UNIDAD 3.- SISTEMA CONTABLE Competencia.- El estudiante debe saber como se organiza un sistema contable en la empresa, para captar, procesar, registrar y almacenar informacin contable. Es un Compuesto por: y

Conformado por Que procesan Informacin contable usando:

Elemento humano

Elemento material

Medios deregistro

Plan decuentas

Registros contables

Comprobante contable

Informes contables

Contador pblico autorizado

Personal auxiliar de la rama

SISTEMA CONTABLE

Subsistema de informacin que capta, procesa, registra y almacena datos contables

3.1 Concepto.-

Sabemos que sistemas, es un conjunto de partes interdependientes que procesan y transforman los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el sistema contable es un subsistema del sistema de informacin de la empresa que: capta, procesa, registra y almacena informacin contable, y pone a disposicin de sus usuarios tanto dentro como fuera de la organizacin, para la toma de decisiones.

3.2 Elementos.-

El sistema contable consta de los siguientes elementos:

1) Elemento humano, presente en todas las etapas del proceso contable constituido por: el Contador Pblico, profesional con ttulo en provisin nacional, padrn profesional e inscripcin en el colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la informacin contable y su presentacin ante los organismos de fiscalizacin y tributacin, de acuerdo a normas y principios vigentes, y el personal auxiliar con conocimientos bsicos de la materia contable. El sistema contable para su posterior automatizacin en su proceso requerir de otro profesional como Licenciado en Informtica o Ingeniero de sistemas.

2) Elemento material, constituido a su vez por:

a) Medios de registro como manual y electrnico b) El plan de cuentas c) Manual de cuentas d) Los registros contables e) Los comprobantes de contabilidad f) Mecanismos de control g) Modelos de informes contables

A continuacin se desarrolla a cada uno de dichos elementos El medio de registro manual, es la forma de procesamiento ms simple de contabilidad, donde los registros son efectuados en forma manuscrita, con uso de mquinas de escribir, de calcular y de computadoras personales.

Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes caractersticas.

1) La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo. 2) La clasificacin de lo datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar

ventas, ser tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por nmero correlativo.

3) Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita, con mquinas de escribir o computadoras personales.

4) Los clculos se realizan manualmente o con ayuda de mquina de calcular. 5) Los datos almacenados como dbitos, crditos y saldos son realizados por ojo

humano. 6) El sistema manual obtiene como resultado salida de informacin manuscrita,

tipografiado o con uso de computadoras personales.

El medio de registro electrnico, procesa datos mediante un sistema de cmputo, que est integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Un procesador central contiene componentes que manejan la informacin virgen para ponerla ms til y controla las otras partes del sistema de cmputo. Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnticos) alimentan los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para uso posterior. Los dispositivos de entrada, como los teclados, lectoras digitales, scanners o el ratn (mouse) de las computadoras, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrnica para alimentarla a la computadora. Los dispositivos de salida, como las impresoras, terminales de pantalla en video, graficadores, dispositivos de salida por voz, transforman los datos electrnicos producidos por el sistema de cmputo y los muestran de manera que las personas los entiendan. Los dispositivos de comunicaciones ayudan al control de las comunicaciones entre el procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.

Grficamente el sistema de cmputo se muestra a continuacin:

Almacenamiento Secundario (memoria)

- Disco magntico - Cinta magntica - Disco ptico

Procesador central CPU Unidad lgica/ aritmtica

Unidad de control

Almacenamiento primario (memoria)

Dispositivos de comunicacin

Dispositivos de entrada - Teclado - Ratn (mouse) - Dispositivos de entrada para voz - Lectoras pticas digitales

Dispositivos de salida

- Impresoras - Terminal en pantalla de video. - Graficadores - Salidas por voz

Para el proceso contable existen sistemas computarizados contables que emiten reportes de informacin similares que el medio manual y que resultan ms oportunos para la toma de decisiones. El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado tambin nomenclatura de cuentas, es un documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite el registro de las transacciones comerciales en los registros contables. Est elaborado de acuerdo a la actividad econmica del negocio.

Manual de cuentas.- Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene por finalidad describir por cada cuenta: su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su saldo caracterstico, facilitando de esta manera el registro adecuado de cada una de las operaciones del negocio de acuerdo a normas y procedimientos contables.

Los registros contables.- Los libros de contabilidad registran y almacenan a las transacciones que efectan las empresas como: libro diario, libro mayor, inventarios de existencias, hojas de trabajo, estados financieros etc. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, llegando hasta los sistemas computarizados contables. Comprobantes de contabilidad.- Son hojas preimpresas o impresas a travs de medios electrnicos, en las cuales se registran las transacciones una por separado, considerando datos como fecha, cuentas que se debitan, cuentas que acreditan, sus importes y glosas adjuntando documentos de respaldo tales como facturas, recibos, estados de cuenta, planillas, etc. En su conjunto estos comprobantes constituyen el libro diario. Mecanismos de control, para verificar, que el sistema ha captado datos necesarios de todas las operaciones con el respaldo documentario respectivo. Modelos de informes contables, como modelos de informes podemos mencionar como ejemplo: el estado de resultados y el balance general, que posteriormente veremos en la unidad correspondiente.

3.3 Organizacin del sistema contable.-

Organizar implica tomar decisiones acerca de los siguientes aspectos: a) Las tareas a asignar a cada persona integrante del sector contable b) Los medios de registros a emplear manuales o electrnicos c) El plan de cuentas a utilizar d) La cantidad y caractersticas de los registros a utilizar e) La forma en que se deber producir el ingreso de los diversos comprobantes al sector

contable f) Los controles a practicar sobre la entrada de datos al proceso, salida de cada proceso

particular y los saldos peridicos y las constancias que deben dejarse de su realizacin. g) El diseo de los informes contables a preparar, la periodicidad con que se emitirn y

sus destinatarios.

Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de la informacin producida por el sector contable, y las restricciones de carcter econmico de la organizacin.

3.4 Inicio de un sistema contable.-

El propietario de un negocio, antes de empezar con un sistema de contabilidad, debe determinar cuanto es el valor neto de sus posesiones. El valor neto de sus posesiones es igual a la diferencia que existe entre el total de sus posesiones y el total de sus deudas. La cifra resultante representa el valor de que realmente le pertenece.

Para fines explicativos veremos el siguiente ejemplo: En fecha 4 de enero de 2000 el seor Oscar Alvarez, con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad a su negocio Comercial Continental, previamente debe determinar el valor neto de sus posesiones. Entonces como primer paso detalla sus posesiones y deudas como sigue:

Sus posesiones Sus deudas Efectivo disponible Bs.20.000.- A Toyosa Ltda. Bs.5.000.- Inmueble para uso de oficinas Bs.56.800.- A mueblera El Roble Bs. 800.- Un automvil Toyota Bs.25.000.- A Garaje Romero Bs. 400.- Una lnea telefnica de COTEL Bs. 4.400.-

Solucin El seor Rodrguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio de la siguiente manera:

Comercial Continental Valor Neto de sus posesiones

Total de sus posesiones Bs.106.200.-

Menos: Total de sus deudas Bs. 6.200.- Valor neto de sus posesiones Bs.100.000.- 3.5 Balance inicial.-

El balance inicial llamado tambin balance de apertura o estado de situacin inicial, es un informe financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. La exposicin de su contenido es la siguiente:

Encabezamiento: El balance inicial tiene el siguiente contenido: Lnea 1 Razn Social del negocio Lnea 2 Nombre del informe financiero Lnea 3 Fecha de informe Lnea 4 Unidades monetarias en las que se expresa el informe posterior a la lnea 4, el balance inicial comprende tres secciones: Activos, Pasivos y Patrimonio.

En el lado izquierdo, bajo el ttulo de activos y utilizando cuentas con sus importes detalla todas las posesiones del negocio, en el lado derecho bajo el ttulo de pasivos sus deudas, inmediatamente despus del total de pasivos y bajo el ttulo de patrimonio expone el valor neto de sus posesiones, es decir, su capital con el cual la empresa inicia sus actividades. El balance inicial de la Comercial Continental es el siguiente:

Comercial Continental

Balance Inicial Al 4 de enero de 2000

(Expresado en bolivianos) Activos Pasivos

Bancos 20.000.- Cuentas por pagar 6.200.- Edificios 56.800.- Toyosa Ltda. 5.000.- Vehculos 25.000.- Mueblera El Roble 800.- Inversiones 4.400.- Garaje Romero 400.- Total Pasivo 6.200.- Patrimonio O. lvarez, Capital 100.000.- Total Activo 106.200.- Total Pasivo y Patrimonio 106.200.- FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE 3.6 Ecuacin fundamental de la Contabilidad y ecuaciones derivadas.-

En cualquier estado de situacin como ser, balance inicial o de apertura y balance general se cumple la siguiente ecuacin: El total de activos (A) es igual al total de pasivos (P) ms el total de patrimonio (C). Este importante principio puede resumirse como: A = P + C Las ecuaciones derivadas de la misma son: P = A C y C = A P Grficamente podemos representar la ecuacin fundamental de la contabilidad considerando los datos de la Comercial La Paz como sigue:

Descomponiendo la composicin del patrimonio, la frmula fundamental se presenta:

A = P + C + I E donde I = Ingreso, E = Egreso

Haciendo positivos a todos los componentes de ecuacin, tenemos la siguiente expresin:

A + E = P + C + I 3.7 Ejemplo.- El seor Jaime Rodrguez, inaugura su negocio el 1/06/04 con la razn social Micro Market

Rodrguez y con la finalidad de aplicar un sistema de contabilidad para registrar adecuadamente sus transacciones comerciales, inicialmente debe determinar el valor neto de sus posesiones en base a la informacin que presenta:

Sus posesiones: Sus deudas: Dinero en efectivo Bs.92.670.- A Importadora Ruiz 6.000.- Mobiliario de oficina Bs. 2.300.- A Servicio de Impuestos 470.- Una camioneta Nissan Bs.27.000.- Equipo de computacin Bs. 4.500.-

Trabajo a realizar:

a) Valor neto de sus posesiones, b) Balance Inicial Solucin a) El seor Rodrguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio como

sigue: Micro Market Rodrguez

Valor Neto de sus Posesiones Total de sus posesiones Bs.126.470.- Menos: Total de sus deudas Bs. 6.470.- Valor neto de sus posesiones Bs.120.000.- =========

b) El balance inicial del Micro Market Rodrguez es el siguiente:

Micro Market Rodrguez Balance Inicial

Al 1 de junio de 2004 (Expresado en bolivianos)

Activos Pasivos Caja 92.670.- Cuentas por pagar 6.000.- Mobiliario de oficina 2.300.- Importadora Ruiz Vehculos 27.000.- Impuestos por pagar 470.-

Equipo de computacin 4.500.- Total Pasivos 6.470.- Patrimonio J. Rodrguez, capital 120.000.- Total Activos 126.470.- Total Pasivo y Patrimonio 126.470.- FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE

3.8 Lectura: Enrique Fowler Newton. Organizacin del Sistema Contable. Ediciones Machi 1992. Pgs. 113 a 167.

3.9 Ejercicio:

1.- Practica El seor Mario Martinez, propietario de la Mueblera el Roble, el 1ro. de abril del ao 2004 con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad que le permita el registro y control de sus recursos financieros, previamente debe determinar el valor neto se sus posesiones y luego su Balance de Apertura en base a la siguiente informacin:

Sus posesiones

Dinero en efectivo Bs. 43.000.- Para uso de oficina dos escritorios c/u a Bs.700, dos sillas c/u a Bs.300 y una credenza Bs. 800 Una casa Bs. 58.000.- Inventario de mercaderas Bs. 30.000.- Una lnea telefnica Bs. 6.400.- Una computadora personal Bs. 7.000.- Una camioneta _____?____

Total posesiones Bs.202.400.- Sus deudas

Prestamos por pagar Bs. 12.000.- Cuentas por pagar (Barraca El Alto) Bs. 5.000.- Servicios de Impuestos Bs. 1.000.-

Trabajo a realizar

1. Determinar el Valor Neto de Posesiones 2. Balance de apertura 3. Afirmar verdadero o falso que: el valor de la camioneta Bs.31.000.

2.- Teora.- Desarrollar los siguientes trminos contables:

a) Concepto de Sistemas Contables b) Elementos de un Sistema Contable c) Elementos materiales de un Sistema Contable d) Manual de cuentas e) Organizacin de un Sistema Contable f) Valor neto de posesiones g) Balance inicial h) Estructura del Balance inicial i) Ecuacin fundamental de la contabilidad