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El plan de mejoramiento es presentado en el SIRECI(Resolución 6289/2011)

Es el conjunto de acciones que ha decidido adelantar la Universidad, tendientes a

subsanar o corregir hallazgos administrativos que hayan sido identificados en ejercicio de la

Auditoría llevada a cabo por la Contraloría General de la República - CGR.

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• Adecuar la gestión fiscal a losprincipios de economía, eficiencia,eficacia, equidad o a mitigar elimpacto ambiental;

• Relacionar las actividades a realizar por la Universidad para corregir las deficiencias detectadas y comunicadas en el proceso auditor de la CGR.

• Cumplir con la resolución 6289 de 2011 y la Directiva Presidencial 08 de 2003

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La Universidad, tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles , contados a partir de la

presentación del informe de auditoría, para registrar en la SIRECI el plan de mejoramiento.

La Alta Dirección ha designado a la Oficina de Control Interno como

responsable de consolidar el plan, para aprobación del Comité de Coordinación del Sistema Integral de Gestión - Control Interno. Por lo tanto cada responsable deberá enviar su información antes de

vencerse el plazo de quince días

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Universidad: Recibo de informe de auditoria

Responsables hallazgos: Formulación de acciones de

mejora (correctivas y preventivas)

Oficina Control Interno: Revisión de las acciones de mejora (correctivas y preventivas)

estableciendo que estén acordes a los criterios definidos en las

normas aplicables

Responsables hallazgos: Ajustes de las acciones de mejora

(correctivas y preventivas) si es necesario

Oficina Control Interno: Consolidación de las acciones de mejora (correctivas y preventivas)

en el plan

Oficina Control Interno: Presentación del plan de

mejoramiento al CCSIG-CI

Comité Coordinación Sistema Integral Gestión-Control Interno (CCSIG-CI) : Aprobación del plan

de mejoramiento

Oficina Control Interno : Envío del plan de mejoramiento

aprobado por el CCSGI-CI a la CGR por el SIRECI

CGR: Revisión del Plan de mejoramiento

durante la auditoria del ente de control.

Oficina de Control Interno: Evaluación y seguimiento trimestral

Responsables hallazgos: Seguimiento al avance de las acciones y actividades

formuladas

Comité CCSIG-CI : Seguimiento y

aprobación del avance trimestral del plan de

mejoramiento

Oficina de Control Interno: Envío

informes semestrales avance por el SIRECI

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Son mejoras que la Universidad introduce a los procesos o

actividades para garantizar que lo planteado en el hallazgo no vuelva a

suceder, con el fin de eliminar la causa o causas que originan las

deficiencias identificadas por la CGR.

Es conveniente la inclusión de acciones correctivas y/o

preventivas, de tal manera, que permitan la solución definitiva de

las situaciones detectadas.

Recuerde! Las acciones formuladas pueden ser registradas en el aplicativo del SGC si se considera conveniente.

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• A cada hallazgo corresponde una o varias acciones de mejorade acuerdo con su naturaleza y complejidad.

• Cada acción de mejora debe tener una o varias actividadesmediante las cuales se pueda cuantificar, medir y evidenciar elgrado de avance y cumplimiento.

• Una acción de mejora puede resolver los problemas de varioshallazgos de la misma naturaleza.

• Cuando se formulen acciones con un plazo de ejecuciónsuperior a un año deberán estipularse actividades que tenganuna duración inferior a un año.

• El plan de mejoramiento debe ser coherente, es decir, debeexistir relación entre las acciones de mejoramiento, lasactividades, así como con las causas de los hallazgos y losplazos definidos.

• El plan de mejoramiento debe ser integro, es decir todas lascasillas deben ser diligenciadas.

• Una acción puede ser implementada bajo la responsabilidad devarias dependencias, cada una será responsable deactividades.

El formato debe contener mínimo la siguienteinformación, para cada uno de los hallazgos:

Código de Hallazgo: Es una codificación que hace el órgano de controlsobre los hallazgos, este número es suministrado por la CGR

Descripción del Hallazgo: Se refiere al hallazgo que emite la CGR. Setranscribe literalmente como lo registra el ente de control.

Causa del Hallazgo: Se refiere a la fuente que produce el hallazgo. Esto esdeterminado por la CGR y se transcribe literalmente como lo registra el entede control.

Los tres ítems anteriores son suministrados por el Ente de Control en el Informe de Auditoria

La siguiente información es formulada por laUTP:

Acción de mejoramiento “QUÉ VOY A HACER?”: Es la acción(correctiva y/o preventiva) que adoptamos para subsanar o corregir la causaque genera el hallazgo.

Ejemplo:

Hallazgo: En el contrato No. XX se elabora Acta de reiniciación con 7 días de posterioridad a lafecha estipulada, sin que exista Acta de Interventoría donde se prorrogue la suspensión.Causa: Lo anterior ocasionado por deficiencias en la labor de Interventoría en el procesocontractual.

Acción de mejora: Establecer un manual del interventor que defina claramente los procedimientos,las responsabilidades, instrucciones y formatos a emplear durante la labor de interventoría

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Descripción de Actividades: “COMO LO VOY A HACER?”: Pasoscuantificables que permitan medir el avance y cumplimiento de la acción demejoramiento, es decir son las fases, etapas, actividades o tareas, mediante lascuales, se piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la acción planteada.

Se pueden incluir tantas filas como actividades sean necesarios.Siguiendo con el Ejemplo:1. Revisar normas y procedimientos aplicables a la interventoría2. Documentar el manual de interventor3. Adoptar manual de interventor mediante acto administrativo4. Socializar el manual mediante capacitaciones a los interventores

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Cantidad de Medida de la actividad ¿EN CUÁNTO ME COMPROMETO?:Volumen o tamaño de la actividad, establecido en unidades o porcentajes,deben ser números enteros.

Siguiendo con el Ejemplo:1. Actas de reunión de revisión: 3.2. Informe de borrador de manual: 23. Acto administrativo: 14. Funcionarios capacitados: 20

Unidad de medida de la Actividad ¿CÓMO MIDO LA (S) ACTIVIDAD (ES) ?:Nombre de la unidad de medida que se utiliza para medir el grado de avancede la actividad y definición de la actividad a realizar.

Siguiendo con el ejemplo:1. Reunión de revisión2. Informes de borrador de manual3. Acto administrativo4. Funcionarios capacitados

Otros ejemplos útiles: Informes elaborados, Funcionarios evaluados, procedimientos implementadosy adoptados, Funcionarios capacitados, Memorandos emitidos, talleres realizados, Actosadministrativos emitidos, reuniones realizadas.

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Avance físico: ¿CUÁNTO HE LOGRADO AVANZAR DE LO QUE MECOMPROMETÍ? Se refiere al avance logrado en el periodo evaluado, deberesponder a las unidades de medida establecidos y a las cantidades.

Siguiendo con el Ejemplo:1. Avance : 3 de 3 (Actas de reunión de revisión)2. Avance : 1 de 2 (Informe de borrador de manual)3. Avance: 0 de 1(Acto administrativo)4. Avance: 15 de 20 (Funcionarios capacitados)

Solo se diligencia cuando es informe de seguimiento

Fecha iniciación Actividad ¿CUÁNDO INICIO?: Día, mes, añoFecha terminación Actividad ¿CUÁNDO TERMINO?: Día, mes, año,

Se deben programar la ejecución de las actividades con un término no mayor aun año (52 Semanas)

Ejemplo: Sí la actividad tiene como fecha de iniciación el 15 de julio de 2011, como plazo máximo debetener fecha de terminación el 14 de julio de 2012

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Área Responsable ¿QUIÉN LIDERA EL ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES?:Dependencia (s) Académica o Administrativa responsable por el cumplimiento dela (s) actividad (es).

En una acción de mejora pueden existir varios responsables por cada actividad.

Siguiendo con el ejemplo:Actividades 1 y 2: Oficina de PlaneaciónActividad 3: Oficina JurídicaActividad 4: Oficina de Talento Humano

Observación: ¿QUÉ PUEDE SER RELEVANTE? Se refiere a contingencias,comentarios e información adicional que permita aclarar los avances,limitaciones en la ejecución de la actividad.

Siguiendo con el Ejemplo:1. Se solicitó ampliación del plazo de ejecución de la actividad No. 1 debido a la anormalidad académica ocurrida en el

semestre.

2. La actividad fue cumplida antes del plazo establecido, dado que se contó con recursos adicionales.

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• Hallazgo: “El contrato no tiene los soportes documentalesexigidos en el estatuto de contratación”

• Acción correctiva plantada: “Revisar todos los contratosde la Universidad”

• Denominación de la unidad de medida: Contratosrevisados

• Cantidad de medida: 100%• Plazo de ejecución: permanente

Cuando en un plan de mejoramiento se proponenactividades permanentes y/o unidades de medidaestablecidas como 100% es porque se ha caído en elerror de plantear como mejora, el desarrollo de un procesocomo se describe en el siguiente ejemplo:

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• La Oficina de Control Interno solicita informe de avance a losresponsables en los siguientes cortes:

– 30 de marzo– 30 de junio– 30 de septiembre– 31 de diciembre

• El Comité de CSIG – Control Interno hará 4 seguimientos al Plan demejoramiento de acuerdo a lo establecido en la Directiva 08 de2003.

• De acuerdo a las Resoluciones 6289/2011 y 6445/2012 de la CGRse deberá enviar informe de avance semestral por el SIRECI en lossiguientes cortes:

– 31 de diciembre – 30 de junio

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• Por incumplimiento en la formulación del Plan de Mejoramiento enla forma y oportunidad establecida.

• Por no cumplir con las actividades u objetivos establecidos en elPlan en las fechas propuestas, sin que se hubiera solicitadooportunamente prórroga para su ejecución.

• Por la no presentación de los informes de avance determinados enlas normas reglamentarias

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Como resultado de la validación y evaluación de los Planes de Mejoramiento se

considerara como cumplimiento satisfactorio aquellos planes que hallan logrado un grado

de cumplimiento igual o superior al 80%.

El Plan de mejoramiento hace parte del MECI UTP –

Modelo Estándar de Control Interno de la Universid ad:

•Subsistema de Control de Evaluación,

•Componente: Planes de mejoramiento

•Elemento: Plan de mejoramiento institucional

SGC:

Acciones Preventivas

Y Correctivas

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fevego@utp.edu.co

sycalvo@utp.edu.co

julioc@utp.edu.co

http://www.utp.edu.co/controlinterno/

http://www.utp.edu.co/controlinterno/index.php/info rmes/125/documentos-plan-de-mejoramiento#