COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

TALLER REFLEXIVO

GUSTAVO ANDRES MUÑOZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADIMINISTRATIVAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

VALLE DEL CAUCA

2010

1. Establezca un paralelo comparativo entre la comunicación general y la comunicación empresarial.

Comunicación general

Cuando hablamos de comunicación general hacemos referencia a una forma de comunicación más sencilla respecto a la comunicación empresarial. Si bien sabemos la comunicación es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros información, sentimientos y vivencias. Por consiguiente esta definición podría tomarse como la de comunicación general, ya que la comunicación empresarial habría que definirla de una manera más técnica.

Enfocados en la comunicación general se podría decir que en una información sencilla, informal, donde los conocimientos técnicos no son realmente necesario para esta comunicación, debido que con tan solo una experiencia (casa fortuito) es suficiente para desarrollar esta comunicación. La comunicación general se puede clasificar como una comunicación más horizontal comparada con la comunicación empresarial; obviamente como en toda comunicación existe un mensaje, es subjetiva, existiendo una intención comunicativa. Para esta comunicación no existe procedimiento alguno, lo que indica que se puede abarcar libremente.

Comunicación empresarial

La comunicación empresarial o comunicación corporativa se compone de un sinnúmero de elementos, tanto internos como externos, que desarrollándolo constituyen la plataforma de proyección de la imagen en una forma eficiente.

La comunicación empresarial a diferencia de la comunicación general, es mucho más formal y técnica, lo que requiere un pre conocimiento para desarrollar una información y un mensaje mucho más claro, objetivo y conciso. así como en la comunicación general existe una intención comunicativa, de la misma forma existe esta intención en la comunicación corporativa, solo que debe hacerse entender esta intención con procedimientos incluidos y parámetros que desarrollen la idea de la información, de tal manera que no exista distorsión en la información, ya que esta podría acarrear inconvenientes en dicha comunicación.

2. La comunicación tiene relación con la forma en que usted “llega” a su público. Explíquelo

Si existe relación entre la comunicación y la forma en que uno le llega al público, ya que dentro de la manera que las personas suelen dirigirse al publico esta integro la comunicación, por lo tanto la comunicación juega un papel muy

importante en la credibilidad y en el seguimiento de parte del público, ya que la palabra, la forma de expresarse y el tono de voz son un conjunto de elementos que dentro de la comunicación son indispensables, de tal manera que si existe, un perfecto equilibrio y un buen manejo entre estos tres elementos, seguramente la comunicación será mucho más convincente, practica y manejable ante el público, llegándole con más energía y motivación la información o mensaje al receptor.

3. ¿Cuáles son los objetivos básicos de las comunicaciones empresariales? De ejemplos que no se hayan discutido en clase, es decir, que sean total aporte de ustedes.

La comunicación empresarial tiene como objetivo difundir un mensaje o información de forma que dicho mensaje sea claro y conciso, y reúna unas características particulares, tales como, que sea objetiva, que tenga una intención comunicativa y que sobre todo sea dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación constante.

EJEMPLOS

Secretaria de gerencia debe transmitir un mensaje a la gerente para informar que la reunión fue cancelada por la vicepresidencia por motivos extraordinarios, dicha información fue transmitida a la secretaria de gerencia vía telefónica, con confirmación vía email. La secretaria toma nota en su agenda, debido que en ese momento no puede transmitir la información a la gerente, sin embargo envía vía e mail la información a la gerente con recordatorio cada 10 min, para que sea prioridad y pueda ver la información. Deja también una nota es su escritorio en su visual para que la gerente se percate. Por último la secretaria piensa que en caso que se demore la última opción es llamar a la gerente al celular. Cuando la gerente llega a su oficina, la secretaria espera cinco minutos y se da cuenta que la gerente ha leído el correo, sin embargo se acerca a ella para informarle personalmente la razón por la cual fue cancelada la reunión.

En este ejemplo se puede ver como la información es manejada de tal forma que, la información sea breve y concisa, manejando la intención comunicativa de que ya no va haber reunión; la secretaria inteligentemente maneja varios canales para transmitir la información de forma que sea segura que la información es recibida por el receptor. También inteligentemente la secretaria confirma personalmente la información con la gerente, ya explicando los motivos de la cancelación de la reunión. En

conclusión la información es maneja de tal forma que no existan riesgos as que se pierda o se distorsione y que finalmente llegue a su destino.

4. Indique dos tipos específicos de comunicaciones empresariales y plantee casos originales a manera de ejemplo.

COMUNICACIÓN INTERNA

“INFORMACION FORMAL”

Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc.. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.

Ejemplo: se necesita la aprobación de vicepresidencia para realizar una acción, la cual única y exclusivamente se puede ejecutar con dicha autorización. La formalidad está en que para que la petición de la autorización, debe pasar por varios funcionarios en la cual se maneja el siguiente orden: analista de negocios, director operativo, secretaria de vicepresidencia y finalmente vicepresidente financiero. De la mima manera dicha información retorna al analista de negocios quien es el encargado de ejecutar la acción.

Se puede ver claramente como la información es totalmente vertical, con un procedimiento ya estructurado y una jerarquía organizacional.

“INFORMACION INFORMAL”

Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal

Ejemplo: podríamos tomar como ejemplo la actualización de un decreto del banco de la republica entorno a comercio exterior. Comunicado el cual se divulgara por medio de una reunión extraordinaria antes de hacerla totalmente forma por medio escrito. Esto con el fin de la urgencia ya que es algo que afecta la parte comercial de la entidad bancaria, y con la intención de prevenir a todos los funcionarios.

5. Como interpreta la frase “No puede evitarse el campo de las comunicaciones: usted está implicado en él gústele o no le guste”. Después de interpretarla, brinde ahora su opinión al respecto.

La comunicación es vital para los seres vivos, esto involucra no solamente al hombre, sino también a los animales, mamíferos, insectos, etc…En cual quiera que sea el contexto o situación las personas en este caso, siempre estarán inmersas en la comunicación, ya sea por medio de signos, oral, códigos, comunicación visual, entre otros. Es fundamental la comunicación para la subsistencia del ser humano, esto se puede ver claramente reflejado en la película “El naufrago” donde el protagonista se encuentra en una isla totalmente desierta y adopta por tomar un balón y darle identidad a dicho objeto, convirtiéndose este en el amigo del naufrago. Es aquí donde nos damos cuenta que la comunicación es algo universal, y esta innato en nuestro ser.

6. ¿Qué significa para una organización empresarial su misión y su visión? ¿Qué relación tienen estos dos elementos con la comunicación empresarial?

Como ya sabemos la comunicación corporativa es el conjunto de mensajes que una institución, ya sea una empresa, fundación, universidad, ONG, etc., proyecta a un público determinando con el fin de dar a conocer su misión y visión y lograr establecer una empatía entre ambos. Por lo tanto la misión y la visión de una empresa no es más que su imagen ante el mundo externo, la imagen corporativa que esta pueda difundir a través de sus objetivos.

La relación existente entre estos dos elementos con la comunicación empresarial, es que la definición de cada una lleva por dentro toda la estructura de la cual se debe componer la comunicación empresarial, con un leguaje formal, claro, conciso y sobre todo con una intención comunicativa fácilmente comprensible y veraz.

7. Explique la trascendencia o no trascendencia que tiene la comunicación no verbal al interior de la comunicación empresarial. Con ejemplos o casos no tratados en clase.

La comunicación no verbal tiene una trascendencia a aumentar en nuestros tiempos modernos. Es de ver que en nuestra actualidad nos vemos rodeados e invadidos por la tecnología, razón por la cual cada día, tenemos más medios de información al alcance del hombre, desde la tecnología más sencilla, hasta la tecnología de punto. Por esta razón hoy en día la comunicación corporativa gira en torno a un sin número de dispositivos que nos sirven para comunicarnos, enviar mensajes de tipo importante, dejando a estos medios constituir un papel importante dentro de la comunicación.

8. Mientras Julieta Ortega estaba presentando una mercancía a un cliente, sonó el teléfono. ¿todavía tienen a la venta las blusas que anunciaron en el periódico?. Pregunto la persona al otro lado de la línea del teléfono. “si la tenemos ¿Qué color desea?” “me gustaría que la blusa fuera negra” contesto la señora en la línea. “lo siento se nos acabaron las blusas negras – contesto Julieta -”¿puede esperarme un minuto?. Entonces dejo el teléfono y regreso a su cliente a tiempo para oír que decía mientras se alejaba:”voy a hacer otras cosas y regreso otro día”

Identifique el verdadero problema

¿Cuáles son los puntos coyunturales, de aspecto comunicativo, que se deben considerar en este problema?

Elabore una lista de soluciones de cada punto de vista.

Evalúe los resultados posibles de cada solución.

¿Cuál solución recomienda usted? ¿Por qué?

PROBLEMA

El problema a esta comunicación trata sobre la ineficiencia de parte de Julieta, pues no es coherente con las respuestas que debiera dar a la señora de la línea, esto puede ser a falta de no saber escuchar. Además existe otra problemática dentro del contexto y es que Julieta se encuentra sola atendiendo el personal del almacén y la línea telefónica.

PUNTOS COYUNTURALES

La carencia de no saber escuchar al cliente por la línea telefónica

El no ser oportuno con las respuestas

La falta de experiencia en el manejo del contexto.

SOLUCIONES

En el almacén deben existir dos personas para que este tipo de situaciones no se presenten a menudo.

Si la persona decide contestar el teléfono, deber saber manejar la situación y darle prioridad al caso; en este caso la prioridad es el cliente que se encuentra en el almacén, ya que es la persona que tiene la primera atención.

Tener un teléfono con identificador de llamadas permitiría saber cuál es el número telefónico, al cual se le puede devolver la llamada con más tranquilidad, o en su defecto manejar un buzón de mensajes. Claro está, que esta llamada de respuesta no debe tardar mucho tiempo, ya que por la competencia el cliente que llama podría llamar u otro lugar y tomar decisiones ligeras.

EVALUACION DE LOS POSIBLES RESULTADOS DE ACUERDO A LA SOLUCION

Dos personas pueden manejar perfectamente la situación analizada, esto permite que cada persona se tome su tiempo para cada función sin preocupación alguna.

En el caso de que sea una persona la que decida manejar la situación, debe mostrar seguridad y calma; como ya lo mencione anteriormente dándole la mayor prioridad a la persona que tiene en frente, ya que esta maneja una amplia posibilidad de venta en el momento. igualmente la persona que atiende el almacén debe ser claro y conciso con sus respuestas telefónicas, esto con el fin de que la atención a la llamada sea rápida y oportuna.

Al tener un identificador de llamadas, daría calma a la situación permitiendo de esta manera devolver la llamada con una atención de mejor calidad vía telefónica. Así la información que se da a través

del teléfono es mucho más veraz sin interrupciones, sin interferencias, permitiendo al canal una fluidez de la información por ambas partes (emisor - receptor).

SOLUCION RECOMENDADA

Teniendo en cuenta la situación analizada, la solución ideal sería que dos personas permanecieran en el almacén, con funciones definidas y acuerdo mutuo entre las dos personas, permitiendo así conformar un equipo de trabajo para obtener resultados eficientes y cumplir el logro de los objetivos trazados por el almacén de venta. Esto se define como empatía, ya que esta es la destreza básica de la comunicación interpersonal, permitiendo un entendimiento solido entre dos personas. Igualmente existe sinergia para la solución mencionada (trabajo asociado).

9. Con un esfuerzo de síntesis y condensación escriba su propia definición de lo que para usted es COMUNICACIÓN EMPRESARIAL y diga ¿Qué espacio le brinda dentro de su proyecto de vida profesional?

La comunicación empresarial es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales, tanto interna como externa donde se maneja todo un procedimiento de comunicación a través de diferentes medios y canales.

Dentro de mi proyecto como profesional la comunicación empresarial es bastante enriquecedora, un tema que va inmerso en nuestro campo profesional, que nos ayudara a ser mucho más efectivos en la comunicación y tener mejores relaciones interpersonales.

10.Escriba un ARTICULO de opinión (máximo tres páginas, mínimo dos) que cubra algún aspecto del amplio espectro que se abordo en el curso y desarrolle una postura personal, pero soportada sobre una base de documentación bien referenciada.

LIDERAZGO EMPRESARIAL

Debido a los grandes cambios en el mundo es indispensable ser parte de la competitividad empresarial, es por eso que debemos tomar como clave de éste éxito al Liderazgo para alcanzar una mayor rentabilidad dentro de las empresas,

es necesario para ello encontrar a ésos líderes en los diferentes estratos, ya sean institucionales como empresariales y fomentar día a día su formación para crear de esa forma empresas vigorosas y viables.

A través de la historia hemos conocido grandes lideres que supieron responder a las necesidades de su época. En los momentos grandes y trascendentales estos hombres fueron los guías en la oscuridad, los maestros de su generación, hombres que en aquella época fueron héroes arriesgando sus vidas.

Existe en nuestros días una variabilidad entre lo que podemos definir como un líder, como distinguir a un líder de quien no lo es, que diferencia o que distingue un líder eficiente de uno ineficiente, los lideres nacen o se hacen; pues bien un líder es la persona que trabaja con un equipo e influye en él para lograr un propósito que todos juntos pretenden, alcanzar un objetivo común. Un verdadero Líder es aquel cuya acción, forma de actuar, conducta, ética, representa la imagen misma de la empresa. Resulta importante entonces el protagonismo y la vigencia de la democracia participativa.

Líder, es alguien que tiene propósitos superiores, que tiene la característica de no conformarse, que siente el compromiso con los demás, de propiciar y ayudar y ayudar a su evolución.

El líder para la empresa es como una brújula pues marca permanentemente la verdadera dirección hacia la cual dirigirse, es creativo, rompe lo establecido, cambia reglas, normas y las formas tradicionales de hacer las cosas, la misión básica de todo Líder es de dirigir a un grupo hacia metas deseadas y propuestas, entre dos variables: Saben motivar, promover, orientar, negociar y relacionarse con las personas y son capaces al mismo tiempo de definir, proponer y hacer lograr las tareas y objetivos.

Ahora bien, el líder debe tener unas características bien marcadas como son: una persona íntegra, un motivador, debe ser una persona que cuente con una amplia creatividad, que trascienda sobre las demás personas, debe ser original y autentico, el líder inspira y organiza, busca el bien común, trabaja en equipo lo que lo hace amante de la sinergia, debe ser comprometido, responsable, ejemplar, carismático, emprendedor, debe manejar una alta vocación de servicio, excelente comunicador.

Como vemos debe un líder debe tener una amplia lista de características que sobresalgan dentro de la comunidad, características que desde el punto de vista humanitario, son cualidades positivas y de gran valor ético.

Por eso en nuestros días es importante saber referenciar aquella persona que tiene la facultad para ser un líder, teniendo en cuenta de lo que significa un líder dentro de las organizaciones empresariales, dentro de la comunidad misma, sabiendo sus características, ya que esta persona será nuestra imagen o reflejo de lo que somos como un grupo de trabajo. Colocando un ejemplo simple y claro hacemos referencia a los técnicos de futbol, aparentemente son los jugadores los encargados de gana un partido, son ellos aparentemente quienes hacen los goles para ganar partidos y sumar puntos dentro de un campeonato; entonces el director técnico quién es? Por que los equipos de futbol con los mismos jugadores cambian de manera tal que pueden sobresalir de un momento a otro, cuando se produce un cambio de técnico en el futbol. La razón a esto es que el técnico de futbol es el líder del equipo, que combinando las características ya mencionadas que posee un líder, junto con un conocimiento previo que este caso hace referencia al futbol, hace de este la persona responsable del éxito de un equipo de futbol.

En conclusión creo que todos tenemos la facultad de ser lideres, lo que si hay que tener en cuenta es que cada quien debe mirar su campo profesional, su experiencia, su conocimiento, que los pueda llevar a convertirse en verdaderos lideres.