confección y empleo de documentos de cobro y pago

GESTION DE TESORERIA

CONFECCIÓN Y EMPLEO DE

DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO EN

LA GESTIÓN DE TESORERÍA

CONFECCIÓN Y EMPLEO DE DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO EN LA GESTIÓN DE TESORERÍA

Introducción

La gestión de la tesorería, incluida en la política de tesorería de toda empresa, es considerada como uno de sus aspectos mas relevantes, constituye uno de los campos dinámico de la gestión empresarial que mas se han desarrollado en las últimas décadas.


Esto es debido a que todos los procesos que transcurren en el interior de la empresa t ienen una repercusión en términos monetarios.

Dentro del sistema presupuestario de una empresa se sitúa el presupuesto de tesorería, considerado como un instrumento básico de la política de tesorería.

Introducción


Esta última se inserta dentro de la política de circulante, que, a su vez, es fundamentalmente para la generación del plan financiero.

De esta forma, siguiendo un enfoque sistemático, la política de tesorería ha de establecerse teniendo en cuenta las demás políticas empresariales, para así contribuir al objetivo financiero.

Introducción


Una gestión activa de la tesorería engloba todas las operaciones diarias de la empresa relacionadas con el efectivo, es decir, los cobros, los pagos y la negociación de ambas con otras empresas y entidades financieras.

Para todas estas operaciones, las empresas confeccionan y emplean una serie de documentos para los cobros y pagos generados en su actividad.

Introducción


Documentos de cobro y pago en forma convencional o telemática Para una adecuada gestión de tesorería, es imprescindible planificar de forma efectiva los recursos líquidos de los que dispone la empresa, asi como su posterior seguimiento y control, es decir, deberá controlar diariamente el saldo de caja, determinar su saldo disponible en bancos y gestionar los cobros y pagos, y además de un eficaz seguimiento y control de las inversiones y financiaciones a corto plazo.


La tesorería representa el área de la empresa en la que se gestionan las operaciones de flujos monetarios, administrándose en ella los pagos y cobros originados en la corriente real de bienes y servicios.

Esta supone es nexo de unión entre la gestión a largo plazo y a corto plazo, siendo probablemente la magnitud con mayor importancia dentro de la gestión empresarial.

Documentos de cobro y pago en forma convencional o telemática


Esta presente en toda las actividades empresariales, de tal forma que un error en su gestión podría poner en peligro la actividad de la empresa.

Para que no se produzca fallos en su gestión, lo que, como consecuencia de ello produciría el no poder hacer frente a las operaciones de pago, los gestores de las empresas utilizan determinados documentos de cobro y pago para la gestión adecuada de la tesorería.



Se debe reconocer que, en busca de la gestión adecuada de la tesorería la elección de los instrumentos de cobros y pagos de la empresa suele ser un apartado que suscita dudas en m o m e n t o s m u y c o n c r e t o s y esporádicos de la vida de la misma.

En numerosas ocasiones, la elección queda condicionada por las prácticas habituales en el ámbito de la actividad de esta.



El acelerado desarrollo de las nuevas tecnologías ha propiciado que las empresas reduzcan de manera considerable su operativa en la tramitación de sus medios de cobro y pago. Se ha pasado de una gestión de la cartera de efectos de forma tradicional, a una gestión telemática de la misma, que ha facilitado la tarea tanto a las empresas como instituciones siendo posible, que dicha gestión sea utilizada en los procesos de gestión y control informatizado de la tesorería.



La gestión de cartera de los instrumentos de cobro y pago informatizados consiste en el registro y mantenimiento de dichos medios de forma telemática, los cuales son documentados mediante letras, cheques, etc.

En la actualidad, las empresas se relacionan comercialmente con el resto de empresas, instituciones y particulares a través de instrumentos de cobro y pago utilizados de forma on line.



Algunos de los medios más habituales son:

o  los recibos domiciliados on line,

o  las transferencias on line,

o  los cheques,

o  los pagarés o

o  las remesas de efectos



Recibos domiciliados on line Se trata de un documento que el acreedor, previamente de acuerdo con el deudor, envía al banco del deudor para que se efectúe una transferencia a su cuenta, a la cuenta del acreedor. Es un medio habitualmente utilizado por los servicios públicos, como teléfonos y electricidad, y, en general, por las empresas con servicios periódicos a los clientes, con numerosos clientes y con cuantía de carga fija y previamente establecida.



En estos casos, resulta un instrumento bastante cómodo para el deudor.

Este tipo de instrumento, puesto a disposición de las empresas y particulares de forma telemática, es muy novedoso.

Con el servicio de gestión de recibos on line, es posible emitir recibos domiciliados en cualquier momento y desde cualquier punto, con el único requisito de tener una conexión a Internet.



Este tipo de servicio presenta una serie de ventajas: ü  El ahorro de costes administrativos ü  No existe la necesidad de emitir recibos

físicos ü  La gestión integral de los cobros

originados en la actividad empresarial. ü  Se pueden realizar las gestiones sin

tener que desplazarse hasta la oficina gestora, con el ahorro de tiempo que conlleva.



ü  La gestión de los cobros de recibos domiciliados relativos a servicios, suministros, etc.

ü  Envío de las remesas de recibos a la entidad financiera, gestora de las cuentas de una determinada empresa, para su cargo en cuenta.

ü Consulta on line del estado de cada remesa, así como el detalle del estado de las devoluciones.



Las entidades financieras suelen ofrecer a sus clientes, ya sean empresas o p ro fes iona les autónomos , dos posibilidades para la domiciliación on line de recibos. Para las grandes empresas o empresas con un volumen elevado de cobros, disponen de ficheros de cobro de recibos domiciliados. En cambio, las pequeñas empresas con un volumen reducido de cobros optan por la facturación on line de recibos domiciliados.



Los primeros se encuentran regulados por la norma 19 del Consejo Superior Bancario, y consiste en la creación de un fichero informático mediante el cual el cliente podrá presentar órdenes de adeudo como consecuencia de domiciliaciones.

En el siguiente cuadro se pueden distinguir cuáles son las figuras que participan en estas operaciones:



Domiciliación de recibos on line- - Clientes ordenante: emisor y deudor de las domiciliaciones - Cliente presentador: realiza la presentación del fichero a la entidad receptora - Entidad receptora: entidad de deposito que recibe el fichero con las domiciliaciones - Entidad domiciliaria: entidad donde debe adeudarse la domiciliación.



Los interesados en usar este servicio deberán, en primer lugar, para que e s t e p u e d a d e s a r r o l l a r s e correctamente, presentar la orden del deudor para domiciliar los pagos, para lo cual es posible utilizar formularios normalizados.

Se distinguen dos datos que serán indispensables para una eficaz domiciliación:



v El código de referencia, que ident i f ica a l deudor en la organización interna del cliente ordenante.

v El código de cuenta del cliente (CCC), el cual constituye los 20 dígitos de la cuenta corriente.



La facturación on line de recibos domiciliados permite a pequeñas empresas o autónomos emitir sus recibos profesionales para su presentación al cobro sin necesidad de confeccionarlos físicamente. En este tipo de servicio, las entidades ponen a disposición de sus clientes una línea donde, mediante formularios únicos por deudor, podrán realizar varios cobros por formulario, y, a diferencia de los ficheros, sin necesidad de tener un software determinado.



Este servicio permitirá al cliente consultar todas sus facturaciones y cobros, dar de alta una facturación a partir de otra ya creada, modificar o dar de baja, en cualquier momento, alguna de las ya existentes, etc.


Transferencias bancarias on line Consisten en una orden que el deudor envía a su banco de forma telemática, a través de la banca on line, para que traslade una cantidad de dinero desde su cuenta a la de su acreedor.

Si deudor y acreedor operan en el mismo banco, no es necesaria la intervención de la cámara de compensación.


En este caso no se estaría hablando de transferencia, sino de traspaso.

En cuanto a su funcionamiento, este es similar al de la transferencia de la banca tradicional.

No obstante, se debe señalar que, a pesar de su rapidez y sencillo funcionamiento, desde el punto de vista de la gestión de tesorería, tanto la transferencia tradicional como la telemática son instrumentos muy poco utilizados por las empresas tanto para la realización de cobros como pagos.


Esto es debido a que, de una parte, quien realiza el pago pierde las ventajas obtenidas con otros medios en los que float es positivo.

Además, se encuentra con que la entidad a través de la que la realiza le va a exigir el pago de una comisión.


De otra parte, quien tiene que recibir el cobro no tiene ningún documento, más que la palabra de su cliente, de que la transferencia estará realizada en el momento en que se acordó.

Además, pierde la posibilidad de destinar el resultado del cobro a la entidad que mas le interese.


Esto se debe a que, para la realización de la transferencia, tendrá que trasladar los datos de la cuenta de la empresa a su cliente, con lo que siempre se abonará en la misma cuenta.

A pesar de todo ello, a partir de la implantación de los servicios de “banco en casa” que en la mayoría de los casos permiten ordenar transferencias, el uso de este instrumento se ha generalizado bastante.


El “banco en casa” se refiere al uso de las transferencias on line. Hoy en día, todas las entidades financieras, con las que trabajan las empresas profesionales, ponen a disposición de estos el servicio de las transferencias on line. Se trata de un servicio que ofrece las ventajas de la comodidad y la rapidez, ya que no es necesario acudir a la sucursal para realizarlas, y es posible emitirlas en pocos minutos.


De hecho, la mayoría de empresas que usan habitualmente este servicio disponen de transferencias tipo, a las que solo deben añadir la cantidad de envío.

Estas entidades financieras, a través de su banca on line (servicio disponible a través de Internet), ofrecen a sus clientes la posibilidad de usar tal servicio, siguiendo varios pasos:


ü  Acceder al enlace de transferencias on line

ü  Introducir los códigos de cuenta, tanto del emisor de la transferencia como del receptor

ü  Introducir el importe que se desea transferir

ü  Introducir la clave de operaciones del cliente de la entidad, para verificar la titularidad de aquel que la realiza


Preparación de transferencias on line para su posterior firma Otra de las modalidades muy utilizadas por las empresas con gran volumen de movilización de fondos es la preparación de transferencias on line para su posterior firma. Así, de manera conjunta con la entidad financiera de quien es cliente, la compañía uti l iza un programa informático, a través del cual prepara un gran número de transferencias con distintos destinatarios,


d e f o r m a q u e t o d o q u e d a in for mat i zado, s impl i f icándose enormemente la tarea.

Esto es utilizado, por ejemplo, por las medianas y grandes empresas para el abono de los salarios de los trabajadores.

P u e d e n c o n t a r c o n m i l e s d e trabajadores, distribuidos por varias filiales, incluso en ciudades diferentes.


A través del programa informático, quedan confeccionados todos los recibos de salarios y, a través de la entidad financiera, son enviadas las transferencias a las cuentas bancarias de cada trabajador, siendo estas, normalmente, pertenecientes a numerosas entidades financieras diferentes.


Una vez que la remesa de transferencias es preparada por la empresa y es enviada a su entidad financiera, a través del soporte informático, el contenido de dicha remesa con toda la información detallada es de nuevo enviado a la compañía para su verificación y firma.

Una vez firmada, la remesa de transferencias queda pendiente de llevarse a cabo por la entidad, una vez llegue el vencimiento establecido.


Aplicación práctica El día 9 de agosto de 2014, para pagar la compra de diverso material de oficina, Testa S.A debe transferir 4.389 euros desde su cuenta de crédito (4204 5201 57 0200054983), abierta en la oficina 5201 del Banco Marait de Logroño, a la cuenta de Papelería Industrial S.A (5001 1203 13 0400006789), suscrita en la oficina 1203 del Banco Invereco, situado en el número 2 de la calle Postas de Vitoria.


El proveedor del material, localizado en la misma ciudad que su entidad financiera, tiene su sede en el número 10 de la Calle de la Magdalena.

Indique que información necesitará el responsable del departamento de pagos par realizar la operación a través del servicio de banca on line que le proporciona su entidad financiera, cuáles serán los pasos a seguir y en qué fecha la transferencia se hará efectiva.


Estos datos serán los únicos que deberá introducir el responsable para realizar la operación.

Por último, la transferencia se hará efectiva el 11 de agosto, ya que cuando esta es entre distintas entidades, dentro del ámbito nacional, el plazo de recepción es de 2 días.


Confección de cheques

Es un documento por el cual el librador, (persona que tiene que pagar), da una orden a su banco, librado (intermediario que hace efectivo el pago con cargo a la cuenta del librador) de pagar cierta cantidad de dinero a una tercera persona, que será la beneficiaria.


Una vez que el cheque esta en poder del beneficiario, existen varias opciones de actuación:

Ø  El beneficiario ingresa el cheque en su banco. En este caso, el banco del beneficiario finaliza la operación y acredita la cuenta de su cliente.

Ø  El beneficiario cobra el cheque del librado. Se trata de ir directamente al librado o banco que debe hacer efectiva la operación.


Ø  El beneficiario endosa el cheque a un tercero. En este caso, la ventaja fundamental es el ahorro de los gastos de cobro.

Si alguno de los elementos denominados requisitos formales no aparecen en el cheque, éste no será válido.

Confeccionar un cheque es relativamente sencillo, sobre todo debido al avance de las nuevas tecnologías, que han permitido que su elaboración de forma telemática sea muy sencilla.


El primer paso, es preparar el documento, para ello, las empresas o profesionales que necesitan de estos documentos para su actividad diaria informan a su entidad financiera de la necesidad de los mismos.

Esta, con los datos proporcionados por su cliente y a través de programas informáticos, rel lenan los datos identificativos que deberá tener el cheque para ser emitido.


A través del soporte informático, la infor mación necesar ia para confeccionar e l cheque es transmitida al departamento de “emisión de documentación”.

Una vez recibida la información, este departamento envía la chequera confeccionada a la sucursal que lo solicita, en el plazo de 3 o 4 días hábiles.


El segundo paso, una vez que la chequera esta en disposición del cliente que la solicitó, es rellenar el documento con los datos necesarios para que el título pueda ser considerado como documento cambiario.

Será necesario introducir la fecha de emisión del documento, el importe que será pagado y la firma del librador.



El resto de los datos suelen venir ya impresos en el documento.

Por último, mediante la entrega del cheque, se hace efectivo el pago, quedando a la espera de que el beneficiario lo entregue en la entidad financiera, siendo en ese mismo momento cargado el importe del mismo en la cuenta del librador.



Desde el punto de vista de la gestión de tesorería, el uso de este instrumento para la realización de los pagos tiene la ventaja de que es el cliente quien tiene la posibilidad de actuar sobre el instrumento.

El destinatario del pago no tiene otra opción que esperar a que le llegue por el medio elegido.



El proveedor normalmente recibe el cheque por correo o por medio de sus comerciales. Lo habitual es que el cheque sea nominativo y que tenga que ser uno de lo responsables y apoderados de la cuenta quien los deba firmar para su ingreso en el banco. El hecho de tener que firmar el cheque es preceptivo cuando el cheque se ingresa en una cuenta cuyo titular no sea la empresa y, por tanto, un/a apoderado/a de la misma deberá realizar el endoso para su cobro.



En el resto de los casos, cuando el titular de la cuenta es la propia empresa, no es preceptiva la firma de la persona apoderada.


Confecciones de pagarés

El pagaré es un titulo de crédito formal y completo, por medio del cual una persona se compromete a pagar una suma de dinero, en un lugar y fecha concretos, a favor de otra persona o a la orden de esta, quedando obligado solidariamente todos los firmantes.


El pagaré representa un instrumento de pago muy utilizado por las empresas en su actividad comercial.

Ante la recepción de uno de estos documentos se plantean 3 opciones:

§  Guardar el pagaré hasta su vencimiento, con lo que se ingresará en la cuenta y se evitará el pago de timbres.

§  Descontar el pagaré en la entidad correspondiente. Se transforma siempre en un pagaré a la orden, por lo que siempre habrá que hacerse cargo de los timbres.


§  La negociación de un crédito con la entidad bancaria, utilizando como garantía dichos pagarés. Para ello, se deberá dejar depositado los pagarés en la entidad hasta su vencimiento, siendo el resultado de su cobro al vencimiento lo que cancelará el crédito.

Al igual que el cheque este titulo necesita incluir en el texto del documento una serie de datos indispensables para su correcta confección, y son:


v  La denominación expresa de “pagaré”.

v La promesa pura y simple de pagar una cantidad determinada.

v Fecha y lugar d emisión del mismo.

v El nombre dela persona a quien se tenga que hacer el pago o a cuya orden se tenga que efectuar.

v La firma del emisor.


Al igual que los cheques, la confección de los pagarés es muy sencilla, debido a su elaboración telemática por las entidades financieras, que los preparan para sus clientes, incluyendo en ellos la mayoría de datos necesarios para que estos puedan ser puestos en circulación como medios de pago.

Son emitidos por los departamentos de las entidades bancarias encargados de esta tarea, con la información suministrada por el cliente que lo solicita.


Una vez que el pagaré es entregado a la empresa, esta podrá utilizarlo como medio de pago.

En el momento de la entrega del documento a su tomador, el firmante deberá finalizar la confección del documento.

Para ello, incluirá en el texto del título la fecha y lugar de emisión, la firma del administrador o apoderado de la empresa, la fecha de vencimiento que determinara que días será posible su cobro,


el importe a pagar, el cual deberá ponerse en numero y letra (ambos deben coincidir; en su defecto prevalece la letra) y por último, el nombre del beneficiario que podrá cobrar el pagaré.

El resto de los datos vendrán impresos en el título.


Finalmente, el importe del documento será cargado en la cuenta del firmante en el momento en el que el pagaré sea presentado para su cobro por el beneficiario en la entidad financiera.


Aplicación práctica

Todo deporte Huelva S.A, empresa dedicada a la compraventa de material deportivo de alta gama con domicilio en Avd. del Cid sin número, con C.P. 21004, vende material a otra empresa de la ciudad de Sevilla, domiciliada en la calle Lope de vega 24, de Sevilla con CP: 41003, por importe de 7.230 euros el días 13 de noviembre del 2013


El día 18 del mismo mes se efectúa la entrega del material, comprobando la empresa sevillana que el envío es correcto. El día 21 de noviembre emite un pagaré “no a la orden” con vencimiento el día 15 del mes siguiente contra su cuenta de crédito (caja de ahorros de Sevilla, oficina José Laguillo 1004, CP:41003, Sevilla. CCC: 1452 0229 16 0137421783)


Confecciones de pagarés

Rellena el impreso con los datos:


Confección de remesas de efectos Los efectos comerciales constituyen el instrumento utilizado en el caso d operaciones comerciales con pago aplazado.

Existen tres tipos de efectos mas utilizados: la letra de cambio, el pagaré y el cheque.

Los vencimientos más utilizados suelen ser 30 y 90 días.


P a r a re a l i z a r e s t e t i p o d e operaciones, se suele utilizar los intermediarios financieros, los cuales aunque tienen un elevado coste, ejercen una mayor presión sobre los malos pagadores y evitan un gran trabajo administrativo a las empresas.

El coste de los servicios bancarios dependerá de dos factores:


Características de los efectos.

El procedimiento de liquidación llevada a cabo. El coste será distinto según se realice el descuento por endoso o sean únicamente presentadas al cobro. En el caso del descuento, el tesorero remite al banco el efecto a cobrar .

En la presentación para el cobro, procedimiento poco utilizado, el banco abona la cuenta del cliente cuando el librador ha liquidado totalmente su deuda.


El t ratamiento de los efectos descontados a su vencimiento resulta laborioso, por lo que, en la actualidad, las entidades bancarias ofrecen a sus clientes la fórmula del listado.

Esta fórmula consiste en que el acreedor lista en un mismo soporte magnético las características de una serie de efectos a cobrar y la envía a su entidad financiera, que la edita de forma telemática.


En este caso, las comisiones de servicio son menores.

La ley regula la remesa de efectos mediante ficheros informáticos, a través de las normas y procedimientos bancarios del Consejo Superior Bancario.

La confección de remesas bancarias es un sistema basado en la utilización de un fichero, con formato estandarizado para el envío de a las entidades financieras, el cual contendrá los datos referentes a los efectos entregados a estas por los cedentes.


Dicho fichero deberá ir acompañado obligatoriamente de los documentos, siempre que estos sean letras, pagarés o cheques. Si se trata de recibir, se podrá optar por adjuntarlos al fichero o no, siendo en este último caso la entidad tomadora la encargada de la emisión de los mismos. En el momento de la cesión de la remesa a la entidad, el cedente le entregará un fichero, el cual será el medio utilizado en la entrada de datos.


Junto al fichero, se entregara un listado con el resumen del contenido.

Este listado servirá, además de para justificar la entrega realizada, para comprobar que se ha realizado el abono de la remesa y como documento para el cuadre y la comprobación.

Para crear la remesa bancaria, las empresas utilizan programas informáticos utilizando un formato parecido al que se muestra a continuación:


Estos ficheros contendrán datos como las fechas de período de facturación, las facturas, las fechas de vencimiento, la entidad que emite la remesa o la entidad domiciliada.

Cuando todas las casillas señaladas en la pantalla se cumplimenten, el efecto quedará seleccionado y ya no podrá aparecer en ninguna otra remesa.


La casilla “Banco remesa” marca la posibilidad de predeterminar la entidad donde se remesarán los efectos.

Esto ofrece la posibilidad de realizar de forma automática remesas a diferentes entidades, sin necesidad de efectuar una selección.

Una vez el fichero es entregado a la entidad financiera, el cedente recibe la liquidación correspondiente .


Dicha liquidación irá acompañada de un registro con los detalles de la operación, donde aparecerán los efectos que han sido admitidos y los que no, es decir, cuáles han ido rechazadas, junto a sus motivos.


Identificación de operaciones financieras básicas en la gestión de cobros y pagos El objetivo fundamental en la gestión de cobros y pagos es el adelantamiento de los cobros y el retraso de los pagos, o que implica el análisis detallado de cada una de las etapas del proceso de cobro y pago.

En determinadas ocasiones en que no se responda a dicho objetivo, esto dependerá de la casuística concreta de cada empresa y de la forma de dirigirla.


Identificación de operaciones financieras básicas en la gestión de cobros y pagos

En la evolución de los saldos de tesorería siempre se detectan déficits o alzas puntuales, que, por la propia problemática de la tesorería, deben ser financiados o invertidos en aras a afrontar las obligaciones de pago t no incurrir en costes de oportunidad por saldos improductivos. En estos casos, es necesario tener una lista de alternativas de financiación e inversión, que dependerá de las circunstancias y de necesidades de cada empresa, para, en función de la cuantía y plazo, poder elegir para cada momento y situación la más idónea.


Entre las alternativas posibles de financiación, una vez estimada la necesidad de recursos y el tiempo de permanencia de esta, se impone la decisión de cobertura financiera.

Las operaciones básicas en la gestión de cobros y pagos, son las que más se utilizan en las empresas.

La libre competencia provoca que tanto empresas como entidades financieras busquen nuevos productos financieros que mejoren las alternativas financieras tradicionales.



Así en los últimos años han surgido dos modalidades: factoring y confirming, que combinan la gestión de cobros y pagos de la empresa con fórmulas de financiación y seguros.



Operaciones de Factoring Es uno de los instrumentos financieros al servicio de la empresa. Consiste en la cesión de un crédito comercial de su titular a una empresa especializada o factor, que asume el riesgo de insolvencia y se encarga de su gestión y cobro. Este tipo de empresas suelen ofrecer servicios adicionales de gestión de la cartera de clientes, sin que se requiera la cesión de esta, como investigación, análisis y clasificación comercial, etc.



Empresa cedente Cliente

Factor

1. Venta del servicio

2. Envio de factura

3. Anticipo 5. Pago de factura

4. Presentación al cobro


El factoring es un contrato por el cual una empresa cede a otra (factor) sus créditos comerciales o facturas frente a un tercero, para que el factor realice ciertos servicios, que serán convenientemente remunerados.

El factoring puede adoptar dos modalidades: sin recurso o con recurso.

1.- Sin recurso: son aquellas operaciones en las que la sociedad de factoring asume el bien final de la operación, ya que en caso de impago de la deuda, sólo podrá reclamárselo al deudor y no al cliente que le ha cedido los créditos.



2.- Con recurso: el cliente responde de la solvencia del deudor, por lo que el factor, en caso de impago, puede reclamar la deuda no solo al deudor, sino también al cliente que le cedió los créditos.

Las operaciones de factoring se pueden resumir en tres bloques:

Serv ic ios adminis t rat ivos, de financiación y de cobertura del riesgo.



v Servicios administrativos: Constituye la gestión de cobro de las facturas cedidas, la preparación de la información contable de la evolución de los cobros (la empresa de factoring realiza su gestión por parte de la empresa) y la clasificación de solvencia de su cartera de clientes.



v  Servicios de financiación: se produce el anticipo de fondos sobre la cartera cedida. Normalmente se anticipa el 80 o 90% de la cartera y, al vencimiento, se produce el pago de la parte restante.

v  Servicios de cobertura del riesgo: En ocasiones incluye la cobertura de la insolvencia de los clientes de la empresa, y se asegura el cobro de hasta el 100% de las facturas cedidas. En este supuesto se esta produciendo una verdadera venta de las facturas.



El factoring cuenta, de forma resumida, con las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas Desventajas

Reduce el capital circulante El elevado coste

Simplifica la contabilidad y gestión de las carteras de clientes

El posible perjuicio de las relaciones con los clientes al trasladar a un tercero la gestión y derechos de cobro

No aumenta el volumen de endeudamiento de la empresas


Las entidades financieras, a la hora de ofrecer este tipo de servicios a sus clientes, presentan un documento informativo donde se muestra como realiza sus operaciones de factoring.

Por tanto, en el se incluirán todas las comisiones que deberá abonar el cliente según la clase de operación.


Clase de operación y concepto Comisión

Base de aplicación % Mínimo (euros)

Comisión de gastos de estudio e información

Por cada deudor 90,00

Comisión de formalización S / importe del contrato

2,0 150,00

Comisión de cesiones de crédito

S / importe de cada cesión

3,5 15,00

Comisión de cancelación anticipada de pago anticipado

S / capital pagado anticipadamente

1,0 ………


Una vez que la empresa interesada en la contratación del factor ha recibido la información sobre el servicio que presta la entidad financiera, y acepta las condiciones, ésta podrá optar por utilizar los simuladores que suelen ofrecer dichas entidades para mostrar el coste de los servicios de factoring.

Por último, veremos como funciona este servicio financiero:



En primer lugar, el efectivo que recibe la empresa cliente del factor en el momento actual se obtiene de la siguiente expresión:

E = a x C (1-d) – C x cf (1+ ti)

Siendo:

ü  C: cuantía del crédito a clientes que se cede al factor.

ü  n: días que en promedio tiene la cartera de efectos hasta su vencimiento.

ü  d: tanto de descuento comercial que aplica el factor.


ü a: tanto por uno de crédito que concede el factor.

ü  cf: comisión que percibe el factor.

ü  ti: tipo de IVA sobre el importe de las comisiones percibidas por el factor.

ü  E: efectivo que recibe la empresa cliente al ceder la cuantía C.



En segundo lugar, conocido el efectivo que recibirá la empresa, se puede calcular el tanto efectivo que soportará el cliente.

Para ello, aplicando la Ley de capitalización simple, se plantea la ecuación de equivalencia financiera:

C = E x (1 + i) + (1 – a) x C



Al sustituir “E” por su valor de la expresión anterior, resulta:

C= [a x (1 – d) – cf (1 + ti)] x (1 + i) + (1 – a) x C

De esta fórmula, despejando “i” se obtiene el tanto efectivo para el cliente.

Finalmente, para que la empresa se plantee la opción de externalizar los servicios administrativos de la empresa mediante el factoring, ha de poner en relación el coste de este con los siguientes gastos:



§  C o s t e d e p e r s o n a l d e administración y contabilidad, material de oficina y espacio dedicado a la gestión del crédito a clientes.

§  Coste de la gestión de cobro a través de bancos cobradores.

§  Coste de la gestión de cobro por vía judicial.



Aplicación práctica: Una empresa está estudiando la posibilidad de ceder la totalidad de sus cuentas a cobrar, 20 millones de euros a una sociedad de factoring, que percibe las siguientes comisiones:

§  Gestión de cobro: 5 por 1.000.

§  Servicios administrativos: 4 por 1.000.

§  Cobertura de riesgo de impagados: 1 por 1.000.



La sociedad factor se compromete a descontar hasta el 85% del total cedido a un tipo de descuento del 15% anual.

Por otro lado, la política comercial de la empresa cuyo balance se adjunta más abajo, consiste en la concesión de crédito a sus clientes por 60 días.

Con estos datos, obtenga el efectivo que adelantará el factor a la empresa, sabiendo que el tipo de IVA es de 21% y que el efectivo recibido del factor se dedica a reducir los prestamos bancarios.



Comente, además, qué cambios sufrirán las cuentas de “prestamos a l/p”, “previsión riesgo cobro” y “cuentas a cobrar” (en el contrato se ha incluido el servicio de cobertura de riesgo del 100% por parte de la sociedad factoring)



ACTIVO (en miles de euros) PASIVO (en miles de euros)

Inmovilizado neto 50.000 Capital social 20.000 Reservas 25.000 Resultado 20.000

Existencias 12.000 Prestamos l/p 17.000 Cuentas a cobrar 20.000 Previsión riesgo cobro -1.000

Proveedores 2.000

Tesorería 3.000 TOTAL: 84.000 TOTAL 84.000

confección y empleo de documentos de cobro y pago

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