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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO -

FINANCIERO PARA MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN

LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI

UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.

AUTORA:

GLORIA PAULINA CRIOLLO SUNTAXI

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

MGT. ÁLVAREZ ZAMORA NASSER FRANKLIN

[email protected]

QUITO, D.M. NOVIEMBRE DE 2016

ii

Criollo Suntaxi, Gloria Paulina (2017). Elaboración de un manual administrativo -

financiero para mejorar la gestión empresarial en la cooperativa de ahorro y crédito

Kullki Wasi ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de investigación

para optar por el Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora

Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad Auditoria. Quito: UCE. 132 p.

iii

DEDICATORIA

A Dios por ayudarme a superar

Los obstáculos que se presentaron

A lo largo del camino.

A mi madre Maria Lucrecia Suntasig Chaquinga

Quien es mi mayor inspiración en cada momento,

Que día a día me brindo su apoyo incondicional

En las diferentes etapas de mi vida

Y por ser el pilar más importante de mi vida.

A mi hijo y a mis sobrinos

Por demostrarme sus gestos de ternura

Que siempre fueron un símbolo de apoyo

Y poder llegar a ser un ejemplo para ellos.

Gloria Paulina Criollo Suntaxi

iv

AGRADECIMIENTO

Agradezco en primer lugar a dios por darme salud y vida para poder alcanzar cada una de mis

metas.

A mis familiares, en especial a mi madre que por su apoyo, sus consejos e inculcarme valores para

ser una persona de bien, quien con su valentía supo sacarme adelante.

A mi esposo por estar siempre en esos momentos difíciles brindándome su amor y comprensión.

A la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi por la colaboración brindada, ya que fue de

vital importancia para la elaboración del presente trabajo de titulación.

A la Universidad Central del Ecuador, en especial a la Facultad de Ciencias Administrativas, y a

todos los profesores que nos llenaron de conocimientos, valores para nuestra vida profesional y

personal.

En especial al Magister Franklin Álvarez por su valioso aporte en el asesoramiento y dirección de

este trabajo.


v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Yo, GLORIA PAULINA CRIOLLO SUNTAXI en calidad de autora del trabajo de investigación o

tesis realizada sobre "ELABORACIÓN DE UN MANUAL A ADMINISTRATIVO-

FINANCIERO PARA MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE LA COOPERATIVA DE

AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO" por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de

todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines

estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6 8; 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento

Quito, 10 de Noviembre del 2016


CI: 172155605-6

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

En mi calidad de Director del Trabajo de Titulación presentado por la egresada Gloria Paulina

Criollo Suntaxi para optar por el Titulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría C.P.A cuyo tema

es "ELABORACIÓN DE UN MANUAL A ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA

MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. la

misma que reúne los requerimientos, y méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el

tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de noviembre de 2016

Atentamente,

MGT. Álvarez Zamora Naccer Franklin

C.C. 180132744-4

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

AUTORIZACIÓN

El gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi autoriza para que la Srta.

Gloria Paulina Criollo Suntaxi con cedula de identidad N.- 172155605-6 Egresada de la Carrera de

Contabilidad y Auditoría, modalidad Presencial, de la Facultad de Ciencias Administrativas, realice

su tesis de investigación en la Cooperativa para la Sucursal de Guamani.

GERENTE GENERAL

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi

LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii

ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPITULO I ...................................................................................................................................... 2

1. GENERALIDADES .............................................................................................................. 2

1.1. El cooperativismo en el Ecuador ........................................................................................... 2

1.1.1. Etapa Mutual. ........................................................................................................................ 3

1.1.2. La primera ley de cooperativas.............................................................................................. 3

1.1.3. La segunda ley de cooperativas y la ley agraria .................................................................... 4

1.2. Clasificación de las Cooperativas ......................................................................................... 4

1.3. Cooperativas de Ahorro y Crédito ......................................................................................... 5

1.3.1. Definición .............................................................................................................................. 5

1.3.2. Actividades de las Cooperativas ............................................................................................ 5

1.4. Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ...................................................................... 6

1.4.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 6

1.5. Tipo de empresa .................................................................................................................... 7

1.6. Normas para la segmentación de las entidades del sector financiero popular y

solidario ................................................................................................................................. 7

1.7. El problema de investigación ................................................................................................ 9

1.7.1. Planteamiento del problema .................................................................................................. 9

1.7.2. Formulación del problema ..................................................................................................... 9

1.7.2.1. Sistematización ...................................................................................................................... 9

1.7.3. Objetivos ............................................................................................................................. 10

1.7.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 10

1.7.3.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 10

1.8. Justificación del Estudio ...................................................................................................... 10

CAPITULO II .................................................................................................................................. 12

ix

2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 12

2.1. Manual ................................................................................................................................. 12

2.1.1. Definición ............................................................................................................................ 12

2.1.2. Importancia .......................................................................................................................... 12

2.1.3. Objetivos ............................................................................................................................. 12

2.1.4. Clasificación ........................................................................................................................ 13

2.1.5. Contenido de los manuales .................................................................................................. 15

2.2. Diagrama ............................................................................................................................. 15

2.2.1. Definición ............................................................................................................................ 15

2.2.2. 2.2.2 Símbolos usados en los diagramas de flujo ................................................................ 16

2.2.3. Ventajas que ofrece la técnica de diagramación .................................................................. 16

2.2.4. Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos ..................................................... 17

2.3. Gestión empresarial ............................................................................................................. 18

2.3.1. Definición ............................................................................................................................ 18

2.4. Marco conceptual ................................................................................................................ 18

2.5. Normativa Legal .................................................................................................................. 20

2.6. Metodología......................................................................................................................... 20

2.6.1. Tipos de investigación ......................................................................................................... 20

2.6.2. Método de Investigación ..................................................................................................... 21

2.6.3. Técnicas y procedimientos para la investigación ................................................................ 21

2.6.4. Población y muestra ............................................................................................................ 22

2.7. Proceso de recolección de información ............................................................................... 23

2.8. Verificación de la Hipótesis ................................................................................................ 33

CAPITULO III ................................................................................................................................. 36

3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ...................................................................................... 36

3.1. Reseña Histórica .................................................................................................................. 36

3.2. Tipo de empresa .................................................................................................................. 37

3.3. Giro y objeto del negocio .................................................................................................... 38

3.4. Segmentación de la Entidad Financiera .............................................................................. 38

3.5. Filosofía institucional .......................................................................................................... 39

3.5.1. Misión .................................................................................................................................. 39

3.5.2. Visión .................................................................................................................................. 39

3.5.3. Objetivos Actuales .............................................................................................................. 40

3.5.4. Valores. ............................................................................................................................... 40

3.6. Estructura Organizacional ................................................................................................... 41

3.7. Servicios que ofrece la Cooperativa .................................................................................... 42

3.8. Factor Interno ...................................................................................................................... 44

x

3.8.1. Análisis Interno ................................................................................................................... 44

3.9. Factor Externo ..................................................................................................................... 47

3.9.1. Análisis Externo .................................................................................................................. 47

3.10. Análisis FODA .................................................................................................................... 49

CAPITULO IV ................................................................................................................................. 50

4. PROPUESTA ...................................................................................................................... 50

4.1. PROPUESTA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERO ......................... 50

4.2. Justificación ......................................................................................................................... 51

4.3. Objetivos ............................................................................................................................. 51

4.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 51

4.3.2. Objetivos específicos ........................................................................................................... 52

4.4. Estructura del manual administrativo financiero de la Cooperativa .................................... 52

4.5. Roles y responsabilidades ................................................................................................... 52

4.5.1. Estructura de responsabilidades .......................................................................................... 52

4.5.1.1. Estructura Estratégica .......................................................................................................... 52

4.5.1.2. Estructura Táctica ................................................................................................................ 52

4.5.1.3. Estructura Operativa ............................................................................................................ 52

4.5.2. Roles y responsabilidades ................................................................................................... 53

4.5.2.1. Por responsable.................................................................................................................... 53

4.5.2.2. Por Actividad ....................................................................................................................... 56

4.6. Gestión por procesos y estructura organizacional ............................................................... 56

4.6.1. Gestión por procesos ........................................................................................................... 56

4.6.2. Inventario de Procesos ......................................................................................................... 57

4.7. Productos de Captación y Colocación ................................................................................. 58

4.7.1. Productos de captación ........................................................................................................ 58

4.7.2. Productos de Colocación ..................................................................................................... 60

4.8. Descripción de funciones departamentales ......................................................................... 60

4.9. Manual de procedimientos .................................................................................................. 71

4.9.1. Descripción de procedimientos Administrativos ................................................................. 72

4.9.2. Descripción de procedimientos financieros ......................................................................... 88

CAPITULO V ................................................................................................................................ 129

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 129

5.1. Conclusiones ..................................................................................................................... 129

5.2. Recomendaciones .............................................................................................................. 129

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 131

xi

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Normas para la segmentación de las Entidades del Sector Financiero .............................. 8

Tabla 2.1 Símbolos del diagrama de flujo ........................................................................................ 16

Tabla 2.2 Muestra de la investigación .............................................................................................. 22

Tabla 2.3 Frecuencias observadas .................................................................................................... 34

Tabla 2.4 Frecuencias esperadas ...................................................................................................... 35

Tabla 2.5 Cálculo Chi Cuadrado ...................................................................................................... 35

Tabla 3.1 Giro y objeto del negocio ................................................................................................. 38

Tabla 3.2 Zona de Cobertura ............................................................................................................ 39

Tabla 3.3 Servicios que ofrece la Cooperativa ................................................................................. 42

Tabla 3.4 Proveedores de la Cooperativa ......................................................................................... 45

Tabla 3.5 Competencia de la Cooperativa ....................................................................................... 46

Tabla 3.6 Análisis FODA ................................................................................................................. 49

Tabla 4.1 Obligaciones con el Público ............................................................................................. 58

Tabla 4.2 Los productos de Colocación ........................................................................................... 60

Tabla 4.3 Plan de acción ................................................................................................................ 125

xii

LISTA DE FIGURAS

Figura 2.1 Manual Administrativo Financiero ................................................................................. 23

Figura 2.2 La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero ........................................ 24

Figura 2.3 Funciones del personal están establecidas ...................................................................... 25

Figura 2.4 Control por parte del jefe del personal ............................................................................ 26

Figura 2.5 Cuenta con Financiamiento propio o ajeno .................................................................... 27

Figura 2.6 Optimización de recursos ................................................................................................ 28

Figura 2.7 Alcanza sus objetivos con eficacia ................................................................................. 29

Figura 2.8 Formulación de estrategias ............................................................................................. 30

Figura 2.9 Personal se encuentra capacitado .................................................................................... 31

Figura 2.10 Elaboración de un Manual Administrativo-Financiero ................................................. 32

Figura 2.11 Chi cuadrado ................................................................................................................. 34

Figura 3.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 41

Figura 3.2 Tasa de interés referencial para las cooperativas ............................................................ 48

Figura 4.1 Logo de la Cooperativa Kullki Wasi .............................................................................. 50

Figura 4.2 Dirección ......................................................................................................................... 50

Figura 4.3 Proceso administrativo .................................................................................................... 56

Figura 4.4 Obligaciones con el público ............................................................................................ 59

Figura 4.5 Reclutamiento de personal .............................................................................................. 75

Figura 4.6 Selección del personal .................................................................................................... 78

Figura 4.7 Contratación del personal ............................................................................................... 81

Figura 4.8 Inducción del personal .................................................................................................... 84

Figura 4.9 Capacitación del personal ............................................................................................... 87

Figura 4.10 Cuadre de cajas diarios ................................................................................................ 91

Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) ................................................................................. 96

Figura 4.12 Egreso de recursos (pago sueldos) ................................................................................ 99

Figura 4.13 Otorgación de crédito ................................................................................................. 103

Figura 4.14 Recuperación de cartera .............................................................................................. 109

Figura 4.15 Inversión a plazo fijo .................................................................................................. 112

Figura 4.16 Apertura de cuenta de ahorro ...................................................................................... 115

Figura 4.17 Depósito de ahorros .................................................................................................... 118

Figura 4.18 Depósitos a la vista ..................................................................................................... 121

Figura 4.19 Retiro de ahorros ......................................................................................................... 124

xiii

RESUMEN EJECUTIVO

ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO - FINANCIERO PARA

MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

El presente trabajo de investigación nace con la necesidad de mejorar la gestión de procesos

administrativa - financiera de la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi Cía. Ltda., ya que es

necesario que cuente con una herramienta administrativa financiera, las cuales ayuden a mejorar la

eficiencia y eficacia al desarrollar sus actividades diarias lo cual contribuirá para alcanzar las metas

propuestas. A la vez los servicios que brinda a la sociedad sean de calidad y oportunos, lo que

permita tener mayor acogida por parte de la población; en el manual administrativo financiero se

realiza una descripción de las funciones de cada uno de sus empleados y sus relación con los otros

puestos, así también los proceso a seguir en las diferentes actividades por eso se convierte en una

guía de consulta, el cual contiene aspectos importante los cuales ayudaran a mejorar la gestión

empresarial, así como también contar con personal capacitado y competitivo, ayudando a elevar el

conocimiento de cada uno de los empleados que laboran en la Cooperativa. Este trabajo se basa en

aspectos relacionados procesos y funciones que ayudan a mejorar la gestión de la Cooperativa,

permitiendo cubrir las necesidades, siendo así más oportunos en los servicios que ofrece la

institución, ya que es una herramienta para el desarrollo y progreso de la institución.

PALABRAS CLAVE:

COOPERATIVA

FUNCIONES

ELABORACIÓN DE MANUAL

PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS

GESTIÓN EMPRESARIAL

xiv

ABSTRACT

CREATION OF AN ADMINISTRATIVE - FINANCIAL MANUAL TO IMPROVE THE

MANAGEMENT OF THE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI

LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO

This investigation starts from the need of improving the management of administrative - financial

processes of the Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi Cía. Ltda., because it needs an

administrative - financial tool, that help with the enhance the efficiency and efficacy of their daily

activities helping them to achieve the goals proposed. Allowing that the quality and timely services

be provided to the public and creating the possibility of capturing a larger sector of the population.

In the administrative – financial manual is the description of the functions if each one of the

employees and its relation to other staff and the process of different activities which converts it a

guide. It will have important data that will help in the business management, also helping to keep

competitive and talented staff that will aid increasing the knowledge that each one of the

employees in the Cooperative. This work is based on the processes and functions that help enhance

the management of the Cooperative and supply the needs it has and being timely in the services

that the institution offers, because it is a tool for the progress and development of the entity.

KEYWORDS:

COOPERATIVE

FUNCTIONS

MANUAL CREATION

ADMINISTRATIVE FINANCIAL PROCESSES

BUSINESS MANAGEMENT

1

INTRODUCCIÓN

Este trabajo de investigación está conformado por 5 capítulos, los cuales presentan la

información pertinente de la siguiente manera:

Capítulo I se detalla la historia de las cooperativas, clasificación, el tipo de empresa,

normas de segmentación de las entidades del sector financiero popular y solidario, así

como también el problema de la investigación.

Capítulo II se realiza el estudio del marco teórico, dando explicación de la importancia,

clasificación, contenido de los manuales y ventajas que tiene la elaboración de los

manuales, marco conceptual conceptos claves que ayudara a realzar la investigación, así

como también la metodología que se realiza para el correcto estudio.

Capítulo III Está compuesta por toda la información referente a la cooperativa a investigar,

es decir la historia, visión, misión, objetivos, valores, estructura organizacional y servicios

que ofrece la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi, dentro de este capítulo se

detalla el análisis externo e interno descubriendo las causas y efectos los cuales nos

ayudaran a conocer oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas para que los

directivos tomen las decisiones en el momento adecuado.

Capítulo IV se expone la propuesta de la elaboración de un manual administrativo

financiero para la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi, se detalla la estructura de

responsabilidades, roles y responsabilidades de cada departamento, gestión de procesos, al

final se describe los procesos administrativos financieros más primordiales en la

cooperativa.

Capito V se presentan las respectivas conclusiones y recomendaciones correspondientes al

presente estudio.

2

CAPITULO I

Elaboración de un manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ubicada en el distrito metropolitano de Quito.

1. GENERALIDADES

1.1. El cooperativismo en el Ecuador

Existió alrededor de un siglo de historia de cooperativismo en el mundo antes del arribo de su

mensaje solidario al Ecuador. Un producto institucional de la sociedad industrial europea que sufrió

importantes modificaciones, en su adaptación al medio agrario ecuatoriano, de incipiente desarrollo

urbano-industrial y ubicado en un contexto cultural propio del “lugar más lejano del mundo”,

cuando su integración al escenario mundial era débil. Debido a este fenómeno, es necesario

destacar los antecedentes de cómo se forjaron unos principios doctrinarios que cambiarían el

destino de una parte significativa de la humanidad, con el n de determinar la conformación del

actor cooperativo nacional en un siglo de historia cooperativa.

Para la segunda mitad del siglo XVIII el mundo se transforma con el establecimiento, consolidación

y expansión del capitalismo industrial que se extiende desde Inglaterra hasta Europa Occidental y

luego al resto del planeta. Una profunda fractura social se produce con la implantación de grandes

factorías industriales que someten la mano de obra a las grandes máquinas y a “la tiranía del reloj”,

predomina el régimen del salario y se impone la búsqueda del lucro como recompensa para el

capital, en la sociedad se entroniza la competencia económica. (Miño Grijalva, 2013, pág. 18).

La cooperación en el Ecuador tiene una larga tradición histórica que se remonta a las épocas pre-

coloniales, cuando constituyó un factor importante para el desarrollo organizacional y cultural de

su población. En efecto, en el antiguo Quito, hoy República del Ecuador, antes y después de la

dominación de los incas y de la conquista de los españoles, existían formas de cooperación

voluntaria de las colectividades agrarias para llevar a cabo obras de beneficio comunitario o de

beneficio familiar, denominadas de diferentes maneras: minga, trabajo mancomunado, cambia

manos, etc.

Para fines de este estudio se analizará el movimiento cooperativo y sus diferentes sectores eco

nómicos, con el afán de proporcionar una visión, lo más completa posible, de su surgimiento y

desarrollo, así como de su vivencia y las debilidades que todavía presenta. (Da Ros, 2007, pág. 4)

En los orígenes y consolidación del movimiento cooperativo ecuatoriano se pueden distinguir por

lo menos tres etapas fundamentales:

3

La primera se inicia aproximadamente en la última década del siglo XIX, cuando se crean -

especialmente en Quito y Guayaquil- una serie de organizaciones artesanales y de ayuda mutua.

La segunda empieza a partir de 1937, año en el cual se dicta la primera Ley de Cooperativas con el

propósito de dar mayor alcance organizativo a los movimientos campesinos, modernizando su

estructura productiva y administrativa, mediante la utilización del modelo cooperativista.

La tercera etapa comienza a mediados de los años sesenta con la expedición de la Ley de Reforma

Agraria (en 1964) y de la nueva Ley de Cooperativas (en 1966). (Da Ros, 2007, pág. 4)

1.1.1. Etapa Mutual.

Se inicia aproximadamente a finales del siglo XIX, cuando se crean en Quito y Guayaquil

una serie de organizaciones artesanales y de ayuda mutua que se caracterizaron por ser

entidades gremiales y multifuncionales; En la costa dichas agrupaciones intervenían diferentes

grupos sociales y burócratas, mientras que en la Sierra estaban bajo la dirección y patrocinio de la

Iglesia Católica, obreros artesanos y otros.

Los objetivos que perseguían las organizaciones mutualistas eran por lo general similares:

contribuir al mejoramiento social, moral e intelectual de sus asociados mediante la ayuda

mutua (en caso de enfermedad, indigencia o muerte), la creación de planteles educacionales y

talleres para los afiliados y sus hijos. En algunos casos establecían la constitución de

cooperativas de consumo (como en el caso del Gremio de Carpinteros) para la distribución de

artículos de primera necesidad, como mecanismo para contrarrestar el abuso de ciertos

comerciantes.

A pesar de la buena acogida que tuvieron estas ideas del mutualismo entre las

organizaciones populares el movimiento de autoayuda empezó poco a poco a perder importancia

en la medida en que los gremios adquirieron un papel más particular, con la creación de los

primeros sindicatos. Además en esta etapa se crean pequeñas organizaciones en Guayaquil

como la “Sociedad Protectora del Obrero en 1.919 (considerada la primera cooperativa) y en

Riobamba en 1.927 la Caja de Ahorro y Cooperativa de Préstamos de la Federación Obrera del

Chimborazo; sus operaciones eran muy limitadas, debido a que no contaban con servicios

educativos, ni financieros, ni estructuras funcionales bien definidas. (Da Ros, 2007, pág. 252)

1.1.2. La primera ley de cooperativas

Esta etapa empieza a partir de 1.937, año en el cual se dicta la primera Ley de

Cooperativas con el propósito de dar mayor alcance organizativo a los movimientos campesinos,

modernizando su estructura productiva y administrativa, mediante la utilización del modelo

cooperativista, “se buscaba estimular al cooperativismo como un mecanismo que permita

acabar con las desigualdades sociales y económicas en el sector agrícola, sin embargo dicha ley

tenía demasiados vacíos legales y carecía de controles suficientes para regular la estructura y

actividades de las agrupaciones sociales de aquella época”. (Da Ros, 2007, pág. 253)

4

1.1.3. La segunda ley de cooperativas y la ley agraria

La Reforma Agraria y Colonización se expide en 1.964 con el objeto de reglamentar los procesos

de adjudicación de tierras y constituir mejores controles en la conformación y

funcionamiento de las cooperativas campesinas. Luego en 1.973 al expedirse la segunda ley

Agraria, se mejoró la anterior ley y se buscó el progreso del sector agrícola y la evolución del

cooperativismo en beneficio de todos fomentándose el crédito para los pequeños agricultores y

campesinos.

Históricamente el cooperativismo de ahorro y crédito ha demostrado ser un gran promotor de

la integración, sin distinción de clase social, credo, raza, sexo e ideología. Su constante

preocupación por la aplicación de los principios cooperativos universalmente reconocidos, han

permitido que las cooperativas sean en la actualidad una de las redes de instituciones populares

organizadas que cada día es más reconocida por la comunidad internacional de desarrollo y

la mayoría de los gobiernos nacionales. (Da Ros, 2007)

1.2. Clasificación de las Cooperativas

Art.- 35.- Las cooperativas, por su actividad económica, podrán pertenecer a uno de los siguientes

grupos: producción, ahorro y crédito, vivienda, consumo, seguros, servicios o multiactivas, de

conformidad con las definiciones que constarán en el Reglamento General de la presente Ley.

Por la actividad de los socios en la cooperativa, podrán ser de trabajo asociado, de proveedores o de

usuarios, según los socios trabajen, comercialicen, consuman sus productos, o usen sus servicios.

(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).

Cooperativas de producción. “Son aquellas en las que sus socios se dedican personalmente a

actividades productivas lícitas, en una sociedad de propiedad colectiva y manejada en común, tales

como: agropecuarias, huertos familiares, pesqueras, artesanales, industriales, textiles”. (Ministerio

de Inclusión Económica y Social, 2011)

Cooperativas de consumo. Son aquellas que tienen por objeto abastecer a sus socios de

cualquier clase de bienes de libre comercialización; tales como: de consumo de artículos de

primera necesidad, de abastecimiento de semillas, abonos y herramientas, de venta de

materiales y productos de artesanía (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011,

pág. 7)

Cooperativas de vivienda.- Las cooperativas de vivienda tendrán por objeto la adquisición

de bienes inmuebles para la construcción o remodelación de viviendas u oficinas o la

ejecución de obras de urbanización y más actividades vinculadas con éstas en beneficio de

sus socios. En estas cooperativas la adjudicación de los bienes inmuebles se efectuará

previo sorteo, en Asamblea General, una vez concluidas las obras de urbanización o

construcción; y, se constituirán en patrimonio familiar. Los cónyuges o personas que

mantienen unión de hecho, no podrán pertenecer a la misma cooperativa. (Ministerio de

Inclusión Económica y Social, 2011)

5

Cooperativas de ahorro y crédito.- “Son las que se reciben ahorros y depósitos, hacen descuentos

y préstamos a sus socios y verifican pagos y cobros por cuenta de ellas”. (Ministerio de Inclusión

Económica y Social, 2011, pág. 7)

Cooperativas de servicios.- “Son las que se organizan con el fin de satisfacer diversas necesidades

comunes de los socios o de la colectividad, los mismos que podrán tener la calidad de trabajadores,

tales como: trabajo asociado, transporte, vendedores autónomos, educación y salud”. (Ministerio de

Inclusión Económica y Social, 2011, pág. 7)

“En las cooperativas de trabajo asociado sus integrantes tienen, simultáneamente, la calidad de

socios y trabajadores, por tanto, no existe relación de dependencia.” (Ministerio de Inclusión

Económica y Social, 2011)

1.3. Cooperativas de Ahorro y Crédito

1.3.1. Definición

Son cooperativas de ahorro y crédito las formadas por personas naturales o jurídicas con el vínculo

común determinado en su estatuto, que tienen como objeto la realización de las operaciones

financieras, debidamente autorizadas por la Superintendencia, exclusivamente con sus socios.

No obstante la exclusividad mencionada en el presente artículo, cuando las cooperativas de ahorro y

crédito, actúen como intermediarias en la canalización de recursos en el marco de la ejecución

presupuestaria de entidades del Sector Público, del desarrollo de su política social o de recaudación

de valores por concepto de impuestos o pagos por servicios públicos, no se requiere que los

beneficiarios o depositantes tengan la calidad de socios. (Ministerio de Inclusión Económica y

Social, 2011, pág. 25)

1.3.2. Actividades de las Cooperativas

Art.- 83.- Las cooperativas de ahorro y crédito, según el segmento en que se ubiquen y previa

autorización de la Superintendencia, podrán realizar las siguientes actividades u operaciones:

Recibir recursos de los socios en depósitos de ahorro a la vista, exigibles mediante la presentación

de libretas de ahorro u otros mecanismos de pago y registro.

Recibir depósitos a plazo fijo, exigibles al vencimiento de un período no menor de treinta días,

libremente convenido por las partes. Pueden instrumentarse en un título valor, nominativo, a la

orden o al portador, pueden ser pagados antes del vencimiento del plazo, previo acuerdo entre la

cooperativa y el socio.

Asumir obligaciones por cuenta de terceros a través de aceptaciones, endosos o avales de títulos de

crédito, así como por el otorgamiento de garantías, fianzas y cartas de crédito internas y externas, o

cualquier otro documento, de acuerdo con las normas y usos internacionales;

6

Recibir préstamos de instituciones financieras del país y del exterior;

Otorgar préstamos hipotecarios y prendarios, con o sin emisión de títulos, así como préstamos

quirografarios;

Realizar operaciones de factoraje financiero, esto es, negociar letras de cambio, libranzas, pagarés,

facturas y otros documentos que representen obligación de pago creados por ventas a crédito, así

como el anticipo de fondos con respaldo de los documentos referidos;

Efectuar servicios de caja y tesorería;

Efectuar cobranzas, pagos y transferencias de fondos, así como emitir giros contra sus propias

oficinas o las de instituciones financieras nacionales o extranjeras.

Recibir y conservar objetos muebles, valores y documentos en depósito para su custodia y arrendar

casilleros o cajas de seguridad para depósitos de valores.

Actuar como emisor de tarjetas de débito.

Adquirir y enajenar bienes muebles e inmuebles para su servicio.

Emitir obligaciones con respaldo en la cartera de crédito hipotecaria o prendaria propia o adquirida,

siempre que en este último caso, se originen en operaciones activas de crédito de otras instituciones

financieras.

Abrir oficinas operativas (sucursales y agencias), y agencias no financieras en el territorio nacional.

Participar en la distribución de productos, servicios y programas estatales, actuar como entidades de

pago de dichos programas y efectuar créditos o prestar servicios relacionados con aquellos.

(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011, pág. 27)

1.4. Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

1.4.1. Antecedentes

Es una entidad financiera Indígena y privada que impulsa el desarrollo socio económico de la

población rural y urbana marginal, especializada en micro finanzas. El camino empezó a sembrarse

hace más de una década, en el 2002 cuando se reúnen en Ambato varios dirigentes de Chibuleo,

Salasaca y Pilahuin, con la finalidad de conformar una cooperativa de ahorro y crédito. Esta

reunión estuvo compuesta por doce personas y liderada por Lic. Juan Andagana en calidad de

Gerente (Lic. en Comunicación) y Presidente de Consejo de Administración el Dr. Manuel

Caizabanda de especialidad médico.

El día 13 de enero del 2003 se aprobó los estatutos y posteriormente se nombra a Gerente de la

cooperativa al señor Lic. Juan Andagana. Creada mediante acuerdo ministerial N° 6582 de Enero

23 del 2003 en la Provincia de Tungurahua y hoy cuenta con más de 60.000 socios.

En el año 2007 la cooperativa fue creciendo, los socios en cartera de crédito para este año sumaban

más de $ 4.000.000 dólares, sin embargo empezaron a incrementar más cooperativas de ahorro y

7

créditos en especial del sector indígena en la ciudad de Ambato, por lo que el sobreendeudamiento

fue muy visto en los socios con crédito. Para este año la COAC. Tenía 7 agencias en Salcedo,

Latacunga, Pillaro, Riobamba, Pelileo, Quito y Machachi.

Estas oficinas cada una tenía sus respectivos maquinas llamadas servidores en donde el jefe de

agencia realizaba inicio del día y fin del día, en cuanto a la seguridad de la información; se

ejecutaba un respaldo cada hora diariamente ya que administraba su propia base de datos y al fin de

mes podían consolidar el balance. La comunicación para depósitos y retiros con las agencias se

realizaba con llamadas telefónicas y se registraba en Excel para que fin de mes las encargadas de

bóveda pueda transferir. Posteriormente la comunicación se realizaba vía modem para envió de

información diariamente.

A comienzos del año 2011, siguiendo el plan estratégico y en cumplimiento de la misma se inició

un plan de adecuación de plataforma tecnológica y desarrollo de algunos productos financieros y

no financieros. Los planes de cambio de sistema de información fue prioritario por lo que

empezaron a buscar proveedores, en donde hubo varias ofertas pero la oferta ganadora fue Sistema

Financial II, la misma que brinda seguridad, información en tiempo real, se puede desarrollar

varios reportes, y lo más importante la contabilidad al día. (Diario La Hora Nacional, 2013)

1.5. Tipo de empresa

Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" Cía. Ltda., es una empresa de servicios, que

pertenece al sector privado, se encuentra clasificado dentro de las sociedades de capital, de

responsabilidad limitada, su capital está compuesto mediante el aporte de sus socios.

La Cooperativa es una institución dedicada a intermediación financiera que permite fomentar el

ahorro y brindar créditos a clientes externos e internos.

1.6. Normas para la segmentación de las entidades del sector financiero popular y solidario

Conforme a lo dispuesto en el artículo 14, numeral 35 Código Orgánico Monetario y Financiero en

el que determina entre las funciones de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera

"Establecer la segmentación de las entidades del Sector Financiero Popular y Solidario", la Junta de

Política y Regulación Monetaria y Financiera expide la resolución N.- 038-2015-F el 13 de febrero

de 2015, en la que establece la norma para LA SEGMENTACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL

SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO; que define lo siguiente:

8

Articulo 1.- Las entidades del sector financiero popular y solidario de acuerdo al tipo y al saldo de

sus activos se ubicarán en los siguientes segmentos:

Tabla 1.1 Normas para la segmentación de las Entidades del Sector Financiero

Segmento

Activos (USD)

1 Mayor a 80'000,000.00

2 Mayor a 20'000,000.00 hasta 80'000,000.00

3 Mayor a 5'000,000.00 hasta 20'000,000.00

4 Mayor a 1,000,000.00 hasta 5'000,000.00

5

Hasta 1'000,000.00

Cajas de ahorro bancos comunales y cajas comunales

En: Resolución No. 038-2015 (La Junta Política y Regulación Monetaria y Financiera)

Articulo 2.- Las entidades de los segmentos 3. 4 y 5 definidas en el artículo anterior se

segmentarán adicionalmente de acuerdo al vínculo o con sus territorios. Se entenderá que las

entidades referidas tienen vínculo territorial cuando coloquen al menos el 50% de los recursos en

los territorios donde éstos fueron captados.

Para efectos de esta resolución se define como territorio, a una sola provincia para el segmento 3,

un solo cantón para el segmento 4 y una sola parroquia rural para segmento 5.

Articulo 3.- La ubicación de las entidades del sector financiero popular y solidario en los

segmentos a los que corresponda se actualizará a partir del 1 de mayo de cada año, de acuerdo al

valor de activos reportados al Organismo de Control en los estados financieros con corte al 31 de

diciembre del año ¡inmediato anterior.

Objetivos del negocio

Desarrollar actividad financiera y social, mediante la prestación de servicios de ahorro,

crédito contribuyendo al progreso sus familias y la comunidad en general.

Otorgar créditos mediante el uso de herramientas técnicas y un adecuado análisis que

conduzcan a una óptima colocación.

9

1.7. El problema de investigación

1.7.1. Planteamiento del problema

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi se dedica a prestar servicios financieros a sus

clientes y en la actualidad carece de un manual administrativo - financiero, lo que provoca

inconvenientes al no tener una política establecida acorde al sector en el que se desenvuelve que

permita evitar desvinculación en el flujo de las operaciones de la cooperativa.

Debido a que con el transcurso del tiempo la alta gerencia de la Cooperativa no ha expuesto en

crear un manual de gestión administrativo - financiero, a fin de integrar las áreas de su estructura

organizacional con la finalidad de optimizar los recursos financieros, tomando decisiones

adecuadas para facilitar la consecución de los objetivos.

Por lo que el manual de gestión administrativo - financiero le permitirá a la Cooperativa de Ahorro

y Crédito Kullki Wasi, contar con parámetros alineados lo cual ayudara a su desarrollo.

1.7.2. Formulación del problema

¿Constituye el diseño de un manual una alternativa exitosa para el mejoramiento de las actividades

que se ejecutan para la sustitución selectiva de pasos que se llevan a cabo en la Cooperativa de

Ahorro y Crédito Kullki Wasi en la provincia de Pichincha?

1.7.2.1. Sistematización

¿Cuáles son los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento financiero de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi?

¿De qué forma se implementara el manual, para garantizar el desarrollo de la Cooperativa

de Ahorro y Crédito Kullki Wasi?

¿La toma de decisiones que realiza la gerencia de la Cooperativa se basa en datos reales de

las operaciones?

10

1.7.3. Objetivos

1.7.3.1. Objetivo General

Elaborar un manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la

Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi Ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito.

1.7.3.2. Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de Ahorro

Y Crédito Kullki Wasi.

Investigar sobre la gestión empresarial para conocer cómo se gestionan los recursos,

procesos y resultados de sus actividades

Proponer un manual Administrativo - Financiero para el mejoramiento de las actividades

en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi para ser más competitiva en el

mercado.

1.8. Justificación del Estudio

El valor agregado de este proyecto dentro de la Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi se

orienta al desarrollo de un manual administrativo – financiero en el cual el propósito fundamental

es servir de soporte para el desarrollo de las acciones, el cual ayudara al ahorro de tiempo y

esfuerzo en la realización del trabajo, así como también coadyuvar a la correcta atención de las

labores asignadas al personal en condiciones oportunas y favorables para la misma, y de esta

manera hacer frente a la competencia, existente y potencial.

Lamentablemente las cooperativas de ahorro tienen un carácter poco formal dentro del sistema

financiero actual, sin embargo, su potencial de crecimiento se ha incrementado, es por esta razón

que en este proyecto se busca dar un aporte para que las cooperativas tomen un carácter un poco

más formal, lo cual se verá reflejado en un crecimiento de su participación de mercado debido al

crecimiento de sus ahorristas.

La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativo – financiero de la

Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi es una guía en el cual explica de manera detallada

los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades

11

encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como

para la directiva.

Son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo

relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura

organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

HIPÓTESIS GENERAL

¿Con la propuesta de elaboración de un manual Administrativo – Financiero para Cooperativa de

Ahorro y Crédito Kullki Wasi, mejorara empresarial de la Cooperativa?

12

CAPITULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. Manual

2.1.1. Definición

“El manual contiene información respecto de la s tareas que deben cumplir cada puesto de trabajo

y cada unidad administrativa. Facilitan por otro lado una mejor selección del personal para los

distintos cargos de la empresa”. (Ortiz, 2008, pág. 78).

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información

de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para

que desempeñe mejor sus tareas. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 244).

2.1.2. Importancia

“Ayudan a mantener actualizado al personal de forma constante contienen toda la información de la

empresa sobre las políticas, procedimientos, funciones, etc. Lo cual permite minimizar el riesgo

inherente que existe en todos los procesos que realizan de forma cotidiana”. (Ortiz, 2008, pág. 79)

2.1.3. Objetivos

Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) los objetivos de los manuales son:

Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.

Comprender lo que significa la información sistematizada para el quehacer cotidiano de

una organización.

Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a mejorar el

desempeño de una organización.

Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.

Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de procedimientos y de

gestión de la calidad.

Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales administrativos.

Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear valor en una organización.

13

2.1.4. Clasificación

Según Ortiz los manuales se clasifican de la siguiente manera:

Manual de organización

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la

integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos

organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto es el resultado de la creatividad y

visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. (Herrera, 2007).

Dentro del contenido se sugiere:

Historia y Descripción de la Empresa

Misión, visión y objetivos de la empresa.

Legislación o base legal.

Estructura de la organización (organigrama General).

Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general

(Organigrama por área).

Normas y políticas generales. (Herrera, 2007)

Manual de Puestos y Funciones

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están

divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses

similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de

autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de

dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura

organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con

otros puestos de trabajo. (Herrera, 2007).

14

Según (Herrera, 2007), la descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

Identificación del Puesto de Trabajo

Nombre

Área de desempeño

Codificación

Descripción Genérica (objetivo)

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel académico

Habilidades y destrezas

Conocimientos técnicos y/o específicos. (Herrera, 2007).

"Por lo tanto los manuales son guías básicas en donde se especifican cada una de las funciones

desempeñadas por los miembros de una organización. (Herrera, 2007).

Manual de Normas y Procedimientos

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando

la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la

auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. (Herrera, 2007)

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que

integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general

representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. (Herrera,

2007)

Según (Herrera, 2007), la descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

Identificación del procedimiento

Nombre

Área de desempeño

Codificación

Descripción Genérica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

15

Descripción de cada una de las actividades que lo integran. (Herrera, 2007)

2.1.5. Contenido de los manuales

Prólogo, introducción o ambos: El prólogo es la presentación que hace del manual alguna

autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico. La introducción es una

exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de

mantenerlo vigentes. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).

Índice: “Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento”.

(Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).

Contenido: Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un

manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual

específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa. En particular, cada

procedimiento debe contener la información siguiente:

Objetivo: Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubre el

procedimiento.

Responsables: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación

o ambas cosas del procedimiento.

Políticas o normas de operación: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita

para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que

participan en el procedimiento.

Procedimiento (descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y

secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se

anota el número de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la

descripción, explicar en qué consiste, cómo, dónde y con qué se llevan a cabo..

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe anotarse la

unidad administrativa. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).

2.2. Diagrama

2.2.1. Definición

Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de

todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades

administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. (Benjamín &

Fincowsky, 2009, pág. 183)

Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de

trabajo; aquellos, porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una

acción, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamiento que

16

fortalece su capacidad de decisión. Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus

operaciones mediante diagramas de flujo. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 183).

2.2.2. 2.2.2 Símbolos usados en los diagramas de flujo

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no accesible transmite un

mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende estudiar. De ahí la

necesidad de contar con símbolos que tengan un significado preciso, y de convenir reglas claras para

utilizarlos. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 300).

Tabla 2.1 Símbolos del diagrama de flujo

Símbolo Representa

Terminal. Indica el inicio o la terminación del flujo, puede ser acción o lugar,

además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o

proporciona información

Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, contenido el nombre de éste

o el nombre de la unidad administrativa donde se da inicio.

Operación. Representa la realización de una operación o actividad relativa a

un procedimiento

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles

varios caminos.

Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se

genere o salga del procedimiento.

Archivo. Representa un archivo común y corriente de oficina

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de

flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,

en la que continúa el diagrama de flujo

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden

en que se deben realizar las distintas operaciones.

En: Coop. Kullki Wasi

2.2.3. Ventajas que ofrece la técnica de diagramación

Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) las ventajas del diagrama de flujo son:

17

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.

Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar

correctamente sus actividades.

Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica de las

operaciones.

Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras organizaciones

Permite más acercamiento y mayor coordinación entre diferentes unidades, áreas u

organizaciones.

Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer

ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.

Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas ni plantillas o recursos

especiales de dibujo.

2.2.4. Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

En cuanto al dibujo

Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) las recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

son los siguientes datos

Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo.

Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

Las líneas de unión deben representarse mediante líneas rectas; en caso necesario se pueden utilizar

ángulos rectos.

Para efectos de presentación es recomendable que el tamaño de los símbolos sea uniforme, salvo en

caso de que se requiera hacer resaltar alguna situación especial. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág.

185)

En cuanto a su contenido, uso o ambos

Para facilitar su comprensión, el contenido del símbolo de operación debe redactarse mediante frases

breves y sencillas.

18

Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa debe incluir el nombre completo

de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su significado al pie de la hoja

del diagrama.

El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se trate.

Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra “o” y

las copias mediante los dígitos “1”, “2”, “3”, etc. Se recomienda hacer esta anotación en el

extremo inferior derecho del símbolo. (Benjamín & Fincowsky, 2009).

2.3. Gestión empresarial

2.3.1. Definición

La gestión empresarial conocida también como administración de empresas o ciencia

administrativa es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como

se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.

Según Bernal Torres y Sierra Arango (2013) es el proceso racional de planear, organizar, dirigir y

controlar las actividades de producción, mercadeo, finanzas, desarrollo potencial humano, etc. Que

realizan las organizaciones, de modo que se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con el

propósito de generar un mayor grado d competitividad. (pág. 44)

Según Pérez, la gestión empresarial es el cual mediante actividades de evaluación, control,

seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, además de

proporcionarlos la información que necesitan para tomar decisiones (mejor preventivas que

correctivas) y elaborar planes de mejora eficaces. (Pérez, 2010, pág. 109).

“Estos procesos funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y procesándolos para

convertirlos en información de valor para sus clientes internos; información comprensible, fiable,

precisa, oportuna, puntual y sobre todo, accesible y aplicable para toma de decisiones”. (Pérez,

2010, pág. 109)

2.4. Marco conceptual

Administración: “La administración es lo que hacen los gerentes, consiste en coordinar las

actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a

través de ellas.” (Robbins & Coulter, 2005, pág. 7).

Eficiencia: “Capacidad de obtener mayores resultados con la mínima inversión, ósea, como “hacer

bien las cosas””. (García, y otros, 2013)

19

Eficacia: “Capacidad de logar las metas de y en la organización, se define “hacer las cosas

correctas”, es decir, las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos”.

(García, y otros, 2013)

Procedimiento: “Los procedimientos son métodos que muestra de manera ordenada un conjunto

de pasos que interactúan en la realización de una determinada actividad y que se los realiza de

manera cotidiana sin ningún documento que establezca de manera definitiva su ejecución”.

(Hernández, Rodríguez, & Palafox, 2012, pág. 191)

Planeación: “Definen objetivos, establecen estrategias para lograrlos y desarrollan planes para

integrar y coordinar las actividades. Los gerentes también son responsables de acordar y estructurar

el trabajo para cumplir con las metas de la empresa”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 8)

Organización: “Puede ser entendida como la entidad creada intencionalmente para logro de los

objetivos institucionales, pero también como una función que hace arte del proceso administrativo

y se refiere al acto de organizar”. (Bernal, 2008, pág. 158)

Proceso: “Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad”. (Reyes, 2013).

Dirección: “Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver conflictos en los

grupos de trabajo, influyen en los individuos o equipos cuando trabajan, seleccionan el canal de

comunicación más efectivo o lidian de cualquier forma con asuntos relacionados con el

”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 8)

Control: Como un sistema de retroalimentación cuyo propósito es identificar oportunidades de

mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la optimización de sus

recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor

desempeño. (Bernal Torres & Sierra Arrango, 2013, pág. 327).

Gestión: “El conjunto de diligencias que se relazan para desarrollar un proceso para lograr un

producto terminado y otro que se asume como dirección, como conducción de actividades, a fin de

genera procesos de cambio”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 55).

Organigrama: “Los organigramas, son la representación gráfica de la estructura de una

organización. Se establece el orden jerárquico, así como los departamentos y correspondiente

responsables”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 214).

20

2.5. Normativa Legal

La Constitución de la República del Ecuador en su Art. 311, señala que el sector financiero popular

y solidario se compondrá de cooperativas de ahorro y crédito, entidades asociativas o solidarias,

cajas y bancos comunales, cajas de ahorro. Las iniciativas de servicios del sector financiero popular

y solidario y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas, recibirán un tratamiento

diferenciado y preferencial del Estado, en la medida en que impulsen el desarrollo de la economía

popular y solidaria. (Asamblea Nacional Constituyente, 2008).

La Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria en su Art. 1, define: Economía Popular y

Solidaria como “ la forma de organización económica, donde sus integrantes, individual o

colectivamente, organizan y desarrollan procesos de producción, intercambio, comercialización,

financiamiento y consumo de bienes y servicios, para satisfacer necesidades y generar ingresos,

basadas en relaciones de solidaridad, cooperación y reciprocidad, privilegiando al trabajo y al ser

humano como sujeto y fin de su actividad, orientada al buen vivir, en armonía con la naturaleza, por

sobre la apropiación, el lucro y la acumulación de capital. (Ministerio de Inclusión Económica y

Social, 2011).

Las formas de organización de la Economía Popular y Solidaria estipulada en el Art. 8, señala que

para efectos de la presente Ley, integran la Economía Popular y Solidaria las organizaciones

conformadas en los Sectores Comunitarios, Asociativos y Cooperativistas, así como también las

Unidades Económicas Populares”. (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).

En la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria desde Art. N°85 hasta el Art. N°97 se

encuentra estipulado los artículos referentes a las cooperativas de ahorro y crédito, aquí podemos

encontrar desde el concepto de cooperativa de ahorro y crédito, requisitos de constitución,

actividades financieras, inversiones, capitalización, entre otra actividades y funciones de las

cooperativas.

El Reglamento a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria en el Art. 1, señala que “el

presente reglamento general tiene por objeto establecer los procedimientos de aplicación de la Ley

Orgánica de la Economía Popular y Solidaría y del Sector Financiero Popular y Solidario”.

(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).

2.6. Metodología

2.6.1. Tipos de investigación

El tipo de investigación que va a regir en el trabajo es Descriptivo, mediante el cual se demostrara

la observación y descripción de las actividades, teniendo como objetivo desarrollar un Manual

Administrativo – Financiero para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi. Se ce considera

que la información obtenida con antelación, fue exploratoria ya que se realizó un diagnóstico de la

situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi.

Descriptivo: Mediante el cual se demostrara la observación y descripción de las actividades,

teniendo como objetivo desarrollar un Manual Administrativo – Financiero para la Cooperativa de

Ahorro y Crédito Kullki Wasi.

21

Exploratorio: Se considera que la información obtenida con antelación, fue exploratoria ya que se

realizó un diagnóstico de la situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de

Ahorro Y Crédito Kullki Wasi.

2.6.2. Método de Investigación

A continuación se destaca la metodología a utilizarse en el desarrollo de la presente elaboración de

un Manual Administrativo – Financiero para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi.

Método Inductivo.- El cual permitió un estudio y análisis de la Cooperativa a través del diálogo

directo, dirigida a sus diferentes departamentos, para la elaboración del manual y de esta forma

realizar cada parte de las actividades sobre las funciones y procedimientos que desarrolla cada

departamento.

Método Deductivo.- En el desarrollo de la investigación se utilizó este método; para la

fundamentación teórica, analizando y sintetizando la información para adaptar al tema objeto de

estudio con el fin de presentar una alternativa favorable.

2.6.3. Técnicas y procedimientos para la investigación

Las técnicas empleadas en el desarrollo de las hipótesis planteadas son las siguientes:

La encuesta

Constituyo en la aplicación de cuestionario diseñado para la recopilación de información, el cual

estará compuesto por días diez preguntas las cuales tendrán preguntas cerradas y la misma será

aplicada al personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, ya que esta información

puede servir para corregir los procesos internos, mal empleadas en la cooperativa.

La observación

Esta técnica nos sirve para observar atenta y directamente para determinar los puntos débiles en el

área Administrativa Financiera, para lo cual se revisó los procesos que están manejando la

Cooperativa para tomar información y registrarla para su posterior análisis

22

La observación de la cooperativa nos permitirá recolectar datos primarios que ayuden a identificar

las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se presentan en la realidad actual de la

cooperativa y corregirlas para el futuro.

2.6.4. Población y muestra

Para la presente investigación no se aplicó la formula respectiva por que el universo está

compuesto por 16 personas, las cuales laboran en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

correspondiente a la sucursal de Guamani, por lo tanto el universo se consideró como muestra para

la respectiva investigación.

Tabla 2.2 Muestra de la investigación

CARGO N.-

Jefe de Gerencia 1

Asesores de crédito 3

Cajera 4

Contadora 1

Inspección de crédito 3

Secretaria 3

Guardia 1

TOTAL 16


23

2.7. Proceso de recolección de información

1. ¿Conoce Usted que es un Manual Administrativo Financiero?

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%

NO 16 100%

TOTAL 16 100%

Figura 2.1 Manual Administrativo Financiero En: Coop. Kullki Wasi

Análisis

De una muestra de 16 empleados, de los cuales ninguno de los empleados encuestados

respondieron que sí, es decir que ninguno tiene conocimiento de lo es manual Administrativo

Financiero, mientras que los 16 empleados que representan el 100% de los encuestados

respondieron que no, es decir que no tienen conocimiento de lo que es un manual Administrativo

Financiero.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que el personal que labora en la Cooperativa no

tiene conocimiento sobre que es un Manual Administrativo Financiero

0%

100%

PREGUNTA 1

SI

NO

24

2. ¿La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero?


SI 0 0%

NO 16 100%

TOTAL 16 100%

Figura 2.2 La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


respondieron que sí, mientras que los 16 empleados que representan el 100% de los encuestados

respondieron que no, es decir que la Cooperativa no posee un manual Administrativo-Financiero.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mencionan que la Cooperativa no tiene un

Manual Administrativo Financiero que provea tanto a los empleados o socios información que

permita conocer mejor a la institución.

0%

100%

PREGUNTA 2

SI

NO

25

3. ¿Usted considera que las funciones del personal están establecidas?


SI 15 94%

NO 1 6%

TOTAL 16 100%

Figura 2.3 Funciones del personal están establecidas En: Coop. Kullki Wasi

Análisis

De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 5 empleados que representan el 31% de los

encuestados respondieron que sí , es decir que las funciones del personal están establecidas, los 11

empleados que representan el 69% de los encuestados respondieron que no, es decir que las

funciones del personal no están establecidas en la Cooperativa

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría de personas que laboran en la

Cooperativa considera que las funciones del personal no están establecidas, mientras una minoría

establece que las funciones si están establecidas.

31%

69%

PREGUNTA 3

SI

NO

26

4. ¿Considera Usted que es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto a la

supervisión de sus funciones?


SI 13 61%

NO 3 19%

TOTAL 16 100%

Figura 2.4 Control por parte del jefe del personal En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que es necesario un control por parte del jefe del

personal, en cuanto a la supervisión de sus funciones, los 13 empleados que representan el 81%

responden que no, es decir que no es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto

a la supervisión de sus funciones.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría del personal que laboran en la

Cooperativa considera que es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto a la

supervisión de sus funciones, mientras que una minoría establece que no es necesario un control en

cuanto a la supervisión de sus funciones.

81%

19%

PREGUNTA 4

SI

NO

27

5. ¿Usted piensa que la empresa cuenta con Financiamiento propio o ajeno para afrontar

cualquier imprevisto?


SI 0 0%

NO 16 100%

TOTAL 16 100%

Figura 2.5 Cuenta con Financiamiento propio o ajeno En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


respondieron que sí, mientras que los de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de

los encuestados respondieron que no, es decir que la Cooperativa no cuenta con Financiamiento

propio o ajeno para afrontar cualquier imprevisto.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la Cooperativa no cuenta con Financiamiento

propio o ajeno para afrontar cualquier imprevisto que suceda en el ámbito laboral.

0%

100%

PREGUNTA 5

SI

NO

28

6. ¿Cree usted que la optimización de recursos es indispensable para que la Cooperativa

obtenga eficiencia en su Gestión?


SI 16 100%

NO 0 0%

TOTAL 16 100%

Figura 2.6 Optimización de recursos En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que la optimización de recursos es indispensable para que

la Cooperativa obtenga eficiencia en su Gestión, mientras que ninguno de los empleados

encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la optimización de recursos para la

misma.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora está de acuerdo

que la optimización de recursos es indispensable para que la Cooperativa obtenga eficiencia en su

Gestión.

100%

0%

PREGUNTA 6

SI

NO

29

7. ¿Considera usted que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia?


SI 5 31%

NO 11 69%

TOTAL 16 100%

Figura 2.7 Alcanza sus objetivos con eficacia En: Coop. Kullki

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia, el

un empleado que representan el 6% responden que no, es decir que la Cooperativa no alcanza sus

objetivos con eficacia.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría del personal que laboran en la

Cooperativa considera que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia, mientras que una

minoría establece que no alcanza sus objetivos con eficacia.

94%

6%

PREGUNTA 7

SI

NO

30

8. ¿Considera usted que la formulación de estrategias dentro de la Cooperativa es

indispensable para su adecuado desenvolvimiento?


SI 16 100%

NO 0 0%

TOTAL 16 100%

Figura 2.8 Formulación de estrategias En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que la formulación de estrategias dentro de la

Cooperativa es indispensable para su adecuado desenvolvimiento, mientras que ninguno de los

empleados encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la formulación de

estrategias dentro de la Cooperativa.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora considera que la

formulación de estrategias dentro de la Cooperativa es indispensable para su adecuado

desenvolvimiento para beneficio de todos quienes la integran.

100%

0%

PREGUNTA 8

SI

NO

31

9. ¿Considera Usted que el personal se encuentra capacitado para desarrollar sus diferentes

funciones?


SI 16 100%

NO 0 0%

TOTAL 16 100%

Figura 2.9 Personal se encuentra capacitado En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que el personal se encuentra capacitado para desarrollar

sus diferentes funciones, mientras que ninguno de los empleados encuestados respondieron que no,

es decir que el personal no se encuentra capacitado.

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora se encuentra

capacitado para desarrollar sus diferentes funciones lo cual ayuda a realizar las tareas

encomendadas de la una manera correcta.

100%

0%

PREGUNTA 9

SI

NO

32

100%

0%

PREGUNTA 10

SI

NO

10. ¿Considera Usted que con la elaboración de un Manual Administrativo-Financiero

mejorara la gestión empresarial en la Cooperativa?

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 16 100%

NO 0 0%

TOTAL 16 100%

Figura 2.10 Elaboración de un Manual Administrativo-Financiero En: Coop. Kullki Wasi

Análisis


encuestados respondieron que sí, es decir que es necesario la elaboración de un Manual

Administrativo-Financiero mejorara la gestión empresarial en la Cooperativa, mientras que

ninguno de los empleados encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la

elaboración de un Manual

Interpretación

De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora considera que es

necesario la elaboración de un Manual Administrativo-Financiero mejorara la gestión empresarial

en la Cooperativa.

33

2.8. Verificación de la Hipótesis

1.-Planteamiento de la hipótesis

Modelo lógico

Ho: La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero no influye significativamente en la

Gestión Empresarial de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi de Distrito Metropolitano

de Quito en el año 2016

H1: La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero influye significativamente en la


de Quito en el año 2016

b. Modelo Matemático

Ho: O = E

H1: O ≠ E

c. Modelo Estadístico

𝑋𝑐2 = ∑ [

(𝑂−𝐸)2

𝐸]

2.- Nivel de significación

α= 0.05 Error de admisión 95% de confiabilidad

3.- Zona de Rechazo del Ho

gl = ( c – 1 ) (f – 1 ) gl = (2 – 1 ) (2 – 1 ) gl = 1

𝑥2 = 3.841 Valor tabla

34

Figura 2.11 Chi cuadrado

4. Regla de decisión

Se rechaza la Hipótesis Nula Ho si Xc2

> 3,841

5. Calculo de X2

Frecuencias observadas de las variables

Tabla 2.3 Frecuencias observadas

VARIABLES OPCIONES

SI NO TOTAL

Manual

Administrativo y

Financiero

18

62

80

Gestión Empresarial

79

1

80

Total 97 63 160

35

Frecuencias esperadas de las variables

Tabla 2.4 Frecuencias esperadas

VARIABLES OPCIONES

SI NO TOTAL

Diseño de

Procedimientos

Administrativos y

Financieros

Optimización de los

Recursos Económicos

48,5

48,5

31,5

31,5

80

80

Total 97 63 160

Tabla 2.5 Cálculo Chi Cuadrado O E (O – E)

2 / E

18 48,5 19,18

79 48,5 19,18

62 31,5 29,53

1 31,5 29,53

Xc2 = 97,42

6. Decisión Estadística:

De acuerdo a los resultados obtenidos el valor de X2

calculada es de 97,42, valor que se encuentra

en la zona de rechazo de la hipótesis nula, aceptándose la hipótesis alterna que dice:

“La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero influye significativamente en la


de Quito en el año 2016”. Comprobándose la hipótesis planteada en la investigación.

36

CAPITULO III

3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

3.1. Reseña Histórica

Es una entidad financiera Indígena y privada que impulsa el desarrollo socio económico de la

población rural y urbana marginal, especializada en micro finanzas.

El camino empezó a sembrarse hace más de una década, en el 2002 cuando se reúnen en Ambato

varios dirigentes de Chibuleo, Salasaca y Pilahuin, con la finalidad de conformar una cooperativa

de ahorro y crédito. Esta reunión estuvo compuesta por doce personas y liderada por Lic. Juan

Andagana en calidad de Gerente (Lic. en Comunicación) y Presidente de Consejo de

Administración el Dr. Manuel Caizabanda de especialidad médico.

Los miembros decidieron bautizar su cooperativa con el nombre de Kullki Wasi, que en kichwa

significa la Casa de dinero. Para financiarse los 12 socios toman la decisión de aportar $ 40,00

dólares cada uno para certificado de aportación, posteriormente se toma la resolución de contribuir

a mil dólares cada socio fundador para poder capitalizar a la cooperativa y servir a los socios

ahorristas y fundadores, a través de otorgamiento de créditos y mejorar la calidad de vida de los

asociados y la comunidad.

El día 13 de enero del 2003 se aprobó los estatutos y posteriormente se nombra a Gerente de la

cooperativa al señor Lic. Juan Andagana. Creada mediante acuerdo ministerial número N° 6582 de

Enero 23 del 2003 en la Provincia de Tungurahua y hoy cuenta con más de 60.000 socios.

El Lic. Andagana, preocupado de no contar con ningún recurso económico, ni mobiliario, realiza

una gestión en una ONG solicitando escritorios usados y también los socios fundadores donaron

con hojas de papel boom, sillas, almuerzos a los colaboradores. Otra medida que se tomo fue que

los cuatro colaboradores ingresaron sin sueldo por el lapso de un año, en calidad de trabajador sin

bonificación, ni sueldo, ni alimentación.

Durante los primeros años, la entidad otorgó indistintamente créditos individuales de montos

pequeños y sobre saldo de $50 hasta $1.000 dólares, plazo máximo de 12 meses y un garante, la

misma que se entregaba con un ahorro o encaje de 5X1 después de 30 días, el desembolso realizaba

en efectivo.

37

En el año 2007 la cooperativa fue creciendo, los socios en cartera de crédito para este año sumaban

más de $ 4.000.000 dólares, sin embargo empezaron a incrementar más cooperativas de ahorro y

créditos en especial del sector indígena en la ciudad de Ambato, por lo que el sobreendeudamiento

fue muy visto en los socios con crédito. Para este año la COAC. Tenía 7 agencias en Salcedo,

Latacunga, Pillaro, Riobamba, Pelileo, Quito y Machachi.

Estas oficinas cada una tenía sus respectivos maquinas llamadas servidores en donde el jefe de

agencia realizaba inicio del día y fin del día, en cuanto a la seguridad de la información; se

ejecutaba un respaldo cada hora diariamente ya que administraba su propia base de datos y al fin de

mes podían consolidar el balance. La comunicación para depósitos y retiros con las agencias se

realizaba con llamadas telefónicas y se registraba en Excel para que fin de mes las encargadas de

bóveda pueda transferir. Posteriormente la comunicación se realizaba vía modem para envió de

información diariamente.

La herramienta gerencial muy básica era desarrollada en Excel para la toma de decisiones.

A comienzos del año 2011, siguiendo el plan estratégico y en cumplimiento de la misma se inició un

plan de adecuación de plataforma tecnológica y desarrollo de algunos productos financieros y no

financieros. Los planes de cambio de sistema de información fue prioritario por lo que empezaron a

buscar proveedores, en donde hubo varias ofertas pero la oferta ganadora fue Sistema Financial II, la

misma que brinda seguridad, información en tiempo real, se puede desarrollar varios reportes, y lo

más importante la contabilidad al día. Este plan de mejora ha permitido ofrecer cajeros automáticos

en todas las oficinas como servicio a la comunidad. (Diario La Hora Nacional, 2013).

3.2. Tipo de empresa

La Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi realiza intermediación financiera, es decir; captar

ahorros a la vista, depósitos a plazo fijo, otorgar Créditos y atendemos con servicios no financieros,

para el desarrollo socioeconómico de la población.

A personas de menores ingresos económicos para que puedan mejorar su calidad de vida, actuando

en calidad de intermediación financiera regulada por la superintendencia de la Economía Popular y

Solidario.

38

3.3. Giro y objeto del negocio

Giro y objeto del negocio

Tabla 3.1 Giro y objeto del negocio

Razón o Denominación Social Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA

LTDA.

Giro y Objeto del Negocio Institución Financiera - Especialidad Microcrédito

Tipo de Sociedad Institución Privada Financiera

Monto de Activos al 31/12/15 US$ 54,526.399

3.4. Segmentación de la Entidad Financiera

De acuerdo a lo antes mencionado se aprecia que la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki

Wasi" CIA LTDA., se encuentra situada en el segmento 2 debido a que el valor e sus activos es de

US$ 54,526.399 ubicándose en el rango de Mayor a 20'000.000,00 hasta 80'000.000,00.

La Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA LTDA., tiene su domicilio principal la

cual está ubicada Juan b. Vela y Martínez s/n Montalvo, Cantón Quito, Provincia Pichincha y las

agencias están ubicadas en las demás cantones de la provincia.

3.5 Zona de Intervención

La zona de intervención de la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA LTDA. es a

nivel nacional, a través de las siguientes agencias:

Agencias:

Zona de Cobertura

39

Tabla 3.2 Zona de Cobertura

Zona de Cobertura

N.- de Oficinas/ Agencias 8

Contexto de intervención Rural / Urbano

Descripción del Grupo Meta Sector social

Matriz Ambato

Pichincha

Agencias

Salcedo

Latacunga

Pillaro

Pelileo

Riobamba

Quito

Machachi

Izamba

3.5. Filosofía institucional

3.5.1. Misión

3.5.2. Visión

MISIÓN

Contribuir al desarrollo socioeconómico de la población rural y urbano

marginal de la sierra centro del Ecuador, mediante la prestación de

servicios financieros, conservando nuestra identidad cultural.

VISIÓN

En el año 2017 ser una institución de micro finanzas, competitiva,

reconocida y referente en atención a los sectores rurales y urbano

marginales de la sierra centro del Ecuador.

40

3.5.3. Objetivos Actuales

Los objetivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito son los siguientes:

Calidad de cartera.- Alcanzar una cartera en riesgo menor al 3%.

Captaciones.- Lograr una participación mayor al 2.4% del mercado financiero de

captaciones.

Solvencia.- Alcanzar un nivel de Patrimonio con relación a los Activos Totales

mayor al 15%.

Eficiencia.- Alcanzar una relación de Gastos de Transformación frente a Activos

Totales Promedio menor al 8%.

Satisfacción del cliente externo.- Lograr un nivel de satisfacción del cliente

externo no menor al 90% y un nivel de fidelidad de clientes de crédito con no más

de un 15% de clientes compartidos.

Cobertura.- Crear nuevas oficinas sostenibles.

Satisfacción del cliente interno.- Lograr un nivel de Satisfacción del Cliente

Interno no menor al 90%. (Diario La Hora Nacional, 2013).

3.5.4. Valores.

Los valores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito son los siguientes:

Liderazgo

Humildad

Creatividad

Honestidad

Disciplina

Tenacidad

Perseverancia

41

3.6. Estructura Organizacional

Cooperativa Ahorro y Crédito Kullki Wasi

Figura 3.1 Organigrama Estructural En: Coop. Kullki Wasi

42

3.7. Servicios que ofrece la Cooperativa

Tabla 3.3 Servicios que ofrece la Cooperativa

Tipos de servicio Descripción Publicidad

SERVICIOS FINANCIEROS

Ahorros a la Vista

Son los depósitos a la vista que efectúan

los socios de la Cooperativa KULLKI

WASI Ltda., a los cuales se les paga una

tasa de interés de acuerdo al saldo de 4%

y que les permite disponer de recursos o

efectivo para solventar las necesidades

básicas.

Ahorro a Domicilio

Son los depósitos a la vista que efectúan

los socios de la Cooperativa KULLKI

WASI Ltda., en especial aquellos socios

que no pueden salir de su negocio o

trabajo, es decir; el asesor de captación

lo visita en su negocio o trabajo para su

depósito con 100% de garantía, a los

cuales se les paga una tasa de interés de

acuerdo al saldo de 3%, y que les permite

disponer de recursos o efectivo para

solventar las necesidades básicas.

Cuenta Amigo "La

Hormiguita"

Apertura tu cuenta infantil con un valor

de 3.00 USD Americanos. De tu depósito

inicial 1.00 USD será para gastos

administrativos y los 2.00 restantes es

para tu ahorro en tu cuenta la hormiguita.

Plan Ahorro Plus

Programa tus ahorros pensando en las

necesidades del mañana. Este es un plan

de ahorros que la cooperativa Kullki

Wasi te pone para ti y para los tuyos

Inversión Plazo Fijo

Son los depósitos a corto, mediano y

largo plazo que realizan asociados o no

asociados a la Cooperativa y a los cuales

se les pagara un interés superior a la tasa

pasiva. El tiempo de inversión puede ser

de uno, tres, seis meses y mayores a un

año. Los intereses pueden cobrarse

mensualmente o al final de la inversión.

43

Créditos

La Cooperativa de Ahorro y Crédito

KULLKI WASI Ltda., ofrece una

variedad de créditos a sus asociados, el

crédito es una operación financiera en la

que se pone a nuestra disposición una

cantidad de dinero hasta un límite

especificado y durante su período de

tiempo determinado.

Seguro de

Desgravamen con

EQUIVIDA

Es un seguro que paga el valor de la

deuda pendiente a la fecha de

fallecimiento del deudor principal o

cuando queda invalido de por vida. La

aseguradora paga el préstamo a la

cooperativa acreedor, de manera que éste

no sufre una pérdida, es decir la deuda no

queda con los familiares.

Seguro Exequial

Este es un seguro para todos los socios

con tan solo un aporte de $5.00 dólares

para un año, el seguro paga $1200.00

dólares al instante cuando el socio fallece

por cualquier causa

Cajeros Automáticos El servicio brindado son las 24 horas

SERVICIOS COOPERATIVOS

Bono de

desarrollo

humano

Formando parte del desarrollo de nuestro país,

en la Cooperativa KULLKI WASI Ltda. se paga

el bono de desarrollo humano en todas nuestras

oficinas de 8:00 am a 6:00 pm de domingo a

domingo, apoyando a la gente pobre.

SOAT

Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito

RISE

El RISE (siglas de Régimen Impositivo

Simplificado Ecuatoriano), es un sistema

impositivo cuyo objetivo es facilitar y

simplificar el pago de impuestos de un

determinado sector de contribuyentes

44

Matriculación

Vehicular

Realiza el pago de la matriculación de tu

Vehículo en todas las agencias de la Cooperativa

de Ahorro y Crédito KULLKI WASI Ltda.

Western Unión

Realiza Giros Nacionales e Internacionales

a través de Western Unión, el esfuerzo de tus

familiares en el extranjero también es apoyado

en la Cooperativa KULLKI WASI Ltda.,

alianzas estratégicas con varias instituciones

financieras del mundo nos permiten ofrecerte un

giro nacional e internacional desde cualquier

parte del mundo, recibe tu dinero en cualquiera

de nuestras oficinas

Recaudación Pague sus planillas de:

Servicios Básicos

TV Pagada

Ventas por catalogo

Planes Celular y Recargar


3.8. Factor Interno

3.8.1. Análisis Interno

Son los factores más cercanos a la institución como son:

Clientes

Proveedores

Competencia

Clientes

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, en el tiempo que viene prestando sus servicios

tiene como principales clientes a personas de bajos recursos.

45

Proveedores.

A continuación se indican a los proveedores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi:

Tabla 3.4 Proveedores de la Cooperativa

Proveedores Descripción

Imprenta Esport Documentos que utiliza la cooperativa, como los formularios de

comprobantes de ingreso y egreso, facturas, papeletas de retiro y

ahorro

Computron

Suministro de computación y hardware

Súper Paco

Suministros de Oficina


Competencia

En nuestro país existe una amplia gama de empresas que se dedican a brindar los mismos servicios

de la cooperativa como lo son:

Bancos

Cooperativas de Ahorro y Crédito

Mutualistas

Cajas de Ahorro y Crédito

La competencia es una gran amenaza debido a que los clientes tienen una amplia gama de donde

pueden elegir, pero la competencia directa lo constituyen empresas que se encuentran cerca de la

institución.

46

Tabla 3.5 Competencia de la Cooperativa

Cooperativa

de Ahorro y

Crédito

Servicios

Publicidad

Andalucía Andalucía Dorada.

Cuenta Ahorro Socio.

Cuenta Infantil.

Ahorro Programado.

Depósito a Plazo Fijo.

Crédito de Consumo.

Microcréditos.

Crédito Inmobiliario.

Otros Servicio

14 de Marzo Cuenta de Ahorros

Depósitos a Plazo Fijo

Créditos

Tarjeta de Débito

Seguro de Desgravamen

Servicios Adicionales

Alianza del

Valle Ltda.

Cooperativa en línea /

transferencias

Apertura de cuentas en línea

Pagos en Línea

Cuentas de ahorro

Créditos

Inversiones

Mushuc Runa Ahorro a la vista

Depósitos a Plazo Fijo

Certificados de Aportación

Ahorro Encaje

Ahorro Estudiantil

Mushuc Tarjeta

Capacitación a los Socios

Créditos para toda Necesidad

Remesas Internacionales

Ambato Ltda. Ahorro a la vista

Ahorro alcancía

Ahorro gana más

Depósito a plazo fijo

Simulador de plazo fijo

Microcrédito

Consumo

Comercial

Simulador de crédito

En: Coop. Andalucía Ltda., Textil 14 de Marzo, Alianza del Valle, Mushuc Runa. Ambato Ltda.

47

3.9. Factor Externo

3.9.1. Análisis Externo

Este análisis se lo realiza a los factores que afectan al entorno de la cooperativa que de una u otra

forma puede afectar o beneficiar el desarrollo de la misma.

Al considerar el entorno es importante analizarlas siguientes variables:

Factor Económico

Factor Político

Factor Legal

Factor Tecnológico

El análisis externo identifica las oportunidades y las amenazas que existen en otras instituciones, en

este caso se trata de entender el ambiente presente y proyectar un futuro, recopilando información

de la competencia, de clientes y otros.

Factor económico

El análisis de las variables económicas es importante ya que nos ayuda a determinar la interacción

de las empresas con la economía, así el producto interno bruto, la tasa de interés o la inflación

pueden representar una amenaza o una oportunidad en las empresas financieras.

Tasa de interés

La tasa de interés es el precio que pagan las personas que obtienen un crédito a quienes les

otorgaron por el uso de esos fondos.

48

Figura 3.2 Tasa de interés referencial para las cooperativas

Factor político

Correa ha adoptado algunas medidas sociales, ha ejercido el poder de manera autoritaria, desestimó

las instituciones democráticas, diseñó una Constitución a medida y desaprovechó el período de

bonanza propiciado por los altos precios del petróleo. También se crea el Plan Nacional de

Desarrollo el cual presenta 12 objetivos de desarrollo humano, con algunas políticas, estrategias y

metas gubernamentales, este documento busca fortalecer la estructura productiva, la

competitividad, justicia y equidad social, y la participación ciudadana.

Factor legal

El Factor Legal está constituido por todas las normas y reglamentos que regulan directamente las

actividades que realiza la Cooperativa como:

Constitución de la República del Ecuador, artículos 308 al 312.

Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, desde el Art. N°81 hasta el Art. N°101.

Reglamento a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria

Estatuto General de la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi

Reglamentos Internos

Demás leyes que le fueren aplicables

Este factor determina el rumbo de las empresas, es decir señala los lineamientos mediante los

cuales las entidades deben promover sus operaciones, cumpliendo con los requerimientos

necesarios para desempeñar el correcto desarrollo dentro y fuera de la misma.

49

Factor tecnológico

La tecnología es un factor sumamente importante para el proceso de servicio al cliente, hay que

tomar en cuenta que las Cooperativas pretenden hasta el momento ofrecer un servicio eficiente y

para esto es necesario que opte por la utilización de tecnología que se adapte a las necesidades. Los

costos para la adquisición de tecnologías nuevas son muy altos, pero representan en muchos casos

una inversión bien justificada siempre y cuando se le dé la utilidad necesaria y aporte de manera

positiva al desarrollo de la empresa.

3.10. Análisis FODA

Tabla 3.6 Análisis FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

Poseen una ubicación estratégica en el sector. Los servicios que prestan las otras instituciones

son más rápidos.

Tienen suficientes recursos económicos para

atender los diferentes requerimientos de los

socios.

Poca planificación en sus actividades diarias.

Crecimiento institucional dentro del ámbito

financiero.

Personal insuficiente para cubrir con las

necesidades de los socios.

Apoyo de la gerencia Baja supervisión de actividades

Aplicación de políticas y valores Inexistencia de una gestión de procesos

administrativos financieros

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Apertura de nuevos servicios. Alta competencia dentro del ámbito financiero.

Captación de nuevos socios en la provincia. Falta de credibilidad de otras instituciones

financieras.

Engrandecimiento institucional a través de

nuevas agencias.

Sobreendeudamiento de la sociedad.

Las personas buscan una entidad financiera

confiable que satisfaga sus necesidades

No todas las sucursales se encuentran en una

excelente posición geográfica

La tecnología es útil y confiable para las

actividades a realizarse.

Presencia de nueva competencia dentro del

mercado laboral

En: Coop. Andalucía Ltda.

50

CAPITULO IV

4. PROPUESTA

4.1. PROPUESTA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

Figura 4.1 Logo de la Cooperativa Kullki Wasi

Título:

Elaboración de un Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ubicada en el distrito metropolitano de Quito.

DATOS INFORMATIVOS

Institución ejecutora: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

Beneficiarios: Socios, Directivos y Empleados

Ubicación: Provincia de Pichincha

Dirección: Av. Pedro Vicente Maldonado y Leónidas Dublés "Guamaní" entrada a Caupicho

Figura 4.2 Dirección

51

4.2. Justificación

El Manual Administrativo - Financiero se realizara en beneficio de la institución será de gran

ayuda, ya que contiene la descripción de actividades que deben sugerirse en la realización de los

funciones cada trabajador de la institución, que se consideran necesarios para la ejecución del

trabajo.

El Manual Administrativo - Financiero propuesto tiene en su diseño, elementos que servirán para

que la institución pueda crecer y mantener una gestión empresarial que le permita ampliar su

horizonte con el servicio que presta. La propuesta factible en su elaboración por el apoyo de los

directivos de la institución para mejorar la gestión empresarial y logar un crecimiento sustentable.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando sus

responsabilidades y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,

autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Los manuales Administrativos - Financieros tienen una gran importancia, porque son instrumentos

útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y

por lo tanto evitan conflictos entre diversos puestos que existe en la Cooperativa, ya que todas las

responsabilidades se encuentran determinados por escrito haciendo más eficiente al personal dentro

de la Cooperativa.

Los manuales Administrativos - Financieros forman parte de las estrategias seguidas, por el

necesario uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitan definir con claridad el

desarrollo de cada actividad dentro de la Cooperativa.

4.3. Objetivos

4.3.1. Objetivo General

Implementar un Manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi.

52

4.3.2. Objetivos específicos

Detallar los procesos Administrativos - Financieros que se realizan en cada departamento.

Contribuir a que los trabajadores tengan visión integradora de las actividades que realizan,

favoreciendo el trabajo en equipo.

Instruir al personal, acerca de aspectos como: funciones, políticas, procedimientos, etc.

Evitar improvisaciones en el trabajo y así lograr efectividad en las actividades que se

desarrollan.

4.4. Estructura del manual administrativo financiero de la Cooperativa

Los roles y responsabilidades referentes a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi se

asignara a la Asamblea General de Representantes, Gerente General, Jefe de Contabilidad y demás

empleados de la Cooperativa que se gestionen con la parte Administrativa - Financiera

4.5. Roles y responsabilidades

4.5.1. Estructura de responsabilidades

4.5.1.1. Estructura Estratégica

Compuesta por la Asamblea General de Representantes que es el máximo órgano de gobierno de la

cooperativa la misma que está integrada por todos los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

Kullki Wassi.

4.5.1.2. Estructura Táctica

Compuesta por el Consejo de Administración que es el órgano de dirección y fijación de políticas

de la cooperativa, además se encuentran dentro de este nivel el Gerente de la cooperativa quien es

el representante legal de la cooperativa y su administrador responsable de la Cooperativa de Ahorro

y Crédito Kullki Wassi.

4.5.1.3. Estructura Operativa

Compuesta por la Recursos Humanos, Tesorería, Asesoría Legal, Contador General entre otros.

53

Quienes tienen como función asesorar al gerente acerca de los diferentes aspectos legales y

contables que conciernen a la cooperativa.

4.5.2. Roles y responsabilidades

4.5.2.1. Por responsable

Roles y responsabilidades de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi

RESPONSABLES

ROLES

RESPONSABILIDADES

ASAMBLEA

GENERAL

DE

REPRESENTANTES

Supervisión

Supervisión de políticas, procesos y procedimientos.

Asegurar la existencia de los recursos necesarios para su

correcta aplicación.

Aprobación

Aprobar y reformar el estatuto, reglamento interno y el de

elecciones

Aprobar o rechazar los estados financieros e informes de los

consejos de gerencia

Conocer el plan estratégico, el plan operativo anual y su

presupuesto, presentados por el consejo de administración

Aprobar el reglamento que regule gastos del presidente y

directivos

54

RESPONSABLES

ROLES

RESPONSABILIDADES

GERENTE

GENERAL

Supervisión

Supervisar el cumplimiento oportuno, adecuado y

correcto de los registros contables, sobre los eventos

económicos financieros que realice la cooperativa.

Informar continuamente sobre estado tributario de la

compañía y su evolución en el tiempo.

Proponer al Consejo de Administración las políticas,

reglamentos y procedimientos necesarios para la

Cooperativa.

Ejecución

Presentar para aprobación del Consejo de

Administración el plan estratégico, el plan operativo

y el presupuesto anual.

Responder por la parte administrativa, operativa y

financiera e informar mensualmente al Consejo de

Administración.

Presidir el comité de crédito de la cooperativa y

nombrar a sus delegados.

Contratar, remover y sancionar de acuerdo a las

políticas que fije el Consejo de Administración a los

empleados de la cooperativa.

RESPONSABLES

ROLES

RESPONSABILIDADES

CONTABILIDAD

Ejecución

Realizar los registros contables de las operaciones

diarias.

Preparar los balances establecidos por la ley.

Conocer actualizaciones en cuanto a leyes y

disposiciones tributarias

Revisa y aprueba en forma mensual las

conciliaciones bancarias y anexos.

Revisar las solicitudes de pago, los documentos

anexos, previo a la emisión de cheques, así como las

firmas de las personas autorizadas.

55

RESPONSABLES

ROLES

RESPONSABILIDADES

RECURSOS

HUMANOS

Ejecución

Controlar y coordinar el cumplimiento del

reglamento interno de trabajo.

Reclutar personal para procedimientos de selección.

Hacer entrevistas preliminares en procedimientos de

selección.

Ejecutar mediación en casos de conflictos laborales.

Ejecutar estudios de clima laboral, semestral o anual.

Planificar, desarrollar y ejecutar las evaluaciones de

desempeño del personal.

Ejecutar estudios, desarrollo y mantenimiento de

Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

Brindar el apoyo y retroalimentación necesaria a

todas aéreas de trabajo.

RESPONSABLES

ROLES

RESPONSABILIDADES

TESORERÍA

Ejecución

Emisión de cheques tomando en consideración la

realización de retenciones a las que la Cooperativa

está sujeta.

Entregar el movimiento diario de cajas a

Contabilidad.

Realiza los pagos a proveedores una vez receptada la

orden de pago de Gerencia

La documentación pertinente de los trámites se envía

a Contabilidad, para su revisión.

Recibir el listado de préstamos cancelados por parte

del Jefe de Crédito, para la depuración del archivo.

Verificar en forma diaria el listado proporcionado por

el Departamento de Crédito donde constan los

créditos desembolsados en el día.

En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi

56

4.5.2.2. Por Actividad

Roles y responsabilidades de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi por actividad

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Conocimiento del negocio

Gerente General

Consejo de Administración

Área Contable

Demás aéreas de apoyo

Estudio de la situación impositiva de la empresa

Gerente General

Área Contable

Desarrollo de la planeación

Gerente General

Área Contable


4.6. Gestión por procesos y estructura organizacional

4.6.1. Gestión por procesos

Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi

Nec

esi

dad

es y

exp

ecta

tiva

s d

el c

lien

te

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Sati

sfac

ció

n d

e n

eces

idad

es y

exp

ecta

tiva

s d

el c

lien

te

Asamblea General de representantes

PROCESOS AGREGADO DE VALOR

Colocación Capitación

PROCESOS DE APOYO

Financiero

Administrativa

Figura 4.3 Proceso administrativo En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi

57

4.6.2. Inventario de Procesos

Actualmente la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi cuenta con 25 procesos,

distribuidos en el siguiente macro procesos:

MACRO PROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

PROCESOS

ESTRATÉGICO

ASAMBLEA

GENERAL DE

REPRESENTANTES

PROCESOS

OPERATIVOS

COLOCACIÓN DE

RECURSOS

Receptar y validar

requisitos

Solicitar crédito

Analizar crédito

Liquidar crédito

CAPTACIÓN DE

RECURSOS

Cuenta de Ahorros

Depósitos ahorros

Depósitos a la

vista

Efectuar retiros

Inversiones a

plazo fijo

PROCESOS DE

APOYO

GESTIÓN

FINANCIERA

Contabilidad

Registrar asientos

contables

Pagar a proveedores

Pagar a trabajadores

Tesorería

Elaborar arqueo de caja

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

Reclutar

Seleccionar

Contratar

Capacitar


58

4.7. Productos de Captación y Colocación

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi, cuenta con los siguientes productos de

colocación, captación y propios de la actividad bancaria, conforme lo siguiente:

Productos de Captación y Colocación

PRODUCTOS

DENOMINACIÓN DEL PRODUCTO

COLOCACIÓN

Otorgación de crédito

Recuperación de cartera (cobranza)

CAPTACIÓN

Apertura de Cuenta de Ahorros

Depósitos ahorros

Depósitos a la vista

Efectuar retiros

Inversiones a plazo fijo


4.7.1. Productos de captación

Los productos de captación que se ofertan son: Depósitos a la vista, depósitos a plazo, y fondo de

garantía este último sin registrar operaciones de captación significativa. Su composición se

presenta en el siguiente cuadro:

Tabla 4.1 Obligaciones con el Público

OBLIGACIONES CON EL PUBLICO

(DICIEMBRE 2014-2015)

(En miles de dólares)

CUENTA Nov-15 Nov-16

Depósitos a la vista 0.040 0.034

Depósitos a plazo 810.743 846.993

TOTAL 810.782 847.027

59

La principal fuente de fondeo, la constituye los recursos de depósitos a plazo, atreves de los

clientes que tiene la Cooperativa.

OBLIGACIONES CON EL PÚBLICO

(NOVIEMBRE 2015-2016)


Figura 4.4 Obligaciones con el público

El depósito a plazo constituido representa 99.9% del total de obligaciones con el público lo que

constituyen los depósitos de ahorro, estos porcentajes de concentración determinan

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

nov-15 nov-16

Depósitos a la vista Depósitos a plazo

60

4.7.2. Productos de Colocación

Tabla 4.2 Los productos de Colocación ESTRUCTURA DE LA CARTERA DE CRÉDITO

(NOVIEMBRE 2015-2016)


CUENTA dic-15 % dic-16 %

Cartera de créditos de consumo prioritario por

vencer

2,079.84

4.33%

1,219.65

2.48% Cartera de créditos de consumo prioritario que

no devenga intereses

214.181

0.45%

220.902

0.45%

Cartera de créditos de consumo prioritario

vencida

41.18

0.09%

88.327

0.18%

Cartera de créditos de consumo

4.87%

3.11%

Cartera de microcrédito por vencer 38,540.54

80.21%

40,140.00

81.51%

Cartera de microcrédito que no devenga

intereses

4834.1494

10.06%

4,470.96

9.08%

Cartera de microcrédito vencida

2,339.27

4.87%

3,108.30

6.31%

Cartera de microcrédito

95.13%

96.90%

TOTAL 48,049.16 100% 49,248.14 100%

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi maneja dos segmentos importantes por tipo de

cartera, crédito de consumo que representa l 3.11% y el microcrédito que representa el 96.90% a

Noviembre del 2016. El que exista una mayor concentración en el porcentaje de microcrédito se

debe a que la Cooperativa proporciona apersonas de bajos recursos los cuales tengan una buena

credibilidad.

4.8. Descripción de funciones departamentales

El presente manual constituirá una guía primordial e para la Cooperativa de Ahorro y Crédito

Kullki Wasi, con el fin de otorgar a la entidad una herramienta de trabajo necesaria para la

correcta realización de sus funciones asignadas, que contribuirá en el cumplimiento de metas

planteadas.

61

MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVO FINANCIERO

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI

Alcance

Las disposiciones contenidas en el presente manual administrativo financiero son de cumplimiento

obligatorio para todo el personal involucrado en el proceso de aprobación y otorgamiento

administrativo y financiero de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi.

Objetivos

Establecer políticas y procedimientos administrativos financieros, estandarizados, claros y

de fácil comprensión para el personal de la Cooperativa.

Fomentar el orden en los procesos de administrativos financieros

62

COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO KULLKI WASI

FECHA:

PÁGINA DE

MANUAL DE FUNCIONES

ASAMBLEA GENERAL DE REPRESENTANTES

Misión del cargo:

Evalúan y supervisan los informes presentados por los diferentes organismos de gerencia y

control, para tomar decisiones sobre la gestión administrativa y financiera de la Cooperativa.

Funciones:

Aprobar y reformar el estatuto, reglamento interno y el de elecciones

Elegir y remover a los miembros de los consejos de administración, vigilancia y

gerente.

Nombrar auditor interno y externo en consideración del consejo de vigilancia

Aprobar o rechazar los estados financieros e informes de los consejos de gerencia

Conocer el plan estratégico, el plan operativo anual y su presupuesto, presentados por

el consejo de administración

Definir las aportaciones que deberán suscribir y pagar los socios

Aprobar el reglamento que regule gastos del presidente y directivos

Resolver la fusión, disolución o liquidación

Las demás establecidas en la ley, el reglamento y el estatuto social

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Finanzas corporativas

Control interno

Dirección

COMPORTA MENTALES

Integridad

Amabilidad

Proactiva

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en administración de empresas, economía y contabilidad o afines

Experiencia

Tener al menos un año de antigüedad como socio

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

EMISIÓN:

63



FECHA:

PÁGINA

MANUAL DE FUNCIONES

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Misión del cargo:

Normar y determinar los lineamientos de la política general de la Cooperativa, así como

supervisar su implementación y cumplimiento

Funciones:

Proponer a la asamblea reformas al estatuto y reglamentos de su competencia

Planificar y evaluar el funcionamiento de la Cooperativa

Hacer cumplir los valores y principios de la Cooperativa.

Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso o retiro de los socios de acuerdo con las

causas y el procedimiento establecidos en el estatuto.

Escoger al Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo de Administración; y

comisiones y removerlos cuando incumplieren la normativa legal y reglamentaria.

Autorizar la adquisición de bienes muebles y servicios, en la cuantía que fije el

estatuto o reglamento interno.

Aprobar el plan estratégico, el plan operativo anual y su presupuesto y someterlo a

conocimiento de la Asamblea General.

Aprobar los programas de educación, capacitación y bienestar social con sus

respectivos presupuestos.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Solución de problemas

Liderazgo

COMPORTA MENTALES

Confidencialidad

Responsable

Equitativo

Explícito

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en administración de empresas, economía y contabilidad o afines

Experiencia

Integrante de la asamblea general un año mínimo

ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:

64



FECHA:

PÁGINA

MANUAL DE FUNCIONES

CONSEJO DE VIGILANCIA

Misión del cargo:

Precautelar los intereses de los socios y de la entidad, mediante acciones de control en la

administración y gestión operacional, en el marco de lo establece la Ley, el Estatuto,

Reglamento interno.

Funciones:

Controlar las actividades económicas.

Nombrar al Presidente y Secretario del Consejo.

Vigilar que la contabilidad se ajuste a las normas técnicas y legales vigentes.

Realizar controles sobre procedimientos de contratación y ejecución.

Efectuar las funciones de auditoría interna, en los casos de que no excedan de 200

socios o 500.000 dólares de activos.

Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.

Presentar a la Asamblea General el informe sobre los estados financieros.

Proponer ante la Asamblea General la designación de auditor interno y externo, y la

remoción de los directivos o Gerente.

Solicitar al Presidente que se incluya los puntos que crea conveniente, para la

próxima asamblea.

Las demás establecidas en la ley, el reglamento y el estatuto social.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Análisis financiero

Control interno

Auditoría de Gestión

Evaluación de riesgos

COMPORTA MENTALES

Confidencialidad

Responsabilidad

Honestidad

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Auditoria o ciencias afines

Ser socio de la Cooperativa

Experiencia

Mínimo dos años en funciones de vigilancia en Cooperativas


65



FECHA:

PÁGINA

MANUAL DE FUNCIONES

GERENTE GENERAL

Misión del cargo:

Dirigir y hacer cumplir las actividades administrativas, como: disposiciones internas,

reglamentos y demás disposiciones legales externas, conjuntamente con parte financiera para

alcanzar las metas de la Cooperativa.

Funciones:

Representar legal, judicial y extrajudicial a la Cooperativa.

Proponer al Consejo de Administración las políticas, reglamentos y procedimientos

necesarios para la Cooperativa.

Presentar para aprobación del Consejo de Administración el plan estratégico, el plan

operativo y el presupuesto anual.

Responder por la parte administrativa, operativa y financiera e informar

mensualmente al Consejo de Administración.

Presidir el comité de crédito de la cooperativa y nombrar a sus delegados.

Contratar, remover y sancionar de acuerdo a las políticas que fije el Consejo de

Administración a los empleados de la cooperativa; y fijar sus remuneraciones que

deberán constar en el presupuesto.

Informar anualmente de su gestión a la asamblea general y al Consejo de

Administración.

Supervisar el cumplimiento oportuno, adecuado y correcto de los registros contables,

sobre los eventos económicos financieros que realice la cooperativa.

Las demás que señale la ley, el reglamento y el estatuto social.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Trabajo en Equipo

Liderazgo

Capacidad para solucionar conflicto

COMPORTA MENTALES

Carisma

Imparcialidad

Igualdad

Cordialidad

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Administración de Empresas, Economía y Contabilidad o ciencias

afines


Experiencia

Mínimo dos años en cargas similares


66



FECHA:

PÁGINA MANUAL DE FUNCIONES

COMITÉ DE CRÉDITO

Misión del cargo:

Es el encargado de recibir las solicitudes de crédito, determinando en cada caso el tipo y la

naturaleza del crédito que el solicitante está obligado a presentar

Funciones:

Verificar y aprobar a los posibles sujetos de crédito.

Gestionar las recuperaciones de los créditos, utilizando criterios definidos en las

políticas, reglamentos.

Evaluar los servicios crediticios procurando obtener la máxima rentabilidad al menor

riesgo posible en las colocaciones.

Formular planes tendientes a la optimización de las operaciones crediticias.

Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas dictadas por la Cooperativa y los

órganos supervisores, para la operación crediticia.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Conocimientos de créditos y recuperación de cartera

Técnicas de negociación

Conocimiento de normativa

COMPORTA MENTALES

Pensamiento analítico

Imparcialidad

Sinceridad

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Administración de Empresas y Contabilidad o ciencias afines


Experiencia

Mínimo dos años en cargas similares


67



FECHA:


JEFE DE TALENTO HUMANO

Misión del cargo:

Es el encargado de mantener un adecuado funcionamiento de talento humano, resolver

problemas laborales y dar soluciones inmediatas que no afecte al individuo ni a la institución,

proponiendo el desarrollo del personal e institucional

Funciones:

Controlar y coordinar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.

Fomentar y mantener el crecimiento y desarrollo del personal

Reclutar personal para procedimientos de selección.

Hacer entrevistas preliminares en procedimientos de selección.

Tomar pruebas técnicas, psicométricas y psicológicas en procedimiento de selección

con su debida interpretación.

Actualizar los manuales de funciones y perfiles por competencias de acuerdo a la

necesidad y/o crecimiento de la Cooperativa.

Ejecutar mediación en casos de conflictos laborales.

Ejecutar estudios de clima laboral, semestral o anual.

Planificar, desarrollar y ejecutar las evaluaciones de desempeño del personal.

Ejecutar estudios, desarrollo y mantenimiento de Salud Ocupacional y Seguridad

Industrial

Brindar el apoyo y retroalimentación necesaria a todas

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Gestión de Talento Humano

Normativa vigente

Contabilidad básica

Manejo de herramientas computacionales

COMPORTA MENTALES

Responsabilidad

Manejo de conflictos

Sociabilidad

Tolerancia

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines

Experiencia

Mínimo tres años en cargos directamente relacionados en jefe de talento humano en especial

en empresas del sector financiero cooperativo


68



FECHA:

PÁGINA

MANUAL DE FUNCIONES

JEFE DE INVERSIONES

Misión del cargo:

Asegurar una cobertura eficiente de la contingencia social, económica y financiera de

nuestros socios y clientes; mejorando el servicio financiero en forma veraz y oportuna

Funciones:

Diseñar y proponer la planeación financiera de la Cooperativa.

Conducir las actividades relacionadas con la captación de ahorros en sus diversas

modalidades y desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.

Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el

objeto de lograr una mayor participación en el mercado.

Mantener información actualizada del servicio y modalidades de captación que ofrece

la competencia.

Establecer relaciones comerciales con socios y efectuar visitas para la captación de

nuevos socios ahorristas.

Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Cooperativa a corto,

mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.

Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión

más convenientes para la institución y recomendar al respecto.

Encaminar los procedimientos financieros de la Cooperativa y supervisar los

requerimientos indicados por el Gerente General.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Finanzas

Pensamiento analítico

Administración de riesgos

COMPORTA MENTALES

Integridad

Equitativo

Trabajo en Equipo

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines

Experiencia

Mínimo tres años en cargos directamente relacionados en jefe de talento humano en especial

en empresas del sector financiero cooperativo


69



FECHA:

PÁGINA

DE

MANUAL DE FUNCIONES

JEFE DE CRÉDITO

Misión del cargo:

Supervisar la estricta aplicación de las políticas de crédito de la entidad, a fin de que el

desarrollo de su actividad se enmarque en los objetivos y normativa interna, bajo un apego al

marco regulatorio legal vigente.

Funciones:

Supervisar, controlar y evaluar las actividades del personal que labora en la unidad de

Crédito.

Efectuar contrataciones de personal para la Unidad de Crédito, en acción coordinada

con el Gerente.

Supervisar la buena marcha administrativa y operativa de la unidad.

Analizar y aprobar operaciones de crédito gestionadas por los asesores de crédito.

Informar a la Gerencia General sobre las actividades y negocios gestionados en la

Unidad de Crédito.

Controlar el desenvolvimiento de la cartera colocada, haciendo hincapié en el

seguimiento y efectividad de las recuperaciones de cartera vencida.

Intervenir, con voz y voto, en las reuniones de Consejo de Administración.

Visitar a clientes en compañía de los asesores de crédito, y recaudadores cuando el

caso lo amerite.

Supervisar y aprobar las calificaciones de riesgos elaboradas por los asesores de

crédito.

Conceder sobregiros a los clientes, dentro de sus límites de aprobación asignados

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Análisis financiero

Técnicas de negociación

Conocimiento de normativas

COMPORTA MENTALES

Liderazgo

Tolerancia

Integridad

PERFIL

Nivel académico

Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines.

Título de Bachiller de Secretariado

Experiencia

Mínimo de 3 a 6 meses de experiencia en cargos similares


70


CRÉDITO KULLKI WASI FECHA:


TESORERO

Misión del cargo:

Es responsable de la custodia de valores depositados, contratos originales de prestatarios,

fianza y de todo el movimiento del manejo de fondos de ingresos y egresos de la

Cooperativa.

Funciones:

Emisión de cheques tomando en consideración la realización de retenciones a las que

la Cooperativa está sujeta.

Entregar el movimiento diario de cajas a Contabilidad.

Realiza los pagos a proveedores una vez receptada la orden de pago de Gerencia.

La documentación pertinente de los trámites se envía a Contabilidad, para su

revisión.

Recibir el listado de préstamos cancelados por parte del Jefe de Crédito, para la

depuración del archivo.

Verificar en forma diaria el listado proporcionado por el Departamento de Crédito

donde constan los créditos desembolsados en el día.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Manejo de equipo de computo

Archivo

Conocimiento de Contabilidad básica

COMPORTA MENTALES

Responsabilidad

Integridad

Organizada

PERFIL

Nivel académico


Título de Bachiller en Secretariado

Experiencia



71


CRÉDITO KULLKI WASI FECHA:


CONTADOR /A

Misión del cargo:

Mantener un adecuado registro de la operaciones, que permita elaborar informaciones

financiera oportunas y confiables para la toma d decisiones.

Funciones:

Realizar los registros contables de las operaciones diarias.

Elabora, registra y legaliza comprobantes de contabilidad de fin de mes y cierre del

ejercicio económico.

Mantener el sistema contable al día con los registros de las operaciones económicas,

garantizando la aplicación correcta de las normas contables

Preparar semestralmente los balances establecidos por la ley.

Analiza, evalúa y recomienda los cambios que sean necesarios en el sistema de

contabilidad de la Cooperativa, siempre que propendan a mejorar el mismo,

cumpliendo con las normas de contabilidad de general aceptación.

Efectúa constataciones de inventarios físicos en forma periódica o cuando se lo

requiera, de todos los bienes de la Cooperativa

Legaliza con su firma, la veracidad de los estados financieros para la Cooperativa.

Prepara, revisa y cancela las declaraciones de pagos, por concepto de retención de

impuestos a la renta y otras obligaciones tributarias vigentes.

Revisa y aprueba en forma mensual las conciliaciones bancarias y anexos.

Revisar las solicitudes de pago, los documentos anexos, previo a la emisión de

cheques, así como las firmas de las personas autorizadas.

COMPETENCIAS

TÉCNICAS

Sistemas informáticos

Recopilación de información

Destreza matemática

COMPORTA MENTALES

Organizada

Confiabilidad

Ética profesional

PERFIL

Nivel académico


Experiencia



4.9. Manual de procedimientos

El manual de procedimientos administrativos y financieros, ha sido elaborado para que los

funcionarios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, dispongan de procedimientos

actualizados en la administración de sus recursos de la Cooperativa.

72

En el Manual indicamos el responsable de cada área, el alcance del proceso, personal que

interviene y ordenamientos que deben ejercer, también detallamos paso a paso las actividades que

se deben realizar acompañadas de un flujo grama.

4.9.1. Descripción de procedimientos Administrativos

Para mejorar la gestión empresarial de la Cooperativa se necesita implementar un Manual

Administrativo que coadyuve a mejorar los procesos y actividades laborales en diferentes

departamentos.

La propuesta de Manual de Procedimientos pretende convertirse en una guía que ayude a los

funcionarios a controlar cada uno de los ámbitos en los cuales se aplique.

En el área Administrativa el análisis se centrará en los siguientes procesos:

Gestión de Talento Humano

Reclutamiento de personal

Selección del personal

Contratación del personal

Inducción del personal

73

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO

ÁREA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CONTENIDO

OBJETIVO

Identificar potenciales candidatos que cumplan con las expectativas que presenta la vacante para

ocupar cargos dentro de la Cooperativa.

ALCANCE

Todos los puestos de la Cooperativa, encargados de los departamentos que requieren personal.

RESPONSABLE

Departamento de Talento Humano

NORMATIVA

El departamento de la talento humano es el responsable de recibir las hojas de vida por cualquier

medio de comunicación.

En el caso de no seleccionar ningún candidato, se efectúa iniciar nuevamente el procedimiento de

reclutamiento.

POLÍTICA

Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.

74

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS



N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

1 JEFE DE

CUALQUIER

DEPARTAMENTO

Se inicia el procedimiento de reclutamiento mediante la

detección de la necesidad.

Envía la solicitud del cargo vacante mediante documento de

requisición.

2 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Realiza el aviso mediante documento de requisición

Realiza en primera instancia un llamado al personal que labore

en la institución para ocupar la vacante.

Verificar la existencia del aspirante interno.

Si la respuesta es favorable, realiza la respectiva revisión,

evaluación y calificación de la hoja de vida y expediente

interno.

De no existir una respuesta favorable o los postulantes no

ocupen los requisitos mínimos, se procede a realizar un

llamado externo través de los medios públicos.

Recibe la documentación de los aspirantes para que pasen a

formar parte de la base de datos de selección.

Elaborado por: Gloria Criollo

75



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS



Figura 4.5 Reclutamiento de personal

INICIO

Vacante

Recepción de hojas

de vida

Cumple con

los requisitos

Entrevista con el Jefe de

Talento Humano

Pasa al siguiente proceso

(selección)

FIN

NO

SI

76


ADMINISTRATIVOS

SELECCIÓN DEL PERSONAL

CONTENIDO

OBJETIVO

Conducir el procedimiento d forma lógica y ordenada para disponer de talento humano idóneo para

ocupar el puesto vacante

ALCANCE

Todos los puestos de la Cooperativa, encargados de los departamentos que requieren personal y los

postulantes que resulten favorecidos en procedimiento de preselección y selección.

RESPONSABLE


NORMATIVA

Todo perfil de selección debe considerar las competencias que se requieren para el desarrollo de las

tareas y el cumplimiento de los objetivos del cargo.

La selección se realizará atendiendo exclusivamente a criterios de méritos y capacidad,

garantizando que todos los candidatos reciben el mismo trato durante todo el procedimiento.

Todo el procedimiento de selección debe estar basado estrictamente en los requisitos exigidos para

el desempeño del cargo.

La hoja de vida se debe incluir en los archivos por un periodo de 3 meses.

La información de los resultados del concurso de todos los candidatos que acudieron la entrevista,

se comunicará mediante llamado telefónico.

Se debe elegir a los candidatos idóneos en los 3 días laborales posteriores a la entrevista final.

POLÍTICA


77




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Realizar la selección

Evaluar y verificar el cumplimiento de la documentación y los

requisitos mínimos para el puesto solicitado.

Ingresa los expedientes en la base de datos de aspirantes.

Realizar la preselección de los aspirantes

Evaluación de los aspirantes

Realizar entrevistas preliminares

Efectuar la pruebas específicas y evaluación del expediente

respectivo

Detallar el informe final.

2 SOLICITANTE Procede a los exámenes de conocimiento para que se asigne le

puntaje respectivo.

3

JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Realiza pruebas psicotécnicas, a la que se asigna un puntaje

Excluye del procedimiento de selección a los aspirantes que

obtuvieron un puntaje poco satisfecho.

A los aspirantes con buen puntaje, se procede a la entrevista

final.

Designación del ganador

Suma los puntajes obtenidos por cada uno de los candidatos y

confirma el ganador

Archiva los documentos para consideraciones de futuras

contrataciones.

Nombra al ganador /a del procedimiento de selección.


78



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS



Figura 4.6 Selección del personal

Verifica las referencias y

antecedentes

FIN

Suma los porcentajes de cada

candidato y confirma el

ganador

Existe

ganador

Nombra al ganador

SI

INICIO

Realiza pruebas de

conocimiento

Aplica pruebas

psicológicas

Resultado

satisfactorio

Se Realiza la entrevista

los postulantes

NO

SI

Excluye el proceso

de selección

Archiva los

documentos

NO

79


ADMINISTRATIVOS

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

CONTENIDO

OBJETIVO

Formalizar la propuesta de trabajo para lograr un mayor resultado y compromiso en las relaciones

laborales

ALCANCE

Todo empleado seleccionado para ocupar un puesto de Cooperativa.

RESPONSABLE


Gerente General

NORMATIVA

Toda persona contratada para realizar una función, debe firmar un contrato de trabajo, basado en

leyes y reglamentos laborales que norman las relaciones de trabajo.

El contrato por escrito, especificará el salario y demás condiciones de la oferta, tiene un plazo de

formulación no mayor a 2 días laborables y debe ser elaborado en colaboración con el asesor legal

de la institución.

Se debe considerar un período de prueba no mayor a 90 días, caso contrario se entenderá como

contrato por tiempo indefinido

POLÍTICA


80




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Negociación del contrato

Se acuerda con el interesado en forma verbal las condiciones

de contratación, responsabilidad, tareas, personal a cargo,

salario y otros beneficios.

Renegocian las condiciones si no existe un acuerdo

Presenta la promesa por escrito redactada por el asesor legal,

según las condiciones aceptadas.

2 GERENTE

GENERAL

Colocar la firma aceptando los términos del contrato

3

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

TALENTO HUMANO

Archiva los documentos e ingresa al nuevo trabajador al

sistema del IESS.


81



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS



Figura 4.7 Contratación del personal

SI NO

Presenta la promesa por escrito

redactado por el asesor legal

Presenta al nuevo trabajador a

sus compañeros

Firma del Gerente

INICIO

Acuerdo de forma verbal de

contratación

Existe

acuerdo

Firma del Jefe de Talento Humano

Ingresa al trabajador al sistema del

IESS

FIN

82


ADMINISTRATIVOS

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

CONTENIDO

OBJETIVO

Suministrar información básica sobre los antecedentes de la institución y generalidades del puesto,

para generar un sentido de pertenencia que permita un comienzo productivo en los trabajadores

recién ingresados

ALCANCE

Todo el talento humano que ingrese a la empresa o sea promovido a una cargo.

RESPONSABLE


NORMATIVA

El Jefe de Talento Humano es el encargado de presentar al nuevo colaborador en la institución y su

jefe inmediato.

El reglamento interno se debe entregar al nuevo empleado, a través de un medio escrito, digital o

vía email.

El personal nuevo recibirá un curso de inducción y formación específica a partir de la fecha de

inicio de sus actividades en la institución.

POLÍTICA


83




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Realización de la inducción

Presenta al nuevo trabajador a sus compañeros de trabajo y le

indica los sitios generales de la institución.

Procede a entregar el reglamento interno de la Cooperativa

Vinculación del nuevo trabajador

Ubicación del trabajador en su plaza de trabajo

Provee información relevante y entrega de materiales y

enseres

Evaluación del desempeño en ejercicio de su función

Inspección constante del trabajador tiempo 30 días

Corrobora la continuidad del trabajador en el ejercicio de sus

funciones si logra un buen desempeño


84



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Elaborado por:

Figura 4.8 Inducción del personal

Desvinculación

SI

NO

Adecuado

desempeño

INICIO

Entrega del reglamento

interno

Ubicación en la plaza de

trabajo

Adecuado

desempeño

NO

Extiende la evaluación

90 días

Corrobora la continuidad

del trabajador en el

ejercicio de sus

funciones

Informa sobre las funciones

inherentes del cargo

Inspecciona el

desempeño de los

primeros 30 días

FIN

SI

85


ADMINISTRATIVOS

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

CONTENIDO

OBJETIVO

Beneficiar a la cooperativa con el talento humano, capacitado y motivado, que lleve a cabo las

labores con eficiencia y eficacia.

ALCANCE

Todos los departamentos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

RESPONSABLE


Gerente General

NORMATIVA

Se debe realizar un programa de capacitación que responda a un diagnóstico de necesidades, para

establecer prioridades.

La formulación del programa de capacitación requiere incluir las propuestas de las diferentes

unidades para su revisión y estudio.

Las capacitaciones independientes serán consideradas en la medida que se vayan programando,

como parte de las actividades de capacitación para el año en curso.

Las capacitaciones externas que generen costo serán objeto de concurso y pago formal del

Departamento Financiero.

El Departamento de Talento Humano al final de cada capacitación presentará un informe del

evento, acreditará la asistencia y actualizará los perfiles de los participantes.

POLÍTICA


86




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Llevar a cabo el proceso de detección de necesidades de

capacitación y desarrollo.

Solicita información a los diferentes departamentos de la

cooperativa.

Establece prioridades de capacitación, con el fin de

configurar el programa de capacitación y estimar los

costos de su implementación.

Presenta a la Gerencia General las temáticas de los cursos

y el presupuesto respectivo.

2 GERENTE

GENERAL

Analiza y aprueba los cursos y el presupuesto.

Toma en cuenta la modalidad de la Capacitación.

Si la capacitación es externa se encarga de escoger la

modalidad.

Recibe propuestas y aprueba la oferta y pide

financiamiento.

Remite la factura al Departamento Financiero.

Califica el evento.

3 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Controla la capacitación

Registra la asistencia y puntualidad al curso

Supervisa que el curso cumpla

Entrega reconocimientos

Archiva copia en el expediente personal


87



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.9 Capacitación del personal

INICIO

Detecta las necesidades

de capacitación

Solicita información de

diferentes departamentos

Registra datos de los

departamentos

Establece prioridades de

capacitación para estimar el

costo

Presentar a la Gerencia

General las temáticas de los

cursos y el presupuesto

Escoge la

modalidad

capacitaci

NO

Autoriza la propuesta

de capacitación

SI

Controla y supervisa la

capacitación

FIN

El Jefe de Talento

Humano se encarga del

inicio de la capacitación

El Gerente General analiza y

aprueba los cursos y

presupuestos

Recibe propuesta y

aprueba la oferta

pide financiamiento

Remite la factura al

Departamento

financiero

Califica el evento

Entrega

reconocimientos

Registra la asistencia y

puntualidad al curso

Archiva copia de

expediente del personal

88

4.9.2. Descripción de procedimientos financieros

Descripción de procedimientos financieros

En el área financiera el análisis se centrará en los siguientes procesos:

Cuadre de cajas diarios

Egresos de recursos.( Pago a proveedores)

Egresos de recursos. (Pago de sueldos)

A continuación presentamos el Manual de Procedimientos que ha sido desarrollado con la finalidad

de que sirva a los empleados como una herramienta de consulta, en las distintas áreas mencionadas

anteriormente.

89

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO

CUADRE DE CAJAS DIARIOS

CONTENIDO

OBJETIVO

Delinear con exactitud las actividades en el área de cajas para el servicio de órdenes de pago, tareas

inmersas en el proceso como impresión de cartolas, verificación de firmas, digitación de datos,

validación de órdenes, conteo de dinero.

ALCANCE

Su campo de acción es el aseguramiento de un soporte legal en el manejo del dinero.

RESPONSABLE

Cajeros

Jefe de Agencia

Supervisor de caja

NORMATIVA

Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)

POLÍTICA


90




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Contar los billetes y monedas los cuales deben cuadrar con

el registro del sistema.

No cuadra satisfactoriamente, reportar en el sistema el

faltante o sobrante de dinero en efectivo.

Cuadrar las órdenes de pago, retiro de libreta, cheques

emitidos, cierre de cuentas.

No cuadra satisfactoriamente, reportar en el sistema.

Imprimir el arqueo por caja diario y reporte total de cajero.

Registrar el sello, fecha y firma de la persona encargada del

cuadre de caja.

Supervisor procede a revisar el reporte y verificar el dinero.

Si no cuadra con el reporte el Supervisor, procede a reabrir

la caja y realizar un nuevo cuadre del efectivo y documentos

de transacción.

Ingresar a bóveda en dinero y archivar documentos cuando

el cuadre esté en orden

Elaborado por:

91



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.10 Cuadre de cajas diarios

NO

SI

NO

SI

NO

SI

INICIO

Contar los billetes, monedas

y cuadrar con el registro del

sistema.

Cuadra correctamente

con el sistema

Cuadrar las órdenes de pago, retiro

de libreta, cheques emitidos, cierre

de cuentas.

Colocar el sello, la fecha, el nombre del

responsable y firma de caja en el

reporte de cuadre.

Cuadra

correctamente

con el sistema

Reportar el faltante o

sobrante en el sistema.

Reportar el faltante o sobrante

en el sistema.

Imprimir

Arqueo de caja

Reporte total del cajero

Supervisor revisara el reporte total de caja y

verificar el dinero.

FIN

Cuadra el

arqueo de caja

Ingresar a la bóveda

92

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO

ÁREA DE EGRESO DE RECURSOS


FINANCIERO

EGRESO DE RECURSOS (PROVEEDORES)

CONTENIDO

OBJETIVO

Describir y controlar los egresos de recursos en las principales áreas críticas de la Cooperativa

como son:

Compras y pagos a proveedores. (Proveedores)

ALCANCE

Inicia con la aprobación de Gerencia General para la compra, la selección de la mejor cotización y

la compra del bien solicitado

RESPONSABLE

Jefe Operacional.

Gerencia

Contabilidad

NORMATIVA


POLÍTICA


93




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DE

OPERACIONES

1. El Jefe de Operaciones recepta requerimientos y

necesidades de bienes y servicios por parte del personal de la

Cooperativa.

2. Se realiza un análisis y evaluación de tales

requerimientos; si son aprobados se solicitan cotizaciones a

los proveedores, de lo contrario se informan por qué no se

aprobó la solicitud.

3. Los proveedores de bienes y servicios realizan las

cotizaciones respectivas y envían a la cooperativa para su

análisis.

4. El Jefe de Operaciones recepta y evalúa cotizaciones, que

luego de ser analizadas son enviadas a gerencia para su

respectiva aprobación.

5. Gerencia revisa las cotizaciones y requerimientos, si las

aprueba devuelve al Jefe de Operaciones para que se emita

la correspondiente orden de compra.

6. Las órdenes de compra son enviadas a los proveedores

para el respectivo despacho de los bienes y servicios

solicitados.

7. Los proveedores emiten la respectiva factura y

documentos complementarios (guías) de los bienes o

servicios comprados por la cooperativa.

8. Se recepta los bienes o verifica los servicios de acorde a la

orden de compra y revisa los documentos de respaldo de la

transacción, los mismos que son enviados a Contabilidad.

9. Contabilidad recepta y verifica los documentos de las

compras realizadas.

10. Procede con la respectiva contabilización de tales

adquisiciones y emite los respectivos comprobantes de pago

y retenciones. Los comprobantes de pago son enviados a

gerencia para su aprobación.

11. Una vez que son aprobados por gerencia se realiza el

respectivo pago

12. Se cancela la compra y archivan los respectivos

documentos de la transacción.


94



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) (Continua)

NO

SI

INICIO

Recepción de requerimientos y necesidades de bienes y servicios

Aprueba

Solicita cotizaciones

Proceso de cotizaciones y revisión

de lo solicitado

Recepta y evalúa cotizaciones

Cotizaciones

Informa novedades al

departamento

Análisis y evaluación de requerimientos

Aprueba Informa novedades a

proveedores

SI

NO

Revisa requerimientos y

cotizaciones

1

3

95

Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) (Continua)

Genera egreso y proceso de pago

Aprueba

Orden de Compra

Proceso de despacho de bienes y/o

servicios

Factura

Guía de remisión

Recepción de bienes y servicios

acorde a orden de compra

Documentos de recepción

Recepta y revisa documentos de

compra de bienes y/o servicios

Registro del asiento contable

Comprobantes

Retenciones

Aprueba

SI

NO

SI

NO

1

3 2

96

Elaborado por:

Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores)

FIN

Validación y archivo de

documentación

Recepta aprobación del pago y

genera transferencia o pago

directo

Comprobantes transaccionales

2

3

97


FINANCIERO

EGRESO DE RECURSOS (PAGO SUELDOS)

CONTENIDO

OBJETIVO

Describir y controlar los egresos de recursos en las principales áreas críticas de la Cooperativa

como son:

Control y pago de nómina. (Pago de Sueldos)

ALCANCE

Inicia con el proceso de contratación de personal hasta la cancelación de los pagos mensuales y/o

acreditación en cuenta de cada empleado.

RESPONSABLE

Recursos Humanos

Contabilidad

Gerencia

Caja

NORMATIVA


POLÍTICA


98




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 RECURSOS

HUMANOS

1. El departamento de talento humano es el encargado de generar

información del trabajo realizado acerca del control, asistencia y

horas extras del personal que labora en la cooperativa y genera los

respectivos reportes y los envía a contabilidad.

2 CONTABILIDAD 2. Contabilidad recepción las novedades informadas e inicia

procesos contables de gastos de nómina, beneficios y provisiones y

genera los respectivos documentos de respaldo rol de pagos y

planillas del IESS.

3. Rol de pagos y planillas son enviadas a Gerencia para su

revisión y aprobación

3 GERENCIA 4. Gerencia revisa roles y planillas, están correctos son aprobados

para su liquidación respectiva. Caso contrario si tiene

inconsistencias son devueltos para su respectiva corrección.

4 CONTABILIDAD 5. Contabilidad recibe roles y planillas revisados y procede a

generar los respectivos procesos de pago los cuales son enviados a

Tesorería para la respectiva liquidación tanto a los empleados como

al IESS.

6. Adicionalmente Contabilidad procede con las respectivas

modificaciones y correcciones si es el caso con los reportes que no

fueron aprobados por gerencia

5 TESORERÍA 7. Tesorería recepta aprobación del pago y genera acreditación en

las cuentas de los empleados y el pago de planillas al IESS,

generando el respectivo comprobante de sustento de la transacción.

6 CONTABILIDAD 8. Contabilidad recibe los comprobantes de sustento de la

transacción de pago, los verifica y los archiva.


99



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.12 Egreso de recursos (pago sueldos)


genera pago de planilla

NO

SI

INICIO

Proceso de contratación, control,

asistencia y horas extras del Talento

Humano

Aprueba

Genera egreso y proceso de pago

Reporte de Novedades

Recepción de novedades y procesos

contables de Gastos de nómina,

beneficios y provisiones

Rol de pagos

Planilla del IESS

Proceso de revisión de rol de pagos

Revisión y corrección de

novedades


genera pago de planilla

FIN

Comprobante transaccional

Validación y archivo de

documentación

100

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES

ÁREA COLOCACIÓN


ADMINISTRATIVOS

OTORGACIÓN DE CRÉDITO

CONTENIDO

OBJETIVO

Regular los procesos de otorgación de créditos y evitar el riesgo de otorgar préstamos a clientes que

no tengan solvencia para cubrir el mismo.

ALCANCE

Inicia con la solicitud de otorgación del cliente hasta la aprobación por parte de los directivos de la

empresa y su adecuado desembolso.

RESPONSABLE

Socio

Jefe de Agencia

Jefe de Crédito

Gerente

NORMATIVA

Manual de Crédito.


POLÍTICA


101




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 ATENCIÓN AL

CLIENTE

El socio solicita información acerca de los créditos que

promociona la cooperativa.

Proporcionar la lista de requisitos necesarios para iniciar con

la operación.

2 JEFE DE CRÉDITO El socio entrega la solicitud de crédito y el resto de

documentación requeridos.

El oficial de crédito realiza una verificación de las carpetas

receptadas con la información requerida.

Si la información solicitada está completa y es validada por

el oficial de crédito, se envía al respectivo nivel de

aprobación, el mismo que dependerá del monto y plazo del

crédito, caso contrario, si la información solicitada resultare

incompleta o no cumpliera con lo requerido para la

otorgación, se informa al socio de la no aprobación y sus

causas.

3 GERENTE

Y

JEFE DE CRÉDITO

Cuando el crédito corresponde a montos de hasta

$20.000,00, en Comité de Crédito se analizan todos los

créditos y se aprueban o niegan. En caso de negación se

debe informar al socio las causas de la no aprobación.

Cuando el crédito corresponde a montos desde $20001,00,

para su análisis se reúne el Comité de Crédito más el

Presidente de CAJA. En caso de negación se debe informar

al socio las causas de la no aprobación.

Cuando el crédito corresponde a montos desde $50001,00, el

nivel de aprobación le concierne al Comité de Consejo

Administrativo. En caso de negación se debe informar al

socio las causas de la no aprobación.

4 JEFE DE CRÉDITO Una vez aprobado el crédito se procede con la consolidación

de las respectivas garantías con deudores y garantes, y se

emiten los respectivos documentos de respaldo del crédito:

pagaré y tabla de amortización


102



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.13 Otorgación de crédito (Continua)

NO

INICIO

Solicitar información para

realizar el crédito

Documentació

n Completa

Solicita los documentos

necesarios para obtener el

préstamo

Entregar solicitud y resto

de documentos solicitados

Realizar Check list de las

carpetas receptadas

Socio reunir los

requerimientos

establecidos

Documentos Requeridos

SI

Validación de información: • Revisión en Buro y otras

fuentes • Análisis de Cónyuge • Análisis de garante(s) • Revisión de informe de

económico(ingresos- gastos) • Determinación de la capacidad

de pago. • Garantías acorde al crédito

requerido.

1

103

Figura 4.13 Otorgación de crédito

Reunión diaria:

• Gerente

• Jefe de Crédito

Recepta aprobación del crédito

FIN

Aprueba

Genera acreditación en la cuenta

del socio

Comprobante transaccional

Cumple

Crédito hasta $20.000,00

Crédito desde $20.001,00

Crédito desde $50.001,00

Proceso de consolidación de

garantías, con socios y garantes

Pagares

Tabla de amortización

Coordinación con caja para

acreditación de préstamo y

verificación de firmas

Cumple

Informar al cliente

la no aprobación y

sus causas

1

104


TRANSVERSALES

RECUPERACIÓN DE CARTERA

CONTENIDO

OBJETIVO

Evitar excesiva mora, gestionar el correcto proceso de recuperación y dar un seguimiento adecuado

en el proceso con los socios - clientes morosos.

ALCANCE

Inicia con el seguimiento a los reportes de vencimiento hasta lograr el cobro del crédito mediante

acuerdo entre las partes, o trámite judicial.

RESPONSABLE

• Departamento de Cobranzas

• Cobrador

• Departamento legal

• Contabilidad.

NORMATIVA


POLÍTICA


105




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 JEFE DE CRÉDITO 1. Se realizan procesos de control, verificación del

vencimiento de los créditos, y se emiten los respectivos

reportes.

2. Se cotejan los reportes con los pagos normales que

realizan los socios – clientes.

3. Si el socio es puntual en sus pagos no se realizan

procesos adicionales de análisis, en cambio, si hay

incumplimiento se efectúa un análisis de la cartera de

créditos vencida, a la vez que se determina el grado de

riesgo.

4. Se realiza el seguimiento al deudor durante un lapso de

30 días a partir de la fecha de vencimiento mediante la

realización de llamadas.

5. Si durante el tiempo antes indicado el socio no se

acerca a cancelar, se realizan las respectivas notificaciones

por escrito. Este procedimiento se da desde el día 31 al día

60 a partir de la fecha de vencimiento.

2 COBRADOR 6. La persona encargada de la cobranza es el encargado de

ubicar al socio y a los garantes para la entrega de las

notificaciones.

7. Una vez que los deudores reciben la notificación, si

realizan la cancelación respectiva, el cobrador informa al

departamento de cobranzas para que se realicen las

liquidaciones correspondientes.

8. Si los deudores no fueron localizados, o si estos aún

notificados, no se acercaron a realizar el pago, el cobrador

genera la evaluación y calificación de estos créditos, que

conjuntamente con la documentación de respaldo es

enviada al departamento legal para su respectivo proceso.

3 DEPARTAMENTO

LEGAL

9. El departamento legal analiza la información y

documentación e inicia el trámite para la recuperación de

cartera.

10. El abogado confirma la existencia de bienes del

deudor en la Registradora de la Propiedad o en Agencia

Nacional de Tránsito, y verifica si éstos son del deudor o

si están a nombre de otras personas.

11. Una vez determinado los bienes del deudor, el

106

abogado entabla la demanda solicitando a la función

judicial la prohibición de venta de bienes por parte del

deudor y se adjunta el pagaré original que respalda la

operación de crédito.

12. El abogado recepta el Nro. De juicio emitido por la

Función Judicial y saca copias de la demanda.

13. Posteriormente cita a los deudores a la respectiva

audiencia en tres (3) días y tres (3) veces.

14. Se trata de llegar a un acuerdo entre las partes, si se

obtiene, el proceso termina con la cancelación del crédito,

caso contrario, se entra en una etapa de prueba por seis (6)

días hábiles; se reproduce en forma íntegra el pagare y se

expone el relato en el juicio.

15. El abogado envía escrito a la función judicial

solicitando sentencia argumentando los pros y los contras.

16. El abogado recibe las notificaciones judiciales y las

apelaciones que se dieran, las mismas que debe analizar.

17. Si no existe apelación, el abogado envía escrito al Juez

solicitando un perito liquidador.

18. El juez confirma la solicitud, nombra al perito

liquidador y envía resolución.

19. El abogado recibe resolución y acude al perito

designado, con la copia del pagaré y la sentencia.

20. El perito efectúa la liquidación y envía al Juez.

21. El abogado comunica a las partes en un término de 48

horas.

22. Si existe apelación de la parte contraria, el Juez envía

documentación al perito para que haga las aclaraciones

respectivas.

23. El abogado solicita mandamiento de ejecución y envía

el certificado actualizado del registro de la propiedad.

24. El Juez ordena la demanda y se procede al embargo

del bien.

25. El juez envía la diligencia del remate (aprobación)

26. Si el deudor cancela el proceso termina, caso contrario

se procede a realizar el remate de los bienes.

4 CONTABILIDAD 27. El comprador deposita el valor de la venta en la cuenta

de la cooperativa.

28. La cooperativa recauda el valor del crédito, cancela el

pago al abogado y procede a devolver al deudor el restante

de dinero, en caso en el caso que hubiere. Paralelamente

se produce el respectivo registro en los libros contables de

la cooperativa.


107



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Figura 4.14 Recuperación de cartera (Continua)

INICIO

Proceso de notificaciones:

Lapso 31-60 días

• Socio

• Garante

Pago

Cotejar reporte con pagos

normales de socios

Reportes de vencimientos

Determinación de riesgos

Proceso de seguimiento al

deudor: Lapso 30dias

llamadas directas

NO

SI

SI

NO

Proceso de control de

créditos y vencimientos

Puntual

Notificaciones escritas

Análisis de cartera vencida

1

108

Figura 4.14 Recuperación de cartera (Continua)

Conocer el

Domicilio

Proceso de ubicación de

socio Deudor, Garante

NO

SI

FIN

Exigencia de cobro

Cobra

Informa al departamento

de cobranzas y

contabilidad

NO Genera evaluación y

calificación, envía

documentación:

departamento legal Buro de

crédito

Recepta información y

documentación e inicia

procesos judiciales.

Identifica existencia de

avales en entidades: Registro

de Propiedad. ANT (Agencia

Nacional de Tránsito).

Entabla demanda solicitando

a la función judicial la

prohibición de venta de

bienes, respaldados por

documentos (pagaré original)

Recepta Nro. de Juicio

emitido por la Función

Judicial.

Recepta Nro. de Juicio

emitido por la Función

Judicial.

Copias de la demanda

SI

1

2

109

Elaborado por:

Figura 4.14 Recuperación de cartera

Se envía escrito a la función

judicial solicitando sentencia

con argumentos de pro y

contras.

Se reciben notificaciones

judiciales, apelaciones y se

analizan.

Se revisa y corrige novedades

emitidas por la función

judicial.

Se da seguimiento a perito

liquidador.

Se da seguimiento a

resolución judicial.

SI

NO

Cita a deudores para

audiencia en 3 días * 3 veces

Se reproduce el pagaré en forma

íntegra y se expone el relato del

juicio.

Etapa de prueba de 6 días

hábiles

Acuerdo

Proceso remate y liquidación

de deuda.

Se da seguimiento al

proceso de embargo con

los requerimientos legales.

Proceso remate y

liquidación de deuda.

Informa al Departamento

contable y de cartera.

Procesos contables de gastos y

recuperación o pérdidas de deuda.

2

FIN

110


TRANSVERSALES

INVERSIÓN A PLAZO FIJO

CONTENIDO

OBJETIVO

Establecer las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos plazo fijo) con el fin de

mantener una administración adecuada de las inversiones realizas de los socios, y cumplir con las

expectativas de los inversores.

ALCANCE

Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta la acreditación en cuenta

del cliente.

RESPONSABLE

Áreas que intervienen:

• Socio Cliente

• Servicio al Cliente

• Caja

NORMATIVA


POLÍTICA


111


COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

KULLKI WASI

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 CAJERA/O 1. El cliente solicita información acerca de las inversiones a plazo

fijo que puede realizar en la cooperativa.

2. El Departamento de Servicio al Cliente otorga la información

referente al plazo, tasas de intereses, monto, ventajas, etc.

3. El cliente analiza las características de la información recibida

de acuerdo a sus requerimientos.

4. Si al cliente le agradan tales características procede a realizar la

respectiva operación de inversión.

5. Servicio al cliente realiza la operación y emite los respectivos

documentos de respaldo (certificado de depósitos, tabla interés,

etc.)

6. El cliente revisa los documentos que respaldan la operación y

procede a realizar el depósito.

7. En Caja se procede con la verificación de solicitud de fondos o

recursos del socio y finalmente se emite el respectivo comprobante

de depósito.

8. Al término del plazo se revisan las condiciones pactadas y se

procede con la acreditación del capital y de los intereses en la

respectiva cuenta del socio.


112



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS



Figura 4.15 Inversión a plazo fijo

NO

Digita número de

cuenta y verifica

SI

Proceso de requisitos para

emisión de libreta o convenio de

servicios.

Firma de aceptación

SI

Analiza las características de

servicios y depósitos de

acuerdo a sus requerimientos

El cajero archiva la

papeleta

Libreta de ahorros

Certificado de garantía de depósito

Revisa conformidad de documentos

y efectúa depósitos.

Verifica origen lícito de los

recursos

Comprobante de depósito

Acreditación en cuenta del cliente,

Débitos por servicios, conciliación

de saldos.

INICIO

Cliente solicita información de cuentas

113

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO

ÁREA CAPTACIONES


ADMINISTRATIVOS

APERTURA CUENTA DE AHORRO

CONTENIDO

OBJETIVO

Delinear con exactitud la normativa en el área de captaciones para una correcta apertura de cuentas

de certificados de aportación y ahorros a la vista y las tareas inmersas en el proceso.

ALCANCE


del cliente.

RESPONSABLE

Jefe de agencias

Supervisor de servicios

Cajero

NORMATIVA


POLÍTICA


114




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

APERTURA DE CUENTA DE AHORRO



1 ATENCIÓN AL

CLIENTE

Proporciona información y entrega formularios.

Copias

Cedula y certificado de votación

Planilla de un servicio básico

$20 dólares

Recepta y verifica los documentos.

¿Documentación completa?

Ingresa los datos del nuevo socio al sistema.

2 CAJERA/O Recepta el valor requerido para el depósito.

Debita los valores correspondientes por apertura de cuenta.

Registra la transacción en la libreta y entrega al socio.

Archiva expediente.

Elaborado por:

115



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS

APERTURA DE CUENTA DE AHORRO

Figura 4.16 Apertura de cuenta de ahorro

NO

SI

INICIO

Entregar información al

cliente para abrir cuenta

Información

completa

Ingresar los datos del nuevo

socio al sistema

FIN

Receptar la documentación y

verificar los datos

Debita los valores

correspondientes

Registra la transacción en la

libreta y entrega al socio

Solicitar al socio complete

la información

Recepta el valor requerido

para el depósito

Archiva expediente

Archiva papeleta de depósito

116


ADMINISTRATIVOS

DEPÓSITO DE AHORROS

CONTENIDO

OBJETIVO

Determinar las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos de ahorros) con el fin de una

correcta apertura de las cuentas de ahorro y una administración de los fondos recibidos de los

socios, con tasas de interés competitivas en beneficio de los mismos.

ALCANCE


del cliente.

RESPONSABLE

Socio Cliente

Servicio al Cliente

Caja

NORMATIVA


POLÍTICA


117




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 CAJERA/O Recibe la papeleta y el valor a depositar, verifica datos,

efectúa conteo de dinero y clasifica según su denominación.

¿Información Correcto?

Ingresa al sistema en la opción “depósitos de ahorro”.

Digita número de cuenta y verifica datos del socio.

Registra en el sistema el depósito con su detalle.

Imprime la transacción en la libreta o emite comprobante.

Entrega libreta o comprobante de depósito.

Archiva papeleta hasta cierre de caja.


118



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS


Elaborado por:

Figura 4.17 Depósito de ahorros

NO

SI

INICIO

Recibe la papeleta y el valor a depositar, verifica datos, efectúa conteo de dinero y clasifica según su denominación.

Información

correcta

FIN

El cajero archiva la papeleta

Ingresa al sistema en la opción

Depósito de ahorros

Digita número de cuenta y verifica

datos del usuario

Registra en el sistema el depósito

con su detalle

Imprime la transacción en la libreta

o emite recibo

Entrega la libreta o comprobante

de depósito

119

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES

ÁREA CAPTACIÓN


TRANSVERSALES

DEPÓSITOS A LA VISTA

CONTENIDO

OBJETIVO

Determinar las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos a la vista) con el fin de una

correcta apertura de las cuentas de ahorro y una administración de los fondos recibidos de los

socios, con tasas de interés competitivas en beneficio de los mismos.

ALCANCE


del cliente.

RESPONSABLE

Áreas que intervienen:

Socio Cliente

Caja

NORMATIVA


POLÍTICA


120




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




1 SERVICIO AL

CLIENTE

1. El cliente solicita información acerca de los depósitos de

ahorro que puede realizar en la cooperativa.

2. Brinda la información necesaria sobre montos, requisitos,

ventajas y rentabilidad de las cuentas de ahorro.

3. El cliente analiza las características de la información

recibida de acuerdo a sus requerimientos y disponibilidad.

4. Si el cliente decide invertir en la cooperativa, procede con

la entrega de los requisitos para emisión de libreta o

convenio de servicios.

5. Procede con la apertura de la cuenta verificando la

documentación necesaria, imprime los siguientes

documentos: Apertura de cuenta, declaración y compromiso.

6. El cliente firma todos los documentos, revisa en

conformidad los escritos que respaldan la operación (libreta

de ahorros) y procede a realizar el depósito.

2 CAJERO (A) 7. En Caja se procede con la apertura de la cuenta y la

realización del depósito, finalmente se emite el respectivo

comprobante.


121



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS



Figura 4.18 Depósitos a la vista

INICIO

Cliente solicita información de cuentas

NO

Acepta

SI

Proceso de requisitos para

emisión de libreta o convenio de

servicios.

Firma de aceptación

FIN

Analiza las características de

servicios y depósitos de

acuerdo a sus requerimientos

Entrega información:

Cantidades

Requisitos

Rentabilidad

Libreta de ahorros

Certificado de garantía de depósito

Revisa conformidad de documentos

y efectúa depósitos.

Verifica origen lícito de los

recursos

Comprobante de depósito

Acreditación en cuenta del cliente,

Débitos por servicios, conciliación

de saldos.

122


ADMINISTRATIVOS

RETIRO DE AHORROS

CONTENIDO

OBJETIVO

Delinear con exactitud las actividades en el área de cajas para el servicio de órdenes de pago, tareas

inmersas en el proceso como impresión de cartolas, verificación de firmas, digitación de datos,

validación de órdenes, conteo de dinero.

ALCANCE

Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta realizar el débito en cuenta

del cliente.

RESPONSABLE

Cajero

Jefe de Agencia

Supervisor de Cajas

NORMATIVA


POLÍTICA


123




MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

RETIRO DE AHORROS



1 JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE TALENTO

HUMANO

Recibe documentación

Papeleta

Libreta

Cédula

Verifica datos.

¿Concuerdan datos?

Ingresa al sistema y digita número de cuenta.

Verifica datos y saldo respectivo.

¿Saldo suficiente?

Formaliza la operación e imprime transacción en la libreta.

Contabiliza el valor de dinero correspondiente.

Entrega dinero y documentos.

Archiva papeleta hasta cierre de caja.


124



FLUJO GRAMA DE

PROCESOS

RETIRO DE AHORROS

Figura 4.19 Retiro de ahorros

NO

SI

INICIO

Recibe documentos

Concuerdan

datos

FIN

Ingresa al sistema y digita

número de cuenta

Verifica datos y saldo

respectivo

Archiva la papeleta

Papeleta de retiro, libreta.

Cedula de identidad

Saldo

suficiente

Entrega dinero y documentos

Finaliza la operación e imprime

la transacción

Contabiliza el valor de dinero

correspondiente

NO

SI

125

Plan de acción

Tabla 4.3 Plan de acción

COMPETENCIA DE

OBJETIVOS

ESTRATEGIA METODOLÓGICA RECURSOS EVALUACIÓN

Desarrollar programas de

capacitación basados en la

actividad que desarrolla cada

persona

Determinar el nivel de eficiencia y efectividad ante las actividades que

desempeña el personal

Humano Realizar un listado de cada uno de los

empleados y lo que realizan dentro de la

Cooperativa, para determinar su puesto dentro

de la Cooperativa.

Conocer las dificultades que tiene el personal al momento de

desarrollar sus funciones de acuerdo a la labor que desempeñan para

tomarlas en consideración en la capacitación.

Que los programas de capacitación sean de fácil entendimiento para

mayor comprensión de todos los empleados a capacitarse.

Contratar a un profesional

para que lleve a cabo la

capacitación

Establecer un plan de selección de personal para que capaciten a los

empleados de la cooperativa en los diferentes departamentos

Económico Tratar que todo el personal acuda a la

reuniones para interactuar entre todos y tener

una mejor relación laboral y un factible

cumplimiento de sus funciones

Que la entidad a capacitar cumpla con las expectativas de todos

quienes se capaciten.

Evaluar constantemente al

personal para determinar los

resultados en la capacitación

La evaluación sea continua para determinar el grado de asimilación de

capacitación del personal como incentivo en su crecimiento

profesional

Humano Realizar reuniones permanentes con todo el

personal para determinar el cumplimiento de

sus labores en los puestos asignados

Motivar al personal para que mediante su capacitación aproveche lo

aprendido y lo ponga en práctica| en sus actividades.

Proporcionar a cada empleado un ejemplar de manual de funciones

para que ponga en práctica lo establecido

126

Administración de la propuesta

La administración de la propuesta se va llevar a cabo en base a dos aspectos importantes:

Socialización

Capacitación

Socialización

Es el proceso a través del cual los seres humanos aprenden e interiorizan las normas y los valores de

una determinada sociedad y cultura específica. Este aprendizaje les permite obtener las capacidades

necesarias para desempeñarse con éxito en la interacción social. (Pérez Porto & Merino, 2008).

Socialización para el personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

Para realizar la socializar del presente manual en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

se debe tener en cuenta los siguientes puntos:

Seleccionar los departamentos acorde a la temática de la que se va hablar.

El manejo del tema es indispensable.

Procurar que en la presentación se opte textos largos.

Capacitación

“Se denomina capacitación al acto y el resultado de capacitar: formar, instruir, entrenar o educar a

alguien. La capacitación busca que una persona adquiera capacidades o habilidades para el

desarrollo de determinadas acciones”. (Pérez Porto J. , 2016).

Beneficios de la Capacitación

Desarrollo de habilidades y conductas que favorecen una actitud de servicio.

Atención especial de clientes en situaciones difíciles

Estrategia para establecer y mantener un programa efectivo de servicio al cliente.

127

Compromisos personales y organizacionales.

Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas

Capacitación para el personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi

La capacitación y el desarrollo humano son importantes en la actualidad y en el futuro dentro de la

Cooperativa, depende de la delicada aplicación de cada etapa y desarrollo de aprendizaje que se

haya adquirido para los resultados positivos que todos generaran.

La Capacitación permite desarrollar las habilidades, actitudes y el crecimiento laboral y

profesional, en los empleados y ejecutivos de una Cooperativa aprueba que éstos desempeñen su

trabajo con mayor eficiencia y calidad.

Considero que un recurso muy importante con que cuenta la Cooperativa es el Recurso Humano,

para obtener resultados de ello y no sólo benefician la formación del empleado, sino que también

ayuda a cumplir los objetivos de la Cooperativa.

Plan de monitoreo y evaluación

El presente manual constituirá una guía primordial para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki

Wasi, con el fin de otorgar a la entidad una herramienta de trabajo necesaria para la correcta

realización de sus funciones asignadas, que contribuirá en el cumplimiento de metas planteadas.

El manual Administrativo Financiero deberá regirse a lo siguiente:

Cada procedimiento llevara anexo una hoja de control de cambios en la cual debe

registrarse cualquier modificación que realicen, deberá anotarse la fecha en la que se

reporta y aprueba el cambio y finalmente la descripción de lo que se hará al manual.

Para que este manual sea útil deberá de actualizarse por lo menos cada año, cuando se

establezcan mejoras en los procesos de los respectivos manuales

128

Indicador Criterio Capacitación Información

necesaria

Fuente Frecuencia

# personas

capacitadas

Las personas

conocen las

funciones

asignadas

# personas que han

recibido la

capacitación

completa sobre el

manual

Administrativo-

Financiero

# de personas

capacitadas según

departamento

# de eventos

desarrollados

Hoja de

asistencia

Semestral

129

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones

Las operaciones que realiza la Cooperativa, están regidas por la Ley Orgánica de la

Encomia Popular y Solidaria, asimismo por el Reglamento a la Ley Orgánica de la

Economía Popular y Solidaria, también por su Estatutos, Reglamentos y Resoluciones

internas de la Cooperativa.

Los manuales son documentos escritos los cuales sirven como una guía para el

funcionamiento de la Cooperativa, en la cual se establecen normas, políticas, funciones,

procesos de la Cooperativa, lo que hace que sea de mucha utilidad para una eficiente

administración.

No existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de reglamentos,

estatutos, instructivos lo que permite establecer el grado de responsabilidad del personal,

así como también el correcto funcionamiento de la Cooperativa.

Como resultado de la presente investigación realizado en la Cooperativa de Ahorro y

Crédito Kullki Wasi Sucursal de Guamani se procedió a diseñar el manual de funciones y

procedimientos, los cuales constan en la propuesta los mismos que ayudaran a mejorar la

gestión empresarial.

5.2. Recomendaciones

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi para mitigar riesgos y ser competitivo

debe utilizar el manual de funciones y procedimientos para fortalecer su estructura frente a

la competencia.

Realizar la sociabilización del Manual Administrativo - Financiero a los respectivos

departamentos de la Cooperativa, lo cual les ayudara a desempeñarse con éxito en las

tareas asignadas por los subalternos.

130

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, realice la respectiva capacitación al

personal para que ellos tengan conocimiento de cuales funciones y que procesos tienen

que realizar para llevar a cabo las actividades de la Cooperativa.

Efectuar el seguimiento y el análisis administrativo-financiero por lo tanto se recomienda

realizar los respectivos cambios en el Manual de acuerdo a las de necesidad de la

Cooperativa, para generar un proceso de control en cuanto a la implementación y el

cumplimiento de los objetivos.

La Cooperativa al elaborar manuales, es porque tiene la perspectiva de crecer, las áreas

gerenciales deben incluir al personal, que se sientan parte de la Cooperativa, y hacer

entender que un manual ayuda a sus trabajos sean eficientes.

131

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