universidad central del ecuador facultad …...ocupacional en la empresa hansel y gretel cia.ltda,...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN DE SISTEMAS DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA
HANSEL Y GRETEL CIA. LTDA EN LA CIUDAD DE QUITO.
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR
PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: JONATHAN ANDRÉS CHANO POMA
TUTOR: ECO. LUIS ALBERTO MORALES PURUNCAJA
DM, QUITO, ABRIL, 2016
REFERENCIAS DEL AUTOR: Chano Poma Jonathan Andrés
REFERENCIAS DEL TUTOR: Eco. Luis Alberto Morales Puruncaja
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Auditoría de Gestión de Sistemas de
Seguridad Industrial
Chano Poma, Jonathan Andrés (2016). Auditoria de gestión de sistemas de
seguridad y salud ocupacional en la empresa Hansel y Gretel Cia. Ltda., en la
ciudad de Quito. Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para
la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contador Público
Autorizado. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 180 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Jonathan Andrés Chano Poma, con cédula 172344538-1 en calidad de autor del
trabajo de investigación: Auditoria de gestión de sistemas de seguridad y salud
ocupacional en la empresa HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA, en la ciudad de Quito.
Autorizo a la Universidad Central del Ecuador hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la digitalización
y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de conformidad a
lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
…………………………………......
Jonathan Andrés Chano Poma
CI 172344538-1
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Luis Alberto Morales Puruncaja, en calidad de director del trabajo de titulación:
“Auditoria de gestión de sistemas de seguridad y salud ocupacional en la empresa
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA, en la ciudad de Quito”, elaborado por el señor
Jonathan Andrés Chano Poma, estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, considero
que el mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el
campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado examinador
que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que el trabajo investigativo sea
habilitado para continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad
Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 8 días del mes de Abril del año 2016.
………………………………….
Luis Alberto Morales Puruncaja,
CC. No. 170467369-6
v
vi
DEDICATORIA
A Dios por permitirme levantar cada mañana y ver su
gloria, darme salud y derramar sus bendiciones sobre
mí, por levantarme en los momentos difíciles y ser fiel
conmigo siempre, por permitirme llegar hasta aquí,
por ser mi refugio y mi ayuda cada día de mi vida.
A mi madre Pilar Poma, que fue la persona que me
inicio en esta carrera y que a lo largo de este proceso
siempre ha estado junto a mí incondicionalmente
siendo un pilar fundamental en mi vida.
A mi padre Edison Chano, quien con sus consejos de
superación me ha impulsado a seguir adelante en cada
proyecto propuesto.
A mis hermanas María José y Danielita, que son mis
dos tesoros que con sus risas han alegrado mis días.
A mis abuelitos, que han sido una parte esencial en mi
vida con su preocupación y apoyo.
Chano Poma Jonathan Andrés
vii
AGRADECIMIENTO
A Dios que a lo largo de mi vida siempre me ha
acompañado y que es por su gracia que ahora puedo
culminar un periodo más de mi vida profesional.
A mis padres por darme su apoyo y cariño
incondicional, por guiarme por el camino correcto e
inculcarme valores y principios morales, los cuales me
han servido para ser un mejor hombre.
A mis hermanas por ser mi alegría y darme la
responsabilidad de mostrarles un buen ejemplo como
hermano mayor cumpliendo mis metas profesionales.
Al Economista Luis Morales Puruncaja, por la
colaboración en el desarrollo de mi tesis y por su
ayuda incondicional y desinteresada.
Chano Poma Jonathan Andrés
viii
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
DEDICATORIA .............................................................................................................. vi
AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................ viii
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiv
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................... xv
RESUMEN .................................................................................................................... xvi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1 ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA HANSEL Y GRETEL ....... 3
1.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................................... 3
1.1.1 Reseña Histórica .............................................................................................. 3
1.1.2 Descripción de la Empresa .............................................................................. 4
1.1.3 Ubicación Geo - Referencial ........................................................................... 5
1.1.4 Centros de Trabajo .......................................................................................... 5
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................... 6
1.2.1 Misión.............................................................................................................. 6
1.2.2 Visión .............................................................................................................. 7
1.2.3 Valores Organizacionales ................................................................................ 7
1.2.4 Políticas ........................................................................................................... 8
1.2.5 Política de Seguridad y Salud Ocupacional .................................................... 9
1.3 ORGANIGRAMAS ...................................................................................... 11
1.3.1 Organigrama Estructural General .................................................................. 11
1.3.2 Organigrama Estructural Área de Seguridad y Salud Ocupacional .............. 13
1.3.3 Responsabilidad y Autoridad ........................................................................ 13
ix
1.3.4 Responsable de los Procesos ......................................................................... 14
1.4 ANÁLISIS FODA HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA ................................ 19
1.4.1 Tipo de empresa ............................................................................................ 19
1.4.2 Negocio en Marcha ....................................................................................... 20
1.4.3 Economía Y Financiamiento ......................................................................... 21
1.4.4 Seguridad Y Salud laboral en Cifras ............................................................. 21
1.4.5 Situación actual ............................................................................................. 22
1.4.6 Diagnostico Interno Y Externo ..................................................................... 23
1.4.7 Metodología FODA....................................................................................... 23
1.4.8 Análisis Interno ............................................................................................. 24
1.4.9 Análisis Externo ............................................................................................ 25
1.4.9.1 Comentario respecto de la elaboración de la matriz F.O.D.A....................... 25
2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN ........ 27
2.1 Generalidades de la auditoria de gestión ....................................................... 27
2.1.1 Concepto........................................................................................................ 27
2.1.2 Importancia.................................................................................................... 28
2.1.3 Objetivos de la auditoria de Gestión ............................................................. 29
2.1.4 Áreas que pueden ser objeto de una auditoria de gestión. ............................ 29
2.1.5 Diferencias entre auditoría Financiera y de Gestión ..................................... 30
2.1.6 Dimensiones y Ámbitos de Control .............................................................. 31
2.1.7 Metodología de la auditoria de Gestión ........................................................ 32
2.1.7.1 Planificación .................................................................................................. 33
2.1.7.2 Planificación Preliminar ................................................................................ 34
2.1.7.3 Planificación Específica ................................................................................ 36
2.1.8 Ejecución del trabajo de auditoria ................................................................. 37
2.2 Programa de auditoria ................................................................................... 38
x
2.2.1 Pruebas de cumplimiento .............................................................................. 39
2.2.2 Pruebas sustantivas ........................................................................................ 39
2.2.3 Comunicación de resultados.......................................................................... 40
2.3 Informe de Auditoria ..................................................................................... 40
2.3.1 Características del Informe de auditoria........................................................ 40
2.3.2 Seguimiento ................................................................................................... 41
2.4 Control Interno .............................................................................................. 41
2.4.1 Objetivo del Control Interno ......................................................................... 42
2.4.2 Importancia del Control Interno .................................................................... 43
2.4.3 Tipos de Control Interno ............................................................................... 43
2.4.3.1 Control Interno Administrativo ..................................................................... 43
2.4.3.2 Control Interno Contable ............................................................................... 44
2.4.4 Evaluación de Control Interno ...................................................................... 45
2.4.5 Método Descriptivo ....................................................................................... 45
2.4.6 Método Grafico ............................................................................................. 46
2.4.7 Método de Cuestionario ................................................................................ 47
2.4.8 Ventajas del control Interno .......................................................................... 47
2.4.9 Desventajas del control Interno ..................................................................... 47
2.5 NORMAS ISO 9001:2008 NORMA DE CALIDAD- GESTIÓN DE LA
CALIDAD O EXCELENCIA ....................................................................... 48
2.5.1 Antecedentes Norma ISO 9001 ..................................................................... 48
2.5.2 Implementación Norma ISO 9001 ................................................................ 49
2.5.3 Enfoque Norma ISO 9001 ............................................................................. 49
2.5.4 Principios Norma ISO 9001 .......................................................................... 51
2.5.5 Sistema de Gestión de Calidad ...................................................................... 51
2.5.6 Aplicación ..................................................................................................... 52
2.5.7 Requisitos Generales ..................................................................................... 52
xi
2.5.8 Requisitos de documentación ........................................................................ 52
2.5.9 Responsabilidad de la dirección .................................................................... 54
2.5.10 Gestión de recursos ....................................................................................... 54
2.5.11 Realización de productos .............................................................................. 55
2.5.12 Compras ........................................................................................................ 55
2.5.13 Medición, análisis y mejora .......................................................................... 56
2.5.14 Auditoria Interna ........................................................................................... 56
2.5.15 Mejoramiento Continuo ................................................................................ 56
2.6 ISO 19011:2002 (Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de
la calidad y/o ambiental) ............................................................................... 58
2.6.1 Programa de Auditoría ISO 19011:2002 ....................................................... 59
2.6.2 Objetivo del Programa de Auditoría ............................................................. 60
2.6.3 Amplitud del Programa de Auditoría ............................................................ 60
2.6.4 Responsabilidades del Programa de Auditoría.............................................. 60
2.6.5 Recursos del Programa de Auditoría ............................................................. 61
2.6.6 Procedimiento del Programa de Auditoria .................................................... 61
2.6.7 Implementación del Programa de Auditoría ................................................. 62
2.6.8 Registro del Programa de Auditoría .............................................................. 62
2.6.9 Seguimiento y revisión del Programa de Auditoría ...................................... 62
2.7 Indicadores de Gestión .................................................................................. 63
2.7.1 Concepto........................................................................................................ 63
2.7.2 Importancia.................................................................................................... 63
2.7.3 Características ............................................................................................... 64
2.7.4 Indicador Financiero ..................................................................................... 64
2.7.5 Indicador No Financiero................................................................................ 64
2.8 Decisión 584 Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo ....... 65
2.8.1 Nomenclatura SSO ........................................................................................ 65
xii
2.8.2 Política de Prevención de Riesgos Laborales ................................................ 66
2.8.3 Obligaciones de los empleadores .................................................................. 67
2.8.4 Derechos y Obligaciones de los Trabajadores .............................................. 68
2.8.5 Protección Especial ....................................................................................... 69
2.8.6 Sanciones ....................................................................................................... 70
2.9 Resolución 957 Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud
en el Trabajo .................................................................................................. 70
2.9.1 Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ............................................. 70
2.9.2 Servicio de Salud en el trabajo ...................................................................... 72
2.9.3 Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo .................................................. 73
2.10 Reglamento del seguro general de riesgos del trabajo .................................. 73
2.10.1 Alcance .......................................................................................................... 73
2.10.2 Cobertura ....................................................................................................... 74
2.10.3 Prestaciones Básicas ...................................................................................... 74
2.10.4 Enfermedades Profesionales u Ocupacionales .............................................. 74
2.10.5 Accidentes de Trabajo ................................................................................... 75
2.10.6 Prestaciones del Seguro General de Riesgos del Trabajo ............................. 76
2.10.7 Prevención de Riesgos del Trabajo ............................................................... 77
3 ANÁLISIS SITUACIONAL ......................................................................... 80
3.1 ANÁLISIS INTERNO .................................................................................. 81
3.1.1 Descripción de Procesos................................................................................ 81
3.1.2 Descripción del área de Panadería y pastelería ............................................ 91
3.1.3 Atención al cliente y Ventas.......................................................................... 93
3.1.4 Talento Humano ............................................................................................ 95
3.1.5 Marketing y Diseño ....................................................................................... 97
3.1.6 Contabilidad y Finanzas ................................................................................ 98
xiii
3.1.7 Seguridad y Salud Ocupacional .................................................................. 100
3.1.8 Análisis Interno ........................................................................................... 102
3.2 ANÁLISIS EXTERNO ............................................................................... 103
3.2.1 Factores Macroeconómicos ......................................................................... 103
3.2.2 Factor Económico ....................................................................................... 103
3.2.3 Inflación ...................................................................................................... 104
3.2.4 Producto Interno Bruto (PIB) ...................................................................... 105
3.2.5 Tasas de Interés ........................................................................................... 106
3.2.6 Factor Político ............................................................................................. 107
3.2.7 Factor Social ................................................................................................ 108
3.2.8 Factor Tecnológico ...................................................................................... 111
3.2.9 Influencias Microambientales ..................................................................... 112
3.2.10 Análisis Externo .......................................................................................... 113
4 APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA PROPUESTA DE AUDITORIA DE
GESTIÓN EN LA EMPRESA “HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA” ....... 115
4.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ......................................................... 115
4.1.1 PLANIFICACIÓN ...................................................................................... 115
4.1.2 Ejecución de la Auditoria ............................................................................ 124
4.1.3 INFORME DE RESULTADOS.................................................................. 169
CONCLUSIONES ......................................................................................................... 175
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 176
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 178
xiv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Centros de Trabajo .............................................................................................. 5
Tabla 2 Política de cumplimiento general ...................................................................... 10
Tabla 3 Matriz de análisis interno .................................................................................. 24
Tabla 4 Matriz de análisis externo .................................................................................. 25
Tabla 5 Días para el cálculo del índice de gravedad ...................................................... 79
Tabla 6 Estructura Organizacional ................................................................................. 82
Tabla 7 Cartera de Productos.......................................................................................... 83
Tabla 8 Objetivos y estrategias corporativas .................................................................. 84
Tabla 9 Políticas y reglamento de seguridad y salud ocupacional ................................. 85
Tabla 10 Comités, subcomités y delegados de SSO ....................................................... 86
Tabla 11 Selección del personal .................................................................................... 87
Tabla 12 Planificación del Trabajo ................................................................................. 88
Tabla 13 Manual de Procedimientos .............................................................................. 89
Tabla 14 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional .................................. 90
Tabla 15 Trabajo seguro ................................................................................................. 91
Tabla 16 Análisis interno .............................................................................................. 102
Tabla 17 Inflación Anual .............................................................................................. 104
Tabla 18 Inflación comparativa mensual.................................................................... 104
Tabla 19 Producto Interno Bruto (PIB) ........................................................................ 105
Tabla 20 Tasa activa anual ........................................................................................... 106
Tabla 21 Tasa activa mensual ....................................................................................... 106
Tabla 22 Tasa pasiva anual .......................................................................................... 107
Tabla 23 Tasa pasiva mensual ...................................................................................... 107
Tabla 24 Composición de la población Total nacional: ............................................... 109
Tabla 25 Tasa desempleo ............................................................................................. 110
Tabla 26 Tasa de subempleo ........................................................................................ 110
Tabla 27 Factores externos ........................................................................................... 114
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Planta de Producción Y Oficinas Administrativas ............................................. 4
Figura 2 Planta de Producción y Oficinas Administrativas .............................................. 5
Figura 3 Centros de Trabajo ............................................................................................. 6
Figura 4 Organigrama Estructural General .................................................................... 12
Figura 5 Organigrama Estructural Área de Seguridad y Salud Ocupacional ................. 13
Figura 6 Dimensiones y ámbitos de control ................................................................... 31
Figura 7 Metodología de la auditoría de Gestión ........................................................... 32
Figura 8 Elementos de la fase de ejecución .................................................................... 38
Figura 9 Símbolos para diseño de flujogramas ............................................................ 46
Figura 10 Mejora continua del sistema de gestión de la calidad .................................... 50
Figura 11 Mejoramiento continuo acción correctiva ...................................................... 57
Figura 12 Mejoramiento continuo acción preventiva ..................................................... 58
Figura 13 Programa de auditoría .................................................................................... 59
Figura 14 Estructura Organizacional .............................................................................. 82
Figura 15 Cartera de productos ..................................................................................... 83
Figura 16 Objetivos y estrategias corporativas............................................................... 84
Figura 17 Políticas y reglamento de seguridad y salud ocupacional .............................. 85
Figura 18 Comités, subcomités y delegados de SSO .................................................... 86
Figura 19 Selección del personal ................................................................................... 87
Figura 20 Planificación del Trabajo ............................................................................... 88
Figura 21 Manual de procedimientos ............................................................................ 89
Figura 22 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional................................. 90
Figura 23 Trabajo seguro ................................................................................................ 91
xvi
AUDITORÍA DE GESTIÓN DE SISTEMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA HANSEL Y GRETEL CIA. LTDA.,
EN LA CIUDAD DE QUITO.”
RESUMEN
La empresa tiene 23 años en el mercado constituida como una compañía anónima, se
encuentra especializada en panadería y pastelería y tiene como compromiso brindar un
producto y servicio de calidad a todos sus clientes. La seguridad y salud ocupacional, así
como la calidad constituyen pilares fundamentales dentro de la organización ayudando
siempre a optimizar tiempo y recursos en sus procesos, su cumplimiento es obligatorio y
se lo realiza aplicando un modelo de gestión estandarizado para los miembros de la
Comunidad Andina de Naciones, denominado Instrumento Andino de Seguridad y Salud
en el Trabajo que son directrices técnicas tendientes a disminuir los riesgos laborales y
prevenir accidentes y enfermedades ocasionadas por las condiciones del puesto de trabajo
y las acciones del trabajador. Al ser la Auditoria de Gestión la única herramienta idónea
para el control, análisis y evaluación de sistemas de gestión, es la utilizada por la empresa
Hansel y Gretel Cia.ltda en la implantación e implementación de las directrices del
Instrumento Andino de Naciones y el Reglamento del Seguro General de Riesgos del
Trabajo, consiguiendo así que la empresa se encuentre lista para una posible auditoria e
inspección por organismos gubernamentales y además con la posibilidad de una
certificación internacional debido a su alto cumplimiento de normativas técnicas.
PALABRAS CLAVES: AUDITORIA / CALIDAD / SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL / GESTIÓN / CONTROL INTERNO / FACTORES DE RIESGO
xvii
AUDIT OF THE MANAGEMENT OF THE INDUSTRIAL SAFETY AND
OCCUPATIONAL HEALTH SYSTEMS OF THE COMPANY HANSEL Y
GRETEL CÍA. LTDA., LOCATED IN THE CITY OF QUITO"
ABSTRACT
The company has been in the market for 23 years as an entity of limited responsibility. It
specializes in bakery and patisserie, and it is committed to providing a quality service for all
its clients. Safety and occupational health, as well as quality, are the fundamental pillars within
the organization, always helping optimize time and resources in the processes. Complying
with these is mandatory, and it is done following a standardizo managerial model for the
members of the Andean Community of Nations, denominated Andean Instrument of Safety
and Occupational Health, which are technical guidelines aimed to diminish risks in the working
place and prevent accidents and diseases produced in the working place due to the conditions
and the doings of the worker. As auditing is the solé control, analysis and evaluation tool for
management systems, it is used by the Company Hansel y Gretel Cia. Ltda., for the
implementation of the guidelines of the Andean Instrument of Nations and the Regulations
for the General Safety and Occupational Health, which makes it possible for the company to
be ready for a possible audit and inspection by governmental entities, and grants it the
possibility to obtain an international certification for its compliance with technical
regulations.
KEY WORDS: AUDIT / QUALITY / SAFETY AND OCCUPATIONAL HEALTH /
MANAGEMENT/ INTERNAL CONTROL / RISKFACTORS
1
INTRODUCCIÓN
La Auditoria de Gestión constituye una herramienta de gran importancia administrativa
y financiera, ya que ayuda a medir el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
La necesidad de Hansel y Gretel Cia. Ltda., de evaluar su sistema de gestión de la
seguridad y salud ocupacional para verificar el cumplimiento de objetivos, procesos,
planes, programas y presupuestos, así como la sociabilización de los mismos con el
personal da lugar a la aplicación de una auditoria de gestión especializada en ámbitos de
la seguridad y salud laboral.
En toda empresa al desarrollar o adoptar un sistema de gestión de seguridad y salud
ocupacional, calidad y ambiente es necesario aplicar los diferentes tipos de controles y
asociar esta área con las demás de tal manera que se convierta en un complemento
administrativo y operativo que genere valor agregado a la organización.
De allí que La Auditoria de gestión es la herramienta técnicamente idónea, para realizar
este tipo de análisis, que definan las implicaciones y responsabilidades, el proceso y las
actividades, no solamente comprendiendo los aspectos financieros, sino que integrando
al área administrativa y operativa dentro de los controles aplicados, con el fin de obtener
mediante el uso de índices e indicadores cual es el nivel de gestión real.
Tanto la Seguridad y salud ocupacional así como la calidad total para una mejor
aplicación de sus directrices están normadas por entes nacionales gubernamentales y
organismos internacionales, los cuales han establecido lineamientos de cumplimiento
obligatorios.
La seguridad y salud ocupacional es un área que se ha implementado en las empresas de
manera obligatoria para dar cumplimiento a los diferentes requerimientos nacionales que
2
tanto el Ministerio de Trabajo, IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social), y
Riesgos del Trabajo solicitan a las empresa como medios de verificación del
cumplimiento de trabajo seguro y mejoramiento del ambiente de trabajo.
La empresa Hansel y Gretel Cia. Ltda., a través de la Auditoria de Gestión busca
determinar el grado de cumplimiento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el
Trabajo así como el Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo, lo que le
permitirá tener una mejor administración de esta área preparándola para posibles
inspecciones y auditorias por parte de los entes gubernamentales, pero sobre todo
buscando siempre salvaguardar la integridad de sus trabajadores.
El presente trabajo de titulación abarca las generalidades de la empresa, su reseña
histórica, ubicación geo referencial, centros de trabajo, estructura organizacional general
de la empresa y especifica de la Unidad de Seguridad y Salud Ocupacional, misión, visión
,valores ,políticas internas, políticas de seguridad y salud ocupacional.
Adicional a la información recabada en la empresa se ha utilizado fundamentos teóricos
para sustentar el desarrollo conceptual de auditoria de gestión, control interno, Normas
ISO 9001, Normas ISO 190011, Indicadores de Gestión, Instrumento Andino de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo.
Para el análisis situacional de la empresa se usó la herramienta FODA, se realizó un
análisis interno y externo que comprendió todos los factores posibles de análisis dentro
de la organización.
Basados en los datos obtenidos, la información y documentos técnicos empleados para el
presente estudio, se ha desarrollado la aplicación práctica de la propuesta de auditoria de
gestión en la empresa Hansel y Gretel Cia. Ltda, la misma que da como resultados las
conclusiones y recomendaciones expuestas al final del presente trabajo.
3
1 ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA HANSEL Y GRETEL
1.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
Hansel y Gretel es una empresa especializada en panadería y pastelería, que tiene como
compromiso brindar un producto y servicio de calidad garantizando así la fidelización de
todos sus clientes.
1.1.1 Reseña Histórica
La empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda lleva 23 años en el mercado de la capital, fue
establecida en el año 1993 en el Quicentro Shopping, con objetivo satisfacer las
necesidades de sus clientes en el área de panadería y pastelería destacándose por la calidad
de sus productos y por su excelente servicio al cliente, preocupándose siempre por el
bienestar de sus consumidores.
Actualmente Hansel y Gretel cuenta con 9 locales ubicados en los principales centros
comerciales de Quito y una Planta de producción ubicada en la Av. Mariana de Jesús que
se encarga de realizar más de 300 variedades de productos entre pan, galletas, tortas,
postres, helados, bocaditos y afines. (Hansel y Gretel, 2014)
4
1.1.2 Descripción de la Empresa
Figura 1 Planta de Producción Y Oficinas Administrativas
Fuente: Hansel y Gretel
Datos generales de la empresa
INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN
Razón Social
HANSEL & GRETEL CIA. LTDA.
Ruc 1791738233001
Dirección exacta
Jorge Juan N32-62 y Mariana de Jesús
Parroquia Benalcázar, Quito - Pichincha.
Representante legal
María Soledad Bueno
Teléfono
02256645, 022567743
Contactos con el representante
022567743
Actividad de la Empresa
Centro de Producción – Pastelería-Panadería
Superficie total
264 m2
Superficie Útil
264 m2 (incluye plantas, jardín , parqueadero y
terraza)
5
1.1.3 Ubicación Geo - Referencial
Hansel y Gretel se encuentra actualmente ubicada en la calle Jorge Juan N32-62 y
Mariana de Jesús, Parroquia Benalcázar, Quito – Pichincha
Figura 2 Planta de Producción y Oficinas Administrativas
Fuente: https://www.google.com.ec/maps
1.1.4 Centros de Trabajo
Tabla 1 Centros de Trabajo
N° LOCAL UBICACIÓN
1. CAFETERÍA Y RESTAURANTE EL JARDÍN C.C EL JARDÍN
2. GALLETERÍA HyG C.C EL JARDÍN
3. ISLA HyG C.C EL JARDÍN
4. LOCAL CONDADO HyG C.C CONDADO
5. CAFETERÍA ISABEL LA CATÓLICA HyG Av. Isabel La Católica
6. LOCAL SCALA HyG C.C Scala
7. LOCAL TUMBACO HyG C.C TUMBACO
8. PLANTA DE PRODUCCIÓN Y PUNTO DE VENTA Av. Mariana de Jesús y Jorge
Juan
9. OFICINAS ADMINISTRATIVAS Av. Mariana de Jesús y Jorge
Juan Fuente: Hansel y Gretel
6
Figura 3 Centros de Trabajo
Fuente: Hansel y Gretel
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
La dirección estratégica se define como el arte y la ciencia de formular, implantar y evaluar las
decisiones a través de las funciones que permitan a una empresa lograr sus objetivos. Según esta
definición la dirección estratégica se centra en la integración de la gerencia, la mercadotecnia, las
finanzas, la contabilidad, la producción las operaciones la investigación y desarrollo, y los sistemas
de información por computadora para lograr el éxito de la empresa. (Fred, 2003)
El direccionamiento estratégico al interior de una organización es fundamental
contribuyendo a mejorar las funciones y a conseguir objetivos planteados mediante la
creación de conciencia y compromiso laboral así como un sentido de pertinencia entre los
trabajadores.
1.2.1 Misión
La misión de la empresa es el punto de partida de la actividad de la empresa cuya
definición tiene que ver mucho con el negocio (actividad productiva y comercial)
de la misma. La misión de la organización establece la vocación de la empresa
para enfrentar unos retos determinados y relaciona al aspecto racional de la
actividad de la organización con el aspecto emocional o moral de la actuación de
7
la misma. La misión expresa la razón de ser de la empresa y su objetivo primordial.
(Jeffrey, Harrison, H., & John, 2009)
En base a lo expresado anteriormente la jefatura Administrativa y de Talento Humano de
Hansel y Gretel mantiene la siguiente misión:
1.2.2 Visión
La visión de la empresa constituye el conjunto de representaciones tanto efectivas
como racionales, que un individuo o grupo de individuos asocian a una empresa
o institución como resultado neto de las experiencias, creencias, actitudes
sentimientos e informaciones de dicho grupo de individuos como reflejo de la
cultura de la organización en la percepción del entorno. La visión de una empresa
es el resultado interactivo que un amplio conjunto de comportamientos produce
en la mente del público. (Jeffrey, Harrison, H., & John, 2009)
En base a lo expresado anteriormente la jefatura Administrativa y de Talento Humano de
Hansel y Gretel mantiene la siguiente visión:
1.2.3 Valores Organizacionales
Los valores organizacionales contribuyen al mejoramiento del ambiente de trabajo de una
empresa ya que aportan ética y moral en la realización de las actividades laborales a igual
o distinto nivel jerárquico creando bienestar en todos los miembros de la organización ,
los valores deben ser adoptados como normas básicas de comportamiento humano ya que
“Somos un equipo comprometido en brindar una experiencia
gastronómica-estética única y sorprendente, que deleita a sus clientes
internos y externos a través de propuestas de valor. Nuestra sólida gestión
se basa en el desarrollo de competencias y en la construcción continua de
comunicación efectiva, innovación, sistemas de calidad e información y
responsabilidad social, que genera niveles óptimos de rentabilidad.”
(Hansel y Gretel, 2014)
“HANSEL Y GRETEL CIA.LDA. Busca ser reconocidos en el próximo
quinquenio como el referente de gestión corporativa nacional en
investigación y desarrollo, que inspira la generación de experiencias
únicas y de sorprendente deleite”. (Hansel y Gretel, 2014)
8
simplemente se trata de crear una convivencia sana en nuestro lugar de trabajo y en las
actividades cotidianas que desarrollamos en nuestras áreas.
Los valores corporativos representan como el como hace la organización su negocios. Es
decir, cuales son los valores y principios profesionales, o sea, los existentes en la empresa
a la hora de diseñar los productos, de fabricarlos y venderlos. Pero también incluye los
valores y principios de la relación, es decir aquellos que gobiernan la interacción entre
las personas, ya sea entre personas de la entidad o personas externas a la compañía.
(Capriotti, 1999)
Integridad
Rectitud en el desarrollo de las actividades cotidianas y laborales que no afecten a
los de más, creando un adecuado ambiente de trabajo.
Compromiso
Se puede definir como una obligación de sujeción entre dos partes por hecho de
palabra y que debe cumplirse sin poner en riesgo la integridad personal y ajena.
Pasión
Elaboración de todos sus productos con mucho empeño y deseo, cumpliendo los
objetivos establecidos por la organización.
Igualdad
Garantiza a sus trabajadores y clientes un trato amable sin ningún tipo de
discriminación.
Responsabilidad Laboral
Compromiso con su personal en todos los niveles jerárquicos y velar por su integridad
física así como emocional a la hora de desarrollar su trabajo.
Eficiencia
Obtiene la máxima productividad que le ha sido asignada y usa los recursos al 100%.
1.2.4 Políticas
Las políticas son los medios por los cuales se logran objetivos anuales. Las políticas
incluyen directrices, reglas y procedimientos establecidos con el propósito de apoyar los
esfuerzos para lograr los objetivos establecidos. Las políticas son guías para la toma de
decisiones y abordan situaciones repetitivas o recurrentes. (Fred, 2003)
9
Hansel y Gretel cuenta con las siguientes políticas que han contribuido al logro de
objetivos además que son de conocimiento de todos los miembros de la empresa ya que
al momento de vinculación laboral del personal nuevo se lleva a cabo el adiestramiento
pre ocupacional donde se da a conocer las siguientes políticas empresariales.
Comunicación:
Establecer procesos de comunicación oportunos que brinden información suficiente
y verificable, que contribuyan a garantizar la eficiencia y la eficacia en la elaboración
del producto.
Capacitación:
Implementar programas de capacitación integral, dirigida a los actores involucrados
en los procesos productivos de la empresa, con la finalidad de fortalecer al personal y
los servicios que la empresa ofrece, mejorando las habilidades, destrezas y
conocimientos técnicos y administrativos del talento humano en todos los niveles de
la organización.
Evaluación del Desempeño:
Verificar que todos los trabajadores en todas las áreas cuenten con el conocimiento y
criterio necesario para resolver cualquier tipo de problema que surja durante el
desarrollo de su labor
Clima laboral
Brindar a todos los empleados un ambiente agradable de trabajo donde se puedan
sentir como en sus hogares, Fomentando la confianza y compañerismo.
Responsabilidad con el ambiente
Gestionar todos los desechos producidos durante la elaboración y venta del producto
con un gestor ambiental, para disminuir el impacto que estos puedan producir al
medio ambiente.
1.2.5 Política de Seguridad y Salud Ocupacional
Hansel y Gretel cumpliendo con la normativa nacional e internacional vigente ha
desarrollado su política de seguridad y salud ocupacional, con el fin de ofrecer a sus
colaboradores un ambiente adecuado de trabajo que garantice seguridad, bienestar, salud,
10
higiene, integridad en cada una de sus actividades cotidianas realizadas en la jornada
laboral.
La política de Seguridad y Salud Ocupacional está desarrollada en base a lo que establece
la normativa internacional OSHAS 18001 con los siguientes puntos:
Tabla 2 Política de cumplimiento general
PUNTO POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO GENERAL
1 Es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos SYSO de la organización;
2 Incluye un compromiso prevención de lesiones y enfermedades y de mejora
continua;
3 Incluye un compromiso de por lo menos cumplir con los requisitos legales y con
otros requisitos suscritos relacionados con los peligros de SYSO
4 Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de
SYSO
5 Está documentada, implementada y mantenida;
6 Esta comunicada a todos los personas que trabajan bajo el control de la
organización con la intención que ellos estén conscientes de sus obligaciones
individuales de SySO.
7 Está disponible a las partes interesadas
8 Es revisada periódicamente para asegurar que se mantiene relevante y Apropiada
a la organización.
Fuente: OSHAS 18001
En base al planteamiento anterior Hansel y Gretel ha definido los siguientes puntos como
política de seguridad y salud ocupacional aplicable para todos los sitios de trabajo:
Cumplir y hacer cumplir la normativa nacional vigente en materia de seguridad y
salud, evaluando periódicamente su cumplimiento.
Instruir a los responsables de los procesos productivos y administrativos sobre la
formación de los trabajadores en los factores de riesgos propios de su actividad
laboral.
asignar todos los recursos económicos, humanos, de máquinas, herramientas,
EPI, materias primas e instalaciones que garanticen confort, salud y seguridad a
los trabajadores
fomentar la participación y colaboración de todos los trabajadores en medidas de
prevención de accidentes e incidentes laborales.
11
mejorar continuamente los procesos y el desempeño de la organización con el
propósito de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores
1.3 ORGANIGRAMAS
“El organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de autoridad y de
la división especializada del trabajo de una organización por niveles jerárquicos.
Es una gráfica compuesta por una serie de rectángulos, representan los órganos o cargos,
los cuales se unen entre sí por líneas, que representan las relaciones de comunicación y
autoridad dentro de la organización.” (Orozco Hernádez, 2009)
Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa o de la actividad que
realiza, de una forma horizontal o vertical que demuestra orden y jerarquía.
1.3.1 Organigrama Estructural General
“Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de una
manera objetiva sus partes integrantes es decir, sus unidades administrativas y la relación
de dependencia que existe entre ellas.” (Vasquez, 2002)
El organigrama estructural nos permite observar los niveles jerárquicos de la organización
y apreciar de una mejor manera la distribución de las áreas y departamentos.
12
Junta de
accionistas
Presidente
Gerente
General
Gerente de Producción
Gerente de Marketing y
Comercialización
Gerente Financiero y
Administrativo
Gerente de Talento Humano
Coordinador
ComercialContador
Asistente
Talento
Humano
Supervisor
de
Producción
Transportista
Asistentes
Contables
Técnico de
Seguridad y
salud
Ocupacional
Médico
Ocupacional
Administrador
Cafetería
Jardín
Administrador
Hansel y
Gretel(Locales)
Supervisor Chef Supervisor
Bodeguero AnalistaTécnico de
Mantenimiento
Panadero/
Pastelero
Analista de Sistemas
Auditores
Jefe de
Investigación y
DesarrolloAsistentes de
Auditoria
Figura 4 Organigrama Estructural General
Fuente: Hansel y Gretel
13
1.3.2 Organigrama Estructural Área de Seguridad y Salud Ocupacional
Figura 5 Organigrama Estructural Área de Seguridad y Salud Ocupacional
Fuente: Hansel y Gretel
1.3.3 Responsabilidad y Autoridad
El organigrama Estructural de la empresa Hansel y Gretel define la responsabilidad,
autoridad e interrelación de todo el personal que administra, realiza y verifica el trabajo
que afecta a la calidad, particularmente para el personal que necesita la libertad
organizacional y autoridad para:
Gerente de Talento Humano
Jefe USSO
Medico Ocupacional
Brigadistas Primeros Auxilios
Jefe de Brigadas de Emergencias
Brigadistas Evacuacón
Brigadistas Incendios
Brigadistas Busqueda y Rescate
Presidente Comité Central Paritario de Seguridad y Salud
Presidente SubComités
Paritarios SSO
Delegados SSO
GERENTE GENERAL
14
Iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades relacionadas con
el producto, servicio y el sistema de calidad.
Identificar y registrar cualquier problema relacionado con el producto y servicio
que se oferta.
Verificar la implantación de las soluciones.
A su vez el Organigrama Estructural de la Unidad de Seguridad y Salud Ocupacional
busca prevenir la ocurrencia de accidentes y enfermedades laborales mediante la
utilización de protocolos de actuación:
Prevenir la ocurrencia de acciones y condiciones sub estándar dentro de la
empresa, relacionadas con la Seguridad y Salud Ocupacional.
Identificar y registrar cualquier tipo de incidente, accidente, enfermedad
ocupacional que pueda ocasionar afectaciones físicas y mentales a los trabajadores
de Hansel y Gretel.
Recomendar e implementar soluciones a través de los canales designados.
Verificar la implantación de las soluciones y de la mejora continua de los
procesos.
1.3.4 Responsable de los Procesos
Responsable del Proceso GH - Gestión Humana: Jefa de Talento Humano
Misión del Puesto:
Potenciar las competencias, habilidades y conocimientos del personal de Hansel y Gretel.
Apoyar a todas las áreas en el desarrollo del recurso humano.
Funciones del cargo:
Realizar y/o coordinar procesos de selección ( analistas, jefaturas, gerencias)
Redactar la descripción de los nuevos puestos de trabajo en conjunto con el jefe
de área.
Diseñar el plan de capacitación anual y evaluarlo mediante índices e indicadores.
Planificar y ejecutar eventos sociales y de motivación.
15
Realizar los reportes de nómina mensualmente.
Diseñar y ejecutar estrategias para lograr el compromiso de los trabajadores.
Realiza la medición efectiva de la capacitación
Realiza propuestas para evaluar el desempeño, medir el clima laboral,
comunicación interna, mejora continua, estructura de salarios y vela que se
cumplan, elaborando índices que permitan la mejora continua.
Realiza otras funciones delegadas por el inmediato superior relacionado con el
puesto de trabajo.
Responsable de apoyar para que el comité de seguridad y salud ocupacional
cumpla con las funciones asignadas.
Coordina con el departamento medico actividades que favorezcan el bienestar y
salud de los trabajadores.
Cumple con las normas de seguridad y salud especificadas para su área de trabajo
y tareas asignadas.
Realiza otras funciones inherentes a su cargo encomendadas por su cargo
inmediato.
Perfil de Competencias del cargo:
Experiencia: Dos años en actividades similares
Formación requerida: Seguridad y Salud Ocupacional Estructuras procesos de
RRHH
Competencias: Planificación y gestión, manejo de recursos humanos y de
relaciones de negocios.
Responsable del Proceso MP– Marketing: Jefe de Comercialización
Misión: Diseñar herramientas que aporten al crecimiento, incremento y mejoramiento
continuo de los canales comerciales de la empresa, generando información para una
adecuada toma de decisiones, apoyando los procesos comerciales y de la fuerza de ventas,
logrando una maximización de la rentabilidad de la empresa y del área.
Funciones del cargo:
Gestiona canales comerciales y personal, con el fin de establecer medidas
estratégicas apropiadas de crecimiento.
16
Gestiona y coordina plataformas promocionales.
Definir los procesos que den el marco teórico de las actividades operativas y de
gestión de canales comerciales, y administración operativa de las mismas, donde
aplique.
Controlar el cumplimiento de objetivos y la difusión de indicadores de gestión
Manejo y supervisión de la cartera de clientes
Atiende, registra y controla los informes de quejas y reclamos de clientes externos
brindando una oportuna solución y reportando a la junta directiva.
Elabora presupuestos de ventas para cada local, con el fin de realizar el
seguimiento y control del cumplimiento de los mismos, basados en proyecciones.
Coordina con el Administrador d los centros comerciales requerimientos
necesarios para la operación de puntos de venta.
Participa en la contratación de personal para locales.
Acompaña y da seguimiento al nuevo personal administrativo contratado.
Coordina requerimientos de mantenimiento físico del local y redirige el trabajo al
área pertinente.
Perfil de Competencias del cargo:
Educación: Ingeniero comercial, administrador de empresas o afines
Experiencia: Dos años en el cargo o afines
Formación requerida: Estructura de gestión de procesos en puntos de venta,
proyecciones de ventas, diseño de plataformas de ingresos, de servicio al cliente
y de perfiles idóneos para marcas actuales.
Competencias: Planificación y gestión, manejo de recurso humanos, manejo de
relaciones de negocios.
Responsable del Proceso Productivo -Producción: Jefe de producción
Misión del puesto: Planificar, organizar controlar la elaboración de productos,
conservando absoluta confidencialidad, en base a las recetas, tiempos y normas de
elaboración; garantizar que los procesos productivos cumplan con la planificación
17
estratégica de producción, estándares de calidad, normas y procedimientos establecidos
por la empresa.
Funciones del cargo:
Cumplir con las normas BPM de vestimenta, higiene personal y demás
procedimientos relacionados con los procesos productivos para cumplir con los
parámetros esenciales de producción y calidad de los productos elaborados.
Revisar las ordenes de producción para la planificación y organización de la
producción
Controla la calidad y cantidad de MP y otro para la elaboración de los productos.
Revisar el inventario físico final de la jornada para planificar y elaborar órdenes
de producción del día siguiente e iniciar el despacho consecuente.
Ingresar la producción de productos terminados en el sistema para el descargo en
el mismo
Activar los nuevos productos en el sistema para que los puntos de venta puedan
realizar los respectivos pedidos.
Analiza y elabora tabulaciones de los productos de temporada para realizar un
análisis comparativo y planificar la siguiente producción.
Perfil de competencias del cargo:
Educación: Ingeniería en alimentos o afines
Experiencia: Dos años en funciones similares
formación requerida: Dominio de Normas BPM, HACCP, Calidad, producción.
Competencias: Administración de Procesos, Manejo de recursos humanos,
creación de equipos efectivos.
Responsable del Proceso FL – Administrativo Financiero y Legal: Contador
Misión del puesto:
Elaborar y analizar reportes financieros con el fin de facilitar información veraz y
oportuna, que permita diagnosticar problemas en la cadena de valor y canales comerciales
y permitir su optimización, potenciando los mejores niveles de rentabilidad a largo plazo.
18
Funciones del cargo:
Entrega presupuestos operativos a las distintas áreas de la empresa.
Reporta movimientos y flujos contables, económicos y financieros en el
desarrollo del ciclo completo de la empresa a fin de garantizar la óptima
asignación y uso de los recursos.
Elabora estados financieros para el directorio y junta de accionistas que les
permita tomar decisiones adecuadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
Asesora a las diferentes áreas de la empresa en asuntos de estrategia financiera,
político-financiera y tributario-contable con el fin de maximizar rentabilidad.
Supervisa el pago oportuno de los impuestos, tasas y demás obligaciones con los
diferentes organismos de control a los que está sujeta la empresa.
Garantiza el pago oportuno de los compromisos y deudas contraídas.
Supervisa la organización y custodia de todos los documentos de soporte contable,
del recurso financieros y valore que se originan en el giro del negocio.
Autoriza el ingreso y egreso de fondos siguiendo las políticas de facturación y
compras establecidas por la empresa y apegadas al marco de la ley.
Revisa y aprueba el pago de la nómina quincenal y mensual.
Reporta movimientos de Activos fijos de la empresa a gerencia general (compras,
bajas, ventas).
Elabora y/o participa en el diseño de manuales de procedimientos contables
Aprueba y registra las provisiones de jubilación patronal y desahucios elaboradas
por actuarios certificados.
Revisa facturas para programar el pago a Proveedores
Realiza el control físico de cheques emitidos mensualmente con su respectivo
reporte
Cuadre de cuentas contables asignadas( caja principal, caja chica, gastos no
deducibles, clientes
Perfil de competencias del cargo:
Educación: Ingeniero Financiero, Ingeniero Comercial o afines
Experiencia: Dos años en cargos similares
formación requerida: Análisis financiero, Costeo ABC, Legislación Tributaria,
Gestión de Procesos de calidad.
19
Competencias: Planificación y Gestión, Manejo de Recursos humanos, Manejo
de relación de negocios.
Responsable del Proceso SSO- Seguridad y salud Ocupacional: Técnico SSO
Misión del Puesto:
Implementar y mantener el sistema de Gestión de seguridad y salud ocupacional en
funcionamiento bajo el cumplimiento de las normas vigentes en el país.
Funciones del cargo:
Reconocimiento y evaluación de riesgos
Control de riesgos profesionales
Promoción y adiestramiento de los trabajadores
Registro de la accidentabilidad, ausentismo y evaluación estadística mediante el
uso de índices reactivos.
Asesoramiento técnico, en materia de control de incendios
Perfil de competencias del cargo:
Educación: Ingeniero en seguridad y salud ocupacional o afines
Experiencia: Dos años en el cargo o similares
formación requerida: Manejo de Sistemas de Gestión de SSO
Competencias: Planificación y Gestión, Manejo de Recursos humanos, Manejo
de relación de negocios.
1.4 ANÁLISIS FODA HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
1.4.1 Tipo de empresa
Hansel y Gretel Cia.Ltda es una empresa manufacturera dedicada a la transformación de
materia prima en producto final de consumo inmediato , por su número de trabajadores
constituye una gran empresa, sin embargo dentro de la categorización por factores de
riesgo según la actividad constituye una empresa de mediano riesgo con puntuación 6 ,
teniendo en sus procesos actividades de riesgo moderado para nuestros colaboradores y
empresa en general, pudiéndose ver afectada la producción, los recursos materiales y
20
principalmente trabajadores clientes ,visitas y proveedores. Es por este motivo que se
hace necesario adoptar y aplicar normas reglamentarias estipuladas dentro de nuestra
legislación nacional, para desarrollar un ambiente de trabajo adecuado que garantice
salud, integridad, seguridad, higiene y bienestar para todos los empleados.
1.4.2 Negocio en Marcha
La empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda. Cuenta con alrededor de ciento veintiocho
trabajadores entre administrativos, operativos y ventas repartidos entre locales, planta de
producción, puntos de venta y restaurante.
En la Planta de producción se cuenta con Activos Fijos con una amplia maquinaria como
son Hornos Industriales, Mezcladoras de Masa, Batidoras Kitchen, Cámaras
Refrigerantes, menaje de cocina.
Para la distribución del producto en los puntos venta y restaurante se utiliza camionetas
marca Mazda, adaptada para el transporte de productos. Adicional a todo esto en el área
administrativa se cuenta con Equipos de Cómputo, Equipos de Oficina, Muebles de
Oficina destinados a la logística y coordinación de toda la empresa.
Hansel y Gretel siempre preocupado del bienestar de sus trabajadores implemento hace 2
años el área de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene como función principal mitigar
los riesgos laborales en materia de prevención de accidentes y enfermedades
ocupacionales a más de dotar de equipo de protección personal y ropa de trabajo adecuada
a todos su colaboradores de acuerdo a la actividad que desarrollen establecida en el
manual de funciones, Profesiogramas y Matriz de Riesgos Modelo NTP 330.
Como responsabilidad del área de Seguridad y Salud Ocupacional y en base a lo dispuesto
en él DECRETO EJECUTIVO 2393, Art 11 Obligaciones del Empleador, Numeral 9.se
ha desarrollado un programa de Inducción y Capacitación para todo el personal que
ingresa a laborar en nuestras instalaciones.
Hansel y Gretel Cia.Ltda a determinado en base a su experiencia como empresa
preocupada del bienestar laboral de sus trabajadores que la Seguridad y Salud
Ocupacional más allá de ser una obligación es una responsabilidad, por lo cual en cada
21
proceso productivo que se ha realizado se toma en cuenta que no exista ningún acto
inseguro ni condición sub estándar a fin de prevenir Incidentes, Accidentes y
Enfermedades Ocupacionales.
A nivel de gerencia, cada proceso implementado por el área de Seguridad y salud
ocupacional es revisado y aprobado siempre con la participación de los gerentes además
al inicio de cada año se entrega una matriz de planificación informando todo lo que se
llevara a cabo durante el siguiente periodo.
1.4.3 Economía Y Financiamiento
Hansel y Gretel cuenta con un Capital de Trabajo que se obtiene gracias al producto
vendido, Cobrado y facturado. Aun cuando el flujo de caja es variable en todos los locales
se puede considerar que los ingresos por ventas son positivos, lo que permite cumplir a
tiempo con el pago de remuneraciones de los trabajadores tanto operativos,
administrativos y de venta así como con las obligaciones patronales, reposición de
maquinaria, menaje de cocina, apertura de nuevos locales.
Presenta declaraciones de IVA (Impuesto al Valor agregado) mensualmente y la
Declaración del Impuesto a la Renta anual, todo sustentado con estados Financieros que
demuestran la rentabilidad de la empresa.
Para el manejo financiero la empresa cuenta con un departamento contable capacitado así
como un sistema informático compuesto por módulos que simplifica la labor mediante la
automatización de procesos. Adicional la empresa realiza sus movimientos bancarios
mediante Banco Pichicha y Produbanco donde cuenta con una calificación crediticia
excelente en caso de algún momento requerir de préstamos.
1.4.4 Seguridad Y Salud laboral en Cifras
Según la OIT un trabajo digno constituye un trabajo sin riesgos, existen cifras
aproximadas a nivel mundial que año tras año alrededor de 2 millones de personas pierden
la vida como consecuencia de accidentes y enfermedades relacionadas con su trabajo,
22
además cada año los trabajadores son víctimas de 270 millones de accidentes relacionado
con su actividad laboral y 160 millones de enfermedades profesionales.
La seguridad y Salud se debe considerar un punto con mucho peso al interior de una
empresa ya que incide de manera directa con los costos de fabricación o de servicio de
una organización.
La cifra a nivel mundial de costos por accidentes y enfermedades ocupacionales haciende
a más de 1.250.000 millones de dólares por año, los cálculos de multas para este tipo de
factores depende de la legislación de cada país pero en cualquier caso todos los gastos
incurridos por accidentes y enfermedades profesionales pueden ser evitados aplicando
una cultura de prevención.
A nivel de Latinoamérica el descuido y despreocupación por la seguridad y salud
ocupacional expone a más del 80% de la mano de obra a frecuentes accidentes y
enfermedades laborales lo que genera costos innecesarios, con una cifra de 200 millones
de personas accidentadas y con repercusiones en su salud, lo que representa 76 millones
de dólares como costo anual, todo en base a datos obtenidos por la OIT.
1.4.5 Situación actual
Hansel y Gretel Cia.Ltda funciona con normalidad, siempre rigiéndose a las normas
nacionales vigentes establecidas ya sea por el SRI (Servicio de Rentas Internas)
Superintendencia de compañías, Ministerio del Trabajo, Iess (Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social), Riesgos del Trabajo.
La rentabilidad de la empresa es buena, pero se ha detectado que se puede incrementar su
rendimiento al mejorar los procesos de seguridad y salud ocupacional implementando
adecuadamente un Sistema de Gestión que garantice el cumplimiento de normas legales
y estándares de calidad para el beneficio de los trabajadores, que contribuya a disminuir
la incidencia de accidentes laborales y enfermedades ocupacionales que a la postre
generan gastos innecesarios para la empresa.
23
Respecto de la planificación de los procesos empresariales todo se encuentra estipulado
dentro de cronogramas y se maneja mediante políticas internas establecidas de una
manera informal.
La seguridad y salud ocupacional al interno de la empresa se maneja mediante una unidad
conformada por un técnico competente en el área con registro en el Ministerio de
relaciones laborales, Un médico general con especialización en seguridad y salud
ocupacional, un comité paritario central compuesto por un presidente y secretario a más
de 2 representantes principales por parte del empleador, 2 representantes principales por
parte del trabajador y 3 representantes suplentes por parte de trabajadores y 3 por parte
del empleador, un subcomité estructurado de manera semejante al comité principal
ubicado en el restaurante, seis delegados de seguridad en cada local, a más de todo se
cuenta el apoyo de las gerencias que trabajan de manera coordinada para mejorar el
ambiente laboral de los trabajadores.
1.4.6 Diagnostico Interno Y Externo
Para el estudio de la situación actual de la empresa y en base a la observación realizada
de los procesos utilizaremos la matriz FODA como una herramienta de análisis aplicada
a la situación actual de la empresa.
El objetivo del análisis FODA es identificar las fortalezas y debilidades así como las
oportunidades y amenazas del medio en el que se lleva a cabo la actividad empresarial.
Las siglas FODA son las iniciales de FORTALEZAS (Factores positivos con los que se
cuenta), OPORTUNIDADES (aspectos positivos que podemos utilizar aprovechando
nuestras fortalezas), DEBILIDADES (Factores críticos que se debería eliminar o
reducir.), AMENAZAS (Aspectos negativos que obstaculizan el logro de nuestros
objetivos.)
1.4.7 Metodología FODA
Se identificara los puntos a ser analizados.
Se determinara las condiciones reales de las variables internas y externas
Se asignará un valor para cada una de las cuatro variables del FODA
24
Calculo de resultados
Análisis y Conclusiones
Para la asignación de una ponderación se establecerá una escala del 1 al 4 donde:
Análisis Interno
VALOR OBSERVACIONES
1 DEBILIDAD MAYOR
2 DEBILIDAD MENOR
3 FORTALEZA MENOR
4 FORTALEZA MAYOR
Análisis Externo
VALOR OBSERVACIONES
1 AMENAZA MAYOR
2 AMENAZA MENOR
3 OPORTUNIDAD MENOR
4 OPORTUNIDAD MAYOR
1.4.8 Análisis Interno
Para este análisis se considera los factores que pueden ser controlados por la empresa
como la planificación, organización, control interno, producción, estrategia de ventas.
Tabla 3 Matriz de análisis interno
HANSEL Y GRETEL CIA. LTDA
FACTORES INTERNOS PESO CALIFICACIÓ
N
PESO
PONDERADO
FI1. PLANIFICACIÓN 0,11 2 0,22
FI2. ORGANIZACIÓN 0,11 2 0,22
FI3. SEGUIMIENTO 0,11 2 0,22
FI4. CONTROL 0,11 3 0,33
FI5. TOMA DE DECISIONES 0,11 3 0,33
FI6. ESTRATEGIA DE VENTAS 0,11 4 0,44
FI7. CONTRATACIÓN DE PERSONAL 0,11 1 0,11
FI8. SUELDOS Y SALARIOS 0,11 1 0,11
FI9. PROGRAMAS INFORMÁTICOS 0,11 1 0,11
TOTAL 1,00 2,11
Fuente: Hansel y Gretel
25
Análisis: La empresa presenta mayores debilidades que fortalezas, 3 de 9 han obtenido
un valor de (1) que indica una debilidad mayor, por lo que sería un punto a solucionar de
manera urgente.
1.4.9 Análisis Externo
Para este análisis se considera los factores que no pueden ser controlados por la empresa,
sino que surgen como oportunidades y amenazas.
Tabla 4 Matriz de análisis externo
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
FACTORES EXTERNOS PES
O
CALIFICACIÓ
N
PESO
PONDERADO
FE1. COMPETENCIA 0,11 3 0,33
FE2. AUMENTO DE PRECIO DE MP 0,11 1 0,11
FE3. POLITICAS GUBERNAMENTALES 0,11 2 0,22
FE4.LEYES LABAORALES 0,11 2 0,22
FE5.RECESIÓN ECONOMICA 0,11 1 0,11
FE6.APERTURA DE NUEVOS MERCADOS 0,11 3 0,33
TOTAL 0,67 1,33
Fuente: Hansel y Gretel
Análisis: La empresa presenta números iguales de amenazas mayores, menores así como
oportunidades menores, lo que no refleja es que haya una oportunidad mayor significativa
de la cual se pueda obtener un beneficio sustancial.
1.4.9.1 Comentario respecto de la elaboración de la matriz F.O.D.A
En los cuadros anteriores hemos utilizado 9 y 6 factores tanto internos como externos
respectivamente que afectan al desenvolvimiento de la empresa de una manera directa e
indirecta.
En la presente metodología empleada colocamos en la primera columna los factores
internos y externos que son representativos para la organización.
La segunda columna correspondiente al peso representa la unidad dividida para el numero
de factores ya sean internos y externos.
26
La tercera columna está dada por las ponderaciones asignadas que van 1 a 4.
La cuarta columna es el producto de la multiplicación del peso con la calificación.
Lo primordial dentro del análisis FODA no consiste en comparar la sumatoria del peso
ponderado, sino comparar los pesos ponderados de las debilidades y Fortalezas así como
las oportunidades y amenazas.
27
2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
2.1 Generalidades de la auditoria de gestión
La auditoría de gestión ha sido utilizada desde la antigüedad y durante los periodos de
evolución de los pueblos, no de una manera compleja ya que las actividades económicas
y operaciones no eran relativamente difíciles de realizar.
Durante el desarrollo de la revolución industrial se empieza aplicar la auditoria de gestión
como modelo para descubrir fraudes en las operaciones vinculadas al giro normal del
negocio mediante la revisión de cuentas y la presentación de informes realizados con
honestidad.
El desarrollo, avance, sofisticación así como la evolución de la auditoria de gestión a lo
largo del periodo de tiempo se debe a varios factores entre ellos el avance de la tecnología,
la creación de procesos más complejos y la necesidad de auditarlos.
En la actualidad a más de desarrollarse auditorías financieras como método para
determinar fraudes y errores contables, los auditores se han orientado a la revisión de
procesos, al mejoramiento de la calidad en producto y servicio, buscando la eficiencia,
eficacia y economicidad.
2.1.1 Concepto
La Auditoría Administrativa puede definirse como un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de
control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.
(Leonard William P, 1981)
Auditoría Administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa, de la
satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de
la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los
integrantes de la institución. (Fernandez Arena, 1973).
28
El examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y controles operacionales de
un ente, realizado con independencia y con el uso de técnicas específicas, busca el
Propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia, eficiencia y
economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan
la mejora de la productividad del mismo. (Cuellar, 2015)
Una auditoría operativa o de gestión es un examen objetivo y sistemático de
evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño
de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por
objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de
decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.
(Corte del Salvador, 2006)
La Auditoría de Gestión es joven y surge como resultado del desarrollo social, del
avance tecnológico y la práctica productiva en un mundo cada vez más
globalizado sin perder de vista que en esta auditoría se da una contradicción no
antagónica que es esencial: lo general que se establece por los organismos
competentes, para poder desenvolverse en este campo y lo particular que deben
tener estas auditorías a partir de las características estructurales y funcionales de
cada objeto de investigación. Se evalúa la gestión que se realiza en la
planificación, control y uso de los recursos y se comprueba la observancia de las
disposiciones pertinentes para verificar su racional utilización y contribuir a
mejorar las actividades y materias examinadas. Lograr, a través de ella que los
ejecutivos evalúen la efectividad de los procedimientos seguidos y si estos están
dirigidos a cumplir los objetivos fijados. (Estado Argentina, 2000)
La Auditoria es el proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002)
2.1.2 Importancia
La Auditoria de Gestión es una herramienta necesaria dentro de la organización
empresarial, ya que ayuda a la detección de problemas económicos, talento humano,
procesos y de más, dirigiendo así a la empresa a los objetivos propuestos .La auditoría de
Gestión mediante el uso de técnicas permite evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad
en cada una de las áreas auditadas así como en su procedimientos con la finalidad de dar
posibles alternativas de solución mediante las recomendaciones realizadas al final de la
auditoria .
La importancia de realizar una auditoría de gestión se resume en la necesidad de
comprobar el cumplimiento de las metas y objetivos de nuestra empresa. Contar
con los recursos personales y productivos necesarios para llevar a cabo una
29
actividad empresarial no es suficiente. Hay que conocerlos a fondo en su uso y
control, evaluarlos y, si es preciso, modificarlos para mejorar nuestro negocio y así
alcanzar la máxima eficiencia. (Remirez, 2014)
2.1.3 Objetivos de la auditoria de Gestión
El objetivo principal de la auditoria de gestión es el identificar las falencias y posibles
errores en los diferentes departamentos o áreas de la empresa, en un proceso, en una
actividad y en base a estas deficiencias brindar alternativas de soluciones, que sean
viables, que posean razonabilidad y que aumenten la rentabilidad de la empresa.
Determinar errores en la línea de Procesos Administrativos, Talento Humano,
Seguridad y Salud Ocupacional realizando una corrección inmediata de las
actividades detectadas como ineficientes.
Verificar la confiabilidad y fiabilidad de la documentación así como la de los
procesos dentro de la gestión que se está auditando.
Verificar que la organización cumpla con la normativa nacional e internacional
vigente y aplicable en nuestro país así como con normas técnicas certificadas que
se adapten a la realidad de la empresa y que se cumpla con los principios de
economía, eficiencia, eficacia, efectividad, y ecología.
Evaluar el Presupuesto asignado para la implementación y mejora de procesos de
gestión, determinando que los recursos se han utilizado de manera adecuada.
Establecer si los controles implementados por las gerencias son adecuados para la
organización y brindan un nivel de eficacia y eficiencia en la gestión de la
organización.
2.1.4 Áreas que pueden ser objeto de una auditoria de gestión.
Dentro de todo proceso de auditoria como norma general se debe definir el alcance de
esta, para lo cual se debe tomar en cuenta que cada empresa tiene diferentes cualidades y
se desenvuelve dentro de situaciones particulares y propias del giro de su negocio.
La auditoría debe ser extensiva y adaptada a la empresa que se va auditar a más de
seccionar en posibles áreas sujetas de auditoria como las siguientes:
30
Auditoria de Gestión General de la empresa
Auditoria de Gestión al Sistema Financiero
Auditoria de Gestión de Compra de Materia Prima
Auditoria de Gestión de Talento Humano
Auditoria de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Auditoria de Gestión Informática y desarrollo de Software
Auditoria de Gestión al Sistema Administrativo
Auditoria de Gestión al sistema de calidad
Auditoria de Gestión de Ventas
Auditoria de Gestión de Cobranzas y Recuperación de Cartera vencida
Auditoria de Gestión Ambiental
2.1.5 Diferencias entre auditoría Financiera y de Gestión
Fuente: http://www.administracionmoderna.com/diferencias-conceptuales.html
AUDITORIA FINANCIERA
Verifica si el conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a NIIF.
Auditoria Numérica
Utiliza los estados Financieros, Cuentas contables como un Fin
La ejecutan solo profesionales de areas Contables ,Financieras y economicas.
AUDITORIA DE GESTIÓN
Es un examen detallado de la administracion con el objetivo de evaluar la eficiencia de sus resultados y el cumplimiento de objetivos.
Auditoria No numérica
Utiliza los estados financieros como un medio
La pueden ejecutar profesionales de ramas afines al area sujeta de auditoria.
31
2.1.6 Dimensiones y Ámbitos de Control
Figura 6 Dimensiones y ámbitos de control
Insumos.- Son los recursos que la organización tiene disponible para
lograr un producto o resultado. Ej. Colaboradores, recursos materiales.
Procesos.- Formas en que el trabajo es realizado, actividades necesarias
para realizar el producto. Ej. Procesos de Administración,
procedimientos de compras.
Productos.- Representan los productos o servicios generados en un
determinado sistema o proceso. Mide el volumen de producción que se
ha alcanzado durante un periodo de gestión. Ej. Unidades producidas,
Personal contratado.
Resultados.- Impacto final que se alcanza, cuando los productos o
servicios cumplen con su fin. Ej. Satisfacción de clientes, incremento de
ventas.
ÁM
BIT
O D
E C
ON
TR
OL
32
2.1.7 Metodología de la auditoria de Gestión
Figura 7 Metodología de la auditoría de Gestión
Fuente: Apuntes de Clase
FASE I
PLANIFICACIÓN
•Diagnostico
•Examen preliminar
FASE II
EJECUCIÓN
•Ejecucion de la auditoria
•elaboración de papeles de trabajo
FASE III
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
• Informe
•Conclusiones y Recomendaciones
FASE IV
SEGUIMIENTO
•Evaluacioncontinua
Eficacia.- Miden el grado de cumplimiento de los objetivos de la
organización, sin referirse al costo de los mismos.
Eficiencia.- Sirven para evaluar los costos por unidad de servicios o
bienes producidos.
Calidad.- Miden las características técnicas del producto o servicio
entregado, así como también la proporción del producto que cumple con
los requisitos del Cliente.
Economía.- Miden la capacidad de la empresa para movilizar
adecuadamente sus recursos financieros.
Ecología.- Miden el grado de contaminación o polución liberado al
Ambiente en cada etapa del proceso productivo y generación de
productos.
DIM
EN
SIO
NE
S
33
2.1.7.1 Planificación
La planificación de la Auditoria de Gestión comprende el desarrollo de una
estrategia global con base en el objetivo, alcance del trabajo y la forma en que se
espera que responda la institución que se va a examinar.
El concepto de planeación o planificación adecuada incluye la investigación de un
probable cliente antes de decidir si se acepta el contrato, la obtención de
conocimiento de la operación del negocio del cliente y el desarrollo de una
estrategia global para organizar, coordinar, y programar las actividades del personal
de auditoria. (Pany, Whittington, & Kurt, 2000)
Previo a la realización de una auditoria se debe conocer todo en relación a la empresa que
se va auditar, para poder construir un plan de auditoria en forma objetiva y no subjetiva.
Dentro de este análisis debemos tomar en cuenta la actividad de la empresa, su estructura
organizacional, el mercado donde se desarrolla, políticas financieras, administrativas,
ventas, clientes, todo lo que ayude a comprender como operara la empresa.
N° Aspectos a conocer previo la ejecución de la Auditoria
1. Estructura organizativa y funciones.
2. Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual
debe valerse de los correspondientes diagramas.
3. Características de la producción o del servicio.
4. Capacidad de producción o servicio instalada.
5. Plan de producción o servicios.
6. Sistemas de costos, centros de costos, áreas de responsabilidad, los
presupuestos de gastos y su comportamiento.
7. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales
fundamentales.
8. Destino de la producción terminada o de los servicios prestados
9. Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías
ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.
10. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnológicas, así como
ficha de costo actualizada.
11. Existencia de normas de trabajo y manuales.
12. Verificación de las fuentes de financiamiento;
13. Evaluación del Sistema de Control Interno eficiente, sobre las
operaciones de procesos operacionales que comprenden actividades
establecidas de acuerdo a su cumplimiento.
14. Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados
Financieros, que permitan determinar si estos reflejan
razonablemente su situación financiera y los resultados de sus
34
operaciones sí como el cumplimiento de las disposiciones
económico - financieras.
15. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas
automatizados de los procesamientos de la información.
16. Analizar el comportamiento de los indicadores económicos
fundamentales de la entidad.
17. Revisar Informes Económicos y otros documentos que brinden
información general sobre la situación de la entidad.
18. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes,
Técnicos, y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido
las organizaciones política y de masas; y
19. Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin
de observar el funcionamiento en su conjunto.
20. Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán
utilizarse fuentes externas si se considera necesario.
21. Al concluir la misma el Jefe de Auditoría deberá evaluar la
conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la
situación del control. Este será aconsejable cuando se considere que
la duración de la auditoría pueda prolongarse, con vista a permitir
que la administración comience a adoptar medidas, lo que al
decidirse contribuirá a aligerar el informe final.
Fuente: ( Oficina Nacional de Auditoría. , 1998)
2.1.7.2 Planificación Preliminar
La planificación preliminar tiene por objeto obtener o actualizar la información general
sobre la empresa a fin de crear una identificación global de la entidad a ser auditada.
La planificación preliminar permite saber qué tipo de estrategia se va a seguir basado en
el conocimiento adquirido del ente a auditar.
Las principales técnicas utilizadas para desarrollar una planificación preliminar son las
entrevistas, visitas de campo, observación de procesos productivos, todo orientado a
obtener la mayor cantidad de conocimiento posible sobre el giro del negocio de la
empresa a ser auditada.
Visita
Consiste en el reconocimiento del lugar, el área física donde se desarrolla el trabajo del
ente a ser auditado, ayuda a conocer las condiciones en las que laboran los empleados. Es
recomendable que el auditor líder posterior a la visita de campo comente con el equipo
auditor sus apreciaciones.
35
En Hansel y Gretel se realiza visitas periódicas a la empresa ya que se cuenta con total
apertura por parte de los directivos y gerente, lo que permite tener un conocimiento
amplio y claro de la actividad de la empresa y de sus procesos y procedimientos técnicos
del giro del negocio.
Entrevista
La entrevista ayuda a conseguir datos e información más detallada, ya que se interactúa
directamente con los gestores de la información, la entrevista puede ser de dos clases
formales donde se utiliza un guion con preguntas cerradas o de opción múltiple o puede
ser entrevista no guiada donde las respuestas obtenidas son amplias.
Para el caso de la auditoria al área de seguridad y salud ocupacional se llevara a cabo
entrevistas a las partes involucradas directamente con el área:
Gerente General
Jefa de Talento Humano
Técnico de Seguridad y Salud Ocupacional
En base al siguiente formato:
36
2.1.7.3 Planificación Específica
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente
utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la
auditoría. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar.
(Contraloría General del Estado, 2016)
La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno,
evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría
a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas
respectivos. (Contraloría General del Estado, 2016)
37
En esta etapa se analizara la información recopilada durante la planificación preliminar,
en este punto de la auditoria se evaluara el control interno, los riesgos de la auditoria .Se
aplicara pruebas de cumplimiento con el fin de evaluar el ambiente de control.
2.1.8 Ejecución del trabajo de auditoria
La fase de ejecución de la auditoria, se sustenta en un conjunto de herramientas y técnicas
que integran parte de los procedimientos generales del trabajo para la obtención de
información y los métodos analíticos que se emplean para alcanzar los objetivos
previstos. Su diseño se concibe para la obtención de evidencias suficientes, relevantes y
competentes, base que garantiza la calidad de la elaboración del Informe de Auditoria.
La importancia de estos procedimientos y técnicas, radica en que mediante ellos se
demuestra las afirmaciones del auditor.
Se inicia esta fase con una reunión de apertura mediante la cual se presenta el equipo de
trabajo, se definen las áreas que serán examinadas y se establecen las reglas de ejecución
de la auditoria, como la solicitud de documentos e identificar la contraparte de la
institución en estudio.
La fase de ejecución está conformada por los siguientes elementos:
38
Figura 8 Elementos de la fase de ejecución
Fuente: Apuntes de Clases
2.2 Programa de auditoria
El programa de auditoria muestra el orden de los procedimientos a emplearse en la
auditoria, las acciones que el equipo auditor realizara con el fin de alcanzar los objetivos
planteados, lograr evidencias suficientes con un mínimo error.
El programa de auditoría es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los
procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su
aplicación. Es el documento, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados
durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada.
(Contraloría General del Estado, 2016)
El trabajo de auditoria se ejecuta mediante la utilización de los programas de auditoria,
los que dan una guía detallada que se debe cumplir.
Pruebas de Auditoria
Técnicas de Muestreo
Evidencias de Auditoria
Papeles de Trabajo
Hallazgos de Auditoria
39
El programa de auditoria debe contener:
Tema de auditoria
Objetivos de la auditoria
Alcances de la auditoria
2.2.1 Pruebas de cumplimiento
Una prueba de cumplimento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar
si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre
los cuales depositara confianza para modificar la naturaleza, alcance y probados, dado
que aseguran la integridad de la información. (Monografias .com, 2015)
2.2.2 Pruebas sustantivas
Son realizadas para obtener evidencia de auditoría, con respecto a si las aseveraciones de
los estados financieros carecen de errores significativos. Dentro de ellas se aplican las
pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos.
Son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia referida
a la información sobre operaciones. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la
validez de la información auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que
generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades
reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener
evidencia de la siguiente manera:
Evidencia física: permite identificar la existencia física de activos, cuantificar las
unidades en poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los
activos.
Evidencia documental: consistente en verificar documentos.
Evidencia por medio de comparaciones y ratios: Es un medio de localizar cambios
significativos que deberán ser explicados al auditor
Evidencia por medio de cálculos: realización de cálculos y pruebas globales para
verificar la precisión de las operaciones y documentos.
Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos.
El control interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia sustantiva y al
mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que se deben aplicar los
otros tipos de evidencia indicados. (Buenas Tareas, 2011)
40
2.2.3 Comunicación de resultados.
La comunicación de resultados se basa en la preparación de un informe donde se revelara
los hallazgos detectados positivos y negativos del área evaluada, con el propósito de
brindar información oportuna que permita realizar recomendaciones en el mejoramiento
de los procesos y en el sistema de gestión del control interno.
La comunicación de resultados debe ser permanente al finalizar cada etapa estructurada
dentro de la planificación de la auditoria e informar a los directivos los avances realizados,
no esperar al informe final para dar a conocer los asuntos observados por el auditor.
2.3 Informe de Auditoria
El informe de auditoría constituye el resultado final del trabajo realizado por el auditor el
cual va a contener las conclusiones y recomendaciones hechas a los hallazgos detectados
durante el proceso.
2.3.1 Características del Informe de auditoria
Utilidad
El informe de auditoría tiene gran efectividad si se lo aplica de manera oportuna
para corregir fallos dentro del control interno.
Objetividad
Cada informe presentara las recomendaciones, conclusiones y observaciones de
manera veraz, objetiva, y clara.
Razonabilidad
El informe contendrá razonabilidad respecto de la situación de la empresa y la
información proporcionada será confiable.
Respaldo
Toda la información que contenga el informe de auditoría debe estar lo
suficientemente respaldada de manera documental y podrá ser verificada en
cualquier momento, lo que determinara confiabilidad.
41
Claridad
La información presentada debe ser clara y efectiva. Además la narrativa debe ser
simple y capaz de ser entendida por otros directivos no relacionados con la
auditoria ya que los resultados podrían ser usados en diversas áreas.
2.3.2 Seguimiento
Después de entregado el informe final de auditoria se debe desarrollar de manera conjunta
un cronograma de cumplimiento de las conclusiones y recomendaciones entre los
directivos y responsables de la empresa a fin de levantar las no conformidades
encontradas por la auditoria.
El responsable de realizar el levantamiento de las no conformidades deberá mantener
reuniones constantes con los directivos y responsables de área para exponer cuales han
sido los avances hechos durante el proceso de implementación de las recomendaciones
hechas por la auditoria.
2.4 Control Interno
El Control interno es un proceso que proporciona seguridad razonable para la
organización comprende el uso de métodos, principios, normas, estrategias con el fin de
conseguir que todas las actividades realizadas en la organización , los procedimientos
financieros así como administrativos se cumplan en base a lineamientos trazados por la
dirección empresarial y que los objetivos propuestos se puedan alcanzar.
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y
medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus
bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables promover la
eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la
gerencia (Mantilla, 2012, pág. 89)
Control Interno es un proceso que lo realizan y ejecutan la dirección, gerencia,
administración de la organización en pro de conseguir efectividad, eficiencia y economía
en las operaciones además del aseguramiento de la calidad en los servicios.
42
Los objetivos que se busca satisfacer el momento de aplicar el control interno obedecen
a:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Razonabilidad y Confiabilidad en la información financiera.
Dar cumplimiento de normas y leyes aplicables
El control interno abarca todas las actividades que se desarrollan dentro de una
organización, ya que estas son inherentes al giro del negocio y se encuentra estrechamente
relacionadas con la empresa, de allí su importancia en ser verificadas y valorar su riesgo
con el fin de evitar errores o corregirlos.
La calidad se encuentra relacionada con un efectivo control interno ya que de este
depende que la organización cumpla sus objetivos y que los programas establecidos sean
exitosos.
El control interno pude definirse como un conjunto de procedimientos, políticas y planes
de la organización, que tienen como objetivo principal asegurar la eficiencia , seguridad
y orden en la gestión financiera, contable, administrativa y operativa de la empresa.
(Aguirre Ormaechea, 2001, pág. 7)
El control interno se crea como una herramienta que permite controlar y mitigar los
riesgos en las actividades diarias de la empresa, que puedan afectar el desarrollo y la
rentabilidad de sus procesos. Los métodos del control interno se basan en una
identificación de puntos vulnerables, investigación de posibles riesgos relevantes
(internos y externos) y posterior la manera de parar o neutralizarlos.
2.4.1 Objetivo del Control Interno
El objetivo del control interno es detectar en el menor tiempo posible cualquier tipo de
desviación dentro de los objetivos de la empresa en conseguir rentabilidad, así ayuda a
que ningún proceso se desvié antes de la consecución de las metas trazadas por la
organización.
43
Los controles internos bien aplicados reducen el riesgo de pérdidas, garantizan fiabilidad
en los estados financieros, dan cumplimiento a las normas y leyes aplicables vigentes,
evitan desperdicio de recursos y ayuda en la consecución de los objetivos de la empresa.
2.4.2 Importancia del Control Interno
El control interno busca conocer a detalle los procedimientos y las actividades de la
organización con la finalidad de detectar errores y posteriormente corregirlos evitando así
que se vuelvan a, producir en procesos futuros.
Dentro de un sistema de gestión la efectividad, eficiencia, eficacia y la economía son
componentes fundamentales en el buen funcionamiento de la empresa y el encargado de
verificar que dichos componentes se cumplan es el sistema de control interno por lo que
es fundamental su uso en HANSEL Y GRETEL CIA. LTDA.
2.4.3 Tipos de Control Interno
El control interno se constituye en un proceso que se extiende a todas las actividades
inherentes de la empresa y como tal a la gestión de los procesos y programas operativos
a nivel de planificación, ejecución, supervisión y control, para apoyar en la consecución
de objetivos.
El alcance de control interno abarca mucho más que solo las funciones financieras y
contables de la organización sino que su área de aplicación va hasta la parte administrativa
y operativa como se muestra en la siguiente clasificación:
Control Interno Administrativo
Control Interno Contable
2.4.3.1 Control Interno Administrativo
Se refiere al control de los procedimientos de empresa para asegurar eficiencia en las
operaciones y cumplimiento de estructuras de trabajo planteadas por la dirección. Estos
44
controles administrativos no tienen una incidencia directa sobre los estados financieros,
sin embargo son de gran importancia ya que se relacionan con otra parte de la actividad
empresarial.
El control interno administrativo se encargara de evaluar estadísticas, índices de gestión,
índices de eficacia operativa, programas de capacitación al personal, controles de calidad
de productos y servicios entre otros.
Los controles administrativos darán como resultado final eficiencia en
operaciones y mostraran un índice de gestión que revelara el avance que se tienen
sobre los procesos planteados por cada dirección administrativa además asegura
que se vayan cumpliendo de manera satisfactoria.
En el control administrativo se incluirá siempre al plan organizacional, los
procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de
decisiones que conducen a la autorización de transacciones por la administración.
(Meigs, Larsen, & Robert, 1986, pág. 164)
2.4.3.2 Control Interno Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos
de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen
controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y
reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoria
interna. ( Aguirre Choix , 2010)
El control interno contable es un método creado con el fin de garantizar la
conservación y protección de los activos, así como la obtención de confiabilidad,
razonabilidad de los registros contables y estados financieros.
El control interno verificara que:
a) Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o especifica
de la dirección.
b) Las transacciones se registran según sea necesario.
45
a. Para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptadas o cualesquiera otros
criterios aplicables a tales estados financieros.
b. Para mantener el control sobre los activos
c) El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la
dirección.
d) El activo contabilizado se compra con el existente a intervalos de tiempo
razonables y adoptan medidas correspondientes en el caso de que existan
diferencias. (Cepeda, 2007, pág. 132)
2.4.4 Evaluación de Control Interno
La evaluación del control interno se lo realiza mediante técnicas, instrumentos que
el auditor utilizara como parte de su examen especial y basándose en el control
interno existente en la empresa que le servirá de base para la auditoria.
Los métodos más utilizados por el auditor para evaluar el control interno son:
a) Método Descriptivo
b) Método Grafico
c) Método de Cuestionario
2.4.5 Método Descriptivo
Consiste en la narración de los procesos relacionados al control interno de manera
detallada describiendo las actividades de los distintos departamentos y registros contables
que se realicen dentro de la empresa como parte del giro del negocio.
En este método se describe claramente las actividades y procedimientos que emplean los
trabajadores dentro de la organización financieros y administrativos poniéndome más
énfasis en los registros contables.
46
Con el método descriptivo se conoce a detalle las operaciones realizadas en la empresa
sin embargo su índice de eficiencia puede verse comprometido al pasar inadvertidas
ciertas situaciones que representen riesgo para la organización.
2.4.6 Método Grafico
Consiste en la elaboración de diagramas de flujo, donde el auditor se encargara de detallar
los procesos, documentos, información de manera precisa y clara utilizando símbolos
estándar de manera que cualquier persona que conozca la simbología pueda utilizar la
información del sistema.
Los símbolos para el diseño de flujogramas se encuentran de cierta manera estandarizados
y de acuerdo a los requerimientos del control interno para describir las operaciones de la
empresa podríamos utilizar los siguientes:
Figura 9 Símbolos para diseño de flujogramas
47
2.4.7 Método de Cuestionario
Constituye un listado de preguntas por medio de las cuales se pretende evaluar el control
interno, enfocado a los encargados de las áreas, departamentos, procedimientos que se
desea investigar.
Los cuestionarios para su aplicación deberán ser elaborados con anterioridad y deberán
incluir preguntas específicas de manera que las respuestas sean afirmativas y negativas,
lo que revela si las medidas de control son efectivas o se debería realizar mejoras en los
procesos de control.
Los cuestionarios si bien es cierto constituyen un ahorro de tiempo al auditor, este deberá
comprobar si las respuestas entregadas por los entrevistados concuerdan con sus
hallazgos durante el proceso de auditoría, así evaluara la veracidad de la información
entregada.
2.4.8 Ventajas del control Interno
El control interno es un proceso que ayuda a las empresas a conseguir sus metas de
rentabilidad y rendimiento financiero mediante la utilización adecuada de los recursos,
además proporciona información financiera fiable.
El control interno asegura que la empresa se maneje de acuerdo a las normativas y leyes
aplicables reforzando la confianza de cumplimiento legal. En conclusión el control
interno es el mecanismo, la herramienta que encamina a la empresa a cumplir sus
objetivos disminuyendo el riesgo en sus operaciones.
2.4.9 Desventajas del control Interno
El control interno no garantiza el éxito de una empresa, lo que si proporciona es un grado
de seguridad razonable no absoluto de la consecución de objetivos.
El control interno no es un fin sino una herramienta de la que dispone la organización
para evaluar la gestión.
48
El control interno debe ser actualizado ya que los controles que se realizan a cierto periodo
pierden su validez con el tiempo y deben actualizarse.
El control interno por su propia cuenta no puede asegurar el cumplimiento de leyes y
normas por mejores controles que se tengan, la mayor limitación del control interno son
los juicios de valor, las decisiones tomadas por gerentes, administradores, supervisores
de manera equivocada.
Son las personas las que realizan el control interno y no los manuales, reglamentos,
políticas, estatutos ni leyes. Estas son normas que regulan y orientan el control, que no
remplazaran la labor humana.
La aplicación correcta y adecuada del control interno contribuye al logro de las 5E:
eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología.
2.5 NORMAS ISO 9001:2008 NORMA DE CALIDAD- GESTIÓN DE LA
CALIDAD O EXCELENCIA
2.5.1 Antecedentes Norma ISO 9001
ISO La Organización Internacional de Normalización, es una federación mundial
de organismos internacionales normalizados (Organismos miembros de ISO). El
trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a
través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una
materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene derecho de estar
representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y
privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo.
La Norma ISO 9001, Ha sido elaborada por el Comité Técnico ISO/TC 176,
Gestión y aseguramiento de la calidad para que pueda ser utilizado a nivel
internacional gestionando la calidad de los procesos de las organizaciones.
La norma ISO 9001, toma como base a la norma BS 5750, publicada en 1979 por
la entidad de normalización británica, (British Standards Institution)
ISO 9001es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de la
calidad (SGC) y que abarca todos los elementos de la administración de calidad
con los que una empresa debe contar para mejorar la calidad de su productos y
servicios
49
2.5.2 Implementación Norma ISO 9001
La implementación de un sistema de la calidad se constituye en una estrategia que
deberían adoptar las organizaciones como una ventaja competitiva y dar valor agregado
a los productos y servicios que ofertan.
El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad está influenciado por:
Entorno de la organización (Cambios y Riesgos)
Necesidades cambiantes
Objetivos particulares
Productos que ofrece
Procesos que se utilizan
Tamaño y estructura de la organización
La norma ISO 9001 no tiene como propósito buscar uniformidad de los sistemas de
gestión de calidad o establecer parámetros de documentación.
2.5.3 Enfoque Norma ISO 9001
Iso 9001 para desarrollarse en una organización se basa en procesos al momento de
realizar mejoraras al sistema de la gestión de la calidad o la implementación del mismo.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar
numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades
que utiliza recursos, y que gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada
se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el
resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente
proceso (International Organization for Standardization. ISO, 2008, pág. VI).
La utilización de procesos, la relación entre inicio y fin de un proceso y la gestión que se
realiza para generar los resultados esperados por la organización hacen que el enfoque de
la norma ISO 9001 se denomine enfoque por procesos, este enfoque direcciona y obliga
50
a realizar un control continuo entre procesos ya sean los del sistema de gestión de la
calidad así como de procesos individuales.
Iso como sistema de gestión de la calidad enfatiza en:
Comprensión y cumplimiento de requisitos
Se consideran los procesos siempre que aporten valor
Resultados de desempeño y eficacia del proceso
Mejora continua de procesos en base a mediciones objetivas. (International
Organization for Standardization. ISO, 2008, pág. vii)
De manera particular Iso también plantea la como opción metodológica el (PHVA) que
no es otra cosa que planificar, hacer, verificar y actuar.
Figura 10 Mejora continua del sistema de gestión de la calidad
Fuente: Iso 9001:2008
51
2.5.4 Principios Norma ISO 9001
Enfoque al cliente
Las empresas dependen de sus clientes por lo cual deben generar productos y
servicios capaces de satisfacer sus necesidades actuales y futuras y exceder las
expectativas de los mismos.
Liderazgo
Los líderes establecen propósitos y dirección para la organización, ellos son los
llamados a generar un ambiente interno donde todo el personal se involucre en
función de los mismos objetivos.
Inclusión del personal
La esencia de toda organización siempre va a ser el personal, sin importar el nivel
jerárquico que ocupe, el compromiso posibilita que sus actividades se realicen con
eficiencia y aporten un valor agregado a la organización.
Enfoque de Procesos
Los resultados que se esperan obtener se alcanzan de manera más eficiente cuando
las actividades y recurso los manejamos como un proceso.
Enfoque del Sistema hacia la gestión
Gestionar los procesos de una manera en la cual todos se relacionan contribuye a
que una organización genere eficacia y eficiencia en el logro de sus objetivos.
Mejora continua
Es un objetivo permanente y actualizable entre procesos
Enfoque para la toma de decisiones
El análisis de datos e información contribuyen a tomar decisiones eficaces.
Interrelaciones de beneficio
La organización y sus proveedores se constituyen en una alianza interdependiente
donde los dos son mutuamente beneficiarios y creadores de valor.
2.5.5 Sistema de Gestión de Calidad
La Norma ISO 9001 constituye una metodología de trabajo orientada a la mejora continua
de los procesos y como consecuencia de los productos y los servicios con el propósito de
satisfacer a los clientes por tanto cuando la organización decide adoptar este sistema de
gestión requiere:
Demostrar la capacidad de producción y satisfacción de los clientes, cumpliendo
de igual manera los requisitos legales aplicables.
Aumentar la satisfacción del cliente mediante el uso del sistema de gestión de la
calidad y la mejora continua de los procesos.
52
2.5.6 Aplicación
Todos los requisitos de esta norma son generales por lo cual se los puede aplicar en
cualquier organización sin importar tipo, tamaño o productos.
Esta norma nos brinda flexibilidad, ya que al no poder ser aplicado uno de los puntos
debido a la naturaleza y giro del negocio se puede considerar su exclusión.
2.5.7 Requisitos Generales
La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de
gestión de calidad basados en el principio de mejora continua de los procesos.
La organización debe:
Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad
y su aplicación a través de la organización
Determinar las consecuencias e interacciones de estos procesos
Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que
tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.
Realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable, y el análisis de
estos procesos.
Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos. (International
Organization for Standardization. ISO, 2008, pág. 2)
2.5.8 Requisitos de documentación
El sistema de gestión de la calidad en su parte documental debe incluir:
Política de calidad y objetivos de la calidad
53
Manual de calidad
Procedimientos documentados y registros requeridos
Documentos, registros de la organización que garantizan eficacia en la
planificación, operación y control de sus procesos.
Dentro de la documentación requerida se debe establecer un manual de calidad el cual
debe contener:
Alcance del sistema de gestión de calidad
Procedimientos documentados, establecidos y mantenidos
Interacción entre procesos del sistema de gestión de calidad
Los documentos del sistema de gestión de calidad deben ser registrados y deben
controlarse para lo cual se debe establecer un procedimiento documentado que defina
controles para:
Aprobación de documentos antes de la socialización y utilización.
Revisión y actualización periódica o de acuerdo a las necesidades de la
organización, debido a cambios sustanciales en políticas internas o externas.
Actualizar los documentos a la versión más reciente e identificar los cambios
Los documentos aplicables con sus versiones recientes deben estar disponibles
para su uso
Los documentos deben ser legibles y fácilmente identificables
Controlar la distribución de documentos de origen externo
Controlar que no se utilicen documentos no vigentes o que no tiene ningún tipo
de funcionalidad actual para la organización y para el sistema de gestión de la
calidad.
Para llevar un adecuado control de los documentos de la organización se debe establecer
un procedimiento en el cual se realice una identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, retención y disposición de los registros.
54
2.5.9 Responsabilidad de la dirección
El sistema de gestión de la calidad hace hincapié en la responsabilidad de la alta dirección
de la organización en proporcionar evidencia sobre su compromiso durante el desarrollo
e implementación del sistema.
La alta dirección está encargada de garantizar la satisfacción del cliente y asegurar que se
cumpla la política de calidad:
Que se encuentre establecida conforme a los objetivos de la organización
Compromiso de cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la
calidad
Establecer y revisar los objetivos de la calidad
Sociabilización dentro de la organización
Revisión continua
2.5.10 Gestión de recursos
La organización debe provisionar y proporcionar los recursos necesarios para:
Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad
Cumplimiento de requisitos en satisfacción de usuarios
Respecto de los recursos humanos, el personal que se ve involucrado con el producto
deberá ser competente o demostrar competencia en base a educación, formación,
habilidades, y experiencia apropiadas:
La organización determinara la competencia del personal que se encuentre en
contacto directo con el producto.
Asegurar que los colaboradores de toda la organización sean conscientes del
sentido de pertinencia e importancia de sus actividades en la consecución de
objetivos.
Llevar un registro de formación, adiestramiento, educación y experiencia.
55
Referente a la infraestructura la organización debe proporcionar espacios de trabajo y
herramientas adecuadas para lograr la conformidad del producto.
Espacios de trabajo
Equipo tangible e intangible para elaboración de procesos (hardware y software)
Servicios Complementarios
Del Ambiente de trabajo se debe determinar bajo qué tipo de condiciones laborales se
realiza el producto, realizando gran énfasis en los factores de riesgo propios de cada
puesto de trabajo.
2.5.11 Realización de productos
Para la realización de un producto se debe llevar a cabo una planificación de procesos los
cuales deben ser conforme a lo establecido en el sistema de gestión de la calidad, durante
la etapa de planificación se establecerá en que momento es el apropiado para:
Objetivos de calidad y requisitos del producto
Establecer procesos, proporcionar recursos específicos
Verificación, inspección, medición, ponderación, pruebas de producto
Registros de la calidad del producto y cumplimiento de las normas
En relación al cliente la organización se debe asegurar que el producto realizado cumple
con las especificaciones del usuario incluyendo la entrega y seguimiento del producto
final.
La organización es responsable de verificar que se cumplan con los requisitos del
producto antes de proporcionarlo al usuario
2.5.12 Compras
El proceso de compras está relacionado al grado de control, al proveedor y al producto
que se recibe, se debe establecer mecanismos de control para la verificación del
cumplimiento de las especificaciones solicitadas en el producto.
56
2.5.13 Medición, análisis y mejora
La organización debe proporcionar mecanismos para:
Conformidad del producto
Conformidad del sistema de gestión de la calidad
Mejora continua del sistema de gestión de la calidad
La organización como medio de control post ventas deberá realizar seguimiento a la
satisfacción del cliente con el producto, para cual podrá apoyarse de elementos de entrada
como son encuestas, garantías, informes de los asesores comerciales.
2.5.14 Auditoria Interna
Como parte de las mejoras la organización debe realizar auditorías internas periódicas
con el fin de determinar si el sistema de gestión de la calidad:
Funciona conforme a lo planificado
Funciona en base esta norma internacional
Se ha implementado y se le da el seguimiento y mantenimiento necesario.
Para dar el debido cumplimento a lo antes mencionado se debe establecer un programa
de auditorías internas las cuales deben realizarse en orden de prioridades y bajo criterios
técnicos.
2.5.15 Mejoramiento Continuo
La organización debe mejorar la eficacia del sistema de gestión de la calidad para lo cual
debe tomar acciones correctivas y hacer uso de la política de calidad.
La mejora continua tiene como punto de partida para su análisis en el cumplimiento de
políticas, resultados de auditoria, análisis de datos.
57
Acción Correctiva: se debe eliminar las causas de las no conformidades para evitar
que sucedan en un futuro.
Figura 11 Mejoramiento continuo acción correctiva
Acción Preventiva: se debe establecer un procedimiento que cuente con acciones
para eliminar las no conformidades y prevenir ocurrencias.
Analizar las no conformidades encontradas
determinar causas de las no conformidades
Buscar el mecanimismo para solucionar las no conformidades para que estas no vuelvan a suceder
implementar acciones correctivas
registrar las medidas adoptadas
verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas
58
Figura 12 Mejoramiento continuo acción preventiva
2.6 ISO 19011:2002 (Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la
calidad y/o ambiental)
La norma ISO 19011:2002 se encarga de dar seguimiento y realizar la verificación
a los sistemas de gestión que se encargan de asegurar la calidad y da pautas sobre
cómo realizar los programas de auditoria apoyando tanto a la auditoria interna
como externa, en empresas que esté realizando implementación del sistema de
gestión de la calidad y ambiental.
La norma ISO 19011:2002 pretende dar cierta flexibilidad a las organizaciones de
acuerdo al uso de las directrices planteadas, todo depende del tamaño de la
empresa, su naturaleza, de manera más clara da a entender que se ajustara en cierta
manera a la realidad empresarial.
Esta norma internacional puede ser aplicada de manera conjunta o por separado,
calidad y ambiente según sea los requerimientos o para gestionar un programa de
auditoria.
Determinar no conformidades potenciasles y que las origino
Prevenir la ocurrencia de no conformidades
determinar e implantar acciones correctivas necesarias
Registar las acciones tomadas y los resultados obtenidos
verificar la eficacia de las acciones preventivas adoptadas
59
2.6.1 Programa de Auditoría ISO 19011:2002
Un programa de auditoría puede incluir una o más auditorías, dependiendo del
tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada.
Estas auditorías pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditorías
combinadas o conjuntas. Un programa de auditoría también incluye todas las
actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías,
y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente
dentro de los plazos establecidos. (International Organization for Standardization
ISO 19011, 2002, pág. 11)
Autoría para el programa de auditoría
Establecimiento del programa de auditoría Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos procedimientos
Implementación de l programa de auditoría Elaboración del calendario de auditoría Evaluación de los auditor Selección de los equipos auditores Conducción de las actividades de
auditoría Conservación de los registros
Seguimiento y revisión de los programas de auditoría
Seguimiento y revisión Identificación de las necesidades de
acción correctivas y preventivas Identificación de oportunidades de
mejora
Competencia y evaluación de los auditores
Actividades de auditoría
Mejora del programa de auditoría
Figura 13 Programa de auditoría
Fuente: ISO 19011:2002
60
2.6.2 Objetivo del Programa de Auditoría
Los objetivos de un programa de auditoria son fundamentales para poder planificar y
dirigir una auditoria ya que muestran y orientan al auditor a un resultado final exitoso.
Estos objetivos pueden basarse considerando:
a) prioridades de la dirección;
b) propósitos comerciales;
c) requisitos del sistema de gestión;
d) requisitos legales, reglamentarios y contractuales;
e) necesidad de evaluar a los proveedores;
f) requisitos del cliente;
g) necesidades de otras partes interesadas, y
h) riesgos para la organización. (International Organization for Standardization ISO
19011, 2002, pág. 13)
2.6.3 Amplitud del Programa de Auditoría
La amplitud de un programa de auditoría puede variar y estará influenciada por el tamaño,
la naturaleza y la complejidad de la organización que se audite, así como por lo siguiente:
a) el alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría que se realice;
b) la frecuencia de las auditorías que se realicen;
c) el número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades
que se auditen;
d) las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de
auditoría;
e) la necesidad de acreditación o de certificación/registro;
f) las conclusiones de las auditorías previas o los resultados de una revisión de un programa
de auditoría previo;
g) cualquier aspecto idiomático, cultural y social;
h) las inquietudes de las partes interesadas; y
i) los cambios significativos en la organización o en sus operaciones. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 14)
2.6.4 Responsabilidades del Programa de Auditoría
La gestión de un programa de auditoría con lleva alta responsabilidad y debería realizarse
por profesionales competentes con conocimientos específicos sobre el área, para poder
aplicar técnicas de auditoría.
61
Los auditores deberían tener habilidades para evaluar la gestión, conocimientos técnicos,
y conocimientos del giro del negocio.
Quien vaya a realizar la auditoria deberá cumplir con los siguientes puntos:
a) establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría;
b) establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se
proporcionan recursos;
c) asegurarse de la implementación del programa de auditoría;
d) asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de
auditoría, y
e) realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 14)
2.6.5 Recursos del Programa de Auditoría
Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoría, deberían considerarse:
a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar
las actividades de la auditoría;
b) las técnicas de auditoría;
c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar
su desempeño;
d) la disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia
apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoría;
e) la amplitud del programa de auditoría, y
f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 15)
2.6.6 Procedimiento del Programa de Auditoria
Los procedimientos del programa de auditoria deberían tratar los siguientes puntos:
a) la planificación y elaboración del calendario de las auditorías;
b) el aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos
auditores;
c) la selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y
responsabilidades;
d) la realización de las auditorías;
e) la realización del seguimiento de la auditoría, si es aplicable;
f) la conservación de los registros del programa de auditoría;
g) el seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoría; y
62
h) la comunicación de los logros globales del programa de auditoría a la alta dirección.
(International Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 15)
2.6.7 Implementación del Programa de Auditoría
El Programa de auditoría deberá tratar lo siguiente:
a) la comunicación del programa de auditoría a las partes pertinentes;
b) la coordinación y elaboración del calendario de las auditorías y otras actividades relativas
al programa de auditoría;
c) el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluación de los auditores y
su continuo desarrollo profesional, asegurarse de la selección de los equipos auditores.
d) la provisión de los recursos necesarios para los equipos auditores;
e) asegurarse de la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría;
f) asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditoría;
g) asegurarse de la revisión y aprobación de los informes de la auditoría, y asegurarse de su
distribución al cliente de la auditoría y a otras partes especificadas; y
h) asegurarse del seguimiento de la auditoría, si es aplicable. (International Organization for
Standardization ISO 19011, 2002, pág. 15)
2.6.8 Registro del Programa de Auditoría
Con el propósito de evidenciar la implementación del programa de auditoria se deben
conservar los registros utilizados he incluir lo siguiente:
a) registros relacionados con auditorías individuales, tales como:
Planes de auditoría,
informes de auditoría,
informes de no conformidades,
informes de acciones correctivas y preventivas, e
informes del seguimiento de la auditoría, si es aplicable.
b) resultados de la revisión del programa de auditoría;
c) registros relacionados con el personal de la auditoría que traten aspectos tales como:
competencia del auditor y evaluación desempeño,
Selección del equipo auditor, y
Mantenimiento y mejora de la competencia.
Los registros deberían conservarse y guardarse con la seguridad apropiada. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 16)
2.6.9 Seguimiento y revisión del Programa de Auditoría
La implementación de un programa de auditoría debería seguirse y revisarse por parte de
la empresa para evaluar el cumplimiento de los objetivos y para identificar las
oportunidades de mejora.
63
Deberían utilizarse indicadores de desempeño para el seguimiento de características tales
como:
la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría;
la conformidad con los programas y calendarios de auditoría, y
la retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los auditores.
(International Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 16)
La revisión del programa de auditoria debería contener:
a) los resultados y las tendencias del seguimiento;
b) la conformidad con los procedimientos;
c) las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas;
d) los registros del programa de auditoría;
e) las prácticas de auditoría alternativas o nuevas, y
f) la coherencia en el desempeño entre los equipos auditores en situaciones similares.
Los resultados de las revisiones del programa de auditoría pueden llevar a acciones
correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoría. (International
Organization for Standardization ISO 19011, 2002, pág. 16)
2.7 Indicadores de Gestión
2.7.1 Concepto
Los indicadores de Gestión miden el desempeño de la empresa, son métricas financieras
o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una
organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico.
Los indicadores son necesarios para poder mejorar, puesto lo que no se mide no se puede
controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.
2.7.2 Importancia
Ayudan a interpretar lo que está ocurriendo en la organización
Sirven como apoyo al proceso de toma de decisiones cuando las variables se salen
de los límites establecidos, o se quiere proponer una nueva meta.
Definen la necesidad de introducir cambios y/o mejoras a un determinado proceso
o forma de actuación, así como también facilitan el compromiso de mejores
resultados.
64
2.7.3 Características
Disponibilidad: los datos básicos para la construcción del indicador deben ser de fácil
obtención sin restricciones de ningún tipo.
Simplicidad: el indicador debe ser de fácil elaboración.
Validez: la validez de los indicadores significa que éstos deben tener la capacidad de medir
realmente el fenómeno que se quiere medir y no otros.
Especificidad: si un indicador no mide realmente lo que se desea medir, su valor es limitado,
pues no permite la verdadera evaluación de la situación al reflejar características que
pertenecen a otro fenómeno paralelo.
Confiabilidad: los datos utilizados para la construcción del indicador deben ser fidedignos
(fuentes de información satisfactorias).
Sensibilidad: el indicador debe ser capaz de poder identificar las distintas situaciones de salud
aún en áreas con distintas particularidades, independientemente de la magnitud que ellas
tengan en la comunidad.
Alcance: el indicador debe sintetizar el mayor número posible de condiciones o de distintos
factores que afectan la situación descrita por dicho indicador. En lo posible el indicador debe
ser globalizador. (Rada, 2007)
2.7.4 Indicador Financiero
Nos permiten un análisis económico y financiero de la situación actual de la empresa, a
partir de un estado de situación financiero, pudiendo así utilizar varias formas de análisis
como son la horizontal y vertical, determinando así los aspectos favorables y
desfavorables de la organización.
2.7.5 Indicador No Financiero
Los indicadores no financieros nos permiten valorar el comportamiento de las variables
relevantes y realizar un análisis de la eficacia, efectividad de los procesos. Este tipo de
indicadores se caracteriza por ser fácil de medir, fácil de interpretar y relevante para la
toma de decisiones.
Los indicadores No financieros pueden ser de Gestión y Administrativos, los primeros su
función fundamental es medir la efectividad y la eficiencia a la hora de conseguir
Liquidez
•Capacidad que tiene la empresa para cancel sus obligaciones a corto plazo
Endeudamiento
•Capacidad de contraer deudas a corto o largo plazo.
Rentablidad
•Capacidad de generar utilidades
•Nivel de ventas o inversión
Gestión u Operativos
•Grado de eficiencia con la que la administarcion de la empresa utiliza los recursos.
65
objetivos, Los administrados por su parte evalúan cumplimiento de etapas de los procesos
de la organización.
2.8 Decisión 584 Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo
La decisión 584 es una norma internacional aplicable para los países miembros de la
Comunidad Andina que establecen normas fundamentales para el área de seguridad y
salud en el trabajo y que brinda lineamientos generales para que regulen situaciones
particulares de cada país miembro.
2.8.1 Nomenclatura SSO
Trabajador
Toda persona que realiza una actividad laboral por cuenta propia o ajena remunerada
Salud
Derecho fundamental que significa no solamente la ausencia de enfermedad, sino el
conjunto de elementos y factores que afectan negativamente el estado físico y mental de
los trabajadores y está relacionado con el ambiente de trabajo.
Medidas de Prevención
Acciones que se adoptan con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo,
dirigidas a proteger a los trabajadores de las condiciones del trabajo que puedan generar
daños. Son medidas que el empleador debe implementar y cumplir de manera obligatoria.
Riesgo Laboral
Probabilidad de la exposición a un factor, condición, elemento que pueda ocasionar daño
a un trabajador.
Condiciones y medio ambiente de trabajo
Factores y elementos que tienen relación con la generación de accidentes y enfermedades
de trabajo. (Instalaciones, equipos, productos)(Factores de Riesgo Laboral).
66
Equipo de protección Personal
Equipos específicos destinados para cada tipo de actividad que ayudan a evitar que el
trabajador pueda verse afectado en su seguridad o salud en el trabajo.
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Conjunto de elementos interrelacionados que tienen por objeto establecer una política y
objetivos de seguridad y salud en el trabajo, y los mecanismos y acciones necesarios para
alcanzar dichos objetivos. El sistema ofrece interacción entre las demás áreas de trabajo
de la empresa, además debe contar con el apoyo de la gerencia.
Enfermedad Profesional
Exposición a factores de riesgo laborales que da como consecuencia una afectación
dañina, física o mental generada en un puesto de trabajo.
Accidente de Trabajo
Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalides
o la muerte. Es también accidente laboral el que se produce durante la ejecución de una
orden fuera de la empresa en horas de trabajo.
Incidente de Trabajo
Suceso que ocurre durante el periodo de trabajo, en el que la persona afectada no sufre
lesiones corporales, o en el que estas no son graves.
2.8.2 Política de Prevención de Riesgos Laborales
Los países miembros dentro de sus sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo
deberán propiciar el mejoramiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo
con la finalidad de evitar daños en la salud física y mental de los trabajadores.
Cada país miembro elaborara su política pero deberá cumplir con los siguientes objetivos:
Coordinación interinstitucional para una mejora planificación y distribución de
los recursos
Identificar los problemas sectoriales y dar solución
67
Definir autoridades competentes en SST y delimitar sus atribuciones
Elaboración de Mapa de Riesgos
Cumplir y hacer cumplir las normas de prevención de riesgos laborales, mediante
la realización de inspecciones u otras herramientas de apoyo técnico.
Establecer un sistema de vigilancia epidemiológico, así como un registro de
accidentes e incidentes y enfermedades laborales.
Crear un sistema de aseguramiento de riesgos laborales enfocada a la población
trabajadora
Elaborar programas de promoción de la seguridad y salud en el trabajo con el fin
de incentivar una cultura de prevención.
Cumplir con capacitación para los trabajadores acorde a los riesgos laborales a los
cuales se verán expuestos en su lugar de trabajo.
Supervisar y certificar la formación de los profesionales que ejercerán la materia,
la cual será válida en cualquiera de los países miembros.
Proporcionar asesoramiento a empleadores y trabajadores para el mejor
cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades en seguridad y salud en el
trabajo.
2.8.3 Obligaciones de los empleadores
Todo centro de trabajo debe contar con medidas de seguridad que ayuden a disminuir los
riesgos laborales y como mínimo requisito las siguientes:
Elaborar una política de seguridad y salud laboral, la misma que deberá ser dada
a conocer a todo el personal de la empresa.
Identificar y evaluar los riesgos de manera periódica a fin de detectar cualquier
tipo de amenaza para el trabajador y prevenir su ocurrencia.
Controlar sus riesgos en el origen, en el medio de transmisión y en el trabajador
Eliminar procesos, técnicas, productos y herramientas que pongan en peligro al
trabajador
Llevar un registro de accidentes, incidentes y enfermedades de trabajo
apoyándonos en los índices de gestión.
Contar con un programa de investigación de accidentes y enfermedades laborales
con el propósito de identificar las posibles causas.
68
Informar a los trabajadores de los riesgos a los cuales están expuestos en sus
puestos de trabajo y prevenirlos mediante jornadas de adiestramiento y
capacitación.
Establecer en cada centro de trabajo de acuerdo al número de trabajadores
Comités y subcomités de seguridad y salud en el trabajo así como delegados y
responsables.
2.8.4 Derechos y Obligaciones de los Trabajadores
Referente a los derechos de los trabajadores:
Todos los trabajadores tienen derecho a desarrollar sus labores en un ambiente
seguro y adecuado que propicie y garantice salud, seguridad y bienestar.
Los trabajadores tienen derecho a conocer que tipo de riesgo está vinculado a su
actividad laboral y puesto de trabajo.
Los trabajadores tiene el derecho de solicitar una inspección de su centro de
trabajo cuando consideren que las condiciones en las que laboran no son las
adecuadas.
Los trabajadores tienen derecho a interrumpir su trabajo cuando consideren que
presenta una amenaza para su integridad.
El trabajador tiene derecho a la información y capacitación continua en
prevención de riesgos laborales y protección de su salud.
Referente a las obligaciones de los trabajadores:
Cumplir con las normas, políticas y reglamentos de su lugar de trabajo así como
con las disposiciones que le den sus supervisores administradores técnicos de
seguridad.
Utilizar de manera adecuada y responsable la dotación de equipos de protección
personal y colectiva así como las herramientas maquinaria y equipos de
producción.
No operar maquinaria, equipos, herramientas para los cuales no haya sido
autorizado.
Colaborar en la investigación de accidentes y enfermedades laborales cuando la
autoridad competente lo requiera.
69
Debe velar por su integridad física y mental así como por la de los demás
trabajadores que dependan de ello.
Dar conocimiento de inmediato sobre cualquier tipo de accidente o enfermedad
laboral que sufran como consecuencia de condiciones de trabajo sub estándar.
Someterse a exámenes médicos, periódicos a los cuales el medico ocupacional
crea pertinentes o como parte de la rehabilitación integral.
Participar en comités paritarios, programas de capacitación y adiestramiento y
otras actividades que como efecto tengan la prevención de riesgos laborales que
organice su empresa.
2.8.5 Protección Especial
El empleador debe garantizar la protección de los trabajadores que debido a sus
condiciones físico o mentales sean vulnerables a los riesgos derivados del trabajo y se
deberá tener especial atención en la adopción de medidas de prevención y de protección
necesarias.
Las personas vulnerables se consideran personas con capacidades diferentes, mujeres
embarazadas, niños, niñas y adolescentes.
Se garantizara a los trabajadores sus derechos laborales, conforme a lo dispuesto en la
legislación nacional de cada uno de los países miembros.
Se prohíbe la contratación de niñas, niños y adolescentes para la realización de
actividades insalubres o peligrosas que puedan afectar su normal desarrollo físico y
mental. La legislación nacional de cada País Miembro establecerá las edades límites de
admisión a tales empleos, la cual no podrá ser inferior a los 18 años. (Comunidad Andina
de Naciones, 2004, pág. 11)
70
2.8.6 Sanciones
Los países Miembros adoptaran las medidas necesarias para sancionar a quienes hagan
caso omiso o infrinjan lo previsto en este reglamento. Las sanciones serán de acuerdo al
tipo de infracción que se cometa, el número de personas afectadas, las lesiones y daños
así como por la inobservancia de la seguridad y la deficiencia en el sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
2.9 Resolución 957 Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en
el Trabajo
La secretaría general de la Comunidad Andina señala que la Decisión 584 “Instrumento
Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo” se aplicara de conformidad con su
reglamento aprobado mediante Resolución 957 “Reglamento del Instrumento Andino de
Seguridad y Salud en el Trabajo”.
2.9.1 Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
En base a lo dispuesto en el artículo 9 de la Decisión 584, Todos los Países miembros
deberán desarrollar Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para lo cual
se podrán basar en la siguiente estructura (Secretaría General de la Comunidad Andina,
2005, pág. 3)
71
GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1. Politica
2. Organización
3. Administración
4. Implementación
5. Verificación
6. Mejoramiento Continuo
7. Realización de actividades de promoción en seguridad y salud en el trabajo
8.Información estadística
GESTIÓN TÉCNICA
1. Identificación de Factores de Riesgo
2. Evaluación de Factores de Riesgo
3. Control de Factores de Riesgo
4. Seguimieto de medidas de control
GESTIÓN TALENTO HUMANO
1. Selección
2. Información
3. Comunicación
4. Formación
5. Capacitación
6. Adiestramiento
7. Incentivo, estímulo y motivación de los trabajadores
72
2.9.2 Servicio de Salud en el trabajo
Los servicios de salud en el trabajo serán de carácter preventivo, y brindaran asesoría
tanto a trabajadores como a empleadores.
El departamento de Salud en el Trabajo se encargara de crear un medio ambiente de
trabajo seguro, digno y sano que favorezca y garantice el desarrollo normal de las
capacidades físicas, mentales y sociales de los trabajadores, además se encargara de
verificar que las capacidades de los trabajadores sean acordes a las labores desarrolladas.
El servicio de salud en el Trabajo tendrá las siguientes funciones:
Elaborar el programa de vigilancia de la salud
Utilizar un método certificado para la identificación, evaluación de riesgos que
puedan afectar a la salud de los trabajadores
Evaluar los factores del ambiente de trabajo que podrían causar daño a los
trabajadores
Ayudar en la planificación y diseño de la elaboración y modificación de puestos
de trabajo
PROCESOS OPERATIVOS BÁSICOS
1. Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
2. Vigilancia de la salud de los trabajadores (vigilancia epidemiológica)
3. Inspección y auditorías
4. Planes de Emergencia
5. Planes de prevención y control de accidentes mayores
6. Control de incendios y explosiones
7. Programas de mantenimiento
8.Usos de equipos de protección individual
9.Seguiridad en la compra de Insumos
10.Otros específicos, en función de la complejidad y el nivel de riesgo de la empresa
73
Organizar el área de primeros auxilios y atención médica de emergencia
Llevar las estadísticas actualizadas sobre enfermedades profesionales
Colaborar en el análisis de accidentes de trabajo
Difundir información sobre seguridad y salud en el trabajo con todos los
trabajadores
2.9.3 Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo
Los comités de seguridad y salud en el trabajo son organismos bipartitos y paritarios
compuestos por empleadores y trabajadores que cumplirán las siguientes funciones:
Participar de manera activa en la elaboración, aprobación, y puesta en práctica de
las políticas, planes y programas referentes a seguridad y salud en el trabajo
Colaborar en la investigación de accidentes, enfermedades profesionales e
incidentes laborales.
Realizar recomendaciones para el mejoramiento del ambiente de trabajo, evitar
accidentes y enfermedades profesionales
Velar por el cumplimiento de las normas legales
Garantizar que todos los empleados y trabajadores conozcan los reglamentos y
normas de trabajo seguro.
2.10 Reglamento del seguro general de riesgos del trabajo
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social con resolución CD 513 del 04 de marzo del
2016 resuelve expedir el “REGLAMENTO DEL SEGURO GENERAL DE RIESGOS
DEL TRABAJO” como norma técnica orientada a proteger al afiliado y al empleador
en materia de prevención de riesgos en el trabajo.
2.10.1 Alcance
El Reglamento del seguro general de riesgos del trabajo es de cumplimiento obligatorio
para:
Funcionarios y servidores del instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
74
Empleadores Públicos
Organizaciones Privadas
Afiliados Cotizantes al Seguro General de Riesgos del Trabajo
Prestadores de Servicios de Prevención y reparación
2.10.2 Cobertura
El seguro general de riesgos del trabajo cubre toda lesión corporal y estado mórbido
originado como consecuencia del trabajo que realice el afiliado además controla las
prestaciones otorgadas a los afectados por daños originados por consecuencia de
accidentes laborales y enfermedades profesionales.
Son sujetos de protección por parte de este seguro los trabajadores en relación de
dependencia, así como los trabajadores sin relación de dependencia, autónomos, o por
cuenta propia.
2.10.3 Prestaciones Básicas
Servicios de Prevención de riesgos originados por el trabajo
Servicios médicos generales incluyendo prótesis y ortopedia tramitado a través
del seguro general de salud individual y familiar
Subsidio por incapacidad en caso de impedimento para trabajar
Indemnización por pérdida de capacidad profesional o laboral (incapacidad
parcial , incapacidad permanente )
Pensión por incapacidad laboral
Pensión Montepío cuando el riesgo laboral ocasiones el fallecimiento del afiliado
2.10.4 Enfermedades Profesionales u Ocupacionales
Son afecciones crónicas causadas por el trabajo que se realiza como resultado de la
exposición a factores de riesgo no controlados y que generan o no incapacidad laboral.
Para determinar que existe una presumible enfermedad ocupacional se debe cumplir con
varios criterios en los que se cumplan ciertos parámetros.
75
Los criterios son clínicos, ocupacionales, higiénico - epidemiológico, de laboratorio,
médico legal en los cuales se determinara signos y síntomas que el trabajador posea y que
haga presumir una posible enfermedad ocupacional, existirá para corroborar esta
presunción un estudio de la exposición laboral la cual demostrara el nivel de riesgo que
posee su puesto de trabajo, este estudio lo realizara un técnico especializado en seguridad
y salud ocupacional.
No se consideraran enfermedades profesionales aquellas que se originen por:
Ausencia de exposición laboral al factor de riesgo
Enfermedades genéticas y congénitas
Enfermedades degenerativas
Presencia Determinante de exposición extra laboral
2.10.5 Accidentes de Trabajo
Los accidentes de trabajo son todo suceso imprevisto y repentino que se dé por causa del
trabajo o la actividad laboral que se realice en un puesto de trabajo y que genere una lesión
corporal o daño funcional, incapacidad o muerte de un trabajador.
Se considera como accidentes de trabajo:
El que se produjera en el lugar de trabajo y como consecuencia de su actividad
laboral
El que ocurriera en la ejecución del trabajo por orden del empleador
El que ocurriere por acción de terceras personas durante la jornada laboral
El accidente in itínere o en tránsito durante el recorrido
No se consideran accidentes de trabajo:
Cuando el trabajador se encuentre en estado de embriagues o bajo algún tipo de
sustancia psicotrópica
76
Cuando el trabajador por cuenta propia o valiéndose de terceros se genera un
accidente
Cuando el resultado es producto de una riña, juego o intento de suicidio, salvo
cuando el trabajador sea sujeto pasivo en su actividad laboral.
Cuando el accidente sea causa de un delito
Cuando las circunstancias sean extrañas y no guarden relación con la actividad
laboral
2.10.6 Prestaciones del Seguro General de Riesgos del Trabajo
Las prestaciones por accidentes de trabajo se pueden dar a partir del primer día de labor
ya sea en relación de dependencia o sin ella.
Para acceder a las prestaciones del seguro general de riesgos del trabajo por enfermedad
profesional los trabajadores deberán acreditar por lo menos seis meses de aportes
consecutivos (180 días) y deberá contar con el diagnostico medico cumpliendo los
criterios para enfermedad profesional.
El Seguro General de Riesgos de Trabajo concederá las siguientes prestaciones
económicas:
Las prestaciones médicas asistenciales serán otorgadas a través del Seguro
General de Salud Individual y Familiar
El Seguro General de Riesgos del Trabajo concederá prestaciones económicas en
base al tipo de incapacidad que se detecte.
Los accidentes de trabajo así como las enfermedades profesionales pueden
producir:
o Incapacidad Temporal
o Incapacidad Permanente Parcial
o Incapacidad Permanente Total
o Incapacidad Permanente Absoluta
o Muerte
77
2.10.7 Prevención de Riesgos del Trabajo
El Seguro General de Riesgos del Trabajos orienta a las organizaciones a utilizar
metodologías de prevención de accidentes y enfermedades ocupacionales que mitiguen
los factores de riesgo de los puestos de trabajo.
Los principios de acción preventiva se fundamentaran en los siguientes puntos:
Control de riegos en su origen , en el medio y en el receptor
Planificación para la prevención , integrando a ella la técnica, la organización del
trabajo , las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los
factores ambientales
Identificación de peligros, medición, evaluación y control de los riesgos en los
ambientes laborales
Adopción de medidas de control , que prioricen la protección colectiva a la
individual
Información, formación, capacitación y adiestramiento a los trabajadores en el
desarrollo seguro de sus actividades
Asignación de las tareas en función de las capacidades de los trabajadores
Detección de las enfermedades profesionales u ocupacionales
Vigilancia de la salud de los trabajadores en relación a los factores de riesgo
identificados. (Riesgos del Trabajo, 2016, pág. 21)
Las unidades del Seguro General de Riesgos de Trabajo utilizaran estándares y
procedimientos internacionales suscritos en ecuador y normas técnicas nacionales para el
control de los factores de riesgo.
Las empresas serán responsables de implementar mecanismos de Prevención de Riesgos
del Trabajo de manera obligatoria haciendo énfasis en la acción técnica:
Identificación de peligros y factores de riesgo
Medición de factores de riesgo
Evaluación de factores de riesgo
Control operativo integral
78
Vigilancia ambiental laboral y de la salud
Evaluaciones periódicas
El Seguro General de Riesgos del Trabajo controlara la gestión realizada por las empresas
mediante los índices reactivos que se remitirán de manera anual.
Índice de Frecuencia (IF)
𝐼𝐹 =# Lesiones x 200.000
#HHM
𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑎𝑠
Donde:
# Lesiones: Número de accidentes y enfermedades profesionales que requieran atención
médica y demanden más de una jornada de trabajo.
# H H/M trabajadas: Total horas hombre /mujer trabajadas en la organización en un
periodo anual
Índice de gravedad (IG)
𝐼𝐺 =# dias perdidos x 200.000
#HHM
𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑎𝑠
Donde:
# Días perdidos: Tiempo perdido por lesiones (en base a la tabla, más los días actuales
de ausentismo)
# H H/M trabajadas: Total horas hombre /mujer trabajadas en la organización en un
periodo anual
Tasa de Riesgo (TR)
𝐼𝐺 =# dias perdidos
#Lesiones
𝐼𝐺 =Indice de Gravedad
Indice de Frecuencia
79
Las empresas incluirán adicional a los índices mostrados los indicadores proactivos que
considere necesarios para demostrar la gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Tabla 5 Días para el cálculo del índice de gravedad
Fuente: Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo
80
3 ANÁLISIS SITUACIONAL
La empresa Hansel y Gretel es una empresa dedicada a la elaboración, comercialización
y distribución de pan, tortas, tortas frías, dulces, postres y muchos productos más de
primera calidad.
El servicio que brinda la empresa se enfoca en cubrir las necesidades de la población de
la ciudad de Quito tanto para personas naturales, empresas públicas y privadas, en razón
que contamos con variados tipos de productos, precios competitivos, y atención de
calidad.
Para lograr mejores objetivos de ventas y manejo de recursos se ha implementado un
sistema administrativo contable computarizado que ayuda a determinar las condiciones y
la situación empresarial real y actual.
Además se cuenta con procesos adicionales como son el mejoramiento del ambiente de
trabajo, fomentando el compañerismo, además se ha implementado un sistema de
recompensas por objetivos cumplidos, que motivan al personal de ventas a realizar un
mejor trabajo.
El análisis situacional comprende la investigación del entorno en el que se desenvuelve
la empresa de una manera global mediante el análisis de factores internos y externos que
afectan o benefician el funcionamiento de la organización.
El proceso que estudia el entorno del mercado y las posibilidades comerciales de la
empresa se suele referenciar, separadamente, en dos capítulos, uno corresponde al entorno
externo de la empresa, en tanto que, eta, se enfoca en el otro capítulo, el cual considera
sus fortalezas y debilidades internas. (Orozco, 2009, pág. 5)
El análisis situacional quiere mostrar el ámbito más real de la organización como parte
de una investigación preliminar para adoptar medidas correctivas o promover acciones de
mejoramiento continuo.
81
En Hansel y Gretel para la realización del análisis situacional se consideró todos los datos
proporcionados por sus trabajadores y los recopilados durante las observaciones de
campo (Planta de producción y puntos de venta)
3.1 ANÁLISIS INTERNO
El análisis interno analiza cada uno de las áreas y departamentos que permiten a Hansel
y Gretel elaborar productos de alta calidad, con un compromiso social y velando por la
seguridad y salud Ocupacional de cada uno de sus trabajadores.
En el análisis interno de la empresa se identifican los factores internos claves para nuestra
empresa, como por ejemplo los relacionados con: financiación, marketing, producción,
organización, etc. En definitiva se trata de realizar una autoevaluación, donde la matriz
de análisis DAFO trata de identificar los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa.
(Espinoza, 2013)
3.1.1 Descripción de Procesos
Planificación
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el
afirmativo .El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada. “El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar
el nivel de éxito organizacional. Adicional la planificación consiste en coordinar los esfuerzos
y los recursos dentro de las organizaciones” (Hidalgo, 2014, pág. 13)
La planificación es un conjunto de elementos integrados entre sí que ayudan a conseguir
los objetivos de las organizaciones de una manera más rápida y eficaz haciendo un uso
correcto de los recursos. En el caso de Hansel y Gretel, se aplicó una encuesta a las
personas que conforman la empresa, de tal manera que se pueda obtener información real.
Población considerada para la encuesta: 10 Trabajadores
82
Pregunta N° 1 ¿La empresa cuenta con una estructura?
Tabla 6 Estructura Organizacional
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 5 50%
No 4 40%
No aplica 1 10%
Total 10 100%
Figura 14 Estructura Organizacional
El 40 % de los trabajadores mencionan que no existe una estructura organizacional
definida; La empresa cuenta con una estructura organizacional definida con organigramas
estructurales, pero la falta de sociabilización con los trabajadores pone a la vista el
desconocimiento de la misma. Por lo que se considera una debilidad.
50%
40%
10%
Estructura Organizacional
Si
No
No aplica
83
Pregunta N° 2 ¿Existe una cartera de productos para ofertar al cliente?
Tabla 7 Cartera de Productos
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 7 70%
No 3 30%
No aplica 0 0%
Total 10 100%
Figura 15 Cartera de productos
El 70 % de los trabajadores afirma que si existe una cartera de productos definida y solo
un 30 % menciona que no existe una cartera de productos definida. En los últimos años
se han buscado estrategias de venta para captar más clientes lo cual ha resultado en un
aumento de ventas y creación de nuevos locales; por lo tanto es una fortaleza
84
Pregunta N° 3 ¿La empresa cuenta con objetivos, estrategias corporativas, políticas
y reglamento interno?
Tabla 8 Objetivos y estrategias corporativas
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 5 50%
No 4 40%
No aplica 1 10%
Total 10 100%
Figura 16 Objetivos y estrategias corporativas
El 50 % de los trabajadores afirma conocer sobre los objetivos, estrategias corporativas,
políticas y reglamentos de la empresa, el 40% afirma no conocerlos y el 10 % desconoce
totalmente por lo que omite su respuesta; por lo tanto es una debilidad
85
Pregunta N° 4 ¿La empresa cuenta con políticas y reglamentos de seguridad y salud
ocupacional?
Tabla 9 Políticas y reglamento de seguridad y salud ocupacional
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 8 80%
No 1 10%
No aplica 1 10%
Total 10 100%
Figura 17 Políticas y reglamento de seguridad y salud ocupacional
El 80 % de los trabajadores afirman conocer acerca de las políticas y reglamento de
seguridad y salud ocupacional; El 10% afirma no 10% desconoce totalmente acerca de
las políticas de seguridad y salud ocupacional. La política así como el reglamento de SSO
se encuentran socializados con el personal tanto en Planta de producción como en Locales
y área administrativa. Por lo que se considera una Fortaleza.
86
Pregunta N° 5 ¿La empresa cuenta Comités, Subcomités y delegados de Seguridad
y Salud Ocupacional?
Tabla 10 Comités, subcomités y delegados de SSO
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 9 90
No 1 10
No aplica 0 0
Total 10 100
Figura 18 Comités, subcomités y delegados de SSO
El 90 % de los trabajadores afirman conocer lo que son comités de seguridad y salud
ocupacional y sus funciones; El 10% afirma no conocer sobre el tema; Los comités de
seguridad y salud ocupacional han sido formados dentro de la empresa y buscan
involucran tanto empleador como trabajadores para dar solución a problemas respecto del
mejoramiento de áreas de trabajo, dotación de Epp, salud ocupacional. Por lo que se
considera una Fortaleza.
87
Pregunta N° 6 ¿Existe un proceso definido de selección de personal idóneo para el
trabajo?
Tabla 11 Selección del personal
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 9 90
No 1 10
No aplica 0 0
Total 10 100
Figura 19 Selección del personal
El 90 % de los trabajadores afirman conocer cuál es el proceso para selección de personal
y los pasos para contratación y selección; El 10% representa a los trabajadores más
antiguos los cuales no contaron con un procesos de selección establecido;. Por lo que se
considera una Fortaleza.
88
Pregunta N° 7 ¿Existe una planificación adecuada del trabajo (actividades
Administrativas, operativas, contables?
Tabla 12 Planificación del Trabajo
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 6 60
No 4 40
No aplica 0 0
Total 10 100
Figura 20 Planificación del Trabajo
El 60 % de los trabajadores aseguran que si se cuenta con una planificación adecuada del
trabajo; El 40% afirma que no existe una planificación adecuada; Por lo que se considera
una debilidad.
89
Pregunta N° 8 ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos para
actividades administrativas, operativas y contables?
Tabla 13 Manual de Procedimientos
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 6 60
No 3 30
No aplica 1 10
Total 10 100
Figura 21 Manual de procedimientos
El 60 % de los trabajadores aseguran que conocen cuáles son sus funciones laborales; El
40% afirma que no conoce cuáles son sus funciones específicas. En la empresa existe un
manual de funciones, el mismo se encuentra desactualizado en cargos, actividades
procesos; Por lo que se considera una debilidad.
90
Pregunta N° 9 ¿La empresa cuenta con un sistema de gestión de la seguridad y salud
ocupacional?
Tabla 14 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 8 80
No 2 20
No aplica 0 0
Total 10 100
Figura 22 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
El 80 % de los trabajadores que han ingresado a la empresa en los últimos años aseguran
conocer o acerca del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.; El 20%
asegura no conocer del sistema de gestión. El SGSSO ha sido instaurado hace dos años y
trabaja para precautelar la salud física y mental de los trabajadores disminuyendo así los
índices de accidentes y enfermedades ocupacionales; Por lo que se considera una
Fortaleza.
91
Pregunta N° 10 ¿La empresa cuenta con procedimientos para trabajo seguro?
Tabla 15 Trabajo seguro
Detalle Respuesta Frecuencia
Si 9 90
No 1 10
No aplica 0 0
Total 10 100
Figura 23 Trabajo seguro
El 90 % de los trabajadores encuestados conocen de las prácticas de trabajo seguro.; El
10% asegura no conocer; El trabajo seguro se difunde permanentemente a los
trabajadores al ingreso a su puesto de trabajo. Por lo que se considera una Fortaleza.
3.1.2 Descripción del área de Panadería y pastelería
La calidad de nuestro producto depende en su totalidad de la mano de obra, la maquinaria
que se utiliza así como la calidad de materia prima con la que contamos para elaborar la
variada gama de productos y así llenar las expectativas de nuestros clientes mostrando
eficiencia en el Producto y servicio ofrecido.
92
Para lo cual es necesario contar con un departamento de producción que cumpla tanto con
especificaciones técnicas a la hora de elaborar el producto y que como valor agregado
posea una certificación BPM (Buenas Prácticas de Manufactura), que garantiza la
inocuidad y la seguridad alimentaria de nuestro producto, ya que nos compromete a
manejar altos estándares de calidad.
Por estas razones se ha considerado una Fortaleza.
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
ÁREA: PANADERÍA Y PASTELERÍA
PROCESO: RECEPCIÓN /PRODUCCIÓN /ENVIÓ
OBJETIVO:
Crear mediante el uso de ingredientes de calidad los mejores productos en lo
que respecta al área de panadería y pastelería.
ACTIVIDADES:
Recibir la Materia Prima realizando los debidos controles de ingreso de
productos y que cumplan con los pedidos establecidos, conciliando la hoja de
pedido con la factura emitida.
Como parte de la unidad de seguridad y salud ocupacional se debe cumplir las
especificaciones técnico-legales requeridas por el técnico de la USSO.
La materia Prima recibida será almacenada en las Bodegas cumpliendo con las
normas de apilamiento, orden y limpieza establecidas dentro de la normativa
BPM.
Desarrollar nuevos productos, combinando sabores, texturas a fin de innovar en
la panadería y pastelería gourmet.
Buscar eficiencia en él envió de Productos terminados Y asegurar que lleguen
en excelentes condiciones a cada uno de los locales, estableciendo horarios y
rutas en las que los repartidores podrán acceder a los puntos de venta.
93
3.1.3 Atención al cliente y Ventas
De esta área depende el éxito o fracaso de cualquier empresa, es donde se debe tener
mayores controles para evitar la pérdida, desvió, sustracción de fondos provenientes de
la comercialización del producto.
La finalidad de los vendedores es garantizar un servicio de excelencia y hacer efectiva la
compra del producto por parte del cliente.
Hansel y Gretel cuenta con 9 puntos de Venta en la ciudad de Quito y Valles:
Tumbaco
Escala
Isabela La Católica
Quicentro Norte
Jardín Isla
Jardín Restaurante
Jardín Galletería
Punto de Venta Planta de Producción
Condado
Para el control de unidades vendidas, cuadre de caja, reducción de robos en los puntos de
ventas se utiliza el sistema ICG Manager que genera informes de valor, frecuencia de
productos, control de ventas en tiempo real. Por esta razón consideramos esta área una
fortaleza
94
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
ÁREA: ATENCIÓN AL CLIENTE Y VENTAS
PROCESO: ATENCIÓN AL CLIENTE
OBJETIVOS:
Resolver todos los problemas inquietudes y quejas en lo que respecta al trato
con el cliente/consumidor respecto del servicio y la calidad del producto.
Desarrollar Mejora Continua en la eficiencia del servicio.
Detectar puntos flojos y sin atención en el trato con el cliente y fortalecerlos
con ideas innovadoras que resuelvan las no conformidades de cada uno de los
puntos de venta así como de la planta de producción.
ACTIVIDADES:
Empieza con la bienvenida al punto de venta al cliente potencial
Oferta del Producto (De ser necesario el gestor de ventas ayudara al cliente a
escoger el tipo de producto según el gusto y de acuerdo a las especificaciones
del cliente.)
Concretar la venta
Emisión de Factura( Para este punto se automatizara el proceso, ya que se lo
hace mediante el software de ventas ICG)
Se informara al cliente que su factura llegara vía electrónica.
95
3.1.4 Talento Humano
El área de talento humano tiene como punto de inicio la interacción con los trabajadores
y buscar soluciones a las diversas situaciones laborales que se puedan presentar a lo largo
de los procesos productivos.
La selección del personal se realiza en base a los conocimientos que presentan los
candidatos y las necesidades de la empresa, se cuenta con un riguroso proceso de
selección del trabajador idóneo, desde la entrevista, pruebas psicológicas, actitudinales y
de conocimiento, para una vez haber sido seleccionado continuar con los exámenes
médicos, inducciones generales y especiales del área en la cual se va desempeñar.
La selección de personal en los últimos años ha tenido un gran índice de rotación, por lo
que se han establecido nuevos controles para mitigar este problema. Por esta razón
consideramos para nuestro estudio que esta área es una debilidad
96
HANSEL Y GRETEL CIA. LTDA
ÁREA: TALENTO HUMANO
PROCESO ADMINISTRATIVO: SELECCIÓN DE PERSONAL
OBJETIVOS:
Seleccionar el personal idóneo para cada uno de los puestos de trabajo a fin de
cubrir las necesidades de la empresa.
Evitar la rotación de personal
Contar un una cartera amplia de postulantes a los diferentes cargos con el fin
de tener posibles nuevas incorporaciones en caso de alguno de nuestros
colaboradores desee dar por terminado el contrato.
Manejo de normas técnico legales aplicables en el país referentes al proceso de
contratación.
ACTIVIDADES:
Empieza con la necesidad de cubrir un puesto vacante
Se realiza la recopilación de hojas de vida de los motores de búsqueda de trabajo
del internet para el caso específico de Hansel y Gretel(Bolsa de empleo Con
Quito, Multitrabajos)
Se busca el perfil más cercano a los requerimientos de las diferentes áreas,
basados en el manual de funciones.
Se realiza el llamado a los perfiles as capacitados y se agenda la entrevista de
trabajo en el local de Isabel La Católica.
A los postulantes escogidos se los convoca a rendir pruebas prácticas de
acuerdo al área que solicitaron el puesto.
Una vez aprobado todos los puntos anteriores , se procede a realizar el ingreso
formal, para lo cual es necesario legalizar el contrato mediante la recopilación
de documentos del postulante, así como exámenes médicos de pre-ingreso
El proceso termina con la firma del contrato.
97
3.1.5 Marketing y Diseño
El área de Marketing y Diseño se encarga de elaborar los catálogos, publicidad,
adecuación de locales, mantener actualizada la página web de la empresa , donde consta
la reseña histórica de la empresa, los productos, contactos y puntos de venta , La página
se actualiza según la necesidad de la empresa , lanzamientos de nuevos productos etc.
La empresa cuenta con herramientas tecnológicas para el mercadeo de sus productos y se
puede considerar este punto como una fortaleza.
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
ÁREA: MARKETING
PROCESO ADMINISTRATIVO : ESTRATEGIAS DE VENTAS
OBJETIVO:
Impulsar la marca Hansel Y Gretel, a fin de posicionarla como el máximo
exponente de la panadería y pastelería gourmet de Quito.
ACTIVIDADES:
Crear imagen y diseño de cada punto de venta en base a patrones sociales de
los clientes.
Estudio de nuevos mercados y potenciales puntos de venta.
Estudio de la competencia y desarrollo de nuevas estrategias de ventas.
Proyección de ventas
98
3.1.6 Contabilidad y Finanzas
El departamento de contabilidad y finanzas es el encargado de llevar el registro de todos
los movimientos transaccionales de la empresa, el manejo de impuestos, análisis
financiero, consolidar estados financieros, pago de proveedores, emisión de retenciones
y de más tareas que sean correspondientes al área
La jefa financiera se encarga del departamento, es la responsable de llevar un adecuado
registro de la contabilidad y sus respaldos, la preparación de informes financieros,
estadísticos que sean necesarios.
La jefa financiera emite políticas de manejo de ingresos y egresos para la empresa de tal
forma que aseguren las cuentas.
También es la encargada de supervisar las auxiliares contables con las que se cuenta en
las actividades de inventarios, costos, facturación.
El departamento tiene fortalezas como disponer de un sistema contable, financiero, de
ventas que emite registros en tiempo real, y ayuda a estar al dia en el cumplimiento de
obligaciones con los organismos de control. Sin embargo aún no se puede sacar el
máximo provecho al sistema contable ya que se arrastra deficiencias técnicas y de manejo,
las cuales se están solucionando con el transcurso de los periodos contables. Por este
motivo consideramos como una debilidad.
99
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
ÁREA: CONTABILIDAD Y FINANZAS
PROCESO ADMINISTRATIVO : CONTABILIDAD
OBJETIVOS:
El departamento de contabilidad maneja como objetivo primordial el principio de
negocio en marcha, cumpliendo con todas las obligaciones con empleados y
proveedores, manteniendo así la salud financiera de la empresa.
ACTIVIDADES:
Manejo adecuado de los ingresos, costos y gastos generados por el giro del negocio
mediante la utilización del sistema contable (ICG) que facilita la toma de
decisiones a la hora de invertir el capital.
Depurar los registros Contables
Mantener actualizado las cuentas
Realizar Inventarios periódicos
Pago a Proveedores
Pago de Sueldos
Elaboración de Estados Financieros con razonabilidad en base a NIIF (Normas
Internacionales de Información Financiera).
Cumplir con las obligaciones con entes estatales (SRI, Súper Intendencia de
Bancos, Súper Intendencia de Compañías, Registro Mercantil.)
100
3.1.7 Seguridad y Salud Ocupacional
La unidad de seguridad y salud ocupacional está conformada por el técnico, el
responsable y el medico ocupacional y su función es prevenir accidentes, enfermedades
laborales, para lo cual se ha implantado un sistema de gestión de la seguridad el cual
comprende 4 gestiones claves para el buen funcionamiento, implantación y
sociabilización de los planes y procesos de acción.
La unidad de SSO cuenta con el apoyo de la gerencia y de los demás departamentos para
su adecuado funcionamiento.
Se cuenta con un departamento médico general y medico ocupacional para atención en
caso de enfermedades y accidentes laborales.
Por tales motivos consideramos esta área como una fortaleza
101
HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA
ÁREA: SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
PROCESO :SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
OBJETIVO:
Crear un ambiente adecuado de trabajo que propicie seguridad laboral y
contribuya a la disminución de accidentes, incidentes y enfermedades
ocupacionales mediante la prevención de los factores de riesgo propios de cada
actividad laboral de Hansel y Gretel.
ACTIVIDADES:
Evaluación de Riesgos Laborales
Curso de capacitación interna en temas de seguridad y salud Ocupacional
Campaña de Prevención de Accidentes, Incidentes y enfermedades
ocupacionales
Verificación de posibles peligros en cada uno de los puntos de venta, así como
en planta de producción y oficinas administrativas.
Aplicación de los sistemas de gestión de seguridad y salud ocupacional en base
a normativa nacional e internacional.
102
3.1.8 Análisis Interno
Para este análisis se considera los factores que pueden ser controlados por la empresa
como la planificación, organización, control interno, producción, estrategia de ventas.
Para la asignación de una ponderación se establecerá una escala del 1 al 4 donde:
VALOR OBSERVACIONES
1 DEBILIDAD MAYOR
2 DEBILIDAD MENOR
3 FORTALEZA MENOR
4 FORTALEZA MAYOR
Tabla 16 Análisis interno
Fuente: Hansel y Gretel
Valor Clasificación Valor Ponderado
F1 La cartera de productos es variada y se actualiza periódicamente 0,08 4 0,32
F2 La empresa cuenta con reglamento y política de SSO socializado con los trabajadores 0,05 3 0,15
F3 La empresa cuenta con comités de SSO establecidos de acuerdo a la normativa nacional 0,05 3 0,15
F4 El área de Talento Humano realiza una selección de personal eficiente 0,05 3 0,15
F5 La empresa cuenta con un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional implementado 0,05 3 0,15
F6 Se cuenta con procedimientos de Trabajo seguro 0,05 3 0,15
F7 Se cuenta con infraestructura adecuada para la elaboración de productos de calidad 0,05 3 0,15
F8 Las estrategias de venta funcionan y generan mejores ingresos 0,05 3 0,15
F9 Manejo adecuado de herramientas tecnológicas 0,08 4 0,32
F10 Se cuenta con flota vehicular para la distribución del producto 0,08 4 0,32
0,59 2,01
Valor Clasificación Valor Ponderado
D1 La empresa cuenta con un organigrama estructural pero no se encuentra socializado 0,04 2 0,08
D2 No se ha familiarizado a los trabajadores con las políticas, objetivos y reglamento interno 0,04 2 0,08
D3 No se cuenta con una adecuada planificación de trabajo 0,05 2 0,1
D4 El manual de funciones se encuentra desactualizado 0,08 1 0,08
D5 Rotación de personal frecuente 0,08 1 0,08
D6 El área de contabilidad no se adapta por completo al sistema contable 0,05 2 0,1
D7 No se aplica indicadores para evaluar las actividades administrativas Financieras 0,07 1 0,07
0,41 0,59
1
Factores Internos
Fortalezas
Debilidades
Total
103
3.2 ANÁLISIS EXTERNO
Los factores externos influencian a la organización en gran parte de la toma de decisiones
ya que este tipo de factor se encuentran fuera de nuestro control convirtiéndose en
amenazas y oportunidades y que a su vez constituyen beneficios o pérdidas.
El estudio de los factores externos está dividido en macro ambientes y micro ambientes.
Es decir, todas las empresas están expuestas a factores como el ambiente político,
económico, social, tecnológico y hasta ambiental. (Chaquilla, 2013)
3.2.1 Factores Macroeconómicos
Constituyen los factores Económicos, Políticos, Sociales, Tecnológicos y legales que
rodean a la empresa y muestra la realidad para competir con otras empresas del medio y
generar aporte al país.
3.2.2 Factor Económico
El Ecuador fue marcado hasta finales del año 1999, por una profunda depresión
económica, la cual repercutió en todas las personas y negocios, dando lugar al feriado
bancario y posterior dolarización lo que genero la mayor ola de migratoria de Ecuador a
países como España, Italia, EEUU.
A partir del año 2000 la economía ecuatoriana empezó a tener una transformación positiva
y el poder adquisitivo mejoro y se ha mantenido así hasta el año 2015.
El factor económico repercute de manera directa sobre Hansel y Gretel Cia.Ltda ya que
dé él depende la producción, asignación de recursos, consumo de bienes y servicios y a
su vez estos factores dependen del Gobierno que es el responsable de adoptar o crear
políticas, medidas, que generen confianza en el consumidor , en los empresarios , en los
inversores.
104
3.2.3 Inflación
La inflación es un índice que presenta el crecimiento continuo y generalizado de los
precios de los bienes, servicios de una economía a lo largo del tiempo y la disminución
del poder adquisitivo de la población, brindando una visión global de la estabilidad
económica del país.
La evolución de la inflación se mide por la variación del Índice de Precios al Consumidor
(IPC), establece el nivel de consumo que tiene cada consumidor, asociado al nivel de
ingreso, que le permita cubrir costos.
A continuación se presenta la inflación del anual:
Tabla 17 Inflación Anual
Inflación Anual
Diciembre-31-2015 3.38%
Diciembre-31-2014 3.67%
En: Banco Central del Ecuador, 2015
Tabla 18 Inflación comparativa mensual
Inflación Comparativa Mensual
Junio-30- 2015 4.87%
Junio-30- 2016 1.59%
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Análisis.- La tasa de inflación para el año 2014 fue de 3,67%y para el año 2015 fue de
3,38% lo cual indica una clara disminución de la inflación en 29 puntos que es una cifra
considerable, pero no reflejada en la vida diaria de los consumidores, ya que el poder
adquisitivo ha disminuido.
Para el año 2016 se analiza y compara al mes de Junio 2015 con Junio 2016 donde existe
una caída de la inflación de 3.28 puntos siendo este porcentaje considerablemente
respecto de la situación que afronta actualmente el país.
105
Para Hansel y Gretel este tipo de comportamiento en las finanzas ha dado como
consecuencia la disminución de las ventas en todos los locales y ha obligado a crear
nuevas estrategias de ventas para poder equilibrar los ingresos y egresos.
Por lo cual este proceso se considera una amenaza
3.2.4 Producto Interno Bruto (PIB)
El PIB es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una economía
en un periodo determinado. El PIB constituye un indicar representativo que ayuda a medir
el crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y servicios de cada país.
Mediante este indicador se puede revelar la competitividad de las empresas nacionales.
Tomando como referencia el PIB de 5 años anteriores se ha notado una constante
disminución la cual se puede ver en la siguiente tabla:
Tabla 19 Producto Interno Bruto (PIB)
Producto Interno Bruto
Años: 2011 -2016
Indicadores 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Tasa de variación del PIB
a precio constante
3,53% 7,79% 5,14% 4,60% 3,40% 1,00% 0,4%
En: Banco Central del Ecuador, 2015
El producto interno bruto más alto registrado en nuestros periodos de análisis es el 2011,
en tanto en el año 2016 se registra el más bajo, esto debido a factores como son la caída
del precio del petróleo, la crisis monetaria global entre otros factores.
Para la empresa Hansel Gretel esto constituye una amenaza ya que la falta de liquidez
del país se ve reflejada en los consumidores y en la disminución de ventas de nuestros
productos.
106
3.2.5 Tasas de Interés
La tasa de interés, es la tasa de retorno que un inversionista recibe dentro de un tiempo
determinado por parte del deudor, por motivo de haber utilizado su dinero durante el
periodo de tiempo determinado por ambas partes.
Tasa de interés activa
Es la que aplican las instituciones financieras al momento de otorgar un crédito a personas
naturales o jurídicas. La tasa de interés activa hace referencia al costo que tiene un crédito,
siendo el monto resultante la ganancia.
Tabla 20 Tasa activa anual
Tasa activa anual
Dic-13 Dic-14 Dic-15
8,17% 8,19% 9,12%
Tabla 21 Tasa activa mensual
Tasa activa mensual
Jun-15 Jun-16
8,70 8,66
En: Banco Central del Ecuador, 2016
La tasa de interés activa en estos últimos 3 años ha tenido un incremento considerable
esto se debe a la época de bonanza financiera que existía en el país hasta finales del año
2015, ya que a partir de inicios del año 2016 se ha experimentado una recesión económica,
la cual ha influido en que la población deje de optar por créditos bancarios.
Para Hansel y Gretel este tipo de comportamiento financiero constituye una debilidad ya
que en muchas ocasiones para poder realizar apertura de nuevos locales, adquirir equipos
y materiales se requiere de préstamos bancarios y con el porcentaje de la tasa de interés
se limita el acceso del crédito.
107
Tasa de interés pasiva
Se genera por los depósitos de ahorros realizados en instituciones financieras por personas
naturales o jurídicas y que por motivo de esto generan un beneficio económico.
Tabla 22 Tasa pasiva anual
Tasa Pasiva Anual
Dic-13 Dic-14 Dic-15
4,53% 5,18% 5,48%
Tabla 23 Tasa pasiva mensual
Tasa Pasiva Mensual
Jun-15 Jun-16
5,48% 6%
En: Banco Central del Ecuador, 2016
La tasa Pasiva anual a partir del año 2013 ha mostrado un comportamiento favorable con
un incremento del 0,95 %, lo que significa que todas aquellas empresas que inviertan a
plazo fijo sus ingresos podrán obtener una renta interés beneficiosa, por lo cual este factor
se convierte en una oportunidad
3.2.6 Factor Político
El factor político es determinante para el desarrollo de un país, ya que este debe brindar
estabilidad, seguridad y confianza. De esta manera se ofrece seriedad a todos los
inversionistas que colocan sus capitales con el afán de conseguir una rentabilidad para
ellos, pero que al mismo tiempo generan empleo y desarrollo al país.
Durante varios años, el Ecuador genero incertidumbre por los cambios permanentes de
los gobiernos de turno, ya que a través de protestas y marchas por parte de grupos de
diferentes ideologías de poder se establecían nuevos mandatarios, y con ello venia un
cambio en todas las políticas adoptadas por los anteriores, en ocasiones estas políticas
obedecían a intereses personales, sin importar el beneficio del país, es por esto que la
población ecuatoriana en forma permanente ha perdido el interés y la confianza en los
políticos.
108
El factor político siempre tendrá una repercusión económica, ya que incentiva la inversión
o simplemente la aleja.
Actualmente el Ecuador se encuentra liderado por el economista Rafael Correa como
Presidente Constitucional de la Republica y el Ingeniero Jorge Glas como Vicepresidente
de la Republica, conocido como el gobierno de la Revolución Ciudadana y concebido
bajo el movimiento político Alianza País. El movimiento de la lista 35 el cual tiene cinco
ejes en los que se basa esta revolución:
a) Política y constitucional; b)revolución ética; c) revolución económica, productiva y
laboral; d) revolución para la inclusión social, la equidad, y la sociedad de derechos; e)
revolución del sistema de justicia; revolución ecológica; f) revolución de las relaciones
internacionales, la integración y la soberanía.
Este factor es determinante dentro de la situación de la empresa Hansel y Gretel , ya que
de acuerdo a las normas, leyes establecidas depende el precio de venta que se puede
utilizar en los productos siendo esta empresa dedicada a producción de pan y productos
afines , tal es el caso que en los años anteriores el precio del quintal de harina no ha
variado considerablemente manteniéndose entre 42 y 52 dólares de acuerdo a la calidad
de la materia prima, sin embargo a partir de inicios del año 2016 con el aumento del IVA
al 14% , la empresa se ha visto en la necesidad de modificar sus precios respecto de lo
que son postres, tortas, galletas, ya que este tipo de producto si grava IVA.
Para la empresa Hansel y Gretel este factor constituye una amenaza ya que debido a las
reformas establecidas el consumo de postres, pasteles y demás ha disminuido lo que
significa pérdidas para la empresa.
3.2.7 Factor Social
El factor social permite conocer algunas características de la población que tienen
incidencias en el desarrollo de las actividades de la empresa Hansel y Gretel,
principalmente al área de talento humano que es la encargada de la selección de personal.
109
En Ecuador somos un país que depende de una economía basada en el petróleo,
impuestos tributarios, las remesas de migrantes, turismo, donde vemos involucrado el
bienestar social de la población el crecimiento de habitantes que para el año 2016 sea
aproximadamente de 16´528.730 .dentro de los rubros y factores sociales más
representativos.
Dentro de este factor consideraremos:
Empleo
Tabla 24 Composición de la población Total nacional:
Jun-13 Jun-14 Jun-15 Jun-16
Población en Edad de
Trabajar
10.993.539 11.236.793 11.282.084 11.557.285
Población Económicamente
Activa
6.999.745 6.967.747 7.430.701 7.831.981
Empleo Adecuado/Pleno 2.998.481 3.401.156 3.410.490 3.214.776
Subempleo 818.126 851.939 977.785 1.277.717
Desempleo 273.951 324.289 332.117 416.883
Población Económicamente
Inactiva
3.993.794 4.269.046 3.851.383 3.725.303
En: INEC 2016 Ecuador en cifras
Para Junio del 2016 según la tabla expuesta se evidencia 416.883 personas desempleadas,
una gran cantidad respecto de los años anteriores, así como un crecimiento superior del
subempleo generado en su mayoría por los despidos intempestivos y la necesidad de
trabajar.
Desempleo
Tasa de Desempleo nacional:
Es la proporción de personas que desean trabajar y se encuentran aptas para hacerlo, en
condiciones legales pero no encuentran una plaza laboral.
110
Tabla 25 Tasa desempleo
Tasa de Desempleo
Jun-13 Jun-14 Jun-15 Jun-16
3,9% 4,7% 4,5% 5,3%
En: INEC 2016 Ecuador en cifras
Se evidencia un crecimiento del desempleo de junio del 2015 a junio del 2016 del 0.8%,
esto porcentaje podemos atribuir a la mala situación financiera mundial y nacional por la
que atravesamos actualmente y la disminución de producción lo que repercute en
disminución de la mano de obra.
Subempleo
Tabla 26 Tasa de subempleo
Tasa de Subempleo
Jun-13 Jun-14 Jun-15 Jun-16
11,7% 12,2% 13,2% 16,3%
En: INEC 2016 Ecuador en cifras
El subempleo se da por fenómenos de la sociedad, cuando el mercado laboral presenta
distorsiones o las condiciones de empleo son malas como las actuales en el país, ya que
las personas por su necesidad y desesperación de tener una fuente de trabajo, e ingreso
fijo no se desarrollan en el ámbito para el cual se prepararon, y aceptan el primer trabajo
ofertado; es decir una persona con preparación de tercer nivel acepta un trabajo cuyo
perfil requiere un nivel de preparación secundaria, disminuyendo las oportunidades de las
personas que se encuentra con ese nivel de instrucción, ya que no se puede competir
contra un título profesional, y por la misma remuneración.
El subempleo para Junio del 2016 ha aumentado en 3,1% lo que es una cifra alarmante
ya que evidencia que las personas ocupadas no alcanzan su nivel de pleno empleo. El
pleno empleo, por su parte, está dado por la existencia de trabajo para todas las personas
que lo buscan y por la productividad de dicho trabajo.
111
Salario Mínimo Vital
El salario mínimo vital es la remuneración percibida por un trabajador por los servicios
que presta a través de un contrato de trabajo legalmente estipulado.
Hansel y Gretel cumple con la norma mandatoria del Ministerio de Trabajo e Iess, vigente
desde el año 2016 donde ha fija el sueldo básico unificado en $366 y la afiliación al Iess
desde el primer dia de labor del empleado.
Desde el punto de vista económico este sueldo no alcanza para cubrir una canasta básica,
por lo que Hansel y Gretel conjuntamente con la gerencia han optado por generar horas
extras en las cuales los trabajadores pueden alcanzar un sueldo de alrededor de $500 ,
pero generalmente aplicable para locales y en menor manera para la planta de producción.
Por lo cual este factor constituye una amenaza.
3.2.8 Factor Tecnológico
La tecnología es la principal estrategia competitiva con la que debe contar las empresas
ya que mejora los procesos, ahorra tiempo y dinero. La innovación tecnológica de
equipos, implementos, insumos dan un valor agregado a los servicios o productos que se
ofertan, ya que las exigencias de los clientes en un mundo globalizado cada día son más
fuertes.
Hansel y Gretel cuenta con maquinaria de alta tecnología que le permite crear los más
exquisitos, deliciosos y complejos productos, sabiendo que al contar con los diferentes
adelantos tecnológicos se pude afectar a gran escala de una manera positiva a los
proveedores, distribuidores, clientes, procesos de producción y competitividad.
Hoy en dia ninguna empresa se encuentra aislada de los avances tecnológicos y al
constituirse esto en un factor clave Hansel y Gretel a puesto gran atención en utilizar este
factor a su favor, creando estrategias planificadas de negocio aprovechando el acceso a la
internet para proyectar herramientas tecnológicas que ayuden al posicionamiento de la
marca y a alcanzar a mas potenciales clientes. Por lo cual este factor constituye una
Oportunidad.
112
3.2.9 Influencias Microambientales
Son condiciones de venta de una empresa que se pueden ver afectados por un factor
externo.
Clientes
Hansel y Gretel Cia.Ltda tiene como filosofía corporativa la satisfacción de todos nuestros
clientes mediante la oferta de productos gourmet, que se caracterizan por su calidad,
precio, plaza y servicio.
Clientes Internos:
Constituyen los colaboradores de la empresa de todas las áreas y que cuentan con ciertos
beneficios como es el 10% de descuento en los productos (Excepto el pan), pasado los
tres meses de servicio descuento mediante rol pagos en la modalidad cuentas por cobrar.
Clientes Externos:
Nuestros principales clientes son personas naturales que se acercan a nuestros puntos de
distribución y restaurante a disfrutar de nuestros productos.
También contamos con clientes corporativos como son: Supermaxi, Megamaxi, Mi
Cocina entre otros.
Competencia
La competencia en el aspecto de venta de pan, pasteles, bocadillos gourmet a gran escala
está identificada, sin embargo al tratarse del pan popular se posee una gran desventaja por
lo cuanto los pequeños productores han ganado este mercado.
Hansel y Gretel al tratarse de una empresa innovadora cuenta con un área de investigación
y desarrollo donde se está creando con regularidad nuevos productos con nuevos sabores,
vistos y de esquisto sabor lo cual nos da competitividad frente a otras marcas.
Los principales competidores son:
113
1. Sweet and coffee
2. Cyrano
3. Café Valdés
4. Honey & Honey
5. Panificadora
Ambato
6. Balkery y Pastelería
7. Panadería Escocesa
8. Donut Express
Hansel y Gretel a pesar de la fuerte competencia, ha logrado fidelizar a sus clientes y
captar otros nuevos gracias a sus precios, calidad y facilidades de pago (débito y crédito).
Precio
El precio es la cantidad de dinero que le permite hacerse de un bien o un servicio, para
satisfacer una necesidad.
Hansel y Gretel Cia.Ltda es una empresa que se ha logrado posiciona en el mercado ya
desde hace varios años, durante los cuales adquirido los suficientes conocimientos que le
han permitido mejoras de procesos y técnicas a fin de no generar un desperdicio de
recursos.
Debido al volumen de producción de Hansel y Gretel, se pude manipular en cierta manera
los precios utilizando economías de escala y costeo, lo que ayuda a disminuir los precios
de ciertos productos de acuerdo a la necesidad de la empresa, lo que a la larga genera
mayores ingresos.
Por tanto este factor constituye una oportunidad para la empresa.
3.2.10 Análisis Externo
Para este análisis se considera los factores que no pueden ser controlados por la empresa,
sino que surgen como oportunidades y amenazas.
Para la asignación de una ponderación se establecerá una escala del 1 al 4 donde:
114
VALOR OBSERVACIONES
1 AMENAZA MAYOR
2 AMENAZA MENOR
3 OPORTUNIDAD MENOR
4 OPORTUNIDAD MAYOR
Tabla 27 Factores externos
Fuente: Hansel y Gretel
Valor Clasificación Valor Ponderado
O1 Aumento Mínimo de la tasa pasiva en las instituciones financieras 0,05 4 0,2
O2 Más personas cuentan con acceso a la tecnología 0,1 3 0,3
O3 Se cuenta con bases de datos de clientes potenciales 0,08 3 0,24
O4 Producción a escala 0,05 3 0,15
O5 Buenas relaciones con los proveedores 0,1 3 0,3
O6 Productos exclusivos 0,1 3 0,3
0,48 1,49
Valor Clasificación Valor Ponderado
A1 La tasa de Inflación no se mantiene constante 0,04 2 0,08
A2 Disminución significativo del PIB 0,06 2 0,12
A3 Falta de Liquidez 0,06 2 0,12
A4 Aumento de la tasa activa limita los créditos 0,08 1 0,08
A5 Normas , leyes, impuesto Tributarios afectan a las empresas 0,1 1 0,1
A6 Algunas reformas laborales desfavorece los intereses de la empresa 0,08 2 0,16
A7 Creación de empresa similares 0,1 2 0,2
0,52 0,86
1
Factores Externos
Oportunidades
Amenazas
Total
115
4 APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA PROPUESTA DE AUDITORIA DE
GESTIÓN EN LA EMPRESA “HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA”
4.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
Consiste en el conocimiento previo de la empresa a la que se realizara la auditoria de
gestión, todos sus procesos productivos, procesos administrativos, y puntos generales, los
cuales permitan obtener resultados de auditoría que beneficien a Hansel y Gretel Cia.ltda,
optimizando recursos, ahorrando costos y en el menor tiempo posible, con la utilización
de la RESOLUCIÓN 513 (reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo),
DECISIÓN 584 (Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo) y Normas ISO
9001(Calidad) aplicables a la empresa.
4.1.1 PLANIFICACIÓN
La planificación técnica de la Auditoría será realizada por el equipo externo de auditoría,
y contara con la aprobación del Gerente de Asuntos Corporativos de Hansel y Gretel
Cia.lTda. Para la revisión y verificación de los procesos realizados y controles existentes
se contara con las áreas de Auditoría de calidad, Seguridad y Salud Ocupacional así como
Talento Humano.
La planificación se realizara en base a los factores propios de la empresa como son
tamaño, número de trabajadores, complejidad, procesos, control interno y principalmente
en la utilización adecuada de las normas de Seguridad y Salud en el trabajo, así como las
Normas de Calidad.
116
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-HI-001
HOJA DE ÍNDICES
Empresa “Hansel y Gretel”
Del 11 al 25 de Enero de 2016
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
AG = Auditoría de Gestión
HI = Hoja de Índices
PT = Papeles de Trabajo
PRG = Programa de Auditoría de Gestión
PE = Programa Especifico
CP = Conocimiento Preliminar
PP = Planificación Preliminar
ET = Entrevista
EP = Entrevista Preliminar
NA = Narrativa
CA = Cronograma de Actividades
MPN = Memorando de Planificación
ECI = Evaluación de Control Interno
CT = Cuestionarios de Trabajo
EV = Evidencias
IG = Indicadores de Gestión
INAG = Informe de Auditoría
GA = Gestión Administrativa
GT = Gestión Técnica
GTH = Gestión Talento Humano
PPO = Procesos y Programas Operativos Básicos
117
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-001
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Empresa “Hansel y Gretel”
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
PROGRAMA DE
AUDITORÍA DE
GESTIÓN
EMPRESA
“HANSEL Y GRETEL
CIA.LTDA”
Distribución Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
Ejemplar 1 :
Auditora JACHP
Ejemplar 2:
Hansel y Gretel
Jonathan Andrés
Chano Poma
AUDITOR
Enero 2016
Auditor Líder de
SGSSO
JACHP
Enero 2016
Gerencia General
Hansel y Gretel
Enero 2016
118
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
Realizar el análisis y verificación del grado de implantación e implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, como medio de cumplimiento
obligatorio de las normas legales y reglamentarias nacionales (Resolución C.D 513
Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo”) y estándares internacionales
Decisión 584 (Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar la efectividad del control interno aplicado a el área de Seguridad y Salud
en el trabajo
Evaluar que los procedimientos y programas desarrollados estén de acuerdo a la
norma nacional y estándares internacionales.
Reducir el nivel de riesgo en actividades y tareas que involucran al personal de
Hansel y Gretel Cia. Ltda.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Periodo Lugar Área
Del 11 al 25 de
Enero de 2016
Planta de
producción y
Oficinas
Administrativas
(Av. Mariana de
Jesús y Jorge Juan)
Puntos de Venta
Restaurante
Ubicado en el
Centro Comercial el
Jardín
Gerencia General
Seguridad y Salud
Ocupacional
Talento Humano
Producción
Ventas
Contabilidad y
Finanzas
119
Tiempo de Auditoria Procesos Auditados Base Legal
14 días
aproximadamente
incluidos locales
comerciales y
restaurante.
Administrativo
Técnico
Talento Humano
Programas y
Procedimientos
Operativos.
Decisión 584 Instrumento
Andino de seguridad y
salud en el trabajo.
Resolución 597
Reglamento del
Instrumento Andino de
seguridad y Salud en el
trabajo.
Resolución CD 513
Reglamento del Seguro
General de Riesgos del
Trabajo
Decreto Ejecutivo 2393
Reglamento de Seguridad
y salud de los trabajadores
OSHAS 18001:2007
ISO 19001:2011
ISO 9001:2008
Requerimientos Documentales de la empresa
Políticas Empresariales
Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo
Reglamento Interno
Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo
Objetivos, Misión, visión, estructura organizacional de Hansel y Gretel
Flujograma de Procesos
Procedimientos de Seguridad y Salud Ocupacional
Procedimientos de calidad y ambiente
Manual de Funciones
Matriz de riesgos laborales
Índices e Indicadores de Gestión
Personal Auditado Responsable del
Programa de
Auditoría
Recurso para el cumplimiento
del Programa de Auditoría
Se lo realizara de
acuerdo a las
necesidades del
auditor a cargo.
Auditor Líder
Supervisor de la
Auditoría
Representante de la
empresa
Humanos: Auditor Líder y
Supervisor de Auditoria con
competencia en Seguridad y
Salud Ocupacional
Financieros: cubrir gasto por
viáticos
Tecnológicos:
Cámara Fotográfica
Computador
120
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PP-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DIAGNOSTICO
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
Objetivos:
1. Conocer el entorno Organizacional, laboral así como el giro de negocio de la empresa auditada
2. Familiarizar al auditor con el entorno de trabajo
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Procedimiento de
Auditoria 18 15
1
Realizar una visita de
campo en Planta de
Producción, área
Administrativa y Puntos
de Venta conociendo las
diferentes fases de
producción y los
colaboradores que
laboran en la empresa. 4 4 11/01/2016 CP-1 A.CH N/A
2
Entrevista con el
Gerente General y Jefes
de área con el propósito
de dar a conocer el
inicio de la auditoria y
solicitar su colaboración
en los puntos a ser
auditados. 2 2 11/01/2016
ENT-
1 A.CH N/A
3
Narrativa de acuerdo a
las entrevistas
realizadas 2 2 11/01/2016 NA-1 A.CH N/A
4
Cronograma de
actividades 2 2 12/01/2016 CA-1 A.CH N/A
Elaborado Por: A.Ch Fecha:15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:15/01/2016
121
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PP-002
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
INFORMACIÓN PRELIMINAR
Página:1 de 2
Fecha: Enero 2016
√
Política, Misión, Visión
La empresa posee una política de seguridad y salud en el trabajo que corresponde a la
naturaleza de su actividad.
La empresa No posee política Institucional.
La Misión, Visión y Objetivos son difundidos a los trabajadores al momento de la
inducción por parte de talento Humano, mas no se encuentra publicados en lugares
visibles de la empresa.
√
Reglamentos
La empresa Posee Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Interno de Seguridad
y Salud Ocupacional vigentes a la fecha de la auditoria.
Sin embargo no han sido socializados con los trabajadores
√
Estructura Organizacional
La empresa se encuentra distribuida de manera vertical a la cabeza la Gerencia General
seguida de las jefaturas (Marketing y Ventas, Talento Humano, Contabilidad y
Finanzas, Auditoria de calidad) seguidas de mandos medios (Seguridad y Salud
Ocupacional, Informática).
√
Normativa Legal
La empresa conoce de sus responsabilidades legales frente a sus trabajadores por lo cual
se rige a cuanta normativa vigente aplicable a la empresa existe:
Constitución de la Republica
Reformas y leyes Tributarias
Código de Trabajo
Resolución C.D 513
Decreto Ejecutivo 2393
ISO 180001
BPM (Buenas Prácticas de Manufactura)
Elaborado Por: A.Ch Fecha:15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:15/01/2016
122
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PP-003
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
INFORMACIÓN PRELIMINAR
Página 2 de 2
Fecha: Enero 2016
√
Recorrido por los centros de trabajo
Planta de Producción
Espacio físico grande de 500 m2 divididos en áreas de trabajo como son: Investigación
y Desarrollo, Hojaldre, Panadería, Galletería, Pastelería, Empaque, Decoración,
Cuartos Fríos, 2 Bodegas de Materia Prima, Mantenimiento de Maquinas, Consultorio
Médico, Vestidores.
En esta área labora un jefe de producción sobre quien recae la responsabilidad de
cumplir con las órdenes de producción y varios analistas de producción que fungen con
las funciones de supervisores.
El Horario de Trabajo es de 06:00 de la mañana a 15:30 de la tarde sin embargo la
mayoría de trabajadores realiza jornadas más extensas por generar horas extras.
√
Oficinas
Espacio físico medio de 300 m2 que funciona sobre la Planta de Producción distribuido
en área de Gerencia General, Marketing y Ventas, Talento Humano, Contabilidad y
Finanzas, Área Informática, Seguridad y Salud Ocupacional, Auditoria de Calidad,
Secretaria, Bodega de materiales varios de producción, Sala de capacitación y Sala de
reuniones.
El Horario de Trabajo es de 08:30 de la mañana a 17:30 de la tarde.
√
Talleres
Espacio físico medio que funciona en la parte externa de las oficinas administrativas
sobre la planta de producción, en esta área se desarrolla carpintería, tapizado,
ensamblaje de estructuras para cada uno de los locales de venta, planta de producción
y restaurante.
El horario es de 8 Horas o de acuerdo a la necesidad del proyecto que se esté
ejecutando.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:15/01/2016
123
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-EP-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PROGRAMA DE ENTREVISTAS
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA:
Dar a conocer sobre el inicio y desarrollo de la auditoria de gestión en la empresa Hansel
Y Gretel Cia. ltda.
Recopilar Información de la parte administrativa y operativa de la empresa
TIEMPO ESTIMADO :
Personal Administrativo : 35 min
Personal Operativo : 10 min
FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES ENTREVISTADOS:
Gerente General
Jefe de Talento Humano
Jefe de SSO
PUNTOS IMPORTANTES A TRATARSE:
Dar a conocer los objetivos generales específicos de la auditoria, así como su alcance.
Solicitar al Gerente Firme la notificación de inicio de la auditoria de Gestión informar
sobre el objeto de la auditoria.
Disponer de la colaboración de los trabajadores
Solicitar la apertura documental de acuerdo a los requerimientos de la auditoria.
Importancia de la aplicación de normativa legal vigente tanto nacional como
internacional en el área de seguridad y salud en el trabajo.
ENTREVISTA:
Con el Gerente para obtener información general y relevante de la empresa.
Con la Jefa de Talento Humano para obtener información respecto de los trabajadores,
Capacitaciones, Comunicación e información.
Con el Jefe SSO para conocer el sistema de gestión utilizado, la manera de
implementación y el detalle de los puntos a ser auditados.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:15/01/2016
124
4.1.2 Ejecución de la Auditoria
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-ET-001
ENTREVISTA
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
Nombre del Entrevistado: Sra María Soledad Bueno
Cargo: Propietaria de la Empresa Hansel y Gretel
Entrevistador : Andrés Chano Poma
Hora: 10:00 am
Lugar: Av. Mariana de Jesús y Jorge Juan
Objetivo de la entrevista:
Dar a conocer a la propietaria de la empresa del inicio de la auditoria de gestión, de acuerdo al
programa establecido para Hansel y Gretel en base a la Decisión 584 de la CAN y la resolución
513 del IESS del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de la empresa.
Durante la entrevista se informara además que uno de los puntos importantes de la auditoria es
medir el nivel de eficiencia y eficacia, así como el cumplimiento de los procesos contemplados
dentro de las normativas legales y procedimientos internos.
Puntos clave de la Entrevista:
Explicar el objetivo y alcance de la auditoría
Solicitar el apoyo y apertura que se necesaria durante el proceso de auditoría
Contar con la opinión de la dueña de la empresa respecto de los principales problemas
de la empresa y respecto de los riesgos laborales
Elaborado Por: A.Ch Fecha:15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:15/01/2016
125
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-NA-001
NARRATIVA DE LA ENTREVISTA
Página:1 de 1
Fecha: Enero 2016
Durante el recorrido por la planta de producción de Hansel y Gretel :
La empresa es considerada de riego medio de acuerdo a la actividad que se desarrolla, los
principales peligros son las quemaduras con superficies calientes (hornos, bandejas, producto,
chocolate caliente, ollas) dentro de la parte de producción.
En el área de bodega el principal riesgo constituyen problemas ergonómicos por movimientos
repetitivos, levantamiento de cargas, carga horaria, esto debido a que los trabajadores muchas
veces no utilizan las ayudas mecánicas proporcionadas.
Los trabajadores dentro de planta de producción han sido capacitados por la unidad de seguridad
y salud ocupacional para realizar y cumplir con el trabajo seguro, por lo que hoy en dia realizan
una mejor labor pero aun no es suficiente, siempre hay una oportunidad de mejorar.
Hansel y Gretel dota a los trabajadores de Equipo de protección personal de acuerdo a las áreas
en la que se desenvuelven y en base a la matriz de riesgos levantada por la unidad de seguridad
y salud ocupacional.
Durante el recorrido por los Puntos de Venta de Hansel y Gretel :
Los locales cuentan con áreas de trabajo confortables sin embargo los principales riesgos
detectados son problemas oste o musculares principalmente túnel carpiano producido por
movimientos repetitivos, por lo cual se está realizando campañas de prevención mediante la
utilización de pausas activas y estiramientos musculares.
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 15/01/2016
126
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD
Y SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-CR-001
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
Objetivo: Establecer lineamientos de tiempo para el cumplimiento de la auditoria de gestión
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
120 120
1
Recorrido Por las
Instalaciones de la
empresa 8 8 11/01/2016 PE A.CH
2
Aplicación de
Cuestionarios a los
trabajadores 8 8 12/01/2016 PE A.CH
3
Revisión del trabajo
realizado 8 8 13/01/2016 PE A.CH
4
Revisión de los
principales procesos
de Hansel y Gretel
Cia.Ltda 8 8 14/01/2016 PE A.CH
5
Revisión de archivo
documental de las
Gestión de Seguridad
y Salud Ocupacional 8 8 15/01/2016 PE A.CH
6
Ejecución de la
auditoria 72 72 16/01/2016 PE A.CH
7
Elaboración del
informe final de
auditoria 8 8 24/01/2016 PE A.CH
8 Cierre de la auditoria 8 8 25/01/2016 PE A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 15/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 18/01/2016
127
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD
Y SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PE-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN ESPECIFICA
Página 1 de 1
Fecha: Enero
2016
Objetivo:
1. Evaluar Control Interno de la empresa
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Procedimiento de
Auditoria 10 11
1
Elaboración del
Memorando de
planificación 2 2 16/01/2016 PE A.CH
2
Evaluación de
Control Interno 2 3 16/01/2016 PE A.CH
3
Aplicación de los
cuestionarios de
Control Interno 4 4 17/01/2016 PE A.CH
4
Informe Final de
Control Interno 2 2 17/01/2016 PE A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 16/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 18/01/2016
128
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-MP-001
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Página 1 de 2
Fecha: Enero 2016
Preparado por: Andrés Chano (Auditor In situ)
Fecha: 16 de Enero del 2016
Dirigido a : Auditora JACHP
1. ACTIVIDADES CUMPLIDAS
Aceptación de la gerencia para realizar la Auditoría de Gestión con enfoque a la seguridad
y salud ocupacional
Elaboración del Programa de auditoria (Planificación Preliminar)
Conocimiento de la empresa (Visita general para observar los procesos productivos y
administrativos )
Desarrollo de entrevista con los responsables de los principales cargos de la empresa, así
como con los gestores del área de seguridad y salud ocupacional (Técnico SSO y Medico
Ocupacional)
Desarrollo de las Narrativas
Elaboración del Cronograma en base a los tiempos establecidos y los procesos a ser
evaluados
2. ACTIVIDADES A EJECUTARSE
Elaboración de los cuestionarios de control interno
Aplicación de los cuestionarios en las áreas críticas
Ponderación de los cuestionarios de control interno
Informe de Control Interno
Verificación de la Gestión de Seguridad y salud ocupacional mediante resolución 513
IESS
Verificación de Cumplimiento y utilización de la Decisión 584 de la CAN así como su
reglamento de aplicación
Aplicación de índices de gestión al área de Seguridad y Salud Ocupacional
Análisis sobre áreas de apoyo directo (Financiera y Talento Humano) al área de
seguridad y salud ocupacional
Elaboración de Informe Final
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 16/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 16/01/2016
129
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-MP-002
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Página 2 de 2
Fecha: Enero 2016
Preparado por: Andrés Chano (Auditor In situ)
Fecha: 16 de Enero del 2016
Dirigido a : Auditora JACHP
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Realizar el análisis y verificación del grado de implantación e implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, como medio de cumplimiento
obligatorio de las normas legales y reglamentarias nacionales (Resolución C.D 513
Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo”) y estándares internacionales
Decisión 584 (Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo).
Evaluar la efectividad del control interno aplicado al área de Seguridad y Salud en el
trabajo Y áreas administrativas.
Evaluar que los procedimientos y programas desarrollados estén de acuerdo a la norma
nacional y estándares internacionales.
Reducir el nivel de riesgo en actividades y tareas que involucran al personal de Hansel y
Gretel Cia. Ltda.
4. CONTROL INTERNO
Para la valoración mediante control interno de los procesos realizados en Hansel y Gretel
tomaremos en cuenta el análisis situacional realizado mediante la matriz FODA teniendo
en cuenta los factores internos de la empresa (Fortalezas y Debilidades).
Dentro del control interno tomares en cuenta 3 áreas de importancia fundamental para
nuestro estudio :
Seguridad y Salud Ocupacional, Talento Humano y Financiera.
5. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA
Se evaluara el cumplimiento de las 4 gestiones establecidas dentro de la normativa CAN
584 y 957
Se verificara que mediante el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional se esté
dando cumplimiento a la decisión 513 del IESS
Se evaluara el aspecto documental (procesos, programas y manuales)
Se verificara la integración del Área de SSO con el área de talento humano y Financiera.
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 16/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 16/01/2016
130
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-CI-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN
Página 1 de 1
Fecha:Enero 2016
Objetivo:
1. Evaluar Control Interno de la empresa
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Procedimiento de
Auditoria 8 8
1
Preparación del
cuestionario de
control interno 2 2 17/01/2016 PE A.CH
Elaboración en
base al autor
Mark Bran.
“El Proceso de
la Auditoria”
2
Determinación de
puntos clave para
el estudio 2 2 17/01/2016 PE A.CH
3
Preparación de
resultados 4 4 17/01/2016 PE A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 17/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 20/01/2016
131
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-CT-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO I
Página 1 de 3
Fecha: Enero 2016
Objetivo:
1. Evaluar Control Interno de Seguridad y Salud Ocupacional
SI NO Pond. Cal.
1 ¿Recibió inducción de SSO al ingreso a su puesto de trabajo? 4 4 4
2 ¿Tiene conocimiento de los riesgos laborales de su puesto de trabajo? 4 4 4
3 ¿Conoce la política de seguridad y salud ocupacional de su empresa? 1 3 4 1
4 ¿La política se encuentra documentada, implantada y mantenida? 2 2 4 2
5 ¿Posee el reglamento interno de SST? 4 4 4
6 ¿El reglamento de SST se encuentra actualizado y aprobado por el MT? 4 4 4
7 ¿Se ha realizado mediciones de factores de riesgos ocupacionales? 4 4 4
8 ¿Se ha controlado los riesgos en la fuente, en el medio y receptor? 2 2 4 2
9 ¿Conoce de algún programa de vigilancia ambiental? 1 3 4 1
10 ¿Conoce los profesiogramas de su puesto de trabajo? 4 4 0
11 ¿Ha recibido capacitación, adiestramiento para solventar el déficit de competencia? 3 1 4 3
12 ¿Existe un sistema de información interna sobre factores de riesgo ocupacional? 1 3 4 1
13 ¿Existe un sistema de información externa para caso de emergencia? 4 4 4
14¿Existe un programa técnicamente idóneo, para investigación de accidentes y
enfermedades laborales?2 2 4 2
15 ¿Se realiza acciones preventivas y correctivas para accidentes y enfermedades laborales? 3 1 4 3
16 ¿La vigilancia de la salud se realiza mediante reconocimientos médicos en relación a FR? 4 4 4
17 ¿Se cuenta con plan de emergencias? 4 4 4
18 ¿Se dispone de dispositivos contra incendios centralizado? 4 4 4
19 ¿Se dispone de un plan de contingencia en caso de desastres naturales? 4 4 4
20 ¿Se tiene un programa técnicamente idóneo, para realizar auditorías internas? 1 3 4 1
21 ¿Se realiza inspecciones periódicas de SST en los centro de trabajo? 2 2 4 2
22 ¿Los trabajadores utilizan el EPP conforme a su puesto de trabajo? 4 4 4
23 ¿La empresa ha dotado de EPP a los trabajadores? 2 2 4 2
24¿La maquinaría, aparatos eléctricos, hornos entre otros cumple con mantenimientos
predictivos, preventivos y correctivos?1 3 4 1
65 31 96 65
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALRespuesta Valoración
Calificación de Seguridad y Salud Ocupacional
132
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-CT-002
PROGRAMA DE AUDITORIA
CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO I
Página 2 de 3
Fecha: Enero 2016
Objetivo:
1. Evaluar Control Interno Financiero y Contable
SI NO Pond. Cal.
25 ¿El personal del área financiera cumple con las políticas contables y financieras? 3 1 4 3
26 ¿El personal del área financiera cumple con el código de ética? 4 4 4
27 ¿Cada área del departamento Financiera tiene objetivos y estrategias? 2 2 4 2
28 ¿Existe un manual de funciones para el área Financiera? 4 4 0
29 ¿Existe resúmenes mensuales de flujos de efectivo y equivalentes? 2 2 4 2
30 ¿Se concilia la información de facturas? 3 1 4 3
31 ¿Existe política de cuentas por cobrar? 4 4 4
32 ¿Existe herramientas de medición financiera y contable para cada actividad? 2 2 4 2
33 ¿Se respalda la información contable y financiera generada día a día? 4 4 4
34 ¿Los responsables del área financiera miden riesgos económicos y financieros? 2 2 4 2
35 ¿Los sistemas contables son auditados y evaluados mensualmente? 4 4 0
36 ¿Existe un indicador para medir riegos financieros, contables y tributarios? 4 4 0
37 ¿Existe una política para para pagos, cobros, ingresos y egresos de costos? 1 3 4 1
38¿Existe medidas contables y financieras para la administración de activos, pasivos y
patrimonio?4 4 4
39 ¿Existe control de depósitos y transferencias clientes, proveedores? 1 3 4 1
40 ¿La información financiera está disponible para todas las áreas? 4 4 0
41 ¿Se comunica a los proveedores en caso de no cumplir con los pagos planificados? 4 4 0
42 ¿Se comunica a los trabajadores los pagos a realizar en el tiempo estipulado? 4 4 0
43 ¿Existe una buena relación entre empresa con clientes y proveedores? 2 2 4 2
44 ¿Se aplica auditorias, exámenes y controles a los procesos contables y financieros? 0 0
45 ¿Existe sistemas informáticos contables y financieros que garantizan la información? 1 3 4 1
35 45 80 35
FINANCIERA-CONTABLERespuesta Valoración
Calificación de Financiera y Contable
133
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-CT-003
PROGRAMA DE AUDITORIA
CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO I
Página 3 de 3
Fecha: Enero 2016
Objetivo:
1. Evaluar Control Interno de Talento Humano y el ambiente de control
SI NO Pond. Cal.
46 ¿Ha recibido inducción al momento de la incorporación a la empresa? 4 4 4
47 ¿Se encuentra afiliado al Iess? 4 4 4
48 ¿Conoce sus deberes, derechos y obligaciones? 2 2 4 2
49 ¿Conoce el proceso que ejecuta? 3 1 4 3
50 ¿El personal de la empresa demuestra compromiso con los valores éticos? 3 1 4 3
51 ¿La empresa cumple las disposiciones legales de contratación? 4 4 4
52 ¿La empresa suministra información para realizar las labores diarias? 4 4 4
53 ¿Se comunica los objetivos, estrategias empresariales? 2 2 4 2
54 ¿Existe un control de las actividades administrativas de la empresa? 2 2 4 2
55 ¿Los directivos de la empresa identifican riesgos internos y externos de gestión? 3 1 4 3
56 ¿Existen procedimientos y sistemas para capacitar nuevos empleados? 3 1 4 3
57 ¿Los flujos de comunicación son eficientes y horizontales entre los niveles jerárquicos? 3 1 4 3
58 ¿Existe parámetros para medir las quejas y reclamos de clientes? 3 1 4 3
59 ¿Existe parámetros para medir las quejas y reclamos de Trabajadores? 4 4 0
60 ¿Existe buena comunicación entre clientes, proveedores, directivos y empleados? 2 2 4 2
42 18 60 42
TALENTO HUMANO y AMBIENTE DE CONTROLRespuesta Valoración
Calificación de Talento Humano y ambiente de control
134
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PE-001
NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
Página 1 de 2
Fecha: Enero 2016
Valoración
Ponderación Total 236
Calificación Total 142
Nivel de confianza 0,60
NC 60%
Nivel de Riesgo 40%
RANGO CONFIANZA
10% - 30% Bajo
31% - 60% Moderado
61% - 95% Alto
RANGO RIESGO
10% - 30% Bajo
31% - 60% Moderado
61% - 95% Alto
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 17/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 18/01/2016
NC…
Nivel de Riesgo; 40%
Nivel de Riesgo
135
SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PE-001
NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
Página 2 de 2
Fecha: Enero 2016
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Componentes Ponderación
Total
Calificación
Total
Nivel de
Confianza
Nivel de
Riesgo
Seguridad y Salud Ocupacional 96 65 68% 32%
Financiera y Contable 80 35 44% 56%
Talento Humano y Ambiente de
Control 60 42 70% 30%
TOTAL 236 142 60% 40%
ZONA CRÍTICA 10% - 30% Situación de debilidad
ZONA DE OPORTUNIDAD 31% - 60% Debilidad Discreta
ZONA DE ÉXITO 61% - 95% Situación de Fortaleza
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 17/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 18/01/2016
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Seguridad y Salud Ocupacional
Financiera y Contable
Talento Humano y Ambiente deControl
Seguridad y SaludOcupacional
Financiera y ContableTalento Humano y
Ambiente de Control
Nivel de Riesgo 32% 56% 30%
Nivel de Confianza 68% 44% 70%
Componentes del Control Interno
136
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PE-002
NARRATIVA
NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
CONTROL INTERNO
Página 2 de 2
Fecha: Enero 2016
En esta área se evidencio la falta de un manual de funciones actualizado con nuevos cargos y
nuevas funciones, esto debido al cambio de procesos en la producción de productos y
comercialización de los mismos.
Al departamento no se le ha realizado actividades de monitoreo y auditoría externa, sin embargo
se cumple con una auditoría general de no especifica para evaluar los procesos de Talento
Humano.
Recomendaciones de Seguridad y Salud Ocupacional
Cumplir con los cronogramas de capacitación SSO
Cumplir con los cronogramas de inspecciones SSO
Socialización de las actividades SSO
Socialización del Reglamento SSO
Evaluación de Puestos de Riesgos laborales críticos con métodos específicos
Solicitar un Presupuesto anual y detallar gastos en los que se va a incurrir
Mantener actualizados los indicadores de gestión del área
Recomendaciones de Finanzas y contabilidad
El responsable del área deberá mejorar las políticas y normas internas respecto de cuentas
por cobrar, ventas, facturación, inventarios, entre otros con la finalidad de disminuir el
riesgo
Elaborar un manual de procedimientos donde constara las actividades contables y
financieras a desarrollarse
Cada actividad financiera y contable debe contar con indicadores, que permitan medir y
evaluar los sucesos mencionados.
Recomendaciones Talento Humano
Actualizar la estructura organizacional
Actualizar el manual de funciones y responsabilidades (Describir las actividades que
realizan día a día los trabajadores con detalle )
Desarrollar un plan estratégico de re inducción para dar a conocer la misión, visión y
estrategias empresariales a los trabajadores.
Cumplir a cabalidad con los procesos de selección de personal, tomando en cuenta las
recomendaciones médicas a fin de contratar trabajadores aptos e idóneos para el puesto.
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 17/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 18/01/2016
137
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-SSO-001
PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORIA
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
VERIFICACIÓN CONFORME A LA NORMATIVA
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
Objetivo:
Evaluar el grado de implementación del sistema de seguridad y salud ocupacional conforme a la
normativa nacional e internacional.
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Procedimiento
de Auditoria 20 20
1
Preparación de
cronogramas de
evaluación por
gestiones
(Planificación
Preliminar) 4 4 19/01/2016 PE A.CH
Decisión
584CAN
Resolución 957
CAN
Resolución 513
IESS
2
Evaluación de
las 4 Gestiones 8 8
20/01/2016
21/01/2016 PE A.CH
Decisión
584CAN
Resolución 957
CAN
Resolución 513
IESS
3
Elaboración de
Indicadores de
Gestión 4 4 22/01/2016 PE A.CH
4
Procesos de
Soporte
(Financiero) 4 4 23/01/2016 PE A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 18/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 23/01/2016
138
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD
Y SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-SSO-002
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DIAGNOSTICO
Página: 1 de 4
Fecha: Enero 2016
Objetivos:
Verificar si los procesos establecidos dentro de la Gestión Administrativa está acorde al modelo
establecido por la Decisión 584 de la CAN y no se contrapone a la decisión 513 del IESS
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha Ref: P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Gestión
Administrativa 4 5 20/01/2016
1 Política 20/01/2016 A.CH
2 Planificación 20/01/2016 A.CH
3 Organización 20/01/2016 A.CH
4
Integración
/Implantación 20/01/2016 A.CH
5
Verificación
Cumplimiento de
Estándares 20/01/2016 A.CH
6
Control de
Deviación del
Plan 20/01/2016 A.CH
7
Mejoramiento
Continuo 20/01/2016 A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha:19/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
139
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-SSO-003
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DIAGNOSTICO
Página: 2 de 4
Fecha: Enero 2016
Objetivos:
Verificar si los procesos establecidos dentro de la Gestión Técnica está acorde al modelo establecido por
la Decisión 584 de la CAN y no se contrapone a la decisión 513 del IESS
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Gestión Técnica 4 5 20/01/2016
1 Identificación 20/01/2016 A.CH
2 Medición 20/01/2016 A.CH
3 Evaluación 20/01/2016 A.CH
4
Control Operativo
Integral 20/01/2016 A.CH
5
Vigilancia
Ambiental y
Biológica 20/01/2016 A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha:19/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
140
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-SSO-004
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DIAGNOSTICO
Página: 3 de 4
Fecha: Enero 2016
Objetivos:
Verificar si los procesos establecidos dentro de la Gestión Talento Humano está acorde
al modelo establecido por la Decisión 584 de la CAN y no se contrapone a la decisión
513 del IESS.
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Gestión Talento
Humano 4 5 21/01/2016
1
Selección de
Trabajadores 21/01/2016 A.CH
2
Información
Interna y
Externa 21/01/2016 A.CH
3
Comunicación
Interna y
Externa 21/01/2016 A.CH
4 Capacitación 21/01/2016 A.CH
5 Adiestramiento 21/01/2016 A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha:19/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
141
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-SSO-005
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DIAGNOSTICO
Página: 4 de 4
Fecha: Enero 2016
Objetivos:
Verificar si los procesos establecidos dentro de los procedimientos y programas operativos básicos están acorde al
modelo establecido por la Decisión 584 de la CAN y no se contrapone a la decisión 513 del IESS
N° Actividad
Horas
Planificadas
Horas
Reales Fecha
Ref:
P/T
Elaborado
Por: Observaciones:
Procedimientos y
Programas Operativos
Básicos. 4 5 21/01/2016
1
Investigación de
accidentes y
enfermedades
profesionales /
ocupacionales 21/01/2016 A.CH
2
Vigilancia de la salud de
los trabajadores 21/01/2016 A.CH
3
Planes de emergencia en
respuesta a factores de
riesgo de accidentes
graves 21/01/2016 A.CH
4 Plan de Contingencia 21/01/2016 A.CH
5 Auditorías Internas 21/01/2016 A.CH
6
Inspecciones de
Seguridad y salud 21/01/2016 A.CH
7
Equipos de protección
individual y ropa de
trabajo 21/01/2016 A.CH
8
Mantenimiento
predictivo-preventivo y
correctivo 21/01/2016 A.CH
Elaborado Por: A.Ch Fecha:19/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
142
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-001
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 1 de 7
Fecha: Enero 2016
1.1. POLÍTICA
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Política SGSSO
Actividad: Desarrollo y comunicación de la política
NORMA DE REFERENCIA :
Decisión CAN 584 / Literal a. Art. 11, Resolución CAN 957 / Decisión 513 IESS
Corresponde a la naturaleza y magnitud de los riesgos / b. Compromete recursos / c. Incluye
compromiso de cumplir con la legislación técnico legal de SST vigente; además del compromiso
de la empresa para dotar de las mejores condiciones de seguridad y salud ocupacional para todo
su personal./ d. Se ha dado a conocer a todos los trabajadores y se le expone en lugares
relevantes. / e. Está documentada, integrada- implantada y mantenida / f. Está disponible para
las partes interesadas. / g. Se compromete al mejoramiento continuo. / h. Se actualiza
periódicamente.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Al momento se cuenta con la política establecida y funcional, se ha distribuido en todos los
centro de trabajo sin embargo los trabajadores no tienen el completo conocimiento de lo que
implica la política seguridad y salud ocupacional.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Realizar un proceso de re inducción y comunicación de la política con todos los trabajadores
Firmar, versionar y fechar las actualizaciones a la política
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 23/10/2016
143
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-
002
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 2 de 7
Fecha: Enero
2016
1.2. PLANIFICACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Planificación SGSSO
Actividad: Diagnóstico y planificación de no conformidades
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 13 Decisión CAN 584 / Literal a Art 11 Resolución CAN 957 / Decisión 513 IESS
Disponer la empresa u organización de un diagnóstico o evaluación de su sistema de gestión,
realizado en los dos últimos años si es que los cambios internos así lo justifican, que establezca:
/ a.1 Las no conformidades son priorizadas y temporizadas respecto a la gestión:
administrativa, técnica; el talento humano y procedimientos o programas operativos básicos. /
b Existe una matriz para la planificación en la que se han temporizado las No conformidades
desde el punto de vista técnico. / c La planificación incluye objetivos, metas y actividades
rutinarias y no rutinarias. / d La planificación incluye a todas las personas que tienen acceso al
sitio de trabajo incluyendo visitas, contratistas, entre otros. / e El plan incluye procedimientos
mínimos para el cumplimiento de los objetivos y acordes a las No conformidades priorizadas
y temporizadas. / f El plan compromete los recursos humanos, económicos, tecnológicos
suficientes para garantizar los resultados. / g El plan define los estándares o índices de eficacia
(cualitativos y/o cuantitativos) que permitan establecer las desviaciones programáticas, en
concordancia con el artículo 11 del Reglamento SART. / h El plan define los cronogramas de
actividades con responsables, fechas de inicio y de finalización de la actividad. / i El plan
considera la gestión del cambio o en lo relativo a: / i.1 Cambios internos.- Cambios en la
composición de la plantilla, introducción de nuevos procesos, métodos de trabajo, estructura
organizativa, o adquisiciones entre otros. / i.2 Cambios externos.- Modificaciones en leyes y
reglamentos.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa ha realizado una matriz de planificación sobre todas las actividades a ejecutarse en el 2016 respecto del área pero la misma no se cumple a cabalidad, por lo que se ha tenido que reprogramar las actividades.
No se ha realizado ninguna auditoria interna completa del área desde el año 2014 por lo cual no se conoce el estado actual del sistemas de gestión.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
- La realización de la presente auditoría puede ser presentado como una auditoría externa de los
procesos de seguridad y salud ocupacional.
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 23/10/2016
144
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-003
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 3 de 7
Fecha: Enero 2016
1.3. ORGANIZACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Organización del SGSSO
Actividad: Reglamento Interno, Comité Paritario, Técnico SSO, servicio médico, estándares de
desempeño, y documentación del SGSSO
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 13 Resolución CAN 957 / Art. 13 – 16 Decreto Ejecutivo 2393 / Art. 4 y 5 Acuerdo Ministerial 1404 /
Numeral 1 Art. 434 Código del Trabajo /Decisión 513 IESS
Tiene reglamento interno de Seguridad y salud en el Trabajo actualizado y aprobado por el
Ministerio de Relaciones Laborales./ b Ha conformado las unidades o estructuras preventivas: b.1.
Unidad de seguridad y salud en el trabajo; dirigida por un profesional con título de tercer o cuarto
nivel, registrado en el SENESCYT del área ambiental / biológica relacionado a la actividad
principal de la empresa / organización; experto en disciplinas afines a los sistemas de gestión de la
seguridad y salud ocupacional.; b.2. Servicio médico de empresa dirigido por un profesional con
título médico y grado académico de cuarto nivel en disciplinas afines a la gestión de la seguridad
ocupacional, registrado por el SENESCYT; b.3. Comité y Subcomités de Seguridad y Salud en el
Trabajo, de conformidad con la ley. y, b.4. Delegados de Seguridad y Salud en el Trabajo / c. Están
definidas las responsabilidades integradas de seguridad y salud en el trabajo, de los gerentes, jefes,
supervisores, trabajadores entre otros y las de especialización de los responsables de la unidad de
seguridad y salud, y, servicio médico de empresa; así de las estructuras de SST / d. Están definidos
los estándares de desempeño SST / e. Existe la documentación del sistema de gestión de seguridad
y salud en el trabajo de la empresa / organización: manual, procedimientos, instrucciones, registros.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa si cuenta con reglamento interno vigente hasta el 14 de abril del 2016, la empresa
cuenta con el servicio médico de empresa actualmente registrado en el Ministerio de Salud.
Los integrantes del comité paritario, subcomité y delegados se encuentran actualizados sin embargo
no existe datos de las reuniones mensuales y bimensuales respecto de los comité y subcomités así
como tampoco existe actas de reunión con los delegados de seguridad, los estándares de desempeño
de la organización SSO no están definidos, no existe manual de SSO.
Los índices Proactivos no se encuentra actualizados a la fecha de la auditoria debido a falta de
información por el área de talento humano.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un manual para el de SGSSO
Renovar reglamento interno de seguridad y salud ocupacional (Agosto 2016)
Sesionar mensualmente con el comité de seguridad y salud ocupacional
Sesionar bimensualmente con el sub comité de seguridad y salud ocupacional
Elaborar las actas de reunión ya que son de cumplimiento legal obligatorio
Actualizar los índices proactivos mensualmente
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
145
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-004
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 4 de 7
Fecha: Enero 2016
1.4. INTEGRACIÓN - IMPLANTACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Integración – Implantación del SGSSO
Actividad: Programa de competencia previo a la integración - implantación del sistema de gestión
de seguridad y salud
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 11 Decisión 584/Literales a y h Art. 52. Resolución 7390 IESS / Art. 12 Decisión 584/Decisión 513
IESS
El programa de competencia previo a la integración - implantación del sistema de gestión de SST
de la empresa / organización incluye el ciclo que a continuación se indica: / a.1. Identificación de
necesidades de competencia. / a.2. Definición de planes, objetivos y cronogramas. / a.3. Desarrollo
de actividades de capacitación y competencia. / a.4. Evaluación de la eficacia del programa de
competencia. / a.5. Se han desarrollado los formatos para registrar y documentar las actividades
del plan, estos registros están disponibles para las autoridades de control. / b. Se ha integrado -
implantado la política de SST, a la política general de la empresa / organización. / c. Se ha
integrado - implantado la planificación de SST, a la planificación general de la empresa /
organización. / d. Se ha integrado - implantado la organización de SST a la organización general
de la empresa / organización. / e. Se ha integrado - implantado la auditoria interna de SST, a la
auditoría general de las programaciones de la empresa / organización. / f. Se ha integrado -
implantado las re - programaciones de SST, a las re - programaciones generales de la empresa /
organización.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con un plan de integración – implantación del sistema de gestión.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
- Dar cumplimiento al plan de formación, capacitación y adiestramiento enfocado a los miembros
de la organización SSO
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
146
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-005
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 5 de 7
Fecha: Enero 2016
1.5. VERIFICACIÓN / AUDITORIA INTERNA DEL CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES E
ÍNDICES DE PLAN DE GESTIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Verificación / Auditoría Interna
Actividad: Verificación basada en el Art 11 de la Resolución CD 333
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 26 Decisión 584 / Literal a art. 11 Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se verificará el cumplimiento de los estándares de eficacia (cualitativa y/o cuantitativa) del
plan, relativos a la gestión administrativa, técnica del talento humano y a los procedimientos -
programas operativos básicos, / b. Las auditorías externas e internas serán cuantificadas,
concediendo igual importancia a los medios que a los resultados / c. Se establece el índice de
eficacia del plan de gestión y su mejoramiento continuo.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa no cuenta con una auditoría interna competente que verifique el SGSSO de acuerdo
a los componentes de la decisión 584 de la CAN, Tampoco tiene definido de qué manera
cuantificara los índices de eficacia establecidos en la ley.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
- Elaborar un procedimiento de Verificación / Auditoría Interna del SGSSO actualizado a la
normativa 2016 Decisión 513 IESS.
- Debe instituirse el índice de eficacia porcentual
(N" de requisitos técnico legales, integrados-implantados / N° Total de requisitos técnico
legales aplicables x 100)
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
147
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-006
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 6 de 7
Fecha: Enero 2016
1.6. CONTROL DE DESVIACIONES DEL PLAN DE GESTIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Control de Desviaciones
Actividad: Control de Desviaciones del plan
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 26 Decisión 584 / Literal a art. 11 Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se programan los incumplimientos programáticos priorizados y temporizados / b. Se ajustan o se
realizan nuevos cronogramas de actividades para solventar objetivamente los desequilibrios
programáticos iniciales / c. Revisión General: c.1. Se cumple con la responsabilidad de gerencia de
revisar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa / organización
incluyendo a trabajadores para garantizar su vigencia y eficacia; c.2. Se proporciona a gerencia toda
la información pertinente tal como: diagnósticos, controles operacionales, planes de gestión del
talento humano, auditorias, resultados, entre otros; para fundamentar la revisión gerencial del sistema
de gestión; c.3. Considera gerencia la necesidad de mejoramiento continuo, la revisión de la política,
objetivos, entre otros de ser necesarios.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa no cuenta con un plan de gestión continua para control de desviaciones, posterior a
la auditoría interna que verifique el SGSSO.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un procedimiento de Control de Desviaciones del SGSSO
Hacer seguimiento continuo a la matriz de planificación a ser ejecutado por el COPASSO;
identificar desviaciones y re-programar mediante acciones preventivas y/o correctivas el control
de esas desviaciones.
Utilizar como referencia la Decisión 513 IESS para levantar un nuevo control de desviaciones
del plan de gestión
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
148
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GA-007
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS
TÉCNICO LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 7 de 7
Fecha: Enero 2016
1.7. MEJORAMIENTO CONTINUO
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Administrativa
Subproceso: Mejoramiento Continuo
Actividad: Mejoramiento del SGSSO
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 26 Decisión 584 / Literal a art. 11 Resolución 957/Decisión 513 IESS
Cada vez que se re - planifican las actividades de SST, se incorporan criterios de
mejoramiento continuo; es decir, se mejora cualitativa y cuantitativa los índices y
estándares del sistema de gestión de seguridad en el trabajo de la empresa / organización.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con un programa de mejora continua
La empresa cuenta con versión para cada proceso a ejecutarse
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Mantener actualizado el procedimiento de mejora continua y los de más manuales,
procedimientos y procesos, versionando, fechando y de ser el caso explicar la
modificación.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
149
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GT-008
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 1 de 5
Fecha: Enero 2016
2.1. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Técnica
Subproceso: Identificación
Actividad: Identificación continua de factores de riesgo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal b, art. 11 Decisión 584 / Literal D. artículo 5. Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se ha identificado las categorías de factores de riesgo ocupacional de todos los puestos utilizando
procedimientos reconocidos a nivel nacional, o internacional en ausencia de los primeros. / b.
Tiene diagrama (s) de flujo del (os) proceso (s). / c. Se tiene registro de materias primas,
productos intermedios y terminados. / d. Se dispone de los registros médicos de los trabajadores
expuestos a riesgos ocupacionales. / e. Se tiene hojas técnicas de seguridad de los productos
químicos. / f. Se registra el número de potenciales expuestos por puesto de trabajo. / g. La
identificación fue realizada por un profesional especializado en ramas afines a la gestión de la
SST, debidamente calificado.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con la matriz de riesgos aprobada por el MRL hasta Agosto 2016.
La nueva matriz en base al pedido del Ministerio de Trabajo que está en proceso de elaboración
se basa en la norma española NTP 330 y evaluá parámetros como la frecuencia, gravedad de
ocurrencia, acciones correctivas, TLVS, Responsables, metrología.
No se cuenta con Flujo de procesos
No se cuenta con una lista detallada de productos intermedios
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar la matriz sugerida por el MRL, en la renovación del RSST para Agosto del 2016
Socializar la matriz con el área de Salud Ocupacional
Elaborar Flujo de procesos en base a las actividades principales que desarrolla la empresa
(Producción ,ventas ,contratación de personal, seguridad y salud ocupacional )
Mantener al dia las hojas técnicas de seguridad de productos químicos (Especialmente aquellos
que por su composición vean comprometida la salud de los trabajadores)
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
150
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GT-009
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 2 de 5
Fecha: Enero 2016
2.2. MEDICIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Técnica
Subproceso: Medición
Actividad: Medición verificable de factores de riesgo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal b, art. 11 Decisión 584 / Literal D. artículo 5. Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se han realizado mediciones de los factores de riesgo ocupacional aplicables a todos los puestos
de trabajo con métodos de medición (cuali - cuantitativa según corresponda), utilizando
procedimientos reconocidos a nivel nacional o internacional a la falta de los primeros. / b. La
medición tiene una estrategia de muestreo definida técnicamente. / c. Los equipos de medición
utilizados tienen certificados de calibración vigentes. / d. La medición fue realizada por un
profesional especializado en ramas afines a la gestión de la SST, debidamente calificado.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con el estudio (mediciones) de riesgos psicosociales y ergonómicos realizados
(safe work) en el año 2013.
La empresa cuenta con múltiples estudios ergonómicos en base a ciertos puestos, sin embargo
para cumplir con una eficiencia del 100% se debe realizar de todos los puestos críticos.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Actualizar procedimiento de Medición de factores de riesgo ergonómico
Realizar mediciones de Riesgo Ergonómico a los trabajadores del área de ventas, planta de
producción de acuerdo a su alto incidencia en problemas osteomusculares.
Método sugerido OCRA CHECK LIST y JSI (Job Strain index) tanto para puesto de trabajo como
para trabajador.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
151
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GT-010
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 3 de 5
Fecha: Enero 2016
2.3. EVALUACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Técnica
Subproceso: Evaluación
Actividad: Evaluación técnica de factores de riesgo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal b, art. 11 Decisión 584 / Literal D. artículo 5. Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se ha comparado la medición ambiental y/o bilógica de los factores de riesgo ocupacional con
estándares ambientales y/o biológicos contenidos en la Ley, Convenios Internacionales y más
normas aplicables. / b. Se han realizado evaluaciones de factores de riesgo ocupacional por
puesto de trabajo. / c. Se han estratificado los puestos de trabajo por grado de exposición. / d.
La evaluación fue realizada por un profesional especializado en ramas afines a la gestión de la
SST, debidamente calificado.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con el estudio (mediciones) de riesgos psicosociales y ergonómicos
realizados (safe work) en el año 2013.
La empresa cuenta con múltiples estudios ergonómicos al año 2016 en base a ciertos puestos,
sin embargo para cumplir con una eficiencia y eficacia del 100% se debe realizar de todos los puestos críticos.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un procedimiento de Evaluación de factores de riesgo que incluya: / evaluaciones
Ambientales/Médicas/Psicológicas de los trabajadores expuestos (faltantes)
Validar mediante la firma de un profesional esa evaluación
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
152
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GT-011
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 4 de 5
Fecha: Enero 2016
2.4. CONTROL OPERATIVO INTEGRAL
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Técnica
Subproceso: Control
Actividad: Control de factores de riesgo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal b, art. 11 Decisión 584 / Literal D. artículo 5. Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se ha realizado controles de los factores de riesgo ocupacional aplicables a los puestos de
trabajo, con exposición que superen el nivel de acción. / b. Los controles se han establecido
en este orden: / b.1. Etapa de planeación y / o diseño. / b.2. En la fuente. / b.3. En el medio de
transmisión del factor de riesgos ocupacional. / b.4. En el receptor. / c. Los controles tienen
factibilidad técnico legal. / d. Se incluyen en el programa de control operativo las correcciones
a nivel de conducta del trabajador. / e. Se incluyen en el programa de control operativo las
correcciones a nivel de la gestión administrativa de la organización. / f. El control operativo
integral fue realizado por un profesional especializado en ramas afines a la gestión de la SST,
debidamente calificado.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se realiza un seguimiento adecuado de los casos en los cuales se ha detectado factores de
riesgo intentando mitigar y eliminar, mediante uso de los criterios de control (Fuente, medio
de transmisión y trabajador) ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Actualizar el procedimiento de Control de factores de riesgo
Cumplir con las recomendaciones estipuladas por el técnico de seguridad y salud ocupacional
respecto de los estudios, así como con las recomendaciones médicas para evitar daños en la
integridad de los trabajadores.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
153
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GT-012
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 5 de 5
Fecha: Enero 2016
2.5. VIGILANCIA AMBIENTAL Y BIOLÓGICA
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión Técnica
Subproceso: Vigilancia ambiental y biológica
Actividad: Registros de la vigilancia ambiental y biológica de factores de riesgo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal n, art. 5 Resolución 957 / Literal b, art. 11 Decisión 584 / Literal D. artículo 5. Resolución 957
Existe un programa de vigilancia ambiental para los factores de riesgo ocupacional que
superen el nivel de acción. / b. Existe un programa de vigilancia biológica para los factores de
riesgo ocupacional que superen el nivel de acción. / c. Se registran y se mantienen por veinte
(20) años desde la terminación de la relación laboral de resultados de las vigilancias
(ambientales y biológicas) para definir la relación histórica causa - efecto y para informar a la
autoridad competente. / d. La vigilancia ambiental y biológica fue realizada por un profesional
especializado en ramas afines a la gestión de la SST, debidamente calificado.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Hansel y Gretel es una empresa con riesgo medio por lo cual no maneja de ningún tipo de
desecho o producto biológico peligroso
Manejo de material infeccioso medico (jeringuillas, levanta lenguas, gasas) no supera los 5
kilos anuales.
Manejo de desechos ,trampa de grasa /RESPONSABLE ÁREA DE CALIDAD
Productos Químicos señalizados y cumpliendo estándares de almacenamiento
Desechos Señalizados y seccionados según su naturaleza
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un procedimiento para la vigilancia ambiental y biológica
Aplicar el procedimiento anterior y dar soporte en la gestión del área de calidad.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:20/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
154
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GTH-013
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 1 de 5
Fecha: Enero 2016
3.1. SELECCIÓN DE LOS TRABAJADORES
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión de Talento Humano
Subproceso: Selección de los trabajadores
Actividad: Profesiogramas
NORMA DE REFERENCIA :
Literal k art. 11 Decisión 584 / Literal c numeral 1,art. 11 Acuerdo Ministerial 1404 / Art. 14 y 30
Decisión 584 / Literal h, art. 5, Resolución 957/ Decisión 513
Están definidos los factores de riesgo ocupacional por puesto de trabajo. / b. Están definidas la
competencias (perfiles) de los trabajadores en relación a los riesgos ocupacionales del puesto de
trabajo. / c. Se han definido profesiogramas (análisis del puesto de trabajo) para actividades
críticas con factores de riesgo de accidentes graves y las contraindicaciones absolutas y relativas
para los puestos de trabajo. / d. El déficit de competencias de un trabajador incorporado se
solventan mediante formación, capacitación, adiestramiento, entre otras.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se evidencia que los profesiogramas se han desarrollado solo para ciertas áreas, pero falta para
la mayoría de áreas de la empresa. (Puntos de venta). Responsable (Área de talento Humano) Manual de Funciones desactualizado. Responsable (Área de talento Humano) La capacitación es permanente para todas las áreas sin embargo no se cuenta con índices que
demuestren la eficacia y eficiencia de la capacitación.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Incluir en el procedimiento de Selección de los trabajadores el uso de profesiogramas, previo a
la determinación de los puestos
Definir puestos y actividades riesgosas e incluir en el profesiograma las actividades consideradas
riesgosas
Desarrollar índices de evaluación de capacitación y adiestramiento. Responsable (Área de
Talento Humano)
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
155
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GTH-014
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 2 de 5
Fecha: Enero 2016
3.2. INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión de talento humano
Subproceso: Información Interna y Externa
Actividad: Información
NORMA DE REFERENCIA :
Literal k art. 11 Decisión 584 / Literal c numeral 1,art. 11 Acuerdo Ministerial 1404 / Art. 14 y 30
Decisión 584 / Literal h, art. 5, Resolución 957/ Decisión 513
Existe un diagnóstico de factores de riesgo ocupacional, que sustente el programa de
información interna. / b. Existe un sistema de información interno para los trabajadores,
debidamente integrado implantado, sobre factores de riesgo ocupacional de su puesto de
trabajo, riesgos generales de la organización y como deben enfrentarlos. / c. La gestión técnica,
considera a los grupos vulnerables (mujeres, trabajadores en edades extremas, trabajadores con
discapacidades e hipersensibles, y sobreexpuestos entre otros). / d. Existe un sistema de
información externa, en relación a la empresa / organización, para tiempos de emergencia,
debidamente integrado - implantado. / e. Se cumple con las relaciones de la Comisión de
Valuación de Incapacidades del IESS, respecto a la reubicación del trabajador por motivos de
SST. / f. Se garantiza la estabilidad de los trabajadores que se encuentran en períodos de:
trámite, observación, subsidio y pensión temporal / provisional por parte del Seguro General de
Riesgos del Trabajo, durante el primer año. Trámites en el SGRT.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa proporciona información referente a seguridad y salud ocupacional mediante
charlas, vía mail en base a los factores de riesgos detectados y específicos para cada puesto de
trabajo. Se tiene siempre en cuenta para cualquier actividad a realizarse o procedimiento a ejecutarse a
los grupos vulnerables Se garantiza la estabilidad laboral y se hace acompañamiento y reinserción laboral cuando se
ha suscitado algún problema relacionado con enfermedad ocupacional. ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un procedimiento de Información sobre SSO donde se detalle los puntos anteriores y
socializarlo con todos los trabajadores en todos los niveles jerárquicos.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
156
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GTH-015
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 3 de 5
Fecha: Enero 2016
3.3. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión de talento humano
Subproceso: Comunicación interna y externa
Actividad: Comunicación
NORMA DE REFERENCIA :
Literal k art. 11 Decisión 584 / Literal c numeral 1,art. 11 Acuerdo Ministerial 1404 / Art. 14 y 30
Decisión 584 / Literal h, art. 5, Resolución 957/ Decisión 513
Existe un sistema de comunicación vertical hacia los trabajadores sobre: política, organización,
responsabilidades en SST, normas de actuación, procedimientos de control de factores de
riesgo ocupacional, y ascendente desde los trabajadores sobre condiciones y / o acciones sub
estándares, factores personales o de trabajo u otras causas potenciales de accidente,
enfermedades profesionales / ocupacionales. / b. Existe un sistema de comunicación interna y
externa, en relación a la empresa / organización, para tiempos de emergencia, debidamente
integrado - implantado
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con un sistema de comunicación vertical donde los trabajadores reciben
información acerca de las acciones y condiciones sub estándar de seguridad y salud
ocupacional.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Dar continuidad al proceso de comunicación que se ha establecido, con el fin de que los
trabajadores creen conciencia de la importancia de cumplir con las normas de seguridad en el
trabajo.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
157
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GTH-016
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 4 de 5
Fecha: Enero 2016
3.4. CAPACITACIÓN
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión de Talento Humano
Subproceso: Capacitación de los trabajadores
Actividad: Capacitación específica en SSO a gestores del SGSSO
NORMA DE REFERENCIA :
Literal h art. 11 Decisión 584 / Numerales 9 y 10 art. 11 Decreto Ejecutivo 2393 / Literal k art. 5
Resolución 957 / Art. 188 Decreto ejecutivo 2393 / Acuerdo Ministerial 203 MRL / Resolución 014
CISHT
Se considera de prioridad tener un programa sistemático y documentado para que: Gerentes,
Jefaturas, Supervisores y Trabajadores, adquieran competencias sobre su responsabilidades
integradas de SST / b. Verificar si el programa ha permitido: b.1. Considerar las responsabilidades
integradas en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la
empresa / organización; b.2. Identificar en relación al literal anterior, cuales son las necesidades
de capacitación; b.3. Definir los planes, objetivos y cronogramas; b.4. Desarrollar las actividades
de acuerdo a los numerales anteriores; b.5. Evaluar la eficacia de los programas de capacitación
HALLAZGOS ENCONTRADOS
No se evidenció capacitación específica aprobada por el CISHT. La capacitación debe ser realizada por operadoras calificadas y con un cumplimiento mínimo
de 8 horas No se cuenta con índices de cumplimiento de capacitación No se cuenta con índices de eficacia y eficiencia de capacitación
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Cumplir con el procedimiento y cronograma de capacitación
Actualización de la capacitación / formación de los miembros del COPASSO / capacitación de
los niveles directivos / Brigadas de Seguridad / Actuación en caso de emergencias/Conducción a
la defensiva/ Problemas ergonómicos.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
158
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-GTH-017
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 5 de 5
Fecha: Enero 2016
3.5. ADIESTRAMIENTO
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Gestión de talento humano
Subproceso: Adiestramiento
Actividad: Adiestramiento operativo
NORMA DE REFERENCIA :
Literal h art. 11 Decisión 584 / Numerales 9 y 10 art. 11 Decreto Ejecutivo 2393 / Literal k art. 5
Resolución 957 / Art. 188 Decreto ejecutivo 2393 / Acuerdo Ministerial 203 MRL / Resolución 014
CISHT
Existe un programa de adiestramiento a los trabajadores que realizan: actividades críticas, de alto
riesgo y a los brigadistas, que sea sistemático y esté documentado. / b. Verificar si el programa
ha permitido: / b.1. Identificar las necesidades de adiestramiento. / b.2. Definir los planes,
objetivos y cronogramas. / b.3. Desarrollar las actividades de adiestramiento. / b.4. Evaluar la
eficacia del programa
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se evidencia adiestramiento correcto por parte del técnico de seguridad industrial, sin embargo
el área de salud ocupacional no cuenta con registros de adiestramiento en el año 2016.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Dar continuidad al proceso de adiestramiento de los trabajadores y cumplir con el cronograma de
adiestramiento principalmente en el área de salud ocupacional.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
159
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-018
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página:1 de 8
Fecha: Enero 2016
4.1. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES /
OCUPACIONALES
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Investigación de accidentes y enfermedades profesionales
Actividad: Estadísticas entregadas a autoridades
NORMA DE REFERENCIA :
Literal g, art. 11, Decisión 584/Decisión 513 IESS
Se tiene un programa técnicamente idóneo, para investigación de incidentes y accidentes,
integrado - implantado que determine: / a.1. Las causas inmediatas, básicas y especialmente las
causas fuente o de gestión. / a.2. Las consecuencias relacionadas a las lesiones y / o a la pérdidas
generadas por el accidente. / a.3. Las acciones preventivas y correctivas para todas las causas,
iniciando por los correctivos para las causas fuente. / a.4. El seguimiento de la integración -
implantación a las medidas correctivas. / a.5. Realizar estadísticas y entregar anualmente a las
dependencias del Seguro General de Riesgos del Trabajo en cada provincia. / b. Se tiene un
protocolo médico para investigación de enfermedades profesionales / ocupacionales, que
considere: / b.1. Exposición ambiental a factores de riesgo ocupacional. / b.2. Relación histórica
causa efecto. / b.3. Exámenes médicos específicos y complementarios y análisis de laboratorio
específico y complementario. / b.4. Sustento legal. / b.5. Realizar las estadísticas de salud
ocupacional y/o estudios epidemiológicos y entregar anualmente a las dependencias del Seguro
General del Trabajo en cada provincia.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se evidencia varios casos de trabajadores afectados con problemas osteomusculares Se evidencia registro y reportes de enfermedades ocupacionales a Riesgos del Trabajo Índices de accidentabilidad, Tasa de riesgos no actualizada a la fecha de la auditoria
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Realizar evaluación y medición de factores de riesgo ergonómicos
Mantener actualizado los índices de morbilidad (Departamento medico)
Realizar reuniones periódicas para comunicar cualquier sospecha de enfermedad laboral
Actualizar índices de accidentabilidad con miras a la presentación en enero de 2017 como
cumplimiento obligatorio por riesgos del trabajo.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
160
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-019
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página:2 de 8
Fecha: Enero 2016
4.1. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES /
OCUPACIONALES
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Vigilancia de la salud de los trabajadores
Actividad: Protocolo y ejecución de exámenes
NORMA DE REFERENCIA :
Art. 14 y 30 Decisión 584/Decisión 513 IESS
Se realiza mediante lo siguientes reconocimientos médicos en relación a los factores de riesgo
ocupacional de exposición, incluyendo a los trabajadores vulnerables y sobreexpuestos. / a.1.
Pre empleo. / a.2. De inicio. / a.3. Periódico. / a.4. Reintegro. / a.5. Especiales. / a.6. Al término
de la relación laboral con la empresa / organización.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se evidencia cumplimiento de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de salida.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Realizar exámenes especiales en base a las sospechas de enfermedad ocupacional o en base a
puestos críticos de la matriz de riesgos NTP 330.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
161
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-020
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 3 de 8
Fecha: Enero 2016
4.3. PLANES DE EMERGENCIA EN RESPUESTA A FACTORES DE RIESGO DE
ACCIDENTES GRAVES
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Planes de emergencia
Actividad: Planes de emergencia
NORMA DE REFERENCIA :
Art, 257 Resolución 114, del Reglamento de aplicación de la Ley de defensa contra incendios/literal 2
Art,140 Decreto Ejecutivo 2393./Decisión 513 IESS
Se tiene un programa técnicamente idóneo, para emergencia, integrado - implantado y
desarrollado luego de haber efectuado la evaluación del potencial riesgo de emergencia, dicho
procedimiento considerará: / a.1. Modelo descriptivo (caracterización de la empresa u
organización). / a.2. Identificación y tipificación de emergencias, que considere las variables
hasta llegar a la emergencia. / a.3. Esquemas organizativos. / a.4. Modelos y pautas de acción. /
a.5. Programas y criterios de integración - implantación. / a.6. Procedimiento de actualización,
revisión y mejora del plan de emergencia. / b. Se dispone que los trabajadores en caso de riesgo
grave o inminente previamente definido, puedan interrumpir su actividad y si es necesario
abandonar de inmediato el lugar de trabajo. / c. Se dispone que ante una situación de peligro, si
los trabajadores no pueden comunicarse con su superior, puedan adoptar las medidas necesarias
para evitar las consecuencias de dicho peligro. / d. Se realizan simulacros periódicos (al menos
uno al año) para comprobar la eficacia del plan de emergencia. / e. Se designa personal suficiente
y con la competencia adecuada. / f. Se coordinan las relaciones necesarias con los servicios
externos: primeros auxilios, asistencia médica, bomberos, policía, para garantizar su respuesta.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa cuenta con planes de emergencia actualizados aprobados 2016, así como con mapas
de evacuación recurso y riesgos actualizados.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Colocar los mapas de evacuación en un lugar visible y accesible tanto para trabajadores como
para clientes del Hansel y Gretel.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
162
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-021
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 4 de 8
Fecha: Enero 2016
4.4. PLAN DE CONTINGENCIA
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Planes de contingencia
Actividad: Planes de contingencia
NORMA DE REFERENCIA :
Art, 257 Resolución 114, del Reglamento de aplicación de la Ley de defensa contra incendios/literal 2
Art,140 Decreto Ejecutivo 2393./Decisión 513 IESS
Durante las actividades relacionadas con la contingencia se integran - implantan medidas de SST
HALLAZGOS ENCONTRADOS
Se cuenta con plan de contingencia debidamente socializado en la empresa
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Ninguna
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
163
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-022
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 5 de 8
Fecha: Enero 2016
4.5. AUDITORÍAS INTERNAS
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Auditorías internas
Actividad: Auditorías internas
NORMA DE REFERENCIA :
Decisión 584 CAN/OSHAS 18001/Decisión 513 IESS
Durante Se tiene un programa técnicamente idóneo, para realizar auditoría interna implantada
que defina: / a.1. Las implicaciones y responsabilidades. / a.2. El proceso de desarrollo de la
auditoria. / a.3. Las actividades previas a la auditoria. / a.4. Las actividades de la auditoria. /
a.5. Las actividades posteriores a la auditoria
HALLAZGOS ENCONTRADOS
No se ha realizado ninguna auditoria interna especializada del área
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Realizar auditorías internas periódicas para evaluar el avance y cumplimiento del sistema de
gestión
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
164
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-023
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 6 de 8
Fecha: Enero 2016
4.6. INSPECCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Inspecciones de seguridad y salud
Actividad: Inspecciones rutinarias realizadas por COPASSO
NORMA DE REFERENCIA :
Numeral 13, Art 11, Decreto ejecutivo 2393 / Literal c, numeral 10, art. 14 Decreto Ejecutivo 2393 /
Literal d, art. 11 Resolución 957/Decisión 513 IESS
Se tiene un procedimiento técnicamente idóneo, para realizar las inspecciones y revisiones de
seguridad, integrado - implantado y que defina: / a.1. Objetivo y alcance. / a.2. Implicaciones y
responsabilidades. / a.3. Áreas y elementos a inspeccionar. / a.4. Metodología. / a.5. Gestión
documental.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
No se evidenció la inspección rutinaria de las instalaciones por parte del COPASSO
Las inspecciones solo son realizadas por el técnico y medico ocupacional
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Dar continuidad al proceso de inspecciones programadas para el año 2016
Concluir con las inspecciones en los locales comerciales
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
165
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-024
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página: 7 de 8
Fecha: Enero 2016
4.7. EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL Y ROPA DE TRABAJO
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Equipos de protección individual y ropa de trabajo
Actividad: Registros de equipos de protección
NORMA DE REFERENCIA :
Literal c. art. 11 Decisión 584 / Titulo VI Protección Personal; Decreto Ejecutivo 2393 / Numeral 5 art.
11 Decreto Ejecutivo 2393 /Decisión 513 IESS
Se tiene un procedimiento técnicamente idóneo, para selección capacitación / uso y
mantenimiento de equipos de protección individual, integrado - implantado y que defina: / a.1.
Objetivo y alcance. / a.2. Implicaciones y responsabilidades. / a.3. Vigilancia ambiental y
biológica. / a.4. Desarrollo de programa. / a.5. Matriz con inventario de riesgos para utilización
EPI(s). / a.6. Ficha para el seguimiento del uso de EPI(s) y ropa de trabajo.
HALLAZGOS ENCONTRADOS
El equipo de protección se compra según las necesidades del área de trabajo y se mantiene un
stock mínimo.
No se cuenta con un presupuesto asignado para solventar este gasto
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Actualizar el procedimiento para selección, adquisición, uso y mantenimiento diario de los
EPI's y ropa de trabajo / asociar a la matriz de riesgos la justificación de uso de los EPI's y ropa
de trabajo. / desarrollar registros de entrega e instrucciones de uso de los EPI's y ropa de trabajo
/ documentar sellos de calidad de los EPI's y ropa de trabajo.
Elaborar un procedimiento de comunicación interna sobre deterioro o incidencias de los EPI's
y ropa de trabajo
Asignar un presupuesto anual para compra de equipos de protección personal.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
166
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PPB-025
PROGRAMA DE AUDITORIA
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Página:8 de 8
Fecha: Enero 2016
4.8. MANTENIMIENTO PREDICTIVO - PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UBICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Proceso: Procedimientos / Programas Operativos Básicos
Subproceso: Mantenimiento
Actividad: Mantenimiento
NORMA DE REFERENCIA :
OSHAS 18001/Decisión 513 IESS
Se tiene un programa técnicamente idóneo, para realizar el mantenimiento predictivo,
preventivo y correctivo, integrado - implantado y que defina: / a.1. Objetivo alcance. / a.2.
Implicaciones y responsabilidades. / a.3. Desarrollo del programa. / a.4. Formulario de registros
de incidentes. / a.5. Ficha integrada - implantada de mantenimiento / revisión de seguridad de
equipos
HALLAZGOS ENCONTRADOS
La empresa no cuenta con programas de mantenimiento que incluyan SSO.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Elaborar un procedimiento de mantenimiento que incluyan SSO.
Elaborar formato de mantenimientos: preventivo, predictivo, correctivo. De los recursos así
como de las máquinas de la empresa.
Elaborado Por: A.Ch Fecha:21/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha:23/10/2016
167
RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICO
LEGALES
Análisis:
Como se evidencia en las tablas anteriores Hansel y Gretel Cia.lTda obtiene un porcentaje
de efectividad del 88,19 % en la gestión de seguridad y salud ocupacional, para
determinar este porcentaje se tomó como referencia 144 puntos divididos en 4 gestiones
(Gestión administrativa, gestión técnica, gestión talento humano, programas y
procedimientos básicos), los cuales nos evidencia que el trabajo realizado durante el
periodo de 2 años de implantación e implementación del sistema de gestión va en buen
camino.
28,00 26,25 2
20,00 15,00 5
20,00 17,00 5
32,00 29,94 5
GESTION ADMINISTRATIVA
17 88,19GESTION TECNICA
GESTION DEL TALENTO HUMANO
GESTION PROCEDIMEINTOS Y PROGRAMAS OPERATIVOS BASICOS
GESTIONES %
ESPERADO
% DE
EFECTIVIDA
TOTAL NO
CONFORMIDADES
TOTAL NO
CONFORMIDADES
% TOTAL DE
EFECTIVIDAD
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS TÉCNICOS LEGALES
ELABORADO POR:Andrés ChanoFECHA DE ELABORACION: 21/01/2016 AUDITORIA # 001
FECHA DE APROBACION:
RESULTADOS AUDITORIA
26,25
15,0017,00
29,94
GESTIONADMINISTRATIVA
GESTION TECNICA GESTION DEL TALENTOHUMANO
GESTIONPROCEDIMEINTOS Y
PROGRAMASOPERATIVOS BASICOS
EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
168
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-PS-001
PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORIA
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
PROCESO DE SOPORTE FINANCIERO
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
OBJETIVOS REF RIESGOS ACCIONES
Diseñar e implantar un
sistema o proceso donde
se incluya un presupuesto
de gastos para seguridad y
salud ocupacional
O
No se tiene una planificación
adecuado ni montos reales sobre los
gastos incurridos o sobre el ahorro
real al mantener un sistema bien
implantado.
Incluir en el presupuesto anual
de la empresa este nuevo rubro
Garantizar que los gastos
incurridos por el área sean
de acuerdo a lo
presupuestado
F
Verificar y garantizar el uso correcto
de los fondos destinados a seguridad
y salud ocupacional
No exceder del valor
presupuestado por año
Garantizar que todo gasto
sea correctamente
clasificado de acuerdo a
su naturaleza
O,F,C
Documentación traspapelada y
registros incompletos, No conocer en
detalle los gastos incurridos
Mantener un procedimiento para
registros periódicos de gastos del
área.
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 22/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 23/01/2016
169
4.1.3 INFORME DE RESULTADOS
Señor Ingeniero
Esteban de los Reyes
GERENTE DE ASUNTOS CORPORATIVOS
Presente.-
Reciba un cordial saludo de quienes conformamos la empresa auditoria JACHP, por
medio de la presente me permito informarle que hemos efectuado la Auditoría de Gestión
a la Seguridad y Salud Ocupacional de HANSEL Y GRETEL CIA.LTDA, mediante la
utilización y aplicación de la DECISION 584 Instrumento Andino de Seguridad y Salud
Ocupacional y su respectivo reglamento de aplicación, todo en función de la Resolución
513 del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, para el periodo comprendido del 11 al
25 de Enero del 2016.
Este examen se realizó en base a normas de auditoria aplicables en el Ecuador, bajo
técnicas y procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.
El informe presentado a continuación contiene comentarios, conclusiones y
recomendaciones, las cuales han sido expuestas a los jefes de área y miembros de comité
interinstitucional de la empresa que dirige.
Reiteramos nuestro compromiso de continuar asesorando a su acertada administración y
apoyar en el desarrollo de su empresa.
Atentamente,
Andrés Chano
AUDITOR
170
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
INF-AGSSO-001
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN
DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Empresa “Hansel y Gretel”
Página 1 de 4
Fecha: Enero 2016
Ejemplar N°1 DE 2
EMPRESA
“HANSEL Y GRETEL
CIA.LTDA”
INFORME AGSSO-001-EN-2016
171
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
P/T Código:
INF-AGSSO-002
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN
DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Empresa “Hansel y Gretel”
Página 2 de 4
Fecha: Enero 2016
EMPRESA AUDITADA:
Hansel y Gretel Cia.Ltda
UBICACIÓN
La empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda se ubica en la ciudad de Quito, sector norte (Av.
Mariana de Jesús y Jorge Juan)
PERIODO DE AUDITORÍA
Inicio: 11 de Enero del 2016
Finalización: 25 de Enero del 2016
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Realizar el análisis y verificación del grado de implantación e implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, como medio de cumplimiento
obligatorio de las normas legales y reglamentarias nacionales (Resolución C.D 513
Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo”) y estándares internacionales
Decisión 584 (Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo).
RESULTADOS DEL EXAMEN
Del examen efectuado, y los análisis de los controles internos realizados juntamente con
las pruebas de cumplimiento de la normativa legal , se evidencia que respecto de la parte
documental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional el cumplimiento
es satisfactorio , sin embargo el problema de la gestión radica en la socialización y
aplicación de los procedimientos del área con los trabajadores , por lo cual los objetivos
se ven comprometidos y el índice de gestión no puede ser totalmente satisfecho.
172
Hallazgos
Inexistencia de una evaluación profunda al sistema de gestión de seguridad y salud
ocupacional en los dos últimos años, por lo que no se cuenta con referencias de
cumplimiento desde la implementación del SGSSO.
No cumplimiento de la matriz de planificación de área de SSO debido a la falta
de recursos tanto humanos como financieros lo que obliga a reprogramar las
actividades previstas priorizando y temporizando las desviaciones del plan de
gestión
No se cuenta con estudios ergonómicos especializados para las áreas críticas
detectas de acuerdo a la matriz de factores de riesgo laboral NTP 330
Falta de capacitación avalada por el CISHT(Comité Interinstitucional de
seguridad e higiene en el trabajo)
No se planifica de una manera correcta la compra de equipo de protección
utilizada por la planta de producción , así como la compra de ropa de trabajo de
los locales , no se cuenta con tiempos estimados de duración y deterioro
No existe registros adecuados de gastos por implementos de seguridad,
capacitación, EPP, lo que puede generar malos registros y alteraciones al
presupuesto anual de la empresa
No se cuenta con manual de funciones ni profesiogramas actualizados y
ejecutables
Falta de socialización de los planes, estrategias de seguridad y salud ocupacional,
así como planes y estrategias empresariales.
Conclusiones
La inexistencia de una evaluación a profundidad del sistema de gestión de
seguridad y salud ocupacional, maximiza el riesgo y disminuye la confianza de
los procesos levantados, ya que al no haber sido revisados, el contenido, así como
los procesos implantados no son completamente fiables y se desconoce si fueron
hechos en base al giro del negocio de la empresa.
173
El re programar las actividades de la matriz de planificación resta tiempo, recursos
humanos y económicos a otras actividades planeadas, por lo que siempre
encontraremos actividades residuales y actividades no cumplimentadas en los
tiempos establecidos, lo que impide alcanzar los objetivos del área.
La falta de estudios especializados de ergonomía deriva en consecuencias directas
sobre los trabajadores provocando problemas osteo musculares, los cuales sino se
previene a tiempo derivaran en enfermedades profesionales lo que a nivel
empresarial significa sanciones legales y económicas por parte de Riesgos del
Trabajo, Ministerio del Trabajo, Instituto ecuatoriano de seguridad social.
La capacitación avalada CISHT garantiza que el curso y los instructores, así como
el conocimiento cumplan con la normativa legal aplicable y que tengan valides
para cualquier auditoria e inspección por un ente gubernamental del área de
seguridad en el trabajo.
La adquisición de EPP es de cumplimiento legal obligatorio la no tenencia de
estos equipos, instrumentos, EPP podría derivar en fuertes sanciones económicas
para la empresa, mucho más si existe accidentes y enfermedades laborales, ya que
se considera como inobservancia patronal de las condiciones de trabajo.
Los manuales de funciones así como los profesiogramas ayudan al trabajador a
cumplir de mejor manera sus funciones, actividades dentro de su puesto de
trabajo, ya que detallan de manera clara cuáles son sus responsabilidades a su
cargo y los profesiogramas detallan los riesgos a los que se exponen en su puesto
de trabajo, estos últimos son de cumplimiento legal por lo cual toda empresa tiene
la obligación de entregar esta información detallada a su empleado.
Los planes, procesos, estrategias del área deben ser de conocimiento público para
sus trabajadores, con el fin de que se trabaje en función del cumplimiento de
objetivos y metas.
174
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
P/T Código:
AG-PGR-RC-001
RECOMENDACIONES
Página 1 de 1
Fecha: Enero 2016
RECOMENDACIONES PLAZO RESPONSABLE OBSERVACIONES
Evaluación del sistema de
Seguridad y salud ocupacional
mediante auditoria externa
conforme a la normativa
nacional e
internacional(Decisión 584 y
Resolución 513 IESS) Inmediato
Área de Seguridad y Salud
Ocupacional/Gerencia
General/Talento Humano/Finanzas
Este punto se sustenta con la
presente auditoria de gestión
Solventar los puntos de la
matriz de planificación dando
prioridad a lo urgente sobre lo
importante 15 días
Técnico de seguridad y salud
ocupacional
Solo reprogramar de ser
necesario y explicar los motivos
por los cuales se cambiaría la
fecha de ejecución del proceso
Realizar los estudios
pendientes respecto de riesgos
ergonómicos utilizando el
método OCRA CHECK LIST
y el método JSI Inmediato
Técnico de SSO y Medico
Ocupacional Factor de Riesgo Laboral
Realizar capacitaciones
específicas de SSO (Brigadas
de emergencia, factores de
Riesgo Ergonómico,
Movimientos Repetitivos) 1 mes
Jefe Talento Humano/Técnico de
SSO/Medico de SO Capacitación y Adiestramiento
Para el inicio del próximo año
contemplar el rubro de
Seguridad y Salud
Ocupacional dentro del
presupuesto general de la
empresa. Inmediato Jefe Financiero/Gerente General
Sistema de Gestión
SSO7Presuspuesto
Programar y dotar a planta de
Producción de Ropa de trabajo
adecuada a la norma BPM y
EPP homologado,
principalmente calzado de
seguridad. 1 mes
Jefe Financiero/Gerente
Genera/Talento Humano/Técnico de
Seguridad y Salud Ocupacional
Evitar Sanciones y multas por
inobservancia de la seguridad y
salud ocupacional
Elaborado Por: A.Ch Fecha: 24/01/2016
Revisado Por : E.Ch Fecha: 25/01/2016
175
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
De acuerdo a la Auditoría de Gestión realizada a la Empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda se
puede concluir que:
La Auditoría de Gestión, aplicada a la empresa mediante la utilización de
metodologías y herramientas analíticas a los procesos, sistemas, actividades y
funciones, determinan que tanto la calidad como las Seguridad y Salud Ocupacional
deben cumplirse bajo estándares internacionales y en sujeción a la normativa nacional
vigente RESOLUCIÓN CD 513 IESS en el ámbito de la prevención de riesgos del
trabajo.
En referencia al control interno se ha detectado deficiencias que se deben corregir de
manera inmediata con el fin de obtener mejores resultados, es así que se ha detectado
la falta de un modelo de gestión administrativo –Financiero que conlleva a errores
operacionales dentro de las distinta áreas de la empresa.
En el área Financiera se ha detectado que no existe políticas ni controles adecuados
de ingresos por ventas ni egresos con motivo de pago de proveedores y sueldos , lo
cual genera un alto nivel de riesgo e insatisfacción económica interna y externa.
La Auditoría de Gestión cuenta con un amplio ámbito de aplicación, por lo que la
valoración a un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional es de suma
importancia para la empresa ya que constituye un área de apoyo, siempre buscando
mejorar los rendimientos y obtener mejores resultados económicos, sociales y
ecológicos.
En el examen de auditoría realizado a la empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda se ha
determinado que no existe una adecuada planificación estratégica definida, por lo que
se desconoce los lineamientos de acción que se deben aplicar para conseguir los
objetivos a corto, mediano y largo plazo.
La Falta de un manual de Funciones y profesiogramas impide a los empleados conocer
cuáles son sus actividades específicas dentro de su puesto de trabajo, así como los
riesgos laborales a los que se encuentra expuesto.
176
La Unidad de Seguridad y Salud Ocupacional es un área como las demás, que requiere
un fondo anual presupuestado para gastos en lo que respecta a la adquisición de
equipos de protección personal y colectiva, mediciones de factores de riesgo entre
otros. La Falta de este rubro para el área ha dado lugar a las múltiples
reprogramaciones de las actividades causando retraso en el cumplimiento de los
objetivos.
RECOMENDACIONES
La Auditoría de Gestión debe utilizar controles susceptibles de medición tanto en
forma cuantitativa como cualitativa a través de los indicadores de Gestión los mismos
que nos ayudan a determinar el cumplimiento de la eficacia y eficiencia de los
procesos, planes, estrategias establecidas y sujetos de análisis.
En el caso de la empresa Hansel y Gretel Cia.Ltda. se debe desarrollar un manual de
funciones y profesiogramas de los puestos de trabajo donde se describa los
procedimientos y responsabilidades de los trabajadores, así como como las
actividades y factores de riesgo propias de su labor.
Establecer perfiles específicos e idóneos para evitar la contratación de personal
inexperto y disminuir los índices de rotación de personal.
Los miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud Ocupacional , técnico SSO,
médico ocupacional, brigadistas en caso de emergencias, deben recibir capacitación
específica en Seguridad y Salud Ocupacional, dicha capacitación debe estar centrada
en legislación local, enfocada en el desarrollo de las competencias requeridas para
cumplir sus funciones especificadas y debe ser certificada por el CISHT.
Desarrollar un modelo de gestión administrativo –Financiero que mejore la
operaciones de la empresa y que se incluyente con todas las áreas, con el fin de
mejorar la rentabilidad de la organización
Asignar un fondo para gastos correspondiente al área de Seguridad y Salud
Ocupacional que este incluido en el presupuesto anual de la empresa.
177
Realizar cada periodo contable un análisis de la situación económica de la empresa
mediante indicadores financieros que permitan conocer la liquidez de la empresa, su
nivel de endeudamiento y margen de utilidad con el fin de que los directivos puedan
tomar decisiones acertadas respecto del manejo administrativo de la organización.
178
BIBLIOGRAFÍA
Aguirre Choix , C. (2010). La importancia del estudio y evaluación del control interno.
Recuperado el Marzo de 2016, de www.itson.mx:
http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no72/55b_-
_la_importancia_del_control_intermo_figurasx.pdf
Oficina Nacional de Auditoría. . (1998). Guía Metodológica para la Realización de
Auditorías de Gestión. Cuba.
Aguirre Ormaechea, J. (2001). Control Interno,Areas
Especificas,implantación,procedimientos y control. Madrid España: Ediciones
Didáctica Multimedia S.a.
Buenas Tareas. (21 de Febrero de 2011). Pruebas sustantivas y de cumplimiento de
auditoria. Recuperado el Marzo de 2016, de www.buenastareas.com:
http://www.buenastareas.com/ensayos/Pruebas-Sustantivas-y-De-
Cumplimiento-De/1590243.html
Capriotti, P. (1999). Planificación Estratégica de la imagen corporativa. Ariel.
Cepeda, G. (2007). Auditoria y Control Interno. Mexico: McGraw-Hill.
Comunidad Andina de Naciones. (2004). Decisión 584 Instrumento Andino de
Seguirdad y Salud en el Trabajo.
Contraloría General del Estado. (2016). Las Normas de Auditoria Financiera
Gubernamental. Recuperado el Julio de 2016, de www.contraloria.gob.ec:
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/NAFG-Cap-III-2.pdf
Corte del Salvador. (2006). Manual de Auditoría. Decreto de la corte de Cuenta del
Salvador en la legislación. El Salvador.
Cuellar, G. (Febrero de 2015). Gestión. Recuperado el Agosto de 2016, de
www.members.tripod.com:
http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html
Chaquilla, S. (02 de Abril de 2013). Plan de Negocios. Recuperado el Julio de 2016, de
www.mailxmail.com: http://www.mailxmail.com/curso-plan-negocios-
manual/empresa-analisis-interno-externo-factores-ambientales-economicos-
tecnologicos
179
Enterprise_Risk_Management. (2013). Riesgos empresariales. Recuperado el Abril de
2016, de www.agers.es:
http://www.agers.es/pdf/estudios/XIX_CONGRESO_DE_AGERS_-
_ENTERPRISE_RISK_MANAGEMENT.pdf
Espinoza, R. (29 de Julio de 2013). Marketing y Ventas. Recuperado el Agosto de 2016,
de www.robertoespinosa.es: http://robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-
analisis-dafo-foda/
Estado Argentina. (03 de 05 de 2000). Manual de Procedimientos de Auditoría de
Gestión de Empresas y Sociedades del Estado. Argentina.
Fernandez Arena, J. (1973). La Auditoría Administrativa. México: Diana.
Fred, D. R. (2003). Conceptos de Administarción estratégica. (E. Q. Duarte, Ed.)
México D.F, Mexico: Pearson.
Hansel y Gretel. (2014). Estructura Organizacionl. Quito, Pichincha, Ecuador.
Hidalgo, K. (2014). Implementación de un sistema financiero y contable aplicado a la
empresa PROMATEL CIA. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito. Quito: Tesis
UCE FCA.
International Organization for Standardization ISO 19011. (2002). Directrices para la
auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o Ambiental. Madrid.
International Organization for Standardization. ISO. (2008). Norma Internacional ISO
9001. Ginebra, Suiza.
Jeffrey, S., Harrison, H., C., & John, S. (2009). Fundamentos de la Dirección
Estrategica (2a ed.). España: Paraninfo.
Leonard William P. (1981). Auditoria Administrativa (9a ed.). México: Diana.
Maldonado, E. (2006). Auditoria de Gestión. Quito.
Mantilla, S. (22 de Enero de 2012). Control interno basado en principios. Recuperado
el Agosto de 2016, de www.nisearch.com/files/pdf/samuel-alberto-mantilla.com:
http://www.nisearch.com/files/pdf/samuel-alberto-mantilla-auditoria-2005
Meigs, W., Larsen, J., & Robert. (1986). Principios de la Auditoría. Mexico: Diana.
Monografias .com. (Enero de 2015). Control interno. Recuperado el Julio de 2016, de
www.monografias.com: http://www.monografias.com/trabajos16/control-
interno/control-interno.shtml
Orozco Hernádez, C. (2009). Análisis Administrativo, Técnicas y Métodos. México.
Orozco, A. (2009). Análisis de Mercado. Bogotá: Norma.
Pany, O., Whittington, R., & Kurt. (2000). Auditoría un Enfoque Integral (12a. ed.).
180
Rada, G. (2007). EPI-CENTRO. Recuperado el Agosto de 2016, de
http://escuela.med.puc.cl/recursos/recepidem/insintrod9d.htm
Remirez, J. M. (23 de Abril de 2014). Arriaga Asosiados Asesores. Recuperado el
Agosto de 2016, de http://asesoria.arriagaasociados.com/la-importancia-de-la-
auditoria-de-gestion/
Riesgos del Trabajo. (2016). Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo.
Quito.
Secretaría General de la Comunidad Andina. (2005). Reglamento del Instrumento
Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Vasquez, V. H. (2002). Organización Aplicada. Bogotá, Colombia: Gráficas Vásquez.