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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Análisis del proceso de elaboración y registro de la planilla”

INF-05 (09-2011)

Setiembre, 2011

Contenido

1. Introducción ................................................................................................................. 2

2. Responsabilidad de la Administración ......................................................................... 3

3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ......................................... 3

4. Procedimientos Aplicados ........................................................................................... 3

5. Limitaciones ................................................................................................................. 4

6. Resultados ................................................................................................................... 4

7.Conclusión .................................................................................................................. 24

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 2

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen El estudio se realizó de conformidad con el plan de trabajo establecido para el periodo 2011 y presentado al CONARE y a la Contraloría General de la República, el mismo se ejecutó de conformidad con lo establecido en nuestro reglamento y la Ley General de Control Interno, dicho estudio abarcó el periodo 2010 y algunos meses de 2011.

1.2 Objetivos 1.2.1 General Evaluar las actividades de control que se aplican en el proceso de elaboración de planillas, así como del registro contable de la planilla para el período 2010 y los primeros cuatro meses del 2011. 1.2.2 Específicos Obtener conocimiento sobre los procedimientos para la elaboración de planillas y el registro contable de la misma e identificar las actividades de control que están aplicando. Obtener conocimiento sobre la existencia de políticas o lineamientos internos para el proceso de planillas y su aplicación. Determinar la integridad de los expedientes de personal, seleccionando una muestra. Obtener un grado de confianza razonable de que las planillas elaboradas durante el período 2010, estén debidamente documentadas, aprobadas y registradas. Obtener un grado de certeza razonable de que el cálculo del salario bruto indicado en las planillas es correcto de conformidad con el salario base y sus respectivos pluses. Adquirir conocimiento amplio sobre el proceso de servicios profesionales y evalué el control que se esta aplicando. Determinar si el cálculo de las planillas seleccionadas del período 2010, están registradas adecuadamente y si el pago realizado sobre las mismas esta de conformidad. Conocer si la base de datos (archivo maestro) se encuentra actualizado en cuanto a funcionarios activos, permisos especiales, recargos, incapacidades y otros.


1.3. Alcance Se evaluó el procedimiento para la elaboración de la planilla en el CONARE y el procedimiento de registro contable de planilla para el período 2010 y para los primeros 4 meses del período 2011.

2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar el procedimiento que se lleva a cabo para la elaboración de la planilla de la Institución.

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información. Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y las causales al respecto, en los siguientes artículos: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

4.1 Reunión de Inicio: Se realizó una reunión al inicio del estudio con la Coordinadora de la UCAF y con la Encargada de administrar el sistema de planillas.


4.2 Entrevistas: Se realizaron entrevistas con los Administradores de los programas que participan en el proceso de la elaboración de la planilla, con la Jefatura del CETIC, con la Encargada de realizar los registros contables. 4.3 Pruebas: Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento basadas en la información suministrada por el personal participante en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el tema del estudio, y los procedimientos aplicados.

4.4 Matriz de hallazgos: Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentaron en una matriz de hallazgos, que se remitió a consulta y está respaldada con los papeles de trabajo respectivos.

5. LIMITACIONES

El Sistema de Planillas no cuenta con una adecuada bitácora, ni pistas de auditoría que permitan a personal autorizado o de la Auditoría Interna evaluar las modificaciones que se realizan en el sistema ENLACE

6. RESULTADOS

6.1 Resumen de Hallazgos

No Hallazgo

1 Carencia de normas adaptadas al contexto institucional para el cálculo de derechos, beneficios, y retenciones de los funcionarios del CONARE.

2 Deficiencias varias operativas determinadas en las prácticas aplicadas para la elaboración de la planilla.

3 El proceso para la elaboración de la planilla, carece de una adecuada identificación de riesgos que permita establecer o fortalecer sus controles.

4 Deficiencias de Control – Administrativas en el proceso de la elaboración de la planilla.

5 Deficiencias de Control en la emisión de la planilla.

6 Carencia de instructivos que guíen a los Administradores en la elaboración y aplicación de los diferentes movimientos de la planilla.

7 Inadecuado manejo de los expedientes de los funcionarios del CONARE, tanto físico como digital.

8 Debilidades en la implementación del sistema de planillas, su desarrollo y seguridad de la información.

9 Errores en el cálculo de salarios.


6.2 Hallazgos Hallazgo Nº 1: Carencia de normas adaptadas al contexto institucional para el cálculo de derechos, beneficios, y retenciones de los funcionarios del CONARE. Condición

A pesar de que la Institución aplica las mismas disposiciones, reglamentos y convenios de la Universidad de Costa Rica, en cuanto a materia laboral se refiere; se observó que estos no se encuentran adaptados a las necesidades, particulares y características del CONARE. Los cuales en ocasiones no son únicos ya que con la aplicación de criterio del “máximo beneficio”, son usados en otras ocasiones normativas provenientes de las demás universidades públicas.

Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.1 Actividades de Control El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad. Causa La Institución utiliza la documentación normativa que ha emanado la Universidad de Costa Rica en materia laboral, partiendo de la premisa que su sola adopción es suficiente para su adecuada aplicación. Efectos reales o potenciales 1. Que los procedimientos y requisitos que señala la Universidad de Costa Rica no se

adapten a la Institución y por ende no se esté aplicando de manera correcta y uniforme.

2. Que no se esté aplicando de manera uniforme, criterios que afectan el pago de los

funcionarios, lo que permita presentarse diferencias en el pago de un funcionario a otro, por el mismo concepto.


Por ejemplo: el pago de incapacidades, vacaciones, salarios, anualidad, horas extras etc.

Recomendación A la Dirección de OPES Girar instrucciones o realizar las coordinaciones pertinentes, para que la dependencia técnicas respectivas (Sección Administrativa, Asesoría Legal) efectúen los análisis pertinentes de las disposiciones, convenios y normas de la Universidad de Costa Rica que aplican en materia laboral al CONARE, particularmente en materia de beneficios y rubros salariales, y adaptarlas a las particularidades de la Institución. Solicitar las aprobaciones del CONARE que se requieran y comunicarlas adecuadamente. Lo anterior, permitirá a Jefaturas y funcionarios conocer e identificar cuáles son los deberes y derechos, como también los procedimientos que se deben de aplicar a la hora de otorgarlos o hacer uso de ellos. Hallazgo Nº2: Deficiencias varias operativas determinadas en las prácticas aplicadas para la elaboración de la planilla Condición Del análisis del documento que detalla las prácticas seguidas para la elaboración de planillas se observó lo siguiente: 1. El documento no se ha establecido formalmente y el mismo no presenta firmas de

haber sido aprobado. 2. No se obtuvo evidencia de que el procedimiento se haya comunicado

adecuadamente a las personas participantes en el proceso, ni se encuentra en la página web del CONARE.

3. El documento no indica la fecha en que se elaboró ni a partir de qué fecha rige.

Además no indica los nombres de las personas que fueron responsables de su elaboración, revisión y aprobación.

4. El documento indica de forma general las acciones que deben realizar los

Administradores, el Coordinador de la UCAF y la Editora Financiera, sin embargo, no contempla las actividades detalladas que debe de realizar el área contable y el área o unidad encargada de realizar el pago de la planilla.

5. El procedimiento no especifica o detalla las actividades o pasos que deben los

Administradores de realizar una vez que emiten en el sistema la Acción de Personal.


6. El procedimiento no indica los roles y responsabilidades de las personas que participan en el proceso de elaboración de la planilla, así como los derechos de acceso al sistema de planillas y las actividades de control que se tienen que aplicar en el mismo.

Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.2 Requisitos de las actividades de Control.

e. Documentación.

Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

Causa El procedimiento de la elaboración de la planilla no se elaboró con un enfoque Institucional considerando a los diferentes participantes en este macroproceso. Efectos reales o potenciales 1. Que no se esté considerando actividades de importancia dentro del proceso.

2. Que las tareas se realicen inadecuadamente, sin poder establecer responsables.

3. Que se den omisiones y errores no detectados oportunamente y que se cancelen

montos incorrectos en salarios.

4. Que no se apliquen los cálculos de manera uniforme entre los empleados bajo una situación igual.

Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, en conjunto con otras dependencias participantes en el proceso de cálculo y pago de salarios: Analizar y mejorar el procedimiento que se está aplicando para la elaboración de la planilla y determinar las actividades, documentos, insumos y plazos, que intervienen, esto con la finalidad de que se integren y coordine de mejor manera los esfuerzos de las diferentes dependencias, se sustente apropiadamente los pagos que se efectúan, se definan con claridad responsables y plazos de ejecución, en general se


documenten las acciones que se realizan, requerimiento que facilite que otros colaboradores ejecuten con seguridad y exactitud las operaciones necesarias ante la ausencia del funcionarios que regularmente realizan esas funciones. En este sentido es importante, la elaboración de “Guías de Trámite”, en aspectos tales como los cálculos de rubros salariales, retroactivos, aplicación de deducciones, entre otros. Esta recomendación es conjunta con la que se brinda en el hallazgo No. 6. Hallazgo Nº3: El proceso para la elaboración de la planilla, carece de una adecuada identificación de riesgos que permita establecer o fortalecer sus controles. Condición No se obtuvo evidencia que dentro de las etapas previas al diseño del procedimiento existente para la elaboración de la planilla, se hayan identificado adecuadamente los riesgos significativos del proceso y que a su vez se establezcan las actividades de control que permitan administrar o minimizar dichos riesgos. Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9 Norma 4.2 Requisitos de las actividades de control b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos. Norma 3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure. Las normas existentes promueven se desarrollen “mapas de riesgos” con el detalle suficiente que permita tener identificados los riesgos que pueden afectar el adecuado desarrollo de los procesos y por ende el logro de los objetivos institucionales. Causas 1. La Institución no ha definido detalladamente sus riesgos, lo que ha impactado a los

diferentes niveles y unidades organizativas.


2. La comunicación entre los funcionarios que participan en el proceso, no es adecuada, siendo en ocasiones notoria entre la UCAF y la Administración.

3. El procedimiento no está enfocado a nivel institucional. Efectos reales o potenciales 1. Que exista un acontecimiento relacionado con el pago de salarios que afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales, para el cual no se haya establecido los mecanismos de control que permitan minimizar ese riesgo. 2. Que se presenten eventos que afecten de manera significativa los recursos de la Institución. Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, en coordinación con la Sección Administrativa y los Programas. Determinar cuáles son los factores de riesgo, que podrían materializar afectando la elaboración de la planilla y otros subprocesos anexos, y analizar si los controles existentes, para determinar si son los adecuados para administrar los riesgos de este macroproceso institucional o si se deben diseñar e implementar nuevas acciones de control. Hallazgo Nº4: Deficiencias de Control – Administrativas en el proceso de la elaboración de la planilla. Condición 1. Con frecuencia en el periodo analizado, las Acciones de Personal ingresadas por la

Administración de OPES al sistema se realizan de manera tardía, sin que existan mecanismos que permitan determinar, si es por presentación tardía de documentos por parte de los funcionarios o por retrasos de la persona que debe ingresarlos. Pero que independientemente del origen del retraso, provoca que se efectúen los pagos sin que estén los documentos relevantes que sustentan dichos pagos.

2. Se observó que en reiteradas ocasiones en el período 2010 y parte del 2011, el

funcionario encargado de OPES de trasladar las Acciones de Personal físicas y la documentación soporte de las mismas, lo realizó de manera tardía e inoportuna a la funcionaria encargada de refrendar y de generar la planilla en la UCAF. Lo que obligó a proceder al cálculo y pago, sin contar con documentación original de respaldo.

3. Las acciones de personal físicas que se han emitido por cumplimiento de anualidad, escalafón e incremento salarial a los funcionarios que pertenecen al Programa OPES, no se encuentran firmadas, selladas y entregadas a los funcionarios, desde


noviembre del 2009 al 10 de agosto de 2011, fecha en que se efectuó la constatación física de su elaboración y distribución.

4. Se observó que la persona encargada de refrendar las Acciones de Personal en

UCAF por los conceptos indicados en el párrafo anterior, es la misma que las realiza, obviándose la acción implícita de revisión que conlleva un refrendo o firma de revisado. En estos casos el control se vuelve inefectivo y se convierte en un trámite más que no aporta al control ni a la agilidad del proceso.

5. No está quedando la copia de las Acciones de Personal originales (con las firmas) en

el archivo de los Administradores de Programa o de quien realice esta actividad, ni en el expediente de los funcionarios, lo que se tiene en algunos casos es una reimpresión sin firmas de la Acción de Personal que guarda el sistema de planillas. Esta situación se agrava si se toma en consideración que en algunos casos tampoco se están entregando el original de las Acciones de Personal a los funcionarios.

6. Se observó que la funcionaria encargada de realizar tareas dentro del proceso de

elaboración de la planilla en el sistema, es la misma que administra el sistema y tiene acceso a todas las aplicaciones del mismo. Unión de funciones que no es adecuada desde una perspectiva de sano control interno.

7. Se observa dependencia en algunos funcionarios que participan dentro del proceso de planilla, ya que hay actividades que solo ellos realizan y las mismas no están documentadas, dificultando su eventual ejecución por otros funcionarios en caso de ser necesario.

8. No se obtuvo evidencia de que exista una adecuada y fluida comunicación y

coordinación entre la persona que elabora e introduce los movimientos del personal de OPES y su contraparte en la UCAF.

9. No se obtuvo evidencia de que se esté realizando una adecuada supervisión en el

proceso de elaboración de la planilla.

Por ejemplo: No se obtuvo evidencia de que se haya establecido un mecanismo de supervisión en la etapa inicial del proceso, en el cual se ingresa los datos al sistema, como también que se esté supervisando que las actividades que deben de realizar los Administradores se estén ejecutando de forma correcta y en el momento adecuado. Además se observó que no se realiza una adecuada revisión o control de calidad en la parte del registro contable, ya que los asientos que genera el sistema, son integrados a la contabilidad de manera directa y sin verificación de su exactitud.


Criterio Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.1 Actividades de Control Citado en el hallazgo No. 1 Norma 2.5.3. Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y se distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacciones y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores. Causas 1. No se ha establecido formalmente un procedimiento de confección de planillas en el

cual se haya identificado sus riesgos y los controles necesarios.

2. Los roles y responsabilidades de los funcionarios que intervienen en este proceso no están claramente definidas, lo que facilita el surgimiento de discrepancias entre los participantes.

3. Con relación a las Acciones de Personal por anualidad y escalafón que se

encuentran sin firma, no hay definición entre las instancias participantes sobre a quién le corresponde suscribirlas.

Efectos reales o potenciales 1. Que las actividades no se estén realizando de manera adecuada y oportuna. 2. Que no se estén utilizando los recursos asignados al proceso adecuadamente. 3. Errores y omisiones no detectados y corregidos oportunamente. 4. No contar con la información completa y oportuna, ante un evento por parte de un funcionario de la Institución. 5. Pagos incorrectos e inoportunos a los funcionarios. 6. Información contable del registro de planilla no confiable.


7. La ausencia de entrega de acciones de personal a los funcionarios de OPES en los últimos quince meses deja en indefensión a los funcionarios por no contar con los documentos correspondientes a su relación laboral. 8. Dilución de la responsabilidad entre los funcionarios que participan en el proceso de pagos, desde los Programas y la UCAF.

Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, con la coordinación y cooperación de la Sección Administrativa y Programas para la mejoras en que corresponda. Establecer actividades de control que permitan brindar razonabilidad de que las actividades se están ejecutando de manera correcta, además que den certeza de que el objetivo se está alcanzando de manera eficiente y eficaz. Particularmente es importante: - Establecer acciones que eliminen o reduzcan los ingresos tardíos de Acciones de

Personal al Sistema Enlace. - Se tomen acciones que erradiquen los retrasos o ausencia de envío de las Acciones

de Personal originales y firmadas a la UCAF, para la ejecución y aprobación final de los pagos salariales. Se deberán tomar acciones en un plazo perentorio para corregir cualquier retraso existente.

- Redistribuir en la medida de lo posible las funciones en la UCAF, para que la persona

que confecciona una Acción de Personal, no sea la misma que la revisa y refrenda. De igual forma, se realizar los cambios pertinentes para que la persona con la responsabilidad y autoridad de fungir como Administrador del Sistema, recaiga en una sola persona, que no tenga dentro de sus funciones alimentar de información el Sistema. En términos de control interno es importante una clara delimitación de las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

- Establecer, preferiblemente con el acompañamiento técnico de la Unidad de Archivo

Institucional, el lugar de archivo, la forma y los puestos responsables de guardar las copias originales de las Acciones de Personal que tienen las firmas de aprobación respectivas. Esta acción de mejora, es complementaria a la recomendación que se efectúa en el punto No. 7, referente a los expedientes laborales oficiales.

Otras mejoras a este proceso se integran dentro de las acciones propuestas en las recomendaciones No. 2 y 3.


Hallazgo Nº 5: Deficiencias de Control en la emisión la de planilla. Condición Debilidades en la emisión de la planilla El asiento de registro de la planilla en la contabilidad no está debidamente revisado ni documentado. Ya que si bien lo emite de manera automática el sistema, se asume como correcto y no es verificado. La información para el pago de la planilla (detalle del monto por funcionario) no está debidamente firmada como aprobada por la Coordinadora de la UCAF, y la Administración de OPES realiza el pago sin tener la evidencia o constancia de esta autorización. No se obtuvo evidencia de que se emitan resúmenes de las planillas y que estas estén quedando de manera física con la firma de las personas encargadas de elaborarla y aprobar la misma; ya que se observó que solamente están quedando en su versión electrónica dentro el sistema de planillas, sin embargo, ahí no consta de manera adecuada la autorización final. En este sentido, es conveniente resaltar que de acuerdo a nuestra apreciación del sistema Enlace, este carece de un módulo de bitácoras completo y suficiente. Criterio Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.1 Actividades de Control Citado en el hallazgo No. 1 Norma 2.5.3. Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones. Citada en el hallazgo No. 4 Causas 1. No se ha establecido formalmente un procedimiento en el cual se haya identificado

sus riesgos y sus controles. 2. Los roles y responsabilidades de los participantes de este proceso no están

claramente definidas.


Efecto real o potencial 1. Errores y omisiones no detectados y corregidos oportunamente en los registros

contables. 2. Información contable del registro de planilla no confiable.

3. No contar con la información completa y oportuna, ante un evento de reclamo por

parte de un funcionario a la institución. Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera. - Establecer un revisión o validación de los datos totales de cada planilla que previo a su registro en la contabilidad, ya sea esta si esta se efectúa de manera quincenal o mensual. Se pretende que cualquier error generado en la emisión de planilla, en sus cifras totales, sea detectado y no se traslade a la contabilidad institucional, minimizando la necesidad de posteriores revisiones y ajustes. - Diseñar un reporte físico que emita el sistema que contenga los datos finales de salario bruto y neto de cada funcionario, así como las cifras totales de la planilla quincenal o mensual, según corresponda, con los espacios apropiados para la firma por parte de los funcionarios que elaboraron y aprobaron la planilla en su fase final. Lo anterior, en tanto, se fortalece el módulo de bitácoras o se logra implementar alguna modalidad bajo la tecnología de firma digital. Dicho reporte, deberá acompañar el asiento contable periódico del gasto por salarios y también servir de soporte a las transferencias electrónicas que realiza la Sección Administrativa a cada funcionario. Hallazgo Nº6: Carencia de Instructivos que guíen a los Administradores en la elaboración y aplicación de los diferentes movimientos de la planilla. Condición Se observó que hay una serie de actividades, normativas y requisitos que las personas que se encuentran dentro del proceso de la elaboración de la planilla deben conocer y aplicar, de las cuales no se obtuvo evidencia que estas se encuentran de forma escrita.

No hay un documento donde indique el cómo, cuándo y quién debe de realizar las actividades del proceso de la planilla y establezca, de forma clara responsables, así como las fechas en que las mismas deben de realizare y presentarse.


Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.2 Requisitos de las actividades de Control. Citado en el hallazgo No. 2 Causa 1. A nivel Institucional no se ha definido el proyecto de restructuración parcial de la

UCAF y la Administración de OPES, definiéndolas actividades y responsabilidades de estas dependencias, lo anterior establece incertidumbre sobre los procesos y cómo se deben ejecutar.

2. El procedimiento que se lleva a cabo para la elaboración de la planilla no se ha

establecido formalmente, producto de un análisis y diseño del mismo con un enfoque integral institucional de las diferentes instancias que intervienen.

Efectos reales o potenciales 1. Que no se realice las actividades de confección de planilla con exactitud,

uniformidad, eficiencia y adecuado sustento.

2. Que no se tenga claro las responsabilidades y actividades que se deben de realizar en el proceso.

3. Omisión de actividades claves del proceso y no ser detectadas y corregidas oportunamente.

4. Atrasos en la elaboración de planilla por falta de documentación.

5. Discrepancias e indisposiciones entre el personal que participa en el proceso institucional de planillas, al no conocer cuáles son sus potestades y deberes.

Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera con la colaboración de los Administradores de Programas y otros participantes relevantes en el proceso de planillas. Diseñar instructivos que guíe a cada uno de los Administradores y otros participantes como ejecutar las actividades más relevantes y frecuentes que le corresponde dentro del proceso de la planilla, el mismo debe indicar cómo y cuándo debe de realizarlas.


Además en caso de que se requiera la participación de otra persona o funcionario en el proceso de la elaboración de la nómina, este documento le permita conocer cuáles son las actividades que debe de llevar a cabo, y de que manera hacerlas, permitiendo no tener dependencia en un único funcionario. Esta recomendación es conjunta con la que se brinda en el hallazgo No. 2. Hallazgo Nº7: Inadecuado manejo de los expedientes de los funcionarios del CONARE, tanto en su versión física como digital. Condición 1. Se observó que los expedientes de los funcionarios del CONARE, se encuentran

desactualizados, y los mismos no contemplan documentación desde el período 2009, tanto de forma física como electrónica. En ese año, se acordó que la UCAF iba a llevar un expediente electrónico, pero a ese proyecto no se le dio continuidad, resultando que tanto el expediente digital como físico de los empleados no contengan documentos de los últimos años y mucha documentación este pendiente de su archivo.

2. Otros programas como PEN y SINAES, tienen sus propios expedientes para el

personal, pero no tienen la connotación de oficiales. 3. No se cuenta actualmente con un expediente íntegro de las personas que entraron a

laborar a la Institución en el período 2010. 4. A partir del 2010, la información que se ha generado de los funcionarios se está

quedando en las Administraciones de los Programas y esta no se traslada, por lo que la documentación se encuentra en diferentes lugares.

Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. CONARE, Normas Archivísticas, Producción Documental CNR-OPES-OA-AC-PO-01


7. Expedientes de personal Debe haber un expediente por cada funcionario que labore en la institución, bajo la planilla de CONARE. Dentro de este expediente deben estar los documentos que den fe expresa de todo movimiento de personal, así como todo acto que afecte la situación legal del funcionario del CONARE. En la medida de lo posible deben estar los documentos originales. Dicho expediente será elaborado y custodiado por Recursos Humanos. 1- Su ordenación será cronológica, subclasificado dentro de cada expediente por: a. Acciones de personal. b. Correspondencia. c. Vacaciones e incapacidades. d. Varios. Causas 1. No hay una clara definición de los roles y responsabilidades de las unidades que

participan en el proceso de planillas, a saber UCAF y Sección Administrativa, y en general de los recursos humanos.

2. Falta de directrices sobre el archivo y custodia de información laboral

individualizada.

Efectos reales o potenciales 1. Que no se cuente con información relevante de los funcionarios, ante un reclamo del trabajador, para la determinación de derechos, la elaboración de constancias de tiempo servido o como medio de prueba ante conflictos laborales. 2. Dispersión de información laboral personal. Recomendación A la Dirección de OPES en conjunto con las dependencias que manejan documentación laboral del personal. Definir la dependencia que le corresponde llevar un expediente oficial de los funcionarios de la Institución, que sean los encargados de actualizar y custodiar la información. Dicha dependencia, deberá elaborar y someter a la aprobación respectiva un procedimiento que contemple los mecanismos para trasladar toda la información que se emita de un funcionario a esta dependencia, para que se archive en el expediente y no haya información o documentación del mismo en diferentes lugares, con lo anterior se busca contar con información actualizada y completa de los funcionarios de la Institución.


Adicionalmente, se requiere se establezca un proyecto para que en un plazo perentorio, se actualice y complete los expedientes laborales. Hallazgo Nº8: Debilidades en la Implementación, desarrollo y seguridad de la información en el sistema de planillas. Condición Debilidades en la adquisición del sistema de planillas. Se analizó el proceso de adquisición del sistema utilizado para el proceso de planilla y se identificaron las siguientes debilidades: a. El sistema que se utiliza actualmente para el cálculo de la planilla institucional se

adquirió en marzo 2009, sin embargo, no se obtuvo evidencia de que se solicitara una evaluación o el acompañamiento técnico por parte del Centro de Tecnologías de Información y Comunicaciones durante el proceso de selección y adquisición del sistema Enlace Planillas, asistencia técnica que validara si las características del mismo cumplían con los requerimientos de la Institución en cuanto a funcionalidad y seguridad de la información, valoración que a la fecha de este estudio no se ha realizado

b. No se obtuvo evidencia de que se estableciera un plan para el proceso de

implementación del sistema, así como una lista de los requerimientos desde el punto de vista de seguridad, control, auditoría y uso diario.

Debilidades en las modificaciones del sistema c. Se observó que las modificaciones realizadas al módulo de planillas, no se deja

evidencia de la documentación correspondiente de dichas modificaciones, que explique los cambios efectuados, lo cual no permite determinar quién realizó la modificación, en qué momento, qué fue lo ajustado, por qué motivo y si el resultado obtenido fue exitoso, en este sentido, solamente constan los pagos realizados a la empresa Análisis MBC S.A., proveedora del sistema Enlace.

d. No se lleva un expediente de las adaptaciones o ajustes que se le han realizado al sistema, con la documentación correspondiente, ni tampoco se adjuntan las bitácoras que permitan verificar dichos movimientos, ya que el sistema está desarrollado para el uso en la empresa privada y como es comprensible se ha tenido que adaptar a los requerimientos de la Institución.

Debilidades en la seguridad e. No se obtuvo evidencia de que el sistema cuente con “pistas de auditoría”, para dar

seguimiento a transacciones o modificaciones.


f. No se pudo observar si el sistema permite mantener un histórico de los cambios que se realizan de los datos y de los diferentes tipos de actividades que se realizan en el mismo, permitiendo mostrar lo siguiente:

Qué se cambió, quién lo realizó y cuándo, de modo que con esa información que se genera, se pueda determinar cómo un dato o elemento que tiene el sistema, obtuvo su valor actual.

g. Se observó que la persona encargada de la empresa MBC S.A., de dar soporte al

sistema de planillas, tiene un usuario activo dentro del mismo, siendo lo recomendado, que las mejoras técnicas se hagan sobre una versión paralela, diferente a la que está en “producción”, y posteriormente se efectúe la migración respectiva.

h. Existe un acceso como “usuario de administrador activo”, que según la funcionaria

encargada de elaborar la planilla, utilizan la Coordinadora y ella, compartiendo de esta manera funciones y responsabilidades.

Criterio De conformidad con lo que establecen las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) emitidas por la Contraloría General de la República en lo siguiente:

Norma 3.1 Consideraciones generales de la implementación de TI. La organización debe implementar y mantener las TI requeridas en concordancia con su marco estratégico, planificación, modelo de arquitectura de información e infraestructura tecnológica. Para esa implementación y mantenimiento debe considerar los incisos:

e. Analizar alternativas de solución de acuerdo con criterios técnicos, económicos, operativos y jurídicos, y lineamientos previamente establecidos.

f. Contar con una definición clara, completa y oportuna de los requerimientos, como parte de los cuales debe incorporar aspectos de control, seguridad y auditoría bajo un contexto de costo beneficio.

Norma 3.2 Implementación de software

La organización debe implementar el software que satisfaga los requerimientos de sus usuarios y soporte efectivamente sus procesos, para lo cual debe:

e. Definir los criterios para determinar la procedencia de cambios y accesos de emergencia al software y datos, y los procedimientos de autorización, registro, supervisión y evaluación técnica, operativa y administrativa de los resultados de esos cambios y accesos.


f. Controlar las distintas versiones de los programas que se generen como parte de su mantenimiento.

Norma1.4 Gestión de la seguridad de la información.

La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales. Para ello debe documentar e implementar una política de seguridad de la información y los procedimientos correspondientes, asignar los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos y considerar lo que establece la presente normativa en relación con los siguientes aspectos:

La implementación de un marco de seguridad de la información. La seguridad en las operaciones y comunicaciones. El control de acceso.

1.4.5. Control de acceso La organización debe proteger la información de accesos no autorizados. Para dicho propósito debe: a. Establecer un conjunto de políticas, reglas y procedimientos relacionados con el

acceso a la información, al software de base y de aplicación, a las bases de datos y a las terminales y otros recursos de comunicación.

b. Clasificar los recursos de TI en forma explícita, formal y uniforme de acuerdo con términos de sensibilidad.

c. Definir la propiedad, custodia y responsabilidad sobre los recursos de TI. d. Establecer procedimientos para la definición de perfiles, roles y niveles de privilegio,

y para la identificación y autenticación para el acceso a la información, tanto para usuarios como para recursos de TI.

e. Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, de conformidad con las políticas de la organización bajo el principio de necesidad de saber o menor privilegio. Los propietarios de la información son responsables de definir quiénes tienen acceso a la información y con qué limitaciones o restricciones.

f. Implementar el uso y control de medios de autenticación (identificación de usuario, contraseñas y otros medios) que permitan identificar y responsabilizar a quienes utilizan los recursos de TI. Ello debe acompañarse de un procedimiento que contemple la requisición, aprobación, establecimiento, suspensión y desactivación de tales medios de autenticación, así como para su revisión y actualización periódica y atención de usos irregulares.

a. Establecer controles de acceso a la información impresa, visible en pantallas o almacenada en medios físicos y proteger adecuadamente dichos medios.

b. Establecer los mecanismos necesarios (pistas de auditoría) que permitan un adecuado y periódico seguimiento al acceso a las TI.


c. Manejar de manera restringida y controlada la información sobre la seguridad de las TI.

Como sana práctica, se cita la Norma Internacional Cobit 4.1, que señala: AI6 Administrar Cambios Todos los cambios, incluyendo el mantenimiento de emergencia y parches, relacionados con la infraestructura y las aplicaciones dentro del ambiente de producción, deben administrarse formalmente y controladamente. Los cambios (incluyendo procedimientos, procesos, sistema y parámetros del servicio) se deben registrar, evaluar y autorizar previo a la implantación y revisar contra los resultados planeados después de la implantación. Esto garantiza la reducción de riesgos que impactan negativamente la estabilidad o integridad del ambiente de producción. Causas El Sistema Enlace se adquirió mediante un traspaso de la FunCeNAT al CONARE, el

cual, en primera instancia, se utilizó para registrar la contabilidad institucional y posteriormente se implementó el módulo de planillas, ambos como soluciones temporales.

No se ha incluido dentro de los trabajos realizados por el CETIC una evaluación del sistema utilizado, por considerarse la herramienta como una solución temporal.

Las modificaciones del sistema se realizaron sin la participación conjunta del usuario y el personal del CETIC, por lo que no se contó con la parte técnica que indicara las pautas mínimas de control para cada modificación.

Efectos reales o potenciales 1. No poder determinar las responsabilidades por las modificaciones realizadas. 2. Que se realicen modificaciones no autorizadas al sistema o que se desconozca en

que consistió la misma, a efecto de poder revertirla si fuese necesario. 3. Desconocimiento sobre si una modificación cumplió con las expectativas y si se

realizó de la mejor manera. 4. Que el software adquirido no cumpla con la estrategia de TI establecida y lo

requerido por la Institución, en cuanto a uso diario, seguridad, control y auditoría. 5. Que no se identifique y minimice el riesgo de que el software adquirido incumpla con

los objetivos establecidos. 6. No tener certeza de la seguridad de la información contenida en el sistema, así como

de la integridad de los datos.


7. Pérdida de información que no sea recuperable de forma oportuna.

Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera. a. Solicitar al CETIC su participación activa en los procesos de mantenimiento de

Sistema Enlace, de forma que funja como contraparte técnica a la empresa desarrolladora. Aunado a lo anterior, pedir a ese Centro Técnico una evaluación técnica del sistema de planillas, que sirva como base, junto con los requerimientos a nivel de usuario, para la toma de decisiones sobre las futuras mejoras del mismo en su operatividad y seguridad.

b. Brindar un papel activo al CETIC en los futuros procesos de adquisición de

software, para que con su criterio técnico establezca los requerimientos necesarios para el manejo óptimo de la información, así como para establecer la metodología de análisis y pruebas, que permitan una seguridad razonable de la funcionalidad del sistema que se adquiera.

c. Establecer una práctica en la que se documenten las modificaciones realizadas al sistema, determinando un mínimo de información que debe quedar de cada una, y los resultados obtenidos.

d. Reasignar la clave de acceso de Usuario Administrador a una sola persona, así como eliminar la existente para el Técnico de la empresa desarrolladora del software, lo anterior, con la finalidad de delimitar claramente las responsabilidades sobre el manejo del sistema. De considerarse necesario, mantener la asignación actual, se deberán establecer los controles alternativos adecuados.

Hallazgo Nº9: Errores en el cálculo de salarios Condición Se analizó una muestra de 19 funcionarios, en la cual se determinó, que existieron algunos errores en el cálculo de los salarios brutos, mismos que han sido identificados y corregidos por los responsables de la planilla, sin embargo, se determinaron en el mes de mayo 2010, otros casos que no fueron identificados y por ende se encuentran pendientes de corrección: Rebeca Arguedas Rodríguez: presenta una diferencia a su favor por concepto de

anualidad por la suma de ¢7435.45.

Tatiana López Gianoli: presenta una diferencia a su favor por concepto de escalafón y por ende de anualidad, dado que el escalafón se toma en cuenta para calcular la anualidad, por un monto de ¢1.671,16. En febrero 2010 no se le pagó monto por escalafón y en ese mismo mes se le pagó ¢2.474,75 menos en la anualidad.


Criterio De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9) Norma 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. Normas 4.5.1 Supervisión constante Normas 5.6.1 Confidencialidad Causas 1. Ausencia de instructivos o “guías de trámite”, que permitan a las personas que

ingresan, calculan y revisan operaciones de cálculo de salarios, actuar con pericia y seguridad en estas labores.

2. Deficiencias en los controles y supervisión en el cálculo de la planilla.

3. Cabe la posibilidad que existan errores lógicos o de programación en el sistema, pero los mismos no se han validado por esta Auditoría o la Administración.

Efectos reales o potenciales 1. Deterioro de la imagen y confianza por parte de los empleados hacia la Unidad

encargada del pago de la planilla. 2. Reprocesos de pagos, que aumentan el volumen de trabajo y la presión sobre

quienes ejecutan estas labores, ya que se debe detectar o validar el error, corregirlo y efectuar el nuevo pago o cobro.

3. Perjuicios monetarios que afectan directamente a los funcionarios y eventualmente

a entidades que perciben fondos por deducciones. 4. Recuperación tardía de los dineros pagados de más a los funcionarios. Recomendación A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera. a. Establecer mejoras en el proceso de cálculo y revisión de la planilla, de manera que

se pueda detectar, antes de hacer efectivo el pago, errores en las operaciones realizadas. En este sentido, se pueden ir recopilando datos sobre las causas más frecuentes de errores, a efecto, de que oriente las áreas o actividades que requieren ajustes. Esta recomendación es complementaria a las indicadas en los hallazgos 2, 4 y 6.


b. Valorar la pertinencia de realizar periódicamente una revisión general del cálculo de los salarios, para corregir otros casos, como los detectados en el presente estudio.

CONCLUSIÓN

El CONARE a partir de octubre del 2009, ha venido realizando varios cambios en la Institución, entre ellos, en lo referente a la elaboración de la planilla se incorporó a otros funcionarios en el proceso, sin embargo, el procedimiento que se realiza, carece de la definición de una serie de actividades de control y de responsabilidades, como se indicaron en el hallazgo No 5 y es necesario realizar una revisión minuciosa de procedimiento, dejando por escrito cada una de las etapas y actividades que se realizan; estableciendo puntos adecuados supervisión y responsables del cumplimento y ejecución en cada una de esas etapas. En la Institución se está aplicando las disposiciones, reglamentos y convenios colectivos que en materia laboral ha emitido la Universidad de Costa Rica, sin que se hayan adaptado a las necesidades y particularidades de la Institución, generando incertidumbre en cuanto a su forma de otorgamiento y pago, entre los empleados, los funcionarios con responsabilidad de cálculo y jefaturas. Desde noviembre del 2009, los funcionarios de la Institución que laboran en el Programa OPES, no han recibido la Acción de Personal por concepto de cumplimiento de anualidad, escalafón e incremento salarial o inclusive de nombramiento, por lo tanto, no cuentan con un documento que muestre las variaciones que ha presentado su salario o su situación laboral, generando una imagen de informalidad.

Los expedientes de los funcionarios no están actualizados aproximadamente desde noviembre del 2009, por lo que la Institución no cuenta con legajos de documentación actualizada y precisa de sus colaboradores, dificultando la realización de actividades que requieren de esta información, así como la fiscalización.

La información que se genera del sistema de planillas, no es totalmente confiable ya que se dan errores en los cálculos, dado que se ejecutan actividades que son automatizadas con otras que se deben calcular de manera manual, generando que los mismos no sean detectados y corregidos de manera oportuna. Además el sistema no cuenta con la seguridad de la información que se requiere ni cuenta un módulo de bitácoras completo y suficiente, aunado a que los respaldos de información no son realizados por el CETIC.

El sistema informático que calcula la planilla no se adquirió producto de un análisis detallado de los requerimientos institucionales y con el apoyo técnico del ahora Centro de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Institución, ni cuenta con el acompañamiento especializado permanente de esa dependencia, que sirva de contrapeso en la relación con la empresa desarrolladora que lo proveyó en aspectos como el mantenimiento correctivo del sistema.

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