taller caracterizacion procesos mayo 24 1

TALLER CARACTERIZACIÓN

PROCESOS CORPOICA

TALLER CARACTERIZACIÓN

PROCESOS CORPOICA

For the benefit of business and people

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Identificar los procesos necesarios para el SGC

Determinar secuenciae interacción de de los procesos

Determinar los criteriosy métodos para la operación

y control de los procesos

Asegurar la disponibilidadde recursos e información para apoyar la operación y

seguimiento de los procesos

Medir, hacer monitoreoy analizar los procesos

Implementar accionespara lograr los resultados planificados y la mejora

continua de los procesos

4.1 REQUISITOS GENERALES4.1 REQUISITOS GENERALES4.1 REQUISITOS GENERALES

SISTEMA DE GESTISISTEMA DE GESTIÓÓNNDE LA CALIDADDE LA CALIDAD

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CONTEXTO DEL MAPA DE PROCESOSCONTEXTO DEL MAPA DE PROCESOS

Mapa Contextual

Conjunto de relaciones entre CORPOICA Y sus grupos de interés

Mapa de Procesos

Muestra la interacción entre los diferentes procesos en la Corporación

Mapa de Procesos en

los CI

Muestra las interrelaciones entre procesos de un Centro de Investigación

4

MAPA CONTEXTUALMAPA CONTEXTUAL

ALIADOS ESTRATEGICOS

COMPETENCIA

EMPLEADOS COMUNIDAD

ESTADO

ACADEMIA

GREMIOS

Desarrollo Científico y Tecnológico

Gestión de

Proyectos

Identificación y priorización oportunidades

Seguimiento y Evaluación

Gestión ApropiabilidadDireccionamiento

Corporativo

Gestión Compras

Gestión Humana

Gestión Financiera

Gestión de Mantenimiento e Infraestructura

Gestión Jurídica

CLI

ENTE

S

CLI

ENTE

S

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

Productos y Servicios

Científicos, Tecnológicos y

comerciales

Vinculación y Transferencia

Investigación Estratégica

Oferta de Productos y

Servicios

Gestión de Tecnologías información

Imagen y Relacionamiento

Corporativo

Gestión Integral de la Calidad

Gestión de Alianzas,

Recursos y Mercadeo

Gestión Documental

Generación, acceso y

Apropiación del

Conocimiento

Operaciones de Campo

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS CLAVES

PROCESOS SOPORTE

TITLE

I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06© BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA.

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN6

TransformaciónTransformaciónEntradaEntrada SalidaSalida

CARACTERIZACICARACTERIZACIÓÓN DE PROCESOSN DE PROCESOS

Permite la Identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición

de las principales características del procesofacilitando su entendimiento, gestión y el control de

sus interrelaciones como parte de un sistema.

TITLE



1. Identificar los procesos

IDENTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOSIDENTIFICACIIDENTIFICACIÓÓN Y GESTIN Y GESTIÓÓN DE PROCESOSN DE PROCESOS

•• Procesos:Procesos:

•• Definir los subprocesos correspondientes o Definir los subprocesos correspondientes o actividades para cada proceso:actividades para cada proceso:

2. Identificar los dueños del procesoSon los responsables de:

.

TITLE



3. Identificar las entradas de proceso• Insumos o entradas a transformar pueden

ser:materialesequipoinformacióncondiciones ambientales..

• Identificar los proveedores de las entradas (otros procesos / áreas internas).

4. Identificar las salidas del procesoProducto o servicio que se crea en el proceso el cual es entregado a un cliente.Puede ser la entrada para un proceso posterior (pueden ser internos o externos a la organización).


TITLE



5. Establecer el flujo de actividades•• Actividades secuenciales del mismo Actividades secuenciales del mismo

proceso.proceso.•• Identificar los puntos de control:Identificar los puntos de control:

Características de producto/ servicioParámetros de proceso

EntradaEntradaSalidaSalidaControlesControles


•• Identificar los puntos de control:Identificar los puntos de control:Características de producto/ servicioParámetros de proceso

6. Establecer el seguimiento y medición

TITLE



NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

SUBPROCESOS Ó ACTIVIDADES DEL

PROCESOENTR

ADAS SA LIDAS

RECURSOS DOCUMENTOS. REGISTROS

REQUISITOS INDICADORES CONTROLES

CARGO

RAZÓN DE SER, MISIÓN DEL PROCESO

Insumos, ServiciosInformación

Resultados, ServiciosInformación

Recursos necesarios parael funcionamiento del proceso

Definen / establecen y soportan las actividades

Evidencias que demuestran la operación eficaz del Proceso

Requisitos a cumplir (Legales y de Norma) Miden el desempeño del proceso Factores críticos a ser controlados

para que funcione el proceso


TITLE



CARACTERIZACICARACTERIZACIÓÓN DE PROCESOSN DE PROCESOSRESPONSABLE DEL PROCESOPROCESO

ACTIVIDADES / SUBPROCESOS

DOCUMENTOS

PROVEEDORES CLIENTES

MATERIALES / INSUMOS PRODUCTO / SERVICIO

REGISTROSRECURSOS

REQUISITOS INDICADORES CONTROLES

OBJETIVO DEL PROCESO ENCABEZADO

DESCRIPCIÓN

CARACTE-RÍSTICAS

TITLE



CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTOCARACTERISTICAS DEL DOCUMENTOCARACTERISTICAS DEL DOCUMENTOENCABEZADO

• Nombre del Proceso:• Fecha de última actualización:• Objetivo del Proceso: razón de ser del proceso (Qué?) y

propósitos del proceso en términos de eficacia y eficiencia (Para qué?).

• Responsable del Proceso: Cargo responsable por el buen desempeño del proceso.

TITLE



CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTOCARACTERISTICAS DEL DOCUMENTOCARACTERISTICAS DEL DOCUMENTODESCRIPCIÓN DEL PROCESO

• Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como información, documentos, solicitudes, materiales, etc.

• Fuente: Son los procesos internos o entes externos que generan entradas para el proceso que se esta caracterizando.

• Actividades:• Salidas: Productos del proceso• Clientes: Son los procesos internos o usuarios a los cuales este

proceso les entrega la salida del proceso o puede ser el usuarioo cliente externos.

TITLE




• Recursos: elementos que brindan el soporte necesario para ejecutar el proceso tales como equipos, maquinaria, sistemas de información, etc.

• Requisitos (de norma y legales): requisitos de la norma ISO 9001 y leyes, decretos, resoluciones, circulares o normas internas que rigen la ejecución del proceso y que debe cumplir el proceso.

• Controles: mediciones y controles que requiere el proceso para garantizar su óptimo resultado.

• Indicadores: miden el desempeño del proceso (eficacia).

CARACTERISTICAS

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Desarrollo de documentación de los procesosDesarrollo de documentaciDesarrollo de documentacióón de los procesosn de los procesos

Los procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente claro qué pasos

deben darse para realizarlo. Es decir, se hace necesaria una explicación, fase por fase, de

las actividades que componen el proceso

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GESTION DE LOS PROCESOSGESTION DE LOS PROCESOS

Tres fases son las necesarias para comprender y poder mejorar continuamente los procesos:

Evaluar Analizar Mejorar

Mejora continua

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EVALUAR EVALUAR EVALUAR Definir el objetivo del proceso de forma que permita la comprensión del valor añadido del mismo respecto de su contribución a la Misión general de la organización.Asignar un responsable de proceso que lidere la mejora continua de la eficacia y la eficiencia.Consensuar requerimientos cliente – proveedor como primer paso para la mejora de calidad.Definir indicadores sólidos y consistentes que permitan la toma de decisiones acertadas respecto de la mejora de la calidad. Asegurar que los datos en todo momento, reflejan la situación actual, la tendencia y son coherentes con los requerimientos cliente – proveedor existentes.A partir del objetivo, los requerimientos de los clientes y los resultados de los indicadores, evaluar el proceso identificando las ayudas y barreras existentes y los puntos fuertes y áreas de oportunidad del proceso que nos permitirá detectar las áreas de mejora a contemplar.

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ANALIZAR ANALIZAR

Analizar las áreas de mejora, utilizando herramientas de mejora de la calidad tales como: Proceso de Mejora de Calidad, Análisis de causas raíz y Simplificación de procesos.Determinar los beneficios que la aplicación de la metodología del Benchmarking puede aportar, en cuanto a la obtención de prácticas adecuadas para obtener las mejoras de rendimiento necesarias. Identificar las acciones adecuadas para garantizar la mejora del rendimiento.

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MEJORAR MEJORAR MEJORAR

Convertir las acciones en planes detallados de mejoraLlevar a cabo los planes de mejoraComparar los resultados de los indicadores con los resultados previos, comprobando de esta forma si las acciones dan la mejora esperada.Verificar la satisfacción del clienteIniciar un nuevo ciclo de gestión, volviendo a la fase de evaluación.

TITLE



TALLER TALLER TALLER

OBJETIVODesarrollar las técnicas para analizar y caracterizar procesos.

METODOLOGÍAFormar grupos de 4 personas y seleccionar un proceso.1. Defina el objetivo y el responsable de su proceso. Si existen etapas o subprocesos dentro del alcance de este, identifíquelos2. Para el proceso defina: Entradas y Salidas; Clientes y proveedores. 3. Identifique los recursos y documentación necesaria y los requisitos a cumplir.4. Identifique los puntos de control e indicadores.

TIEMPO: 60 minutos de trabajo


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