importancia de la planeacion

PRESENTACIONES ELCTRONICASIMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

DE UNA PRESENTACION

TAREAS DEL PRESENTADOREl presentador, como la persona responsable de la

presentación, tiene cuatro tareas básicas que deben realizar antes, durante y después de su exposición:

Participar en la planeación de la presentación. Organizar el contenido de la presentación y diseñar

el material de apoyo seleccionado en la planeación. En este caso una presentación electrónica.

Guiar a la audiencia durante la Exposición , utilizando los recursos o medios establecidos y producidos en la planeación.

Comprobar si se alcanzo el objetivo o impacto de la expuesto. De nuevo la planeación se determina y provee el recurso que se utilizara para retroalimentar.

PLANEACIÓN DE LA PRESENTACION La planeación establece las acciones a

seguir desde que se acepta la participación en un evento hasta que concluye la exposición. En el proceso es necesario conocer las circunstancias del evento y lo que se espera respecto al tema que se trata; se creara los materiales de apoyo, como la presentación electrónica y los documentos impresos que se distribuirán entre la audiencia, si así se desea.

DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA PRESENTACIONPara lograr una participación exitosa y pertinente el

presentador debe documentar cuidadosamente fecha, hora y tiempo en el que esta programada la presentación; el tiempo y tema de la presentación; la naturaleza y tema del congreso o evento; ubicación y características del escenario; tamaño y naturaleza de la audiencia; y finalmente determinar el resultado que se desea lograr.

IDENTIFICACION DE CONTACTOSE s usual que la intervención en un evento surja por

una invitación, por tanto, la persona que convoque o la que coordine el evento será el contacto principal que puede proveer al presentador de la información útil y detallada relacionada con su participación en el evento en general.

FUENTES DE INFORMACIONDespués de conocer el tema de la presentación es

importante identificar las fuentes adecuadas donde recopilar o ampliar la información con la cual se elabora el mensaje.

HERAMIENTAS DE APOYO EN LA ORGANIZACIÓN GENERAL DE LA PRESENTACIONEl presentador y su equipo puede utilizar herramientas

tales como el plan general de acción y formularios especiales que ayudan en la organización de la presentación.

PLAN GENERAL DE ACCIONEs una herramienta de organización en la que se proyectan la acciones o tareas

necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito. En el se asigna fichas a cada tarea y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una.

1. Aclara la hora en la que esta programado el inicio de la presentación y confirmarlo posteriormente, por si hubiera algún cambio.

2. Considerar el tiempo neto para la transmisión del mensaje. Conocer la dinámica que tendrá la presentación. Debido a que puede ver5se afectado por la intervención de la audiencia durante la exposición o la reserva de tiempo para la sesión de preguntas y respuestas.

3. En función del tiempo neto estimado se dice la cantidad de material que tendrá la presentación,. No es conveniente prepararse para una intervención de una hora cuando el tiempo concedido para la misma es de 30 minutos o si se diera el caso contrario resultaría muy embarazoso para el presentador.

4. Un expositor profesional prevé las posibles situaciones y tiene la precaución de considerar la forma de alargar o condenar la presentación en el caso necesario.

5. Mas que puntualidad, es necesario llegar temprano pues las circunstancias no se ajustan siempre al plan previsto. Al llegar temprano, puede verificar que todo este en orden para la presentación y tendrá la oportunidad de prepararse mentalmente para dirigirse a la audiencia. En un congreso escuchar la presentación que antecede y conocer el tema que se expondrá después.