tema3. breves de contabilidad hotelera

Agustín Elizondo Tristán

Importancia de la contabilidad hotelera

Contabilidad hotelera

oportunidad

fidelidad

fiabilidadrazonabilidad

la revelación

De todos aquelloshechos económicos y

jurídicos con posibilidades de

impactar de maneraimportante en los

resultados y la continuidad del ente

económico.

Descripción de las actividades de un hotel

Servicios principales• Restaurante. • Cafetería. • Salón para banquetes y/o

convenciones. • Lobby. • Room Service. • Centro Nocturno. • Piscina. • Bar.

Servicios secundarios• Estética. • Tabaquería. • Arrendadora de autos. • Agencia de viajes. • Boutiques. • Lavandería y tintorería. • Farmacia. • Área de recreación. • Área comercial. • Servicio Médico”

González Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

Características de la contabilidad hotelera

• Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: • costos de cada servicio; e• ingresos de los servicios.


• La Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa.


• El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento:• habitaciones, comedor, bar -

restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel.

Fuentes de ingresos

Habitaciones

Restaurante

Bar

Salones de eventos

Complementarias:• Peluquería, lavandería, etc.

Características de la Contabilidad Hotelera

• Característica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez” y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida.

• Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, préstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.

Ingresos por alquiler de habitaciones

• La primera información que se capta en el hotel a la llegada de los huéspedes es el “Registro de Huéspedes” . Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, numero de personas y firma del que asume la habitación.

• En las tarjetas de habitaciones llamadas también "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación.

El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel.

Documentos de soporte y contabilizadores

Documentos de soporte• Son aquellos que sirven como base de

comprobación en la elaboración de un documento contabilizador.

Documentos contabilizadores• Aquellos que se utilizan para registrar ,

en los libros de contabilidad las operaciones de las empresas.

Documentos contabilizadores

Póliza de ingresos por ventas

Póliza por compras

Póliza de ingresos por depósitos al

banco

Póliza de egresos y póliza-cheque

Póliza de operaciones

diversas

Póliza de cuentas por cobrar

Póliza de ajustes y descuentos Póliza del costo


Pólizas de ingresos por ventas

Ocupación de cuartos, ventas de A y

B, teléfonos, telégrafos, tintorería, lavandería, de lectura para uso del auditor

nocturno

Diario de ingresos por ventas

Póliza por compras

Entradas al almacén: Remisiones y facturas que comprueben las

compras del día

Diario de compras

Póliza de ingresos por depósitos al

banco

Informe diario del cajero general en cual

se detallan las operaciones de entradas a caja

ocurridas en un día

Diario de ingresos por depósitos al banco


Póliza de egresos y póliza-cheque

Se expide para pagos regularmente

mayores, de acuerdo con la cantidad que

establezca cada empresa

Diario de egresos o de cheques expedidos

Póliza de operaciones diversas

Se expide para el registro de las

operaciones diferentes: provisión para pago de nóminas, honorarios, pago de impuestos,

ajustes, traspasos, etc.

Diario de operaciones diversas

Póliza cuentas por cobrar

Registrar las ventas a crédito. Con base a la

documentación comprobatoria firmada por los clientes/huéspedes por

los servicios de los departamentos productivos.

Diario de cuentas por cobrar


Póliza de ajustes y descuentos

Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por

modificación de tarifas o descuentos debidamente

autorizados.

Diario de ingresos por ventas

Póliza del costo

Se expide al final de cada mes con base en la determinación de los datos de A&B: ventas totales, ajustes y descuentos, cortesías a

precio de venta, cheques de funcionarios, inventarios finales debidamente valuados, factores

de costo aparente, costo de ventas bruto y neto

Diario de salidas de almacén

Esquema de los centros de costos

de un hotel

CENTRO COSTOS

Centros operacionales

Costos directos

Centros de estructura

Costos indirectos

• Administración• Com. Y ventas• Mantenimiento• Gastos generales de

estructura

Alojamiento

A&B

Servicios generales

COSTOS DEPARTAMENTALES

BIENES Y SERVICIOS UNITARIOS

• Teléfonos• Lavandería• Peluquería• Otros

• Cafetería• Restaurante• Bar• Banquetes/eventos• Minibar

• Habitaciones

• Habitaciones simples

• Habitaciones dobles• Suites

• Costo de plato• Costo de bebida• Costo de evento• Costo de

mercancías

• Costo de llamadas• Costo de serv.

Internacional• Costo de lavado y

costo de planchado

Los almacenes

Bebidas• Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo

representa el importe de las bebidas existentes al final del mes.

Alimentos• Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo

representa el importe de los alimentos duraderos al finalizar el mes.

Generales (suministros)

• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el importe de los artículos generales existentes al final del mes. Entre los artículos generales se tiene: artículos de limpieza, atenciones a los clientes como jabones, pastillas de menta, cremas, etc.

Ingresos

Por hospedaje• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa

el importe de los ingresos obtenidos por el hospedaje.

Ingresos por alimentos

• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por alimentos preparados en el restaurante.

Ingresos diversos

• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por los servicios secundarios. Estos pueden ser: llamadas telefónicas, renta de locales, servicio de tintorería y/o lavandería, etc.

Huéspedes• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el

adeudo del huésped a favor del hotel.

Costos

Costo de hospedaje

• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo del hospedaje, como sueldos del personal que atiende las habitaciones, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la actividad del hospedaje.

Costo de alimentos

• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de los alimentos, como sueldos de personal del restaurante, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la preparación de los alimentos y el restaurante.

Costo de bebidas

• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de las bebidas, como sueldos del personal del bar, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la preparación de bebidas.

Guía para el registro contable

Operaciones

Impresos Usados

Libro primera anotación

Asiento Mayores auxiliares Registros extra

contablesPara constancia

Para registro Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:

Cobro directo a huéspedes

Informe del cajero general

Póliza de depósitos al banco

Diario de depósitos al banco

• Bancos• Acreedore

s diversos

• Huéspedes• Particulares• Tarjetas de

crédito• Agencias de

viajes• Ventas de

contado• Depósitos

para reservación

Banco donde se realizó el depósito

Huéspedes que pagaron y/o ventas a crédito, ventas contado

Registro o control de reservaciones

Cuentas por cobrar

Relación de cuentas por cobrar de recepción y de restaurares y bares

Póliza de cuentas por cobrar

Diario de cuentas por cobrar

• Huéspedes• Particulares• Depósitos

para reservación• Tarjetas de


viajes

• Ventas crédito• Huéspedes

• Huéspedes• Particulares• Depósitos

para reservación• Tarjetas de


viajes

• Ventas crédito• Huéspedes

Registro o control de reservaciones

Egresos en general

Remisión, facturas, recibos, avisos de cargo del banco

Copias de cheques-póliza o póliza de egresos

Diario de cheques expedido

Varias cuentas

Bancos Varias cuentas

Bancos a cuyo cargo se hayan expedido cheques o el aviso del banco


Operaciones

Impresos UsadosLibro primera anotación


contablesPara constancia Para registro Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:

Compras de: alimentos, bebidas, suministros generales y otras compras

Pedido o solicitud de comprar y copia de nota de recepción, factura o remisión

Copia de nota de recepción

Diario de compras

• IVA acreditable• Almacén de

A&B• Almacén de

suministros generales

• Proveedores• Compras

contado

Al almacén que corresponda la compra y/o subcuenta de gastos correspondientes

Al proveedor que haya hecho la venta de mercancías compradas de contado

Auxiliares que se llevan en cada almacén (tarjetas de kardex)

Ventas • Reporte de ocupación• Reporte de

ventas de alimentos y bebidas• Reporte de

teléfonos• Reporte de

telégrafos, tintorería, lavandería• Lectura para uso

del auditor nocturno

Póliza de ingresos por ventas

Diario de ventas

• Ventas de contado• Ventas

crédito

• Ventas (por cada subcuenta)• Otros

ingresos• IVA por

pagar• Acreedores

diversos

• A la cuenta individual del huésped al que se prestó el servicio• Ventas de

contado

A las subcuentas de ventas correspondientes


Operaciones

Impresos UsadosLibro primera anotación


contablesPara constancia

Para registro

Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:

Ajustes y descuentos sobre ventas

Nota de ajustes y descuentos

Póliza de ajustes y descuentos

Diario de ventas

Ajustes y descuentosIVA por pagar

Huéspedes A la subcuenta de ajustes y descuentos correspondientes

Al huésped de que se trate

Estados de cuenta o folios respectivos

Consumos de alimentos, bebidas y suministros generales

Vales de salida de almacén

Póliza de salidas de almacén

Diario de salidas de almacén

Costo de ventas y gastos

• Almacén de A&B• Almacén de

suministros generales

A la subcuenta del costo de ventas y/o gastos correspondientes

Al almacén que corresponda el consumo

Auxiliares que se llevan en cada almacén (kardex)

Otras operaciones

Comprobantes respectivos o autorización por escrito

Póliza de operaciones diversas

Diario de operaciones diversas

Varias cuentas

Varias cuentas

Varias cuentas Varias cuentas

REVPAR

• Revenue per available room• Reporte que determina el ingreso de cada

cuarto disponible

Ejemplo

• Usted es el (la) revenue management del Hotel QUICKLY INN, el cual cuenta con 125 habitaciones. En la reunión diaria del miércoles X de julio con los ejecutivos, el Gerente General le pide que le indique lo siguiente:a) ¿Qué día de la primera semana de Mayo se tuvo el

mejor REVPAR?b) ¿Cuál es el REVPAR de los 5 primeros días del mes? c) ¿Cuál es la tarifa promedio de los 7 primeros días del

mes de Mayo?

REVAR

Día Ingreso Ocupación Habs.ocupadas

TarifaPromedio

REVPAR

1 78000 100

2 56500 57.5

3 67090 73.75

4 51200 106.25

5 35035 25

6 48590 86.25

7 86090 115

TOTAL 422565 563.75

revpar

• Hab. Ocupadas: – habitaciones disponibles * % de ocupación

• Tarifa Promedio: – Ingreso/habitaciones ocupadas

• REVPAR: – ingreso/habitaciones disponibles

• Total Ingresos: – Σ de todos los ingresos

• Total % de ocupación: – promedio de todos los % de ocupación

• Total de hab. ocupadas: – Σ de todas las habitaciones ocupadas

• Total tarifa promedio: – Σ ingresos/Σ habitaciones ocupadas

• Total REVPAR: – Σ ingresos/(habitaciones disponibles * numero de días solicitados)

Estructura del Estado de Resultados de una empresa

comercial

VENTAS O INGRESOS BRUTOS

Menos

COSTO DE VENTAS

UTILIDAD BRUTA

Igual a

Menos

GASTOS OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES

Igual a

UTILIDAD O PÉRDIDA NETA

Estructura del Estado de Resultados de una empresa

hotelesVENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS

Menos

COSTO DE VENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS

UTILIDAD DEPARTAMENTAL

Igual a

Menos

GASTOS NO DISTRIBUIDOSIgual a

UTILIDAD ANTES DE CARGOS FIJOS

Menos

GASTOS DE NÓMINA Y OTROS GASTOS

Menos

GASTOS DE LA PROPIEDADIgual a

UTILIDAD O PÉRDIDA NETA

USALI o Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (Sistema Uniforme de Cuentas para la industria Hotelera)

El costo de venta

• Los costos operativos departamentales son los siguientes:– 16% para el departamento de habitaciones, – 20% para el departamento de alimentos y bebidas, – 2% para el departamento de telecomunicaciones y para

otros departamentos – 3% de su propia venta.

• Es decir que el total de estos costos de explotación o costos operativos (costo de ventas) pueden representar entre un 20% a 30% de las ventas totales.

Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones

ESTADO DE RESULTADOSDEPARTAMENTO DE HABITACIONES

DETALLE ACTUAL % PRESUPUESTO % AÑO ANTERIOR

%

INGRESOSSegmento corporativoSegmento de vacacionesSegmento de gruposTOTAL DE INGRESOSMENOS GASTOS

NÓMINAEQUIPOS DE OPERACIÓN

OTROS GASTOSTOTAL UTIIDAD ANTES DE GASTOS NO DISTRIBUIDOS


GASTOS

NÓMINA

Reservaciones

Recepción

Conserjería

Botones

Ama de Llaves

Personal Extra

Impuesto a la nómina

EQUIPOS DE OPERACIÓN

OTROS GASTOS

Suministros de aseo

Decoración

Periódicos y suscripciones

Recreación y entretenimiento

Transporte de huéspedes

Suministros a huéspedes/amenities

Lavandería

Correos y portes

Papelería y útiles

Teléfono

Contribuciones parafiscales

Gastos de viaje

Comisiones agencias de viajes

Uniformes

Gastos diversos

Modelo de Estado de Resultado de A&B

Agustín Elizondo Tristán

tema3. breves de contabilidad hotelera

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