material de lectura01 - gestion proyecto

CV-GPY035 TALLER VIRTUAL DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS DE PERFORMANCE PARA DP

Unidad 1: Material de Lectura.v1

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NDICE DE CONTENIDO

Contenido Pgina

Esquema General de un Proyecto..

1

Explicacin del Procedimiento de Iniciacin......

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Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin.....

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Documento: Acta de Constitucin del Proyecto..

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UNIDAD

TALLER DE INICIACIN DEL PROYECTO

ESQUEMA GENERAL DE LA GESTIN DE UN PROYECTO

EXPLICACIN DEL PROCEDIMIENTO DE INICIACIN

PROCESO DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIN

DOCUMENTO: ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Esquema General de la Gestin de un Proyecto

La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a

las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la

aplicacin e integracin adecuada de los procesos, agrupados de manera lgica, categorizados en

cinco grupos de procesos (Iniciacin, planificacin, ejecucin, monitoreo y control, cierre).

A continuacin se muestra los procesos de Gestin de Proyectos:

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Los Grupos de Procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de gua para aplicar

los conocimientos y las habilidades adecuados en materia de gestin de proyectos durante el

desarrollo del proyecto. La aplicacin de los procesos de la gestin de proyectos es iterativa y

muchos procesos se repiten a lo largo del proyecto.

A continuacin se muestra los Grupos de Procesos de la Gestin de Proyectos.

Estos procesos aseguran que el proyecto avanza de manera eficaz a lo largo de su ciclo de

vida. Estos procesos incluyen las herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de las

habilidades y capacidades que se describen en las reas de conocimiento.

La naturaleza integradora de la gestin de proyecto requiere que el Grupo de Procesos de

Monitoreo y Control y el resto de Grupos de Procesos ejerzan acciones uno sobre los otros

de manera recproca, como muestra la imagen. Los procesos de Monitoreo y Control

transcurren al mismo tiempo que los procesos pertenecientes a otros Grupos de Procesos.

Por lo tanto, el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control se considera como un Grupo de

Procesos de fondo para los otros cuatro Grupos de Procesos.



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Los procedimientos de una organizacin para realizar el trabajo del proyecto incluyen entre otros:

Procedimiento de Monitoreo y

Control

Procedimiento de Ejecucin

Procedimiento de Cierre

Procedimiento de Iniciacin

Procedimiento de Planificacin



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Explicacin del Procedimiento de Iniciacin

En esta unidad iniciaremos explicando el Grupo de Procesos de Iniciacin que est compuesto por

aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto

existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o fase. Para iniciar un proyecto nos

enfocaremos en el proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto y la elaboracin del

documento Acta de Constitucin del Proyecto, ya que en el momento que se aprueba el acta de

constitucin del proyecto, este se considera oficialmente autorizado. Aunque el equipo de

direccin del proyecto puede colaborar en la redaccin de esta acta, la evaluacin, la aprobacin y

el financiamiento del caso de negocio se manejan fuera de los lmites del proyecto.

A continuacin se muestra el flujograma del Procedimiento de Iniciacin.



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Segn lo que figura remarcado en rojo en el flujograma, nos encontramos en la elaboracin y

la posterior aprobacin del Acta de Constitucin del Proyecto, el cual involucra el proceso:

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto y el documento que sale de este: el Acta

de Constitucin del Proyecto.

2. Informacin Relacionada.-Te invitamos a revisar una breve

explicacin conceptual sobre la importancia del proceso de Iniciacin

en el siguiente enlace:

http://liderdeproyecto.com/blog/?p=62

1. Para Saber ms.- Te invitamos a revisar conceptos sobre qu tener

en cuenta al iniciar un proyecto en el siguiente enlace:

http://www.ideassencillas.com/2012/11/iniciacion-de-un-

proyecto.html

3. Video Relacionado.- Te invitamos a visualizar una breve

explicacin del Proceso de Iniciacin en el siguiente enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=iZoOKY9pV6U



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1.1 Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto,

y confiere al Director de Proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organizacin a las

actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos lmites del proyecto

bien definidos, la creacin de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma

directa para que la direccin general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.

En el siguiente grfico se muestra el proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto.



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4. Para Saber ms.- Te invitamos a revisar conceptos sobre el proceso

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto en el siguiente

enlace:

http://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2013/01/31/desarr

ollar-el-acta-de-constitucion-del-proyecto/

7. Informacin Relacionada.- Te invitamos a revisar conceptos

relacionados al proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del

Proyecto en el siguiente enlace:

http://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/4.1_Desarrollar_

el_Acta_de_Constituci%C3%B3n_del_Proyecto

5. Video Relacionado.- Te invitamos a visualizar una explicacin sobre

el proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto en el

siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=f16iJxziD1U



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1.1 Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

1.1.1 Documento: Acta de Constitucin del Proyecto

Es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente

la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los

recursos de la organizacin a las actividades del proyecto.

A continuacin mostraremos el formato Acta de Constitucin del Proyecto:



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CONTROL DE VERSIONES

Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

ACTA DE CONSTITUCIN

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

CONCEPTOS ASOCIADOS AL FORMATO

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO: ES EL PROCESO DE DESARROLLAR UN DOCUMENTO QUE AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DE PROYECTO LA AUTORIDAD

PARA ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIN A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. EL BENEFICIO CLAVE DE ESTE

PROCESO ES UN INICIO Y UNOS LMITES DEL PROYECTO BIEN DEFINIDOS, LA CREACIN DE UN REGISTRO FORMAL DEL PROYECTO Y EL ESTABLECIMIENTO DE UNA FORMA DIRECTA PARA QUE LA DIRECCIN GENERAL ACEPTE FORMALMENTE Y

SE COMPROMETA CON EL PROYECTO. ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO: ES UN DOCUMENTO EMITIDO POR EL INICIADOR DEL PROYECTO O PATROCINADOR, QUE AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DEL PROYECTO LA AUTORIDAD PARA ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIN A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO.

DOCUMENTA LAS NECESIDADES DE NEGOCIO, LOS SUPUESTOS, LAS RESTRICCIONES, EL CONOCIMIENTO DE LAS NECESIDADES Y REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL CLIENTE Y EL NUEVO PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO QUE EL PROYECTO DEBE PROPORCIONAR.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LA FINALIDAD DEL PROYECTO, QUINES SON LAS PERSONAS INVOLUCRADAS, CMO SE LOGRARN LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, EL TIEMPO ESTABLECIDO DE INICIO Y FIN DEL PROYECTO, Y EL LUGAR DONDE SE REALIZAR EL PROYECTO. (QU, QUIN, CMO, CUNDO Y DNDE)

DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DEFINIR DETALLADAMENTE EL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A GENERAR, AS COMO TODOS LOS ENTREGABLES SOLICITADOS POR EL CLIENTE.



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DEFINICIN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: {REQUISITO: CONDICIN O CAPACIDAD QUE DEBE ESTAR PRESENTE EN UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO PARA SATISFACER UN CONTRATO U OTRA ESPECIFICACIN FORMALMENTE IMPUESTA}. DESCRIBIR LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC.,

DEL PROYECTO.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN TRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIN, DEFINIENDO LOS OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y LOS CRITERIOS DE XITO ASOCIADOS.

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE XITO

1. ALCANCE 2. TIEMPO 3. COSTO

FINALIDAD DEL PROYECTO: DESCRIBIR EL FIN LTIMO, PROPSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO, MENCIONANDO EL ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIN.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS RAZONES CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS POR LAS CUALES ES NECESARIO REALIZAR EL PROYECTO, ESPECIFICANDO LOS BENEFICIOS A LOGRAR.

JUSTIFICACIN CUALITATIVA JUSTIFICACIN CUANTITATIVA

Flujo de Ingresos

Flujo de Egresos

VAN

TIR

RBC

DESIGNACIN DEL DIRECTOR DE PROYECTO: {DIRECTOR DE PROYECTO: PERSONA NOMBRADA POR LA ORGANIZACIN EJECUTANTE PARA LIDERAR AL EQUIPO QUE ES RESPONSABLE DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL

PROYECTO}. ESCRIBIR EL NOMBRE DEL DIRECTOR DEL PROYECTO (PROJECT MANAGER) ASIGNADO, SU RESPONSABILIDAD Y SU NIVEL DE AUTORIDAD.

NOMBRE NIVELES DE AUTORIDAD

REPORTA A

SUPERVISA A

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO: {HITO: PUNTO O EVENTO SIGNIFICATIVO DENTRO DE UN PROYECTO, PROGRAMA O PORTAFOLIO}. MENCIONAR A TODOS LOS HITOS DE MANERA CRONOLGICA, COLOCANDO SUS FECHAS PROGRAMADAS DE INICIO Y FIN.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA



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ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO. EN ESTA SECCIN SE NOMBRAN A TODOS LOS GRUPOS DE INTERS DENTRO DEL PROYECTO AS COMO TAMBIN EL ROL QUE

DESEMPEA CADA UNO DE ELLOS.

ORGANIZACIN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEA

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO: {AMENAZA: RIESGO QUE TENDRA UN EFECTO NEGATIVO SOBRE UNO O MS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS NEGATIVOS QUE PUEDEN AFECTAR LOS

OBJETIVOS DEL PROYECTO. UN RIESGO NEGATIVO DEL PROYECTO QUE SE HA MATERIALIZADO SE CONSIDERA COMO PROBLEMA.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO: {OPORTUNIDAD: RIESGO QUE TENDRA UN EFECTO POSITIVO SOBRE UNO O MS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS POSITIVOS QUE PUEDEN GENERAR UN MAYOR VALOR EN EL PROYECTO.

SUPUESTOS: {SUPUESTO: FACTOR DEL PROCESO DE PLANIFICACIN QUE SE CONSIDERA VERDADERO, REAL O CIERTO, SIN PRUEBA NI DEMOSTRACIN}. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE PARA PROPSITOS DE LA PLANIFICACIN DEL PROYECTO SE CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.

RESTRICCIONES: {RESTRICCIN: FACTOR LIMITANTE QUE AFECTA LA EJECUCIN DE UN PROYECTO, PROGRAMA, PORTAFOLIO O PROCESO}. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO, EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE PLANIFICACIN DEL PROYECTO, PUEDEN APLICAR A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO.

LISTA DE INTERESADOS: {INTERESADO O STAKEHOLDER: INDIVIDUO, GRUPO U ORGANIZACIN QUE PUEDE AFECTAR, VERSE AFECTADO O PERCIBIRSE A S MISMO COMO POSIBLE AFECTADO POR UNA DECISIN, ACTIVIDAD O RESULTADO DE UN PROYECTO}. EN ESTA SECCIN SE MENCIONAN A TODOS LOS INTERESADOS INTERNOS Y/O

EXTERNOS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO, AS COMO TAMBIN SUS ROLES.



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REQUISITOS DE APROBACIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR EN QU CONSISTE EL XITO DEL PROYECTO, QUIN DECIDE SI EL PROYECTO TIENE XITO Y QUIN FIRMA LA APROBACIN DEL PROYECTO.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO: SE MENCIONA DE MANERA TENTATIVA TODOS LOS CONCEPTOS DE GASTO , SUS RESPECTIVOS COSTOS, EL TOTAL ACUMULADO DE LNEA BASE Y EL TOTAL DE PRESUPUESTO QUE

INCLUYE A LAS RESERVAS DE CONTINGENCIA Y DE GESTIN.

CONCEPTO MONTO

PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO: {PATROCINADOR: UNA PERSONA O GRUPO QUE PROVEE RECURSOS Y APOYO PARA EL PROYECTO, PROGRAMA O PORTAFOLIO Y QUE ES RESPONSABLE DE FACILITAR SU XITO.} EN ESTA SECCIN SE MENCIONA AL PATROCINADOR DEL PROYECTO, AS COMO LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE, EL CARGO QUE OCUPA Y LA FECHA DE ELABORACIN DEL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA



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- Conceptos Relacionados con el Documento

Concepto Ejemplos

Diferencia entre Producto y Proyecto

El producto es un artculo producido que es cuantificable y el proyecto es el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear dicho producto, es decir, el producto es el resultado que se obtiene al finalizar el proyecto.

Una empresa del rubro de ingeniera y construccin industrial tiene como proyecto realizar una central termoelctrica en el distrito de Ventanilla.

Proyecto: Es el conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, desde su iniciacin hasta su cierre, para obtener el objetivo del proyecto.

Producto: La Central Termoelctrica.

Finalidad del Proyecto

Fin ltimo, propsito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto, mencionando el enlace con programas, portafolios, o estrategias de la organizacin.

En una compaa elctrica se est ejecutando un proyecto de capacitacin para sus trabajadores, para aumentar sus conocimientos y con ello su productividad.

Una empresa industrial del rubro de calzado busca lanzar una nueva lnea de zapatos de cuero, con el propsito de generar nuevos ingresos para su empresa.

Requisito Condicin o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato u otra especificacin formalmente impuesta.

El Patrocinador de un proyecto para una empresa industrial, solicita que el proyecto cumpla con el cronograma y que se presenten informes de Desempeo de Trabajo quincenalmente.

El interesado principal de un proyecto de desarrollo de software requiere que este, sea compatible con el sistema operativo Windows 8.

Hito Punto o evento significativo dentro de un proyecto,

El inicio de un proyecto o fase. El cierre de un proyecto o fase.



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programa o portafolio. Aceptacin de un entregable. Presentacin de informes.

Amenaza

Riesgo que tendra un efecto negativo sobre uno o ms objetivos del proyecto.

No contar con el personal profesional clave en un proyecto de alta ingeniera.

No haber conseguido la licencia social para un proyecto minero.

Oportunidad Riesgo que tendra un efecto positivo sobre uno o ms objetivos del proyecto.

En un proyecto A una oportunidad es que varios recursos altamente calificados se liberen de otro proyecto B, recursos que eventualmente podran ser reutilizados en el proyecto A.

La posibilidad de que se lance un nuevo producto al mercado que pueda ser aprovechado por el proyecto A para obtener mayor eficiencia en el desarrollo de sus entregables.

Supuesto Factor del proceso de planificacin que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba ni demostracin.

Se cuenta con todos los recursos humanos especializados que se necesitan.

No habrn disturbios sociales o de otra ndole que impidan el avance de las obras.

Restriccin Factor limitante que afecta la ejecucin de un proyecto, programa, portafolio o proceso.

El nuevo producto debe estar listo antes de la campaa de Fiestas Patrias del ao 2014.

Los locales slo estarn disponibles dos semanas antes que se lleve a cabo la primera conferencia.

Interesado Individuo, grupo u organizacin que puede afectar, verse afectado o percibirse a s mismo como posible afectado por una decisin, actividad o resultado de un proyecto.

Ver Ejemplo (1)

Patrocinador Una persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto, programa o

En el proyecto de desarrollo de un nuevo producto, el patrocinador es el Director de Nuevos



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portafolio y que es responsable de facilitar su xito.

Productos de la empresa en donde se llevar a cabo la ejecucin del proyecto.

En un proyecto de implementacin de un software para matrculas va internet en una universidad, el patrocinador es el Director de la Universidad.

(1)

6. Para Saber ms.- Te invitamos a revisar los distintos aspectos que

deben de conocerse al momento de elaborar un Acta de

Constitucin del Proyecto en el siguiente enlace:

http://www.tonidorta.com/el-acta-de-constitucion-de-proyecto/

7. Para Saber ms.- Te invitamos a conocer la importancia del Acta

de Constitucin del Proyecto en el siguiente enlace:

http://blog.certificacionpm.com/post/37783259221/el-acta-de-

constitucion-del-proyecto-por-que-es



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9. Video Relacionado.- Te invitamos a visualizar una explicacin

sobre Qu es y Cmo se elabora un Acta de Constitucin del

Proyecto en el siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=h82hO2Yc9A8

8. Para investigar ms.- Te invitamos a revisar la importancia de

conocer Cmo hacer una Acta de Constitucin del Proyecto en el

siguiente enlace:

http://www.uv-mdap.com/blog/como-hacer-una-acta-de-

constitucion/

10. Video Relacionado.- Te invitamos a visualizar una explicacin

sobre el desarrollo del Acta de Constitucin del Proyecto en el

siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=Y9lgZ5Kw7LY

material de lectura01 - gestion proyecto

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