Nuevo Buscador de Documentos de la BNE

Intranet – Sistema de Gestión Documental

Presentación del Proyecto de Migración de Documentos de un CMS a un ECM

Consejo de Dirección, 19 de noviembre de 2014

Ana Carrillo Pozas

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• Búsqueda de documentos corporativos: nuevo servicio en la Intranet BNE. Proyecto

• Solventar los problemas de acceso y recuperación de información que ha presentado hasta ahora la Intranet Corporativa.

Objetivo

Punto de partida: Encuesta de satisfacción de usuarios de la Intranet

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98% satisfacción global

¿Cómo calificarías la satisfacción global de la Intranet?

64% insatisfacción buscador

Fuente: “Informe de resultados de la Encuesta de satisfacción de uso de la Intranet BNE”. Abril 2014

Definición del proyecto Se realizan pruebas para mejorar el rendimiento del

buscador del CMS pero no dan resultados óptimos.

Se decide realizar una migración de los documentos del CMS (OpenCMS) al ECM (Alfresco) para que sean gestionados por el sistema de gestión documental.

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Piezas El proyecto hace confluir una serie de trabajos que se vienen realizando desde 2011:

Modelo estratégico de GD (2011) Mapa de Procesos (2012) Implantación del SGD (2013)

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Sistema de Gestión Documental

Mapa de Procesos

Catalogación documentos + migración CMS a ECM

Fases del proyecto junio – noviembre 2014

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1. Análisis de la información en el

CMS

Identificación del volumen:

3.700 documentos 1 GB

Mapeo de estructura de contenidos de

Intranet con Mapa de Procesos

Identificación de nuevos procesos,

subprocesos y series documentales

2. Asignación de metadatos a los documentos del

CMS Ampliación del modelo de datos de Alfresco:

definición del Esquema de Metadatos de

Documento-e

Descripción de nuevas series e identificación de unidades productoras y

tipos documentales en el Mapa de Procesos

Asignación de metadatos en los documentos

(OpenCMS)

3. Diseño

Diseño y creación del sitio de publicación en

Alfresco

Diseño de campos de búsqueda e

indexación en Alfresco

4. Migración al ECM

Extracción del CMS de todos los documentos

y sus propiedades

Migración de documentos a sus series

en el sitio de publicación de Alfresco

Sustitución en el CMS de fichero por URI de

Alfresco.

Resultados Antes Documentos e información

desestructurada. Documentos e información sólo

contextualizados por la estructura de contenidos de la Intranet (=> inconsistente).

Documentos sin control de versiones. Documentos sin autoría. Buscador por palabras clave.

Ahora Documentos e información

estructurada y contextualizada según el Mapa de Procesos (= esquema de clasificación).

Documentos con control de versiones.

Identificación de unidades productoras.

Identificación de tipos documentales. Buscador por palabras clave y por

campos de “autoridades” del Mapa de Procesos.

Colaboración en la creación de documentos.

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Acceso al buscador

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Buscador de documentos y campos

de búsqueda

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Visualización del documento y sus

propiedades

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Esquema documental = Mapa de Procesos

Beneficios El Buscador de documentos es un componente clave para una

mayor eficiencia y productividad de la institución.

El Mapa de Procesos es el esquema documental que proporciona normalización de nombres de actividades y estructuras de documentos.

El Sistema de Gestión Documental permite un control total de los documentos por parte de usuarios productores y gestores.

Acceso a la información y documentos de manera estable y organizada. 12

Servicio de Intranet

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Intranet, Gestión Documental y Mapa de Procesos

Biblioteca Nacional de España

Ana Carrillo Pozas