manejo tÉcnico-archivÍstico de legajos de personal

“MANEJO TÉCNICO-ARCHIVÍSTICO DE LEGAJOS DE PERSONAL”

Lic. Enrique Jorge Espinoza SalvatierraLic. Rocío Haydeé García Toledo

Lic. Juana Luisa Rosas Vara.Medellin, Colombia, 24-26 de setiembre 2014

• “Declárese al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano”.

• (Art. 1º, Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado)

MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO

• “El proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos…”

• (Art. 4º, Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado)


• Art. 5º.- Principales acciones:“f) Institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado”.

• (Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado)


• “Toda entidad de la Administración Pública Central está orientada al servicio de la persona. En ese sentido, la organización y toda actividad de la entidad deberá dirigirse a brindar un mejor servicio y al uso óptimo de los recursos estatales, priorizando permanentemente el interés y bienestar de la persona”

• (Art. 1º D.S. Nº 030-2002-PCM, Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado)


• “La finalidad de la presente ley es que las entidades públicas del Estado alcancen mayores niveles de eficacia y eficacia, y que presten efectivamente servicios de calidad a través de un mejor servicio civil, así como promover el desarrollo de las personas que lo integran”

• (Articulo II, Ley del Servicio civil).

Eficacia y eficiencia.- El Servicio Civil y su régimen buscan el logro de los objetivos del Estado y la realización de prestaciones de servicios públicos requeridos por el Estado y la optimización de los recursos destinados a este fin)

(Art. III, inc. c) Ley del Servicio Civil)


CONCLUSIÓN

• La nueva gestión pública tendrá que estar orientada al servicio del ciudadano, la persona humana y la obtención de resultados.



ARCHIVO Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

LOGÍSTICA

CONTABILIDAD

PERSONAL

PLANIFICACIÓN

PRESUPUESTO

AUDITORÍA

ARCHIVO

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SNA

AGN AARR Y AASRR ARCHIVOS PÚBLICOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

SIA

AC

AP

AG

Legajos de Personal

• D. Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del PDN y su Reglamento D. S. Nº 022-75-ED.

• Ley Nº 25323, Ley del SNA y su Reglamento D. S. Nº 008-92-JUS.

• Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y su Reglamento D. S. Nº 011-2006-ED.

• R. J. Nº 073-85-AGN/J, Directivas del SNA.

BASE LEGAL

BASE LEGAL

• R. J. Nº 173-86-AGN/J, Directivas del SNA.• R. J. Nº 076-2008-AGN/J, RAS del AGN.• Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización del Estado y su

Reglamento D. S. Nº 030-2002-PCM.• Ley Nº 26771, Prohibición de Ejercer Facultad de

Nombramiento y Contratación de Personal en el Sector Público (Parentesco).

• Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.• Ley Nº 29849, Ley de Eliminación Progresiva del Régimen

Especial del Decreto Legislativo Nº 1057 (CAS) y su Reglamento D. S. Nº 075-2008-PCM.

BASE LEGAL• D. S. Nº 065-2011-PCM, Modificaciones al Reglamento

del Régimen CAS.• Ley Nº 27588, Ley de Prohibiciones e

Incompatibilidades de Funcionarios y Servidores Públicos y su Reglamento D. S. Nº 019-2002-PCM.

• Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Promoción Laboral, aprobado por D. S. Nº 002-97-TR.

• Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil (2013).

LEGAJO DE PERSONAL - CONCEPTO

• Es una serie documental que contiene la información laboral documentada de todos los trabajadores agrupados por ámbito organizacional, unidad orgánica, categoría y puestos.

• Se detalla la formación académica, capacitación, experiencia, evaluación de desempeño, méritos y deméritos,

• Información personal y familiar.

DIRECTIVA: APERTURA, REGISTRO, ORGANIZACIÓN, ACTUALIZACIÓN, CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN Y CONTROL

En cada entidad debe aprobarse la directiva correspondiente, aprobada por la autoridad competente.

Ejemplos: 1. Resolución Nº 114-2012-2013-OM/CR, Directiva Nº 04-

2013-DGA/CR “Procedimientos para la Apertura, Registro y Control de Legajos del Personal del Congreso de la República”.

2. Resolución Directoral Nº 177-2013-CENFOTUR/DN, Directiva para la Organización, Actualización, Conservación, Depuración y Custodia de los Legajos de Personal del Centro de Formación en Turismo-CENFOTUR.

LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS

• Documentación Personal, • Nivel de Estudios, • Capacitación; • Contrato, • Nombramiento y Trayectoria Laboral; • Desplazamientos, • Conceptos Remunerativos;• Renuncia y Liquidación,

LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS

• Póliza de Seguros, • Evaluaciones, • Licencias, • Vacaciones, • Méritos, • Deméritos, • Experiencia laboral, • Otros.

LEGAJO DE PERSONAL: DOCUMENTOS PERSONALES

• DNI, Carnet de Extranjería o permiso para trabajo de menores.

• C. V. documentado.• Certificado de Antecedentes Penales.• Certificado de Antecedentes Policiales.• Partida de Nacimiento.• Partida de Nacimiento de hijos menores de edad.• Partida de Matrimonio o Declaración de Convivencia.• Título y/o Grado Universitario.• Fotografías.

LEGAJO DE PERSONAL: DECLARACIONES JURADAS

Datos Personales.

• No tener impedimento legal para prestar servicios.

• Ingresos, Bienes y Rentas.

• Afiliación a los Sistemas de Jubilación y Prestaciones de Salud.

• Prevenir casos de nepotismo.

LEGAJO DE PERSONAL: ORGANIZACIÓN

• CLASIFICACIÓN: Por grupos (Personal activo y pasivo).

• ORDENACIÓN: Alfabético-silábico o numérico (Código).

• SIGNATURA: Nombre de la entidad, nombre de la Oficina, nombre del trabajador, año de ingreso, etc.

LEGAJO DE PERSONAL: SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN

• Calificación en documentos de valor temporal y permanente.

• Actividad periódica y constante.

• Devolución de documentos al trabajador. En caso de fallecimiento a un familiar directo.

LEGAJOS DE PERSONAL: CLASES

SOPORTE PAPEL DIGITAL ELECTRONICO

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