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SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ANTECEDENTES HISTÓRICOS
El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de las ciencias de la
computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las
organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios
superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un área importante
dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas
de negocios más grandes en todo el mundo.
En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte de los cinco recursos con los
que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, dinero, material y
maquinaria.6 Muchas compañías han creado la posición de Director de Información quien asiste al comité
ejecutivo de la compañía, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y
el Director de Tecnología (es común que el Director de Información actúe como Director de Tecnología y
viceversa). Por eso todos los Sistemas de Información deben de ser catalogados en base a su función.
1.-Sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el sistema de información, el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases
automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las
unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y
el Mouse , entre otras.
Almacenamiento de información: es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la
sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos, los discos flexibles
o disquetes y los discos compactos (CD ROM)
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de
los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, disquetes,
entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por
ejemplo, el Sistema de control de clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de
contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de
control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de
la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los
libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible
acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para
las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos
o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de
venta de una empresa como MARTE sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara
a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las
ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas
resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de MARTE necesitará la información de
ventas resumida por almacén.
2.-La tecnología en contabilidad
La tecnología es el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica y ordenada, permiten al ser
humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de
pensamiento y acción con la finalidad de crear soluciones útiles, en si la tecnología es el motor que impulsa al cambio.
El impacto de la tecnología en la profesión contable esta fuera de toda duda. Las tecnologías de la
información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de
información. En 1992 ya se anticipaba el papel de las tecnologías de la información como motor del cambio
que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras
empresariales que no sepan adaptarse. Al incorporar la s tecnologías de la información en la contabilidad se
producen dos consecuencias:
*Mejoras en velocidad
En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información
contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y
aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar
nuevos sistemas de información.
Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:
Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet
Liquidar los impuestos por Internet
Enviar facturas por intercambio electrónico de información.
Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios
metodológicos.
*Las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de
información, es decir tener cambios organizativos
3.-Evolución de la contabilidad
Desde sus orígenes hasta el renacimiento
Podríamos afirmar que el inicio de la contabilidad fue
La división del trabajo
La invención de la escritura
La utilización de una medida de valor.
La contabilidad inicia desde el momento en que el hombre formo sus grupos de cazadores posteriormente
de agricultores y pastores en estos casos ya se había dado el inicio de la escritura y los números,
elementos necesarios para la actividad contable.
Hablar de Roma es hablar de una época muy importante en la evolución de la contabilidad. A pesar de que
los romanos escribieron una gran cantidad de obras la mayor de ellas trataban el derecho, pero en relación
con la contabilidad o a las prácticas contables, no existe un acervo importante.
“Expresa el Acepta” son los términos técnicos que constantemente emplearon los textos latinos al referirse a
cuestiones contables.
Edad Media
Durante este periodo se inició el feudalismo, en el cual no ceso totalmente el comercio, por lo que las
prácticas contables debieron de ser usuales, aun cuando esta actividad se volviese casi exclusiva del señor
feudal y de los monasterios europeos.
La contabilidad en Italia, en el siglo Vlll, era una actividad usual y necesaria. Tres ciudades italianas dieron
gran uso e impulso a la actividad contable: Génova, Florencia y Venecia, lugares donde se usaba y se
alentaba la contabilidad por partida doble como utilizada actualmente.
También puede citarse el célebre juego de libros empleados por la Comuna Genovesa, en los que la
contabilidad se llevaba a la usanza de la época, empleando los términos de “debe” y “haber”, utilizando
asientos cruzados y manejando la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
El Renacimiento
En esta época, la contabilidad tuvo indudablemente fabulosos cambios, de los cuales uno
fundamentalmente transformo a nuestra profesión radicalmente: la partid doble, misma que seguimos
utilizando en nuestros días.
Se tienen noticias de que Benedetto Cotugli, originario de Dalmacia, fue un pionero del estudio y registro de
las operaciones mercantiles por partida doble, como se aprecia en su obra “Della Mercatura et del Mercante
Perfectto”, terminada en 1458 impresa en 1573.
Influencia de los cambios tecnológicos
La revolución industrial fue un aspecto que influyo en la evolución de la contabilidad, pues al cambiar del
sistema de producción manual y en pica escala, a la producción mecanizada y en masa se hizo necesario.
La contabilidad de costos, que de una determinación histórica del costo de la producción basado en la
materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos de producción, ha desembocado en sistemas de
costos predeterminados de tipo estimado o de tipo estándar, mediante los cuales el costo de los artículos no
se obtiene al finalizar el proceso productivo, si no se calcula de antemano y sirve de base de control y
eficiencia.
Finales del siglo XlX y principios del XX
En este lapso persiste su proceso ininterrumpible de adecuarse, día a día, a las necesidades de información
financiera de las entidades económicas, Algunas de las influencias en este periodo fueron:
1.- El desarrollo en la enseñanza de la contabilidad y los libros de texto.
2.- La Revolución Industrial
3.- El desarrollo de los ferrocarriles.
4.- La regularización por parte del gobierno en aspectos fiscales.
5.- La necesidad de información para cosas de bolsas y valores.
6.- La organización y desarrollo de agrupaciones de profesionales de Contadores Públicos, a través de
colegios o Institutos.
7.- El auge de la sociedad anónima
8.- La teoría económica.
9.- Las primeras expresiones de tratados comerciales entre Francia e Inglaterra.
El fin fundamental ha sido y será apegarse adecuarse a las necesidades de información de cada entidad y
proporcional información financiera, mediante estados financieros que sean útiles para tomar decisiones
acertadas en beneficio de la entidad, para el ogro de sus objetivos.
EN MÉXICO
Desde sus orígenes hasta nuestros días
Se tiene conocimiento de que los aztecas llevaban un adecuado control de sus transacciones mercantiles,
demostrado en la ordenada cuenta y razón que llevaban los tributos que recibían de los pueblos a los que
sojuzgaban, según lo refiere el Códice Mendosita.
Mediante sus mayordomos, recibían los tributos y se encargaban de distribuirlos adecuadamente entre os
guerreros, los sacerdotes de culto y demás personajes importantes.
El maestro Alfredo Chavero dice al respeto. “Es curioso el estudio de este punto porque no se comprende
bien como no existiendo una verdadera moneda, podrían distribuirse entre los contribuyentes el pago de las
rentas públicas.
En la época de la conquista, en 1519 cuando se fundó el ayuntamiento de Veracruz, se nombró contador a
Don Alfonso de Ávila.
En 1536, el virrey Antonio de Mendoza establece la contabilidad de la Casa de Moneda, lo cual es el libro
de contabilidad más antiguo de nuestros continentes.
FECHAS MÁS IMPORTANTES DEL ORIGEN DE LA CONTABILIDAD
1494. Primera edición del primer libro sobre Teneduría de Libros de que e tiene noticia, escrito por Fray
Luca Pacciolo.
1519. Se elige a Don Alfonso Ávila, contador del Ayuntamiento de Veracruz, siendo el primer contador
oficial que existió en México.
1522. El 15 de octubre, Carlos V expide en nombramiento a favor de Don Rodrigo de Albornoz como
Contador Real de la Nueva España, quien se encarga de la guarda u recaudo de la hacienda de la Corona.
1581. Primera agrupación profesional de contadores, fundada en Venecia, Italia.
1844. Ley del Parlamento Ingles, estableciendo que, para conceder la incorporación de una campaña, sería
necesario el nombramiento de uno o más auditores.
1845. El tribunal de Comercio de la Ciudad de México, establece la Escuela Mercantil
1847. La escuela Mercantil cierra sus puertas por falta de fondos, en la época de la invasión Americana.
1854. Se funda la Escuela de Comercio en la Ciudad de México, por decreto de Santa Ana.
1856. Se organiza en Escocia, Inglaterra una sociedad de Contadores.
1868. El 15 de julio, siendo presidente Don Benito Juárez, se inaugura la Escuela Superior de Comercio y
Administración.
1869. Se restablece la enseñanza de idiomas extranjeros en la Escuela de Comercio y continúo en
suspenso la del castellano.
1870. Se nombra director de la Escuela de Comercio a Don Bernardino del Raso.
1871. Se crean en dicha escuela las carreras de “Empleado de Contador” y “Corredor Titular”.
1880. La reina Victoria otorga concesión para fundar el Instituto de Contadores de Inglaterra y Gales.
1886. Se funda en la Escuela de Comercio las clases de química, de estadísticas, historia del comercio y se
restableces las lenguas castellana caligrafía.
1887. Se funda en Estados Unidos la Asociación América de Contadores Publico.
1890. Se establece en la Edúcela Superior de Comercio y Administración, las clases de operaciones
financieras, bancarias y de bolsa.
1896. El Senado del estado de Nueva York, otorga reconocimiento legal a la profesión del Contador Público.
1899. Se establecen las clases de taquigrafía en la Escuela Superior de Comercio y Administración.
1905. Se crea en México la firma de contadores Price Waterhouse y Compañía
1906. Inaugura sus oficios en México la firma de contadores Deloitte Prender, Grifith, Haskins and Sells.
1907. El 25 de marzo, Don Fernando Díaz Barroso sustenta el primer examen de contador celebrado en
México.
1917. La Asociación Americana de Contadores se convierte en el Instituto Americano de Contadores.
1917. El Instituto Americano de Contadores publicó las primeras reglas a que deben ajustarse sus
miembros para la “certificación” de balance, con el nombre de “Métodos aprobados para la preparación del
Balance General”.
1917. El instituto Americano de Contadores adopta un Código de Ética Profesional
1917. Se fundó en México la Asociación de Contadores Públicos Titulados,
1921. Se modifican los procedimientos de enseñanzas de la Contabilidad adoptando como punto de partida
el estudio del Balance General, según la práctica de la Unción Americana.
1923. El 6 de octubre, se firmó el acta constitutiva del Instituto de Contadores públicos Titulados de México.
1924. Don Fernando Díaz Barroso publicó el primer texto profesional; Sistemas Modernos de Contabilidad.
1929. La Escuela Nacional de Comercio y Administración se incorpora a la UNAM.
1934. Se funda Mancera Hermanos y Compañía, S.A. primera firma mexicana de Contadores Públicos.
1938. El 3 de mayo, el C.P Ramón Cárdenas lleva la profesión a la ciudad de Monterrey,
descentralizándose así de la capital del país.
1959. El 21 de abril, se establece el decreto que crea la Dirección de Auditoria Fiscal Federal, que brinda al
Contador Público la oportunidad de que su opinión profesional sea considerada por las autoridades
hacendarías.
1965. La Escuela de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México adquiere
el rango de Facultad, al incorporar estudios de Maestría y Doctorado.
1973. El Instituto Mexicano de Contadores Públicos AC., celebra su cincuentenario
1973. La Facultad de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, cambia
su denominación por la de Contaduría y Administración, dejándose atrás un término conceptualmente
limitado.
DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA
4.-Historia de la tecnología de información
El término “tecnología de información” vino alrededor en los años 70. Su concepto básico, sin embargo,
puede ser trasero remontado incluso fomenta. A través del vigésimo siglo, una alianza entre las industrias
militares y varias ha existido en el desarrollo de la electrónica, de computadoras, y de la teoría de
información. Los militares han conducido históricamente tal investigación proporcionando la motivación y
financiándola para la innovación en el campo de la mecanización y de la computadora.
La primera computadora comercial era el UNIVAC I. Fue diseñada por J. Presper Eckert y Juan Mauchly
para la oficina de censo de los EE.UU. Los años 70s vio la subida de microordenadores, seguida de cerca
por el ordenador personal de IBM en 1981. Desde entonces, cuatro generaciones de computadoras se han
desarrollado. Cada generación representó un paso que fue caracterizado por el hardware del tamaño
disminuido y de capacidades crecientes. La primera generación utilizó los tubos de vacío, segundos
circuitos integrados de los transistores, y los terceros. La cuarta (y corriente) generación utiliza sistemas
más complejos por ejemplo Muy-grande-escala la integración o el Sistema
La Tecnología de información
Hoy, la tecnología de información del término ha hinchado para abarcar muchos aspectos de computadora y
de la tecnología, y el término es más reconocible que antes. El paraguas de la tecnología de información
puede ser absolutamente grande, cubriendo muchos campos. Los profesionales realizan una variedad de
deberes que se extiendan de instalar usos a diseñar redes de ordenadores y bases de datos complejas de
la información. Algunos de los deberes que los profesionales realizan pueden incluir:
Gerencia de datos
Establecimiento de una red de la computadora
Diseño de los sistemas de la base de datos
Diseño del software
Sistemas de información de gerencia
Gerencia de sistemas
La Tecnología se define como el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica y
ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus necesidades,
esto es, un proceso combinado de pensamiento y acción con la finalidad de crear soluciones útiles.
La tecnología de información (IT), según lo definido por la asociación de la tecnología de información de
América (ITAA) es “el estudio, diseño, desarrollo, puesta en práctica, ayuda o gerencia de los sistemas de
información computarizados, particularmente usos del software y hardware.” En fin, se ocupa del uso de
computadoras y del software electrónico de convertir, de almacenar, de proteger, de procesar, de transmitir
y de recuperar la información.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la
computación microelectrónica, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, sus
principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la
infraestructura material, el software y los mecanismos de intercambio electrónico de información, los
elementos de política y regulaciones y los recursos financieros.
5.-Transformaciones de las estructuras ocupacionales
La calificación de la mano de obra en la empresa de base tecnológica moderna está cambiando por varias
razones:
a) mayor importancia de las tareas de logística, procesamiento de datos, toma de decisiones y
comunicación;
b) reducción de tareas que no agregan valor(controles separados de la ejecución);
c) organización por tareas por incremento en la variedad de la producción;
d) incremento de tareas que surgen a partir del concepto de “diseño total”.
Las tareas que definen el perfil de la calificación del trabajador son ahora destrezas y habilidades requeridas
para realizar y revisar todas las tareas estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad
intelectual (para procesar información, tomar decisiones e interactuar con los de más trabajadores). Estos
cambios en el perfil de la calificación constituyen la base de los “equipos flexibles” de autocontrol, la base
técnica de los círculos de calidad, y definen la inevitable desaparición de “controles externos” a la
producción como son la inspección de calidad, la supervisión de manejo de materiales. Etc. El círculo de
calidad sustituye ahora a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión de las operaciones.
6.-Programas informáticos
La computadora se compone de un conjunto de componentes conectados entre sí y para que funcione es
necesario que haya un conjunto de programas que le digan paso a paso que es lo que debe hacer. El
software es la parte intangible del sistema de información que está formado por una colección de reglas e
instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la máquina. El mejor equipo sin un buen
programa no sirve para nada.
Tipos de programas
Puede clasificarse en varios grupos: sistema operativo, lenguajes de programación y programas de
aplicación.
El sistema operativo
Es el conjunto de programas que dirige las operaciones básicas del ordenador, especialmente las de
entrada y salida como presentar en el monitor los resultados, controlar la impresora, etc.
Se ocupa de varias funciones:
a) Administrar los recursos disponibles de la máquina, que son escasos. Controlar los flujos de información
dentro del sistema y la ejecución de los trabajos encomendados.
b) Mantener la operatividad del sistema, detectar errores y controlar los dispositivos y configuración de los
periféricos, de forma que no aparezcan continuas interrupciones frente al usuario.
c) Ejecutar el software de aplicación para obtener la máxima eficacia en la explotación del equipo.
Los lenguajes de programación
Son programas que permiten escribir programas
Hay lenguajes de programación que se aproximan al código de la máquina y se llaman de bajo nivel. En
este caso se utilizan los ensambladores, que son programas que transforman las órdenes escritas en
lenguajes de bajo nivel a código binario, a ceros y unos.
En el otro extremo se encuentran los lenguajes de alto nivel, que se asemejan al idioma escrito. Para
traducir estos programas a código binario existen los llamados intérpretes y compiladores.
En el caso de los lenguajes de programación interpretados, se traduce el llamado programa fuente cada vez
que se ejecuta. Este es un proceso sencillo pero lento, ya que está continuamente traduciendo.
En los lenguajes de programación que utilizan compilador, éste traduce el programa fuente y se obtiene lo
que se denomina programa objeto, que es el que se ejecuta.
Programas de aplicación
Son los que nos interesan en la ejecución de nuestras operaciones de “contar”
7.-Sistema informático
Es la síntesis de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema informático típico emplea un
ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos.
Los primeros sistemas informáticos se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales que
fueron evolucionando, el siguiente paso en la evolución de estos programas es la popularización del
entorno Windows. A pesar de que muchos programas que operan en MS-DOS, lo cierto es que con el
entorno grafico se consiguen mejoras en productividad:
a) uso del ratón
b) recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar
c) mantener varias ventanas abiertas
d) exportar e importar datos de la hoja de cálculo y procesadores de textos,
e) uso de menús sencillos
f) capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor
8.-Sistemas de cómputo administrativos
Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control
de inventarios, nóminas, etc. Que le permite mantener toda la información sobre sus clientes y
proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.
Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-
Server, Interbase, Oracle y cambien en bases de datos desktop como Access y Paradox. Las características
de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de
datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.
CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
la contabilidad financiera o la contabilidad externa.
la contabilidad de costos o contabilidad interna.
La contabilidad financiera:
Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la
empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros,
entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de
la empresa.
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de
liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
La contabilidad de costos:
Estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y
permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos
y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad
financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica
financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los
distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
Propósito y naturaleza de la información contable
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica.
Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para
realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr
estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes
impresos.
Elementos de sistemas de información
El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.
El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el
sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de
resultados.
Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto,
datos, imágenes y voz en forma electrónica.
Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de
negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.
Ciclo de vida de un sistema de información
Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objetivo es el estudio e
identificación de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a través de relevamientos, en
cuentas), establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.
Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades
del usuario a través de diagramas especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones
estructuradas.
Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos componentes del Sistema, de
acuerdo a una jerarquía apropiada, a los procesadores (hardware) y a la función.
Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e integración de los módulos con técnicas
de programación estructurada.
Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar las pruebas
del sistema.
Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de aceptación del Sistema.
Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la "descripción formal" del nuevo sistema:
Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.
Conversión de la base de datos: Esta actividad sólo se realiza cuando existen sistemas funcionando.
Instalación: Es la actividad final.
Sistema de información tiene como objetivo básico para brindar información para gestionar la planificación
de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad.
El ciclo de vida del sistema de información se realiza varios pasos para que este bien procesado para una
buena tome de decisiones.
Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y
terminando con la instalación, por eso se llama ciclo de vida del sistema de información.
SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y
convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información
vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes
actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil,
oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.
El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa
ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.
Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con
exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena
toma de decisiones en el momento oportuno.
Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se
generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los
comportamientos sociales e individuales.
Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y
recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento
en el centro de planificación estratégica".
La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad,
ya que esta es una forma para que los entes creen valor.
Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las
organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no".
He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que
debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)
Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.
MANUALES O COMPUTARIZADOS
Son llevados de la siguiente forma
Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es
decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables.
Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas.
Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información que
debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.
SISTEMA MANUAL
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.
Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.
Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.
Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.
Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de
resultados, estado de situación y asientos de cierre.
Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.
SISTEMA COMPUTARIZADO
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara
automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.
El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.
Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.
La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y
asientos de cierre, es automático.
El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de
la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros
de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta
de una empresa como MARTE sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas
resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de MARTE necesitará la información de ventas resumida
por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se
utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que
tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin
problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y
en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es
oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente
fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control
de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de
todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el
campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona
debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar
información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una
tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables
ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las
ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y
medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una
universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la
sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.
Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se
basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de
transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado
obtenido en el periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para
la comunidad.
PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una
interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que
sea útil, confiable y oportuna. .
a) Utilidad.- Una de las características de la información contable es la de adecuarse al propósito del
usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad.
• Contenido.- La información contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la
organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su
operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.
• Oportunidad.- La información contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea
usada en una adecuada toma de decisiones para la organización.
b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificación contable, o sea la operación del sistema debe ser estable,
objetivo y verificable.
• Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha
sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su
presentación.
• Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica
de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.
• Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la
aplicación de pruebas pertinentes.
c) Provisionalidad.- Significa que la información contable no representa hechos totalmente acabados ni
terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la
información.
UTILIZACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la
contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan
de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los
eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la
compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede
ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la
información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que
ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de
los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones
y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social,
ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales,
etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
1. El Balance General
2. Estado de G y P
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1. Estado de Costo Estimado
2. Estadísticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan
cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.
Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar
un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en
el futuro deberán agregarse al sistema.
Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de
un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal.
Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del
estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
Estado de Resultado
4. Ingreso 7- Otro ingresos
1. Costos 8- Otros egresos
2. Gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas de débito y crédito para obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son
las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes
áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá
servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del
régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se
hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros
datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se
utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de
dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo
general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es
conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al
cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la
mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento
de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea
comprar una compañía.
La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente.
Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El
duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y
en los libros de entrada original.
La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor
de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en
cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa
ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para
girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos
por distintos conceptos.
La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía
para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro
o externa para ser pedida fuera de la institución.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el
sistema de contabilidad.
La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El
Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos
y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus
deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período
determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que
aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las
obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer
su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las
operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido
como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar
los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias
finales listas para las ventas valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta
toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.
Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la
finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente
con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la
protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos Caja chica
Efectivo Inventarios
Ventas Etc.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las
actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el
hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona
para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un
banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control
podemos citar:
1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos
ingresos.
2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los
cobradores de manera que:
1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el
departamento de cobros y créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare
una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
. Caja chica
. Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no
requiere uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2. Que estos volantes estén numerados
3. Manejados por una sola persona
4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la
caja chica.
5. Depositar el dinero de la caja general
6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un
sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas
establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá
elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben
hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes
departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas. Por
ejemplo, por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y
condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a
una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de
acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes
clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus
mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Clasificación y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se
emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.
Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido
de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.
1. Poseer una relación detallada y actualizada
2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
3. Hacer chequeo periódico de los mismos.
4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que
posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las
salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en
venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las
que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
1. Hacer conteos físicos periódicamente.
2. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
4. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
5. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de
resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Lista de chequeo
A. Organización y clasificación de la compañía
A-1 Nombre y dirección de la compañía
A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección
A-3 tipo de negocio que realizan
A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño
.1 Compañía por acciones
.2 Sociedad en Comandita Simple
.3 Sociedad en Comandita Compuesta
.4 Sociedad en participación
.5 Negocio de único dueño
A-5 Socios
A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales
A-7 Historia del capital
.1 Inversión Original
.2 Inversiones Subsecuentes
.3 Ganancias Capitalizadas
A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas
A-9 En caso de compañía por acciones
.1 Clase de acciones
.2 Número de acciones de cada clase
.3 Valor nominal de las acciones en cada clase
.4 Acciones de cada clase circulando
.5 Capital autorizado
A-10 Registros de la empresa
A-11 Personas responsables de estos registros
A-12 Lugar donde se mantienen registros
A-13 Fecha de terminación del año fiscal
B. División funcional y departamental.
B-1 División funcional
B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de
Transacciones principales realizadas en cada departamento.
B-3 Formulario de cada departamento
B-4 Personal de cada departamento
B-5 Localización de cada departamento
C. Libros y registros usados o a usarse.
.1 De entrada original
.2 De entrada secundaria
D. Código de cuentas
.1 Número o letras o números y letras combinados
.2 Clasificación de las cuentas en el código
E. Reportes y estados
.1 Balance General
.2 Estado de Resultado
.3 Etc.
F. Equipo mecánico a usarse
.1 Máquina sumadoras
.2 Máquinas calculadoras
.3 Máquinas porteadoras y normalizadoras
.4 Etc.
G. Control administrativo sobre operaciones
.1 Recibos y desembolsos de caja
.2 Inventarios
.3 Cuentas a cobrar
.4 Costo
.5 Gastos
.6 Nómina de pago
.7 Cuentas a pagar
.8 Inversiones
.9 Activo Fijo
.10 Presupuestos
.11 Auditoría Interna
H. Departamento de contabilidad
.1 Personal
.2 Sistema de registro
.3 Equipo mecánico
.4 Condiciones del local
.5 Temperatura en el local
Manual de Procedimiento
Activo corriente- de origen deudor
11 Caja y Banco
o de origen deudor
o se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
o se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo
111 Efectivo
o de origen deudor
o auxiliar de caja y banco
o se debita si entra dinero en efectivo
o se acredita si sale dinero en efectivo
112 Caja chica
o de origen deudor
o es auxiliar de caja y banco
o se debita cada vez que entra dinero en la caja chica
o se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
o se acredita para liquidar el fondo de caja chica
113 Bancos
o de origen deudor
o auxiliar de caja y banco
o se debita cada vez que entra dinero al banco
o se acredita cada vez que sale dinero al banco
12 Cuentas por cobrar
o de origen deudor
o se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa
o se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa
o se acredita si el cliente abona a la deuda
13 Inventarios
o de origen deudor
o se debita cuando la empresa compra materiales para vender
o se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use método
perpetuo para el registro de las operaciones
Activos fijos
21 Terrenos
o de origen deudor
o se debita cuando se adquiere un terreno
o se acredita cuando se vende el terreno
22 Edificios
o de origen deudor
o se debita cuando se compra un edificio
o se acredita cuando se vende el edificio
22D Depreciación acumulada edificios
o de origen acreedor por se una contrapartida
o se debita cuando se vende el edificio
o se acredita para ir cargando la depreciación del edificio
23 Maquinarias y equipos
o de origen deudor
o se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos
o se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos
23D Depreciación acumulada maquinarias y equipos
o de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y equipos
o se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo
o se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo
24 Equipos de transporte
o de origen deudor
o se debita cuando se adquiere un equipo de transporte
o se acredita cuando se vende un equipo de transporte
24D Depreciación acumulada de equipo de transporte
o de origen acreedor por ser en contrapartida
o se debita cuando se vende un equipo de transporte
o se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte
Activos Diferidos
31 Gastos pagados por anticipado
o de origen deudor
o se debita cuando se paga un gasto por anticipado
o se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado
311 Seguro pagado por anticipado
o es un gasto pagado por anticipado
o es una cuenta auxiliar
o se debita cuando se paga un seguro por anticipado
o se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado
Pasivos (2)
41 Cuentas por pagar
o de origen acreedor
o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros
o se acredita cuando la empresa contrae una deuda
42 Documentos por pagar
o de origen acreedor
o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un
documento
o se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento
43 Retenciones por pagar
o de origen acreedor
o se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los empleados
o se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados
Capital (3)
51 Capital
o es de origen acreedor
o se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
o se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa
52 Resultado del periodo
o es de origen acreedor
o se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable
o se acredita para cerrar la cuenta de ingresos
Ingresos (4)
61 Ventas
o es de origen acreedor
o se debita para cerrarla al final del periodo contable
o se acredita para registrar la venta de una mercancía
611 Ventas al contado
o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
o se debita para cerrarla al final de un periodo contable
o se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado
612 Ventas a crédito
o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
o se debita para cerrarla al final del periodo contable
o se acredita para registrar la venta de mercancías a crédito
Costos (4)
400 Costo de ventas
o de origen deudor
o se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use el método físico para el
registro de operaciones
o se acredita para cerrarla al fina del período contable
Gastos (5)
100 Gastos generales y administrativos
o de origen deudor
o se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
o se acredita cuando se cierra al final del período
1001 Gastos de sueldos
o es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos
o se debita cada vez que la compañía para sueldos
o se acredita para cerrarla al final del período
LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE
Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del tipo de
información que se esta utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto
vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy
difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la
empresa y con la toma de decisión de la empresa.
Costos Unitarios
Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o
medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta
información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la
empresa fija los precios de sus productos.
Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de
decisiones son las siguientes:
1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se
toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta
información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales.
2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y
la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.
3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de
tasas predeterminadas a los costos indirectos.
Costos Estándares
Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la
actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los
estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas
de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar.
En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación
a la producción.
Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.
2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.
3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o
flexibilidad.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La disminución de los costos permite entre otras cosas
1. 1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.
2. Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.
3. El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
4. Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.
Con la certificación de la norma se proyecta:
1. Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa
para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
2. Existencia de una mejor posición competitiva.
3. La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de
mejoramiento para el sistema de Calidad.
4. Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la
resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
1. Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
2. El sistema origina cierta burocracia.
3. Se necesitan suficientes recursos.
4. Es costoso.
Introducción a los Sistemas de información
En una organización o empresa, el analista y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con
la finalidad de observar cómo trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar
estas tareas es el analista de sistemas para. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se
conoce un estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La
información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los
administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se
familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el
desarrollo de sistemas.
Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo
entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más
pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los
propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)
ETIMOLOGÍA DEL TÉRMINO SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)
En sus orígenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la práctica empresarial de informatizar las
nóminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que
históricamente se venían desarrollado siempre eran para gestionar la información sobre ventas, inventarios,
y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el término "SIG" (o "MIS") surgió para describir este
tipo de aplicaciones. Hoy, el término se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse
a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de
proyectos, y aplicaciones de recuperación de bases de datos y la formación empresarial
Sistema de información: Un sistema de información de información (SI) es un conjunto de elementos
orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior
uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de alguna de estas
categorías:
Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el
hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las
operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza
equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la
planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema.
DIFERENTES SIGNIFICADOS DEL SIG SEGÚN EL CAMPO DEL CONOCIMIENTO
El término Sistemas de Información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes
significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se
enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en ese
campo:
En informática , un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de equipo de
telecomunicaciones o computacional interconectados y que se utilicen para obtener,
almacenar, manipular, administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o
recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" y "firmware")
como el equipo de cómputo
En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual,
que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos,
procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el
usuario.
En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
a. Estructura:
b. Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como
"buffers”, RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, etc.
c. Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales
como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.
d. Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces
inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.
e. Comportamiento:
f. Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante
el intercambio de mensajes.
g. Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios o servicios.
En geografía y cartografía, un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para
integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada.
Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias
sociales.
En representación del conocimiento, un sistema de información consiste de tres
componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se
define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados
automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el
contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo
que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando
un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea
específica), esto corresponde al nivel pragmático.
En matemáticas dentro de la teoría de los dominios, un sistema de información Scott (por su
inventor Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación
alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.
En matemáticas teoría de conjunto difuso, un sistema de información es un sistema de
atributo-valor.
En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está
fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos,
así como por el desempeño de la tecnología.
Disciplinas académicas relacionadas con los SIG.
Contabilidad gerencial.
Investigación de operaciones.
Administración y organización.
Ciencia de la computación.
Análisis y sistemas
El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el
propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos
componentes.
Análisis Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la
información para recomendar mejoras al sistemas.
Diseño: Especifica las características del producto terminado.
Análisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.
Diseño: Establece como alcanzar el objetivo
ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION
En una empresa pequeña, lo más probable es que realice las actividades:
1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de información): Es reunir información y determinar los requisitos.
Los analistas no son responsables del diseño de sistema.
2.-ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA (Diseñadores de sistemas, Diseñadores de aplicaciones): El
analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema.
3.-ANALISIS, DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA (Analista programador): Desarrolla las
especificaciones de diseño y escribe el software necesario para implementar el diseño.
Elementos de un sistema de información.
1. Personas.
2. Datos.
3. Actividades o técnicas de trabajo.
4. Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación,
aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
SOFWARE. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la documentación asociada, que
sirve para realizar el método lógico.
HARWARE: Los dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de computación y que
proporcionan las funciones del mundo exterior.
GENTE: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware.
BASES DE DATOS: Una colección grande y organizada de información a la que se accede mediante el
software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.
DOCUMENTACION: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y / o la
operación.
PROCESAMIENTOS: Los pasos que definen el uso específico de cada elemento del sistema o el contexto
procedimental en que reside el sistema.
CONTROL: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de control tolerables de
rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un calentador de agua.
Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y
automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático,
en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están
constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos, pero siendo estrictos, un sistema de información
no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir
entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas
de información en general.
Características de sistema de información
Sus principales características son:
Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.
Son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones.
Son intensivos en entradas y salidas de información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y copo sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus
operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información.
Tiene la propiedad de ser recolectores de información.
Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.
Ejemplos: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACION
Reservaciones aéreas.
Departamento de registro hospitalario.
Control escolar.
Preparación de nóminas en operaciones bancarias.
Sistema de intercomunicación electrónica.
Entre otras.
Para cumplir sus propósitos los sistemas interactúan con su medio ambiente es decir cualquier
entidad que se sitúa fuera de los límites del sistema (sistemas abiertos).
Los niveles de rendimiento se miden con estándares. Los rendimientos reales se comparan contra
los estándares que vienen de la experiencia.
Las actividades que están por encima o debajo de los estándares deben anotarse, estudiarse y
ajustar.
Retroalimentación. La información suministrada a través de la comparación de los resultados con los
estándares y el informe de los elementos de control sobre las diferencias. Ejemplo: Una empresa que
produce pasteles caros y de baja calidad, las ventas bajas serían la retroalimentación.
Hay que tomar en cuenta los siguientes ejemplos de datos relevantes relacionados con el sistema.
1. Canales no formales. ¿Qué interacciones existen entre el personal y los departamentos,
pero que no aparecen en el organigrama o en el procedimiento de operación previamente
establecido?
2. Interdependencia. ¿En qué otras áreas, departamentos y componentes de la empresa se
encuentra una dependencia específica? Esto es, ¿Quiénes dependen de quien para realizar
sus funciones?
3. El personal clave. ¿Cuáles individuos y elementos del sistema son más importantes para
su existencia?¿Crees que una área a la que no se le haya tomado en cuenta su opinión,
hubiera aportado buenas idea al diseño de elaboración del sistema sobre todo si tiene
directamente que ver con su función?
4. Relaciones críticas de comunicación. ¿Cómo circula la información y las instrucciones
entre los componentes de la empresa y cómo interactúan las diferentes áreas?
Ciclo de vida de un sistema información gerencial
CICLO DE VIDA
Ciclo de vida de un sistema:
Definición del problema.
Recopilación de información.
Análisis.
Diseño.
Programación.
Prueba.
Documentación.
Implementación.
CICLO DE VIDA
ESTRUCTURA DE UN SIG
La estructura de un Tiene forma piramidal
1. La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el
procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2. El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de
control.
3. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y
la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4. El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación
estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.
Tipos de sistemas de información
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una
organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede
clasificar a los sistemas de información en:
Sistemas Competitivos
Sistemas Cooperativos
Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de
información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres)
de las características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones más
concretas (y reales) de sistemas de información.
Desde un punto de vista empresarial
El modelo de la pirámide
La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide.
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse
en:
1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información
referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
2. Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas
empresariales en general.
3. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de
las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de
decisiones.
4. Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel
gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de
la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.
Primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de
información comenzó a evolucionar.
5.Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario
del administrativo de una empresa u organización.
6.Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una
organización en un solo sistema.
7.Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida
aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada). Sistemas de Información Estratégicos
Un Sistema de Información Estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la
información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para
incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus competidores.
Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información
para apoyar a la toma de decisiones (aunque puede llevar a cabo dichas funciones), sino crear una
diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más
atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los
cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una
ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios
bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al
resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas
de información estratégicos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios
diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la
empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a
paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se
pueden señalar:
Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores
clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratégica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en
la que interactúa con clientes y proveedores.
Clasificación, según el entorno de aplicación
1. Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos.
El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y
también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo
importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los
TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
2. Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una
empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si
esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben
estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se
encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma
de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la
empresa.
Actividades que realiza un sistema de información
Realiza cuatro actividades básicas:
1) Entrada.
2) Almacenamiento.
3) Procesamiento.
1) Salida de información.
1).-Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las
unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el
teclado y el mouse, entre otras.
2).-Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
3).-Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de
los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
4).-Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los gráfica dores y los plotters, entre otros. Es
importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de
Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el
Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya
que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de
Control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño
conceptual ilustrado en la en la siguiente figura.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una
organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte,
los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la
Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la
Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su
uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la siguiente figura.
A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se
cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de
la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en
el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo,
un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información
como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de
estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño
gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique
cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la
decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación
operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar
información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de
la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos
en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco
nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de
sus competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que
buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos
y procesos.
Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de
información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la
productividad de sus usuarios.
Pasos para implementar un SIG
1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de
información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de
prestación de servicios.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse
efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular,
analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las
necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que
necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y
otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
Importancia de los SIG
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan
grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar
información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como
Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran
valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.
Necesidad de un SIG
¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización? Las razones pueden ser
muchas, pero pueden resumirse en estas:
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas
correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de
los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no
disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información
irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: Reducción de costos.
Factores que determinan su desempeño
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de
información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y qué se requiere
para mejorarlo.
Áreas de trabajo
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
Estrategia de los sistemas de información.- Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es decir
sobre cómo debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la
finalidad del SI.
Gestión de los sistemas de información.- Se trata de determinar la forma en que debe usarse un SI
según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
Desarrollo de los sistemas de información.- Comprende el diseño e implementación de dichos
sistemas.
Cada una de estas ramas se subdivide a su vez en nuevas disciplinas que se entrecruzan con otras
ciencias y con otras disciplinas de la administración tales como ciencias de la computación, ingenierías,
ciencias sociales y del comportamiento y la administración de negocios.
Sistemas de Información Gerencial en las Pymes
En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a
proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por
ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las
organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de
recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de
ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones
como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la
Información, etc.; además las Pymes tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo
difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir
y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los
usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano.
Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de
las Pymes como de cualquier empresa.
Las actividades Planificación y Control
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un
buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas
funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema,
debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la
realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias,
deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos
planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no
disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información
irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar Relacionada Con Sus
Tareas Y Responsabilidades.
Aplicación de los sistemas de Información
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la
tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la
orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado
compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha
cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los
servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su
personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial).
Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en
cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el
sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que
soporta el flujo de información dentro de la organización.
Aplicación práctica de los sistemas de información gerencial
De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las
organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y,
posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los
Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de
Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de
crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de
mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o
contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de
contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por
un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un
programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte
de algún fabricante local de programas de aplicación.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario
(ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas
son importantes en el ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar
que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por
parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.
Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una
empresa se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como
consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se
habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas
Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de
pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia
Administrativa o Contraloría.
El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los
usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con
preparación académica en el área de sistemas.
Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de
sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico,
etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las
salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
consecuente irritación de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta
para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este
problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario
considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de
controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas presupuestarias base cero
(partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio
que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas
más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo
del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control
administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de
establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de
aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del
departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de
sistemas, auditoría de sistemas y programación.
Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparación técnica.
Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:
La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización
del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de
datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo
sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y
no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de
Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada,
permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas,
reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:
El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy
valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es
decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir
este recurso.
El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe
manejar niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta
etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una
función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora,
Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones,
Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de
alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra
la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de
recursos computacionales.
Desarrollo de un sistema de información gerencial SIG
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial
que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se
puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios
marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de
informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de
decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el
medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de
los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar
decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica
adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de
información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores
están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen
para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo
simplemente como una forma o manera de reducir los costos.