la clasificación como proceso archivístico

24/11/13 @alfonsdr 1

La clasificación como proceso archivístico


Introducción

Entre las actividades propias de gestión de documentos, definidas en los modelos teóricos archivísticos, la clasificación parece cobrar singular importancia en la actualidad.

Ello es debido a: Incidencia de la tecnología en el impulso de un cambio de modelo

de gestión en las organizaciones. Transformación en la práctica de producción, y en el soporte

documental Requerimiento legal de clasificación de los documentos, ligados a su

contexto de producción con la finalidad de asegurar su: integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, recuperación y conservación física y lógica.


Información general

Si a ello añadimos:

• Vinculación del concepto de proceso a un nuevo enfoque que

concibe la gestión en las organizaciones como objetivos medibles

de eficacia y eficiencia en la ejecución del conjunto de sus

actividades

• Aparición en el vocabulario técnico de expresiones como procesos

archivísticos, bien de forma independiente o ligados a conceptos

de trabajo como calidad, normalización, integración, innovación,

etc.


Introducción

Clasificación “modo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismo instante de su producción en las oficinas" (Llansó, 2006, 246),


Objetivos

Identificar el proceso de clasificación

Formular un plan de clasificación adaptado a las funciones de la organización

Documentar el plan de clasificación institucional

Experiencia relacionada con el tema


Vocabulario

Glosario de términos Acción Actividad Agente Clasificador de fondos Cuadro de clasificación Competencia Fondo Función Procedimiento administrativo Serie Subfunción Subfondo Unidad documental


Vocabulario

Acción.- Acto, jurídico o no, realizado por uno o más agentes e integrado en una actividad o proceso (CNEDA)

Acto administrativo "toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de

la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata“” (Gordillo, A)

“Acto jurídico de voluntad, de juicio, de conocimiento o deseo dictado por la Administración Pública en el ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria” (García de Enterría)


Vocabulario

Agente.- "Institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión, etc. de documentos de archivo"

Clasificador de fondos.- Sistema de clasificación del conjunto de los fondos de documentos de los cuales una institución tiene la competencia de custodia.

Competencia.- "Obligación y cargo de hacer algo". (RAE)

“Misión y obligación de una persona o una entidad por ejercer un cargo o ser responsable de una labor” (Wordreference)

Conjunto de funciones, potestades y elementos personales y materiales que el ordenamiento jurídico atribuye a cada ente o a cada órgano.


Vocabulario

Competencia de los órganos administrativos son los siguientes:

Es irrenunciable y se ejercerá precisamente por los órganos administrativos que la tengan a tribuida como propia, salvo los casos de delegación o avocación (art. 12 LRJ-PAC).

Cada órgano debe, por tanto, actuar dentro de su propia competencia, siendo éste un requisito para la validez de sus actos.

Además, en virtud del principio de legalidad, la competencia debe ejercerse de conformidad con lo establecido en las normas y para el fin dispuesto por las mismas.

24/11/13 @alfonsdr 10

Vocabulario

Competencia criterios fundamentales de distribución

Cuadro de clasificación.- es el instrumento que formaliza y representa la sistematización de los documentos de un fondo agrupados en series, de acuerdo con el principio de procedencia.

• Jerárquico

• Territorial

• Funcional

24/11/13 @alfonsdr 11

Vocabulario

Fondo.- Todos los documentos producidos (expedidos y recibidos) por un agente (productor del fondo) en el ejercicio de sus funciones y estructurados de acuerdo a criterios funcionales u orgánicos u otros criterios (Heredia, 2011)

Función.- Responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizada por un agente, e integrada por un conjunto de actividades y procesos (CNDA)

24/11/13 @alfonsdr 12

Vocabulario

Procedimiento administrativo.- "el proceso de toma de decisiones de la Administración Pública, es decir, la secuencia ordenada de actuaciones que se siguen para la formación de la voluntad de la Administración expresada en decisiones (actos administrativos) sobre materias de su competencia" (Estudio sobre los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado: relación de procedimientos, Madrid, Ministerio de Administraciones Públicas, 1998, p. 11).

Serie.- Sucesión o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que son producidos por uno o más agentes como responsables de esa actividad y regulada por una misma norma jurídica, o por el uso administrativo.

24/11/13 @alfonsdr 13

Vocabulario

Subfunción.- División de función: Cualquiera de las agrupaciones de actividades o procesos en que puede dividirse una función. (CNDA)

Subfondo.- Según ISAD (G), subfondo puede ser equivalente a sección o división de fondo, sin embargo en alguna adaptación de dicha norma, subfondo no es una sección o división de fondo, sino una agrupación documental correspondiente a una institución subordinada de la principal, pero con cierta autonomía, que está tratada como un fondo y con su propio cuadro de clasificación. De acuerdo con su tratamiento se identificaría con un fondo. Es el caso de las empresas, patronatos o fundaciones. (Heredia, 2011).

Al igual que en el caso de las Subseries, esta categoría, no debe tenerse en cuenta en la estructuración del Cuadro de Clasificación.

24/11/13 @alfonsdr 14

Vocabulario

Unidad documental.- Se entiende como “la unidad archivística básica resultado de la actividad, proceso o actuación de una persona física o jurídica” (Cruz, 2011, 348).

24/11/13 @alfonsdr 15

Principios teóricos de la Archivística

respeto a la procedencia y al orden original de los documentos

Concepto de fondo de archivo (Natalis de Wally 1841) permiteagrupar los documentos por clases

La Archivística como contexto

Marco teórico y conceptual

24/11/13 @alfonsdr 16

Tratamiento archivístico al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente y económica de los mismos por parte de las organizaciones, durante el tiempo en que son necesarios para la gestión administrativa, la toma de ediciones y la obtención de pruebas” (Cruz 2011, 186).

Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. (ISO 15489:2001, 8).

Esto implicará que la gestión de documentos no es exclusiva de los archiveros, sino que su importancia ha de radicar en que todos aquellos que produzcan, reciban, gestionen, traten, regulen jurídicamente, estarán implicados en la gestión de documentos.

La gestión de documentos (I)


24/11/13 @alfonsdr 17

Normalización de las políticas y los procedimientos (UNE-ISO 15489-1. 2006, 6) que permiten asegurar una adecuada atención y protección de los documentos, en todos los formatos y soportes, recibidos o producidos por cualesquiera organización en el ejercicio de sus actividades, al mismo tempo que permite que la evidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas de un modo eficiente y seguro.

La gestión de documentos (II)


24/11/13 @alfonsdr 18

En la literatura archivística se identifica con expresiones tales como clasificación de archivos, clasificación de fondos, clasificación de fondos archivísticos, clasificación de series documentales, clasificación en archivos, cuadro de clasificación de archivos, cuadro de clasificación de fondos, cuadro de organización de documentos.

Formulaciones de Schellenberg, sobre acciones, estructura orgánica, y asuntos, a mediados del siglo XX, cuando se introduce en la terminología archivística el concepto de clasificación.

Con la aparición de los documentos electrónicos, Roberge al hablar de la clasificación de documentos establece como objetivo de la clasificación “encontrarlos rápidamente para consultar su contenido” y liga esta actividad a la gestión integral de los documentos administrativos al afirmar que “el objetivo de esta operación dentro de la gestión documental es también planificar su periodo de conservación y determinar de antemano su destino final” (2006: pag. 0.2).

La clasificación


24/11/13 @alfonsdr 19

Cambio de enfoque (Sabourin 2001, 138), que va:

DESDE la clasificación de documentos basada en la materia informativa de los mismos

HASTA la clasificación basada en la interpretación de la información del contexto y contenido de los mismos pues son el resultado de los procesos de negocio de la Organización

La clasificación, como un conjunto de acciones objetivas, a partir de criterios prefijados y plasmados en un instrumento medial, el cuadro de clasificación, elaborado tomando como referencia una fuente primara de información. Su ejecución en la práctica consistirá en la asignación de un conjunto de metadatos en las definiciones de los procesos administrativos (DÍAZ, 2012)

La clasificación


24/11/13 @alfonsdr 20

En la actualidad la formulación de un sistema de clasificación de documentos implicará:

Relacionar los sistemas de producción y de administración de documentos en una institución, con el fin de visar mediante medios electrónicos su autenticidad, fiabilidad, integridad, y disponibilidad. Creación de un identificador único al documento (ID)

Automatizar la captura de documentos, y su posicionamiento en el nivel correspondiente del Sistema de Clasificación de Documentos, al mismo tiempo que facilitará la gestión del control de acceso a la información contenida en los documentos.

Anticipar la asignación de metadatos de valoración, para cada serie documental establecida, que hagan referencia a los periodos de caducidad o permanencia de los documentos dentro del sistema, facilitando las actividades automatizadas de selección de documentos.

La clasificación


24/11/13 @alfonsdr 21

Desde la perspectiva de la gestión de documentos un proceso técnicamente se puede entender como “una o más secuencias de operaciones que se requieren para producir un resultado y que está sujeto a unas determinadas reglas o procedimientos” (ISO/TR 26122:2008, 7).

“la gestión documental enfocada a procesos, tiene sus raíces en la doctrina archivística convencional; no viene a romper con los postulados tradicionales de nuestra disciplina y ni mucho menos, con los principios de aceptación universal, como lo son el de Procedencia y el de Orden Original. Pues únicamente responde a un nuevo entramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados del sistema de calidad, al cual la gestión de documentos no es ajena” (Sierra 2009,168)

El concepto de proceso


24/11/13 @alfonsdr 22

Constitución Española de 1978

Artículo 105 b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros

administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado

Normas generales

Marco jurídico (España)

24/11/13 @alfonsdr 23

Ley 30/1992 de 26 de junio, del Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículos 38 y 45 en lo que refiere al impulso, empleo y aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, tanto para la comunicación con la ciudadanía como para la aplicación práctica a algunas de las actividades de la propia administración, tales como registros y archivos

Normas generales


24/11/13 @alfonsdr 24

Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público

Artículo 4.5, que establece que “las Administraciones y organismos del sector público facilitarán mecanismos accesibles electrónicamente que posibiliten la búsqueda de los documentos disponibles para su reutilización, creando sistemas de gestión documental que permitan a los ciudadanos la adecuada recuperación de la información, tales como listados, bases de datos o índices y portales que enlacen con listados descentralizados”.

Normas generales


24/11/13 @alfonsdr 25

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Título VI, archivo electrónico de documentos; artículo 42 adición de metadatos,

“la incorporación de información en forma electrónica asociada a los documentos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, tiene la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”

“asociar a los documentos electrónicos metadatos de carácter complementario, para las necesidades de catalogación específicas de su respectivo ámbito de gestión”.

Normas generales


24/11/13 @alfonsdr 26

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica

Art. 21 e) La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación adaptado a las funciones, tanto generales como específicas, de cada una de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas.

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica

“forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las administraciones públicas en el ámbito de sus competencias”

Normas generales


24/11/13 @alfonsdr 27

ISO 15489-1/2 de información y documentación. Gestión de documentos “una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas,

y para muchos de los procesos de gestión de documentos, como:

el establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representación continúa de la actividad;

la garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del tiempo;

la ayuda a la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una actividad concretas

ISO / UNE

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 28

ISO 15489-1/2 de información y documentación. Gestión de documentos la definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para

conjuntos de documentos;

la atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de documentos u operar en los mismos;

la distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de documentos;

la distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas; y

el establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiados.” (ISO 15489-1:2001, p.7)

ISO / UNE

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 29

ISO/TR 26122 IN de información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos

Facilita el análisis desde la perspectiva de la gestión por procesos

UNE-ISO/TS 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos

Y en segundo lugar la relación entre clasificación y la codificación debido a que los cuadros de clasificación se entienden como “fuentes autorizadas” (p.32) para la creación de los esquemas de metadatos.

ISO / UNE

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 30

UNE-ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario

UNE-ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos

la clasificación la incorpora como un proceso independiente de gestión de documentos en las organizaciones, al mismo tiempo que determina un concreto modelo de clasificación al entender que “los documentos deben agruparse (clasificarse) de acuerdo con los procesos de trabajo con los que estén relacionados. El esquema de agrupación (cuadro de clasificación) de los documentos, que refleja la naturaleza, cantidad y complejidad de los procesos de trabajo de la organización, debe documentarse (incluyendo cambios en el tiempo) e implementarse como parte de los procedimientos de dichos procesos de trabajo”.(ISO 30301, 21).

ISO / UNE

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 31

El cuadro de clasificación, de estructura jerárquica y carácter funcional, constituye para MoReQ el elemento clave de cualquier sistema de gestión de documentos, ya que define el modo en que los documentos de archivo se organizarán, al mismo tiempo que permite establecer las relaciones de contexto que existen entre ellos.

Una novedad importante que presenta la última versión MoReq2010, es el uso compartido de recursos. Así se indica que la clasificación se ejecute de forma centralizada y sea reaprovechada por todos los sistemas de gestión de documentos que formen parte de un mismo entorno de producción

MoReQ

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 32

MoReQ

Normas técnicas

24/11/13 @alfonsdr 33

Hasta ahora habíamos convenido que el objeto sobre el que ejecutábamos la clasificación era plural: documentos, fondos documentales, series, etc..., es decir un objeto físico, y un conjunto de objetos de carácter intelectual, que son las agrupaciones de documentos

En la actualidad, el objeto sobre el que se ejecuta la clasificación ha de cambiar sustancialmente, ya que asistimos a un desmaterialización del propio documento, lo que nos obliga fijar nuestro objeto de la clasificación en la gestión sistemática de un conjunto de actividades que permiten determinar, para cada proceso administrativo identificado por la organización, los metadatos de control y organización, que le corresponderán a los documentos que genere, de acuerdo al sistema de clasificación institucional que se haya formalizado.

El proceso de clasificación

24/11/13 @alfonsdr 34

Se categorizan los procedimientos administrativos

ENI en su disposición adicional primera, punto 3 establece la obligatoriedad en el sector público de institucionalizar como herramienta básica de trabajo un “Inventario de procedimientos administrativos y servicios prestados: contendrá información de los procedimientos y servicios, clasificados y estructurados en familias”.

ISO 15489-2 (2001, 25) determina que “La clasificación es el proceso de identificación de una o varias categorías dentro de las actividades de la organización y de los documentos que generan”


24/11/13 @alfonsdr 35

Atenderemos a dos premisas previas, que se corresponden con dos principios fundamentales archivísticos:

el principio de procedencia. “los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros” (Ministerio de Cultura, 1995)

el principio de procedencia no deja de ser un elemento de eficacia ya que permite ahorrar tiempo a la horade plantearse la creación de un cuadro de clasificación (Greene 2005, 214)

el respeto al orden original. los documentos de una misma procedencia deben conservar la

clasificación establecida por el organismo de origen, de ahí la importancia que actualmente tienen las formulaciones que determinan que la clasificación deberá de estar alineada con los procesos de negocio de cada organización

De lo general a lo particular


24/11/13 @alfonsdr 36

La aplicación de estos dos principios nos llevará a identificar otra entidad: el fondo documental

se identifican tres nuevas entidades la organización las funciones las actividades.

De lo general a lo particular


24/11/13 @alfonsdr 37

Rasgos genéricos que definen y caracterizan a estas entidades

centros elementales de decisión, con capacidad, para realizar actividades de las que son directamente responsables ante la ley, y contraer y aceptar obligaciones. Así mismo, ha de ser un rasgo identificativo el que además gocen de autonomía de decisión en el ejercicio de su funciones, lo que les ha de permitir ser titulares de bienes o activos con facultad de disposición sobre ellos. (Reglamento (CE) nº 2223/96:33).

Para la ejecución de las funciones que les son propias se articula en 1 ó “n” órganos productores, cada uno de los cuales tiene atribuciones competenciales específicas para ejecutar fases procedimentales administrativas concretas. Sin embargo un órgano productor solamente puede estar relacionado de forma directa con una institución productora, y a su vez puede estar relacionado con al menos un procedimiento administrativo.

LA ORGANIZACIÓN


24/11/13 @alfonsdr 38

Tienen el valor añadido de permitir la diferenciación de los "órganos administrativos unos de otros […] y amplían el conocimiento del alcance y naturaleza de cada órgano administrativo" (Hurley (1993, 1)

Permiten identificar, delimitar y describir las actividades que se articulan entorno a los procesos de gestión de cuya ejecución se producen los documentos (Barnard, 2011) .

"el problema que nos encontramos es que as funciones no es un fenómeno científico que opere de acuerdo con Leyes Naturales, sino producto de la mente humano y de los procesos políticos” (Hurley, 1993, 3).

LAS FUNCIONES


24/11/13 @alfonsdr 39

Identificar las funciones supone obtener la información necesaria para tomar decisiones con respecto a la formulación del sistema de clasificación, y en este sentido identificar las fuentes fiables de información que nos faciliten el acceso a la información requerida.

En el sector público dos fuentes de información de carácter primario que existen en todas las organizaciones del sector público:

las normas para la elaboración del presupuesto general el presupuesto general.

LAS FUNCIONES


24/11/13 @alfonsdr 40

Ambos instrumentos prevén para el desarrollo de sus procesos operativos un modelo jerárquico de clasificación funcional de ingresos y gastos de la organización agrupados siguiendo la secuencia:

Grupo Funcional Función Subfunción Programa.

Correspondencia real que tiene, entre las actividades presupuestadas y la producción de documentos como consecuencia de la ejecución del mismo

UNE/ISO 15489-1 (2001, 7) cuando establece la necesidad de “identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados”

LAS FUNCIONES


24/11/13 @alfonsdr 41

Cuyo análisis nos ha de servir siguiendo las recomendaciones de ISO 15489 para “diseñar el sistema de clasificación e identificar los flujos de los procesos y transacciones”.

LAS ACTIVIDADES


24/11/13 @alfonsdr 42

"el proceso de toma de decisiones de la Administración Pública, es decir, la secuencia ordenada de actuaciones que se siguen para la formación de la voluntad de la Administración expresada en decisiones (actos administrativos) sobre materias de su competencia" (Estudio sobre los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado: relación de procedimientos, Madrid, Ministerio de Administraciones Públicas, 1998, p. 11).

EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO


24/11/13 @alfonsdr 43

Hace referencia a la parte física del sistema de gestión, los documentos al separar desde el punto de vista de la gestión “los niveles superiores jerárquicos de un sistema de clasificación, que hacen referencia a las funciones y competencias, y actividades propias de la organización, lo que implica separar el contenido archivístico del contexto administrativo de producción

LA SERIE DOCUMENTAL


24/11/13 @alfonsdr 44

Cuadro de clasificación de fondo: formalización y mantenimiento


Modelo de gestión de entidades del cuadro de clasificación. Sistema de casos de uso que son “una técnica de especificación de requisitos” (Métrica, 2012) orientada a la definición de sistemas de información.

Elementos de configuración del caso de uso, la inclusión de la información referente a: Objeto Agentes Condiciones previas Resultado Flujo de eventos. Formalización

24/11/13 @alfonsdr 45

Resumen El proceso de clasificación de documentos en las organizaciones del

sector público aportaría valor añadido si: estuviese normalizado en su conjunto. las operaciones de ejecución de la clasificación respondiesen a criterios

objetivos. la identificación y la formulación de las agrupaciones documentales en

las que se articula el cuadro de clasificación respondiesen a criterios estrictamente funcionales.

las denominaciones de las agrupaciones documentales se basasen en una fuente de información de la propia organización.

se documentase en cada organización el proceso de creación y mantenimiento del cuadro de clasificación

Defina cómo se puede aplicar lo aprendido Pida la opinión de la audiencia acerca de la sesión de aprendizaje

24/11/13 @alfonsdr 46

Fuentes de información adicionales

@alfonsdr http://www.scoop.it/t/clasificacion-de-documentos

http://www.scoop.it/t/clasificacion-de-documentos

la clasificación como proceso archivístico

Business