Sistema 5´S en las áreas de trabajo

Marzo -Abril, 2006

Contenido

– Impresos Litópolis y el entorno

– Introducción a los 5 pilares de las 5´s

– El primer pilar: Selección

– El segundo pilar: Poner en orden

Impresos Litópolis y el entorno

– Nuestra compañía es como un organismo vivo, cambia, se mueve y se adapta a las condiciones cambiantes de los negocios para permanecer y crecer.

– Las acciones de mejora nos permiten: • Atraer ventas, confianza y lealtad de nuestros

clientes,• La permanencia de nuestro trabajo y • Mejorar la rentabilidad del negocio

Introducción a los 5 pilares de las 5´s

– El sistema de las 5´s es simple y se puede implementar en cualquier tipo de compañía de industria, comercio o servicios de nuestro país. (imprenta, tienda, restaurante, etc..)

– Pilar: se define como un elemento estructural que soporta junto con otros, el sistema de mejora para nuestra compañía.

Poner Mantener

(Disciplina)

Poner en orden

Seleccionar(Organizar)

Estandarizar(seguir los tres primeros pasos)

Limpieza (brillo)

Alta Calidad

BajosCostos

Entregas

a tiempoSeguridad y prevención

Alta

disp

onib

ilida

d

Variedad

de productos

Los 5 pilares

Introducción a los 5 pilares de las 5´s

• El Sistema 5´s es el punto de partida para las actividades de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en Impresos Litópolis, conforme a la norma ISO 9001:2000 a partir del mes de febrero de 2006.

• Los compañeros de producción, operación y administración son las personas que estarán mas involucradas en la implementación, ya que serán las que reciban el mayor beneficio.

• Los pilares de las 5´S son “rutinas” muy importantes para mantener, solo lo indispensable y en orden, las áreas de trabajo,

• Así como el flujo ligero y eficiente de las actividades a lo largo de las etapas de producción:

Diseño

Pre-prensa

Impresión Acabados Embarque

Venta Compras

Cliente

Contabilidad, Sistemas, Recursos Humanos

Ahora toma cinco minutos y responde las siguientes preguntas:

1. Menciona alguno de los retos ó situaciones, que nuestra compañía esta enfrentando hoy en día para sobrevivir y competir?

2. ¿Cuál es alguna de las rutinas de selección, poner en orden, y limpieza que ya son parte de tu vida diaria en el trabajo y/o en tu vida personal?

Poner Mantener

(Disciplina)

Poner en orden

Seleccionar(Organizar)

EstandarizarMantener limpio y ordenado

Limpieza (brillo)

Alta Calidad

BajosCostos

Entregas

a tiempoSeguridad y prevención

Alta

dis

pon

ibili

dad

Diversificación

de productos

Primer pilar: Selección

Selección, significa remover todos los objetos/ cosas del lugar de trabajo que NO son necesarias para la actividad de producción y/o administrativa que estamos realizando en ese momento.

Segundo pilar: Poner en Orden

Poner en orden, puede definirse como arreglar objetos/ artículos de una forma, que son fáciles de usar y ponerles una identificación (etiqueta ó rótulo), y por lo tanto se localizan rápidamente y se devuelven a su lugar sin problema.

Tercer pilar: Limpieza

Este pilar se refiere a mantener los pisos de las áreas de trabajo limpias y libres de sustancias resbalosas, la maquinaria y equipo con el mantenimiento preventivo y en general asegurarnos que todo en la empresa permanezca limpio.

Cuarto pilar: Estandarizar

Los tres primeros pilares pueden ser pensados como actividades que realizamos diariamente, pero Estandarización son pasos relacionados a seguir para alcanzar un fin que utilizamos para mantener los tres pilares antes mencionados.

• Cuando decimos estandarización, debemos pensar en que, cualquiera de las personas asignadas del área que se trate:

1. Puede operar una maquina, siguiendo el procedimiento.

3. Realizar una operación determinada.

5. Acatar los hábitos y disciplina de un equipo de trabajo sin perder su individualidad.

Quinto pilar: Mantener

• Dentro de la misma idea de los cinco pilares, Mantenersignifica “realizar el mantenimiento apropiado de las áreas de trabajo y de lo que ahí permanece, de la forma correcta, hasta crear un hábito de trabajo”.

• Las palabras clave son COMPROMISO y DISCIPLINA de todos por hacer del lugar de trabajo un lugar agradable y propicio para producir más con los mismos recursos y generar impresos de alta calidad.

Preguntas

Por favor visualiza tu lugar de trabajo:

– Piensa en un objeto que puedas deshacerte de él.– Piensa en un objeto que puedas reubicar en otro lugar para darle un

mejor uso.– Piensa en un objeto ó área que se beneficiaría de las acciones de

limpieza.– Piensa en una rutina regular que puedas crear para deshacerte,

reubicar ó limpiar objetos/cosas en tu área de trabajo.

Ejemplos comunes de resistencia en la implementación de las 5´S

1 ¿Qué tiene de especial Seleccionar y Poner en Orden?

2 ¿Para qué limpiar, cuando esto se va a volver a ensuciar de nuevo?

3 Seleccionar y Poner en Orden, no es parte de mi trabajo

4 Nosotros ya hemos implementado antes la Selección y el Poner en Orden

5 Nosotros hicimos 5´S el año pasado

6 Nosotros estamos demasiado ocupados con los pedidos, para atender las actividades de 5´S

7 Para que implementar las rutinas de las 5´S, si de nuestro modo, lo estamos haciendo bien hasta ahora.

Beneficios de la implementación

Para todos nosotros, con creatividad y participación:

• Hace nuestro lugar de trabajo más placentero para trabajar.

• Hace nuestro trabajo mas satisfactorio

• Remueve muchos obstáculos y frustraciones en el trabajo

• Nos ayuda a saber, que es lo que esperamos de nosotros,

así como cuándo y dónde esperamos hacerlo.

• Hace más fácil la comunicación con el resto de los

compañeros.

Para lmpresos Litópolis

• Disminuir los tiempos de cambio y preparación de máquinas

• Cero defectos, traen alta calidad. • Cero desperdicio, atrae bajos costos.• Cero retrasos, resulta en entregas puntuales.• Cero accidentes, promueve la seguridad en el trabajo.• Cero descomposturas y tiempos muertos.

• Cero quejas de los clientes, provoca una sólida confianza y seguridad entre nosotros y hacia el cliente.

• Cero pérdidas, es el resultado de la confianza y lealtad de nuestros clientes para incrementar sus compras con nosotros.

Preguntas

2. ¿Cuáles serían algunos de los beneficios que tú pudieras obtener, si pones en marcha las 5´S en tu área ó lugar de trabajo?.

2. ¿ Cuál crees que sería uno de los beneficios que obtiene nuestra empresa , al poner en marcha las 5´S?

El primer pilar: Selección

“Sólo lo que es necesario, sólo en las cantidades necesarias, y sólo cuando es necesario”

“Si tú comienzas a seleccionar, sólo debes dejar lo esencial, cuándo tengas duda, tíralo!.” Este principio es clave para la selección.

“Cuando la selección es bien implementada, los problemas e inconvenientes en el flujo de trabajo se reducen, la comunicación mejora entre los compañeros; la calidad de las impresiones, el acabado y el tiempo de entrega mejoran”.

Pregunta . – ¿Qué problemas ocurren en tu área ó lugar de trabajo, debido a que

existen muchos objetos ó materiales innecesarios acumulados?

Como implementar el Orden

Herramienta: La Tarjeta Roja.

– Es un simple método para identificar objetos y materiales potencialmente innecesarios en las áreas de trabajo, evaluando su utilidad y que hacer con estos, de la manera más apropiada.

– La tarjeta roja puesta en los materiales, equipos, objetos llama la atención de todos los que ahí laboran.

Preguntas clave

• ¿Este objeto es necesario?• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?• ¿ Si es necesario, tiene que permanecer en este sitio?

Es muy difícil decidir, que hacer con este objeto/material/ maquinaria ó equipo.

• Entonces, un Àrea de retención de objetos deberá ser instalada para depositar ahí los objetos que requieren una posterior evaluación con ayuda de los encargados y gerentes de área.

Pasos para utilizar la herramienta: “Tarjetas Rojas”

• La forma para utilizar las Tarjetas Rojas es muy simple y se describe en 7 pasos:– Paso 1. Iniciar el proyecto de las tarjetas rojas– Paso 2. Identificar los objetos / cosas / materiales que

pueden recibir una tarjeta roja.

Preguntas. a) Nombra tres objetos ó materiales ó equipo que podrían recibir una

tarjeta roja en tu lugar de trabajo.b) Nombra tres áreas físicas en tu lugar de trabajo que pueden recibir una

tarjeta roja.

• Paso 3. Ahora es necesario establecer el criterio de evaluación para los objetos con tarjeta roja.

Existen tres factores importantes que nos ayudan para saber si un objeto es necesario o no.

• Factor # 1. La utilidad del objeto para realizar el trabajo manualmente.

• Factor # 2. La frecuencia con la cual el objeto es necesario.• Factor # 3. La cantidad del objeto necesaria para realizar el

trabajo

Paso 4. Hacer las tarjetas rojas.

T a rjeta R oja Categoría:

a)Documento b) Material c) Equipo d) Herram ienta e) Maquinaria f) Papel d) Tintas e) Solventes

Nombre del objeto:

Modelo:

Cantidad:

Código:

Razones:

Valor: $ (total)

Ejemplo de una Tarjeta Roja.

Paso 5. Poner una tarjeta roja en un objeto / material / equipo.

La mejor forma de realizar la actividad es en un periodo de tiempo corto, de manera rápida y efectiva, eligiendo una área que se pueda abarcar sin problemas.

Paso 6. Evaluar los objetos con tarjeta roja seleccionados.

• Este cuadro nos indica las opciones para el destino final.

Tratamiento Descripción

Arrojarlo a la basura Desechar los objetos que no tienen valor alguno de reventa, innecesarios, sin reparación.

Venderlos Vender los objetos con valor pero sin aplicación y/o utilidad para nuestra empresa.

Regresar Regresar al proveedor

Prestar a otras áreas Objetos que pueden usarse en forma temporal por otras áreas Re-ubicar

Distribuir los objetos a otras áreas de la empresa en forma permanente.

Área de retención de objetos central

Ubicar los objetos en un área para su posterior evaluación y destino.

• Paso 7. Documentar el resultado de la colocación de tarjetas rojas en los objetos seleccionados.

Pregunta.

• ¿Cuál puede ser un criterio apropiado para elaborar las tarjetas rojas, que utilizaremos en nuestro lugar de trabajo?

– Acumulación de cosas/objetos innecesarios

• Tipos de objetos innecesarios.• Lugares donde se acumulan los objetos innecesarios.

– Sugerencias y Recomendaciones al utilizar las “tarjetas rojas”

• Un número definido de tarjetas rojas para usar: 4 por empleado en promedio.

• Una tarjeta roja por artículo u objeto.

• Objetos en cantidades excesivas pueden recibir una tarjeta roja.

El segundo pilar: Poner en orden

Quiere decir que, debemos arreglar los objetos necesarios de manera que sea fácil su uso, identificación y localización por cualquier persona de la empresa.

Poner en

orden

Lugares estándar para las

cosasEstandarizar

uso de maquinas

Estandarizar operaciones

Estandarizar Diseño

EstandarizarProcesos de oficina

Estandarizarinventarios

EstandarizarComunicación

Al poner en orden, eliminamos muchas formas de desperdicio en las actividades diarias:

– Desperdicio de búsqueda– Desperdicio de movimientos– Desperdicio de energía humana– Desperdicio por exceso de inventarios– Desperdicio a causa de productos defectuosos– Desperdicio por condiciones inseguras

Controles Visuales– A través de cualquier medio visual de comunicación usado en

el ambiente de trabajo podemos saber claramente como debe ser realizado el trabajo.

Pregunta.

• ¿Menciona tres ejemplos de controles visuales que ya existen en tu lugar de trabajo?

• Menciona tres ejemplos de tipos de desperdicios que observas en tu área de trabajo.

Como implementar: Poner en Orden

Para poner orden debemos elegir el mejor lugar para las herramientas, partes, equipos, materiales, documentos

Principios para poner orden:

– Localizar los objetos en el lugar de trabajo de acuerdo a su frecuencia de uso

– Almacenar objetos juntos si estos son usados en una misma operación, y guardarlos considerando la secuencia de su uso.

– Poner un cordón o resorte para aquellas herramientas que utilizas constantemente y que desees que regresen a su posición original.

– Hacer lugares de almacenamiento a la medida de las herramientas ó equipos , de manera que sean fáciles de remover y poner de vuelta en su lugar.

– Elimina la variedad de herramientas y equipos y procura utilizar multi-funcionales, si es posible.

– Almacenar las herramientas de acuerdo a su función o para el producto/maquina que serán utilizados.

Pasos para utilizar las herramientas:

“Mapa 5S”,

Ejemplo. Planta de confección de prendas de vestir infantil.Etapas del proceso de confección: Corte, Estampado /Bordado, Costura, Acabado, Etiquetado y embalaje, Almacenaje.

2. Observa el mapa actual3. Marca una línea que muestre el flujo de trabajo actual entre las

áreas4. Analiza el diagrama, parece un espagueti, no es así?5. Realiza una nueva propuesta de Mapa de las 5´S y marca con

una línea el flujo lógico de trabajo.6. Analiza el resultado7. ¿Cuáles fueron las ventajas de esta nueva distribución?

• Planta de producción

Corte Estampado

Costura

Etiquetado y embalaje

AcabadoAlmacenaje

MPAlmacenaje

PTEntrada

Salida

“Estrategia de códigos para ubicación (letreros / rótulos)”

Una vez que se han decidido las mejores ubicaciones, es necesario “identificar” estos lugares de manera que todos conozcan que se encuentra ahí y en que cantidad.

Los códigos de ubicación ó letreros indican Que, Donde y en que Cantidad.

“Estrategia de pintado”

Esta herramienta nos sirve para delimitar las áreas de operación y los pasillos en la planta. Se puede utilizar pintura o cinta adhesiva de colores para tal efecto.

Ejemplos:

–Áreas de carga y descarga de mercancía.–Pasillos–Área y dirección de apertura de puertas–Mesas de trabajo–Maquinas y equipo de uso especiall–Materiales, residuos, peligrosos, etc.

Pregunta

1) Menciona un ejemplo de ¿cómo podrías usar la estrategia de códigos para ubicación ó rotulos, para poner orden en tu lugar de trabajo?

2) Menciona un ejemplo de ¿cómo podrías utilizar la estrategia de pintado en tu área de trabajo?

“Códigos por color”

El Código por color podemos utilizarlo para mostrar claramente que partes, herramientas, refacciones o instrumentos de medición, deben ser usados y para que propósito.

Ejemplo 1. Los códigos de color para los lubricantes que se utilizan en una maquina específica.

a) Contenedor del lubricanteb) El envase con pipeta para verter el

lubricante en la máquinac) El lugar físico en la máquina donde

debe verterse el lubricante.

Ejemplo 2. Cd´s por tipo de software

“Plantillas para objetos y herramientas”

• Este es un modo muy simple y útil para mostrar que herramientas e instrumentos deben ser acomodados y guardados en un lugar específico.

• Las plantillas para la papelería en los cajones de las áreas administrativas son un ejemplo.

Próximo paso…

• Implementación en las áreas de trabajo a partir del mes de Abril.

• ¿Preguntas?