MANUAL DEL ADMINISTRADOR

1. ACERCA DE NUXEO

Nuxeo es una plataforma para la Gestión del Contenido Empresarial (Enterprise Content

Management, ECM) muy completa, robusta y extensible.

Permite realizar las siguientes funciones de gestión de documentos:

Creación de contenido en espacios de trabajo;

Versionado;

Auditoría;

Gestión de derechos (permisos) de los usuarios;

Pre visualización de documentos;

Edición online de documentos;

Relaciones entre los documentos;

etc.

2. GUIA DEL ADMINISTRADOR

2.1 ACCESO AL GESTOR DOCUMENTAL NUXEO

Para poder acceder al Gestor Documental Nuxeo de la empresa CMMS ENTERPRISE solo se

necesita una computadora conectada a la red LAN de la empresa y un navegador con acceso a ella.

Es aconsejable el uso de Mozilla Firefox, aunque como hemos mencionado anteriormente se puede

utilizar Internet Explorer, Google Chrome o cualquier otro navegador.

1. Abrir el Navegador.

2. Escriba en la barra de direcciones http://cmms-server:8080/nuxeo/login.jsp

Aparecerá la siguiente pantalla:

3. En el campo de “Nombre de usuario” escribe el nombre de usuario que te corresponda.

4. En el campo “Contraseña” digita la contraseña correspondiente.

Los usuarios sólo pueden consultar los usuarios y los directorios de los grupos. Los administradores

y usuarios avanzados pueden crear, editar y eliminar usuarios y grupos.

En la medida de la configuración de cada usuario aparecerá la siguiente pantalla:

Es desde aquí donde se hace todas las gestiones en modo usuario del gestor de datos.

Se puede encontrar dentro de la pestaña inicio las siguientes opciones.

PESTAÑA INICIO

Mi tablero:

Es aquí donde se puede ver las publicaciones que hagan otros usuarios de tu grupo, ver las

últimas actividades de los usuarios conectados a tu red y tus propias tareas y documentos

trabajados.

Profile:

Es aquí donde se puede ver toda la información de usuario y hacer las modificaciones

correspondientes, nombre, correo, subir foto como para usarlo como perfil, cambiar

contraseña o hacer público tu perfil.

Network:

Aquí es donde se podrán ver, agregar o eliminar usuarios a tu red de manejo. Donde ellos

podrán recibir mini mensajes o ver tu actividad.

Activity Stream:

Es aquí donde se podrá ver las últimas actividades de los usuarios unidos a tu red.

Preferences:

Aquí se podrá ver o editar las preferencias locales del lenguaje y el time zone.

Mini Messages:

En esta sección se podrá escribir mensajes que podrán visualizar todos los usuarios unidos a

tu Red.

Grupos:

Esta sección sirve para buscar grupos creados por usuarios avanzados o administradores, por

las primeras letras del nombre que comienza el grupo, y así observar los usuarios que están

unidos a la red de ese grupo.

PESTAÑA GESTION DOCUMENTAL

En esta pestaña se puede observar lo siguiente:

Es en esta ventana en la cual se puede hacer toda la gestión documental.

En esta ventana se puede subir un nuevo archivo, observarlos, editarlos, así como crear

carpetas contenedoras o eliminar los archivos espacio personal.

También se podrá ver, modificar o descargar archivos subidos por usuarios de tu red que

hayan dado los permisos correspondientes y que formen el mismo grupo de trabajo.

PESTAÑA DAM

La pestaña DAM es una pestaña que solo tendrán habilitados los usuarios avanzados que

algún administrador haya dado los permisos correspondientes.

PESTAÑA COLLABORATION

Es dentro de esta pestaña que se podrá observar los documentos con permisos especiales de

colaboración que después de la modificación (colaboración) ya no volverá a estar disponible.

PESTAÑA EL CENTRO DEL ADMIN

Es en esta pestaña que los administradores pueden hacer las modificaciones.

Sistema de información

En esta sección se puede observar toda la información del software y del servidor asociado.

En esta sección en el apartado “El programa de instalación” se puede hacer la modificación

de la dirección ip para el acceso a la plataforma Nuxeo (es aquí donde se puede poner la

dirección de ip publica para poder acceder desde cualquier PC con conexión a internet)

Actividad

Es aquí donde se puede observar estadísticas del acceso a la plataforma Nuxeo como por

ejemplo, los usuarios de conexiones activas su tiempo de actividad, páginas vinculadas,

periodo de duración; así como los eventos desencadenados por cada usuario y los gráficos de

actividad de la plataforma.

Nuxeo conectar

Es aquí donde se puede ver los detalles de la conexión de la plataforma, hacer

modificaciones de los identificadores y si su prueba de Nuxeo está registrada.

Centro de Actualizaciones

Es por esta sección que se puede descargar y actualizar los paquetes de la plataforma Nuxeo

tanto para el Studio, parches o agregados (Add-on)

Así también se puede ver los paquetes instalados y desinstalar los paquetes.

Monitoring

En este apartado se puede visualizar las instancias creadas e inicializadas. Además permite

editar los estados de la instancia de Nuxeo, mensajes del administrador y los servicios

SMTP.

OAuth / OpenSocial

En esta sección se permite agregar Gadgets y administrarlos así como los servidores de

claves y sus respectivas fichas.

Usuarios y grupos

Es en esta sección en la que se puede hacer una búsqueda de usuarios o grupos y ver su perfil

público. Así también se podrá crear o eliminar usuarios (HAY UN GRUPO

ADMINISTRATORS (ADMINISTRATORS GROUPS) QUE NUNCA DEBE SER

ELIMINADO YA QUE ES EL GRUPO DE ADMINISTRADORES DE LA

PLATAFORMA, ASÍ TAMBIÉN ESTE GRUPO DEBE TENER POR LO MENOS UN

USUARIO ASIGNADO)

Vocabularios

En esta sección se puede editar, crear o eliminar los ID de los vocabularios que maneja la

plataforma Nuxeo para su correcto funcionamiento.

admcommand.userregistration

Permite editar las solicitudes de usuario o registro de configuración

Cuadros de mando

Permite la personalización y configuración del panel de control predeterminado que se

mostrará a los usuarios, añadir Gadgets o importar algunos gadgets exterior.

Temas

Es un editor de temas en línea Nuxeo que te permite editar, personalizar y crear estilos para

su aplicación.

Workflow

Permite gestionar los modelos de flujo de trabajo de todos los usuarios y exportarlos a un

Excel o un pdf.

Social Collaboration

Permite gestionar las colaboraciones sociales de todos los usuarios.

PESTAÑA STUDIO

Permite acceder al Nuxeo connect del servidor Nuxeo para usuarios registrados y pagados.

PESTAÑA USUARIO (NOMBRE DEL USUARIO)

Es en esta pestaña en la cual podremos seleccionar el tipo de visualización que tendremos

espacio personal (GESTOR DOCUMENTAL) o volver a repositorio (PÁGINA DE INICIO)

así como la opción “SALIR”

2.2 MODIFICACIÓN DE CLAVE DE ACCESO

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña.

2. Entra a la Pestaña inicio.

3. Clic en la opción Profile.

4. Clic en el botón acciones en la parte superior derecha y seleccionamos la opción cambiar

contraseña.

5. Ingresa la nueva contraseña.

6. Reingresa la misma contraseña (campo verificación).

7. Click en GUARDAR

2.3 MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE USUARIOS

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña.

2. Entra a la Pestaña inicio

3. Clic en la opción Profile.

4. Clic en el botón acciones en la parte superior derecha y seleccionamos la opción editar.

5. Ingrese los datos de usuario a editar tales como: Nombre, apellido, compañía, correo

electrónico, cumpleaños número de teléfono, foto de perfil o género.

6. Si desea que su perfil sea público y cualquier miembro de la empresa lo pueda ver seleccione

la opción public Profile (por defecto) en caso contrario desactive la casilla.

7. Clic en el botón GUARDAR

2.4 AGREGAR UN USUARIO EXISTENTE A MIS REDES

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña.

2. Entra a la Pestaña inicio

3. Clic en la opción Network.

4. Escribir en el cuadro search for contacts el nombre de usuario o apellido o nombre.

5. Aparecerá los usuarios que cumplan con la búsqueda, clic en el botón ADD.

6. Seleccione coworkers y/o friends según sea el caso.

2.5 CREAR CARPETA EN EL GESTOR DOCUMENTAL

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña.

2. Entra a la Pestaña GESTION DOCUMENTAL (en caso que no entre a la ventana de la

imagen es porque no se ha entrado al espacio personal, en ese caso señalar con el cursor la

pestaña del nombre de usuario, al lado de collaboration, dar clic en espacio personal.)

3. Clic en el botón nuevo documento

4. Aparecerá una ventana emergente con varias opciones. En estas dar clic en la opción que

deseemos crear en este caso carpeta.

5. Como característica mínima poner el nombre de la carpeta en el campo título, si se desea se

puede poner una descripción en su respectivo campo.

6. Clic en crear.

2.6 SUBIR ARCHIVO EN EL GESTOR DOCUMENTAL

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña.

2. Entra a la Pestaña GESTION DOCUMENTAL (en caso que no entre a la ventana de la

imagen es porque no se ha entrado al espacio personal, en ese caso señalar con el cursor la

pestaña del nombre de usuario, al lado de collaboration, dar clic en espacio personal.)

3. Seleccionar el espacio de trabajo o la carpeta donde se va a subir el archivo.

4. Dar clic en importar un archivo.

5. Aparecerá una ventana emergente en la cual puedes agregar varios archivos das clic en

Add.., aparece un explorador de archivos y buscar el archivos que quieres subir das clic en

abrir.

6. Esperas a que cargue y le das clic en el botón subir (puedes agregar varios archivos a la vez

siguiendo de nuevo el paso 5. Eliminar un archivo que no quieras subir con “clear”. Cancelar

la subida dando clic en “cancelar”).

7. En la pantalla que aparece es para modificar las propiedades del documento. En la parte

derecha de la ventana aparece el rotulo workflow process, seleccionamos

wf.serialDocumentReview.serialDocumentReview y le damos clic a inicio.

8. La ventana cambiara y en el campo buscar usuarios o grupos digitamos los participantes que

colaboraran con el documento (en nuestro caso usamos el grupo “PROYECTOS”)

9. En el campo “wf.serialDocumentReview.validationOrSimpleReview” seleccionamos el

valor “wf.serialDocumentReview.workflowtype.validation”

10. Clic en: wf.serialDocumentReview.startReview.

11. Al finalizar la pantalla quedara con estado aprobado tal como se muestra en la siguiente

figura:

2.7 EDITAR DIRECCION IP

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña (DEBES SER

ADMINISTRADOR).

2. Se entra a la pestaña El Centro del Admin.

3. Entramos en el Sistema de información.

4. Damos clic a la pestaña El programa de instalación.

5. En el campo Obligar a la dirección ponemos el número de ip (si es ip publica se podrá entrar

desde cualquier dispositivo con conexión a internet)

6. Clic en guardar.

2.8 INSTALAR ACTUALIZACIONES

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña (DEBES SER

ADMINISTRADOR).

2. Se entra a la pestaña El Centro del Admin.

3. Entramos en el Centro de Actualizaciones.

4. Damos clic en Download en el paquete que queremos instalar.

5. Esperamos a que descargue o en el caso contrario damos clic a “Let download continue in

background”.

6. Una vez descargado damos clic en install. Esperamos a que reinicie el servicio Nuxeo y

accedemos normalmente.

2.9 CREAR USUARIOS

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña (DEBES SER

ADMINISTRADOR).

2. Se entra a la pestaña El Centro del Admin.

3. Entramos a Usuarios y Grupos.

4. Damos cli en Crear un nuevo usuario (si deseamos ver el perfil, editar o eliminar un usuario

creado escribimos el nombre del usuario en el campo y damos clic en buscar aparecerá los

usuarios con nombres coincidentes, damos clic a alguno y editamos o eliminamos)

5. Rellenamos los campos correspondientes (los campos con asteriscos son aquellos que no se

pueden dejar en blanco).

6. Si deseamos le podemos asignar un grupo a el usuario creado.

7. Damos clic en crear y guardar (se vaciaran los campos para agregar otro usuario).

2.10 CREAR GRUPOS

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña (DEBES SER

ADMINISTRADOR).

2. Se entra a la pestaña El Centro del Admin.

3. Entramos a Usuarios y Grupos.

4. Damos clic en la pestaña grupos.

5. Damos cli en Crear un nuevo grupo (si deseamos ver el perfil, editar o eliminar un grupo

creado escribimos el nombre del grupo en el campo y damos clic en buscar aparecerá los

grupos con nombres coincidentes, damos clic a alguno y editamos o eliminamos)

6. Rellenamos los campos correspondientes (los campos con asteriscos son aquellos que no se

pueden dejar en blanco).

7. Si deseamos le podemos asignar un sub-grupo a el grupo creado.

8. Damos clic en crear y guardar (se vaciaran los campos para agregar otro grupo).

2.10 EDITAR PANEL DE USUARIO POR DEFECTO

1. Se entra al gestor documental con su nombre de usuario y contraseña (DEBES SER

ADMINISTRADOR).

2. Se entra a la pestaña El Centro del Admin.

3. Entramos a Cuadros de mando.

4. Entramos a la pestaña Panel de usuario por defecto.

5. Seleccionamos y arrastramos lo Gadgets a la posición deseada, se puede añadir gadgets

dando clic en “añadir gadget”.

6. Ahora este diseño será el predeterminado para todos los usuarios.