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Técnica 2.
Las 5‘S.
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5’S = Soles
La Técnica SOLES o de las 5S, como se conoce en el Japón, toma su nombre de la primera letra de cada actividad de la metodología:
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Objetivo
• Elevar la calidad de vida en
el trabajo a partir de la
creación de un entorno de
trabajo ordenado, limpio y
seguro.
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• Con la técnica SOLES, se eliminan de raíz la
mayoría de las actividades que no agregan valor: buscar cosas
repetir un trabajo
hacer lo que no se tiene que hacer
• En un entorno SOLES, las tareas cotidianas se realizan con facilidad y por ende, es posible generar productos y servicios con calidad y costos bajos.
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Importancia de SOLES
• Pone énfasis en lo básico:
usar información actualizada,
en el lugar asignado,
a la hora fijada,
en el orden establecido y
con la herramienta apropiada, etcétera.
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Sin embargo, si no se cuida lo básico, los detalles
que surgen serán la causa de problemas graves, que
requerirán atención urgente.
• Podría pensarse que las actividades básicas,
carecen de importancia comparadas con los
asuntos serios y graves de todos los días:
atender la reclamación de un cliente, pagar la
nómina, material faltante o sustituir la ausencia
de un trabajador clave.
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• Día de la bermuda
• Técnica de la fotografía en posición fija
Actividades iniciales de la
implementación de 5’S
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Documentar el punto
de partida
• Se documenta el punto de partida para:
Evitar regresar a él, después de haber realizado un esfuerzo considerable,
Para evaluar los avances y reconocer los esfuerzos.
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Técnica de la fotografía en posición
fija
• Esta técnica es muy eficaz, motiva enormemente, sus costos son bajos y pueden llevarla a cabo los miembros de cualquier equipo.
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Pasos de la técnica
1. Identificar la situación actual del lugar de trabajo.
2. Seleccionar los puntos específicos en los que se enfocarán los esfuerzos.
3. Asignar la responsabilidad de mejorar el punto seleccionado a una persona o a un grupo.
4. Documentar y exhibir apropiadamente,
5. Establecer las actividades para mejorar el área, considerando la técnica Soles.
6. Evaluar periódicamente el avance.
7. Retroalimentar el proceso.
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Exhibición de las fotografías
Es conveniente que la
documentación fotográfica
de cada caso, se exhiba en
un lugar donde todos
puedan observarlo.
Las fotos deben ser exhibidas por un tiempo y luego pasar a un álbum, para conservar la historia de los esfuerzos de mejora realizados.
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Pueden diseñarse formatos apropiados para exhibir las fotografías.
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Es un día especial en el que todos van a la empresa a trabajar en tareas de eliminación de objetos innecesarios, limpieza y acomodo, con el fin de mejorar su lugar de trabajo y así elevar la calidad de vida.
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Día de la bermuda
• Para realizar esta actividad se debe elegir un día de poca actividad en el negocio o un día no laborable.
• Es recomendable preparar un festejo para el final de la jornada.
• La mayoría de las personas reaccionan de manera muy positiva a este tipo de actividades.
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• Está contraindicado pagar horas extras a la gente
por su participación en el “día de la bermuda”.
El principal objetivo es elevar la calidad de vida en el trabajo, el primer beneficiado es el colaborador.
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Características del descarte
• Se recomienda destinar un lugar para el descarte, a fin de que todas las personas lleven a ese sitio los objetos que ya no necesitan.
• Las cosas que ya no le son útiles a una persona, pueden servirle a otra.
• Debe designarse a alguien del área contable o administrativa para que se haga responsable de coordinar los esfuerzos del descarte, por las implicaciones que puede haber en los registros contables.
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Otros elementos de este día
• En el “día de la bermuda”
también se realiza una
limpieza completa del
entorno, que incluye:
Techos siempre que sea
posible, paredes y pisos.
Mobiliario y equipo.
Materiales y
herramientas.
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• Lo mejor es sacar todos los objetos del área de
trabajo, a fin de facilitar las tareas de limpieza.
• Realizar la limpieza de un área despejada es la
única forma y la más rápida para llegar hasta el
último rincón.
• Hay que tomar las precauciones necesarias,
aprovisionar los materiales de limpieza y
conseguir el equipo necesario, lo cual depende
del tipo de proceso y del entorno que se va a
transformar.
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Consideraciones para una limpieza a
fondo• Hacer la limpieza de arriba abajo.
• Tratar cada pieza y cada equipo por separado.
• Incluir los alrededores de las áreas.
• Salvo impedimentos reales, todos deben participar.
• Incluir equipo de seguridad personal y contra incendio.
• Actividades de mantenimiento de oficina y bodegas. Pintura, reparaciones menores.
En la industria de la construcción es importante utilizar los
recursos con los que contamos para este día.
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¿Qué hay detrás del día de la bermuda?
Una gran oportunidad para lograr la integración del equipo de trabajo!!
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Contar con la participación de TODOS.
Planear cuidadosamente todos los detalles.
Promocionar ampliamente la actividad, vendiendo
los beneficios que les traerá a todos.
Concluir el evento con una convivencia.
Para lograr la integración en el día
de la bermuda….
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Si bien los beneficios de un “día
de la bermuda” son
considerables, no basta con un
esfuerzo inicial para lograr que
el efecto sea permanente y que
la empresa realmente cambie.
Se requiere un esfuerzo
constante, siguiendo el espíritu
de la técnica SOLES.
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La técnica SOLES
• La técnica contiene 5 elementos:
Los primeros 3 pasos deben aplicarse en orden, es decir
primero Seleccionamos, luego Organizamos y por
último y de manera regular Limpiamos.
• Es importante llegar a tener un entorno productivo,
sin embargo el verdadero reto es mantenerlo.
Para mantener lo que se logra con los primeros 3 pasos,
son esenciales los últimos dos. Estandarizar y
Disciplina o Seguir los estándares.
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Primer paso: Seleccionar
• Seleccionar es el primero y más importante de los elementos de esta técnica.
• Seleccionar significa, clasificar lo necesario y lo innecesario.
• La cantidad de cosas que llegan y se almacenan en un negocio es enorme; nos agobian y ocupan espacio vital para operaciones productivas.
• Es importante tener y conservar en buen estado lo necesario, pero más importante aun es deshacerse de lo innecesario.
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Clasificación de lo necesario y lo
innecesario
• Para determinar si algo es necesario o innecesario, deben establecerse ciertos criterios.
• El primer criterio que debemos aplicar es el de la utilidad de los objetos.
• Si algo no es útil, tiene que salir del entorno; si está descompuesto y se requiere, se debe reparar; si está en buen estado pero ya no es útil, debe salir, donarlo o venderlo.
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El día de la bermuda es una excelente poción para iniciar con
la primera “S” pero no lo es todo.
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Eliminación de lo innecesario
• Aunque cueste trabajo admitirlo, éste es el primer paso para ganar productividad y calidad de vida.
• Deshacerse de lo innecesario es el secreto de la organización.
Algunas complicaciones que pueden presentarse:• A lo innecesario se le concede un valor sentimental o
económico.
• El apego y el temor de deshacernos de lo innecesario.
• Se considera que el tiempo invertido es tiempo perdido.
• No se cuenta con un método eficaz, etc.
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Técnica de la tarjeta roja
• Etiquetar los objetos que pudieran parecer
innecesarios.
• En la etiqueta se anota la fecha de la identificación
y la del descarte.
En caso de que el objeto sea requerido en cualquier
momento, se quitará la etiqueta roja;
Si no fue requerido, en un periodo predeterminado, por
ejemplo, tres o seis meses, puede tomarse la decisión
de descartar el objeto, con la certeza de que el objeto es
innecesario.
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Clasificación de lo “Necesario”
• Una vez eliminado lo innecesario, le toca el turno a lo necesario.
• La clasificación mas común es por frecuencia de uso.
• Esta será la base para determinar la ubicación que deben ocupar cada objeto.
• Otros criterios de clasificación que pueden ser útiles son, peligrosidad, peso, costo, vida útil, etc. Que determinaran formas de almacenajes especiales.
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• Organizar es algo de lo que se habla con
frecuencia, pero no es fácil de definir claramente
Organizar es:
Estandarizar el almacenaje de los objetos.
Esto facilita que cualquier persona pueda localizar cualquier objeto inmediatamente, pueda tomarlo y pueda devolverlo a su lugar después de usarlo.
Segundo paso: Organizar
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3 claves para la organización
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Identificación de objetos y lugares de
almacenaje
• Para poder mantener todo organizado, es
necesario identificar tanto las cosas como los
lugares de almacenaje.
• Existen diferentes formas de conseguirlo.
• La más común es etiquetar o rotular los objetos,
para lo cual es necesario que todo tenga un
nombre, y asignar una identificación a cada lugar.
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Tercer paso: Limpiar
• Una de las grandes aportaciones de SOLES es
que propicia el hábito de la limpieza.
• Aprender a limpiar con diligencia y humildad, de
manera cotidiana y esmerada, es como la gota de
agua que termina por romper cualquier resistencia.
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• REDUCCIÓN DE COSTOS
DE MANTENIMIENTO: Un
lugar limpio contribuye a la
conservación de la maquinaria
y de los equipos.
• ELEVAR CALIDAD: Un lugar
limpio permite detectar fallas
antes de que se tornen
graves.
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Lugares sucios
• Ocasionan un efecto de
reforzamiento o “bola
de nieve”, que
consume en forma
creciente los recursos
de la empresa.
• La mugre genera y
atrae mugre.
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Limpiar es más que
limpiar
1. Acción de eliminar la suciedad.
2. Acción de inspección de máquinas y herramientas.
3. Acción de prevención de defectos.
4. Acción de integración del grupo.
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Constancia e involucramiento de todos
• La responsabilidad por limpiar es de todos. Cada quien limpia lo que ensucia.
• Las tareas deben quedar claramente asignadas.
• En un plano se puede repartir las áreas.
• Las responsabilidades se pueden rotar para ser equitativo con la carga de trabajo.
• Personal de limpieza solo debe hacer tareas especiales.
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Limpieza y resultados
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Evaluación de seleccionar,
organizar y limpiar
• Aquí se incorpora el ciclo
PERA (planear, ejecutar,
revisar y ajustar)
• Se realizan las acciones de
evaluación y
retroalimentación o ajuste
del proceso.
Cuarto paso: Estandarizar
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Hoja de verificación
• La hoja de verificación
contiene una lista de todos
los puntos que deben ser
evaluados.
• Esta lista se diseña siguiendo
cada uno de los pasos de la
técnica SOLES.
• Debe reflejar la problemática
del lugar que será evaluado.
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Implementación de la evaluación
• Debe determinarse dónde, cuándo, qué y cómo evaluar.
• Explicar a todos los participantes la necesidad de realizar la evaluación.
• Cada persona se debe auto evaluar.
• Debe haber una evaluación de toda la empresa periódicamente.
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Frecuencia de evaluaciones
• En una empresa con problemas de orden y limpieza, puede iniciarse por aplicar la hoja de verificación una vez por semana.
• Conforme se desarrollan los hábitos se puede reducir la frecuencia a una vez por mes.
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Elementos de estandarización
• Uniformes
• Colores adecuados
• Letreros y señales estandarizados
• Ambientación agradable y acorde con el giro del negocio, para lo cual podemos utilizar plantas, peceras, cuadros, etc.
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Quinto paso: Seguir los estándares
(Disciplina)
• Disciplina es:
Respetar las reglas del juego, los acuerdos y los compromisos
Una plataforma para realizar los más anhelados sueños.
Esencial para que un grupo de personas pueda trabajar en unión y armonía.
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Sin disciplina
• La técnica SOLES y la mayoría de las iniciativas de mejora, estarán destinadas al fracaso.
• No hay negocio que pueda sobrevivir.
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Disciplina es el secreto
• Es el camino que nos lleva a la formación de hábitos.
• Los hábitos nos permiten realizar la tarea de forma natural.
• Es mediante la repetición que cualquier cosa por difícil que
sea, se llega a realizar de manera inconsciente.
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La disciplina se ve
• Las personas portan los uniformes correctamente.
• Se realizan las actividades rutinarias conforme a los estándares.
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Hay puntualidad, no hay ausentismo.
Se hacen las evaluaciones de SOLES.
Todos participan en las actividades de
limpieza.
Devuelven los objetos que usan al lugar que
corresponde.
Cumplen lo que prometen.
La disciplina se ve
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Para lograr disciplina, se requiere…
1. Ejemplo de los líderes.
2. Perseverancia. Los hábitos no se adquieren porque el jefe de una orden, se requiere constancia.
3. Asegurar una comunicación correcta. Eso parece fácil pero en realidad, ha sido una de las causas más importantes de los problemas y de la aparente indisciplina dentro de las organizaciones.
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4. Simplificar las cosas. Lo que parece fácil cuando se hace una vez, aisladamente, puede tornarse extremadamente difícil de realizar en las condiciones cotidianas de operación.
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La disciplina en la vida
• La disciplina es algo que se aprende para hacer la vida más eficiente y tranquila, libre de obstáculos y problemas.
• Es la base de la civilización y lo mínimo requerido para hacer que una empresa sea productiva.
• La disciplina esta estrechamente ligada a: Liderazgo,
Trabajo en equipo y
Desarrollo humano.
• La disciplina esta en el corazón de una cultura organizacional sólida.
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Conclusion• Un ambiente 5’S :
Es condición indispensable para elevar la calidad de vida y para que nuestras OBRAS tengan calidad y bajo costo.
Reduce la adicción a la urgencia y el estrés que significa trabajar en un lugar desordenado.
Eleva la Satisfacción de los Empleados y de los Clientes
Mejora los resultados financieros del negocio y su capacidad para crecer y elevar su nivel de competitividad.
• La creación de un ambiente 5’S es tarea de todos trabajando en equipo, debe ser uno de los primeros pasos en un programa de mejoramiento y considerarse una de las máximas prioridades
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Fondo PYME
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