estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LA RAMA
EJECUTIVA DEL GOBIERNO Y A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE
LOS TRIBUNALES
junio y julio de 2006
Miriam Díaz Viera, CPA
Antonio Crespo Velázquez, CFE
2Contraloría a sus órdenes...
Principios para lograr una administración pública de excelencia
1. Adoptar normas y procedimientos por escrito2. Mantener una Oficina de Auditoría Interna
competente3. Cumplir con los requisitos de agencias reguladoras4. Adoptar un plan estratégico5. Mantener un buen control presupuestario6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas de archivo y control de
documentos 8. Cumplir con el PAC de la OCPR y las
recomendaciones de los auditores externos9. Mantener sistemas adecuados para el capital
humano10.Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental
3Contraloría a sus órdenes...
Evaluación de Criterios
• Creación
• Aplicación
• Metodología
Criterios para otorgar
reconocimientos
5Contraloría a sus órdenes...
Incumplimiento con los requisitos de participación
• No asistencia del funcionario principal a la orientación – (5 puntos)
6Contraloría a sus órdenes...
Cont. Incumplimiento con los requisitos de participación
• No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-23 del 6 de junio de 2006) (Certificación) – (2 puntos)
7Contraloría a sus órdenes...
Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes
financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 la contabilidad
de las cuentas y de los fondos están al día
(al menos al 31 de octubre). (4 puntos)
8Contraloría a sus órdenes...
Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 las conciliaciones bancarias de las siguientes cuentas están al día (al menos al 31 de octubre):
– Cuenta Corriente (1 punto)
– Cuenta de Nómina (1 punto)
9Contraloría a sus órdenes...
Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros
• Cuentas no reflejan sobregiros bancarios al 31 de octubre:
– Cuenta Corriente (1 punto)
– Cuenta de Nómina (1 punto)
10Contraloría a sus órdenes...
Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 la entidad cumple a la terminación del año fiscal con la preparación de uno de los siguientes documentos: (25 puntos)
– Preparación de los estados financieros auditados.
– Cuadre del presupuesto asignado, emitido OGP, mediante el Informe de Proyecciones Presupuestarias (Formulario OGP-SI-03) de la Carta Circular Núm. 74-04 del 21 de junio de 2004, emitida por la OGP.
11Contraloría a sus órdenes...
Sobregiros en las asignaciones presupuestarias
• Al cierre del año fiscal, la entidad tiene:– Medidas de control para evitar sobregiros o
insuficiencias en las asignaciones presupuestarias. (4 puntos)
– Asignaciones autorizadas para el año económico: (4 puntos)Aplicadas al pago de gastos incurridos durante el
respectivo añoNo terminó en sobregiro
12Contraloría a sus órdenes...
Plan estratégico
• Al cierre del año fiscal:– La unidad gubernamental tiene preparado
un Plan Estratégico que incluye: (2 puntos)
Objetivos Propósitos
– El Plan Estratégico contiene indicadores para medir el cumplimiento del mismo. (2 puntos)
13Contraloría a sus órdenes...
Cont. Plan estratégico
Práctica a considerar:Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de
1998, Diez Principios para lograr una Administración Pública de Excelencia, emitida por la OCPR
14Contraloría a sus órdenes...
Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal designó por escrito a:– un empleado o funcionario - efectuar las
notificaciones de las situaciones indicadas en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada (2 puntos)
15Contraloría a sus órdenes...
Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos
Cont. Designación de funcionario o empleado para: – Mantener el Registro de Contratos (Ley
Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada)
– Que haya tomado el adiestramiento ofrecido por la OCPR - Programa de Registro de Contratos (Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005) (2 puntos)
16Contraloría a sus órdenes...
Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal sometió a la OCPR - no más tarde del 30 de agosto:
– Certificación (OC-FSA-169) de cumplimiento con: (2 puntos)
• Las disposiciones del Reglamento Núm. 41, emitido por la OCPR y
• La notificación de las irregularidades durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley 96.
17Contraloría a sus órdenes...
Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos
Cont. Enviar por parte del funcionario principal
• Antes del 31 de agosto
• (OC-FSA-168) bajo juramento acreditando haber cumplido con las disposiciones de la Ley Núm. 18. (2 puntos)
18Contraloría a sus órdenes...
Plan de acción correctiva
Propósito - dar seguimiento al cumplimiento de
las recomendaciones de la OCPR
• Al cierre del año fiscal - al día con la radicación de informes del PAC (1 punto)
19Contraloría a sus órdenes...
Cont.
Prácticas a considerar:Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de junio de
1998, emitido por el Gobernador
Reglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR
Carta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR
Carta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero de 2005, emitido por la OCPR
20Contraloría a sus órdenes...
Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal: – Nombró a un funcionario o empleado -
Administrador de Documentos. (2 puntos)
– Estableció un programa de administración de documentos. (2 puntos)
– Promulgó normas para reglamentar un sistema organizado de clasificación y archivo. (2 puntos)
21Contraloría a sus órdenes...
Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal:
– creó una Unidad de Reglamentación o
designó por escrito a un funcionario que se
encargue de la reglamentación. (2 puntos)
22Contraloría a sus órdenes...
Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación
Prácticas a considerar:Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955,
según enmendada
Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1990, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, emitido ASG
23Contraloría a sus órdenes...
Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación
Cont. Prácticas a considerar:
Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988, Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado, emitido por el Departamento de Hacienda
Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado, emitido por la ASG
24Contraloría a sus órdenes...
Tecnología de información
• Al cierre del año fiscal:– Se promulgaron normas y procedimientos
escritos para reglamentar el uso del
equipo computadorizado. (2 puntos)
– Se mantienen al día los datos, de manera
que los archivos maestros cumplen con
los requisitos de integridad. (1 punto)
25Contraloría a sus órdenes...
Cont. Tecnología de información
• Advertencias en las pantallas de las
computadoras sobre: (1 punto)Uso correcto
Sanciones por uso impropio
Práctica a Considerar: Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre
de 2005 emitida por la OCPR
26Contraloría a sus órdenes...
Cont. Tecnología de información
• Contraseñas de acceso (1 punto)
Individuales
Confidenciales
• Copias de reserva (backups)
Producidas diariamente (1 punto)
Mantenidas fuera de los predios del edificio (1 punto)
27Contraloría a sus órdenes...
Cont. Tecnología de información
• Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (Plan de Contingencia) (1 punto)
– Aprobado por el funcionario principal
– Actualizado
28Contraloría a sus órdenes...
Cont. Tecnología de información
Prácticas a Considerar:– Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo
de 1998 emitida por la OCPR– Carta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre
de 2004 emitida por la OGP–Folleto “Las Mejores Prácticas para la
Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información”
29Contraloría a sus órdenes...
Preguntas
30Contraloría a sus órdenes...
Contacto con la OCPRMiriam Díaz Viera, CPAGerente de Auditoría, Div. A(787) 754-3030, ext. 2326 ó 2310
Antonio Crespo Velázquez, CFE Gerente de Auditoría, Div. CP(787) 777-6080, ext. 297
PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069
32Contraloría a sus órdenes...
CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y
LA ADMINISTRACIÓN DE LA
PROPIEDAD Y DE LOS
FONDOS PÚBLICOS
CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y
LA ADMINISTRACIÓN DE LA
PROPIEDAD Y DE LOS
FONDOS PÚBLICOS
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