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FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, EJÉRCITO NACIONAL, JEFATURA DE INGENIEROS MILITARES

SUMINISTRO DE GRASAS Y LUBRICANTES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHICULOS, EQUIPOS Y LA MAQUINARIA PROPIEDAD DEL EJERCITO NACIONAL DESTINADOS A ADELANTAR EL PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA VÍA TIBÚ – LA GABARRA, EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER.

OFERTA PÚBLICA OPC 013-2014

REGLAS DE PARTICIPACIÓN

BOGOTÁ D.C., FEBRERO DE 2014

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CONTENIDO

CAPÍTULO PRIMERO ................................................................................................................. 5

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN ................................ 5

1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN 6

1.3. DESCRIPCIÓN GENERAL - LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA -

CANTIDAD DE LOS BIENES REQUERIDOS 6

1.3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL 6

1.3.2 LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA 6

1.3.3 CANTIDAD DE LOS BIENES 7

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 7

1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN 7

1.6. FUENTES DE FINANCIACIÓN 7

1.7. RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

7

1.8. SECRETARIA DE TRANSPARENCIA 8

1.9. DEFINICIONES GENERALES DE TÉRMINOS APLICABLES A LOS PROCESOS

DE FONADE. 8

2. DEL TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN ..................................................... 9

2.1. CRONOGRAMA GENERAL 9

2.2. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 10

2.3. COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y OFERENTES 10

2.4. PROCESO DE SELECCIÓN 11

2.5. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS - PUBLICACIÓN DEL INFORME

DE EVALUACIÓN – OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN –

AUDIENCIA PÚBLICA DE CONFORMACIÓN DINÁMICA DE LA OFERTA. 13

2.6. CAUSALES DE RECHAZO 18

2.7. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO 19

3. DEL OFERENTE Y SU OFERTA ............................................................................... 20

3.1 CONDICIONES GENERALES 20

3.1.1 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN 20

3.1.2 RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA OFERTA 20

3.1.3 VIGENCIA DE LA OFERTA 20

3.1.4 IDIOMA Y MONEDA DE LA OFERTA 20

3.1.5 OFERTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES 21

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3.1.6 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO 21

3.1.7 FORMA, IDENTIFICACIÓN, ESTRUCTURA DE LA OFERTA Y RESPONSABILIDAD EN LA

PRESENTACIÓN DE LA MISMA. 21

3.2 REQUISITOS MINIMOS 23

3.2.1 REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO 23

3.2.2 REQUISITOS DE CARÁCTER FINANCIERO 28

3.2.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL OFERENTE 30

3.2.4 PROGRAMA DE SOPORTE TÉCNICO, GARANTÍA DE LOS EQUIPOS, SERVICIO, CALIDAD Y

MANTENIMIENTO ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.2.5 CERTIFICACIÓN DE REPRESENTACIÓN DE LOS BIENES OFERTADOS Y DOCUMENTACIÓN

TÉCNICA EXPEDIDA POR EL FABRICANTE ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3 OFERTA INICIAL DE PRECIO – SOBRE NO. 2. 32

3.4 CONDICIONES Y DOCUMENTOS EXIGIDOS A LOS OFERENTES QUE SEAN

PERSONAS NATURALES EXTRANJERAS SIN DOMICILIO EN EL PAÍS, O

PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS QUE NO TENGAN ESTABLECIDA

SUCURSAL EN COLOMBIA CON LA FINALIDAD DE VERIFICAR LA

CAPACIDAD JURÍDICA, Y LA CAPACIDAD FINANCIERA. 33

3.4.1 CAPACIDAD JURIDICA 33

3.4.2 APODERADO 34

3.4.3 CAPACIDAD FINANCIERA 35

CAPÍTULO CUARTO .................................................................................................................. 36

4. CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES ................................................. 36

4.1 OBJETO 36

4.2 MODIFICACION DEL CONTRATO 36

4.3 PLAZO EJECUCIÓN CONTRACTUAL 36

4.4 CONDICIONES PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO 36

4.5 PRÓRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL 37

4.6 SUSPENSIÓN 37

4.7 VALOR 37

4.7.1 SISTEMA DE PAGO 37

4.8 FORMA DE PAGO 37

4.8.1 REQUISITOS DE PAGO 37

4.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 38

4.9.1 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA 38

4.10 OBLIGACIONES DE FONADE 39

4.11 SUPERVISIÓN ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 39

4.13 CLÁUSULA PENAL DE APREMIO 40

4.13.1 PROCEDIMIENTO PARA EXIGIR EL PAGO DE LA CLÁUSULA PENAL DE

APREMIO Y/O CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 40

4.14 GARANTÍAS 41

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4.14.1 DE CUMPLIMIENTO 41

4.14.2 DE CALIDAD DEL BIEN Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.14.3 DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES ¡ERROR!

MARCADOR NO DEFINIDO.

4.14.4 DE PROVISIÓN DE REPUESTOS Y ACCESORIOS ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.14.5 DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL 41

4.14.6 TÉRMINO PARA LA ENTREGA DE LAS GARANTÍAS 42

4.14.7 REQUISITOS GENERALES 42

4.14.8 SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS 42

4.15 CESIÓN DEL CONTRATO 42

4.16 CESIÓN DE LOS DERECHOS ECONÓMICOS DEL CONTRATO 42

4.17 SUBCONTRATOS. 42

4.18 CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL

CONTRATO 42

4.19 INDEMNIDAD 43

4.20 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 43

4.21 PERFECCIONAMIENTO 43

4.22 REQUISITOS DE EJECUCIÓN 43

4.22.1 POR PARTE DEL CONTRATISTA 43

4.22.2 POR PARTE DE FONADE 44

4.23 TERMINACIÓN DEL CONTRATO 44

4.24 CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 45

4.25 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 45

4.26 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 45

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REGLAS DE PARTICIPACIÓN

CAPÍTULO PRIMERO 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. INTRODUCCIÓN En el marco del Plan Nacional de consolidación territorial el Gobierno Nacional ha concertado en diseñar mecanismos que permitan fortalecer la alineación de los esfuerzos militares, policiales y antinarcóticos y los esfuerzos en el área social, de justicia, desarrollo económico e institucional del estado en zonas estratégicas del territorio nacional. El Ministerio de Defensa Nacional en cumplimiento de la política de consolidación de la seguridad democrática, en el proyecto de aplicación de la acción integral para la recuperación de zonas vulnerables del territorio nacional, asignó recursos corrientes de inversión para la ejecución de obras prioritarias como acueductos, alcantarillados, mejoramiento y mantenimiento de vías, centros educativos, puestos de salud, parques infantiles, polideportivos y puentes. FONADE, Ministerio de Defensa Nacional - Ejército Nacional y la Jefatura de Ingenieros Militares suscribieron contrato interadministrativo 213046 cuyo objeto es Gerencia Integral para el mejoramiento y pavimentación de los tramos de vía Tibú - La Gabarra, comprendido desde el K21+930 hasta La Gabarra, incluyen la gestión social, predial, ambiental, asistencia técnica, administrativa, jurídica, logística, adquisición de bienes y servicios para el cabal cumplimiento de las actividades, además de los estudios y diseños desde el K48+431 hasta La Gabarra en el Departamento de Norte de Santander.

El Municipio de Tibú se proyecta con enormes proporciones con la producción agroindustrial de palma africana con la que se beneficiarían en el futuro alrededor como 1500 familias aproximadamente, sustituyendo 300 hectáreas de cultivos ilícitos y la ampliación de la frontera en 741 hectáreas adicionales. Vías en buenas condiciones de transitabilidad constituyen un factor preponderante en los esquemas económicos de la población en general, puesto que una vez culmine la intervención del corredor los costos de operación se reducirán y a su vez los tiempos de desplazamientos serán menores ostensiblemente, lo cual finalmente redundará en mejores condiciones de vida para los habitantes de la poblaciones afectadas positivamente, además con el mejoramiento de las condiciones técnicas de la vía se atrae el turismo lo cual incrementa el ingreso per cápita de la comunidad en general.

Con el mejoramiento de la condición de estado de la vía se espera que los productores de bienes agrícolas, ganaderos y comerciales consigan establecer nuevos mercados para sus productos lo cual aunado a la reducción en el precio de los fletes para el transporte de diversos insumos derivaran en un fortalecimiento de la microeconomía del sector y en general desarrollo para la región.

Finalmente, el mayor beneficiario con el mejoramiento de la vía es el ciudadano del común pues son ellos los que van a disfrutar de la confortabilidad al transitar por la vía objeto del presente contrato.

Así mismo, en la cláusula primera del contrato interadministrativo 2123046 de 2013. parágrafo segundo se establece lo siguiente: las actividades se realizaran de conformidad con la disponibilidad presupuestal, la entrega de los estudios y diseños aprobados por la jefatura de ingenieros militares, normas técnicas del INVIAS, gestiones ambientales, sociales y prediales previstas para el presente contrato interadministrativo, la ejecución de las obras se desarrollaran por la jefatura de ingenieros militares con la participación de los batallones de ingenieros responsables para cada jurisdicción conforme a la disponibilidad de personal y equipos que designe la jefatura de ingenieros militares.

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En la cláusula séptima del mencionado contrato literal e se establece: FONADE debe realizar la contratación, control de los bienes y servicios para la ejecución de cada una de las actividades objeto del presente contrato, de acuerdo a la solicitud efectuada por la jefatura de ingenieros militares.

Los equipos, vehículos y maquinaría propiedad del Ejercito Nacional que estarán disponibles para la ejecución del proyecto en las diferentes etapas como Corte y Ampliación, estructura de la vía, frente de pavimentación y equipos de campamento, necesitan para su correcto funcionamiento un mantenimiento preventivo que fue programado por la Jefatura de Ingenieros Militares y que está acorde con el plan de compras.

1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, está interesado en contratar el “SUMINISTRO DE GRASAS Y LUBRICANTES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHICULOS, EQUIPOS Y LA MAQUINARIA PROPIEDAD DEL EJERCITO NACIONAL DESTINADOS A ADELANTAR EL PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA VÍA TIBÚ – LA GABARRA, EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER.”

1.3. DESCRIPCIÓN GENERAL - LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA - CANTIDAD

DE LOS BIENES REQUERIDOS

1.3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Las características y especificaciones de los bienes objeto del presente proceso de selección se encuentran plenamente determinadas en el “Anexo 02 Ficha Técnica” de las reglas de participación.

1.3.2 LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA Lugar: El suministro de grasas y lubricantes, debe realizarse en el campamento del Ejército, ubicado en el K39 de la Vía Tibú a La Gabarra, sector Vetas, Municipio de Tibú, Departamento de Norte de Santander.

Condiciones de Entrega: El suministro de grasas y lubricantes siempre estará de acuerdo a las cantidades solicitadas por el Ejército Nacional e Interventoría del contrato; teniendo en cuenta la siguiente programación.

ITEM PRESENTACIÓN CANTIDADES

Aproximadas

PROYECCIÓN ENTREGAS ABRIL JULIO OCTUBRE

ACEITE 15W40 GL 5.371,00 2.250 1.650 1.471 VALVULINA 80W90 GL 898,00 390 290 218

ACEITE HIDRÁULICO 68 GL 1.455,00 585 570 300 GRASAS LITIO XHP320 LBS 44.368,00 16.000 16.000 12.368

REFRIGERANTE ETILENOGLICOL 40/60 TAMBOR 55 GL 5 2 2 1 LIQUIDO DE FRENOS DOT4 CUARTOS (1/4) DE GALON 60 20 20 20

AGUA PARA BATERIAS DESTILADAS PINTAS 80 30 30 20

• Asumir el transporte, cargue y descargue hasta el sitio de entrega. Nota: Las cantidades están sujetas a variación de acuerdo a la solicitud del Ejército. Dependiendo de la necesidad y desarrollo del proyecto, el cual puede presentar cambios al cronograma durante el periodo de ejecución del suministro.

En caso de no cumplir la entrega de las grasas y lubricantes, con las condiciones técnicas exigidas en las presentes reglas de participación a satisfacción del personal designado por FONADE, el contratista se obliga a cambiar el bien o los bienes que no cumplieron con las especificaciones técnicas, por otro(s) que cumpla(n) o sea(n) de superior característica técnica, sin que ello obligue a FONADE a sumir costo alguno.

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1.3.3 CANTIDAD DE LOS BIENES

ITEM DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA CANTIDADES

APROXIMADAS

1 ACEITE 15W40 Galón 5.371

2 VALVULINA 80W90 Galón 898

3 ACEITE HIDRAULICO 68 Galón 1.455

4 GRASAS LITIO XHP320 Libra 44.368

5 REFRIGERANTE ETILENOGLICOL 40/60 Tambor de 55 Galones 5

6 LIQUIDO DE FRENOS DOT4 Cuarto (1/4) de Galón 60

7 AGUA PARA BATERIAS DESTILADAS Pinta 80

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Se ha estimado para el cumplimiento del objeto del contrato derivado del presente proceso de selección, un presupuesto de SEISCIENTOS OCHENTA MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS SETENTA PESOS M/L ($680.848.670). Incluido de IVA, costos, gastos, impuestos, tasas, transporte, cargue, descargue y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación.

1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del contrato es HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2014, o hasta agotar el valor del contrato, lo que ocurra primero, contados a partir de la suscripción del acta de inicio previa aprobación de la garantía por parte de Fonade y perfeccionamiento del contrato.

1.6. FUENTES DE FINANCIACIÓN FONADE cuenta para el presente proceso de selección con el certificado de disponibilidad presupuestal a continuación señalado:

No. CDP

Fecha CDP Código

Presupuestal Centro de

Costo Descripción del Rubro Monto

FGP 10925

05/02/2014 2-1-7-1-08-02-03-01 041439 Combustibles Y

Lubricantes

$ 562.495.329

213046 $ 118.353.341

Total $ 680.848.670

Expedido por: RESPONSABLE FONDO DE EJECUCION DE PROYECTOS

1.7. RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección que trata el numeral 6.1 del manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, adoptado mediante Resolución No. 131 del 09 de noviembre de 2012, teniendo en cuenta que se trata de una contratación cuya cuantía es superior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.1 del precitado manual. De acuerdo con el Decreto 288 de 2004, FONADE es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa vinculada al Departamento Nacional de Planeación y vigilado por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera). El Parágrafo primero del Artículo 32 de la Ley 80 de 1.993 (modificado por la Ley 1150 de 2.007 Artículo 15) establece que los Contratos que celebren las entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades. En consecuencia, el régimen aplicable a la contratación de FONADE es el del derecho privado. FONADE ha abierto el presente procedimiento de Oferta Pública, el cual NO constituye oferta de negocio jurídico de parte de FONADE, por lo cual, FONADE tendrá siempre derecho a seleccionar o no alguna(s) de las Ofertas, e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento la presente convocatoria, por lo que la participación de un Oferente no le otorga derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado.

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1.8. SECRETARIA DE TRANSPARENCIA Toda persona que llegue a conocer casos de corrupción en las entidades del Estado debe reportar el hecho a la secretaria de transparencia, a través de los teléfonos (1) 5 62 93 00 Ext. 3633, a la línea gratuita nacional 01 8000 913 040, al sitio web de denuncias de la secretaria en la página de Internet www.anticorrupcion.gov.co, por correspondencia o personalmente en la calle 7ª No. 6 – 54 de Bogotá D.C. También puede reportar el hecho a los sitios Web www.contratos.gov.co y/o www.fonade.gov.co y al E-mail: buzon1@presidencia.gov.co.

1.9. DEFINICIONES GENERALES DE TÉRMINOS APLICABLES A LOS PROCESOS DE

FONADE. 1. El valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), a tener en cuenta para

conversiones que se requieran en el desarrollo del presente proceso, para el Presupuesto Oficial Estimado (POE), será aquel vigente al año en que se presenta la oferta, al resultado de la operación matemática que se realice para hacer esta conversión, se debe aplicar el procedimiento de redondeo indicado en estas reglas de participación.

2. A la totalidad de los resultados de cada una de las operaciones aritméticas que se realicen en desarrollo de este proceso, se les aplicará la metodología de redondeo a continuación señalada:

- Redondeo: Para el presente proceso, es el procedimiento mediante el cual se eliminan todos los decimales.

- Reglas de redondeo: Se aplican a la unidad situada en la siguiente posición al número entero al que se pretenda ajustar, es decir, a los dos primeros números decimales, así:

Si los dos primeros decimales son mayor o igual que 50, el número entero se incrementará en una unidad.

Ejemplo 1: 12,546891 = 13. Ejemplo 2: 12,500891 = 13.

Si los dos primeros decimales son menores que 50, el número entero no se modifica. Ejemplo 1: 12,499891 = 12. Ejemplo 2: 12,407891 = 12.

Nota: La única y exclusiva excepción a la aplicación de esta regla se presenta en el cálculo de factores financieros establecidos en el numeral 3.2.2.

3. En el evento en que la fecha de cierre del término para presentar oferta del presente proceso sea prorrogada mediante adenda, los documentos que en estas reglas de participación se requieran en términos relacionados con la fecha de cierre, se contarán a partir de la fecha de cierre señalada en la adenda respectiva.

4. En el evento de que se presenten en las ofertas correspondientes a este proceso discrepancias entre cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las expresadas en letras.

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CAPÍTULO SEGUNDO

2. DEL TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.1. CRONOGRAMA GENERAL

ACTIVIDAD TERMINO LUGAR

A Aviso de convocatoria publica

11 de febrero de 2014 FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

B Publicación de las reglas de participación.

13 de febrero de 2014 FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

C Observaciones a las reglas de participación.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación de las reglas de participación.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3 de las reglas de participación.

D Respuesta a las observaciones a las reglas de participación.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la terminación del plazo para formular observaciones.

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

E Inicio del término para presentar ofertas

Desde la publicación de las reglas de participación.

FONADE. Calle 26 No. 13-19 Sala de entrega de ofertas Auditorio o el Centro de Atención al Ciudadano - CAC.

F Pago de derechos de participación

Desde el inicio del término para presentar ofertas hasta el cierre

del término para presentar ofertas

Se deberá realizar en la Cuenta de Ahorros del Sistema Nacional de Recaudos No. 49 25 02 976 Banco de Bogotá a nombre de FONADE, en efectivo o cheque de gerencia. Deberá indicar en la consignación el número telefónico y el nombre o razón social del oferente, anotando el número del proceso: OPC013-2014 Ver numeral 3.2.1.8

G Finalización del término para presentar oferta inicial de precio.

28 de febrero de 2014 a las 11:00 am

FONADE. Calle 26 No. 13-19 Sala de entrega de ofertas Auditorio

EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

H

Evaluación de las ofertas y Publicación del informe de evaluación y verificación de requisitos de carácter jurídico, técnico y financiero

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la oferta inicial de precio

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

I

Observaciones al informe de evaluación y verificación de requisitos de carácter jurídico, técnico y financiero

Por el termino de dos (2) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la publicación del informe de evaluación y verificación de requisitos de carácter jurídico, técnico y financiero.

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co y de acuerdo con lo establecido en las reglas de participación.

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ACTIVIDAD TERMINO LUGAR

J Informe de respuestas a las observaciones formuladas al informe de evaluación

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del término establecido para formular observaciones al informe de evaluación.

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

K Audiencia de conformación dinámica de la oferta.

Fecha Señalada a través de sitio Web de FONADE

FONADE. Calle 26 No. 13-19. Auditorio

L

Publicación del Informe de Recomendación de la aceptación de la oferta con el fin de que en este plazo, los interesados, presenten observaciones al mismo.

Por el término de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la

Audiencia de Conformación Dinámica de la Oferta

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

M

Informe de Respuestas a las Observaciones Presentadas al Informe de Recomendación de la aceptación de la oferta y Aceptación de Oferta

A partir del día hábil siguiente del vencimiento del término para presentar observaciones al

Informe de Recomendación de la aceptación de la oferta

FONADE - Sitio web www.fonade.gov.co

2.2. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Hacen parte del presente proceso de selección:

1) El aviso de convocatoria pública. 2) El certificado de disponibilidad presupuestal 3) Estas reglas de participación, junto con sus anexos, incluidos los Documentos de

Estudios Previos los cuales hacen parte integral de estas reglas de participación 4) Especificaciones técnicas. (cuando aplique) 5) Las respuestas de aclaración emitidas por FONADE en los medios dispuestos para

ello. 6) El acta de Finalización del término para presentar ofertas. 7) Las ofertas que sean presentadas. 8) Las actas de audiencia. 9) Las solicitudes de aclaración a las ofertas y sus respectivas respuestas. 10) El informe de evaluación de los requisitos económicos, jurídicos, técnicos y

financieros, y las observaciones presentadas en relación con él. 11) Informe de Recomendación y aceptación de la oferta 12) Carta de aceptación o de declaratoria de fallido, según sea el caso 13) Los documentos que se expidan en desarrollo del proceso de selección. 14) El recibo de pago de los derechos de participación.

2.3. COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y OFERENTES FONADE publicará en su sitio web (www.fonade.gov.co) la totalidad de los documentos pertinentes que se expidan en desarrollo del proceso de selección y a tal publicación se encontrará sujeta su obligatoriedad frente a los interesados y oferentes. Los documentos oficiales del proceso son los publicados en el mencionado sitio web.

Por regla general, los interesados y oferentes podrán enviar comunicaciones a la dirección electrónica (opc0132014@fonade.gov.co), o radicarlas en el Centro de Atención al Ciudadanode FONADE (en adelante CAC), con la indicación clara del número de proceso al cual se refiere.

Las horas señaladas en las presentes reglas de participación para la expedición de documentos por parte de FONADE y/o para la recepción de aquellos que deban ser

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presentados por los interesados u oferentes, se sujetarán a la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.4. PROCESO DE SELECCIÓN El presente proceso de selección inicia formalmente a partir de la fecha de publicación de las reglas de participación en el sitio web de FONADE (www.fonade.gov.co).

El proceso de selección se encuentra dividido en las siguientes fases:

2.4.1 Publicación de las reglas de participación

Estas serán publicadas en sitio web de FONADE, en la fecha señalada en el numeral 2.1 cronograma general.

2.4.2 Retiro de las reglas de participación

Las reglas de participación pueden ser retiradas u obtenidas del sitio web de FONADE donde se encuentran publicadas con todos sus anexos desde la fecha indicada en el numeral 2.1 de estas reglas.

Para todos los efectos, las reglas de participación oficiales son las publicadas en el sitio web de FONADE.

2.4.3 Plazo del Proceso de selección

El plazo del presente proceso de selección será aquel término que transcurrirá entre la fecha a partir de la cual se podrán presentar ofertas y la de finalización del término para presentar ofertas.

2.4.3.1 Inicio y finalización del término para presentar oferta inicial de precio

Dentro de las fechas y horas establecidas en el Cronograma General (numeral 2.1), en las casillas correspondientes a “inicio del término para presentar ofertas” y “finalización del término para presentar oferta inicial de precio”, los interesados podrán presentar sus ofertas, de acuerdo con las siguientes reglas:

a. Las ofertas iníciales de precio y los documentos exigidos deberán ser radicadas y entregadas en las fechas indicadas en el numeral 2.1., en FONADE, ubicado en la siguiente dirección: Calle 26 No. 13.19, Sala de recepción de ofertas - Auditorio, Bogotá D.C., República de Colombia, salvo lo dispuesto en el literal b) del presente numeral. Las ofertas enviadas por correo sólo serán aceptadas si tal envío se realiza utilizando servicios de mensajería especializada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1369 de 2009 o las normas que lo modifiquen. La fecha y hora de entrega de las ofertas así remitidas será la de su radicación en el CAC. Las ofertas se entenderán recibidas oportunamente siempre que la fecha y hora de recepción no sean anteriores a la fecha y hora establecidas para el “inicio del término para presentar ofertas”, ni posteriores a la fecha y hora previstas para la “finalización del término para presentar ofertas”, de acuerdo con el numeral 2.1 de estas reglas (Cronograma General). Las ofertas recibidas a través de este medio serán registradas en el formato de registro diseñado por FONADE en presencia de los oferentes presentes al momento del cierre, luego de verificado el cumplimiento de su entrega en el CAC antes de la fecha y hora previstas para el “finalización del término para presentar ofertas”.

NOTA: FONADE no asumirá los riesgos que se llegaren a generar en el envío de la oferta utilizando los servicios de mensajería especializada, si dicha oferta no es presentada cumpliendo los requisitos de forma, esto es, que se encuentre en sobres sellados debidamente marcados con la información del proceso contractual para el cual se presenta, en virtud de su exclusiva responsabilidad en la entrega real y material de sus ofrecimientos, dentro de los plazos establecidos en estas reglas de participación.

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b. Para la recepción de ofertas, la persona que realiza la entrega deberá diligenciar el formato de registro diseñado por FONADE para tal fin. De todas formas, el oferente es el único y exclusivo responsable de la entrega de la oferta (sobres 1 y 2). El sobre contentivo de la oferta económica permanecerá en el sitio dispuesto para su reserva y custodia, y será abierto en la audiencia pública de conformación dinámica de la oferta de que trata el numeral 2.5.3

c. Si el día y hora exactos previstos para la “Finalización del término para presentar oferta inicial de precio”, la oferta de que se trate se encuentra en el lugar indicado en el literal a) anterior, la misma se entenderá recibida en tiempo.

d. Una vez vencido el término para presentar ofertas se verificara el número total de ofertas recibidas al momento de la finalización del término para presentar ofertas y en cada una de las ofertas recibidas se verificará, en presencia de los asistentes, contra la documentación entregada lo siguiente:

1. El nombre o razón social del oferente registrado y de sus integrantes en caso de oferentes plurales

2. La fecha y hora de la presentación de la oferta Además, se realizará la apertura del original del sobre No. 1 de todas y cada una de las ofertas radicadas y recibidas dentro del plazo establecido en el numeral 2.1 dejando constancia en el documento formato de registro diseñado por FONADE lo siguiente:

3. Si la carta de presentación está incluida y firmada 4. Pago de Derechos de participación (si lo consignó y el valor del pago) el cual se

verificará con el volante de consignación 5. El número de folios 6. El número de la Garantía de Seriedad de la Oferta adjunta (en caso de ser

póliza de cumplimiento, debe ser a favor de Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación). En el evento de evidenciar que la naturaleza de la póliza no corresponde al exigido en las presentes reglas, se dejará constancia de esta situación en el acta y el oferente tendrá un día hábil para presentar la póliza en las condiciones exigidas.

7. La existencia del sobre de oferta económica 8. Observaciones si las hubiere.

2.4.4 Audiencia de precisión del contenido y alcance de las reglas de participación (NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN)

2.4.5 Observaciones a las reglas de participación

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1 cronograma general de las presentes reglas de participación.

Las respuestas de aclaración emitidas por FONADE en los medios dispuestos para ello, a las preguntas formuladas por los Oferentes o interesados, son de carácter exclusivamente ilustrativo y por consiguiente, no pueden modificar, adicionar, complementar o de manera alguna alterar lo consignado en las Reglas de Participación, ya que las susodichas respuestas no forman parte del presente documento ni sustituyen estas Reglas de Participación.

2.4.6 Modificación de las reglas de participación

FONADE podrá modificar las presentes reglas de participación únicamente mediante adenda que será publicada de acuerdo con lo señalado en el numeral 2.3 (Comunicación con los interesados y oferentes).

En caso de que la adenda se expida dentro de los dos (2) días anteriores al día en que se tenía previsto el vencimiento del término para presentar ofertas, se preverá en ésta la ampliación de dicho término como mínimo por un (1) día hábil más. Con posterioridad a la “Finalización del término para presentar ofertas”, FONADE podrá modificar el Cronograma General, exclusivamente, mediante comunicación escrita que

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publicará de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3, con sujeción a las normas legales y reglamentarias pertinentes.

2.4.7 Evaluación de las ofertas

El Comité Evaluador designado por FONADE, que se conforma para el presente proceso de selección, será el órgano responsable de la evaluación de la totalidad de las ofertas presentadas y con sujeción a lo establecido en estas reglas de participación.

El Comité Evaluador de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.5.3 recomendará al funcionario competente aceptar la oferta de contrato objeto del presente proceso de selección, la cual se ajustará a los resultados contenidos en el informe de recomendación de aceptación de la oferta.

El procedimiento de evaluación de las ofertas se resume en el siguiente cuadro general:

ORDEN FACTORES DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN

1. Requisitos mínimos de carácter jurídico,

técnico y financiero Cumple / No Cumple

2. Oferta económica Cumple / No Cumple

En primera instancia, el comité evaluador verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos; y posteriormente, se realizará la conformación dinámica de la oferta en la cual podrán participar los oferentes que hayan resultado habilitados. FONADE se reserva el derecho de solicitar la aclaración o ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de las exigencias establecidas en las presentes reglas de participación, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección. Así mismo, el de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el oferente, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades respectivas de donde provenga la información.

2.5. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS - PUBLICACIÓN DEL INFORME DE

EVALUACIÓN – OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN – AUDIENCIA

PÚBLICA DE CONFORMACIÓN DINÁMICA DE LA OFERTA.

2.5.1. Verificación de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero, y término para subsanar

El Comité evaluador verificará el cumplimiento de las exigencias relativas a la capacidad jurídica, la capacidad financiera, y las condiciones de experiencia específica de los oferentes, para lo cual podrá solicitar, si resulta necesario, la aclaración de los mismos.

FONADE se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el oferente, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades respectivas de donde provenga la información.

FONADE se reserva el derecho de verificar y solicitar complementar, subsanar o aclarar la información presentada por el oferente para la acreditación de las exigencias establecidas en las presentes REGLAS DE PARTICIPACION, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección.

La respuesta a la solicitud de aclaraciones deberá ser presentada por el oferente dentro del plazo que dadas las condiciones particulares del requerimiento, conceda el comité evaluador.

A continuación se presentan los requisitos jurídicos, técnicos y financieros que deberán cumplir los oferentes. El contenido de cada uno de tales requisitos se desarrolla en el capítulo 3 del presente documento.

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1. Requisitos de carácter jurídico (ver numeral 3.2.1):

a. Carta de presentación de la oferta firmada b. Acreditación de la Existencia y Representación Legal - para personas jurídicas c. Documento de constitución del consorcio o unión temporal d. Garantía de seriedad de la oferta con firma del tomador en original y el recibo

de pago de la prima. e. Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación- Registro Único de

Proponentes- RUP f. Certificación de pagos al sistema de seguridad social y de aportes parafiscales g. Pago de los derechos de participación

2. Requisitos de carácter financiero (ver numeral 3.2.2):

a. Capital de trabajo b. Índice de Liquidez c. Nivel de endeudamiento

3. Requisitos de carácter técnico: a. Experiencia específica del oferente (ver numeral 3.2.3)

4. Otros documentos (ver numeral 3.2.1.9)

5. Oferta Económica

En los casos en que se solicite aclarar, subsanar o presentar documentación, por esta circunstancia, no será posible acreditar hechos ocurridos con posterioridad a la fecha establecida para la finalización del término para presentar ofertas. Tratándose de los requisitos de carácter jurídico, financiero, técnico y la experiencia específica del oferente, el Comité Evaluador podrá solicitar, si resulta necesario, la aclaración de la misma. Para la experiencia especifica la documentación solicitada o aquella que bajo los mismos términos aporte el oferente debe corresponder a las certificaciones relacionadas en la oferta, razón por la cual, no podrá solicitarse, ni aceptarse el aporte de documentos de certificaciones diferentes a las allí aportadas. NOTA 1: Los documentos de que trata el numeral 4 - Otros documentos (ver numeral 3.2.1.9) deben ser aportados por todos los oferentes, la NO presentación no conlleva a su rechazo NOTA 2: Si luego de la verificación de los requisitos mínimos, sólo uno de los oferentes resulta habilitado, en el INFORME DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO, TÉCNICO Y FINANCIERO, el comité evaluador recomendará la contratación del oferente habilitado y aceptación de su oferta, previa verificación de la oferta económica la cual deberá ajustarse a los requisitos exigidos. 2.5.2. Publicación del informe de evaluación y verificación de requisitos de carácter

jurídico, técnico y financiero – Observaciones al informe de evaluación y verificación de requisitos de carácter jurídico, técnico y financiero

PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO, TÉCNICO Y FINANCIERO

El informe de evaluación será publicado en el término y sitio señalado en el numeral 2.1 de las presentes reglas de participación. Esta publicación se hace con el fin de que dentro del mismo término los interesados hagan las observaciones que consideren pertinentes.

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OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y RECOMENDACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

Dentro del término señalado en el numeral 2.1, podrán presentarse las observaciones correspondientes por los oferentes, de conformidad con el numeral 2.3.

Vencido el término señalado para presentar las observaciones al informe de evaluación estas serán publicadas como lo señala el cronograma general (numeral 2.1).

El informe de respuestas a las observaciones realizadas al informe de evaluación será publicado según lo señale el numeral 2.1 cronograma general.

2.5.3. Audiencia pública de conformación dinámica de la oferta En la fecha señalada en el numeral 2.1 de las reglas de participación, se celebrará la audiencia pública de conformación dinámica de la oferta, teniendo en cuenta las siguientes reglas básicas de procedimiento:

Se procederá a la apertura de los sobres contentivos de las ofertas iníciales de precio de los oferentes que hayan cumplido con los requisitos mínimos técnicos, jurídicos y financieros para la verificación del contenido del formato 07A “Oferta Inicial de Precio” de cada una de ellas, de conformidad con las siguientes reglas:

- Se verificará que la casilla destinada para consignar el valor total de la oferta inicial de precio se encuentre diligenciada en el formato 07A con un valor diferente a 0, el cual será utilizado para establecer los lances (si aplica).

- Se verificará que el valor total de la oferta inicial de precio no sea superior al presupuesto oficial estimado establecido en el numeral 1.4 del presente documento y que el valor de la oferta presentada sea superior a cero (0), so pena de su rechazo de conformidad con la causal de rechazo establecida en el numeral 2.6 de las presentes reglas de participación.

- En caso de no presentarse el Formato 07A el comité evaluador tomara en su reemplazo el valor total con IVA del Formato 07

Con las ofertas verificadas y aprobadas por el comité evaluador en los puntos anteriores, se procederá la verificación de las ofertas económicas así: si solo uno (1) de los oferentes presentados resulta habilitado (o si solo se presentara un solo oferente y resultara habilitado), la entidad adjudicará el proceso al mismo con la oferta inicial de precio presentada o en caso de que más de un oferente resulte habilitado, con los valores totales de cada una de las ofertas presentadas aplicará lo siguiente:

a. Entre los oferentes que cumplieron con lo anterior, se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades para realizar los lances dentro del procedimiento de Conformación Dinámica de la Oferta. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la conformación dinámica de la oferta, podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan, la representación para realizar los lances en la audiencia y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial de precio.

b. Entre los oferentes habilitados y cuya oferta inicial de precio no haya sido rechazada como resultado de las verificaciones aritméticas antes indicadas, se distribuirán los formularios que deberán ser utilizados por ellos para la presentación de sus ofertas de precio – en adelante lances –. En dichos formularios se deberá consignar el valor del lance en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio.

c. A continuación se dará inició a la conformación dinámica de la oferta, la cual se sujetará a las siguientes reglas:

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- La conformación dinámica de la oferta se desarrollará mediante rondas de tres (3) minutos cada una o menos cuando los oferentes tengan listos sus lances.

- Los oferentes harán sus lances utilizando los formularios suministrados.

- Se consideran lances válidos: aquellos presentados en los formularios suministrados, debidamente diligenciados, dentro del término establecido para cada una de las rondas que reduzcan el “valor umbral”, como mínimo, en un dos por ciento (2%) y como máximo, hasta el cinco por ciento (5%), con valores en formato de pesos ($XXX,XXX,XXX) redondeado según el procedimiento establecido en estas reglas de participación (punto 2 numeral 1.9), es decir, el valor mínimo y máximo de mejora de la oferta del “valor Umbral” será dentro del rango señalado anteriormente, cualquier valor ofertado por debajo o por encima se considerará “lance no válido”.

- La primera ronda tendrá como “valor umbral” el menor valor redondeado al peso inferior, presentado en la oferta total inicial de precio de los oferentes habilitados y que hayan superado la verificación indicada en el literal a. anterior. Las rondas siguientes tendrán como “valor umbral” el lance valido con el menor precio ofrecido en la ronda inmediatamente anterior, según procedimiento establecido en estas reglas de participación.

- Cuando un oferente, en cualquiera de las rondas, no presente lance o el presentado no sea válido, no podrá seguir presentándolos durante la conformación dinámica de la oferta y se considerará como su oferta final para efectos de la aceptación de la oferta, el último lance valido presentado.

- Antes de finalizar el término indicado para cada ronda, los participantes entregarán al comité evaluador el sobre contentivo del formulario en el que se consigne el valor del lance en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio. Posteriormente, el comité evaluador verificará que los formularios presentados se encuentren debidamente diligenciados, registrará los lances y los ordenará descendentemente y el comité evaluador indicará públicamente cuáles oferentes no podrán continuar presentando lances en las rondas siguientes por no haber presentado lance, por presentar un lance no válido, o por haber indicado que no realizará ningún otro lance de mejora de precios. Seguidamente, se dará a conocer, únicamente, el “valor umbral” de la siguiente ronda.

d. Se realizarán tantas rondas cuantas fueren necesarias, hasta tanto se verifique una cualquiera de las siguientes situaciones:

- Se agote el tiempo establecido para la ronda sin que se haya presentado ningún lance.

- No se presente ningún lance válido en la ronda.

- Sólo uno de los oferentes realice un lance válido en la ronda.

e. La audiencia se dará por terminada cuando el comité evaluador informe la ocurrencia de cualquiera de las situaciones señaladas en el literal anterior y recomendará la aceptación de la oferta al oferente que haya presentado el lance valido de menor valor durante el procedimiento de conformación dinámica de la oferta. En el caso en que no se presente ningún lance en la primera ronda ó se presente un lance no válido, la recomendación se realizará al oferente que haya presentado el menor valor en la oferta inicial de precio total. En cualquiera de estos eventos y para finalizar la audiencia, el comité evaluador comunicará al representante legal del oferente, al cual se le aceptara la oferta, de la obligación que tiene, de presentar ante dicho comité, a más tardar al día hábil siguiente: documento en el cual explique las razones que sustentan el valor por él ofertado, y el Formato 07 con los valores unitarios y valores totales ajustados al valor de su ultimo lance

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valido, para esto último, teniendo en cuenta lo estipulado y ordenado en el numeral 3.3. de las presentes reglas de participación y que ningún valor unitario por ítem supere el 100% del valor unitario del mismo ítem de acuerdo con lo señalado en el numeral 4. del anexo 01 ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. En la formalización del Formato 07 debe aplicar la metodología del redondeo señalada en el numeral 1.9. teniendo cuidado de que en la aplicación de este procedimiento bajo ninguna circunstancia puede superar el valor final de su oferta, lo que significa que debe, en cualquiera de los ítems, tomar las medidas necesarias para que esto se cumpla.

f. Recibidas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al ordenador del gasto la aceptación o no de la oferta.

Una vez aceptada la oferta, la entidad hará público el resultado de la conformación dinámica como lo indica el numeral 2.5.5.3

2.5.4. Desempate de ofertas En caso de existir empate entre varios oferentes, es decir, que dos o más ofertas finales de precio coincidan en ser las más bajas presentadas, la aceptación de la oferta se definirá de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Se preferirá al oferente que, entre quienes se encuentran empatados, haya presentado el menor valor total en su oferta inicial de precio.

2. Si persistiera el empate después de la verificación de los criterios anteriores, se utilizará como instrumento el sorteo por medio de balotas en el cual los oferentes señalarán el mecanismo que deseen. (Balota con mayor numero, con menor número.) para escoger la oferta que ocupe el primer lugar del orden.

3. De no presentarse empate en la menor oferta final de precio, pero sí en las ofertas finales de precio inmediatamente superiores a aquella, el comité evaluador, aplicará las reglas de desempate establecidas en el presente numeral.

2.5.5. Definición del proceso de selección

El presente procedimiento de Oferta Pública NO constituye oferta de negocio jurídico de parte de FONADE, por lo cual, FONADE tendrá siempre derecho a seleccionar o no alguna(s) de las Ofertas, e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento la presente convocatoria, por lo que la participación de un Oferente no le otorga derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado.

2.5.5.1 Cancelación y Declaratoria de fallido

Sin perjuicio de la facultad discrecional de FONADE para cancelar el proceso de selección, el proceso podrá ser declarado fallido, entre otras, por las siguientes circunstancias, cuando: a. Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de una oferta. b. No se presente ninguna oferta. c. Habiéndose presentado únicamente una oferta, ésta incurra en alguna causal de

rechazo. d. Habiéndose presentado más de una oferta, ninguna de ellas se ajuste a los

requerimientos y condiciones consignados en estas reglas de participación. e. En caso de que ninguno de los oferentes haya ampliado la vigencia de su oferta en el

evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia inicial

2.5.5.2 Observaciones al informe de Evaluación y Recomendación de Aceptación de la Oferta

Dentro del término señalado en el numeral 2.1, podrán presentarse las observaciones correspondientes por los oferentes, de conformidad con el numeral 2.3.

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Vencido el término señalado para presentar las observaciones al informe de Evaluación y Recomendación de aceptación de la Oferta, estas serán publicadas como lo señala el cronograma general (numeral 2.1).

El informe de respuestas a las observaciones realizadas al informe de evaluación será publicado según lo señale el numeral 2.1 cronograma general.

2.5.5.3 Aceptación de la oferta de contrato

La aceptación de la oferta y consecuente decisión de contratar por parte del ordenador de gasto, se podrá efectuar a través de un mensaje de datos, publicación en el sitio Web de la Entidad, fax o cualquier otro procedimiento comercial aceptado.

2.6. CAUSALES DE RECHAZO FONADE rechazará las ofertas, únicamente, en los siguientes casos:

a. Cuando el oferente o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación de la oferta. o cuando el objeto social no le permita la ejecución del objeto del proceso de selección..

b. Cuando el oferente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal o alguno de sus representantes legales se encuentre incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas constitucionales y legales.

c. Cuando FONADE en cualquier estado del proceso de selección evidencie, que alguno(s) de los documentos que conforman la oferta contiene(n) información inconsistente o contradictoria.

d. Cuando FONADE, en cualquier estado del proceso de selección, evidencie una inexactitud en la información contenida en la oferta que, de haber sido advertida al momento de la verificación de dicha información, no le hubiera permitido al oferente cumplir con uno o varios de los requisitos necesarios para participar en el proceso.

e. Cuando la oferta sea presentada luego de la fecha u hora exactas señaladas para el cierre del término para presentar ofertas o cuando sea entregada en un lugar diferente al establecido en las Reglas de Participación (Sala de entrega de ofertas o Centro de Atención al Ciudadano- CAC, de FONADE)

f. Cuando, presentada la oferta mediante consorcio, unión temporal, o cualquier otra modalidad de oferta conjunta, luego de la fecha señalada para la entrega de ofertas, se modifique el porcentaje de participación de uno o varios de sus integrantes, o uno o algunos de ellos desista o sea excluido de participar en el consorcio, unión temporal o la modalidad de asociación escogida.

g. Cuando el oferente no cumpla alguno de los requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros para participar en el proceso de selección.

h. Cuando el comité evaluador haya solicitado presentar algún documento o subsanar o aclarar alguna información necesarios para el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros, y el oferente no aporte, subsane o aclare lo pertinente, en los plazos y condiciones señalados por el comité evaluador.

i. Cuando la oferta sea alternativa o parcial, o cuando en ella se formulen condiciones contractuales y/o técnicas diferentes a las establecidas en las presentes reglas de participación, que las contradigan o que contengan salvedades, excepciones o condicionamientos a estas.

j. Cuando una persona natural o jurídica participe en más de una oferta, bien sea como oferente individual o como integrante de un consorcio o unión temporal. En este caso, se rechazarán todas las ofertas que incurran en la situación descrita.

k. Cuando no se presente la garantía de seriedad, de forma simultánea con la oferta. l. Cuando no se efectúe el pago de la prima de la garantía de seriedad de la oferta

(Art.81 Ley 45 de 1990) y/o cuando habiéndose solicitado su acreditación, el oferente no presente la documentación respectiva.

m. Cuando no se ajuste en tiempo, la vigencia de la garantía de seriedad, en el evento que en el proceso supere el término de la vigencia inicial.

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n. Cuando, en la oferta inicial de precio impresa, se presente algún valor en moneda extranjera.

o. Cuando el valor total de la oferta inicial de precio sea superior al presupuesto oficial estimado o sea cero (0) pesos.

p. Cuando no se presente la oferta inicial de precio impresa. q. Cuando habiéndose presentado el recibo de pago de los derechos de participación

este sea inferior al mínimo requerido en las presentes reglas de participación o al no haberse presentado con la oferta y ser requerido por ello su fecha de pago sea posterior a la fecha y/u hora de entrega de ofertas.

r. Cuando el representante legal de la sociedad tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica y no evidencie con el documento pertinente que contaba, al vencimiento del término para presentar ofertas, con la autorización expresa del órgano competente.

s. Cuando el oferente, alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal o alguno de sus representantes legales se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

t. Cuando el Registro Único de Proponentes (RUP) del oferente o de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, no se encuentre vigente y/o la información en firme

u. Cuando presentadas las explicaciones que sustenten el valor de la oferta económica por parte del oferente que haya presentado el lance válido de menor valor durante el procedimiento de conformación dinámica de la oferta o por parte del único oferente habilitado, el comité evaluador establezca que se trata de un precio artificialmente bajo.

v. Cuando el oferente de acuerdo con la normatividad vigente se encuentre obligado a tener revisor fiscal y no cuente con este o su nombramiento no se encuentre registrado en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.

2.7. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El oferente al que se le haya aceptado la oferta, deberá aportar la documentación necesaria

para la firma del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación de la

carta de aceptación de la oferta y deberá presentarse ante FONADE, con el fin de firmar el

respectivo contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al aviso que, para el efecto,

le dé la Entidad.

Si el oferente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y no suscribe el contrato y sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, o si dentro del plazo comprendido entre la aceptación de la oferta y la suscripción del contrato sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o se evidencia que el oferente se encuentra incurso en alguna causal de rechazo prevista en las reglas de participación, o si el oferente dentro de dicho plazo, estando obligado a ello, no adelanta la renovación anual de la matricula de que trata el artículo 33 del Código de Comercio, FONADE desistirá de la aceptación de la oferta y podrá contratar, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes, con el oferente calificado en el siguiente lugar del orden, siempre y cuando su oferta fuere favorable para FONADE, estuviere vigente a la fecha, caso en el cual se podrá contratar con el siguiente y así sucesivamente, siempre y cuando estos no se encuentren en ninguna de las situaciones descritas para el desistimiento. Si éste o alguno de estos, tampoco suscriben el contrato, dentro del plazo previsto en la comunicación respectiva, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes oferentes en el orden, en tanto existan más oferentes favorables.

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CAPÍTULO TERCERO 3. DEL OFERENTE Y SU OFERTA

3.1 CONDICIONES GENERALES 3.1.1 Modalidades de participación

Podrán presentar oferta personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra modalidad de asociación prevista en la ley.

Las condiciones de participación previstas en las presentes reglas de participación para los consorcios o uniones temporales, se harán extensivas a cualquier modalidad de asociación prevista en la ley escogida por los oferentes.

3.1.2 Responsabilidad en la elaboración de la oferta

Los oferentes deberán elaborar por su cuenta y riesgo la oferta, de acuerdo con lo solicitado en estas reglas de participación, la cual hará parte integral del contrato. Se consideran como documentos oficiales del proceso de selección las reglas de participación y sus anexos publicados en el sitio Web de FONADE (www.fonade.gov.co).

La presentación de la oferta lleva implícitos el conocimiento y la aceptación, por parte de oferente, de todas las condiciones conforme a las cuales se ejecutará el contrato, de tal manera que la oferta presentada deberá reflejar la totalidad de los costos en que se incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado de este proceso de selección.

3.1.3 Vigencia de la oferta

La oferta deberá permanecer vigente por un período mínimo de TRES (3) meses contados a partir de la fecha prevista para la finalización del término para presentar ofertas. FONADE podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la oferta y, por ende, la ampliación de la garantía de seriedad de la misma, por el término que se requiera. En cualquier caso la ampliación del término de vigencia de la oferta será obligatoria hasta por 90 días, en el evento en que el requerimiento de FONADE exceda de este término, el oferente y su garante podrán decidir si amplían la vigencia de la oferta o si la retiran, sin que la Entidad pueda hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. Durante el período de su vigencia, la oferta será irrevocable, de tal manera que el oferente no podrá retirarla, ni modificar los términos o condiciones de la misma, so pena de que FONADE haga efectiva la garantía de seriedad de la oferta, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.2.1.5. Si por cualquier circunstancia se amplía el trámite del proceso de selección y el oferente presenta una ampliación a la garantía de seriedad de la oferta que comprenda tal ampliación, se entenderá que amplía su oferta y mantiene la totalidad de sus condiciones. En el evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia de las ofertas exigido en este numeral y alguna(s) oferta(s) venza(n) sin que el(los) oferente(s) la(s) haya(n) ampliado y/o sin que haya(n) ampliado la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, se entenderá que desiste(n) de participar en el proceso de selección, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.

3.1.4 Idioma y moneda de la oferta

La oferta, todos los documentos que la integran y la totalidad de la correspondencia remitida dentro del presente proceso de selección deberán estar redactados en idioma castellano. Los documentos en idioma extranjero, por lo tanto, deberán venir acompañados de traducción simple al castellano, salvo en los casos en que la Ley exija traducción oficial o que se prevea en las presentes reglas de participación.

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Todos los valores que se estimen en la oferta económica deberán presentarse en pesos colombianos, so pena de dar aplicación de lo establecido en las causales de rechazo del numeral 2.6 de las reglas de participación.

3.1.5 Ofertas Alternativas o parciales

No se aceptarán ofertas alternativas ni parciales.

3.1.6 Documentos otorgados en el extranjero

Los documentos otorgados en el extranjero deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 65, 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano y 480 del Código de Comercio Colombiano y en la Resolución 2201 del 22 de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o con el requisito de la apostille contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera.

3.1.6.1. Consularización

Al tenor de lo previsto en el Artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.”

En el caso de sociedades, conforme lo prevé el citado artículo del Código de Comercio “al autenticar los documentos a que se refiere este Artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. (C.P.C. artículo 65)”.

Surtido el trámite anteriormente señalado, tales documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites a que haya lugar.

3.1.6.2. Apostille

Tratándose de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, conforme lo prevé la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado previamente, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Si la Apostilla está dada en idioma distinto del español o castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes. NOTA: Los documentos con su respectivo trámite de apostille podrán ser aportados en copia simple o copia auténtica, pero deben ser legibles y en todo caso, FONADE se reserva el derecho de solicitar aclaración o la exposición del original, cuando la copia aportada no sea clara o legible

3.1.7 Forma, identificación, estructura de la oferta y responsabilidad en la presentación de la misma.

La presentación de la oferta debe cumplir con los siguientes requisitos: a. La oferta debe ser presentada en idioma español o castellano, escrita por cualquier

medio mecánico, numeradas en la parte inferior todas las hojas que contiene, cada una de ellas conformará un folio.

b. La oferta debe ser presentada en dos (2), sobres separados cerrados y perfectamente identificados cada uno de ellos, como se establece en el literal e. del presente numeral

c. La documentación del sobre No. 1 y del sobre No 2 debe estar debidamente legajada o argollada de tal forma que no exista posibilidad de pérdida de documentos.

d. Los dos (2) sobres deben tener el siguiente contenido:

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SOBRE No. 1: REQUISITOS MINIMOS DE CARÁCTER JURÍDICO, TÉCNICO, FINANCIERO Y EXPERIENCIA.

SOBRE No. 2: OFERTA INICIAL DE PRECIO IMPRESA.

e. Los sobres se deben identificar, cada uno, de la siguiente manera:

SOBRE No 1:

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE OFERTA PÚBLICA OPC 013-2014

OBJETO: “SUMINISTRO DE GRASAS Y LUBRICANTES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHICULOS, EQUIPOS Y LA MAQUINARIA PROPIEDAD

DEL EJERCITO NACIONAL DESTINADOS A ADELANTAR EL PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA VÍA TIBÚ – LA GABARRA, EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE

DE SANTANDER.” SOBRE No 1

REQUISITOS MINIMOS DE CARÁCTER JURÍDICO, TÉCNICO, FINANCIERO Y EXPERIENCIA

Oferente: ______________________________ Nit o C.C. del Oferente, _________________ Dirección, Ciudad, _____________ Teléfono: _____________ Fax: _____________ SOBRE No 2:

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE

OFERTA PÚBLICA OPC 013-2014 OBJETO: “SUMINISTRO DE GRASAS Y LUBRICANTES PARA EL CORRECTO

FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHICULOS, EQUIPOS Y LA MAQUINARIA PROPIEDAD DEL EJERCITO NACIONAL DESTINADOS A ADELANTAR EL PROYECTO DE

MEJORAMIENTO DE LA VÍA TIBÚ – LA GABARRA, EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER.”

SOBRE No 2 OFERTA ECONÓMICA IMPRESA

Oferente: ______________________________ Nit o C.C. del Oferente, _________________ Dirección, Ciudad, _____________ Teléfono: _____________ Fax: _____________ La responsabilidad de la presentación de la oferta como se indica en los literales anteriores de este numeral, así como el estricto cumplimiento de lo establecido en el numeral 2.4.3.1., en especial en cuanto se refiere al termino, modo, lugar y tiempo de presentación de la oferta; es total, rotunda y exclusiva del oferente, quien debe propender porque se haga en completa concordancia a lo ordenado en estas reglas de participación, por lo que la entidad no asume ninguna responsabilidad por la perdida, confusión o extravió de documentos que no hayan sido elaborados y entregados con el debido cuidado como lo señala las reglas de participación.

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3.2 REQUISITOS MINIMOS 3.2.1 Requisitos de carácter jurídico 3.2.1.1. Carta de presentación de la oferta

De acuerdo con el modelo del Formato 01 suministrado, la carta de presentación de la oferta debe estar suscrita por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica o por el representante designado por los miembros del consorcio o de la unión temporal. Se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía de quien suscribe la oferta.

Quien suscriba la carta de presentación de la oferta deberá:

a. Persona jurídica: Tener la calidad de representante legal o apoderado del oferente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. En este último caso, la facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar aceptada su oferta) y liquidarlo. Si la presentación de la oferta implica la trasgresión del deber establecido en el numeral 7º del artículo 23 de la ley 222 de 1995, reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1925 de 2009 o si el representante legal tiene limitaciones delegadas de los estatutos sociales, el oferente individual o el integrante de la oferta conjunta deberá, además, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda.

b. Consorcio o unión temporal: Tener la calidad de representante del consorcio o unión temporal, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. Tal facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar aceptada su oferta) y liquidarlo.

3.2.1.2. Acreditación de la Existencia y la Representación Legal

Los oferentes que tengan la calidad de personas jurídicas deberán presentar el certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas extranjeras, expedido dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas, donde evidencie que el objeto social permite ejecutar el contrato objeto del presente proceso de selección. Así mismo, en tal documento deberá constar que la duración de la sociedad no es inferior a la duración del contrato objeto del presente proceso de selección y un (1) año más. Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica.

Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá contar con el documento de autorización expresa del órgano competente desde el momento mismo de la presentación de la oferta. En el evento en que no se presente este documento con la oferta, el Comité Evaluador podrá solicitarlo, pero en todo caso la fecha de éste no podrá ser posterior a la de cierre del proceso.

Los oferentes que tengan la calidad de personas naturales deberán presentar fotocopia de su documento de identificación, para el caso de comerciantes se deberá presentar el Registro Mercantil expedido dentro del mes anterior a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas. Las ofertas presentadas por personas naturales de origen extranjero que se encuentren dentro del país, deberán estar acompañadas de la autorización correspondiente, expedida de conformidad con las normas de control migratorio vigentes.

Los oferentes plurales (uniones temporales o consorcios) deberán presentar el certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas y/o la fotocopia de la cédula de ciudadanía de las personas naturales que los conforman, para el caso de comerciantes se deberá presentar el Registro Mercantil expedido dentro del mes anterior a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas. Los oferentes extranjeros (personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia) o los integrantes

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extranjeros del oferente plural, para acreditar la existencia y representación legal deberán cumplir con lo establecido en el numeral 3.4, del presente documento. Así mismo, si el oferente se encuentra obligado a tener Revisor Fiscal conforme a lo descrito en el Artículo 203 del Código de Comercio y Artículo 13 de la Ley 43 de 1990, deberá encontrarse registrado debidamente el acto de nombramiento y posesión ante la Cámara de Comercio del domicilio Social del Oferente.

3.2.1.3. Documento de constitución del consorcio o unión temporal

El oferente, con la oferta, deberá anexar un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo siguiente:

a. Identificación de cada uno de sus integrantes: Nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio.

b. Designación del representante: Deberá allegarse su identificación.

c. Indicación de los términos y extensión de la participación en la oferta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa para el caso de unión temporal, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones, para cualquier forma de oferente plural. Así mismo, en tal documento deberá constar que la duración de la figura asociativa no es inferior a la duración del contrato objeto del presente proceso de selección y un (1) año más

d. Indicación de la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente. La sumatoria de los porcentajes de participación no podrá exceder, ni ser menor del 100%

Con la suscripción del documento de constitución del consorcio o unión temporal, se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que el representante del consorcio o unión temporal tiene las siguientes facultades referentes a la etapa precontractual, contractual y postcontractual:

Presentación de la oferta y representación del consorcio o unión temporal en todas las diligencias del proceso de selección.

Suscribir el contrato y sus modificaciones.

Con la suscripción del documento de constitución del consorcio o unión temporal, se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que la duración de la forma de asociación escogida, no será inferior al plazo de ejecución del contrato.

Cualquier manifestación contraria a lo previsto en los incisos precedentes o que condicione tales preceptos, se entenderá por no escrita.

El documento deberá ir acompañado de aquellos otros que acrediten que quienes lo suscriben tienen la representación y capacidad necesarias para dicha constitución y para adquirir las obligaciones solidarias derivadas de la oferta y del contrato resultante.

Cualquier modificación al documento de constitución del consorcio o unión temporal deberá ser suscrita por la totalidad de integrantes del consorcio o unión temporal, y deberá tener la aprobación previa de FONADE.

Sin perjuicio de lo anterior, el oferente deberá tener en cuenta que después de la presentación de la oferta, no podrá modificar los literales a, b y d, ni tampoco alguno de los integrantes podrá desistir o ser excluido en la participación, so pena de aplicar el numeral 2.6. Causales de rechazo.

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3.2.1.4. Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación- Registro Único de Proponentes – RUP

El oferente persona natural o jurídica, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, o cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá acreditar que se encuentra inscrito al momento de presentar la oferta, en el registro único de proponentes – RUP, el cual deberá encontrarse actualizado, vigente y en firme al momento de la finalización del registro de entrega de ofertas y cuya fecha de expedición no puede ser superior a 30 DÍAS CALENDARIO, contados a partir de la fecha señalada para la finalización del término para presentar oferta. 3.2.1.5. Garantía de seriedad de la oferta

El oferente deberá anexar a su oferta, a favor del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, una garantía que ampare la seriedad de su oferta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial total estimado (incluyendo centavos) indicado en el numeral 1.4, con una vigencia igual a la señalada en el numeral 3.1.3 contada a partir de la fecha indicada en el cronograma general para la “finalización del término para presentar oferta inicial de precio”. Esta garantía podrá consistir en póliza de seguro o garantía bancaria, otorgada por una compañía de seguros o una entidad bancaria, respectivamente, la cual deberá encontrarse legalmente establecida en Colombia y vigilada por la Superintendencia Financiera. Si se trata de una garantía bancaria, la entidad correspondiente deberá actuar por su cuenta incluso en calidad de corresponsal, sin que ello atenúe su responsabilidad o deteriore la calidad de la garantía, la cual deberá ser irrevocable y exigible a favor de FONADE a primer requerimiento, renunciando al beneficio de excusión. En caso de otorgar la garantía mediante póliza de seguros, la cual deberá corresponder a la Póliza de Cumplimiento ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN (Esta condición debe constar en la póliza o en una certificación anexa y se debe adjuntar el clausulado correspondiente al Cumplimiento ante Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación, de FONADE) a nombre del oferente persona natural o de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, o su equivalente, establezca que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, deberá tomarse la garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes y deberá indicarse su respectivo porcentaje de participación en la forma asociativa correspondiente. La garantía deberá tener la firma del tomador en original. En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la oferta, la vigencia de la garantía de seriedad deberá ser igualmente, ampliada. El oferente debe anexar el original del recibo de pago de la prima o documento equivalente, que certifique el pago de la misma so pena de dar aplicación de la causal de rechazo prevista en el numeral 2.6 Nota: La presentación de una garantía consistente en una póliza diferente a la Póliza de

Cumplimiento ante Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación será

subsanable dentro del día hábil siguiente al cierre del proceso, momento en el cual el

comité evaluador verificarà esta condición y solicitarà la modificación al respetivo

oferente

3.2.1.6. Certificación de pagos al sistema de seguridad social ARL y de aportes parafiscales

Cuando el oferente sea persona natural deberá adjuntar una certificación expedida por la entidad promotora de salud, pensión y ARL dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas, que demuestre estar afiliado al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales o fotocopia de las

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planillas de pago en donde conste el valor cancelado, el periodo de cotización, la fecha de pago, y la entidad Promotora de Salud, Pensión y riesgos laborales a la que se encuentre afiliado cuando a ello haya lugar. En el caso de que tenga personal a su cargo, deberá acreditar la correspondiente declaración juramentada (Ley 789 de 2002).

En el caso de personas jurídicas, deberán presentar una certificación, expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la Ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de dichos aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos.

En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.

Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes, deberá aportar el certificado aquí exigido.

Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia y las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia, deberán acreditar este requisito o certificar las circunstancias que demuestren que no tiene obligaciones frente al sistema de Seguridad Social en Colombia. Cuando se presente certificación suscrita por Revisor Fiscal, deberá aportarse fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, de la tarjeta profesional de contador y de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores

3.2.1.7. Reciprocidad (NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN)

3.2.1.8. Pago de los derechos de participación

El interesado en participar en el presente proceso de selección deberá cancelar el valor de los derechos de DOSCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS PESOS ($235.800) M/L. NO REEMBOLSABLE. Para la acreditación del pago de los derechos de participación deberá acompañar su oferta con el comprobante de ingreso expedido por la Tesorería de FONADE y/o copia del recibo de consignación.

El pago de los derechos de participación podrá realizarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco de Bogotá, en la cuenta de ahorros del Sistema Nacional de Recaudo No.

492502976 , a nombre del FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DESARROLLO – FONADE. NIT 899.999.316-1.

El pago de los derechos de participación deberá hacerse en el lapso comprendido entre la fecha de “inicio del término para presentar ofertas” hasta la fecha y hora establecida para la “finalización del término para presentar oferta inicial de precio”, según lo indica el numeral 2.1. Los oferentes que se encuentren fuera de Bogotá cumplirán este requisito acompañando la oferta sólo con la copia del recibo de consignación. (Ver Anexo No. 13 Guía para realizar adecuadamente la consignación del valor de los derechos de participación).

El no pago de los derechos de participación en el plazo y valor indicado en el presente numeral, será causal de la aplicación de la causal de rechazo correspondiente establecida en el numeral 2.6.

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NOTA: FONADE podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de fuerza mayor, orden de autoridad, razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. La decisión de suspender el proceso será motivada e informada a los interesados y/o oferentes.

Si existen razones que así lo justifiquen, el proceso de selección podrá incluso ser cancelado. Esta decisión requiere de la respectiva justificación y será informada a los interesados y/o oferentes. En este evento, FONADE procederá a la devolución de lo pagado por las reglas de participación. De igual forma, FONADE procederá a la devolución de lo pagado por las reglas de participación a los oferentes que no presenten oferta al Proceso de Selección. 3.2.1.9. Otros Documentos:

Los documentos que se relacionan a continuación serán aportados por todos los oferentes, no obstante su no presentación no será causal de rechazo ni objeto de verificación jurídica por tratarse de documentos para la suscripción del contrato con el oferente que resultare favorecido dentro del presente proceso de selección. En el caso de ser Persona Natural es necesario adjuntar los siguientes documentos:

Registro Único Tributario (RUT), actualizado

Fotocopia de Libreta Militar (si aplica)

Formato de Creación de Terceros (descargarse en el sitio Web de FONADE ver numeral 3.2.1.9.1 )

Certificación Bancaria

Formato de vinculación de clientes

En caso de ser Persona Jurídica, es necesario adjuntar los siguientes documentos:

Registro Único Tributario (RUT), actualizado(en el que se encuentre incluido lo referente a la responsabilidad 35, si el oferente es responsable del impuesto CREE)

Formato de Creación de Terceros (descargarse en el sitio Web de FONADE ver numeral 3.2.1.9.1 )

Certificación Bancaria

Formato de vinculación de clientes En caso de ser Consorcio o Unión Temporal, es necesario adjuntar los siguientes documentos:

RUT de cada uno de los integrantes, actualizado

Certificación Bancaria

Formato de Creación de Terceros (descargarse en el sitio Web de FONADE ver numeral 3.2.1.9.1).

Formato de vinculación de clientes El Nit. del Consorcio ò unión Temporal o cualquier otra forma de asociación será exigible si se acepta la oferta a algún tipo de estas asociaciones NOTA: El Oferente podrá presentar con la oferta los documentos relacionados en este numeral (3.2.1.9), la NO presentación no conlleva a su rechazo.

3.2.1.9.1. Formato de Creación de Terceros:

El formato de creación terceros deberá descargarse en el sitio Web de la entidad: http://www.fonade.gov.co, deberá seleccionar del Menú Principal la opción “Información a Contratistas”, luego seleccionar la opción “Requisitos para el pago” y en la lista: FORMATOS que aparece el link “Información General y Tributaria de Terceros” de acuerdo con lo siguiente:

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Al seleccionar el link le muestra el siguiente cuadro con lo cual podrá almacenar el formato de creación de terceros, el cual deberá diligenciar y entregar.

3.2.2 Requisitos de carácter financiero Los indicadores para medir la capacidad financiera de los oferentes se verificarán con base en la información financiera con corte a 31 de Diciembre de 2012, registrada de Registro Único de Proponentes RUP, la cual deberá encontrarse vigente y en firme a la fecha límite para presentar ofertas establecida en el numeral 2.1 de las presentes reglas de participación. Para aquellos oferentes que sean Personas Naturales o Jurídicas creadas en el año 2013, deberá reflejarse en el Certificado RUP vigente y en firme la información financiera correspondiente al Balance de Apertura o Balance Inicial; así mismo los datos reflejados deberán coincidir con los depositados en la Cámara de Comercio para la inscripción en el Registro Mercantil. La capacidad financiera del oferente, como requisito mínimo, se verificará, con base en los factores financieros denominados: a) capital de trabajo, b) índice de liquidez y c) nivel de endeudamiento. La verificación señalada a continuación, se realizará de manera independiente a) El capital de trabajo se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir lo siguiente:

CT 20% PO

Donde, CT = AC – PC CT = Capital de trabajo. AC = Activo corriente PC = Pasivo corriente PO = Presupuesto oficial estimado.

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Si CT, es mayor o igual al 20% del PO el oferente cumple SI CT, es menor al 20% del PO el oferente no cumple.

Si el oferente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir:

CT= CTi

CTi 20% PO

Donde,

CTi = Sumatoria de capital de trabajo de los integrantes. CT = Capital de trabajo del consorcio o la unión temporal. CTi = Capital de trabajo de cada uno de los integrantes. PO = Presupuesto oficial estimado. Si CT, es mayor o igual al 20% PO el oferente cumple. SI CT, es menor al 20% PO el oferente no cumple. b) El índice de liquidez se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:

LIQ. = AC / PC 1,0 Donde, LIQ. = Índice de liquidez. AC = Activo corriente. PC = Pasivo corriente. Si LIQ es mayor o igual a 1 el oferente cumple SI LIQ es menor a 1 el oferente no cumple

Si el oferente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir:

ACi

LIQ. = ------------ 1,0

PCi Donde, LIQ. = Índice de liquidez del consorcio o la unión temporal. ACi = Activo corriente de cada uno de los integrantes. PCi = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes. Si LIQ es mayor o igual a 1 el oferente cumple. SI LIQ es menor a 1 el oferente no cumple. c) El nivel de endeudamiento se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:

NE = PT / AT 0,70 Donde, NE = Nivel de endeudamiento. PT = Pasivo total. AT = Activo total. Si NE es menor o igual a 0,70 el oferente cumple SI NE es mayor a 0,70 el oferente no cumple

Si el oferente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir:

PTi

NE = ------------ 0,70

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ATi Donde,

NE = Nivel de endeudamiento del consorcio o la unión temporal. PTi = Pasivo total de cada uno de los integrantes. ATi = Activo total de cada uno de los integrantes. Si NE es menor o igual a 0,70 el oferente cumple SI NE es mayor a 0,70 el oferente no cumple Los oferentes extranjeros (personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia) o los integrantes extranjeros del oferente plural, para acreditar la CAPACIDAD FINANCIERA deberán cumplir con lo establecido en el numeral 3.4. del presente documento

3.2.3 Experiencia Específica del oferente

3.2.3.1 Condiciones de la experiencia específica del oferente

El oferente deberá tener experiencia en VENTA Y/O SUMINISTRO Y/O DISTRIBUCION DE GRASAS Y LUBRICANTES.

La experiencia especifica deberá ser acreditada con la ejecución de MÍNIMO UNO (1) Y MÁXIMO TRES (3) CONTRATOS terminados en los ÚLTIMOS CINCO (5) AÑOS, contados estos hasta la fecha establecida para el cierre del término para presentar oferta inicial de precio.

La relación de la experiencia especifica que pretenda ser acreditada deberá ser presentada utilizando exclusivamente el formato 03, en el cual deberá relacionar toda la información solicitada. El número de contratos con que se pretenda acreditar la experiencia NO PODRÁ SER SUPERIOR al número de contratos anteriormente señalado.

Los documentos presentados en la oferta como soporte de la relación efectuada en el formato 03 (Experiencia Específica del Oferente), deberán permitirle al oferente, cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

Los contratos aportados deberán sumar, en su conjunto, un valor igual o superior al Presupuesto Oficial Estimado (POE), expresado en SMMLV.

Para demostrar la experiencia especifica el oferente debe presentar con su oferta el FORMATO No. 03 debidamente diligenciado e indicando en él toda la información allí solicitada. Así mismo, debe anexar la documentación adecuada y pertinente, que acredite clara y verazmente la realización de los contratos relacionados, cuyo número debe ser máximo el señalado anteriormente.

Los documentos de los contratos presentados y aportados con la oferta, que acrediten los relacionados en el FORMATO No. 03 deben permitir al Comité Evaluador realizar eficazmente la verificación y evaluación del factor técnico establecido en este numeral.

Si la oferta no cumple con el mínimo señalado en este numeral quedará incursa en causal de rechazo y por ende no continuará en las siguientes etapas del proceso. 3.2.3.2 Forma de acreditación

Para acreditar la experiencia específica requerida y las condiciones mínimas señaladas en el numeral 3.2.3.1 el oferente deberá presentar certificaciones, constancias o cualquier otro documento expedido por el contratante, su representante, el interventor o supervisor del contrato. La documentación presentada en conjunto, deberá permitir acreditar la siguiente información:

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a. Nombre del contratante. b. Nombre del contratista. c. Si el contrato se ejecutó en consorcio, unión temporal u otra forma conjunta, deberá

indicar el nombre de sus integrantes y el porcentaje de participación de cada uno de ellos. Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse copia del documento de constitución del consorcio, la unión temporal o la forma conjunta respectiva, o copia del contrato celebrado cuando en este consten tales porcentajes de participación.

d. Valor total del contrato. e. Lugar de ejecución. f. Actividades ejecutadas en marco de la experiencia específica a acreditar. g. Fecha de inicio del contrato. h. Constancia de cumplimiento a satisfacción del contrato, o recibo del informe final o del

acta de recibo final, de terminación del contrato.

En el evento en que pretenda acreditarse la experiencia con copia del contrato, este solo valdrá si se acompaña con la respectiva certificación que acredite el cumplimiento a satisfacción o el acta de terminación (en los casos en que no se ha liquidado el contrato) o con el acta de liquidación en los demás casos. No se permite presentar autocertificaciones, entendidas como:

- Cualquier certificación expedida por el oferente para acreditar su propia experiencia.

- Cualquier certificación expedida por Consorcios, Uniones Temporales o por los integrantes de estos, en los cuales el oferente o los integrantes del Consorcio o Unión Temporal hayan hecho parte.

NOTA: El Comité Evaluador podrá solicitar otros documentos para acreditar la experiencia, dentro de los cuales se encuentran entre otros, las facturas cambiarias de compraventa que cumplan con los requisitos previstos en los artículos 772 y 774 del Código de Comercio.

3.2.3.3 Verificación de la experiencia del Oferente La verificación que realice el comité evaluador se sujetará a las siguientes reglas especiales: a. El valor total de los contratos celebrados que se pretenden acreditar, será aquel que

tuvieron a la fecha de su terminación y la conversión a salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) se hará conforme al vigente en el año de terminación.

b. En caso de presentar el valor en moneda extranjera, se aplicará lo siguiente:

- Cuando el valor esté dado en dólares americanos (USD) se convertirá a pesos colombianos utilizando para esa conversión la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente para la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial.

- Cuando el valor esté dado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo con las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República o, en su defecto, de las publicadas por organismos extranjeros que cumplan funciones similares, teniendo en cuenta la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial y, posteriormente, se procederá a su conversión a pesos colombianos de conformidad con la TRM vigente para la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial, según el caso.

c. Cuando la oferta se presente en consorcio o unión temporal, la experiencia acreditada por cada uno de los integrantes se sumará con la de los demás. Si la totalidad de la experiencia específica es presentada por uno solo de los integrantes del consorcio o unión temporal, este deberá tener una participación igual o superior al 60 % en el consorcio o

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unión temporal, en el contrato derivado del presente proceso y en su ejecución. Si la experiencia específica es acreditada por más de uno de los integrantes del consorcio, unión temporal, aquel que aporte el mayor valor en contratos, respecto de los otros integrantes, deberá tener una participación igual ò superior al 51% en el consorcio, unión temporal, De igual manera los demás integrantes del oferente plural que aporten la experiencia específica, deben tener un porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal MINIMO del 20% cada uno

d. No será considerada la experiencia adquirida en calidad de subcontratista, cuando quiera que el contrato principal haya sido celebrado con una entidad pública. Para efectos de este proceso se entiende que existe subcontrato cuando quien pretende acreditar la experiencia haya sido contratado por quien a su vez haya sido contratista de una entidad pública, para desarrollar todo o parte del objeto del contrato principal.

e. En los casos en que el contrato o los contratos hayan sido celebrados en consorcio, unión

temporal o bajo cualquier otra forma de participación conjunta, será tenida en cuenta la experiencia específica en su totalidad, es decir que la entidad no entrará a diferenciar las actividades especificas ejecutadas por cada uno de lo integrantes del contratista plural y el valor del respectivo contrato será tenido en cuenta de acuerdo al porcentaje de participación del interesado que lo pretenda acreditar.

f. No será considerada la experiencia que se pretenda acreditar con convenios

interadministrativos para cuyo desarrollo se haya subcontratado la totalidad del objeto del contrato.

g. La experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá acumular a la de esta

cuando no cuente con más de tres (3) años de constituida y se hará en proporción a su participación en el capital social. La acreditación de esta experiencia se sujetará a las exigencias del numeral anterior.

NOTA: Cuando el objeto requerido como experiencia sea una parte del objeto contractual de la(s) certificación(es) aportada(s), no será tenida en cuenta, salvo que se acredite debidamente discriminada, la experiencia requerida y su valor. En este evento, el valor que se tendrá en cuenta para efectos de la verificación de experiencia del oferente, será el correspondiente al valor discriminado de la experiencia solicitada.

3.3 Oferta inicial de precio – Sobre No. 2. El oferente debe formular su oferta inicial de precio en el Formato 07 y Formato 07A, mediante una hoja de cálculo de formato Excel, el cual deberá presentar en medio físico y deberá tener en cuenta, entre otros aspectos; que no solamente son validos sino de estricto cumplimiento para el oferente que se acepte la oferta de acuerdo a lo estipulado en el literal f.), del numeral 2.5.3 los siguientes:

3.3.1. Todos los valores deben estar expresados en pesos colombianos. 3.3.2. Deberá tener en cuenta al momento de diligenciar el formato No.07 que el valor unitario

de cada ítem con IVA no podrá ser superior al 100% del valor unitario con IVA indicado para cada uno de ellos en el Anexo 01, y que tampoco podrá ser cero.

3.3.3. Deberá incluir el costo de transporte al lugar de entrega descrito en las presentes reglas de participación.

3.3.4. Todos los valores deberán estar ajustados al peso, es decir, sin decimales. Para el efecto, se aplicará la metodología de redondeo establecido en el numeral 1.9 de las presentes reglas de participación.

3.3.5. No podrá, en ningún caso, modificar las especificaciones de los bienes de su oferta, por alguna otra de características técnicas inferiores a las descritas en el Anexo 02 y en el evento en que el formato 07 presentado con la oferta inicial de precio existan errores o modificaciones en la descripción o en las cantidades correspondientes, se entenderá

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que el oferente acoge en su integridad la descripción y cantidades establecidas en el Anexo 02.

3.3.6. No podrá, en ningún caso, modificar las cantidades descritas en las presentes reglas de participación.

3.3.7. Deberá diligenciar la totalidad de las casillas correspondientes en el Formato 07: - Valor unitario por Ítem. (IVA incluido) - Valor total por Ítem (IVA incluido) - Valor total de la oferta inicial de precio

3.3.8. El valor de la oferta no podrá ser, en ningún caso superior al presupuesto oficial estimado.

3.3.9. Para efectos de la comparación de ofertas, en el evento en que alguno de los oferentes pertenezca al régimen tributario simplificado, deberá adicionar al valor de su oferta aquel correspondiente al de la retención que realice FONADE por concepto de IVA. El resultado en ningún caso podrá ser superior al presupuesto oficial estimado. No obstante lo anterior, de resultar seleccionado el oferente que se encuentre en esta situación, el contrato que se suscriba no incluirá el valor de la retención del IVA. Para los oferentes que por su naturaleza jurídica (más no por el régimen tributario al que pertenezcan), no son responsables del IVA, su oferta económica no deberá incluirlo. Para estos casos, ni FONADE ni el oferente a quien se le haya aceptado su oferta estarán obligados a efectuar este tributo.

Nota: El Formato 07 lo deberá presentar el oferente que se le acepte la oferta a más tardar al día hábil siguiente a la aceptación de la oferta de contrato (Numeral 2.5.3), de las reglas de participación, con los valores unitarios y valores totales ajustados al valor de su ultimo lance valido, cabe resaltar que en el Formato 07 que presente el oferente que se le acepte la oferta, ningún valor unitario con IVA por ítem debe ser superior al 100% del valor unitario de cada ítem de acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del Anexo 01 ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. 3.4 CONDICIONES Y DOCUMENTOS EXIGIDOS A LOS OFERENTES QUE SEAN

PERSONAS NATURALES EXTRANJERAS SIN DOMICILIO EN EL PAÍS, O PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS QUE NO TENGAN ESTABLECIDA SUCURSAL EN COLOMBIA CON LA FINALIDAD DE VERIFICAR LA CAPACIDAD JURÍDICA, Y LA CAPACIDAD FINANCIERA.

3.4.1 CAPACIDAD JURIDICA Personas Naturales: Las personas naturales extranjeras, deberán acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte, y si se encuentra residenciado en Colombia, mediante la presentación de copia de la Cédula de Extranjería expedida por la autoridad competente. Personas Jurídicas: Las personas jurídicas extranjeras deberán cumplir los siguientes requisitos:

a. Acreditar su existencia y representación legal, para lo cual deberá presentar un documento expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, expedido por lo menos dentro de los cuatro (4) meses anteriores a la fecha de cierre, en el que conste su existencia, objeto, fecha de constitución (que en todo caso deberá ser anterior a la fecha de cierre), vigencia, nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la Capacidad Jurídica para comprometerla y sus facultades señalando expresamente, si fuere el caso, que el representante no tiene limitaciones para presentar la oferta. En el evento en que conforme a la jurisdicción del Interesado extranjero no hubiese un documento que contenga la totalidad de la información, presentarán los documentos que sean necesarios para acreditar lo solicitado en el presente literal expedidos por las respectivas autoridades competentes. Si en la jurisdicción no existiese ninguna autoridad o entidad que certifique la información aquí solicitada, el Oferente

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extranjero deberá presentar una declaración juramentada de una persona con Capacidad Jurídica para vincular y representar a la sociedad en la que conste que (1) no existe autoridad u organismo que certifique lo solicitado en el presente numeral; (2) la información requerida en el presente numeral; y (3) la Capacidad Jurídica para vincular y representar a la sociedad de la persona que efectúa la declaración y de las demás personas que puedan representar y vincular a la sociedad, si las hay.

b. Acreditar que su objeto social principal o complementario permite la celebración y ejecución del Contrato, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el literal (a) anterior).Para estos efectos, la autorización se entiende contenida dentro de las autorizaciones generales otorgadas para comprometer a la sociedad.

c. Acreditar la suficiencia de la Capacidad Jurídica de su(s) representante(s) legal(es) o de su(s) apoderado(s) especial(es) en Colombia para la suscripción del Contrato, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el literal (a) anterior).

d. Acreditar que su duración es por lo menos igual al Plazo Total Estimado del Contrato y cinco (5) años más, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el literal (a) anterior).

e. Si (el)(los)representante(s) legal(es) tuviere(n) limitaciones estatutarias para presentar la oferta o suscribir el Contrato y en general para efectuar cualquier acto derivado del proceso licitatorio o de su eventual condición de adjudicatario, deberá adjuntarse una autorización del órgano social competente de la sociedad en la cual se eliminen dichas limitaciones(se entenderá que se verificará la limitación respecto de la(s) persona(s) que esté(n) facultada(s) para actuar en el presente proceso y no respecto de aquellos representantes que no estén representando al oferente en la presente oferta, de manera que la limitación solamente deberá levantarse respecto de aquél (aquellos) representante(s) que suscriban documentos que sean presentados en la oferta, o si la duración de la sociedad no fuese suficiente en los términos de estas reglas de participación, se adjuntará un documento en el que conste que el órgano social competente ha decidido aumentar el plazo de la sociedad en caso de que sea aceptada su oferta y antes de la suscripción del Contrato o de la constitución de la sociedad si se presenta bajo promesa de sociedad futura.

Adicionalmente a lo exigido en los literales (a) y (e) anteriores, si la oferta fuera suscrita por una persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se encuentre abierta en Colombia y/o por el representante de ésta, deberá acreditarse la Capacidad Jurídica de la sucursal y/o de su representante, mediante la presentación del original del certificado de existencia y representación legal en una fecha de expedición máximo de un (1) mes antes de la fecha de cierre del presente proceso de selección por la Cámara de Comercio de la ciudad de la República de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal. Cuando el representante legal de la sucursal tenga limitaciones para presentar la oferta, suscribir el Contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación en caso de que sea aceptada su oferta, se deberá presentar en la oferta copia del acta en la que conste la decisión del órgano social competente correspondiente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación de la oferta, la celebración del Contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación en caso de que sea aceptada su oferta. 3.4.2 Apoderado Las personas naturales extranjeras sin residencia en Colombia, y las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la oferta, participar y comprometer a su

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representado en las diferentes instancias de la presente oferta, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran, así como el Contrato, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente documento. Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal y en tal caso, bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal con los requisitos de autenticación, Consularización y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal. Para fines de claridad únicamente, las personas naturales y jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia podrán designar a más de una persona como su apoderado en Colombia, caso en el cual podrá indicar a su entera discreción las condiciones o las limitaciones a los apoderados. En todo caso, si no se precisan tales condiciones y/o limitaciones, FONADE presumirá que cualquiera de los apoderados podrá suscribir y vincular al oferente extranjero sin domicilio en Colombia que no sea Consorcio o Unión Temporal. 3.4.3 Capacidad Financiera Personas Jurídicas y Naturales Debe presentar con la oferta el último balance, de acuerdo al cierre fiscal en cada país de origen. Las cifras que contengan dichos balances deben presentarse en moneda colombiana de conformidad con los Artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Los documentos contentivos de la información financiera del Oferente (Balance General, notas a los Estados Financieros, dictamen o informe del Revisor Fiscal o Auditor Externo), deberán ser presentados en español. Cuando se encuentren en un idioma distinto del español, se aceptarán las traducciones simples al idioma español, adjuntando los documentos en el idioma de origen. La clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal o Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta con vigencia no mayor a 90 días de expedición. En el evento en que por las prácticas contables del país de origen los rubros que correspondan a las cuentas de capital de trabajo, índice liquidez y nivel de endeudamiento difieran de las establecidas en el numeral 3.2.2 se deben aportar junto con la información financiera, certificación suscrita por la persona natural o por el representante legal (persona jurídica) y avalada por un contador público inscrito en la Junta Central de Contadores Colombiana en la que conste tal circunstancia y en la que se indique con claridad los rubros que corresponden a las cuentas ya señaladas, se debe adjuntar tarjeta profesional del contador público y certificación expedida por la junta Central de Contadores sobre su vigencia. En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta última, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento. Con base en la información suministrada de la manera indicada en este numeral, la Entidad verificará el capital de trabajo, índice de liquidez y nivel de endeudamiento del oferente, y estos deben cumplir mínimo con los valores indicados en el numeral 3.2.2

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CAPÍTULO CUARTO 4. CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES

4.1 OBJETO

El objeto del contrato consiste en el SUMINISTRO DE GRASAS Y LUBRICANTES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHICULOS, EQUIPOS Y LA MAQUINARIA PROPIEDAD DEL EJERCITO NACIONAL DESTINADOS A ADELANTAR EL PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA VÍA TIBÚ – LA GABARRA, EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER, por parte del CONTRATISTA, de acuerdo con la descripción, especificaciones y demás condiciones establecidas en las presentes reglas de participación, los documentos e información técnica suministrada por FONADE y la oferta presentada por EL OFERENTE, así como también, las condiciones y especificaciones técnicas del contrato objeto del presente proceso, todo lo cual hace parte integral del contrato. Las reglas de participación y adendas referidas en esta cláusula se entienden incorporadas al contrato aún cuando en este no se reproduzcan. En el evento en que se presente alguna contradicción entre, de una parte, las reglas de participación y este contrato, y de otra, la oferta presentada por el CONTRATISTA, prevalecerá el contenido de aquellos documentos. La descripción técnica detallada y completa del objeto de contratación está contenida en los documentos del presente proceso de selección.

4.2 MODIFICACION DEL CONTRATO El plazo, valor, condiciones, cambios, ajustes, aclaraciones, entre otras, establecidas en el contrato inicial, procederán a través de las modificaciones contractuales suscritas por las partes. Sin autorización escrita de FONADE, previo concepto de la supervisión, el CONTRATISTA no podrá apartarse de las condiciones y especificaciones contractuales que le resultan exigibles en virtud del contrato. En el evento en que lo haga perderá el derecho a reclamar el reconocimiento y pago de cualquier suma que resulte de la modificación y será responsable de los daños que por esa acción le cause a FONADE y/o al MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, EJÉRCITO NACIONAL, JEFATURA DE INGENIEROS MILITARES, sin perjuicio de la obligación de ejecutar el contrato en las condiciones previstas. El CONTRATISTA deberá manifestar expresamente y por escrito al momento de la suscripción de las modificaciones, adiciones, aclaraciones, prorrogas, suspensiones, otrosí, actas y demás documentos que se suscriban en la ejecución del contrato, si tales modificaciones, ajustes o correcciones generan mayor valor; en caso de que el contratista suscriba el documento sin la manifestación anterior se entenderá que cumplirá lo acordado sin que haya lugar a mayores valores o pago adicional alguno. La celebración de las modificaciones implica la obligación de modificar las garantías o de informar a la aseguradora con respecto al documento modificatorio, obligación que en cualquier caso corresponde y estará a cargo del CONTRATISTA y que deberá adelantarse dentro de los tres (3) días posteriores a la suscripción del documento.

4.3 PLAZO EJECUCIÓN CONTRACTUAL El plazo previsto para la ejecución del contrato es el señalado en el numeral 1.5

4.4 CONDICIONES PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO a. Perfeccionamiento del contrato, el cual se da con la suscripción del contrato por las

partes contratantes b. Expedición del registro presupuestal por parte de FONADE c. Aprobación de FONADE de la garantía entregada por EL CONTRATISTA. d. La acreditación por EL CONTRATISTA de que todo el personal necesario para el inicio

de la ejecución del contrato se encuentra afiliado a los sistemas de seguridad social en

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salud, pensiones y riesgos laborales, incluso los trabajadores independientes, y que los pagos de las cotizaciones respectivas se encuentran al día.

Surtido lo anterior, se suscribirá el acta de inicio del contrato, cumplidos los anteriores requisitos, la negativa o retraso por parte del CONTRATISTA a la suscripción del acta de inicio dará lugar a la efectividad de las cláusulas contractuales a que haya lugar.

4.5 PRÓRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL El plazo de ejecución podrá ser prorrogado mediante la suscripción del documento modificatorio contractual que así lo disponga, en el cual, deberán señalarse las circunstancias o hechos que lo motivaron y la fecha o condición que defina el nuevo plazo de ejecución del contrato cumpliendo con lo establecido en numeral 9.6 del Manual de Contratación de Derecho Privado de FONADE. Para prorrogar el contrato previamente se requiere:

a) La solicitud y justificación técnica correspondiente por parte del CONTRATISTA. b) Aval y concepto de la Gerencia del Convenio.

4.6 SUSPENSIÓN

El plazo de ejecución del contrato podrá ser suspendido mediante suscripción de un documento contractual que así lo disponga, en el cual se señalarán las causas que motivaron la suspensión. Deberá incluirse el plazo y/o condición que se consideren necesarios para el reinicio del contrato.

4.7 VALOR El valor del contrato corresponderá a la suma por la cual sea aceptada la oferta, la cual incluye todos los gastos, costos, impuestos, tasas, transporte, cargue, descargue hasta el sitio de entrega y demás tributos a que haya lugar para la celebración, legalización, ejecución y liquidación del contrato. 4.7.1 Sistema de Pago

El sistema de pago del contrato es por PRECIOS UNITARIOS FIJOS SIN FÓRMULA DE AJUSTE. En consecuencia, el valor definitivo del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades realizadas por EL CONTRATISTA y entregadas a FONADE a su entera satisfacción, por los valores o precios unitarios fijos pactados para el respectivo ítem. El Contratista no podrá superar en su ejecución el presupuesto asignado por la entidad.

4.8 FORMA DE PAGO FONADE pagará al contratista según programación de entregas hasta por el 90% del valor de cada acta de recibo parcial. Una vez realizada la entrega por parte del Contratista y recibo a satisfacción por parte del Ejército Nacional y de la Interventoría de la cantidad de grasas, lubricantes y refrigerantes suministrados, previa presentación de la certificación por parte del supervisor del cumplimiento del contrato. El DIEZ POR CIENTO (10%) descontado en cada acta parcial, será cancelado contra el acta de liquidación del contrato. 4.8.1 Requisitos de pago

Los pagos y/o el desembolso de recursos relacionados con el contrato quedan sometidos, además de las condiciones anteriormente previstas, al cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Deberán ser refrendados por el INTERVENTOR en los formatos que FONADE suministre

para el efecto. b. La acreditación por parte del CONTRATISTA al supervisor de que todo el personal

necesario para la ejecución del contrato se encuentra afiliado a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales, incluso los trabajadores independientes, y que los pagos de las cotizaciones respectivas se encuentran al día.

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c. Se realizarán dentro de los diez (10) días calendario siguientes a las fechas de radicación de las facturas o cuentas, según sea el caso, o de la fecha en que el contratista subsane las glosas que se le formulen.

d. Toda vez que los impuestos y retenciones que surjan por la celebración, ejecución y liquidación del contrato corren por cuenta del CONTRATISTA, FONADE hará las retenciones del caso y cumplirá las obligaciones fiscales que ordene la ley.

e. Presentación del certificación del cumplimiento de las entregas correspondientes al mes de cobro, suscrito por el contratista y aprobado por el supervisor de FONADE

Todos los documentos de pago deberán ser avalados por el supervisor designado por FONADE.

4.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con todas y cada una de las actividades establecidas en las reglas de participación del presente proceso de selección, el cual hace parte integral del contrato, en la forma y requerimientos establecidos.

2. Cumplir con el suministro de los bienes tal como se indica en este documento y sus anexos, los cuales hacen parte integral del contrato, en la forma y requerimientos establecidos.

3. Dar cumplimiento a las normas vigentes en relación con los aportes a pensión y salud. 4. Atender oportunamente los requerimientos que realice la Interventoría. 5. Indemnizar o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros o al

personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.

6. Atender oportunamente los requerimientos que realice la supervisión y/o Interventoría. 7. Responder por el pago de los impuestos tasas o contribuciones que se causen con ocasión

de la celebración y ejecución del contrato. 8. Transportar los insumos objetos del contrato en materiales que garanticen su conservación

durante el trasporte al lugar de entrega. 9. Las demás requeridas para el cabal cumplimiento del objeto contractual. 4.9.1 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA

1. Entregar las grasas, lubricantes y refrigerantes, en el K39 de la Vía Tibú a La Gabarra, sector

Vetas, Municipio de Tibú, Departamento de Norte de Santander, lugar en el que se dispondrá por parte del Ejercito Nacional el campamento de la obra, esta entrega incluye transporte, cargue y descargue de los mismos.

2. De acuerdo a las cantidades y programación de mantenimiento de los vehículos y equipos de

propiedad del Ejercito Nacional se estima que el Contratista seleccionado podría efectuar como mínimo tres (03) entregas dentro del plazo establecido en el presente estudio, cualquier cambio al respecto será efectuado previa autorización del Ejercito Nacional y de la Interventoría.

3. En caso de no cumplir la entrega las grasas, lubricantes y refrigerantes con las condiciones

técnicas exigidas en el presente documento a satisfacción del interventor y el Ejército nacional, el contratista se obliga a cambiar el bien o los insumos que no cumplieron con las especificaciones técnicas, por otros que cumplan, sin que ello obligue a FONADE, a asumir costo alguno.

4. Tramitar, en caso de requerirse, un permiso especial para el transporte o suministro de las grasas, lubricantes y refrigerantes, o para el desarrollo de alguna de las actividades derivadas de la ejecución del objeto contractual, el contratista se obliga a tramitar y obtener tales permisos, de manera que le permitan cumplir con la normatividad vigente sobre la materia y cumplir a cabalidad con el objeto contractual.

5. El Contratista debe cumplir con la normatividad vigente en materia de transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas. Por lo anterior en cumplimiento de lo establecido en el decreto 1609 de 2002, el contratista deberá tener vigente la póliza de responsabilidad civil extracontractual en los términos descritos en el capítulo VIII de dicho decreto.

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4.10 OBLIGACIONES DE FONADE Son obligaciones de FONADE las siguientes:

a. Ejercer la supervisión general del contrato b. Pagar el valor del contrato en la forma establecida en las reglas de participación. c. Aprobar y controlar los desembolsos que se deben efectuar al contratista, previa

certificación de la supervisión técnico-administrativa d. Realizar las observaciones pertinentes al contratista con ocasión del desarrollo del

contrato. e. Formular las sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime convenientes en el

desarrollo del contrato

4.11 INTERVENTORIA La Interventoría del contrato será ejecutada por la Gerencia del convenio 213046 quien de manera provisional realizará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato hasta que FONADE contrate a la persona natural o jurídica para que ejerza la Interventoría, lo cual será oportunamente informado al Contratista. Con el fin de realizar el seguimiento técnico al cumplimiento del objeto contractual, controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades contratadas teniendo como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y normas que apliquen así como las reglas de participación y demás documentos que originaron la relación contractual entre FONADE y el contratista. El Interventor desempeñará las funciones previstas en el Manual de Interventoría de FONADE contenido en la resolución No. 091 de 2010 y sus respectivas modificaciones o adiciones, las reglas de participación y el contrato. En ningún caso el Interventor goza de la facultad de modificar el contenido y el alcance del contrato suscrito entre el contratista y FONADE, ni de eximir, a ninguno de ellos, de sus obligaciones y responsabilidades. El contratista con el objeto de garantizar el adecuado seguimiento y control de sus actividades, está en obligación de conocer las disposiciones del Manual de Interventoría de FONADE.

El Interventor del contrato está facultado a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y será responsable por mantener informado a FONADE de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente

4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento parcial o definitivo en la ejecución oportuna del contrato o de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA después de terminado el plazo de ejecución, FONADE podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, a título de pena, por un monto equivalente hasta por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. El pago del valor acá señalado a título de cláusula penal pecuniaria se considera como indemnización parcial y no definitiva de los perjuicios causados por el incumplimiento del contratista, razón por la cual, FONADE tendrá derecho a obtener del CONTRATISTA el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. EL CONTRATISTA autoriza a FONADE a descontar y compensar de los saldos presentes o futuros a su favor, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la totalidad de su valor, FONADE podrá obtener el pago de la pena pecuniaria haciendo efectiva la garantía de cumplimiento para lo cual seguirá el procedimiento para exigir el pago de la cláusula penal pecuniaria y/o de apremio o mediante el ejercicio de las acciones legales a que haya lugar. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor total del contrato, incluidas las modificaciones al valor del mismo, sin perjuicio de lo previsto en el Art. 1596 del Código Civil.

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4.13 CLÁUSULA PENAL DE APREMIO En caso de mora o retrasos por parte del CONTRATISTA en la ejecución de sus obligaciones contractuales o deficiencia o inconsistencia en la ejecución de las mismas, FONADE podrá hacer efectiva a EL CONTRATISTA por cada semana de retraso, la clausula penal de apremio, por un valor equivalente al 2.0 % del valor total del contrato, sin exceder el 10% de su valor total. Para efectos de la aplicación de la cláusula penal de apremio, la supervisión verificará semanalmente el cumplimiento del Cronograma de Trabajo y obligaciones a cargo del CONTRATISTA, de acuerdo con lo señalado en las reglas de participación, especificaciones técnicas, oferta presentada por EL CONTRATISTA y cláusulas del contrato. Para efectos de que EL CONTRATISTA cancele los valores por concepto de cláusula penal de apremio no se requiere que FONADE lo constituya en mora, el simple retardo imputable a EL CONTRATISTA dará origen al pago o compensación de las sumas previstas en este numeral. EL CONTRATISTA autoriza que FONADE descuente y compense de las sumas a su favor los valores correspondientes a la cláusula penal de apremio. De no existir tales saldos a favor del CONTRATISTA o de no resultar éstos suficientes para cubrir la totalidad del valor de la cláusula penal de apremio, FONADE podrá obtener el pago total o parcial de la cláusula penal de apremio haciendo efectiva la garantía de cumplimiento para lo cual seguirá el procedimiento para exigir el pago de la cláusula penal de apremio o por las vías legales a que haya lugar.

4.13.1 PROCEDIMIENTO PARA DECLARAR EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Y PARA EXIGIR EL

PAGO DE LA CLAUSULA PENAL DE APREMIO Y/O CLAUSULA PENAL PECUNIARIA Cuando se presente un posible incumplimiento parcial o total del contrato atribuible al CONTRATISTA respecto de cualquiera de las obligaciones del mismo, FONADE, deberá evacuar el siguiente procedimiento para declarar dicho incumplimiento: A) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, según conste en informes elaborados por la Interventoría, FONADE los citará a él y al GARANTE, mediante comunicación que por escrito se remitirá al domicilio del CONTRATISTA y del GARANTE, a una audiencia para debatir lo ocurrido. FONADE, fijará la fecha para realizar la audiencia, como mínimo al quinto día hábil siguiente a la fecha de recepción de la comunicación de citación a audiencia al CONTRATISTA y al GARANTE. En la citación, se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan y por ello deberá indicar los presuntos incumplimientos contractuales atribuibles al CONTRATISTA, acompañando el informe de la supervisión o interventoría en el que se sustente la actuación y las demás pruebas que soporten la citación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA, de acuerdo con las estipulaciones contractuales. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia la que deberá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. B) En desarrollo de la audiencia, el Subgerente de Contratación, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación contractual, indicará los presuntos incumplimientos contractuales atribuidos al CONTRATISTA, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA, según las estipulaciones contractuales. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del CONTRATISTA o a quien lo represente y al GARANTE, para que ejerzan su derecho de defensa y se pronuncien sobre las imputaciones de incumplimiento, en desarrollo de lo cual podrán rendir las explicaciones del caso, solicitar y aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. C) Una vez evacuada la práctica de las pruebas o recibidos los medios probatorios aportados por los interesados, se cerrará la audiencia para que FONADE mediante decisión contractual motivada que constará por escrito, proceda a resolver sobre la exigibilidad o no de la sanción o declaratoria o no del incumplimiento. Si se resuelve que no hubo incumplimiento, se archivará la actuación

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contractual. Por el contrario, si se decide que hubo incumplimiento contractual, en el mismo documento, se hará la tasación de la suma a pagar a favor de FONADE y a cargo del CONTRATISTA y/o EL GARANTE, como consecuencia del incumplimiento de acuerdo con las estipulaciones contractuales. La respectiva decisión, se informará mediante comunicación escrita que se remitirá al domicilio del CONTRATISTA y del GARANTE. EL CONTRATISTA y EL GARANTE, podrán presentar un escrito de reconsideración ante FONADE, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adopción de la decisión que declara el incumplimiento contractual. Si declarado éste ni EL CONTRATISTA, ni EL GARANTE, presentan el escrito de reconsideración o lo hacen en forma extemporánea, se entenderá que esa decisión se ratifica y se procede para su posterior cobro. La decisión sobre el escrito de reconsideración, si se presenta, será resuelta por FONADE por escrito, dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a su recepción y remitida al CONTRATISTA y del GARANTE. El plazo anteriormente descrito podrá ser prorrogado por un término igual al inicialmente pactado. Por el contrario, si se resuelve que no hubo incumplimiento, se comunicará por escrito a los interesados y se archivará la actuación contractual D) En todo caso, en cualquier momento del desarrollo de la audiencia contractual, el Subgerente de Contratación, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación contractual. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. FONADE podrá ordenar el archivo de la actuación contractual en cualquier momento si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento que dio lugar a este procedimiento.

4.14 GARANTÍAS El CONTRATISTA deberá constituir a favor de FONADE una garantía que podrá consistir en

una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en

Colombia, correspondiente a la póliza de cumplimiento ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON

RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN o garantía bancaria expedida por un banco local,

y junto con ella deberá presentar el comprobante de pago de la prima, de conformidad con lo

previsto en el Artículo 1068 del Código de Comercio, que otorgue los siguientes amparos:

4.14.1 DE CUMPLIMIENTO Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses más.

4.14.2 DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Por el treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, por el término de su duración. Deberá constituirse en póliza anexa, conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente que regula la materia. En ésta póliza deberán figurar como asegurados FONADE y EL CONTRATISTA y como beneficiarios FONADE y los terceros afectados, con los amparos que se relacionan a continuación.

Amparo Límite Asegurado

Daños patrimoniales y extra patrimoniales

Sin Sublímite

Responsabilidad civil patronal

50% del límite asegurado

Vehículos propios y no propios

10% del límite asegurado

Operaciones de transporte, cargue y descargue

Sin Sublímite

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4.14.3 TÉRMINO PARA LA ENTREGA DE LAS GARANTÍAS El contratista entregará a FONADE, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, la garantía de cumplimiento.

4.14.4 REQUISITOS GENERALES En las pólizas deben figurar como afianzadas cada una de las personas que integran la parte contratista y como beneficiario la entidad debidamente identificada.

4.14.5 SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS El contratista debe mantener, durante la vigencia del contrato, la suficiencia de las garantías otorgadas. En consecuencia, en el evento en que el plazo de ejecución del contrato o su valor se amplíe o aumente, respectivamente, el contratista deberá proceder a ampliar la vigencia de las garantías o el valor amparado de las mismas, según sea el caso, como condición previa y necesaria para el pago de las facturas pendientes de pago.

De igual modo, el contratista deberá reponer las garantías cuando su valor se afecte por la ocurrencia de los siniestros amparados. En el caso de los amparos cuya vigencia debe prolongarse con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato objeto del mismo, el valor amparado también debe reponerse cuando el mismo se afecte por la ocurrencia de los riesgos asegurados con posterioridad a tales fechas.

El pago de todas las primas y demás gastos que generen la constitución, el mantenimiento y el restablecimiento inmediato del monto de las garantías, será de cargo exclusivo del contratista.

4.15 CESIÓN DEL CONTRATO El contrato se celebra en consideración a las calidades del contratista; en consecuencia, no podrá cederlo en todo ni en parte, a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de FONADE. Dicha cesión, de producirse, requerirá, para su eficacia, de la suscripción de un documento por parte cedente, el cesionario y FONADE.

No obstante lo anterior, el contratista podrá ceder parcial o totalmente los derechos económicos del contrato, previa autorización expresa de FONADE.

4.16 CESIÓN DE LOS DERECHOS ECONÓMICOS DEL CONTRATO Los derechos económicos del contrato, no podrán cederse en todo ni en parte, a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de FONADE. Dicha cesión, de producirse, requerirá, para su eficacia, de la suscripción de un documento por parte del cedente, el cesionario y la aprobación expresa de FONADE, de acuerdo con el procedimiento interno de FONADE para tal efecto.

4.17 SUBCONTRATOS. En el evento en que EL CONTRATISTA subcontrate parcialmente la ejecución del contrato, podrá hacerlo con personas naturales o jurídicas que tengan la idoneidad y capacidad para desarrollar la actividad subcontratada.

No obstante lo anterior, EL CONTRATISTA continuará siendo el único responsable ante FONADE por el cumplimiento de las obligaciones del contrato. En consecuencia no hay lugar a solidaridad entre FONADE y EL CONTRATISTA y/o terceros

4.18 CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES PARA LA

EJECUCIÓN DEL CONTRATO Se entiende por las partes que el contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones, y ha analizado las condiciones técnicas. En consecuencia, se considera conocedor de todos los elementos necesarios para tomar la decisión de asumir totalmente, a su riesgo, las obligaciones derivadas del contrato, tal como efectivamente lo hace con la presentación de la oferta y, posteriormente, de resultar aceptada su oferta, con la suscripción del mismo.

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4.19 INDEMNIDAD EL CONTRATISTA mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a FONADE de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo obligaciones de carácter tributario, costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato.

EL CONTRATISTA se obliga a evitar que sus empleados y/o los familiares de los mismos, sus acreedores, sus proveedores y/o terceros, presenten reclamaciones (judiciales o extrajudiciales) contra FONADE, con ocasión o por razón de acciones u omisiones suyas, relacionadas con la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Si ello no fuere posible y se presentaren reclamaciones o demandas contra FONADE, esta entidad podrá comunicar la situación por escrito a EL CONTRATISTA. En cualquiera de dichas situaciones, EL CONTRATISTA se obliga a acudir en defensa de los intereses de FONADE, para lo cual contratará profesionales idóneos que representen a la entidad y asumirá el costo de los honorarios de éstos, del proceso y de la condena, si la hubiere.

Si FONADE estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestará por escrito a EL CONTRATISTA, caso en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si FONADE lo estima necesario, asumirá directamente la misma. En este último caso, FONADE cobrará y descontará de los saldos a favor del contratista todos los costos que implique esa defensa, más un diez por ciento (10%) del valor de los mismos, por concepto de gastos de administración. Si no hubiere saldos pendientes de pago a favor del CONTRATISTA, FONADE podrá proceder, para el cobro de los valores a que se refiere este numeral, por la vía ejecutiva, para lo cual este contrato, junto con los documentos en los que se consignen dichos valores, prestará mérito ejecutivo.

4.20 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Las partes podrán buscar solucionar en forma ágil y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la conciliación, transacción o los mecanismos que las partes acuerden, según los procedimientos establecidos por la Ley.

4.21 PERFECCIONAMIENTO El contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes.

Para la mencionada suscripción, el contratista debe haber acreditado:

- La presentación del formato de creación de terceros, el cual puede obtener en el sitio Web de FONADE, debidamente diligenciado, fotocopia del RUT y certificación de la cuenta bancaria en la cual se realizarán los pagos relacionados con el contrato.

- La presentación de la documentación técnica de los productos en los cuales se acredita que los bienes o servicios cumplen con las características y especificaciones mínimas establecidas en las fichas técnicas anexas a las presentes reglas de participación. (Cuando Aplique)

Se entenderá que el oferente a quien se le acepte su oferta se abstiene injustificadamente de la suscripción del contrato en los casos en que no presente la documentación requerida para tal efecto o, en cualquier caso, no se presente dentro del término señalado para su suscripción

4.22 REQUISITOS DE EJECUCIÓN Perfeccionado el contrato, para su ejecución se requiere:

4.22.1 POR PARTE DEL CONTRATISTA

Constituir las garantías previstas en el contrato.

Suscribir el acta de inicio

Para el cumplimiento de los requisitos señalados en el presente numeral, el contratista dispone de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la suscripción del contrato.

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4.22.2 POR PARTE DE FONADE

Expedir el Registro Presupuestal.

Aprobar la Garantía que ampara el contrato.

Suscribir el acta de inicio

4.23 TERMINACIÓN DEL CONTRATO Con la suscripción del contrato el contratista autoriza expresamente a FONADE para terminar anticipadamente el mismo mediante oficio escrito que se comunicará al CONTRATISTA, en los siguientes eventos: a) Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo

imponga b) Por disolución de la persona jurídica del CONTRATISTA, o de una de las personas

jurídicas que integran el respectivo consorcio o unión temporal; así como por la modificación de los miembros de éstos últimos, sin autorización de FONADE

c) Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del CONTRATISTA, que puedan afectar de manera grave el cumplimiento del contrato;

d) Cuando el CONTRATISTA, sin aducir causa que lo justifique, se abstenga de entregar a FONADE los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución del contrato, dentro del plazo establecido para ello;

e) Cuando el CONTRATISTA, con posterioridad a la suscripción del acta de inicio, no diere principio a la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

f) Cuando del incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA se deriven consecuencias que hagan imposible o dificulten gravemente la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

g) Si suspendidas todas o algunas de las obligaciones emanadas del contrato, el CONTRATISTA no reanudase la ejecución de las mismas dentro del plazo acordado entre las Partes una vez terminadas las causas que obligaron a la suspensión, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

h) Cuando el CONTRATISTA ceda el contrato sin previa autorización expresa y escrita de FONADE sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

i) Cuando el CONTRATISTA incurra en las conductas prohibidas en el Capítulo 2 del Título II de la Ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999 y 782 de 2002, y el artículo 25 de la Ley 40 de 1993 (pago de sumas de dinero a extorsionistas u ocultar o colaborar, por parte de algún directivo o delegado del CONTRATISTA en el pago por la liberación de una persona secuestrada que sea funcionaria o empleada del CONTRATISTA o de alguna de sus filiales);

j) Por mutuo acuerdo; k) Por orden legal judicial; l) Por las demás causas dispuestas en la ley.

Las partes acuerdan que el contrato se dará por terminado anticipadamente a partir de la fecha que señale la comunicación que se remita al CONTRATISTA por parte de FONADE; sin perjuicio de lo anterior, las partes suscribirán un acta de liquidación en la cual se dejará constancia de los hechos o circunstancias que motivaron la misma. Igualmente el CONTRATISTA tendrá derecho, previas las deducciones a que hubiere lugar de conformidad con el clausulado de este contrato, a que se le pague la parte de los trabajos recibidos a satisfacción por FONADE hasta la fecha de la terminación anticipada. Posteriormente el CONTRATISTA no podrá solicitar valores diferentes a los que resulten de lo allí consignado, razón por la cual renuncia a realizar cualquier reclamación o demanda por conceptos o valores distintos a los previstos en dicha acta.

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4.24 CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR Ninguna de las partes será responsable por el no cumplimiento de las obligaciones a su cargo derivado de circunstancias ajenas a ellas y cuya ocurrencia fue imprevisible e irresistible de conformidad con lo establecido en la Ley.

En estos casos, de común acuerdo, se señalarán nuevos plazos y se establecerán las obligaciones que cada parte asume para afrontar la situación. Cada una de las partes se obliga a comunicarle a la otra por escrito, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia, los hechos que en su concepto constituyan caso fortuito o fuerza mayor.

La parte afectada con el caso fortuito o fuerza mayor debe realizar todo esfuerzo razonable para minimizar sus efectos y evitar su prolongación y no se exonerará del cumplimiento de las obligaciones pertinentes si omite la citada comunicación.

Las suspensiones del plazo del contrato debido a las circunstancias establecidas en el presente numeral, se sujetarán a lo dispuesto en el numeral 4.6

La ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor no dará lugar a indemnizaciones o compensaciones a favor de la parte que resulte afectada.

4.25 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO “EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del contrato, que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; de igual manera manifiesta que los recursos recibidos en desarrollo de éste contrato, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas. Para efectos de lo anterior, el contratista autoriza expresamente a FONADE, para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar y, de encontrar algún reporte, FONADE procederá a adelantar las acciones contractuales y/o legales que correspondan. EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas”.

4.26 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Se procederá a la liquidación del contrato en un plazo máximo de seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia del hecho o acto que genera la terminación.

La liquidación por mutuo acuerdo se hará por acta firmada por las partes, en la cual deben constar los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, garantías constituidas, balance financiero y de gestión, incumplimientos contractuales, ejecución de obligaciones postcontractuales acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las posibles divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Si el contratista no se presenta a suscribir el acta de liquidación, no responde ante el requerimiento de presentarse, no presenta observaciones ni salvedades al contenido del acta de liquidación proyectado, o habiéndose presentado no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma, con la suscripción del contrato, autoriza voluntaria e irrevocablemente a que la liquidación sea realizada directa y unilateralmente por FONADE a través de documento escrito.

La liquidación unilateral se realizará dentro del término de dos (02) meses contados a partir del vencimiento del plazo para liquidar el contrato de común acuerdo; sin que ello impida que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la liquidación, bajo los parámetros de los numerales 9.8 y 9.9 del Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de derecho privado de FONADE y el procedimiento adoptado para el efecto.