plan para la gestiÓn de los costos en el proyecto yocanto (2).doc
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INTRODUCCIÓN
La música es una de las expresiones más fabulosas del ser humano ya que logra
transmitir de manera inmediata diferentes sensaciones que otras formas de arte
quizás no pueden. La industria de la música constituye hoy uno de los sectores
más potentes y de mayor crecimiento de la economía mundial, no sólo como un
sector particular sino también como irrigador de productos que son utilizados por
el resto de estos sectores, y como componente de otros sectores industriales tales
como la electrónica de consumo, la publicidad y las telecomunicaciones.
Por otra parte en la actualidad las plataformas de música han aumentado a gran
escala donde las compañías discográficas ofrecen canciones descargadas en
móviles y variedad de géneros.
La empresa @YOCANTO es una empresa dedicada a la venta on-line de música
en soporte digital a través de una plataforma de comercio electrónico; plataforma
que no es solo lugar de compra, sino también de divulgación, asesoramiento e
intercambio de opiniones en todo lo referente al sector de la música. La cual va a
desarrollar un proyecto para un canal de venta y descarga de la música.
En este trabajo se presenta un plan para la gestión de costos del proyecto
apoyado en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®).
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
- Elaborar un plan para la gestión de los costos de la empresa @Yocanto en su
proyecto nuevo canal de distribución para la venta y descarga directa de música
en los dispositivos de los usuarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Diseñar la estructura del plan para el proyecto nuevo canal de venta y
descarga de música.
- Planificar los costos de gestión del proyecto.
- Estructurar de descomposición del trabajo (EDT) para el proyecto.
- Elaborar el Acta de constitución del proyecto.
- Describir los Factores Ambientales de la Empresa.
- Analizar los activos de los Procesos de la Organización.
- Identificar el Juicio de Expertos en el proyecto.
- Implementar técnicas Analíticas para el desarrollo del proyecto.
- Analizar el costo de las reuniones para el proyecto.
- Desarrollar el plan de Gestión de Costos a través de un plantilla.
7. PLAN PARA LA GESTIÓN DEL COSTO @YOCANTO
7.1.1 Planificar la Gestión de Costos
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar
el gasto y controlar los costos del proyecto.
7.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto.
La información del plan para la dirección del proyecto que se utiliza para el
desarrollo del plan de gestión de los costos incluye, entre otra:
Línea base del alcance
El proyecto consiste en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribución
para la venta y descarga directa de música (discos o canciones) en los
dispositivos de los clientes, incluyéndose dentro del alcance del proyecto el
análisis, diseño y desarrollo de la solución tecnológica que soporte este nuevo tipo
de venta on-line, los acuerdos con las discográficas y autores independientes, el
análisis de las implicaciones legales y la comercialización del nuevo canal de
venta, así como la reorganización interna de la compañía, el rediseño de
procesos, la definición de funciones y nuevos departamentos y la gestión del
cambio necesaria en la organización para adaptarse a la nueva metodología de
trabajo, derivada de la introducción del nuevo canal de ventas. Los entregables del
proyecto deben ser:
La plataforma para la venta y descarga de música digital, adaptación de la
plataforma de venta actual.
El nuevo departamento responsable de la gestión del nuevo canal de
ventas.
Documentación técnica:
Análisis funcional
Diseño técnico
Manual e instalación y configuración
Manual de explotación
Planes de pruebas
Manual de usuario
Manual de soporte al cliente
Plan de formación y gestión del cambio
Documentación de los nuevos procedimientos internos
Formación a todos los departamentos de la empresa
Acuerdos marco con discográficas
Contratos con los proveedores de servicios y productos subcontratados
Plan de marketing o de comercialización del nuevo canal de venta
Productos Subcontratados.
. El diseño de la plataforma para la venta y descarga de música digital
Desarrollo de las adaptaciones en la plataforma para la venta y descarga
de música digital
Servicio de soporte a usuarios
Servicio de desarrollo del plan de marketing
Objetivo y criterios de éxito:
Dotar a la empresa @YOCANTO de una plataforma tecnológica y una
reorganización interna que permita introducir la venta y descarga de música digital
en la compañía antes de fin de año, para al menos, el 10% del catálogo actual de
música disponible en la compañía.
Criterios de éxito
Los criterios de éxito del proyecto a través de los cuales se desarrolla este objetivo
y permiten valorar el éxito del proyecto serán los siguientes:
Servicio de venta y descarga de música digital disponible antes de final de
año.
Constitución del departamento a la carga de venta on-line e música digital,
de acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.
Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga de música digital
integrada con la plataforma de facturación de la compañía antes de la
puesta en marcha.
Compatibilidad del formato de la música digital disponible para descarga
con los principales dispositivos de reproducción.
Base de datos de música digital inicial con, al menos, el 10% del catálogo
de música actual de la empresa antes del final de año.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los
discos o canciones (resumen, critica, foro de opinión, recomendaciones)
disponibles para la descarga.
Acuerdos con el 80 % de las discográficas y autores independientes con los
que trabaja la compañía antes de constituir la base de datos del sistema.
No superar $300.000.000 de gasto para la puesta en marcha el sistema.
Estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Las tareas que se han determinado para cumplir con el objetivo y los criterios de éxito planteados son las relacionadas en el siguiente cuadro:
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO: Abril 1 de 2015
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA: Diciembre 20 de 2015
Objetivo del Proyecto: Dotar la empresa @YOCANTO de una plataforma tecnológica y una reorganización interna que permita introducir la
venta y descarga de música digital en la compañía antes de final de año
EDT Paquete de trabajo
1 Gestión del proyecto
1,1 Tareas
1.1.1 Definición de alcance
1.1.2 Planificación temporal
1.1.3 Plan de costos
1.1.4 Plan de riesgos
1.1.5 Plan de comunicaciones
1.1.6 Control de calidad
1.1.7 Plan de compras
1.1.8. Seguimiento y control
1.1.9 Cierre el proyecto
2 Análisis y definición el nuevo producto
2,1 Tareas
2.1.1 Estudio de necesidades
2.1.2 Análisis de mercado
2.1.3 Definición de producto
2.1.4 Validación especificaciones producto
3 3- Organización del departamento
3,1 Tareas
3.1.1 Definición departamento venta digital
3.1.2 Definición de funciones
3.1.3 Ubicación dentro de la estructura organizativa de la empresa
3.1.4 Análisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
3.1.5 Contratación nuevo personal
3.1.6 Definición de objetivos / incentivos
3.1.7 Reorganización interna departamentos que darán soporte a venta digital
3.1.8 Análisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
3.1.9 Contratación nuevo personal
3.1.10 Definición de objetivos / incentivos
3.1.11 Definición de procesos y procedimientos de venta digital
3.1.12 Definición de planes de gestión del cambio y formación
4 Generación de contenidos
4,1 Tareas
4.1.1 Obtención música digital: discográfica
4.1.2 Obtención música digital: autores independientes
4.1.3 Presentación contenidos:
4.1.4Definición de información asociada al disco canción: resúmenes, foto, portada, clasificación, edad, genero, critica, abrir foro de opiniones
4.1.5 Generación masiva de información asociada
4.1.6 Vinculación música-información asociada
5 Análisis legal
5.1 Tareas
5.1.1 Revisión contratos actuales con discografías y autores
5.1.2 Análisis implicaciones legales soluciones tecnológicas
5.1.3 Análisis implicaciones legales venta canciones digitales
6 Solución técnica
6.1 Tareas
6.1.1 Especificaciones diseño
6.1.2 Especificaciones desarrollo web
6.1.3 Diseño web
6.1.4 Contratación empresa diseño web
6.1.5 Selección diseño de la web.
6.1.6 Solución web
6.1.7 Contratación empresa desarrollo web
6.1.8 Desarrollo web
6.1.9 Modulo muestra y descarga
6.1.10 Modulo gestión de pedidos
6.1.11 Integración de plataforma con sistema de facturación
6.1.12 Pruebas de integración, rendimiento y carga
6.1.13 Creación de bases de datos de contenido
6.1.14 Validar desarrollo web
6.1.15 Necesidades HW y SW
6.1.16 Determinar necesidades de HW y SW
6.1.17 Adquisición del HW y SW
6.1.18 Configuración y prueba de HW
6.1.19 Soporte a clientes y usuarios
6.1.20 Especificaciones soporte a clientes y usuarios
6.1.21 Ampliación del contrato soporte clientes y usuarios
7 Puesta en marcha del nuevo canal de venta
7.1 Tareas
7.1.1 Constitución departamento venta digital
7.1.2 Reorganización plantilla interna
7.1.3 Incorporación nueva plantilla
7.1.4 Implantación de las funciones de soporte al nuevo departamento
7.1.5 Ejecución planes de gestión del cambio y formación
7.1.6 Implantación nuevos procesos y procedimientos
7.1.7 Puesta en marcha del soporte a clientes y usuarios
7.1.8 Puesta en marcha de la solución técnica
7.1.9 Evento publicitario lanzamiento
8 Plan de marketing
8.1 Tareas
8.1.1 Análisis mercado
8.1.2 Creación imagen de marca
8.1.3 Diseño plan de marketing
8.1.4 Requerimientos técnicos e las campañas dirigidas
8.1.5 Encuestas sobre la web
8.1.6 Redes sociales
8.1.7 Presencia en medios
8.1.8 Campaña de lanzamiento
8.1.9 Contratación empresa publicidad
Línea base del cronograma. OLGA
Otra información.
En la empresa es necesario tener en cuenta los riesgos lo cual es clave para
asegurar el éxito del proyecto, Los principales riesgos a los que se enfrenta la
empresa son los siguientes:
• Pérdidas presupuestarias
• Escasos programas de capacitación
• Rotación de personal en unidades operativas y de apoyo
• Incumplimiento de proveedores
• Actividades no terminadas en la fecha planeada
• Pérdida de credibilidad de clientes
• Retrasos sobre la planificación temporal
• Degradación de rendimiento
• Exceso de costos
• Dificultad de soporte
• Problemas de confiabilidad
7.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto.
Acta de Constitución del Proyecto[NUEVO CANAL DE DISTRIBUCIÓN PARA LA VENTA Y DESCARGA
DIRECTA DE MÚSICA @YOCANTO]
Fecha: 13/Mar/2015
Información del Proyecto
Datos
Empresa / Organización @YOCANTOProyecto Nuevo canal de distribución para la venta y
descarga directa de música.Fecha de preparación 13/Mar/2015Cliente Usuarios con dispositivos.Patrocinador principal @YocantoGerente de Proyecto La dirección de la compañía @ Yocanto
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
@Yocanto Gerente La dirección de la compañía
Empresas proveedoras
especializadas
Gerentes Gestor del Proyecto.
Propósito y Justificación del Proyecto
Hasta la fecha, la empresa se ha dedicado exclusivamente a la venta de música
en soporte digital tradicional, pero debido a la necesidad de seguir las actuales
tendencias del sector, la dirección de la compañía ha dedicado incluir, dentro de
los objetivos estratégicos de este año, la puesta en marcha de un nuevo canal
de distribución para la venta y descarga directa de música en los dispositivos de
los usuarios, tanto discos complemento como canciones individuales.
Descripción del Proyecto y Entregables
El proyecto consistiría en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribución
para la venta y descarga directa de música ( discos o canciones) en los
dispositivos de los clientes, incluyéndose dentro del alcance del proyecto el
análisis, diseño y desarrollo de la solución tecnológica que soporte este nuevo
tipo de venta on- line, los acuerdos con las discográficas y autores
independientes, el análisis de las implicaciones legales y la comercialización del
nuevo canal de venta; así como la reorganización interna de la compañía, el
rediseño de procesos, la definición de funciones y nuevos departamentos y la
gestión del cambio necesaria en la organización para adaptarse a la nueva
metodología de trabajo, derivada de la introducción del nuevo canal de ventas.
Los entregables del proyecto, es decir, los productos y servicios que deberán ser
desarrollados, serán los siguientes:
La plataforma para la venta y descarga de música digital, adaptación de
la plataforma de venta actual.
El nuevo departamento responsable de la gestión del nuevo canal de
ventas.
Requerimientos de alto nivel
Requerimientos del producto
El diseño de la plataforma para la venta y descarga de música digital
Desarrollo de las adaptaciones en la plataforma para la venta y descarga
de música digital
Servicio de soporte a usuarios
Servicio de desarrollo del plan de marketing
Requerimientos del proyecto
Análisis funcional
Diseño técnico
Manual e instalación y configuración
Manual de explotación
Planes de pruebas
Manual de usuario
Manual de soporte al cliente
Plan de formación y gestión del cambio
Documentación de los nuevos procedimientos internos
Formación a todos los departamentos de la empresa
Acuerdos marco con discográficas
Contratos con los proveedores de servicios y productos subcontratados
Plan de marketing o de comercialización del nuevo canal de venta
Objetivos
Objetivo Indicador de éxitoAlcance Puesta en marcha de un nuevo canal de
distribución para la venta y descarga directa de
música en los dispositivos de los clientes.
10% del catálogo actual
de música disponible en la
compañía.
Análisis, diseño y desarrollo de la solución
tecnológica que soporte este nuevo tipo de venta
on- line.
Cronograma (Tiempo)
Cumplir con el cronograma del nuevo canal 8 Meses
Cumplir el tiempo de ejecución del proyecto 8 Meses
Costo
Puesta en Marcha del proyecto $300.000.000
CalidadServicio de venta y descarga de música digital
disponible antes de final de año.
8 Meses
Constitución del departamento a la carga de venta
on-line e música digital, de acuerdo al
procedimiento de calidad y antes de la puesta en
marcha.
Base de datos de música digital inicial 10% del catálogo de música actual de la empresa antes del final de año.
Acuerdos con de las discográficas y autores
independientes con los que trabaja la compañía
antes de constituir la base de datos del sistema.
el 80 %
Objetivo Indicador de éxitoOtrosNueva plataforma e-commerce de venta y descarga
de música digital integrada con la plataforma de
facturación de la compañía antes de la puesta en
marcha.
Compatibilidad del formato de la música digital
disponible para descarga con los principales
dispositivos de reproducción.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades
asociadas a cada una de los discos o canciones
(resumen, critica, foro de opinión,
recomendaciones) disponibles para la descarga.
Premisas y Restricciones
El proyecto contara con un equipo formado por personal de los distintos
departamentos de la empresa, que se encargara de su diseño, planificación,
seguimiento y control de la ejecución y cierre.
Las posibles restricciones son la adaptación de la actual plataforma de venta
digital que permite llevar a cabo la venta y descarga directa de música y el
establecimiento del canal de soporte a los usuarios.
El rediseño de procedimientos dentro de la compañía y la definición e nuevas
funciones.
La gestión del cambio dentro de la organización.
Los acuerdos con las discográficas y autores independientes que permitan la
venta y descarga directa de música y el análisis e implicaciones legales.
Riesgos iniciales de alto nivel
Que diseño de la plataforma para la venta y descarga de música digital no
sea compatible con los dispositivos.
Que los usuarios no puedan adaptarse al manejo de la plataforma.
Que el estudio de mercados no esté bien hecho.
Cronograma de hitos principales
Hito Fecha topeAprobación del Acta de Constitución del proyecto 15 de marzo de
2015Inicio del Proyecto 01 de Abril del
2015Análisis y definición el nuevo producto. 06 de Abril del
2015Socialización del proyecto con los interesados 14 Abril del 2015
Convenio con los entes interesados 15 Abril del 2015
Gestión del Proyecto 20 Abril del 2015
Cierre del proyecto 20 Diciembre del 2015
Presupuesto estimado
El presupuesto para este proyecto es de $300.000.000.
Lista de Interesados (stakeholders)
Nombre Cargo Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
La empresa @YOCANTO
Gerente Dirección de la compañía.
Discográficas Gestor de proyecto
Dirección de la compañía.
Autores IndependientesUsuarios del servicio.
Independientes Independientes
Gestores del proyecto
Líder Gerencia
Nombre Cargo Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Trabajadores y empleados del departamento.
Director talento humano
Talento humano
Requisitos de aprobación del proyecto
Revisión contratos actuales con discografías y autores
Análisis implicaciones legales soluciones tecnológicas
Análisis implicaciones legales venta canciones digitales
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Gerente de Proyecto
Nombre Cargo Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
La empresa @YOCANTO
Gerente Dirección de la compañía.
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridadDecisiones de personal (Staffing) 1- Organización del departamento
( con el siguiente grupo de tareas)
Definición departamento venta digital:
Definición de funciones
Ubicación dentro de la estructura organizativa de la empresa
Análisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
Contratación nuevo personal
Definición de objetivos / incentivos
Reorganización interna departamentos que darán soporte a venta digital:
Análisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
Contratación nuevo personal
Definición de objetivos / incentivos
Definición de procesos y procedimientos de venta digital
Definición de planes de gestión del cambio y formación
Gestión de presupuesto y de sus variaciones El presupuesto para este proyecto es de $300.000.000, luego se pretende que para los procesos de estimar los costos y determinar el presupuesto se ajuste a la realidad económica de Colombia.
Decisiones técnicas Solución técnica ( con el siguiente grupo de tareas)Especificaciones diseño Especificaciones desarrollo webDiseño web Contratación empresa diseño web Selección diseño de la web.Solución web Contratación empresa desarrollo webDesarrollo web: Modulo muestra y descarga Modulo gestión de pedidos Integración de plataforma con sistema de facturaciónPruebas de integración, rendimiento y cargaCreación de bases de datos de contenido Validar desarrollo webNecesidades HW y SW Determinar necesidades de HW y SW Adquisición del HW y SW Configuración y prueba de HWSoporte a clientes y usuarios Especificaciones soporte a clientes y usuarios Ampliación del contrato soporte clientes y usuarios
Resolución de conflictos Se realiza a través del líder de talento humano.
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
Personal y recursos pre asignados
Recurso Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Líder del Proyecto GerenciaEspecialista en SistemasTécnico en Mercadeo y ventas$300.000.000.00.
Aprobaciones
Patrocinador Fecha FirmaLa empresa @YOCANTO
SAYCO Y ACINPRO
7.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa.
La empresa @YOCANTO es una empresa dedicada a la venta on-line de música
en soporte digital a través de una plataforma de comercio electrónico; en esta
empresa se realiza un proceso de manejo ambiental el cual se rige por la norma
ISO 14001 y se da conocimiento sobre los aspectos de los impactos ambientales
generados por las actividades de la empresa, al obtener los productos y servicios
propios en la distribución para la venta y descarga directa de música ( discos o
canciones) en los dispositivos de los clientes para el desarrollo en condiciones de
operación normal, anormal y de emergencia.
En el entorno en el cual una organización tiene en cuenta el manejo integral de los
recursos naturales como el aire, el agua, el suelo, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones. En estas actividades se generan consumo de
energía, consumo de Agua, generación de ruido, aumento de los residuos a
disponer, residuos convencionales y algunos residuos peligrosos.
La empresa genera acciones y planes para eliminar, mitigar o minimizar los
impactos de controles operacionales y programas de gestión. Logrando la
protección al medio ambiente identificando, midiendo y controlando sus impactos,
cumplimiento la normatividad, procedimientos específicos, Instrucciones y
responsabilidades dadas.
7.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organización.
La empresa @Yocanto cuenta con un procedimiento para la elaboración del
presupuesto de costos y una guía para la presentación de informes, de acuerdo a
la periodicidad e información requerida.
Se contempla dentro de la información histórica y las lecciones aprendidas para el
manejo de la información e identificación de stakeholders, aquellos proyectos
desarrollados por la empresa, relacionados con la venta on-line de música en
soporte digital a través de una plataforma de comercio electrónico.
De esto mismo se puede planificar un modelo de distribución de información para
el listado de los principales interesados en el proyecto.
7.1.2 Planificar la Gestión de Costos: Herramientas y Técnicas.
7.1.2.1 Juicio de Expertos.
Se toma la experiencia de contadores y directores de proyecto para hacer el
cálculo de los salarios a pagar y se estima el valor de la hora teniendo en cuenta
todos los emolumentos adicionales como son las prestaciones de ley, aportes y
parafiscales. Se cotizan los valores de los servicios necesarios para llevar a cabo
el proyecto. Se propone la planta de personal necesaria para cumplir con los
objetivos programados en el tiempo disponible para la entrega del proyecto.
Nos guiamos por las mejores prácticas propuestas en la Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ®) — Quinta edición
Falta Eduar o edwin
7.1.2.2 Técnicas Analíticas.
Dado que tenemos la disponibilidad de recursos, los costos se calculan teniendo
en cuenta que estos recursos son propios.
Falta Eduar
7.1.2.3 Reuniones.
El equipo del proyecto se reunió con el patrocinador del proyecto, para llevar a
cabo el plan de gestión de los costos, teniendo en cuenta las restricciones de
tiempo y dinero, las cuales dieron como resultado el plan a presentar.
Falta Edwin
7.1.3 Planificar la Gestión de Costos: Salidas. Edwin la termina de corregir.
7.1.3.1 Plan de Gestión de Costos
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha
PLANIFICACIÓN DE GESTIÓN DE COSTOS
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIÓN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIÓN DEL MODO DE FORMULACIÓN Y LOS NIVELES DE PRECISIÓN DE CADA TIPO.
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIÓN A USAR EN EL (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE(ESPECIFICAR EL NIVEL DE PRECISIÓN DEL
PROYECTO, EJM. ORDEN DE MAGNITUD, PRESUPUESTO, FORMULACIÓN DEL ESTIMADO INDICANDOESTIMADO, EJM. -15% +25%)DEFINITIVA) EL PORQUÉ, QUIÉN, CÓMO, Y CÚANDO)
Estimación de tres puntos
Se tendrá en cuenta los tres puntos para minimizar la incertidumbre y el riesgo aplicando el costo estimado mediante la fórmula de la distribución triangular. Esto será realizado por el equipo de personal que se forme de cada departamento. Se realizará en las primeras semanas de labor - 9 + 0,96 %
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso humano 8 horas costo del día de lunes a sábadoRecurso no consumible Unidad
CUENTA DE CONTROLENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE
FECHAS
INICIO-FIN(FASES O ENTREGABLES (MONTO DEL (PERSONA RESPONSABLE DE
(CÓDIGO Y NOMBRE DE (FECHAS PROGRAMADAS DE
AGRUPADOS EN LA PRESUPUESTO PARA LA MONITOREAR Y LOGRAR LOSCUENTA) INICIO Y FIN DE LOS
CUENTA) CUENTA) OBJETIVOS DE COSTOS)ENTREGABLES DE LA CUENTA)
No aplica para elproyecto
No aplica para elproyecto
No aplica para elproyecto
No aplica para elproyecto
No aplica para elproyecto
PLANIFICACIÓN GRADUAL: FORMA EN QUE SE UTILIZARÁ LA PLANIFICACIÓN GRADUAL, DEFINIENDO LAS ETAPAS Y LOS
NIVELES DE AGREGACIÓN DE LOS COMPONENTES DE PLANIFICACIÓN, ASÍ COMO LA FECHA EN QUE SE EMITIRÁN LOS PRESUPUESTOS NO EXPANDIDOS Y LA PERSONA RESPONSABLE DE HACERLOS.
ETAPA COMPONENTES DE FECHA DE EMISIÓN DE RESPONSABLE(ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO (PERSONA RESPONSABLE DE EMITIR EL
GRADUAL, O MOMENTOS EN LOS PRESUPUESTO CON LOS COMPONENTES(COMPONENTES DE (FECHA APROXIMADA EN QUE SECUALES SE PRESENTARÁN LAS LÍNEAS DE PLANIFICACIÓN DE DICHA ETAPA)PLANIFICACIÓN A USAR EN DICHA EMITIRÁ EL PRESUPUESTO
BASE CON COMPONENTES DE ETAPA) USANDO LOS COMPONENTES DE
PLANIFICACIÓN NO EXPANDIDOS) PLANIFICACIÓN DE DICHA ETAPA)
No aplica para el proyectoNo aplica para el
proyecto
No aplicapara elproyecto
No aplica para el proyecto
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE: VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE (VARIACIÓN PERMITIDA PARA EL ALCANCE EXCEDE LO PERMITIDO(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE CONTROL APLICA A ESPECIFICADO, EXPRESADA EN VALORES (ACCIÓN A TOMAR EJM. MONITOREAR RESULTADOS,
TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES RELATIVOS ANALIZAR VARIACIONES, O AUDITORIA PROFUNDA DE
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECÍFICO) EJM % ) LA VARIACIÓN)
Todo el proyecto - 9 + 0,96 % del costo planificadoSe debe Investigar la variación para tomar la
acción correctiva que corresponda.
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE: MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE(ESPECIFICAR EL MÉTODO DE MEDICIÓN QUE
(ESPECIFICAR SI EL MÉTODO DE MEDICIÓN APLICA (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE MEDICIÓN,SE USARÁ PARA CALCULAR EL VALOR GANADO
A TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE INDICANDO EL QUIÉN, CÓMO, CÚANDO, DONDE)DE LOS ENTREGABLES ESPECIFICADOS)
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECÍFICO)
Todo el proyecto Valor acumulado curva SA través de un seguimiento mensual al proyecto
FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIÓN DE FORMULAS DE PRONÓSTICO QUE SE
UTILIZARÁN PARA EL PROYECTO.TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE
EAC EAC=AC+(BAC-EV)Informe mensual del proyecto
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE EFECTUARÁN LAS
ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.TIPO DE ESTIMACIÓN NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
DE COSTOS (ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE (ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIÓN EFECTUARÁN LOS ESTIMADOS DE COSTOS, EJM. EFECTUARÁ EL CONTROL DE LOS COSTOS EN EL SISTEMA
A USAR EN EL PROYECTO, EJM. ORDEN DE ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO, EVM, EJM. ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO,MAGNITUD, PRESUPUESTO, DEFINITIVA) ENTREGABLES, ETC.) ENTREGABLES, ETC.)
Orden de Magnitud Por fase No aplicaPresupuesto Por actividad Por actividad
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE
REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.PROCESO DE GESTIÓN DE
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉCOSTOS
Proceso de Gestión de los Costos Los costos del proyecto se estiman con base en el tipo de estimación por
presupuesto, lo estima el Director del proyecto, y debe ser aprobado por el
Sponsor del proyecto. La estimación del costo se lleva a cabo en la etapa de planeación del proyecto, en las oficinas del grupo del proyecto, disponiendo de las herramientas como Excel y Project.
Preparación del presupuesto
Se elabora el presupuesto y se incluye la reserva de 9,54 % para contingencias. El presupuesto es preparado por el Director del Proyecto y debe ser aprobado por el Sponsor del proyecto. Este será preparado en las oficinas del grupo del proyecto, utilizando herramientas como excel y projet.
Controlar el costo del proyecto
Se deja un umbral de más o menos 5%, de tal manera que si este umbral se excede, se debe comunicar al exponsor del proyecto para que se tome una acción correctiva. Si la variación es menor será tomada dentro de los límites normales.
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE
UTILIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.FORMATO DE GESTIÓN DE
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉCOSTOS
PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS Informe de planificación para la gestión del proyecto
LÍNEA BASE DEL COSTO Línea base del costo antes de contingencias
COSTEO DEL PROYECTO Se hace el informe de los costos distribuidos por las actividades de cada fase teniendo en cuenta los recursos que se utilizan para cada actividad.
PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES Se hace el informe de los costos distribuidos por las actividades de cada fase teniendo en cuenta los recursos que se utilizan para cada actividad. Se incluye la reserva
PRESUPUESTO POR MES Este informe muestra los costos de cada uno de los cuatro meses y también muestra el acumulado por mes.
PRESUPUESTO EN EL TIEMPO CURVA S
El formato de presupuesto en el tiempo o curva S, muestra la gráfica del valor ganado del tiempo en los cuatro meses que dura el proyecto.
SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS QUE SE UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
Los responsables de las fases del proyecto elaboran reportes semanales en los cuales informan las actividades realizadas y el porcentaje del avance. El Director del Proyecto es el encargado de recopilar todos los reportes, actualizar y ajustar en el Project. De esta manera se mantendrá al día el aplicativo para estimar el estado del proyecto y publicar el Informe.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LINEA BASE, FORMALIZAR, EVALUAR, Y APROBAR CAMBIOS.
El Director de proyecto es el encargado de evaluar, aprobar o rechazar las
propuestas de cambios.
Todos los cambios de costos deberán ser calculados integralmente, teniendo en cuenta los objetivos del proyecto. Documentos utilizados para el Control de Cambios de Costos: - Solicitud de Cambios. - Acta de reunión. - Plan del Proyecto.
CONCLUSIONES
Es importante determinar correctamente el Presupuesto del Proyecto para lograr contar con los costos estimados para las actividades individuales y poder establecer la línea base de costo autorizada, la cual va a servir para efectuar las respectivas comparaciones en el desarrollo del proyecto y que se tomen las decisiones adecuadas en caso de que la variación sea significativa.
Se observa que la metodología de estimación ascendente nos muestra de manera muy clara como podemos ir de lo particular a lo general, acumulando los costos, para llegar a los valores totales para cada una de las fases planteadas en el proyecto.
A través de la herramienta de Project, se puede hacer seguimiento mes a mes cuál es el acumulado que se ha gastado, se puede emitir los informes a los interesados del proyecto y realizar un control observando si se tiene desviaciones por encima del porcentaje de variación estimado, para tomar los correctivos correspondientes
BIBLIOGRAFIA
Project Management Institute (2013). Guía de los Fundamentos para la Direcciónde Proyectos (Guía del PMBOK ®) — Quinta edición
MONTOYA MOLINA, P. (2010). Manual para la gestión de proyectos. Capítulo 5:Los instrumentos de planificación y control, el presupuesto.
