CONTABILIDAD HOTELERAINTRODUCCIONComo cualquier empresa, la hotelera necesita instrumentos administrativos y contables que la ayuden a operar de manera organizada, competitiva y rentable, ya que no podra subsistir sin supervisin adecuada y un control eficaz de su funcionamiento: tampoco lo hara si no llevara una ptima contabilidad de sus operaciones.En el presente trabajo, se muestran los principales aspectos de la contabilidad enfocada a la empresa hotelera y cmo se organiza idealmente un hotel: tambin se describe el papel de cada uno de los departamentos que lo componen. Se aborda el tema de la contabilidad en el hotel y se presenta un catlogo donde, de manera detallada, muestra los tipos de cuentas que existen, as como un instructivo de stas y las reglas de control interno relativas a ellas. Asimismo, pone especial inters en aquellas subcuentas que presentan dificultad para su uso o interpretacin.Los estados Financieros de los hoteles deben prepararse atendiendo al cumplimiento de las normas contables adecuadas legales vigentes para cada pas. A nivel internacional se recomienda seguir con los lineamientos de laAmerican Motel and Hotel Association (AMHA) para la confeccin de los estados contables uniformes de hoteles, as como de informacin especial de tipo contable. El Uniform System of Accounts for Hotels (USAH) es un sistema contable que fue diseado, adoptado y recomendado por la Asociacin Hotelera de Nueva York. Este sistema se ha convertido prcticamente en la norma o el sistema contable bsico de la actividad del alojamiento a escala internacional. No se aparta y de hecho es consistente con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

SERVICIO DE HOTELERA

El servicio bsico de hotelera comprende la disposicin de habitaciones, comidas, bebidas, y otros servicios complementarios que satisfacen la estada de las personas alojadas. El cliente o husped de un hotel espera que la atencin que ste le brinde, le signifique la ms alta satisfaccin, de tal manera que encuentre comodidad y tranquilidad personal durante su permanencia. Adems de los servicios bsicos requeridos para el funcionamiento de un hotel y dependiendo de la categora conferida por las Autoridades respectivas, existen servicios complementarios, entre ellos: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas de conferencias, espacios deportivos, telfonos, tours, etc., segn cada organizacin. Una caracterstica fundamental del servicio hotelero est en la buena atencin a los clientes, tanto por los servicios que presta como por la cultura y buenos modales de ejecutivos, empleados y trabajadores que laboran en el hotel.

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN HOTELERA

La funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buena organizacin de reas directivas y operativas: Gerencia, Administracin, Contabilidad, Mantenimiento, Personal, Crdito y Servicios. GERENCIA La Gerencia del Hotel debe asumir una persona en lo posible formada en ciencias administrativas o afines, que le permita su desenvolvimiento con alto grado de eficiencia. El Gerente del Hotel requiere de visin de conjunto en los campos tcnicos, financieros y administrativos para anteponer y controlar los riesgos que se derivan de la gestin hotelera. Adems, tiene a su cargo la representacin legal que le faculta actuar en nombre de la Organizacin frente a las obligaciones tributarias, laborales, seguridad social, societarias, relaciones bancarias, con la competencia, organismos de control, y dems vinculadas con la marcha del Hotel. Especial atencin de la Gerencia requiere las relacionadas con Leyes y Reglamentos del Turismo, pues en ellas constan disposiciones que brindan incentivos y normas para el desarrollo de esta importante actividad.

Administracin:

Contabilidad:

Como en toda empresa, la Contabilidad constituye un elemento fundamental para conocer su historia econmica y financiera as como la informacin de los Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el Estado de Prdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de Efectivo. En el caso de hoteles, adems de llevar Contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematizacin de los costos de los diferentes servicios que ofrece. El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar y coordinar las distintas actividades que tienen relacin con el proceso contable, los libros, estados financieros, y su vinculacin con los Departamentos de Pagadura o Tesorera o

MANTENIMIENTO El rea de mantenimiento se encarga del cuidado de todas las maquinarias, equipos e instalaciones del hotel a fin de precautelar su ptimo funcionamiento. El mantenimiento del hotel constituye una funcin de vital importancia por cuanto significa un soporte indispensable para su marcha normal. Debe entenderse que cualquier falla provocada por falta de atencin del personal responsable puede afectar seriamente a la imagen y calidad de los servicios. Adems de un buen mantenimiento del hotel, es tambin muy importante disponer actualizadas las contrataciones de seguros de propiedades, equipos e instalaciones, evitando as prdidas que incidan en la estabilidad financiera en este tipo de actividades, pues la actividad hotelera requiere de una infraestructura apropiada a la que se destina montos altos de inversin. Caja si existieren stas Unidades.

PERSONAL La Direccin o Jefatura de Personal o de Recursos Humanos de un hotel est encargada de la seleccin previa, coordinacin, y mantenimiento del personal del hotel asignado a los distintos servicios del hotel: habitaciones, comedor restaurante, pisos, informacin, correo, personal administrativo, etc. Un aspecto muy importante es la preparacin del personal, para ello, deben motivarse cursos de actualizacin en materias de Recursos Humanos, Motivacin, Anlisis Transaccional, etc. y de sta manera desenvolverse en mejor forma, dado que la mayor parte de este personal mantiene trato con clientes, huspedes y pblico en general.

CRDITO Si el hotel tiene departamento o rea de crdito, ste se encarga de todas las relaciones financieras con clientes a los cuales el hotel concede facilidades de pago. Es necesario mantener un krdex actualizado que permita con oportunidad conocer el estado del crdito entre crdito concedido, abonos o pagos, y saldos por cobrar. SERVICIOS Cubre el rea relacionada con servicios de botones, choferes, ascensoristas y dems servicios afines.

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTELa) Servicios principales. Restaurante. Cafetera. Saln para banquetes y/o convenciones. Lobby. Room Service. Centro Nocturno. Piscina. Bar. Gonzlez Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como: b) Servicios Secundarios. Esttica. Tabaquera. Arrendadora de autos. Agencia de viajes. Boutiques. Lavandera y tintorera. Farmacia. rea de recreacin. rea comercial. Servicio Mdico Pg.

CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA CONTABILIDAD HOTELERA

Siendo la actividad hotelera una rama del sector Servicios, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios. Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelera se ajustan a sus propias caractersticas y naturaleza, dependiendo de la organizacin y servicios que tenga cada hotel. Una vez identificado el tipo de organizacin, sus reas, departamentos y servicios, la Contabilidad debe disearse en base a la distribucin, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del rea administrativa, por ejemplo El soporte medular de la Contabilidad Hotelera est dado por la precisin de los costos e ingresos imputables a cada departamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, telfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. segn la disponibilidad de cada hotel.

Caracterstica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideracin que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de rapidez y en este lapso habr que registrar contablemente con la oportunidad debida, as por ejemplo: si un cliente o husped utiliza el telfono habr que cargarlo a su cuenta el valor de costo de la llamada; si est lavada su ropa, el costo se lo cargar antes de entregarla; si consumi comidas y bebidas, de igual manera se lo cargar a su cuenta. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades. El uso de los llamados Diarios Especializados como los de Compras, Ventas, Caja, Bodegas, es una caracterstica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de columnario porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivos que generan costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisicin de alimentos, bebidas, materiales, etc. El Diario General absorbe el resumen de las Diarios Especializados y de las dems transacciones no constantes en ellos, logrndose la consolidacin tanto desde el Diario General como desde los Diarios Especializados.

LAS FUENTES DE INGRESOS Y SU CONTABILIZACIN

En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-restaurant, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino (si lo hubiere), salas de conferencias, peluquera, etc. segn la categora a la que pertenezca el hotel. Para contabilizar los ingresos que percibe el hotel por la prestacin de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por reas principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificacin por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Adems constituye un elemento fundamental para la programaci6n presupuestaria para cada ejercicio financiero.

INGRESOS POR ALQUILER DE HABITACIONESLa primera informacin que se capta en el hotel a la llegada de los huspedes es el Registro de Huspedes . Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, numero de personas y firma del que asume la habitacin. El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel. Para facilitar sus registros y contabilizacin es indispensable mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los das de permanencia, de tal suerte que, cuando el husped decide abandonar el hotel, esta informacin debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente. En las tarjetas de habitaciones llamadas tambin "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el nmero de personas que han registrado su ingreso por habitacin. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huspedes abandonan el hotel.

Te dejo un alcance que tambien los comporto con nuestros amigos foristas.

En una empresahotelerase presta servicios a sujetos domiciliados y no domiciliados(Turistas o personas extranjeras), por lo tanto ste ltimo se considera como exportacin de servicios,razn por la cual no estgravadocon el IGV.Por ejemplo:* Se brinda un paqueteturisticoen forma individual de la sgte forma:

No domiciliados Domiciliados IGV100,000 50,000 9,000

TOTAL.. 100,000 50,000 9,000

Asiento Contable:

CLIENTES 159,000 (cargo)TRIBUTOS X PAGAR 9,000 (abono)PRESTAC DE SERVICIOS 150,000 (abono)DOMICILIADOS 50,000NO DOMICILIADOS 150,000

En cuanto a los CostosParticularmente adiciono un costo que representa casi el 80% de los mismos en su totalidad:

Costos deAlojamientoy AlimentacinCostos de AdministracinCostos de Ventas

* Por ejemplo las planillas ascienden a 200,000 como bruto todos estn en el SNP.

AREAS %Alojamientoy Alimentacin 67%Aministracin 20%Ventas 13%TOTAL 100%

Asiento Contable

CARGAS DE PERSONAL 200,000 (cargo)ESSALUD 18,000 (cargo)ESSALUD 18,000 (abono)SNP 26,000 (abono)REM Y PP 174,000 (abono)

TRANSF DE COSTOS

ALOJAMIENTOY ALIMENTAC 146,060 (c)ADMINISTRAC 43,600 (c)VENTAS 28,340 (c)CICC 218,000 (a)

ASI LLEVO PARTICULARMENTE LA MECANICA DEL REGISTRO, PARA EL RESTO DE OPERACIONES SUCEDE LO MISMO YA SEN COMPRAS, DEPRECIACIONES,BENEFICIOS SOCIALES,SUMINITROS,ETC