procyeto final (reparado)[1]

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

TEMA

INTEGRANTES

María del pilar CastilblancoYenny Marcela Yate

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

Mayo de 2009

Sistema de Gestión de la

Calidad

Regional CundinamarcaCentro Agroecológico y Empresarial

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CONTENIDO

1. Introducción2. Objetivos

Objetivos generales Objetivos específicos

3. Nombre de la empresa

4. Identificación del sector económico

5Logotipo

6. Estructura orgánica de la empresa

7. Descripción general de la empresa

8. Descripción de la administración de personal

9. descricion del puesto de trabajo

10. Convocatoria

11. Selección

12. Contratación

13. Evaluación de desempeño

14. Conclusiones

15. Bibliografía


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1. INTRODUCCION

En cumplimiento a la ley 594 de 2002, articulo, obligatorio de las tablas de retención documental se proponen elaborar aprobar e implementar las tablas de retención documental siguiendo los parámetros y lineamientos archivísticos emanados por el archivo general de la nación, obedeciendo los principios metodológicos descritos principalmente en el acuerdo 039 de 2002 y demás disposiciones que reglamenta la producción y conservación de los documentos en las entidades publicas.


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2. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Lograr la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de los clientes con objetivos de productividad, competitividad y crecimiento; garantizando estándares de calidad y seguridad en todos los procesos de la Compañía con un talento humano ético, comprometido e idóneo

OBJETIVO ESPECIFICOS

Afianzar el contacto permanente con los clientes, conociendo sus preferencias y sugerencias respecto a nuestros productos y servicios.Buscar la alineación de las iniciativas de tecnología con los objetivos de nuestra empresa.


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3. DESARROLLO DEL PROYECTO

Nombre de la empresa: Interveloz S.A

Razón social: Prestar el servicio logístico de transporte de documentos, paquetes y carga.

Sector económico: terciario prestación de servicios.

ESTRUCTURA ORGANICA

9. Descripción genérica dela empresa

GERENCIA

SUD GERECIA

JEFE DE ARCHIVO

TESORERIARECURSOS HUMANOS

OTROS TRABAJADORES

AUXILIAR DE ARCHIVO

CONTABILIDAD


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MISIÓN:

Para el 2011 prestar nuestros servicios con estándares de alta calidad en todos los municipios de Colombia a través de interveloz y articular nuestra red con alianzas estratégicas al resto del mundo, innovar permanente nuestros procesos y productos para convertirnos en la mejor solución logística de nuestros clientes.

VISIÓN

Prestar el servicio logístico de trasporte de documentación, paquetes y carga generando soluciones seguras y confiables que cumple con los altos estándares de calidad.

Optimizando al máximo nuestros procesos, contribuyendo a desarrollar beneficios de común alcance, representante en valor agregado para nuestros clientes y nuestra compañía.

En este mundo tan competitivo, sabemos lo importante q representa hacer las cosas en el menor tiempo posible la rapidez y la calidad de nuestros servicios.

10. Descripción del proceso de administración de personal


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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación: Auxiliar de archivo

Código: 00-550

Dependencia:Administración Documental

Jefe Inmediato: Jefe de archivo

Propósito Estratégico: Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la organización., actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la organización.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS

Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibir el material para archivar. Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa

vigente. Archivar en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos. Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retirar e incorporar en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos. Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos. Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas. Entregar la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en

términos claves. Recibir el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la

dirección o coordinación. Desincorporar de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes

activos y los incorpora al archivo de inactivos. Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.


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Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDAS

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Mínimo 3 Competencias

ConfidencialidadResponsabilidadToma de decisiones

-Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.-Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.- participa en la toma de decisiones basadas en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo.

11. Descripción del puesto de trabajo

REQUISITOS

ESTUDIOS EXPERIENCIA

Bachiller, más curso de archivoTécnico/Tecnólogo en Administración DocumentalAtención al público.Relaciones humanas.

Mínimo seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina.


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ITEM: descripción del cargo1. Nombre del cargo:Auxiliar de archivo

2. Posición del cargo en el organigrama

a) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados)

no

b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de alguien, a quién le corresponde este rol indicando el cargo).

Jefe de archivo

c) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).

3. Contenido del cargoElabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Principal % Tiempo LaboralOrdenar y archivar

Tablas de retención

Redactar informes

Producción de documentos

Registro de documentos

Control del proceso de eliminación de documentos

Registro de documentos en préstamo

Control y gestión de los espacios del sitio de conservación

Elabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.


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Tarea Secundaria % Tiempo LaboralIdentifica las carpetas donde va a ser archivado el material

Recibe el material para archivar.

Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.

Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidosUbica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.

4. Responsabilidades¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).

Responsabilidad Peso RelativoPrimaria Secundaria

Uso de materiales y equipos xSupervisión del trabajo de otras personas xManejo de dinero, títulos o documentos afines xResponsabilidad de manejo de información xResponsabilidad en relaciones públicas xResponsabilidad en la confidencialidad de la información xResponsabilidad académica xResponsabilidad administrativa x

ITEM: análisis del cargo

1. Requisitos técnicosNivel educacional: tecnólogo en administración documental

Título profesional:

Cursos de perfeccionamiento (últimos dos años):

1. Técnicas y procedimientos de archivoTécnicas y procedimientos de oficinaMecanografía.

Se necesita personal femenino técnico o tecnólogo en l área de


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Título de post- grado:

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo)

Mínimo 6 meses laborados2. Aptitudes necesarias

¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.

No necesaria

Deseable Esencial

Agudeza visual xAgudeza auditiva xRapidez de decisión xHabilidad expresiva xCoordinación tacto visual XCoordinación general XIniciativa XCreatividad XAptitud investigativa xCapacidad de juicio xAtención XComprensión de lectura xCálculo XRedacción XTrabajo de equipo XLiderazgo XToma de decisión XSociabilidad xComunicación interpersonal XOrden y organización XMinuciosidad XDominio tecnologías informáticas de comunicación XOtros

3. Nivel de desempeño¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles)

12. convocatoria

Se necesita personal femenino técnico o tecnólogo en l área de


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13.Proceso de selección

Al realizar adecuadamente el proceso de selección se pueden obtener una serie de ventajas que se traducen en beneficios para las empresas. Las ventajas son:


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Contratar a la persona adecuada para el puesto adecuado. Realizar una contratación con el 100% de éxito. Disminuir el índice de rotación en las empresas. Contar con personal que se encuentre más comprometido con la empresa.Obtener personas que se sientan satisfechas con las actividades que desempeña. Evitar costos.

HOJA DE VIDA

DATOS BASICOS

Diligencie los datos del lugar de expedición de su documento de identidad

Identificación

*Tipo *Número

Lugar de Expedición del Documento de Identidad

.

Municipio: Depto. País: *Primer apellido Segundo apellido

*Nombres *sexo


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Municipio: Depto. País:

Fecha de nacimiento dd/mm/aaaa Edad

*Estado civil *Libreta militar

*Número de personas a cargo *Posición familiar

*País *Departamento de residencia

*Municipio de residencia Zona, comuna o localidad

Barrio *Dirección domicilio

*Teléfono principal Teléfono alterno

Teléfono celular Número de beeper Cód.:

E-mail *Estrato

Educación básica primaria

Educación secundaria


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Educación superiorSituación Ocupacional Aspirante

EXPERIENCIA LABORAL

Ocupación y funciones

Escriba los logros, competencias o aspectos que el candidato desee destacar sobre su desempeño en esta experiencia laboral:

Duración

Fecha Ingreso dd/mm/aaaa

Fecha Retiro dd/mm/aaaa

REFERENCIAS PERSONALES

REFERENCIAS FAMILIARES

3. Describir las característic

Actualmente se encuentra laborando allí: si no


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13. CONTRATACION

CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO

Nombre del empleador: __________________________________________ Representante legal:_____________________________________________Nombre del empleado(a):_________________________________________ Identificada con cédula n.°:_______________ Lugar de residencia n.°:__________________________________________ Teléfonos n.°: _________________________ Cargo a desempeñar:____________________________________________ Salario:_______________________________

Entre el empleador y trabajador(a), ambas mayores de edad, identificadas como ya se anotó, se suscribe CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO, regido por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Lugar. El trabajador(a) desarrollará sus funciones en las dependencias o el lugar que la empresa determine. Cualquier modificación del lugar de trabajo, que signifique cambio de ciudad, se hará conforme al Código Sustantivo de Trabajo. SEGUNDA: Funciones. El empleador contrata al trabajador(a) para desempeñarse como ________________________________, ejecutando labores como: __________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________ TERCERA: Elementos de trabajo. Corresponde al empleador suministrar los elementos necesarios para el normal desempeño de las funciones del cargo contratado. CUARTA: Obligaciones del contratado. El trabajador(a) por su parte, prestará su fuerza laboral con fidelidad y entrega, cumpliendo debidamente el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-), cumpliendo las órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, al igual que no laborar por cuenta propia o a otro empleador en el mismo oficio, mientras esté vigente este contrato. QUINTA: Término del contrato. El presente contrato tendrá un término de duración de ____________________, pero podrá darse por terminado por cualquiera de las partes, cumpliendo con las exigencias legales al respecto.


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SEXTA: Periodo de prueba: Acuerdan las partes fijar como periodo de prueba los primeros ______ días de labores que no es superior a la quinta parte del término inicial ni excede dos meses. Durante este periodo las partes pueden dar por terminado unilateralmente el contrato. Este periodo de prueba solo es para el contrato inicial y no se aplica en las prorrogas. SEPTIMA: Justas causas para despedir: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente contrato por cualquiera de las partes, el incumplimiento a las obligaciones y prohibiciones que se expresan en los artículos 57 y siguientes del Código sustantivo del Trabajo. Además del incumplimiento o violación a las normas establecidas en el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-) y las previamente establecidas por el empleador o sus representantes. OCTAVA: Salario. El empleador cancelará al trabajador(a) un salario mensual de _______________________________ pesos moneda corriente ($______________), pagaderos en el lugar de trabajo, el día _______ de cada mes. Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo. NOVENA: Trabajo extra, en dominicales y festivos. El trabajo suplementario o en horas extras, así como el trabajo en domingo o festivo que correspondan a descanso, al igual que los nocturnos, será remunerado conforme al código laboral. Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado u ordenado por el empleador para efectos de su reconocimiento. Cuando se presenten situaciones urgentes o inesperadas que requieran la necesidad de este trabajo suplementario, se deberá ejecutar y se dará cuenta de ello por escrito, en el menor tiempo posible al jefe inmediato, de lo contrario, las horas laboradas de manera suplementaria que no se autorizó o no se notificó no será reconocido. DÉCIMA: Horario. El trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem. DECIMA PRIMERA: Afiliación y pago a seguridad social. Es obligación de la empleadora afiliar a la trabajadora a la seguridad social como es salud, pensión y riesgos profesionales, autorizando el trabajador el descuento en su salario, los valores que le corresponda aportan, en la proporción establecida por la ley.DECIMA SEGUNDA: Prorroga. Si el aviso de no prorrogar el contrato no se da o se da con una anticipación menor a treinta (30) días, el contrato se prorroga por un


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periodo igual al inicial, siempre que subsistan las causas que lo originaron y la materia del trabajo. DECIMA TERCERA: Modificaciones. Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento. DECIMA CUARTA: Efectos. El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con anterioridad.

14.EVALUACION DE DESMPEÑO PARA AUXILIAR DE ARCHIVOEMPRESA: INTERVELOZ S.A

Preparación de las Evaluaciones de Desempeño de Interveloz S.A.

El objetivo de la Evaluación del Desempeño, es proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo su puesto. A fin de lograr este objetivo, los sistemas de evaluación deben estar directamente relacionados con el puesto y ser prácticos y confiables.

Evaluación de desempeño

GENERAL

EVALUADOR Nombres: Apellidos: C.C._________________________________________________________________________________Dependencia:_________________________________________________________________________________EVALUADO Cargo:Nombres: Apellidos: C.C._________________________________________________________________________________


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Cargo:PERÍODO EVALUADO Desde Día Mes Año Hasta Día Mes Año

MOTIVO DE LA CONCERTACIÓN

Período Anual Cambio de Empleo Período de Prueba Cambio de Evaluador

INSTRUCCIONESConcertación de Objetivos de Desempeño1. Diligencie este formato al inicio del período anual, cuando se produzca cambio de empleo y cuando se inicie el períodode prueba.2. Defina los objetivos de productividad y de conducta laboral de acuerdo con la misión, meta o finalidad asignada asu dependencia y dentro del marco de las funciones del empleado.3. Redacte conjuntamente con el empleado los objetivos a lograr en el período respectivo.4. Plantee objetivos realizables, medibles y cuantificables.5. Describa en el objetivo señalado el qué, el cuándo, el cuánto y el dónde.6. Asigne pesos porcentuales, en múltiplos de cinco sobre un total de 100%, de acuerdo con la importancia de cadaObjetivo.Modificación de Objetivos7. Consigne las modificaciones que se efectúen a la descripción, a las fechas de entrega o al peso porcentual.Evaluación de Objetivos8. Escriba el porcentaje de ejecución o logro alcanzado.9. Valore cada objetivo multiplicando el porcentaje del logro por el peso porcentual respectivo.10. Obtenga la calificación final sumando los puntajes de cada objetivo y multiplicando el total por 10 para transformarlaa una escala de 1000, este resultado será sumado al de la valoración de indicadores en el formato 3.

El instrumento para la evaluación del desempeño se componede tres partes:D - 1 Para la concertación de objetivos al iniciar el períodoD - 2 Para la valoración semestralD - 3 Para las evaluaciones parciales y/o definitivas


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Total 100%

Nota: Lleve este puntaje al Formulario No. 3

CONCERTADOS EL:Día: ______ Mes: ______ Año: ______

Firma Evaluador ___________________________________Firma Evaluado ___________________________________

LOGRO DE OBJETIVOS _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________EVALUACION DE MITAD DE PERÍODO Y SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOSLIMITACIONES TÉCNICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________FACTORES Y ASPECTOS QUE SE DEBEN MEJORAR________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS DE DESEMPEÑO No DESCRIPCIÓN PESO

%

1

2

3

4


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FACTORES EN LOS QUE SOBRESALE EL EVALUADO______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________LIMITACIONES TÉCNICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________FACTORES Y ASPECTOS QUE SE DEBEN MEJORAR________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________FACTORES EN LOS QUE SOBRESALE EL EVALUADOPRODUCTIVIDADINSTRUCCIONES Fecha de diligenciamiento

Firma del evaluador ________________________________ Firma del evaluado ____________________________

Concluya su aprendizaje como resultado del desarrollo de la temática De Contrato Laboral.

15. Conclusiones


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16.Bibliografía

procyeto final (reparado)[1]

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