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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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VERSIÓN 03 DEL 12/09/2014

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Versión 03 del 11/09/2014

PROCEDIMIENTO PS-PR-01

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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control

Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.

1. OBJETIVO

Definir el proceso mediante el cual se realiza la formulación, el planteamiento estratégico y el seguimiento de los programas, planes y proyectos que permitan una prestación eficaz y eficiente de los servicios públicos domiciliarios; así como la sostenibilidad y proyección regional de la EAAAZ ESP en cumplimiento de la normatividad vigente y de las directrices municipales, regionales, nacionales y sectoriales aplicables. 2. ALCANCE.

Inicia con la definición de la formulación y planteamiento estratégico y termina con el seguimiento al cumplimiento de dicho planteamiento y su correspondiente ajuste. 3. RESPONSABLES

JUNTA DIRECTIVA

Asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos en los diferentes planes, mediante la aprobación del presupuesto.

Aprobar los proyectos de inversión y el ajuste al portafolio de servicios. Realizar seguimiento general a la gestión de la EAAAZ ESP y tomar decisiones estratégicas.

GERENTE

Garantizar que los Planes de la Empresa y el Plan de Desarrollo Municipal en su componente de servicios públicos, se encuentren articulados con el plan estratégico, el plan operativo anual de inversiones, el plan de adquisiciones y los planes de acción, así mismo, que estén acordes con la normatividad vigente, que cumplan con las necesidades y expectativas de la ciudadanía, y con la sostenibilidad futura de la empresa.

Establecer mecanismos efectivos de seguimiento para garantizar el cumplimiento de los planes establecidos.

Asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas propuestas en los diferentes planes de la Empresa.

Definir y/o proponer ajustes al portafolio de servicios de acuerdo con la normatividad vigente, a las necesidades y expectativas de los clientes y usuarios.

Aprobar los instrumentos de planeación de la EMPRESA una vez formulados y/o actualizados.

ELABORO REVISO APROBÓ

PAOLA FERNANDA ARAGÓN V

Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Corporativo

OMAR ALEXANDER CANTILLO B Jefe Sistema de Gestión Calidad

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LUIS JAIRO GALEANO PEDRAZA Gerente

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COMITÉ DE GERENCIA

Planificar y orientar actividades para el fortalecimiento de la gestión acorde a los planes que se articulan con los instrumentos de planeación.

Reunirse como mínimo una vez al mes para presentar y evaluar el avance en el cumplimiento de las metas, el avance en los instrumentos de planeación, analizar riesgos, establecer acciones de mejora y/o planes de choque o contingencia en caso de rezagos en el cumplimiento de las metas.

JEFE PLANEACION Y DESARROLLO CORPORATIVO

Orienta y Lidera el proceso de planeación y su seguimiento. Promueve la implementación, y estructuración de los diferentes instrumentos de planeación como son: Plan Estratégico, Plan Operativo Anual de Inversiones, Plan de Adquisiciones y Planes de Acción. Verifica que los diferentes instrumentos de planeación se encuentren actualizados cuando se requiera. Verificar que los Planes aplicables a la Empresa en su componente de servicios públicos, se encuentren articulados con el plan estratégico, el plan operativo anual de inversiones, el plan de adquisiciones y los planes de acción. Requiere a los procesos de apoyo para la entrega oportuna de la información para la formulación de los instrumentos de planeación; así como para su actualización cuando sea necesario. Evaluar el cumplimiento de metas en los diferentes planes de la Entidad e informar a la Gerencia.

SUBGERENTES, JEFES Y/O DIRECTORES

Planear, implementar, ejecutar y supervisar la ejecución de las actividades y/o proyectos de su competencia, propuestas en los instrumentos de planeación de la EMPRESA como son el plan estratégico, el plan operativo anual de inversiones, el plan de adquisiciones y los planes de acción.

Elaborar e implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora derivadas de cada Comité de Gerencia.

Suministrar de manera oportuna la información base para la estructuración de los instrumentos de planeación.

Presentar el avance en el cumplimiento de metas de su competencia en los informes de gestión con información clara, concisa, veraz y confiable para tomar decisiones.

Presentar el avance en el cumplimiento de metas de su competencia cuando se requiera.

TECNICOS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO CORPORATIVO

Organizar la documentación que soporta el proyecto. Mantener el archivo en condiciones de confiabilidad de toda la información de los diferentes

instrumentos de planeación.

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Consolidación de la información base de las diferentes áreas para la estructuración de los diferentes instrumentos de planeación como son: Plan Estratégico, Plan Operativo Anual de Inversiones, Plan de Adquisiciones y Planes de Acción; así como de los informes de gestión.

4. DEFINICIONES.

Formulación estratégica: ofrece las bases para la orientación futura de la Empresa. Incluye: misión, visión, principios, políticas, planes, programas y proyectos. Misión: es la razón de ser de la Empresa y la línea común que une los programas y las actividades de ésta. Especifica el rol funcional que la Empresa va a desempeñar en su entorno e indica con claridad el alcance y dirección de sus actividades. Representa el compromiso y deber ser de la Empresa con la sociedad. Oferta de servicios: servicios que ofrece la Empresa a la ciudadanía de los municipios que corresponden a su alcance. Planeación: En términos públicos es la orientación adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo económico y social. Planes Aplicables a la Empresa: Corresponden a los diferentes planes que regulan y planifican la prestación de los servicios públicos en el Municipio como son Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos, Plan de Uso Eficiente del Agua, Plan Maestro de Acueducto, Plan Maestro Alcantarillado, Plan de Ordenación y Manejo de la Cuenca Hidrográfica del Río Bogotá, Plan de Inversiones del Estudio Tarifario. Instrumentos de Planeación: Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de manera general y/o particulares definidas para un periodo de tiempo Plan Estratégico: Instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por los gobernantes en los respectivos planes de desarrollo. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período de gobierno. Plan Operativo Anual de Inversiones: este plan indica la programación anual de la inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos, entidades, programas y/o metas con indicación de los proyectos prioritarios y vigencias comprometidas especificando su valor. Plan de Adquisiciones: Es el documento en el que constan, de manera planificada y ordenada, los Procesos de Selección que la Entidad va a convocar o realizar en el año, en función al cumplimiento de sus metas y objetivos. Plan de Acción: herramienta orientada a planificar el accionar de la empresa ofreciendo información sobre los resultados que se entregarán en una vigencia (un año). El plan de acción anual debe estar alineado con el plan plurianual.

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Plan de desarrollo: se refiere al documento que brinda los lineamientos del Gobierno en posesión en materia sectorial e intra sectorial, especificando las prioridades en cada una de ellas. Es la carta de navegación que orienta el gasto público.

Políticas de la Empresa: es una directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción de la Empresa y facilitar el proceso de toma de decisiones. Principios organizacionales: conjunto de pautas, doctrinas y propósitos que fundamentan el ser y que hacer de la empresa. Proyecto de inversión: documento en el que se identifica o describe un conjunto de acciones sobre una situación que se desea transformar y en que se plantean y analizan unas alternativas de solución, y se selecciona una única alternativa a desarrollar en una serie de actividades para lograrlo. El objetivo principal es minimizar los riesgos en la ejecución de los recursos de inversión, orientar la ejecución y optimizar la utilización de los recursos, mediante el análisis de los elementos que componen el proyecto; así como establecer una posible fuente de financiación para el mismo. Seguimiento: recolección y análisis continúo de información útil para tomar decisiones durante la implementación de una política, plan, programa o proyecto, con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos. Visión: corresponde a la situación prevista para el futuro de la Empresa, el sueño (meta) de la alta dirección. Se refiere a la forma como se ve la Empresa y se analiza su supervivencia en escenarios futuros. 5. NORMATIVIDAD. Acuerdo Municipal 002 de 2012 “PDM” 6 de junio de 2012, por medio del cual se adopta el Plan

de Desarrollo Municipal de Zipaquirá, Cundinamarca 2012-2015 “El Cambio es con Todos y Todas”. Resolución CAR 218 de 2010 “PSMV” 6 de julio de 2010, por medio de la cual se aprueba un plan

de saneamiento y manejo de vertimientos – PSMV

Acuerdo Municipal 012 de 2013 “POT” 30 de agosto de 2013, por el cual se modifica excepcionalmente el Plan de Ordenamiento Territorial del Municipio de Zipaquirá, adoptado mediante el Acuerdo No. 012 del 2000 y ajustado mediante el Acuerdo 008 de 2003 y se dictan otras disposiciones.

Resolución Alcaldía 287 de 22 de junio de 2010 PGIRS, por medio de la cual se actualizan los

programas y proyectos contemplados en el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos del Municipio de Zipaquirá.

Auto 1869 CAR PUEAZ 25 de noviembre del 2010, por medio del cual se aprueba el Plan de Uso

Eficiente y Ahorro de Agua del Municipio de Zipaquirá. Decreto 2981 de 2013, por el cual se reglamenta la prestación del servicio público de aseo.

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Decreto 1729 de 2002, Por el cual se reglamenta la Parte XIII, Título 2, Capítulo III del Decreto-ley 2811 de 1974 sobre cuencas hidrográficas, parcialmente el numeral 12 del Artículo 5° de la Ley 99 de 1993 y se dictan otras disposiciones.

Decreto1604 de 2002, Por el cual se reglamenta el parágrafo 3° del artículo 33 de la Ley 99 de 1993.

Ley 142 de 1994, Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones

Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Ley 1473 de 2011, por medio de la cual se establece una regla fiscal y se dictan otras disposiciones

Ley 689 de 2001, Por la cual se modifica parcialmente la Ley 142 de 1994

Ley 1151 de 2007, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. Ley 1450 de 2011, Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014 Directiva 015 de 2005 de la procuraduría general de la nación, Ejercicio de control preventivo en

relación con la eficiente prestación de los servicios públicos domiciliarios, y el derecho a gozar un medio ambiente sano

Directiva 005 de 2008 de la procuraduría general de la nación, ejercicio de control preventivo en

relación con la eficiente prestación de los servicios públicos domiciliarios, y el derecho a gozar de un ambiente sano, en atención a la nueva Normatividad del sector de agua potable y saneamiento básico

Decreto 565 de 1996, Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, en relación con los Fondos de

Solidaridad y Redistribución de Ingresos del orden departamental, municipal y distrital para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo

Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de

conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros

Ley1176 de 2007, Por la cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y se

dictan otras disposiciones.

Decreto 1575 de 2007, por el cual se establece el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua para Consumo Humano.

Resolución 2115 de 2007, Por medio de la cual se señalan características, instrumentos básicos y frecuencias del sistema de control y vigilancia para la calidad del agua para consumo humano

Constitución Política de Colombia Establecimiento de la ley orgánica de PND y PGN., Art. 343 y Art. 344.

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ARTICULO 343. La entidad nacional de planeación que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine. ARTICULO 344. Los organismos departamentales de planeación harán la evaluación de gestión y resultados sobre los planes y programas de desarrollo e inversión de los departamentos y municipios, y participarán en la preparación de los presupuestos de estos últimos en los términos que señale la ley. En todo caso el organismo nacional de planeación, de manera selectiva, podrá ejercer dicha evaluación sobre cualquier entidad territorial.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1) DEFINIR LA FORMULACIÓN ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA: MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICAS, PRINCIPIOS Y VALORES.

Se genera acta del Comité de Gerencia donde se aprueba la propuesta de formulación estratégica. Se genera Decisión de la Junta Directiva donde se aprueba la formulación estratégica.

2) ELABORAR CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y CÓDIGO DE ÉTICA.

El código de ética se elabora con ejercicios de reflexión colectiva con diferentes colaboradores de la Empresa. Se genera acta del Comité de Gerencia donde se aprueba la propuesta de código de buen gobierno y código de ética.

3) DEFINIR EL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE LA EMPRESA

Con base en su objeto social, la normatividad vigente y las oportunidades del mercado, se establece la oferta de servicios de la Empresa que incluye: Servicios Alcance de los servicios Tarifas

Gerencia/ Comité de Gerencia / Junta Directiva Gerencia / Comité de Gerencia Junta Directiva/ Gerencia

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Se genera documento de la oferta de servicios y/o justificación de su ajuste.

4) DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

Teniendo en cuenta la oferta de servicios, la formulación estratégica y el presupuesto de la Empresa, se define la estructura organizacional adecuada y suficiente. Se genera documento de propuesta de ajuste de la estructura organizacional.

5) PRESENTAR PARA APROBACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA: LA OFERTA DE SERVICIOS Y/O LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Se genera Decisión de la Junta Directiva aprobando la oferta de servicios y/o la estructura organizacional. 6) REALIZAR ANÁLISIS DEL CONTEXTO EXTERNO E INTERNO DEL

SECTOR DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO; ASÍ COMO DE SUS METAS Y OBJETIVOS, Y DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA.

Este análisis puede ser realizado por la EAAAZ o se puede tomar del realizado por el Municipio previo a la elaboración de sus diferentes Planes. Este diagnóstico se puede realizar usando diferentes metodologías y con base en diferentes fuentes de información, a saber:

Normatividad aplicable a la Empresa y en particular a los servicios públicos que se ofrecen.

Mesas de trabajo o mesas de participación ciudadana coordinadas a través de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá.

Resultados de las encuestas de satisfacción y/o de necesidades

de y expectativas de la ciudadanía.

Gerencia y Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo Gerencia / Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo Subgerentes / Jefes / Directores / Gerente

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Entorno económico, social, político, tecnológico que puede ejercer influencia sobre la Empresa.

Diagnósticos previos realizados por diferentes Entes de orden Internacional, Nacional, Departamental, Municipal gubernamentales o no gubernamentales.

Situación interna de la empresa: aspectos financieros, capacidad instalada, cultura organizacional, esquemas organizacionales, personal, entre otros.

Resultados de la revisión por la dirección al Sistema de Gestión Integrado.

Como resultado de esta actividad se genera un documento de diagnóstico propio de la empresa o se toma como base el diagnóstico realizado por el Municipio.

7) PARTICIPAR Y/O LIDERAR LA CONSTRUCCIÓN DE LOS PLANES MUNICIPALES EN EL COMPONENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS.

Participar activamente y realizar el acompañamiento al proceso la construcción de los planes municipales en el componente de Servicios Públicos.

8) HACER ACOMPAÑAMIENTO A LA SOCIALIZACIÓN DEL PLAN DESARROLLO MUNICIPAL Y DEL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL EN EL COMPONENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS.

9) DEFINIR Y/O ADAPTAR LA METODOLOGÍA PARA ELABORAR LOS PLANES APLICABLES A LA EMPRESA, ASI COMO LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACION DE LA MISMA.

Esta metodología debe considerar:

Insumos a analizar (normatividad vigente, resultados de gestión de periodos anteriores, encuestas de satisfacción, posibilidades de crecimiento, planes aplicables vigentes, entre otros).

La participación de todos los responsables de procesos. Instrumentos a diligenciar. Esquema de elaboración, revisión, aprobación y socialización

del plan.

Gerente/ Subgerentes Jefes/ Directores Gerente/ Subgerentes Jefes/ Directores Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo Gerente / Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo / Subgerentes

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Instrumentos de control y seguimiento

10) ESTRUCTURAR Y CONSOLIDAR EL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL, EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES, EL PLAN DE ADQUISICOINES Y LOS PLANES DE ACCION

Con anterioridad a la aprobación del presupuesto de la vigencia fiscal siguiente a más tardar el 30 de Octubre de cada vigencia, deberá consolidarse la información presentada por cada una de las áreas y tomado como base los proyectos de inversión formulados en el proceso “ Gestión de Proyectos, lo cual que permitirá estructurar y/o actualizar los instrumentos de planeación como son: PS-PR-01-F-01 Plan Estratégico Institucional, PS-PR-01-F-02 Plan Operativo Anual de Inversiones, PS-PR-01-F-03 Plan de Adquisiciones y PS-PR-01-F-04 Planes de Acción; los cuales serán articulados a su vez con los planes aplicables a la Empresa y serán la base para la estructuración del Presupuesto Anual de la Empresa de la vigencia fiscal siguiente. Se consolidan los planes elaborados por cada dependencia.

11) APROBAR EL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL, EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES, EL PLAN DE ADQUISICOINES Y LOS PLANES DE ACCION

Una vez estructurados los planes serán socializados, evaluados y aprobados en Comité de Gerencia, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

Una vez aprobados los diferentes instrumentos de Planeación, estos serán presentados a Planeación Municipal.

12) HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL.

Se consolida el cuadro de mando con los indicadores de los planes y proyectos y su cumplimiento.

Por lo menos una vez cada trimestre se debe reunir el COMITÉ DE GERENCIA para realizar el seguimiento al PS-PR-01-F-02 Plan Operativo Anual de Inversiones, PS-PR-01-F-03 Plan de Adquisiciones

Gerente/ Subgerentes/ Oficinas Asesoras / Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo Gerente /Subgerentes / Comité de Gerencia / Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo Gerente /Subgerentes / Comité de Gerencia / Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo

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y PS-PR-01-F-04 Planes de Acción de la Empresa. Se analizarán los resultados alcanzados y los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de las metas y se propondrán acciones preventivas, correctivas o de mejora a fin de garantizar el cumplimiento del plan. En lo referente al PS-PR-01-F-01 Plan Estratégico Institucional, será evaluado en Comité de Gerencia una vez terminada cada vigencia fiscal, se analizarán los resultados alcanzados y los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de las metas y se propondrán acciones preventivas, correctivas o de mejora a fin de garantizar el cumplimiento del plan Se dejará constancia en Acta de Comité de Gerencia 13) PRESENTAR INFORMES DE GESTIÓN Y ESTADÍSTICAS.

Se consolidan y presentan PS-PR-01-F-05 informes de gestión sobre el cumplimiento de los objetivos, planes y proyectos al Comité de Gerencia, a la Junta Directiva o a los entes de control que los requieran, entre otros. Consolidar y presentar informes estadísticos. Acta de Comité de Gerencia, Acta de Junta Directiva o comunicado de envío de los informes.

14) PROPONER ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA PARA MEJORAR LA PLANEACIÓN, IMPLEMENTACIÓN O SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE LA EMPRESA.

Acciones correctiva, preventivas y/o de mejora.

Gerente / Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo / Técnicos de Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo

7. REGISTROS

REGISTRO CÓDIGO RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO

UBICACIÓN O RUTA T. RET.

DISPOSICIÓN FINAL GESTIÓN CENTRAL

Plan Estratégico Institucional

PS-PR-01-F-01 TECNICO DE PLANEACION

Archivo Jefatura de Planeación y Desarrollo

Corporativo 5 años 10 años Digitalización

Plan Operativo Anual de

Inversiones




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Plan de Adquisiciones




Plan de Acción PS-PR-01-F-04 TECNICO DE PLANEACION

Archivo de Jefatura de Planeación y Desarrollo


Informe de Gestión PS-PR-01-F-05 TECNICO DE PLANEACION



Diagnóstico de la empresa

GERENTE Archivo de Gerencia 5 años 10 años Digitalización

Formulación estratégica


Oferta de servicios GERENTE Archivo de Gerencia 5 años 10 años Digitalización

Estructura Organizacional


Acta de Comité de Gerencia

REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

Carpeta Actas de Comité

5 años 10 años Digitalización

Código de Buen Gobierno


Código de Ética GERENTE Archivo de Gerencia 5 años 10 años Digitalización

Cuadro de Mando de Indicadores

Planes y Proyectos

TECNICO DE PLANEACION



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