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MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

2017

PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA

2

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERÍA

MUNICIPAL DE COTA

RODRIGO ERNESTO MARÍN TORRES

Personero Municipal de Cota

ELABORADO POR MIGUEL DARIO DUQUE VARGAS

Ingeniero Industrial

COTA – CUNDINAMARCA 2017

3

INTRODUCCION

Una de las herramientas institucionales y de gestión de la calidad principales es la relativa al

manual de procesos, debido a que facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la

orientación precisa que requieren en las diferentes áreas, fundamentalmente en el ámbito

misional o de ejecución, dado que se describen en forma lógica, sistemática y detallada los

pasos que se deben seguir para cada una de las actividades que se llevan a cabo al interior de

una entidad.

El presente manual presenta una descripción de los procesos y procedimientos encontrados

en la Personería Municipal de Cota, de igual manera un mapa de procesos donde se describen

los diferentes tipos de procesos y su interrelación, elemento estratégico de gran importancia

para coadyuvar al logro de los objetivos y fines esenciales de la Personería Municipal de

Cota.

Para la elaboración del presente manual se tuvieron en cuenta dos etapas; dentro de la primera

etapa se realizó el análisis e identificación de los diferentes procesos de la Personería

Municipal de Cota, involucrando a todos y cada uno de los funcionarios de la entidad; para

la segunda etapa se realizó la validación y aprobación por parte del Personero Municipal.

Se debe tener en cuenta que la utilidad del presente manual radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlo permanentemente

actualizado con la intención de garantizar la mejora continua dentro del Modelo Estándar de

Control Interno con revisiones periódicas, o por solicitud de la alta dirección.

ACERCA DEL MANUAL

El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el

cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en

forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,

funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben

realizar individual y colectivamente en una organización, en todas sus áreas, dependencias,

departamentos y servicios.

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OBJETIVO GENERAL

Fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno, por medio de la Identificación,

estructuración y establecimiento de los procesos y procedimientos necesarios dentro del

marco funcional de la Personería Municipal de Cota, permitiendo contemplar la base

fundamental para la consecución de la misión institucional de la entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Asegurar la estandarización de los procesos y procedimientos en cada una de las oficinas

de la Personería Municipal de Montería.

Exponer de una manera ordenada y secuencial las principales actividades o pasos que

componen cada procedimiento.

Permitir establecer claridad en el marco misional, administrativo y de apoyo y puntos de

control para la evaluación de la gestión y el establecimiento de políticas de mejoramiento

continuo.

Contribuir al ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo en las distintas

dependencias.

Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas de los funcionarios de la

Institución.

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL

Todos los funcionarios de la Personería Municipal de Cota deberán consultar

permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando

su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias

tendientes a mejorar los procedimientos.

El Personero Municipal podrá evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y

proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios

5

en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas

operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del

nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para

prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y

eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la

evaluación de la gestión en cada una de sus áreas.

RESPONSABILIDAD DEL PERSONERO MUNICIPAL O DE QUIEN ESTE

DELEGUE (LOS JEFES DE LAS AREAS) FRENTE AL MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

Corresponderá al Personero Municipal y/o los Jefes de áreas funcionales o Líderes de

Procesos que este delegue, frente a los manuales de procesos y procedimientos:

Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.

Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos.

Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas

normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.

Proponer los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al

cumplimiento de los objetivos.

Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o

dependencia.

MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las

entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

6

Ley 872 de 2002 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva

del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto

a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las

entidades y organismos del estado.

Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma

técnica de calidad en la gestión pública.

Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el

estado colombiano.

Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de 2003.

Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.

Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el modelo estándar de control interno – MECI.

MARCO CONCEPTUAL

PROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las

cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000;2009).

PROCEDIMIENTO

Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un

conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación

con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas

señalando registros o flujo de documentos.

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REGISTRO

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas.

RESPONSABILIDAD

Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y

aceptar las consecuencias de un hecho. (NTCGP 1000;2009).

ENFOQUE SISTEMICO

Un sistema es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el

fin de lograr un propósito. (NTCGP 1000;2009).

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad

con la que interactúa influyéndose mutuamente.

Es importante aclarar que los elementos o partes que componen un sistema se refieren al

campo funcional. De este modo los elementos pasan a ser funciones básicas realizadas por el

sistema, el cual contiene entradas que para la Personería Municipal de Cota son los usuarios

y requisitos de los usuarios o clientes; procesos, que se dan dentro de la entidad e interactúan

entre sí para lograr la consecución de los objetivos o prestación del servicio; y salidas, que

son los resultados obtenidos (asesorías, atención al usuario), que pueden ser medidos en la

entidad como la satisfacción de los servicios.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Un enfoque basado en procesos es la gestión sistemática de la interacción e interrelación

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es

así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura

organizacional; se le asignan responsabilidades a directivos y se rinden cuentas de un área o

dependencia en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto

8

es, por el proceso. (GUIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES, PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS).

Dentro de la Personería Municipal de Cota se llevan a cabo procesos de tipo estratégico,

misional, apoyo y de evaluación, análisis y mejora, que por medio de su interrelación

permiten el funcionamiento y la prestación del servicio de salud de forma oportuna, eficiente

y con calidad.

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

El modelo de operación por procesos de la Personería Municipal de Cota se estableció a partir

de la identificación de cada uno de los procesos desarrollados al interior de la entidad,

involucrando a los funcionarios de las diferentes áreas.

TIPOLOGIA DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos,

provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y

revisiones por la dirección. (NTCGP 1000;2009).

Gestión Gerencial.

PROCESOS MISIONALES (o de realización del producto o de la prestación del

servicio)

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el

cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP 1000;2009).

Defensa del Interés Público.

Defensa y Promoción de los Derechos Humanos.

9

Vigilancia de la Conducta Oficial.

PROCESOS DE APOYO

Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los

procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. (NTCGP 1000;2009).

Gestión del Talento Humano.

Gestión Administrativa y Financiera.

PROCESOS DE EVALUACIÓN

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el

análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de

medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte

integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP 1000;2009).

Control Interno.

MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA

El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos y la operación de las

entidades y organismos. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o

gerenciales, misionales, de apoyo y medición, evaluación y mejora.

10

1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Por medio de la identificación de los procesos y procedimientos se establecen lineamientos

y políticas para la operación y prestación de servicios de la Personería Municipal de Cota, a

continuación se presentan los procesos y los procedimientos identificados al interior de la

entidad.

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MEDICION.

ANALISIS Y MEJORA

PROCESOS

ESTRATEGICOS

PROCESOS MISIONALES

GESTIÓN GERENCIAL

CONTROL INTERNO

DEFENSA DEL INTERES PUBLICO

VIGILANCIACONDUCTA

OFICIAL

DEFENSA Y PROMOCIÓN

DE LOS DERECHOS HUMANOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

, ,

,

,

,

,

,

,

,

REQ

UISITO

S Y NEC

ESIDA

DES D

E LA C

OM

UN

IDA

D

SATISFA

CC

IÓN

DE LA

CO

MU

NID

AD

11

MACROPROCESO ESTRATEGICO

Proceso Procedimiento

Gestión Gerencial

Planeación Estratégica

Atención a la Comunidad

Contratación

Comunicaciones

MACROPROCESO MISIONAL


Gestión del Talento Humano

Selección y Nombramiento de Personal

Inducción y Entrenamiento

Formación y Capacitación

Gestión del Bienestar Laboral

Reporte e Investigación de Accidente de Trabajo

Gestión Administrativa y Financiera Gestión Presupuestal

Egresos

MACROPROCESO MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA


Control Interno

Acciones de Mejora

Auditoría Interna

Codificación de Documentos

Control de Documentos y Registros

2. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Se realizó la caracterización de los procesos con el fin de establecer una plena identificación,

en el formato se describe el macroproceso al cual pertenece el proceso, nombre del proceso,

propietario o líder del proceso, recursos físicos, talento humano, requisitos legales y

normativos, proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, indicadores, registros y

documentos internos y externos. El formato diseño que se ha establecido para la

caracterización de los procesos se presenta a continuación. Anexo 1 (Caracterización de

Procesos y Procedimientos).

12

2.1. SIMBOLOGIA UTILIZADA

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa

gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

3. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.1. PROCESOS ESTRATEGICOS

SIMBOLO SIGNIFICADO

Indica el inicio o fin de una actividad, se usa para

mostrar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Conecta los símbolos, señalando el orden en que se

deben realizar las distintas operaciones.

Indica la ejecución de una actividad u operación

relativa aun procedimiento.

Pregunta, toma de decisión, indica un punto dentro

del flujo en que son posibles varios caminos

alternativos.

Documento, registro que se genera de la actividad

Señala la posición de una actividad que más

adelante se conecta con otra.

Conector de página.

Archivar documentos

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IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre Planificación Institucional

Código 01

Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería

Alcance Inicia con el estudio de las necesidades de la comunidad y termina con la

elaboración del plan de acción.

Responsable Personero Municipal

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Proveedor Insumos P Productos Cliente

Comunidad-

Personería

Municipal-

Procuraduría

General de la

Nación

Necesidades de

protección asesoría

y acompañamiento

Identificar las necesidades

de la comunidad y la

personería.

Plan de

acción.

Personería

Municipal.

H

Necesidades de la

entidad

Consolidar las necesidades

de la entidad y establecer

las posibles soluciones.

Concejo

Municipal.

V

Plan de acción del

año anterior.

Verificar que las

actividades ejecutadas

correspondan a las

planeadas.

Administración

Municipal.

A

Circulares y

recomendaciones

Seguimiento y

mejoramiento de las

actividades Comunidad

RECURSOS NECESARIOS:

Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros

NORMATIVIDAD:

Normograma Institucional

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:

Mapa de riesgos institucional

DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Formulación y elaboración del Plan de Acción

14

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-01-01

15


Nombre DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Código 02

Objetivo Establecer lineamientos y políticas para la orientación del SCI, de la

Personería.

Alcance Inicia con el estudio de las necesidades o cambios al SCI y termina con la

implementación de acciones correctivas y preventivas del proceso.




Estado

Planeación

institucional

Todos los

procesos

Administración

y

mejoramiento

del SCI

Todos los

procesos

Evaluación

Independiente

Administración

y

mejoramiento

del SCI

Normatividad

aplicable.

Misión, Visión,

objetivos

institucionales,

planes y

programas.

Evaluación de

resultados por

cada proceso.

Informe de

gestión de

riesgos y/o

acciones

preventivas y

correctivas,

mapa de riesgos,

resultado de los

planes de

mejoramiento.

Informe de

resultado de las

auditorias

Necesidades de

cambio del SCI

Retroalimentación y

Identificar las necesidades del

SCI Definir políticas para la

administración del riesgo,

definir acciones preventivas y

/o correctivas o planes de

mejoramiento

Manual de

acciones

correctivas y

preventivas

Manual de

administración

de riesgo

Código de ética

Código de buen

gobierno

Mapa de

riesgos

Planes de

mejoramiento

Mapa de

procesos

Manual de

procedimientos

Manual de

atención al

cliente

Personería

Municipal.

H

Elaborar el código de ética y el

de buen gobierno.

Administrar las acciones

preventivas a través del manejo

del mapa de riesgos.

Administrar las acciones

correctivas mediante los planes

de mejoramiento.

Mantener y mejorar el modelo

de operación por procesos

Administrar las quejas,

peticiones y reclamos.

Personería

Municipal.

V

Efectuar seguimiento a los

planes de seguimiento y los

procesos

Personería

Municipal.

A

16

satisfacción

del cliente

aplicable.

Misión, Visión,

objetivos

institucionales,

planes y

programas.

Evaluación de

resultados por

cada proceso.

Informe de

gestión de

riesgos y/o

acciones

preventivas y

correctivas,

mapa de riesgos,

resultado de los

planes de

mejoramiento.

Informe de

resultado de las

auditorias

Necesidades de

cambio del SCI

Retroalimentación y

satisfacción

del cliente

Implementar acciones de

mejora y elaborar el informe de

desempeño del SCI

Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Guías de acciones correctivas y preventivas, de planes de mejoramiento, de indicadores, Código de ética

y código de buen gobierno

18


19

FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-02-02

ACCIONES PREVENTIVAS Y/O ADMINISTRACIÓN DE RIESGO

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL

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ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PLANES DE MEJORAMIENTO.

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.

21

3.2. PROCESOS MISIONALES.


Nombre Guarda y promoción de los derechos humanos

Código 03

Objetivo Fomentar y salvaguardar los derechos humanos de la comunidad,

ante posibles vulneraciones

Alcance

Inicia con la solicitud de la comunidad o de oficio por parte de la

Personería Municipal y termina con el seguimiento continuo a las

acciones adelantadas




Comunidad

Procuraduría

Regional.

Defensoría del

pueblo.

Acción social

Regional.

Proceso de

guarda y

promoción de

los derechos

humanos

Solicitudes, quejas,

declaraciones.

Requerimientos,

solicitudes.

Oficios de acción

Identificar las causas de la

vulneración de los derechos

humanos.

Solución al

conflicto

Capacitación

Asesorías

jurídicas

Seguimiento a

los casos

Remisión por

competencia a

otras

entidades

Comunidad

H

Hacer seguimiento a

la posible vulneración.

Iniciar las medidas de protección

pertinentes.

Remitir a la autoridad

competente

Procuraduría

Regional.

V

Verificar la efectividad de cada

una de las actuaciones y

medidas tomadas

Defensoría del

pueblo.

A

Seguimiento continuo

a las medidas tomadas

Acción social

de la

presidencia de

la república



22

NORMATIVIDAD:





Legislación en derechos humanos


MECANISMO DE PROTECCION DE LOS DERECHOS HUMANOS.

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.

23


DIVULGACION DE LOS DERECHOS HUMANOS

24


ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA Y A LA POBLACION

VULNERABLE

25


Nombre VIGILANCIA DE LA CONDUCTE OFICIAL

Código 04

Objetivo

Ejercer de manera eficaz y transparente el control a las actividades emprendidas

por la administración municipal, a través de sus funcionarios o empleados a fin de

garantizar los principios que mueven la función pública(art. 209 de la Constitución

Nacional de 1991).

Alcance Inicia de oficio, el servidor público competente o por queja de cualquier

ciudadano y finaliza con archivo, amonestación o sanción disciplinaria.




Comunidad

Personería

Municipal.

Servidor

Público

Procuraduría

General de la

Nación

Veeduría

Ciudadana

Juntas de

acción

comunal

Queja.

Identificación de

una presunta

irregularidad.

Informe

Requerimiento

circulares y

recomendaciones

Queja

Identificar las posibles

irregularidades que constituyan

faltas disciplinarias de los

servidores públicos

Aclarar si hubo

falta o no, en

caso tal

archivar,

amonestar o

sancionar al

disciplinado

Capacitación

Comunidad

Personería

Municipal.

Servidor

Publico

H

Atender las solicitudes y

emprender las actuaciones y los

procesos pertinentes.

Procuraduría

General de la

Nación

Contraloría

General

de la Nación

V

Revisar la eficacia y eficiencia

del proceso que se adelante por

el funcionario competente.

Veeduría

Ciudadana

Juntas de

acción comunal

A

Realizar seguimiento continuo a

las actividades de la

administración

26



NORMATIVIDAD:





Manual de veedurías Ciudadanas, manual de disciplinarios.


TRAMITE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS

28


29

ATENCIÓN DE DENUNCIAS Y SOLICITUDES DE LOS CIUDADANOS.

31


CONTROL A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

32


Nombre MINISTERIO PUBLICO

Código 05

Objetivo Representar los intereses de la comunidad ante las autoridades judiciales y

de policía

Alcance Inicia con solicitud de intervención o la interposición de la denuncia o la

demanda y termina con el seguimiento del caso o el informe final

33




Comunidad

Procuraduría

General de la

Nación

Autoridades

judiciales y de

policía

Solicitud

Requerimiento,

solicitud de

informe,

circulares,

recomendaciones.

Solicitud de

acompañamiento

Identificar las necesidades con

el fin de prestar la atención

oportuna

Visitas al lugar

de los hechos.

Diligencia de

policía judicial

Interposición de

recursos y

solicitudes ante

las autoridades

judiciales

Informe

solicitado

H Comunidad

Acompañar y dar seguimiento a

las actuaciones judiciales y de

policía para la protección de los

intereses de la comunidad y el

debido proceso.

Realizar actividades

comisionadas o requeridas como

agente del ministerio

público

Procuraduría

General de la

Nación

V

Comprobar que las actuaciones

del ministerio público sean

eficaces para la protección de

los derechos humanos

A

Emprender actuaciones que

permitan la real protección de

los derechos e intereses de la

comunidad



NORMATIVIDAD:





Representación del ministerio público.

34


TRAMITE DE PROCESOS MINISTERIO PÚBLICO

35


REPRESENTACION DEL MINISTERIO PÚBLICO

37



38


Nombre REGISTRO PÚBLICO

Código 06

Objetivo Este proceso tiene por objeto registrar las veedurías ciudadanas

Alcance Aplica a la solicitud de registro de la veeduría y termina con el registro de las veedurías




Comunidad

Veedurías

ciudadanas

Solicitud de

personería

jurídicas

Asesorar a las personas

para que se organicen

cumpliendo requisitos

Personería

jurídica a las

veedurías

Comunidad

Veedurías

ciudadanas

H

Realizar un análisis de las

veedurías y revisarles la

documentación para

adjudicar la personería

jurídica de las mismas

V

Evaluar el cumplimiento de

los compromisos asumidos,

verificando que las

veedurías funcionen

A

Verificar el seguimiento

efectuado



NORMATIVIDAD:



Manual de veedurías ciudadanas


Ver manual de indicadores


39



40

Nombre GESTION JURIDICA

Código 07

Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería.

Alcance Inicia con solicitud del interesado y termina con la orientación o acción a que haya lugar




Comunidad

Personería

Municipal.

Procuraduría

General de la

Nación

Solicitudes u

orden del

juzgado.

Documentación

anexa.

Solicitudes de

los Entes de

control o del

interesado

Realizar programación de

Actividades semanales, en

relación a las actividades que

puedan quedar pendientes de la

semana anterior.

Respuesta a

Derecho de

Petición.

Oficio de

remisión a la

entidad

competente

Acta de inicio.

Oficios

remisorios.

Concepto

emitido

Personería

Municipal

H

Proyectar las acciones

constitucionales y legales a que

haya lugar

Dar respuesta a Derechos de

petición.

Realizar y emitir conceptos

Concejo

Municipal.

Administración

Municipal.

V

Evaluar los resultados de los

indicadores del proceso para

tomar decisiones sobre ajustes,

correctivos o acciones a que

haya lugar

Comunidad

A

Implementar planes de

mejoramiento que surjan de la

revisión efectuada al Proceso



NORMATIVIDAD:





Manual de contratación , manual de proyección de actos administrativos

41


PROYECTAR ACCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES.

43


DAR RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICION

44


SEGUIMIENTO A LOS DERECHOS DE PETICION

45

3.3. PROCESOS DE APOYO


Nombre GESTION DE RECURSO HUMANO

Código 08

Objetivo

Implementar las estrategias, políticas y procedimientos en materia de recursos

humanos para conseguir la profesionalización, adecuación y motivación del

personal en concordancia con los valores, desarrollo y objetivos de la Personería

Alcance Comienza verificando la vacante y termina con la aplicación del plan de incentivos




Departamento

administrativo

de la función

publica

Personería

Municipal.

Decreto

1599 de

2005

Realizar verificación del

personal a ingresar a laborar en

la Personería

Plan de

inducción y

reinducción

Plan de

bienestar

laboral

Plan de

capacitación

Plan de

incentivos

Personeria

Municipal

H

Realizar inducción y reinducción

al personal que ingresa a laborar

en la Personería.

Encargarse del bienestar social

del personal.

Ejecutar el plan de capacitación

Ejecutar el plan de incentivos

Personería

Municipal.

V





haya lugar

Personería

Municipal.

A



revisión efectuada al proceso

Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:


46




Plan de inducción y reinducción, Plan de bienestar laboral, Plan de capacitación, Plan de incentivos


SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS

47


INDUCCION Y REINDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS

48


CAPACITACIÓN A FUNCIONARIOS

49


BIENESTAR SOCIAL PARA LOS FUNCIONARIOS

50


INCENTIVOS PARA FUNCIONARIOS


Nombre GESTION ADMINISTRATIVA

Código 09

Objetivo Ejecutar las labores de dirección, control, y evaluación del área de apoyo

administrativo, que garantice el cumplimiento de las funciones misionales.

Alcance Comienza realizando gestión administrativa y financiera y termina Presentando un informe



51


Departamento

administrativo

de la función

publica

Personería

Municipal.

Decreto

1599 de

2005

Planificar los pagos

Plan de

compras

Preservación y

estado

adecuado de la

infraestructura

y equipos

Nomina

Certificado

Personería

Municipal

H

Elaborar programa general de

compras.

Coordinar el mantenimiento y

adecuación de la infraestructura

física y equipos.

Coordinar pago mensual de los

servidores públicos.

Tramitar pagos mensuales de

seguridad social y parafiscales

Expedir certificados laborales.

Personería

Municipal.

V





haya lugar

Personería

Municipal.

A




Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Plan de compras

52


PLAN DE COMPRAS

53


MANTENIMIENTO DE EQUIPOS


Nombre GESTION ADMINISTRATIVA

Código 10

Objetivo Ejecutar las labores de planeación, dirección, control, y evaluación del área financiera, que

garantice el cumplimiento de las funciones misionales.

Alcance

Comienza la planificación de presupuesto, el cual desagrega asignando montos a cada gasto

del mes, realiza gestión administrativa y financiera y termina con la rendición de cuentas

anual.

54




Departamento

administrativo

de la función

publica

Personería

Municipal.

Decreto

1599 de

2005

Planificar el presupuesto

Manual de

presupuesto

Plan

mensualizado

de caja PAC

Personería

Municipal

H

Ejecutar presupuesto.

Ejecución del plan mensualizado

de caja PAC.

Elaborar y presentar Informe

financiero.

Personería

Municipal.

V





haya lugar.

Personería

Municipal.

A




Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Manual de presupuesto, Plan mensualizado de caja.

55


FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

57


RENDICION DE CUENTAS

58


Nombre GESTION DOCUMENTAL

Código 11

Objetivo

Conservar, custodiar, salvaguardar y administrar la producción documental de la Personería

y brindar una información oportuna y veraz, de manera eficiente y eficaz tanto a los clientes

internos como externos.

Alcance Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a

este.

Responsable Secretaria(o)



Archivo

General de la

Nación.

Comunidad

Requisitos

exigidos

por el Art.

21 de la Ley

594 de

2000

Formato

para quejas

y reclamos

Elaborar el programa de

gestión documental

Manual de

archivo

Libro

Radicador

de

comunicaciones

oficiales

Manual de

correspondencia

Manual de

satisfacción del

cliente

Registro de

quejas

y

reclamos

Ficha de

consulta

H

Recepcionar el documento

Atender consultas de clientes

internos y externos.

Atender quejas y reclamos de

los clientes internos y externos

Archivo

General de la

Nación.

V





haya lugar

Personería

Municipal.

Comunidad

A


mejoramiento que surjan de

la revisión efectuada al Proceso



NORMATIVIDAD:




59


Manual de archivo, Manual de correspondencia, manual de satisfacción del cliente


RECECIÓN DEL DOCUMENTO

60

3.4. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION


Nombre SEGUIMIENTO A LA SATISFACCION DEL USUARIO

Código 12

Objetivo Determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las actividades

planificadas, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Alcance Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a

este.

Responsable Secretaria(o)



Departamento

administrativo

de la función

pública

Personería

Municipal.

Decreto 1599

de 2005

Recolección de información. Manual de

satisfacción

del cliente

Informe de

evaluación a

la

satisfacción

del cliente

Informe de

quejas,

reclamos y

sugerencias

Personería

Municipal.

H

Realización de informes.

Diseño de estrategias de

mejoramiento

Personería

Municipal.

V





haya lugar

Personería

Municipal.

A




Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Manual de satisfacción del cliente.

61


INFORME DE EVALUACION A LA SATISFACCION DEL USUARIO

62


Nombre AUDITORIAS ORGANIZACIONALES

Código 13

Objetivo Determinar si el sistema de Control Interno es conforme con las actividades planificadas,

con los requisitos de esta Norma y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Alcance Comienza con la planificación de las auditorias y termina con el informe de auditoria.




Departamento

administrativo

de la función

publica

Personería

Municipal.

Decreto 1599

de 2005

Planeación de las auditorias.

Manual de

auditorias

Personería

Municipal.

H

Ejecución de las auditorias Personería

Municipal.

V

Informe de auditorías. Personería

Municipal.

A



revisión efectuada al proceso.

Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Manual de auditorías.

63


RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

64


Nombre SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Código 14

Objetivo Realizar la evaluación al sistema de control interno y la gestión de la entidad, generando

recomendaciones para su funcionamiento efectivo.

Alcance Comienza con la autoevaluación al sistema de control interno y termina con la formulación

de los planes de mejoramiento




Departamento

administrativo

de la función

publica

Personería

Municipal.

Decreto 1599

de 2005

Realización de la autoevaluación

Manual de

auditorias

Personería

Municipal.

H

Realización de los planes de

mejoramiento

Personería

Municipal.

V

Aplicación de los planes de

mejoramiento

Personería

Municipal.

A

65



revisión efectuada al Sistema de

control interno

Personería

Municipal.



NORMATIVIDAD:





Manual de acciones correctivas y preventivas, matriz de aplicación para los de planes de mejoramiento


FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

66


FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

67

4. MAPA DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA

CO

MU

NID

AD

NE

CE

SID

AD

Y E

XP

EC

TA

TIV

AS

CO

MU

NID

AD

SA

TIS

FE

CH

A

68

5. Historial de modificaciones.

Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su versión, en

el siguiente cuadro:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA

DESCRIPCIÓN

DEL

CAMBIO

RESPONSABLE DE

APROBACIÓN

6. Control de registros.

Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al documento y así

sean internos o externos, se relacionan los registros que genera un documento y se identifica

su control de la siguiente forma:

Código Nombre Responsable Almacenamiento Acceso

Tiempo

de

Retención

Disposición

final

manual de procesos y procedimientos€¦ · manual de procesos y procedimientos personerÍa ... 3....

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