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CAPÍTULO V
PROPUESTA 1. PROPONER DE UN MODELO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA GESTIÓN DIRECTIVA EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS EN EL DEPARTAMENTO DE MAGDALENA COLOMBIA.
Teniendo como antecedente los resultados obtenidos, acto seguido se
propone un modelo de planificación estratégica para la gestión directiva en
las instituciones educativas públicas en el Departamento de Magdalena
Colombia; en concordancia con el objetivo general de la presente
investigación, se presenta el diseño un modelo de planificación estratégica
para la gestión directiva de las instituciones educativas del Departamento del
Magdalena Colombia, que contemple e integre los 3 sistemas de gestión de
calidad de las organizaciones públicas. En él se incorporan los elementos de
la planificación estratégica, dirección estratégica, componentes de la gestión
directiva y proceso de mejoramiento continuo que soportan la base teórica
de la investigación y que a su vez va direccionada a la gestión directiva de
las instituciones educativas
Este modelo se presenta para reorientar las acciones y procesos de la
gestión directiva, en aras del cumplimiento de los objetivos, la toma de
decisiones y el manejo eficiente de los recursos, para así prestar un mejor
servicio de calidad y satisfacción social a las comunidades.
Objetivo General
Proponer de un modelo de planificación estratégica para la gestión directiva en las instituciones educativas públicas en el Departamento de
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Magdalena Colombia la cual daría respuesta y serviría de apoyo para la
resolución de problemas basados en los procesos internos que intervienen y atañen al área de gestión directiva.
Justificación
Esta propuesta va orientada a los directores de las instituciones educativas públicas del Departamento del Magdalena Colombia. Se espera este modelo
sea adoptado como un instrumento gerencial para el control de la planificación estratégica y que se fundamenta en la interrelación del SGC, MECI y SISTEDA que permita dar respuesta a parte de las debilidades observadas en la
investigación en relación a la planificación estratégica en el área de gestión directiva. Estas debilidades que se presentan pueden impedir procesos limpios, que impacten positivamente, de una manera honesta tenga un buen
desempeño y no surta el efecto que se espera en materia de calidad del servicio prestado a la comunidad educativa.
Alcance de la propuesta
Compromiso para la adecuada toma de decisiones. Se ha de pensar
siempre en virtud del mejoramiento continuo por lo que se requiere de la
profunda disposición y participación del director frente al uso de herramientas
modernas que generen un óptimo control, la evaluación de los procesos,
cumplimento de los objetivos estratégicos para el aseguramiento de la
calidad de los servicios prestados.
El área de gestión directiva ha de verse y tratarse como un sistema
integrado, para darle dinámica a los procesos, es importante la interacción
con todas aquellas dependencias encargadas del quehacer institucional, con
quienes se definen, planeen, ejecuten y evalúen las actividades que deben
llevarse a cabo para la mejora continua.
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Establecer procesos, objetivos, acciones, metas estratégicas que
vayan de la mano con la organización, en coordinación y comunicación tanto
interna como externa con el ánimo de satisfacer por parte de la institución las
necesidades sobre el producto entregado a la comunidad.
Fundamentos Conceptuales
De acuerdo con Muñiz (2009) la planificación estratégica es el conjunto de elementos que permiten alcanzar los objetivos previstos, donde se
emplean documentos, llamados estrategias, incluye los objetivos, normas, medidas de actuación, planes de acción, indicadores y responsables. Expuesto lo anterior, es sumamente importante que para exista un proceso
estricto dirigido a la planificación estratégica para la gestión directiva en las instituciones educativas en el Departamento de Magdalena Colombia, se vuelque la mirada a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009, al Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, y al Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA creado por la ley 489 del
1998, todo lo anterior relacionado la gestión pública.
Figura 1. Sistema Integrado de Gestión
Fuente: NTCGP 1000:2009
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1. Norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000:2009.
En Colombia, con el fin de mejorar la calidad en la prestación de los
servicios en las instituciones del sector público fue creada la NTCGP (Norma
técnica de calidad de la gestión pública), en procura de evaluar el
desempeño de las instituciones en términos de calidad y la satisfacción de
sus beneficiarios. Se utiliza pues para brindar un servicio confiable, eficaz,
basándose en sus necesidades; lo anterior contribuye al mejoramiento
continuo y control de la gestión de la entidad que lo implementa y por
consiguiente al fortalecimiento de la institución brindándole reconocimiento y
prestigio.
En Colombia, se emitió la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003,
mediante la cual se creó el Sistema de Gestión de la Calidad de las
entidades del Estado y el Decreto No. 4110 del 9 de Diciembre de 2004,
adoptando la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, identificada
como NTCGP 1000:2009, la cual determina las generalidades y los requisitos
mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema
de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades públicas sujetas a las
leyes.
Debido al complicado proceso para la aplicación del sistema de gestión
de calidad en las entidades públicas, fue expedida la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública emanado de la Ley 872 de 2003, art. 6), la
NTCGP 1000:2004, que a su vez decreta las generalidades y los requisitos
mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema
de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados a
implementarlo. A la cual se le hizo la primera actualización de la NTCGP
1000, expidiendo con ello la norma NTCGP 1000:2009, cuyo objetivo
primordial es el de:
“facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control
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Interno y de Desarrollo Administrativo. Por tanto, esta nueva actualización, no incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004” (NTCGP 1000:2009, p. 7).
Esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos,
el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas
actividades relacionadas entre sí. Dicha norma recalca la importancia de:
La comprensión y el cumplimiento de requisitos
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
En el modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en
procesos se establece el papel fundamental de tienen los clientes, quienes
definen los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la
satisfacción del cliente requiere la evaluación acerca del cumplimiento de la
entidad con respecto a sus requisitos. La GTC 200 expresa que los procesos
para la gestión directiva en los que el establecimiento determina su papel en
el entorno socio-económico, define sus metas de largo, mediano y corto
plazo, las formas para alcanzarlas y los mecanismos para la interacción entre
sus distintos actores.
Figura 2. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos Fuente: NTCGP 1000:2009
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2. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000:2005
Proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión los
propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas
de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.
Figura 3. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno
Fuente: NTC_ISO 9001
El MECI se proyecta a las entidades al cumplimiento de sus objetivos. EL
MEIC se estructura en tres grandes subsistemas, componentes y elementos: • Subsistema de Control Estratégico: agrupa y correlaciona los
parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su
visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Ambiente
de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos.
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• Subsistema de Control de Gestión: reúne e interrelaciona los
parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Actividades de Control, Información y Comunicación Pública.
• Subsistema de Control de Evaluación: agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento.
3. Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
El artículo 15 de la ley 489 de 1998, expresa que el Sistema de
Desarrollo Administrativo (SISTEDA) “es el conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y
organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos,
materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública,
orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño
institucional”, y con el fin de que las entidades planifiquen su gestión cumplan
sus metas y misión.
El Sistema se encuentra enmarcado en las siguientes políticas:
• Desarrollo del Talento Humano Estatal
• Gestión de la Calidad
• Democratización de la Administración Pública
• Moralización y Transparencia en la Administración Pública
• Rediseños Organizacionales
4. Articulación entre los Sistemas de Control Interno, Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo
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Los tres sistemas anteriormente vistos, permiten robustecer los procesos,
producir mejores recursos para los diferentes contextos donde se aplique. Al
articular estas herramientas, se fortalecen todos los procesos que se
relacionan con la capacidad administrativa, el desempeño institucional y la
gestión de recursos.
Para reforzar la intencionalidad de la concreción de los objetivos, estos
modelos se pueden integrar con el ciclo PHVA, el cual es aplicable a la
mejora por procesos y a la mejora continua de los mismos, buscando mejorar
la calidad de los productos y/o servicios, para así satisfacer las necesidades
de los clientes. El PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) puede aplicarse
a todos los sistemas de gestión sin el temor de que ninguno de los mismos
entre en conflicto con el otro.
Figura 4. Compatibilidad entre los Sistemas de Control Interno, Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo Fuente: NTC GP 1000:2009
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PHVA puede describirse brevemente para el servicio educativo como:
1. Planificar o planear: definir lo que se espera que los estudiantes
alcancen. Para el caso de la educación formal en los niveles de preescolar,
básica y media, existen lineamientos y estándares nacionales que se
incorporan al plan de estudios de cada establecimiento educativo
2. Hacer: prestar el servicio educativo
3. Verificar: evaluar los resultados de la acción educativa en los
estudiantes y evaluar los recursos y procesos del establecimiento educativo;
4. Actuar: definir acciones para mejorar los resultados de la
evaluación, diseñadas y ejecutadas en un plan de mejoramiento.
Esta compatibilidad permite diseñar un modelo que resalte elementos
comunes de los sistemas así como también promover su trabajo e
implementación de manera unificada, basado en los requisitos del Sistema
de Gestión de la Calidad.
4. Principios de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios
Los principios de la gestión de la calidad son utilizados por la
dirección, con el fin de conducirla a la hacia la mejora en su desempeño,
dichos principios se encuentran enmarcados en los principios
constitucionales.
Cuadro 7. Principios de gestión de la calidad
PRINCIPIO DEFINICIÓN
Enfoque hacia el
cliente
La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
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Liderazgo Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
Participación activa de los servidores
públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas:
Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.
Enfoque basado en procesos:
En las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
Enfoque del sistema para la
gestión
El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
Mejora continua Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Enfoque basado en hechos y datos
para la toma de decisiones
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.
Relaciones mutuamente
beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor
Coordinación, cooperación y
articulación
El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
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Transparencia La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.
Fuente: NTCGP 1000:2009
Es preponderante basarse en un sistema con enfoque en procesos,
dado que se pretende eliminar las barreras de los procesos de las entidades
públicas, ha de ser orientado a la satisfacción de cliente, el liderazgo
directivo, y la motivación en aras de impactar positivamente en el contexto.
En la figura 5, se especifican las dimensiones, subdimenciones e
indicadores que fundamentan la elaboración de un modelo para la
planificación estratégica para la gestión directiva en las instituciones
educativas públicas en el Departamento de Magdalena Colombia. En
particular, se establece la integración de estos elementos en un solo modelo
que recoja la información del basamento teórico expuesto en la propuesta.
En este esquema se materializa una herramienta que puede
trascender en las decisiones del director de la institución para garantizar el
cumplimiento de los objetivos institucionales mejorando su desempeño
mediante el mejoramiento continuo, y que vaya acorde con las normas
nacionales legales vigentes y que sobre todo, satisfaga la prestación del
servicio a través del establecimiento de acciones configurados desde la
estructura de control de la planeación, de la gestión, de la evaluación y
seguimiento.
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Figura 5. Modelo de planificación estratégica para la gestión directiva en las instituciones educativas públicas en el departamento de Magdalena Colombia.
Fuente: Elaboración propia (2017).