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ACTUALIZACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO

DE ZIPAQUIRA E.A.A.A.Z.

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JULIO 24 DE 015

Versión 04 del 15/04/2014

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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control

Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.

EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA


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INTRODUCCION

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION 1.1 RESEÑA HISTORICA DE LA E.A.A.A.Z. 1.2 A CERCA DE LA E.A.A.A.Z. 1.2.1 MISION 1.2.2 VISION 2. CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA ELABORACION DE TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.A.A.A.Z.ESP. 2.1 IMPORTANCIA DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD.

2.1.1 PRESENTACION DEL DOCUMENTO

2.1.1.1 METODOLOGIA EMPLEADA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

2.1.2 INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

2.1.3 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION

3.1 CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

3.1.1 CODIFICACIÓN

3.1.1.1 CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS

3.2. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

3.2.1 CRITERIOS DE VALORACION PARA LA RETENCION Y DISPOSICIÓN FINAL

DE LA DOCUMENTACION

4. EXPLICACION DEL FORMATO DE LAS TRD DEFINIENDO CADA UNA DE LAS

COLUMNAS ABREVIADAS Y CONVENCIONES

4.1 CÓMO INTERPRETAR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

4.1.1 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E HISTÓRICO

5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

5.1 DISPOSICIÓN FINAL

5.1.ELIMINACIÓN DOCUMENTAL:

5.2 RETENCIÓN DOCUMENTAL

6. NORMATIVIDAD GENERAL RELACIONADA

7. GLOSARIO

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INTRODUCCION

La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a

racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública; promover la

organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los

documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación

y consulta de los archivos históricos.

En virtud de las disposiciones contenida en la Ley y la reglamentación que expide

el Archivo General de la Nación, se registra en este documento las pautas básicas

que deben conocer y aplicar los funcionarios de las diferentes dependencias de la

E.A.A.A.Z.ESP. para la organización de los archivos de gestión y central y el

procedimiento para las transferencias documentales al archivo central y al histórico.

Hay que tener en cuenta que la dinámica de la administración pública es cambiante;

por tal razón el Archivo General de la Nación establece el seguimiento y

actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidades públicas y

privadas que cumplen funciones públicas en uno de sus apartes del acuerdo 039 de

2002, etapa quinta del procedimiento o metodología para la elaboración y aplicación

de este documento, que al tenor dice: “La unidad de Archivo de cada entidad

establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de

la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento

en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los

procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las

Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la

dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y

aprobadas por el Comité de Archivo de la misma”.

Al tener en cuenta lo expuesto anteriormente, se elabora este documento de

modificación de la Tabla de Retención Documental, pretendiendo dar cumplimiento

a los parámetros dados por el Archivo General de la Nación y atendiendo la


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modificación en la estructura orgánica de la entidad y del ajuste en el manual de

funciones de la entidad.

La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquira en cumplimiemnto

del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 y el plan de mejoramiento Archivisto coloca a

consideración el proyecto de Ajustes y/o actualización d las tablas de retencion

documental para su aprobación de conformidad con el Decreto 2578 de 2012 y el

Acuerdo 004 de 2013.

Las Tablas de Retencion Documantal fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo, mediante Acuerdo 002 del 08 de febrero de 2005, y adoptadas por la entidad según resolución Administrativa Nº en vista a que la "E.A.A.A.Z E.S.P", efectúo proceso de modernización de la planta de personal adoptada mediante Decisiones de la Junta Directiva Nº 10 y 12 del 26 de Septiembre de 2013, Decisión Nº 08 de Agosto 22 de 2014, Resolución Nº 274 del 4 de Octubre de 2013 y Resolución Nº 283 del 8 de Septiembre de 2014, en consecuencia se hace necesario la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD, debido a que la "E.A.A.A.Z E.S.P", adopto una nueva estructura organizacional como se evidencia en los actos Administrativos antes citados y conforme al Organigrama de la Estructura Orgánica de la Empresa.

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA. La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá “EAAAZESP” fue constituida mediante escritura pública número (461) del 17 de marzo de 1987, en la cual se enuncia que será un organismo descentralizado del orden municipal, que tendrá como domicilio Zipaquirá, con una duración de 50 años a partir de la fecha de la escritura. En noviembre de 1995 la EAAAZESP es registrada ante la Superintendencia de Servicios Públicos y el 4 de diciembre de 1995 según acuerdo Nº 36 se transforma en empresa de servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado. El 1 de enero de 1997 la empresa empieza a prestar el servicio de aseo que antes proporcionaba el Municipio, esto trae como consecuencia el cambio del nombre y siglas de la empresa. El 29 de enero de 1998 según decisión 001 se denominará “EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRÁ”. La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá “EAAAZ” E.S.P., es actualmente una empresa industrial y comercial del estado del orden municipal, prestadora de servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica,


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autonomía administrativa y financiera, y patrimonio propio e independiente constituido con bienes y fondos públicos comunes, los productos de ellos, y el rendimiento de tasas que perciba por los servicios y funciones y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución. La Empresa está dedicada a captar, tratar y transportar agua potable, prestando de esta forma el servicio de Acueducto, donde cuenta con cuatro plantas de tratamiento de agua potable, ubicadas dos en Zipaquirá (Planta Alto del Águila y Planta Galán) y otras dos Ubicada en el municipio de Cogua (Planta Regional 1 y 2) y su administración está localizada en Zipaquirá. Para el servicio de Alcantarillado, cuenta con un sistema de redes que está en proceso de mejoramiento con el desarrollo actual del Plan maestro de alcantarillado, apoya sus labores con un equipo de succión, el cual sirve de apoyo en el mantenimiento de redes y limpieza de pozos sumideros y quebradas. Para el servicio de aseo se cuenta con una infraestructura compuesta por vehículos recolectores tipo compactador, doble troques y otros vehículos sencillos, la EAAAZESP ha establecido rutas de barrido manual y rutas de recolección de residuos sólidos, con disposición final en el relleno sanitario denominado “Nuevo Mondoñedo”. La Empresa posee personal idóneo para las labores que desempeña, según su organización tiene tres (3) Subgerencias de trabajo: la Subgerencia Técnica -Operativa, la Subgerencia Comercial, y la Subgerencia Administrativa y Financiera, establecidas en los diferentes macro procesos y procesos definidos por el SGC. En pro de la mejora continua viene desarrollando programas de capacitación y formación. Según el acuerdo del Concejo Municipal Número 25 del 21 de octubre de 2008 se aprobó el nuevo objeto social de la EAAAZESP, incluyendo los servicios complementarios, (lavado de tanques, lavado de fachadas, análisis de laboratorio, entre otros)

1.2 A CERCA DE LA E.A.A.A.Z 1.2.1 Misión. “la EAAAZESP satisface las necesidades de agua potable y saneamiento básico, proporcionando soluciones integrales a la comunidad en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y complementarios” 1.2.2 Visión. “ser modelo sostenible a nivel nacional en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y complementarios, a través de la formulación y ejecución de programas con responsabilidad social y ambiental”. DEPOSITOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA E.A.A.A.Z.


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2. CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA ELABORACION DE

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.A.A.A.Z.ESP.

2.1. IMPORTANCIA DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD.

La Tabla de Retencion para la E.A.A.A.Z.E.S.P. es un Listado de series y sus

correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en

cada etapa del ciclo vital de los documentos, le permitira a la entidad.

Conocer y regular la produccion documental en cumplimiento de las funsiones

constitucionales que le han sido asignadas

Facilitar el acceso y control a los docuentos publicos producto de su gestion en

concordancia con las normas constitucionales y legales vigentes

Garantizan la selección y conservacion de la documentacion que representa un

valor administrativo patrimonial para la entidad territorial y sus governados

Regular las transferencias documentales en las diferentes fases de formacionn del

archivo

Contribuir a la modernizacion de la gestion publica, permitiendo la generacion de

acciones que faciliten la democracia participativa, la convivencia pasifica el

desarrollo social y el bienestar comunitario.

2.1.1. PRESENTACION DEL DOCUMENTO

Como actividad del trabajo inicial del proceso se llevo a cabo la socializacion del trabajo

archivistico a desarrollar mediante entrevistas con los funsionarios de cada dependencia,

cumpliendo el objetivo de ilustrar al personal sobre el alcance conceptual, metodologia para

elaborar el ajuste a las Tablas de Retencion Documental de la E.A.A.A.Z.

2.1.1.1 METODOLOGÍA EMPLEADA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


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La metodología aplicada para ajustar las Tablas de Retención Documental, fue

participativa, buscando que todos productores de la documentación estuvieran

involucrados en el desarrollo de su actualización.

Se busca con este procedimiento, que sirva de refuerzo para esclarecer que

producimos en información en cada dependencia de la Empresa ,la importancia de

la participación es un elemento fundamental, ya que esto nos permite hacer un

mapa conceptual de la estructura orgánica-funcional y poder clarificar las funciones

que las dependencias hacen según los procesos y procedimientos que maneja cada

dependencia de acuerdo al Manual de Funciones, la encargada del área de Archivo

paso por cada una de las dependencias informando la metodología para poder

determinar los ajustes en un trabajo colectivo de cada unidad productora, Una vez

las oficinas productoras allegaron al archivo la información solicitada se revisa y si

hay una aclaración de alguna serie o Subserie, se realizara la capacitación para

aclarar los conceptos necesarios. Para la actualización de las tablas de retención

documental

Los estudios para el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental de la Empresa de Cueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquira, se basó en la estructura orgánico funcional actual de la E.A.A.A.Z.E.S.P, y siguiendo los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 04 de 2013 y la cartilla instrumentos archivisticos el Mini manual “Tablas de Retención Documental y transferencias Documentales. Se siguieron las siguientes etapas:

PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA

INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.

Se Compilo toda la información institucional contenida en disposiciones legales

relativas a la creación y cambios de la estructura organica funcional, organigrama

vigente, actos administrativos de creación de dependencia y grupos de trabajo, y el

manual de funciones. Se aplico la encuesta a los productores de los documentos

con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan


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Se realizó una presentación del proyecto al comité de Archivo de la empresa , en

la que se explicó en qué consiste, cual es la metodología para la actualización y la

elaboración de la nueva Tabla de Retención documental y las bondades que se

derivan al aplicar este instrumento.

Se aplicó la encuesta en la cual se pudieron identificar qué áreas producían

documentos y cuáles no, así como cuales tipos o series documentales generaban.

Compilación de la Información Institucional.

La importancia de tener las disposiciones legales, actos administrativos y las

normas estructurales como Decisiones, Resoluciones. Que nos permite determinar

la estructura de la administración.

El manual de funciones por dependencia nos permite detallar las actividades de

cada dependencia y de esta manera proyectar las series y subseries.

La construcción del organigrama nos da una visión histórica de la estructura

orgánica-funcional de la empresa.

SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

RECOLECTADA

en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la situación actual de los

documentos de la Entidad y se entró a presentar una propuesta racional para su

manejo, de tal manera que se apliquen los principios y procesos archivísticos con el

fin de dar protección al patrimonio documental desde su producción hasta su

disposición final. Se realiza el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención

Documental a cada una de las unidades administrativas descritas en la estructura

orgánica actual.

Con la información recolectada en la primera etapa se realizaron las siguientes

actividades.

Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales, se elaboro el

cuadro de clasificación de series y subseries para toda la E.A.A.A.Z.ESP.

Valoración y selección documental: Una vez identificadas las Series y subseries se

realizó su valoración a la luz de la normatividad para determinar los tiempos que


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deben permanecer en los archivos de gestión central e histórico por poseer valores

primarios, cuales por carecer de valores secundarios se les puede aplicar

eliminación y cuales por ser relevantes para la historia institucional se deben de

conservar permanentemente en el Archivo Histórico.

TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE TABLA DE

RETENCION DOCUMENTAL

Con la informacion debidamente analizada y evaluada se conformo la tabla de

retencion documental ajustada para la E.A.A.A.ZESP.

Para la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD de la

E.A.A.A.Z.E.S.P. se tuvo en cuenta los principios y criterios generales de la

archivística; se aplicaron las pautas y metodología que para este proceso ha

establecido el Archivo General de la Nación, teniendo la estructura orgánica de la

E.A.A.A.Z.E.S.P, atendiendo a la normatividad archivística vigente

Se presento al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación

de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de

las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio

correspondiente

Una vez estructurada la propuesta de ajustes de las tablas de retencion documental

fueron remitidas a cada uno de los productores de la documentación para las

consideraciones y observaciones respectivas las cuales se estudiaron y ajustaron

con base en los parámetros archivísticos establecidos

Finalmente se someten a estudio y aprobación por parte del comité de archivo de la

E.A.A.A.Z.

2.1.2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

2.1.3. Encuesta Estudio Unidad Documental

Previo conocimiento de la Institución se procedió a identificar las tipologías y

unidades documentales dentro de cada unidad administrativa. En este punto se

trabajó la entrevista con los productores documentales de cada dependencia, se

aplicaron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre la generación,


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trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos,

con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una

adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La entrevista fue

realizada a cada jefe de dependencia,teniendo en cuenta la primera parte de la

encuesta (Estudio de Oficina Productora) y la segunda parte (Estudio de la Unidad

Documental). Las entrevistas se realizaron personalmente y se contó previamente

con la disponibilidad del encuestado, se elaboraron en todas las unidades

administrativas definidas en el organigrama.

3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales. En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber:

3.1 CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación, La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades de la Entidad y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos. A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general debidamente codificado, con las respectivas oficinas productoras, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la E.A.A.A.Z.E.S.P. 3.1.1 CODIFICACION. Definida la estructura orgánica (organigrama actual), donde se identifican las unidades administrativas (secciones y subsecciones) que integran la Entidad; se codificaron las diferentes dependencias. Se respetó la codificación definida en la versión de la Tabla de Retención anterior para la E.A.A.A.Z.E.S.P, la cual establece cuatro niveles dentro de la Empresa con sus códigos correspondientes.


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PRIMER NIVEL: Gerencia General (100) SEGUNDO NIVEL: Subgerencia Tecnica y Operativa (200) TERCER NIVEL: Subgerencia Administrativa y Financiera (300) a la modificación de la Tabla de Retención Documental se agrego el CUARTO NIVEL: Subgerencia Comercial (400)

3.1.1.1 CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Para la versión 2 de la Tabla de Retención Documental la Empresa de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo de Zipaquira ESP, se tuvo en cuenta la codificación dada a

las dependencias en la anterior versión, con el fin de no realizar cambios

trascendentales que afecten o confundan la organización documental de la entidad,

por consiguiente queda así:

DEPENDENCIA CODIGO

GERENCIA GENERAL 100

OFICINA ASESORA JURIDICA 110

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 120

PLANEACION Y DESARROLLO CORPORATIVO 130

SISTEMA GESTION DE CALIDAD 140

SUBGERENCIA TECNICA Y OPERATIVA 200

DIRECCION DE AGUA POTABLE 210

DIRECCION DE SANEAMIENTO BASICO 220

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 300

RECURSOS HUMANOS 310

CONTABILIDAD 320

COMPRAS Y ALMACEN 330

SISTEMAS DE INFORMACION 340

SUBGERENCIA COMERCIAL 400

FACTURACION Y CARTERA 410

COMERCIALIZACION Y VENTAS 420

ATENCION Y SERVICIO AL USUARIO 430

ORGANIGRAMA

Cuadro de Clasificación

El cuadro de clasificación, es un esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones

y subsecciones y las series y subseries documentales.


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CUADRO DE CLASIFICACION E.A.A.A.Z.E.S.P.

CLASIFICACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTERILLADO Y ASEO

DE ZIPAQUIRA E.A.A.A.Z.E.S.P.

FONDO

SECCION

SUBSECCION

SERIE

SERIE SUBSER

IE SUBSERIE

EAAAZ

100 100 01 ACTOS

ADMINISTRATIVO 01 Resoluciones

100 100 02 DECISIONES

03 ACTAS

100 100

01 Actas de la Junta Directiva

100 100 02 Actas del Comité de Gerencia

100 100 03 Comité de planeacion

100 120 04 Actas Comité Control Interno

300 300 05 Actas de negociacion sindicato

400 400 06 Actas Comité de PQR

300 310 07 Actas Comité de Higiene y Seguridad Industrial

300 310 07 Actas Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo

300 330 08 Actas Comite de Compras

300 330 09 Actas Baja de inventario

300 300 10 Actas Comité de Archivo

300 300 11 Actas Comite Paritario de Salud Ocupacion

100 110 12 Actas Comité de conciliacion

100 140 13 Actas Comité de Calidad

300 310 14 Actas Comité Convivencia Laboral


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300 310 15 Actas Comité de Relaciones Laborales

300 320 16 Actas Comité de Sostenibilidad y Saneamiento Contable

04 PLANES Y

PROGRAMAS INSTITUCIONALES

100 100 130

1 Plan General Estratégico

100 100 2 Plan de Gestión y Resultados

200 220 3 Plan de Rutas

400 400 4 Plan comercial

300 300 5 Plan Administrativo

300 300 6 Plan financiero

300 300 7 Plan de desarrollo selección y vinculacion de personal

300 300 8 Plan Anual de Compras

100 120 9 Plan de mejoramiento

100 120 10 Plan de calidad

200 200 11 Campañas educativas a la comunidad

200 210-220 12 programa de Gestion Institucional

200 200 12 Programa de uso eficiente y Ahorro de Agua

200 210 13 Programacion Lavado y Mantenimiento

200 210 14 Programacion de personal

200 210 15 Programa de construccion y mantenimiento de Redes

200 220 16 Programa de limpieza y mantenimiento de pozos

300 310 17 Programa de Estimulos

300 310 17 Programas de bienestar social

300 310 18 Programa de induccion y reinduccion

300 310 19 Programa capacitacion

300 310 20 Programa de Seguridad Industrial

300 340 21 Plan Anual de renovacion de Equipos

05 INFORMES

INSTITUCIONALES

100 100

1 Informe de Gestión Consolidado

100-300

100-120- 300- 320

2 Informe a Organismos del Estado

100 100 2 Informes a Entidades de Control


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100 100 3 Informes a la Junta directiva

100 100- 4 Informes de Gestion

100 110 4 Informes Internos de Gestion















300 310 5 Informes Contraloria General de la Nacion

100 120 6 Informes Auditorías

100 120 7 Alcaldia

100 120 8 seguimiento control

200 210 9 Informes de Caudales

200 210 10 Informes Calidad de agua

200 210 11 informes control calidad red

200 220 12 informes visita ocular

300 320 13 Informe Ejecucion presupuestal

300 320 14 Informe Financiero

06 CONTRATOS

100 110

1 Convenios

100 110 2 Contrato de Concesion

100 110 3 Contratos de Suministro

100 110 4 Contrato de Prestación de Servicios

100 110 5 Contrato de Compraventa

100 110 6 Contrato de Seguros

100 110 7 Contratos de Obra

100 110 8 Contratos de servicos de Transporte

100 110 9 Contratos de Consultoria

100 110 10 Contrato de Arrendamiento


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100 110 11 Contrato de Prestación de Servicios profecionales

08 CONVENIOS 1 Convenio interadministrativos

09 ESTADISTICAS

200 200

1 Estadisticas de Residuos Solidos

200 200 2 estadisticas del servicio

200 200 3 estadisticas de mantenimiento

10 PLANOS

100 130

1 Planos de Acueducto

100 130 2 Planos de Alcantarillado

11 LIBROS

200 200

1 libro Control Plantas

300 320 2 libro diario

300 320 3 libro mayor y balance

300 320 4 libro Auxiliar de Bancos

300 310 5 Libro Control de solicitudes

100 100 6 Libro Control Consecutivos

12 MANUALES

200 210

1 Manuales operación de Plantas

100 110 2 Manuales de contratacion

100 120 3 Manual de Control Interno

100 120 4 Otro

100 120 5 Manual Gestion de calidad,

100 120 6 De responsabilidades

100 120 7 procedimiento e instructivos

100 120 8 manual de registros

100 120 9 modelo de gestion

100 120 10 Manuales de supervision e interventoria

300 300 11 Manual de funsiones

13 SISTEMA

100 120

1 Administracion de riesgos

100 120 2 Indicadores de Gestión

100 120 3 Control Interno

13 SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

1 Modelo Integrado de Planeación y Gestión

100 140

2 Sistema Integrado de Gestión

100 140 3 Acciones correctivas, preventivas y de mejora


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100 140 4 Procesos InstItucionales

200 230 14 CRONOGRAMAS Informe Diario de Labores

200-300

200 -300 15 CAJA MENOR

100 110 16 PROCESOS

DISCIPLINARIOS

400 410 17 FACTURACION

400 420 18 PETICIONES QUEJAS Y RECURSO

300 310 19 REGISTRO DE PQR

300 310 20 BOLENTINES INFORMATIVO

400 410 21 EXPEDINETE

COBRO JURIDICO

22 REGISTRO DE SUSPENSION

SERVICIO

400 410

1 suspension de Servicios

400 410 2 Corte de Servicios

400 410 3 Reconexiones

400 430 23 SOLICITUD DE

SERVICIOS

23 NUEVOS

USUARIOS

400 430

1 Independizacion

400 430 2 Legalizaciones

400 430 3 Acometidas Nuevas

300 320 24 ORDENES DE

COMPRA

300 320 25 EGRESOS

25 COMPROBANTES

CONTABLES

300 320

1 Comprobantes de Egreso

300 320 2 Comprobantes de Ingreso

300 320 26 COMPROBANTES

INGRESO

300 320 26 COMPROBANTES

DE CONTABILIDAD


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300 320 27 CONTRIBUCIONES

ESPECIALES

300 320 28 CONCILIACIONES

BANCARIA

300 300 29 NOMINA

30

APORTES PARAFISCALES Y

SEGURIDAD SOCIAL

300 300

1 Aportes Salud Clasificado por Cada EPS

300 300 2 Aportes ARL

300 300 3 Aportes Fondo Pensiones y Cesantías

300 300 4 Aportes CAFAM, SENA. SGRL

300 320 31 DECLARACIÓN DE

RENTA

300 320 31 DECLARACIÓN TRIBUTARIAS

300 320 32 DECLARACIÓN DE RENTA MENSUAL

300 320 33 HISTORIAS

LABORALES

300 300 35 REGISTRO

PROVEEDORES

300 330 36 KARDEX ANUAL

DE ALMACEN

300 330 37 CUENTA MENSUAL

DE ALMACEN

300 330 37 BOLETIN

MENSUAL DE ALMACEN

300 330 38 ADMINISTRACION

PARQUE AUTOMOTOR

300 330 39 HISTORIA DEL

VEHICULO

300 330 39 EXPEDIENTES DE

VEHICULOS

100 120 40 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

40 COMUNICACIONES

OFICIALES

300 300 1 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas


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300 300 2 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas

300 300 3 Consecutivo de comunicaciones oficiales Internas

41 CONTROL DE

COMUNICACIONES

41 REGISTRO Y

CONTROL

300 300 1 Registro de comunicaciones oficiales enviadas

300 300 2 Registro y control Actos Administrativos

300 300 3 Registro de préstamo y consulta de documentos

300 300 4 Registro Control Plantas

300 330 42 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS

300 300 42 TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

200 210 44 EXPEDIENTES

CONSECIONES Y VERTIMIENTOS

45 PROYECTOS

200 220 45 Proyecto para la expansion y ampliacion de la cobertura

200 220 Proyecto de Liquidación Anual de Presupuesto

46 NORMAS Y

DOCUMENTOS EXTERNOS

100 130

1 Leyes

100 130 2 Decretos

100 130 3 Acuerdos

100 130 4 Circulares

100 130 5 Concepto Funcion Publica

100 130 6 Revista Jurisprudencia

100 130 7 Resoluciones

100 130 8 Jurisprudencia

100 130 47 DEMANDAS LABORALES

100 110 47 PROCESOS JUDICIALES

100 130 48 TUTELAS


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100 110 48 ACCIONES

CONSTITUCIONALES

1 Accion de Tutela

2 Acción de Grupo

3 Acción de Reparacion Directa

4 Acción de Repeticion

5 Acción de Popular

100 110 49 DERECHOS DE

PETICION

100 110 50 CONCEPTOS Conceptos Juridicos

100 110 51 PROCESO

LABORALES

52 EJECUCIONES

PRESUPUESTALES 1

300 320

Ejecion presupuestal de egresos

300 320 2 ejecion presupuestal de ingreso

53 INVENTARIOS

200 210

1 Inventario productos quimicos

300 330 2 Inventario de Bienes Inmuebles

300 330 2 Inventario general anual de bienes de almacén

300 330 3 Inventario de Bienes devolutivos

300 330 4 Inventario de Bienes de consumo

300 300 5 Inventario Unico Documental

300 300 6 Inventario Transferencia Documental

300 320 7

Activos fijos, depreciación,amortización y ajustes.

300 320 54 ESTADOS

FINANCIEROS

100 120 55 NORMAS Y

DOCUMENTOS EXTERNOS

300 340 56 CONTROL DE REGISTRO DE

BACK UP Back up - Copias de seguridad

300 340 57 MANTENINIENTO

DE EQUIPOS

Mantenimiento de equipos de sistemas

58 DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS

400 430 1 Disponibilidades Sencillas


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400 430 2 Disponibilidades Proyectos Urbanistico

59 NOVEDADES DE

NOMINA

59 CONSTANCIAS Y

CERTIFICACIONES

60 CIRCULARES

3.2. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

Al proponer los tiempos de conservación a cada serie o subserie se realizó el

proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales

como el valor administrativo, jurídico-legal, fiscal, contable, técnico y para establecer

los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en

cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación.

3.2.1 CRITERIOS DE VALORACION PARA LA RETENCION Y DISPOSICION

FINAL DE LA DOCUMENTACION.

Los criterios de valoración que se aplicaron para determinar el tiempo de retención

tanto en el Archivo de Gestión como en el archivo central y que permitieron

igualmente establecer la disposición final de las diferentes series y subseries

documentales, se fundamentaron en la normatividad general y especifica que aplica

el cumplimiento de las funciones propias de cada una de las dependencias y sobre

otros aspectos como el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento

institucional, para tales efectos se tubo en cuenta el uso del documento su

frecuencia y las normas que regular la produccion documental, para poder

determinar si los documentos estan en su fase activa, semiactiva o inactiva, para el

establecimiento de los valorares tanto primarios como segundarios participaron los

productores de la ducumentacion de la E.A.A.A.Z.y para aquellos casos en los que

la norma no regula, se entró a establecer dichos plazos con la aprobación de los

jefes de cada dependencia y posteriormente del Comité de Archivo de la Entidad.


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El inventario total de la empresa se tuvo en cuenta la representatividad de los

documentos dentro del contexto histórico social y cultural de la Empresa.

Para realizar la valoración de la documentación perteneciente a la E.A.A.A.Z.E.S.P.

se tuvo en cuenta el inventario documental, instrumento que suministro la

información necesaria para establecer las series y asuntos de las oficinas

productoras de acuerdo a la clasificación por fechas, para los tiempos de retencion

en el archivo central y su disposición final en las tablas de valoración documental

se determino mediante el análisis de valores primarios, valores secundarios,

normatividad interna y externa, y el volumen documental producido por cada serie

Asi mismo se considero como criterio de valoración la frecuencia de consulta para

cada una de las series y subseries por parte de los usuarios internos y externos de

la E.A.A.A.Z.E.S.P.

4. Explicación del formato de las TRD Y TVD definiendo cada una de las

columnas abreviadas y convenciones

EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La

Tabla de Retención Documental para la E.A.A.A.ZE.S.P., consiste básicamente en

un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales de la

documentación tramitada por cada una de las dependencias en cumplimiento de

sus funciones especificas, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en

el archivo de gestión, en el archivo central y una vez cumplida su vigencia, se

determina su disposición final, bien sea su eliminación, selección o conservación

total.

4.1. Cómo interpretar la Tabla de Retención Documental

Entidad Productora: se registra el nombre del fondo documental, que

para el caso es Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de

Zipaquira E.A.A.A.Z.E.S.P.


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Oficina productora: aparece el nombre de la unidad administrativa de la

E.A.A.A.Z.E.S.P. que conserva la documentación tramitada en ejercicio de

sus funsiones

HOJA: ----/----en el primer espacio debe consignarse el numero que identifica

cada hoja,que conforman las Tablas de Retencion Documental para cada

una de las dependencias

Ejemplo hoja 1 de 8

Hoja 2 de 8

A continuación ingresamos al encolumnado de la Tabla de Retención Documental,

apareciendo las siguientes columnas.

CODIGO: En esta columna aparece un código o número, el cual esta

conformado generalmente por tres grupos de números así

Ejemplo:

Sección: 200 Subgerencia Tecnica y Operativa

Subseccion : 210 Direccion de Agua Potable

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: En esta columna aparecen los

nombres de las Series, Subseries y Tipos documentales, según el caso. Las

series documentales están expresadas en mayúscula sostenida y negrilla;

Las Subseries documentales se registran en mayúscula fija; finalmente los

tipos documentales se señalan con un guión (-).

RETENCIÓN: Esta columna registra el tiempo que se debe conservar la serie

o subserie documental tanto en la fase del Archivo de Gestión como en la del

Archivo central. El tiempo establecido se expresa en años.

DISPOSICIÓN FINAL: En esta columna se establece el destino final para la respectiva Serie o Subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y esta estructurado así:


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CT. (Conservación Total o Permanente): Se marca esta casilla con una equis

(X), para señalar que la serie o subserie documental se debe conservar

permanentemente por su valor cultural, científico e histórico.

S. (Selección): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de

la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación

por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial

durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos,

temáticos, entre otros.

E. (Eliminación): Se marca una casilla con una (X), para señalar que la serie

o subserie documental se debe eliminar, ya que son documentos que han

perdido su valor administrativo, juridico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor

historico y que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

M. (MICROFILMACION) Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes

electrónicos o magnéticos.

Ahora bien dentro de las alternativas de disposición final que se pueden señalar

para cada una de las series y o subseries documentales, se pueden presentar las

siguientes situaciones:

CT. Y M. (Conservación Total y Microfilmación): Se marca estas dos casillas

simultáneamente para señalar que la serie o subserie documental debe

conservarse totalmente por ser considerada de valor histórico y que además

se debe microfilmar, pero no se puede destruir el soporte físico.

E y M. eliminación y Microfilmación: Se marcan estas dos casillas


eliminarse por carecer de valores secundarios, pero antes se debe

microfilmar.

S y M. Selección y Microfilmación: se marca con una (x), estas dos casillas


seleccionarse y la muestra resultante de este proceso se microfilma.

PROCEDIMIENTOS: en esta columna se consigna los procesos aplicados en

modalidad de muestreo microfilmacion y elimanacion.


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4.1.1. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E

HISTÓRICO

Al tener en cuenta el ciclo vital de los documentos, de la E.A.A.A.Z.E.S.P.

conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la

Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta los principios de procedencia

y orden original de los documentos.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que

la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los

asuntos iniciados.

La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí

donde se inician los procesos archivísticos y desde esta perspectiva y con

fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se aplicará la

guía establecida que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita

desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del

archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,

normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad,

relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención,

almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.

Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por

parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los

archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se

realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones

documentales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos.

Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación

para los expedientes de una serie o subserie, facilite la localización y recuperación

de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las

necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico,

Cronológico y Geográfico.


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Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de

apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo

Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Entidad está facultado

para realizar eliminaciones documentales.

Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la

implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos

documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se

constituyen en los llamados documentos de apoyo.

Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de

gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente y se conservarán durante

un tiempo, con la finalidad de atender posibles reclamaciones o consultas por parte

de las entidades de control y los ciudadanos.

La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en

la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención

establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente

integrarán el Archivo Histórico.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los

documentos de archivo de conservación permanente.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los

documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza

selección.

2.5 DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención

Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la

frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios

magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la

disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración

documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros


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soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada

caso. Para normalizar estos procesos se plantea:

5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Al implementar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, surgen las

trasferencias documentales primarias, que consiste en la remisión de los

documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, una vez hayan cumplido su

tiempo de retención; y las transferencia documentales secundarias, que consisten

en la remisión de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico.

Las Trasferencias documentales primarias, deberán efectuarlas los jefes de cada

una de las dependencias de la Entidad, remitiendo al Archivo Central los

expedientes o carpetas, con sus respectivos tipos documentales. Los cuales

deberán estar ordenados respetando la secuencia de su producción y trámite,

previamente depurados, eliminando sus duplicados, fotocopias, invitaciones entre

otros; es decir todo aquel material que no sea documento de archivo.

La documentación a transferir deberá estar de acuerdo con la estructura que

presenta la Tabla de Retención Documental, además de ir debidamente foliada e

identificada cada una de las carpetas con el nombre de la dependencia, el nombre

de la serie o subserie, el asunto o contenido, las fechas extremas, el número total

de folios, el número de la carpeta, el número de la caja de remisión.

Para este asunto la E.A.A.A.Z.E.S.P. tiene implementado el Formato Único de

Inventario Documental, como se establece en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo

General de la Nación

5.1. DISPOSICIÓN FINAL

En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Para normalizar estos procesos se plantea


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5.2. Eliminación Documental:

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación.

Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no esta reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la Tabla de Retención Documental.

Las eliminaciones documentales harán partes del proceso de transferencias documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y selección natural.

5.3. RETENCIÓN DOCUMENTAL

Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.

La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

Los plazos empezarán a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que han perdido vigencia.

5. NORMATIVIDAD GENERAL RELACIONADA

La Tabla de Retención Documental para la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Zipaquira se enmarca teniendo como referencia la Normatividad Colombiana en materia de Administración Pública y Archivística.

Ley 4 de 1913. Que en su artículo 289 establece que los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los Archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo de sus funciones.

Circular 02 de 1997. Por medio del cual se establecen los requisitos, procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías en los Archivos Públicos dirigida a los Alcaldes y Gobernadores.

Ley 388 de 1997. Ley de desarrollo territorial.


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Ley 489 de 1998. Regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura, principios y reglas básicas de la administración públicas.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

Acuerdo 049 de 2000. Fija los parámetros que se deben tener en cuenta como condiciones de construcción y dotación de los edificios para archivo

. Ley 734 de 2002. Código único Disciplinario.

Acuerdo 038 de 2002. Establece el formato del inventario documental.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.

Circular 04 de 2003. Organización de historias laborales.

Ley 734 de 2012. Por el cual reglamenta el Estatuto General de la Contratación Pública.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

Decreto 2609 de 2013. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.

Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Decreto 1515 de 2013, Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 ACUERDO. 002 de 2014, Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998#0




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Circular 003 de 2015 Por medio del cual se establecen las directrices para la elaboracion de Tablas de Retencion Documental

7. GLOSARIO

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO DOCUMENTAL).

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

AUTOMATIZACIÓN. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.


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CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

CÓDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.

COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.


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DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.


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SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.


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Actualizacion T.D.R

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VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

ANEXOS

t.r.d actualizacion - eaaaz.com.co · 2.1.1.1 metodologia empleada para la actualizaciÓn de las...

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