METODOLOGÍA DE AUDITORÍA

Según BENJAMIN, Franklin, “La metodología de auditoría administrativa

tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus

diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática,

unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las

técnicas de análisis administrativa para garantizar el manejo, objetivo y oportuno

de los resultados”.

Se puede decir, que la metodología de la auditoría es conjunto de

procedimientos o lineamientos que establece el auditor previamente, para

conseguir de una forma confiable y objetiva los resultados, para ello debe

establecer argumentos válidos para su realización.

Para realizar la auditoría, el profesional que la lleva a cabo debe seguir una

serie de etapas o técnicas, de modo de verificar la legalidad de las operaciones

de la empresa.

Existen varias etapas que conforman el proceso metodológico de la

auditoría:

1. Planeación.

2. Examen.

3. Seguimiento.

Estas son las tres etapas más relevantes de la auditoría porque se utiliza de

una manera lógica y metódica, ya que es un conjunto de combinación de varias

partes reunidas para conseguir cierto resultado de la evaluación a realizar.

LA PLANEACIÓN

Para FERNÁNDEZ, Eduardo, “La planeación: es la fase que establecen las

relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se

hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema

contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al

auditor elaborar el programa de auditoría que se llevará a efecto”. También

podemos decir que la planeación es un documento en el que se establece la

metodología de auditoría, así como todos los aspectos del examen de estados

financieros, que genera los beneficios de auditoria aplicando las técnicas

adecuadas.

Entiendase así, que la planeación debe definir una serie de actividades

organizadas y coordinadas para realizar los procedimientos requeridos que

conlleva una auditoría objetiva, donde se debe seleccionar la información

apropiada y evaluar la misma, con el cual le permitará realizar un informe final.

Por otro lado tenemos que, la planeación no es más que un documento que

establece la metodología de auditoría preparada por la misma. Es decir, son

todos aspectos del examen de los estados financieros, que generan los

beneficios de la auditoría practicada, aplicando de igual forma las técnicas

adecuadas.

Entre los elementos que conforma esta fase, se mencionan las siguientes:

Objetivos.

Factores a revisar.

Fuente de estudio.

Investigación preliminar.

Preparación del proyecto de auditoría.

Diagnóstico preliminar.

a) OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN

De acuerdo con lo establecido por BENJAMIN Franklin, el objetivo de la

planeación busca; “determinar las acciones que se deben realizar para

instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las

condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los

objetivos establecidos”. Por el cual, el propósito del auditor es ejecutar las

actividades planeadas, enfocadas en lograr las metas en un período ya

establecidos. Usualmente en ellos se busca informar el estado real de la empresa

y si se cumple con los estatutos internos de la misma o con lo planteado en la

legislación estatal.

En ciertas palabras podemos decir que la planeación en la auditoría externa es

lograr un desarrollo eficiente del trabajo del auditor, ya que los beneficios de una

adecuada planeación compensa con creces el costo de su preparación y la

asignación del tiempo razonable para la ejecución de los trabajos , la adecuada

selección del personal asignado a la revisión y el conocimiento de las áreas

problemáticas de la unidad por revisar son de vital importancia para la realización

de la auditoria eficaz y con menor inversión de tiempo.

Elementos básicos para llevar a cabo una planeación eficaz:

La unidad, área o procedimientos por revisar.

Los procedimientos de auditorías que se van a planear.

La extensión y profundidad de los mismos.

El personal que se asignara a la realización del trabajo

b) FACTORES A REVISAR

Para la realización de una auditoría se debe tomar en cuenta una gama de

elementos para evaluar en primer lugar, el proceso administrativo y en segundo

lugar, su funcionamientos y las otras partes que lo íntegra, con las cuales se

puede realizar un análisis objetivo de la organización, ya que relaciona todos sus

componentes, donde su propósito estratégico se centran en el motivo de ser de

cada etapa, lo cual da inicio al estudio de la organización en su conjunto (ámbito,

niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos, servicios, y

entorno).

Por otra parte, se introduce la interacción de cada parte en particular que

conforman el procedimiento administrativo y con ellos se relacionan las funciones,

lo que establecerá un aporte a los procedimientos en su conjunto y a la

organización.

Procesos administrativos.

Entre los aspectos de dicho proceso se encuentra, las etapas las cuales

son;

Planeación: cuyo propósito estratégico define el marco de actuación de la

organización que enmarca la razón de ser de la misma.

Visión.

Misión.

Objetivos.

Metas.

Estrategias/tácticas

Políticas.

Procedimientos

Programas.

Enfoques.

Niveles.

Horizontes.

Organización: es la etapa donde se define y se establece las directrices del

funcionamiento de la organización:

Estructura organizacional.

División y distribución de funciones.

Cultura organizacional.

Recurso humano.

Cambio organizacional.

Estudios administrativos.

Instrumentos técnicos de apoyo

La organización requiere de procedimientos para obtener la información

eficiente en la planeación y el método de obtención de datos son los siguientes:

Entrevista previa con funcionarios y empleados.

Inspección de las instalaciones y observaciones de las operaciones.

Análisis de informes y papeles de trabajo de años anteriores.

Inspección de documentos.

Exámenes de análisis de informaciones financieras y estadística.

Estudio y evaluación de manuales e instructivos.

Dirección: tomar las decisiones de manera oportuna para un buen desempeño

dentro de la organización.

Liderazgo.

Comunicación.

Motivación.

Grupos y equipos de trabajo.

Manejo del estrés y conflictos.

Información y tecnología.

Toma de decisiones

Creatividad e innovación

Control: se establece el nivel de prioridad de las actuaciones y funciones de

los integrantes de la organización.

Naturaleza.

Sistemas.

Niveles.

Proceso.

Áreas de aplicación.

Herramientas.

Calidad.

Elementos específicos: directrices fundamentales para el buen

funcionamiento y logros de la organización.

Objetivos: es el propósito y lo que se aspira a alcanzar dentro de la

organización.

Políticas: normativas que regulan la empresa, su funcionamiento y los

integrantes de la misma.

Procedimiento: son los pasos a seguir para que se lleve a cabo el trabajo

como se requiere dentro de la empresa.

Programas: es el plan predeterminado en el tiempo de las funciones y de

las actividades a realizar.

Sistemas: establece la relación del conjunto de los de cada uno de las

funciones delos departamento y el personal humano.

Proyecto: promueve la unidad de propósito.

Coordinación: establecer las actividades a realizar y reunir esfuerzo para

lograr un objetivo común.

Comunicación: facilita la información en cada área de la organización.

Proveedores. Conjunto de personas que suministra insumos a la

organización.

Almacenes e inventario: lugar donde se mantienen seguro y se canalizan

los recursos.

Servicios generales: satisfacen las necesidades de la organización.

Distribución de espacio: establecer la organización de las áres y lugares

dentro de la empresa.

Adquisiciones: abastecen los recursos.

Importaciones: se ingresan los insumos necesarios para satisfacer una

necesidad.

Recursos humanos: personal capacitado y especializado para realizar las

funciones dentro de las distintas áreas de la empresa y lo cuales da la

calidad al trabajo

Recursos financieros y contables: son los recursos con lo que cuenta la

empresa y donde son registrado las transacciones diarias que realiza

dentro la organización.

Producción: actividad en la cual se genera los productos y servicio que se

ofrece la empresa.

Comercialización: ubicación y distribución de los productos y servicios

que genera la empresa.

Investigación y desarrollo: estudio de las necesidades del mercado y

pone a prueba la creatividad de los analistas de empresa a dar soluciones

a las necesidades de sus clientes.

Calidad: garantía del ben estado de los productos ofrecidos a los clientes.

Servicios al cliente: se conoce la perspectiva hacia los clientes y sus

necesidades.

Asesoría interna: proporciona una visión del funcionamiento de la

organización y del personal vinculado a la misma.

Auditoría externa: ofrece un soporte administrativo con una perspectiva

fuera de las organizaciones.

c) FUENTE DE ESTUDIO

De acuerdo con lo establecido por BENJAMIN Franklin, los papeles de

trabajo “representa las instancias internas y externas a las cuales se recurre para

captar información que se registra en los papeles de trabajos del auditor”. Es decir,

es la información que el requiere para hacer la evaluación del control interno, el

funcionamiento, la observación del los resultados y las posibles mejoras para la

organización. Estas fuentes se clasifican en dos grandes grupos:

Internas

Órganos del gobierno.

Órganos del control interno

Socios.

Niveles de la organización.

Comisiones,comités y grupos de trabajos.

Sistemas de información

Externas

Normativas.

Organizaciones analógas, del mismo sector o ramo.

Organizaciones líderes en el campo de trabajo.

Organismos nacionales e internacioneles que dictan los lineamientos o

normas regulatorias.

Redes de información

Proveedores, clientes o usuarios.

Investigación preliminar

En ésta etapa debe realizase un estudio previo sobre las bases legales, en

cual se va fundamentar el análisis, aunado al campo y la realidad de la empresa,

en el cual se va ejercer las funciones del auditor, donde le permitirá establecer una

serie de estrategias, acciones, objetivos y también el tiempo que le tomará la

ejecución de la auditoría.

Según FERNÁNDEZ, Eduardo establece: “Este análisis reviste de vital

importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y

extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos

a utilizarse durante el examen.”

Así mismo, el auditor podrá hacer proyección que le permitirá visualizar los

posibles problemas o conflictos que pudiesen surgir en un futuro. Ésta proyección

debe ser realizada con mucha precisión para evitar controversia a la hora de la

lectura e interpretación del análisis. Para ello se debe tomar en cuenta los

siguientes aspectos:

Determinación de las necesidades específicas.

Identificación de los factores que requieren la atención

Definición de estrategias de acción

Jerarquización de las prioridades en función del fin que se persigue.

Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.

Especificación del perfil del auditor.

Estimación de tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el

objetivo.

d) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

Después de la exhaustiva investigación preliminar de la información

recaudada, el auditor debe continuar progresivamente a la selección de la

información que se requiere; la cual compone dos partes la propuesta

técnica y el programa de trabajo.

Propuesta Técnica

Naturaleza: dónde se determina cual tipo de auditoría se llevará a

cabo.

Alcance: áreas donde se aplicará la auditoría.

Antecedentes: información de las auditorías anteriores realizadas

en la organización.

Objetivos: propósitos y metas que se desean alcanzar en el futuro.

Estrategia: actividades planificadas causadas alcanzar los

propósitos de la organización y la asignación y uso racional de sus

recursos.

Justificación: el motivo, la importancia y la necesidad de llevar a

cabo la auditoría,

Acciones: hechos que se ejecutan dentro de la organización

Recursos: son los elementos necesarios como el personal laboral,

insumos y sobre todo la tecnología.

Costo: estipulación de los recursos financieros y económicos

necesarios.

Resultados: ganancia que se aspira obtener en un determinado

momento.

Información complementaria: material e investigaciones que

pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de Trabajo

Identificación: nombre del estudio.

Responsables: auditores que está a cargo de realizar y ejecutar la

auditoría.

Áreas: lugar sometido a estudio.

Clave: número progresivo de las áreas, programa o proyectos

Actividades: acciones a realizar para lograr evaluar la información

Fases: determinación de las etapas consecutivas para llevar a cabo las

actividades.

Calendario: fechas programadas de la partida y el fin dichas etapas.

Representación gráfica: determinación de las acciones en cuadros e

imágenes.

Formato: presentación y resguardo de avances.

Reportes de avance: lineamientos de las acciones.

Periodicidad: momento en que se informará los avances de la

organización.

e) DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

Permitirá identificar los posibles problemas o situaciones a resolver y los logros

que se aspiran alcanzar, donde se tomará en cuenta y así evaluarlos en el

transcurso del proceso de auditoría, empleando las técnicas apropiadas para

tomar las decisiones más conveniente a la organización.

Entonces, el auditor o grupo de auditores tiene la responsabilidad a prever la

realización del diagnóstico la siguiente manera:

Enriquecerse la documentación de los antecedentes y el motivo, la

importancia y la necesidad de llevar a cabo una auditoría.

Conocer el propósito que busca el objetivo general

Para lograr el objetivo general se debe implementar uno y cada uno de los

objetivos específicos por cada instalación.

Integrar la estrategia general.

Arreglar y hacer el proyecto de auditoría.

Finiquitar las actividades a realizar.

Definir concretamente lo que se va evaluar.

Establecer las técnicas para la captación y el análisis de información.

Estipular alternativa de medición.

Establecer los aspectos para la manipulación de papeles de trabajo y

evidencias.

Contribuir en el modelo y aplicación del examen.

Ayudar en la realización del informe de auditoría.

Hacer una propuesta de los mecanismos de seguimiento.