manual del administrador delegado

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción,distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, porcualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y porescrito de la Junta de Andalucía.

Port@firmas versión 3.2Manual del administrador delegado

Versión: v01r04

Fecha: 23/06/2020

Consejería de Hacienda, Industria y Energía

Dirección General de Transformación Digital

Port@firmas v3.2

Manual del administrador delegado

HOJA DE CONTROL

Título Portafirmas v3.2 – Manual del administrador delegado

Entregable Manual del administrador delegado

Nombre del fichero PF32-MAN-Manual_Administrador_Delegado_v01r02.odt

Autor CHIE

Versión/Edición v01r04 Fecha Versión 23/06/20

Aprobado por Fecha Aprobación 23/06/2020

Nº Total Páginas 25

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa Responsable Área Fecha

v01r00 Creación deldocumento

CHIE CHIE 20/12/19

v01r01 Modificación deldocumento

CHIE CHIE 28/01/20


CHIE CHIE 20/02/20


CHIE CHIE 21/05/20


CHIE CHIE 23/06/20

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y apellidos Cargo Área Nº Copias

Manuel Escobar Montes Jefe de Servicio CHIE 1

Francisco Mesa VillalbaDirector deProyecto CHIE 1

Port@firmas v3.2 – Manual del administrador delegado Página 2 de 25



Port@firmas v3.2


ÍNDICE

SumarioIntroducción................................................................................................................................4

Requisitos....................................................................................................................................5

Interfaz........................................................................................................................................6

Parámetros...................................................................................................................................8

Peticiones............................................................................................................................8

Informes de firma................................................................................................................9

Aplicaciones..............................................................................................................................11

Ventana de creación/edición..................................................................................................12

Custodia............................................................................................................................14

Direcciones IP...................................................................................................................15

Información adicional.......................................................................................................15

Usuarios....................................................................................................................................16

Ventana de edición............................................................................................................18

Perfiles..........................................................................................................................19

Correo electrónico.........................................................................................................19

Simulación de usuario.......................................................................................................19

Programador..............................................................................................................................22

Auditoría...................................................................................................................................23

Subapartado peticiones.........................................................................................................23

Subapartado acciones............................................................................................................23

Subapartado accesos.............................................................................................................24




Port@firmas v3.2


1 Introducción

El objetivo de este manual es detallar todas las funcionalidades presentes en laspantallas de administración delegada de un organismo en la aplicación Port@firmas, asícomo facilitarle el uso y comprensión de la herramienta.

Las pantallas de la administración delegada constan de 8 apartados diferenciados, loscuales serán comentados con detalle en este manual:

• Parámetros• Aplicaciones• Usuarios• Programador• Auditoría

Los parámetros de configuración se guardan en la memoria de la aplicación y no seaccede a ellos reiteradamente desde la base de datos, de tal manera que cuando sedespliegue la aplicación estos se cargarían en el nodo. Cada vez que se guarde lamodificación de un parámetro este se vuelve a cargar en memoria con el valor nuevo enel nodo que se esté ejecutando. Si la aplicación está desplegada en varios nodos seránecesario entrar en la zona de administración en cada nodo para que los parámetros sevuelvan a cargar. Para ver desde que servidor está ejecutándose la zona deadministración basta con visualizar el título de la página, ejemplo:

En el caso hipotético de que no se haya cargado el nuevo valor habría que solicitar elredespliegue de la aplicación.




Port@firmas v3.2


2 Requisitos

Para poder acceder a las opciones de administración, es necesario que el usuario tengaasociado un perfil de administrador delegado (ADMIN_D). Si el usuario cumple con esterequisito, en la parte superior derecha de la pantalla estará disponible el enlace deacceso a las opciones de administración delegada.




Port@firmas v3.2


3 Interfaz

El área de administración contiene un menú principal compuesto por diferentes pestañas conlos distintos apartados de la herramienta (Parámetros, Aplicaciones, Usuarios,Programador y Auditoría).

A su vez, una pestaña o apartado de administración puede contener un submenú enacordeón con diferentes opciones de configuración, tal y como el que se muestra en laimagen adjunta.

Asimismo, dentro de una pestaña o submenú, se pueden encontrar diferentes tablas sobrelas que editar distintos parámetros de configuración. Todas las tablas disponibles en laaplicación incluyen un conjunto de utilidades que permiten facilitar la navegación yfiltrado de sus datos, estas son:

• Paginación. El administrador delegado podrá desplazarse entre las distintaspáginas de una tabla pulsando sobre un número de página concreto o usando losbotones de desplazamiento situados en la parte superior e inferior de la misma.




Port@firmas v3.2


• Número de registros. El usuario podrá seleccionar el número de resultados a mostraren cada página utilizando el desplegable situado en la esquina superior izquierda.

• Ordenación. Las tablas podrán ordenarse por columnas haciendo clic sobre el botónde filtrado de cada una de ellas. Al hacer esto, la tabla se ordenará por esacolumna de forma ascendente y, pulsando de nuevo sobre el mismo icono, seordenará de forma descendente.

• Búsqueda. Todas las tablas ofrecen la posibilidad de realizar búsquedas utilizandoalguna palabra comprendida entre alguna de sus columnas. Para ello, se ha deusar el buscador situado en la esquina superior derecha.

Por último, en las diferentes opciones de administración, se pueden encontrar botones oiconos que permiten realizar distintas acciones:

Imagen Acción

Eliminar

Editar

Exportar a Excel

Exportar a PDF

Exportar a textoplano

Simular

Parar




Port@firmas v3.2


4 Parámetros

Se trata del apartado se configuran los parámetros generales de la aplicación referentesa las peticiones, informes de firmas, notificaciones, etc.

Es importante recordar que, para que cada cambio realizado en este apartado persista, es necesario pulsar el botón guardar en la esquina inferior derecha del menú.

4.1.1 Peticiones

Permite la configuración de las opciones existentes a nivel de petición:

• Notificaciones por defecto a remitente: Si este parámetro se encuentra activado,se enviarán por defecto las notificaciones de cambio de estado a losremitentes de las peticiones, tanto para las peticiones enviadas desde lapantalla de redacción como para las enviadas vía WS.

• Ejecución de acciones y notificaciones en peticiones finalizadas por todos los firmantes:Si este parámetro se encuentra activado, las acciones y notificaciones seejecutarán únicamente cuando la petición esté totalmente finalizada, es decir,cuando esté firmada por todos los firmantes, rechazada o devuelta.




Port@firmas v3.2


Esta configuración solo se aplicará a peticiones de aplicaciones “verticales” que sevinculen únicamente al organismo del administrador delegado. En caso de que laaplicación sea vertical y compartida por varios organismos, solo el primero de ellos podráadministrar los parámetros de configuración.

4.1.2 Informes de firma

Desde este apartado se configuran todos los parámetros relacionados con la generacióndel informe de firma. Se debe tener en cuenta que la generación de informes de firma noserá posible para ficheros que no sean de tipo PDF o que, aun siéndolo, estén cifrados,protegidos o contengan extensiones propietarias como las empleadas, por ejemplo, paraincorporar contenido dinámico.

A continuación se detallan las opciones disponibles:

• Tipo de informes de firma: este apartado permite seleccionar entre 5 formatos deinforme diferentes, cada uno con una estructura e información a mostrar distinta.

Es posible visualizar cada formato utilizando el botón “Probar” situado a la derecha deeste apartado. Al pulsarlo, se descargará un informe con el formato seleccionado,quedando disponible para su visualización.

• Incluir código de barras: este apartado permite incluir el código de barrascorrespondiente al informe de firma. También es posible probarlo utilizando elbotón “Probar” en cualquiera de los tipo de informes anteriores.

• Firma de informes de firma tras su generación: esta opción permite incorporar a losinformes de firma una firma electrónica en formato PAdES, la cual puede servalidada desde aquellos lectores PDF que incorporen esta funcionalidad, como porejemplo Adobe Reader. Al activar esta opción, aparecerán 2 nuevosparámetros que permitirán a Port@firmas acceder al certificado electrónico que seempleará en las firmas PadES, los cuales se ha de configurar:

o El alias del certificado electrónico dentro del almacén de certificados en elque reside.

o La clave de acceso al certificado dentro del almacén de certificados en elque reside.

EL almacén de certificados será el por defecto de la JVM.




Port@firmas v3.2


En el ámbito de la Junta de Andalucía, para la firma electrónica de los informesse deberá utilizar un certificado electrónico de componente “sello de entidad”emitido por la FNMT-RCM para la implantación de la herramienta Port@firmas.

• Escalado automático de página: si se encuentra activado, se redimensionará elcontenido del documento original en el informe de firma, dejando así el espacionecesario para el cajetín de firma.

• Ajuste de páginas siempre en vertical: si se marca esta opción, se rotarán las páginashorizontales del documento para que todas aparezcan en vertical.

• Recortar a formato A4:

◦ Si se activa esta opción y no está marcada la opción de escalado automático,se recortarán las páginas del informe con un formato mayor a un A4. En casode que la opción de escalado automático si esté activa, todas las páginas queno sean de tamaño A4 se escalarán a este formato.

◦ Si no se marca la opción de recortar a formato A4, se respetará el tamañooriginal de las páginas del documento.

Esta configuración solo se aplicará a peticiones de aplicaciones “verticales” que sevinculen únicamente al organismo del administrador delegado. En caso de que laaplicación sea vertical y pertenezca a varios organismos, los parámetros de configuraciónaplicados serán los del organismo principal.




Port@firmas v3.2


5 Aplicaciones

Desde este apartado se podrán gestionar las aplicaciones vinculadas únicamente a supropio organismo y consultar aquellas que pertenecen a varios organismos y que solo laspuede administrar el Administrador Principal. Las peticiones van asociadas a lasaplicaciones desde las que son enviadas, por lo que para que una aplicación pueda enviarpeticiones a Port@firmas debe de estar dada de alta en el sistema.

Para eliminar una aplicación existente bastará con hacer click sobre el botón Eliminar y laaplicación desaparecerá de la tabla.

Se pueden añadir nuevas aplicaciones pulsando sobre el botón “Añadir”, con lo que seabrirá una ventana auxiliar con los datos a cumplimentar de la aplicación, que se detallanmás adelante.

Pulsando sobre el botón Editar de una aplicación se mostrará también la ventana auxiliarde aplicaciones con los datos de la aplicación seleccionada.

Por último, el botón “Encriptar todas las contraseñas” encriptará las contraseñas de todaslas aplicaciones.




Port@firmas v3.2


5.1 Ventana de creación/edición

Al pulsar sobre “Añadir” o en el botón de editar, aparecerá la siguiente ventanaemergente que permite definir las características y parámetros de la aplicación:

• El campo Nombre de la aplicación es obligatorio y no puede duplicarse en el sistema. Si se establece uno ya existente la aplicación mostrará un mensaje de error.

• En el cuadro de Descripción se puede introducir un texto que describa la aplicación.

• Se puede activar la seguridad en los servicios web para la aplicación que se estáeditando, de tal forma que al intentar crear, editar o eliminar peticiones para dichaaplicación se tenga que incluir la contraseña que se establezca en las cabecerasSOAP al conectar con los servicios web.

En el campo Seguridad en ModifyService se puede marcar el check que habilitará laseguridad WS en la aplicación en los servicios de ModifyService, habilitando el campoContraseña.

En el campo Seguridad en QueryService se puede marcar el check que habilitará laseguridad WS en la aplicación en los servicios de QueryService, habilitando el campoContraseña.




Port@firmas v3.2


• En el campo Contraseña se puede introducir una contraseña para proteger laaplicación. Es posible encriptar la misma utilizando el botón “Encriptar” bajo elcampo de contraseña.

• En Descarga de documentos se puede configurar si se bloquea el acceso de losusuarios de Port@firmas a los documentos remitidos desde la aplicación,independientemente del estado en el que se encuentren(pendiente/devuelto/firmado). Los posibles valores a establecer son:

◦ Siempre descargable: los documentos siempre podrán ser descargados, tantodesde la interfaz web, como mediante los servicios web, una vez hayan sidofirmados. Es la opción que debe seleccionarse por defecto.

◦ Nunca descargable: una vez firmando el documento, no podrá ser descargadodesde la interfaz web, desde los servicios web o desde HCV. Esta opción solodebe activarse en caso de que puntualmente pueda requerirse un bloqueoen la descarga de los documentos de una aplicación.

• En el check de Aplicar lógica de listas blancas de remitentes autorizados podremosindicar si se debe de seguir la lógica de autorizaciones a la hora de consumir losservicios web de nuestra aplicación.

• En el campo de texto de Correos de alerta se pueden introducir los correos querecibirán los mensajes de alerta vinculados a esta aplicación.

En el caso de que un usuario rechace una petición pendiente, o bien la aplicaciónremitente trate de crear una nueva petición vinculada a algún usuario que no seencuentre dado de alta en el sistema, se enviará un correo electrónico de alerta a lasdirecciones configuradas en este apartado.

• El campo URL Verifirma introducir la URL del Verifirma en la que se verificaban lasfirmas antiguas anteriormente a HCV.

• El campo URL VerificarFirma introducir la URL para verificar las firmas antiguas quetienen custodia en @firma.

• En el campo de Mostrar peticiones caducadas se indica si para la aplicación hay quemostrar o no las peticiones caducadas en la bandeja de pendientes y en espera.

• En Envío automático de peticiones se indica si se envía automáticamente la petición alos destinatarios sin tener que llamar al método “sendRequest” de“ModifyService”.

• Bróker MQTT. Indica si el Bróker MQTT está activo para la aplicación y envíarespuesta en caso de que se produzca algún evento marcado (leído, firmado, etc).Funcionaría en caso de que el servidor MQTT esté activo (habría que consultarlocon el administrador principal)

Además de los datos comentados anteriormente de la aplicación, elegir su custodia de losdocumentos, direcciones IP e información adicional, en el caso de que la aplicaciónpertenezca a un único organismo. Se definen a continuación.Port@firmas v3.2 – Manual del administrador delegado Página 13 de 25



Port@firmas v3.2


5.1.1 Custodia

Desde esta pantalla se configurará la custodia de documentos de la aplicación en el sistema.

En el caso de seleccionar “En Port@firmas”, la custodia de la aplicación será la definida en laadministración de Port@firmas.

Si se selecciona “En repositorio ENIDOC” se asumirá que la aplicación creará las peticiones defirma mediante la modalidad de “envío por referencia” de modo que Port@firmas no realizarácustodia alguna de los ficheros firmados vinculados a la aplicación remitente, la cualdeberá responsabilizarse de su custodia y de su integración con la HCV para los procesosde verificación de documentos electrónicos. Esta alternativa se realizara medianteprotocolo ENIDOC y requiere de la siguiente configuración extra la cual sera visible alseleccionar dicha opción:

Habrá que introducir la versión, URL del repositorio, el usuario del repositorio y su la clave de acceso.




Port@firmas v3.2


5.1.2 Direcciones IP

El usuario Administrador Delegado podrá añadir direcciones IP de los servidores de lasaplicaciones origen en el caso de que estén utilizando los servicios de la V1 los cualesestán obsoletos o no estén autenticados con usuario y contraseña en los servicios de laV2 concretamente en “QueryService”.

5.1.3 Información adicional

Además de los datos propios de una petición, ésta se puede complementar con datosadicionales de la aplicación a la que está asociada a través de metadatos. El sistemaofrece la posibilidad de definir campos para una aplicación y que a través deatributo/valor complementarán las peticiones asociadas a la aplicación seleccionada.

Dichos campos pueden visualizarse bien en las bandejas de peticiones (en caso de estarconfigurado para ello) o dentro de la petición en concreto.

Además de definir un nombre y una descripción para un campo de información adicional,se puede configurar si dicho campo se mostrará en la bandeja de peticiones, si dichocampo es obligatorio a la hora de enviar una petición asociada a la aplicación que se estáeditando o si está vigente o no. Además, los campos se pueden ordenar para definir elorden en que aparecerán en caso de mostrarse en las bandejas de peticiones.




Port@firmas v3.2


6 Usuarios

El usuario administrador delegado podrá editar alguna información relativa a los usuariosdados de alta en su organismo.

La lista de usuarios aparece en formato de tabla, ofreciendo las funcionalidadescomentadas en el apartado Interfaz.

El administrador delegado podrá buscar usuarios utilizando los filtros de DNI, nombre,apellidos y vigencia.

También podrá buscar usuarios que no tengan un organismo asignado para vincularlos a su organismo, utilizando el botón “Cambio de usuario de Organismo”, situado en la esquina inferior derecha.




Port@firmas v3.2


Si el usuario que se consulta se encuentra en otro organismo, se mostrará el siguiente mensaje.

El administrador delegado debe de tener en cuenta que un usuario sin organismo asignado no podrá redactar peticiones, por lo que si el usuario tiene este perfil, se le eliminará, pudiendo tener solamente los perfiles de acceso y firma.

Pulsando sobre el icono que representa un ojo, se permite la simulación de otro usuario dela aplicación, definido mas adelante.




Port@firmas v3.2


6.1.1 Ventana de edición

Pulsando sobre el botón de edición de un usuario se mostrará la ventanacorrespondiente:

El administrador delegado solo puede editar el organismo del usuario en cuestión, juntocon sus perfiles, validez y activación de la lista blanda de remitentes. En el desplegablede organismo, solo aparecerá su propio organismo y la opción “Sin organismo asociado”,para desvincular al usuario de su organismo.

También se encuentran dos subpestañas: perfiles y correo electrónico.




Port@firmas v3.2


6.1.1.1 Perfiles

Los perfiles de usuario otorgan la capacidad de realizar ciertas acciones a estos dentro dela aplicación. Un usuario puede no tener perfiles o tener varios asociados.

Los perfiles disponibles en el sistema para el administrador delegado son los siguientes:

Nombre DescripciónACCESO Perfil de acceso a la aplicaciónREDACCIÓN Perfil para redacción de peticiones para usuarios de su

propio organismo o afines.REDACCIÓN+ Perfil de redacción para los usuarios de su organismo o

afines y usuarios de otros organismos que hayan sido autorizados previamente en su lista blanca.

FIRMA Perfil para firma de peticiones

6.1.1.2 Correo electrónico

En esta zona se pueden consultar los correos electrónicos del usuario y las notificacionesa los mismos.

6.1.2 Simulación de usuario

Para facilitar el soporte de los administradores del sistema a los usuarios noadministradores de la aplicación, se ofrece la posibilidad de simular un usuario de laaplicación y así poder visualizar lo mismo que dicho usuario (bandejas, configuración deestilo...).




Port@firmas v3.2


Para ello tras pulsar sobre el icono que representa un ojo de un usuario en concreto, seredirá a la vista de bandejas de dicho usuario. Mientras se está simulando el acceso deotro usuario estarán restringidas las operaciones que se pueden realizar. Ya que solo seaccede en modo consulta, por tanto, no se podrá:

• Redactar nuevas peticiones

• Firmar, rechazar o dar vistos buenos

• Escribir comentarios

El usuario podrá hacer las siguientes operaciones

• Simular la redacción de usuarios. De tal manera que nunca llega a crearse unapetición pero podrá comprobarse si se puede crear con la información introducida.

• Consultar toda la información relativa a las peticiones del usuario.

• Realizar cambios en la configuración del usuario.

• Aplicar o eliminar etiquetas




Port@firmas v3.2


Para volver a restaurar la sesión original basta con pulsar sobre el botón del ojo, junto alnombre del usuario simulado, situado en la cabecera.




Port@firmas v3.2


7 Programador

La ventana programador permite ver los procesos actuales que se están ejecutando enPort@firmas, para el administrador delegado solo aparecerán el envío de notificacionesde aplicaciones pertenecientes a su organismo tras un proceso de firma. Se mostrarásiguiendo el formato de tabla visto durante el apartado Interfaz.

Se puede ver el campo nombre, que identifica al proceso, el campo grupo, que indica aque grupo de tareas pertenece el proceso, su estado, los errores (si los hay) y la fecha enla que se ha iniciado.

Se tendrá la opción de eliminar cada proceso de forma individual usando el icono deeliminar, o bien eliminar todos los procesos al mismo tiempo pulsando el botón “Eliminartodas”, en la parte superior izquierda de la tabla.

También es posible pausar el proceso pulsando en el icono de stop. Por último, para quese actualice la tabla con los procesos actuales (tras pulsar el botón de pausa o deeliminar) hay que pulsar sobre el botón “Actualizar”.




Port@firmas v3.2


8 Auditoría

El apartado auditoría permite identificar las diferentes acciones realizadas por losusuarios pertenecientes al mismo organismo que el administrador delegado (incluyendoadministradores) de la aplicación.

Este apartado esta divido en 3 submenús, Peticiones, Acciones y Accesos, los cuales sedetallan a continuación.

8.1 Subapartado peticiones

En esta pestaña podremos buscar peticiones utilizando los diferentes filtros disponibles (dni de remitente, dni de destinatarios, asunto de la petición, fecha de creación…)

El administrador delegado que realiza la búsqueda solo podrá ver aquellas peticiones que:

Han sido creadas por alguna de sus aplicaciones Han sido creadas por una aplicación que no tiene organismo asignado y al menos

un remitente o destinatario de su organismo aparece en la petición

8.2 Subapartado acciones

En acciones se podrá identificar todos los cambios o acciones realizadas en la aplicación,ya sean altas, bajas o modificaciones, tanto en peticiones como en cualquier apartado dela administración.




Port@firmas v3.2


Se dispone de una serie de campos para acotar la búsqueda de la acción que interese aladministrador.

• Usuario: clasificara las acciones por usuario.• Campo: clasifica las acciones por el campo que haya sido dado de alta, baja o

modificado.• Acción: clasifica las acciones según haya sido un alta, baja o modificación.• Búsqueda por valores: clasifica las acciones según su valor antiguo o nuevo• Búsqueda por fecha: clasifica las acciones según un margen de tiempo indicado

entre 2 fechas, o bien desde una fecha o hasta otra.• Tipo: clasifica la acción según haya sido en una aplicación, parámetro o usuario.

Una vez se hayan definido los límites para la búsqueda, se puede realizar la búsquedapulsando en el botón “Buscar” o bien limpiar las acotaciones usando el botón “Limpiar”.El resultado de la búsqueda se mostrará en una tabla, pudiendo realizar sobre la mismalas acciones definidas en el aparado Interfaz.

8.3 Subapartado accesos

En este subapartado se pueden clasificar e identificar los accesos realizados a laplataforma por cada usuario:




Port@firmas v3.2


Se dispone de los siguientes campos para acotar la búsqueda:

• Usuario: el nombre del usuario que ha realizado el inicio de sesión.• Navegador: el navegador desde el que se ha accedido a la aplicación.• Desde y Hasta: la fecha de inicio de sesión y de finalización de esta. Pueden usarse

a la vez o por separado.• IP: la IP desde la que se ha accedido a la aplicación.• Sesión: el identificador de la sesión, asignado por Port@firmas.

Una vez se hayan definido los límites para la búsqueda, se puede realizar la búsquedapulsando en el botón “Buscar” o bien limpiar las acotaciones usando el botón “Limpiar”.


manual del administrador delegado

Documents