plan de trabajo archivístico integral

Plan de trabajo

archivístico integral Organización de fondos acumulados

Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez

Plan de trabajo archivístico integral

12 de diciembre de 2012

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Plan de trabajo

archivístico integral Organización de fondos acumulados


12/12/2012



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Tabla de contenido

Introducción ____________________________________________________________ 5

Objetivos ______________________________________________________________ 6

General _____________________________________________________________________ 6

Específicos __________________________________________________________________ 6

Conceptos básicos _______________________________________________________ 7

Fondos acumulados __________________________________________________________ 7

Archivo _____________________________________________________________________ 7

Archivo publico _____________________________________________________________ 7

Archivo Total ________________________________________________________________ 7

Gestión documental __________________________________________________________ 7

Soporte documental __________________________________________________________ 7

Tabla de retención documental ________________________________________________ 7

Archivo de gestión ___________________________________________________________ 7

Archivo central ______________________________________________________________ 8

Archivo histórico ____________________________________________________________ 8

Inventario documental _______________________________________________________ 8

Serie documental ____________________________________________________________ 8

Subserie documental _________________________________________________________ 8

Tipo documental _____________________________________________________________ 8

Depurar ____________________________________________________________________ 8

Cronología __________________________________________________________________ 8

Foliación ____________________________________________________________________ 9

Stiker _______________________________________________________________________ 9

Carpeta _____________________________________________________________________ 9

Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico) _________________ 10

Necesidades ___________________________________________________________ 11



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Recurso humano ____________________________________________________________ 11

Insumos ___________________________________________________________________ 11

Equipos _________________________________________________________________________ 11

Papelería ________________________________________________________________________ 12

Cajas _________________________________________________________________________ 12

Carpetas ________________________________________________________________________ 12

Lápices __________________________________________________________________________ 12

Saca ganchos _____________________________________________________________________ 12

Dotación ___________________________________________________________________ 12

Espacios ___________________________________________________________________ 12

Precio estimado por Dirección y Ejecución de Proyecto (Estimado) ___________ 13

Costo económico por metro lineal _____________________________________________ 13

Costo temporal por metro lineal ______________________________________________ 13

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ___ 14

Primer paso: Clasificación Documental ________________________________________ 14

Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo _________________________ 14

Tercer paso: Ordenación Documental _________________________________________ 14

Sistemas de Ordenación ___________________________________________________________ 14

Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de material metálico (Depuración) ___ 15

Quinto paso: Foliación ______________________________________________________ 15

NO SE DEBE HACER _____________________________________________________________ 15

Sexto paso: identificación y rotulación de unidades de conservación ______________ 15

Séptimo paso: organización de los archivos de gestión según las TRD. ____________ 16

Octavo paso: Transferencias Documentales ____________________________________ 16

Proceso de consulta de Documentos ___________________________________________ 16

Gestión Electrónica de Información _________________________________________________ 16

Automatización de procesos _______________________________________________________ 16

VALORACION _____________________________________________________________ 16

Grupos de documentos de características comunes ____________________________________ 17

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL _______________________________ 17

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL __________________________ 19



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Selección documental: _____________________________________________________________ 19

Selección Aleatoria ________________________________________________________________ 20

Selección Sistemática ______________________________________________________________ 20

Selección Ejemplar ________________________________________________________________ 20

Selección Representativa ___________________________________________________________ 20



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Introducción

Por la importante labor que desarrolla el Cupotrans Help Logistic S. A. S para el país, es

necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales harán

parte de la memoria institucional y nacional de Colombia.

Una parte fundamental del sistema de información de esta entidad, es el sistema de

información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y

documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales y es de vital

importancia velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información

y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de

los servicios archivísticos. Esta labor, esta encargada principalmente a un Secretario

General en la mayoría de las entidades públicas y privadas de la nación, pero en casos

específicos como el de esta empresa, es responsabilidad de los funcionarios

administrativos, de acuerdo con el Artículo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

También, son responsables los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de

documentación.

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más

rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de

Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que

regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática

que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la

documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio

documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de

Archivos.

Por la importancia que tiene para el Sistema de Administración Documental, ya que se

constituye en la memoria institucional, se propone el presente proyecto, con el cual se

pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y

de las comunicaciones oficiales escritas en toda la entidad y facilitar la aplicación de la

tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental

ordenado por el Archivo General de la Nación.



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Objetivos

General

Elaborar un plan estratégico para la organización del fondo acumulado, que

cumpla con toda la normatividad estipulada en la ley 594 del año 2000, acuerdo 02

de 2004, 041 de 2002 y 027 de 2006, por el cual se establecen los lineamientos

básicos para la organización de fondos acumulados

Específicos

Detectar la documentación que está contaminada o se encuentra en deterioro para

tratar de reparar su estado y mantener la información allí contenida en las mejores

condiciones

Determinar un criterio de organización que facilite la búsqueda y consulta de

documente generados en periodos anteriores al actual.

Detectar la cantidad de volumen documental para conocer los diferentes valores

que se puedan encontrar en el fondo documental.

Asegurar la adecuada conservación de los documentos que garanticen la mayor

durabilidad de la información e historia que estos posean

Seleccionar la documentación que se tiene un valor histórico para la entidad y la

Nación



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Conceptos básicos

Fondos acumulados

Corresponden a la totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de

almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de

su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas

posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.

Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados

en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su

gestión.

Archivo publico

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de

la prestación de un Servicio Publico por entidades privadas.

Archivo Total

Concepto que se hace referente al proceso integral de los documentos en su siclo vital.

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Soporte documental

Medios en los cuales se mantiene la información, según los materiales empleados. Además

de los archivos de papel existen también los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,

informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental

Listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

les asignara el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y su

disposición final.

Archivo de gestión

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten. Su circulación o

tramite se realiza para dar respuesta o solución a asuntos iniciados.



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Archivo central

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la

entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son

objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación

que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura,

este tipo de archivo también puede conservar archivos históricos, recibidos por donación

deposito voluntario, adquisición o expropiación.

Inventario documental

Relación detallada de cada uno de los documentos que conforman un proceso, serie o

subserie.

Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas en

un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas en informes, entre otros.

Subserie documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de

forma separada de esta por su contenido y sus características especificas

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,

formato y contenidos distintos que sirven como elementos para la clasificarla, describirla y

asignarle una categoría diplomática.

Depurar

Tomar una serie o subserie y retirar de allí la copia de la copia, si hay fax se deben

fotocopiar y retirar ese papel químico que permite que la información se borre no el

tiempo.

Cronología

Cuando se toman las fechas de los documentos para organizarlos de mayor a menor



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Foliación

Marcar el número de folio con lápiz de mina negra y blanda en la parte superior derecha

de la hoja del documento.

Stiker

Formato pequeño que se le pega a las carpetas celuguías para identificarlas con su

contenido y procedencia de los documentos.

Carpeta

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.



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Descripción de la situación actual

(resumen de diagnóstico)

Al momento de realizar el diagnostico previo del fondo acumulado de Cupotrans Help

Logistic S. A. S., se evidencia que este no cumple con las normas de archivística nacional,

pues se encuentra con una previa clasificación, pero carece de ordenamiento consecutivo

cronológico, alfabético y numérico, y es notable como para iniciar el proceso archivístico,

es necesario tomar decisiones que conlleven a la mejor forma de conservación de cada uno

de los documentos.

La documentación contenida en este fondo se encuentra altamente expuesta a factores

externos de alteración, ya sean biológicos, de desastres, medioambientales o

antropogénicos, pues toda la información esta contenida en A-Z´s que desde hace mucho

tiempo ha dejado de funcionar como un medio de conservación eficiente para la

documentación empresarial o personal.

Por otro lado, mucha de la documentación se encuentra deteriorada por la alta

manipulación que posee y la falta de conciencia en cada uno de los funcionarios y

personas que entran en contacto con el mismo, de la alta importancia que representa un

archivo empresarial, además de la falta de documentos que por el paso del tiempo y la

falta de responsabilidad documental, se ha ido extraviando poco a poco.

Las unidades de conservación son totalmente nulas, pues no se maneja ningún tipo de

carpeta o caja reglamentada, y en algunos casos supera el limite de acumulación por A-Z,

ocasionando que con facilidad se desprendan de los ganchos y se extravié con

posterioridad.

Es importante recalcar que el archivo no posee ningún área de identificación, limpieza,

consulta y conservación, y mucho menos posee un plan de prevención de desastres y

mantenimiento periódico, pues en este punto es importante recalcar que la limpieza es un

factor importante, y que el ya mencionado se encuentra con bastante polvo y tierra dentro

y fuera de las A-Z´s, es de urgencia incentivar la consciencia e cada una de las personas

para la conservación de los documentos, pues la entidad como tal carece de Comité de

Archivo.



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Necesidades

Recurso humano

Determinar la persona requerida tanto para la organización como para la conservación

documental. Cada proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en cuenta el

mejor perfil de competencias de la persona que asumirá las labores.

Para esta labor es importante que la persona encargada, posea grandes conocimientos en

materias de derecho, administrativas, ingeniería y archivísticas, que pueda acreditar con

facilidad como mínimo un (1) año de experiencia en Dirección o Coordinación de

Proyectos de Organización de Archivos y aplicación de tablas de retención documental

que incluyan labores de digitación de información. Además, es de prioridad que la

persona que asuma este roll posea grandes conocimiento de sistemas y manejo de bases de

datos.

Insumos

Para el desarrollo de este proyecto se calculo en el diagnóstico que la entidad posee un

fondo documental de aproximadamente 30 metros lineales y para ello se presenta a

continuación la cantidad de materiales y equipos necesarios para el procesamiento de cada

metro lineal.

Equipos

Se requiere un equipo de cómputo para todo el procesamiento documental de la

entidad

Se requiere un scanner o microfilmadora para digitalizar la información en un

backup documental que facilite la búsqueda de documentos y disminuya la

manipulación de documentos físicos. En caso de decidir digitalizar la información

por medio del scanner, es responsabilidad del Director de proyecto la adquisición

del software para leste proceso como ABBYY FineReader, Documentos MSD, Softi

FreeOCR, Nuxeo, Alfresco, Greenstone, Aons, entre otros. Si se decide realizar este

proceso por medio de microfilmación, es importante adquirir una cantidad de

rollos de microfilmación suficiente para la cantidad de folios reposados en el

archivo (aproximadamente se calculan entre 60.000 y 100.000 documentos)

Se solicita una impresora para generar los formatos diligenciados para cada una de

las unidades de conservación



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Papelería

Cajas

Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de

archivo, se requieren 120 cajas para archivo X200 sin rotulo (4 cajas X200 por

metro lineal)

Carpetas

Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de

archivo, se requieren 900 carpetas para archivo 4 aletas (30 carpetas par a

archivo 4 aletas por cada metro lineal) (se recomienda la adquisición de un

millar para adquirir economía)

Lápices

Para la totalidad del fondo documental se necesita de 5 lápices negros de

mina suave HB o B, o en su defecto 1 portaminas con 3 paquetes de minas

de la misma referencia del lápiz. Adicionalmente 1 borrador.

Saca ganchos

Es importante la adquisición de un saca ganchos y una cosedora.

Dotación

Dotación de salud ocupacional para la persona encargada de la limpieza

Espacios

Espacios adecuados de trabajo y almacenamiento



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Precio estimado por Dirección y Ejecución de Proyecto

(Estimado)

Costo económico por metro lineal : De 100.000 a 150.000 por metro

lineal

Costo temporal por metro lineal : 90 días

Clasificación : 10 días

Organización Cronológica : 15 días

Alistamiento : 15 días

Foliación : 20 días

Digitalización : 30 días.



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PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL

Para los documentos producidos actualmente se debe estar cumpliendo con la ley 594 de

2000, en el cual se estipulan los siguientes procedimientos

Primer paso: Clasificación Documental

Se clasificara y agrupara la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo:

ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e identifique cada uno de los

grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde. La secuencia será

Dependencias – Secciones – Años – Series – Subseries – Tipo de documento.

Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y

son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se

deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras

dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando

constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Tercer paso: Ordenación Documental

La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir,

al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de

la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de

los trámites.

Sistemas de Ordenación

Numérico simple (1, 2, 3, 4, 5, …)

Cronológico (01-Ene. 1999, 27-Mar. 1999, 15 May. 2000, 10 Jul. 2000, …)

Topográfico (SALA 1, SECCION B, ESTANTE 6, CIUDAD, VEREDA)

Decimal (1; 1.1; 1.2; 2; 2.1; 2.2; 3;…)

Alfabético general (A, B, C, D, E, …)

Onomástico (Acosta, Cesar; Barrera, Luis; Castro, Omar; Zea, Oliver)

Asunto o temas (series) (ACTAS; BOLETINES; CONTRATOS; INFORMES)

Toponímico (ARMENIA; BOGOTA; CALI; MEDELLIN)



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Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de material metálico

(Depuración)

Se retirará de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por

ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o

felicitación, entre otros.

La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora,

clips, entre otros.

Quinto paso: Foliación

La foliación se realizará en el momento en que se prepare la documentación para ser

transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se

aplica solamente a esta.

Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y

blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido

del texto.

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones

NO SE DEBE HACER

Foliar con numerador

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco

Omitir números

Foliar sobre texto

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

Foliar cara recta

en fotografías

Numerar folios en blanco

Sexto paso: identificación y rotulación de unidades de conservación

En el proceso de rotulación se debe identificar la documentación de tal manera que

permita su acceso y consulta de forma rápida e oportuna.



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Séptimo paso: organización de los archivos de gestión según las TRD.

Octavo paso: Transferencias Documentales

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los

documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo

diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de

transferencias previamente programado.

Proceso de consulta de Documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que

contienen.

Gestión Electrónica de Información

La oficina “cero papeles”

El documento cambia su valor conocimiento

Cultura del Comercio electrónico de información.

Pasar de un “archivo” a un “Centro de Administración Documental C.A.D ”

Las áreas de archivo y correspondencia, pasan a tener un rol protagónico en la

administración de la información

Automatización de procesos

1. RECIBIR: recepción

2. DIGITALIZAR: Digitalización de la Información

3. INGRESAR SOFTWARE: Sistema de Información

4. AREA RESPONSIBLE: Recepción Documento Digitalizado

5. Envío Documento Físico

6. Archivar Documento Físico Según Carpeta Definitiva – TRD

“Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros de información necesarios

para el funcionamiento del Estado de Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nación y

forman parte esencial de la memoria colectiva de un pueblo”

VALORACION

La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción

documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y

secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben

permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su

disposición final.



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Grupos de documentos de características comunes

Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita

una orden, una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o

actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y

directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las

Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre

otros.

Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de

funciones administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos,

Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles,

Inventarios Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean

voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

Para establecer Tiempos de Retención en Archivo de Gestión y Central:

Tramite y Vigencia de los documentos

Valores Primarios

Administrativo

Legal

Fiscal

Contable

Técnico

Uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su

producción.

Tiempo promedio en Archivo de Gestión: entre 1 a 5 años y en Archivo Central entre 5 a

20 años, algunas hasta 80 o 100 años, dependiendo las características de la serie y/o

subserie documental.

Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)

Ejemplo: Contratos

LEY 80 de 1993. ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE

RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y

omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término



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de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción

disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Ejemplo: Historia Clínica

Resolución 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN.

La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir

de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del

prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central. Una vez

transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.

Ejemplo: Procesos Penales

Código Penal. Articulo 83. Termino de prescripción de la acción penal. La acción penal

prescribirá en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la

libertad, pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20), salvo

lo dispuesto en el inciso siguiente de este artículo.

El término de prescripción para las conductas punibles de genocidio, desaparición

forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de treinta (30) años.

Cuando se trate de delitos contra la libertad, integridad y formación sexual, o el delito

consagrado en el artículo 237, cometidos en menores de edad, la acción penal prescribirá

en veinte (20) años contados a partir del momento en que la víctima alcance la mayoría de

edad.

Valor Fiscal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central)

Ejemplo: Impuestos, Libros de Contabilidad

Estatuto Tributario Art 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del

control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales,

las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán

conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del

año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos,

informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de

Impuestos, cuando ésta así lo requiera:….



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CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra

de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Usarse

también “depuración” y “expurgo”.

• Acuerdo AGN 027 de 2006

La selección puede aplicarse:

A la documentación no vigente administrativamente

A series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en

otras series

A series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación

total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y

será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a

aplicar

Acuerdo AGN 039 de 2002

Se aplica bajo la modalidad de muestreo y el Comité de Archivo es el encargado de

decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el (%) a conservar, teniendo en

cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Sseparación de documentos de conservación permanente, de los que no los son.

Debe basarse en el conocimiento preciso de la conformación de cada unidad

documental, las características que la diferencian de otras unidades documentales

de su misma serie y de la información que comparte con otras series

Por ejemplo: una Historia Laboral

Conformada por unos tipos documentales determinados comunes a todas las demás,

representa a la serie Historias Laborales (procesos administrativos)

• Para la selección: elementos de juicio : cargos y niveles, funcionarios destacados en

la vida pública o que hayan hecho aportes significativos (cualidades específicas )

Tomar una decisión para conservar determinados expedientes y eliminar los demás.



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Selección Aleatoria, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de

expedientes señalada en ésta selección de manera aleatoria de el número de expedientes

por año, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Selección

aleatoria de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total lo que

representa el 10% y distribuirlo proporcionalmente en el total de este año.

Selección Sistemática, se escoge sistemáticamente un periodo de manera consecutiva y

repetida en una serie documental, está directamente asociada con los criterios

cuantitativos, por ejemplo: Selección sistemática de un mes por año, o bien de un año cada

5 años, o una semana por mes, etc.

Selección Ejemplar, se escoge una muestra mínima que permita evidenciar la “forma”

externa de los documentos, está directamente asociada con el criterio de características

externas, por ejemplo: Selección de una muestra ejemplar mínima de cinco ejemplares.

Selección Representativa, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de

expedientes señalada en ésta selección de manera representativa el número de expedientes

por año, está directamente asociada con los criterios cualitativos, por ejemplo: Selección

representativa de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total un

10% de expedientes que tengan representatividad por ser el de mayor y menor volumen,

costos o manejado por personalidades importantes entre otros criterios y distribuirlo

proporcionalmente en el total de cada año. Es la selección más delicada y subjetiva que se

puede realizar por cuanto cómo identificar lo representativo, pasados los años?


Estudiante de tercer semestre de Estadística – U S T A.

CC 1.032’436.484

Tel. (1) 566 03 87

E-mail: [email protected]

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