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OSCAR FERNANDO CASTILLO BARRANTESGerente General - Aprobó

MANUAL INSTITUCIONALVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017

MARCO ANTONIO PERICO MARTINEZJefe Oficina Sistema de Gestión Calidad - Reviso

JOSE DANIEL BERNAL TORRESTécnico de Calidad - Elaboro

ADN

NUESTRO ADN

La EMPRESA DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRÁE.A.A.A.Z. E.S.P., consciente de su responsabilidad legal y social en laprestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado,Aseo y sus servicios complementarios en el Municipio de Zipaquirá. Ademásde prestar el servicio de acueducto en los municipios de Cogua y Nemocon.La E.A.A.A.Z. E.S.P ha implementado el “Sistema de Gestión Calidad (SGC),basado en las normas técnicas de calidad ISO 9001 y la Norma Técnica deCalidad en la Gestión Pública NTCGP1000, el Sistema de Control Internobasado en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el Decreto 1443 de2014 y el Decreto 1072 de 2015 por los cuales se reglamenta el Sistema deGestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, los cuales ofreceninstrumentos gerenciales eficaces y garantes de la evolución y mejoracontinua en cada uno de sus procesos conjuntamente con el Plan deDesarrollo Municipal, controlando así la gestión del día a día, aportando en elcumplimiento de los planes, programas y proyectos de la Empresa y laadministración municipal, siempre en busca de la satisfacción de lasnecesidades de los usuarios en el cumplimiento de su misión con los más altosestándares de calidad, efectividad y competitividad”

MANUAL INSTITUCIONAL

RESUMENVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

• Misión• Visión• Historia de Zipaquirá• DOFA• Adopción Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019• Estrategias del Programa• Subprogramas• Estrategias Subprogramas• Objetivos Estratégicos• Política de Calidad• Objetivos de Calidad

• Código Buen Gobierno• Valores Institucionales• Plan Anticorrupción• Ley Anti tramites• Tramites EAAAZ• Alcance del Sistema de Gestión• Exclusiones

• Servicios que se Prestan

• Fuentes de Captación

• Plantas de Tratamiento• Calidad del Agua – Laboratorio• Localización – Actividades.• Entes de Control.• Marco Normativo.• Comités.• Requisitos del Cliente

• Tipos de Usuarios• Recursos• Trazabilidad• Reseña Histórica EAAAZ• Propiedad del Cliente• Actividad Económica• Partes Interesadas

• Comunicaciones de la EAAAZ• Ruta de Procesos• Organigrama• Caracterizaciones• Inventario Documental• Proyectos• Convenios

• Planes – Programas• Política SST• Objetivos SST• Líneas de Atención

De Contenido

MISIÓNVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

“En nuestra empresa prestamos los servicios públicos

domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo y

complementarios; con calidad, continuidad y cobertura;

buscando la mejora continua y satisfacción de la

comunidad”.

Versión: 03 del 13 de Septiembre 2017

VISIÓNVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

“Trabajamos para garantizar en nuestra comunidad

una cobertura total en los servicios públicos

domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo y

complementarios, con recurso humano

competente e infraestructura..”.


MUNICIPIO DE ZIPAQUIRÁVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

OTROS NOMBRES QUE HA RECIBIDO EL

MUNICIPIO:

CHICAQUICHA: Nuestro cercado grande.

CHIPAQUICHA: Pié de nuestro padre.

CHICAQUIRA o CHICAQUICA: Pié del Zipa” o

“ Ciudad del Zipa”.

HISTORIA:

Fecha de fundación:18 de julio de 1600

Nombre del/los fundador (es):Luis Enriquez

(Oidor)

Enclavada en una bella sabana del centro del País,

encontramos a la ciudad de Zipaquirá, la auténtica

ciudad blanca, villa de la sal, villa de alcázares, “pie del

cerro del Zipa” en el dialecto muisca. Nuestra heroica Villa

se halla situada a una altura de 2650 metros sobre el nivel

del mar, con una temperatura media de 14 ºC., ocupa

una superficie de 197 kilómetros cuadrados en un fértil

suelo de predominante carácter agrícola, ganadero y

minero.

Su cercanía con la capital de la república de tan sólo 47

kilómetros, le imprime una especial preponderancia en el

campo cultural educacional, histórico y turístico.

Nota: Tomada de Monografía escrita por el zipaquireño Carlos Riaño.

DOFAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

DEBILIDADES

1. Estructura organizacional e infraestructura no acorde a los retos que demanda el desarrollo actual del municipio.

2. Falta implementación tecnológica en todos los procesos de la empresa.

3. Falta de inversión en el crecimiento de la infraestructura organizacional y operativa.

4. Recursos presupuestales limitados (ingreso vs gasto), 5. Parque automotor (Leasing financiero), insuficiente

y deteriorado.6. Falta de continuidad al proceso de facturación en

sitio

7. Cobertura insuficiente de los servicios de la entidad en la zona rural del municipio.

8. Evidente resistencia al cambio que afectan los procesos.

9. Falta de personal competente en el manejo de temas especializados de la empresa.

10. Transporte a granel de residuos sólidos

(tercerización), 11. Estación de transferencia insuficiente

OPORTUNIDADES

1. Expandir la cobertura teniendo en cuenta el crecimiento del sector de la construcción en el municipio.

2. Ampliar el portafolio de servicios con los productos que realmente hacen parte de las necesidades de la comunidad.

3. Fortalecer tecnológicamente el desarrollo de las

actividades de los procesos misionales.4. Ampliación y actualización de programas

anticorrupción.5. Gestionar programas de consciencia y cultura

ciudadana, en manejo de residuos sólidos y manejo ambiental.

6. Articular el Sistema de Gestión al Plan de Desarrollo

Municipal.7. Convenios de cooperación con los municipios de

Cogua y Nemocón.


FORTALEZAS

1. Es la única empresa que presta estos servicios en el Municipio.

2. Empresa del orden Municipal3. Experiencia en prestación de los servicios, 30 años4. Certificación en gestión de calidad ISO 9001-2008 y

NTCGP 1000-20095. Cumplimiento de Programas y Proyectos

6. Plan anticorrupción y Código de ética7. Abastecemos a Cogua y Nemocón8. Manejo de Índice de Riesgo de Calidad de Agua

muy por debajo de los topes establecidos por la ley 9. Infraestructura Propia10. Buena cobertura de los servicios de acueducto,

aseo y alcantarillado a nivel urbano11. Capital humano competente12. Imagen positiva ante los habitantes del municipio

(Goodwill)13. Ubicación geográfica estratégica.

AMENAZAS

1. Intervención financiera por falta de utilidades

2. Desequilibrio Financiero.3. Políticas de privatización de las entidades públicas.4. Crecimiento acelerado y desordenado del

Municipio. 5. Crecimiento no controlado del grado de

corrupción,6. Deficiencia de cultura y consciencia de los usuarios

del municipio con las políticas ambientales (ahorro del agua, conservación de las cuencas etc).

7. Ausencia de herramientas y planes de contingencia municipales ante cambios naturales o climáticos.(gestión del riesgo)


AMENAZAS – PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

1. Es baja la cobertura en agua tratada en la zona rural y su fuente

de abastecimiento no es suficiente.

2. Es insuficiente el alcantarillado sanitario y pluvial.

3. Vertimiento de aguas residuales directo a fuentes y cuerpos de

aguas

4. Variación de presiones de servicio.

5. Falta de aprovechamiento de residuos sólidos.

6. Crecimiento acelerado en la construcción de vivienda en el

municipio

El Municipio pasa por un momento complejo debido al

acelerado crecimiento en la construcción de los últimos

años, ocasionando un esfuerzo administrativo,

económico y social grande y proponiendo retos de

inmediato plazo, incluso medidas de choque, para

satisfacer y cumplir con los índices de calidad,

continuidad y cobertura en la prestación de los servicios

públicos domiciliarios a cargo del ente territorial.

Teniendo en cuenta que los recursos del sector de agua

potable y saneamiento básico han sido focalizados e

invertidos en buena parte del sector urbano y centros

poblados rurales por la concentración poblacional que

recogen, notándose avances pero sin la suficiencia

necesaria que demanda el crecimiento, situación que

obliga a tener un compromiso en la gestión ante

diferentes organismos que promuevan y ayuden en la

propuesta de proyectos para todos los sectores, y contar

a corto, mediano y largo plazo con unos servicios

públicos eficientes en todo el territorio.

PLAN DE DESARROLLOVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

PROGRAMA No12 - AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

BÁSICO PARA EL BIENESTAR DE ZIPAQUIRÁ.

ACUERDO N° 01 DE 2016. POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL DE

ZIPAQUIRÁ CUNDINAMARCA 2016-2019 “ZIPAQUIRÁ NUESTRA”

Asegurar a nuestra comunidad la prestación eficientecon los más altos estándares de calidad de los serviciospúblicos de agua potable y saneamiento básico,reconociéndolos como ejes integradores del desarrollourbano y de la planeación territorial de nuestromunicipio, priorizando la conservación del recursohídrico para futuras generaciones.

PROGRAMA N°16 - NUESTRO AMBIENTE, NÚCLEO DE DESARROLLO.

fauna y los residuos sólidos en todas sus variedades, la

restauración, recuperación y mantenimiento deecosistemas estratégicos, el mejoramiento,embellecimiento y siembra de especies forestalesornamentales en los espacios urbanos, la cultura yeducación ambiental, para hacer más verde yhumano nuestro entorno; Además de Propender por eldesarrollo sostenible que garantice el bienestar

económico y social de la población en el largo plazo,asegurando que la base de los recursos provea losbienes y servicios eco sistémicos que el municipio y laregión necesitan y que el entorno natural sea capaz derecuperarse ante los impactos de las actividadesproductivas.

Proteger los recursos naturales y el ambiente, garantizarel manejo integral y responsable del agua, los bosques,

ESTRATEGIAS DEL PROGRAMAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Mantener la cobertura, la calidad y continuidad de los

servicios de acueducto, alcantarillado, aseo.

PROGRAMA No12 - AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO

PARA EL BIENESTAR DE ZIPAQUIRÁ.

Promover la cultura del uso eficiente y ahorro del agua.

Adelantar una gestión integral de los residuos sólidos.

Integrar acciones con la finalidad de darle cumplimiento a

la Sentencia del Río Bogotá, acción popular número 2500-

23-27-000-2001-00479-00.

PROGRAMA N°16 - NUESTRO AMBIENTE, NÚCLEO DE

DESARROLLO.

Mejorar, ampliar y consolidar espacios de coordinación,

cooperación y cogestión entre los entes territoriales y las

autoridades ambientales para la implementación y

seguimiento de la Política de Gestión Ambiental

Fecha de Cumplimento: Cuatrienio 31-12-2019 años tras año

SUB PROGRAMASVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

PROGRAMA No12 - AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA EL BIENESTAR DE ZIPAQUIRÁ.

SUBPROGRAMA N°1: Agua Potable y Saneamiento

Básico

Garantizar la articulación y armonización de nuestroPlan de Desarrollo, para que las decisiones políticas,técnicas, financieras y administrativas respondan y

PROGRAMA N°16 - NUESTRO AMBIENTE, NÚCLEO DE DESARROLLO.

SUBPROGRAMA N°4: Zipaquirá Nuestra

comprometida con la gestión de los residuos sólidos.

Contribuir a la preservación del medio ambiente,realizando una eficaz gestión de residuos sólidos,fortaleciendo la reducción y separación en la fuente yel aprovechamiento de los mismos.

hagan efectivos Los derechos a todos los niños, niñas yadolescentes del Municipio de Zipaquirá en elcomponente de medio ambiente

ESTRATEGIAS DEL SUBPROGRAMAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Aumentar la cobertura en el servicio de acueducto al 100% de la población urbana


Básico

Avanzar con el 10% de las obras priorizadas en el plan maestro de alcantarillado urbano.

Ampliar la cobertura en el servicio de alcantarillado rural en 120 usuarios.

Fecha de Cumplimento: Cuatrienio

31-12-2019 años tras año

Cumplir el índice de calidad de agua para consumo humano en la zona urbana

Disminuir el índice de agua no contabilizada al 30%

Ampliar en un 30% la cobertura en el servicio de agua tratada en la zona rural.

Ejecutar en un 20% el plan de gestión integral de residuos sólidos-PGIRS, en relación a cada una de las actividades allí previstas.

Cumplir con los índices de remoción de aguas residuales tratadas en un 70% del caudal total.

Construir 2000 m de colectores de agua residual

Realizar 4 estudios y diseños de redes del alcantarillado urbano y rural.

Disminuir en el 40% los puntos de vertimiento establecidos en el PSMV

Aumentar la cobertura de usuarios al servicio de alcantarillado rural en 120 viviendas.

Realizar Estudios y Diseños planta de tratamiento de agua residual corregimiento 2.

Gestionar la construcción y puesta en marcha de una estación de transferencia.

Formulación y ejecución de un proyecto de aprovechamiento de residuos. sólidos orgánicos

Acompañamiento y avance en un 20% del plan de gestión integral de residuos sólidos PGIRS

Adquisición de 4 vehículos compactadores de residuos (2 de 16 Y3 y 2 de 10 Y3)


Mantener el 99.12% de la continuidad en el servicio de acueducto urbano.

Aumentar al 100% de la cobertura en el acueducto urbano.

Aumentar 320 domicilios conectados en la zona rural al servicio de agua tratada.

Construir 2500 metros de red de acueducto urbano

Construir un tanque de almacenamiento de agua con capacidad de 2100 m3

Mantenimiento al 100% de tanques de almacenamiento

Instalación de 5 macro medidores ultrasónicos en PTAP Regional.

Contar con una cobertura del 100% en micro medición en la zona urbana.

Mantener la certificación IRCA

Realizar 20 campañas de ahorro y uso eficiente del agua PUEAA


Básico


Cumplir el índice de calidad de agua para consumo humano en la zona urbana

Disminuir el índice de agua no contabilizada al 30%

Ampliar en un 30% la cobertura en el servicio de agua tratada en la zona rural.

Ejecutar en un 20% el plan de gestión integral de residuos sólidos-PGIRS, en relación a cada una de las actividades allí previstas.

Cumplir con los índices de remoción de aguas residuales tratadas en un 70% del caudal total.

Fecha de Cumplimento: Cuatrienio 31-12-2019 años tras año

SUBPROGRAMA N°4: Zipaquirá Nuestra

comprometida con la gestión de los residuos

sólidos.

La EAAAZ hace el seguimiento a los programas,

subprogramas y estrategias del plan a través de la

matriz Pluri Anual y el Plan de Acción.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Asegurar a nuestra comunidad la prestación eficiente con los más altos estándares de calidadde los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico, reconociéndolos como ejesintegradores del desarrollo urbano y de la planeación territorial de nuestro municipio,priorizando la conservación del recurso hídrico para futuras generaciones.

Objetivos Estratégicos. ResponsableFecha.

Cumplimiento

Garantizar la articulación y armonización de nuestro Plan de Desarrollo, para que lasdecisiones políticas, técnicas, financieras y administrativas respondan y hagan efectivos Losderechos a todos los niños, niñas y adolescentes del Municipio de Zipaquirá en el componentede medio ambiente.

Proteger los recursos naturales y el ambiente, garantizar el manejo integral y responsable delagua, los bosques, fauna y los residuos sólidos en todas sus variedades, la restauración,recuperación y mantenimiento de ecosistemas estratégicos, el mejoramiento,embellecimiento y siembra de especies forestales ornamentales en los espacios urbanos, lacultura y educación ambiental, para hacer más verde y humano nuestro entorno; Además dePropender por el desarrollo sostenible que garantice el bienestar económico y social de lapoblación en el largo plazo, asegurando que la base de los recursos provea los bienes yservicios eco sistémicos que el municipio y la región necesitan y que el entorno natural seacapaz de recuperarse ante los impactos de las actividades productivas

ALCALDÍA MUNICIPAL –EAAAZ ESP1

2

3

Contribuir a la preservación del medio ambiente, realizando una eficaz gestión de residuossólidos, fortaleciendo la reducción y separación en la fuente y el aprovechamiento de losmismos

Incrementar los ingresos de la empresa para hacerla sostenible económicamente

4

5

ALCALDÍA MUNICIPAL –EAAAZ ESP



EAAAZ ESP

31/12/2017Cuatrienio





POLÍTICA DE CALIDADVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

“En nuestra empresa nos comprometemos a prestar los

servicios públicos domiciliarios de acueducto,

alcantarillado, aseo y complementarios con calidad,

continuidad y cobertura; garantizando la mejora continua

de sus procesos; con personal competente e

infraestructura, para satisfacer a la comunidad”.


OBJETIVOS DE CALIDADVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Prestar los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,

Alcantarillado, Aseo y Complementarios, para satisfacer

las necesidades de la comunidad

Asegurar la calidad, continuidad y cobertura de los

servicios

Mejorar continuamente los procesos para satisfacer a la

comunidad fortaleciendo el talento humano para

mejorar los procesos y las actividades día a día

Fortalecer el talento humano para mejorar los procesos

y las actividades día a día

Disponer de recursos para mantener la infraestructura

asegurando la operatividad de la empresa

1

2

3

4

5

Estos objetivos tienen una planificación para su gestión y control a través de la herramienta planificación de objetivos.

CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNOVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA No 342 DE 2014

(27 Noviembre de 2014)

“Por medio de la cual se adopta el

código de buen gobierno de la empresa

de acueducto alcantarillado y aseo de

zipaquirá esp y se deroga la resolución

no. 212 del 25 de junio de 2009

VALORES INSTITUCIONALESVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

SENTIDO DE PERTENENCIA

HONESTIDAD

Ser coherente entre lo que se piensa, se dice y se hace sin

contradicciones ni discrepancias, con moralidad e imparcialidad,

en la búsqueda del bien común, obrando correctamente con

respeto y buena fe por sí mismo y por los demás. Contribuyendo a

construir confianza de la opinión pública acerca de las acciones

que realizan los funcionarios y colaboradores de la EAAAZ.

Somos personas que se esfuerzan por cumplir con sus

responsabilidades para conseguir resultados óptimos. Sostenemos la

virtud que nace en el corazón y se muestra en forma de entusiasmo,

siendo serviciales y proactivos; laborando con alegría y pasión;

demostrando amor por lo que se hace e inspirando a otros a ser

como nosotros.

Aprobado en consejo gerencial según acta

del día 13 Septiembre 2017

VALORES INSTITUCIONALESVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

HONRADEZ

RESPETO

Reconocimiento, consideración, valoración del otro en sus

derechos, deberes y diferencias. Reconocimiento de la legitimidad

del otro para ser distinto a uno. Tolerancia y sensibilidad para

situarnos en el lugar del otro, interesarnos por sus emociones, sus

necesidades haciendo de la confianza la base fundamental de

nuestras relaciones

Actuamos coherentemente con firmeza, honestidad y sinceridad

obrando siempre bien, sin que tengan que vigilar nuestro

comportamiento

Aprobado en consejo gerencial según acta

del día 13 Septiembre 2017

PLAN ANTICORRUPCIÓNVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Subcomponente - proceso 1Política de Administración de Riesgos de Corrupción

Subcomponente - proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción

Subcomponente - proceso 3 Consulta y divulgación

Subcomponente - proceso 4 Monitoreo o revisión

Subcomponente - proceso 5 Seguimiento

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción

Mapa de Riesgos de Corrupción.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Subcomponente 1 Información de calidad y en lenguaje comprensible

Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones

Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas

Componente 3: Rendición de cuentas

Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional

PLAN ANTICORRUPCIÓNVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico

Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención

Subcomponente 3 Talento humano

Subcomponente 4 Normativo y procedimental

Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano

Componente 4: Servicio al Ciudadano

Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa

Subcomponente 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva

Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información

Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad

Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública

Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

LEY ANTI TRÁMITESVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

¿QUÉ ES UNA LEY ANTI TRÁMITES, LEY 962 DE 2005?

Esta Ley es una iniciativa gubernamental que establece las

directrices fundamentales de la política de racionalización de

trámites, que guían las actuaciones de la Administración Pública en

las relaciones del ciudadano-empresario con el Estado en sus

diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o

cumplimiento de obligaciones

VER RUTA DE TRAMITE

TRÁMITES DE LA EAAAZVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Solicitud suspensión del servicio publico

Instalación temporal del servicio publico (Provisional de

Obra)

Restablecimiento del servicio publico

Cambios en la factura de servicio publico

Cambios de la clase de uso de un inmueble al cual se le

presta un servicio publico

Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos

Independización del servicio publico

Instalación y/o reposición de medidores

Duplicados de recibos de pago, entre otros

ALCANCEVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Ejecución de planes, programas y proyectos. Adquisición de bienes y servicios para la prestación de los servicios de captación, potabilización control de calidad, transporte y distribución de agua. Mantenimiento de redes de acueducto. Recolección, transporte, tratamiento y disposición de aguas residuales; mantenimiento de redes de alcantarillado. Barrido y limpieza de vías y áreas públicas; recolección y transporte de residuos sólidos. Facturación y recudo sobre el cobro de los servicios, suspensión corte y reconexión. Alquiler de equipos de succión, venta de medidores y cajillas, servicio de geófono. Aprobado en consejo gerencial según acta del día 13 Septiembre 2017

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

EXCLUSIONESVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Estos requisitos no se aplican o excluyen del alcance del

Sistema de Gestión de Calidad debido a la naturaleza de

la organización ya que el tipo de servicio no requiere de

un diseño. En el evento de nuevos proyectos se cubre a

través de la planificación de cada contrato; esta

exclusividad no afecta la capacidad y responsabilidad de

la organización en la prestación del servicio, ni tampoco

en el cumplimiento de los requisitos del cliente y los

reglamentarios aplicables. No se determinan las

especificaciones o características del servicio como

resultado de la gestión de un proceso de diseño, estos

requisitos están dados por la ley para prestar los servicios

de Acueducto, aseo y alcantarillado.

Ahora bien cabe resaltar que la empresa contrata o

compra servicios como diseños de redes o estudios para la

mejora en la prestación del servicio, planifica rutas y

demás para la operación de los servicios y las variables a

controlar en los procesos o servicios están determinadas en

documentos, plan de control, etc. Y se les hace

seguimiento y control para garantizar su conformidad. Hay

actividades de verificación y seguimiento, antes durante y

posterior al servicio prestado. Si hay no conformes se

gestionan las acciones

NUMERAL 8.3 ISO 9001:2015; NUMERAL 7.3

NTCGP 1000:2009; NUMERAL 7.5.2

NTCGP1000

SERVICIOS QUE SE PRESTANVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

prestación de los servicios de captación, potabilización control

de calidad, transporte y distribución de agua.

Mantenimiento de redes de acueducto

01 02 03 04 05

Acueducto Alcantarillado Aseo FacturaciónComercialización

Servicios

Recolección, transporte, tratamiento y disposición de aguas

residuales; mantenimiento de

redes de alcantarillado.

Barrido y limpieza de vías y áreas públicas;

recolección y transporte de residuos

sólidos.

Facturación y recudo sobre el cobro de los servicios, suspensión corte y reconexión

Alquiler de equipos de succión, venta de

medidores y cajillas, servicio de geófono.

CAPTACIÓN DE AGUA Versión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

El sistema de abastecimiento del municipio de Zipaquirá tiene dos componentes, el

primero viene del Río Neusa (aguas abajo de la descarga de fondo del embalse del

Neusa) y conforma el Acueducto Regional Zipaquirá – Cogua y Nemocón, que posee una

infraestructura para lograr abastecer a estos municipios. El segundo sistema viene desde el

río Frío y unas quebradas aportantes que a través de aducciones transportan el agua

hasta la Planta Galán Y Alto del águila.

Aguas abajo del embalse (luego de la descarga de fondo) el río se conoce como el

“Neusa”, donde se localiza la bocatoma del Acueducto Regional de Zipaquirá (suministra

agua cruda a las veredas la Plazuela y el Olivo pertenecientes a Cogua y a la planta de

tratamiento de Zipaquirá, desde donde se distribuye a Zipaquirá, Cogua y Nemocón).

Su principal fuente es el Río Frío. Éste nace en el cerro Carrasposo en el páramo de

Guerrero, al nororiente del municipio de Zipaquirá a una elevación de 3400 msnm. Los

principales afluentes son las quebradas el Guerrero, el Muerto, La Blanca, Santa Librada, la

Honda, la Hoya, el Borrachero, el Clavel y el Tibar (aporta a la Laguna de Pantano

Redondo). De la subcuenca del Río Frío, la EAAAZ ESP capta el agua de las siguientes

fuentes:

RÍO FRÍO. QUEBRADA LA HOYA. QUEBRADA EL BORRACHERO. QUEBRADA EL CLAVEL.

QUEBRADA LA ARTEZA.

SISTEMA NEUSA

SISTEMA RIO FRIO

PLANTAS DE TRATAMIENTOVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Tiene un caudal de diseño de 185 l/s, sin embargo la operación se realiza

con un caudal de 150 l/s. Es una planta de tratamiento Degremont, la cual

está compuesta por los procesos de coagulación, floculación,

sedimentación y filtración

Planta Compacta

Esta planta de tratamiento tiene un caudal de diseño de 150 l/s, y opera

con un caudal entre 150 l/s y 185 l/s (si la calidad del agua lo permite). Los

procesos de tratamiento que componen esta planta son: coagulación,

floculación, sedimentación y filtración. El agua cruda ingresa a la planta

por medio de una canaleta Parshall donde se hace la medición del caudal

que ingresa y se lleva a cabo el proceso de adición de coagulante y

mezcla rápida

Planta Convencional

La planta de tratamiento Galán es la más antigua que opera la EAAAZ ESP,

sin embargo fue optimizada a un caudal máximo de 50 l/s, pero como se

dijo, se opera máximo a 40 l/s por las limitaciones del sistema de producción

aguas arriba de ella. Tiene los procesos de coagulación, floculación,

sedimentación y filtración.

Planta Galán

Planta de tratamiento compacta, el agua entra a ésta por medio de la

tubería que se encuentra en el fondo del cono, y asciende hasta el

floculador por medio de bombeo. Este floculador tiene forma de cono para

asegurar que el movimiento del agua no sea brusco y se rompan los flocs

(dañando el proceso de sedimentación).

Planta Alto del Águila

LABORATORIOVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Calidad del Agua

Para la EAAAZ es satisfactorio con un concepto defavorabilidad en el suministro de agua potable para losciudadanos del municipio, concepto que es emitido porla Secretaria De Salud y Protección SocialDepartamental y/o Municipal, por ello la empresacuenta con su propio laboratorio de control, análisis ycalidad de agua hace más de quince años, en el cuanse desarrollan una serie de actividades encaminadas al

mejoramiento continuo basado en la normatividadenmarcada hacia el control del suministro que entrega elprestador del servicio.

Por lo anterior, una de las principales actividades del

proceso de calidad de agua es el análisis de lascaracterísticas organolépticas, físico-químicas ymicrobiológicas esenciales, razón por la cual se realizanlos ensayos de laboratorio con el animo de verificar elcumplimiento de los requerimientos legales establecidosque permitan garantizar la calidad del servicio e aguaque se entrega al Municipio de Zipaquirá

para el laboratorio es necesario medir la calidad del aguay poder establecer los rango en que se encuentra unamuestra según lo establecido por la resolución 2115 de2007 emanada por el ministerio de la protección social,Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial “Pormedio de la cual se señalan características, instrumentosbásicos y frecuencias del sistema de control y vigilanciapara la calidad del agua para consumo humano”

LOCALIZACIÓN SEDE ADMINISTRATIVAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Avenida 15 No. 1 Sur 11 Barrio San Pablo Municipio de Zipaquirá.

SE GESTIONAN ACTIVIDADES DE:

Atención a PQR.

Tramites Solicitudes Disponibilidad y Conexión de Servicios.

Toma de lecturas y facturación del servicio prestado.

Aforos del servicio de aseo.

Comercialización de servicios complementarios

Recaudo.

Gestión de la cartera morosa.

Planeación, control, ejecución y evaluación de los recursos

financieros.

Vinculación, Formación, y desvinculación de funcionarios.

Control Interno de cada una de las actividades ejecutadas en la

empresa.

Gestión de la cobertura, continuidad y calidad de los servicios de

acueducto alcantarillado y aseo

Gestión y Control de los bienes y servicios de la empresa.

Administración, Seguimiento, Control de la contratación.

Gestión de la Infraestructura de la Empresa.

Gestión, Seguimiento, control y análisis al cumplimiento de los

programas del plan de desarrollo donde esta involucrada la

empresa.

Mantener Informado a las partes interesadas según las directrices de

la alta dirección y las legalmente estipuladas

Gestionar programas, planes y proyectos

Mantener y mejorar el sistema de gestión calidad.

Entre Otras.

CONTROLVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

ENTES DE CONTROL

La Gestión de la EAAAZ ESP es vigilada y controlado por los

siguientes organismos

PERSONERÍA MUNICIPAL

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Comisión Reguladora de Agua potable

Contraloría de Cundinamarca

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Contaduría General de la Nación

Fiscalía General de la Nación

Departamento Administrativo Nacional de Estadística.

Corporación Autónoma Regional.

Personería Municipal

MARCO NORMATIVOVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

NORMATIVIDAD APLICABLE

ACUERDO MUNICIPAL 002 DE 2012 “PDM” 6 DE JUNIO DE 2012.

RESOLUCIÓN CAR 218 DE 2010 “PSMV” 6 DE JULIO DE 2010 .

ACUERDO MUNICIPAL 012 DE 2012 “POT” MODIFICACIONES EXCEPCIONALES 30 DE

AGOSTO DE 2013.

DECRETO 2981 DE 2013 Y RESOLUCIÓN ALCALDÍA 287 DE 22 DE JUNIO DE 2010 PGIRS

DECRETO 3050 DE 2013.

AUTO 1869 CAR PUEAZ 25 DE NOVIEMBRE DEL 2010.

DECRETO 1729 DE 2002 Y 1604 DE 2002 - POMCA.

LEY 142 DE 1994, LEY 152 DE 1994, LEY 1473 DE 2011, LEY 689 DE 2001, LEY 1151 DE

2007 Y SUS NORMAS REGLAMENTARIAS.

LEY 1450 DE 2011 Y SUS NORMAS REGLAMENTARIAS.

LEY 1753 DE 2015 POR LA CUAL SE EXPIDE EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2014-

2018.


DIRECTIVA 015 DE 2005 Y 005 DE 2008.


LEY 715 DE 2001.

LEY1176 DE 2007.


RESOLUCIÓN 2115 DE 2007.

DEMÁS NORMAS REGLAMENTARIAS Y CONCORDANTES, Y NORMAS QUE LAS

SUSTITUYAN O MODIFIQUEN.

Reglamento técnico RAS

La empresa cuenta con un nomograma por proceso

COMITÉSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

DECISIÓN NUMERO 09 DEL 20 SEPTIEMBRE 2013

Articulo 41, Consejos, Comisiones, Comités y Juntas. El gerente

General esta facultado para crear Consejos, Comisiones,

Comités y Juntas, cuando así se requieran y con el fin de

cumplir las funciones a cargo de la empresa.

Comité de Peticiones, Quejas y Recursos.

Comité de Gerencia.

Comité de Planeación

Comité de Coordinación de Control Interno

Comité de Compras

Comité de Higiene y Seguridad Industrial

Comité de la Unidad de Control Disciplinario

REQUISITOS DEL CLIENTEVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

CONTINUIDADSe refiere a la prestación constante de los servicios

COBERTURASe refiere a la prestación constante de los servicios

CALIDAD

Prestación de los servicios que cumplan con los requisitos de ley

y satisfagan las necesidades del usuario

PERSONAL COMPETENTE PARA LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

Personal competente para el desarrollo de las diferentes

actividades realizadas durante la prestación de los servicios,

tecnología innovadora

TIPOS DE USUARIOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

USUARIO

Es la persona que se

beneficia con la prestación

de nuestros servicios

SUSCRIPTOR ESPORÁDICOS

Es la persona que ha celebrado un contrato

de condiciones uniformes de servicios

públicos para beneficiarse de estos

Aquellos que solicitan un

servicio provisional, es decir

por un determinado tiempo.

RECURSOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Infraestructura:

-Oficinas

Personal Competente.

Medios De Comunicación:

-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software.

Recursos Económicos.

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

Infraestructura:

-Oficinas



-Internet

-Teléfono

-Celulares



GESTIÓN DE

COMUNICACIONES

Infraestructura.

-Planta de tratamiento

-Dosificadores de cloro y sulfato

-Equipos laboratorio calibrados

-Reactivos


Medios De Comunicación

-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware y Software

Recursos Económicos

GESTIÓN DE

ACUEDUCTO

Infraestructura

-Oficinas


Medios De Comunicación.

-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software


.

GESTIÓN DE

ALCANTARILLADO

Infraestructura:

-Oficinas



-Internet

-Teléfono

-Celulares



GESTIÓN DE ASEO

PROCESOS GERENCIALES PROCESOS MISIONALES


Infraestructura:

-Oficinas

-Medidores

-Caja tapas



-Internet

-Teléfono

-Celulares


HAS


GESTIÓN COMERCIAL

DE SERVICIOS

Infraestructura

-Oficinas

Personal Competente


-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software

-Pimysis


SERVICIO AL CLIENTE

Infraestructura.

-Planta de tratamiento

-Dosificadores de cloro y sulfato



-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware y Software


FACTURACIÓN

RECAUDO Y CARTERA

Infraestructura

-Oficinas

-Antifraudes

Personal Competente


-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software

-Pimysis


SUSPENSIÓN CORTE Y

RECONEXIÓN

Infraestructura

-Oficinas

Personal Competente


-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software

-Pimysis

Proveedores

-Seleccionados.

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROCESOS DE APOYOPROCESOS MISIONALES


PERSONAL COMPETENTE

-Oficinas

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

-Internet

-Teléfono

-Celulares

HARDWARE Y SOFTWARE

-pimysis

REPUESTOS

HERRAMIENTAS

RECURSOS ECONÓMICOS

GESTIÓN DE

INFRAESTRUCTURA

Infraestructura:

-Oficinas



-Internet

-Teléfono

-Celulares



GESTIÓN

DOCUMENTAL Y

ARCHIVO

Infraestructura

-Oficinas

Personal Competente


-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software

Documentación Y Contratación


GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO

Infraestructura

-Oficinas

Personal Competente


-Internet

-Teléfono

-Celulares

Hardware Y Software


.

GESTIÓN DE

EVALUACIÓN Y

MEJORA

PROCESOS DE EVALUACIÓNPROCESOS DE APOYO

TRAZABILIDADVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

UBICACIÓN DEL USUARIO

Fecha visita

Concepto a favor de

empresa o usuario

Fecha solución

RESPUESTA USUARIO

Fecha respuesta

Medio de la respuesta

Tiempo de la solución

PRESENTACIÓN DE UNA PQR

Por un usuario

Acueducto

Alcantarillado

RADICACIÓN EN OFICINA PQR

Fecha

Tipo de pqr

Nombre usuario, Código,

Dirección y Teléfono

Motivo pqr

Solución Inmediata con

el registro de toma de

lecturas o en el sistema

de recaudo

O Requiere de visita

técnica

ORDEN VISITA TÉCNICA O

CAMBIO DE FACTURA

Delegación funcionario

Realización de la visita

Emisión de concepto

Emisión de nueva

facturación

Código usuario

Reconstruir la historia, origen de materiales, distribución y localización de los

productos y/o servicios después de su entrega

RESEÑA HISTÓRICAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

1934- 1944El Acueducto antiguo fue construido por la

Administración Municipal y la Gobernación

de Cundinamarca.

1944Acuerdo Municipal N° 11 se celebró entre la Personería

Municipal y la Secretaria de OO.PP de la Gobernación

de Cundinamarca, el contrato para la Construcción de

tres (3) etapas del Acueducto urbano de esta ciudad

1945

El Acuerdo N° 8 del 12 de Agosto aprueba el Contrato

celebrado entre la Personería Municipal, el Gobernador de

Cundinamarca y el Banco de la República a nombre de las

Salinas Nacionales donde el Banco se Compromete a

"Construir y mantener en perfecto funcionamiento una

planta de purificación de aguas

1946

el agua suministrada por el sistema Salinas era

insuficiente, por lo tanto se realizaron varios estudios a

partir de diferentes fuentes de abastecimiento para

construir un nuevo acueducto que fuera administrado

directamente por el Municipio

1967

Estudio de factibilidad, para la construcción del Nuevo

Acueducto para Zipaquirá por parte de la CAR y la Firma

HIDROSAN LTDA., este estudio no solo daba solución a los

problemas del Acueducto de Zipaquirá y también a los

de Cogua y Nemocón

1972

Construcción del Sistema de Acueducto Regional

Zipaquirá, Cogua Y Nemocón por la CAR, de acuerdo

con los contratos suscritos en 1971 entre la CAR y los

Municipios nombrados anteriormente


1978

El Municipio de Zipaquirá, inició la administración del

servicio de acueducto, no existió dentro de la

administración municipal una dependencia

especializada encargada exclusivamente de la

prestación de éste servicio

1984La operación de la planta de tratamiento

regional se ha realizado con personal de los 3

municipios

1986

Los servicios de Acueducto y Alcantarillado antes del primero

(1°) de Enero de 1987, se realizaba a través de la Secretaria

de Obras Públicas Municipales, los cobros de estos servicios

se efectuaban a través de la Tesorería Municipal, para esa

época el municipio contaba con 3.800 usuarios, el cobro de

los servicios se realizaba teniendo en cuenta el avalúo

catastral.

1987

fue el comienzo de un gran reto para la clase política

para los profesionales ( Ingenieros, economistas,

contadores) para los técnicos y para la misma

comunidad Zipaquireña, en mejorar el servicio público de

Acueductos y alcantarillado, superando las nuevas

exigencias de desarrollo sostenible.

1967

1972

1995

La Empresa empieza a prestar el servicio de aseo que

antes proporcionaba el municipio. Consecuencia:

Cambio de nombre y siglas de la Empresa.

En noviembre de 1995 la EAAAZ ESP es registrada ante la

Superintendencia de Servicios Públicos y el 4 de diciembre de

1995 según acuerdo Nº 36 se transforma en Empresa de servicios

públicos de Acueducto y Alcantarillado.

1997


1998El 29 de enero de 1998 según decisión 001 se denominará

“EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE

ZIPAQUIRÁ”.

2008

Según el acuerdo del Concejo Municipal Número 25 del

21 de octubre de 2008 se aprobó el nuevo objeto social

de la EAAAZ ESP, incluyendo los servicios

complementarios.

2016EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE

ZIPAQUIRÁ. Se encuentra recertificada en las Norma ISO

9001, con el certificado No SC3998-1 y la Norma NTCGP

1000 con el certificado No GP184-1.

PROPIEDAD DEL CLIENTEVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Descripción

Licencia De Construcción

Disponibilidad De Servicios

Certificado De Tradición Y Libertad

Impuesto Predial

Pagare

Certificado De Existencia Y Representación Legal

Registro Único Tributario

Fotocopia Cedula De Ciudadanía

Boletín De Nomenclatura

ResponsablesAuxiliar administrativo, Jefe de comercialización, Jefe Atención y Servicio al Cliente, Jefe Facturación, Coordinador de Operarios de Micro medición, Operarios de Micro medición

IdentificaciónSolicitud de Disponibilidad de Servicios, Solicitud Conexión Servicios, Solicitud Servicios Complementarios, Servicio al Usuario, Verificación De La Condición Metrológica De Los Medidores

Identificación – Ubicación A-Z en archivo de gestión, protegido del polvo, deterioro y humedad ; Oficina de PQR, Cadena de custodia: Almacén, Coordinador de Micro medición

Plano De Localización

Certificado De Demarcación

Poder O Autorización

Planos Topográficos

Plano Proyecto Urbanístico

Memorias De Cálculo

Declaración Juramentada

Oficios Solicitando Información

Medidor

ACTIVIDAD ECONÓMICAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá “EAAAZ” E.S.P., es actualmente una empresa industrial y

comercial del estado del orden municipal, prestadora de servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica,

autonomía administrativa y financiera, y patrimonio propio e independiente constituido con bienes y fondos públicos

comunes, los productos de ellos y el rendimiento de tasas que perciba por los servicios y funciones y contribuciones de

destinación especial en los casos autorizados por la Constitución.

PARTE INTERESADA - EXTERNAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Usuario -

Cumplimiento de requisitos establecidos en el Contrato Condiciones UniformesCumplimiento en la atención integral al cliente. ( tiempos, disponibilidad ).

Calidad, continuidad, cobertura, Ejecución de planes, programas y proyectos.Adquisición de bienes y servicios para la prestación de los servicios decaptación, potabilización control de calidad, transporte y distribución de agua.Mantenimiento de redes de acueducto. Recolección, transporte, tratamiento ydisposición de aguas residuales; mantenimiento de redes de alcantarillado.Barrido y limpieza de vías y áreas públicas; recolección y transporte de residuossólidos. Facturación y recudo sobre el cobro de los servicios, suspensión corte yreconexión. Alquiler de equipos de succión, venta de medidores y cajillas,servicio de geófono

Proveedores / Contratistas -

1. Pago oportuno. 2. Orden de Compra y/o servicio, contratos para cada negociación.3. Vinculación comercial.4. Compromisos a plazos definidos5. Certificados de suministros.

6. Garantizar la entrega de los productos o servicios en el tiempo y con las especificaciones establecidas por la organización.7. Inducción y reinducción acorde a las actividades a realizar8. Entrega de materiales de forma oportuna9. Supervisión y apoyo por parte del personal de la organización.10.Cumplimiento de lo establecido en el manual de contratación

Gobierno y Entidades Estatales -

Cumplir normatividades, requerimientos y lineamientos definidos

Alcaldía Zipaquirá-

1. Cumplimiento de los programas y subprogramas de la EAAAZ en la PDM2. Balance de cumplimientos3. Apoyo interinstitucionales4. Acompañamientos con comunidad

5. Apoyos técnicos6. Participación en comités

PARTE INTERESADA - EXTERNAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Interventoría del Contrato -1. Información oportuna2. Resultados técnicos y financieros

Instituciones Educativas -1. Presencia Institucional

2. Capacitación ambiental y técnica3. Cupos para practicantes y pasantes

Constructores y Urbanizadores -1. Otorgamiento de disponibilidad de servicios y datos técnicos.

2. Entrega oportuna de aprobación del proyecto de diseños y planos

aprobados

3. Asesoría Técnica.

4. Recibo de obra

Empresas Fiscalizadora -1. Pago oportuno de impuestos y contribuciones2. Generación de información oportuna

Gremios y Asociaciones -

1. Estrategias conjuntas para el desarrollo del gremio.2. Innovación3. Crecimiento4. Apoyos técnicos5. Apoyos económicos

PARTE INTERESADA - INTERNAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

Empleados-

1. Requisitos establecidos en el reglamento de trabajo2. Estabilidad laboral3. Remuneración4. Crecimiento personal y profesional

5. Políticas proceso de gestión humana6. Entrega oportuna de los elementos de protección personal y dotación7. Entrega oportuna de las herramientas necesarias para el desarrollo de sus actividades

Junta Directiva -

1. Información oportuna2. Resultados financieros

Corporativo -

1. Cumplir con los lineamientos y directrices2. Gestionar el cambio de acuerdo a los procedimientos 3. Gestión de la información veraz y oportuna y respectivo análisis cuando aplique 4. Adopción de estrategias en el sistema de gestión.5. Cumplimiento de tiempos en la generación de informes6. Eficiencia en los gastos7. Resultados en la gestión8. Apoyos en la búsqueda y ejecución de los proyectos nuevos

9. Planes de eficiencia operaciones

COMUNICACIÓN DE LA EAAAZVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

EN LA E. S. P. DEL MUNICIPIO DE ZIPAQUIRÁ NOS COMUNICAMOS A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES MECANISMOS:

Reunión de Consejo Gerencial en la que participan los Dueños de Proceso. Se tratan temas de interés para el Sistema de Gestión de la Calidad de tal forma que se informen los resultados de los indicadores para su análisis y se inicie el proceso de planificación de las acciones.

Reuniones donde cada Dueño de Proceso y los involucrados realiza análisis de causas y planes de acción para la toma de acciones correctivas, de mejora, identificación, y gestión de riesgos de acuerdo al seguimiento de las actividades propias del proceso.

Sensibilizaciones al personal para conocer Misión, Visión, Política de la Calidad, Ruta de Procesos, Procedimientos y toda la información necesaria para el conocimiento e implementación de las actividades inherentes al Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora del desempeño de los procesos de la EAAAZ ESP.

Además se cuenta con herramientas para fortalecer la comunicación como: Pagina web, Canal YouTube, Red Social Facebook, carteleras, correo electrónico, INTRANET y material publicitario que permiten una retroalimentación continua a todos los niveles de la empresa y al exterior de la misma

COMUNICACIÓN DE LA EAAAZVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

REUNIÓN CONSEJO GERENCIAL- calidad

Se tratan temas de interés

para el Sistema de Gestión

de la Calidad de modo que

se informen los resultados de

los indicadores para el

análisis e iniciar el proceso de

planificación de las acciones

correctivas, gestión del riesgo

y mejora continua necesaria,

posibles cambios que

afectan el sistema

REUNIONES DE CADA ÁREA

Se realiza por área donde

cada Dueño de Proceso y

los involucrados realizan

análisis de causas y planes

de acción para la toma

de acciones correctivas,

de mejora, levantamiento

de riesgos de acuerdo al

seguimiento de las

actividades propias de

cada proceso

SENSIBILIZACIÓN DEL PERSONAL

Se realiza con el fin de dar a

conocer la Misión, la Visión, la

Política de la Calidad, los

Objetivos de la Calidad, Ruta

de Procesos, procedimientos

y toda la información

necesaria para el

conocimiento e

implementación de las

actividades inherentes al

Sistema de Gestión de la

Calidad y la mejora del

desempeño de los procesos.

REUNIONES DE CADA ÁREA

Se utilizan para fortalecer la

comunicación y como medio

para el logro de los

compromisos de la EAAAZ. La

empresa cuenta con pagina

web, Canal You Tube, Red

Social Facebook, INTRANET,

carteleras, correo electrónico,

material publicitario los cuales

permiten una

retroalimentación continua a

todos los niveles de la

organización y con los

clientes

RUTA DE PROCESOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

ORGANIGRAMAVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

CARACTERIZACIONESVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá EAAAZ ESP, tiene identificado actualmente catorce caracterizaciones de proceso

Planeación estratégica. Gestión de comunicaciones. Gestión comercial de servicios. Servicio al cliente. Facturación recaudo y cartera. Gestión de acueducto. Gestión de alcantarillado. Gestión de aseo. Gestión de infraestructura. Suspensión corte y reconexión. Adquisición de bienes y servicios Gestión documental y archivo. Gestión del talento humano. Gestión de evaluación y mejora.

INVENTARIO DOCUMENTALVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

CONTROL DE DOCUMENTOS

El Procedimiento Manejo de la Información Documentada, establece las

actividades para el control de los documentos internos (la creación,

revisión, actualización, aprobación, identificación y distribución que se

manejan en EAAAZ ESP, Así como también el control sobre la

identificación y manejo de los documentos externos. Actividades para la

identificación, distribución, almacenamiento, etc., de los registros (tanto

internos como externos) que garantizan el desarrollo y gestión de los

procesos y lo requerido por la norma para la prestación del servicio.

Cada dueño de proceso es responsable de controlar sus propios listados

de control, los cuales se identifican por proceso a través de una

plataforma en ambiente web que aprovecha las tecnologías de la

información disponibles en el mercado y su consulta oficial se efectúa a

través de la INTRANET, en esta plataforma se pueden identificar los

siguientes listados de control por proceso:

Listado Control de Documentos Internos

Listado Control de Documentos Externos

Listado Control de Registros Internos y Externos

Normograma

Matriz de Comunicaciones

Matriz de Partes Interesadas

Consulta Documento Oficial en la INTRANET

PROYECTOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

PROYECTOS EN EL BANCO MUNICIPAL DE PROYECTOS

Construcción Redes De Alcantarillado Y Sistema De

Tratamiento De Aguas Residuales Del Sector Pasoancho Del

Municipio De Zipaquirá

Construcción Redes De Alcantarillado Y Conexión A La

Planta De Tratamiento De Aguas Residuales Del Sector El

Rudal Del Municipio De Zipaquirá

Construcción Redes De Alcantarillado Y Sistema De

Tratamiento De Aguas Residuales Del Sector La Mariela Del


Construcción De Colector Santa Isabel Avenida 36 Del


Construcción De Interceptor De Aguas Lluvias Calle Octava

Del Municipio De Zipaquirá

Construcción, Ampliación Y Mejoras Ptar Zipa II Del Municipio

De Zipaquirá

Construcción Interceptor De Aguas Residuales, Sector El

Amoladero Zipaquirá

Implementación De Los Planes De Acción En La Optimización

Operacional Y Control De Perdidas Formulados En Sistemas

Urbanos De Agua Potable Incluidos En La Fase III Plan De

Aseguramiento

Adquisición DE CUATRO (4) Compactadores De Residuos

Solidos, (dos de 25 yardas³ y dos de 12 yardas³) Para El


CONVENIOSVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN

Convenio interadministrativo de asociación No 1090 de 2014

suscrito entre la Car, Municipio de Zipaquirá y EAAAZ ESP,

cuyo objeto es: “Construcción de la nueva planta de

tratamiento de aguas residuales para el casco Urbano del

Municipio de Zipaquirá”.

Convenio interadministrativo suscrito entre Empresas Publicas

de Cundinamarca y la EAAAZ ESP, cuyo objeto es: “Aunar

esfuerzos para la Elaboración de los estudios y diseños del

plan maestro de alcantarillado Urbano de Zipaquirá, incluido

el corregimiento 2”.

Convenio interadministrativo No 182 de 2013, de

cooperación técnica y apoyo financiero celebrado entre el

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, la financiera de

Desarrollo Territorial , FINDETER y el Municipio de Zipaquirá,

Cuyo objeto es: “ Construcción y optimización del sistema de

acueducto Urbano del Municipio de Zipaquirá”.

PLANES - PROGRAMASVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

PLANES Y PROGRAMAS CON LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

Plan de Desarrollo Municipal. PDM

Plan de uso eficiente y ahorro del agua PUEAAZ.

Plan de gestión integral de residuos sólidos. PGIRs.

OTROS PLANES Y PROGRAMAS

Plan de saneamiento y manejo de vertimientos PSMV.

Planes maestros de Acueducto y Alcantarillado PMAA.

Plan de Obras e Inversiones Regulado POIR..

OTROS PLANES Y PROGRAMAS

Plan de acción Plan Departamental de Aguas- PDA.

Recursos para:

Proyecto de Construcción y optimización de acueducto

Urbano de Zipaquirá.

Plan maestro de alcantarillado Urbano.

Construcción de alcantarillado sanitario y pluvial del

centro poblado rural la Mariela.

Construcción de alcantarillado sanitario y pluvial del

centro poblado rural el rudal.

Adquisición de 4 compactadores de residuos sólidos.

POLÍTICA SSTVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En la EAAAZ trabajamos permanente para satisfacer las

necesidades de los usuarios, clientes y partes interesadas en

la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado,

aseo y complementarios;

Suministrar y optimizar los recursos necesarios para la

implementación del Sistema de gestión integrado.

Cumplir los requisitos legales y organizacionales vigentes

y aplicables.

Fortalecer las competencias del talento humano.

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos de

todas las sedes, plantas y sitios de desarrollo de

actividades, garantizando los controles respectivos en

todos los sitios de trabajo, del personal en misión,

contratistas y visitantes.

Proteger la seguridad y salud de los trabajadores

mediante la mejora continua.

Brindando soluciones oportunas con calidad, continuidad y

cobertura en los servicios, soportados en la implementación

del sistema de gestión integrado, a través del cual nos

comprometemos a:

OBJETIVOS SSTVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Asegurar y establecer los recursos físicos, económicos,

tecnológicos y humanos necesarios para

implementación y ejecución del SST.

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que

en materia de SST apliquen a la empresa.

Fomentar programas de estilos de vida y trabajo

saludables, con la finalidad de desarrollar las

competencias aplicables al sistema de SST.

Asegurar la identificación, evaluación e intervención de

los diferentes factores de riesgos y peligros significativos

para la salud de los trabajadores.

Minimizar la ocurrencia de accidentes de trabajo a

través de la gestión de los riesgos.

Minimizar la ocurrencia de enfermedades

ocupacionales a través de la gestión de los riesgos

higiénicos.

Propiciar un ambiente de trabajo seguro que

favorezcan el adecuado desarrollo de sus actividades.

LÍNEAS DE ATENCIÓNVersión: 11; Fecha Emisión: 30/09/2017MANUAL INSTITUCIONAL

PARA REPORTAR DAÑOS Y PRESUNTOS FRAUDES LOS SIGUIENTES NÚMEROS ESTÁN DISPONIBLES PARA COMUNICARSE

Empresa 5953888 Ext 125 - 117Horario de lunes a viernes de 07:30 am a 12:30 pm y 02:00 a 05:00 pm

Atención 24 horas:Supervisor Acueducto: 314 2949897

Supervisor Aseo: 314 2949878Supervisor Alcantarillado: 314 2947373

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