Gestin De Proyectos Informticos

Introduccin

A continuacin se le presenta un informe detallado sobre la aplicacin de la gestin de proyecto en una organizacin dedicada al campo de la auditoria donde se realizara un proyecto de mejora basndose en los aspectos fundamentales de las fases que contiene una gestin de un proyecto

En la gestin de esto proyecto se intentara optimizar absolutamente el procedimiento de algunos servicios de auditora que Dicha Empresa est prestando a su cartera de clientes.

En la realizacin de cualquier proyecto, el analista de sistemas tiene una importancia vital ya que es el quien generalmente asume la direccin del proyecto encargndose as de proveer del personal necesario, y de tomar las decisiones que ayuden a que el proyecto cumpla con los objetivos propuestos. Es por esta razn que es muy importante que el analista este familiarizado con la gestin de proyectos y todas las tcnicas y herramientas que la componen, y que le facilitarn su labor al trabajar en un proyecto.En este informe intentaremos explicar algunas de las principales directrices y herramientas que componen la Gestin de Proyectos y que ayudarn al analista a tomar de una manera ms precisa las decisiones para el proyecto.

Objetivos

Objetivos Generales

Identificar las diferentes necesidades que se presentan en la empresa para crear un proyecto de acuerdo a sus necesidades.

Conocer completamente el funcionamiento que de cada uno de los servicios de auditora.

Garantizar la planeacin, ejecucin y seguimiento del proceso de auditoras internas a travs de la elaboracin y aplicacin de programas y planes de auditoria de calidad, la elaboracin de reportes de auditoria y la identificacin de reas de oportunidad, con el fin de asegurar la aplicacin y mejora del sistema de gestin de calidad.

Objetivos Especficos

Comprender las necesidades del servicio de auditoria interna Comprender necesidades de auditoria externa orientada al sector privado Comprender la auditoria externa para sector Pblico Auditorias para organismo de crdito Auditorias de cumplimiento

Alcance

Aplicable para el sistema de gestin de la calidad, y los procesos involucrados en el alcance del sistema ,as como para los procesos gobernadores y de soporte relacionados en punto de contacto, para el personal perteneciente a la organizacin.

Ejecucin

Referencias

Manual de Calidad. Procesos Operativos. Procedimientos, Instructivos, Guas y Formatos. Estructura documental del sistema de gestin de la calidad. Lista Maestra de Registros de Calidad. Lista Maestra de Documentos. Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental. Formato de Evaluacin Auditor interno. Formato de Programa de Auditoria Interna. Formato de Plan de Auditoria Interna. Formato de Lista de Verificacin. Formato de Informe de Auditoria Interna

Descripcin De Cada Servicio

Auditora externa para el sector privado

La auditora externa ha estado muy ligado al sector privado ya que la necesidad de los ciudadanos de conocer cmo se utilizan los recursos que reciben las entidades gubernamentales es cada vez ms grande y dicho sector se ha estado construyendo durante aos. El objetivo consiste en apoyar a los miembros de laempresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporcionaanlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora einformacinconcerniente a las actividades revisadas. Evala cualquiera de lossistemasde informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios delproductode este, con el fin de poder averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Con la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Con el hecho de que la persona o firma independiente tenga la capacidad profesional reconocida para hacerlo y tomar las mejores decisiones para la empresa.

Auditora externa para el sector pblico de proyectos USAID, BID, BCIE, BM, PNUD, ONG, y dems organismos de cooperacin

La auditora externa interacta como un examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitirinformes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna dentro de los proyectos grandes como compaas USAID, BID, BCIE, BM, PNUD, ONG, etc. Lasauditorasinternas son hechas porpersonalde la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones yoperacionesy se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que se reducen en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad eindependenciaabsolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la altaadministracin, y aunque mantenga unaactitudindependiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros que llevan a cabo estas operaciones dentro de estos proyectos. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico y de estas compaas que trabajan de forma crtica para obtener la eficiencia de sus procesos .Esta auditora externa reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas defuncinasesora de control, por tanto no puede ni debe

Tenerautoridadde lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de laoficinadeauditora, externa ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina y altos rangos de las compaas, pero nunca en las operaciones y decisiones dela organizacin a la cual presta susservicios, pues como se dijo es una funcin asesora totalmente estricta para realizacin de sus proyectos al ms alto nivel.

Auditoras para organismos de crdito ONG's y organismos cooperantes

En el actual proceso de organismos de crdito y organismos cooperantes, se ve cada vez ms importante el papel que desempea cada pas como cooperante con las regiones del mundo. Para responder a esta necesidad, es fundamental que las organizaciones no gubernamentales y Ministerios de Relaciones Exteriores trabajen juntos en estrecha colaboracin, contando con la voluntad y participacin de todos los ciudadanos. Para poder estrechar relaciones de colaboracin y organismos cooperantes entre las dos partes, cada una debe tener plena conciencia de la situacin de la otra, el reparto de papeles a desempear y el marco de las actividades con el fin de crear mutua empata y entendimiento. Las ONGs han venido realizando numerosos proyectos dentro y fuera de los pases, a la vez Relaciones Exteriores y las instituciones con fines de cooperacin internacional llevando a cabo una gran variedad de planes en colaboracin con las ONGs. El objetivo principal es fomentar las actividades de las ONGs que contribuyen a establecer una vida independiente de los habitantes ms necesitados de los pases en vas de desarrollo desde el punto de vista de la seguridad humana en aspectos econmicos y de desarrollo.

Auditoras de cumplimiento

La Auditora de Cumplimiento es la comprobacin o examen de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditora se practica mediante la revisin de los documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos estn operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad y el tipo de cumplimiento establecido.

Diagrama De Los Servicios que Se Van a Crear Procedimientos De Mejora

Pilares Fundamentales para implementacin de procedimientos y mejoras para la Auditoria.

Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos

El proceso para la gestin de proyectos que hoy proponemos es vlido para cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniera.

1. Anlisis de viabilidad del proyectoEs la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener ms problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades: Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la empresa. Anlisis previo del alcance del proyecto. Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto. Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.

2. Planificacin detallada del trabajo a realizarEl objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un error de clculo en esta fase puede ser muy daino para la empresa. Las actividades clave en esta etapa son: Anlisis del alcance del proyecto. Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos. Definicin del plan de proyecto. Negociacin del contrato.Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los trminos del acuerdo.

3. Ejecucin del proyectoLa tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar. Las actividades principales de esta etapa son: Establecimiento del entorno de trabajo. Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles. Ejecucin de las tareas planificadas. Gestin de las peticiones de cambio.De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el xito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajoEsta etapa, junto a la de planificacindetallada, es una de las ms importantes para el xito del proyecto, y por desgracia tambin una de las ms denostadas. En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades: Seguimiento de tareas e hitos planificados. Gestin de entregables (incluido control de la calidad). Gestin de incidencias. Generacin de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyectoEl objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a travs de un checklist o lista de control. Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son: Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders). Realizacin del backup del proyecto. Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales. Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Definiciones

Auditoria Interna

Denominada como de primera parte, es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria.

Programa de auditoria: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un Periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Criterios de Auditoria:Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos Utilizados como referencia.

Evidencia de la Auditoria:Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.Hallazgo de la auditoria: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos e la auditoria y todos los hallazgos de la auditora.

Procedimientos

1. Establecer, elaborar y/o actualizar el programa y el plan de auditoria Interna. l Auditor Lder establece, elabora y/o actualiza los programas y planes De auditoria interna, en funcin de lo establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad, Programas y Planes de Auditoria Interna e informes de auditoras realizadas.

2. Definir, preparar, capacitar y evaluar al lder de auditoria y al equipo de Auditoria interna. l Auditor Lder define, prepara, capacita y evala al equipo de auditora interna que incluye el Auditor Lder y a los auditores internos.Los criterios de seleccin para Auditores Internos del Sistema de Gestin de Calidad

Los auditores son seleccionados en cada Subdireccin de Acuerdo al desempeo mostrado en sus actividades y adems por mostrar las Siguientes caractersticas:

Habilidad para resolver problemas Es responsable tico De mentalidad abierta Observador Perceptivo Tenaz Decidido

Los criterios de evaluacin para Auditores Internos del SistemaDe Gestin de Calidad de la Direccin General de Administracin Son los siguientes:

3. Formalizar y difundir el programa y el plan de auditoria interna. El Equipo de Auditoria Interna formaliza y difunde a todos los involucrados (auditores y auditados), los programas y planes de auditoria a ejecutar.

4. Establecer, elaborar y/o actualizar las listas de verificacin y las Herramientas para auditoria interna. El Equipo de Auditoria Interna, coordinados por el Lder de Auditoria, revisan, establecen, actualizan, preparan y/o elaboran las listas de verificacin, herramientas y documentacin de auditoria interna y asigna responsabilidades a cada miembro del equipo auditor

5. Realizar reunin de apertura y ejecutar la auditoria interna en el rea a Auditar, con base a programa y plan de auditoria interna. El Equipo de Auditoria Interna, como parte del proceso de ejecucin de auditoras internas, Realizan la reunin de apertura con el rea a ser auditada, en estricto apego a los programas y planes de auditoria establecidos.

Realizan la auditoria con el apoyo de sus herramientas de auditoria y en base a lo establecido en el plan de auditoria interna, apegndose a los requisitos y mejores prcticas de la Norma Internacional ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental.

6. Recopilar, verificar y registrar informacin, producto de la auditoria Interna y realizar reuniones con el equipo de auditoria.El equipo de auditoria interna es responsable de recopilar, verificar y registrar toda la informacin, evidencia objetiva y registros de calidad que demuestren el apego y cumplimiento de los requisitos de calidad, as como del uso y mantenimiento de la estructura Documental.

El equipo de auditoria se rene de manera constante para compartir hallazgos, Homologar criterios, identificar reas de oportunidad y no conformidades Encontradas y retroalimentar al equipo de auditores internos y al propio Auditor Lder.

7. Elaborar hallazgos y conclusiones de auditoria interna, realizar reunin de Cierre y retroalimentar a los auditados.

El Equipo de Auditoria Interna registra y redacta los hallazgos encontrados durante la ejecucin de las auditoras internas. Realizan la reunin de cierre con las reas auditadas y retroalimentan de manera general a los auditados y los responsables de las reas o procesos auditados

Diagrama De Mejoramiento

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