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Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana RooColegio de Bachilleres del Estado de Quintana RooDirecciDireccióón Generaln General

La valoración es la fase mas importante del tratamiento archivístico para poder efectuar el proceso de “Depuración Documental”, en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Es una fase del proceso de expurgo, destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación; es el análisis para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o eliminación y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales.

La valoración será por tanto la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.

A ADMINISTRATIVO

L LEGAL O JURÍDICO

F FISCAL O CONTABLE

I INFORMATIVO

T TESTIMONIAL

E EVIDENCIAL

P PERMANENTE

V VIGENCIA (AÑOS)

H HISTORICO

D DESCARTEDEPURACION

CONSERVACIÓN

VALORES SECUNDARIOS

VALORESPRIMARIOS

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

SERIES DOCUMENTALES

1.- LEGISLACIÓN

2.- ASUNTOS JURÍDICOS

3.- PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

4.- RECURSOS HUMANOS

5.- RECURSOS FINANCIEROS

6.- RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

7.- SERVICIOS GENERALES

8.- TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

9.- COMUNICACIÓN SOCIAL

10.- CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS

11.- PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO FINALIDAD

1. LEGISLACIÓN A L F I T E

Leyes X P X x x x H

Decretos X V X x x x H

Reglamentos V V X x x x H

Actas V V X x x x H

Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos) 1 X X X X X D

Registro y certificación de firmas 6 6 X X X X D

Normas oficiales V V X si X X H

SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D

2. ASUNTOS JURÍDICOS A L F I T E F

Actuaciones y representaciones x x x x x

Asistencia, consultas y asesoría

Juicios de la dependencia

Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos

Inconformidades y peticiones


3. Programación organización y presupuestación A L F I T E F

Disposiciónes en materia de programación

Registro programático de proyectos institucionales

Programas operativos anuales

Integración y Dictaminación de manuales, normas y lineamientos de procesos y procedimientos

Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos

Disposiciones en materia de Presupuestación 1 6 6 si si X H

Análisis financiero y presupuestal 1 X X X X X D

Evaluación y control del ejecicio presupuestal. 1 6 X S S X H

Austeridad y disciplina presupuestal 6 6 X X X X D


4. Recursos Humanos A L F I T E F

Disposición en materia de recursos humanos 6 6 X S S X H

Expediente único de personal 30 X X si si X H

Registro y control de puestos y plazas 6 X X S S X H

Nomina de pago de personal 1 X 1 S X X H

Control de asistencia (vacaciones, descansos, licencias, incapacidades etc.)

Descuentos

Estímulos y recompensas

Filiaciones al ISSSTE V V X si X X D

Control de prestaciones en materia económica 30 30 X X X X D

Jubilaciones y pensiones 1 1 X si X S H

Relaciones laborales (sindicato)

Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo

Expedición de constancias y credencialización


5. Recursos Financieros A L F I T E F

Disposiciones en materia de recursos financieros

Gastos o egresos por partida presupuestal

Ingresos

Registros contables (glosa)

Transferencias presupuestales

Ampliaciones presupuestales

Registro y control de pólizas de egresos

Pólizas de diario

Control de cheques

Estados financieros

Estado del ejercicio del presupuesto


6. Recursos Materiales y Obra Pública A L F I T E F

Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento.

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimento

Licitaciones

Adquisiciones

Seguros y fianzas

Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento

Conservación y mantenimiento de la infraestructura física

Registro de proveedores y contratista

Arrendamientos

Disposiciones de activo fijo

Inventario físico y control de bienes muebles 6 6 X S S X H

Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles 1 X X X X X D

Control y seguimiento de obras y remodelaciones

Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Comité de de enajenación de bienes muebles e inmuebles

Comité de obra pública


7. Servicios Generales A L F I T E F

Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc)

Servicios de embalaje, fletes, y maniobras

Servicios de seguridad y vigilancia

Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización

Mantenimietno, conservación e instalación de mobiliario y equipo de oficina.

Mantenimiento del parque vehicular

Vales de combustibles

Conservación y mantenimiento de la infraestructura física


8. Tecnologías y Servicios de la información A L F I T E F

Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones

Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones

Desarrollo e infraestructura del portal de Intenert de la dependencia

Administración y servicios de archivo y correspondencia

Administración y servicios de bibliotecas

Administración y preservación de acervos digitales

Procesos técnicos en los servicios de información


9. Comunicación Social A L F I T E F

Publicaciones e impresos institucionales

Boletines de prensa y entrevistas

Inserciones y anuncios en periódicos y revistas

Notas periodísticas

Invitaciones y felicitaciones


10. Control y Auditoría de actividades públicas A L F I T E F

Disposiciones e materia de control y auditoría

Auditorías

Seguimiento a la aplicación de medidas y recomendaciones

Responsabilidades

Inhabilitaciones

Declaraciones patrimoniales


11. Planeación, Información, Evaluación y Políticas A L F I T E F

Programas y proyectos de información y evaluación

Sistemas de información estadísticas de la dependencia

Normas de elaboración y actualización de la información estadística

Informe anual de labores

Indicadores de desempeño, calidad y productividad

Normas de evaluación

Modelos de organización

Asignación y optimización de recursos financieros

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

ACTIVA

PRIMARIOAdministrativo,Fiscal o Contable,Legal o Jurídico

InstitucionalFrecuente

(consulta alta)

Instituciónproductora TRAMITE

SEMIACTIVAPRIMARIOAdministrativoFiscal o contable

InstitucionalOcasional

(consulta baja)

InstituciónProductora CONCENTRACIÓN

INACTIVA

SECUNDARIOEvidencialTestimonialCientífico

SocialInvestigador,

Público en general

HISTÓRICO

DEPURACION DOCUMENTAL

DOCUMENTOS CON VALOR ADMINISTRATIVO

Son aquellos elaborados, recibidos y conservados, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones de la Dependencia en general, y que además no tiene valor legal o contable.

Su conservación en Archivos de Trámite o su transferencia al Archivo de Concentración depende del desahogo de asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa.

Los documentos con valor administrativo se clasificaran, en los siguientes tipos:

a).- Estudios de proyectos

b).- Informes de labores o reportes de actividades

c).- Actas de reuniones

d).- Invitaciones a reuniones y eventos

e).- Actas Administrativas y Circunstanciales.

Se debe establecer un período máximo de 7 años (Activo-Semiactivo) para la conservación de expedientes con Valor Administrativo; de 2 a 3 años en Archivo de Trámite y el resto en el Archivo de Concentración.

Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia, dando testimonios ante la Ley.

Los documentos con valor legal, se conservarán en el Archivo de Trámite (activo) durante la vigencia ó hasta la resolución de los mismos, una vez concluida su vigencia, deberá conservarse por un máximo de 10 años en el Archivo de Concentración, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja.

DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL.

Cuando las Dependencias conserven documentos Legales, deberán mantenerse activos durante su vigencia.

Al momento de ser transferidos al Archivo de Concentración por la Dependencia, según lo requieran las necesidades del área, deberán indicar en el inventario quién conserva los originales.

Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los siguientes tipos:

a).-Libros de Contabilidad: Documentos en los que se asientan las operaciones financieras (ingresos y egresos)

b).-Registros Contables: Documentos que comprueban las actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores, proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente

c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones financieras del libro de contabilidad

d).-Nóminas

e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales.

Los documentos comprobatorios son todos aquellos que generan o amparan registros en la contabilidad que comprueban lo siguiente:

a).- Se recibieron o proporcionaron bienes y servicios que dan origen (Ejemplo; facturas, notas, recibo de honorarios etc.); y,

b).- Se recibieron y/o se entregaron efectivo a títulos de créditos (Ejemplo; cheques, pólizas, contra-recibos, nóminas).

Para la conservación de expedientes con valor contable, se deberá establecer que los documentos contables podrán conservarse en un término de 12 años.

En el Archivo de Trámite (activo) 6 años y por otros 6 años en el Archivo de Concentración.

Si la Dependencia lo considera necesario podrán conservarlos en activo por más de 6 años y el resto hasta cumplir los 12 años en el Archivo de Concentración.

DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR HISTÓRICO

Los documentos cuyo valor jurídico, administrativo, fiscal ócontable cuyos valores primarios han prescrito, deberán de ser valorados técnica e históricamente pudiendo darse de baja y ser transferidos al Archivo Histórico.

Una vez que los documentos son transferidos al archivo histórico adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos o evidénciales) siendo de carácter social, o fuentes de información para investigadores.

Se considerarán documentos con posible valor histórico para el inventario de transferencia, los siguientes:

a).- Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas, Disposiciones ó Lineamientos Generales de Operación

b).- Documentos don información sobre antecedentes de las Dependencias (orígenes o cambios estructurales o de organización)

c).- Legislación y asuntos jurídicos: Leyes, Reglamentos, Decretos;d).-Actas de Entrega-Recepción de áreas a nivel directivo, con anexos

e).-Documentos relacionados con el desarrollo de programas

f), Informe de actividades de áreas a nivel directivo (Dirección General)

Para determinar los tiempos de conservación documental se establecerá un período durante el cual los expedientes deben ser conservados en los Archivos de Trámite (activos) ó Archivos de Concentración (semiactivos) si requieren de valoración histórica antes del trámite de baja o Descarte.

PROCEDIMIENTOS DE DEPURACIÓN

Para el adecuado manejo y conservación de los documentos en las Dependencias, se realizará la depuración y en su caso la transferencia de documentos al Archivo General

En la Dirección General se integrará un Comité Técnico Interno de Valoración Documental, quien tendrá las facultades para efectuar la selección de documentos y dictaminar el destino final, o bien, promover la transferencia o baja de los mismos.

El Comité Técnico clasificará de acuerdo a estos lineamientos y a las técnicas de valoración.

Para la baja definitiva de documentos de las Dependencias se requiere de la intervención de las instancias correspondientes de la Contraloría Interna y el Archivo General del Estado, a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de los documentos.

Siempre que se realice la depuración de documentos por alguna Dependencia, esta solicitará autorización al Comité Técnico mediante un listado de depuración, describiendo detalladamente el conjunto documental a depurar, así como las técnicas a aplicar, levantarán el acta correspondiente y turnando la solicitud.

Se deberá llevar un registro preciso del inventario de los documentos que hayan sido dados de baja, eliminados o transferidos al Archivo Histórico

PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN PARA LA

APERTURA DE LA INFORMACIÓN

GUBERNAMENTAL

LA LEY DE TRANSPARENCIA ESTABLECE TRES FECHAS IMPORTANTES

• LA INSTALACIÓN DE LA UNIDAD DE VINCULACIÓN A MAS TARDAR EL 31 DE ENERO DEL 2005 ( CUMPLIDO)

• HACER PUBLICA LA INFORMACIÓN OBLIGATORIA A MAS TARDAR EL 31 DE MARZO DE 2005(CUMPLIDO)

• LA APERTURA TOTAL DE LA INFORMACIÓN A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES A PARTIR DEL 31 DE JULIO DEL 2005 (EN PROCESO DE ORGANIZACIÓN)

PARA LA APERTURA DE LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES SE REQUIERE DE LOS INSTRUMENTOS BÁSICOS SIGUIENTES:

• UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA

• FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL

• CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA

Es un instrumento archivístico que consiste en establecer un sistema de códigos basados en una estructura orgánica (cifras, letras o mixto), de tal modo que cada documento o expediente tenga una clave única que lo individualice y lo identifique

• Facilita la localización conceptual, es decir de la información contenida en el acervo

• Proporciona una estructura lógica de cada fondo documental

• Facilita la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a su vez su control y manejo

FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL

• INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRAMITE

• INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

• INVENTARIO DE ARCHIVO DE BAJA

INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE

Nombre de la Unidad Administrativa:

Fecha de Elaboración:

No. Prog.Clave del

Expediente

Nombre o Descripción del Expediente Mes o Año del Expediente

Observaciones

EntregaNombre y Firma

RecibeNombre y Firma

Clasificación de la información reservada o confidencial

INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Fecha de Elaboración : ____________________________________________________________________________

Fecha de Transferencia _____________________________________________________________________________

Nombre de la Unidad Administrativa: _________________________________________________________________

No. Prog

.

Clave del

Expediente

Nombre o Descripción del Expediente Periodo Tiempo deConservació

n

No. DeLegajos

No deHojas

Preservación Ubicación Topográfica

No deCaja

EntregaNombre y Firma

RecibeNombre y Firma

Responsable de la CustodiaNombre y Firma

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL O DE CADUCIDADES

Es un documento normativo en el que se establecen la validez y vigencia de los documentos, se incluye el valor administrativo, legal o fiscal de los mismos, así como el tiempo de conservación en los archivos de tramite y concentración

La información incluida en este catalogo será el punto de partida para los procesos ordenamiento, clasificación, expurgo, transferencia y depuración

“CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL”

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION ADMINISTRATIVA

CONSERVACIÓN DEARCHIVO DE:

ÁREA SERIE DOCUMENTAL

TIPOS DE DOCUMENTOS QUE

LO INTEGRAN

CARÁCTER DOCUMEN

TAL

TRÁMITE CONCENT. HISTÓRICO

DIRECCION ADMINISTRATIVA

SERVICIOS GENERALES

RECIBOS DE AGUA FISCAL 2 8 D.O.F. 25-AGO-98

ART. TERCERO


RECURSOSFINANCIEROS

VALES DE GASOLINA FISCAL 1 3 A CRITERIO


RECURSOS FINANCIEROS

COMPROBACIÓN DE GASTOS

FISCAL 2 8 D.O.F. 25-AGO-98

ART. TERCERO


RECURSOS MATERIALES

INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO

ADMTIVO 2 6 H A CRITERIO


RECURSOS MATERIALES

CERTIFICADO DE GARANTIA

LEGAL V 6 H D.O.F. 25-AGO-98

ART. TERCERO


RECURSOS MATERIALES

EXPEDIENTE VEHICULAR

ADMTIVO V 3 A CRITERIO


RECURSOS HUMANOS

CATALOGO DE PUESTOS

ADMTIVO V 6 H A CRITERIO

LEGISLACIÓN VIGENTE

OBSERVACIONES

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMATITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA TITULAR DE LA DEPENDENCIA

EJEMPLO

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