ACTUALIZACIÓN: NOVIEMBRE 2011

2010

Coordinación de Sistemas de Cómputo

SISTEMA DE CONTROL DE ESTUDIANTES (SICOE VERSIÓN 2.6)

Guía de referencia

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S I CO E Contenido PROPÓSITO .......................................................................................................................................... 3

I. Acceso al sistema ............................................................................................................................. 4

II. Tutores ............................................................................................................................................ 5

II.1 Alta de estudiante ..................................................................................................................... 5

II.2 Asignación de la solicitud de beca a un estudiante .................................................................. 7

II.3 Desbloquear al estudiante y reasignar una beca ...................................................................... 9

II.4 Cancelar una beca (sólo para becas ya aprobadas por el director) ........................................ 10

II.5 Extender una beca ................................................................................................................... 11

II.6 Dar de baja a un estudiante .................................................................................................... 12

II.7 Tomar la tutela de un estudiante ............................................................................................ 14

III. Coordinadores .............................................................................................................................. 15

II.1 Aprobar y/o rechazar becas .................................................................................................... 15

IV. Subdirectores ............................................................................................................................... 18

IV.1 Aprobar y/o rechazar becas ................................................................................................... 18

V. Director ......................................................................................................................................... 21

V.1 Aprobar y/o rechazar becas .................................................................................................... 21

VI. Estudiantes ................................................................................................................................... 24

VI.1 Actualizar datos ...................................................................................................................... 25

VI.1.1 Contacto .......................................................................................................................... 25

VI.1.2 Datos y documentos personales ..................................................................................... 25

VI.1.3 Domicilio ......................................................................................................................... 25

VI.1.4 Seguro Médico ................................................................................................................ 25

VI.1.5 Trayectoria Académica .................................................................................................... 25

VI.2 Solicitar beca .......................................................................................................................... 27

VI.2.1 Nuevo estudiante ............................................................................................................ 27

VI.2.2 Estudiante de reingreso o con becas anteriores ............................................................. 27

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PROPÓSITO El propósito de esta guía de referencia es describir puntualmente aquellos procedimientos básicos que son requeridos para el manejo de las becas de estudiantes siguiendo el flujo natural de aprobación: tutores, coordinadores, subdirectores y finalmente director, basada en la información que el tutor y el mismo estudiante proporcionan. Asimismo, se marcan algunos lineamientos en cada una de las fases de aprobación en donde se establecen restricciones, comprobación de datos o procesos de validación.

Agradeceremos que envíe sus comentarios para la mejora de esta guía a la M. I. Maritza Galiote Juárez (MGalioteJ@iingen.unam.mx) para aspectos académicos y con el Ing. Genaro Ulises González Cardona (GGonzalezC@iingen.unam.mx) para situaciones técnicas.

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I. Acceso al sistema La página web para el acceso al SICOE es

http://aplicaciones.iingen.unam.mx/SICOE

Para ingresar al sistema deberá teclear su clave Windows. Es necesario que aparezca la ventana de autenticación, de lo contrario se tratará de conectar con la cuenta de Windows activa.

Los estudiantes de nuevo ingreso tendrán acceso al sistema después de que su tutor los haya dado de alta en el SICOE (ver II.1 Alta de estudiante) y la Coordinación de Sistemas de Cómputo les haya asignado una clave de Windows.

En el caso de estudiantes que reingresen al Instituto, tendrán acceso al SICOE después de que su tutor haya recuperado su tutela del registro histórico del SICOE (ver II.7 Tomar la tutela de un estudiante) y la Coordinación de Sistemas de Cómputo les haya reasignado una clave de Windows.

Es importante usar Internet Explorer versión 6 o superior para garantizar el pleno funcionamiento del SICOE. Para usuarios de FireFox es necesario descargar y usar el plug-in "IE-Tab”. Adicionalmente, deberá modificarse el icono identificado por un zorro (ubicado en la parte inferior

derecha), por una letra “e” (de explorer), para asegurar que se está ejecutando el navegador en

modo de compatibilidad con Internet Explorer.

La página de inicio de SICOE se muestra en la Fig.I.1.

Fig. I.1 Página de inicio del sistema

Únicamente se desplegarán las imágenes o iconos correspondientes a las funciones asignadas al usuario de la cuenta.

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II. Tutores

II.1 Alta de estudiante Este procedimiento tiene como objetivo dar de alta a un estudiante en el SICOE, es decir, asociarlo a la lista de estudiantes activos de un tutor. Al darlo de alta, se enviará al usuario un mensaje por correo electrónico, la cuenta de Windows será creada en un plazo no mayor a un día hábil. El área de Windows notificará al tutor, mediante correo electrónico o vía telefónica, la creación de la cuenta.

Fig. II.1 Alta de estudiante

Pasos para dar de alta a un estudiante:

• Ir al menú superior y elegir la opción "Estudiantes" y después la opción "Alta de estudiantes" (ver Fig. II.1).

• Ingresar los datos solicitados. • Seleccionar el botón "Valida Información". En caso de omisión del llenado de campos se

desplegará un cuadro con los datos que deben ser completados (ver Fig. II.2). • Si se desea corregir la información, utilizar el botón "Corregir”. • Para finalizar el proceso, elegir el botón "Completar Registro". • El estudiante quedará "desbloqueado", lo que significa que podrá ingresar su información

en la sección de estudiantes (ver VI. Estudiantes). Un estudiante que está "bloqueado" no podrá acceder a la sección de estudiantes para modificar sus datos, sólo podrá ver su estatus o el proceso de aprobación de su solicitud de beca.

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Nota. Es de vital importancia capturar correctamente el nombre, apellidos y fecha de nacimiento del estudiante tomando como referencia su identificación oficial, ya que el RFC se utiliza para generar el pago de su beca y su login (cuenta de usuario de Windows). El SICOE no crea cuentas de Windows automáticamente, éstas las creará el personal del área correspondiente.

Fig. II.2 Captura de información

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II.2 Asignación de la solicitud de beca a un estudiante El objetivo de este procedimiento es que el tutor asigne una solicitud de beca a un estudiante e inicie el proceso de aprobación. El proceso contempla la revisión por parte del coordinador, subdirector y finalmente la del director.

Fig. II.3 Asignación de solicitud de beca

Pasos para asignar una solicitud de beca:

• Ir al menú superior y elegir la opción "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes". • Localizar al estudiante al que se le asignará beca y elegir la opción "Asignar una beca" (ver

Fig. II.3). • Se mostrará una página que muestra un formulario para ser llenado con los datos de la

beca a asignar. • En la primera sección se presenta una opción para actualizar el tipo de actividad del

estudiante. • En la segunda sección se muestran los documentos que el estudiante ingresó para solicitar

una beca. • En la tercera sección se puede regresar la solicitud al estudiante (equivalente a rechazar la

solicitud). Si se elige esta opción, se le notificará al estudiante por correo electrónico, se encontrará "desbloqueado" y podrá editar los datos correspondientes.

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• En la siguiente sección se podría desplegar un recuadro con los mensajes de rechazo de solicitud, en caso que haya sido rechazada anteriormente. Si es el caso, aparecerá una liga que desplegará un historial sobre el proceso de aprobación de la solicitud.

• Se deben completar todos los campos y opciones que solicita la forma. • Al final se despliega un botón que realiza el proceso de validación de la información

introducida (aparece un recuadro con la información resultante de la validación y en su caso, dos cuadros de selección para indicar que se requiere modificar la beca o enviar la información). Si hay errores graves por corregir, sólo se muestra un botón para modificar o corregir la información de la solicitud de beca.

• Al enviar la solicitud de beca, debe aparecer un mensaje indicando que se envió la notificación al coordinador y al estudiante, señalando que se iniciará el proceso de solicitud. El estudiante quedará "bloqueado”.

• Adicionalmente, podrá consultar información histórica del estudiante dividida en tres secciones: información histórica de las becas del estudiante, nivel de estudios actuales y procesos de aprobación.

Notas. Al asignar una beca el sistema mostrará un resumen con las advertencias o notas respecto a esa solicitud de la beca. Algunas de estas advertencias permitirán continuar con el proceso, sin embargo otras estarán ligadas al Reglamento del Programa de Becas del Instituto de Ingeniería (RPBII), y no podrá seguir con el proceso.

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II.3 Desbloquear al estudiante y reasignar una beca En caso de que una solicitud de beca sea rechazada por el coordinador, subdirector, director o por una situación relacionada con la documentación o información ingresada por el estudiante, el tutor deberá “desbloquear” al estudiante, es decir, permitirle el acceso al SICOE.

Fig. II.4 Desbloquear al estudiante

Pasos para desbloquear un estudiante:

• Ir al menú superior y elegir la opción "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes". • Localizar al estudiante y activar la casilla "Permitir acceso al sistema" (ver Fig. II.4).

Posteriormente, seleccionar la liga "Permitir acceso". De esta forma se desbloqueará al estudiante y se le enviará un aviso por correo electrónico. Si la casilla está activada significa que el estudiante ya está desbloqueado.

• Si es necesario seleccionar a más de un estudiante podrá hacerlo con las casillas correspondientes a cada estudiante y después elegir la liga "Permitir acceso", si esta liga no se selecciona, el estudiante no podrá ingresar al sistema.

Pasos para reasignar una beca:

• Seguir los pasos indicados en “II.2 Asignación de la solicitud de beca a un estudiante”.

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II.4 Cancelar una beca (sólo para becas ya aprobadas por el director) Este proceso tiene como objetivo la cancelación de la beca de un estudiante y la notificación para la Secretaría Académica, la Secretaría Administrativa y el área de Windows de la CSC, ésta última procederá con la cancelación inmediata de la cuenta (clave de Windows), o en su defecto, si el tutor selecciona la opción pertinente, la cuenta tendrá una prórroga para el uso del estudiante.

Fig. II.5 Cancelar una beca

Pasos para cancelar una beca:

• Ir a la opción del menú superior “Becas vigentes” y seleccionar la opción “Cancelar una beca” (ver Fig. II.5). Es importante señalar que sólo se mostrará un listado de las becas que están aprobadas por el director y que tienen como estatus actual la leyenda Beca activa.

• Existe un vínculo denominado “Cancelar Beca” que, al seleccionarlo, activará una ventana que preguntará si definitivamente se cancelará la beca.

• Deberá colocar un motivo por el cual se cancela la beca. • Elegir el botón "Guardar", al hacerlo se enviará un correo al estudiante notificando la

cancelación de la beca.

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II.5 Extender una beca Esta opción permite prolongar la vigencia de la beca siempre y cuando cumpla con el tiempo estipulado en el Reglamento del Programa de Becas del Instituto de Ingeniería, (RPBII). En este procedimiento no se podrá modificar el monto ni el tipo de beca, sólo se podrá ampliar la duración de la beca, esto es, permanecerá con el monto y tipo de beca que fue aprobado por el coordinador, subdirector y director. Asimismo, es importante que la extensión de la beca se realice antes de la fecha de término de la misma, ya que si la beca termina en tiempo ya no será posible extenderla y se deberá asignar una nueva beca (ver “II.2 Asignación de la solicitud de beca a un estudiante”). Además no se podrá realizar la extensión beca para una fecha posterior al periodo vigente.

Fig. II.6 Extender una beca

Pasos para extender una beca:

• Ir a la opción del menú superior “Becas vigentes” y seleccionar la opción “Extender una beca” (ver Fig. II.6). Sólo se mostrará un listado de las becas que están aprobadas por el director y que tienen como estatus actual la leyenda Beca activa.

• Seleccionar el vínculo “Extender esta beca” y posterior a ello, se activará una ventana de confirmación.

• Se activará una página que contiene información de la beca que se va extender. En la parte inferior se deberá señalar la nueva fecha de finalización de la beca.

• Para enviar los datos y que se efectúe la extensión de beca se deberá seleccionar el botón "Guardar", el sistema mostrará un mensaje señalando que se ha efectuado la operación correctamente. En caso de existir un error se desplegará un mensaje en letras rojas.

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II.6 Dar de baja a un estudiante Este procedimiento tiene como objetivo dar de baja a un estudiante, es decir, eliminarlo de la lista de estudiantes asignados al tutor. Esta acción permitirá que otro tutor pueda tomarlo bajo su tutela.

Nota. Si lo que desea es cancelar la beca deberá seguir los procedimientos indicados en la sección “II.4 Cancelar una beca”.

Fig. II.7 Dar de baja a un estudiante

Pasos para dar de baja a un estudiante:

• Ir al menú superior y elegir la opción "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes”. • Localizar al estudiante que se va a dar de baja y elegir la opción "Dar de baja" (ver Fig. II.7). • En caso de que exista una beca con monto, se dará por cancelada. Si se desea transferir un

estudiante a otro tutor sin que la beca se cancele, deberá ser comunicado al administrador (Secretaría Académica) para que realice el proceso. Se presentará un listado con los motivos de la baja y un recuadro para indicar una explicación a detalle sobre las razones por las cuales se da de baja. Asimismo, se presentará una opción para solicitar una prórroga para la cuenta del estudiante (clave de Windows) por el número de meses especificados (esta opción es optativa y se debe tomar en cuenta que de no seleccionarse, por omisión se otorgarán dos meses de prórroga a la cuenta del estudiante).

• Elegir “Completar Baja” (ver Fig. II.8) para terminar el proceso y dar de baja al estudiante.

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Nota. Al dar de baja a un estudiante no se eliminará la información del mismo, sino que se almacenará en un archivo histórico.

Fig. II.8 Completar baja de un estudiante

Nota: Cuando un tutor realice la baja de un estudiante que fue becario del PBII, al menos por un año consecutivo, realizando estudios de posgrado (especialidad, maestría o doctorado), se le habilitarán las opciones “Solicitud de cuenta vitalicia de correo electrónico” y “Solicitud de cuenta para re direccionamiento de correo electrónico” (ver Fig. II.9). La primera opción es una cuenta de correo electrónico que hace uso de recursos locales, por lo que el sistema enviará un correo electrónico solicitando la aprobación del director. La segunda opción realizará un re direccionamiento ("forward") a una cuenta personal que proporcione el estudiante y, el sistema enviará un correo electrónico solicitando la aprobación del Subdirector.

Fig. II.9 Completar baja de un estudiante

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II.7 Tomar la tutela de un estudiante Este proceso sólo se realiza si el estudiante ya está dado de alta en el SICOE y al menos estuvo asociado con algún tutor. El procedimiento de “Tomar la tutela de un estudiante” se debe realizar para que el nuevo tutor tome la tutela del estudiante, lo que significa que no será necesario darlo nuevamente de alta en el sistema.

Nota. El estudiante deberá estar dado de baja previamente por el tutor original (ver “11.6 Dar de baja a un estudiante”).

Pasos para tomar la tutela de un estudiante:

• Ir al menú superior y elegir la opción "Estudiantes con baja en el SICOE". • Identificar al estudiante y elegir la opción "Tomar la tutela de este estudiante" (ver Fig.

II.9). Se mostrará en la parte superior el nombre del estudiante seleccionado y los catálogos de los datos de la ubicación. El tutor deberá llenar los nuevos datos de ubicación del estudiante.

• Seleccionar el tipo de actividad del estudiante. • Para completar el proceso, deberá seleccionar la opción "Completar la Tutela”.

Fig. II.9 Tomar la tutela del estudiante

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III. Coordinadores

Para entrar al módulo Coordinadores, en la página de inicio deberá aparecer el icono de color verde "Ir a Coordinadores” sobre el cual deberá acceder.

II.1 Aprobar y/o rechazar becas Al ingresar como coordinador se mostrará una lista de los tutores que están asociados a la Coordinación (ver Fig. III.1).

Fig. III.1 Lista de tutores pertenecientes a la Coordinación

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Fig. III.2 Estudiantes a cargo de tutor

Pasos para aprobar o rechazar una solicitud de beca de un tutor y de su coordinador:

• Seleccionar el nombre del tutor (ver Fig. III.1) o el vínculo del número de becas pendientes por revisar. Se mostrará una página con los estudiantes asociados al tutor seleccionado, que contenga solicitudes de beca pendientes por aprobar. Al seleccionar el vínculo del estudiante (ver Fig. III.2), se presentará una página con la información de la solicitud de la beca así como la documentación. Asimismo se presentarán dos opciones para aprobar o rechazar la beca.

• Para aprobar la solicitud de la beca, seleccionar la opción "Aprobar" (ver Fig. III.3), se mostrará en la parte inferior una caja de texto opcional en la que podrá ingresar un comentario que será visto por el subdirector.

• Seleccionar el botón "Enviar" para aprobar la beca. • Para rechazar la solicitud de la beca seleccionar la opción "Rechazar" (ver Fig. III.4) y se

desplegará en la parte inferior un catálogo predefinido con los motivos del rechazo. Al seleccionar "Otro" aparece un cuadro de texto para escribir un texto personalizado. Para que la notificación de rechazo llegue al estudiante (mensaje por correo electrónico) seleccionar la opción "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".

• Para que la notificación de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrónico) seleccionar la opción "El Tutor debe corregir los datos de la beca".

• Seleccionar la opción "Enviar" para el rechazo de la beca.

Nota. Cuando el rechazo llega al tutor, el proceso se simplifica porque el estudiante ya no deberá actualizar nuevamente su información, el tutor sólo corregirá la asignación de la beca.

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Fig. III.3 Aprobar solicitud de beca

Fig. III.4 Rechazar solicitud de beca

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IV. Subdirectores

Para entrar al módulo subdirectores, en la página de inicio deberá aparecer un icono en color azul "ir a Subdirectores" sobre el cual deberá acceder.

IV.1 Aprobar y/o rechazar becas Al ingresar como subdirector, se mostrará una lista de las coordinaciones que pertenecen a la Subdirección (ver Fig. IV.1).

Fig. IV.1 Lista de Coordinaciones de la Subdirección

Podrá acceder al registro de estudiantes por medio del nombre de los tutores asociados a su Subdirección o bien por el número de solicitudes pendientes de revisión (ver Fig. IV.2).

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Fig. IV.2 Lista de tutores de la Coordinación

Pasos para aprobar/rechazar becas:

• Seleccionar el nombre de la Coordinación o el vínculo que contiene el número de becas pendientes por revisar. Se desplegará una página que contiene la lista de tutores asociados a esta Coordinación (ver Fig. IV.2).

• Seleccionar el nombre del tutor o el vínculo del número de becas pendientes por revisar. • Seleccionar los estudiantes asociados al tutor que tengan solicitudes de beca pendientes

por aprobar. Al seleccionar el vínculo del estudiante se despliega una página con la información de la solicitud de beca y su documentación.

• Para aprobar la solicitud de beca seleccionar la opción "Aprobar". Se mostrará en la parte inferior una caja de texto opcional en la que podrá ingresar un comentario que será visto por el director.

• Elegir el botón "Enviar" para aprobar la beca (ver Fig. IV.3). • Para rechazar la solicitud de beca seleccionar la opción "Rechazar" (ver Fig. III.4) y se

mostrará en la parte inferior un catálogo predefinido con los motivos del rechazo. Al seleccionar "Otro" aparece un cuadro de texto para escribir un texto personalizado. Para que la notificación de rechazo llegue al el estudiante (mensaje por correo electrónico), seleccionar la opción "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".

• Para que la notificación de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrónico), seleccionar la opción "El Tutor debe corregir los datos de la beca".

• Seleccionar la opción "Enviar" para hacer llegar el rechazo de la beca y la notificación correspondiente al tutor y al estudiante.

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Fig. IV.3 Aprobar solicitud de beca

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V. Director

Para entrar al módulo director, en la página de inicio deberá aparecer un icono en color negro "ir a Director" sobre el cual deberá acceder.

V.1 Aprobar y/o rechazar becas Al ingresar como director se mostrará una lista de las tres Subdirecciones y la Secretaría Académica, así como la sección Dirección (ver Fig. V.1).

Fig. V.1 Sección para el director

Pasos para aprobar o rechazar una beca:

• Seleccionar el vínculo asociado al número de becas pendientes por revisar de una Subdirección o de la Secretaría Académica. Para el caso de una Subdirección, se mostrará un listado de las Coordinaciones asociadas a la misma. Para el caso de la Secretaría Académica se desplegará una lista con las Unidades a su cargo. Si se trata de la Dirección, se mostrará directamente una lista de los estudiantes con becas pendientes por aprobar. Dependiendo de la opción elegida, se visualizará una página que tiene la lista de tutores asociados a esta selección.

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• Seleccionar el nombre del tutor o el vínculo asociado al número de becas pendientes por revisar. Posteriormente, se mostrará una página únicamente con los estudiantes asociados al tutor seleccionado que tengan solicitudes de beca pendientes por aprobar. Al elegir el vínculo del estudiante se despliega una página con la información de la solicitud de la beca y su documentación.

• Para aprobar la solicitud de la beca seleccionar la opción "Aprobar" y en la parte inferior aparecerá una caja de texto opcional en la que podrá ingresar un comentario que será visto en el historial de aprobación de la beca.

• Seleccionar el botón "Enviar" para aprobar la beca. En la parte inferior de esta página se podrá visualizar un detalle de las becas otorgadas al estudiante (historial).

• Para rechazar la solicitud de la beca seleccionar la opción "Rechazar" y se mostrará en la parte inferior un catálogo predefinido con los motivos del rechazo. Al seleccionar "Otro" aparecerá un cuadro de texto para escribir un texto personalizado.

• Para que la notificación de rechazo llegue al estudiante (mensaje por correo electrónico), seleccionar la opción "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".

• Para que la notificación de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrónico), seleccionar la opción "El Tutor debe corregir los datos de la beca".

• Seleccionar la opción "Enviar" (ver Fig. V.2) para el rechazo de la beca y la notificación correspondiente al tutor y al estudiante.

Fig. V.2 Aprobar solicitud de beca

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Nota. Otra opción es ir al menú superior y seleccionar "Becas" en el enlace "Ver todas las becas pendientes por revisión". En caso que existan, se mostrará un cuadro con todos los nombres de estudiantes de todas las Coordinaciones, Secretarías y Unidades con becas pendientes por revisar. Una vez seleccionado el estudiante, se deberá proceder de la misma manera que la realizada en el proceso anterior.

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VI. Estudiantes

Para ingresar al módulo Estudiantes y editar sus datos, deberá estar creada o habilitada su clave de Windows y adicionalmente estar "desbloqueado" el acceso al sistema (ver II.3 Desbloquear al estudiante y reasignar una beca). Por otro lado, cuando el tutor crea un registro nuevo para el estudiante, automáticamente aparece "desbloqueado" para que pueda ingresar al SICOE. Cuando el tutor asigna una solicitud de beca, el estudiante quedará "bloqueado" y no podrá editar sus datos personales, sólo podrá revisar el status del proceso de aprobación de su solicitud de beca.

Cuando un estudiante ingresa por primera vez o es de nuevo ingreso, deberá solicitarle a su tutor su cuenta de usuario y su contraseña, posterior a ello, deberá iniciar sesión en una de las computadoras conectadas a la red dentro de las instalaciones del Instituto de Ingeniería. Así, podrá modificar la contraseña asignada por una personal, de lo contrario, no podrá acceder al SICOE. Por otro lado, si el estudiante colaborará fuera de las instalaciones del Instituto de Ingeniería, el tutor deberá realizar el registro correspondiente (ver Fig. II.2) y se le asignará una cuenta especial, por lo que no necesitará realizar el proceso antes descrito. Será de gran importancia que el estudiante lea el correo electrónico de bienvenida que se le expide cuando el tutor lo da de alta en el SICOE.

La página de inicio mostrará una breve información del estudiante (ver Fig. VI.1).

Fig. VI.1 Sección para estudiantes

Nota. La fotografía sólo será mostrada si el estudiante la ingresa.

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VI.1 Actualizar datos Para que el estudiante solicite una beca, deberá completar el proceso siguiente:

VI.1.1 Contacto • Ir al menú superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) en la opción "Datos

para contacto". Esta información le permitirá al tutor mantener contacto para enviar mensajes al estudiante.

• Llenar los campos solicitados y seleccionar "Guardar".

VI.1.2 Datos y documentos personales • Ir al menú superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opción "Datos

personales". Estos datos concentran la información básica del estudiante. • Llenar la forma solicitada en pantalla. Es importante que en esta sección se ingrese la

identificación oficial con fotografía. Adicionalmente y de manera opcional podrá ingresar el acta de nacimiento y una fotografía, esta última en formato JPG. Los documentos deberán estar en formato PDF y su tamaño no deberá ser mayor a 1 MB.

• Seleccionar "Guardar". No será necesario modificar estos documentos si su información está vigente.

VI.1.3 Domicilio • Ir al menú superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opción

"Domicilio". Los datos del domicilio del estudiante serán utilizados para fines administrativos y establecen su ubicación temporal o permanente. Para el caso de los estudiantes extranjeros o estudiantes provenientes del interior de la República, podrán adicionar los datos de su domicilio permanente.

• Seleccionar "Guardar".

VI.1.4 Seguro Médico • Ir al menú superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opción

"Seguro médico". Estos datos tienen como objetivo que la Secretaría Administrativa, en caso de así requerirlo, conozca si tiene algún seguro médico que no sea el proporcionado por el Instituto de Ingeniería. Esto es de gran utilidad para estudiantes que realizan labores de campo dentro del Instituto de Ingeniería o trabajos en lugares externos a instalaciones de éste.

• Seleccionar "Guardar".

VI.1.5 Trayectoria Académica • Ir al menú superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opción

"Trayectoria académica". Estos datos son de gran importancia porque registran el nivel de estudios del estudiante y por ende, el tipo de beca que le asignará el tutor.

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• Para insertar o agregar un registro seleccionar el botón "Agregar Reg. de Estudios". • Se mostrará una página que contiene un formulario para llenar los datos académicos. • Seleccionar "Guardar" para agregar el registro o "Cancelar" para regresar a la página de

los datos académicos.

Fig. VI.2 Actualizar datos

Nota: Es importante registrar cada nivel académico que se tenga, con base en ello, el tutor podrá asignar beca de acuerdo al último nivel que el estudiante ingrese.

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VI.2 Solicitar beca

VI.2.1 Nuevo estudiante Para que el estudiante realice la solicitud de una beca deberá completar el registro de todas las secciones del menú "Actualizar mis Datos".

VI.2.2 Estudiante de reingreso o con becas anteriores • El estudiante deberá actualizar sólo las secciones del menú "Actualizar mis Datos" (ver Fig.

VI.2) trayectoria académica, domicilio y datos para contacto. • Una vez completados estos pasos se debe habilitar la opción ubicada en el menú superior

"Becas" y elegir "Solicitar beca". Si no se encuentra habilitada la opción, debe proceder a actualizar su información e ir a la página "Inicio" para completar aquellas secciones que falten por actualizar.

• Se mostrará una página dividida en tres secciones vinculada al máximo grado de estudios registrados, el horario de trabajo y los documentos a subir.

• Completar el horario de trabajo. • Seleccionar los documentos que se ingresarán para la solicitud de la beca. Dichos

documentos son: el programa de actividades, el último historial académico, el acta de evaluación, el comprobante de inscripción, el informe de actividades, el título y la carta justificación (según corresponda, consultar el RPBII). Si es estudiante de nuevo ingreso, el sistema no activará el rubro Informe de actividades, de otra forma, si ha tenido alguna beca previamente aprobada (aunque no sea del periodo inmediato anterior), se le solicitará.

• Seleccionar "Enviar solicitud de beca". • Se desactivarán las secciones del menú superior "Actualizar mis Datos" y sólo estará

habilitada la opción "Becas", "Ver mis becas asignadas". • Cuando el estudiante selecciona "Ver mis becas asignadas" se desplegará un mensaje

indicando si tiene una beca en proceso y cuál es su estatus o bien, un texto mostrando que no tiene procesos pendientes.

Nota: Es fundamental que al finalizar el registro de solicitud de beca, el estudiante se comunique inmediatamente con su tutor para que él le asigne la beca (ver sección "11.2 Asignación de la solicitud de beca a un estudiante"). De lo contrario es posible que la asignación de la beca no se realice en tiempo y forma.