manual administrador quipux

Manual de Quipux para administradoresQuipux, gestiona la documentacin digital y/o impresa, dicha documentacin puede se interna, es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma organizacin. Asimismo, el Quipux controla la documentacin externa, es decir la que es emitida por entre entidades y la enviada por la ciudadana a su organizacin.

Quito, 9 de diciembre de 2010

Manual de Quipux para administradores Fecha: 02/12/10 Revisin: 38

ContenidoLicencia ......................................................................................................................................9 Condiciones............................................................................................................................9 Introduccin a Quipux...............................................................................................................10 Ingreso al Quipux..................................................................................................................10 Opciones generales de Quipux............................................................................................11 Men principal de Quipux ....................................................................................................12 Tipos de usuarios.................................................................................................................13 1. Administrador...............................................................................................................13 2. Funcionario...................................................................................................................13 3. Ciudadano....................................................................................................................13 Perfiles de usuarios..............................................................................................................13 1. Usuario administrador..................................................................................................13 2. Usuario normal.............................................................................................................14 3. Usuario del archivo.......................................................................................................14 Mdulo de administracin.........................................................................................................14 Cambio de contrasea ........................................................................................................15 Lista de envos......................................................................................................................16 Crear lista de envo..........................................................................................................16 Editar lista de envo..........................................................................................................17 Consultar listas de envo..................................................................................................18 Usuarios internos..................................................................................................................18 Crear usuario....................................................................................................................19 Editar usuario...................................................................................................................23 Consultar usuario.............................................................................................................24 Usuarios sin reas............................................................................................................25 Ciudadanos......................................................................................................................25 Crear ciudadano...............................................................................................................26 Editar ciudadano..............................................................................................................27 Consultar ciudadano........................................................................................................27

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reas.....................................................................................................................................28 Crear rea .......................................................................................................................28 Editar un rea...................................................................................................................29 Listar reas.......................................................................................................................30 Instituciones..........................................................................................................................30 Crear institucin...............................................................................................................31 Editar institucin...............................................................................................................31 Listar instituciones existentes..........................................................................................31 Numeracin de documentos.................................................................................................32 Definir formato de numeracin de documento ................................................................32 Borrar formato de numeracin del documento ...............................................................34 Mdulo de administracin de carpetas virtuales......................................................................34 Organizacin de niveles de carpetas virtuales.....................................................................34 Administracin de carpetas virtuales....................................................................................35 Modificar carpetas............................................................................................................37 Consultar carpetas virtuales.................................................................................................37 Mdulo de gestin archivo fsico..............................................................................................38 Ubicacin fsica de documentos...........................................................................................39 Consultar ubicacin del documento en el archivo fsico......................................................40 Nueva ubicacin fsica..........................................................................................................41 Ingresar nombre de organizacin....................................................................................41 Editar nombres de tems..................................................................................................42 Consultar estructura del archivo fsico.................................................................................42 Organizacin fsica del archivo............................................................................................43 Funciones del usuario final ......................................................................................................44 Nuevo documento ...............................................................................................................44 Creacin de documentos.................................................................................................44 Pestaas para visualizar datos del documento ..............................................................48 Acciones con los documentos..........................................................................................50 Bandejas ..............................................................................................................................59

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Bandeja de documentos..................................................................................................59 Detalles de documentos...................................................................................................63 Registros de documentos externos......................................................................................65 Crear ciudadano...............................................................................................................65 Registro de documentos externos...................................................................................66 Administracin de usuario final ...........................................................................................71 Otros.....................................................................................................................................78 Bsqueda avanzada de documentos...............................................................................78 Consultar carpetas virtuales.............................................................................................80 Documentos por imprimir.................................................................................................81 Reportes...........................................................................................................................81

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ndice de ilustracionesIlustracin 1: Ingreso al Quipux................................................................................................10 Ilustracin 2: Escritorio del usuario...........................................................................................11 Ilustracin 3: Opciones generales............................................................................................12 Ilustracin 4: Men principal.....................................................................................................12 Ilustracin 5: Mdulo de administracin ..................................................................................15 Ilustracin 6: Cambio de contrasea........................................................................................15 Ilustracin 7: Creacin de lista de envo...................................................................................16 Ilustracin 8: Editar listas de envo...........................................................................................17 Ilustracin 9: Consultar listas de envos...................................................................................18 Ilustracin 10: Administracin de usuarios internos.................................................................19 Ilustracin 11: Crear usuarios...................................................................................................20 Ilustracin 12: Permisos de usuarios........................................................................................21 Ilustracin 13: Buscar usuario..................................................................................................23 Ilustracin 14: Modificacin de usuarios...................................................................................24 Ilustracin 15: Consultar usuario..............................................................................................24 Ilustracin 16: Usuarios sin rea..............................................................................................25 Ilustracin 17: Administracin de ciudadanos..........................................................................26 Ilustracin 18: Crear ciudadano................................................................................................27 Ilustracin 19: Editar ciudadano...............................................................................................27 Ilustracin 20: Consultar ciudadano.........................................................................................28 Ilustracin 21: Crear rea.........................................................................................................29 Ilustracin 22: Editar un rea....................................................................................................30 Ilustracin 23: Listar reas........................................................................................................30 Ilustracin 24: Administracin de instituciones.........................................................................31 Ilustracin 25: Listado de instituciones.....................................................................................32 Ilustracin 26: Numeracin de documentos.............................................................................33 Ilustracin 27: Mdulo de administracin de carpetas virtuales...............................................34

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Ilustracin 28: Organizacin de niveles de carpetas virtuales.................................................35 Ilustracin 29: Diferentes niveles de carpetas virtuales..........................................................35 Ilustracin 30: Crear carpeta virtual..........................................................................................36 Ilustracin 31: Agregar nombre de carpeta virtual....................................................................36 Ilustracin 32: Carpeta virtual creada.......................................................................................37 Ilustracin 33: Consulta de carpetas digitales..........................................................................38 Ilustracin 34: Carpetas virtuales desplegadas........................................................................38 Ilustracin 35: Mdulo de gestin de archivo fsico..................................................................39 Ilustracin 36: Ubicacin fsica de documentos.......................................................................39 Ilustracin 37: Mensaje de ubicacin fsica de documentos....................................................40 Ilustracin 38: Consultar ubicacin fsica de documentos.......................................................40 Ilustracin 39: Resultados al consultar ubicacin fsica de documentos ................................41 Ilustracin 40: Administracin de archivo.................................................................................41 Ilustracin 41: Modificacin de administracin de archivos.....................................................42 Ilustracin 42: Seleccin de rea a consultar en estructura de archivo fsico.........................43 Ilustracin 43: Estructura de archivo fsico en el rea seleccionada.......................................43 Ilustracin 44: Organizacin fsica del archivo.........................................................................44 Ilustracin 45: Ingreso de niveles de organizacin fsica del archivo......................................44 Ilustracin 46: Men nuevo documento....................................................................................44 Ilustracin 47: Crear nuevo documento....................................................................................45 Ilustracin 48: Destinatarios de documentos............................................................................46 Ilustracin 49: Datos generales del documento.......................................................................47 Ilustracin 50: Pestaas para visualizar ms datos del documento........................................48 Ilustracin 51: Niveles de seguridad del documento cargado en Quipux................................48 Ilustracin 52: Archivos anexos al documento cargado en Quipux..........................................49 Ilustracin 53: Recorrido de documento cargado en Quipux...................................................49 Ilustracin 54: Seleccionar carpeta virtual................................................................................50 Ilustracin 55: Acciones con los documentos...........................................................................51 Ilustracin 56: Reasignar documento.......................................................................................53

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Ilustracin 57: Informar documento..........................................................................................54 Ilustracin 58: Firmar / enviar documento ...............................................................................55 Ilustracin 59: Error al firmar / enviar documento....................................................................55 Ilustracin 60: Firmar / enviar documento manualmente.........................................................56 Ilustracin 61: Men "Documentos por imprimir".....................................................................56 Ilustracin 62: Opcin de "Documentos por imprimir"..............................................................57 Ilustracin 63: Accin "Responder"...........................................................................................57 Ilustracin 64: Accin "Archivar"...............................................................................................58 Ilustracin 65: Accin "Restaurar"............................................................................................58 Ilustracin 66: Bandeja "En elaboracin".................................................................................59 Ilustracin 67: Bandeja "Recibidos"..........................................................................................60 Ilustracin 68: Bandeja "Eliminados"........................................................................................60 Ilustracin 69: Bandeja "No enviados".....................................................................................61 Ilustracin 70: Bandeja "Enviados"...........................................................................................61 Ilustracin 71: Bandeja "Archivados"........................................................................................62 Ilustracin 72: Bandeja "Informados"........................................................................................62 Ilustracin 73: Informacin general de los documentos...........................................................63 Ilustracin 74: Informacin detallada del documento...............................................................64 Ilustracin 75: Verificacin de firma digital exitosa...................................................................65 Ilustracin 76: Creacin del ciudadano....................................................................................66 Ilustracin 77: Registrar documento.........................................................................................68 Ilustracin 78: Impresin de cdigo de barra...........................................................................69 Ilustracin 79: Impresin del comprobante...............................................................................70 Ilustracin 80: Cargar documento digitalizado.........................................................................71 Ilustracin 81: Opciones de administracin des usuario final..................................................71 Ilustracin 82: Administracin para usuarios finales................................................................72 Ilustracin 83: Crear listado......................................................................................................73 Ilustracin 84: Administracin de carpetas virtuales para usuario final....................................74 Ilustracin 85: Administracin de carpetas virtuales................................................................75

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Ilustracin 86: Men del archivo fsico.....................................................................................75 Ilustracin 87: Ubicacin fsica de documentos.......................................................................76 Ilustracin 88: Consultar ubicacin del documento en archivo fsico.......................................76 Ilustracin 89: Nueva ubicacin fsica......................................................................................77 Ilustracin 90: Consultar estructura del archivo.......................................................................78 Ilustracin 91: Organizacin fsica del archivo.........................................................................78 Ilustracin 92: Parmetros de bsqueda avanzada.................................................................80 Ilustracin 93: Consultar carpetas virtuales..............................................................................81 Ilustracin 94: Documentos por imprimir..................................................................................81 Ilustracin 95: Reportes de Quipux..........................................................................................82

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LicenciaUsted es libre de: Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra o hacer obras derivadas

CondicionesReconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o genera una obra derivada, slo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idntica a sta. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los trminos de la licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor. Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.

Este material est basado en el manual de administrador Quipux v1.3 , elaborado por la Subsecretara de Informtica

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Introduccin a QuipuxIngreso al QuipuxPara ingresar a Quipux, tal como lo muestra la Ilustracin 1, debe seguir los pasos presentados a continuacin: 1. Ingresar usuario 2. Ingresar contrasea 3. Seleccione su tipo de usuario 4. Pulse el botn "Ingresar"

Ilustracin 1: Ingreso al Quipux

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Opciones generales de Quipux

Ilustracin 2: Escritorio del usuario

Las opciones generales del sistema estn ubicadas en la parte superior del escritorio, del usuario, como lo muestra la Ilustracin 2. Dichas opciones generales de Quipux (Ilustracin 3), son: Ayuda: esta despliega varias posibilidades, como ingresar al documento Manual de Usuario del Sistema de Gestin Documental Quipux y presenta los datos del personal de soporte; lo cual le permitir la comunicacin va correo electrnico para solicitar ayuda para resolver problemas e incidentes que se presenten en el sistema. Adems estn disponibles los requerimientos del hardware y software Salir: esta opcin permite cerrar la sesin el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo

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Ilustracin 3: Opciones generales

Men principal de QuipuxEl men principal de Quipux est compuesto por: 1. Nuevo documento: opcin para carga un documento nuevo al sistema 2. Bandejas: indican el estatus del documento dentro del sistema. Las bandejas agrupan los documentos que estn en elaboracin, que han sido recibidos, eliminados, no enviados, reasignados, archivados e informados 3. Registro docs externos: permite registrar los documentos remitidos por otras organizaciones, imprimir comprobantes y cargar los documentos digitalizados 4. Administracin: se refiere a la administracin del sistema, apartado que que contempla el cambio de contraseas. Adems, permite realizar la gestin de las carpetas virtuales y el archivo fsico 5. Otros: agrupa la bsqueda avanzada, la consulta a carpetas virtuales, verificacin de los documentos por imprimir y los reportesIlustracin 4: Men principal Manual adaptado por Pgina 12 de 82


Tipos de usuariosLos usuarios del sistema son creados por el administrador del sistema de gestin documental Quipux. Existen tres perfiles de usuarios, en Quipux: 1. Administrador Usuario con acceso a todas las funciones del sistema, responsable de ajustar parmetros, crear usuarios y carpetas virtuales. 2. Funcionario Usuario que pertenece a la organizacin en la que ha implementado el Quipux. A los usuarios "Funcionarios" se le asigna como nombre de usuario su nmero de cdula, y la contrasea correspondiente es enviada va correo electrnico. Dichas credenciales le permitirn validarse para acceder al Quipux. 3. Ciudadano Usuario externo, ajeno a la organizacin en la que ha implementado el Quipux. Los usuarios "Ciudadanos son creados en el sistema al momento de registrar un documento externo. Los Ciudadanos podrn consultar el estado de sus trmites en cualquier institucin, si se le ha creado un usuario. En caso que al momento de crear un usuario "Ciudadano", el nmero de cdula correspondiente no fue ingresado, entonces el sistema generar un nmero automticamente para que el ciudadano pueda acceder a revisar sus trmites. La nueva contrasea la define el usuario la primera vez que ingrese a la aplicacin.

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Perfiles de usuarios1. Usuario administrador Este perfil tiene acceso a todos los mdulos y funciones del sistema. Su misin fundamental es: la administracin de usuarios y perfiles, reas, numeracin de documentos, etc. La contrasea de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. 2. Usuario normal Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, bsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador. 3. Usuario del archivo Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Slo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.

Mdulo de administracinEl mdulo administracin (Ilustracin 5), ofrece las siguientes posibilidades: Cambio de contrasea Listas de envo Usuarios internos Ciudadanos reas Instituciones Numeracin de documentos Asimismo, es posible filtrar por institucin si lo que se desea es modificar datos de una en particular.

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Ilustracin 5: Mdulo de administracin

Cambio de contraseaEsta opcin permite al usuario cambiar su contrasea para el ingreso al sistema (Ilustracin 6). Cuando se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y volver a ingresar con la nueva clave.

Ilustracin 6: Cambio de contrasea

Para cambiar la contrasea se debe: 1. Seleccionar la opcin Cambio Contrasea 2. Ingresar la contrasea anterior

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3. Ingresar la nueva contrasea 4. Presionar el botn Aceptar Nota: la denominacin que aparecer en el campo Usuario ser la que corresponda al usuario validado en la aplicacin al momento de cambiar contrasea

Lista de envosLas listas de envos permiten agrupar usuarios por departamentos, por reas de inters y otros criterios. Los usuarios que integran la lista de envo pueden ser usuarios internos, externos y mixtos. Con esta funcin es posible: Crear lista de envo Editar lista de envo Consultar listas de envo Crear lista de envo En la parte superior, escoger el tipo de lista (personal o pblica) e ingresar el nombre y descripcin de la lista (Ilustracin 7)

Ilustracin 7: Creacin de lista de envo

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En la seccin Buscar Personal seleccionar el nombre de la institucin o ingresar el nombre del usuario y puesto y dar clic en el botn Buscar. Para crear una lista: 1. Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el enlace Incluir que se encuentra debajo de la columna Accin 2. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual 3. Seleccionar el botn Aceptar Editar lista de envo En la parte superior, seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre de la misma. En la seccin Buscar Personal seleccionar el nombre de la institucin o ingresar el nombre del usuario y puesto. Dar clic en el botn Buscar (Ilustracin 8).

Ilustracin 8: Editar listas de envo

Para editar una lista se debe: 1. Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el enlace Incluir que se encuentra debajo de la columna Accin 2. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual

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3. Seleccionar el botn Aceptar Consultar listas de envo Se despliegan todos los usuarios que pertenecen actualmente a la lista (Ilustracin 9)

Ilustracin 9: Consultar listas de envos

Usuarios internosEn este mdulo es posible administrar los usuarios y perfiles. (Ilustracin 10). Especficamente se puede: Crear usuario Editar usuario Consultar usuarios Usuarios sin rea

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Ilustracin 10: Administracin de usuarios internos

Crear usuarioPara crear un usuario (Ilustracin 11), es necesario ingresar datos en los siguientes campos: Cdula del usuario Nombres y apellidos del usuario. Abreviacin del ttulo/rango rea, se refiere al rea administrativa a la que pertenece el usuario Perfil, es necesario seleccionar el tipo de cargo entre normal y jefe Cargo Correo electrnico

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Ilustracin 11: Crear usuarios

Nota: los campos que se encuentra con asterisco (*) son obligatorios

1. Seleccionar el botn Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla 2. Se despliega la pantalla de permisos del usuario (Ilustracin 12) 3. Una vez terminado de asignar los permisos, se presiona botn Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

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Ilustracin 12: Permisos de usuarios

En esta seccin se asignan los permisos al usuario que est en proceso de creacin, los cuales son: Usuario nuevo: la prxima vez que el usuario acceda al sistema, debe definir su clave de acceso Usuario activo: activa o desactiva el usuario. Los usuarios desactivados no pueden acceder al sistema Administrar archivo: muestra en el men la opcin para administracin de archivos fsicos (creacin de organizacin fsica y ubicaciones fsicas) Manejar archivo: permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo fsico de la institucin Consultar documentos: permite al usuario consultar documentos que pertenecen a

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otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqua Administracin del sistema: muestra en el men la opcin de administrar el sistema: reas, usuarios, lista de usuarios, numeracin de documentos Digitalizar documentos: muestra en el men la opcin para asociar documento digital (imgenes), a los documentos registrados en la mesa de entrada Impresin de documentos: muestra en el men la opcin para imprimir los documentos que debern ser enviados manualmente Creacin de ciudadanos: permite a un usuario ingresar nuevos ciudadanos en el sistema, para el definirlos como destinatarios en sus documentos Reportes: permite visualizar reportes estadsticos de documentos recibidos por los usuarios de la institucin Administracin de carpetas virtuales: muestra en el men la opcin de administracin de carpetas virtuales y tipificacin documental Firma digital: define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos Creacin de documentos de salida: permite al usuario crear documentos de salida. Documentos que salen de la institucin a otra institucin o a un ciudadano Creacin de documentos de entrada: permite al usuario registrar documentos de entrada. Documentos que llegan a la institucin de manera fsica, se registran y se digitalizan para que fluya internamente en la institucin electrnicamente Usuario pblico: permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma institucin Administracin de viajes. Habilita las opciones para dar permisos a los usuarios y utilizar el sistema de viajes

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Editar usuario En la seccin Buscar usuario del sistema (Ilustracin 13) es posible seleccionar el rea, ingresar el nombre del usuario y cdula de identidad; luego es necesario hacer clic en el botn Buscar. Se despliega un listado con todas los usuarios que tengan coincidencias.

Ilustracin 13: Buscar usuario

Para editar un usuario (Ilustracin 14), se debe: 1. Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre 2. Modificar la informacin existente 3. Presionar el botn Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, luego se despliegan las opciones de permisos del usuario 4. Una vez terminado de asignar los permisos, presionar el botn Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

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Ilustracin 14: Modificacin de usuarios

Nota: en esta seccin se asignan permisos al usuario que se est editando Consultar usuario En la seccin Buscar usuario del sistema (Ilustracin 15), es posible: 1. Seleccionar el rea 2. Ingresar el nombre del usuario y cdula de identidad 3. Hacer clic en el botn Buscar" 4. Se despliega un listado con todas los usuarios que tengan coincidencias

Ilustracin 15: Consultar usuario

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Usuarios sin reas Para asignar usuarios a las reas, tambin es utilizado para realizar el cambio de usuarios de un rea a otra (Ilustracin 16)

Ilustracin 16: Usuarios sin rea

Para consultar un usuario sin rea, es necesario: 1. Escoger usuario y rea 2. Presionar el botn Asignar rea 3. Se desplegar en la parte inferior de la pantalla un listado completo de todos los usuarios por rea 4. En la ltima columna del listado est las accin "Quitar rea" que si lo seleccionar permitir quitar el usuario a la rea asignada Ciudadanos En este mdulo es posible administrar la informacin de los ciudadanos, quienes representan a los usuarios externos (Ilustracin 17) y es posible realizar las siguientes acciones:

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Crear ciudadano Editar ciudadano Consultar ciudadano

Ilustracin 17: Administracin de ciudadanos

Crear ciudadano Para crear un ciudadano, es necesario ingresar datos (Ilustracin 18) en los siguientes campos: Cdula / RUC, en el caso de no tener la cdula del ciudadano escoger la opcin No tiene No. de cdula y el sistema generar automticamente un nmero nico que identificar al ciudadano Nombres y apellidos del usuario Ttulo Abreviacin, ttulo/rango Institucin Puesto Direccin Correo electrnico Telfono

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Ilustracin 18: Crear ciudadano

Editar ciudadanoEn la seccin Buscar ciudadano ingresar el nombre del ciudadano y presionar el botn Buscar (Ilustracin 19). Se despliega un listado con todos los ciudadanos que tengan coincidencias con los datos ingresados, inicialmente.

Ilustracin 19: Editar ciudadano

Para editar a un ciudadano, es necesario: 1. Ubicar el usuario por ser editado 2. Hacer clic sobre el nombre 3. Luego, se despliega una pantalla con la informacin detallada del usuario Consultar ciudadano En la seccin Buscar ciudadano (Ilustracin 20) es necesario ingresar el nombre del ciudadano y presionar el botn Buscar. Posteriormente se despliega un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias.

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Ilustracin 20: Consultar ciudadano

Para consultar un ciudadano, es necesario: 1. Ubicar el usuario por ser consultado 2. Hacer clic sobre el nombre del usuario seleccionado 3. Luego, se desplegar una pantalla con la informacin detallada del ciudadano

reasDesde este mdulo se administran las reas de la institucin. Es posible: Crear reas de la institucin Editar reas de la institucin Listar reas de la institucin

Crear rea Para crear una rea (Ilustracin 21), es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Colocar nombre del rea 2. Agregar sigla (esta sigla es la que aparecer impresa, cuando se generen los documentos) 3. Introducir ciudad a la que pertenece el rea 4. Seleccionar una rea padre del rea que se est ingresando actualmente 5. Seleccionar la ubicacin fsica del archivo

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6. Ingresar ubicacin del archivo fsico, en que lugar van a estar fsicamente los documentos generados 7. rea de la que copiar la plantilla, seleccionar si se desea copiar el formato de una plantilla de otra rea existente. Caso contrario se carga la plantilla en formato PDF, con un mximo en tamao de 100Kb. 8. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 21: Crear rea

Editar un rea Para editar (Ilustracin 22) una rea se debe: 1. Escoger el rea que se desea editar 2. Modificar los datos del rea 3. Presionar el botn Aceptar

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Ilustracin 22: Editar un rea

Listar reas Para listar reas, se debe: 1. Pulsar botn Listar reas 2. Posteriormente aparecer un listado de las reas que han sido cargadas en el sistema (Ilustracin 23)

Ilustracin 23: Listar reas

InstitucionesEn este mdulo es posible crear, editar y listar instituciones (Ilustracin 24). Al ingresar a la administracin de instituciones se desplegar automticamente la institucin actual.

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Las opciones dentro de este mdulo, son: Crear institucin Editar institucin Listar instituciones existentes

Ilustracin 24: Administracin de instituciones

Crear institucin Para crear una institucin, es necesario: 1. Ingresar el RUC 2. Ingresar nombre de la institucin 3. Ingresar siglas de la institucin 4. Adjuntar logo de la institucin 5. Presionar el botn Aceptar Editar institucin Para editar una institucin se debe: 1. Modificar el RUC, nombre, sigla o logo 2. Seleccionar el botn Aceptar Listar instituciones existentes Para listas las instituciones, es necesario:

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1. Presionar el botn Listado de Instituciones 2. Posteriormente aparecer desplegada una lista con las instituciones que han sido cargadas en el sistema (Ilustracin 25)

Ilustracin 25: Listado de instituciones

Numeracin de documentosEl formato de numeracin de documentos es definido por cada clase de documento que tenga la institucin. Definir formato de numeracin de documento Para ingresar una numeracin de documento, se debe: 1. Seleccionar el rea en donde se va ha definir el formato de la numeracin de los documentos 2. Se despliega una pantalla con un listado de los documentos existentes (Ilustracin 26)

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Ilustracin 26: Numeracin de documentos

Para cargar la numeracin de documentos, es necesario agregar informacin en los siguientes campos: Clase de documento, estas categoras son oficio, documento externo, memo, circular Copiar formato del rea, es posible escoger el formato de numeracin perteneciente al rea que se esta ingresando o escoger un formato de numeracin definido en otra rea para esta clase de documento Formato, permite escoger el formato de numeracin de los documentos Abreviacin del documento, es puede ingresar abreviaciones a los documentos. Por ejemplo, oficio-OF Separador, se refiere al tipo de separador para el formato de numeracin N dgitos del ao, es necesario ingresar el nmero de dgitos para darle formato numrico al ao N dgitos secuencial, se refiere al nmero de dgitos con el que se desea que aparezca la notacin secuencial Secuencia actual, se debe introducir el nmero actual en que se encuentra la secuencia Para definir el formato de numeracin de documentos, es necesario dirigirse a la parte inferior de la columna Formato donde se encuentra un combo y los botones Aadir y Borrar.

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Estando ubicado ah, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Escoger del combo los datos los que formarn parte de la numeracin de los documentos. Se puede escoger entre las siguientes opciones: institucin, rea, ao, secuencial, abreviacin del documento 2. Los datos se desplegarn en el orden ingresado 3. Presionar botn Aadir Borrar formato de numeracin del documento Para borrar la ltima opcin ingresada, es necesario: 1. Seleccionar la opcin que desea eliminar 2. Presionar el botn Borrar

Mdulo de administracin de carpetas virtualesEl mdulo de administracin de archivos digitales (Ilustracin 27), permite llevar a cabo: Organizacin de los niveles de carpetas virtuales Administracin de carpetas virtuales Consultar carpetas virtuales

Ilustracin 27: Mdulo de administracin de carpetas virtuales

Organizacin de niveles de carpetas virtualesPara ingresar los niveles de organizacin de carpetas virtuales, en necesario: 1. Seleccionar el rea (Ilustracin 28) en donde se va ha definir el formato de

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organizacin de las carpetas

Ilustracin 28: Organizacin de niveles de carpetas virtuales

2. Ingresar el nombre de los diferentes niveles que van a conformar la organizacin de las carpetas (Ilustracin 29) 3. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 29: Diferentes niveles de carpetas virtuales

Administracin de carpetas virtualesPara ingresar los nombres de las carpetas virtuales que se han definido en el mdulo anterior, es necesario: 1. Seleccionar el rea a la cual pertenece 2. Hacer clic sobre en enlace de "Crear...", en la columna Nombre tem. En la figura 30 aparece "Crear rrhh"

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Ilustracin 30: Crear carpeta virtual

3. Posteriormente se agrega en el campo "Nombre", (Ilustracin 31) la denominacin apropiada para la carpeta que se est creando 4. Se agrega el tiempo de archivo de gestin (en aos) 5. Se coloca el tiempo de archivo central (en aos)

Ilustracin 31: Agregar nombre de carpeta virtual

6. Aparecer una pantalla que indica que se ha creado el tem (Ilustracin 32), en el ejemplo, el tem se llama "Prueba". Se cre la carpeta virtual "Prueba"

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7. Pulse el botn guardar Nota: este proceso debe realizarse con cada nivel de la organizacin de carpetas virtuales

Ilustracin 32: Carpeta virtual creada

Modificar carpetas Para modificar editar las carpetas que se han creado anteriormente, es necesario: 1. Hacer clic en el enlace "Editar" 2. Modificar los datos que fueron previamente cargados 3. Pulsar el botn "Guardar"

Consultar carpetas virtualesPara consultar la organizacin de una carpeta virtual, se debe: 1. Seleccionar el rea en donde se va a consultar (Ilustracin 33)

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Ilustracin 33: Consulta de carpetas digitales

2. Se despliega una lista de la organizacin del expediente con nombre de las carpetas virtuales, estado y tipo (Ilustracin 34)

Ilustracin 34: Carpetas virtuales desplegadas

3. Finalmente se puede imprimir este listado como reporte

Mdulo de gestin archivo fsicoEn el mdulo de archivo fsico, es posible realizar las siguientes acciones: Ubicacin fsica de documentos Consultar ubicacin del documento en el archivo fsico Nueva ubicacin fsica Consultar estructura del archivo fsico Organizacin fsica del archivo

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Ilustracin 35: Mdulo de gestin de archivo fsico

Ubicacin fsica de documentosLa funcin de ubicacin fsica de documentos, permite relacionar los expedientes digitales con uno o varios expedientes fsicos. Para realizar esta tarea, es necesario: 1. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botn Siguiente 2. En la parte inferior de la pantalla aparece la ubicacin digital y la nueva ubicacin fsica del documento (Ilustracin 36) 3. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 36: Ubicacin fsica de documentos

4. Finalmente el sistema despliega un mensaje que expone que ha agregado el

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expediente a la ubicacin fsica dispuesta anteriormente (Ilustracin 37)

Ilustracin 37: Mensaje de ubicacin fsica de documentos

Consultar ubicacin del documento en el archivo fsicoPara consultar la ubicacin de un documento en el archivo fsico, es necesario: 1. Colocar la denominacin del documento que de desea localizar, en el campo "Buscar documento(s)" (Ilustracin 38)

Ilustracin 38: Consultar ubicacin fsica de documentos

2. En el campo "Buscar en", est seleccionado por defecto todo el archivo, si desea cambiar el acervo, bastar hacer clic en el enlace "Cambiar" 3. Se pulsa el botn "Buscar" 4. Posteriormente, se despliega la lista de los resultados que concuerdan con la denominacin, anteriormente ingresada (Ilustracin 39)

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Ilustracin 39: Resultados al consultar ubicacin fsica de documentos

Nueva ubicacin fsicaIngresar nombre de organizacin Para ingresar los nombres de la organizacin fsica del archivo, es necesario: 1. Hacer clic sobre el enlace crear cajn (en el caso de ejemplo Archivador es el primer nivel de organizacin (Ilustracin 40)) 2. Ingresar el nombre, el tiempo de gestin en el archivo y tiempo en el archivo central 3. Presionar el botn Guardar

Ilustracin 40: Administracin de archivo

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Nota: este proceso debe realizarse con cada nivel de la organizacin del archivo fsico

Editar nombres de tems Para editar los nombres de los tems de la organizacin fsica del archivo, se debe: 1. Hacer clic sobre el enlace Editar que se encuentra bajo la columna Accin 2. Modificar los datos ingresados (Ilustracin 41) 3. En esta opcin es posible de desactivar un tem

Ilustracin 41: Modificacin de administracin de archivos

Consultar estructura del archivo fsicoPara consultar la organizacin del archivo fsico (Ilustracin 42), es necesario: 1. Seleccionar el rea en donde se va a consultar

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Ilustracin 42: Seleccin de rea a consultar en estructura de archivo fsico

2. Se despliega una lista de la organizacin del archivo fsico con nombre del tem, estado y tipo (Ilustracin 43) 3. Finalmente se puede imprimir este listado como reporte

Ilustracin 43: Estructura de archivo fsico en el rea seleccionada

Organizacin fsica del archivoPara ingresar los niveles de organizacin fsica del archivo, se debe: 1. Seleccionar el rea en donde se va ha definir los niveles (Ilustracin 44).

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Ilustracin 44: Organizacin fsica del archivo

2. Ingresar el nombre de los niveles de organizacin fsica del archivo (Ilustracin 45) 3. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 45: Ingreso de niveles de organizacin fsica del archivo

Funciones del usuario final Nuevo documentoCreacin de documentos En la parte izquierda del escritorio del usuario, se encuentra la opcin de "Nuevo Documento" como lo indica la Ilustracin 46

Ilustracin 46: Men nuevo documento

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Esos nuevos documentos documentos son los que deben ser tramitados y enviados al personal de la institucin. Al pulsar la opcin de "Nuevo documento", se despliega una pantalla donde aparecen las opciones presentadas en la Ilustracin 47.

Ilustracin 47: Crear nuevo documento

Los campos disponibles, para crear un nuevo documento, son: Tipo de documento Nmero de referencia (para el caso de documentos externos) Asunto Descripcin de anexos Cuerpo del documento

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La opcin Utilizar Plantilla, permite generar documentos para imprimir en hojas membretadas propias de cada institucin, en el caso que este deshabilitada, imprimir con la plantilla cargada en Quipux. En el botn "Buscar de / Para" se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia. La opcin de copia permite enviar una copia del documento. Para la bsqueda de usuarios, como lo muestra la Ilustracin 48, existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institucin Buscar usuarios por nombre, cdula o puesto.

Ilustracin 48: Destinatarios de documentos

El envo de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institucin o usuarios externos a la institucin. Adicionalmente, el documento puede ser enviado a listas de usuarios que pueden estar constituidos por slo usuarios internos, slo usuarios externos o una combinacin de ambas categoras (usuarios internos y externos). Se escogen los destinatarios, y posteriormente es necesario hacer clic en el botn Aceptar, en la parte inferior de la pantalla. Luego de haber completado los datos del documento y despus de agregar los

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remitentes a quienes se les enviar el documento, se presiona el botn "Aceptar". Posteriormente, aparecen los datos generales del documento que fue cargado al Quipux (Ilustracin 49)

Ilustracin 49: Datos generales del documento

Esta pantalla contiene las siguientes acciones: Nmero de documento Vista previa del documento: permite visualizar documento una vez que ha sido correctamente cargado al sistema Asunto Remitente Receptor Descripcin de anexos

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Pestaas para visualizar datos del documento Adems de las acciones presentadas anteriormente, se presentan unas pestaas con las siguientes opciones (Ilustracin 50) a) Informacin general del documento cargado b) Anexos c) Recorrido d) Carpetas

Ilustracin 50: Pestaas para visualizar ms datos del documento

a) Informacin general En la opcin de nivel de seguridad dentro de "Informacin general", se despliega la posibilidad de asignarle un nivel al documento cargado (Ilustracin 51)

Ilustracin 51: Niveles de seguridad del documento cargado en Quipux

Los niveles de seguridad de los documentos cargados en el Quipux, son: Pblico: todos los usuarios del sistema pueden ver el documento Reservado: slo los usuarios destinatarios pueden ver el documento Para asignarle el nivel de seguridad correspondiente al documento, se escoge entreManual adaptado por Pgina 48 de 82


Pblico o Reservado y pulsa el botn "Grabar nivel" b) Anexos Esta pestaa muestra todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (Ilustracin 52). Los anexos mximo deben tener un tamao de 3 MB.

Ilustracin 52: Archivos anexos al documento cargado en Quipux

c) Recorrido Es el flujo histrico del documento que se est tramitando. Son las distintas instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creacin (Ilustracin 53)

Ilustracin 53: Recorrido de documento cargado en Quipux

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d) Carpetas Esta opcin permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y adems muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (Ilustracin 54)

Ilustracin 54: Seleccionar carpeta virtual

Para incluir un documento en una carpeta virtual, se debe: 1. Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento 2. Seleccionar el enlace Seleccionar 3. Seleccionar el botn Aceptar Acciones con los documentos Las acciones que el usuario de Quipux puede acometer con los documentos (Ilustracin 55), son: a) Regresar a) Eliminar b) Editar

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c) Reasignar d) Informar e) Firmar / Enviar f) Comentar g) Responder h) Archivar i) Restaurar

Ilustracin 55: Acciones con los documentos

a) Regresar: permite regresar a la pantalla anterior (Ilustracin 55) b) Eliminar: permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edicin. Los documentos eliminados son enviados a la carpeta de eliminados (Ilustracin 55). Para eliminar un documento: 1. Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja 2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Eliminar 3. Se presentar una pantalla donde se ingresa un comentario 4. Seleccionar el botn Aceptar" 5. Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado c) Editar: permite corregir o modificar la informacin de un documento que se encuentra en estado de edicin (Ilustracin 55). Para editar un documento se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, en donde se despliega un

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listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna Fecha Documento 3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Editar 4. Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y nmero de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos 5. Seleccionar el botn Grabar o Aceptar d) Reasignar: permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trmite o enviar un documento en estado de edicin a cualquier usuario para que sea corregido (Ilustracin 55). Para reasignar un documento se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin o Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna Fecha Documento 3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Reasignar 4. Escoger el rea del usuario al que se le quiere enviar el documento 5. Escoger al usuario que debe realizar el trmite 6. Se despliega una pantalla donde se puede agregar comentario 7. Pulsa el botn Aceptar 8. Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Ilustracin 56)

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Ilustracin 56: Reasignar documento

e) Informar: permite enviar una copia del documento. Los documentos sometidos a esta accin son enviados inmediatamente a la carpeta Informados. Para informar sobre un documento: 1. Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, Recibidos, Enviados, o Archivados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin Informar 3. Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar 4. Se presentar una pantalla donde es posible agregar un comentario 5. Seleccionar el botn Aceptar 6. Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Ilustracin 57)

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Ilustracin 57: Informar documento

f) Firmar / Enviar: permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edicin o no enviado. Los documentos firmados y remitidos correctamente son guardados en la carpeta de enviados. Caso contrario son guardados a la carpeta de no enviados. Para firmar y enviar un documento se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin o No Enviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Firmar/Enviar" 3. Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o desactiva la casilla para firmar o no digitalmente 4. En caso de activar la opcin de firmar digitalmente el documento, se debe: 5. Activar la opcin de firmar digitalmente el documento 6. Ingresar la ubicacin del dispositivo electrnico que se le da a un usuario autorizado para facilitar el proceso de autenticacin, para firmar electrnicamente el documento 7. Ingresar la clave para firmar digitalmente 8. Ingresar un comentario 9. Pulsar el botn Aceptar 10. Se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Ilustracin 58)

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Ilustracin 58: Firmar / enviar documento

Nota: para firmar digitalmente un documento, el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y la activacin del permiso para firmar El dueo de la firma digital debe ser el mismo usuario validado en Quipux. Debe ser el mismo usuario que desea firmar y enviar el documento, en caso contrario el sistema arrojar un mensaje de error (Ilustracin 59)

Ilustracin 59: Error al firmar / enviar documento

En caso de no activar la opcin de firmar digitalmente el documento, se debe: 1. Desactivar la opcin de firmar digitalmente el documento 2. Ingresar un comentario 3. Pulsar el botn Aceptar para firmar / enviar un documento manualmenteManual adaptado por Pgina 55 de 82


4. Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado y un mensaje de que el documento fue enviado a la carpeta Documentos por imprimir (Ilustracin 60)

Ilustracin 60: Firmar / enviar documento manualmente

En caso que el documento haya sido enviado a Documentos por imprimir (Ilustracin 61), se debe:

Ilustracin 61: Men "Documentos por imprimir"

1. Ingresar a la opcin de Documentos por Imprimir en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada (Ilustracin 62) 2. Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente 3. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se

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encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Enviar 4. Se presentar una pantalla donde es posible agregar comentario 5. Seleccionar el botn Aceptar

Ilustracin 62: Opcin de "Documentos por imprimir"

g) Comentar: permite agregar una observacin o nota al cargado en el Quipux h) Responder: permite enviar una respuesta a los documentos que recibi el usuario (Ilustracin 63)

Ilustracin 63: Accin "Responder"

Para responder a un documento se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna Fecha Documento 3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Responder 4. En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y nmero de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos.

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5. Seleccionar el botn Grabar o Aceptar

Nota: vea Reasignar e Informar en Acciones con los documentos i) Archivar: permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trmite o enviado. Los documentos sometidos a esta accin son enviados inmediatamente a la carpeta de archivados.

Ilustracin 64: Accin "Archivar"

Para archivar un documento, se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos oEnviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada 2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Archivar 3. Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario 4. Presionar el botn Aceptar 5. Finalmente se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado j) Restaurar: permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de En elaboracin.

Ilustracin 65: Accin "Restaurar"

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Para restaurar un documento, se debe: 1. Ingresar a la bandeja de documentos Eliminados, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja 2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin Restaurar. 3. Se presentar una pantalla donde es posible agregar un comentario 4. Seleccionar el botn Aceptar 5. Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado

BandejasBandeja de documentos Las bandejas son definidas como carpetas con las que cuenta el sistema de gestin documental. Dichas bandejas son las siguientes: a) En elaboracin b) Recibidos c) Eliminados d) No enviados e) Enviados f) Reasignados g) Archivados h) Informados a) En elaboracin: se encuentran los documentos que estn en estado de edicin, para que sean revisados y corregidos (Ilustracin 66)

Ilustracin 66: Bandeja "En elaboracin" Manual adaptado por Pgina 59 de 82


En esta bandeja estn las acciones Eliminar, Reasignar, "Informar y Firmar/Enviar.

Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver Acciones con los documentos

b) Recibidos: agrupa los documentos por tramitar (Ilustracin 67)

Ilustracin 67: Bandeja "Recibidos"

En esta bandeja estn las acciones de Reasignar, Informar, Archivar y Responder Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver Acciones con los documentos

c) Eliminados: se listan los documentos que se encontraban en estado de edicin y que han sido eliminados (Ilustracin 68)

Ilustracin 68: Bandeja "Eliminados"

En esta bandeja, slo se encuentra la accin Restaurar Nota: esta funcin fue explicada anteriormente. Ver Acciones con los documentos

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d) No enviados: agrupa los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente y no se enviaron (Ilustracin 69)

Ilustracin 69: Bandeja "No enviados"

En este mdulo estn las acciones Envo manual y Correo Electrnico. e) Enviados: se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus destinatarios (Ilustracin 70)

Ilustracin 70: Bandeja "Enviados"

En esta bandeja slo se encuentra la accin Informar Nota: esta accin fue explicada anteriormente. Ver Acciones con los documentos

f) Reasignados: se encuentran los documentos que han sido reasignados y una

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observacin de lo que se tiene que realizar con el documento. g) Archivados: se listan los documentos que se le han remitido a usuario(s) para que sea informado(s) al respecto (Ilustracin 71)

Ilustracin 71: Bandeja "Archivados"

En esta bandeja slo se encuentra la accin Informar Nota: esta accin fue explicada anteriormente

h) Informados: se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) al respecto (Ilustracin 72)

Ilustracin 72: Bandeja "Informados"

En esta bandeja se puede Eliminar el documento, o Informar a otro usuario sobre el documento.

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Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver Acciones con los documentos

Detalles de documentos Los detalles de los documentos pueden observarse en los siguientes mens: a) Informacin general de los documentos b) Informacin detallada del documento

a) Informacin general de los documentos: son los datos que se muestran al ingresar a una bandeja. La informacin general de los documentos listados al acceder a una bandeja, (Ilustracin 73) son: Remitente Receptor Asunto Fecha del documento Nmero del documento Nmero de referencia Para acceder a la informacin detallada de cada documento, debe hacer clic en la columna Fecha Documento, correspondiente al documento deseado.

Ilustracin 73: Informacin general de los documentos

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b) Informacin detallada del documento: muestra datos especficos del documento al que se ha ingresado (Ilustracin 74)

Ilustracin 74: Informacin detallada del documento

Dentro de las opciones generales de los documentos, es posible: Ver el documento que ha sido creado. Verificar quien fue la persona que firm y envi el documento(en el caso que haya sido firmado digitalmente). Verificar firma Si la firma fue exitosa, desplegara, el nmero de cdula, nombre, cargo, institucin y la fecha (hora, minuto, segundo), en el que fue firmado digitalmente (Ilustracin 75) Tambin permite, descargar el archivo firmado

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Ilustracin 75: Verificacin de firma digital exitosa

Registros de documentos externosCrear ciudadano En la opcin "Crear ciudadano" se puede crear, editar y consultar ciudadanos. Para crear ciudadanos, es necesario: 1. Ingresar a la opcin de remitente BUSCAR DE / PARA 2. Seleccionar ciudadano, en "Tipo de usuario" 3. Presionar el botn "Crear ciudadano" que aparece en la parte inferior de la pantalla 4. Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cdula del ciudadano seleccionar No tiene No. de cdula y el sistema generar automticamente un nmero nico que identificar al ciudadano 5. Se debe llenar todos los campos pedidos (Ilustracin 76) 6. Pulsar el botn Aceptar

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Ilustracin 76: Creacin del ciudadano

Para editar un ciudadano, se debe: 1. Escoger el ciudadano 2. Seleccionar el botn Editar Usuario 3. Modificar los datos del ciudadano 4. Seleccionar el botn Aceptar Para buscar un ciudadano, se debe: 1. Ingresar el nombre del ciudadano en la seccin Buscar Persona o introducir nmero de cdula de Identidad 2. Pulsar el botn Buscar 3. Se desplegar un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias Para consultar un ciudadano, es necesario: 1. Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la informacin detallada del usuario. Registro de documentos externos Los documentos externos son aquellos remitidos por otras organizacin. Las opciones para el registro de documentos externos en Quipux, son:

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a) Registrar documento b) Imprimir comprobantes c) Cargar doc. digitalizado

a) Registrar documento: en la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opcin de registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la institucin. Estos documentos son los que llegan a la institucin y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos registrados aparecen en la bandeja de En Elaboracin donde es posible seguir editndolos (cargar documentos digitalizados y anexos). Estos documentos son registrados en el sistema (Ilustracin 77), en donde se ingresa: Fecha de registro Nmero de referencia Asunto Descripcin de los anexos Resumen

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Ilustracin 77: Registrar documento

En la opcin BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia (esta opcin permite enviar una copia del documento). Para la bsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institucin Buscar usuarios por nombre o puesto Asimismo, es posible adjuntar anexos al documento creado, en la pestaa "ANEXOS".

Nota: la opcin de anexar archivos al documento, en la pestaa 'ANEXOS tambin se encuentra al crear Nuevo documento

b) Imprimir comprobantes Imprimir cdigo de barras Este mdulo permite imprimir el nmero del documento con cdigo de barras en la parte superior derecha del mismo. Para imprimir el cdigo de barras del documento se debe: 1. Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del

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nmero 2. Seleccionar el botn Buscar 3. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros 4. Seleccionar el botn Imprimir Cdigo de Barras 5. Finalmente, se genera un documento .pdf con el cdigo de barras del documento (Ilustracin 78)

Ilustracin 78: Impresin de cdigo de barra

Imprimir comprobante Este mdulo permite imprimir un comprobante de la recepcin del documento. Este comprobante tiene la siguiente informacin: Nmero de documento Fecha Recibido por Nombre del usuario Para imprimir el comprobante del documento se debe: 1. Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del nmero 2. Seleccionar el botn Buscar 3. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros 4. Seleccionar el botn Imprimir Comprobante 5. Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante (Ilustracin 79)

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Ilustracin 79: Impresin del comprobante

c) Cargar doc. digitalizado: para cargar y asociar el documento digitalizado, se debe: 1. Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del nmero 2. Seleccionar el botn Buscar 3. Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio del registro 4. Seleccionar el botn Asociar Imagen del Documento 5. Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento (Ilustracin 80) 6. Ingresar un comentario 7. Seleccionar el botn Aceptar 8. Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la informacin referente al documento y la persona que realiz la accin

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Ilustracin 80: Cargar documento digitalizado

Nota: slo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas, es necesario generarlas en un solo archivo

Administracin de usuario finalEl men de "Administracin" presenta las siguientes opciones: a) Administracin b) Carpetas virtuales c) Archivo fsico

Ilustracin 81: Opciones de administracin des usuario final

a) Administracin: en la opcin de "Administracin" (Ilustracin 82) es posible gestionar carpetas, archivo fsico, entre otras. Especficamente se pueden realizar las siguientes

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acciones: Cambio de contrasea: permite cambiar la contrasea del usuario que est validado en el sistema Lista de envos: es posible crear, editar y consultar listas de envos

Ilustracin 82: Administracin para usuarios finales

Una lista de envos es un conglomerado de usuarios, agrupados por tipo de usuario o institucin. Para crear una lista de envos se debe: 1. Acceder a listas de envos en "Administracin" 2. Seleccionar la opcin de "Crear lista de envos" 3. Completar los datos requeridos, buscando a los usuarios cargados en el sistema y agrupndolos, segn convenga 4. Una vez que haya recuperado todos los usuarios que deben conformar la lista de envos, pulsar el botn "Aceptar"

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Ilustracin 83: Crear listado

Para editar una lista de envos, se debe: 1. Acceder a listas de envos en "Administracin" 2. Seleccionar la opcin de "Editar lista de envos" 3. Modificar los datos pertinentes 4. Una vez que haya modificado todos los datos pertinentes, pulsar el botn "Aceptar" Para consultar una lista de envos, se debe: 1. Acceder a listas de envos en "Administracin" 2. Seleccionar la opcin de "Consultar lista de envos" 3. Escoja la lista deseada en "Seleccione la lista"

b) Carpetas virtuales: permiten el resguardo de documentos ingresados al sistema. En la opcin de "Carpetas virtuales" (Ilustracin 84) es posible realizar las siguientes acciones:

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Ilustracin 84: Administracin de carpetas virtuales para usuario final

Organizacin de los niveles de carpetas virtuales: se crean y ordenan los niveles de carpetas. Para organizar los niveles de las carpetas virtuales, se debe: 1. Seleccionar un rea 2. Se agrega nombre del tem y una descripcin 3. Se presiona el botn aceptar Administracin de carpetas virtuales: permite gestionar los niveles creados y vincularlos con carpetas virtuales. Para administrar las carpetas virtuales, se debe: 1. Seleccionar un rea 2. Colocar un nombre a lo que ser la carpeta, vinculada al rea seleccionada 3. Asignar el perodo que pasar en archivo de gestin y archivo central respectivamente 4. Presionar el botn "Guardar"

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Ilustracin 85: Administracin de carpetas virtuales

Consultar carpetas virtuales: permite consultar las carpetas creadas en las la opcin anterior. c) Archivo fsico: permite registrar la ubicacin fsica de los documentos cargados en el Quipux.

Ilustracin 86: Men del archivo fsico

En la opcin de "Archivo fsico" (Ilustracin 86) es posible realizar las siguientes acciones: Ubicacin fsica de documentos: para relacionar un archivo digital con uno o varios expedientes fsicos (Ilustracin 87), se debe:

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1. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botn Siguiente 2. En la parte inferior de la pantalla aparece la ubicacin digital y la nueva ubicacin fsica del documento 3. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 87: Ubicacin fsica de documentos

Consultar ubicacin del documento en archivo fsico: para consultar ubicacin del documento en archivo fsico (Ilustracin 88), se debe: 1. Introducir el nombre del documento en el campo "Buscar Documento(s)" 2. Presionar el botn "Aceptar" 3. Hacer clic sobre el enlace del documento requerido

Ilustracin 88: Consultar ubicacin del documento en archivo fsico

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Nueva ubicacin fsica: para ingresar los nombres de la organizacin fsica del archivo (Ilustracin 89) se debe: 1. Seleccionar el enlace Crear cajn (en el caso de ejemplo Archivador es el primer nivel de organizacin 2. Ingresar el nombre, el tiempo de gestin en el archivo, tiempo en el archivo central 3. Seleccionar el botn Guardar

Ilustracin 89: Nueva ubicacin fsica

Este proceso se debe hacerlo con cada nivel de organizacin del archivo fsico. Para editar los nombres de los tems de la organizacin fsica del archivo: 1. Seleccionar el enlace Editar que se encuentra bajo la columna "Accin" 2. Realizar las modificaciones pertinentes 3. Hacer clic en el botn "Aceptar" En la opcin de modificar los datos ingresados, es posible desactivar un tem. Consultar estructura del archivo: para consultar la organizacin del archivo fsico (Ilustracin 90), se debe: 1. Seleccionar el rea en donde se va a consultar 2. Se despliega una lista de la organizacin del archivo fsico con nombre del tem, estado y tipo 3. Finalmente se puede imprimir este listado como reporte

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Ilustracin 90: Consultar estructura del archivo

Organizacin fsica del archivo: para ingresar los niveles de organizacin de carpetas virtuales (Ilustracin 91), se debe: 1. Seleccionar el rea en donde se va ha definir el formato de organizacin de las carpetas 2. Ingresar el nombre de los diferentes niveles que van a conformar la organizacin de las carpetas 3. Presionar el botn Aceptar

Ilustracin 91: Organizacin fsica del archivo

OtrosBsqueda avanzada de documentos La funcin de bsqueda avanzada permite la recuperacin de documentos, por medio de la insercin de parmetros en los campos de bsqueda, tales como: nmero de referencia o clase de documento. Los resultados sern listado con uno o varios documentos que concuerden con los parmetros de bsqueda especificados, lo cual permitir la consulta de los mismos.

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Para buscar un documento (Ilustracin 92), se tiene que ingresar cualquiera de los siguientes parmetros: Nmero de documento: se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de l Nmero de referencia: permite realizar la bsqueda por medio del cdigo de referencia con el que lleg el documento, este cdigo es generado por el remitente Remitente: bsqueda por remitente Destinatario: bsqueda por destinatario Buscar en texto: se puede ingresar alguna(s) palabra(s) que estn en el resumen del documento y el sistema va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio, memo, circular, entre otras Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto para el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar este rango para una bsqueda rea actual: buscar documentos en una rea solicitada

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Ilustracin 92: Parmetros de bsqueda avanzada

Pasos para realizar una consulta o bsqueda del documento Para realizar una consulta o bsqueda de un documento: 1. Pulsar botn "Bsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la seccin de carpetas y opciones personalizadas 2. Ingresar el parmetro de bsqueda o consulta de documentos 3. Seleccionar el botn Buscar 4. En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que coincidieron con los parmetros de bsqueda ingresados

Consultar carpetas virtualesLa opcin de "Consultar carpetas virtuales", permite verificar cuales son las carpetas virtuales adscritas a la unidad administrativa a la que pertenece el usuario que est validado en el Quipux. Es decir, si el cargo del usuario validado en el Quipux, est adscrito a la Presidencia; entonces al pulsar sobre la opcin de "Consultar carpetas virtuales", slo se desplegarn las de Presidencia, omitiendo las de finanzas, recursos humanos, entre otras.

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Ilustracin 93: Consultar carpetas virtuales

Documentos por imprimir Cuando el usuario no activa la opcin de firmar digitalmente (Ver Acciones con los documentos), el documento que cre se enva a Documentos por imprimir. Para imprimir el documento y enviarlo manualmente desde Documentos por imprimir, es necesario: 1. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro 2. Dar un clic en la accin Enviar 3. Se presentar una pantalla donde es posible agregar comentario 4. Seleccionar el botn Aceptar

Ilustracin 94: Documentos por imprimir

Reportes Este mdulo permite generar diferentes tipos de reportes como: Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados deManual adaptado por Pgina 81 de 82


documentos se tiene: tramitados, en edicin, eliminados, archivados y vencidos Estadsticas de digitalizacin de documentos Para generar un reporte se debe: 1. Escoger el tipo de consulta o estadstica 2. Escoger el rea 3. Escoger el usuario 4. Ingresar la fecha desde y hasta 5. Inmediatamente se desplegar un listado con usuario, estado del trmite, nmero de documentos registrados y digitalizados (dependiendo del tipo de reporte que se desea generar)

Ilustracin 95: Reportes de Quipux

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manual administrador quipux

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