Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2021

SECRETARÍA DE SALUD

Enero de 2021

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Contenido

I. Introducción.

II. Antecedentes normativos.

III. Objetivos.

IV. Actividades.

V. Calendario de Actividades.

VI. Recursos operativos de los archivos.

VII. Administración de Riesgos.

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I. Introducción

La Ley de Archivos del Estado de Chihuahua (vigente al 31 enero del 2021) en su Artículo 40, en armonía con lo establecido en el artículo 23 de la Ley General de Archivos, establece que los sujetos obligados deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en los referidos cuerpos legales y demás normas en la materia y en su Artículo 41, describe que estos Programas deberán incluir, entre otros aspectos, los siguientes:

a) Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. b) Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional de personal

archivístico. c) Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de

cada sujeto obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución.

d) Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia.

e) Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. Para la Secretaría de Salud, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, representa el marco general de para instrumentar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) como Instrumento elaborado por el área Coordinadora de Archivos, que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la actualización, consolidación y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, lo que representa una herramienta de planeación de corto plazo que contempla un conjunto de procesos, proyectos, actividades, acciones y la asignación de recursos, orientados a mejorar y fortalecer las capacidades de organización del Sistema Institucional de archivos. Este Plan Anual de Desarrollo Archivístico Generaría los siguientes beneficios:

a) Facilita la gestión Administrativa; b) Mejora la trazabilidad de los archivos; c) Permite el control de producción y flujo de los documentos para evitar duplicidades

documentales; d) Apoya al análisis para la operación de los procesos sustantivos y adjetivos de la

entidad; e) Fomenta las actividades para integrar los documentos de archivo en expedientes; f) Facilita la toma de decisiones; g) Permite dar sustento, mediante evidencias documentales, a las acciones que miden

interna y externamente indicadores del Sistema de Control Interno institucional; h) Favorece el cumplimiento del derecho de acceso a la información, auspiciando la

transparencia, rendición de cuentas, y las auditorías;

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i) Ayuda a reducir los tiempos de respuesta de las solicitudes de acceso a la información;

j) Coadyuva a la protección de datos personales.

II. Antecedentes normativos

Ley General De Archivos Texto vigente publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018. Resultan aplicables en la materia, lo previsto por los artículos 4, fracción XLVII, 23, 24, 25, 28, fracción III y artículo tercero transitorio, los cuales a la letra dicen: “Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por: XLVII. Programa anual: Al Programa anual de desarrollo archivístico;” “Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.” “Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.” “Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.” “Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones: III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual;” “Tercero. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia, en lo que no se oponga a la presente Ley.”

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REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Por su parte el reglamento de dicha Ley en su artículo 2 estipula: “Artículo 2. Además de las definiciones contenidas en el artículo 4 de la Ley Federal de Archivos, para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: (…) IV. Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos (…)” Con fecha 04 de mayo de 2016, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos Personales (INAI) publicó en el Diario Oficial de la Federación, el “ACUERDO del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, mediante el cual se aprueba los Lineamientos para la organización y conservación de archivos” (Lineamientos), los cuales establecen en los artículos Sexto, fracción tercera y Trigésimo Cuarto, lo siguiente: “Sexto. Para la sistematización de los archivos los Sujetos obligados deberán: (...) III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivístico;” “Trigésimo cuarto. Los Sujetos obligados deberán establecer, en el Programa anual de desarrollo archivístico, la estrategia de conservación a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.” “ACUERDO del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales mediante el cual se aprueba los Lineamientos para la organización y conservación de archivos” que con fecha 4 de mayo de 2016, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos Personales (INAI) publicó en el DOF el (Lineamientos), los cuales establecen en sus lineamientos Sexto y Trigésimo Cuarto, lo siguiente:

[…]

Sexto. Para la sistematización de los archivos los Sujetos obligados deberán: […] III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivístico; […] Trigésimo cuarto. Los Sujetos obligados deberán establecer, en el Programa anual de desarrollo archivístico, la estrategia de conservación a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.

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Ley de Archivos del Estado de Chihuahua.

Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado No. 51 del 26 de junio del 2013 Última Reforma P.O.E. 2016.10.03 /No.79

http://congresochihuahua.gob.mx/

En este contexto, este orden normativo señala en sus artículos 40 y 41, lo siguiente: “Artículo 40. Los sujetos obligados deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y demás normas en la materia.” “Artículo 41. Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivístico deberán incluir, entre otros aspectos, los siguientes: I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. II. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional de personal

archivístico. III. Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de cada

sujeto obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución.

IV. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos.

V. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia.

VI. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. VII. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia,

riesgo o catástrofes. VIII. Acciones y medidas tendientes a la digitalización, respaldo, conservación y

migración de archivos electrónicos.” LEY ESTATAL DE SALUD

Ley Publicada en el Periódico Oficial del Estado No. 30 del 14 de abril de 2012

DECRETO:

DECRETO Nº.434/2011 IV P.E.

LA SEXAGÉSIMA TERCERA LEGISLATURA DEL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO DE CHIHUAHUA, REUNIDA EN SU CUARTO PERIODO

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EXTRAORDINARIO DE SESIONES, DENTRO DEL PRIMER AÑO DE EJERCICIO CONSTITUCIONAL, D E C R E T A

ARTÍCULO ÚNICO.- Se expide la Ley Estatal de Salud, para quedar redactada de la siguiente manera:

LEY ESTATAL DE SALUD

TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO ÚNICO Artículo 1. Esta Ley establece las bases y modalidades para el acceso a los servicios de salud proporcionados por el Poder Ejecutivo del Estado y la concurrencia de éste y los Municipios, en materia de salubridad general y local, los cuales deberán proporcionarse en un marco de respeto irrestricto a los derechos fundamentales de los usuarios, eliminando cualquier tipo de discriminación y de conformidad con el derecho a la protección a la salud, contenido en el artículo 4o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Sus disposiciones son de orden público e interés social. Los servicios de salud que el Estado proporcione a los pueblos indígenas se planearán en coordinación con éstos, teniendo en cuenta sus idiomas, usos y costumbres. Artículo 2. El derecho a la protección de la salud, tiene las siguientes finalidades: I. El bienestar físico, mental, social y humano, para contribuir al ejercicio pleno de sus capacidades funcionales. II. La prolongación y mejoramiento de la calidad de la vida humana. III. La protección y el acrecentamiento de los valores que coadyuven a la creación, conservación y disfrute de condiciones de salud que contribuyan al desarrollo social. IV. El fomento de actitudes solidarias y responsables de la población en la preservación, conservación, mejoramiento y restauración de la salud. V. El disfrute de servicios de salud y de asistencia social que satisfagan eficaz y oportunamente las necesidades de la población, en términos de igualdad y no discriminación. VI. El conocimiento para el adecuado aprovechamiento y utilización de los servicios de salud. VII. El desarrollo de la enseñanza y la investigación científica y tecnológica para la salud. Artículo 3. En los términos de los artículos Tercero y Décimo Tercero, de la Ley General de Salud, y de esta Ley, corresponde al Estado, por conducto de la Secretaría de Salud:

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A) En materia de salubridad general: I. La atención médica, preferentemente en beneficio de grupos vulnerables. II. La atención materno-infantil. III. La salud visual. IV. La salud auditiva. V. La salud reproductiva. VI. La salud mental. VII. Las prácticas tradicionales para el cuidado de la salud.

VIII. La organización, coordinación y vigilancia del ejercicio de las actividades profesionales, técnicas y auxiliares para la salud. IX. La promoción de la formación de recursos humanos para la salud. X. La coordinación de la investigación para la salud y el control de ésta en los seres humanos. XI. La información relativa a las condiciones, recursos y servicios de salud. XII. La educación para la salud. XIII. La prevención, orientación, control y vigilancia en materia de nutrición, enfermedades respiratorias, enfermedades cardiovasculares y aquellas atribuibles al tabaquismo. XIV. La prevención y el control de los efectos nocivos de los factores ambientales en la salud del hombre. XV. La salud ocupacional y el saneamiento básico. XVI. La prevención y el control de enfermedades transmisibles. XVII. La prevención y el control de enfermedades no transmisibles y accidentes. XVIII. La planeación, organización, coordinación, ejecución y vigilancia del Registro Estatal de Cáncer.

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XIX. Los cuidados paliativos. XX. La prevención de la discapacidad y la rehabilitación de las personas con discapacidad. XXI. La asistencia social. XXII. El programa para la atención de las adicciones. XXIII. El control sanitario de cadáveres de seres humanos. XXIV. La participación con las autoridades federales en el desarrollo de los programas contra las adicciones. XXV. La prevención del consumo de narcóticos, atención a las adicciones y persecución de los delitos contra la salud, en los términos del artículo 474 de la Ley General de Salud. XXVI. Las demás que señalen otros ordenamientos legales, con relación a la materia, así como los acuerdos de coordinación que se establezcan, de conformidad con el párrafo tercero del Artículo 4o., de la Constitución General de la República. [Inciso reformado en su Fracción XVIII, recorriendo su contenido actual y subsecuentes y adicionado con una fracción XXVI mediante Decreto No. LXVI/RFLEY/0328/2019 II P.O. publicado en el P.O.E. No. 42 del 25 de mayo de 2019]

TÍTULO SEGUNDO SISTEMA ESTATAL DE SALUD

CAPÍTULO I DISPOSICIONES COMUNES

Artículo 5. El Sistema Estatal de Salud está constituido por las instituciones de servicios de salud de los tres órdenes de gobierno, prestadores de servicios de salud particulares y de asistencia social. La Rectoría del Sistema Estatal de Salud estará a cargo de la Secretaría, de conformidad con la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, esta Ley y los demás ordenamientos aplicables, que ejercerá sus funciones y atribuciones por sí misma o a través de diversos órganos descentralizados y desconcentrados creados para tal efecto. Artículo 6. El Sistema Estatal de Salud tiene los siguientes objetivos: I. Proporcionar servicios de salud a toda la población y mejorar la calidad de los mismos, atendiendo a los problemas sanitarios prioritarios y a los factores que condicionen y causen daños a la salud, con especial interés en las acciones preventivas. II. Contribuir al desarrollo demográfico armónico del Estado.

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III. Colaborar al bienestar social de la población mediante servicios de salud asistenciales, preferentemente a las personas en situación de vulnerabilidad, para fomentar su bienestar y propiciar su incorporación a una vida equilibrada en lo económico y social. IV. Dar impulso al desarrollo de la familia y de la comunidad, así como a la integración social y al crecimiento físico y mental de la niñez. V. Impulsar el bienestar y el desarrollo de las familias y comunidades indígenas que propicien el desarrollo de sus potencialidades político, sociales y culturales, con su participación y tomando en cuenta sus valores y organización social. VI. Apoyar el mejoramiento de las condiciones sanitarias del medio ambiente que propicien el desarrollo satisfactorio de la vida. VII. Impulsar un sistema racional de administración y desarrollo de los recursos humanos para mejorar la salud. VIII. Promover el conocimiento y desarrollo de las prácticas tradicionales indígenas para la salud y su implementación en condiciones adecuadas. IX. Coadyuvar a la modificación de los patrones culturales que determinen hábitos, costumbres y actitudes relacionados con la salud y con el uso de los servicios que se presten para su protección. X. Promover un sistema de fomento sanitario que coadyuve al desarrollo de productos y servicios que no sean nocivos para la salud.

III. Objetivos

General

Sistematizar el proceso de gestión documental, con el fin de optimizar los procesos de organización y conservación documental de los archivos de trámite, concentración y en su caso históricos, que permitan contar con archivos actualizados que garanticen el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Específicos 1.- Obtener el registro de las instancias normativas y operativas de la estructura del Sistema Institucional de Archivos de este Sujeto Obligado durante el primer semestre del año en curso en el Registro Nacional de Archivos (RNA) de acuerdo al calendario emitido por Consejo Nacional de Archivos (CONARCH). 2.- Adecuación y complementación del diseño de los instrumentos de control archivístico para las unidades desconcentradas por región y por función.

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3.- Diseño como Subfondo y elaboración de la Fichas Técnicas de Valoración Documental para aplicación en las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes a la Secretaría de Salud. 4.- Aplicación de la Fichas Técnicas de Valoración Documental de las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Secretaría de Salud. 5.- Planeación de la capacitación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de Concentración de la Secretaría de Salud en materia de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua en armonía con la Ley General de Archivos. 6.- Coordinación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración para el inicio del levantamiento del inventario documental. 7.- Determinar la viabilidad de la habilitación de un archivo de concentración y en su caso histórico, común de Secretaría de Salud. 10.- Elaboración de los calendarios de vistas a las áreas productoras y de las sesiones del grupo interdisciplinario.

IV. Actividades

1.- Registrar el Sistema Institucional de Archivos de este Sujeto Obligado en el Registro Nacional de Archivos (RNA) de acuerdo al calendario emitido por Consejo Nacional de Archivos (CONARCH).

Proceder a los registros del Grupo Interdisciplinario de la Secretaría de Salud.

Proceder al registro del área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Salud.

Proceder al registro de las instancias operativas: a) Archivos de Trámite. b) Archivo de Concentración

2.- Adecuación y complementación del diseño de los instrumentos de control archivístico para las unidades médicas.

Elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental para este propósito.

Herramienta de registro de los inventarios documentales. 3.- Diseño como Subfondo y elaboración de la Fichas Técnicas de Valoración Documental para aplicación en las unidades medica registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes a Secretaría de Salud. 4.- Aplicación de la Fichas Técnicas de Valoración Documental de los (CLUES).

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5.- Capacitación de los responsables de los Archivos de Trámite y Archivos de Concentración de la Secretaría de Salud en materia de la Ley General de Archivos.

Se gestionará capacitación en términos generales por parte de instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Se impartirá capacitación específica y de manera interna por parte de la Coordinación Interinstitucional de Archivos, sobre los procesos, métodos y herramientas de control a implementarse, atendiendo las circunstancias de ubicaciones geográficas de las unidades administrativas de la Secretaría de Salud.

6.- Coordinación los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración para el inicio del levantamiento del inventario documental de unidades Administrativas residentes en Oficinas Centrales. 7.- Presentar la propuesta para la habilitación de un archivo de concentración y en su caso histórico, común para la Secretaría de Salud, observando:

Idoneidad.

Capacidad Presupuestal.

Capacidad Técnica.

Logística. 8.- Elaboración de los calendarios de:

Visitas a las áreas productoras de información

Sesiones del grupo interdisciplinario.

V. Calendarización de Actividades

ACTIVIDADES ene-21 feb-21 mar-21 abr-21 may-21 jun-21 jul-21 ago-21 sep-21 oct-21 nov-21 dic-21

Desarrollar del manual de operación de los Archivos de Trámite.

Desarrollo del manual de operación de los archivos de concentración

Capacitación a los responsables de los archivos de trámite de Unidades Administrativas de

Oficinas Centrales.

Capacitación a los responsables de los archivos concentración.

Desarrollar las Herramientas de Control y Consulta Archivistica correspondientes los organos

desconcentrados

Desarrollar del manual de operación de los Archivos de Trámite.

Desarrollo del manual de operación de los archivos de concentración

Coordinar el levantamiento de los inventarios documentales correspondientes en los archivos

de trámite.

Coordinar el levantamiento de los inventarios documentales correspondientes en los archivos

de concentración

Proponer la infraestructura adecuada en cuanto a espacios adecuados, estantes que

sostengan y conserven los expedientes dentro de la superficie de los archivos.

Cronograma del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2021

Secretaría de Salud

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VI. Recursos operativos de los archivos 1.-Recursos Humanos

Las necesidades de los participantes en este proyecto, sería beneficioso que reunieran las siguientes características:

En cuanto a sus perfiles El perfil del archivista debe responder a las necesidades de información que la sociedad empieza a demandar. Deberá ser creativo para utilizar las herramientas que le proporcionan las nuevas tecnologías de información para preservar los documentos, cintas sonoras y videos así como los soportes que garanticen su resguardo e integridad para estar en posibilidad de reconocer los que pudiesen ser modificados o eliminados, de aquellos que representan un momento de importancia histórica. Debe ser capaz de diferenciar entre la importancia del sustento de la información y de la información misma.

En cuanto a su profesionalización Para esta tarea, es necesario dotar al archivista de los conocimientos que le permitan realizar los trabajos de selección de la información en forma adecuada.

Este plan contempla las actividades de capacitación para que los recursos humanos participantes adquieran los conocimientos y habilidades para este propósito.

2.-Recursos materiales

En cuanto a las instalaciones Acondicionar el espacio físico designado para el archivo de concentración. Equipamiento mobiliario o instalaciones suficientes para el archivo de trámite y de concentración en las unidades administrativas.

En cuanto a los material de papelería Folders, postes de varias medidas, cajas de cartón y lo necesario para que los expedientes queden manejarse adecuadamente

En cuanto a las condiciones ambientales para la conservación y preservación

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Las condiciones ambientales y las formas de almacenar impactan directamente en la conservación de los archivos. En virtud de ello, las primeras medidas preventivas que se deben tomar para la conservación y preservación de los archivos tiene que ver con el adecuado control del medio ambiente, las buenas condiciones de almacenamiento su adecuado uso y manipulación.

3.- Otros recursos para darle cobertura a la implementación del Plan Anual De Desarrollo Archivístico en los diversos lugares de las Unidades de Archivos de la Secretaría de Salud.

Recursos financieros para llevar la realización de las actividades programadas en los lugares ubicados en los diferentes municipios del estado, que significa la necesidad del desplazamiento del personal responsable de llevar a cabo dichas actividades con la cobertura señalada.

VII. Planificación De La Gestión De Riesgos La administración de Riesgos es la disciplina que combina los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos de una organización para identificar o evaluar los riesgos potenciales y decidir cómo manejarlos con la combinación óptima de costo – efectividad. En esta etapa no es posible identificar todos los riesgos, ya que en este plan están contempladas actividades de diagnóstico y análisis de las unidades médicas, para tener una mejor identificación de los mismos, sin embargo fue posible enumerar algunos, siendo los siguientes: 1.-Identificación de riesgos Para la mejor comprensión del significado de esta etapa del análisis (identificación de riesgos) el “Proyecto” representa la actividad a realizar, seguido propiamente de la descripción e “Identificación del Riesgo” la circunstancia que podría obstaculizar el cumplimiento de esta actividad.

Proyecto Actualización de los instrumentos de consulta archivística. Identificación de Riesgo: Áreas de oportunidad en la organización documental.

Proyecto Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Identificación de Riesgo Exigua homogeneidad en los procesos archivísticos dentro de las áreas productoras de documentos.

Proyecto Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite. Identificación de Riesgo Déficit en la observación de los procedimientos establecidos por la Coordinación de Archivos para la actualización de responsables.

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Proyecto Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas Identificación de Riesgo Falta de apoyo para el desarrollo de las actividades archivísticas.

Proyecto Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite. Identificación de Riesgo Desconocimiento de los procedimientos archivísticos y de la normatividad aplicable en materia de archivos.

Proyecto Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite Identificación de Riesgo Falta de atención por parte de las áreas debido a cargas de trabajo propias del área.

Proyecto Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite). Identificación de Riesgo Expedientes mal integrados y mal clasificados.

Proyecto Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental Identificación de Riesgo Falta de adecuación a las atribuciones y funciones del Hospital

2.- Análisis de los Riesgos Así mismo, en esta segunda etapa del este tipo de análisis la “Categoría” es equivalente a la actividad descrita en el proyecto de la etapa anterior, seguida del estimado de la “Probabilidad” de ocurrencia del Riesgo identificado y pueda cristalizarse en la circunstancia que podría obstaculizar el cumplimiento de esta actividad y el “Impacto” es el estimado del grado de afectación negativa para el cumplimiento del proyecto. Categoría Actualización de los instrumentos de consulta archivística. Probabilidad en proceso Impacto en proceso Categoría Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Probabilidad en proceso Impacto en proceso Categoría Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite. Probabilidad en proceso Impacto en proceso

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Categoría Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas Probabilidad en proceso Impacto en proceso Categoría Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite Probabilidad en proceso Impacto en proceso Categoría Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite Probabilidad en proceso Impacto en proceso Categoría Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite). Probabilidad en proceso Impacto en proceso 3.-Control de Riesgos En esta tercera etapa se incorpora la parte de “Mitigación del Riesgo” donde se describen las acciones en cada punto para que el impacto negativo pueda ser minimizado.

Proyecto Actualización de los instrumentos de consulta archivística. - Identificación del Riesgo Desorganización documental. - Mitigación del Riesgo Revisar el estado que guardan los instrumentos de consulta,

actualizar los instrumentos de manera integral.

Proyecto Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos.

- Identificación del Riesgo Falta de homogeneidad en los procesos archivísticos dentro del Hospital.

- Mitigación del Riesgo Identificación de los procesos archivísticos que no se encuentran regulados

Proyecto Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite.

- Identificación del Riesgo Falta de comunicación y coordinación con las Unidades Administrativas Productoras de la documentación

- Mitigación del riesgo Impulsar el cumplimiento de las funciones de los archivos de trámite establecidas por la Ley General de Archivos y solicitar oportunamente la actualización de los nombramientos.

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Proyecto Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas - Identificación del Riesgo Falta de apoyo para el desarrollo de las actividades

archivísticas. - Mitigación del Riesgo Obtener apoyo directivo para impulsar el cumplimiento de las

funciones de los archivos de trámite.

Proyecto Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite

- Identificación del Riesgo Desconocimiento de los procedimientos archivísticos y de la normatividad aplicable en materia de archivos.

- Mitigación del Riesgo Establecer programas permanentes de capacitación y talleres en materia de archivo

Proyecto Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite - Identificación del Riesgo Falta de atención por parte de las áreas debido a cargas

de trabajo propias del área. - Mitigación del Riesgo Programar visitas a los archivos de trámite para asesorar al

personal responsable de los archivos y revisión de inventario documental,

Proyecto Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite).

- Identificación del Riesgo Expedientes mal integrados y mal clasificados. - Mitigación del Riesgo Detección de expedientes clasificados de acuerdo al Cuadro

General de Clasificación Archivística.

Proyecto Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental

- Identificación del Riesgo Falta de adecuación a las atribuciones y funciones del Hospital

- Mitigación del Riesgo Revisión conjunta y permanente con los responsables de los Archivos de Trámite de las funciones del área