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PROGRAMA INSTITUCIONAL

DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

2013

CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

df.gob.mx

contraloria.df.gob.mx

Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090

Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090



PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013

1. Presentación

2. Esquema general

3. Objetivo general

4. Ejes temáticos:

Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos

Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución

Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución

Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución

5. Seguimiento: informe y evaluación




1.

PRESENTACIÓN




El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la Contraloría

General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el cumplimiento de

la normatividad en materia de archivos. Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese

momento, se atendieron las disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba. A partir

de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley de Archivos de

Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.

A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha

conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se

constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría,

colocando al COTECIAD como el órgano colegiado que se encargó de su aprobación, seguimiento y

evaluación. En la fase 2010 se tuvo como consigna el posicionar a la Contraloría General como un

referente en materia de archivo en la administración pública local; es por ello que los trabajos para el

2011 se situaron en esta misma dinámica: operando de manera eficaz los diferentes componentes del

Sistema Institucional de Archivos, así como ofreciendo materiales e información de ayuda a los otros

entes públicos en materia de formación y fomento de una nueva cultura archivística. Para el ejercicio

2012 las principales actividades estuvieron encaminadas a la capacitación y al fomento de una nueva

cultura archivística, a la par de la puesta en marcha de los procesos de baja documental y transferencia

primaria.

Ahora, para el 2013, las actividades estarán ordenadas en función de atender los rezagos que se tienen

en la atención a las solicitudes de baja documental y transferencia primaria, así como a la organización

del Archivo General de Av. Tlaxcoaque núm. 8, 1er piso. Una vez superada esta fase, se retomarán

otras actividades primordiales para el desarrollo archivístico de esta Dependencia.




2.

ESQUEMA GENERAL




OBJETIVO GENERAL

Eje temático 1

Metodología y

procedimientos

archivísticos

Eje temático 2

Recursos físicos,

materiales y

presupuestales

Eje temático 3

Capacitación y

desarrollo de

personal

SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES




3.

OBJETIVO GENERAL




Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría General se archive

utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se considere

prioritaria la actividad




4.

EJES TEMÁTICOS




Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos




Diagnóstico

Falta mayor difusión del Manual Específico de Operación

Archivística en general.

Falta la implementación de diversos procedimientos del

Manual Específico de Operación Archivística: Apertura,

clasificación y cierre de expediente; Registro y seguimiento

de correspondencia.

Falta la continuidad de diversos procedimientos del Manual

Específico de Operación Archivística: Baja documental,

Transferencia primaria, Conservación y preservación

documental.




Continuar la operación del COTECIAD, como

órgano técnico consultivo en materia de archivos.

Difundir el conocimiento del Manual Específico de

Operación Archivística

Iniciar los procedimientos archivísticos pendientes

de implementar.

Objetivos

Consolidar los procedimientos archivísticos ya

iniciados.




Estrategias

Conociendo el marco regulatorio en materia de

archivos.

Estableciendo la accesibilidad a los instrumentos

de control archivísticos.

Implementando un Plan de Trabajo del COTECIAD

que coordine y supervise el cumplimiento del PIDA.

Llevando a cabo una amplia difusión del Manual

Especifico de Operación Archivística.




Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

1.1. Aprobación e implementación del Plan Anual de Trabajo del COTECIAD.

1.2. Diseño e implementación de políticas para la descripción archivística estandarizada.

1.3. Activación de un Portal Web de la Unidad Coordinadora de Archivos.

1.4. Uso del correo electrónico para difundir información referente a archivos.

Actividades a realizar

2013

CALENDARIO DE EJECUCIÓN




Eje temático 2

Recursos físicos, presupuestales y materiales




Diagnóstico

Existe una saturación de los espacios destinados a la guarda

documental.

Se cuenta con 3 lugares de concentración de archivos; lo

cual, dificulta la custodia y control de expedientes.

La saturación de espacios destinados a Archivo de Trámite

no permite una correcta gestión documental.




Depurar de manera masiva y urgente los archivos

ubicados en: División del Norte 114, Almacén «N»,

Tlaxcoaque núm. 8 primer piso.

Atender las solicitudes de baja documental y

transferencia primaria rezagadas, así como

facilitar la baja documental de expedientes que no

haya sido incluida previamente.

Objetivos

Dotar del mobiliario adecuado a los archivos para

optimizar los espacios de guarda documental.




Estrategias

Llevando a cabo una revisión de los archivos

existentes por cada Área para su respectiva

depuración.

Continuando con la atención a las solicitudes de

baja documental.

Reorganizando los espacios para guarda

documental para su optimización.





1.1. Depuración de los archivos ubicados en: Av. División del Norte 114, Almacén «N» y Tlaxcoaque núm.8 primer piso.

1.2. Atención a las solicitudes de baja documental y transferencia primaria rezagadas.

1.3. Atención a las solicitudes de baja documental 2013.

1.4. Reorganización de los espacios disponibles para la guarda documental


2013





Eje temático 3

Capacitación y desarrollo del personal




Diagnóstico

Falta completar el Programa de Capacitación en Materia de

Archivos.

Falta más promoción en participación en eventos

archivísticos.

Falta la accesibilidad de material biblio-hemerográfico sobre

administración de documentos y archivos.




Completar el Programa de Capacitación en

Materia de Archivos

Participar en eventos archivísticos.

Objetivos

Difundir material biblio-hemerográfico sobre

archivonomía; así como otro tipo de materiales

sobre administración de documentos y archivos.




Estrategias

Llevando a cabo los cursos cubriendo la mayor

cantidad posible de asistentes.

Difundiendo y favoreciendo la participación en

eventos archivísticos.

Haciendo accesible material sobre administración

de documentos y archivos.





2013



1.1. Impartición de los cursos «Introducción a la administración de documentos» y «Procesos e instrumentos de control archivísticos».

1.2. Impartición de los cursos «Archivo de Trámite: desde la correspondencia hasta la transferencia primaria» y «Archivos de Concentración e Histórico»

1.3. Participación en eventos archivísticos.

1.4. Participación en una visita guiada a un archivo histórico.

1.5. Creación de la «Biblioteca archivística»




5.

SEGUIMIENTO:

INFORMES Y

EVALUACIÓN




Informe Intermedio a presentarse en

el COTECIAD según el Plan Anual de

Trabajo

Comprende

* Resultados obtenidos

* Difusión y presentación de resultados

* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las

actividades y su calendarización

Informes




Una evaluación anual a presentarse

en el COTECIAD

Comprende

* Informe del estado final de todas las actividades.

* Dificultades en el cumplimiento de actividades.

* Evaluación y continuidad del PIDA.

Evaluación

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