universidad central del ecuador facultad de ciencias … · 2017. 8. 18. · universidad central...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL COMISARIATO

AUTOMOTRIZ

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO

EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

AUTOR: GONZALO GABRIEL IGUASNIA CALDERÓN

TUTORA: LIC. RAÚL ARTURO FUENMAYOR MARÍN, M.Sc.

QUITO, D.M. OCTUBRE DE 2016

REFERENCIAS DEL AUTOR: Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: Lic. Raúl Arturo Fuenmayor Marín, MSc.,

[email protected]

Iguasnia Calderón, Gonzalo Gabriel (2016). Diseño de un sistema de

procedimientos de control interno administrativo y financiero aplicado

al Comisariato Automotriz. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto

de investigación para la obtención del Título de Ingeniero en

Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Carrera de

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 193 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón, con C.C. 0604247536 en calidad de autor del

trabajo de investigación: DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL

COMISARIATO AUTOMOTRIZ. Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a

hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta

obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.

En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Octubre de 2016

Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón

C.C. 0604247536

[email protected]

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo Lic. Raúl Fuenmayor Marín, MSc., en calidad de tutor del trabajo de titulación,



AUTOMOTRIZ., elaborado por el estudiante Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón, de

la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de

titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y

epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en virtud de

continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del

Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Octubre de 2016

Lic. Raúl Fuenmayor Marín, MSc.

C.C. 060009052-6

v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

vi

DEDICATORIA

El presente trabajo se lo dedico:

A mi padres y hermanos por ser el primer vínculo en mi vida y quienes fueron mis

primeros maestros al guiarme en rectitud sin importar lo oscuro o claro sea el camino

de la vida y darme, su tiempo, sabiduría, paciencia y sacrificios de forma incondicional

para cumplir una etapa más en mi vida como como hijo y hermano. Con mucho amor y

gratitud a mi mama quien es y será causa y consecuencia de mis logros y sueños que

poco a poco lo iré consiguiendo y fortaleciendo a través de su amor incondicional.


vii

AGRADECIMIENTO

Mi más sincero agradecimiento:

A Dios por darme la vida y llenarlo de sabiduría y perseverancia para culminar mis

estudios universitarios.

De manera muy especial a mis padres quienes son el motor y motivación para que siga

cumpliendo mis objetivos personales y profesionales.

A mis hermanas por compartir su felicidad y ayuda en los momentos difíciles y

fructíferos en familia.

A la Universidad Central del Ecuador por abrirme sus puertas y brindarme sus

conocimientos de forma integral.

A quienes fueron mis profesores durante mi carrera universitaria por bríndame sus

conocimientos y experiencias que son de ayuda para mi crecimiento personal y

profesional, y de manera muy especial agradezco al Master Raúl Fuenmayor quien fue

mi guía y orientación para la culminación de este trabajo.

Al Comisariato Automotriz por brindarme la información necesaria para la realización

de este trabajo de investigación.

Finalmente a mis amigos y compañeros quienes compartí los momentos más felices de

mi vida como estudiante universitario.


viii

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ..............................iv

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................. v

DEDICATORIA ...............................................................................................................vi

AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................ viii

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiii

RESUMEN .....................................................................................................................xvi

ABSTRACT ................................................................................................................. xvii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1

1. ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN ....................................... 2

1.1 Antecedentes Generales .................................................................................... 2

Antecedentes de la Organización ...................................................................... 2 1.1.1

Base legal de la empresa ................................................................................... 2 1.1.2

1.2 Organismos de control ...................................................................................... 4

Servicio de Rentas Internas ............................................................................... 4 1.2.1

Ministerio de Trabajo ........................................................................................ 5 1.2.2

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ........................................................ 6 1.2.3

1.3 Estructura y filosofía institucional .................................................................... 7

Objetivos de la Empresa ................................................................................... 7 1.3.1

Misión ............................................................................................................... 7 1.3.2

Visión ................................................................................................................ 7 1.3.3

Valores Corporativos ........................................................................................ 7 1.3.4

La empresa ........................................................................................................ 8 1.3.5

Reseña histórica ................................................................................................ 8 1.3.6

Organigrama Estructural ................................................................................. 10 1.3.7

Organigrama Funcional .................................................................................. 10 1.3.8

Gerente General. ............................................................................................. 10 1.3.9

1.3.9.1 Agente de ventas y cobranzas ........................................................................ 11

1.3.9.2 Jefe de Ventas ................................................................................................ 12

1.3.9.3 Bodeguero ...................................................................................................... 12

ix

1.3.9.4 Contador ......................................................................................................... 12

2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ...................................................................... 14

2.1 Ambiente Externo ........................................................................................... 14

Macroambiente ............................................................................................... 14 2.1.1

2.1.1.1 Factor Económico. ......................................................................................... 14

2.1.1.1.1 Producto interno bruto ................................................................................... 14

2.1.1.1.2 Inflación ......................................................................................................... 16

2.1.1.1.3 Tasas de Interés .............................................................................................. 17

2.1.1.2 Factor Político ................................................................................................ 20

2.1.1.3 Factor Social .................................................................................................. 21

2.1.1.3.1 Mercado Laboral ............................................................................................ 21

2.1.1.3.2 Pobreza ........................................................................................................... 22

2.1.1.4 Factor Tecnológico ........................................................................................ 23

2.1.1.4.1 Tecnologías de la información y de la comunicación (Tics) ......................... 24

2.1.1.4.2 Uso del internet .............................................................................................. 24

Microambiente ................................................................................................ 25 2.1.2

2.1.2.1 Clientes .......................................................................................................... 25

2.1.2.2 Proveedores .................................................................................................... 30

2.1.2.3 Competencia .................................................................................................. 34

2.2 Análisis Interno ............................................................................................... 38

2.3 Matriz FODA .................................................................................................. 49

Análisis Foda Del Comisariato Automotriz. ................................................... 49 2.3.1

Matriz de estrategias FODA ........................................................................... 50 2.3.2

3. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 52

3.1 Sistema de control interno COSO I ................................................................ 52

Sistemas .......................................................................................................... 52 3.1.1

3.1.1.1 Sistema Abierto .............................................................................................. 52

3.1.1.2 Sistema Cerrado ............................................................................................. 52

3.1.1.3 Elementos de los sistemas .............................................................................. 53

Ambiente de Control ....................................................................................... 54 3.1.2

Evaluación de riesgos ..................................................................................... 54 3.1.3

Actividades de control .................................................................................... 55 3.1.4

x

Información y comunicación. ......................................................................... 55 3.1.5

Monitoreo ........................................................................................................ 55 3.1.6

3.2 Administración y organización empresarial ................................................... 56

Concepto de Administración empresarial ....................................................... 56 3.2.1

Objetivos de la administración empresarial .................................................... 56 3.2.2

Organización Empresarial ............................................................................... 57 3.2.3

3.2.3.1 Conceptos según autores ................................................................................ 57

3.2.3.2 Objetivo de la organización empresarial ........................................................ 58

3.2.3.3 Importancia .................................................................................................... 58

3.2.3.4 Formas de organización empresarial.............................................................. 58

3.2.3.5 El organigrama de la empresa ........................................................................ 59

3.3 Administración ................................................................................................ 60

Conceptos de autores ...................................................................................... 60 3.3.1

Importancia de la administración .................................................................... 61 3.3.2

Funciones de la administración ....................................................................... 61 3.3.3

Proceso administrativo .................................................................................... 62 3.3.4

3.3.4.1 Planificación .................................................................................................. 62

3.3.4.2 Organización .................................................................................................. 63

3.3.4.3 Dirección ........................................................................................................ 63

3.3.4.4 Control ........................................................................................................... 64

Administración de la calidad........................................................................... 65 3.3.5

3.4 Administración Financiera .............................................................................. 66

Conceptos ........................................................................................................ 66 3.4.1

Funciones de la Administración Financiera .................................................... 66 3.4.2

Funciones del Administrador financiero ......................................................... 67 3.4.3

Componentes de la administración financiera ................................................ 67 3.4.4

3.5 CONTROL INTERNO ................................................................................... 68

Objetivos ......................................................................................................... 69 3.5.1

Elementos del Control Interno ........................................................................ 70 3.5.2

Limitaciones del Control Interno .................................................................... 70 3.5.3

Características del control interno................................................................... 70 3.5.4

Manuales de procedimientos dentro del control interno. ................................ 70 3.5.5

xi

3.5.5.1 Concepto de Procedimientos .......................................................................... 71

3.5.5.2 Objetivos de los procedimientos .................................................................... 71

3.5.5.3 Características de los procedimientos ............................................................ 71

3.5.5.4 El control interno administrativo ................................................................... 71

3.5.5.5 El control interno contable ............................................................................. 72

3.6 Organigramas .................................................................................................. 73

Conceptos según autores ................................................................................. 73 3.6.1

Objetivos ......................................................................................................... 74 3.6.2

Ventajas ........................................................................................................... 74 3.6.3

Desventajas ..................................................................................................... 74 3.6.4

Elaboración de Organigramas ......................................................................... 74 3.6.5

Clasificación de los organigramas .................................................................. 75 3.6.6

3.7 Diagramas de flujo .......................................................................................... 76

4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL

COMISARIATO AUTOMOTRIZ ...................................................................... 78

4.1 Organización estructural y funcional propuesto ............................................. 79

Organigrama estructural del Comisarito Automotriz ..................................... 79 4.1.1

Organigrama Funcional .................................................................................. 80 4.1.2

4.1.2.1 Gerente General ............................................................................................. 80

4.1.2.2 Jefe Comercial/Ventas ................................................................................... 81

4.1.2.3 Agente de ventas y cobranzas ........................................................................ 82

4.1.2.4 Vendedor ........................................................................................................ 82

4.1.2.5 Cajero ............................................................................................................. 83

4.1.2.6 Jefe administrativo financiero ........................................................................ 83

4.1.2.7 Bodeguero- Almacén y compras .................................................................... 84

4.1.2.8 Jefe de Talento Humano ................................................................................ 84

4.1.2.9 Contador ......................................................................................................... 85

4.2 Propuesta del diseño de procedimientos administrativos ............................... 86

Procedimientos para compras ......................................................................... 86 4.2.1

Procedimientos para control de inventarios .................................................... 91 4.2.2

Procedimientos para ventas ........................................................................... 101 4.2.3

xii

Procedimiento para Talento Humano. .......................................................... 114 4.2.4

4.3 Propuesta del diseño de procedimientos financieros .................................... 122

Procedimientos para caja .............................................................................. 122 4.3.1

Procedimientos para Caja Chica ................................................................... 128 4.3.2

Procedimientos para bancos .......................................................................... 135 4.3.3

Procedimientos para cuentas por cobrar ....................................................... 140 4.3.4

Procedimientos para pago a proveedores ...................................................... 144 4.3.5

Procedimientos para nómina ......................................................................... 149 4.3.6

Procedimientos para determinación y pago de impuestos ............................ 153 4.3.7

Formatos e instructivos propuestos ............................................................... 156 4.3.8

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 186

Conclusiones .................................................................................................................. 186

Recomendaciones .......................................................................................................... 187

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 189

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Organigrama Estructural del Comisariato Automotriz ................................... 10

Figura 2 Producto Interno Bruto Sectorial por Años ...................................................... 15

Figura 3 Oferta y Utilización de Bienes y Servicios, 2014-2015 ................................... 15

Figura 4 Inflación Acumulada ........................................................................................ 16

Figura 5 Tasas de Interés del año 2015 .......................................................................... 17

Figura 6 Tasa de Interés Activa ...................................................................................... 18

Figura 7 Tasa de Interés Pasiva ...................................................................................... 19

Figura 8 Razones de la Crisis Económica 2015. ............................................................ 20

Figura 9 Evolución Trimestral de Economía Laboral .................................................... 21

Figura 10 Evolución Trimestral de Economía Laboral .................................................. 22

Figura 11 Evolución de la pobreza por Ciudad .............................................................. 23

Figura 12 Evolución de la Pobreza por Ciudades Principales ........................................ 23

Figura 13 Motivos de Uso de Internet por Área ............................................................. 24

Figura 14 ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos? ..... 26

Figura 15 Pregunta N°. 2 Clientes ................................................................................. 26

Figura 16 ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente? .............................................. 27

Figura 17 ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes? ............................. 27

Figura 18 ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa? ....... 28

Figura 19 ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera? ........................... 28

Figura 20 ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos? ............................ 29

Figura 21 ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno? ................................ 29

Figura 22 ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de

sus productos? ..................................................................................................... 30

Figura 23 ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de

decisiones? .......................................................................................................... 31

Figura 24 ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de

pedidos? .............................................................................................................. 31

Figura 25 ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la

demanda de los clientes? .................................................................................... 32

Figura 26 ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas? ........................ 32

xiv

Figura 27 ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a

crédito? ............................................................................................................... 33

Figura 28 ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes? .......... 33

Figura 29 ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la

nuestra? ............................................................................................................... 34

Figura 30 ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce? ............... 35

Figura 31 ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?............. 35

Figura 32 ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia? ............................................ 36

Figura 33 ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito? ...................................... 36

Figura 34 ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra? ............................ 37

Figura 35 ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra? ............... 37

Figura 36 ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia? ............................ 38

Figura 37 ¿Conoce la misión y visión de la compañía? ................................................. 39

Figura 38 ¿La estructura organizacional es adecuada para la ejecución de sus

operaciones? ....................................................................................................... 39

Figura 39 ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en las fecha acordadas? ........... 40

Figura 40 ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?............................................... 40

Figura 41 ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables? ..................... 41

Figura 42 ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente? .................. 41

Figura 43 ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente? ......................... 42

Figura 44 ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades

de la organización? ............................................................................................. 42

Figura 45 ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la

organización? ...................................................................................................... 43

Figura 46 ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio? ........ 43

Figura 47 ¿La rotación de inventarios es alta? ............................................................... 44

Figura 48 ¿Se realizan tomas físicas de los inventarios constantemente? ...................... 44

Figura 49 ¿Se utiliza documentos internos que sustenten las entradas y salidas de

los productos? ..................................................................................................... 45

Figura 50 ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes constantemente? ........................ 45

Figura 51 ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto? ............................................ 46

Figura 52 ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes? .................. 46

xv

Figura 53 ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes? ........ 47

Figura 54 ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto? ....................................... 47

Figura 55 ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada

trabajador? .......................................................................................................... 48

Figura 56 ¿A Los empleados se los capacita constantemente? ...................................... 48

Figura 57 Tipos de sistemas organizacionales ............................................................... 53

Figura 58 Elementos de un sistema ................................................................................ 53

Figura 59 Símbolos Gráficos de los Diagramas de Flujo ............................................... 77

Figura 60 Organigrama Estructural Propuesto. .............................................................. 79

xvi



AUTOMOTRIZ

RESUMEN

El presente trabajo de titulación se basa en el diseño de procedimientos administrativos

y financieros aplicados al Comisariato Automotriz con el fin de que se establezca un

control interno mediante políticas, funciones, actividades y así asegurar que se trabajen

bajo estos mismos parámetros; la implementación del control interno permitirá a la

compañía realizar una gestión efectiva y adecuada a los departamentos de talento

humano, compras, ventas y contabilidad con la finalidad de optimizar recursos y

aumentar su productividad.

El manejo adecuado de los lineamientos y procedimientos visualizados permitirá dar

seguimiento al cumplimiento de funciones y así detectar de manera oportuna los errores

para mitigarlos.

Mediante el análisis y requerimiento del Comisariato Automotriz se elabora un sistema

de procedimientos administrativos y financieros en sus principales áreas: inventarios,

ventas, compras, contabilidad, cartera de clientes/proveedores y talento humano.

PALABRAS CLAVES: SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO / PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS / PROCEDIMIENTOS

FINANCIEROS/ POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS / POLÍTICAS FINANCIERAS

xvii

DESIGN OF A SYSTEM OF INTERNAL ADMINISTRATIVE AND

FINANCIAL CONTROL PROCEDURES APPLIED TO COMISARIATO

AUTOMOTRIZ

ABSTRACT

The present titling work is based on the design of administrative and financial

procedures applied to the Comisariato Automotriz in order to establish internal control

through policies, functions, activities and thus ensure that they work under these same

parameters; the implementation of internal control will enable the company to

effectively and adequately manage human talent, procurement, sales and accounting

departments in order to optimize resources and increase productivity.

The proper management of the guidelines and procedures displayed will allow

monitoring of compliance of functions and thus detect in a timely manner the errors to

mitigate them.

Through the analysis and requirement of the Comisariato Automotriz, a system of

administrative and financial procedures is elaborated in its main areas: inventories,

sales, purchases, accounting, client / supplier portfolio and human talent.

KEYWORDS: INTERNAL CONTROL SYSTEM PROCEDURES /

ADMINISTRATIVE PROCEDURES / FINANCIAL PROCEDURES /

ADMINISTRATIVE POLICIES / FINANCIAL POLICIES

1

INTRODUCCIÓN

El diseño de procedimientos administrativos y financieros aplicados al Comisariato

Automotriz permitirá la optimización de recursos y aumento en la productividad

comercial mediante actividades establecidas de una forma adecuada y pertinente a cada

departamento con el fin de que su desenvolvimiento sea el óptimo acorde a los objetivos

organizacionales.

El diseño de procedimientos se fundamenta en el cumplimiento de políticas y

atribuciones que posee cada trabajador para que su desempeño laboral sea eficiente y

pertinente a las operaciones de la compañía.

El desarrollo del presente trabajo de investigación parte del conocimiento y entorno

general de la organización con el propósito de entender y conocer sobre la filosofía

organizacional hasta en la manera de cómo se organizan para poner en práctica sus

funciones diarias, este conocimiento y observación de la dinámica empresarial del

Comisarito Automotriz sirve como referencia para obtener datos con el fin de

determinar la situación actual de la organización y sirva como punto de partida a través

de un análisis interno y externo para para proponer una mejora en la compañía.

Mediante los resultados que arroje el análisis interno y externo de la compañía y un

apoyo de una base bibliográfica adecuada el presente trabajo propone desde un

organigrama estructural y funcional, seguido de las políticas y procedimientos

administrativos y financieros en las áreas críticas que comprenden: Inventarios, ventas,

cartera de clientes/proveedores y talento humano hasta la propuesta de diagramas de

flujo que permitirá visualizar e identificar de forma fácil las actividades en cada área.

Este sistema de procedimientos de controles administrativos y financieros va enfocado

al cumplimiento de los objetivos organizacionales del Comisariato Automotriz

2

1. ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Antecedentes Generales

Antecedentes de la Organización 1.1.1

El Comisariato Automotriz es una comercializadora y distribuidora de repuestos y

accesorios que dan soporte al mercado automotriz desde 1998, otorgando beneficios a

sus clientes con asesoría personalizada y productos de calidad.

Comisariato Automotriz pone a disposición la distribución de repuestos originales y

genéricos dentro de los estándares de calidad para las marcas Chevrolet - Suzuki -

Nissan - Renault - Mazda - Toyota - Hyundai - Daewoo - Kia - Volkswagen, etc.

Comisariato Automotriz le brinda excelentes beneficios como son:

Créditos a corto y mediano plazo.

Entrega Inmediata a domicilio.

Atención en diferentes puntos de venta más cerca al cliente.

La empresa cuenta con personal calificado con experiencia, listo para atender las

necesidades de sus clientes y brindar un servicio de calidad.

Base legal de la empresa 1.1.2

El Comisariato Automotriz no posee políticas y reglamentos por escrito sin embargo a

lo largo de la vida de la organización ha contado con normas intrínsecas, las cuales se

han transmitido a cada empleado que ha sido parte de la organización, con el fin de que

estas sean cumplidas. A continuación se detalla de forma narrativa las normas a las que

se rige la organización, objeto de la propuesta.

3

Del nombre e imagen de la empresa

El personal que ingrese a formar parte de la organización, deberá respetar y hacer

respetar el nombre de la misma, cumplir con todas las obligaciones según consta en el

contrato que se celebró entre el empleador y empleado, también deberá cumplir de

forma obligatoria con normas internas que a su ingreso serán de su conocimiento, con el

fin de establecer una filosofía institucional y fomentar las buenas costumbres

comerciales.

De la canasta y calidad de productos

La organización ofrece repuestos, accesorios y piezas altamente calificados que

satisfacen las necesidades del consumidor, es así que tiene dos segmentaciones

claramente definidas:

Distribuidores autorizados de la marca FREEZETONE TM (certificada con ISO

9001), aditivos y refrigerantes para el sector automotriz.

Distribuidores y comercializadores al por menor y mayor de las mejores marcas

en el campo de repuestos automotrices ya sean en las líneas de material

eléctrico, cauchos, auto lujos, aceites y lubricantes tanto para automóviles

livianos y pesados.

De la venta de productos y su promoción

Custodiar de forma correcta los productos que comercializa la empresa desde el

momento de exhibirse hasta la entrega de los mismos.

Mantener actualizado el catálogo de precios de todos los productos que se

ofrecen al público y además contar con listados impresos y que estén a

disposición siempre del cliente.

Verificar que los productos que se compran primero sean los primeros en salir

con el fin de evitar daños en los mismos ya sea por vencimiento u obsolescencia.

Tener siempre un stock moderado que permita cubrir las demandas de los

consumidores.

4

De los deberes formales de la empresa.

Es responsabilidad del gerente, controlar y verificar que los registros de ingresos

y gastos sean los correctos.

Será responsabilidad de la empresa presentar declaraciones al SRI de: IVA,

retenciones en la fuente, impuesto a la renta, así como también anexos

transaccionales y demás obligaciones fiscales.

Será un deber de la empresa mantener su RUC actualizado y manejar

comprobantes de venta debidamente autorizados por el Servicio de Rentas

Internas.

1.2 Organismos de control

El Comisariato Automotriz se encuentra bajo la supervisión de los siguientes

organismos de control.

Servicio de Rentas Internas (SRI).

Ministerio de Trabajo.

Instituto de Seguridad Social (IESS).

Servicio de Rentas Internas 1.2.1

El servicio de Rentas Internas es un organismo autónomo, encargado de recaudar los

tributos dentro del territorio ecuatoriano contemplados en las leyes vigentes. Este

organismo tiene como fin establecer una cultura fiscal y ejercer una equidad tributaria

hacia los contribuyentes.

Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.

Operan con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1

primero de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado 9 fracciones básicas

desgravadas del impuesto a la renta o cuyos ingresos brutos anuales de esa actividad

Ejercicio inmediato anterior, haya sido superior a las 15 fracciones básicas

desgravadas o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial

Ejercicio fiscal inmediato anterior haya sido superior a 12 fracciones básicas

desgravadas…” (Servicio de Rentas Internas, 2015).

5

Las personas naturales que, de acuerdo con el inciso anterior, hayan llevado

contabilidad en un ejercicio impositivo y que luego no alcancen los niveles de capital

propio o ingresos brutos anuales o gastos anuales antes mencionados, no podrán dejar

de llevar contabilidad sin autorización previa del Director Regional del Servicio de

Rentas Internas.

El Comisariato Automotriz es una persona natural obligada a llevar contabilidad desde

el año 2012 ya que cumplió con los montos establecido en aquella época, actualmente la

posición financiera de la organización no supera los límites que determina la ley sin

embargo el Servicio de Rentas Internas menciona que no puede dejar de llevar

contabilidad; la entidad ha cumplido con todas las obligaciones ante este organismo de

control. Por consiguiente el número de RUC es 1800315101001 y su actividad

registrada es: VENTA AL POR MAYOR Y MENOR DE ACCESORIOS, PARTES Y

PIEZAS DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES, cuyos dueños son Gonzalo Iguasnia

Anguieta y Leonor Nieto Nieto.

El Comisariato Automotriz presenta la declaración de IVA y Retención en la Fuente

mensual el 28 de cada mes, adicionalmente el anexo transaccional simplificado, a su vez

se presenta de manera anual los Gastos Personales y las declaraciones del Impuesto a la

Renta y Relación de dependencia.

Ministerio de Trabajo 1.2.2

El Ministerio de Trabajo es la institución rectora de políticas públicas de trabajo,

empleo y del talento humano del servicio público, que regula y controla el

cumplimiento a las obligaciones laborales mediante la ejecución de procesos eficaces,

eficientes, transparentes y democráticos enmarcados en modelos de gestión integral,

para conseguir un sistema de trabajo digno, de calidad y solidario para tender hacia la

justicia social en igualdad de oportunidades.

El Comisariato Automotriz se encuentra bajo la supervisión del Ministerio de Trabajo,

debido a que se encuentran laborando 5 personas, la empresa se divide en las áreas

administrativa/financiera donde cuentan con 3 personas (2 hombres y una mujeres) y el

6

área de ventas cuenta con 2 personas (1 hombre y 1 mujer), Todo el personal de la

empresa cuenta con un contrato laboral legalizado según lo establece la normativa.

El Comisariato Automotriz cumple con las obligaciones contractuales desde el primer

día trabajo en cuanto a:

Sueldos y salarios

Décimo Tercer Sueldo

Décimo Cuarto Sueldo

Utilidades

Horas extras

Vacaciones

Otros ingresos

Todos estos rubros son cubiertos por la compañía de forma oportuna en los límites

establecidos como por ejemplo el cumplimiento de las 8 horas laborales diarias o las 40

horas semanales. El Comisariato Automotriz labora de lunes a sábado lo que implica el

pago de horas extraordinarias según el caso teniendo en cuenta que tienen derecho a 2

días de descanso semanalmente.

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 1.2.3

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad en favor de la salud de sus

afiliados ya sean estos bajo relación de dependencia o aportación voluntaria. Es por ello

que el IESS cubre gastos en beneficio de sus afiliados ya sea por:

Riesgo de enfermedad

Enfermedad

Invalidez temporal o permanente

Muerte

Vejez

El Comisariato Automotriz tiene afiliados a todo el personal desde el primer día de

ingreso a la organización, además se cumple con el pago mensual y en forma puntual de

7

las planillas generadas por Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, así el empleador

asegura a sus trabajadores cubriendo y previniendo posibles accidentes o enfermedades

dentro o fuera de la organización. Los empleados cuentan con su clave personal para

hacer uso de los beneficios del IESS debido al cumplimiento y afiliación por parte del

Comisariato Automotriz donde el Lic. Gonzalo Iguasnia Anguieta figura como

empleador.

1.3 Estructura y filosofía institucional

Objetivos de la Empresa 1.3.1

Ser líder en la comercialización y distribución de repuestos automotrices a nivel

de Riobamba.

Tener un mayor alcance a nivel nacional en la distribución de repuestos

automotrices.

Incursionar en la distribución de material ferretero y de la construcción.

Misión 1.3.2

El comisariato automotriz tiene como misión brindar un servicio de calidad al público a

través de la distribución y comercialización de repuestos automotrices, con estándares

de seguridad, durabilidad y confiabilidad, que contribuya al crecimiento económico y

social de la ciudad de Riobamba.

Visión 1.3.3

Ser líder en la distribución y comercialización de repuestos automotrices a nivel de

Riobamba, innovando en productos de calidad con valor agregado para el mercado

nacional, generando una cultura de atención personalizada al cliente.

Valores Corporativos 1.3.4

Los valores que Comisariato Automotriz posee para poder alcanzar los objetivos y

garantizar el cumplimiento de las metas son:

8

Enfoque en la Calidad

Honestidad

Confianza

Innovación

Compromiso

Mejoramiento Continuo

Trabajo en Equipo

La empresa 1.3.5

El Comisariato Automotriz se encuentra ubicado en Riobamba en las calles Guayaquil y

Cuba, al sur de la ciudad, comercializa y distribuye productos de calidad en la rama de

automotores ofreciendo repuestos para todo tipo de automóvil y en la mejores marcas;

alemana, japonesa , taiwanesa y americana. Nuestro alcance de comercialización,

distribución de nuestros productos y servicios abarca las provincias de Chimborazo,

Tungurahua y Bolívar, nuestra estrategia de mercado es ir a lugares donde pocos llegan

dando como un valor agregado a nuestros clientes créditos de forma directa a corto y

mediano plazo, además fomentando emprendimientos microempresarios para nuevos

nichos de mercado. Actualmente el Comisariato Automotriz tiene como objetivo a largo

plazo expandir su negocio a la ciudad de Quito creando un punto de distribución que

satisfaga el mercado automotor de la capital. La finalidad empresarial y familiar de

nuestra organización es constituirse como una compañía limitada que opere ya no solo

en la rama de repuestos de automóviles sino en la distribución de material de ferretería y

de la construcción.

Reseña histórica 1.3.6

En el año 1995 la Sra. Rocío Calderón decide crear un negocio de venta directa

ofreciendo productos de repuestos automovilísticos en el centro de la ciudad de

Riobamba con el nombre “Autoplamec” teniendo una buena acogida en el mercado

debido a la poca competencia existente para la época.

9

En 1998 en medio de una crisis financiera que azotaba al Ecuador conjuntamente con

una economía inestable mundial la Sra. Roció Calderón decide cambiar el lugar de

domicilio ubicándose en el sur de la ciudad con el fin de buscar un nuevo mercado

donde la demanda sea estable, esta decisión fue tomada debido a la dolarización y los

cambios bruscos económicos.

A principios del año 1999“Autoplamec” decide ampliar su mercado y crea la

distribuidora en compañía de su esposo Sr. Gonzalo Iguasnia Anguieta teniendo como

visión y misión abastecer productos de calidad a toda la provincia de Chimborazo y

parte de Tungurahua.

Debido a la acogida y a la alta demanda que posee la comercializadora y distribuidora,

“Autoplamec” en el año 2001 se decide abrir una línea de mercado apostando a los

servicios personalizados de problemas en la línea automovilista y creando convenios

con negocios de la localidad en brindar sus servicios conjuntos. En este año la

comercializadora decide cambiar su razón social a “New Era”.

En el año 2002 viendo un nuevo horizonte en una economía en desarrollo y a la

competencia existente para la época, la comercializadora decide abrir un nuevo nicho de

negocio enfocándose al sector alimenticio, viendo como punto de venta a los

comerciantes minoristas y tiendas del centro de la ciudad ofreciendo como producto a la

distribución de arroz a mediana escala.

En 2004, “New Era” azotado por cambios en la ciudad de Riobamba y principalmente a

su fuente de demanda sumado a problemas económicos que se presentaba, se cierra y

liquida la línea arrocera y se dividen las líneas de negocio tanto de la comercializadora y

la distribuidora entre sus dueños dando así lugar a negocios independientes.

En el año 2006 se crea la distribuidora con el nombre “Comisariato Automotriz” en

donde decidió expandir su línea de negocios a provincias de Tungurahua y Bolívar

como también ampliando su gama de productos contando con el apoyo e inversión de la

Lcda. Leonor Nieto Nieto.

10

Actualmente posee una clientela fiel a los productos automotrices debido a la garantía y

calidad en cada uno de ellos que han permitido el crecimiento de la organización,

teniendo en cuenta la competencia rigurosa. “Comisariato Automotriz” tiene como

objetivo a corto plazo abrir una nueva línea de productos enfocado al sector de la

construcción que dependerá de la estabilidad económica ecuatoriana y a la capacidad

financiera de la organización.

Organigrama Estructural 1.3.7

Comisariato Automotriz

Figura 1 Organigrama Estructural del Comisariato Automotriz

Organigrama Funcional 1.3.8

Comisariato Automotriz no posee un organigrama funcional escrito donde se detalle las

responsabilidades y funciones de los miembros que conforman la organización sin

embargo se ha podido observar las actividades que realiza cada uno de estos miembros.

A continuación se detalla mediante narrativas las responsabilidades en función del

organigrama estructural.

Gerente General. 1.3.9

Contratar y remover al personal conforme a las necesidades de la organización.

Fijar las remuneraciones a los empleados conforme a las regulaciones

gubernamentales vigentes.

Gerencia

Crédito y cobranzas

Ventas Inventarios Contabilidad

11

Realizar evaluaciones del cumplimiento de las funciones de las diferentes áreas

y resolver los problemas que se presenten.

Autoriza las reposiciones de cajas como también los viáticos cuando

corresponda.

Autorizar los pedidos y adquisiciones a los proveedores, entregados por el

agente vendedor de acuerdo al reporte de stock de productos.

Aprobar y dar seguimiento a nuevos productos que formaran parte del catálogo

de producto que ofrece la organización

Firmar los cheques de la compañía y cobrar los girados a favor del mismo.

Aprobar y dar seguimiento a los pagos de los proveedores mediante control

propio del gerente.

Establecer los porcentajes de descuento en cuanto a clientes y productos.

Aprobar los créditos de los clientes.

Elaborar y proyectar su margen de utilidad en base a la variación de los costos

dentro de los parámetros de la competitividad y rentabilidad.

Mantener buenas relaciones con los clientes, empleados y proveedores, para

mantener el buen funcionamiento de la empresa.

1.3.9.1 Agente de ventas y cobranzas

Buscar nuevos clientes dentro y fuera del cantón Riobamba.

Dar a conocer a nuestros clientes sobre la dinámica de la organización y los

productos que ofrece.

Dar seguimiento a los clientes con el fin de incrementar las ventas.

Cumplir y concretar la venta en función de los objetivos organizacionales.

Recibir pedidos de la cartera de cliente o posibles clientes.

Conceder y aprobar créditos a corto y mediano plazo.

Realizar las facturas respectivas solicitadas por el cliente.

Revisar el reporte de cuentas por cobrar y recaudar los mismos.

Trasladar y entregar el producto desde el punto de venta hasta el lugar donde

reside el cliente.

Realizar las cobranzas por los créditos concedidos.

12

1.3.9.2 Jefe de Ventas

Conocer sobre las ventas, la organización, los productos/servicios, la

competencia y la estructura de la demanda potencial y real.

Emitir informes semanales y mensuales sobre las ventas y la recaudación de las

mismas.

Promover las ventas en todo el sector de comercio.

Planificar las rutas de las visitas a los clientes.

Mantener una lista de precios actualizados.

Verificar la existencia del producto para la confirmación de requerimiento de

materiales.

Mantener la buena imagen del lugar donde se comercializa los repuestos,

accesorios y piezas automotrices.

Capacitar continuamente al equipo de ventas en la excelencia del servicio al

cliente.

Optimizar los recursos asignados.

1.3.9.3 Bodeguero

Verificar las entradas y salidas de la mercadería

Revisión de inventarios para determinar sus condiciones de buen estado.

Realizar la toma física de inventarios.

Mantener el orden en los productos que ingresa a las bodegas para facilitar de

forma rápida su ubicación.

Despachar las productos según requerimientos de compra en cuanto al local y

los agentes vendedores.

1.3.9.4 Contador

Revisar que la documentación fuente esté de acuerdo a la legislación vigente.

Realizar y presentar las declaraciones mensuales tanto de Impuesto al Valor

Agregado como el de las Retenciones en la Fuentes.

13

Realizar la declaración y presentar información referente al Impuesto a renta

cuando corresponda.

Realizar las conciliaciones bancarias anualmente de las diferentes cuentas que

posee la organización.

Elaborar el proceso de devolución por beneficios tributarios en cuanto a

devolución de IVA en función de los requisitos legales vigentes.

Asesorar en temas de mejoramiento continuo de la organización ya sea en temas

contables y tributarios.

Aplicar los beneficios legales para los trabajadores.

14

2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL

2.1 Ambiente Externo

Macroambiente 2.1.1

2.1.1.1 Factor Económico.

En el aspecto económico en estos últimos años, Ecuador es uno de los países que ha

decrecido en comparación con países latinoamericanos, puesto que la tasa de

crecimiento del año 2015 llegó aproximadamente al 9%. De forma general, en américa

latina hubo un decrecimiento económico en la mayoría de países debido a la legislación

y problemas que se han suscitado en los gobiernos latinos y particularmente en el caso

de Ecuador, considerando también que se redujo el índice de pobreza y se han

disminuido en 10 puntos porcentuales a diferencia de lo que ha sucedido en Europa con

el considerado bloque económico perfecto, la Unión Europea.

En una economía dolarizada como la ecuatoriana las tasas de interés y de inflación,

tienden a bajar e igualarse a las tasas internacionales pero principalmente con la del país

dueño de la moneda, Estados Unidos. En Japón por ejemplo, la tasa de interés pasiva es

menor a un punto porcentual; en Suiza (el país con el mayor ingreso per cápita) los

intereses son negativos, etc. En Ecuador la tasa de interés activa es del 9.12% y la

pasiva del 5.14%, actualizadas a diciembre de 2015.

2.1.1.1.1 Producto interno bruto

El producto interno bruto (PIB), es el principal agregado definido por la macroeconomía

y expresa el valor monetario de la producción de bienes y servicios finales de un país

durante un período de tiempo, se trata de macro magnitud por excelencia de la ciencia

económica.

15

Figura 2 Producto Interno Bruto Sectorial por Años

En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censo, 2010)

Figura 3 Oferta y Utilización de Bienes y Servicios, 2014-2015

En: (Banco Central del Ecuador, 2015)

Impacto en la empresa

El Producto Interno Bruto en el Ecuador permite conocer los productos y servicios que

se han generado de forma anual y como hemos podido ver, existe una disminución

comparada al año anterior lo que representa una desventaja para el Comisariato

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Series1 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Series2 5,3 14 0,4 3,6 0,2 6,16 5,1 4 3,2

0

500

1000

1500

2000

2500

Títu

lo d

el e

je

PIB- SECTORIAL

AÑOS

VARIABLES

Producto interno bruto (PIB) 102.292.260 100.176.808

Importaciones de bienes y servicios 30.173.593 23.702.545

Total oferta final 132.465.853 123.879.353

Gasto de consumo final total 74.999.440 76.267.509

Gobierno general 14.442.181 14.402.697

Hogares residentes 60.557.259 61.864.812

Formación bruta de capital fijo 27.702.468 26.359.701

Variación de existencias 1.130.848 541.993

Exportaciones de bienes y servicios 28.633.097 20.710.150

Total utilización final 132.465.853 123.879.353

2014 (sd) 2015 (p)

OFERTA Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS

Miles de dólares

16

Automotriz ya que afecta al rendimiento económico tanto para nuestra empresa como

para nuestros clientes, lo que representa una AMENAZA.

2.1.1.1.2 Inflación

La inflación, en economía, es el incremento constante y generalizado en los precios de

los bienes y servicios.

Figura 4 Inflación Acumulada

En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2016)


El porcentaje de inflación es una variable que puede afectar a nuestra propuesta, debido

a que se pierde el poder adquisitivo para adquirir insumos y materiales, sin embargo en

estos últimos años las ventas y la rentabilidad del Comisariato Automotriz se ha

mantenido estable.

En el 2015 existe una disminución de la inflación en comparación al año anterior y si

tenemos en cuenta porcentajes históricos hay un equilibrio ya que la variación de la

inflación no es representativa.

Se debe tomar en cuenta que la disminución de la inflación repercute en la caída de

precios y esta a su vez en la demanda lo que representa que los empresarios vendan

menos y tiendan a bajar precios, en el caso de nuestra organización la inflación afecta

http://es.wikipedia.org/wiki/Economía

17

directamente a los productos ya que se trata de repuestos y accesorios para todo tipo de

automóviles. Para el Comisariato Automotriz la estabilidad económica que posee, se lo

considera estable ya que ha existido un crecimiento empresarial mínimo de un año al

otro, por ende la inflación, concluye que para nuestra propuesta es una

OPORTUNIDAD.

2.1.1.1.3 Tasas de Interés

Las tasas de interés es el dinero o valores recibidos por rubros invertidos a un tiempo

determinado en el sistema financiero y en la que constituye un ingreso para el deudor

además las entidades financieras cobran por créditos concedidos a los usuarios que

representa el uso del dinero en el tiempo es decir las tasas de interés son valores

pagados al a acreedor por la que el deudor hizo uso de ese derecho.

Figura 5 Tasas de Interés del año 2015


18


Se ha determinado que existe una variación no representativa de las tasas de interés en

los años 2015 y 2014, el Comisariato Automotriz por ser considerada una PYME´S se

rige a los porcentajes de los segmentos “Productivos Pymes” y “Comercial Prioritario

Pymes” emitidos por el Banco Central del Ecuador, estos han disminuido en

comparación al año anterior lo que significa que la organización puede acceder a

préstamos bancarios con el fin de alcanzar sus objetivos a corto o largo plazo a tasas de

interés razonables, lo que representa una OPORTUNIDAD.

Las tasas de interés pasivas en comparación al año anterior han aumentado, para el

Comisariato Automotriz el hecho de mantener dinero en el sistema financiero significa

que nos pagarán un porcentaje bajo, sin embargo ese dinero se pude utilizar para invertir

en la organización ya sea ampliando las líneas de negocio y así expandir su mercado.

Tasa Activa

Es el porcentaje que las instituciones financieras cobran por los diferentes tipos de

créditos otorgados a los usuarios de los mismos y que constituyen un ingreso para la

banca; estos porcentajes que son dispuestos y controlados por el Banco Central del

Ecuador.

Figura 6 Tasa de Interés Activa


19


En los años 2014 y 2015 la tasa de interés activa ha aumentado teniendo en cuenta que

estos porcentajes son referenciales ya que para nuestra organización se aplica según el

segmento, la empresa podría hacer uso de préstamos a entidades financieras con el fin

incrementar su capital, extender su línea de negocio o expandir su mercado. Las tasas de

interés por lo general tienden a tener una conducta estable ya que su variación es

mínima por lo que representa una OPORTUNIDAD.

Tasa Pasiva

Es el porcentaje que paga una institución bancaria a quien deposita dinero mediante

cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen.

Figura 7 Tasa de Interés Pasiva



La tasa de interés pasiva para el Comisarito Automotriz significa que se puede realizar

una inversión baja para obtener un rendimiento financiero teniendo en cuenta la misión

20

de la organización, esta alternativa fuera adecuada siempre y cuando exista

disponibilidad financiera adicionalmente se debe indagar las instituciones financieras

con el fin de obtener el mejor porcentaje, esta estrategia se lo tomaría como

OPORTUNIDAD.

2.1.1.2 Factor Político

Figura 8 Razones de la Crisis Económica 2015.

En: (Centro de Estudios y Datos, 2016)

En el Ecuador han venido aconteciendo sucesos circunstanciales que tienen un efecto

negativo en la economía del país, así como las protestas de los ciudadanos contra el

gobierno y su manera de administrar los recursos, la inversión empresarial tanto local

como extranjera ha disminuido en los últimos años debido a las barreras políticas que

impone el gobierno a través de impuestos y aranceles incluyendo las salvaguardias que

según la política actual nos menciona que es la manera de proteger el bienestar de las

industrias ecuatorianas tomando una actitud proteccionista, todo esto ha ocasionado una

disminución en ventas y/o utilidades del sector empresarial incluyendo la eliminación

de la presentes o posibles plazas de trabajo.

Impacto en la Empresa

Actualmente la productividad del sector automotriz ha decrecido por las barreras

gubernamentales y la mala administración del gobierno lo que ha ocasionado que las

21

ventas de la empresa se hayan disminuido de una forma circunstancial lo que representa

una AMENAZA.

2.1.1.3 Factor Social

2.1.1.3.1 Mercado Laboral

a) Población en Edad de Trabajar (PET): Comprende a todas las personas de 15 años

y más.

b) Población Económicamente Activa: Personas de 15 años y más que trabajaron al

menos 1 hora en la semana de referencia o aunque no trabajaron, tuvieron trabajo

(ocupados); o bien aquellas personas que no tenían empleo pero estaban disponibles

para trabajar y buscan empleo (desocupados).

c) Desempleados: Personas de 15 años y más que, en el período de referencia,

presentan simultáneamente las siguientes características:

o Sin empleo, no estuvo ocupado la semana pasada y están disponibles para

trabajar.

o Buscaron trabajo o realizaron gestiones concretas para conseguir empleo o para

establecer algún negocio en las cuatro semanas anteriores.

Figura 9 Evolución Trimestral de Economía Laboral


22

Figura 10 Evolución Trimestral de Economía Laboral



Observamos que la tasa de desempleo en los últimos años ha ido en aumento, tomando

en cuenta tanto a nivel urbano y rural lo que perjudicaría a la empresa, si existe más

desempleo la capacidad adquisitiva disminuye y por ende afecta a la demanda del

Comisariato Automotriz, para nuestro análisis esto se considera una AMENAZA.

Por otro lado al existir más desempleo en la ciudad de Riobamba donde se ubica el

Comisariato Automotriz se podría abaratar sueldos y buscar con más facilidad personal

que estarían dispuestos a laboral por un bajo costo lo que para nuestra organización

sería una OPORTUNIDAD.

2.1.1.3.2 Pobreza

Pobres son aquellas personas cuyo ingreso per cápita es menor a la línea de pobreza. En

diciembre 2012 la línea de pobreza fue de USD 2,54 diaria.

23

Figura 11 Evolución de la pobreza por Ciudad


Figura 12 Evolución de la Pobreza por Ciudades Principales


Como podemos observar el porcentaje de pobreza en la ciudad de Ambato es del 7.77%,

ciudad donde ocupa mercado el Comisariato Automotriz que constituye un rubro estable

en comparación con las ciudades importantes del país, lo que significa que también

existe estabilidad laboral en función de sus ingresos y para nuestra organización se

considera una OPORTUNIDAD.

2.1.1.4 Factor Tecnológico

Analiza los nuevos productos, procesos y la utilización de maquinaria o insumos

amigables con el ambiente, eficientes y de la utilización de servicios de internet.

24

2.1.1.4.1 Tecnologías de la información y de la comunicación (Tics)

Es un concepto muy asociado al de informática, entendiendo a esta última como

recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y

transmisión de información, definición que por su parte viene sufriendo cambios de la

mano de las TIC pues hoy, no basta con hablar de una computadora cuando se hace

referencia al procesamiento de la información

La UNESCO sugiere destinar por lo menos el 1 % del PIB a la Ciencia y Tecnología,

los estudios indican que al invertir esta cantidad en país automáticamente se mejoraría

la productividad.

El Ecuador en Latinoamérica es pionero en la exportación del banano y luego le sigue

Costa Rica; sin embargo, este segundo país produce más toneladas por hectáreas, por la

única razón: emplea a la investigación para innovar tecnológicamente sus procesos y

productos. Este es solo un ejemplo de que por la falta de presupuesto para investigación

científica en el Ecuador puede causar la perdida de su nombre de“Primer exportador de

banano” y seguir en cadena con otros temas.

2.1.1.4.2 Uso del internet

Figura 13 Motivos de Uso de Internet por Área


http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica

http://es.wikipedia.org/wiki/TIC

http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora

25


El uso de tecnología para el Comisariato Automotriz es base para desempeñar las

actividades operacionales por lo tanto la organización cuenta una red de internet banda

ancha de alta velocidad, es primordial ya que se utilizan herramientas informáticas la

que incluye un programa informático contable denominado “Practisis”. El uso del

internet y los beneficios que representa es importante para el Comisariato Automotriz

debido a que se utiliza como medio para publicar y promocionar sus productos

principalmente en las redes sociales (Facebook) y páginas de mercado electrónico

(OLX; Mercado Libre). Para la organización representa una FORTALEZA ya que

facilita la comunicación, publicidad y promoción entre proveedores y clientes dando así

acceso a información rápida y confiable.

Microambiente 2.1.2

2.1.2.1 Clientes

Los clientes del Comisariato Automotriz son en su mayoría personas naturales tanto

obligadas a llevar contabilidad como no obligadas y el restante son organizaciones

constituidas legalmente, consumidores que demandan productos que están en el

mercado.

Dentro de los clientes principales del Comisariato Automotriz tenemos:

Puebla Chávez Cía. Ltda.

Rosa Alvarado Cía. Ltda.

El Foco Cía. Ltda.

Juan Pedro Coloma

Jaime Cisneros Pérez

Nelson Gualoto Gualoto

Ernesto Macao LLumigusin

Jorge Alvarado Piedra

Se realizó una encuesta a 10 clientes para obtener la información necesaria que ayude a

mejorar la atención con ellos.

26

1. ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos?

Figura 14 ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos?

Análisis

El 30% de los encuestados opinan que uno de los atributos que posee la empresa son los

precios accesibles, un 30% las políticas de crédito, mientras que un 20% menciona la

calidad de los productos y un 10% piensa que son los descuentos/promociones y la

buena atención al cliente, lo que representa una FORTALEZA.

2. ¿Los repuestos y accesorios de automóviles que ofrece la compañía cubren

satisfactoriamente sus necesidades?

Figura 15 Pregunta N°. 2 Clientes

Análisis

El 90% de los encuestados opinan que los repuestos y accesorios si satisfacen sus

necesidades y el 10% no, lo cual es favorable para la compañía y representa una

FORTALEZA.

30%

30% 10%

10%

20% 0%

Precios Accesibles Políticas de crédito

Buena atención al cliente Descuentos y promociones

Calidad en los productos Tiempo en el mercado

90%

10%

SI NO

27

3. ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente?

Figura 16 ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente?

Análisis

Los clientes opinan que la atención recibida es excelente en un 50% mientras que un

30% de los clientes opina que es buena y un 20% es mala, es decir hay que mejorar la

atención, y representa una FORTALEZA.

4. ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes?

Figura 17 ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes?

Análisis

Los clientes opinan que los productos ofertados son excelentes en un 70% mientras un

40% opinan que son buenos y un 10% son malos, lo cual representa una

FORTALEZA.

50%

30%

20%

Excelente Buena Mala

70%

20%

10%


28

5. ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa?

Figura 18 ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa?

Análisis

El 30% de los clientes opinan que la durabilidad en los productos que ofrece la empresa

es alta y un 50% opina que es media y 20% baja, esto representa una FORTALEZA.

6. ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera?

Figura 19 ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera?

Análisis

El 60% de los encuestados opinan que la asesoría personalizada es buena, un 40%

menciona que es excelente y mala obtuvo un 0%, lo que representa una FORTALEZA.

30%

50%

20%

Alta Media Baja

40%

60%

0%


29

7. ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos?

Figura 20 ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos?

Análisis

El grado de dificultad en dar aperturas de crédito a los clientes es medio con un 60%

mientras que un 40% mencionan que es alta y bajo obtuvo un 0%, lo que representa una

FORTALEZA.

8. ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno?

Figura 21 ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno?

Análisis

El 90% opina que el tiempo en la entrega de los productos es oportuno mientras que un

10% dice que no, lo cual representa una FORTALEZA.

40%

60%

0%

Alto Medio Bajo

90%

10%

SI NO

30

2.1.2.2 Proveedores

Los proveedores del Comisariato Automotriz son en su mayoría importadoras las cuales

proveen a sus clientes no solo repuestos automotrices, sino también maquinaria pesada

entre otros productos, entre sus proveedores tenemos los más importantes que son:

Productos Metalúrgicos S.A.

Codepartes S.A.

Importadora Alvarado Cía. Ltda.

Cla Internacional S.A.

Conauto C.A.

Se presenta un análisis de las encuestas realizadas a los proveedores la cual consta con

su gráfica, tabulación e interpretación de cada pregunta, la misma encuesta se realizó a 5

proveedores del Comisariato Automotriz.

1. ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de sus

productos?

Figura 22 ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de sus

productos?

Análisis

El 80% de los proveedores si cuentan con un sistema de control de calidad mientras que

el 20% no, lo cual representa una OPORTUNIDAD.

80%

20%

SI NO

31

2. ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de decisiones?

Figura 23 ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de decisiones?

Análisis

El 60% de los proveedores mencionan que no disponen de herramientas tecnológicas

para la toma de decisiones y un 40% si, lo cual representa una AMENAZA.

3. ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de

pedidos?

Figura 24 ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de

pedidos?

Análisis

El 80% de los proveedores no cuentan con procedimientos escritos para el control de

pedidos mientras que el 20% dijo que si, lo que representa una AMENAZA.

40%

60%

SI NO

20%

80%

SI NO

32

4. ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la demanda de

los clientes?

Figura 25 ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la demanda de

los clientes?

Análisis

El 100% de los proveedores opinan que si cuentan con las existencias para cubrir la

demanda de los clientes, lo cual representa una OPORTUNIDAD.

5. ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas?

Figura 26 ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas?

Análisis

El 60% de los proveedores afirman que si se cancelan los pagos en las fechas

establecidas y un 40% no, lo cual representa una OPORTUNIDAD.

100%

0%

SI NO

60%

40%

SI NO

33

6. ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a crédito?

Figura 27 ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a crédito?

Análisis

El 80% de los proveedores afirman que si cuentan con períodos de gracia a los pagos

vencidos y un 20% dice que no, lo que representa una OPORTUNIDAD.

7. ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes?

Figura 28 ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes?

Análisis

El 60% de los proveedores mencionan que el plazo de entrega de los productos es

excelente mientras un 40% afirman que es bueno, lo que representa una

OPORTUNIDAD.

80%

20%

SI NO

60%

40%

0%

Excelente Bueno Malo

34

2.1.2.3 Competencia

En la ciudad de Riobamba el Comisariato Automotriz al dedicarse desde el año 1998 a

la distribución y comercialización de repuestos y accesorios automotrices tiene

competencia en líneas del material eléctrico y lubricantes.

Entre los principales competidores tenemos:

Productos Metalúrgicos S.A.

Grupo Latsa

Importadora Automotriz Villalba

A continuación se presenta un análisis de la competencia mediante la aplicación de

encuestas, las mismas que se tabularon e interpretaron en función de 10 clientes del

Comisariato Automotriz.

1. ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la nuestra?

Figura 29 ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la nuestra?

Análisis

El 80% de los clientes afirman que si conocen otras empresas que ofrezcan los mismos

productos que la nuestra y un 20% no, lo que representa una AMENAZA.

80%

20%

SI NO

35

2. ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce?

Figura 30 ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce?

Análisis

El 80% de los clientes afirmaron que si han adquirido los productos de la competencia

mientras que un 20% no, lo que representa una AMENAZA.

3. ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?

Figura 31 ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?

Análisis

El 50% de los clientes afirmaron que no comprarían a la competencia mientras que un

30% dijo que no y un 20% está en duda, lo que representa una OPORTUNIDAD.

80%

20%

SI NO

30%

50%

20%

SI NO Talvez

36

4. ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia?

Figura 32 ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia?

Análisis

El 50% de la competencia oferta sus productos al contado y crédito, el 30% a crédito y

el 20% al contado, lo que representa una AMENAZA.

5. ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito?

Figura 33 ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito?

Análisis

El 80% de los proveedores ofrecen ventas a crédito de hasta 30 días mientras que el

10% lo dan hasta 60 días y el restante hasta 90 días, lo que representa una

OPORTUNIDAD.

20%

30%

50%

Contado Crédito Todas las anteriores

10%

80%

10%

1 a 30 días 1 a 60 días 1 a 90 días

37

6. ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra?

Figura 34 ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra?

Análisis

EL 60% de los clientes afirman que los precios de la competencia no son mejores que

los nuestros mientras que un 40% dijo que si, lo que representa una OPORTUNIDAD.

7. ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra?

Figura 35 ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra?

Análisis

El 90% de los clientes afirman que los plazos a crédito de la competencia no son

mejores que los nuestros mientras que un 10% dijo que si, lo que representa una

OPORTUNIDAD.

40%

60%

SI NO

10%

90%

SI NO

38

8. ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia?

Figura 36 ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia?

Análisis

El 50% de los clientes afirman que llegaron conocer a la competencia mediante agentes

vendedores, 20% a través de internet/websites, mientras que un 20% por intermedio de

amigos/parientes y un 10% por medio de radios, lo que representa una

OPORTUNIDAD.

2.2 Análisis Interno

El análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores

que están dentro de cualquier organización con el fin de conocer las fortalezas y

debilidades que poseen las mismas, su objetivo es tomar recursos y capacidades para

mejorarlas mediante estrategias.

Dicho análisis nos permitirá ver la situación de la organización de una forma más

visible y sistemática con el fin de establecer procedimientos en las áreas que conforman

la misma, ya sean estas administrativas, financieras y comerciales.

Para establecer mejoras, previamente se realizó encuestas en las diferentes áreas de la

empresa conformado por 5 personas que comparten sus cargos y responsabilidades de

forma individual. A continuación se detalla los resultados de la encuesta con su

tabulación e interpretación.

10% 0% 20%

20%

50%

Radio Diarios

Internet Amigos/Parientes

Agentes de ventas

39

1. ¿Conoce la misión y visión de la compañía?

Figura 37 ¿Conoce la misión y visión de la compañía?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que si conocen la misión y visión de la compañía,

lo cual representa una FORTALEZA.

2. ¿La estructura organizacional es adecuada para el tamaño y las actividades de

sus operaciones?

Figura 38 ¿La estructura organizacional es adecuada para la ejecución de sus

operaciones?

Análisis

El 100% de los encuestados mencionan que la estructura organizacional si es adecuada

para la ejecución de sus operaciones, lo que representa una FORTALEZA.

100%

0%

SI NO

100%

0%

SI NO

40

3. ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en los períodos acordados?

Figura 39 ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en las fecha acordadas?

Análisis

El 60% de los encuestados mencionan que si se cumplen con los pagos a proveedores en

las fechas acordadas mientras que un 40% afirma que no, lo que representa una

FORTALEZA.

4. ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?

Figura 40 ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?

Análisis

El 60% de los encuestados mencionan que si se pagan a tiempo los sueldos a los

empleados mientras que un 40% afirma que no, lo que representa una FORTALEZA.

60%

40%

SI NO

60%

40%

SI NO

41

5. ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables?

Figura 41 ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que los objetivos de la compañía si son medibles y

cuantificables, lo cual representan una FORTALEZA.

6. ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente?

Figura 42 ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que no existen procedimientos administrativos

escritos formalmente, lo cual representa una DEBILIDAD.

100%

0%

SI NO

0%

100%

SI NO

42

7. ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente?

Figura 43 ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que no existen procedimientos financieros escritos

formalmente, lo cual representa una DEBILIDAD.

8. ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades de la

organización?

Figura 44 ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades de la

organización?

Análisis

El 40% de los encuestados afirman si existen planes y programas que ayuden al

desarrollo de las actividades mientras que un 60% menciona que no, lo cual representa

una DEBILIDAD.

0%

100%

SI NO

40%

60%

SI NO

43

9. ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la organización?

Análisis

Figura 45 ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la organización?

El 100% de los encuestados mencionan que no cuenta con políticas escritas en cada área

que conforma la organización, lo cual representa una DEBILIDAD.

10. ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio?

Figura 46 ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio?

Análisis

El 100% de los encuestados mencionan que si cuentan con un sistema informático

contable propio, lo cual representa una FORTALEZA.

0%

100%

SI NO

100%

0%

SI NO

44

11. ¿La rotación de inventarios es alta?

Figura 47 ¿La rotación de inventarios es alta?

Análisis

El 100% de los encuestados mencionan que la rotación de inventarios es alta, lo cual

representa una FORTALEZA.

12. ¿Se realizan toman físicas de los inventarios constantemente?

Figura 48 ¿Se realizan tomas físicas de los inventarios constantemente?

Análisis

El 60% de los encuestados afirman que no se realizan tomas físicas de los inventarios

constantemente mientras que un 40% mencionan que sí, lo cual representa una

DEBILIDAD.

100%

0%

SI NO

40%

60%

SI NO

45

13. ¿Se utiliza documento internos que sustente las entradas y salidas de los

productos?

Figura 49 ¿Se utiliza documentos internos que sustenten las entradas y salidas de los

productos?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que no se utilizan documentos internos que

sustenten las entradas y salidas de los productos, lo cual representa una DEBILIDAD.

14. ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes?

Figura 50 ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes constantemente?

Análisis

El 60% de los encuestados afirman que no se controla y evalúa la cartera de clientes

constantemente mientras un 40% dicen que no, lo cual representa una DEBILIDAD.

0%

100%

SI NO

40%

60%

SI NO

46

15. ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto?

Figura 51 ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto?

Análisis

El 100% de los encuestados afirman que la satisfacción de los clientes es alta, lo cual


16. ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes?

Figura 52 ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes?

Análisis

El 80% de los encuestados afirman que si se entregan a tiempo los productos a sus

clientes, lo que representa una FORTALEZA.

100%

0%

SI NO

80%

20%

SI No

47

17. ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes?

Figura 53 ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes?

Análisis

El 80% de los encuestados afirman que si existe un seguimiento de las quejas

proporcionadas por lo clientes mientras un 20% expresaron que no, lo que representa

una FORTALEZA.

18. ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto?

Figura 54 ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto?

Análisis

El 100% de los empleados afirmaron que el nivel de satisfacción es alto, lo que


80%

20%

SI No

100%

0%

SI NO

48

19. ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada

trabajador?

Figura 55 ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada trabajador?

Análisis

El 80% de los encuestados afirman que si existe una delimitación de funciones y

responsabilidades para cada trabajador mientras un 20% mencionaron que no, lo que


20. ¿A Los empleados se los capacita constantemente?

Figura 56 ¿A Los empleados se los capacita constantemente?

Análisis

El 60% de los encuestados afirma que no existe una delimitación de funciones y

responsabilidades para cada trabajador y un 40% no, lo cual representa una

DEBILIDAD.

80%

20%

SI No

40%

60%

SI NO

49

2.3 Matriz FODA

Análisis Foda Del Comisariato Automotriz. 2.3.1

Matriz FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Conocimiento de la filosofía

organizacional por parte de los

trabajadores.

2. Instalaciones adecuadas.

3. Utilización de herramientas

tecnológicas.

4. Alta rotación de inventarios.

5. Cumplimiento en los plazos de entrega

de productos.

6. Se realizan seguimientos ante quejas

por parte de clientes.

7. Satisfacción del personal.

8. Se cumple con los pagos a los

trabajadores en las fechas adecuadas.

9. Los pagos a los proveedores se lo hace

en las fechas acordadas.

10. Reputación ante los clientes.

11. Facilidad de otorgar créditos a los

clientes.

1. Carecen de procedimientos administrativos

escritos.

2. Carecen de procedimientos financieros escritos.

3. Existen pocos planes y programas

administrativos y financieros.

4. No existen políticas objetivas, claras y

definidas puestas en práctica.

5. No se realizan tomas físicas de inventarios

constantemente.

6. No se emite documentos internos de control.

7. No existe una revisión periódica y constante de

cartera.

8. No se capacita de forma objetiva y constante a

los trabajadores.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Inflación estable.

2. Accesibilidad a créditos del sistema

nacional financiero con bajos intereses.

3. Mano de obra barata.

4. Precios accesibles en el mercado.

5. Calidad en los productos ofertados por

los proveedores.

6. Proveedores competitivos.

7. Los proveedores responden a las

demandas del mercado rápidamente.

8. Crédito de proveedores.

9. Fidelidad por parte de los clientes.

1. Disminución del Producto Interno

Bruto.

2. Incremento de aranceles a las

importaciones.

3. Limitación a los cupos de importación

de automóviles.

4. Creación e implementación de leyes

fiscales.

5. Incremento del gasto público

(burocracia).

6. Reducción en la remesas de los

migrantes.

7. Caída del precio del petróleo.

8. Clientes incapaces de cubrir deudas.

9. Baja demanda

10. Dificultad de emprendimientos

microempresarios, pérdida de plazas de

trabajo

11. Incremento de la competencia.

12. La competencia posee políticas de

venta rigurosas.

50

Matriz de estrategias FODA 2.3.2

Factores Internos

Factores Externos


OPORTUNIDADES

FO

1. Incrementar las

existencias de

inventarios para

aumentar las ventas con

el fin de captar más

ingresos. (F4,O8)

2. Solicitar a los

proveedores una

ampliación del crédito

para abastecer de

compras a la compañía.

(F9,O9) 3. Ampliar y mejorar las

instalaciones de la

empresa a través de

créditos a instituciones

financieras. (F2,O2)

4. Contratar más personal

para reducir los tiempos

de entrega de la

mercadería. (F5,O3)

DO

1. Realizar tomas físicas

sorpresivas con el fin de

evitar pérdida de

inventarios. (D5,O8)

2. Implementar políticas y

procedimientos

administrativos para el

manejo de inventarios,

compras y bodega con el

fin de obtener informes del

stock mínimo para que

estos sean cubiertos lo más

pronto posible.(D1;O8)

3. Establecer políticas de

endeudamiento con el fin

de controlar de forma

adecuada los egresos de

efectivo.(D2,O4)

AMENAZAS FA

1. Establecer procedimientos

y políticas de reclamos

para dar seguimiento y

soluciones a las quejas de

los compradores con el fin

de ganarse o mantener la

fidelidad de los clientes.

(F6, A11) 2. Mantener el nivel de

ventas concediendo

períodos de gracia a los

clientes bajo los

lineamientos de cobro.(F4,

A10)

DA

1. Implementar controles

financieros de una forma

adecuada conforme a las

regulaciones fiscales

actuales con el fin de evitar

multas de las instituciones

de control. (D2,A4)

2. Establecer planes en

búsqueda de nuevos

proveedores que oferten

productos nacionales con

las mismas características

de los productos

extranjeros con el fin de

evitar comprar productos

importados debido al

incremento de aranceles.

(D3, A2)

51

Matriz Estratégica FODA (Cont.)

Factores Internos

Factores Externos


AMENAZAS FA DA

3. Capacitar a los

empleados del área

financiera para

actualizar sus

conocimientos conforme

a las reformas fiscales y

así evitar algún tipo de

sanción o multa. (F3,A4)

4. Acceder a préstamos en

el caso de que no se

pueda cubrir las

obligaciones pendientes

de pago. (F9,A7)

5. Incursionar en el

mercado del sector

público ofreciendo

precios accesibles a

través de la plataforma

de contratación pública

existente. (D11,A5)

3. Establecer planes y

estrategias comerciales

con el fin de expandir el

mercado debido a la

limitación de

importaciones lo que

ocasiona que los

vehículos existentes

demanden más

productos.(D3,A3)

4. Implementar

procedimientos de venta

que orienten a los

agentes vendedores a

cubrir más mercado

dentro y fuera del cantón

Riobamba. (D2,A11)

5. Establecer

procedimientos a la

concesión de créditos de

forma efectiva en

beneficio del cliente con

el fin de captar más

ventas salvaguardando

los intereses

empresariales. (D1,A12)

6. Establecer

procedimientos y

controles de cartera con

el fin de dar un

seguimiento adecuado a

los créditos otorgados.

(D7,A8)

52

3. MARCO TEÓRICO

3.1 Sistema de control interno COSO I

Sistemas 3.1.1

“Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para procesar los datos y la

información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera

más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos”.

(Roque Medina, 2011)

Se concluye que, sistema es u n conjunto de elementos que se encuentran enlazados

entre sí para reunir, procesas, almacenar y distribuir información confiable que sirvan

de apoyo al desarrollo y crecimiento de una organización.

No es suficiente tomar en cuenta la definición de sistema sino también la clasificación,

por lo que se compone de la siguiente manera.

3.1.1.1 Sistema Abierto

Tienen intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía

y materia con aquel. Para poder sobrevivir a su interacción con el medio exterior, son

adaptativos, tal cualidad suele ser una medida de su éxito: La adaptabilidad de un

continuo proceso de aprendizaje y de auto organización. (Eumed.net, 2014)

Este sistema es versátil y se actualiza con el medio ambiente

3.1.1.2 Sistema Cerrado

“No tienen intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a

cualquier influencia exterior. No reciben recursos externos y no envían nada hacia fuera.

Excepto en la física simple, en la naturaleza no existen sistemas cerrados puros. Se da el

nombre de sistema cerrado a aquellos cuyo comportamiento es determinístico y

programado.” (Eumed.net, 2014)

53

Se concluye que los sistemas cerrados son aquellos que tienen autonomía propia en

cuanto a su procesamiento y que no se deja influir por el entorno o ambiente debido a

que poseen actividades predeterminadas.

Figura 57 Tipos de sistemas organizacionales

En: (Eumed.net, 2014)

3.1.1.3 Elementos de los sistemas

Los sistemas organizacionales cuentan con elementos que procesan información a través

de una conversión y que este a su vez representa ventajas propias.

Figura 58 Elementos de un sistema

En: (Eumed.net, 2014)

Se relaciona al sistema con el todo, es su entorno, su universo, contexto, eco-esfera con la cual interactúa

Ambiente

Se implementa como control el mismo que permite identificar y visualizar si el sistema alcanzado su meta.

Retroalimentación

La corriente de salida pasa a ser la exportación del servicio o el bien luego de haber ocurrido algún tipo de transformación o conversión.

Corriente de Salida

Permite la transformación de los insumos, la información y la energía que hacen que el producto o servicio llegue a su etapa final.

Proceso de Conversión

Vienen a ser los insumos, información y energía que son fundamentales para el funcionamiento y mantenimiento del sistema.

Corrientes de Entrada

54

Ambiente de Control 3.1.2

El ambiente de control consiste en las acciones que toma la alta dirección como medio

influyente a las actividades del personal con el fin de establecer una filosofía

institucional en función de sus objetivos.

Se entiende por Ambiente de Control al clima de control que se gesta o surge en la

conciencia individual y grupal de los integrantes de una organización, por la influencia

de la historia y cultura de la entidad y por las pautas dadas por la alta dirección en

referencia a la integridad y valores éticos. (Universidad de la República, 2011, pág. 6)

Evaluación de riesgos 3.1.3

“Es la identificación y análisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los

objetivos; la administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y

sus posibles consecuencias” (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 133).

La evaluación de riesgos además de identificarlos y analizarlos, es necesario que estos

sean manipulados en función de los objetivos organizacionales, el propósito es que sean

manejados tomando en cuenta que las organizaciones poseen riesgos tanto internos

como externos sin embargo parte de su evaluación es tener conocimiento de los factores

claves o áreas que posee una empresa, es ahí donde su control y resultados toman

fuerza.

“En la dinámica actual de los negocios, se debe prestar especial atención a:

Los avances tecnológicos.

Los cambios en los ambientes operativos.

Las nuevas líneas de negocios.

La reestructuración corporativa.

La expansión o adquisiciones extranjeras.

El personal nuevo.

El rápido crecimiento”. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 134)

55

Actividades de control 3.1.4

Las actividades de control se ejecutan y aplican en todos los niveles de una

organización independientemente de su naturaleza, estas actividades pueden ser

manuales, automatizadas, preventivas, concurrentes o posteriores, su intención

primordial es ver que las cosas se hagan bien lo que implica:

a) Detectar desviaciones no previstas en el momento y tiempo oportuno.

b) Minimizar el impacto en cuanto a riesgos.

c) Prevenir la ocurrencia de riesgos innecesarios.

Son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la

administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas

para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de

control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.

Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,

verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de

activos y segregación de funciones. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 136)

Información y comunicación. 3.1.5

La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y

estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los

sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria

que hacen posible controlar y manejar los negocios. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 136)

Monitoreo 3.1.6

El monitoreo en la organizaciones es un aplicativo que no todas las empresas la aplican

de una forma eficiente, este monitoreo se traduce en un control más, y su finalidad

como tal es evaluar a los procesos y procedimientos que se implementaron como

actividades de control el cual ejerce supervisión en las operaciones de cualquier

organización, el monitoreo puede estar adherido a las operaciones de negocios o a través

de auditorías, la intención es asegurar que los objetivos empresariales se cumplan.

Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de que el

proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los

cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del

monitoreo dependen de los riesgos que se pretenden cubrir. (Estupiñan Gaitan, 2015,

pág. 137)

56

3.2 Administración y organización empresarial

Concepto de Administración empresarial 3.2.1

La administración, es el proceso que se lleva a cabo para combinar los recursos

materiales con los conocimientos y habilidades de los integrantes de la organización, a

fin de alcanzar los objetivos que dan sentido de existencia a la misma. Este proceso

implica la ejecución de acciones para dirigir los esfuerzos del colectivo en pro de los

objetivos propuestos garantizando un uso racional y efectivo de los recursos

disponibles, lo que incluye las competencias de sus miembros. (Orama Veliz, 2007)

Adicionalmente la administración empresarial conjuga el medio, el hombre y la

estrategia donde se hace referencia que el hombre de negocios debe poseer virtudes

tanto empíricas como teóricas en el campo empresarial que le faciliten gestionar su

desempeño, el medio es el lugar donde se pone en práctica las aptitudes y del cual se

esperan obtener beneficios; los resultados dependerá de las estrategias y soluciones que

proponga y aplique el administrador lo que dará cumplimiento a sus objetivos

organizacionales.

Por tal motivo se puede afirmar que las organizaciones:

“Sirven al desarrollo de la sociedad.

Propician la realización de proyectos que no podrían ser realizados de forma

individual.

Contribuyen a la conservación y desarrollo del conocimiento humano.

Constituyen una fuente permanente de crecimiento para el hombre, como ser

social”. (Orama Veliz, 2007)

Objetivos de la administración empresarial 3.2.2

Justificar la existencia de las empresas u organizaciones.

Establecer una misión empresarial la cual define un propósito y la esencia de

toda organización.

Plantear una visión de cuál será el alcance y el rumbo al que se pretende llegar y

logar.

57

Establecer objetivos para conseguir el éxito de la empresa como fuente de

motivación organizacional.

Describir las características de los objetivos con el fin de tener un visión más

clara de lo que se quiere logar y justificar si esos objetivos son medibles, claros,

precisos y coherentes.

Reajustar los objetivos conforme a las necesidades y la posición empresarial en

las cuales se puede incluir objetivos estratégicos, tácticos y operacionales tanto

a cortao plazo o a largo plazo.

Organización Empresarial 3.2.3

3.2.3.1 Conceptos según autores

En la actualidad toda empresa o emprendimiento posee una organización establecida

mediante el uso de recursos con el fin de administrarlos de la mejor manera pero a

medida de que estas organizaciones van cumpliendo sus objetivos y se van

expandiendo, esos procedimientos intrínsecos y conocidos por los integrantes de la

organización se vuelven complejos por lo cual necesitan una organización formal a

través de directrices, políticas y lineamientos escritos y establecidos por la que debe

regirse la empresa para tener una visión clara y precisión de las operaciones

empresariales. Y es por eso que muchos autores contemporáneos dan su punto de vista

de lo que es una organización empresarial.

“El termino organización es habitualmente utilizado para referirse a la estructura de

responsabilidades y relaciones atribuidas a los distintos puestos”. (Francis Brench ,

2011)

“Es un conjunto de personas que sistemática y conscientemente combinan sus propios

esfuerzos individuales pata la realización de una misión común”. (Stene, 2011)

“Se entiende por organización la combinación de los medios humanos y materiales

disponibles en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso de

dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen”. (Zerilli,

1984)

58

3.2.3.2 Objetivo de la organización empresarial

“El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos,

es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en

la empresa y para los clientes” (Conduce tu Empresa, 2011).

El crecimiento empresarial no se debe medir solamente la productividad y resultados de

cuan fructífera es la organización en un tiempo determinado sino que el crecimiento

debe empezar desde una estructura organizacional con el fin de establecer una

coordinación óptima de los recursos y actividades para alcanzar las metas planificadas.

3.2.3.3 Importancia

La organización empresarial permite formalidad y consistencia a las actividades y

procesos que realiza continuamente, da confiabilidad y garantía tanto para los

integrantes de una organización como a sus demandantes lo que asegura que sus

objetivos se cumplan. Por lo consiguiente se presenta algunos beneficios que trae la

organización empresarial.

“Una acertada organización ayuda a lograr los objetivos planteados.

Ayuda a utilizar mejor los medios disponibles

Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la

empresa.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

Reduce o hasta elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.” (Conduce tu Empresa, 2011)

3.2.3.4 Formas de organización empresarial

Persona natural

“Se entiende por persona natural a uno mismo o a la persona humana. Las personas

naturales inician individualmente un negocio como una bodega, librería, ferretería,

restaurante, etc. Este tipo de empresa funciona con un dueño, quien es el responsable de

su manejo. Además puede tener dependientes a su cargo.” (Mosquera, 2014)

59

Persona jurídica

“Es una persona que requiere una forma legal de constitución, puede ser constituida por

personas naturales y/o personas jurídicas. No tienen existencia física como la persona

natural. E representada por una o más personas naturales” (Mosquera, 2014).

Este tipo de organizaciones se lo puede dar un nombre diferente debido al manejo y uso

adecuado de sus actividades que son organizaciones formales e informales; la

organizaciones informales son por lo general personas naturales que carecen de

procedimientos, políticas y procesos técnicos previamente analizados y estudiados; este

tipo de negocios individuales son contrarios a las personas jurídicas que por necesidad y

complejidad deben existir procesos escritos y definidos. En los dos casos, la práctica

diaria de sus actividades son repetitivas y rutinarias, la diferencia consiste en que deben

ser conocidos por el personal a través de manuales y guías para que se rijan a esos

procedimientos y la otra diferencia se refiere a que las actividades a través del tiempo

son más complejas o extensas a pesar de ser repetitivas y rutinarias. Es decir una

persona natural e informal puede transformarse en una persona jurídica de la cual

necesita la implementación de controles internos.

3.2.3.5 El organigrama de la empresa

Organización jerárquica

Las formas más antiguas de organización poseen en común el principio de la autoridad

lineal, también llamado principio escalar que establece la jerarquía de la autoridad. El

nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y

responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente

recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de

comunicación son estrictamente establecidas. (Chiavenato, 2006, pág. 160)

Organización funcional

“La organización funcional es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio

funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la

antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o

funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa.” (Chiavenato, 2006, pág.

162)

60

Los organigramas estructurales y funcionales deben denotar las jerarquías y unidades de

mando relacionando las actividades entre las áreas que componen una organización,

además se puede visualizar de manera fácil y clara la distribución de trabajo lo que

implica designación de responsabilidades y obligaciones para cada integrante.

3.3 Administración

“La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, dirigir y

controlar, desempeñando tareas para el logro de objetivos, mediante los recursos

humanos, materiales, intelectuales, tecnológicos y monetarios de la empresa”. (García

Santillán, 2010, pág. 13)

Sin embargo, habrá que ampliar esta definición básica:

Un administrador desempeña las funciones gerenciales de planear, organizar,

integrar el personal, dirigir y controlar.

La administración se aplica en toda organización.

La administración concierne a los administradores de todos los niveles de la

organización.

El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar un valor agregado.

La administración tiene que ver con la productividad, lo que significa eficacia y

eficiencia. (Aprendiendo con Coquito, 2015)

Conceptos de autores 3.3.1

“El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas,

con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto a ellas”. (De Cenzo &

Robbins, 2009, pág. 6)

“Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el

que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. Esta

definición básica necesita ampliarse:”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2012, pág. 6)

“La administración es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para

cumplir con los objetivos organizacionales. Los buenos administradores llevan a cabo

estas funciones de forma eficaz y eficiente”. (Bateman & Snell, 2009, pág. 19).

61

Importancia de la administración 3.3.2

La importancia de la administración radica en:

Aprovechar al máximo los recursos humanos, tecnológicos, financieros y

materiales de una organización.

Enseña la diferencia entre lo que se hace y lo que se obtiene.

Desarrolla el trabajo en equipo.

Permite tomar decisiones oportunas.

Controla las actividades dentro de la organización.

Funciones de la administración 3.3.3

Las funciones de la administración se destacan en los roles que desempeñan un gerente

o administrador debido a que sus actividades se relacionan a las actividades con los

miembros y en sí la organización además de lo que repercute del factor externo. Si se

quiere obtener resultados en base a los objetivos planteados es necesario seguir proceso

el cual ha resultado eficaz a lo largo del tiempo.

Dentro de las funciones administrativas distingue:

Planear

Organizar

Dirigir

Coordinar

Controlar

Las funciones administrativas no son privativas de la alta dirección, sino que se reparten

por toda la jerarquía de la empresa. Fayol afirma que la capacidad básica de las personas

situadas en los niveles inferiores es la capacidad profesional característica de la

empresa, mientras que la capacidad esencial de la alta dirección es la administrativa. Es

decir, conforme se asciende en la escala jerárquica de la organización deben aumentar

las funciones administrativas, mientras que si se desciende predominan las funciones

técnicas. (Vélaz & Fayol, 2012)

Además se considera dentro del ámbito de la administración un concepto diferente sobre

rigidez en planificar y esto quiere decir tener una visión clara de lo que se quiere y

62

cuando se lo consiga no existe la necesidad de ajustar los planes de acuerdo a los

objetivos, es decir según Buitrago menciona que el principio de flexibilidad no es válido

cuando la visión y sus objetivos son claros.

“Plantear metas muy ambiciosas que llevaran a la compañía a un éxito total

Tener una visión estable, sin modificaciones

Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos que componen la

organizaciones que involucrase totalmente en la búsqueda de la visión

Para ellos desarrollaran todos los esfuerzos que estén a su alcance, compartiendo

momentos de euforia y de crisis.” (Martinez, 2013)

Proceso administrativo 3.3.4

3.3.4.1 Planificación

“Planificar no es otra cosa que pensar antes de actuar para estar un poco más seguros de

alcanzar los resultados esperados; para hacer transparentes las conductas y actos de

gestión; y para rendir cuentas ante nuestros ciudadanos.” (Sanchez Albavera, 2003, pág.

18)

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo

estrategias y acciones previamente estudiadas y validadas siendo su fin, cumplir

objetivos y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades.

Elementos de la planificación

Propósitos

Investigaciones

Estrategias

Políticas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

Curso de acción

63

3.3.4.2 Organización

Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y

objetivos señalados. (Reyes Ponce, 2005, pág. 212)

Características de la organización

El término “organización” tiene muchos usos. La organización formal es la estructura

intencional de funciones. La organización informal es una red de relaciones personales

y sociales no establecida ni requerida por la autoridad formal pero que surge

espontáneamente. El término “tramo de administración” se refiere al número de

personas que un administrador puede supervisar efectivamente. (Quezada, 2010)

La organización como función desempeña un rol importante en la organización ya que

se encargada de definir la estructura organizacional a través de procesos y sistemas que

faciliten su coordinación entre las personas y puestos que ocupan. Como característica

principal de la organización es distribuir recursos y obtener rendimientos a través de la

coordinación.

3.3.4.3 Dirección

“La dirección es el proceso consistente en influir en los individuos para que contribuyan

al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Las personas asumen

diferentes papeles, y no existen personas promedio”. (García Santillán, 2010, pág. 34)

Características

Las cualidades de la dirección comprenden una serie de elementos como la toma de

decisiones, liderazgo y comunicación, si bien es cierto que todas las etapas del proceso

administrativo son importantes pero es esencial tener en cuenta que la dirección se

centra todo lo que se planifica y es sujeto de control ya que se ejecuta todos los recursos

de una organización.

64

“La motivación no es un concepto simple; alude en realidad a diversos impulsos,

deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas.

Los administradores motivan al procurar condiciones que induzcan a los miembros de

las organizaciones a contribuir en beneficio de éstas”. (García Santillán, 2010, pág. 34)

Elementos de dirección

Ejecución de los planes

Motivación

Guías de conducción de los esfuerzos de los trabajadores

Comunicación

Supervisión

3.3.4.4 Control

La función administrativa del control es la medición del desempeño a fin de garantizar

el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos.

Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la

compañía. (García Santillán, 2010, pág. 40)

Características

El control corresponde la última etapa del proceso administrativo donde se establecen

técnicas y procedimientos para evaluar y supervisar las actividades operacionales, el

control no es más sino que evaluar los resultados conforme a lo planificado y su fin es

que los objetivos de la organización se cumplan. El control implica tres pasos:

Establecimiento de normas

Medición del desempeño con base a esas normas

Corrección de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan

puntos críticos.

La cultura de calidad tota propone que la prevención es la mejor forma de control,

porque si se planean las actividades y se capacita al personal para trabajar

65

eficientemente, lo más probable es que se minimizarán los errores y se evitará el control

el control correctivo. (Munch Galindo, 1997 (reimp. 2006), pág. 173)

Clases de control

Controles previos

Controles recurrentes

Controles de retroalimentación

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están

cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades

estén desempeñándose como se proyectó.

Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido

hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño

real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se

terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización.

Administración de la calidad 3.3.5

Corresponde al control de los productos o servicios para asegurar que los proveedores

cumplan con las normas aceptadas para lograr los resultados deseados y, si se observan

problemas, adoptar las acciones necesarias para mejorar los productos o servicios. La

administración o gestión de la calidad involucra los siguientes elementos: definición de

objetivos, normas y un sistema. (Rothery, 2014)

Una razón es que muchas compañías se sintieron satisfechas de sus logros y

descuidaron las necesidades cambiantes del mercado global, el cual requería cada vez

más de productos de calidad. Esta complacencia y la falta de previsión permitieron que

los competidores, sobre todo los de Japón, utilizaran un arma poderosa para aumentar su

participación en los mercados estadounidense y europeo. Esta arma es la calidad. La

filosofía antigua basada en la suficiencia con el mantenimiento del statu quo, mientras

un producto genere utilidades ya no es aceptable. Actualmente el objetivo de las

empresas debe ser la excelencia. Los administradores deben estar dispuestos a poner las

necesidades de sus clientes por delante de todo lo demás para alcanzarla. Nunca deben

66

olvidar que los clientes son indispensables, ya que ellos son la razón por la cual existe la

compañía.

3.4 Administración Financiera

El rol de un administrador financiero depende su aptitud y actitud frente a los factores

externos ya que actualmente debido a cambios políticos como económicos afectan la

estabilidad de las organizaciones por lo tanto el profesionista debe estar al día y

adaptarse a los cambios constantes por lo siguiente se deberá observar:

Su capacidad de adaptación al cambio

Planear con eficiencia la cantidad apropiada de fondos a utilizar en la empresa

Supervisar la asignación de estos fondos y de obtener los mismos, para poder

obtener éxito en la empresa o en su defecto en la economía general. (García

Santillán, 2010, pág. 174)

Conceptos 3.4.1

(Perdomo Moreno), Administración Financiera I Dice lo siguiente: “Fase de la

Administración General, mediante la cual se recopilan datos significativos, analizan,

planean, controlan y evalúan, para tomar decisiones acertadas y alcanzar el objetivo

natural de maximizar el capital contable de la Empresa”. (pág. 175)

La administración financiera es el área de la administración que se centra en decisiones

de inversión, manejo del dinero, fuentes de financiamiento, administración de activos,

control de costos y maximización de utilidades/ beneficios. Abarca tres aspectos

importantes de los recursos financieros que son rentabilidad, liquidez y control de

riesgos. (Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo

sostenible, 2010, pág. 4)

Funciones de la Administración Financiera 3.4.2

En las instituciones que persiguen un fin común ya sea obtener rentabilidad o no, deben

administrar financieramente los recursos que poseen lo que implica coordinar

financieramente los activos y pasivos de la empresa, el propósito es maximizar el capital

además de vigilar que los resultados de las unidades económicas sea incrementar las

utilidades o rendimientos ya sea optimizando costos o reduciendo gastos; por

consiguiente existe otras funciones que se detalla a continuación:

67

Captar, obtener y aplicar los fondos o recursos necesarios para optimizar su manejo,

obteniendo para tales efectos el financiamiento adecuado para el déficit de fondos

que tenga la empresa o en su defecto invirtiendo los fondos que se tengan como

excedentes

Optimizar la coordinación financiera de las cuentas por recuperar

Optimizar la coordinación financiera de los inventarios

Optimizar la coordinación financiera de todos aquellos bienes de la empresa

destinados a proporcionar servicios a la planta productiva tales como; maquinaria,

planta, equipo y demás activos fijos. (García Santillán, 2010, pág. 177)

Funciones del Administrador financiero 3.4.3

“Planificar el uso y disponibilidad de recursos financieros de manera que puedan estar

disponibles para garantizar el adecuado funcionamiento de la organización y el

cumplimiento de sus compromisos comerciales, financieros, fiscales y/o contractuales”.

(Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo sostenible, 2010,

pág. 5).

Se debe tomar en cuenta que las funciones de un administrador consisten en maximizar

rentabilidad y una de la manera de hacerlo es invertir o generar más ingresos cuando se

tiene excedentes de liquidez sin dejar de lado la gestión de recursos financieros

reduciendo costos, otra de sus funciones son:

Mantener un adecuado control de los recursos financieros teniendo bajo control

los riesgos internos y externos.

Definición de políticas financieras de precios, márgenes, costos, cuentas por

cobrar, cuentas por pagar, ciclos de efectivo, rentabilidad, endeudamiento, etc.”.

(Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo

sostenible, 2010, pág. 5)

Componentes de la administración financiera 3.4.4

Contabilidad

“En la actualidad, la contabilidad se define cronológicamente todas las transacciones

económicas que realiza una empresa, con el fin de informar su situación financiera a

68

una fecha determinada y los resultados obtenidos durante un determinado período de

tiempo”. (Thompson Baldiviezo, 2014)

Tesorería

La tesorería es el área de la empresa que tiene por objetivo el conjunto de operaciones

relacionadas con las operaciones de flujo monetario o flujo de caja (“cash flow”), es

decir todas esas operaciones que incluyen el cobro por las ventas o los servicios

ofrecidos por la empresa, el pago por todos los gastos ocasionados, así como la gestión

de la caja y de todas las gestiones relacionadas con las instituciones financieras. (Tena

Rodriguez, 2016)

Es decir gestionan y administran todas las actividades relacionadas al flujo monetario

que van desde los ingresos como las ventas hasta el pago que representan el egreso de

efectivos como el pago de proveedores.

Presupuesto

“Un presupuesto es un es la estimación programada, de manera sistemática, de las

condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo

determinado” (Reyes, 2015).

Gestión de recursos, bienes y servicios

Es el proceso el cual se administra los recursos y servicios de la entidad para utilizarlo

de la mejor manera posible dentro de la organización mediante un apoyo a todas las

áreas que lo componen con el fin de que exista un uso eficiente y óptimo de los recursos

disponibles.

3.5 CONTROL INTERNO

Conceptos de control interno según autores

“Dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la

confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las

operaciones, y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla

Samuel Alberto, 2007, pág. 43)

69

“El control Interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la

organización sin excepción, diseñado para da un grado razonable de apoyo en cuanto a

la obtención de los objetivos”. (Barros, 2015)

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los

registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla

eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñán Gaitán,

Control Interno y Fraudes, 2011, pág. 19)

Luego de revisar varios conceptos podemos definir el control interno como: una

estructura y conjunto de políticas, métodos, medidas y procedimientos coordinados,

ejecutado por todos los niveles de la organización para facilitar el cumplimiento de las

metas y objetivos institucionales, la ejecución de operaciones eficaz y eficientemente, la

obtención de datos financieros y de gestión completos y confiables, protección de los

activos para evitar pérdidas, mal uso y daño y respeto de las leyes, reglamentaciones y

contratos.

Objetivos 3.5.1

Dentro del control interno se derivan los siguientes cuatro objetivos básicos:

Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adhesión a las

políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad.

Promover Eficiencia operativa. Las políticas de la entidad deben identificar

metas y estándares de operación básicos que permitan medir el desempeño y

evaluar la eficiencia, eficacia y economía que permitan lograr una sinergia

operativa integral.

Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la

información financiera y la complementaria administrativa y operacional que se

genera en la entidad

Protección de los activos de la entidad. Este objetivo cumple con la

observancia y control de los tres anteriores, ya que las políticas se orientan

principalmente a salvaguardar los activos de la entidad, lo cual es lo que busca

la gerencia de una empresa.

70

Elementos del Control Interno 3.5.2

Unas de las finalidades del control interno es dar confiabilidad en la información

contable y administrativa; y es ahí donde se desprenden los elementos de control interno

que son objeto de estudio. (Sotomayor), Control Interno y Auditoría, Dice lo siguiente:

Los elementos del control interno se componen de la organización, personal,

supervisión, presupuestos y contabilidad. (pág. 19).

Limitaciones del Control Interno 3.5.3

Las limitaciones del control interno que el autor hace referencia es al establecimiento de

adecuados objetivos como precondición para el control interno, el juicio humano en la

toma de decisiones puede ser equivocado o sujeto a parcialidades, los errores productos

del error humano, posibilidad de anulación de controles por la gerencia, posibilidad de

burlar controles por la colusión entre distintos actores. Y factores externos más allá del

control de la entidad. (Integrated Framework and Apendices-2013, 2014)

Características del control interno 3.5.4

Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. - Lo llevan

a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales

de organización y procedimientos. En cada área de la organización, el funcionario

encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de

acuerdo con los niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan

todos los trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.

Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y

responsabilidad de los colectivos. (Del Toro Ríos, Fonteboa Vizcaíno, Armada Trabas,

& Santos Cid, 2005, págs. 3-4)

Se caracteriza al control interno como un mecanismo y medio para lograr el

cumplimiento de los objetivos de cualquier institución, por lo general cuando se habla

se control interno se habla de sistemas, procesos y procedimientos es decir abarca toda

lo que compone a una organización a través de una dirección y supervisión eficiente,

Manuales de procedimientos dentro del control interno. 3.5.5

El manual de procedimientos es un elemento del sistema de control interno, su objetivo

es obtener una información detallada, ordenada, sistemática y confiable que contiene

todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre procedimientos, políticas

y funciones de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una

organización.

71

La intención es dar seguridad, control y autocontrol a la dinámica empresarial que

garantizan el cumplimiento de los objetivos empresariales.

3.5.5.1 Concepto de Procedimientos

Los procedimientos son acciones a través de pasos predefinidos que mantienen una

estructura ordenada y que representa una guía para cumplir un propósito, y este

propósito o sub proceso está compuesto de diversos procedimientos que persiguen el

mismo fin.

3.5.5.2 Objetivos de los procedimientos

Establecer una guía única para el cumplimiento de actividades optimizando

tiempo, recursos y esfuerzos.

Identificar tareas, ubicación requerimientos y responsables de su ejecución.

Dar uniformidad a las tareas diarias mediante una rutina evitando acciones

arbitrarias.

Ayuda a la coordinación entre puestos y departamentos entre sí.

3.5.5.3 Características de los procedimientos

Su aplicación se centra en situaciones particulares lo que significa que no son

de carácter general.

Facilita su ejecución en actividades repetitivas que lo hace continua,

sistemáticas y ordenada.

Son flexibles y se adaptan a las necesidades de cualquier organización.

3.5.5.4 El control interno administrativo

El control interno administrativo se encarga de implementar controles para garantizar la

eficiencia en la realización de operaciones, es decir se encarga de la gestión de la

organización. Este control administrativo responde a la segregación de funciones a

72

través o en función de la división de trabajo que es un principio básico para ser

implementado en cualquier organización como manuales administrativos.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,

estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),

como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

(Franklin Fincowsky, 2009, pág. 244)

Objetivos

“Mantenerse informado de la situación de la empresa;

Coordinar sus funciones;

Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos

Mantener una ejecutoria eficiente;

Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas”

(Estupiñán Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2015, pág. 7).

3.5.5.5 El control interno contable

Los controles internos contables adoptan medidas dentro de una organización con el

propósito de garantizar que los registros de las operaciones y en sí la información

representada en estados financieros sea confiable y exacta. Es indispensable la

aplicación de procedimientos porque de ello depende la esencia de un control interno

contable.

Cabe recalcar que se deben aplicar procedimientos contables que no influyen en los

resultados que arrojen los estados financieros. Estos procedimientos van encaminados a

la revisión y control documentario, lo que implica la aprobación y verificación de los

mismos que avalan las transacciones y de igual manera se obtienen evidencias a través

de firmas, sellos, iniciales que son fundamentales para detectar y corregir

irregularidades. Estos procedimientos no solo benefician en cuanto a la supervisión de

actividades organizacionales sino que ayudan a cumplir con los organismos de control

según son expedidos a través de leyes, políticas, reglamentos de carácter fiscal.

73

Objetivos

La aplicación de control internos contables ayuda a detectar, corregir y prevenir errores

lo que significa que es un instrumento derivado del control interno administrativo, pero

de igual manera posee objetivos que son los siguientes:

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto, en

las cuentas apropiadas, y en el período contable en que se llevan a cabo, con el

objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control

contable de los activos.

Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando

cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y

específicas de la administración

Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización

administrativa. (Estupiñán Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2015, pág. 8)

3.6 Organigramas

Conceptos según autores 3.6.1

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución

o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades

administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de

comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. (Franklin Fincowsky, 2009,

pág. 124)

“El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución

o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los

órganos que la componen”. (Franklin Fincowsky, 2009)

“Representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la

posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de

autoridad y de asesoría”. (Fleitman, 2009)

Es un esquema representado por figuras y líneas enlazadas entre sí que tienen un

significado en cuanto a niveles, jerarquías, unidades departamentales, asesoría y que

permite ver de forma clara de cómo está formada la empresa con el fin de que los

trabajadores conozcan las relaciones de personal, comités permanentes, líneas de

comunicación y autoridad.

74

Objetivos 3.6.2

Permite conocer el entorno y su relación entre unidades para los niveles

jerárquicos.

Facilita la ubicación de puestos dentro de una organización y da una visión

global de la organización.

Para el público: les permite tener una visión global de la empresa.

Ventajas 3.6.3

Llamar la atención sobre las falencias que tiene la estructura de la organización,

pues puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de

trabajo en la compañía.

Proporcionar un conocimiento profundo de la estructura de la organización,

estableciendo un orden por medio de las líneas de mando.

Facilitar el cumplimiento de las labores en curso y la introducción de mejoras

en la organización.

Desventajas 3.6.4

Si el organigrama presenta una estructura de la organización equivocada, este

no tendrá ningún valor.

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera las

relaciones humanas por no ser susceptibles a reflejarse en el papel.

Si es demasiado complejo no servirá como un instrumento informativo, pues su

interpretación no es fácil.

Pierden actualidad muy pronto, con frecuencia indican la organización como

debería ser más no como es y al ser la organización un ente dinámico los

organigramas deben actualizarse constantemente.

Elaboración de Organigramas 3.6.5

75

Identificación: Los organigramas organizaciones deben llevar en su parte

superior la denominación del tipo de organigrama y el nombre de la

organización.

Utilización de rectángulo que su tamaño depende de la jerarquía a la que

representa

Posición Jerárquica: Se debe presentar claramente los diferentes niveles

jerárquicos tomando en cuenta las líneas de autoridad.

Leyendas: Estas deben ser claras y concisas en cada rectángulo, evitando el uso

de

abreviaturas.

Se debe utilizar líneas según lo que se quiera representar y estas son:

o Cortadas(-----): Contacto Directo

o Puntos (…..): Coordinación

o Gruesa continua ( ): Coordinación

Su elaboración deber ser simétrica, clara y fácil de entendimiento

Referencias: Es necesario que en la parte inferior conste el cuadro de referencia

donde se indica el nombre del autor, la fecha de elaboración, el visto bueno

aprobación del mismo y las diferentes claves utilizadas en el organigrama.

Clasificación de los organigramas 3.6.6

Por el Fin:

Informativos: Nos dan una visión general de la macro estructura de la

organización y solo comprende las grandes unidades administrativas.

Analíticos: Ayuda al especialista a encontrar defectos, planear modificaciones

y es el más detallado y completo, expresa todas las relaciones existentes en la

empresa.

Formales: Refleja la estructura de la organización que se encuentra en la

constitución de la empresa.

Informales: Es el fiel reflejo de la estructura de la organización, es decir, como

se encuentra organizada al momento que se efectúa el organigrama.

76

Por el contenido:

Estructurales: Permite conocer las unidades administrativas y la relación de

dependencia que existe entre ellas.

Funcionales: Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad

administrativa detalla las funciones principales básicas.

Posición del Personal: Sirve para representar la distribución del personal en las

diferentes unidades administrativas.

Por la forma

Vertical: Constituyen un modelo tradicional y el más utilizado en la práctica.

Horizontal: Se caracteriza por la ubicación de las unidades de mayor jerarquía

a la izquierda y van desplazándose hacia la derecha.

Mixto: Es la combinación de varias formas de ramificación, entre las más

utilizadas está la vertical-horizontal.

Radial: Consiste en colocar en el centro la unidad de máxima categoría,

arrancando de ella en varias direcciones los diferentes niveles jerárquicos.

Circular: Por ser una forma especial de representar la estructura de la

organización se coloca en el corazón del círculo la máxima jerarquía de la

organización.

3.7 Diagramas de flujo

“Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o

fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre

diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que

prevalece entre ellos.” (Franklin Fincowsky, 2009, pág. 298)

Se considera un método de evaluación del control interno en donde se describe a través

de gráficos y pasos las áreas que componen una organización, la intención es dar

secuencia a acciones, descomponiendo procesos complejos con los propósitos de

77

facilitar su comprensión y simplificar el trabajo. Para ello se emplean gráficos el cual

tienen su propio significado que contribuye a la dinámica organizacional.

Sus principales ventajas son:

Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos.

Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo

Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la

empresa sobre asuntos financieros y operativos”. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág.

162)

Símbolos Figuras de los diagramas de flujo

Figura 59 Símbolos Gráficos de los Diagramas de Flujo

Por: (Franklin Fincowsky)

78

4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL

COMISARIATO AUTOMOTRIZ

El crecimiento del Comisariato Automotriz ha dado como resultado que las operaciones

se hayan tornado complejas en las áreas administrativa, financiera y de ventas, la

aplicación de procedimientos de control interno será beneficioso a las áreas críticas de

la organización. El sistema de procedimiento ayudará a optimizar recursos, tiempo y

dinero como también tener una visión clara de las actividades que se deben realizar en

cada unidad de forma técnica y práctica. El presente trabajo abarca procedimientos en

las áreas administrativas y financieras.

A continuación se detallan los procedimientos en las áreas críticas.

Área Administrativa

Compras

Ventas

Control de inventarios

Talento humano

Área Financiera

Bancos

Caja

Caja Chica

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Manejo de nómina

79

Objetivos de la propuesta

o Objetivo General

Diseñar un sistema de procedimientos de control interno para el área administrativa y

financiera con el fin de contribuir al mejoramiento de las operaciones del Comisariato

Automotriz.

o Objetivos específicos

Establecer los objetivos y alcances para las actividades administrativas y financieras.

Definir políticas y procedimientos para garantizar un manejo y control adecuado de las

operaciones de la organización.

Diseñar flujogramas que permitirá la visualizar de una forma más fácil y clara de las

actividades que deben seguir y cumplir los trabajadores de la organización.

4.1 Organización estructural y funcional propuesto

Organigrama estructural del Comisarito Automotriz 4.1.1

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Figura 60 Organigrama Estructural Propuesto.

Gerencia

Departamento Administrativo y

Financiero

Contabilidad Compras Talento Humano

Departamento Comercial/Ventas

Vendedores/Crédito y cobranzas

Almacén.

Vendedor

80

Organigrama Funcional 4.1.2

4.1.2.1 Gerente General

Actuar como representante del Comisariato Automotriz.

Celebrar todo tipo de contrato concerniente al giro empresarial del Comisariato

Automotriz

Definir, promover, y delegar planes estratégicos y de negocios.

Realizar evaluaciones del cumplimiento de las funciones de las diferentes áreas

y resolver los problemas que se presenten.

Mantener buenas relaciones con los clientes, empleados y proveedores, para

mantener el buen funcionamiento de la empresa.

Exigir y revisar los balances financieros con corte al 31 de diciembre velando el

cumplimiento de los objetivos organizaciones y legales que lo regulan.

Promover, dirigir y coordinar reuniones con los jefes departamentales en

asuntos de intereses empresariales velando por el bienestar de la compañía.

Autorizar los pedidos y adquisiciones a los proveedores, entregados por el

bodeguero de acuerdo al reporte de stock de productos.

Autoriza las reposiciones de cajas como también los viáticos cuando

corresponda.

Aprobar y dar seguimiento a los pagos de los proveedores a través de controles

internos.

Aprobar y dar seguimiento a nuevos productos que formarán parte del catálogo

de productos que ofrece la organización.

Ingresar y administrar las cuentas bancarias, sean corrientes o de ahorros. Girar

y firmar los cheques de la compañía sobres los saldos acreedores, deudores o

sobregiros en las cuentas bancarias del Sistema Financiero Nacional.

Establecer los porcentajes máximos y mínimos de descuento para el portafolio

de productos periódicamente.

Revisar y aprobar los créditos a los clientes.

Elaborar proyecciones en base a la variación de los costos dentro de los

parámetros de la competitividad y rentabilidad.

Dirigir las relaciones laborales dentro de la organización teniendo la facultad de

aprobar, autorizar y evaluar el proceso de contratación, selección,

81

reclutamiento, orientación, inducción y medición de desempeño de los

empleados de la organización.

Contratar personal conforme a las necesidades de la organización.

Fijar las remuneraciones a cada empleado conforme a las regulaciones fiscales

vigentes.

Supervisar y controlar que se cumplan los beneficios y derechos de los

empleados.

4.1.2.2 Jefe Comercial/Ventas

Proponer y elaborar planes y programas comerciales encaminados a cumplir los

objetivos organizaciones de la empresa.

Elaborar proyecciones de ventas periódicamente.

Emitir informes semanales y mensuales sobre las ventas y la recaudación de las

mismas.

Planificar y supervisar las rutas de las visitas a los clientes.

Participar activamente en las decisiones empresariales en coordinación con el

gerente general.

Representar a la institución en aspectos comerciales ante los clientes.

Controlar la buena imagen de los almacenes y los repuestos, accesorios y piezas

automotrices que se distribuyen.

Capacitar continuamente al equipo de ventas en la excelencia del servicio al

cliente.

Optimizar los recursos asignados.

Conocer sobre el desarrollo de las ventas, la organización, los productos, la

competencia y la a demanda potencial y real con el fin de establecer ventajas

competitivas.

Controlar y supervisar la gestión de cobranzas de los clientes tanto de la

comercializadora y distribuidora de la organización.

Emitir informes y reportes de los agentes vendedores en cuanto a cargas

laborales, comisiones, viáticos, descuentos, bonificaciones y otro factor que

contribuya al departamento administrativo financiero

Revisar, verificar, supervisar el proceso de la concesión de crédito a los clientes

conforme a sus políticas.

82

Promover las ventas a través de planes y estrategias en el sector comercial.

Establecer, fijar y actualizar los precios de los productos mantenidos para la

venta.

Controlar y supervisar las existencias de materiales e insumos para la

confirmación de requerimiento a bodega.

Coordinar con el departamento administrativos y financiero en la demora de

pago de los clientes.

4.1.2.3 Agente de ventas y cobranzas

Elaborar y entregar a sus superiores de forma periódica reportes de ventas y

cobro.

Buscar nuevas fuentes de venta (clientes) dentro y fuera del cantón Riobamba.

Dar a conocer a nuestros clientes sobre la dinámica de la organización y los

productos que ofrece.

Dar seguimiento a los clientes con el fin de incrementar las ventas.

Cumplir con las expectativas de venta en función de los objetivos

organizacionales.

Recibir pedidos de la cartera de clientes o posibles clientes.

Revisar el reporte de cuentas por cobrar y programar la visitar a los clientes.

Trasladar y entregar el producto desde el punto de venta hasta el lugar donde

reside el cliente.

Conceder créditos conforme a las políticas que mantiene la organización

Realizar las cobranzas por los créditos concedidos y en los plazos establecidos.

Emitir y entregar comprobantes de venta y documentos complementarios al

cliente.

4.1.2.4 Vendedor

Comunicar a su jefe inmediato sobre las novedades que existan en el transcurso

de sus horas laborales.

Informar adecuadamente a los clientes sobre los productos que se comercializa

en cuanto a información técnica, promociones, slogans, etc.

Emitir requisiciones de inventarios y materiales de trabajo cuando corresponda.

Atender de forma ética y responsable quienes ingresen al almacén.

83

Asesorar al cliente en cuanto a la variedad de productos y sus necesidades.

Supervisar el almacén para prevenir posibles robos o hurtos de quienes ingresen

al almacén.

Revisar y ubicar de manera adecuada la mercancía entrante.

Inspeccionar de forma periódica el estado de los productos.

Participar ante los problemas que se susciten en la comercialización como

devolución de productos, falta de asesoramiento, pérdida de clientes etc.

Participar en los inventarios de la tienda.

Distribuir de forma ordenada los productos.

Mantener la higiene y el aseo fuera y dentro del almacén.

Actualizar precios de los productos que se ofertan en el establecimiento.

Verificar que la mercadería vendida sea la óptima para su uso.

4.1.2.5 Cajero

Receptar dinero en efectivo por la venta de mercadería.

Registrar los movimientos de las entradas y salidas de efectivo.

Llevar un registro mediante especificaciones técnicas de la mercadería que

egresa del almacén.

Realizar depósitos bancarios.

Establecer una relación entre los ingresos y egresos de caja.

Realizar el cierre de caja al término del día, elaborando un reporte de ventas.

Entregar sin excepción alguna los comprobantes de venta a los clientes sin

importar el monto.

Mantener el orden y equipo de trabajo, reportando anomalías.

4.1.2.6 Jefe administrativo financiero

Detectar situaciones, problemas causados o previsibles en el área a cargo y

solucionarlas, previa sustentación ante la Gerencia.

Establecer las metas de la organización para el cumplimiento de los mismos.

Revisar y controlar el cierre fiscal y su efecto contable para el siguiente

ejercicio fiscal.

Elaborar informes de gestión para ser presentado a la Gerencia, así como demás

informes referente a sus funciones.

84

Establecer las medidas requeridas para garantizar la protección de los recursos y

activos de la empresa, evitando su uso inadecuado.

Coordinar el manejo y actualización del inventario de los materiales,

suministros y bienes utilizados por la empresa.

Planificar los gastos de la empresa.

Controlar y revisar el flujo de efectivo de la empresa.

Revisar y aprobar las declaraciones fiscales.

Establecer relaciones cordiales con los proveedores.

Controlar las adquisiciones de bienes y servicios y lo que compete a su

almacenamiento, distribución y uso.

4.1.2.7 Bodeguero- Almacén y compras

Mantener los registros y documentación de las entradas y salidas de la

mercadería, suministros, herramientas entre que otros que permanecen en

bodega.

Revisar de manera constante los inventarios para determinar sus condiciones del

buen estado.

Mantener actualizado el inventario en bodegas para determinar los productos

mínimos.

Mantener el orden en los productos que ingresan a las bodegas para facilitar su

ubicación.

Participar en la toma física de inventarios.

Despachar las productos según requerimientos de compra en cuanto al local y

los agentes vendedores.

Mantener al día y en orden la documentación que sustenta el ingreso y la salida

de productos.

Informar de manera oportuna al jefe inmediato sobres novedades detectadas en

cuanto a las bodegas y los productos que permanecen bajo su responsabilidad.

4.1.2.8 Jefe de Talento Humano

Ejecutar el proceso de contratación, selección, reclutamiento, orientación,

inducción y medición de desempeño de los empleados de la organización.

85

Establecer e informar sobre las funciones, objetivos, políticas y actividades de

cada puesto de trabajo de las personas que van a incorporarse a la empresa.

Coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados con

el fin de alcanzar un mejoramiento en el personal.

4.1.2.9 Contador

Elaborar y presentar los Estados Financieros que refleja el resultado de gestión

conforme a la petición de sus superiores.

Analizar y evaluar los estados financieros con el fin de expresar una opinión

objetiva de la situación económica.

Revisar y procesar la diferente documentación por concepto de Activo, Pasivo,

Patrimonio, Ingreso o Gasto mediante la contabilización de sus operaciones.

Revisar, supervisar y responsabilizarse de la razonabilidad y confiabilidad de la

información financiera que es generada de su área.

Llevar un registro a través de libros generales de las operaciones de la

organización

Realizar y presentar las declaraciones mensuales tanto de Impuesto al Valor

Agregado como el de las Retenciones en la Fuente.

Elaborar y presentar la declaración del Impuesto a renta en las fechas

establecidas.

Realizar conciliaciones bancarias periódicamente de las diferentes cuentas

bancarias que posee la organización.

Elaborar el proceso de devolución por beneficios tributarios en cuanto a

devolución de IVA en función de los requisitos legales vigentes.

Revisar que la documentación fuente esté de acuerdo a la legislación vigente.

Elaborar y formular las plantillas necesarias para efectuar la toma física de

inventarios y ser partícipe de ello.

Implementar y efectuar controles que aseguren y resguarden los recursos

financieros y no financieros de la empresa.

Elaborar y generar los roles de pago mensualmente.

Elaborar los cheques para los proveedores y el personal de la organización.

86

4.2 Propuesta del diseño de procedimientos administrativos

Procedimientos para compras 4.2.1

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/5

DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Compras

OBJETIVO: Formular y detallar procedimientos para la adquisición de

repuestos y accesorios automotrices a

los diferentes proveedores a través de cotizaciones, con el

fin de abastacer de mercadería en forma eficiente a la

organización.

ALCANCE: Las políticas y procedimientos de compras serán aplicados

a todas las adquisiciones mantenidas para la venta que van

desde el pedido de la mercadería hasta la recepción de la

misma.

RESPONSABLES:

Gerencia

Jefe Administrativo Financiero

Bodeguero/ Inventarios

Proveedores

DOCUMENTOS:

Reporte de Stock de productos.

Requisición de compras.

Orden de Compras.

Factura de Compra.

Guía de Remisión.

Retención en la fuente

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia Revisado:

Aprobado:

87




NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Compras

POLÍTICAS:

El gerente general será el único que autorice la compra de acuerdo al precio,

calidad, crédito, plazo y garantía de los productos.

Las compras se realizarán en función de un reporte del stock de los productos

proporcionado por el bodeguero.

Toda adquisición debe estar sustentada con su respectiva orden de compra y

firmas de responsabilidad, mimas que avala el requerimiento del departamento

solicitante.

El único documento que respalda la compra será la factura autorizada por el

Servicio de Rentas Internas la misma que debe cumplir con los requisitos que

están contemplados en:

El Reglamento de Comprobantes de Ventas y Retención.

Reglamento de la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario

Interno.

Ley de Régimen Tributario Interno.

Resoluciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas.

Se deberá contar con una base actualizada de los proveedores y precios de los

productos.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia Revisado:

Aprobado:

88

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Compras

POLÍTICAS:

Antes de la recepción de la mercadería se verificará que se adjunte la factura,

guía de remisión cuando corresponda y orden de compra, las mismas que

deben coincidir en cantidad, especificaciones técnicas, precio y nombre del

proveedor.

Toda compra se realizará únicamente a proveedores previamente calificados y

aprobados por el jefe administrativo financiero.

En el caso de realizar una compra para un nuevo producto se realizará cuatro

cotizaciones para seleccionar el mejor, en base al precio y calidad.

Para escoger el proveedor se evaluará las políticas de venta con el fin de

obtener ventajas en cuanto a precio, calidad, tiempos de crédito y plazo de

entrega.

Los reclamos sobre la cantidad, calidad y el estado de los productos deberá ser

reportado por el encargado de bodega a los respectivos proveedores, máximo

en un plazo 24 horas a partir de la recepción de la mercadería.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

89




NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Compras

PROCEDIMIENTOS:

El bodeguero emite al jefe administrativo financiero un informe de las

existencias mínimas en bodega luego de haber realizado una constatación

física.

El jefe administrativo financiero analizará el requerimiento y lo aprobará para

emitir un informe al gerente general.

El gerente verifica y autoriza la compra en base a la disponibilidad de fondos.

El bodeguero emite la orden de compra.

El jefe administrativo financiero aprueba la orden de compra.

El bodeguero envía la orden de compra al proveedor y se ponen de acuerdo

para el plazo de entrega y la forma de pago.

El bodeguero supervisa el ingreso de mercadería y se recibe la factura

original.

Si la mercadería no cumple con las especificaciones solicitadas se rechaza el

ingreso a bodega caso contrario se realiza la recepción.

El bodeguero envía la factura original al contador.

El contador realiza el registro contable y se archiva la documentación en la

carpeta de proveedores para posteriormente ser cancelada.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

90




PROCEDIMIENTO DE COMPRAS


PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

BODEGUEROBODEGUERO

JEFE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

JEFE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

GERENTE GENERALGERENTE GENERAL CONTADORCONTADOR

Iniciar

Análisis y

aprobación del

reporte de

existencias

Fin

Revisión de stock

mínimo

Emite reporte de

existencias

Envío de reporte

de existencias

para su

autorización

Análisis y

verificación de

disponibilidad e

fondos

¿Existe

disponibilidad

presupuestaria

?

NO

SI

Emisión de la

orden de compra

Aprobación de

la orden de

compra

SI

Envío de orden de

compra al

proveedor

NO

Supervisa el

ingreso de

mercadería.

Registra

contablemente la

compra y

obligaciones de la

misma.

Envía

documentación al

contador.

Archivar

91

Procedimientos para control de inventarios 4.2.2

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


OBJETIVO: Definir los procedimientos necesarios de las entradas y

salidas de inventarios, con el fin de dar un soporte eficiente

al movimiento y rotación de los mismos.

ALCANCE: Los procedimientos de control inventario estan aplicados al

encargado de bodega que se responzabiliza del

ingreso,almacenamiento y salida de la mercaderia.

RESPONSABLES:

Gerente General

Jefe Administrativo Financiero

Bodeguero/inventarios

Agentes de ventas

DOCUMENTOS:

Reporte de Stock de productos

Orden de Compras

Factura de Compra

Kardex

Ingreso/egreso de mercaderia

POLÍTICAS:

El control contable de inventarios se lo llevará por el sistema de inventario

permanente.

Se realizará mínimo dos constataciones físicas al año de los inventarios

mantenidos para la venta, suministros y demás productos que permanecen en

bodega.

La toma física de inventarios lo hará el contador junto con el bodeguero,

supervisado por el jefe administrativo financiero.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

92

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


POLÍTICAS:

El bodeguero deberá emitir reportes al jefe administrativo financiero sobre el

stock de los productos con el fin de cubrir inventarios mínimos.

El encargado de la bodega dará aviso al jefe administrativo financiero sobre

productos maltratados o en mal estado en un plazo no mayor a 24 horas,

posterior a la recepción de la mercadería.

El bodeguero se responsabilizará de contingentes de los productos en cuanto

sea:

o faltantes,

o caducidad de productos,

o productos en mal estado después de las 24 horas de recepción de

mercaderías,

o Productos en mal estado consecuencia del tipo de almacenamiento

que maneje el bodeguero.

Únicamente el bodeguero podrá recibir y entregar mercadería y en caso que

no esté presente deberá existir un delegado autorizado por el gerente general.

El bodeguero receptará devoluciones de productos en mal estado, las cuales

no representan ingreso de mercadería y serán de consumo interno de la

organización.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

93

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


POLÍTICAS:

El bodeguero admitirá como ingreso de bodega las devoluciones en todos los

productos en cuanto a la procedencia y/o marca de los mismos, siempre y

cuando las cintas de seguridad no hayan sido violadas y el estado del producto

sea óptimo.

Los productos que son ingresados por concepto de devolución se almacenarán

en un lugar distinto de los mantenidos para la venta y se clasificarán para

consumo interno o reclamos para el proveedor.

El bodeguero contará con la documentación pertinente que sustente el ingreso

y salida de mercadería, la misma que deberá está firmada por los responsables

que intervengan en el proceso.

Para la recepción de mercadería, el bodeguero verificará que las cantidades,

peso y precios estén acorde a la factura de compra, orden de compra y/o guía

de remisión.

En los documentos de ingreso o egreso de bodega deberá contener la cantidad,

peso, medida, marca del producto como además el departamento y el agente

vendedor quien recibe la mercadería.

El bodeguero tendrá la obligación de revisar la mercadería antes de su egreso

en cuanto al estado de la misma y acorde a las especificaciones técnicas

detalladas en la factura de venta o nota de pedido. Si las especificaciones

técnicas no son confiables no se procede al despacho de la mercadería.

El bodeguero tendrá la obligación, entregar la factura de compra y demás

documentos complementarios que sean de importancia al contador.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

94

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS DE MERCADERÍA:

El proveedor se pone en contacto con el jefe administrativo financiero para

confirmar la fecha y hora de la entrega de mercadería.

El jefe administrativo financiero notifica al bodeguero la hora de llegada de la

mercadería.

El bodeguero recibe la mercadería conforme a la guía de remisión caso

contrario no se recibe los productos y se da aviso al proveedor.

El bodeguero recibe la factura y demás comprobantes complementarios que

sustenta la compra de la mercadería.

El bodeguero procede a revisar los productos según lo acordado, se compara

con la factura y orden de compra, en caso de novedades se informa al jefe

administrativo financiero para proceder un aviso de reclamo al proveedor.

La mercadería se almacena conforme a la línea de producto, código, medida y

marca.

El bodeguero emite un comprobante de ingreso de la mercadería a su registro

de inventarios.

Se entregará la factura original y comprobantes adicionales del proveedor al

contador conjuntamente con el comprobante de ingreso de la mercadería para

el registro de la compra.

El contador archiva la documentación con un previo análisis de la

documentación recibida.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

95




PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MERCADERIA


PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MERCADERIA

PROVEEDORPROVEEDOR

JEFE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

JEFE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

BODEGUEROBODEGUERO CONTADORCONTADOR

Iniciar

Revisión de cajas

según guía de

remisión

Fin

Confirma la

fecha y hora de

entrega

Recibe

confirmación

mediante llamada

telefónica o

correo electrónico

Aprueba la

recepción

NO

Elaboración del

comprobante de

ingreso de

mercadería

Registro de

compra al sistema

Factura Original

Notas de crédito

Comprobante de

ingreso de

mercadería

Factura Original

Notas de crédito

Comprobante de

ingreso de

mercadería

Archivar

Se da aviso de

recepción

Recepción de

mercadería y

documentación

SI

Revisión física de

mercadería

conforme a

factura y orden de

compra

Conteo y

clasificación

según línea y

codificación de

productos.

Envío de

documentación a

contabilidad

96




NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS DE MERCADERÍA:

El departamento de ventas realiza un requerimiento de inventarios a bodega

mediante notas de pedido (vendedores) y/o requerimiento de inventarios

(almacén).

El bodeguero recibe la copia de la nota de pedido y/o requerimiento verificado

previamente por el jefe de ventas y se autoriza la salida de la mercadería.

El bodeguero separa y revisa los productos conforme a las especificaciones

técnicas detalladas en los documentos proporcionados.

El bodeguero genera el comprobante de egreso y guía de remisión de la

mercadería y da de baja al inventario.

Se entrega a la persona encargada de comercialización y/o distribución: la

mercadería, guía de remisión.

Se hace firmar la guía de remisión y el egreso de mercadería al departamento

de ventas

El bodeguero se queda con la 1ra copia de la guía de remisión.

Envió de comprobantes de egreso a contabilidad para verificar la salida de

inventario con las facturas de venta.

Archivar.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

97

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERIA


PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERIA

BODEGABODEGA JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS ALMACENALMACENAGENTES DE

VENTAS

AGENTES DE

VENTASCONTABILIDADCONTABILIDAD

Iniciar

Fin

Recibe proformas

y requerimiento

de mercadería.

Archivar

Realiza

requerimiento de

mercadría

Envía proformas

con 1ra copia

Analiza los

requerimientos y

proformas

mercadería

Autoriza

Verifica el

requerimiento de

mercadería

Verifica las

proformasNO

NO

Iniciar

SI

Separa la

mercadería

conforme a los

solicitado

Revisa el estado

de los productos

Genera la guía de

remisión y el

egreso de

mercadería

Despacha

mercadería

Recibe

mercadería

Recibe

mercadería

Se firma

comprobante de

egreso

Se firma

comprobante de

egreso y guía de

remisión

Recibe

documentación

firmada y sellada

Concilia los

comprobantes de

egreso con reporte

de ventas

98

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


PROCEDIMIENTOS DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

El gerente general solicita al contador la ejecución de la toma física de

inventarios por medio del jefe administrativo financiero.

El contador elabora los formularios y cronograma de las personas que van a ser

parte de la toma física y la fecha a ejecutarse y envía al gerente general para su

aprobación.

El gerente general verifica y autoriza la ejecución de la toma física.

El contador emite un comunicado al personal involucrado en la toma de

inventarios.

El contador imprime los saldos contables de inventario a la fecha de corte

conjuntamente con los formularios para la toma física a ejecutarse.

El bodeguero junto con el contador proceden al conteo de la mercadería,

supervisado por el jefe administrativo financiero donde se observan y detallan

las novedades de las existencias en bodega los mismos que serán anotados por

el contador.

El contador posterior a la constatación física comparará los saldos contables de

inventarios frente a los saldos de la toma física.

El contador elabora el informe sobre la diferencias de la toma física y envía el

informe al gerente general.

El gerente general verifica y analiza los resultados de la toma física y toma

decisiones por la cual se elabora un documento como respaldo.

El contador registra las novedades y soluciones aprobadas por el gerente

general y se archiva la documentación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

99




PROCEDIMIENTO DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS



GERENCIAGERENCIA CONTABILIDADCONTABILIDAD BODEGABODEGA

Iniciar

Solicita la

realización de

toma física de

inventarios

Elabora el

programa de las

personas a

intervenir

Aprobación

Envía formularios

y programas para

su aprobación

Recibe la

confirmación para

su ejecución

SI

Analiza el

informe

NO

Comunica

oficialmente a los

involucrados para

la toma física

Imprime los

saldos de

inventarios a la

fecha de corte

Imprime

formularios

Se realiza el

conteo y revisión

de la mercadería

11

100







GERENCIAGERENCIA CONTABILIDADCONTABILIDAD BODEGABODEGA

Fin

Archivar

Se anota

cantidades y

novedades

encontradas en

bodega

Compara los

saldos del sistema

versus las

cantidades

anotadas en la

toma física

Se concluye la

inspección en

bodega con los

involucrados

Analiza las

diferencias

encontradas y

novedades de la

inspección

Elaboración de

informeAnaliza el reporte

Aprobación

NO

SI

Elaboración de

acta

Se comunica las

soluciones

Registra los

ajustes pertinentes

11

101

Procedimientos para ventas 4.2.3



DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas

OBJETIVO: Establecer una guía práctica mediante políticas y

procedimientos eficientes para el control de ventas.

ALCANCE: Las politicas y procedimientos de ventas se aplican desde

la socialización con el cliente a través de vendedores

hasta la salida de la mercadería con su respectivos

documentos de venta.

RESPONSABLES:

Jefe Comercial/Ventas

Agentes de ventas

Bodeguero/inventarios

DOCUMENTOS:

Factura de venta.

Comprobante de retención.

POLÍTICAS GENERALES:

Las ventas se harán al contado o crédito, estas últimas no podrán ser mayor a

45 días.

Se considera venta al contado las que se realicen con dinero en efectivo,

cheques y depósitos a la cuenta de la empresa, únicamente.

No se recibirá como parte de pago, total o parcial, cheques posfechados.

En el caso de ventas a crédito para clientes nuevos no se aceptarán como

parte de pago cheques de ninguna índole, solamente efectivo.

Los agentes de ventas tendrán la obligación de informar a sus clientes sobre

el giro del negocio de la organización.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

102

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas

POLÍTICAS GENERALES:

Los comprobantes de venta autorizados y complementarios emitidos y

recibidos, debe cumplir con los requisitos pre impresos y de llenado según lo

establecido en la ley.

La emisión de comprobantes de venta se emitirán en forma secuencial y se

entregara la original al cliente.

Al momento de la trasferencia de bienes por motivos de venta se deberá

entregar la factura original al cliente, sin restricción alguna.

En el caso de errores en el comprobante de venta se procederá a anular

inmediatamente con sus respectivas copias adjuntas.

Se tendrá una base actualizada de todos los clientes.

Se establecerá las condiciones y porcentajes máximos de descuento para

clientes previa autorización del gerente general.

Las ventas realizadas a personal de la empresa se les concederá descuentos

establecidos hasta un monto de compra que no excederá del 20% por ciento

del sueldo mensual de cada trabajador.

POLÍTICAS DE LOS AGENTES VENDEDORES.

Todo agente vendedor deberá tener:

Una lista actualizada de la cartera de clientes de la empresa.

Los catálogos de los productos y precios actualizados.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

103

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas


Licencia de conducir, mínimo sportman.

Designado una zona de trabajo, dentro o fuera de la ciudad y por la cual no

debe infringir otra.

Los agentes vendedores tendrán la obligación de:

Entregar la mercadería a sus clientes dentro y fuera del cantón Riobamba.

Cubrir las zonas destinadas para receptar nuevos clientes según el plazo

establecido por el jefe de ventas.

La socialización con los clientes donde se informaran las condiciones, plazos

de pago y entrega inclusive las del contado, el tratamiento de devoluciones, la

variedad y líneas de producto que maneja la organización con sus respectivos

precios.

Receptar o emitir cotizaciones, proformas, aperturas de crédito y demás

documentos de cumplimiento formal.

Conceder descuentos a los clientes sujetados a los porcentajes y montos de

venta establecidos por la compañía.

Entregar los comprobantes de venta (autorizados/complementarios)

debidamente firmados y estos deberán estar con sus respectivas copias

adheridas a las originales.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

104

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas


Multas y derechos

En los casos de pérdida o mal estado de los productos inclusive el material de

trabajo que utiliza el agente vendedor, serán cobrados y descontado del sueldo

del vendedor.

Los agentes vendedores tendrán derecho a comisiones según las expectativas

de ventas y cobros de las mismas, establecidas por el jefe de ventas y

aprobado por el gerente general mediante un documento interno oficial.

Los agentes vendedores tendrán derecho a viáticos y movilización, serán

reembolsados a fin de cada mes con el pago de sueldos y este derecho solo

será aplicable dentro de horarios de trabajo y se encuentren fuera de la ciudad

sin importar el tiempo de permanencia.

Los gastos por viáticos y movilización de los agentes vendedores no

excederán de los 5 dólares diarios y para su respectivo reembolso deberán ser

sustentados con comprobantes de venta a nombre del agente vendedor.

POLÍTICAS PARA LA CONCESIÓN DE CRÉDITOS.

Toda venta a crédito será aprobada y autorizada por el jefe de ventas y gerente

general.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

105

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DEPARTAMENTO: Comercial Ventas

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas


La apertura del crédito se les concederá a empresas legalmente constituidas

públicas o privadas y a personas que ejerzan un comercio habitual con

domicilio físico permanente debidamente sustentado (persona natural).

Toda venta a crédito no estará sujeta a interés salvo en los plazos de gracia

que será igual a los permitidos por la ley que emite el Banco Central del

Ecuador.

Los plazos de gracia se le concederá a todo cliente, nuevo o fijo y no será

mayor a 30 días y en 2 ocasiones solamente por año, y en el caso que

sobrepase el período de gracia se aplicará la penalidad correspondiente.

En el caso en que se beba cobrar intereses se tomarán las vigentes en la fecha

de solicitud del plazo de gracia, la cual deberá ser sustentada con un

documento que avale la deuda.

Para concretar la venta a crédito no será obligación el cobro de entrada.

Las ventas a crédito tendrán derecho a los descuentos y promociones según

políticas.

Para clientes fijos la apertura del crédito no excederá de los 5000 dólares al

mes y el cupo permitido será renovado cuando el cliente haya cancelado por lo

menos el 80% de lo adeudado anteriormente y para clientes nuevos el monto

será de 1500 dólares.

Todo crédito aprobado para clientes nuevos se firmara una garantía con una

letra de cambio por el monto de la venta.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

106

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas


Los requisitos que debe presentar un cliente nuevo para la apertura de crédito

serán la copia de la cédula y papeleta votación quien conste en el portal del

Servicio de Rentas Internas, Copia del RUC, formulario del crédito y de datos

informativos con sus respectivas referencias personales y comerciales.

POLÍTICAS DE DEVOLUCIONES

Las devoluciones de mercadería aceptadas no serán devueltas en dinero.

En el caso de morosidad no se hará efectiva la solicitud de devolución de los

productos hasta que lo adeudado no sea cancelado.

Se admitirán devoluciones por parte de los clientes en cuanto a productos

caducados, aplica solamente a lubricantes y aceites.

Se admitirán cambios en todos los productos en cuanto a la procedencia y/o

marca del mismo siempre y cuando las cintas de seguridad no hayan sido

violadas y el estado del producto sea el óptimo.

Se admitirán devoluciones por una sola vez a productos eléctricos por cliente,

en el caso de que la devolución sea sustancial en cuanto al monto, la

devolución se hará efectiva previamente a un análisis que confirme que el

daño es por parte del fabricante.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

107

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas

PROCEDIMIENTOS DE VENTAS AL CONTADO

Recepción del pedido por parte del cliente.

El agente vendedor analiza las condiciones del pedido y confirma sus

existencias con bodega.

En el caso de que no exista stock se da aviso al cliente de los días de demora

en la entrega de la mercadería.

Se elabora la nota de pedido y/o factura según lo solicitado

El agente vendedor envía la factura al jefe de ventas para su verificación.

Ingreso de datos al sistema del pedido por agente vendedor.

Ingreso de datos al sistema del pedido por agente vendedor.

El jefe de ventas envía la factura al bodeguero para el despacho de la

mercadería.

El bodeguero despacha la mercadería conjuntamente con la factura original y

guía de remisión.

El agente vendedor recibe la mercadería y verifica si está acorde a la factura.

Se firma documentación de recibido en bodega.

El vendedor entrega la mercadería y se procede a firmar el recibí conforme

por parte del cliente.

Se entrega la factura original y se cobra el valor total que consta en la factura.

Se depositan los valores cobrados en las cuentas bancarias de la empresa.

Envía copia de factura y comprobante de depósito al contador.

Contador recibe la documentación y registra en el sistema.

Archiva documentación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

108

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO



CLIENTECLIENTEAGENTE

VENDEDOR

AGENTE

VENDEDORBODEGUEROBODEGUERO JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR

Iniciar

Realiza el pedidoRecepción del

pedido

Analiza las

especificaciones

del pedido

Confirmación de

existencias

¿Existencias?

SIElaborar Factura

NOAviso de demora

en la entrega

Acepta

condición

SI

NO

Envío del pedido

a jefe de ventas

Verificación de

documentación

Ingreso de datos

por agente

vendedor

Recibe factura

Despacha

mercadería con

documentación

Recibe y verifica

la mercadería

conforme a la

factura de venta

Firma

documentación

11

109







CLIENTECLIENTEAGENTE

VENDEDOR

AGENTE

VENDEDORBODEGUEROBODEGUERO JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR

Fin

Archivar

Entrega pedido al

cliente

Entrega factura

original y se

efectúa cobro

Firma de recibí

conforme

Depositan los

valores

recaudados

Recibe copia de

factura y

comprobante de

depósito

Registro en el

sistema

Recibe

mercadería

Realiza pago

11

110



DEPARTAMENTO: Comercial/ Ventas

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas

PROCEDIMIENTOS DE VENTAS A CRÉDITO.

Se establece contacto con el cliente a través de agentes vendedores.

Se informa y negocia en cuanto a los productos, precios y formas de pago que

ofrece la empresa.

Se recepta la documentación para la legalización del crédito

Se emite los formularios del crédito en caso de ser primera vez, caso contrario

se revisa el historial del cliente en caso de que exista cuentas vencidas de

cobro.

El agente vendedor llena una nota de pedido con sus respectivas copias.

El vendedor envía la documentación al jefe de ventas para su aprobación.

El jefe de ventas revisa que los pedidos y formularios este conforme a las

políticas de crédito y se envía a gerencia.

El gerente general verifica la solicitud de crédito y autoriza la venta, se envía

documentación nuevamente al departamento de ventas.

El jefe de ventas recibe el crédito autorizado y procede a ingresar los datos para

su información.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

111



DEPARTAMENTO: Comercial/ Ventas

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Ventas

PROCEDIMIENTOS DE VENTAS A CRÉDITO.

El bodeguero recibe copias de la nota de pedido y/o solicitud de créditos

autorizados, despacha la mercadería conjuntamente con el egreso de

inventarios y guía de remisión.

El agente vendedor recibe la mercadería y verifica si está acorde a la nota de

pedido.

Se procede a elaborar la factura.

El vendedor entrega la mercadería y hace firmar el recibí conforme por parte

del cliente y se entrega la factura original.

Las 2da copia de los formularios de crédito y 2da copia de la factura se archiva

en las carpetas de cada agente vendedor y la copia restante se envía al contador.

El contador revisa que la documentación esté completa y correcta, se procede al

registro en el sistema.

Se archiva la documentación en la carpeta de cuentas por cobrar a clientes.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

112




PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO



CLIENTECLIENTE AGENTE VENDEDORAGENTE VENDEDOR GERENTE GENERALGERENTE GENERALJEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS BODEGABODEGA

Iniciar

Elabora la nota de

pedido

Envío de

documentación a

jefe de ventas

Revisión de

documentación

Ingreso de datos

por agente

vendedor

Se establece

contacto con el

cliente

Se informa al

cliente sobre el

catalogo de

productos

¿Crédito por

primera vez?

Se informa de

requisitos a

cumplir

SI

Prepara y envía

documentación

informativa

Recibe y verifica

documentación

del cliente

Elabora

formularios para

el crédito

Revisa historial

del cliente

Analiza pedido y

solicitud de

crédito conforma

a políticas

Envío de

documentación

para su

aprobación

Analiza la

solicitud de

crédito

AutorizaciónSI

NO

NO

1

113







CLIENTECLIENTE AGENTE VENDEDORAGENTE VENDEDOR GERENTE GENERALGERENTE GENERALJEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS BODEGABODEGA

Fin

Archivar

Aprueba la salida

de mercadería

Recibe copias de:

Nota de pedido

Solicitud de

crédito aprobado

Recibe y verifica

la mercadería

conforme a la

nota de pedido

Elabora Factura

Entrega factura

original y

mercadería al

cliente

Revisa y verifica

documentación

Registra la venta a

crédito

Elabora: egreso

de mercadería y

guía de remisón

Despacha

mercadería

conforme a la

nota de pedido

Se envía copias:

factura y solicitud

de crédito a

contabilidad

1

114

Procedimiento para Talento Humano. 4.2.4

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano

OBJETIVO: Seleccionar y contratar el personal necesario para la

organización a través de procedimientos y políticas con el

fin de obtener el personal idóneo para cada puesto de

trabajo.

ALCANCE: Las políticas y procedimientos están destinados a todos los

aspirantes a ocupar una plaza de trabajo dentro de la

organización.

RESPONSABLES:

Gerente general

Jefe administrativo financiero

Contador

DOCUMENTOS:

Hoja de Vida

Ficha personal

Contrato de trabajo

POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

La empresa solo contratará personal cumplido su mayoría de edad.

La selección del personal será responsabilidad única del gerente general.

El personal de nuevo ingreso deberá llenar obligatoriamente una ficha

personal y entregarlo conjuntamente con copias de su documentación

personal.

Los candidatos a ocupar la plaza disponible de trabajo deberán enviar su hoja

de vida al correo del gerente general o a su vez debe ser receptada por el

contador.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

115

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano.

POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Las entrevistas a los candidatos lo efectuará el gerente general acompañado

por otro miembro de la organización, de preferencia jefe o supervisor

solicitante del vacante.

Se verificará sin excepción alguna las referencias laborales y personales de

cada candidato seleccionado.

Todo candidato será calificado de una forma equitativa y justa por el jefe o

supervisor del área solicitante.

La empresa hará firmar a todo personal de nuevo ingreso un contrato laboral

conforme a las leyes vigentes.

POLÍTICAS DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN

El jefe departamental orientará e informará sobre los aspectos generales,

funciones y atribuciones concernientes a la organización.

Se proveerá al nuevo empleado de los equipos, materiales y herramientas de

trabajo necesarios para desempeñarse en sus funciones.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

116

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano.

POLÍTICAS DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN

El jefe departamental explicará sobres los procesos, atribuciones, funciones y

responsabilidades como también los tiempos necesarios para su fiel

cumplimiento según sea el cargo a ser ocupado.

Todo empleado deberá ser evaluado de forma progresiva por su jefe inmediato

sobre el desempeño de cada trabajador y expectativas de cada puesto.

POLÍTICAS DE BENEFICIOS Y SALARIOS.

Se realizará el pago del rol hasta el último día de cada mes a todo el personal

con cheque y se generará un comprobante de egreso el mismo que debe ser

firmado por el empleado.

El personal de la empresa gozará de los beneficios sociales y demás, según lo

establecido en la ley.

El personal de ventas obtendrá comisiones en función del cumplimiento de

sus deberes y responsabilidades.

Cualquier tipo de beneficio o ingreso que goce el trabajador serán pagados los

últimos días de cada mes por motivos de seguridad, excepto de aquellos

beneficios que serán cancelados en las fechas que establece la ley como

décimo tercer y cuarto sueldo.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

117

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano.

POLÍTICAS DE IMAGEN Y SEGURIDAD.

Los empleados tienen el deber de asistir de forma puntual al lugar o zona

designada de trabajo conforme al cronograma establecido por el departamento

a cual pertenecen.

Los empleados no podrán introducir paquetes, mochilas, maletas o cualquier

tipo de prenda que no constituyan material de trabajo, caso contrario tendrán

la obligación de revelar su contenido para su respectiva revisión a la entrada y

salida de la empresa.

Se prohíbe laborar en estado etílico o bajo el efecto de sustancias

psicotrópicas como también abandonar el lugar de trabajo sin permiso.

Todo personal deberá contar con la vestimenta adecuada según el cargo que

desempeña.

Es de uso obligatorio el material y equipo de trabajo durante la jornada laboral

para todo el personal de la organización.

Las faltas disciplinarías que manchen el buen nombre de la organización,

adopción de una actitud incorrecta y deshonesta serán motivo de un llamado

atención hasta el despido del trabajador.

Si falta de 1 hasta 2 días sin justificación serán descontados del rol del

trabajador y en el caso de que faltare sin justificación por 3 días se procederá a

realizar el acta finiquito.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

118

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano.

PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Los jefes departamentales analizarán las condiciones y necesidades de

requerir personal y de ser el caso elaboraran un perfil conforme al puesto a ser

ocupado.

Los jefes departamentales solicitarán la contratación de un nuevo empleado

mediante un requerimiento de personal al gerente general.

El requerimiento es recibido por contabilidad para determinar si existe

presupuesto y se enviará al gerente general.

El gerente general analiza la solicitud y aprueba el mismo.

El gerente general se encargará de publicar en los medios de comunicación la

búsqueda del nuevo empleado.

Recepción de las hojas de vida.

El jefe departamental aplica pruebas de admisión conforme a lo requerido.

Se revisa y califica las pruebas de admisión y se hace una preselección de

candidatos.

Se da aviso a los aprobados y se coordinan las entrevistas.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

119

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Talento Humano.

PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Entrevistan a todos los candidatos con la presencia del gerente general y el

jefe departamental pertinente.

El gerente y jefe departamental analizarán las capacidades de cada candidato y

tomarán una decisión de la persona idónea para cubrir la plaza de trabajo.

El gerente general elabora el contrato de trabajo

El contador se comunica con el candidato seleccionado sobre la fecha y hora

de la firma del contrato de trabajo.

Se pedirá documentación adicional y el llenado de la ficha de ingreso del

nuevo empleado.

El contador hará firmar el contrato y se entregará una copia del mismo; de

igual manera el empleado entregará la documentación requerida al contador.

El contador revisa el contrato y la documentación entregada para su

legalización ante el Ministerio de Trabajo y el IESS.

Archivar la documentación del nuevo empleado.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

120

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL



JEFES DEPARTAMENTALESJEFES DEPARTAMENTALES CONTABILIDADCONTABILIDAD GERENTE GENERALGERENTE GENERAL

Iniciar

Analizan las

condiciones de

admitir personal

Determinan la

necesidad

Elaboran el perfil

del puesto de

trabajo

Se solicita un

requerimiento de

personal

Existe

presupuesto

Envía

requerimiento

para aprobación

Analiza el

requerimiento

Aprobación

SI

Publicación en los

medios de

comunicación

NO

Recepción de

hojas de vida

Aplicación de

pruebas de

admisión

Analisis y

calificación

Pre selección de

candidatos

Aviso y

coordinación de

entrevistas

Entrevista a

candidatos

1

121







JEFES DEPARTAMENTALESJEFES DEPARTAMENTALES CONTABILIDADCONTABILIDAD GERENTE GENERALGERENTE GENERAL

Fin

Archivar

Gerente General y

jefe departamental

toman decisiones

Candidato

idóneo

SI

Elaboración de

contrato

Se coordina la

fecha de la firma

del contrato con el

candidato

seleccionado

Se pide

documentación

adicional

Hace firmar el

contrato y se

entrega una copia

al empleado

Se recepta

documentación

solicitada al

nuevo empleado

Legaliza el

contrato en el

Ministerio de

trabajo

Se da aviso de

entrada al IESS

Archivar

document

ación NO

1

122

4.3 Propuesta del diseño de procedimientos financieros

Procedimientos para caja 4.3.1

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja

OBJETIVO: Establecer los procedimientos adecuados para manejar,

garantizar y controlar el efectivo de caja.

ALCANCE: Se aplica a todos los ingresos en efectivo(dinero, cheques)

recaudados por caja resultado de las ventas diarias de la

organización.

RESPONSABLES:

Jefe comercial/ventas

Contador

Encargado de caja

DOCUMENTOS:

Papeleta de depósito

Reporte de ingresos

Arqueo de caja

POLÍTICAS

Existirá un solo encargado del manejo y recaudación de caja.

Los fondos debe estar bajo la responsabilidad del encargado de facturación.

El encargado de facturación del almacén deberá emitir un informe de las ventas

de forma diaria al jefe inmediato.

Toda venta será recaudada solo en efectivo, sin excepción.

Todos los días al finalizar la jornada de trabajo se realizará el cierre de caja y

su respectiva revisión por el jefe de ventas antes del depósito.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

123

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja

POLITICAS

Toda recaudación en efectivo debe ser registrada con precisión y ser depositada

en la cuenta de la empresa con un plazo máximo de 24 horas al cierre de caja.

Los comprobantes de depósito serán entregados en un plazo máximo de 24

horas al contador para su respectivo registro contable.

La caja contará con monto de apertura de 20 dólares al inicio de la jornada

laboral. El valor de apertura será fijo y su fin será el de tener cambio para las

ventas por lo cual no constituyen un ingreso de la compañía.

Deberá realizarse un arqueo de caja por lo menos una vez al mes.

Todo ingreso recaudado por caja debe contar con su respaldo.

No se permitirá utilizar el efectivo de caja para cubrir gastos de la compañía

inclusive si estos son menores, para estos casos existe el fondo de caja chica.

Todo faltante de dinero injustificado será asumido por el encargado de

facturación, inclusive billetes falsificados o en mal estado que no represente

ningún valor monetario.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

124

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja

PROCEDIMIENTOS

El cajero realiza la apertura de caja con un valor inicial.

El cliente da sus datos para emitir la factura.

Se procede a elaborar la factura de venta.

El cliente procede a pagar al contado del producto comprado.

En el caso de recibir cheques se registrarán y anotarán los datos de cliente.

Al término de la jornada laboral se cierra caja

Se verifica el contenido de caja realizando un cuadre del mismo entre los

valores recibidos y la información registrada durante el día (cierre de caja).

El jefe de ventas analiza y verifica que los valores recibidos y registrados por el

cajero sean los correctos.

El jefe de ventas envía el dinero al cajero y ordena realizar el depósito de la

venta.

El cajero deposita el dinero en el banco.

El jefe de ventas recibe el comprobante de depósito y se envía conjuntamente

con el reporte y copias de las facturas de la venta diaria.

El contador verifica la documentación recibida y posteriormente se registra el

asiento contable de ingreso.

Se archiva la documentación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

125

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE CAJA


PROCEDIMIENTO DE CAJA

CAJEROCAJERO CLIENTECLIENTE JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR

Iniciar

Fin

Apertura de caja

con un valor

inicial

Archivar

Efectúa el pago Factura pedido

Analiza y verifica

los valores

recibidos y

registrados

Brinda datos

personales para

emitir factura.

Recibe dinero y

anota datos en

caso de existir

cheques

Cierre de caja

Envía reporte de

ventas diaria

CorrectoSI

Recibe dinero

para ser

depositado

Entrega el

comprobante de

depósito

Se envía

conjuntamente

con el cierre de

caja y copias de

facturas.

NO

Revisa

documentación

Registra el

ingreso al sistema

126




NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja

PROCEDIMIENTOS PARA EL ARQUEO DE CAJA

Se elabora el formato del arqueo de caja por el jefe comercial/ventas

El jefe de ventas se reúne con el cajero y solicita dinero y comprobantes.

El cajero procede a realizar el conteo del efectivo y documentos de respaldo.

Se firma el arqueo de caja y se entrega al jefe los valores y documentos

soporte.

Se verifica mediante conteo los valores recibidos.

El jefe de ventas realiza el cruce de información con el cierre de caja versus los

valores y documentos recibidos por el cajero.

Se analiza los resultados del cruce de información y se concluyen con

observaciones de ser el caso.

El jefe informa al contador sobre las novedades encontradas.

El contador revisa la documentación recibida y se registra las novedades.

Se archiva la documentación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

127




PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA


PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA

JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CLIENTECLIENTE CONTADORCONTADOR

Iniciar

Fin

Elabora e

imprime formatos

Archivar

Solicita

comprobantes y

dinero

Conteo de dinero

Entrega dinero y

documentación

Firma arqueo de

caja

Recepción de

valores y

documentación

Conteo de dinero

Se realiza el cruce

de información

Analizan los

resultados

obtenidos y se

concluyen

Existen

faltantes o

sobrantes

SI

Se emite

observaciones

Recibe y revisa

documentación

Contabiliza

obervaciones

NO

128

Procedimientos para Caja Chica 4.3.2




NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para el control de los

gastos menores de caja chica

ALCANCE: Los procedimientos y políticas de caja chica serán aplicados

a todos aquellos desembolsos utilizados para gastos menores

de la compañía.

RESPONSABLES:

Bodeguero

Contador

DOCUMENTOS:

Solicitud de creación de fondo

Reposición de fondos

Liquidaciones de compras

Documentos soporte de desembolsos.

POLÍTICAS

Se creará un fondo de caja chica que será de 100 dólares.

Los gastos menores por cada compra serán máximo de 10 dólares.

Los fondos de caja chica deben estar a cargo del bodeguero de la

organización.

Los fondos serán utilizados exclusivamente para gastos ordinarios de la

organización y por ende no serán manejados para cubrir anticipos de

proveedores, anticipos de sueldos, préstamos al personal, compra de

inventarios o gastos personales del trabajador.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

129

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica

POLÍTICAS

El incremento o disminución del fondo de caja chica será analizado y

autorizado por el contador.

La reposición de caja chica se lo hará cuando el 70% de los fondos se haya

utilizado, adjuntando la liquidación y los comprobantes respectivos.

Se realizarán arqueos de caja de forma mensual, mínimo dos veces al mes y

será responsabilidad del contador.

Los desembolsos de caja chica deben estar respaldos con documentos soporte

a nombre del bodeguero para sustentar costos o gastos y se procederá a

realizar la liquidación de compras respectiva.

Las facturas que no sean presentadas de forma oportuna al departamento de

contabilidad no serán reembolsadas.

En caso de existir faltantes injustificadas serán descontados del sueldo del

encargado del fondo de caja chica.

El uso indebido de los fondos será considerado como falta grave y su sanción

amerita despido.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

130

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica

PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

El contador analiza y determina la necesidad de un fondo para gastos menores.

Elabora solicitud detallando el monto adecuado y la persona responsable.

El contador solicita al gerente general la creación y aprobación de un fondo

para caja chica.

El gerente general analiza la solicitud y justifica si es necesario la apertura del

fondo de caja chica, así como también el monto adecuado y la persona

responsable.

El gerente general emitirá la aprobación y envía un cheque al contador.

El contador realiza el comprobante de egreso y llena el cheque a nombre del

encargado y se envía para su verificación.

El gerente general revisa la documentación adjunta al cheque y firmará el

mismo para que sea devuelta al contador.

El contador recibe el cheque firmado, se da aviso al nuevo encargado de caja

chica de sus responsabilidades y atribuciones al fondo creado.

El encargado recibe el cheque.

Se hará efectivo el cheque y se procederá a guardarlo en un lugar seguro para

su utilización.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

131

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA


PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE CUSTODIOCUSTODIO

Iniciar

Fin

Analiza y

determina la

necesidad

Guarda

efectivo en un

lugar seguro

Guarda

efectivo en un

lugar seguro

Elabora solicitud

Solicita la

creación de un

fondo de caja

chica

Analiza y justifica

solicitud

Llena cheque

Recibe la

designación de

sus nuevas

responsabilidades

Recibe cheque

Aprobación

SI

Entrega cheque

NO

Genera

comprobante de

egreso

Verifica

documentación

Autoriza y firma

cheque

Recibe

documentación

Da aviso al

custodio

Se hace efectivo

el cheque

132

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica

PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

El empleado solicita al custodio dinero para realizar compra, previamente

aprobado por el jefe departamental.

Se realiza la compra y se entrega el comprobante del gasto al custodio.

El encargado de caja chica recepta los documentos, sustento de los

desembolsos con el fin de respaldar los egresos de caja chica.

Archivar comprobantes.

El encargado revisa el dinero disponible, verifica que haya excedido el 70%

del fondo y solicita reposición.

Elabora un detalle de los comprobantes del gasto.

Solicita reembolso y envía documentación a contabilidad.

El contador recibe el detalle de comprobantes para reposición adjuntando los

documentos que respalda los gastos.

Se cruzan los valores de los documentos de respaldo con el detalle de los

comprobantes y se analizan los mismos.

Si la documentación es correcta se elabora liquidación de compras.

Se contabiliza las compras y adicionalmente se genera el comprobante de

egreso junto con el cheque a nombre del custodio.

El gerente general verifica información y firma el cheque.

El encargado de caja chica recibe el cheque y firma el recibido para

efectivizarlo.

Guarda el dinero en un lugar seguro.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

133

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA



SOLICITANTESOLICITANTE CUSTODIOCUSTODIO CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE

Iniciar

Solicita dinero

Realiza la compra

Entrega dinero

solicitado

Entrega

comprobante del

gasto

Recepta

documentación

Archivar

Revisa fondos

disponibles

Excede 70%

SI

Elabora detalle de

comprobantes

NO

Solicita

reposición

Recepta detalle y

comprobantes de

compras

Revisa

comprobantes

contra detalle

Correcto

NO

1

SI

134

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ






SOLICITANTESOLICITANTE CUSTODIOCUSTODIO CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE

SI

Elabora

liquidación de

compras

Contabiliza las

compras

Emite

comprobante de

egreso y llena

cheque

Verifica

documentación y

firma cheque

Recibe cheque y

entrega a

encargado

Recibe cheque y

firma el recibido

Efectiviza cheque

Guarda en

un lugar

seguro

Fin

1

135

Procedimientos para bancos 4.3.3

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Bancos

OBJETIVO: Establecer un control adecuado y homogeniedad entre el

libro bancos y el estado de cuenta bancario.

ALCANCE: Los procedimientos y políticas de bancos estan aplicados

aquellos movimientos realizados en cuentas bancarias que

posee la empresa.

RESPONSABLES:

Gerente general

Jefe administrativo financiero

Contador

DOCUMENTOS:

Libro bancos

Comprobantes de egreso

Estado de cuenta bancario

POLÍTICAS

Se deberá depositar el dinero y cheques dentro de las 24 horas posterior a su

recepción en la cuenta bancaria de la organización.

La cantidad de cheques serán entregados al contador para su elaboración en

función de la cantidad de proveedores a cuales se van a pagar y estos deben

estar adjuntos los respectivos comprobantes de venta originales antes de ser

firmador por el gerente general.

Los cheques emitidos por la compañía debe estar adjunto el comprobante de

egreso y firmado por el beneficiario del cheque antes de ser entregado para

validar el recibido.

Se debe llenar todos los campos que posee el cheque antes de que el Gerente

los firme, nunca se debe firmar cheques en blanco.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

136

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Bancos

POLÍTICAS

Todo cheque que sea devuelto por cualquier causa se procederá anularse y se

romperá de forma parcial los mismos que serán archivados por el contador de

forma secuencial.

Se mantendrá un orden adecuado y secuencial en el archivo.

El uso de las cuentas bancarias deben estar aprobadas y autorizadas por el

gerente general.

Los desembolsos de las cuentas bancarias se lo hará mediante cheques y no

está permitido el uso de transferencias bancarias.

El resguardo de contraseñas e ingreso a las cuentas bancarias por cualquier

medio será responsabilidad y atribución del gerente general.

Las transacciones bancarias se los registrará contablemente con la fecha de

emisión del cheque y la fecha que consta en el comprobante de depósito.

La custodia de la chequera será únicamente del gerente general.

Se deberá conciliar el libro auxiliar de bancos con el estado de cuenta

bancarios por los menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se las debe realizar dentro de primera semana de

cada mes.

PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA

El contador solicita al banco los estados de cuenta bancarios con corte al fin

de cada mes.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

137

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Bancos

PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA

El contador descarga el libro bancos con corte a fin de cada mes el cual va ser

objetivo de revisión.

Se imprime los formatos para la conciliación bancaria como también el

archivo secuencial del mes anterior en el caso que haya.

Se realiza el cruce entre el libro bancos y el estado de cuenta bancario donde:

o Da seguimiento a los cheques girados y no cobrados del mes

anterior con el estado de cuenta actual.

o Se empata los depósitos mediante el valor y número del

comprobante del depósito.

o Se confronta los cheques girados por la compañía registrados

en el auxiliar de bancos contra el estado bancario a través del

valor en dólares y número del cheque.

Se determina los depósitos en la cuenta bancaria y que no constan en el

auxiliar de bancos y se investiga aquellas diferencias con los encargados de

los depósitos.

Determinan los cheques girados y no cobrados y se archiva para la siguiente

conciliación.

Se registran contablemente las notas de débito y crédito encontrados en el

estado de cuenta bancaria.

Conciliar saldos y se firma el documento.

Archivar la información que será de uso para el siguiente mes.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

138

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA



CONTADORCONTADOR

Iniciar

Solicita al banco

estado de cuenta

Recibe estado de

cuenta

Descarga libro

bancos con corte a

fin de mes

Imprime formatos

y extrae

conciliación

bancaria del mes

anterior

Realiza un cruce entre libros

bancos y estado de cuenta

bancario

Seguimiento a los

cheques girados y

no cobrados del

mes anterior

Compara

depósitos

bancarios

Compara cheques

girados

Permanecen

no cobrados

Investiga

novedadesSI

NO

NO

Falta SI Investiga faltantes

1

139

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ






CONTADORCONTADOR

Determina Notas

de crédito y

débito.

NO

¿Existen

cheques

girados y no

cobrados?

Archiva para

siguiente

conciliaciónSI

Registran al

sistema

Concilia saldos

Firma documento

Fin

Archivar

1

140

Procedimientos para cuentas por cobrar 4.3.4

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Cuentas por cobrar

OBJETIVO: Establecer los lineamientos pertinentes para la gestión de

cobros de la catera de clientes así como también los períodos

de recuperación de la misma.

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a las cuentas pendientes de

cobro de la organización.

RESPONSABLES:

Gerente General

Jefe Administrativo Financiero y Ventas

Agentes Vendedores

Contador

DOCUMENTOS:

Solicitud de Crédito

Factura de venta

Recibo

POLÍTICAS

Se considera como cuenta pendiente de cobro toda recaudación realizada con

crédito directo otorgado por el Comisariato Automotriz.

Se deberá realizar un análisis mensual de las cuentas pendientes de cobro con

la información proporcionada por el contador.

Se realizará una ruta de planificación semanal para efectivizar los cobros,

elaborado por cada agente vendedor y entregado al jefe de ventas para su

revisión y aprobación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

141

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Cuentas por cobrar

POLÍTICAS

Se aceptarán dos formas de cobro, mediante cheque y efectivo; en el caso de

transferencias bancarias estas deben estar pactadas en el momento de la venta

o concesión del crédito y se lo realizará a la cuenta de la compañía

únicamente.

Los agentes de ventas tendrán la responsabilidad de gestionar y recibir los

cobros según las asignaciones a cada cliente.

Se realizarán cobros parciales una vez a la semana o según como pacten con el

comprador, las visitas no excederán del plazo convenido al momento de la

venta, con excepción de los periodos de gracia.

Todo abono percibido por los clientes se deberá entregar un recibo interno de

la compañía que sustente el ingreso del cobro.

Los recibos deberán estar firmados por el agente vendedor y cliente como

también deberá constar el valor del abono y el saldo pendiente de cobro como

sustento de respaldo.

En el caso de vencimiento de la deuda el cliente tiene derecho sobre las

políticas de períodos de gracia.

Las cuentas pendientes de cobro y vencidas el plazo inclusive los periodos de

gracia se aplicará la penalidad correspondiente.

Se emitirá un informe por de los agentes vendedores por lo menos una vez a la

semana sobre las novedades y cobros de los clientes.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

142

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Cuentas por cobrar

PROCEDIMIENTOS

El agente vendedor analiza y verifica las facturas pendientes de cobro en los

períodos establecidos.

Se elabora y emite un cronograma de visitas que será enviado al jefe de

ventas.

El jefe de ventas recepta el cronograma y da aviso de su aprobación.

Recibido el aviso mediante correo o llamada telefónica el agente procede a

realizar la ruta programada a cada cliente.

Se exige el cobro.

El cliente realiza el pago total o parcial de la deuda y en casos especiales

solicita período de gracia viéndose vencido el crédito.

El agente vendedor llena el recibo.

Se entrega la original del recibo al cliente con sus respectivas firmas de

responsabilidad.

El agente vendedor confirma o modifica la siguiente visita con el cliente de

ser el caso de abonos.

Los valores de los cobros recibidos se deposita en la cuenta bancaria de la

organización.

Se entrega comprobante de depósito al jefe de ventas.

Se emite un informe sobre los cobros y observaciones de los clientes.

Se revisa y verifica información.

Se archiva documentación.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

143

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


COMISARIATO AUTOMOTRIZPROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

COMISARIATO AUTOMOTRIZPROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS AGENTES DE VENTASAGENTES DE VENTAS CLIENTECLIENTE

Iniciar

Fin

Analiza y verifica facturas

pendientes de cobro

Archivar

Elabora un cronograma de

visitas

Analiza ruta de visitas

Aprobación SI Visita clientes

NO

Exige cobro ¿¡Realiza pago?

SI

Elabora y entrega recibo firmado

NO Solicita prórroga

Prórroga aceptada

SICoordina la

siguiente visita

Deposita los valores

recaudados

Emite informe de cobros

Entrega informe y comprobante de

depósito

Revisa y verifica información

NO

144

Procedimientos para pago a proveedores 4.3.5

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago a proveedores

OBJETIVO: Controlar de una forma adecuada los pagos por

adquisiciones a los diferentes proveedores que posee al

organización a través de procedimientos y políticas internas.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a adquisiciones de inventarios y

gastos de la compañía tanto a crédito como al contado.

RESPONSABLES:

Gerente general

Jefe administrativo financiero y ventas

Contador.

Bodeguero

DOCUMENTOS:

Orden de compra

Factura de compra

Comprobante de egreso

Cheque

POLÍTICAS

Los pagos al contado y crédito serán aprobados por el gerente general y se

emitirán mediante cheque.

Toda adquisición de inventarios y gastos de la compañía se negociará a

crédito excepto los gastos menores que son cubiertos por caja chica.

Se debe llenar todos los campos del cheque antes de que los firme el gerente

general, nunca se debe firmar cheques en blanco.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

145

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago a proveedores

POLÍTICAS

Los cheques emitidos por la compañía debe estar adjunto el comprobante de

egreso y firmado por el beneficiario del cheque antes de ser entregado para

validar el recibido.

Todo cheque devuelto por cualquier causa se procederá anularse y se romperá

de forma parcial los mismos que serán archivados por el contador de forma

secuencial.

El pago de proveedores se lo hará únicamente los días viernes y aquellos

cheques que no hayan sido retirados se guardaran hasta el próximo día de

pago

Las facturas de compra serán entregadas al contador para su revisión

conforme a las leyes y reformas fiscales caso contario se avisa al proveedor

para el cambio de factura.

Para el registro contable de compras solo se aceptarán comprobantes de ventas

originales.

El contador archivará la documentación de forma ordenada y adecuada en

función de las facturas pagadas y pendientes de pago con sus respectivos

respaldos.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

146

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago a proveedores

PROCEDIMIENTOS

El contador recibe las facturas de compra y comprobantes complementarios

como notas de créditos o débito.

Se revisa y analiza los comprobantes de venta conforme a las leyes fiscales

Se procede a registrar la compra y generar la cuenta por pagar contablemente.

Se imprime comprobantes de retención.

Se archiva la documentación de la compra en la carpeta de proveedores y se

ordena conforme al proveedor y la fecha de emisión de la factura.

Se revisa las facturas pronto a su vencimiento.

Se envía el valor adeudado (junto con las facturas y demás documentación al

gerente general.

El gerente general revisa los fondos disponibles y analiza a que proveedores

cancelará y envía la documentación al contador en conjunto con la cantidad

exacta de cheques para cada proveedor.

El contador recibe la documentación y genera el comprobante de egreso junto

con el cheque para su cancelación.

El gerente general revisa el comprobante de egreso y se firma los cheques.

El contador entrega el cheque al proveedor y hace firmar el comprobante de

egreso.

Archivar el egreso en forma secuencial

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

147

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR



CONTADORCONTADOR GERENTE GENERALGERENTE GENERAL

Iniciar

Recibe facturas y

comprobantes

complementarios

Revisa

documentación

Aprobación

SI

Se ingresa al

sistema la compra

Genera la cuenta

por pagar

Imprime

comprobante de

retención

Archivar

Revisa factura

pronto a su

vencimiento

Recibe

documentación

Verifica plazo de

crédito

Analiza las

cuentas a pagar

según

disponibilidad de

fondos

NO

1

148

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ







Fin

Archivar

Emite reporte de

cuentas a pagar

Recepta reporte y

genera

comprobantes de

egreso

Llena cheques

Envía

documentacíon

Compara el valor

entre

comprobante de

egreso y cheque

Firma chequesRecepción de

documentación

Entrega cheques y

firma el egreso

1

149

Procedimientos para nómina 4.3.6

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago de nómina

OBJETIVO: Establecer los lineamientos necesarios para realizar el

cálculo del rol de pagos y efectuar el pago del mismo de

forma eficiente

ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los los trabajadores que

laboran en la organización

RESPONSABLES:

Gerente general

Empleados

Contador

DOCUMENTOS:

Reporte de trabajadores

Rol de pagos

POLÍTICAS

El pago de sueldos al personal de la organización se lo hará mediante la

emisión de cheques.

Los sueldos se lo pagarán hasta el último día de cada mes.

Se realizará un cuadro de provisiones de los beneficios sociales para los

trabajadores.

Todos los ingresos que perciban los empleados como vacaciones, anticipos,

prestamos, o demás deberán estar respaldo por un documento el cual estará

firmado por el empleado.

Se concederán préstamos a los empleados previa aprobación y autorización

del gerente general.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

150

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago a nómina

POLÍTICAS

El plazo de préstamos a trabajadores no excederá los 6 meses según el monto.

Todo préstamo debe tener un documento donde se constate el valor del dinero

entregado, el plazo y la autorización del empleado para que sea descontado de

su rol de pagos. Este respaldo debe ser firmado por el empleado.

Los préstamos al personal no excederán del sueldo estipulado en el contrato y

su renovación será a partir del sexto mes del último préstamo.

El personal del departamento de ventas gozará de un porcentaje de comisiones

previamente autorizadas por el gerente general y en función de lo vendido por

cada trabajador.

Se reembolsará el último día de cada mes gastos por viáticos y movilización a

los trabajadores que se encuentra fuera de la ciudad por motivos laborales.

En el caso de que un trabajador dañe o pierda por negligencia bienes muebles

e inmuebles inclusive los equipos y material de trabajo propiedad de la

organización serán asumidos y descontados en el rol de pagos del trabajador.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

151

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Pago a nómina

PROCEDIMIENTOS

El contador recibe el reporte de trabajadores de todos los departamentos,

En el caso de que exista novedades como atrasos, faltas, sanciones, u otro

rubro que sirva como información para la elaboración de nómina y no estén

justificadas por el trabajador se procederá a realizar los respectivos

descuentos.

El contador realiza el rol de pago de la compañía y se envía al gerente general

para su revisión y aprobación.

El gerente general revisa y aprueba el cuadro de nómina y se envía al contador

en conjunto con los cheques para su llenado.

El contador recibe el cuadro de nómina aprobado y contabiliza e imprime los

roles individuales.

Se procede a llenar los cheques para cada trabajador.

El contador envía al gerente los cheques para su revisión y firma.

Los cheque son entregados a cada trabajador por el contador

El comprobante de egreso y rol de pagos se hace firmar al trabajador.

El trabajador recibe una copia del rol de pagos.

Se procede archivar la documentación en contabilidad.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

152

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NÓMINA


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NÓMINA


Iniciar

Fin

Recibe reporte de

los diferente

departamentos

Archivar

Realiza ajustes

Elabora roles de

pago

Revisión del

cuadro de nómina

Envía cheques y

roles

Llena cheques

Envío de

documentación

Recibe y aprueba

documentación

Firma cheques

Entrega cheques y

una copia del rol

de pagos

Se hace firmar el

egreso y rol de

pagos a

empleados

SI

Aprobación

NO

Contabiliza roles

de pago y genera

comprobante de

egreso

Imprime roles de

cada trabajador

Recibe

documentación y

cheques firmados

153

Procedimientos para determinación y pago de impuestos 4.3.7

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Impuestos

OBJETIVO: Controlar la efectivad en el cálculo de impuestos a ser

declarados y presentados al Servicio de Rentas Internas.

ALCANCE: Las politicas y procedimientos se aplica a todos los

impuestos que realiza el departamento contable de la

empresa.

RESPONSABLES:

Gerente general

Contador

DOCUMENTOS:

Comprobantes de venta y retenciones

Formularios de declaración de

impuestos

Talón resumen

POLÍTICAS

El contador será el único encargado de realizar la declaración del Impuesto al

Valor Agregado y declaración de Retenciones en la Fuentes hasta el 10 de

cada mes.

Todas las facturas de compra y de venta deberán ser ingresada al sistema hasta

el día 7 de cada mes.

El departamento contable será el encargado de efectuar el pago al Servicio de

Rentas Internas a través del sistema financiero y en el caso de que existan

multas por no declarar a tiempo, el valor de la multa será asumido por el

contador.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

154

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Impuestos

PROCEDIMIENTOS

Verificar que todas las facturas de compra venta se hayan ingresado y de no

ser asía se ingresan aquellas que no constan en el sistema.

Revisar que el consecutivo de retenciones se encuentre completo.

Elaborar los cuadros de formatos de impuestos.

Descargar mayores con fecha de corte a fin de mes de las cuentas relacionadas

a impuestos.

Conciliar los valores entre mayores y el cuadro elaborado de impuestos, de

existir diferencias, investigar en mayores y de ser el caso en la documentación

física.

Se elabora las declaraciones mensuales, para esto se llenará los formularios

respectivos.

El gerente general revisa y compara la declaración con los mayores.

El gerente general aprueba el pago y firma los formularios de impuestos.

El contador realiza la presentación y paga los impuestos en el banco.

Realiza el ajuste al sistema contable por el pago de impuestos.

El contador archiva los documentos de respaldo.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

155

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ



PROCEDIMIENTO DE IMPUESTOS


PROCEDIMIENTO DE IMPUESTOS


Iniciar

Fin

Revisa que las

facturas de

compra/venta se

hayan ingresado

al sistema

Archivar

Revisa el

consecutivo de los

comprobantes de

retención

Elabora los

cuadros de

impuestos

Llena formularios

Realiza el ajuste

al sistema por el

pago de imuestos

Presenta

formularios y

efectúa el pago

Descarga mayores

contables

Concilia valores

entre mayores y

cuadro de

impuestos

Diferencias

NO

SI

Investiga y

justifica

diferencias

Envía formularios

para su

aprobación

Revisa y compara

información

Aprobación

del pago

NO

SI

Firma formularios

156

Formatos e instructivos propuestos 4.3.8

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Solicitud de requerimiento de personal

CONCEPTO: Es un documento escrito formal elaborado por un jefe o

supervisor de una empresa con el fin de requerir más personal,

en la cual se establece los motivos de dicho requerimiento.

Fecha:__________________________

Para: Gonzalo Iguasnia Anguieta

Gerente General

Asunto: Requerimiento del Personal

Sr. _________________________Gerente General; deséandole êxitos en cada una de

sus actividades diarias; me dirijo a usted muy comedidamente para solicitarle la

contratación del personal para el departamento de ______________________; con

cargo ______________________, debido al crecimiento en la demanda de los

productos que ofrece a sus clientes y es indispensable contar con trabajadores que

facilite la atención de los mismos.

Adicionalmente se adjunta el perfil para la nueva plaza de trabajo. :

Por la ateción prestada agradezco de antemano.

Atentamente,

_____________________

Nombres y Apellidos

Departamento sol icitante

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

157

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Fecha Indica la fecha en la que se realiza la solicitud.

Para Especifica los nombres y apellidos y el cargo de a quien se

dirige la petición la cual deberá ser en este caso al gerente

general.

Asunto Se detallara el propósito por la cual se emite la solicitud.

Cuerpo Definirá el problema o la situación que tiene el departamento

solicitante estableciendo motivos coherentes y confiables,

consiguientemente se ofrece una solución que será el de

requerir nuevo personal, se podrá añadir información que

ayude a vender la idea al destinatario.

Nombres y

Apellidos

Deberá constar el nombre del responsable de la emisión de la

solicitud el cual deberá estar firmado.

Departamento

solicitante

Especifica el nombre del departamento a la cual pertenece el

remitente de la solicitud.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

158

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Ficha personal de empleados

CONCEPTO: Es un documento interno que es llenado por todos los

empleados al momento de su ingreso a la organización, cuya

finalidad es recopilar información personal en forma completa y

resumida.


ACTUALIZACIÓN DE DATOS 2015

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

DATOS DE IDENTIFICACION Fecha: 18_de octubre de 2016__

Apellidos

Lalama Lalama

Nombres

Ignacio Joaquín

Lugar y fecha de nacimiento

Riobamba, 05 de Julio de 1986

Estado Civil

Soltero

Edad

30 Años

Cédula de Identidad

060424753-6

Cuenta Bancaria Pichincha: 2201340215 Tipo de cuenta: Ahorros

Dirección Domicilio

Huigra y Juan Chiriboga, sector la vasija

Teléfono Domicilio

6002084

Teléfono celular

0983324428

Vive con

Padres Solo x Pareja Hijos

Ha sufrido alguna enfermedad grave en los últimos años:

NO x SI INDIQUE: ____________________

EN CASO DE EMERGENCIA NOS PODEMOS CONTACTAR CON:

Nombre:

Manuela Lalama

Parentezco:

Madre:

Teléfonos

0983324428/6002084

159

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

DATOS FAMILIA

Nombre completo Cónyugue

--------------------------------------------------------

Fecha de Nacimiento

---------------------------------

Edad:

-----------------

Ocupación

-------------------

Lugar de trabajo:

-----------------------------------------------------------------------------------------

Telefono:

------------------

Nombre completo Hij@

--------------------------------------------------------------------------

Fecha de Nacimiento

------------------------------------

Edad

-----------------

Posee su cónyugue alguna discapacidad reconocida por el

CONADIS: No

Posee alguno de sus hijos una discapacidad

reconocida por el CONADIS: No

Nombre de su padre

Juan Carlos Lalama Rojas

Edad

70

Teléfono

0983324428

Nombre de su madre

Manuela Lalama Perez

Edad:

65

Teléfono

0986611636

FORMACIÓN ACADÉMICO-PROFESIONAL

SUPERIORES/ CUARTO NIVEL

Institución:

Especialización

Titulado Si NO

UNIVERSITARIOS/ TERCER NIVEL

Universidad Universidad Central

Nombre de la carrera Ingeniería en Finanzas

Titulado Si NO

SECUNDARIOS/ SEGUNDO NIVEL

Institución

Colegio Nacional “ Leonidas

Proaño”

CONOCIMIENTOS: (Indique su % de conocimientos)

Paquete Office 45%

Otros (indique)

Idiomas (indique)

INFORMACIÓN ADICIONAL

Yo, ____ Ignacio Joaquín Lalama Lalama ___, certifico que todo lo anteriormente escrito se remite a la verdad,

sin alteración alguna y autorizo a MOORE STEPHENS, la verificación de la información, tanto personal como

160

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Dato

s d

e id

enti

fica

ción

Deberá indicar los apellidos y nombres completos.

Se indica el lugar y fecha de nacimiento(día, mes, año)

Señala la posición actual en cuanto al estado civil del empleado.

Se indica el nombre del banco, tipo y número de cuenta en la cual posee el

empleado.

Se identifica la dirección del domicilio de forma completa y correcta señalando

calle principal y secundaria, número de casa y sector donde reside.

Debe constar los teléfonos que posee el empleado tanto convencional como

teléfono celular,

Especificará las personas con la que vive el empleado.

Indicar si tiene o ha sufrido algún tipo de enfermedad en el último año.

Adicionalmente el empleado indicará una referencia de alguna persona

especificando sus nombres apellidos, parentesco y teléfonos en caso de

emergencia.

Dato

s fa

mil

ia

Debe indicar los nombres y apellidos de su cónyuge en el caso que lo tenga,

adicionalmente se especifica la fecha de nacimiento, edad, ocupación, teléfonos

y lugar de trabajo.

Se señalará si el cónyuge y/o hijos tienen algún tipo de discapacidad

reconocido por el CONADIS.

Debe indicar de forma completa y correcta los nombres y apellidos de su

padres, adicionalmente sus edades y teléfonos.

Form

aci

ón

Debe indicar si posee estudios de tercer y/o cuarto nivel.

Señala de forma completa en la institución donde realizó sus estudios como

también el nombre de la carrera en caso de haberse titulado

Debe especificar de forma concreta si posee conocimientos en paquetes office,

idiomas u otros

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

161

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Solicitud de reposición de caja chica.

CONCEPTO: Es un documento interno en la cual emite el contador al gerente

general informándole que el valor base se han consumido de la caja

chica y es por ello que solicita su aprobación y autorización para la

respectiva reposición.

Fecha: ________________

Sr. _____________

Gerente General

Presente.-

Asunto: Reposición de caja chica

De mi consideración:

Estimado Lic. _________, Gerente General del Comisariato Automotriz, deseándole éxitos en sus

actividades diarias, el motivo de la presente es para solicitarle la reposición de caja chica ya que está

consumido en un 70% del valor asignado y la documentación respaldo fue revisada y verificada

previamente y que sumado da el valor de lo consumido.

Esperando su pronta respuesta, agradezco la atención prestada a la presente.

Atentamente,

_____________________

Contador

Nombres y Apellidos

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

162

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Fecha Indica la fecha en la que se realiza la solicitud para reposición de

caja chica.

Destinatario Especifica los nombres y apellidos y el cargo de a quién se dirige la

petición la cual deberá ser en este caso al gerente general.

Asunto Se detalla el propósito por la cual se emite la solicitud.

Cuerpo Se informa y solicita al gerente general que proceda a dar su

aprobación y autorización para reponer el dinero que se usó para

gastos menores a cargo del custodio, indicando además que se

consumió el 70% de los asignado.

Adicionalmente el contador informara al gerente que los valores

que constan en los documentos respaldo son igual al total

desembolsado.

Nombres y

Apellidos

Debe constar el nombre y apellido del responsable de la emisión de

la solicitud que en este caso es el contador únicamente.

Departamento

solicitante

Especifica el nombre del departamento a la cual pertenece el

remitente de la solicitud.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

163

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Arqueo de caja

CONCEPTO: Es un análisis que se lo realiza en un momento determinado con el

fin de verificar que el valor contabilizado en libros corresponde al

valor que consta físicamente en efectivo, cheques, etc. Y dichas

diferencias serán contabilizadas según el resultado que arroje el

arqueo.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

Nº Arqueo:

Fecha:

Nombre del Custodio:

Monto del Fondo:

Detalle de valores verificados y fisicamente en poder del custodio

En Billetes

Cant. Denominación Valor Total

Arqueo de Monedas

Cant. Denominación Valor Total

Total Fondo de Caja Chica Según Arqueo Físico

Billetes

Monedas

Fondo Asignado Sg. Libros

Diferencia Sobrante/faltante

Firma Custodio Nombre Y firma persona que realizo

164

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

N° de arqueo Es una secuencia numérica que corresponde al arqueo de caja chica.

Fecha Indique la fecha en la que se realiza el arqueo de caja chica.

Nombre del

custodio

Se escribe los apellidos y nombres de cual es responsable de los fondos de

caja chica.

Monto del fondo Se especifica el valor monetario en números el cual fue designado al

custodio y que dicho monto será tomado de los libros contables.

Cantidad en

billetes y monedas

Señalara el número de billetes y monedas de la misma denominación

mediante el conteo que lo realiza el encargado del arqueo de caja chica.

Denominación de

los billetes y

monedas

Se encuentra pre impreso y de forma ordenada en números, y corresponde

a la denominación de billetes y monedas por separado que irá en el caso

de billetes de forma descendente del USD 100 hasta el 1 y en monedas

desde el 1 hasta el 0,01centavos.

Valor total Es el resultado de multiplicar los valores que constan en la columna de

“cantidad” por los valores que constan en la columna de “denominación”

tanto para billetes y monedas.

Total fondo en

billeres

Es la sumatoria de los valores que constan en la columna “Valor total”

correspondiente a billetes.

Total fondo en

monedas

Es la sumatoria de los valores que constan en la columna “Valor total”

correspondiente a monedas.

Fondo asignado Se señala el monto monetario que consta según libros contable.

Diferencia En esta casilla se señala la diferencia entre el valor según libros y el

conteo físico del efectivo, y se determinara un sobrante o faltante que será

contabilizado.

Firma custodio Debe constar la firma del responsable del manejo de fondos de caja chica.

Encargado del

arqueo

Deben constar los nombres y firma del responsable, quien realizo el

arqueo de caja chica que en este caso será el contador o jefe de ventas

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

165

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Nota de pedido

CONCEPTO: Es un documento interno que no representa un comprobante de

venta autorizado y que a través de él, los clientes soliciten los

productos deseados. El documento consta del original con sus

respectivas copias para control interno de la institución.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

Crédito

CANTIDAD MEDIDA N° BULTOS VALOR UNITA DESCUENTO VALOR TOTAL

300 unidad 25 4,00 24,00 1200,00

5 cajas 5 30,00 3,00 150,00

3 unidad 3 60,00 3,60 180,00

1530,00

DESCUENTO 2% 30,6

1499,40

Revisado/ Aprobado CLIENTE

SUBTOTAL

AGENTE VENDEDOR TOTAL U.S.D $

Fi l tros de aceite FRAM PH-2625

bombas de gasol ina

Forma de Pago : Plazo de Crédito: 30 días

DESCRIPCION

Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande

CLIENTE: Dicosavi S.A.

RUC / CI: 1735829484001

FECHA DE EMISION: 31-10-2016 TELEFONO: 2927331

DIRECCION: 10 de Agosto y Pichincha Cód. Cliente: CD-010


GONZALO IGUASNIA ANGUIETA

Dir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235

Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre

TELEFONO: 0986035008/ 032-962756 RIOBAMBA - ECUADOR

RUC : 1800315101001

NOTA DE PEDIDO 002-000369

166

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Nota de pedido

Número

Se encuentra pre impreso el mismo que representa una serie numérica,

donde los tres primeros corresponde a la identificación responsable de

su uso y los restantes a la secuencia de la nota de pedido.

Cliente Se llena los nombres y apellidos de la persona que desea realizar la

compra. Estos datos serán útiles en caso de requerirse cualquier

verificación.

Fecha de emisión Indique la fecha en la que se realizó la nota de pedido.

Dirección Se señalara la dirección exacta del lugar donde el cliente realiza sus

actividades comerciales, Estos datos serán útiles para la organización

al momento de la entrega del producto.

RUC/Ci Se anota el Ruc o cédula de identidad del cliente el mismo que servirá

como dato para el llenado de la factura.

Teléfono Se indica el número telefónico tanto del domicilio del establecimiento

y/o el celular del responsable de la recepción de la mercadería.

Cód. Cliente Se indica el código numérico que corresponda a cada cliente, dicho

código se encontrará en la base de datos de la lista de clientes.

Forma de pago Se especifica si la venta es a crédito o al contado.

Plazo Se determina el plazo convenido en días en caso de que la venta sea a

crédito.

Cantidad Indica el número de productos automotrices requeridos por el cliente.

Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que es

solicitado por el cliente.

Descripción Detalla las características del producto en la que se incluirá marca,

medida, código etc.

Valor unitario Especifica el precio por unidad.

Descuento Especifica el valor del descuento por unidad.

Subtotal Se obtiene de: multiplicar el precio unitario por el número productos

solicitados.

Total Es el resultado de restar el precio del subtotal y el total del descuento.

Agente vendedor Establece la firma de la persona responsable de la venta.

Aprobado Establece la firma del jefe de ventas que revisa el documento y

autoriza la venta en el caso de venta a crédito.

Cliente Cuando se haya llenado todos los campos anteriores, se hace firmar al

cliente para confirmar su pedido.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

167

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Nota de egreso

CONCEPTO: Es un documento interno del Comisariato Automotriz en la que se

detalla la salida física de bienes tangibles desde bodega. El

documento es resguardado por el encargado para controles

posteriores de inventarios.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

Empleado Solicitante : Leonardo Arévalo Departamento : Ventas/Vendedores

Fecha de Entrega : 25/10/2016 Hora de entrega : 9:00 AM

Motivo:

Doc. Refencia: N° doc. Refencia:

Egreso: Inventarios: Suministros:

Otros:

Código Cantidad Medida Bultos Valor Total

AL0080 300 unidad 25 Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande 900

AL0089 5 cajas 5 112,5

P-2398 3 unidad 3 135

Total: 308 33 1147,5

Filtros de aceite FRAM PH-2625

bombas de gasolina

Descripción

Bodega/Entregué conforme Solicitante/ Recibí conforme


EGRESO DE BODEGA



TELEFONO: 0986035008/ 032-962756 RIOBAMBA - ECUADOR

N° de Egreso. 000020

x

168

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

No. de Egreso

Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una secuencia

numérica.

Empleado

solicitante

Se indica los nombres y apellidos del empleado que solicita la

mercadería. Estos datos serán útiles en caso de requerirse cualquier

verificación.

Departamento Se especifica el nombre del departamento al que pertenece el empleado

solicitante.

Fecha y hora de

entrega

Se señala la fecha y hora en la que el bodeguero realiza la salida de

mercadería y es entregada al solicitante.

Motivo Se justifica la salida de productos a través de un documento

referenciado y aprobado, sus motivos pueden ser por venta, egreso por

devolución, etc.

Doc. Referencia Se señala el tipo de documento que autoriza la salida de mercadería de

bodega y en la que se toman los datos necesarios para realizar el

respectivo egreso.

No. de doc.

Referencia

Se indica el número de documento del cual se basa el bodeguero para

realiza el egreso de mercadería.

Egreso Se debe señalar e indicar si la salida de productos corresponde a

inventarios, suministros u otros.

Código Corresponde a una serie en números y letras que identifica a cada

artículo que maneja la empresa.

Cantidad Indica el número de productos que salen de bodega hacia el solicitante.



Bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo antes

de que ser entregados al solicitante.

Descripción Detalla las características del producto.

Valor total Corresponde al precio del costo total de los productos que se dan de

baja en caso de inventarios

Entregué

conforme

Debe constar la firma del responsable del despacho de mercadería en la

que confirma que las condiciones de los productos son los óptimos

para su venta o uso.

Recibí confrome Constará la firma de la persona que recibe la mercadería en la que

confirma que lo recibido esta conforme a lo solicitado.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

169

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Recibo

DEFINICIÓN Documento interno de la institución que entrega el agente vendedor

al cliente en la que declara haber recibo una cantidad de dinero por

la venta de mercadería.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

N° comprobante: 002-001-2434

VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD

100 -$ 1,00 -$

50 -$ 0,50 -$

20 200,00$ 0,25 -$

10 100,00$ 0,10 -$

5 -$ 0,05 -$

1 -$ 0,01 -$

Total: 300,00 Total 0

BANCO N° CHEQUE N° CUENTA VALOR

-$

-$

-$

-$

Entregué conforme Recibí conforme

BILLETES MONEDAS

CHEQUES

TOTAL

ABONO

SALDO

500,00

300,00

200,00

EFECTIVO

Cliente: Hernando Macao Fecha de emisión: 15-10-2016

Comprobante: Factura

RECIBO DE ABONO

USD FACTURA





TELEFONO: 0986035008/ 032-962756

N° de Recibo.000045

170

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

No. de Recibo Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una secuencia

numérica.

Cliente Se indica los nombres y apellidos de la persona (cliente) que realiza

el pago parcial o total de lo adeudado.

Fecha de emisión Indique la fecha en la que se realiza el recibo.

Comprobante Se especifica el tipo de documento de referencia por el que se emite

el recibo.

No. de

comprobante

Se indica el número del documento de referencia por el que se

emite el recibo.

USD factura Debe constar el valor total pendiente de cobro.

Abono Consta la sumatoria de los totales de abono en efectivo y cheque

realizados por el cliente.

Saldo Se obtendrá de la diferencia del total de la factura menos el abono

realizado.

Cantidad Especificar el valor total monetario ya sea en monedas o billetes

respectivamente.

Total Debe constar la sumatoria monetaria abonado en efectivo tanto en

monedas o billetes.

Banco Se debe indicar el nombre del banco en forma completa al que

corresponde el cheque recibido.

No. de cheque Debe especificar el número del cheque.

No de cuenta Debe indicar el número de cuenta bancaria al que pertenece el

cheque.

Valor Corresponde al valor monetario que consta en el cheque.

Recibí conforme Debe firmar la persona que realizó el abono.

Entregué

conforme

Debe firmar la persona que deja en constancia que recibe el abono.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

171

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Factura

CONCEPTO: Es un comprobante de venta autorizado que respalda una

operación económica y en la que se encuentra detallada la

transferencia de bienes como repuestos y accesorio

automotrices.

Instructivo

Pre impreso

Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización otorgado

por el Servicio de Rentas Internas.

RUC Se encuentra el número del registro único del contribuyente del

emisor de la factura.

Emisor Deben constar los nombres y apellidos o razón social conforme

consta en el RUC, se podrá incluir el nombre de fantasía si lo

hubiere.

Denominación Se incluirá el tipo documento.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

CANTIDAD MEDIDA N° BULTOS VALOR UNITA DESCUENTO VALOR TOTAL

300 unidad 25 4,00 24,00 1200,00

5 cajas 5 30,00 3,00 150,00

3 unidad 3 60,00 3,60 180,00

Crédito

1530,00

DESCUENTO 2% 30,6

1499,40

209,916

1709,32Del 000001 al 000999GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675

Fecha A ut orizacion: 0 1/octubre/2016 FEC HA D E C A D U C ID A D : 01/octubre/2017

FIRMA AUTORIZADA TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%

TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%

IVA_14_%

RECIBI CONFORME TOTAL U.S.D $

Forma de Pago : Plazo de Crédito: 30 días

SUBTOTAL

bombas de gasol ina

DIRECCION: 10 de Agosto y Pichincha TELEFONO: 2927331

DESCRIPCION

Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande

Fi l tros de aceite FRAM PH-2625

RIOBAMBA - ECUADOR

CLIENTE: Dicosavi S.A.

RUC / CI: 1735829484001

FECHA DE EMISION: 31-10-2016 GUIA DE REMISION: 001-001-000000010



Obligado a llevar ContabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235


TELEFONO: 0986035008/ 032-962756

RUC 1800315101001FACTURA serie 002-001-000

No.000001

AUT.SRI: 1102374950

172

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Pre impreso

Numeración Se incluirá 15 dígitos, los tres primeros corresponden al número

del establecimiento, seguidos por un guión los siguientes tres

números corresponden al punto de emisión y separados por un

guión constará el secuencial de los números restantes.

Domicilio Debe especificar la dirección de la matriz y cuando corresponda

se incluirá la dirección de la sucursal, esto último se relaciona a la

numeración del establecimiento.

Caducidad Se expresa en día, mes y año la validez de las facturas.

Tipo de

contribuyente

En las facturas se incluirá en este caso el título “obligado a llevar

contabilidad” sin excepción alguna.

Establecimiento

Figura

En los comprobantes de venta debe constar los nombres y

apellidos, número de autorización, denominación o razón social

del establecimiento Figura.

Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 18

Llenado

Cliente Deben constar los apellidos y nombres o razón social del

adquiriente tal como consta en el portal de SRI.

RUC/ CI Se indica la cédula de ciudadanía o RUC del cliente.

Fecha de

emisión

Se indica el día, mes y año al momento de la entrega de los

productos al cliente.

Dirección Indicar la dirección del cliente.

Teléfono Se indica el número telefónico tanto del domicilio del

establecimiento y/o el celular del responsable de la recepción de

la mercadería.

Guía de

remisión

Se debe referenciar el número de la guía de remisión.

Cantidad Indica el número de productos que salen de bodega hacia el

solicitante.



Bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo

antes de que ser entregados al solicitante.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

173

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Llenado

Descripción Se detalla las características del producto.

Valor unitario Se especifica el precio por unidad

Subtotal Corresponde al valor monetario del total de la venta sin incluir

impuestos.

Descuento Se especifica el valor del descuento por unidad y el total del

mismo según la estructura de la factura.

Total gravado

con tarifa IVA

Se debe incluir el valor que corresponde a la base imponible para

calcular el IVA.

IVA Se debe especificar el porcentaje vigente de IVA y su valor

monetario correspondiente al impuesto.

Total Es la sumatoria del subtotal y el valor del impuesto.

Firma

autorizada

Firmará quien emitió la factura.

Recibí conforme Constará la firma del cliente.


Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

174

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Liquidación de compras

CONCEPTO: Es un documento autorizado por el SRI que sirve como respaldo

de adquisiciones de bienes y servicios a través de empleados en

relación de dependencia adjuntando comprobantes de ventas a

nombre del empleado.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

MEDIDA CANTIDAD Valor Unit. VALOR TOTAL

1 8 8

SUBTOTAL 8,00

DESCUENTO 0

TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0% 0,80

TOTAL GRAVADO CON TARIFA 14% 8,00

IVA____% 1,12

TOTAL U.S.D $ 9,92

Autorización: 1103847281

Factura: 002-002-000329

Ruc: 1738472819001

Flores Flores Pilar

Reembolso de gastos

DESCRIPCIÓN

GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675 Del 00001 al 000399

Fecha A ut orizacion: 21/ julio/2014 FEC HA D E C A D U C ID A D : 21/JULIO/2015

Nombres y Apellidos: Emilio Cárdenas

Dirección: Guayaquil y Cuba E235 Telef: 2938-473

Alimentación

RECIBI CONFORME

RIOBAMBA - ECUADOR

Ci: 1749838481 Fecha: 10/10/2016



Obligado a llevar contabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA W234

Dir. Sucursal: Carabobo y 11 de Noviembre

TELEFONO: 0986035008/032-962756

RUC 1800315101001LIQUIDACIÓN DE COMPRAS

No. 001-001-000 000010

AUT.SRI: 1107366553

175

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Pre impreso

Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización

otorgado por el Servicio de Rentas Internas.





hubiere.









Caducidad Se expresara en día, mes y año la validez de la liquidación de

compras.

Tipo de

contribuyente

En las facturas se incluirá en este caso el título “obligado a llevar

contabilidad” sin excepción alguna.

Establecimiento

Figura





Llenado

Nombres y

apellidos

Debe indicar los nombres y apellidos del empleado el cual realiza

los gastos.

Ci Se escribirá la cédula de ciudadanía del trabajador.

Dirección Debe indicar el domicilio consignando la provincia, ciudad y las

calles exactas.

Telefono Debe señalar el número telefónico del empleado.

Cantidad Indicar el número de productos que salen de bodega hacia el

solicitante.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

176

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ




Descripción Se debe detallar las características de los productos adquiridos o en

el caso del reembolso de gastos se deberá indicar el motivo, Ruc del

proveedor, Nombres y apellidos o razón social del proveedor,

número de autorización de los comprobantes de venta, número

secuencial de los comprobantes de venta.

Valor unitario Se especifica el precio por unidad.

Subtotal Corresponde al valor monetario del total de la compra sin incluir

impuestos.

Descuento Se especifica el valor del descuento que consta en los comprobantes

de venta referenciados o el valor de descuento concedido por el

vendedor.

Total gravado

con tarifa IVA

Se debe incluir el valor que corresponde a la base imponible para

calcular el IVA vigente.

Total gravado

con tarifa 0%

Se debe incluir los valores que corresponde a productos o servicios

gravados con tarifa 0%

IVA Se debe especificar el porcentaje vigente de IVA y su valor

monetario correspondiente al impuesto.

Total Es la sumatoria del subtotal y el valor del impuesto.

Recibí conforme Constará la firma del empleado.

Llenado

Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención 2016, Art. 22

Nota: En el caso de que existan gastos de viaje o movilización además de que los

trabajadores presenten una liquidación de compras para sustentar costos o gastos se

deberá elaborar una liquidación de gastos por concepto movilización, hospedaje o

alimentación relacionados a la atención al cliente.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

177

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Liquidación de gastos de viaje

CONCEPTO: No representa un comprobante de venta autorizando sin embargo

sustenta costos o gastos realizados por los funcionarios de una

empresa siempre y cuando estos gastos estén relacionado al giro

del negocio.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

01/11/2016

Agente Vendedor

Ambato

Periodo: Desde 10/10/2016 Hasta 10/10/2016 1

No.Detalle

Gasto RUC: No. Autorización

No. Comprob.

Vta.Tarifa 0% Tarifa 14% IVA 14% VALOR TOTAL

1 Alimentación 1893847281001 11039482710 001-001-000212 0,4 4,00 0,56 4,96

2 Alimentación 1893847281001 11039482710 001-001-000213 0,4 4,00 0,56 4,96

3 Gasolina 1824827182001 11039485732 003-002-109218 0 5,00 0,7 5,70

4

5

6

7

8

9

10

15,62

0

15,62

JEFE INMEDIATO

CONTROLADO AUTORIZADO

CONTABILIDAD GERENCIA

ELABORADO REVISADO

GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 Del 00001 al 000399

Empleado: Cárdenas Rex Emilio

Fecha de Liquidación: 10/10/2016

Fecha:

EMPLEADO

TOTAL DESEMBOLSOS

ANTICIPO RECIBIDO

SALDO

Petroecuador EP

Razón Social/ Proveedor

Perez Perez María

Perez Perez María

Departamento: Ventas Cargo:

Destino:

No. Días:


LIQUIDACIÓN DE MOVILIZACIÓN

Y OTROS GASTOS DE VIAJE

No. 0012

178

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Número Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una

secuencia numérica.

Empleado Debe indicar los nombres y apellidos del empleado y el cual

realiza los respetivos gastos.

Departamento Se debe indicar el departamento el cual pertenece el empleado

que realiza los gastos.

Cargo Se especifica el puesto del empleado.

Fecha de

liquidación

Se indica el día, mes y año en la que se realiza la liquidación por

gasto de viaje.

Destino Se indica el lugar a donde se trasladó el empleado para realizar

sus funciones como tal.

Período Se especifica un intervalo de tiempo detallando día, mes y año, el

que dura su destino.

No. de días Corresponde al número de días que permanece el trabajador fuera

de su lugar de trabajo.

Detalle gasto Corresponde a un resumen de la descripción de cada comprobante

de venta.

Proveedores Se indica los nombres y apellidos o la razón social que consta en

los comprobantes de venta.

RUC Se debe indicar el RUC que corresponde a cada comprobante de

venta.

No. de

autorización

Se escribe el número de autorización otorgado por el SRI de cada

comprobante de venta.

No

Comprobante

Se indica el número de cada comprobante de venta que está a

nombre del empleado.

Tarifa 0% Se debe incluir los valores que corresponde a productos o

servicios gravados con tarifa 0% IVA de cada comprobante de

venta.

Tarifa 14% Se debe incluir los valores que corresponde a productos o

servicios gravados con tarifa 12% IVA de cada comprobante de

venta.

Valor total Corresponde a la sumatoria de los valores que constan en la

Tarifa 0% más los valores que constan en la tarifa 14%.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

179

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Total Corresponde a la suma total de todos los comprobantes de venta

presentados y detallados por el empleado.

Anticipo

recibido

Se debe indicar el valor monetario que recibió el empleado por

anticipado en caso de que exista.

Saldo Es la diferencia entre el total desembolso y el anticipo recibido.

Elaborado Deberá constar la firma de quien realizo los gastos y lleno el

documento.

Revisado Debe constar la firma del jefe inmediato, quien revisó la

documentación del empleado el cual realizó los gastos por viajes

o movilización.

Controlado Debe consta la firma del contador.

Autorizado Debe constar la firma del gerente general quien autoriza el

reembolso por gasto al empleado.

Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención 2016, Art. 22

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

180

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Comprobantes de retención

CONCEPTO: Es un comprobante autorizado por el SRI en

donde el sujeto pasivo actúa como agente de

retención al momento que realiza el pago al

vendedor. Este documento se emite de forma

obligatoria.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

Fecha emision: 10/01/2016

Sr. (Es) :

RUC O CI:

DIRECCION:

2016 312 1% 1000,00

2016 510 30% 420,00

1420,00

Del 000001 al 000999GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675

Fecha A ut orizacion: 0 1/enero/2016 FEC HA D E C A D U C ID A D : 01/enero/2017

FIRMA AGENTE DE RETENCION FIRMA DEL SUJETO PASIVO RETENIDO

FECHA DE EMISIÓN 06/01/2016



Obligado a llevar Contabilidad



TOTAL

Renta 100.000,00

IVA 1.400,00

Av. Guayaqui l y Loja

Ejercicio

FiscalTipo de Impuesto Base Imponible

Codigo de

impuesto

% de

Retencion

Valor

Retenido

COLOMA COLOMA EDUARDO TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA FACTURA

1723068621001 N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-234

COMPROBANTE DE RETENCION

N° serie 001-001-000 00269 Autorizacion S.R.I.: 1102374953

TELEFONO: 0986035008/ 032-962756

RIOBAMBA - ECUADOR

181

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Pre impreso



RUC Se encontrará el número del registro único del contribuyente del




hubiere.









Caducidad Se expresa en día, mes y año conforme al SRI, identifica la

validez del comprobante de retención.

Tipo de

contribuyente

Se incluirá en este caso el título “obligado a llevar contabilidad”

sin excepción alguna.

Establecimiento

Figura





Llenado

Nombres y

apellidos

Debe indicar los nombres y apellidos o razón social a la cual se

efectuó la retención.

Ruc/Ci Se escribe la cédula de ciudadanía o el RUC al que se efectúa la

retención.

Dirección Debe indicar el domicilio consignando la provincia, ciudad y las

calles exactas.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

182

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo:

Llenado

Fecha de

emisión

Se detalla la fecha al momento que se realiza la retención, está

debe ser entregada en 5 días hábiles, posterior a la recepción del


Tipo de

comprobante de

venta

Debe constar la denominación del comprobante que motiva la

retención.

No.

comprobante de

venta

Deberá constar el número del comprobante que motiva la

retención.

Fecha de

emisión

Debe constar la fecha del comprobante que motiva la retención.

Ejercicio fiscal Debe constar el ejercicio fiscal que corresponde la retención.

Tipo de

impuesto

Se indica el impuesto por el que se efectúa la retención en la

fuente: Impuesto a la Renta o Impuesto al valor agregado.

Base imponible Se describe el valor de la cual sirve como referencia para el

cálculo de la retención.

Código de

impuesto

Es opcional en la que se indica el código que establece el SRI

tanto para IVA y Renta que sirve para el anexo transaccional

simplificado.

Porcentaje de

retención

Se especifica el porcentaje aplicado a la retención.

Valor retenido Corresponde al valor retenido por cada tipo de impuesto.

Total Corresponde a la sumatoria de los valores retenidos en la fuente.

Agente

retención

Consta la firma de la empresa o persona que actúo como agente

de retención (comprador).

Sujeto retenido Consta la firma de la empresa o persona que actúo sujeto retenido

(vendedor).


Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

183

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


DOCUMENTO: Guía de Remisión

CONCEPTO: Es un documento complementario autorizado por el

SRI el cual respalda el traslado de mercedaría con

motivo de venta, compra o traslado a puntos de venta

entre otras razones.

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

Identificación: 1734858392

Fecha de emisión: 01/10/2016

Ruta: Riobamba-Ambato

Identificación(Dest).: 173857361001

Razón Social/Nombres y Apellidos: Emilio Coloma Coloma

MEDIDA CANTIDAD No. BULTOS

unidad 300 25

cajas 5 5

unidad 3 3

TOTAL: 308 33

CLIENTE

GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675

Fecha A ut orizacion: 21/ julio/2014 FEC HA D E C A D U C ID A D : 21/JULIO/2015

Del 00001 al 000399

Fecha inicio Transporte: 01/10/2016 Fecha fin Transp. 01/10/2016

Comprobante de Venta: Factura

No. Autorización: 1105828273 Motivo Traslado: Venta

DESCRIPCION

BODEGA

RIOBAMBA - ECUADOR

Razón Social/Nombres y Apellidos(transportista): Leonardo Cárdenas

Punto de Partida: Riobamba Placa: HPQ-2344



Obligado a llevar contabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA W234

Dir. Sucursal: Carabobo y 11 de Noviembre

TELEFONO: 0986035008/032-962756

TRANSPORTISTA

refrigerante BRINGTONE

Filtros aceite Fram PH-8

Bombas de gasolina

No. Comprobante: 001-001-000344

Destino(Punto llegada).: San Jacinto

RUC 1800315101001GUÍA DE REMISIÓN

No. 002-001-000 000356

AUT.SRI: 1107366453

184

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo

Pre impreso




emisor de la guía de remisión.



hubiere.









Caducidad Se expresa en día, mes y año conforme al SRI la validez de la

guía de remisión.

Tipo de

contribuyente

Se incluirá en este caso el título “obligado a llevar contabilidad”

sin excepción alguna.

Establecimiento

Figura

Debe constar los nombres y apellidos, número de autorización,

denominación o razón social del establecimiento Figura.


Llenado

Razón

social/nombres

y apellidos

Deben constar los apellidos y nombres del transportista quien se

encarga de trasladar la mercadería.

Identificación Se incluirá la cédula de ciudadanía del conductor que transporta

la mercadería.

Placa Se especifica la placa del vehículo que transporta los productos.

-

Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

185

COMISARIATO

AUTOMOTRIZ


Instructivo

Llenado

Fecha inicio Se debe indicar la fecha que sale la mercadería a través del

transportista.

Fecha fin Indica la fecha de regreso del transportista.

Punto de

partida

Consta la dirección de donde inicia el recorrido del transportista.

Comprobante

de venta

Solo en el caso de venta se deberá especificar la denominación

del comprobante que motiva el traslado de la mercadería.

No. de

autorización

Solo en el caso de venta se deberá especificar el número

autorización del comprobante de venta que motiva el traslado de

la mercadería.

No. de

comprobante

Solo en el caso de venta se debe indicar el número del


Fecha de

emisión

Solo en el caso de venta se debe especificar la fecha de emisión

del comprobante de venta que motiva el traslado de la

mercadería.

Motivo de

traslado

Debe justificar los motivos por la salida de la mercadería.

Ruta Se indica las calles o vías que utilizará el transportista para

entrega la mercadería.

Destino Consta la dirección exacta donde el transportista entregará la

mercadería.

Destinantario Se especifica con apellidos y nombres quien recibirá la

mercadería.

Identificación Debe indicar la cédula de ciudadanía quien recibirá la mercadería.

Cantidad Indica el número de productos que egresan de bodega.

Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que sale

de bodega.

No. de bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo

antes de que ser entregados al transportista.

Descripción Se detalla las características del producto.

Bodega Consta la firma del bodeguero.

Transportista Consta la firma de quien se responsabiliza del transporte de la

mercadería.

Cliente Consta la firma de quien recibe la mercadería.


Elaborado:

Gonzalo Iguasnia

Revisado:

Aprobado:

186

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

1. El organigrama estructural y funcional propuesto permitirá al Comisariato

Automotriz visualizar de forma objetiva y clara el comportamiento funcional

entre departamentos alineando sus responsabilidades y funciones acorde a sus

operaciones.

2. Las políticas y funciones propuestas para cada departamento fueron diseñadas en

base a la investigación en empresas de la misma rama del Comisariato

Automotriz, lo cual evitará una mala administración de recursos y retraso en el

cumplimiento de responsabilidades laborales.

3. El sistema de procedimientos administrativos y financieros planteados fue

elaborado en base a la dinámica empresarial y al estudio de investigación

bibliográfico con el fin de asegurar un adecuado manejo de sus operaciones.

4. Se han definido y descrito procedimientos en cuanto a ventas, concesión de

créditos, cobros y todo lo que representa flujo de efectivo mediante la inclusión

de controles previos, concurrentes y posteriores que resultan adecuados para

resguardar los recursos económicos de la organización.

5. La gestión de Talento Humano actualmente no se encuentra en la estructura

organizacional el cual fue objeto de nuestra propuesta por lo que se ha

considerado incluir un departamento con funciones propias y responsabilidades

de reclutar, seleccionar y contratar personal cuando se requiera.

6. En la parte tributaria/contable la empresa cumple con la normativa vigente y el

ente controlador, sin embargo, no existe un control formal y adecuado de los

comprobantes de venta por lo que se ha diseñado formatos e instructivos de

acuerdo al Reglamento de comprobantes de Venta, Retención y documentos

complementarios con el fin de evitar sanciones a futuro.

7. Adicionalmente se han elaborado formatos referentes a documentación interna

como medio de control que constan en la propuesta y responden a las

operaciones y necesidades de la organización.

187

8. El Comisariato Automotriz se dedica a la comercialización y distribución de

repuestos y accesorios automotrices, por lo que fue ideal incluir en nuestra

propuesta un control de inventarios acorde a la rotación y la gama de productos

que ofrece la empresa, incluyendo políticas y procedimientos para un adecuado

manejo de suministros y productos disponibles para la venta con el propósito de

ahorrar recursos y evitar complicidad entre empleados.

9. La propuesta de un sistema de procedimientos de controles administrativos y

financieros mejorará la eficiencia en las actividades de cada departamento del

Comisariato Automotriz que servirá como base para evaluar los procesos y

ajustarlos a sus necesidades

Recomendaciones

1. Utilizar el organigrama estructural y funcional propuesto para que sea difundido

a todo el personal con el propósito de alinear sus actividades y comprometerlos

en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

2. Aplicar políticas y funciones para cada área de la empresa regulando el

comportamiento del personal hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento

de la misión y visión.

3. Implementar los procedimientos administrativos y financieros propuestos para el

mejoramiento de los procesos en cada departamento, optimizando los recursos y

maximizando la productividad de forma eficiente.

4. Para resguardar y asegurar los recursos monetarios, es necesario que se cumplan

con los requisitos crediticios de los clientes antes de conceder créditos,

conjuntamente con las políticas y procedimientos diseñados para el manejo de

los mismos.

5. Se recomienda incluir el área de Talento Humano dentro de la estructura

organizacional, para lo cual se deberá contratar un Jefe de personal y delegarle

funciones con la finalidad de evitar sobrecargas laborales a otras áreas y así

lograr el buen funcionamiento del departamento.

6. Debido a los cambios y actualizaciones constantes referentes a normativas

tributarias se debería capacitar al personal en estos temas, con la finalidad de

evitar multas o sanciones fiscales.

188

7. Se recomienda utilizar los documentos e instructivos propuestos tanto para

control interno de la organización y para el cumplimiento de las normativas

fiscales con el propósito de prevenir errores, confusiones, irregularidades,

fraudes y complicidad entre empleados.

8. Se debería poner en práctica las políticas y procedimientos de mercadería

propuestos para ejercer un control de inventarios periódico y constante, con

responsables definidos por los directivos de la organización, a fin de mantener

un stock adecuado, evitar pérdida de recursos, disminuir gastos innecesarios y

establecer un control más eficiente de la rotación de inventarios.

189

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