep Lane

Mediana 0.50-0.70 FIFO Pallet deslizable Baja variedad y alta rotación

Drive in / Drive True

Baja 0.60-0.75 LIFO /FIFO Tarimas resistente

Baja variedad y mediana a baja rotación

Productos C´s

Productos A´s

Productos A´s

Productos A´s y B´s

LIFO Last In First Out, FIRO First In Random Out, FIFO First In First Out

Equipo para Manejo de materiales

Comparación de equipos para manejo de materiales

Equipo para manejo de materiales

Altura máxima (m)

Capacidad de carga (ton)

Velocidad de carga (m/min)

Velocidad de translado (m/min)

Ancho de pasillo requerido

Capacidad de flujo

Requerimientos especiales

Costos por vehiculo (USD)

Montacargo contrabalanceado

6 1-4.5 24 168 3-4-5 Media Alta Flexibilidad

$30,000

Montacarga reach

9 1-2.3 15 146 2.1-2.74 Baja Tarimas $40,000

Montacarga turrent

12 1.3-1.8 23 146 1.5- 2.2 Baja Tarimas $90,000

Side Loader

9 1-9 15 134 1.5-2.2 Baja Items grandes

$80,000

Grua Variable

10-30 15 Variable Variable Baja Items largos

Según dimenc.

Transelevador

23 1-2.3 30 152 1.2-1.5 Alta Tarimas e items

$250,000

Sistematización de Manejo de información en los Almacenes

Los Sistemas de Gestión de Almacenes han evolucionado tanto funcional como tecnológicamente, y hoy operan en la WEB, administran múltiples almacenes dentro del sistema, y permiten la gestión y el control a distancia.

Sistematización de Manejo de información en los Almacenes

La tecnología informática es una herramienta imprescindible para una adecuad gestión, el sistema que se utiliza en los almacenes es el:Sistema de Gestión de Almacenes – WMS (Warehouse Management System)

Criterios para seleccionar un software de Gestión de Materiales

Es importante que sean parametrizables para adecuarlos a nuestras necesidades y la funcionalidad básica necesaria de un WMS debe incluir: •Operar con Radio Frecuencia, Código de Barras y tener una operación sin papeles

•Administrar múltiples almacenes lógicos y físicos.

Criterios para seleccionar un software de Gestión de Materiales

• Administrar diferentes tipos de sistemas almacenaje (racks frontales, penetrables con diferentes alturas de nichos.

• Sectorizar el almacén en áreas de alta, media y baja rotación.

• Asignar atributos a los productos (rotación, altura, tipo de peso, etc)

• Administrar la rotación aplicando criterios (FIFO – FEFO – LIFO, etc.)