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Gobierno del Distrito Federal Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2011

SECRETARIA DE TRABAJO Y

FOMENTO AL EMPLEO

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Enero 2011

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1. PRESENTACIÓN

INDICE PÁGINA 1. PRESENTACIÓN -------------------------------------------------------------------------------------4 2. ANTECEDENTES ---------------------------------------------------------------------------------------5 3. AMBITO NORMATIVO ---------------------------------------------------------------------------------6 4. OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------------------------7 5. ESTRATEGIA ---------------------------------------------------------------------------------------8 6. ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA INTERNA ------------------------------------------------------------------------------------9 7. PROPUESTA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZAN FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS----------------------------10-11

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8. PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA-------------------------------------------12 9. IMPLEMENTAR ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA------------------------------------ -----------------------------12-13 10. PROPONER LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS ------------------------------------------13 11. PROPONER PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO Y CATASTROFES---------14 CALENDARIO DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS ---------------------------------------15-22

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1. PRESENTACIÓN

La Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo requiere tener el control y registro de la gran cantidad de documentación que genera a diario, como resultado de sus funciones y atribuciones, con el fin de dar un seguimiento integral al ciclo vital de los documentos, mediante la aplicación e implementación de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico establecidos en la normatividad vigente en materia de archivos. Para llevar a cabo esta tarea es necesaria la elaboración del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011 y su calendario anual, en el que se planean diversas actividades y estrategias que contribuyen al mejoramiento continuo de la organización documental y de los servicios archivísticos que se brindan en los archivos de la Secretaría. En este programa se establecerán y delimitaran las funciones y obligaciones de los componentes del Sistema institucional de Archivos normativos (Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD y Coordinadora de Archivos) y operativos (Unidades de Archivo de Trámite y Unidad de Archivo de Concentración) para su cumplimiento. Esto permitirá la homogeneización de los criterios archivísticos y el desarrollo y fomento de una buena administración documental, haciendo posible que se vigile y regule el uso, manejo, acceso, conservación, preservación y custodia de los acervos documentales de la Secretaría. En base a lo anterior y con objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia de archivos se emite el presente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011 de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo.

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2. ANTECEDENTES

Con el surgimiento de la normatividad archivística, así como de la importancia en su aplicación, es necesario que en la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo se establezca una homogeneización en la implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico, que traigan consigo una reorganización de archivos oportuna y eficiente dentro del Sistema Institucional de Archivos. Para cumplir con esta tarea la Unidad Coordinadora de Archivos ha capacitado de manera permanente al personal encargado de los archivos, con el fin de estandarizar la aplicación de criterios archivísticos y establecer una sana y eficiente organización documental. Sin embargo esto no ha sido suficiente, ya que debido al constante cambio del personal encargado de los archivos, es necesario continuar con la impartición de cursos de capacitación, asesorías grupales, individuales o telefónicas cuando el personal lo solicite. Es necesario recalcar que la Unidad Coordinadora de Archivos siempre ha tenido como propósito cumplir con lo establecido en la normatividad vigente en materia de archivos, llevando a cabo acciones que permitan dar un seguimiento puntual al ciclo vital de los documentos de los archivos que integran la Secretaría. Con la finalidad de atender a lo establecido en el artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011 de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, en el que se realiza una planeación e integración anual de objetivos, estrategias, proyectos y actividades.

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3. AMBITO NORMATIVO La elaboración, aplicación y desarrollo del presente programa se basa en la normatividad vigente en materia de archivos: Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre de 2008 artículos 1, 13, 14, 41, 42, y 43. Circular UNO en su numeral 7 “Administración de Documentos y Archivística” apartados 7.11 y 7.11.1 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, mediante la cual se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal contenidos en los artículos 40, 41 y 42 y de conformidad con los artículos 60, 62, 63, 64 y tercero transitorio de los mencionados lineamientos. El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011, se llevará a cabo mediante la ejecución de 6 acciones que permitirán a través de la Unidad Coordinadora de Archivos y del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, regular, coordinar y vigilar el adecuado funcionamiento y operación del Sistema Institucional de Archivos (trámite y concentración) así como dar seguimiento al ciclo vital del documento de manera eficiente y oportuna. Para el desempeño adecuado de las funciones del personal responsable de los archivos se impartirán cursos de capacitación y asesorías de forma permanente. La planeación de estrategias y desarrollo de actividades se plasmara en el calendario anual de cumplimiento. Por tanto y en cumplimiento de dichos lineamientos generales, se presenta el siguiente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo PIDA 2011.

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4. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Implementar acciones permanentes en base a la normatividad archivística existente, que contribuyan al adecuado funcionamiento, manejo y operación de los archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo.

OBJETIVOS PARTICULARES Coordinar, vigilar y supervisar el adecuado funcionamiento y operación de las Unidades de Archivo de Trámite y Concentración (Sistema Institucional de Archivos) de manera permanente. Vigilar, supervisar y coordinar los trabajos para la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico que se requieren en los Archivos de Trámite. Vigilar y supervisar el seguimiento que se le da al ciclo vital de los documentos en los archivos desde que se genera el documento hasta su destino final. La impartición permanente de cursos de capacitación, asesorías grupales, individuales y telefónicas en lo que se refiere a la normatividad archivística y su actualización, cuando el personal encargado de los archivos lo solicite. Vigilar y supervisar la aplicación e implementación de programas para la conservación y preservación documental. Vigilar y supervisar la aplicación e implementación de las medidas de seguridad e higiene que se requieren para el uso, manejo y cuidado de los documentos.

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5. ESTRATEGIA

El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011 de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, debe regirse bajo los lineamientos establecidos en la Normatividad archivística vigente en el Distrito Federal, mediante objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se requieren para la función y operación del Sistema Institucional de Archivos, mediante las siguientes acciones: Realizar diagnósticos de la situación existente en los archivos de trámite y concentración de la Secretaría, ofreciendo propuestas de solución a la problemática de los mismos. Vigilar, supervisar y coordinar los trabajos que contribuyan a la estandarización en la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico establecidos en la normatividad vigente en materia de archivos. Proporcionar capacitación y asesorías grupales, individuales y telefónicas de manera permanentemente al personal encargado de los archivos que lo solicite. Establecer un programa de fumigación preventiva en los archivos existentes en la Secretaría. Supervisar de manera permanente, se le dé un seguimiento continuo e integral, al ciclo vital de los documentos desde que se generan hasta su destino final. Incorporación de programas que permitan la automatización de los servicios archivísticos. La solicitud de los recursos materiales indispensables que se requieren en los archivos con mayor urgencia, tomando como base la suficiencia presupuestal de la Secretaría. Cumplimiento y seguimiento puntual de la normatividad archivística, mediante la supervisión periódica de la Unidad Coordinadora de Archivos y del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD.

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6. ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA INTERNA.

El desarrollo, instrumentación e implementación de la normatividad archivística es un aspecto fundamental para regular, coordinar y planificar el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría, desde el momento en que se genera un documento hasta su destino final (ciclo vital del documento); esto se puede lograr mediante las siguientes acciones: Se establecerán los mecanismos para que el personal encargado de los archivos, los integrantes de Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, y los titulares de las Unidades Administrativas conozcan la normatividad archivística vigente y su actualización. Capacitar de manera permanente en materia de archivos al personal encargado de los archivos mediante cursos, asesorías personales, grupales y telefónicas para la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico que se requieren para el adecuado uso, control, manejo, administración, conservación y custodia de los acervos documentales vigilando y supervisando su aplicación e implementación con base en la normatividad archivística vigente. Dentro de las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD se expondrá la problemática existente en los archivos que conforman el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría, para realizar propuestas de solución entre sus miembros con base a lo establecido en la normatividad archivística vigente. La coordinación, supervisión, vigilancia y control por parte de la Unidad Coordinadora de Archivos en la recopilación de la información que se requiere para la elaboración, aplicación e implementación de los instrumentos de control archivístico. Vigilar el seguimiento continuo de las tareas y actividades a desarrollar, de acuerdo al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2011, y su calendario anual de cumplimiento. Se solicitará la estructura administrativa para contar con el personal que se requiera en los archivos que conforman la Secretaría, ya que actualmente se cuenta con personal de manera temporal (base y honorarios), por lo que no existe una unificación en la aplicación e implementación de los criterios archivísticos.

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7. PROPUESTA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL

PERSONAL QUE REALIZAN FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS Para llevar a cabo la homogeneización de criterios archivísticos en todos los archivos que existen en la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, se requiere que los responsables de los mismos conozcan la normatividad y metodología archivística indispensable para la ejecución, control, aplicación y seguimiento de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico establecidos en la Circular Uno en su numeral 7 y la Ley de Archivos del Distrito Federal, con el fin de dar seguimiento al ciclo vital de los documentos desde que se generan hasta su destino final. Este trabajo recaerá primordialmente en la Unidad Coordinadora de Archivos, quien se encargará de impartir cursos de capacitación, asesorías individuales, grupales y telefónicas en materia de archivos. Sin embargo es importante mencionar que aunque se capacite y asesore de manera permanente al personal que se encarga del uso, manejo y control de los archivos, no se tiene una continuidad, ya que este personal está conformado generalmente por secretarias y personal de base y honorarios que de manera temporal, además de sus funciones tienen como responsabilidad la organización de sus archivos, teniendo como consecuencia la rotación constante del mismo y la falta de unificación en los criterios archivísticos. Se trabajara con esta deficiencia con la finalidad de que el personal responsable o encargado de los archivos, aunque no sean profesionales de la Archivonomía adquieran los conocimientos básicos y necesarios para el desempeño de sus funciones y actividades; para llevar a cabo esta tarea se propone lo siguiente: 1. La impartición de cursos de capacitación en base a las necesidades de aprendizaje del personal encargado de los archivos. 2. Asesorías grupales, individuales y telefónicas de manera permanente para la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico, así como para la resolución de problemas. 3. Actualización de manera continúa al personal responsable de los archivos sobre la normatividad o legislación vigente en materia de archivo.

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4. Impartición de pláticas para concientizar al personal sobre el uso, manejo, conservación y preservación de los acervos documentales para asegurar su permanencia en óptimas condiciones. 5. Reuniones periódicas con los responsables de los archivos de trámite para revisar la problemática de los archivos y asesorarlos con respecto a las propuestas de solución.

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8. PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA

Los archivos existentes en la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo en base a sus funciones y los servicios que proporcionan, requieren de los recursos materiales que fortalezcan el desarrollo de sus actividades diarias; evidentemente la solicitud de estos recursos quedará condicionada por la suficiencia presupuestal con que cuenta la Secretaría, sin embargo es necesario llevarlo a cabo mediante la programación de aquellos recursos materiales que se requieran con mayor urgencia. Para solicitar los recursos materiales que se requieren con mayor urgencia es necesario: 1. Realizar diagnósticos en los archivos de la Secretaría, con el fin de conocer cuáles son los recursos materiales que se requieren con mayor urgencia (estantería o mobiliario) para el desarrollo de sus actividades.

9. IMPLEMENTAR ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.

Es necesario impulsar una cultura de preservación y conservación documental mediante el establecimiento de normas o políticas que permitan prevenir el daño o pérdida total de nuestros archivos. Estas acciones se pueden llevar a cabo mediante: 1. Realizar diagnósticos en los archivos con el fin de determinar las instalaciones y medidas de seguridad que se requieren para garantizar la conservación y protección permanente de sus acervos documentales. 2. Concientizar al personal responsable de los archivos sobre el uso, manejo, conservación y preservación de los documentos para evitar su deterioro o daño permanente.

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3. Reiterar la importancia en el cosido y foliado de expedientes como una medida de seguridad e integridad de los documentos, retirando del mismo todos aquellos elementos metálicos que lo pudieran afectar, y garantizando su seguridad al prestar un expediente, ya que es más difícil que se sustraiga o extravié un documento si esta cosido y foliado. 4. Implementar en todos los archivos de la Secretaría, el control y registro del personal que requiere información para consulta, mediante una bitácora, y en el caso del préstamo de documentos, expedientes o cajas de archivo, la utilización de vales de préstamo. 5. Dar continuidad a los programas de fumigación preventiva de forma periódica en todos los archivos de la Secretaría. 6. Solicitar a las Unidades Administrativas designen un área específica e independiente de los archivos, para la consulta y préstamo de documentos y expedientes.

10. PROPONER LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS

En la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo durante el 2011 se buscara comenzar la incorporación de tecnologías de la información con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal en su artículo 37. Por lo que se llevaran a cabo las siguientes acciones: 1. Se realizara un diagnóstico y análisis para determinar cuáles son las necesidades informáticas de los Archivos. 2. Se solicitara la colaboración del área de informática para la elaboración de los programas informáticos que contribuyan a la automatización y sistematización de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico. 3. Se propondrá la digitalización de los documentos más sustanciales y aquellos que son considerados como históricos. Las acciones antes mencionadas permitirán recuperar la información de forma ágil y oportuna con un fácil manejo, una consulta eficiente y expedita, y se podría reducir considerablemente el uso de los originales contribuyendo así a su preservación y conservación.

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11. PROPONER PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN

ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO Y CATASTROFES.

Debido a la importancia que tiene la información que se genera en la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo es necesario establecer medidas que permitan prevenir situaciones que puedan poner en riesgo la integridad física de los documentos. Se aplicara e implementara un “Plan preventivo” que permita enfrentar situaciones de emergencia, riesgo y catástrofe” en los archivos existentes en la Secretaría. En este Plan Preventivo se delinean 3 acciones principales como: 1. Medidas de prevención dentro de las instalaciones o locales de archivo. 2. Medidas de prevención de riesgo y catástrofe para los archivos. 3. Medidas de seguridad para los archivos. Estas medidas se aplicaran con el fin de hacer frente a cualquier escenario de contingencia que se presente en los archivos de las distintas Unidades Administrativas que conforman la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo y contar con las condiciones necesarias para salvaguardar los acervos documentales. El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD y la Unidad Coordinadora de Archivos deberán hacer un seguimiento integral y oportuno de este Plan Preventivo.

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Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la Secretaria de Trabajo y Fomento al Empleo 2011

Objetivo: Establecer las bases normativas y operativas para el funcionamiento y operación de los archivos, mediante el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA

2011 que permita la mejora continua e integral del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, garantizando el resguardo, la custodia y conservación de sus acervos documentales.

ACCIÓN M E S E S

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC 1. Proyectos y acciones de desarrollo e

instrumentación de normatividad técnica.

1.1

Se establecerán los mecanismos para que el

personal encargado de los archivos, los

integrantes de Comité Técnico Interno de

Administración de Documentos

COTECIAD, y los titulares de las Unidades

Administrativas conozcan la normatividad

archivística vigente y su actualización.

P E R M A N E N T E

1.2

Capacitar de manera permanente en materia

de archivos al personal encargado de los

archivos mediante cursos, asesorías

personales, grupales y telefónicas para la

aplicación e implementación de los

procesos documentales y los instrumentos

de control archivístico que se requieren para

el adecuado uso, control, manejo,

administración, conservación y custodia de

los acervos documentales vigilando y

supervisando su aplicación e

implementación con base en la

normatividad archivística vigente.

P E R M A N E N T E

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ACCIÓN M E S E S

1. Proyectos y acciones de desarrollo e


1.3

Dentro de las sesiones del Comité Técnico

Interno de Administración de Documentos

COTECIAD se expondrá la problemática

existente en los archivos que conforman el

Sistema Institucional de Archivos de la

Secretaría, para realizar propuestas de

solución entre sus miembros con base a lo

establecido en la normatividad archivística

vigente.

P E R M A N E N T E

1.4

La coordinación, supervisión, vigilancia y

control por parte de la Unidad

Coordinadora de Archivos en la

recopilación de la información que se

requiere para la elaboración, aplicación e

implementación de los instrumentos de

control archivístico

P E R M A N E N T E

1.5

Vigilar el seguimiento continuo de las

tareas y actividades a desarrollar, de

acuerdo al Programa Institucional de

Desarrollo Archivístico PIDA 2011, y su

calendario anual de cumplimiento.

P E R M A N E N T E

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ACCIÓN M E S E S

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC

1. Proyectos y acciones de desarrollo e


1.6

Se solicitará la estructura administrativa

para contar con el personal que se requiera

en los archivos que conforman la Secretaría,

ya que actualmente se cuenta con personal

de manera temporal (base y honorarios), por

lo que no existe una unificación en la

aplicación e implementación de los criterios

archivísticos.

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ACCIÓN M E S E S


2. Elaborar proyectos de capacitación y

desarrollo profesional del personal archivístico.

2.1

Impartición de cursos de capacitación en

base a las necesidades de aprendizaje del

personal encargado de los archivos.

2.2

Asesorías grupales, individuales y

telefónicas de manera permanente para la

aplicación e implementación de los

procesos documentales e instrumentos de

control archivístico.

P E R M A N E N T E

2.3

Actualización continúa al personal

responsable de los archivos con respecto a

la normatividad o legislación vigente en

materia de archivos.

P E R M A N E N T E

2.4

Impartición de pláticas para concientizar al

personal sobre el uso, manejo, conservación

y preservación de los acervos documentales

para asegurar su permanencia en óptimas

condiciones.

2.5

Reuniones periódicas con los responsables

de los archivos de trámite para revisar la

problemática de los archivos y asesorarlos

con respecto a las propuestas de solución.

P E R M A N E N T E

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ACCIÓN M E S E S


3. Desarrollar propuestas para la adquisición

de los recursos materiales que requieran los

archivos de la institución.

3.1

Realizar diagnósticos en los archivos de la

Secretaría con el fin de conocer cuáles son

los recursos materiales que se requieren con

mayor urgencia (estantería y mobiliario)

para el desarrollo de sus actividades.

ACCIÓN M E S E S


4. Implementar acciones para la conservación y

preservación de la información archivística.

4.1

Realizar diagnósticos en los archivos con el

fin de determinar las instalaciones y

medidas de seguridad que se requieren para

garantizar la conservación y protección

permanente de sus acervos documentales.

P E R M A N E N T E

4.2

Concientizar al personal responsable de los

archivos sobre el uso, manejo, conservación

y preservación de los documentos para

evitar su deterioro o daño permanente.

P E R M A N E N T E

4.3

Reiterar la importancia en el cosido y

foliado de expedientes como una medida de

seguridad e integridad de los documentos,

retirando del mismo todos aquellos

elementos metálicos que lo pudieran

afectar, y garantizando su seguridad al

prestar un expediente, ya que es más difícil

que se sustraiga o extravié un documento si

esta cosido y foliado.

P E R M A N E N T E

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ACCIÓN M E S E S


4. Implementar acciones para la conservación y

preservación de la información archivística.

4.4

Implementar en todos los archivos de la

Secretaría el control y registro del personal

que requiere información para consulta

mediante una bitácora, y en el caso de

préstamo de documentos, expedientes o

cajas de archivo la utilización de vales de

préstamo.

P E R M A N E N T E

4.5

Implementar programas de fumigación

preventiva de forma periódica en todos los

archivos de la Secretaría. P E R M A N E N T E

4.6

Solicitar a las Unidades Administrativas

designen un área específica e independiente

para la consulta y préstamo de los

documentos y expedientes.

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ACCIÓN M E S E S


5. Proponer la incorporación ordenada de

tecnologías de la información en el campo de

los archivos.

5.1

Se realizará un diagnóstico y análisis para

determinar cuáles son las necesidades

informáticas de los archivos.

5.2

Se solicitará la colaboración del área de

Informática para la elaboración de los

programas informáticos que contribuyan a

la automatización y sistematización de los

procesos documentales e instrumentos de

control archivístico.

5.3

Se propondrá la digitalización de los

documentos más sustanciales y de aquellos

que son considerados como históricos

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ACCIÓN M E S E S


6. Proponer proyectos y planes preventivos que

permitan enfrentar situaciones de emergencia,

riesgo y catástrofe.

6.1

Se establecerán medidas de prevención

dentro de las instalaciones o locales de

archivo para evitar el deterioro de los

acervos documentales.

P E R M A N E N T E

6.2

Se establecerán medidas de prevención de

riesgo y catástrofe para los archivos. P E R M A N E N T E

6.3

Se establecerán medidas de seguridad para

los archivos. P E R M A N E N T E

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